Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại tổng công ty cổ phần may việt tiến

ho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho (liên 3) về cho kế toán kho. Kế toán kho truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận và đối chiếu dữ liệu và phần mềm hạch toán nghiệp vụ.(Nợ 1522: 15 158 000/ Có 3311.A: 15 158 000) Nhập khẩu nguyên phụ liệu Khi có nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh nội địa (nếu nhập nguyên phụ liệu về để sản xuất hàng trong nước) hoặc phòng kinh doanh xuất khẩu (nếu nhập nguyên phụ liệu về để sản xuất hàng xuất khẩu) sẽ lập bảng chiết tính giá thành để định mức số lượng nguyên phụ liệu cần cho sản xuất và giá dự toán. Sau đó phòng kinh doanh sẽ làm việc với nhà cung cấp. Khi đã thỏa thuận xong với nhà cung cấp thì phòng kinh doanh xuất khẩu sẽ lập lệnh điều động thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho _ Liên 3 gửi phòng kho vận Khi hàng về, bộ phận nhận hàng nhất thiết phải có các bên tham gia: bộ phận sales của lô hàng đó, thủ kho, bộ phận quản lý chất lượng (QA) tại kho và nhân viên phòng kỹ thuật công nghệ. Thủ kho: Có nhiệm vụ trực tiếp nhận hàng, xem xét, so sánh số lượng, quy cách hàng thực tế nhận so với Packing list, đơn đặt hàng (nhận từ bộ phận bán của lô hàng) và hóa đơn có phù hợp không. Tại giai đoạn này, thủ kho kiểm tra số thùng, số kiện, số cây. Trong thời gian quy định 7 ngày, thủ kho tiến hành kiểm tra chi tiết loại nguyên phụ liệu (chú ý kiểm tra số lượng, chất lượng từng loại nguyên phụ liệu của những mã hàng có kế hoạch sản xuất trước) và nộp biên bản giám định về phòng kho vận. Trường hợp hàng về tờ khai nhập khẩu và hóa đơn cùng về, khi nhập hàng thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại thực tế với hóa đơn và lập thủ tục nhập kho bình thường và ký nhận vào phía sau hóa đơn khi hàng nhập đủ và đúng theo yêu cầu. Trường hợp hàng nhập về xảy ra thừa thiếu so với đơn đặt hàng, thủ kho mời phòng kinh doanh nội địa, kinh doanh xuất khẩu giải quyết, xác nhận làm cơ sở theo chặt chẽ lô hàng và thông báo với bộ phận sales của mặt hàng có liên quan, đồng thời chỉ nhập theo số thực nhập (đối với hàng thiếu), đối với hàng thừa chỉ nhập theo Packing list hay hóa đơn và xem nguồn gốc hàng thừa. Bộ phận QA tại kho: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng lô hàng đúng yêu cầu hay không, từ đó lập báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu chuyển cho phòng kinh doanh để có kế hoạch liên hệ với nhà cung cấp. Nếu phát hiện nguyên phụ liệu không phù hợp thì để vào bao gói riêng và ghi rõ nguyên phụ liệu không đạt. Nếu chấp nhận lô hàng, ghi đã kiểm tra trên phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm, sau đó cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao cho đơn vị mua xem xét, xử lý. Nguyên phụ liệu không đạt yêu cầu thì không được nhập kho. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ kiểm tra lô hàng có đúng yêu cầu đã đặt ra hay không căn cứ vào báo cáo chất lượng từ QA gửi về. Các lô hàng không đạt chất lượng sẽ không được xuất kho và sẽ được nhân viên kiểm tra nguyên phụ liệu phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỷ lệ và số lượng không phù hợp, phòng kinh doanh sẽ giải quyết ngay nguyên phụ liệu không phù hợp hoặc khiếu nại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất để đảm bảo tiến độ sản xuất. Trong bất kỳ trường hợp nào, thủ kho nhận hàng phải lập Biên bản nhận hàng có đầy đủ chữ ký bên giao hàng đồng thời ký nhận phía sau hóa đơn kèm theo đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan, sau đó sao chép 1 bộ gửi kế toán công nợ làm cơ sở hạch toán. Nếu chấp nhận hàng, phòng kho vận sẽ dựa vào lệnh điều động (liên 3) và biên bản giám định để làm căn cứ nhập dữ liệu đồng thời lập phiếu nhập kho thành 3 liên _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kế toán thanh toán _ Liên 3 gửi kho Thủ kho dựa vào lệnh điều động nhập (liên 2) và phiếu nhập kho (liên 3) cho nhập kho nguyên phụ liệu. Kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho về cho kế toán kho. Kế toán kho truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận (gồm các thông tin như số chứng từ, số hợp đồng, mã hàng, số phiếu xuất, mã vật tư, năm nhập, mã kho, chủng loại vật tư, đơn giá, thành tiền…) để đối chiếu dữ liệu. Phần mềm EFFECT sẽ tự động định khoản nghiệp vụ phát sinh. SƠ ĐỒ 3.2: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ nhập khẩu nguyên phụ liệu tại công ty: C B Hóa đơn GTGT A Bắt đầu HHTK Cập nhật và truy xuất dữ liệu Lập lệnh điều động 3 Đối chiếu, kiểm tra Biên bản giám định Lệnh điều động 1 2 3 Kế toán công nợ PNK 1 PNK 3 C D N A B N Phòng kinh doanh XK Kho Kế toán kho Phòng kho vận D Nhập liệu Nhận hàng và lập biên bản giám định Lập phiếu nhập kho 2 Biên bản giám định LĐĐ 3 N Ví dụ: Nghiệp vụ nhập khẩu nguyên phụ liệu tại công ty Khi có nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh xuất khẩu sẽ lập bảng chiết tính giá thành để định mức số lượng nguyên phụ liệu cần cho sản xuất và giá dự toán. Sau đó phòng kinh doanh xuất khẩu sẽ làm việc với nhà cung cấp BYWAYS FAR EAST LIMITED nhập NHAN CHINH (Số lượng: 30,000.00 CH, Mã PA0718B-0040--), NHAN TRANG TRI (Số lượng: 30,000.00 CH, mã PA0718B-0067--), NHAN VOC (Số lượng: 60.300,00 CH, mã PA0718B-0006--). Khi đã thỏa thuận xong với nhà cung cấp thì phòng kinh doanh xuất khẩu sẽ lập lệnh điều động thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho _ Liên 3 gửi phòng kho vận Khi hàng về, kho sẽ làm biên bản giám định ghi thành phần, chủng loại, số lượng gửi lên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu để xem hàng có giá trị hay không. Nếu chấp nhận thì phòng kho vận sẽ dựa vào lệnh điều động (liên 3) và biên bản giám định nhập dữ liệu và lập phiếu nhập kho (Số phiếu: NPH.23/02/11, tổng tiền hàng: 3,587.91 USD) thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kế toán thanh toán _ Liên 3 gửi kho Kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho (liên 3) cho kế toán kho để truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận và đối chiếu, kiểm tra dữ liệu. Phần mềm sẽ tự định khoản nghiệp vụ phát sinh. 3.4.1.2 Tài khoản sử dụng: Căn cứ vào đặc diểm của vật liệu được sử dụng trong ngành may, tài khoản nguyên phụ liệu được áp dụng trong Tổng Công ty Cổ phần May Việt Tiến được phân thành như sau: TK 152: Nguyên liệu, phụ liệu TK 1521: Nguyên liệu TK 1522: Phụ liệu. Công ty Việt Tiến không dùng TK 151: Hàng mua đang đi đường. Công ty theo dõi chi tiết mã vật tư như sau: Mã nguyên phụ liệu tại công ty gồm 15 kí tự: Ký tự đầu tiên: Thể hiện kho nguyên liệu, phụ liệu. Cụ thể N: nguyên liệu, P: phụ liệu Ký tự tiếp theo: Thể hiện tính chất kho. A: hàng sản xuất, B: hàng tiết kiệm, C: hàng nợ khách. 