Đề tài Kế toán quản trị với việc lập dự toán và chi phí tại Công ty Dệt May 29/3

sử dụng phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp toàn bộ. 3.1. Xác định chi phí theo phương pháp toàn bộ: Phương pháp này dự trên cơ sở coi các chi phí của quá trình sản xuất như là các chi phí sản xuất mà không cần quan tâm là nó có bản chất khả biến hay là bất biến. Chi phí đơn vị sản phẩm bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung bất biến và khả biến. Chi phí sản xuất trên báo cáo kết quả = Tổng chi phí SX trong kỳ x Mức độ tiêu thụ trong kỳ Mức hoạt động SX trong kỳ Do nhu cầu phải kịp thời có số liệu chi phí đơn vị để đánh giá công việc hoàn thành và cho các quyết định kinh doanh khác mà chi phí sản xuất chung đến cuối kỳ mới tập hợp được, nên các doanh nghiệp ước tính chi phí sản xuất chung ngay từ đầu và dựa vào mức sản lượng dự kiến để tiến hành phân bổ mức chi phí sản xuất chung ước tính. Đến cuối kỳ xử lý chênh lệch chi phí sản xuất chung. Có hai trường hợp. - Chi phí sản xuất chung thực tế lớn hơn chi phí sản xuất chung ước tính trường hợp này làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận. - Ngược lại chi phí sản xuất chung thực tế nhỏ hơn chi phí sản xuất chung ước tính trường hợp này ghi giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Phương pháp tính giá toàn bộ cung cấp số liệu cho các doanh nghiệp lập các báo cáo tài chính theo quy định, song xét về góc độ quản trị phương pháp này không đáp ứng được yêu cầu cho các nhà quản trị trong việc lập các kế hoạch linh hoạt đáp ứng nhu cầu thông tin về chi phí đơn vị trong các tình huống quy mô sản xuất khác nhau và các quyết định về giá bán sản phẩm với mức sản lượng khác nhau. Phương pháp tính chi phí thứ hai sẽ giúp các doanh nghiệp khắc phục được hạn chế này. Đó là phương pháp tính chi phí trực tiếp. 3.2. Xác định chi phí theo phương pháp trực tiếp: Phương pháp xác định chi phí toàn bộ là phương pháp phân bổ một phần chi phí sản xuất chung bất biến cho từng đơn vị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ cùng với chi phí khả biến. Chi phí đơn vị sản phẩm bao gồm cả chi phí sản xuất chung khả biến và bất biến. Khác với phương pháp trên, theo phương pháp tính giá trực tiếp thì chỉ có những chi phí của quá trình sản xuất mà trực tiếp biến động theo hoạt động sản xuất mới được xem là chi phí sản xuất. Như vậy sẽ bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung khả biến. Chi phí sản xuất chung bất biến không được xem là chi phí sản xuất theo phương pháp này. Đúng hơn là chúng được xem như là chi phí thời kỳ và được trừ ra khỏi thu nhập như chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Vì vậy trong giá trị hàng tồn kho của điưn vị sản phẩm theo phương pháp trực tiếp không chứa đựng một yếu tố nào của chi phí sản xuất bất biến. Phương pháp trực tiếp chỉ tính các biến phí nguyên liệu, biến ;phí nhân công và biến phí sản xuất chung nên có thể cung cấp thông tin nhanh về chi phí đơn vị cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định ngắn hạn như: các quyết định về giá bán sản phẩm, lập dự toán nhanh hay quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thêm một đơn đặt hàng. Nếu như công tác lập báo cáo bộ phận đánh giá trách nhiệm quản lý và các phương pháp xác định chi phí cung cấp thông tin cho chức năng kiểm tra và đánh giá chi phí thì phân tích thông tin chi phí là một trong những nội dung của kế toán quản trị chi phí trong việc cung cấp thôngtin cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị. 4. Phân tích thông tin chi phí phục vụ quá trình ra quyết định của nhà quản trị: 4.1. Phân tích hoà vốn: Điểm hoà vốn là cơ sở giúp cho nhà quản trị xây dựng kế hoạch và xác định các phương án kinh doanh một cách chủ động để đạt được kết quả dự kiến trong những điều kiện nhất định về doanh thu, giá bán, chi phí... Trên cơ sở số liệu chi phí đã phân tích thành biến phí và định phí, ta thực hiện một số nội dung phân tích sau: Phân tích điểm hoà vốn với công thức: Điểm hoà vốn (đvsp) = Tổng chi phí cố định Giá bán đơn vị - Chi phí biến đổi đơn vị Trên cơ sở sản lượng hoà vốn kế toán xác định doanh thu hoà vốn, tỷ lệ hoà vốn và xác định số dư an toàn. 4.2. Phân tích mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận: Phân tích mối quan hệ giữa chi phí - sản lượng - lợi nhuận là kỹ thuật đánh giá ảnh hưởng của những thay đổi về chi phí đối với lợi nhuận trong doanh nghiệp. Song việc phân tích chỉ có ý nghĩa khi nó được đặt trong những điều kiện giới hạn như: - Giá bán đơn vị sản phẩm không đổi. - Chi phí phải phân thành định phí và biến phí một cách chính xác. - Kết cấu sản phẩm cố định khi thay đổi yếu tố chi phí và sản lượng tiêu thụ. - Mối quan hệ biến động của chi phí, sản lượng, doanh thu, lợi nhuận là quan hệ tuyến tính. - Định phí không thay đổi trong phạm vi hoạt động. - Ap dụng phương pháp tính giá trực tiếp hoặc phương pháp toàn bộ nhưng sản lượng sản xuất bằng sản lượng tiêu thụ. Ứng dụng của mô hình phân tích CVP tập trung các ở nội dung sau: - Phân tích mức sản lượng cần thiết để đạt mức lợi nhuận mong muốn. - Phân tích sự ảnh hưởng của thay đổi chi phí đến lợi nhuận. - Phân tích sự ảnh hưởng của kết cấu mặt hàng đối với sự thay đổi của lợi nhuận. - Phân tích sự thay đổi của giá bán đến lợi nhuận. Mục tiêu của những ứng dụng phân tích trên là nhằm cung cấp những thong tin cần thiết cho nhà quản trị doanh nghiệp kịp thời có những quyết định khi có những tình huống kinh doanh thay đổi, giúp doanh nghiệp thu được lợi nhuận tối đa trong điều kiện cho phép. Để phân tích mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận. Kế toán quản trị chi phí thường sử dụng các công cụ phân tích sau: - Số dư đảm phí: là phần chênh lệch giữa doanh thu với biến phí sản xuất kinh doanh. chỉ tiêu số dư đảm phí có ý nghĩa trong việc vận dụng phân tích mối quan hệ CVP. Số dư đảm phí trước hết dùng để trang trải định phí, phần còn lại là lợi nhuận thuần của doanh nghiệp. Nó thể hiện phần đóng góp của bộ phận sản phẩm tạo nên lợi nhuận. Bộ phận nào có số dư đảm phí lớn sẽ có khả năng đóng góp nhiều hơn vào việc gia tăng lợi nhuận. * Tỷ lệ số dư đảm phí: là chỉ tiêu biểu hiện mối quan hệ bằng số tương đối quan hệ tỷ lệ số dư đảm phí với doanh thu hoặc giữa phần đóng góp với đơn giá bán. Khi đạt mức sản lượng trên điểm hoà vốn, doanh thu tăng lên lợi nhuận sẽ tăng một mức bằng tích tỷ lệ số dư đảm phí với doanh thu. CHƯƠNG II TÌNH HÌNH THỰC TẾ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 A. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY DỆT MAY 29/3: I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY DỆT MAY 29/3: 1. Quá trình hìnhthành và phát triển của Công ty Dệt may 29/3. Sau ngày đất nước hoàn toàn giải phóng, trước nhu cầu khách quan về sự phát triển của nền kinh tế và nhu cầu làm đẹp ngày càng tăng, đồng thời nhằm xây dựng nền kinh tế đồng bộ và hoàn chỉnh. Các nhà tiểu thương Đà Nẵng đã cùng nhau góp vốn thành lập nên "Tổ Hợp dệt 29/3". Lúc bấy giờ, cơ sở vật chất còn thô sơ và mang tính thủ công. Toàn cơ sở chỉ có 12 máy dệt, 40 nhân viên hoạt động hoàn toàn bằng kỹ thuật thủ công do 38 cổ đông đóng góp. Ngày 29/3/1976 nhân dịp kỉ niệm 1 năm ngày giải phóng Đà Nẵng "Tổ hợp dệt" đã chính thức được khánh thành. Từ những năm 1976 đến năm 1978, kỹ nghệ dệt khăn bông còn khá mới mẻ. Để có điều kiện để phát triển và mở rộng sản xuất, ngày 28/01/1978 "Tổ hợp dệt" được chuyển thành "Công ty hợp doanh 29/3" vói tổng số vốn trên 1 tỷ đồng và đã sản xuất ra hàng triệu k hăn mặt, mặc dù chất lượng chưa cao nhưng đáp ứng được nhu cầu thị trường trong nước, góp được phần nào vào nền kinh tế trong thời kỳ bao cấp khó khăn của đất nước. Hoà cùng xu thế của nền kinh tế đang phát triển , ngày 29/3/1984 xí nghiệp được cho phép chuyển thành đơn vị quốc doanh và được đổi tên thành "Nhà máy Dệt 29/3". Nhà máy dệt 29/3 hoạt động với mục tiêu tạo công ăn việc làm cho người lao động tỉnh nhà nâng cao mức thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong nhà máy. Đây là thời kỳ "Nhà máy dệt 29/3" đạt tốc độ phát triển hàng năm lên đến 20% với mô hình hoạt động quản lý tiên tiến và 70% hàng hoá được xuất khẩu ra nước ngoài. Nhà máy dệt 29/3 được khối công nghiệp bầu là lá cờ đầu và được Nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng 2. Nhưng từ năm 90 - 92 do sự biến động của nền kinh tế thị trường trong và ngoài nước đã làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh xuất khẩu của nhà máy thị trường xuất khẩu bị hạn chế. Đức và Liên Xô đơn phương huỷ hợp đồng, nhà máy liên tục gặp khó khăn do thị trường tiêu thụ bị mất. Hàng hoá ứ động nguyên liệu vật liệu chính tồn kho quản lý giá cả tăng vọt làm cho hoạt động kinh doanh của nhà máy bị trì trệ. Thất thoát 1 lượng vốn lớn ảnh hưởng đến việc làm của hàng trăm công nhân. Bên cạnh đó nhà máy phải cạnh tranh quyết liệt với các doanh nghiệp tư nhân đơn vị ngoài quốc doanh... không thể khoanh tay đứng nhìn nhà máy ngày càng rơi vào tình trạng bế tắc, giám đốc và công nhân nhà máy đã huy động vốn góp trong cán bộ công nhân viên bằng các giải pháp kỹ thuật quản lý cũng với số vốn huy động được, nhà máy đã hình thành xưởng may và giải quyết được việc làm cho gần 300 công nhân nhà máy đã mở rộng thêm thị trường ở Lào và Campuchia, khuyến khúch tiêu thụ sản phẩm bằng cách đưa ra những phương thức thanh toán thuận lợi cho khách hàng. Cùng với sự phát triển của ngành may mặc nhà máy đã thành lập thêm xưởng may xuất khẩu, kịp thời giải quyết việc làm cho hơn 700 công nhân. Ngày 3/01/1992 theo quyết định số 3156/QĐUB của UBND tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng nhà máy chính thức đổi tên thành "Công ty dệt may 29/3" với tên giao dịch là HACHIBA có tư cách pháp nhân và quyền xuất khẩu trực tiếp với tổng số vốn trên 7 tỷ đồng. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty dệt may 29/3: Gia công các mặt hàng may mặc như áo jacket, áo sơ mi, quần short, và các mặt hàng dệt kim. Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng khăn bông gồm khăn tắm, khăn tay, khăn mặt... Phục vụ sản xuất và tiêu dùng nội địa. Thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. II. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY DỆT MAY 29/3: Trong giai đoạn nền kinh tế đang trên đà phát triển cùng với sự cạnh tranh gay gắt của thị trường, công ty đã không ngừng đầu tư mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, trang bị máy móc thiết bị mới, thay đổi quy trình công nghệ hiện đại... Hiện nay công ty đầu tư mở rộng chủ yếu hai lĩnh vực dệt và may mặc. 1. Đặc điểm ngành dệt: Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, ngành dệt có những bước thay đổi đáng kể, sản phẩm ngành dệt rất đa dạng và phong phú: các loại khăn mặt, khăn tay, khăn trải giường, áo choàng tắm... sản lượng sản xuất ngày càng tăng lên, chất lượng sản phẩm ngày càng cao, thị trường tiêu thụ không ngừng được mở rộng sang các nước như: Thái Lan, Nhật... sản phẩm đa dạng về màu sắc và đều được sản xuất chung bằng loại nguyên liệu vật liệu chính là cotton 100% với nhiều kích cỡ và kiểu dáng khác nhau. 1.1. Nguyên liệu vật liệu ngành dệt: Nguyên liệu vật liệu dùng cho sản xuất khăn bông bao gồm: sợi (chủ yếu là sợi cotton Nm34). Nguồn cung cấp sợi cho công ty hiện nay là: - Công ty dệt Hoà Thọ. - Công ty Dệt Huế. Ngoài ra công ty còn nhập sợi từ các nước: Ấn độ, Pakistan... 1.2. Sản phẩm: Sản phẩm ngành dệt của công ty bao gồm nhiều loại khác nhau: khăn mặt, khăn tắm, áo choàng tắm... với kích cỡ, kiểu dáng, màu sắc khác nhau. Mặc dù có nhiều chủng loại nhưng sản phẩm khăn bông chủ yếu của công ty có thể quy về hai dạng chung là khăn jaquad và khăn trơn. MỘT SỐ SẢN PHẨM KHĂN CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY STT Loại khăn Quy cách Trọng lượng 1 2 3 4 5 6 Khăn mặt Khăn mặt Khăn tay Khăn tắm Khăn tắm Ao choàng tắm 28x40 28x41 33x33 35x70 60x120 S,M,XL 450gr/tá 380gr/tá 600gr/tá 100gr/tá 2. Đặc điểm ngành may mặc: Đến năm 1992, ngành may mặc mới chính thức đi vào hoạt động kinh doanh ở Công ty dệt may 29/3, chủ yếu dưới hình thức nhận gia công các mặt hàng xuất khẩu cho các đơn vị trong và ngoài nước. Sự ra đời của ngành may mặc đã đem lại nhiều lợi ích cho công ty, đem lại doanh thu đáng kể cho công ty và đã trang trải được sự thiếu hụt về tài chính. Tuy mới đi vào hoạt động vài năm nhưng ngành đã đem lại nhiều hiệu quả tốt, chất lượng sản phẩm ngày càng cao với hệ thống thiết bị tiên tiến. Mặt khác toàn bộ nguyên vật liệu đều do nước ngoài cung cấp nên vấn đề chất lượng và cung ứng nguyên vật liệu đều được đảm bảo. Trong năm 2000, công ty sản xuất xuất khẩu gần 4 triệu sản phẩm xâm nhập vào nhiều thị trường, Nhật, Đài Loan, Úc, và trong tương lai sẽ mở rộng sang nhiều thị trường nước ngoài khác. 2.1. Nguyên liệu vật liệu: Nguyên liệu vật liệu chính là vải được sản xuất tại nước ngoài với chất lượng cao. 2.2. Sản phẩm: Sản phẩm may ở công ty gồm áo jacket, áo sơ mi và quần... III. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3: 1. Tổ chức sản xuất: 1.1. Bộ phận sản xuất chính: Phân xưởng dệt: là nơi trực tiếp chế biến nguyên liệu vật liệu chính là sợi mộc bằng cách kết hợp sợi ngang sợi dọc để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Phân xưởng may: khi nhận nguyên liệu vật liệu từ khách hàng sẽ tiến hành gia công tạo ra thành phẩm theo đúng quy định trong đơn đặt hàng thực hiện may từng công đoạn. Phân xưởng tẩy nhuộm: thực hiện tẩy nhuộm sợi theo từng mẫu hàng khác nhau. Phân xưởng cắt. Phân xưởng hoàn thành: hoàn thành sản phẩm, tiến hành đóng gói và nhập kho. 1.2. Bộ phận phục vụ sản xuất: Gồm các tổ cơ điện, tổ lò hơi, lò mộc, tổ cơ khí... phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục, có nhiệm vụ cung cấp hơi điện, động cơ máy nổ ... trong từng ca sản xuất. 1.3. Bộ phận sản xuất phụ: Có nhiệm vụ xử lý phế phẩm phế liệu. CÔNG TY BỘ PHẬN SẢN XUẤT CHÍNH BỘ PHẬN SẢN XUẤT PHỤ BỘ PHẬN PHỤC VỤ SẢN XUẤT PHÂN XƯỞNG MAY PHÂN XƯỞNG DỆT PX cắt PX may PX Hoàn tất PX Tẩy nhuộm PX dệt PX Hoàn thành Tổ cơ điện Tổ lò hơi Tổ mộc Nhà kho Đội xe Xử lý phế liệu SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY GIÁM ĐỐC PHÓ GĐ 1 PHÓ GĐ 3 PHÓ GĐ 2 PHÒNG KD P.KTQL MAY XÍ NGHIỆP MAY XƯỞNG MAY 2 XƯỞNG MAY 3,4 XƯỞNG WASH X.MAY HOÀN THÀNH CẮT MAY CHUYÊN DÙNG KCS KỸ THUẬT P.KTQL DỆT XÍ NGHIỆP DỆT P.XD CB&QLCT XƯỞNG HỒ NHIỆM XƯỞNG DỆT X.HOÀN THÀNH KCS P. HÀNH CHÍNH P. TC KẾ TOÁN X. CƠ ĐIỆN Ghi chú: Quan hệ rtực tuyến Quan hệ chức năng 2. Cơ cấu tổ chức quản lý: Hiện nay công ty áp dụng mô hình tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Giám đốc toàn quyền quyết định mọi việc liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, với sự giúp đỡ của ban tham mưu gồm hai phó giám đốc, trưởng phòng và phó phòng... triển khai thực hiện kế hoạch theo phạm vi quyền hạn của mình. Những quyết định quản lý do các phòng ban chức năng đề xuất sẽ được giám đốc công ty cân nhắc để tiến hành ra quyết định truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định. * Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức: + Ban giám đốc gồm: Giám đốc: có trách nhiệm quản lý và điều hành m,ọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phó giám đốc 1: kiêm giám đốc xí nghiệp dệt, quản lý và điều hành công việc sản xuất ở xí nghiệp dệt. Phó giám đốc 2: Kiêm giám đốc xí nghiệp may xuất khẩu, quản lý và điều hành công việc sản xuất ở xí nghiệp may. Phó giám đốc 3: là người phụ trách xây dựng cơ bản, chịu trách nhiệm về chất lượng cơ sở hạ tầng của công ty. Phòng tổ chức hành chính: Quản lý nhân sự, nghiên cứu đề xuất với giám đốc, bố trí sắp xếp lao động phù hợp yêu cầu sản xuất. Phòng tài chính kế toán: tổ chức hạch toán kế toán, theo dõi thu chi, quản lý tài sản của công ty. Phòng kinh doanh: theo dõi, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tham mưu cho giám đốc về giá cả vật tư, hàng hoá sản phẩm mới. Phòng kỹ thuật công nghệ: chịu trách nhiệm về công tác vận hành thiết bị, thiết lế mẫu theo đúng đơn đặt hàng về đề xuất việc bổ sung hay thanh lý thiết bị cũ lạc hậu. Phòng XDCB và quản lý công trình: quản lý các công trình đã xây dựng, những công trình mới và thực hiện công việc sửa chữa nhỏ. Ban quản trị đời sống: chăm lo đời sống, thực hiện quản lý việc ăn trưa cho công nhân, nhà trẻ y tế... IV. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3: 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ phận kế toán tại công ty hiện được áp dụng theo mô hình kế toán tập trung, mọi công tác kế toán đều được tập trung tại phòng kế toán. Các bộ phận như: kho, các phân xưởng có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp số liệu... rồi định kỳ chuyển số liệu lên phòng kế toán. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN (trang 23) 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng kế toán: Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng... Kế toán vật tư: theo dõi nhập xuất tồn nguyên liệu vật liệu. Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán tiêu thụ: theo dõi biến động về tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định... theo dõi tình hình tiêu thụ ở công ty. Kế toán xây dựng cơ bản: theo dõi tình hình XDCB, nguồn vốn XDCB ở công ty. Thủ quỹ: bảo quản chi tiền mặt. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán giá thành Kế toán thanh toán Kế toán vật tư Kế toán TSCĐ kiêm kế toán tiêu thụ Kế toán XDCB Thủ quỹ Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Kế toán tổng hợp (kiêm kế toán giá thành): tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm, tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo tài chính, theo dõi chi tiết các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản công nợ của công ty. Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán ở công ty, tham mưu cho giám đốc các vấn đề về tài chính kế toán. 3. Hình thức sổ kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cải biên, các sổ kế toán được áp dụng chủ yếu là: sổ cái, sổ kế toán, nhật ký chứng từ và các báo cáo tài chính. SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối quý Bảng kê chứng từ gốc * Trình tự ghi chép: Hằng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ gốc, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ theo bên có của tài khoản kết hợp phân tích đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. Đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết, căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào các sổ chi tiết. B. THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3: 1. Công tác lập kế hoạch giá thành tại Công ty Dệt may 29/3: Hiện nay tại Công ty Dệt may 29/3 công tác lập kế hoạch giá thành là một trong những nội dung cơ bản nhất của công tác kế toán quản trị chi