Đề tài Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Nhà xuất bản Thống kê Hà nội

t liÖu, c«ng cô dông cô vµ c¸c chøng tõ kÕ to¸n liªn quan: Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, c¸c ho¹t ®éng xuÊt, nhËp kho nguyªn vËt liÖu c«ng cô dông cô lu«n x¶y ra. §Ó qu¶n lý theo dâi chÆt chÏ t×nh h×nh biÕn ®éng hiÖn cã cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô, kÕ to¸n ph¶i lËp chøng tõ cÇn thiÕt mét c¸ch kÞp thêi, ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c theo ®óng chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu vÒ nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô ®· ®­îc Nhµ n­íc ban hµnh. Nh÷ng chøng tõ hîp lÖ nµy lµ c¬ së tiÕn hµnh ghi chÐp trªn thÎ kho trªn sæ kÕ to¸n, kÕ to¸n gi¸m s¸t t×nh h×nh biÕn ®éng vµ sè l­îng hiÖn cã cña tõng thø vËt liÖu nh»m thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ viÖc qu¶n lý nguyªn vËt liÖu phôc vô ®Çy ®ñ nhu cÇu cho s¶n xuÊt kinh doanh. Theo chÕ ®é chøng tõ kÕ to¸n qui ®Þnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh 1141/TC/QD/CDKT ngµy 1.11.1995 cña Bé tr­ëng Bé tµi chÝnh. C¸c chøng tõ kÕ to¸n vÒ vËt liÖu c«ng cô dông cô bao gåm: - PhiÕu nhËp kho - PhiÕu xuÊt kho - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé - Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­ - s¶n phÈm - hµng ho¸ - Ho¸ ®¬n kiÓm phiÕu xuÊt kho - Ho¸ ®¬n c­íc phÝ vËn chuyÓn - Ho¸ ®¬n thuÕ GTGT Ngoµi c¸c chøng tõ b¾t buéc c¸c doanh nghiÖp cã thÓ sö dông thªm c¸c chøng tõ kÕ to¸n h­íng dÉn nh­: - PhiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹ng møc - Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ - PhiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú §èi víi nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n thèng nhÊt theo qui ®Þnh cña nhµ n­íc b¾t buéc ph¶i lËp kÞp thêi, ®Çy ®ñ theo ®óng qui ®Þnh vÒ mÉu biÓu, néi dung, ph­¬ng ph¸p lËp. Ng­êi lËp chøng tõ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh hîp lý, c¸c c¸ nh©n vµ liªn quan. V. Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n nguyªn liÖu, vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô: Yªu cÇu qu¶n lý ®ßi hái ph¶i cung cÊp th«ng tin kÞp thêi ®Çy ®ñ tõng lo¹i vËt t­ theo hiÖn vËt hay theo tõng kho, tõng thñ quü. Do ®ã, ta ph¶i tiÕn hµnh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu c«ng cô dông cô. ViÖc qu¶n lý hµng tån kho ë doanh nghiÖp do nhiÒu ®¬n vÞ, bé phËn tham gia nh÷ng viÖc qu¶n lý t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho vËt t­, hµng ho¸ do bé phËn kho vµ phßng kÕ to¸n thùc hiÖn. V× vËy viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu - c«ng cô dông cô gi÷a phßng kÕ to¸n víi kho cã thÓ ¸p dông mét trong 3 ph­¬ng ph¸p sau: V.1. Ph­¬ng ph¸p thÎ song song: · Nguyªn t¾c h¹ch to¸n: T¹i kho ghi chÐp vÒ viÖc sè l­îng, t¹i phßng kÕ to¸n ghi chÐp c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña vËt liÖu c«ng cô dông cô. S¬ ®å h¹ch to¸n vËt liÖu c«ng cô dông cô theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song S¬ ®å 1: ThÎ kho 1 1 Chøng tõ nhËp 3 Chøng tõ xuÊt 2 2 Sæ chi tiÕt VL.CCDC B¶ng tæng hîp N-X-T Sæ tæng hîp Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra Gi¶i thÝch: 1. C¨n cø vµo chøng tõ nhËp xuÊt, thñ kho ghi sè l­îng vËt liÖu, c«ng cô dông cô thùc nhËp thùc xuÊt vµo thÎ kho. 2. Hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú, khi nhËn d­îc chøng tõ nhËp, xuÊt kÕ to¸n ph¶i kiÓm tra chøng tõ, ghi ®¬n gi¸, tÝnh thµnh tiÒn(hoµn chØnh chøng tõ) ph©n lo¹i chøng tõ sau ®ã ghi vµo thÎ hay sæ chi tiÕt vËt liªô, c«ng cô dông cô. 3.Cuèi kú kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô dông cô vµ kiÓm tra ®èi chiÕu víi thÎ kho. 4.Tõ sæ chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô dông cô kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp b¶ng N-X-T. 5.KÕ to¸n ®èi chiÕu sè l­îng cña b¶ng N-X-T víi sæ kÕ to¸n trong hép. ·¦u, nh­îc ®iÓm: Ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song ®¬n gi¶n dÔ lµm, dÔ ®èi chiÕu kiÓm tra, dÔ ph¸t hiÖn sai sãt trong viÖc ghi chÐp vµ qu¶n lý nh­ng ghi chÐp trïng lÆp vÒ chØ tiªu sè l­îng, khèi l­îng ghi chÐp nhiÒu. C«ng viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu chñ yÕu vµo cuèi th¸ng do ®ã h¹n chÕ chøc n¨ng cña kÕ to¸n. ·Ph¹m vi ¸p dông: ThÝch hîp t¹i c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i vËt t­, khèi l­îng chøng tõ Ýt, kh«ng th­êng xuyªn vµ tr×nh ®é cña c¸n bé kÕ to¸n cßn h¹n chÕ. V.2. Ph­¬ng ph¸p ®èi chiÕu sæ lu©n chuyÓn: · Nguyªn t¾c h¹ch to¸n: T¹i kho theo dâi sè l­îng vËt liÖu c«ng cô dông cô. T¹i phßng kÕ to¸n theo dâi c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ. S¬ ®å h¹ch to¸n: S¬ ®å 2 ThÎ kho 1 1 PhiÕu nhËp 4 PhiÕu xuÊt 2 2 B¶ng kª nhËp Sæ ®èi chiÕu B¶ng kª xuÊt 3 lu©n chuyÓn 3 5 Sæ kÕ to¸n tæng hîp Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra Gi¶i thÝch: (1). C¨n cø vµo chøng tõ nhËp xuÊt thñ kho ghi sè l­îng vËt liÖu, c«ng cô dông cô thùc nhËp thùc xuÊt vµo thÎ kho. (2). C¨n cø vµo chøng tõ nhËp xuÊt kÕ to¸n lªn thÎ kª nhËp - xuÊt (3). Tõ b¶ng kª nhËp - xuÊt kÕ to¸n lªn sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. (4). Cuèi th¸ng kiÓm tra ®èi chiÕu sè l­îng vËt liÖu, c«ng cô dông cô trªn thÎ kho víi sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. (5). KiÓm tra ®èi chiÕu sè tiÒn (gi¸ trÞ) trªn sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn víi sæ kÕ to¸n tæng hîp. · ¦u, nh­îc ®iÓm: + ¦u ®iÓm: Gi¶m ®­îc khèi l­îng ghi sæ kÕ to¸n do chØ ghi mét lÇn vµo ngµy cuèi th¸ng. + Nh­îc ®iÓm: - ViÖc ghi sæ kÕ to¸n vÉn bÞ trïng lÆp vÒ chØ tiªu sè l­îng. - ViÖc kiÓm tra ®èi chiÕu tiÕn hµnh vµo ngµy cuèi th¸ng do ®ã h¹n chÕ chøc n¨ng cña kÕ to¸n. · Ph¹m vi ¸p dông: ThÝch hîp t¹i c¸c doanh nghiÖp kh«ng nhiÒu nhiÖm vô nhËp - xuÊt, kh«ng bè trÝ riªng nh©n viªn kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu c«ng cô dông cô. V.3. Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­: · Nguyªn t¾c h¹ch to¸n: Thñ kho dïng thÎ kho ®Ó ghi chÐp vÒ mÆt sè l­îng N-X-T. Cuèi th¸ng ph¶i ghi sæ tån kho ®· ®­îc tÝnh trªn thÎ kho vµo sæ sè d­ cét sè l­îng. KÕ to¸n ghi sæ sè d­ ®Ó theo dâi cho tõng kho c¶ n¨m ®Ó ghi sè tån kho cña tõng thø, tõng nhãm, tõng lo¹i vµo cuèi th¸ng theo chØ tiªu gi¸ trÞ. S¬ ®å h¹ch to¸n: S¬ ®å 3 ThÎ kho Chøng tõ nhËp Chøng tõ xuÊt PhiÕu giao nhËn PhiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp chøng tõ xuÊt Sæ sè d­ B¶ng luü kÕ nhËp B¶ng luü kÕ xuÊt Sæ tæng hîp B¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra Gi¶i thÝch: (1). Thñ kho c¨n cø vµo chøng tõ N-X ®Ó lªn thÎ kho. (2). C¨n cø vµo kÕt qu¶ ph©n lo¹i chøng tõ, thñ kho lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp, xuÊt: ghi sè l­îng, sè hiÖu chøng tõ cña tõng nhãm VL, CCDC xong ®Ýnh kÌm theo phiÕu nhËp, xuÊt giao cho phßng kÕ to¸n. (3). C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt VL, CCDC kÕ to¸n kiÓm tra ghi gi¸ h¹ch to¸n vµ tÝnh gi¸ thµnh tiÒn cho c¸c chøng tõ råi ghi vµo b¶ng luü kÕ nhËp - xuÊt. (4).Tõ b¶ng luü kÕ nhËp, xuÊt kÕ to¸n nhËp b¶ng N-X-T. (5).Cuèi th¸ng c¨n cø vµo thÎ kho ghi sè l­îng VL, CCDC vµo sæ sè d­ sau ®ã chuyÓn cho phßng kÕ to¸n. Sæ sè d­ do kÕ to¸n lËp cho tõng kho vµ dïng cho c¶ n¨m giao cho thñ kho tr­íc ngµy cuèi th¸ng. (6). Khi nhËn sæ sè d­ kÕ to¸n kiÓm tra vµ ghi chØ tiªu gi¸ trÞ vµo sæ sè d­ sau ®ã ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a b¶ng tæng hîp N-X-T víi sæ sè d­ vµ sæ tæng hîp. · ¦u, nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ : +¦u ®iÓm: Gi¶m nhÑ khèi l­îng ghi chÐp hµng ngµy, c«ng viÖc kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Òu trong th¸ng, thùc hiÖn viÖc kiÓm tra gi¸m s¸t th­êng xuyªn cña kÕ to¸n, tr¸nh ®­îc sù ghi chÐp trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n. + Nh­îc ®iÓm: RÊt khã kh¨n khi kiÓm tra c¸c sai sãt nhÇm lÉn v× kÕ to¸n chØ theo dâi vÒ mÆt gi¸ trÞ cßn muèn biÕt sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña tõng thø VL, CCDC vÒ mÆt hiÖn vËt th× ph¶i xem sè liÖu trªn thÎ kho. §ßi hái yªu cÇu tr×nh ®é qu¶n lý cña thñ kho vµ kÕ to¸n ph¶i cao · Ph¹m vi ¸p dông: ThÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã khèi l­îng, c¸c nghiÖp vô nhËp - xuÊt nhiÒu, th­êng xuyªn, nhiÒu chñng lo¹i vËt t­ vµ víi ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n N-X, ®· x©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm, c¸n bé kÕ to¸n cã tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô v÷ng vµng. VI. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn liÖu, vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô: Theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh, doanh nghiÖp h¹ch to¸n hµng tån kho theo hai ph­¬ng ph¸p : kª khai th­êng xuyªn vµ kiÓm kª ®Þnh kú. ·Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn lµ ph­¬ng ph¸p theo dâi mét c¸ch th­êng xuyªn liªn tôc, cã hÖ thèng t×nh h×nh N-X-T kho NVL, CCDC trªn sæ kÕ to¸n. · Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú lµ ph­¬ng ph¸p kh«ng theo dâi mét c¸ch th­êng xuyªn liªn tôc vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i vËt t­ hµng ho¸, s¶n phÈm trªn c¸c TK ph¶n ¸nh tõng lo¹i hµng tån kho mµ chØ ph¶n ¸nh gi¸ trÞ tån kho ®Çu kú vµ cuèi kú cña chóng trªn c¬ së kiÓm kª cuèi kú, x¸c ®Þnh l­îng tån kho thùc tÕ vµ l­îng mÊt kho dïng cho SXKD vµ c¸c môc ®Ých kh¸c. §é chÝnh x¸c cña ph­¬ng ph¸p nµy kh«ng cao. VI.1: Tr­êng hîp ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn: Lµ ph­¬ng ph¸p ghi chÐp, ph¶n ¸nh th­êng xuyªn liªn tôc vµ cã hÖ thèng t×nh h×nh N-X-T kho c¸c lo¹i VL, CCDC thµnh phÈm hµng ho¸. ·Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: - TK152: Nguyªn vËt liÖu, TK153: CCDC. Ngoµi ra cßn sö dông TK 111, 112, 133, 151, 154, 621, 627, 641, 642. Tr×nh tù h¹ch to¸n VL, CCDC theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn thÓ hiÖn qua c¸c s¬ ®å sau: * S¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp VL theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn: (§èi víi doanh nghiÖp tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ) TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621 Mua ngoµi vËt liÖu XuÊt chÕ t¹o s¶n phÈm TK 133 TK 151 ThuÕ GTGT TK 627, 641, 642 Hµng ®i ®­êng nhËp kho XuÊt cho SXC, cho b¸n hµng, cho qu¶n lý DN TK 411 TK 128, 222 NhËn cÊp ph¸t, nhËn gãp vèn Gãp vèn liªn doanh liªn doanh TK 154 TK 154 VL thuª ngoµi chÕ biÕn, XuÊt VL tù chÕ hay tù chÕ nhËp kho thuª ngoµi chÕ biÕn TK 128, 222 TK 632 NhËn l¹i vèn gãp LD XuÊt b¸n tr¶ l­¬ng, tr¶ th­ëng tÆng biÕu TK 632, 338 (3381) TK 632, 138, 334 Ph¸t hiÖn thõa khi kiÓm kª Ph¸t hiÖn thiÕu khi kiÓm kª TK 711 TK 412 VL ®­îc tÆng th­ëng §¸nh gi¸ gi¶m VL ViÖn trî §¸nh gi¸ t¨ng VL * S¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp CCDC theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn: S¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp VL - CCDC (§èi víi doanh nghiÖp tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp) VI.2.Tr­êng hîp ¸p dông kiÓm kª ®Þnh kú: Lµ ph­¬ng ph¸p kh«ng theo dâi, ph¶n ¸nh th­êng xuyªn, liªn tôc t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån VL, CCDC, thµnh phÈm, hµng ho¸ trªn tµi kho¶n tån kho t­¬ng øng. Khi ¸p dông ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú, kÕ to¸n sö dông TK 611 “mua hµng” ®Ó theo dâi t×nh h×nh mua nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô theo gi¸ thùc tÕ. S¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp VL, CCDC theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú (ThuÕ GTGT tÝnh theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ) TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 Gi¸ trÞ VL, CCDC tån ®Çu kú Gi¸ trÞ VL, CCDC tån cuèi kú TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Gi¸ trÞ VL, CCDC mua vµo Gi¶m gi¸ ®­îc h­ëng, hµng tr¶ l¹i TK 133 TK 133 ThuÕ GTGT TK 411 TK 138, 334, 632 NhËn vèn gãp liªn doanh, cÊp ph¸t Gi¸ trÞ thiÕu hôt mÊt m¸t TK 621, 627, 641, 642 TK 412 Gi¸ trÞ VL, CCDC nhá xuÊt dïng §¸nh gi¸ t¨ng VL, CCDC TK 141 (1421), 242 TK 711 Gi¸ trÞ CCDC Ph©n bæ dÇn xuÊt dïng lín vµo CPSXKD NhËn viÖn trî, tÆng th­ëng Ch­¬ng II Thùc tÕ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn liÖu vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô t¹i nhµ xuÊt b¶n thèng kª. I. §Æc ®iÓm chung cña nhµ xuÊt b¶n thèng kª: I.1. Sù h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña nhµ xuÊt b¶n thèng kª: Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª ®­îc thµnh lËp theo Th«ng b¸o sè 346 - THXB ngµy 20/10/1980 cña Ban Tuyªn huÊn Trung ­¬ng cò. QuyÕt ®Þnh sè 165/VHTTQ§ ngµy 26/12/1980, ngµy 20/1/1981 cña Tæng côc Thèng kª. N¨m 1993, thùc hiÖn NghÞ ®Þnh 388/H§BT ban hµnh quy chÕ thµnh lËp vµ gi¶i thÓ c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc, Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª ®­îc thµnh lËp l¹i theo quyÕt ®Þnh sè 27 - TCTK ngµy 1/7/1993. GiÊy chøng nhËn ®¨ng ký kinh doanh sè 108/797 ngµy 18/7/1993 cña träng tµi kinh tÕ Hµ Néi.Theo c¸c v¨n b¶n trªn, Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª lµ mét doanh nghiÖp h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp trùc thuéc Tæng côc Thèng kª. NhiÖm vô chÝnh cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª lµ tæ chøc biªn tËp, biªn so¹n vµ xuÊt b¶n c¸c lo¹i s¸ch vÒ th«ng tin, kinh tÕ x· héi, vÒ h¹ch to¸n thèng kª nghiªn cøu khoa häc, s¸ch øng dông tin häc, s¸ch gi¸o khoa, gi¸o tr×nh cña c¸c tr­êng §¹i häc, Trung häc chuyªn nghiÖp thuéc khèi kinh tÕ. Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª ®­îc giao nhiÖm vô xuÊt b¶n c¸c lo¹i chøng tõ h¹ch to¸n, c¸c lo¹i biÓu mÉu b¸o c¸o thèng kª, kÕ to¸n. Tõ n¨m 1986 ®Õn nay, ®­îc sù ®ång ý cña c¸c cÊp qu¶n lý vµ xuÊt b¶n, l·nh ®¹o tæng côc thèng kª,Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª ®· më réng ®Ò tµi vÒ khoa häc qu¶n lý kinh tÕ, c¸c lÜnh vùc tæng hîp nh­: kÕ ho¹ch, tµi chÝnh, ng©n hµng, th­¬ng m¹i vµ cho ®Õn nay m¶ng ®Ò tµi nµy ®· chiÕm tû lÖ lín vÒ s¸ch cña Nhµ xuÊt b¶n. Tõ khi thµnh lËp ®Õn nay, t×nh h×nh Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª ®ang tõng b­íc ®i lªn. Thêi kú ®Çu (1980 - 1989). Nhµ xuÊt b¶n n»m trong khu«n khæ bao cÊp tøc lµ Nhµ n­íc bao cÊp c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu theo gi¸ cung cÊp vµ toµn bé s¶n phÈn in Ên ra cña Nhµ xuÊt b¶n ®Òu ®­îc giao cho Tæng c«ng ty ph¸t hµnh s¸ch, hµng n¨m Nhµ xuÊt b¶n chØ cho ra ®êi ®­îc kho¶ng 20 ®Õn 30 ®Çu s¸ch. §Õn giai ®o¹n 1989 - 1991, Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª b­íc vµo thêi kú chuyÓn ®æi theo c¬ chÕ míi, ph¶i tù s¶n xuÊt vµ tiªu thô Ên phÈm cña m×nh nªn sè ®Çu s¸ch vµ sè l­îng xuÊt b¶n ch­a æn ®Þnh. Trong qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª ®· cã mét sè thay ®æi cho phï hîp víi c¬ chÕ míi. Do ph¶i c¹nh tranh ®Ó tån t¹i víi nhiÒu tæ chøc kinh tÕ kh¸c, Nhµ xuÊt b¶n ®· nhanh chãng tiÕp cËn thu thËp th«ng tin tõ thÞ tr­êng t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó n¾m b¾t khai th¸c c¸c nguån th«ng tin míi ®Ó s¶n xuÊt nhiÒu s¸ch phï hîp víi nhu cÇu thÞ tr­êng. §Õn n¨m 1993, sè l­îng ®Çu s¸ch lªn ®Õn con sè 70. N¨m 2000 sè l­îng ®Çu s¸ch t¨ng lªn 210 cuèn; N¨m 2001 t¨ng lªn 218 cuèn, ®Õn n¨m 2002 lµ 232 cuèn, theo kÕ ho¹ch dù kiÕn n¨m 2003 sè ®Çu s¸ch lµ 250 cuèn. Tõ ®ã cã thÓ kh¼ng ®Þnh Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª ngµy cµng cã vÞ trÝ vµ uy tÝn trªn thÞ tr­êng. HiÖn nay Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª ®· ®Çu t­ mua s¾m thªm trang thiÕt bÞ, ®ång thêi cßn thuª thªm ®Þa ®iÓm ®Ó tù in s¸ch, biÓu mÉu, gi¶m bít kh©u thuª ngoµi in Ên. Ngoµi viÖc ®¶m b¶o vÒ chÊt l­îng s¸ch trong lÜnh vùc, Nhµ xuÊt b¶n cßn cã tiÕn bé râ nÐt vÒ kü thuËt, mü thuËt in s¸ch. Tõ n¨m 1991 ®Õn nay, hÇu hÕt c¸c s¸ch xuÊt b¶n ®Òu ®­îc in offset, l¸ng b×a ni - l«ng ho¨c ®ãng b×a cøng ®Ó cã b¶o qu¶n l©u dµi. Vµi n¨m gÇn ®©y s¸ch, biÓu mÉu ®Òu ®­îc chÕ b¶n trªn m¸y vi tÝnh, lçi biªn tËp, söa in hÇu nh­ kh«ng cã. Nh­ vËy, ®Õn nay tr¶i qua 20 n¨m ho¹t ®éng Nhµ xuÊt b¶n ®· kh«ng ngõng c¶i tiÕn kü thuËt in Ên, n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cho ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn, më réng s¶n xuÊt, t¹o ®­îc ch÷ tÝn víi kh¸ch hµng, t¨ng doanh thu vµ lîi nhuËn còng nh­ nép cho Nhµ n­íc. * §Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh : T×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª ®­îc thùc hiÖn theo c¬ chÕ kho¸n gän tõ A® Z cho c¸c phßng ban theo c¬ chÕ tù chÞu tr¸ch nhiÖm kinh doanh vµ ®ãng gãp nghÜa vô hµng n¨m. Kho¸n gän kh«ng cã nghÜa lµ kho¸n tr¾ng, Nhµ xuÊt b¶n vÉn thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý chÆt chÏ b»ng c¸ch mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®Òu ®­îc thùc hiÖn h¹ch to¸n th«ng qua phßng kÕ to¸n tµi vô: §©y chÝnh lµ c¸ch qu¶n lý phï hîp víi c¬ chÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, n©ng cao tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o, tÝnh tù chÞu tr¸ch nhiªm cña c¸c phßng ban nhê ®ã hiÖu qu¶ kinh tÕ ngµy cµng ®­îc n©ng lªn. VÒ mÆt kinh tÕ, trong 20 n¨m ho¹t ®éng cã tíi 12 n¨m ho¹t ®éng gÇn nh­ hoµn toµn b»ng vèn vay ng©n hµng, sù trî gióp cña nhµ n­íc b»ng cÊp chØ tiªu 100 tÊn giÊy theo gi¸ b¸o cÊp ®Ó in biÓu mÉu chøng tõ, chøng tõ qu¶n lý. Tõ ®©y t¹o ra nguån tÝch luü tõ nguån tÝch luü Êy mµ nhµ xuÊt b¶n tù lo ®­îc trô së c¬ quan, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc, nhµ ë cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. I.2. C«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý, tæ chøc s¶n xuÊt vµ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª: I.2.1. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý bé m¸y: Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª lµ doanh nghiÖp Nhµ n­íc h¹ch to¸n ®éc lËp, ®­îc kh¾c con dÊu vµ më tµi kho¶n t¹i Ng©n hµng, ®­îc phÐp lµm ®Çy ®ñ thñ tôc ®¨ng ký kinh doanh vµ ho¹t ®éng theo ®óng chøc n¨ng qui ®Þnh cña Nhµ n­íc lµ xuÊt b¶n s¸ch kinh tÕ vµ c¸c lo¹i biÓu mÉu, chøng tõ h¹ch to¸n... Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª tæ chøc bé m¸y ho¹t ®éng gåm 6 bé phËn: - Ban biªn tËp ® Biªn tËp s¸ch. - Phßng s¶n xuÊt kinh doanh. - X­ëng in. - Phßng chÕ b¶n. - Phßng kÕ to¸n tµi vô, hµnh chÝnh qu¶n trÞ. -Chi nh¸nh Nhµ xuÊt b¶n t¹i Thµnh phè Hå ChÝ Minh. Nhµ xuÊt b¶n Thèng Kª ®­îc tæ chøc qu¶n lý theo s¬ ®å sau ®©y: Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phßng s¶n xuÊt kinh doanh Ban biªn tËp ChÕ b¶n vµ in X­ëng in Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh Chi nh¸nh xuÊt b¶n t¹i TPHCM Bé m¸y qu¶n lý cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª theo kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng nghÜa lµ gi¸m ®èc lµ ng­¬× l·nh ®¹o chung ®­îc phÐp ra quyÕt ®Þnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi mÆt vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ. Mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch s¶n xuÊt kinh doanh vµ Nhµ xuÊt b¶n, chóng ta ®i s©u nghiªn cøu l·nh ®¹o trùc tiÕp cña gi¸m ®èc. §Ó hiÓu râ h¬n vÒ ho¹t ®éng cña Nhµ xuÊt b¶n, chóng ta ®i s©u nghiªn cøu chøc n¨ng ho¹t ®éng cña tõng phßng ban: a. Ban biªn tËp: - NhiÖm vô chÝnh cña ban biªn tËp lµ tæ chøc biªn tËp c¸c lo¹i s¸ch vµ chÞu tr¸ch nhiªm tr­íc ban gi¸m ®èc vÒ néi dung, h×nh thøc s¶n xuÊt vµ ph¸t hµnh Ên phÈm. Cô thÓ gåm c¸c b­íc sau: + LËp kÕ ho¹ch ®Ò tµi (dù th¶o) ban biªn tËp chñ tr× kÕt hîp víi c¸c céng t¸c viªn (s¸ng t¸c, biªn so¹n...) ®Ó x©y dùng. + T×m chän t¸c gi¶ thùc hiÖn ®Ò tµi. + Tæ chøc biªn tËp b¶n th¶o ( trùc tiÕp hoÆc sö dông céng t¸c viªn biªn tËp). + Sau khi biªn tËp tr×nh duyÖt sÏ ®­îc thùc hiÖn tiÕp c¸c kh©u chÕ b¶n, ®­a in, söa ch÷a b¶n in vµ hoµn chØnh viÖc ra s¸ch. MÆt kh¸c, ban biªn tËp cã nhiÖm vô lËp ph­¬ng ¸n kinh doanh cïng phßng tµi vô thoe dâi qu¸ tr×nh kinh doanh. + Tæ chøc tuyªn truyÒn, giíi thiÖu s¸ch ®Õn c¸c c¬ quan, b¹n ®äc d­íi nhiÒu h×nh thøc nh­ viÕt lêi giíi thiÖu, göi ®­êng c«ng v¨n hoÆc qu¶ng c¸o qua c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng. + LËp b¸o c¸o ®Þnh kú th¸ng, quý, n¨m tæng kÕt kinh doanh biªn tËp, ph¸t hµnh s¸ch. b. Phßng s¶n xuÊt kinh doanh: + NhiÖm vô cña phßng s¶n xuÊt kinh doanh lµ in Ên biÓu mÉu,chøng tõ gia c«ng in Ên mét sè s¸ch, t¹p chÝ cña kh¸ch hµng mang ®Õn, phßng s¶n xuÊt kinh doanh ph¶i tù in Ên vµ chÞu tr¸ch nhiÖm kinh tÕ nh÷ng s¶n phÈn lµm ra. + Phßng cßn ®­îc giao trùc tiÕp qu¶n lý, tæ chøc bé phËn s¶n xuÊt kinh doanh x­ëng in cña Nhµ xuÊt b¶n, trùc tiÕp ký nhËn c¸c hîp ®ång kinh tÕ, ®¬n ®Æt s¸ch. Tõ n¨m 1991 ®Õn nay, hÇu hÕt