4 ký tự tiếp theo: Thể hiện mã khách hàng, mã nhà cung cấp. + Gia công: theo mã khách hàng, gồm 1 chữ cái và 3 số + FOB nội địa: theo mã nhà cung cấp, gồm 4 số + FOB xuất khẩu: theo mã khách hàng, gồm 4 số Ký tự tiếp theo: Thể hiện năm nhập, ký hiệu bằng chữ cái Ký tự tiếp theo: Thể hiện chủng loại vật tư, ký hiệu bằng chữ cái 6 ký tự tiếp theo: Thể hiện mã vật tư chi tiết. Ký tự cuối cùng thể hiện khổ vật tư. Ví dụ: PA0704B-0128--: Nhãn giấy dùng cho sản xuất PAG748Z-0102--: Cúc nhựa dùng để may gia công NA3275B-A1243-- D: Vải áo 60/40 COT/POLY K55-06” Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác như 111, 112, 133, 331… 3.4.1.3 Quy trình ghi sổ - Hằng ngày kế toán kho nhận chứng từ nhập kho, truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận, căn cứ vào chứng từ nhập đối chiếu dữ liệu. - Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ, lập báo cáo, lập và in tổng hợp tài khoản 1521, 1522, tờ kê chi tiết tài khoản đối ứng 1521, 1522 theo từng tài khoản đối ứng. - Kế toán tổng hợp cuối tháng nhận sổ tổng hợp và tờ kê chi tiết từ kế toán kho và các tài liệu từ các bộ phận khác để lập sổ nhật ký chung và sổ cái cho tài khoản nguyên liệu (TK 1521) và phụ liệu (TK 1522) Ví dụ: Tiếp tục ví dụ trường hợp nhập mua trong nước Vào ngày 08/03/2011, kế toán kho nhận được phiếu nhập kho từ kho chuyển lên, truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận và căn cứ với chứng từ nhập đối chiếu, kiểm tra dữ liệu. Vào ngày 31/03/2011, kế toán tiến hành khóa sổ, lập và in tổng hợp tài khoản 1522, tờ kê chi tiết tài khoản 1522 theo từng tài khoản đối ứng (Xem tờ kê chi tiết TK 1522 đối ứng với TK 6212 ở phụ lục số 3.5). Kế toán tổng hợp cuối tháng nhận tổng hợp tài khoản 1522, tờ kê chi tiết từ kế toán kho và tài liệu từ các bộ phận khác để lập sổ nhật ký chung (Xem phụ lục 3.7) và sổ cái cho tài khoản nguyên vật liệu phụ (1522) (Xem bảng bên trang) Tổng Công ty CP May Việt Tiến Địa chỉ: 07 Lê Minh Xuân,P.7,Q.Tân Bình,TP.HCM SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/03/2011 Đến ngày 31/03/2011 Tài khoản 1522 – Nguyen vat lieu phu STT Tên TK đối ứng TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có . Số dư đầu kỳ 5 594 928 426 1 Tien mat VND 1111 4 725 000 2 Tien VND gui Dong A 1121.D 4 379 200 3 Phai thu noi bo xi nghiep Viet Long 1368.C 334 776 948 4 Phai thu noi bo xi nghiep VIMIKY 1368.Y 196 252 988 5 Tam ung 141 8 448 702 6 San pham do dang (NPL) 1541 631 660 7 San pham do dang (BTP) 1542 12 787 792 2 655 118 809 8 Phai tra khach hang uy thacXK 3311.B 9 790 934 9 Phai tra cho nha cung cap hh trong nuoc 3312.A 2 592 915 610 5 288 065 10 Phai tra cho nha cung cap hh ngoai nuoc 3312.B 479 374 981 11 Phai tra noi bo M&S-VTEC 3368.D 8 463 450 12 Chi phi nguyen vat lieu phu 6212 2 764 338 530 13 Chi phi vat lieu 6272 5 118 950 14 Chi phi khac bang tien 6278 1 739 286 15 Chi phi vat lieu, bao bi ban hang 6412 10 206 851 16 Chi phi hoat dong van tai 6415 5 887 475 . Cộng phát sinh 3 127 404 803 5 972 840 427 . Số dư cuối kỳ 2 749 492 802 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Kế toán kiểm tra Người lập biểu Kế toán gia công nguyên phụ liệu 3.4.2.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ Nhập nguyên phụ liệu để may hàng gia công Chứng từ sử dụng Lệnh điều động nhập Phiếu nhập kho (Xem phụ lục 3.3) Biên bản giám định Luân chuyển chứng từ: Sau khi làm việc với khách hàng đặt gia công xong thì phòng kế hoạch đầu tư thị trường lập lệnh điều động nhập thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho _ Liên 3 gửi phòng kho vận Khi hàng về, kho làm biên bản giám định đưa lên phòng kho vận (không qua phòng kế hoạch đầu tư thị trường, chỉ khi nào nguyên phụ liệu đưa về thiếu thì mới chuyển biên bản giám định lên phòng kế hoạch đầu tư thị trường để phòng này làm việc lại với khách hàng) để lập phiếu nhập kho (phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng, không ghi giá trị) thành 2 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho Kho dựa vào phiếu nhập kho (liên 2) và lệnh điều động (liên 2) cho nhập hàng, ghi thẻ kho rồi chuyển lên kế toán kho để truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận để kiểm tra, đối chiếu dữ liệu. Phần mềm EFFECT sẽ tự động định khoản nghiệp vụ phát sinh (Nợ 002). SƠ ĐỒ 3.3: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ nhập nguyên phụ liệu để may hàng gia công: Phòng kho vận Kế toán kho P. kế hoạch thị trường Kho D Bắt đầu C B A Cập nhật dữ liệu Nhập liệu Lập lệnh điều động Lập biên bản giám định Lập phiếu nhập kho Đối chiếu, kiểm tra 3 2 Lệnh điều động 2 Lệnh điều động 1 2 Biên bản giám định PNK 1 PNK 2 N N A B D C BB giám định N Lệnh điều động 3 N Ví dụ: Nghiệp vụ nhập kho nguyên phụ liệu để may hàng gia công Sau khi làm việc với khách hàng đặt gia công SOUTH ISLAND GARMENT SDN xong thì phòng kế hoạch đầu tư thị trường lập lệnh điều động nhập phụ liệu bìa lưng (mã vật tư PAG748Z-0102--, số lượng: 41 737.00 CH) thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho _ Liên 3 gửi phòng kho vận Khi hàng về, kho làm biên bản giám định đưa lên phòng kho vận (không qua phòng kế hoạch đầu tư thị trường, chỉ khi nào nguyên phụ liệu đưa về thiếu thì mới chuyển biên bản giám định lên phòng kế hoạch đầu tư thị trường để phòng này làm việc lại với khách hàng) để lập phiếu nhập kho số NPA004/02/11 (chỉ theo dõi số lượng, không theo dõi giá trị) thành 2 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho Kho dựa vào phiếu nhập kho (liên 2) và lệnh điều động (liên2) cho nhập hàng, ghi thẻ kho rồi chuyển lên kế toán kho để truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận để kiểm tra, đối chiếu dữ liệu. Phần mềm EFFECT sẽ tự động định khoản nghiệp vụ phát sinh (Nợ 0022). Xuất nguyên