phí, thông tin về giá thành kế hoạch là căn cứ để phòng kinh doanh xác định giá bán trong các hợp đồng sản xuất sản phẩm hay gia công cho khách hàng. Công tác lập kế hoạch giá thành được tiến hành vào đầu mỗi năm và được xây dựng cho cả năm do bộ phận kế toán thực hiện kết hợp với phòng kinh doanh và phòng kế hoạch. Công ty chỉ lập kế hoạch giá thành cho 2 mặt hàng kinh doanh đó là khăn bông đại diện cho sản phẩm dệt, quần âu tiêu chuẩn đại diện cho sản phẩm may. Đối với mặt hàng khăn bông giá thành kế hoạch được lập tính trên 1 kg khăn bông, còn đối với sản phẩm may thì giá thành được lập tính cho 1 chiếc quần âu tiêu chuẩn, điều này có nghĩa là các sản phẩm may mặc khác sẽ được quy đổi ra quần âu tiêu chuẩn theo 1 tỷ lệ nhất định. Ví dụ: 3.500.000 sản phẩm quần âu tương đương với 7.000.000 sản phẩm sơ mi. Sau đây là bảng dự toán giá thành sản phẩm dệt và may mặc năm 2005 TT Khoản mục Khăn bông (USD/kg) Sản phẩm may (USD/quần âu ) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nguyên liệu chính Vật liệu phụ Nhiên liệu, năng lượng nước Phụ tùng thay thế + CCLĐ Lương + BHXH Khấu hao TSCĐ Chi phí QLPX + QL công ty Bao gói vận chuyển Lãi vay 2,23 0,38 0,32 0,05 0,87 0,46 0,06 0,09 0,31 4,450 0,090 0,145 0,050 0,600 0,127 0,095 0,050 0,384 Giá thành toàn bộ 4,77 5,991 Cách xây dựng được thực hiện như sau: - Chi phí nguyên liệu chính được xác định căn cứ trên giá mua và định mức tiêu hao khi sản xuất ra 1 đơn vị thành phẩm (kg hoặc quần âu). Giá mua nguyên liệu thì do bộ phận kinh doanh khảo sát trên thị trường. Tình hình thị trường nguyên liệu luôn thay đổi vì vậy đòi hỏi bộ phận kinh doanh phải dự báo được mức biến động này để tránh được những rủi ro (bị phạt, lỗ...) Định mức tiêu hao dựa trên định mức tiêu hao trung bình theo tài liệu thống kê của kỳ trước. - Vật liệu phụ, nhiên liệu, năng lượng, nước căn cứ vào định mức tiêu hao tính cho từng loại sản phẩm hoặc yêu cầu đặt hàng của khách hàng. - Phụ tùng thay thế + công cụ dụng cụ: được xác đinh định mức chi phí dự toán cho cả năm (dựa vào năm trước và dự kiến sự biến động tăng hay giảm chi phí của năm kế hoạch) rồi sau đó tiến hành phân bổ cho 1 đơn vị sản phẩm theo sản lượng dự kiến sản xuất sản phẩm của năm kế hoạch. - Lương và BHXH: căn cứ đánh giá lương kế hoạch do bộ phận lao động - tiền lương xây dựng trước cho kỳ kế hoạch. - Khấu hao TSCĐ: xác định mức khấu hao dự kiến theo chế độ quy định rồi sau đó tiến hành phân bổ cho đơn vị sản phẩm theo sản lượng dự kiến của năm kế hoạch. - Chi phí QLDN và chi phí quản lý phân xưởng: tương tự như công cụ dụng cụ. - Bao gói vận chuyển. - Lãi vay: dựa vào năm trước và dự kiến biến động tăng, giảm của năm kế hoạch rồi sau đó tiến hành phân bổ cho 1 đơn vị sản phẩm theo sản lượng dự kiến. Như giá thành kế hoạch sẽ là căn cứ để xác định giá bán theo hợp đồng. Đồng thời với công tác lập dự toán chi phí cũng là căn cứ để kiểm soát các chi phí thực tế phát sinh tại các bộ phận sản xuất. Tuy nhiên bên cạnh đó công tác lập kế hoạch giá thành tại công ty cũng bộc lộ một số hạn chế sau: + Phương pháp lập kế hoạch giá thành là phương pháp tính giá toàn bộ vì vậy trong trường hợp sản lượng thực tế thay đổi thì chi phí đơn vị dự kiến sẽ không chính xác nữa. + Thực chất kế hoạch của doanh nghiệp là kế hoạch tĩnh - thiếu tính linh hoạt trong việc ứng phó với các tình huống có thể xảy ra trong năm kế hoạch. 2. Thực hiện kiểm soát chi phí thông qua việc lập báo cáo bộ phận tại Công ty: Quy trình kiểm soát hiện tại của công ty Dệt may 29/3 tập trung vào các mặt kiểm soát các chi phí nguyên liệu phát sinh trong khâu mua hàng, chế biến và các chi phí phát sinh trong quá trình chế biến như tiền lương công nhân, các chi phí và vật tư dựa trên cơ sở xem xét định mức tiêu hao thực tế so với định mức trung bình, năng suất lao động của tổ sản xuất, tình hình sử dụng các loại vật tư tiết kiệm hay lãng phí. Tại Công ty các báo cáo từ các phân xưởng sản xuất được lập định kỳ (5 ngày) chuyển về phòng kinh doanh giúp cho việc theo dõi tình hình thực hiện định mức chi phí, trường hợp phát sinh vượt mức cho phép thì phòng kinh doanh phải tìm hiểu nguyên nhân và kịp thời có biện pháp điều chỉnh. Các báo cáo được lập tại các phân xưởng sản xuất bao gồm: - Các báo cáo về tình hình sử dụng nguyên liệu. - Báo cáo về lao động. - Báo cáo vật tư. 2.2. Các báo cá về nguyên liệu: Quy trình kiểm soát chi phí nguyên liệu: TT Loại báo cáo Trình tự lập Trách nhiệm 1 Bảng kê nguyên liệu mua vào Người bán và tổ tiếp nhận (lập phiếu tiếp nhận), bộ phận dự kiến lập bảng kê nguyên vật liệu Tổ mua và tổ tiếp nhận 2 Bảng kê định mức bán thành phẩm Bộ phận chế biến lập bảng kê tình hình thực hiện định mức chi phí vật liệu Tổ sản xuất 3 Báo cáo kết quả sản xuất Bảng kê định mức bán thành phẩm -> lập báo cáo KQSX -> phiếu nhập kho Tổ sản xuất Cụ thể nội dung của các bản báo cáo như sau: - Bảng kê nguyên liệu mua vào: xác định số nguyên liệu mua vào sử dụng cung cấp thông tin chi phí nguyên vật liệu và là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của tổ mua và tổ tiếp nhận sau khi đối chiếu với bảng kê định mức bán thành phẩm . BẢNG KÊ NGUYÊN LIỆU KHĂN BÔNG Người bán Nguyên liệu mua vào Họ tên Địa chỉ Tên mặt hàng Số lượng Đơn giá Tổng giá thanh toán Dệt may HT Dệt may HT Dệt may HT CKHT AD HT Sợi cotton 20/1 Sợi cotton 20/2 Sợi cotton 23/2 Sợi cotton 26/2 Sợi cotton 32/2 Sợi Ne 20/1 Sợi Peco 42595.00 8946.90 3065.20 26410.30 26410.30 34473.60 53.00 27127.22 30873.32 36600.00 36359.50 30359.50 27776.32 35000 1155483735 276220490 112186320 960265317 960265317 95749800 1855000 Tổng cộng 141964.3 4423859979 Khi số nguyên liệu được đưa vào sản xuất, định mức sản xuất được theo dõi trên bảng kê định mức bán thành phẩm. BẢNG KÊ ĐỊNH MỨC BÁN THÀNH PHẨM DỆT Công đoạn: Dệt Tên khăn Định mức tiêu hao sợi Năng suất (kh/ca/máy) Chất lượng (%A) Dệt ATM 1. K28x28/2 (TT) 2. J38,5x74,5/18/19, J38,5x74,6/16 3. K65 x130/13 4. K70x145/1; K70x150/1 5. AC/16(TT) 1,23 1,19 1,04 1,09 1,08 200 30 19 18m/ca/máy 94 88 78 81 Dệt kiếm K89x152,5/4/5/6 (điều chỉnh ) 1,11 25 73,3 Chi phí nguyên vật liệu tăng thường do: các nguiyên nhân giá mua nguyên liệu cao hoặc định mức chế biến tăng. Giá cả nguyên liệu phụ thuộc rất lớn vào thị trường, ngoài tầm kiểm