c¸c s¸ch xuÊt b¶n ®Òu ®­îc in, l¸ng b×a ni - l«ng hoÆc ®ãng b×a cøng ®Ó cã thÓ ®¶m b¶o l©u dµi. Vµi n¨m gÇn ®©y, s¸ch biÓu mÉu ®Òu ®­îc chÕ b¶n trªn m¸y vi tÝnh, lçi biªn tËp , söa in hÇu hÕt kh«ng cã. B»ng viÖc so s¸nh mét sè chØ tiªu trong vµi n¨m gÇn ®©y, ta cã thÓ kh¼ng ®Þnh ®­îc ®iÒu nµy: C¸c chØ tiªu §¬n vÞ tÝnh N¨m 2001 N¨m 2002 N¨m 2003 Lao ®éng b×nh qu©n Ng­êi 39 46 46 NVKD TriÖu ®ång 2061,3 2051,159 2048 TSC§ TriÖu ®ång 1742,4 1466,649 1555 TSL§ TriÖu ®ång 858,9 584,5 493 Doanh thu TriÖu ®ång 4085 5852 10495,9 Lîi nhuËn tr­íc thuÕ TriÖu ®ång 58,69 85,618 107,128 Nép ng©n s¸ch TriÖu ®ång 53,96 210,51 173,8 Thu nhËp b×nh qu©n TriÖu ®ång 681 818,5 900 I.2.2. Chøc n¨ng nhiÖm vô vµ ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng Kª: * Chøc n¨ng, nhiÖm vô: Nhµ xuÊt b¶n Thèng Kª lµ mét doanh nghiÖp Nhµ N­íc h¹ng mét, h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp, trùc thuéc thèng kª, cã con dÊu riªng më tµi kho¶n t¹i Ng©n Hµng vµ giao nhiÖm vô cho x­ëng in. a. X­ëng in: lµ bé phËn trùc tiÕp s¶n xuÊt s¶n phÈm chÞu sùchØ ®¹o trùc tiÕp cña phßng s¶n xuÊt kinh doanh tõ khi chuyÓn sang ho¹t ®éng cña c« chÕ thÞ tr­êng, thùc hiÖn chøc n¨ng ®éc lËp, x­ëng in cã nhiÖm vô thùc hiÖn in Ên chøng tõ, biÓu mÉu, gi¸o tr×nh,... theo lÞch cña phßng s¶n xuÊt kinh doanh. b. Phßng kÕ to¸n tµi vô hµnh chÝnh: Phßng kÕ to¸n tµi vô hµnh chÝnh cã nhiÖm vô ph¶n ¸nhvíi gi¸m ®èc b»ng tiÒn mÆt mét c¸ch toµn diÖn, liªn tôc, cã hÖ thèng qu¸ h×nh thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n kinh doanh s¶n xuÊt cña Nhµ xuÊt b¶n, ®¶m b¶o c©n ®«i thu chi, ph¸t hiÖn vµ ®éng viªn kÞp thêi mäi kh¶ n¨ng tiÒm tµng cña ®¬n vÞ vµo s¶n xuÊt kinh doanh, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông lao ®éng, vËt t­ tiÒn vèn t¹o ra nhiÒu s¶n phÈm cho x· héi, h¹ gi¸ thµnh vµ thùc hiÖn tiÕt kiÖm ph¸t huy quyÒn lµm chñ cña mçi thµnh viªn. Cô thÓ lµ: + ChuÈn bÞ kÕ ho¹ch tæng hîp vÒ tµi chÝnh, phï hîp víi ho¹t ®éng cña Nhµ xuÊt b¶n. + Ghi chÐp vµ ph¶n ¸nh chÝnh x¸c toµn bé ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. + Thu thËp vµ tæng hîp sè liÖu gióp cho viÖc lËp b¸o c¸o vµ ph©n tÝch kinh tÕ. + Gi¸m s¸t t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. + Gióp cho ban l·nh ®¹o Nhµ xuÊt b¶n theo dâi, kiÓm tra ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, ph¸t hiÖn ®Ò xuÊt víi gi¸m ®èc nh÷ng chñ tr­¬ng, biÖn ph¸p gi¶i quyÕt khã kh¨n cña Nhµ xuÊt b¶n. c. Chi nh¸nh cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng Kª t¹i Thµnh phè Hå ChÝ Minh: Chi nh¸nh cã chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng Kª thu nhá, xuÊt b¶n c¶ s¸ch, biÓu mÉu chøng tõ... §ång thêi tiÕp nhËn mét phÇn s¸ch cña nhµ xuÊt b¶n ®Ó ph¸t hµnh, phôc vô cho c¸c tØnh phÝa nam. Tæ chøc bé m¸y gåm 6 ng­êi: mét tr­ëng chi nh¸nh, mét phã chi nh¸nh, mét c¸n bé kÕ to¸n vµ ba ng­êi gióp viÖc. I.2.3. §Æc ®iÓm quy tr×nh c«ng nghÖ: Theo nghÜa réng, ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh lµ qu¸ tr×nh tæ chøc, lµm ra b¶n th¶o, söa ch÷a vµ hoµn thiÖn b¶n th¶o ®Ó in thµnh s¸ch vµ xuÊt b¶n s¶n phÈm kh¸c nh»m cung cÊp c¸c tri thøc thuéc nhiÒulÜnh vùc cho ng­êi ®äc. §©y lµ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt xuÊt b¶n. * S¬ ®å tãm t¾t quy tr×nh xuÊt b¶n s¸ch: KÕ ho¹ch ®Ò tµi NXB - t¸c gi¶ - céng t¸c viªn Hîp ®ång b¶n th¶o NXB - t¸c gi¶ Biªn tËp - duyÖt b¶n th¶o ®¸nh gi¸ söa ch÷a hoµn chØnh B¶n th¶o hoµn chØnh - chÕ b¶n In Ên Gia c«ng c¾t xÐn, ®ãng b×a vµo Thµnh phÈm MÆt kh¸c, xuÊt b¶n lµ mét ngµnh s¶n xuÊt vËt chÊt ®Æc biÖt. Do ®ã, kÕt qu¶ cña ho¹t ®éng xuÊt b¶n mµ trùc tiÕp do c¸c Nhµ xuÊt b¶n thùc hiÖn lµ nh÷ng s¶n phÈm ®Æc biÖt- Ên phÈm. Cã thÓ t¹o ra b¶n gèc ® nh©n b¶n gèc thµnh nhiÒu b¶n ® ph¸t hµnh s¸ch. I.2.4.Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng Kª: a. Chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ c¬ cÊu cña phßng kÕ to¸n: Bé m¸y kÕ to¸n ë Nhµ xuÊt b¶n Thèng Kª ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc tËp trung. Mäi c«ng viÖc cña kÕ to¸n ®Òu ®­îc thùc hiÖn ë phßng kÕ to¸n (chÞu sù l·nh ®¹o trùc tiÕp cña kÕ to¸n tr­ëng) kh«ng tæ chøc c¸c bé phËn kÕ to¸n riªng ë tõng bé phËn mµ chØ bè trÝ c¸c nh©n viªn lµm c«ng t¸c kiÓm kª thu thËp chøng tõ, cuèi kú chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n. - C¬ cÊu bé m¸y kÕ to¸n cña doanh nghiÖp: biªn chÕ 4 ng­êi §øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n lµ kÕ to¸n tr­ëng chÞu sù l·nh ®¹o trùc tiÕp cña gi¸m ®èc. Toµn bé nh©n viªn trong phßng kÕ to¸n chÞu sù l·nh ®¹o cña kÕ to¸n tr­ëng. b. H×nh thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: §Ó phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt, gãp phÇn tiÕt kiÖm, gi¶m lao ®éng gi¸n tiÕp. Bé m¸y kÕ to¸n cña nhµ xuÊt b¶n thèng kª ®­îc tæ chøc nh­ sau: *S¬ ®å: KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n hµng ho¸ KÕ to¸n tæng hîp Thñ quü - KÕ to¸n hµng ho¸ theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån nguyªn vËt liÖu, hµng ho¸, thµnh phÈm t×nh h×nh b¸n hµng, tiªu thô s¶n phÈm cña doanh nghiÖp. - KÕ to¸n tæng hîp theo dâi phÇn thanh to¸n tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi, tµi s¶n cè ®Þnh tËp hîp chi phÝ toµn doanh nghiÖp vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh, ghi sè liÖu vµo sæ c¸i vµ b¸o c¸o tµi chÝnh. - Thñ quü gi÷ tiÒn mÆt c¨n cø vµo chøng tõ gèc hîp lÖ ®Ó thu hoÆc chi tiÒn mÆt, ghi sæ quü phÇn thu chi tiÒn mÆt vµo cuèi ngµy vµ ®èi chiÕu sè liÖu cña kÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt. - KÕ to¸n tr­ëng theo dâi chung vµ lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh, c¸c b¶ng ®èi chiÕu s¶n phÈm, c¸c b¸o c¸o s¶n xuÊt, b¸o c¸o chi phÝ, nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh cña doanh nghiÖp. c. H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông: - H×nh thøc kÕ to¸n cña doanh nghiÖp ®ang ¸p dông lµ h×nh thøc chøng tõ ghi sæ vµ sö dông mét sè b¶ng thèng kª cña h×nh thøc nhËt ký chøng tõ. * S¬ ®å: S¬ ®å lu©n chuyÓn vµ ghi sæ Chøng tõ gèc Sæ quü Sæ chi tiÕt B¶ng kª Sæ ®¨ng ký chøng tõ Chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh B¶ng tæng kÕt sè liÖu chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh d. Doanh nghiÖp h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú vµ sö dông c¸c tµi kho¶n chñ yÕu sau: TK 611: mua hµng. TK 133: ThuÕ GTGT ®Çu vµo. TK 621: chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. TK 152: nguyªn vËt liÖu. TK 153: c«ng cô dông cô. Vµ mét sè tµi kho¶n kh¸c cã liªn quan. II. Thùc tÕ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô: Nguyªn vËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng quan träng cÊu thµnh nªn thùc thÓ vËt chÊt cña s¶n phÈm. Nguyªn vË liÖu ®Ó t¹o thµnh s¶n phÈm cña Nhµ xuÊt b¶n lµ giÊy chiÕm 60% gi¸ thµnh (nÕu lµ s¸ch), biÓu chiÕm 70%, ngoµi ra cßn mùc in, kÏm vµ c¸c vËt liÖu phô kh¸c (mì, dÇu, giÎ) phôc vô cho qu¸ tr×nh t¹o nªn s¶n phÈm. II.1. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ xuÊt b¶n: a. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu: + Nguyªn vËt liÖu chÝnh: giÊy c¸c lo¹i ®Ó t¹o nªn s¶n phÈm lµ s¸ch, biÓu mÉu chøng tõ...(giÊy b·i b»ng, giÊy poluya, giÊy mµu). + Nguyªn vËt liÖu phô: kÏm, mùc in vµ c¸c vËt liÖu phô kh¸c nh­ dÇu, mì, giÎ,...phôc vô cho qu¸ tr×nh in Ên. C¸c lo¹i vËt liÖu trªn ®­îc cÊt gi÷, b¶o qu¶n trong hai kho sau: . kho cña phßng s¶n xuÊt kinh doanh . kho cña x­ëng in HÖ thèng gi¸ mµ doanh nghiÖp ®ang ¸p dông lµ gi¸ thùc tÕ. ViÖc tÝnh gi¸ thùc tÕ nhËp kho - xuÊt kho cô thÓ nh­ sau: * Gi¸ nhËp kho: lµ gi¸ thùc tÕ ghi trªn ho¸ ®¬n cña n¬i b¸n mµ doanh nghiÖp mua vÒ, cßn mäi chi phÝ thu mua, vËn chuyÓn bèc dì, b¶o qu¶n thùc tÕ ph¸t sinh doanh nghiÖp kh«ng h¹ch to¸n vµo gi¸ mua cña nguyªn vËt liÖu mµ vµo chi phÝ b¸n hµng (TK641) VD: Ngµy 8/4/2004 Nhµ xuÊt b¶n mua kÏm cña C«ng ty TNHH ViÖt Hµ. Sè ho¸ ®¬n 15946 GTGT. Tæng sè tiÒn thanh to¸n theo ho¸ ®¬n lµ: 2.000.000® vµ tiÒn vËn chuyÓn lµ 50.000® ®· tr¶ b»ng tiÒn mÆt. KÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 641 50000 Nî TK 133 181818 Nî TK 611 1818182 Cã TK 111 2050000 Víi ®Æc thï s¶n xuÊt kinh doanh cña Nhµ xuÊt b¶n nªn mua nguyªn vËt liÖu phôc vô san xuÊt chñ yÕu lµ nguyªn vËt liÖu mua ngoµi cña mét sè c¬ së chÝnh: - x­ëng giÊy T©n lËp. - C«ng ty vËt t­ ngµnh in. - Liªn hiÖp ngµnh giÊy Hµ néi. - C«ng ty th­¬ng m¹i H­ng in. Ngoµi ra cßn mua lÎ c¸c lo¹i giÊy can, giÊy mµu vµ mét sè thø kh¸c ë c¸c hé c¸ thÓ b¸n giÊy ë hµng c©n. * Gi¸ xuÊt kho: khi xuÊt kho, Nhµ xuÊt b¶n tÝnh theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh (nhËp gi¸ nµo xuÊt gi¸ ®ã, ®óng l« hµng ®ã), do ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña Nhµ xuÊt b¶n lµ ®Þa ®iÓm ®Þa bµn chËt hÑp, kh«ng tæ chøc ®­îc hÖ thèng nhµ kho riªng. Nguyªn vËt liÖu dù tr÷ t¹i doanh nghiÖp rÊt Ýt, khi cã hîp ®ång in Ên míi tÝnh to¸n vµ nhËp nguyªn vËt liÖu vÒ. Sau ®ã xuÊt ®Ó s¶n xuÊt lu«n. II.2. Thñ tôc vµ chøng tõ nhËp - xuÊt nguyªn vËt liÖu: a. Chøng tõ sö dông: Nhµ xuÊt b¶n sö dông c¸c lo¹i chøng tõ theo ®óng quy ®Þnh cña bé tµi chÝnh c¸c ho¸ ®¬n mua hµng. Ho¸ ®¬n GTGT cña ng­êi b¸n, phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, sæ chi tiÐt vËt t­, biªn b¶n kiÓm kª vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸, ngoµi ra cßn cã b¶ng kª nhËp kho vËt liÖu b¶ng tæng hîp kÕ to¸n mua hµng vµ nguyªn vËt liÖu tån kho. b. Khi nhËp kho nguyªn vËt liÖu: Nguyªn vËt liÖu mua ngoµi khi mua nguyªn vËt liÖu vÒ, ng­êi mua mang “Ho¸ ®¬n GTGT cña bªn b¸n vÒ cho kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø viÕt “phiÕu nhËp kho nguyªn vËt liÖu”.(sau khi ®· kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña ho¸ ®¬n). PhiÕu nhËp kho nguyªn vËt liÖu ®­îc viÕt lµm ba liªn: Liªn 1: KÕ to¸n hµng ho¸ l­u trªn sæ kÕ to¸n. Liªn 2: Giao cho chñ kho. Liªn 3: §Ó l­u cuèng. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tËp hîp phiÕu nhËp kho ®Ó lªn “b¶ng kª tæng hîp nhËp kho nguyªn vËt liÖu”. VD: Ngµy 29/6/2004 Nhµ xuÊt b¶n mua giÊy cña C«ng ty in vµ v¨n ho¸ phÈm cã kÌm theo ho¸ ®¬n GTGT sè 033728. Ho¸ ®¬n (GTGT) MÉu sè: 01GTKT-3LL Liªn 2 (giao kh¸ch hµng) BG/00-B Ngµy 29/6/2004 N 033728 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty in vµ v¨n ho¸ phÈm. §Þa chØ: Nh©n ChÝnh - Thanh Xu©n - Hµ néi sè TK 4311002100000 §iÖn tho¹i: MS: 0100110571 Hä vµ tªn ng­êi mua hang: anh TuÊn §¬n vÞ: Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª §Þa chØ: 98 Thôy Khuª - Hµ néi Sè tµi kho¶n: H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt MS: 0100111779-1 STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 ´ 2 1 GiÊy couche Kg 1928 4716 9092448 Céng tiÒn hµng 9092448 ThuÕ xuÊt thuÕ GTGT tiÒn thuÕ GTGT 909244 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 10001692 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: m­êi triÖu kh«ng tr¨m linh mét ngµn s¸u tr¨m chÝn m­¬i hai ®ång Ng­êi mua hµng (ký, ghi râ hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (ký, ghi râ hä tªn) Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (ký, ghi râ hä tªn) PhiÕu nhËp kho §¬n vÞ: Ngµy 29/6/2004 MÉu sè 01-VT §Þa chØ: Sè 2/6 Q§ sè 1141-TC/Q§/CK§T Nî 611 Cã 331 Ngµy 1/1/1995 cña Bé Tµi chÝnh Hä vµ tªn ng­êi giao hµng: anh TuÊn Theo hîp ®ång sè 33728 ngµy29/6/2004 cña Cty in vµ v¨n ho¸ phÈm. NhËp kho: NXB STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ (s¶n phÈm hµng ho¸) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo CT Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1 GiÊy couche Kg 1928 1.928 4716 9092448 Céng: 1928 1.928 4716 9092448 NhËp ngµy 29/6/2004 Phô tr¸ch cung tiªu (hoÆc bé phËn cã nhu cÇu nhËp) (Ký, hä tªn) Ng­êi giao hµng (Ký, hä tªn) Thñ kho (Ký, hä tªn) Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) c. §èi víi nguyªn vËt liÖu xuÊt kho: Do ¸p dông ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú nªn Nhµ xuÊt b¶n kh«ng dïng phiÕu xuÊt kho, trõ tr­êng hîp xuÊt ®i nhµ in ®Ó in tµi liÖu cßn in ë Nhµ xuÊt b¶n th× c¨n cø vµo phiÕu s¶n xuÊt cña x­ëng in ®Ó thñ kho xuÊt giÊy.PhiÕu s¶n xuÊt do phßng s¶n xuÊt kinh doanh lËp theo ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch, phiÕu s¶n xuÊt ®­îc thµnh hai phiÕu (mét l­u t¹i phßng s¶n xuÊt kinh doanh, mét t¹i phßng kÕ to¸n), thñ kho c¨n cø vµo phiÕu s¶n xuÊt ®Ó nguyªn vËt liÖu cho x­ëng in s¶n xuÊt s¶nphÈm. KÕ to¸n kh«ng viÕt phiÕu xuÊt kho mµ chØ c¨n cø vµo phiÕu s¶n xuÊt cña phßng s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó cuèi th¸ng lªn b¶ng kÕ s¶n phÈm tù in. PhiÕu s¶n xuÊt. Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª Sè: 3 Phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt Tªn Ên phÈm: hái ®¸p vÒ ma tuý Hîp ®ång sè :18 ngµy 30/6/2004 §¬n vÞ ®Æt hµng : UBDT miÒn nói. Tæng gi¸ trÞ tiªu thô theo hîp ®ång: 30400000 DiÔn gi¶i Dù to¸n theo hîp ®ång Thùc hiÖn TK ®èi øng 1. Tæng sè l­îng Ên phÈm (sè b¶n) 2000 cuèn -- khu«n khæ Ên phÈm 145 + 20,5 -- sè trang 1 b¶n 128 trang 2. Chi phÝ s¶n xuÊt -- giÊy in ruét khæ couche 80 g/m2 2600000 621 -- giÊy in b×a khæ sè l­îng -- can sè l­îng 6400000 142 -- phim sè l­îng 579300 142 -- in c«ng nghÖ 12571400 611 Céng chi: 16390700 Ngµy b¾t ®Çu in 5/6/2004 Ngµy hoµn thµnh 30/6/2004 Ngµy 5/6/2004 KÕ to¸n Tr­ëng phßng SXKD Ghi phiÕu PhiÕu s¶n xuÊt Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª Phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt Tªn Ên phÈm: B¶ng ®iÓm + giÊy CN + giÊy CN tèt nghiÖp Hîp ®ång sè: 16 ngµy 10/6/2004 §¬n vÞ ®Æt hµng: Phßng ®µo t¹o Tr­êng §H LuËt Hµ Néi Tæng gi¸ trÞ tiªu thô theo hîp ®ång: 6450000 + 600000 DiÔn gi¶i Dù to¸n theo hîp ®ång Thùc hiÖn TK ®èi chøng 1. Tæng sè l­îng s¶n phÈm (sè l­îng) -- khu«n khæ Ên phÈm -- sè trang 1 b¶n 2. Chi phÝ s¶n xuÊt -- giÊy