phụ liệu để may hàng gia công: Chứng từ sử dụng: Lệnh điều động xuất Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Luân chuyển chứng từ: Phòng kế hoạch đầu tư thị trường lập lệnh điều động xuất thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho để chuẩn bị cho việc xuất hàng _ Liên 3 gửi phòng kho vận Phòng kho vận dựa vào lệnh điều động để nhập dữ liệu và lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi người nhận hàng _ Liên 3 gửi kho Kho dựa vào lệnh điều động (liên 2) và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 3) xuất nguyên phụ liệu. Sau khi ghi thẻ kho thì chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 3) về kế toán kho để truy xuất dữ liệu, kiểm tra, đối chiếu số liệu. Phần mềm sẽ tự động định khoản nghiệp vụ phát sinh (Có 002). SƠ ĐỒ 3.4: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ xuất nguyên phụ liệu để may hàng gia công: PXKKVCNB 3 Kho Kế toán kho B D Cập nhật, truy xuất dữ liệu Đối chiếu, kiểm tra P. Kế hoạch đầu tư thị trường Phòng kho vận C Bắt đầu A Xuất hàng và ghi thẻ kho Lập lệnh điều động Nhập liệu PXKKVCNB 3 3 Lập phiếu XKKVCNB Lệnh điều động 2 2 Lệnh điều động 1 N Lệnh điều động 3 D N B 2 3 N PXKKVCNB 1 A C N Người nhận hàng Ví dụ: Nghiệp vụ xuất nguyên phụ liệu để may hàng gia công: Phòng kế hoạch đầu tư thị trường lập lệnh điều động xuất 1104 xuất các phụ liệu gia công như BIA LUNG (mã PAG748Z-0102--, số lượng 41 737.00 chiếc…) để gia công thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho để chuẩn bị cho việc xuất hàng _ Liên 3 gửi phòng kho vận Phòng kho vận dựa vào lệnh điều động để nhập dữ liệu và lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi người nhận hàng _ Liên 3 gửi kho Kho dựa vào lệnh điều động và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ xuất phụ liệu. Sau khi ghi thẻ kho thì chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 3) về kế toán kho để truy xuất dữ liệu, kiểm tra, đối chiếu số liệu. Phần mềm tự định khoản (Có 0022). PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 3: Nội bộ Ngày 22 tháng 02 năm 2011 Số: 0004099 Tên đơn vị nhận hàng: XN MAY 1 Lệnh điều động số: 1104 Lý do xuất kho: XUAT NPL MAY GIA CONG Xuất tại kho: KHO PL1, AP MY HOA 4, XUAN THOI DONG, HOOCMON. Nhập tại kho: XN MAY 1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 PAG748Z-0102-- BIA LUNG CH 21 737.00  2 PAG748Z-0102-- BIA LUNG  CH  20 000.00 Tổng cộng 41.737.00 Người lập Người nhận hàng Thủ kho xuất Trưởng bộ phận Thủ trưởng đơn vị 3.4.2.2 Tài khoản sử dụng: Đối với nguyên phụ liệu dùng để may hàng gia công thì công ty sử dụng tài khoản 002 : Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công và ghi đơn. 0021: Nguyên liệu nhận gia công. 0022: Phụ liệu nhận gia công. 3.4.2.3 Quy trình ghi sổ: - Hằng ngày kế toán kho nhận chứng từ nhập, xuất kho, truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đối chiếu dữ liệu. - Cuối tháng kế toán kho nhận thẻ kho (theo dõi theo từng khách hàng và mã nguyên phụ liệu) từ thủ kho, đối chiếu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng. Nếu có sai sót thì sẽ báo với thủ kho để điều chỉnh số liệu. Và sau khi số liệu đã khớp đúng thì kế toán kho sẽ in báo cáo nhập xuất tồn nguyên phụ liệu (Xem bảng bên trang) TỔNG CÔNG TY CP MAY VIỆT TIẾN Mã vlsphh Tên vlsphh ĐVT Tồnđầukỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ PAG701A-0002-- TUNICA FAREAST LTD. : CUC NHUA CH 104 300.00 104 300.00 PAG701A-0006-- TUNICA FAREAST LTD. : NHAN VOC CH 3 978.00 3 978.00 PAG701A-0040-- TUNICA FAREAST LTD. : NHAN CHINH CH   435.00 4 238.00 4 238.00 435.00 PAG701A-0044-- TUNICA FAREAST LTD. : DAY VIEN, DAY TRANG TRI M 186 186 PAG701A-0128-- TUNICA FAREAST LTD. : NHAN GIAY CH 3 151.00 3 151.00 PAG701B-0001-- TUNICA FAREAST LTD. : CHI MAY 5000M/YDS CUON 59 59 PAG704B-0001-- MITSUBISHI CORPORATION (LXH-A). : CHI MAY 5000M/YDS CUON 350 350 PAG704B-0002-- MITSUBISHI CORPORATION (LXH-A). : CUC NHUA CH 23 679.00 23 679.00 PAG704B-0032-- MITSUBISHI CORPORATION (LXH-A). : DAY KEO TUI, QUAN, VAY CH 10 443.00 10 443.00 PAG704B-0041-- MITSUBISHI CORPORATION (LXH-A). : NHAN TPNL CH 9 710.00 9 710.00 PAG704B-0106-- MITSUBISHI CORPORATION (LXH-A). : TUI PE KG 1 823.00 1 823.00 PAG748Z-0102-- SOUTH ISLAND GARMENT SDN. : BIA LUNG CH 41 737.00 41 737.00 PAG794A-0006-- SBS TEKSTIL. : NHAN VOC CH 3 939.00 3 939.00 PAG794A-0040-- SBS TEKSTIL. : NHAN CHINH CH  521.00 521.00 PAG794A-0041-- SBS TEKSTIL. : NHAN TPNL CH 3 906.00 3 906.00 PAG794A-0105-- SBS TEKSTIL. : TUI PE, PP CH 11 723.00 11 723.00 PAG794A-0128-- SBS TEKSTIL. : NHAN GIAY CH 5 127.00 5 127.00 Cộng kho: ------ ------ ------ ------- BÁO CÁO TỔNG HỢP N-X-T KHO VẬT TƯ: TK 0022 – THÁNG 2/11 (tiếp) 3.4.3 Một số trường hợp nhập khác Nhập nguyên phụ liệu trả lại sau sản xuất Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho nguyên phụ liệu trả lại sau sản xuất Luân chuyển chứng từ: Dựa vào bảng kê nguyên phụ liệu cuối tháng của các xí nghiệp hoặc bảng kê xuất nguyên phụ liệu trong tháng gửi lên, phòng kho vận nhập dữ liệu và lập phiếu nhập kho trả lại sau sản xuất thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho _ Liên 3 gửi người giao hàng Kho sau khi vào thẻ kho thì gửi lên cho kế toán kho phiếu nhập kho (liên 2) để truy xuất dữ liệu, đối chiếu số liệu. Phần mềm sẽ tự động định khoản nghiệp vụ phát sinh. Nhập nguyên phụ liệu nợ khách Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho nguyên phụ liệu nợ khách Luân chuyển chứng từ: Dựa vào biên bản giám định của thủ kho khi hàng về, nếu nguyên phụ liệu thừa với giá trị lớn thì phòng kho vận sẽ nhập dữ liệu và lập phiếu nhập kho thành 2 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho Kho sau khi ghi vào thẻ kho thì chuyển phiếu nhập kho (liên 2) cho kế toán kho để truy xuất dữ liệu và đối chiếu số liệu, phần mềm tự động hạch toán nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản sử dụng: TK 152: Nguyên liệu, phụ liệu TK 1521: Nguyên liệu TK 1522: Phụ liệu Ví dụ: TH nhập kho trả lại sau sản xuất Cuối tháng dựa vào bảng kê tiêu hao phụ liệu mà xí nghiệp may 1 chuyển lên, phòng kho vận nhập dữ liệu và lập phiếu nhập kho trả lại sau sản xuất phụ liệu DAN NHUA (Số lượng 24,741.00 CH, mã PA0748Z-0114--) thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho _ Liên 3 gửi người giao hàng Kho sau khi vào thẻ kho thì gửi lên cho kế toán kho phiếu nhập kho (liên 2) để truy xuất dữ liệu, đối chiếu số liệu. Phần mềm sẽ tự động định khoản nghiệp vụ phát sinh (Nợ1522/ Có 1541). Tổng công ty CP May Việt Tiến Số 07 Lê Minh Xuân, P.7, Q.Tân Bình, TP.HCM PHIẾU NHẬP KHO Số phiếu: NPAB01/03/11 HTNX: Nhập trả lại sau sx Xí nghiệp, BP: Xí nghiệp May 1 Lý do: XN May 1 nhập trả lại Nhập tại kho: kho PL1, ấp Mỹ Hòa 1, Xuân Thới đông, Hoocmon. STT Số PX Số HĐ Mã VT Tên vật tư Đvt S.lượng SL thực 1 XPA124/02/11 08/10/MIRA PA0748Z-0114-- DAN NHUA CH 24,741.00 Tổng PA0748Z-0114-- SL: 24,741.00 Nhập ngày 31 tháng 3 năm 2011 Người giao Thủ kho P.Kho vận 3.4.4 Kế toán xuất kho nguyên phụ liệu 3.4.4.