soáy của doanh nghiệp. Song giá của nguyên liệu tăng nếu bộ phận thu mua đánh giá nguyên liệu xấu thành nguyên liệu tốt. Mặt khác qua bảng kê định mức bán thành phẩm giúp cho bộ phận kinh doanh kiểm soát được tình hình thực hiện định mức tiêu hao về nguyên liệu. Căn cứ vào bảng theo dõi tình hình sản xuất hàng ngày so với bảng kê định mức bán thành phẩm để xác định xem có những biến động tăng giảm. Sau đây là bảng theo dõi tình hình sản xuất hàng ngày. Từ bảng kê định mức bán thành phẩm thống kê phân xưởng sẽ lên báo cáo kết quả sản xuất như sau: BÁO CÁO KẾT QUẢ SẢN XUẤT Phân xưởng dệt Loại nguyên liệu: Sợi Cotton 32/2 Số lượng: 25017. Thành tiền : 909605611,5. Ngày nhập nguyên liệu: 3/7 ngày sản xuất 5/7 Thành phẩm: khăn TT Tên mặt hàng Quy cách (m/chiếc) Trọng ợng (gr/ch) Số lượng Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 KD28x40 KM28x41/6 KM28/41/2 KT34x75/1 KT40x80 KT45x100 KT60x120/8 KT65/120/4 28x40 28x41 28/41 34x75 40x80 45x100 60x120 65/120 25,0 29,0 48,0 90,0 78,0 120,0 250,0 250,0 50.000 100.000 150.000 50.000 50.000 3.000 1.000 30.000 Đủ 3 màu Dệt mộc Đủ 5 màu Đủ 5 màu Dệt mộc Dệt mộc Hồng + cam Dệt mộc Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu mua vào qua bảng kê nguyên liệu mua vào với bảng kê định mức chi phí đã giúp cho việc kiểm soát được chất lượng và số lượng của vật liệu mua vào, là căn cứ để quy trách nhiệm cho từng bộ phận hoạt động liên quan. Đây là khâu rất quan trọng và rất khó quản lý, để xảy ra vấn đề tiêu cực. 2.3. Các báo cáo về lao động: Trong điều kiện hiện nay các công ty dệt may đều sử dụng lao động thủ công trong toàn bộ các giai đoạn của quy trình sản xuất (sản phẩm may mặc) Vì vậy ngoài chi phí nguyên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành thì chi phí về lao động cũng là một trong những chi phí cơ bản. Kiểm soát chi phí lao động chính là kiểm soát đơn giá lương, thời gian làm việc của người lao động qua bảng chấm công, kiểm soát năng suất lao động thông qua báo cáo thực hiện các bộ phận. Quy trình kiểm soát chi phí lao động như sau: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ LAO ĐỘNG TT Loại báo cáo Bộ phận lập Nội dung kiểm soát 1 Bảng định mức đơn giá lương Bộ phận tổ chức hành chính Kiểm soát chi phí tiền lương ở từng bộ phận 2 Báo cáo kết quả thực hiện của các bộ phận cung cấp Tổ hoặc bộ phận theo từng hoạt động Kiểm soát năng suất lao động của từng bộ phận 3 Bảng theo dõi lao động Thống kê của tổ bộ phận Kiểm soát thời gian lao động và năng suất của từng nhân viên theo từng ngày 4 Bảng chấm công Thống kê tổ hoặc bộ phận Kiểm soát tiển công, ngày công lao động trong tháng BẢNG ĐỊNH MỨC ĐƠN GIÁ LƯƠNG Ở CÔNG ĐOẠN DỆT Dệt ATM Dệt kiếm: điều chỉnh 1. K28x28/2 (TT) : 83đ/ch 2. J38,5x74,5/18 : 245đ/ch 3. J38,5x74,5/19 : 245đ/ch 4. K65 x130/13 : 585đ/ch 5. 70x145/1 (TT) : 1043đ/ch 6. 70x150/1 (TT) : 1043đ/ch 5. AC/16(TT) : 1060đ/m 1. K89x152,5/4/5/6: 618đ/c (341 - 159 - 46 - 54 - 18) Đơn giá lương do bộ phận tổ chức hành chính xây dựng: đơn giá lương cao hay thấp sẽ ảnh hưởng đến chi phí tiền lương. Qua đó kiểm soát chi phí tiền lương cho từng hoạt động cụ thể: báo cáo kết quả sản xuất bộ phận là căn cứ để tính lương cho các tổ và qua báo cáo của từng tổ có thể đánh giá được chất lượng lao động. Từ báo cáo sản xuất của tổ để tính ra tiền lương cho từng người công nhân, công ty đã sử dụng bảng chấm công, căn cứ vào bảng chấm công để lập bảng lương chi tiết cho từng bộ phận. Từ bảng theo dõi lao động thực tế của từng người sẽ được chuyển vào bảng chấm công: Công ty dệt may 29/3 BẢNG CHẤM CÔNG Đơn vị: Xí nghiệp dệt Tháng 7/2004 Bộ phận: Dệt ATM TT Họ và tên Mã Ngày trong tháng Quy ra công Nghỉ K0 lý do Ghi chú 1 2 3 ... 30 31 Công thời gian K sản phẩm Thêm giờ F,R L,H 70% lương BHXH Cô,Ô R0 A B C 1 2 3 ... 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 1 Phạm Thị A 8 8 4 ... 8 8 25,5 2 Bùi Văn B 8 F Ô ... Ô 8 23 1 2 ..... Từ bảng chấm công quy ra lương thông qua bảng lương chi tiết: LƯƠNG CHI TIẾT MAY 1 Tháng 3/2005 Loại khăn 28* 41/2 28* 41/6 25/10 40.5* 64 30/12 35* 70 30/ 17 34* 75/3 34* 75/1 38.5/ 12;19 30*56 40* 80/3 152.5/6 80* 160 28* 28 35* 35 28* 41/10 40* 70/3 38* 74/2A 40* 60 40.5* 64 KCS lên 248557 54416 79002 17766 26112 1400 3920 2082 112914 3324 100364 70764 5862 464 2196 1030 68910 803 376 5472 Đơn giá Lương SP 6.5 7 5 25 5 45 6 13 13 12 9 14 75 278 5 25 7 52 16 77 25 Huệ 700.300 10036 5036 19371 1161 2588 220 196 8000 9700 5763 340 27 240 6408 140 184 414 Lộc 605.400 7552 1280 1614 1062 2552 155 100 3448 7304 4021 902 79 3792 119 120 888 Thu Thuỷ 846.200 20787 5016 3246 1338 468 150 172 10542 12968 5802 646 360 400 6673 40 408 Thanh Thuỷ 714.400 15674 4448 6344 1035 5700 265 320 336 7830 261 11752 6651 526 200 200 3048 34 402 Việc kiểm soát chi phí lao động ở đây không có nghĩa là cắt giảm chi phí mà có thể gia tăng các chi phí trên cơ sở đem lại hiệu quả, thể hiện việc tăng năng suất lao động dẫn đến giảm chi phí tính trên đơn vị sản phẩm. 3. Báo cáo về vật tư: Báo cáo vật tư nhằm theo dõi lượng vật tư được xuất dùng đưa vào sản xuất cung cấp thông tin về chi phí vật tư, qua đó đánh giá tình hình sử dụng vật tư tại phân xưởng so với định mức là tiết kiệm hay lãng phí nhằm xác định trách nhiệm vật chất cho bộ phận sử dụng. Để quản lý và kiểm soát đối với các loại vật tư khi xuất dùng tránh mất mát hư hỏng... các phân xưởng khi nhận vật tư và phục vụ sản xuất, người nhận phải ký vào phiếu xuất vật tư và viết phiếu vật tư sử dụng cho sản xuất hay các phòng ban liên quan trên phiếu phải có xác nhận của thủ kho, quản đốc phân xưởng, giúp cho việc quy trách nhiệm về sau: PHIẾU THEO DÕI VẬT TƯ Bộ phận: Từ ngày 5 đến ngày 7 tháng 6 năm 2004 TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Định mức Thừa (thiếu) Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Dao cắt Băng keo Kéo Inox Chỉ Thùng carton 30x10 Găng tay Nút Cái Cuộn Cái Cuộn Cái Cái Chiếc 15 35 17 50 20 15 120 15 32 17 45 20 15 110 +3 +5 +5 Cột đối chiếu thừa thiếu so với định mức được sử dụng để theo dõi vật tư lãng phí hay tiết kiệm, giúp cho việc xác định nguyên nhân và trách nhiệm của bộ phận phục vụ cho kiểm soáy và quản lý vật tư ở từng bộ phận sử dụng cụ thể. 4. Báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận theo sản phẩm: Định kỳ hàng tháng các báo cáo kết quả tính theo sản phẩm định kỳ hàng tháng nhằm cung cấp thông tin làm cơ sở ra quyết định điều chỉnh các hoạt động kinh doanh của công ty trong tình huống lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp có chiều hướng bất lợi. Doanh thu theo sản phẩm được bộ phận kế toán tiêu thụ của đơn vị theo dõi cụ thể tại công ty Dệt may 29/3 cách tính kết quả kinh doanh như sau: KQ = DT - CF Doanh thu (DT): cản cứ vào lương sản phẩm đã sản xuất hoàn thành được cung cấp bởi các phân xưởng dệt, phân xưởng may và giá bán theo hợp đồng. + Chi phí nguyên liệu được cung cấp từ báo cáo tổng hợp, từ các bảng kê nguyên liệu do thống kê nguyên liệu báo cáo. Các chi phí gia công được báo cáo tổng hợp phí hàng tháng do kế toán tổng hợp cung cấp rồi sau đó phân bổ cho từng loại theo tiêu thức sản xuất. Như vậy trên sổ sách như trên tại công ty Dệt may 29/3 lập báo cáo kết quả kinh doanh như sau: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH Từ ngày 1 đến ngày 31/8/2004 TT Mặt hàng Lượng nguyên liệu (kg) Giá trị nguyên liệu (USD) Đơn giá trung bình Lương Tphẩm (kg hoặc chiếc) Giá bán (USD) Doanh thu (USD) Phí gia công (USD) Lãi (lỗ) đồng (USD) Quy VN đồng 1 Khăn bông 80587,14 185350,4 36359,50 65518 4,95 324314,1 211225,5 113088,6 1786800300 2 SP May mặc theo giá FOB 21725 73425 53400 16500 6,64 109560 25575 10560 166848000 3 SP May mặc theo giá gia công 275000 467500 423500 44000 695200000 Tổng cộng 258775,4 901374,1 660300,5 167648,6 2648848300 Từ bảng trên có thể đánh giá được kết quả kinh doanh từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp xác định được nguyên nhân của hiện tượng lợi nhuận giảm sút hoặc thua lỗ có biện pháp điều chỉnh và kiểm soát chi phí đối với những mặt hàng bị thua lỗ hoặc không có lợi nhuận. CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 Dựa trên cơ sở phân tích thực trạng công tác quản trị chi phí tại Công ty dệt may 29/3, tác giả xin đề xuất một số giải pháp hoàn thiện như sau: - Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí. - Hoàn thiện công tác lập báo cáo bộ phận phục vụ yêu cầu quản trị. 1. Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí: Như đã phân tích ở phần thực trạng mặt hạn chế cơ bản của các dự toán chi phí tại Công ty Dệt may 29/3 là nó chưa đảm bảo tính linh hoạt, chủ đọng cho các nhà quản trị trong việc ra các quyết định ở những tình huống và quy mô hoạt động khác nhau. Để đáp ứng yêu cầu lập dự toán linh hoạt trong những điều kiện có quy mô hoạt động khác nhau, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện việc phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí. + Thực hiện phân loại chi phí theo cách ứng xử: Chi phí tại Công ty Dệt may 29/3 bao gồm: chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, lương công nhân, lương bộ phận quản lý công ty, lương bộ phận quản lý phân xưởng, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ, điện, nước, điện thoại, fax, công tác phí, phí vận chuyển và bốc vác, phí kiểm hoá, phí thuê ngoài gia công, sửa chữa thường xuyên, ăn ca và độc hại, lãi vay... Căn cứ vào tài liệu chi tiết của KTTC, chi phí được phân loại theo cách ứng xử chi phí theo bảng sau: BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ CHI PHÍ Số hiệu TK Loại chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp 6211 6212 622 6271 6279 6274 6273 6277 6277 6277 6278 6411 6412 6413 6414 6415 6416 6417 6421 6422 6423 6424 6425 6427 6428 6428 6428 6428 Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu phụ Lương công nhân và các khoản trích theo lương Lương quản lý và các khoản trích theo lương Bồi dưỡng độc hại Khấu hao TSCĐ Chi phí dụng cụ Điện Nước Sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên Các chi phí bằng tiền khác (PCCC...) Lương nhân viên bán hàng Chi phí vật liệu bao bì Chi phí dung cụ đồ dùng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí bảo hành Chi phí bằng tiền khác Chi phí vận chuyển, bốc vác, xuất khan Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dự phòng Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí lãi vay Chi phí tiếp tân, tiếp khách, hội nghị Công tác phí Quảng cáo, y tế, đào tạo x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Các chi phí bao gồm: nguyên vật liệu chính (sợi), vật liệu phụ (nút, chỉ, khuy...) bao bì đóng gói, chi phí vận chuyển, bốc vác... là những chi phí biến đổi theo sản lượng sản xuất nên thuộc chi phí biến đổi. Các chi phí phục vụ quản lý như lương quản lý, khấu hao TSCĐ, chi phí dụng cụ đồ dùng, điện thoại, sửa chữa, lãi vay, dự phòng, công tác phí... là những chi phí không bị ảnh hưởng trực tiếp bởi sản lượng sản xuất được coi là chi phí cố định. Như vậy đối với chi phí hỗn hợp phải dùng một trong các phương pháp như phương pháp cực đại, cực tiểu, phương pháp bình phương bé nhất hoặc dùng hàm hồi quy để tách riêng phần biến phí và định phí. Theo tài liệu thống kê 6 tháng cuối năm 2003 tại Công ty Dệt may 29/3 có hai loại chi phí hỗn hợp cần phải tách ra đó là chi phí điện, chi phí nước ở phân xưởng sản xuất. Cụ thể các chi phí hỗn hợp được thống kê như sau: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ HỖN HỢP Từ tháng 7 đến tháng 12 năm 2003 ĐVT: 1000đ Tháng Sản lượng sản xuất (kg) (X) Tổng chi phí điện (Y) Tổng chi phí nước 7 8 9 10 11 12 Tổng 53584,6 99069,36 129218,89 151820,02 93917,69 97347,24 624957,8 65049,58 76107,76 109604,35 155938,87 123303,34 116724,48 646728,38 33905,65 32936,11 25970,79 39118,34 4160,66 36910,32 173000,74 Em xin dùng phương pháp cực đại cực tiểu để tách biến phí và định phí trong từng loại chi phí kết quả như sau: Chi phí Biến phí đơn vị (1000đ) Định phí tính cho 1 tháng (1000đ) Điện Nước 0,925 0,053 15505,35 31065,67 Việc tiến hành phân loại chi phí tại công ty Dệt may 29/3 theo cách ứng xử chi phí làm căn cứ cho việc lập dự toán linh hoạt cho các mặt hàng dệt may giúp cho nhà quản trị có các quyết định kịp thời trong các tình huống quy mô sản xuất khác nhau hoặc chủ động linh hoạt trong việc định giá ở các mức độ đặt hàng khác nhau. + Lập dự toán chi phí linh hoạt là dự toán chi phí được lập cho các quy mô hoạt động khác nhau giúp cho nhà quản trị có thể so sánh chi phí thực tế ở các mức