in ruét khæ: in tæng hîp 3809000 611 -- giÊy in khæ B 297,82 6000T ´ 124 744000 621 -- kÏm 3 9500 28500 621 -- phim (2 lÇn) 195455 142 -- lµm phim 135000 611 -- c«ng in 20000 622 Céng chi: 4931955 Ngµy b¾t ®Çu in 11/6/2004 Ngµy hoµn thµnh 30/6/2004 Ngµy 20/6/2004 KÕ to¸n Tr­ëng phßng KHSX Ghi phiÕu Hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ nhËp xuÊt kho nguyªn vËt liÖu ( phiÕu nhËp kho, phiÕu s¶n xuÊt, phiÕu xuÊt ®Ó in) thñ kho ghi râ sè l­îng thùc nhËp ,thùc xuÊt cña nguyªn vËt liÖu vµo thÎ kho sau ®ã ®· kiÓm tra møc hîp lý hîp ph¸p cña chøng tõ. Cuèi th¸ng sau khi ®· ph¶n ¸nh tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô nhËp kho ,xuÊt kho ,thñ Kho ®· tÝnh ®­îc sè l­îng nguyªn vËt liÖu tån kho. VD: trÝch. ThÎ kho Tªn nguyªn vËt liÖu : giÊy b·i b»ng khæ 27 ´ 39 §¬n vÞ tÝnh: tê (1 ram cã 500 tê) Gi¸ ®¬n vÞ: Ngµy Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Th¸ng NhËp XuÊt NhËp XuÊt Tån 7/5 NhËp cña x­ëng s¶n xuÊt T©n lËp 140000 780000 PhiÕu s¶n xuÊt sè 10 2 XuÊt ®Ó in s¶n phÈm 7500 463000 Nh­ vËy, viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i kho ®­îc thÓ hiÖn trªn thÎ kho mét c¸ch th­êng xuyªn liªn tôc theo chØ tiªu trªn sè l­îng. T¹i phßng kÕ to¸n: ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ®­îc theo dâi ë sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. Hµng ngµy, c¨n cø vµo chøng tõ nhËp xuÊt - kho nguyªn vËt liÖu kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu mçi lo¹i. - C¨n cø ®Ó lËp hå s¬ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu: C¸c phiÕu nhËp kho, xuÊt kho (®i nhµ in), b¶ng kª phiÕu s¶n xuÊt cña x­ëng in (sè nguyªn vËt liÖu ®· xuÊt), biªn b¶n thanh lý nguyªn vËt liÖu (thõa, thiÕu, mèi mät). - Ph­¬ng ph¸p ghi sæ: khi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu c¨n cø vµo chøng tõ kÕ to¸n ®· ghi trªn sæ. + sè d­ ®Çu kú: c¨n cø vµo sè d­ cuèi th¸ng tr­íc chuyÓn sang. + sè d­ cuèi kú: kiÓm kª cuèi th¸ng vµ ®èi chiÕu thÎ kho cña thñ kho. II.3. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu: Do ®Æc ®iÓm cña Nhµ xuÊt b¶n lµ ¸p dông h×nh thøc h¹ch to¸n tån kho theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú nªn sö dông tµi kho¶n 611 “mua hµng” vµ tµi kho¶n 621 “chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp”. §Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu cßn tµi kho¶n 152 “nguyªn vËt liÖu” chØ lµ tµi kho¶n trung gian ®Ó kÕt chuyÓn ®Çu kú, cuèi kú. II.3.1. Khi nhËp kho nguyªn vËt liÖu: Khi mua nguyªn vËt liÖu (giÊy, kÏm, mùc in) vÒ nhËp kho ®Çu tiªn thñ kho ph¶i kiÓm nhËn nguyªn vËt liÖu. C¬ së kiÓm nhËn lµ ho¸ ®¬n GTGT cña ng­êi b¸n, khi ch­a cã ho¸ ®¬n GTGT th× c¨n cø vµo hîp ®ång mua b¸n cña 2 bªn. Sau khi kiÓm nhËn, thñ kho chuyÓn ho¸ ®¬n GTGT lªn phßng kÕ to¸n viÕt phiÕu nhËp kho nguyªn vËt liÖu, nÕu cã thõa thiÕu hoÆc kh«ng ®óng khæ th× lËp biªn b¶n chê xö lý. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT cña ng­êi b¸n vµ phiÕu nhËp kho. KÕ to¸n ghi: Nî TK 133 thuÕ VAT ®Çu vµo Nî TK 611 trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu Cã TK 111 tr¶ b»ng tiÒn mÆt Cã TK 112 tr¶ b»ng tiÒn ng©n hµng (SÐc, UNV) Theo th«ng sè tiÒn cña ho¸ ®¬n, cßn tiÒn vËn chuyÓn, bèc v¸c, chiÕt khÊu, gi¶m gi¸ Nhµ xuÊt b¶n h¹ch to¸n vµo TK 641. Nh­ vËy, gi¸ nguyªn vËt liÖu lµ gi¸ thùc tÕ b»ng gi¸ hµng hãa ghi trªn ho¸ ®¬n GTGT mua hµng. VD: phiÕu nhËp sè 2: mua giÊy cña C«ng ty in vµ ho¸ phÈm cßn nî cña ng­êi b¸n ch­a thanh to¸n. Nî TK 133: 909244 Nî TK 611: 9092448 Cã TK 331: 1001692 §Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp kho nguyªn vËt liÖu ®­îc dÔ dµng tiÖn theo dâi kÕ to¸n sö dông b¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸ dÞch vô mua vµo. Néi dung cña b¶ng kª: LiÖt kª toµn bé t×nh h×nh nhËp kho nguyªn vËt liÖu cña Nhµ xuÊt b¶n theo thø tù thêi gian c¨n cø ®Ó lËp b¶ng kª lµ c¸c phiÕu nhËp kho. - Ph­¬ng ph¸p ghi: mçi chøng tõ nhËp kho ph¸t sinh ®Òu ®­îc ghi riªng vµo mét dßng cña b¶ng kª. Cuèi th¸ng tæng hîp b¶ng kª vµo b¶ng tæng hîp c©n ®èi tµi kho¶n mua hµng vµ b¶ng tæng hîp b¶ng kª hµng ho¸ dÞch vô mua hµng (VD: t×nh h×nh nhËp kho NVL th¸ng 6/2004. Nhµ xuÊt b¶n thèng kª 98 Thôy Khuª - T©y Hå - Hµ néi B¶ng tæng hîp c©n ®èi tµi kho¶n mua hµng (ph­¬ng ph¸p kiÓm kª tµi s¶n ®Þnh kú) Th¸ng 6 n¨m 2004 Ph¸t sinh mua hµng vµ thanh to¸n Ph©n tÝch mua hµng theo ®èi t­îng sö dông TK ®èi øng bªn cã Sè tiÒn theo gi¸ thanh to¸n ThuÕ GTGT Gi¸ chi nî mua hµng DiÔn gi¶i Tæng sè tiÒn Biªn tËp Phßng SXKD ChÕ b¶n vµ in X­ëng in Qu¶n lý 111 4310000 129072 4180928 1. ghi nî TK 621 sè NVL dïng vµo s¶n xuÊt 406775388 39061100 367714288 112 6880296 4590399 64239897 311 2. ghi nî TK 631 gi¸ trÞ thµnh phÈm nhËp kho 462636571 59563636 76811297 514979000 274764639 331 744203995 12632730 731571265 3. ghi nî TK 632 sè NVL xuÊt b¶n th¼ng (kh«ng qua chÕ biÕn) Céng 817344291 17352201 799992090 Céng 869411960 59563636 115872397 Tån nguyªn vËt liÖu ®Çu kú 175481837 Tån cuèi kú 106061967 1934005 5224253 49417530 39486179 Tæng céng 975473927 Tæng céng 975473927 59563636 117806402 56721263 427131818 314250818 Ng­êi lËp biÓu Ngµy 30/6/2004 KÕ to¸n tr­ëng Nhµ xuÊt b¶n thèng kª 98 Thôy Khuª - T©y Hå - Hµ néi M· sè 0100111779 - 1 B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô mua vµo MÉu dïng cho c¬ së kª khai khÊu trõ thuÕ hµng ho¸ th¸ng 6/2004 Chøng tõ mua Tªn ®¬n vÞ ng­êi b¸n Tæng sè tiÒn thanh to¸n Trong tæng sè Ghi cã TK ®èi øng Ghi nî nhËp kho Sè Ngµy Gi¸ trÞ mua vµo ThuÕ GTGT ®Çu vµo Tªn kho NVL b¸n TP Thµnh phÈm Chi phÝ SXKD 8172 25482 25482 46879 68859 11227 11202 41467 70567 98089 11209 33728 8/6 28/6 - 2/6 - 10/5 13/6 3/6 20/6 24/6 27/5 6/6 29/6 XN in 15 Nhµ m¸y in Qu©n ®éi Nhµ m¸y in Qu©n ®éi CTy in C«ng ®oµn VN §K gi¶m t¹m nhËp PNK sè 5/31 - 5 - 2004 CTy in C«ng ®oµn XN in B¾c Th¸i XN in B¾c Th¸i Nhµ in KH vµ CN CTy in Tæng hîp HN XN in B¾c Th¸i XN in B¾c Th¸i CTy in vµ v¨n ho¸ phÈm 3756480 43695792 10835280 2310000 (610.000) 400.000 2991956 26982143 13200000 4.800.000 16056.000 18000197 10001192 3577600 42695792 10835280 2200000 (610.000) 380928 2719960 24529221 12571400 4570900 16056000 16363816 9092448 178880 515964 110000 19072 271996 2452922 628600 229100 1636381 909244 331 331 331 111 331 111 112 112 331 112 112 112 331 BBT - - - - SXKD - - - - Q/lý 9092448 3577600 43695792 10835280 2200000 (610.000) 380929 2709960 24529221 12571400 4570900 16056000 16363816 A.TuÊn Céng 152419540 145467381 6952159 9092448 136374933 Ng­êi thanh to¸n Ng­êi lËp biÓu Ngµy 30 th¸ng 06 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng hµ xuÊt b¶n thèng kª 98 Thôy Khuª - T©y Hå - Hµ néi M· sè 0100111779 - 1 B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô mua vµo MÉu dïng cho c¬ së kª khai khÊu trõ thuÕ hµng ho¸ th¸ng 6/2004 Chøng tõ mua Tªn ®¬n vÞ, ng­êi b¸n Tæng sè tiÒn thanh to¸n Trong tæng sè Ghi cã TK ®èi øng Ghi nî kho nhËp (®èi t­îng nhËp) Sè Ngµy Gi¸ trÞ mua vµo ThuÕ GTGT ®Çu vµo Tªn kho NVL b¸n TP Thµnh phÈm Chi phÝ SXKD 69213 40300 3499 83708 11905 84025 84026 12349 6/6 3/6 9/6 21/6 14/6 28/6 - 30/6 mang sang HTX c«ng nghiÖp An Thµnh C«ng ty XNK ngµnh in NguyÔn VÜnh Thµnh CTy cung øng ®Çu t­ vµ x©y l¾p Hµ néi CTy TNHH Mai Nam CTy in Thèng NhÊt Cty in Thèng NhÊt Nhµ s¸ch TrÝ §øc, Nga Hµ D­ §Æng L­ - Phóc X¸ - HN §/c: gi¶m t¹m nhËp PN 6/31-5-2004 Anh h×nh Tam nhËp A. TuÊn + Tho (t¹m nhËp) 152419540 50575833 390625 7200000 5978500 287100 65413000 22119000 9840000 1600000 (47475000) 252953550 257399997 14567381 45978030 362500 7200000 5435000 261000 65413000 22119000 9840000 1600000 (47475000) 252953550 257399997 6952159 45978030 18125 534500 26100 331 331 331 331 331 331 331 331 331 111 331 331 331 X­ëng - - - - CB - - - - - X.in Q.lý 9092448 45978030 362500 7200000 5435000 5435000 252953550 136374933 65413000 22113000 22119000 9840000 1600000 (47475000) 257399997 Céng 778692145 766554458 12137687 321282528 445271930 Ng­êi thanh to¸n Ng­êi lËp biÓu Ngµy 30 th¸ng 06 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng Nhµ xuÊt b¶n thèng kª 98 Thôy Khuª - T©y Hå - Hµ néi M· sè 0100111779 - 1 B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô mua vµo MÉu dïng cho c¬ së kª khai khÊu trõ thuÕ hµng ho¸ th¸ng 6/2004 Chøng tõ mua Tªn ®¬n vÞ, ng­êi b¸n Tæng sè tiÒn thanh to¸n Trong tæng sè Ghi cã TK ®èi øng Ghi nî kho nhËp (®èi t­îng III) Sè Ngµy Gi¸ trÞ mua vµo ThuÕ GTGT ®Çu vµo Tªn kho NVL b¸n TP Thµnh phÈm Chi phÝ SXKD Mang sang 778692145 12137687 321282528 445271930 37893 7/6 CTy TNHH c«ng nghiÖp giÊy s¶n xuÊt bao b× N. DiÖp 32347000 29406345 2940655 331 SXKD 29406345 25012449 22738590 2273859 331 SXKD 22738590 §/c gi¶m phiÕu nhËp th¸ng 4/2004 25012449 331 SXKD (18707303) Céng 817334291 799992090 17352201 354720160 445271930 Ng­êi thanh to¸n Ng­êi lËp biÓu Ngµy 30 th¸ng 06 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª 98 Thôy Khuª - Ba §×nh - Hµ Néi Tªn kho: SXKD B¶ng tæng hîp nguyªn vËt liÖu vµ b¸n thµnh phÈm, nhËp, xuÊt, tån. (ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) Th¸ng 6/2004 §¬n vÞ tÝnh: 1000® Chøng tõ nhËp Tªn nguyªn vËt liÖu b¸n thµnh phÈm §¬n vÞ tÝnh Tån ®Çu kú (d­ nî 152) Ph¸t sinh trong kú Tån cuèi kú (d­ nî 152) XuÊt sö dông trong kú Sè Ngµy Sè l­îng Gi¸ vèn Sè l­îng Gi¸ vèn Sè l­îng Gi¸ vèn S¶n xuÊt TP XuÊt b¸n TT Sè l­îng Gi¸ vèn Sè l­îng GÝa vèn 2 6/6 SXKD 7557473 33437632 1922687 39061100 5 11/6 CB 5224253 5224253 8 16/6 X­ëng in 114841738 312190080 59417530 367714288 13 20/6 Qu¶n lý 47758373 9092448 39486179 17364542 Céng 17548373 354720160 106061967 424140030 Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª 98 Thôy Khuª - Ba §×nh - Hµ Néi Tªn kho: SXKD B¶ng kª nguyªn vËt liÖu vµ b¸n thµnh phÈm, nhËp, xuÊt, tån. (ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) Th¸ng 6/2004 §¬n vÞ tÝnh: 1000® Chøng tõ nhËp Tªn nguyªn liÖu, vËt liÖu b¸n thµnh phÈm §¬n vÞ tÝnh Tån ®Çu kú (d­ nî 152) Ph¸t sinh trong kú Tån cuèi kú (d­ nî 152) XuÊt sö dông trong kú Sè Ngµy Sè l­îng Gi¸ vèn Sè l­îng Gi¸ vèn Sè l­îng Gi¸ vèn S¶n xuÊt TP XuÊt b¸n TT Sè l­îng Gi¸ vèn Sè l­îng Gi¸ vèn GiÊy B2 (25 ´ 33) 10991700 10991700 (27 ´ 39) 11888400 11888400 18 30/6 Couche 80 g/m 2924300 2924300 (29,7 ´ 42) 5311000 5311000 (31 ´ 42) 862700 862700 (26 ´ 36) 332214 525000 (54 ´ 39) 1116000 1116000 KÏm A3P24 689 5682582 29 240582 660 5442000 GiÊy B2 1682105 11318 1693423 Céng 7557473 33437632 1934005 39061100 Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª 98 Thôy Khuª - Ba §×nh - Hµ Néi Tªn kho: SXKD B¶ng kª nguyªn vËt liÖu vµ b¸n thµnh phÈm, nhËp, xuÊt, tån. (ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) Th¸ng 6/2004 §¬n vÞ tÝnh: 1000® Chøng tõ nhËp Tªn nguyªn liÖu, vËt liÖu b¸n thµnh phÈm §¬n vÞ tÝnh Tån ®Çu kú (d­ nî 152) Ph¸t sinh trong kú Tån cuèi kú (d­ nî 152) XuÊt sö dông trong kú Sè Ngµy Sè l­îng Gi¸ vèn Sè l­îng Gi¸ vèn Sè l­îng Gi¸ vèn S¶n xuÊt TP XuÊt b¸n TT Sè l­îng Gi¸ vèn Sè l­îng Gi¸ vèn Qu¶n lý GiÊy B2 c¸c lo¹i 47758373 30092448 17364642 GiÊy Couche 9092448 9092448 X­ëng in GiÊy B2 114941738 252953550 181000 367714288 Chøng tõ ghi sæ §¬n vÞ:........... Sè: 9/6 Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã 9 30/6 Tæng trÞ gi¸ hµng mua trong th¸ng 611 731571265 133 12632730 799992090 331 744203995 Khö 111: 4180028 112: 64239897 Bót to¸n: 73571265 Céng 744203995 744203995 KÌm theo ...... chøng tõ gèc Ng­êi lËp (ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (ký, hä tªn) Chøng tõ ghi sæ §¬n vÞ:........... Sè: 9/6 Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã 10 30/6 K/c nguyªn vËt liÖu tån kho ®Çu kú 611 175481837 152 175481837 Céng 175481837 175481837 KÌm theo ...... chøng tõ gèc Ng­êi lËp (ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (ký, hä tªn) Chøng tõ ghi sæ §¬n vÞ:........... Sè: 9/6 Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã 11 30/6 K/c nguyªn vËt liÖu tån kho cuèi kú vµ nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng trong kú 152 106061967 621 424140030 611 530201997 Céng 530201997 530201997 KÌm theo ...... chøng tõ gèc Ng­êi lËp (ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (ký, hä tªn) Chøng tõ ghi sæ Chøng tõ TrÝch yÕu Sè hiÖu TK Sè tiÒn Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã 12 30/6 TrÞ gi¸ thµnh phÈm nhËp trong th¸ng 631 1068072241 611 445271930 621 424140030 622 7010400 7010400 627 107919276 107919276 142 83830605 Céng ph¸t sinh 1068172241 1068172241 KÌm theo ...... chøng tõ gèc Ng­êi lËp (ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (ký, hä tªn) Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Th¸ng 06/2004 Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy th¸ng 9 30/6 744203995 10 30/6 175481837 11 30/6 530201997 Dùa vµo c¸c chøng tõ ghi sæ cã liªn quan, kÕ to¸n ghi vµo sæ c¸i TK 152 Sæ c¸i tµi kho¶n 152 (trÝch) Tªn tµi kho¶n: nguyªn liÖu, vËt liÖu Th¸ng 06/2004 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã 1 2 3 4 5 6 7 12/6 10/6 30/6 K/c tån kho ®Çu kú 611 175481837 12/6 11/6 30/6 K/c tån kho cuèi kú 611 106061967 106061967 175481837 Sæ c¸i tµi kho¶n 153 (trÝch) Tªn tµi kho¶n: c«ng cô, dông cô Th¸ng 06/2004 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã 1 2 3 4 5 6 7 V× th¸ng thùc tËp kh«ng cã nhiÖm vô kinh tÕ ph¸t sinh Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, ng­êi b¸n TK 331 §èi t­îng: nhµ m¸y in Qu©n §éi Ngµy th¸ng n¨m Chøng tõ DiÔn gi¶i Thêi h¹n ®­îc chiÕt khÊu Tµi kho¶n chiÕt khÊu Sè ph¸t sinh Sè d­ Ngµy th¸ng ®· thanh to¸n Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã Nî Cã D­ ®Çu kú 79337000 28/6 25482 NhËp kho 611 10835280 90172280 Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, ng­êi b¸n TK 331 §èi t­îng: XN in B¾c Th¸i Ngµy th¸ng n¨m Chøng tõ DiÔn gi¶i Thêi h¹n ®­îc chiÕt khÊu