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ Chứng từ sử dụng: Lệnh điều động xuất. Phiếu trắng (phiếu xuất kho) (Xem phụ lục 3.4) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Luân chuyển chứng từ: Khi có nhu cầu sản xuất thì phòng kinh doanh dựa vào bảng chiết tính giá thành để lập lệnh điều động xuất thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho _ Liên 3 gửi phòng kho vận Phòng kho vận dựa vào lệnh điều động (liên 3) để lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Đối với trường hợp nguyên phụ liệu được mua về nhập kho công ty rồi mới chuyển cho các xí nghiệp sản xuất) hoặc công ty có sử dụng phiếu trắng (Đối với trường hợp công ty chuyển thẳng nguyên phụ liệu mua về cho xí nghiệp được giao sản xuất mà không đi qua kho công ty) thành 3 liên: _ Liên 1 lưu. _ Liên 2 gửi người nhận hàng _ Liên 3 gửi cho kho Phòng kho vận nhập dữ liệu. Kho dựa vào lệnh điều động xuất (liên 2) và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (liên 3) cho xuất hàng và sau khi vào thẻ kho chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lên kế toán kho. Kế toán kho nhận chứng từ xuất, truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận (gồm các thông tin như số phiếu nhập, số phiếu xuất, mã vật tư, tên vật tư, mã hàng, số lượng..,không ghi giá trị) để đối chiếu dữ liệu. Phần mềm tự động hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. SƠ ĐỒ 3.5: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ xuất nguyên phụ liệu tại công ty Nhập liệu Cập nhật và truy xuất dữ liệu Lệnh diều động 3 Lập PXK kiêm vận chuyển nội bộ Lệnh điều đông 1 2 PXKKVCNB 3 Lệnh điều động 2 2 3 PXKKVCNB 3 PXKKVCNB 1 N N C N Phòng kinh doanh Kế toán kho Kho Phòng kho vận B C A Bắt đầu D Lập lệnh điều động Xuất hàng và ghi thẻ kho 3 B N D A Người nhận hàng Ví dụ: Trường hợp không qua kho mà chuyển thẳng đến xí nghiệp cần sản xuất. Theo kế hoạch cần sản xuất tháng 3 thì phòng kinh doanh dựa vào bảng chiết tính giá thành để lập lệnh điều động xuất thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho _ Liên 3 gửi phòng kho vận Phòng kho vận dựa vào lệnh điều động (liên 3) để lập phiếu xuất kho để chuyển phụ liệu CÚC NHỰA (Mã vật tư PA29998B-0002--) không qua kho mà chuyển thẳng đến xí nghiệp (số phiếu XPA106/03/11), phiếu xuất kho này tương ứng với số phiếu nhập NPH12/03/11, mã hàng KD THUONG 1B0002NT2 (Ví dụ ở trường hợp nhập mua trong nước để tính giá xuất kho cho số phụ liệu xuất sản xuất theo thực tế đích danh) thành 3 liên: _ Liên 1 lưu. _ Liên 2 gửi người nhận hàng _ Liên 3 gửi cho kho . Phòng kho vận nhập dữ liệu. Sau khi vào thẻ kho, kho chuyển phiếu xuất kho (liên 3) lên kế toán kho để đối chiếu dữ liệu. Phần mềm tự động hạch toán (Nợ 6212/ Có 1522). 3.4.4.2 Tài khoản sử dụng TK 152: Nguyên liệu, phụ liệu TK 1521: Nguyên liệu. TK 1522: Phụ liệu Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác như: 6211, 6212, 6271, 6272, 1542… 3.4.4.3 Quy trình ghi sổ - Hằng ngày kế toán kho nhận chứng từ xuất kho, truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận, căn cứ vào chứng từ xuất đối chiếu dữ liệu. - Vào cuối tháng, kế toán tiến hành xác định giá xuất kho, khóa sổ, lập báo cáo, lập và in tổng hợp tài khoản 1521, 1522, tờ kê chi tiết tài khoản 1521, 1522 theo từng tài khoản đối ứng. - Kế toán tổng hợp cuối tháng nhận sổ tổng hợp và tờ kê chi tiết từ kế toán kho và các tài liệu từ các bộ phận khác để lập sổ nhật ký chung và sổ cái TK 152. 3.5 Tổ chức kế toán dự trữ nguyên phụ liệu tại tổng công ty cổ phần may Việt Tiến 3.5.1 Kế toán chi tiết Chứng từ sử dụng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng kê của các xí nghiệp Thẻ kho (Xem phụ lục số 3.8) Tại kho Khi nhận được các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho (phiếu trắng và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) từ phòng kho vận, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi thẻ kho theo dõi chi tiết theo từng mã nguyên phụ liệu. Mỗi chứng từ nhập hay xuất ghi vào thẻ kho một dòng. Thủ kho thường xuyên đối chiếu với số tồn kho trên thẻ kho với số thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ phiếu nhập và phiếu xuất (liên 3) trong ngày về phòng kế toán (kế toán kho). Cuối tháng, thủ kho chuyển toàn bộ thẻ kho lên kế toán kho để kế toán dò thẻ kho, đối chiếu số liệu. Tại phòng kế toán Hàng ngày, khi nhận được các phiếu nhập và phiếu xuất (liên 3) do thủ kho chuyển đến, kế toán phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan (như bảng chiết tính giá thành, hóa đơn mua hàng, phiếu mua hàng…), truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận và kiểm tra dữ liệu. Cuối tháng, sau khi nhận được thẻ kho của thủ kho chuyển lên và bảng tiêu hao nguyên phụ liệu của các xí nghiệp, kế toán kho tiến hành dò thẻ kho và xác định giá xuất kho. - Dò thẻ kho: Mỗi thẻ kho theo dõi một mã nguyên phụ liệu, thể hiện chi tiết từng lần nhập, xuất trong kỳ. Kế toán tiến hành đối chiếu số lượng nhập xuất trong kỳ ghi trên thẻ kho xem có khớp với các chứng từ đã nhận được. Nếu có sai sót thì sẽ báo cho thủ kho để thủ kho xem xét và chỉnh sửa lại. - Xác định giá xuất kho: Giá xuất kho dùng thực tế đích danh (khi biết lô nguyên phụ liệu đó nhập về để sản xuất cho mã hàng nào) và bình quân gia quyền (khi nguyên phụ liệu được nhập về để dùng chung cho nhiều mã hàng). Xác định giá xuất kho dựa theo số bộ chứng từ hoặc mã hàng. Trường hợp nhập khẩu có số bộ chứng từ làm căn cứ. Còn trường hợp mua nội địa thì kế toán lấy căn cứ là mã hàng. Khi