hoạt động khác nhau, từ đó có thể đưa ra các quyết định về giá bán sản phẩm trong điều kiện các mức sản lượng khác nhau, đảm bảo công ty vẫn có lợi nhuận và có thể đưa ra các mức giá có thể cạnh tranh được với đối thủ. Đồng thời dự toán chi phí linh hoạt là căn cứ để đánh giá hiệu quả kinh doanh chính xác hơn là một kế hoạch tĩnh. Một kế hoạch tĩnh chỉ được lập ở một mức độ hoạt động và chọn mức độ kế hoạch làm gốc so sánh vì vậy sự so sánh sẽ thiếu chính xác do so sánh chi phí ở mức độ hoạt động khác nhau. Để lập một dự toán chi phí linh hoạt cần phải tiến hành các công việc sau: + Xác định phạm vi hoạt động trong kỳ kế hoạch. + Phân tích các chi phí có thể sẽ phát sinh trong phạm vi phù hợp theo mô hình ứng xử chi phí (khả biến, bất biến, hỗn hợp) Biến phí đơn vị kế hoạch = Lập kế hoạch linh hoạt điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế: Tổng biến phí đã điều chỉnh = mức hoạt động thực tế x Biến phí đơn vị kế hoạch Đối với định phí thường không thay đổi khi lập kế hoạch kinh doanh do mức hoạt động thực tế vẫn nămg trong phạm vi điều chỉnh mà trong đó định phí chưa thay đổi. Dựa vào kế hoạch linh hoạt tính theo mức hoạt động thực tế, việc đánh giá tình hình chi phí tại đơn vị có ý nghĩa hơn chi phí thực tế mà kế hoạch linh hoạt đều dựa vào một mức hoạt động tương đương. Cụ thể phương pháp lập dự toán chi phí linh hoạt tại Công ty Dệt may 29/3 được thực hiện như sau: - Đối với biến phí nguyên liệu chính căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên liệu và đơn giá dự kiến nguyên liệu mua vào. - Đối với biến phí tiền lương căn cứ đơn giá lương do bộ phận tổ chức hành chính xây dựng theo kế hoạch hàng năm và tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định (19%/ tiền lương) - Đối với biến phí như: biến phí điện, nước, vận chuyển bốc vác, tiền thuê ngoài gia công... căn cứ vào tài liệu thống kê năm trước và kết quả tách các chi phí hỗn hợp theo phương pháp cực đại - cực tiểu. - Đối với chi phí cố định bao gồm hai bộ phận: + Một phần nằm trong các chi phí hỗn hợp được tách theo phương pháp cựcđại - cực tiểu như điện, nước, xác định được phần định phí nằm trong tổng chi phí của các kỳ trước làm căn cứ xác định chi phí cho kỳ kế hoạch. + Một phần là các chi phí cố định độc lập căn cứ vào tổng dự toán năm để xác định như: Chi phí khấu hao TSCĐ, lương quản lý, chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng, dự phòng, chi phí lãi vay, chi phí bảo dưỡng sửa chữa thường xuyên. Trên cơ sở mức dự toán phân bổ cho 12 thángd xác định được dự toán chi phí ước tính cho 1 tháng. Từ kết quả tách chi phí hỗn hợp và bảng tổng hợp chi phí tháng 9/2003 của Công ty Dệt may 29/3 ta có thể phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí như sau: BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ Tháng 1/2004 (ĐVT: 1000đ) TT Diễn giải Chi phí Biến phí Định phí I 1 2 II 1 2 3 4 5 6 7 8 9 III 1 2 3 4 IV 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Lương, BHXH,BHYT,KPCĐ Lương BHXH,BHYT,KPCĐ Chi phí sản xuất chung Khấu hao cơ bản Điện Nước Sửa chữa bảo dưỡng Công cụ dụng cụ Vật tư sản xuất Thuê ngoài gia công Ca 3 + độc hại Chi phí khác Chi phí tiêu thụ Vận chuyển, bốc vác Vật liệu, bao bì Phí kiểm hoá Chi phí khác Chi phí quản lý Vật liệu quản lý Điện thoại, fax, internet Dự phòng Phí tiếp tân, khánh tiết... Công tác phí Đồ dùng văn phòng Lãi vay ngân hàng Chi phí khác Phí chuyển tiền 517037,15 434485 82552,15 685407,82 299450 161924,48 48210,32 3118,8 37685,5 50445 8530,37 37685,5 38357,85 47775,67 23168,39 15569,54 3209,2 5828,54 240833,13 3549,8 13430,05 15600 24558,44 5889,56 7082 82119 81169,03 4435,25 427158,75 358956,93 68201,816 172094,15 146419,13 17144,65 8330,37 41947,13 23168,39 15569,54 3209,2 4435,25 4435,25 89878,40 75528,07 14350,33 513313,67 299450 15505,35 31064,67 3118,8 37685,5 50445 37685,5 38357,85 5828,54 5828,54 236397,88 3549,8 13430,05 15600 27558,44 5889,56 7082 82119 81169,03 843418,49 Trên cơ sở phân loại chi phí theo cách ứng xử, xác định được mức biến phí đơn vị của các chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể theo tài liệu tháng 1/2004 ta có sản lượng sản xuất khăn bông trong tháng là 65518kg thành phẩm các loại. Do đó mức biến phí đơn vị như sau: + Biến phí sản xuất chung : = 2,63 ngàn đồng/1kg khăn bông + Biến phí tiêu thụ : = 0,64 ngàn đồng/1kg khăn bông + Biến phí quản lý : = 0,068 ngàn đồng/1kg khăn bông Tổng định phí là: 845418,49 ngàn đồng. BẢNG DỰ TOÁN BIẾN PHÍ ĐƠN VỊ CHO CÁC MẶT HÀNG Tháng 1/2004 ĐVT: đồng TT Mặt hàng Sản lượng (kg) Biến phí nguyên liệu Biến phí tiền lương Biến phí sản xuất chung Cộng biến phí sản xuất Định mức Đơn giá Thành tiền Đơn giá BHXH,BHYT, KPCĐ Cộng 1 2 3 4 5 K28x2812 J38,5x74,5 K65x130/13 K70x145/1 K70x150/1 48557 3324 500 12375 762 1,23 1,19 1,04 1,09 1,08 27127,2 30873,3 36600 36359,5 27776,3 33256 36914 38072 39567 30129 7970 7203 8626 6344 5842 1514 1368 1639 1205 1111 9484 8571 10265 7549 6952 2630 2630 2630 2630 2630 45370 48115 50967 49746 39711 BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ LINH HOẠT CHO CÁC MẶT HÀNG ĐVT: 1000đ TT Mặt hàng Biến phí SX Biến phí quản lý Biến phí tiêu thụ Cộng biến phí Tổng định phí Sản lượng thực tế SL giảm 15% SL tăng 15% SL (kg) Zđ.vị SL (kg) Zđ.vị SL (kg) Zđ.vị 1 2 3 4 5 K28x2812 J38,5x74,5 K65x130/13 K70x145/1 K70x150/1 45,370 48,115 50,967 49,746 39,711 0,068 0,068 0,068 0,068 0,068 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 46,078 48,823 51,675 50,454 40,419 843418,49 48557 3324 500 12375 762 65518 58,982 61,723 64,575 63,334 53,319 41273,45 2825,4 425 10518,75 647,7 55690,3 61,26 64,003 66,855 65,634 55,599 55840,55 3822,6 375 14231,25 876,3 73345,7 37,298 60,043 62,895 61,674 51,639 Như vậy trên cơ sở bảng dự toán chi phí linh hoạt giúp doanh nghiệp có thể xác định được chi phí đơn vị ở các tình huống khác nhau, khi quy mô sản xuất gia tăng hoặc thu hẹp kéo theo chi phí đơn vị cũng thay đổi. Như quan sát bảng dự toán trên đây ta thấy khăn bông loại 28x28/2 với mức sản lượng là 48557 (kg) chi phí đơn vị dự toán là 458,982 (ngàn đồng)/1kg, nhưng nếu sản lượng giảm 15% chi phí đơn vị là 61,26 (ngàn đồng/kg) ngược lại nếu sản lượng tăng 15% chi phí đơn vị giảm còn 57,298. Rõ ràng trong trường