Tµi kho¶n chiÕt khÊu Sè ph¸t sinh Sè d­ Ngµy th¸ng ®· thanh to¸n Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã Nî Cã D­ ®Çu kú 43695792 11/6 5 ChuyÓn tr¶ tiÒn nhËp kho 112 43695792 13/6 11227 611 26982143 36982143 Cuèi th¸ng c¨n cø c¸c sè thÎ kÕ to¸n chi tiÕt tæng hîp s« liÖu chi tiÕt, c¨n cø vµo c¸c sæ c¸i tµi kho¶n ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n. B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh (trÝch) Th¸ng 06/2004 Sè hiÖu TK Tªn TK M· sè Sè d­ ®Çu kú Sè ph¸t sinh Sè d­ cuèi kú 152 Nguyªn vËt liÖu 15 157481837 106061967 175481837 106061967 Ng­êi lËp biÓu Hµ néi, ngµy 30/6/2004 KÕ to¸n tr­ëng Ch­¬ng III thèng kª: Mét sè ý kiÕn ®ãng gãp nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ xuÊt b¶n I. NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª: Nguyªn vËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng, mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vËt chÊt cÊu thµnh nªn thÓ s¶n phÈm cuèi cïng cña Nhµ xuÊt b¶n. §Ó cã ®­îc mét cuèn s¸ch hay, biÓu mÉu tèt th× ngoµi néi dung phong phó, tr×nh bµy ®Ñp, khoa häc, l«gic ra, nguyªn vËt liÖu: giÊy mùc... ®Ó t¹o thµnh thùc thÓ cña s¶n phÈm còng ph¶i ®¹t ®­îc môc tiªu chi phÝ tiªu hao Ýt nhÊt nh»m h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng lîi nhuËn. Trong thêi gian thùc tËp t¹i Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª, trªn c¬ së néi dung lý luËn kÕt hîp víi thùc tÕ t¹i Nhµ xuÊt b¶n, em cã mét vµi nhËn xÐt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng. a, ¦u ®iÓm: - Bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tËp trung gän nhÑ phï hîp víi c¸c ®Æc ®iÓm vµ qui m« s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp. - §éi ngò c¸n bé cã tr×nh ®é cao (75% ®¹i häc, 25% trung häc cã n¨ng lùc, t¸c phong lµm viÖc nghiªm tóc khoa häc n¨ng ®éng, ®oµn kÕt gióp ®ì lÉn nhau trong c«ng t¸c. - XuÊt ph¸t tõ qui m«, ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng SXKD, yªu cÇu qu¶n lý, tr×nh ®é nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n nªn Nhµ xuÊt b¶n ®· lùa chän vµ vËn dông h×nh thøc sæ s¸ch kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ lµ hîp lý. - C«ng t¸c kÕ to¸n cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª ®­îc thÓ hiÖn theo ®óng chÕ ®é cña Bé Tµi chÝnh ban hµnh nh­ng ®­îc vËn dông linh ho¹t. cã nh÷ng b¶ng biÓu sæ s¸ch kÕ to¸n phï hîp víi tÝnh ®Æc thï cña ngµnh xuÊt b¶n. - Th«ng tin do bé phËn kÕ to¸n cung cÊp nhanh chãng, chÝnh x¸c ®Çy ®ñ nªn viÖc ®èi chiÕu kiÓm tra sè liÖu gi÷a c¸c bé phËn s¶n xuÊt kinh doanh vµ lËp b¸o c¸o tµi chÝnh ®­îc thuËn lîi dÔ dµng. §ång thêi gióp ®ì l·nh ®¹o n¾m ®­îc t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh vµ tµi chÝnh cña doanh nghiÖp ®Ó cã nh÷ng gi¶i ph¸p thóc ®Èy SXKD ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao nhÊt. b, Nh÷ng h¹n chÕ cÇn c¶i tiÕn: Do ®éi ngò cña kÕ to¸n cßn h¹n chÕ vÒ mÆt sè l­îng nªn c¸n bé kÕ to¸n cßn ph¶i kiªm nhiÖm nhiÒu c«ng viÖc kh¸c nhau dÉn ®Õn t×nh tr¹ng mét sè b­íc trong c«ng t¸c kÕ to¸n cßn lµm tÊt l­ít qua, ch­a ®óng víi yªu cÇu cña chÕ ®é kÕ to¸n. Nh­ vËy, cã thÓ sÏ gÆp ph¶i khã kh¨n khi Nhµ xuÊt b¶n më réng qui m« SXKD. Trong thêi gian thùc tËp, qua thùc tÕ t«i thÊy kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë Nhµ xuÊt b¶n cã nh÷ng h¹n chÕ sau: * VÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n gi¸ thùc tÕ nhËp kho cña nguyªn vËt liÖu: + Nhµ xu©t b¶n chØ ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ nhËp kho cña nguyªn vËt liÖu (cßn thiÕu chi phÝ mua thùc tÕ) ®iÒu nµy ¶nh h­ëng tíi viÖc tÝnh trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho sÏ kh«ng chÝnh x¸c. + Khi nhËp kho kÕ to¸n kh«ng xuèng cïng thñ kho kiÓm nhËn sè l­îng, chÊt l­îng thùc nhËp cña nguyªn vËt liÖu ®Ó cïng gi¶i quyÕt kÞp thêi nh÷ng vÊn ®Ò ph¸t sinh nh­ thiÕu hôt hoÆc kh«ng ®óng quy c¸ch phÈm chÊt. * KÕ to¸n Nhµ xuÊt b¶n kh«ng viÕt phiÕu xuÊt kho (trõ khi ®­a ®i nhµ in) c¨n cø vµo phiÕu s¶n xuÊt. Nh­ vËy, khi xuÊt kho nguyªn vËt liÖu mµ bé phËn s¶n xuÊt ch­a chuyÓn phiÕu s¶n xuÊt th× kÕ to¸n n¾m sè l­îng xuÊt nguyªn vËt liÖu kh«ng kÞp thêi vµ sè l­îng hµng s¶n xuÊt chØ x¸c ®Þnh khi ®· kiÓm kª hµng tån kho cuèi th¸ng. Còng chÝnh v× vËy mµ c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu kh«ng ®­îc chÆt chÏ, kh«ng ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng mÊt m¸t hoÆc nhÇm lÉn khi xuÊt nguyªn vËt liÖu. + Nhµ xuÊt b¶n ch­a x©y dùng ®­îc ®Þnh møc chi phÝ nguyªn vËt liÖu s¶n xuÊt. ViÖc xuÊt dïng nguyªn vËt liÖu chØ dùa vµo yªu cÇu cña phiÕu s¶n xuÊt dÉn ®Õn viÖc sö dông l·ng phÝ lµm t¨ng gi¸ thµnh cña s¶n phÈm. - C«ng t¸c tån kho dù tr÷ cña nguyªn vËt liÖu: Doanh nghiÖp ch­a x¸c ®Þnh ®­îc møc dù tr÷ hµng tån kho tèi ®a tèi thiÓu ®Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc thuËn lîi cã hiÖu qu¶ cao. II. Mét sè ý kiÕn ®ãng gãp nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª: Bªn c¹nh nh÷ng kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc, trong c«ng t¸c kÕ to¸n cña Nhµ xuÊt b¶n Thèng kª cßn mét sè h¹n chÕ tuy kh«ng nhiÒu.Víi møc ®é cña mét häc sinh thùc tËp, em xin m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ý kiÕn ®ãng gãp nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i ®¬n vÞ nh­ sau: II.1. VÒ kÕ to¸n nhËp kho nguyªn vËt liÖu: + Nh­ chóng ta ®· biÕt, ®èi víi nguyªn vËt liÖu mua ngoµi th× gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n céng víi c¸c chi phÝ mua gi¸ thùc tÕ (bao gåm c¸c chi phÝ vËn chuyÓn, bèc xÕp, b¶o qu¶n, ph©n lo¹i, b¶o hiÓm, chi phÝ thuª kho b·i, tiÒn ph¹t, tiÒn båi th­êng, chi phÝ nh©n viªn...) trõ c¸c kho¶n chiÕt khÊu, gi¶m gi¸ (nÕu cã ). Khi mua nguyªn vËt liÖu cã c¸c chi phÝ mua thùc tÕ ph¸t sinh, Nhµ xuÊt b¶n nªn h¹ch to¸n ®Çy ®ñ vµo gi¸ thùc tÕ nhËp kho cña nguyªn vËt liÖu ®Ó khi xuÊt kho tÝnh trÞ gi¸ vèn cña nguyªn vËt liÖu xuÊt ®­îc chÝnh x¸c. VD: Ngµy 22/6/2004 Nhµ xuÊt b¶n mua cña c«ng ty TNHH ViÖt Hµ ba hép kÏm trÞ gi¸ thanh to¸n 6.000.000®, tr¶ tiÒn ngay chi phÝ vËn chuyÓn vÒ 98 Thôy Khuª 50.000®. Khi thanh to¸n ghi: Nî TK 611 : 5.494.600 Nî TK 133: 545.400 Cã TK 111: 6.050.000 II.2. VÒ kÕ to¸n xuÊt kho nguyªn vËt liÖu: + Nhµ xuÊt b¶n nªn x©y dùng ®Þnh møc vÒ chi phÝ nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt, lÊy ®ã lµm tiªu chuÈn khi xem xÐt c¸c phiÕu s¶n xuÊt ®Ó xuÊt nguyªn vËt liÖu. + C¨n cø vµo phiÕu s¶n xuÊt cña bé phËn s¶n xuÊt nguyªn vËt liÖu kÕ to¸n nªn viÕt phiÕu xuÊt kho ®Ó n¾m ®­îc sè nguyªn vËt liÖu xuÊt ®èi chiÕu xem cã khíp víi sè nguyªn vËt liÖu tÝnh trªn c¸c b¶ng kª cña phiÕu s¶n xuÊt kh«ng. + KÕ to¸n nªn x¸c ®Þnh møc dù tr÷ vµ tæ chøc dù tr÷ hµng tån kho thËt hîp lý ®Ó ®¶m b¶o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc liªn tôc, æn ®Þnh, tr¸nh ®­îc sù biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶ hoÆc khan hiÕm t¹m thêi cña vËt liÖu mua ngoµi.