kế toán kiểm tra được mã hàng đó được sản xuất từ nguyên phụ liệu nhập từ phiếu nhập nào thì ghi đúng theo giá của phiếu nhập đó. Kế toán kho nhận bảng tiêu hao nguyên phụ liệu từ các xí nghiệp để đối chiếu đầu xuất của kế toán với đầu nhập của xí nghiệp. Sau khi dò thẻ kho, đối chiếu bảng tiêu hao nguyên phụ liệu của các xí nghiệp và xác định giá xuất kho xong, kế toán kho in tờ kê chi tiết tài khoản đối ứng và sổ chi tiết vật tư, lập báo cáo nhập xuất tồn nguyên phụ liệu cuối tháng (xem phụ lục 3.8) phản ánh cả số lượng và giá trị. 3.5.2 Kiểm kê Thời gian kiểm kê Để công tác quản lý nguyên phụ liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, trong năm sẽ tiến hành kiểm kê vào 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm (tức là ngày 30/6 và 31/12 hàng năm). Chuẩn bị kiểm kê: Trước khi kiểm kê, công ty tiến hành kiểm tra các hồ sơ tài liệu của từng loại nguyên phụ liệu. Thủ kho chốt số thẻ kho. Kế toán hoàn thành cột sổ sách trên biên bản kiểm kê. Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm: . Thủ kho. . Kế toán kho. . Các bộ phận liên quan. Tùy tình hình thực tế tại công ty mà quy định số lượng người trong ban kiểm kê. Trong một số trường hợp, kế toán trưởng có thể huy động thêm người trong phòng kế toán cùng với kế toán kho tiến hành kiểm kê. Tiến hành kiểm kê: Bộ phận kiểm kê tiến hành chọn một cách ngẫu nhiên và tùy vào đặc điểm của từng nguyên phụ liệu mà ban kiểm kê dùng các phương tiện cân, đo, đong, đếm… để kiểm kê nguyên phụ liệu. Đối với nguyên phụ liệu bị hư hỏng hay kém phẩm chất thì được phân loại, ghi rõ mức độ hư hỏng. Nguyên phụ liệu người khác giữ hộ, xuất cho đơn vị nhận gia công thì phải căn cứ vào số lượng đã ghi trên sổ sách để đối chiếu kiểm tra chứng từ. Nguyên phụ liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày phải báo cáo công ty. Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê ghi kết quả của việc kiểm kê. Mỗi mã vật tư được thể hiện trên một dòng của biên bản kiểm kê, thể hiện tình hình tổng hợp về số lượng thừa, thiếu cũng như chất lượng của từng nguyên phụ liệu. Chứng từ sử dụng Biên bản kiểm kê. Xử lý kiểm kê: Kế toán kho đối chiếu lại và ký trên biên bản, viết bản nhận xét và nêu đề xuất, kiến nghị (nếu có) với lãnh đạo. Trường hợp: Kiểm kê phát hiện thiếu Giá trị nhỏ: Chỉ ghi số lượng Giá trị lớn: Ghi số lượng và giá trị, hạch toán tạm vào tài khoản 1381 Trường hợp: Kiểm kê phát hiện thừa Giá trị nhỏ: Chỉ ghi số lượng Giá trị lớn: Ghi số lượng và giá trị, hạch toán vào tài khoản 3381 Sau khi ra nguyên nhân của việc thừa thiếu nguyên phụ liệu, ban kiểm kê sẽ họp để ra quyết định xử lý: - Nếu nguyên phụ liệu dư thừa mà không nhập kho thì phải nhập trả kho và người quản lý phải chịu trách nhiệm. - Nếu để nguyên phụ liệu hư hỏng hay mất mát thì người phụ trách để xảy ra vi phạm phải chịu trách nhiệm về hành chính và kinh tế. Trường hợp thừa mà không xác định được nguyên nhân và có giá trị lớn thì ghi tăng thu nhập Các trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát các loại nguyên phụ liệu, đã quy kết trách nhiệm vật chất, cá nhân phạm lỗi phải bồi thường, kế toán hạch toán vào các TK 334, 3388, 111… Phần nguyên phụ liệu thiếu hụt cá nhân phải bồi thường, phần còn lại sau khoản bồi thường ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Nhận xét 4.1.1 Nhận xét chung về bộ máy kế toán của công ty Cổ phần May Việt Tiến. Sau hơn 25 năm xây dựng và phát triển, Tổng công ty Cổ phần May Việt Tiến đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái được những thành tựu to lớn, trở thành một trong những doanh nghiệp thành công nhất của ngành Dệt May Việt Nam. Nhìn chung, Tổng Công ty Cổ phần May Việt Tiến có bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, khoa học và phối hợp nhịp nhàng. Qua thời gian thực tập tại công ty, em có điều kiện để vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nguyên phụ liệu, em thấy công tác kế toán tại công ty đã có được những mặt mạnh sau: Về bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán được xây dựng trên cơ sở tập trung là phù hợp với đặc điểm, quy mô kinh doanh của Tổng Công ty Cổ phần May Việt Tiến. Đồng thời do nỗ lực của phòng kế toán cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong qui trình đối chiếu, kiểm tra nên số liệu kế toán luôn được phản ánh kịp thời, chính xác, phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, đã vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài Chính ban hành. Hệ thống tài khoản của công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả chế độ kế toán trên máy vi tính theo hình thức nhật ký chung nhằm nâng cao trình độ tin học hóa công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tình hình hiện nay. Hình thức này có ưu điểm là đơn giản, giảm bớt được khối lượng công việc và tránh được những sai sót, dễ kiểm tra, đối chiếu. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của công ty lập đầy đủ và in vào cuối tháng, nếu trong tháng có phát hiện sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Về kế toán nguyên phụ liệu: Việc sắp xếp và bố trí nhân sự của phòng kế toán là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu hạch toán và trình độ đội ngũ nhân viên. Kế toán nguyên phụ liệu chấp hành đúng các chế độ, nguyên tắc kế toán của nhà nước và của ngành, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán tại công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán được tiến hành đảm bảo đúng theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Góp phần không nhỏ vào sự thành công và lớn mạnh của công ty. 4.1.2 Nhận xét về các hoạt động liên quan đến kế toán nguyên phụ liệu tại Tổng Công ty Cổ phần May Việt Tiến: Ưu điểm + Công tác quản lý nguyên phụ liệu: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh ngành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của công ty đã đứng vững được trên thị trường hơn chục năm nay. Hiện nay công ty đã áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên phụ liệu nói riêng. Cụ thể công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý nguyên phụ liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. + Đối với công tác thu mua nguyên phụ liệu: Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm vững