Đề tài Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH ánh sáng vàng

trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất ghi: Nợ TK 622- chi phí công nhân trực tiếp ( chi tiết theo đối tượng) Nợ TK 623- chi phí sử dụng máy thi công (đối với doanh xay lắp) Có TK 335- chi phí phải trả - Tiền lương nghỉ phép của CNSX thực tế phải trả Nợ TK 335 Có TK 334 - Tính số trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên số tiền lương nghỉ phép phải trả cho công sản xuất Nợ TK 627 Có TK 338 - Cuối niên độ kế toán tính toán tổng số tiền lương nghỉ phép đã trích trước cho CNSX và tổng số tiền lương phải trả thực tế phát sinh: + Nếu số trích trước tiền lương nghỉ phép nhỏ hơn số tiền lương nghỉ phép phải trả thực tế phát sinh thì điều chỉnh tăng chi phí: Nợ TK 622, 623( chênh lệch số tiền phải trả lớn hơn số tiền đã trích) Có TK 335 + Nếu số trích trước tiền lương nghỉ phép lớn hơn số tiền nghỉ phép phải trả thực tế phát sinh thì điều chỉnh giảm chi phí: Nợ TK 335 ( chênh lệch số tiền phải trả nhỏ hơn số tiền đã trích) Có TK 622, 623 1.9. KẾ TOÁN DỰ PHÒNG VÀ TRỢ CẤP MẤT VIỆC 1.9.1. Nội dung: Để có nguồn chi trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp khi bị mất việc, thôi việc và khi đào tạo lại nghề thì doanh nghiệp phải lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc. Thực chất đây là một khoản nợ phải thanh toán cho người lao động khi doanh nghiệp có những thay đổi về mặt tổ chức quản lý cơ cấu lại dẫn đến có một bộ phân lao động phải thôi việc, mất việc làm hoặc phải đào tạo lại mới sử dụng được. Quỹ dự phòng mất việc làm được hình thành trên cơ sở trích lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Thời điểm trích là vào cuối năm khi lập báo cáo tài chính năm và cũng có thể trích lập hàng quý khi lập báo cáo tài chính giữa niên độ. Quỹ dự phòng trích lập không sử dụng hếtthì chuyển số dư qua năm sau, còn nếu chi không đủ thì phần chênh lệch được hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong ký. 1.9.2. Chứng từ sử dụng: Đơn xin nghỉ việc Quyết định cho nghỉ việc Biên bản bàn giao công việc Bảng thanh toán tiền trợ cấp mất việc 1.9.3. Tài khoản sự dụng: Kế toán sử dụng TK 351 “ quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” nội dung và nguyên tắc ghi chép vào tài khoản như sau: Bên Nợ: chi dung quỹ dự phòng để trả cho người lao động Bên Có : Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Số dư bên Có: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hiện có 1.9.4. Phương pháp kế toán 1.9.4.1. Sơ đồ kế toán tổng hợp SƠ ĐỒ_KẾ TOÁN TRỢ CẤP MẤT VIỆC 111,112 142 Khoản chênh lệch thiếu giữa số thực tế> số trích lập 351 Khoản chênh lệch thiếu giữa Trích lập quỹ dự phòng thực tế > số trích lập tính vào trợ cấp mất việc Cuối năm lập dự phòng bổ sung cho năm sau 1.9.4.2. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: - Khi tiến hành lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 351 - Khi chi trả người lao động kế toán ghi: Nợ TK 351 Có TK 111, 112 - Nếu khoản chi trước vượt số dự phòng hiện có, thì khoản chênh lệch hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ Tk 642 Có TK 111,112 - Cuối năm cần xác định số dự phòng phải trích lập cho năm sau. Nếu số cần trích lập lớn hơn số dự phòng hiện còn thì tiến hành trích lập bổ sung tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 Có TK 351 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ÁNH SÁNG VÀNG 2.1. ĐỊA CHỈ CÔNG TY 2.1.1. Trụ sở chính : 50/12 Ba Vân, Phường 14, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh 2.1.2. Chi nhánh: 61 Đường 3-2, Phường 11, Quân 10 và chi nhánh NHÀ HÀNG LƯƠN VIỆT: Số 14, Đường Núi Thành, Phường 13, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh 2.1.3. Giấy phép kinh doanh và mã số thuế: Giấy phép kinh doanh số của Công ty: 4102028928 Giấy chứng nhân đăng ký hoạt động của chi nhánh: 4112020493 Giấy phép kinh doanh của nhà hàng: 4112036993 Mã số thuế: 0303719932 2.2. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 2.2.1. Lịch sử hình thành: * Khái quát: theo giấy phép đăng ký kinh doanh tại SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, PHÒNG ĐĂNG KÝ KINH DOANH. Giấy phép kinh doanh của trụ sở chính được đăng ký lần đầu vào ngày vào ngày 31 tháng 03 năm 2005 và đăng ký thay đổi lần thứ tư: ngày 12 tháng 12 năm 2008. Giấy phép kinh doanh của chi nhánh được đăng ký lần đầu vào ngày 16 tháng 12 năm 2005 và thay đổi lần thứ nhất vào ngày 20 tháng 04 năm 2006. Tên công ty bằng tiếng VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH ÁNH SÁNG VÀNG Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: ÁNH SÁNG VÀNG CO., LTD Trụ sở chính: 50/12 Ba Vân, Phường 14, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh Điện thoại Fax: 8492213 Vốn điều lệ: 1.000.000.000 Danh sách thành viên góp vốn Số thứ tự Tên thành viên Nơi đăng kí hộ khẩu thường trú đối với cá nhân hoặc địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức Gía trị góp vốn(nghìn đồng) Phần vốn góp (%) Số giấy chứng minh nhân dân (hoặc chứng thực cá nhân phù hợp khác)/Số giấy chứng nhân đăng ký kinh doanh/ Số quyết dịnh thành lập 1 Trần Thị Kim Anh 469/49 Nguyễn Kiệm, Phường 9, Quận Phú Nhuận 700.000 70 023182130 2 Nguyễn Đình Thân 181/61 Đồng Khởi, Phường Bến Nghé, quân 1 300.000 25 023411047 Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc Họ và tên: NGUYỄN ĐÌNH THÂN Sinh ngày: 26/ 02/1980 Dân tộc : Kinh Quốc tịch: Việt Nam Số chứng minh nhân dân: 023411047 Cấp ngày: 01/12/1995 Nơi cấp: CA Tp Hồ Chí Minh Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 181/61 Đồng Khởi, Phường Bến Nghé, Quận 1 Chỗ ở hiện tại: 181/61 Đồng Khởi, Phường Bến Nghé, Quận 1 Tổng số lao đông hiện nay: 25 người  2.2.2. Quá trình phát triển: Từ một cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ, trong quá trình buôn bán, cửa hàng tạo được uy tín, phấn đấu nắm bắt nhu cầu khách hàng, hàng hóa đa dạng và phong phú và chất lượng bảo đảm. Cùng với sự khuyến khích kinh doanh và các chính sách mở cửa hợp tác buôn bán kinh doanh với các nước trên thế giới của Nhà nước đã tạo điều kiện cho việc buôn bán của cửa hàng ngày càng thuận lợi, thu nhập ngày càng được nâng cao, nguồn hàng dồi dào từ nước ngoài và trong nước làm cho khách hàng đến với cửa hàng ngày nhiều hơn và nhu cầu cũng đa dạng hơn. Trước tình hình đó cùng với chính sách mới của Nhà nước về việc thành lập công ty và doanh nghiệp tư nhân, đang trên đà phát triển và chủ cửa hàng đã quyết định thành lập công ty từ đó cửa hàng kinh doanh đã lật sang trang mới và công ty TNHH ÁNH SÁNG VÀNG ra đời vào ngày 31/03/2005. Công ty TNHH ÁNH SÁNG VÀNG đã thành lập cách đây 5 năm với ngành nghề kinh doanh của công ty: Mua bán kim khí điện máy, trang trí nội thất, hàng thủ công mỹ nghệ, xe ô tô_phụ tùng. Mua bán cho thuê thiết bị dụng cụ âm thanh ánh sáng, hàng điện tử linh kiện. Dịch vụ tổ chức hội nghị, hội chợ triển lãm. Quảng cáo thương mại. Xây