hợp sản lượng gia tăng sẽ làm cho chi phí đơn vị giảm do doanh nghiệp có thể chấp nhận mức giá trong hợp đồng thấp hơn vẫn có lãi. Đây là cơ sở quyết định giá bán trong những điều kiện sản xuất thay đổi. + Xây dựng phương trình chi phí. Trên cơ sở xác định được biến phí đơn vị và dự toán tổng thể định phí chung. Có thể xác định phương trình chi phí đơn vị sản phẩm như sau: Ci = Ai + B/Q Trong đó: Ci: chi phí dự toán cho đơn vị sản phẩm i. Ai: biến phí đơn vị sản phẩm B: Tổng định phí dự toán cả năm Q: Sản lượng dự kiến sản xuất năm kế hoạch Phương trình trên có thể dự toán nhanh chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm cụ thể: phương pháp lập dự toán nhanh căn cứ phương trình chi phí thường được áp dụng trong trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin nhanh cho các quyết định lựa chọn giá bán khi đàm phán ký kết hợp đồng. 2. Hoàn thiện các báo cáo bộ phận cung cấp thông tin cho yêu cầu quản trị: 2.1. Hoàn thiện báo cáo về chi phí nguyên liệu: Chi phí nguyên vật liệu chịu tác động trực tiếp của lượng nguyên liệu tiêu hao và đơn giá nguyên liệu mua vào. Nếu biến động về giá nguyên liệu thay đổi thì bộ phận thu mua phải có trách nhiệm giải thích, nếu có sự biến động các định mức tiêu hao nguyên liệu thì đó là thuộc phạm vi trách nhiệm bộ phận sản xuất song cũng có thể thuộc về bộ phận thu mua nếu chất lượng nguyên liệu mua vào kém, dẫn đến làm tăng định mức. Thực tế hiện nay tại Công ty Dệt may 29/3 thông qua các bảng kê nguyên liệu mua vào chưa đáp ứng được yêu cầu xác định trách nhiệm của từng cá nhân cũng như nhà cung cấp có liên quan. Em xin đề xuất quy trình kiểm soát đối với chi phí nguyên liệu tại công ty như sau: Bảng kê nguyên liệu -> Bảng kê định mức bán thành phẩm -> Báo cáo kết quả sản xuất -> Bảng phân tích chi phí nguyên liệu. BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NGUYÊN LIỆU Chỉ tiêu K28x28/2 K38,5x74,5 Dự toán Thực hiện Chênh lệch Dự toán Thực hiện Chênh lệch 1. SLSPSX (kg) 2. Định mức tiêu hao(kg) - Sợi cotton 20/1 - Sợi cotton 20/2 3. Đơn giá NVL - Sợi cotton 20/1 - Sợi cotton 20/2 48557 1,23 27127,2 49070 1,25 28000 +513 +0,02 +872,8 3324 1,19 30873,3 3254 1,2 28559 -70 +0,01 -2314,3 Bảng phân tích chênh lệch định mức và đơn giá nguyên vật liệu chỉ ra những biến động bất lợi hay thuận lợi định mức tiêu hao nguyên liệu và giá cả nguyên liệu, bộ phận quản lý có trách nhiệm phải giải thích rõ nguyên nhân chủ quan hay khách quan tác động đến sự biến động này và đồng thời đề ra các giải pháp thích hợp để kiểm soát. 2.2. Hoàn thiện báo cáo về chi phí lao động: Công tác lập báo cáo cung cấp thông tin về chi phí lao động hiện nay tại Công ty Dệt may 29/3 thông qua các bảng chấm công và báo cáo sản xuất của các tổ sản xuất. Nó mới chỉ tập trung vào việc cung cấp thông tin cho việc tính lương chưa đi vào phân tích và đánh giá nguyên nhân của những biến động của chi phí lao động theo hướng bất lợi hay có lợi. Để đáp ứng được yêu cầu trên công ty nên sử dụng bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp theo mẫu sau: BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2004 Thực tế năm 2004 Mức chênh lệch Tỷ lệ (%) chênh lệch 1. Giá trị sản xuất (triệu đồng) 2. Tổng CP nhân công trực tiếp 3. Số LĐ bình quân (người) 4. CP nhân công bình quân cho một lao động (triệu đồng) 5. Năng suất LĐ b/quân(triệu đ) 6. Tỷ trọng CPNCTT (%) 93.000 48.000 4.000 12 23,25 51,61 93473 48310 4010 12,047 23,31 51,68 +473 +310 +10 +0,047 +0,06 -0,07 +0,51 +0,65 +0,25 +0,39 0,258 -0,136 Bảng phân tích chi phí nhân công cung cấp thông tin để đánh giá mức tăng, giảm chi phí nhân công trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất qua đó để kiểm tra tính hợp lý của việc tuyển dụng và sử dụng lao động. Mặt khác mức tăng năng suất lao động được xem xét trong mối quan hệ với mức tăng chi phí nhân công trực tiếp bình quân cho một lao động và tỷ trọng chi phí nhân công trực tiếp tính trên giá trị sản xuất đánh giá việc chi trả lương cho người lao động có hiệu qủa so với kế hoạch hay không, có đảm bảo kết hợp lợi ích của công ty với lợi ích của người lao động hay không. Đồng thời cũng cho thấy công ty có tiết kiệm hay lãng phí chi phí nhân công trực tiếp, từ đó chỉ rõ nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên. 2.3. Hoàn thiện báo cáo chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung phát sinh rất lớn không chỉ gồm chi phí nguyên liệu, vật tư, lao động mà còn nhiều chi phí khác. Báo cáo chi phí sản xuất chung sẽ được chi tiết theo yếu tố chi phí trên cơ sở phân loại thành biến phí và định phí . Mỗi yếu tố có biến động ảnh hưởng đến tăng chi phí sản xuất chung đều được xem xét là ảnh hưởng của nhân tố giá hay nhân tố lương giữa dự toán và thực hiện để xác định nguyên nhân của các biến động và có biện pháp khắc phục kịp thời. Do vậy báo cáo chi phí sản xuất chung phục vụ kiểm soát cần được xây dựng như sau: BẢNG BÁO CÁO CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Chỉ tiêu Thực tế Dự toá n Tổng chênh lệch Mức độ ảnh hưởng CL do giá CL do lương 1. Biến phí SXC - Biến phí điện - Biến phí nước - Thuê ngoài gia công 2. Định phí SX chung - Lương - Khấu hao TSCĐ - Sửa chữa - Công cụ dụng cụ 120599 22689 405555 66839 265000 21324 33945 120000 20000 400000 70000 265000 22432 30000 +599 2689 -445 +3161 0 1108 +3945 +399 +2389 -620 0 0 +1108 +3945 +200 0 +175 +3161 0 Cộng 935951 933432 +11057 +7521 +3536 Bảng phân tích chi phí sản xuất chung cho thấy chi phí sản xuất chung biến động theo chiều hướng có lợi hay bất lợi, qua đó tìm hiểu nguyên nhân chủ quan hay khách quan dẫn đến sự biến động đó và đề ra các giải pháp nhằm kiểm soát tốt các chi phí sản xuất chung phát sinh. 2.4. Lập báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận theo phương pháp số dư đảm phí: Như phân tích ở phần thực trạng ta thấy báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận của Công ty Dệt may 29/3 có những mặt hạn chế sau: - Phạm vi xác định chi phí để tính vào chi phí để xác định kết quả kinh doanh đôi lúc chưa chính xác do dựa vào bảng tổng hợp chi phí của phòng kế toán để làm căn cứ tính, vì vậy sẽ có những chi phí phát sinh trong kỳ này nhưng lại liên quan đến sản phẩm của kỳ trước hoặc kỳ sau và ngược lại có thể có những