được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua nguyên phụ liệu và mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ nguyên phụ liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn do dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. + Đối với công tác tổ chức kho nguyên phụ liệu: Các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý nguyên phụ liệu. Hệ thống kho rộng rãi thoáng, đủ ánh sáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê nguyên phụ liệu. Thủ kho và các cán bộ quản lý kho là những người có kinh nghiệm lâu năm và có trách nhiệm trong công việc. + Đối với khâu sử dụng nguyên phụ liệu: Nguyên phụ liệu của công ty luôn được cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất, việc sử dụng nguyên phụ liệu của cán bộ công nhân viên trong công ty cũng tương đối tiết kiệm. + Về việc lập và luân chuyển chứng từ: Trong các hoạt động như mua nội địa, nhập khẩu nguyên phụ liệu, xuất sản xuất, các chứng từ đều được lập và luân chuyển một cách hợp lý và chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trong các trường hợp nhập kho, thủ kho đều lập biên bản giám định ghi thành phần, chủng loại, số lượng nhận. Công việc này giúp công tác quản lý, bảo quản nguyên phụ liệu được tốt hơn. + Về kế toán tổng hợp nguyên phụ liệu: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán nguyên phụ liệu nhất quán trong suốt niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động nguyên phụ liệu ở các kho. Bên cạnh đó số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình tăng, giảm nguyên phụ liệu trong kỳ. Và với sự hỗ trợ của phần mềm đã làm giảm đi khối lượng công việc của kế toán. Đồng thời với việc áp dụng kế toán máy, công ty đã xây dựng được danh điểm nguyên phụ liệu hết sức chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán nguyên phụ liệu trong Công ty. + Về kế toán chi tiết nguyên phụ liệu: Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Về cơ bản thì Công ty đã thực hiện tốt công tác kế toán chi tiết nguyên phụ liệu. Các báo báo nhập, xuất, tồn kho nguyên phụ liệu, tờ kê chi tiết tài khoản đối ứng, sổ chi tiết vật tư được in hàng tháng, thẻ kho được thủ kho lập hàng ngày và chuyển lên phòng kế toán vào cuối tháng đảm bảo cho việc đối chiếu được dễ dàng, kịp thời, quản lý chặt chẽ được việc sử dụng, bảo quản tồn kho nguyên phụ liệu. + Công tác kiểm kê: được thực hiện đầy đủ 2 lần trong năm và được tiến hành theo đúng quy định như về chuẩn bị trước khi kiểm kê, thủ kho đã thực hiện việc chốt thẻ kho cũng như kế toán đã hoàn thành cột số lượng và thành tiền ở phần theo sổ sách trên biên bản kiểm kê. Về tiến hành kiểm kê, ban kiểm kê đã thực hiện cân, đo, đong, đếm…nguyên phụ liệu, lập biên bản kiểm kê đầy đủ theo đúng quy định. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm đã nói ở trên, trong công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên phụ liệu nói riêng vẫn còn tồn tại một số vấn đề mà nếu được hoàn thiện thì công tác kế toán ở Tổng công ty cổ phần May Việt Tiến sẽ được thực hiện tốt hơn. + Không mở tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường Trong trường hợp thu mua nguyên phụ liệu tại công ty, nếu như xảy ra trường hợp cuối kỳ hóa đơn về rồi nhưng hàng chưa về thì kế toán tại công ty không ghi nhận bút toán mà chờ sang tháng sau khi hàng về kế toán mới ghi nhận vào TK 152. Cách hạch toán này gây khó khăn trong trường hợp bị mất hóa đơn chứng từ, phản ánh không chính xác tình hình nguyên phụ liệu thực tế tại công ty. + Về nhập khẩu nguyên phụ liệu, công ty hạch toán vào tài khoản 331 theo tỷ giá hạch toán Khi nhập khẩu nguyên phụ liệu, kế toán hạch toán giá trị nguyên phụ liệu vào tài khoản 152 theo tỷ giá thực tế, hạch toán vào tài khoản 331 theo tỷ giá hạch toán (trong tháng công ty dựa vào các tỷ giá của các ngân hàng để lấy một tỷ giá chung nhất sử dụng trong tháng đó, thường thì công ty Việt Tiến sử dụng tỷ giá của ngân hàng Ngoại Thương, nếu trong tháng tỷ giá có biến động quá lớn thì công ty sẽ thay đổi tỷ giá hạch toán để phù hợp với thực tế). Chênh lệch tỷ giá được đưa vào tài khoản 515 hoặc 635. Việc hạch toán như vậy là sai với chế độ kế toán hiện nay. + Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên phụ liệu Tổng công ty Cổ phần May Việt Tiến lập rất ít hoặc hầu như không lập khoản dự phòng giảm giá nguyên phụ liệu nào. Việc lập dự phòng là rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, nó giúp doanh nghiệp có bước chuẩn bị trước cho những rủi ro có thể xảy ra. + Về việc kiểm kê kho: Những trường hợp như nguyên phụ liệu phát hiện thừa, thiếu, nguyên phụ liệu bị hư hỏng mất phẩm chất hay nguyên phụ liệu ứ đọng, tồn kho quá lâu, công ty chỉ lập một phiếu kiểm kê chung cho tất cả các trường hợp sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi những loại nguyên phụ liệu thuộc những trường hợp trên. Ngoài ra, công ty tiến hành kiểm kê theo phương thức chọn ngẫu nhiên. Phương pháp này có độ rủi ro khá cao. + Về việc sử dụng phần mềm kế toán Hiện nay, Tổng công ty may Việt Tiến đang sử dụng phần mềm EFFECT ERP 3.0. Tuy nhiên, thủ kho vẫn phải ghi thẻ kho bằng tay và máy tính hoạt động chậm, gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên phụ liệu nói riêng. 4.2 Kiến nghị: Công tác kế toán nguyên phụ liệu là một khâu quan trọng không thể thiếu trong công tác kế toán của toàn công ty. Vì vậy việc nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán nguyên phụ liệu là rất cần thiết, nó đảm bảo cung cấp kịp thời, đồng bộ những vật tư cần thiết cho sản xuất, quản lý, tạo điều kiện tốt cho công tác kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức dự trữ, tiêu hao nguyên phụ liệu, ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng, mất mát, lãng phí… trong quá trình sản xuất. Qua đó, góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm. Sau đây là một số kiến nghị của em nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên phụ liệu tại Tổng Công ty Cổ phần May Việt Tiến. + Mở tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường Trong trường hợp thu mua nguyên phụ liệu, nếu như xảy ra trường hợp cuối kỳ hóa đơn về rồi nhưng hàng chưa về thì kế toán nên lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu công ty đã nắm được các chứng cứ chứng minh hàng đang được chuyển về cơ sở của mình thì căn cứ vào hóa đơn để ghi nhận nghiệp vụ mua hàng và xác định lô nguyên vật liệu này là của công ty. Kế toán nên mở thêm TK 151: Hàng mua đang đi đường để theo dõi những lô hàng này, tránh trường hợp bị mất hóa đơn, chứng từ sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán, đồng thời phản ánh đúng tình hình nguyên phụ liệu hiện có tại Công ty. Ví dụ: Trong tháng công ty có mua 90 500 chiếc CÚC NHỰA từ công ty liên doanh sản xuất nút nhựa Việt Thuận. Tổng tiền hàng là 14 992 230 VNĐ, thuế GTGT là 1 499 223 VNĐ, tổng giá thanh toán là 16 491 453 VNĐ. Cuối tháng khi hóa đơn về mà hàng vẫn chưa về, kế toán nên căn cứ vào hóa đơn nhận được hạch toán vào TK 151: hàng mua đang đi đường. Bút toán hạch toán như sau: Nợ 151: 14 992 230 Nợ 133: 1 499 223 Có 331: 16 491 453 Sang tháng sau, khi lô hàng về, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho ghi: Nợ 152: 14 992 230 Có 151: 14 992 230 Cách hạch toán này sẽ giúp doanh nghiệp phản ánh đúng tính hình thực tế nguyên phụ liệu nhập kho trong tháng, giúp nhà quản lý kiểm soát nguyên phụ liệu dễ dàng hơn. + Về việc quy đổi tỷ giá Công ty cần điều chỉnh lại việc quy đổi tỷ giá theo quyết định số 15 và thông tư hướng dẫn về chênh lệch tỷ giá. Ví dụ: Lấy lại TH mua nguyên phụ liệu nhập khẩu (Phiếu nhập: NPH.23/02/11) Ngày 22/02, công ty có nhập khẩu nhãn chính (số lượng: 30 000 chiếc, thành tiền: 1 500.00 USD), nhãn trang trí (số lượng: 30 000 chiếc, thành tiền: 900.00 USD), nhãn vóc (số lượng: 60 300 chiếc, thành tiền: 1 187.91 USD). Tổng tiền hàng là 3,587.91 USD. Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch là 20 600 VNĐ/USD, tỷ giá hạch toán là 20 400 VNĐ/USD. Bút toán định khoản của công ty Việt Tiến như sau: Nợ 152: 73 910 946 (3 587.91 x 20 600) Có 331: 73 193 364 (3 587.91 x 20 400) Có 515: 717 582 Theo chế độ kế toán hiện nay công ty nên hạch toán như sau: Nợ 152: 73 910 946 (3 587.91 x 20 600) Có 331: 73 910 946 (3 587.91 x 20 600) + Trích lập dự phòng giảm giá nguyên phụ liệu Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Nhờ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán. Tại Tổng công ty Cổ phần May Việt Tiến, với chủng loại nguyên phụ liệu đa dạng, phong phú, trong nền kinh tế đầy biến động thì việc vật tư bị giảm giá là hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó công ty nên thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong toàn công ty. Việc lập dự phòng có thể giúp công ty chủ động khi giá cả nguyên phụ liệu biến động lớn, giảm thiểu những ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sản xuất kinh doanh. Công ty nên lập dự phòng trên cơ sở từng danh điểm nguyên phụ liệu, sau đó tổng hợp ra tổng số dự phòng cần lập. Ví dụ: Cuối kỳ kế toán năm 2010, phụ liệu CÚC NHỰA (mã vật tư PA0701B-0002--, số lượng 385 561 chiếc) có giá trị ghi sổ là 64 423 515đ, giá trị thuần có thể thực hiện được là 63 400 000đ. Công ty nên lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu như sau: Nợ 632: 1 023 515 (64 423 515 – 63 400 000) Có 159: 1 023 515 (64 423 515 – 63 400 000) Khi công ty không lập khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu như bút toán trên thì giá trị Tài sản trên Bảng cân đối kế toán sẽ cao hơn là 1 023 515đ so với khi lập khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Điều này sẽ làm phản ánh không trung thực giá trị thực tế của hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán. + Công tác kiểm kê kho Biên bản kiểm kê kho được lập chung cho tất cả các trường hợp như nguyên phụ liệu phát hiện thiếu, thừa, mất mát, hư hỏng sẽ gây khó khăn cho việc kiểm soát. Do đó, theo em nghĩ công ty nên lập phiếu kiểm kê riêng cho từng trường hợp: Nguyên phụ liệu phát hiện thiếu, thừa, nguyên phụ liệu bị hư hỏng, mất phẩm chất, Nguyên phụ liệu ứ đọng, tồn kho không đưa vào sản xuất quá lâu. Công việc này sẽ giúp ban quản lý nắm bắt được rõ hơn tình hình, trạng thái nguyên phụ liệu hiện có tại công ty để có những biện pháp xử lý kịp thời. Ngoài ra, các quy định xử phạt các trường hợp mất mát, thiếu hụt nguyên phụ liệu phải được tiến hành một cách nghiêm minh. Hạn chế những vật tư tồn đọng quá lâu. Về vấn đề chọn mẫu khi kiểm kê, theo em trước khi tiến hành kiểm kê công ty nên thành lập ban kiểm kê riêng cho từng kho, ban kiểm kê sẽ xem lại biên bản kiểm kê của năm trước để xác định những nguyên phụ liệu nào có khả năng bị mất mát, hư hỏng để khi kiểm kê sẽ chú trọng vào những loại nguyên phụ liệu đó và đồng thời chú trọng kiểm kê những nguyên phụ liệu có giá trị lớn (ví dụ như vải). + Hoàn thiện việc ứng dụng tin học trong hạch toán nguyên phụ liệu Với công ty may Việt Tiến, kế toán chi tiết nguyên phụ liệu phần lớn được thực hiện trên máy vi tính. Tuy nhiên hiện nay ở công ty thẻ kho vẫn làm bằng tay. Bên cạnh đó một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên phụ liệu nói riêng. Từ thực tế như vậy, theo em công ty nên có phần mềm để lập và in thẻ kho. Để độc lập đối với kho và phòng kế toán thì kho có thể tự nhập số liệu vào phần mềm và cuối tháng in thẻ kho gửi lên phòng kế toán. Như vậy sẽ duy trì được tính độc lập giữa kho và kế toán kho. Ngoài ra, công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm vi tính và nâng cấp máy để tăng tốc độ xử lý thông tin đồng thời cung cấp những kết quả tốt và chính xác. Việc nâng cấp, đổi mới phần mềm cần phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô hoạt động của công ty và đáp ứng được các tiêu chí như đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng phần mềm như các yêu cầu về dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát..; phần mềm phải có tính kiểm soát, tính linh hoạt cao, phải có tính phổ biến và tính ổn định cao. Đồng thời công ty cũng cần phải quan tâm đến giá phí của phần mềm. + Định hướng giải pháp xây dựng định mức chi phí sản xuất: Chi phí sản xuất định mức bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp định mức, chi phí nhân công trực tiếp định mức và chi phí sản xuất chung định mức để sản xuất một đơn vị sản phẩm, đó cũng chính là giá thành định mức. Chí phí sản xuất định mức và giá thành định mức của một đơn vị sản phẩm tùy thuộc vào các tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng nguyên liệu, vật liệu, tình trạng máy móc thiết bị, trình độ nghề nghiệp của người lao động, mức độ phức tạp trong sản xuất…Ngoài ra còn phụ thuộc vào năng lực sản xuất. Năng lực sản xuất định mức là các định mức liên quan đến số lượng sản phẩm sản xuất của doanh nghiệp. Năng lực sản xuất tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, trình độ lành nghề của người lao động và khả năng cung ứng nguyên liệu…Năng lực sản xuất định mức là tổng số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp ước tính sản xuất được trong kỳ tới. Phần lớn doanh nghiệp sử dụng định mức năng lực sản xuất bình thường để triển khai xây dựng hệ thống định mức chi phí. Tuy nhiên khi xây dựng định mức này thì công ty không nên chọn định mức quá dễ đạt, vì như vậy các thành viên sẽ không phải cố gắng nên sẽ không tiết kiệm chi phí và không tăng hiệu quả hoạt động. Dưới đây sẽ nói về định hướng xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp định mức, chi phí nhân công trực tiếp định mức và chi phí sản xuất chung định mức: Xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp định mức. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp định mức được xác đinh trên cơ sở lượng nguyên vật liệu định mức tiêu hao để sản xuất một đơn vị sản phẩm và đơn giá mua định mức của nguyên liệu, vật liệu trực tiếp. Lượng nguyên liệu, vật liệu trực tiếp định mức là một trong những định mức khó dự đoán vì là ước tính lượng sử dụng cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Nó chịu ảnh hưởng của đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm, chất lượng nguyên liệu, vật liệu, tình trạng kỹ thuật của máy móc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của công nhân sản xuất…Các hao hụt, hư hỏng, lãng phí khó tránh khỏi cũng được ước tính trước khi tính lượng nguyên liệu, vật liệu trực tiếp định mức. Các kỹ sư, kỹ thuật viên, công nhân điều khiển máy, phòng cung ứng sẽ cung cấp thông tin đầu vào để xây dựng các định mức trên, còn người quản lý sản xuất, nhân viên kế toán chi phí…sẽ là người thiết lập và kiểm soát lượng nguyên liệu, vật liệu trực tiếp định mức. Giá mua định mức của nguyên liệu, vật liệu trực tiếp là một ước tính giá mua để mua được nguyên liệu, vật liệu trong kỳ tới. Phòng cung ứng có trách nhiệm xây dựng giá mua định mức cho tất cả các loại nguyên liệu, vật liệu. Khi ước tính được giá mua nguyên vật liệu phải tính đến khả năng tăng giá của thị trường, hoặc do thay đổi số lượng mua, thay đổi người cung cấp. Xác định chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí nhân công trực tiếp định mức được xác định trên cơ sở lượng thời gian lao động trực tiếp định mức để sản xuất một đơn vị sản phẩm và đơn giá lao động trực tiếp định mức. Lượng thời gian lao động trực tiếp định mức (số giờ lao động trực tiếp định mức) cần được xác định trên cơ sở những nghiên cứu về năng suất máy móc thiết bị và trình độ người lao động hiện tại cũng như quá khứ. Định mức này quy định số giờ lao động cho phép đối với từng bộ phận, từng máy móc thiết bị hoặc một quá trình để hoàn tất việc sản xuất một sản phẩm hay một đợt sản phẩm. Số giờ lao động trực tiếp định mức cần phải được soát xét lại khi có biến động về máy móc thiết bị hoặc đội ngũ lao động trực tiếp. Số giờ lao động trực tiếp định mức được xây dựng bởi kỹ thuật viên và giám đốc sản xuất. Mức giá định mức cho một giờ lao động trực tiếp được quy định trong hợp đồng lao động hoặc được xác định bởi doanh nghiệp, tùy theo từng chức năng hoặc loại công việc. Xác định chi phí sản xuất chung định mức: Định mức chi phí sản xuất chung là sự ước tính đối với cả biến phí và định phí sản xuất chung trong kỳ. Nó được tính dựa trên một chi phí đơn vị thống nhất, và chi phí đơn vị thường được sử dụng là chi phí của thời gian lao động trực tiếp, giờ máy sản xuất…, do nhân viên kế toán chi phí lập. Để định mức chi phí sản xuất chung, công ty cần có định mức lượng thời gian lao động trực tiếp, số giờ máy sản xuất…cần thiết để sản xuất một sản phẩm. Phải luôn xem xét chi phí sản xuất chung trên cả 2 mặt là đầu vào (số giờ) và đầu ra (sản phẩm) để xác định hiệu quả của hoạt động sản xuất. Công ty cần phải lập dự toán chi phí sản xuất chung trước tiên, sau đó mới dựa vào đó để xác định chi phí sản xuất chung định mức. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế như hiện nay những sản phẩm cạnh tranh rất nhiều, doanh nghiệp nào có sản phẩm chất lượng tốt, hạ giá thành, mẫu mã đẹp thì sẽ tồn tại và phát triển. Để có thể có được những sản phẩm đáp ứng điều đó, một trong những yếu tố đầu vào và quan trọng nhất đó là nguyên vật liệu. Vì thế mà kế toán nói chung, kế toán nguyên phụ liệu nói riêng có vai trò là công cụ quản lý quan trọng phải không ngừng được hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu của thực tế. Là một doanh nghiệp sản xuất, công tác quản lý và hạch toán nguyên phụ liệu tại Tổng công ty Cổ phần May Việt Tiến là một khâu quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Quá trình hạch toán nguyên phụ liệu là giai đoạn đầu tiên trong chu trình sản xuất kinh doanh và quyết định giá thành sản phẩm. Kế toán nguyên phụ liệu là vấn đề hết sức quan trọng vì đây là chỉ tiêu chủ yếu ảnh hưởng quan trọng đến giá thành sản phẩm, việc xác định lãi, lỗ của công ty hay nói cách khác chính là ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy công tác quản lý nguyên phụ liệu về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Qua quá trình thực tập bằng việc vận dụng những kiến thức đã học cùng với việc tìm hiểu thực tế về công tác kế toán tại Tổng Công ty Cổ phần May Việt Tiến, em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT TIẾN. Qua bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Tổng công ty Cổ phần May Việt Tiến đã nhận em vào thực tập, cung cấp số liệu và tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Hà Xuân Thạch – người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Với thới gian có hạn, trình độ còn nhiều hạn chế và từ lý thuyết đi vào thực tế còn nhiều bỡ ngỡ nên bản chuyên đề này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự quan tâm góp ý của thầy cũng như các anh chị trong phòng Kế toán của Công ty để Bản báo cáo chuyên đề thực tập này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!