dựng dân- công nghiệp. Đã trải qua 5 năm tồn tại và phát triển. Đến nay đã mở chi nhánh tại 61 Đường 3-2, Phường 11, Quận 10 và thành lập thêm nhà hàng Lươn Việt: Số 14, Đường Núi Thành, Phường 13, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh trực thuộc công ty ÁNH SÁNG VÀNG. Từ một công ty nhỏ, ít vốn, vài lao động. Ngày nay công ty mở thêm chi nhánh, mở thêm nhà hàng ăn uống, xây dựng các phòng ban, có hệ thống kế toán theo tiêu chuẩn nhà nước Việt Nam đề ra. Có đội ngũ công nhân viên đông hơn và ổn định hơn. Có trình độ đại học 50% số nhân viên, có bằng Anh văn và vi tính đầy đủ. 2.3. ĐẶT ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH 2.3.1. Mua bán kinh doanh: Trang trí nội thất, kim khí điện máy: đèn trang trí, kệ tủ, bàn ăn, bàn làm việc…và các máy móc phục vụ cho văn phòng. Dụng cụ âm thanh ánh sáng, hàng điện tử-linh kiện: các dàng âm thanh như loa, đèn neon, đèn chùm, các hàng điện tử linh kiện dung cho các sân khấu, phòng karaoke, đèn trang trí nhà hàng-khách sạn. 2.3.2. Dịch vụ Tổ chức hội nghi-hội chợ triển lãm: nhận các hợp đồng trang trí và tổ chức các hội nghị- hội chợ triển lãm. Cho thuê các thiết bị , dung cụ  âm thanh ánh sang, hàng điện tử linh kiện 2.4. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 2.4.1. Sơ đồ tổ chức: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY ÁNH SÁNG VÀNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH BỘ PHẬN QUẢN LÝ NHÀ HÀNG CỬA HÀNG KINH DOANH 2.4.2. Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban  2.4.2.1. Giám Đốc: Là người đại diện pháp nhân của công ty, tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch chính sách pháp luật của nhà nước. 2.4.2.2. Phó giám đốc: Là người đại diện tổ chức và điều hành mọi hoạt đông cùng với Giám Đốc theo đúng kế hoạch Giám Đốc phân quyền và đồng thời làm Gám Đốc của nhà hàng LƯƠN VIỆT. 2.4.2.3. Bộ phận kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý, điều hành công việc thuộc lĩnh vực kinh doanh. Tham mưu cho giám đốc về tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế. Thường xuyên khai thác thông tin qua các phương tiện báo, internet liên quan đến hợp đồng nhằm phục vụ cho công tác điều hành và quản lý kinh doanh. 2.4.2.4. Bộ phận quản lý nhà hàng: chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của nhà hàng, và đồng thời nắm bắt kịp thời những vấn đề liên quan đến nhà hàng.Để báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của nhà hàng và những vấn đế liên quan đến nhà hàng cho cấp trên. 2.4.2.5. Bộ phận kỹ thuật: Tổ kỹ thuật: là bộ phận chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật của toàn bộ công ty và là bộ phận phụ trách về mặt kỹ thuật trong các hợp đồng mua bàn các thiết bị âm thanh ánh sáng, kim khí điện máy, trang trí nội thất khi khách hàng yêu cầu. Tổ sửa chữa,lắp đặt: phụ trách các công trình lắp đặt các thiết bị, dụng cụ công ty bán trên hợp đồng giao dịch, bảo trì sửa chữa cho khách hàng và khi cần thiết. Nhận sửa chữa lắp đặt theo hợp đồng. 2.4.2.6. Bộ phận hành chính kế toán: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, kiểm tra giám sát việt thực hiện các chỉ tiêu tài chính, định mức sản xuất kinh doanh. Báo cáo kịp thời với giám đốc vế hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của công ty. Phối hợp với các phòng ban trong công ty kiểm tra, kiểm kê thường xuyên và đề xuất theo chỉ đạo cảu giám đốc. Đồng thời xác định phản ánh kịp thời, chính xác kết quả kinh doanh, kê khai tài sản và hàng hóa để đề xuất các biện pháp giải quyết tài sản và hàng hóa sau khi kiểm kê. Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thi hành chế độ kế toán tài chính trong công ty để kiểm tra và giám sát việc thi hành và chế độ quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, kỹ thuật, các chế độ thanh toán thương mại, tín dụng và các hoạt động kế toán toàn doanh nghiệp Thực hiện chế độ bảo quản và lưu trữ các tài liệu sổ sách. 2.4.2.7. Cửa hàng của công ty: Là kho hàng, nơi trưng bày và đồng thời là nơi diễn ra các giao dịch buôn bán các linh kiện kim khí điện máy, các dụng cụ trang trí nội thất… 2.5. TÌNH HÌNH KINH DOANH TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 2.5.1. Thuận lợi: Do đã có mặt trên thị trường nhiều năm nên công ty đã có những khách hàng quen thuộc ổn định và đã tạo dựng uy tín vững chắc cho khách hàng. Mặt khác công ty đã tìm được nguồn cung cấp hàng với giá cả rẻ hơn. Làm cho doanh thu và lợi nhuận của công ty ổn định và dự tính trong tương lai sẽ dần phát triển, lớn mạnh hơn. Đội ngũ nhân viên kỹ thuật tay nghề cao, trình độ nhân viên được đào tạo thường xuyên, luôn nắm bắt các kỹ thuật tiên tiến để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đội ngũ nhân viên bán hàng, nhân viên nhà hàng trẻ đẹp và năng động cũng là một lợi thế nhất định của công ty. Bộ phận kế toán với trình độ chuyên môn cao và thường xuyên nắm bắt các chế độ cũng như các biến động trên thị trường nhằm đưa ra những ý kiến nhất định trong kinh doanh. Những hệ thống thông tin Intenet của doanh nghiệp cũng gốp phần làm cho việc tìm kiếm và khai thác các thông tin cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Mặt bằng kinh doanh nhà hàng thông thoáng, trang trí hợp lý, mặt diện của nhà hàng đẹp và bắt mắt, là tâm điểm đáng chú ý khi ai đã có lần đi ngang qua đây. Nên rất tiện ích cho việc kinh doanh của công ty. 2.5.2. Khó khăn: Trong nền kinh tế hiện nay doanh nghiệp cũng không tránh khỏi những thay đổi của thị trường và ảnh hưởng của nền kinh tế Việt Nam cũng như nền kinh tế thế giới, sự suy giảm kinh tế trong những năm qua đã làm giảm lợi nhuận của công ty. Những chính sách thuế, chính sách của nhà nước luôn thay đổi và làm ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh của công ty. Các thủ tục hành chính cũng gốp phần làm hạn chế trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Về phía nhà hàng chưa chú trọng về vấn đề Marketing, chưa chú trọng lắm đến nhu cầu của thực khách làm cho doanh thu của nhà hàng chưa ổn định và hiệu quả. Nhân viên nhà hàng chưa được sự quan tâm đúng mực, làm cho người lao động thuộc bộ phận nhà hàng cảm thấy không được coi trọng và công bằng với sức lao động họ bỏ ra nên dẫn đến tình trạng lao động không trung thành với doanh nghiệp và luôn thiếu hụt về nguồn nhân lực. Hoặc nhân viên nhà hàng chưa quan tâm thực sự đến lợi ích chung cho nhà hàng. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ÁNH SÁNG VÀNG 3.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ÁNH SÁNG VÀNG 3.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 3.1.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP LƯƠNG CÔNG NỢ VẬT TƯ 3.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phân hành a. Kế toán trưởng: + Công việc thường xuyên: - Nhận và kiểm tra sổ sách từ các phân hành khác của bộ phận kế toán của công ty - Kiểm tra sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ sổ sách khi cần thiết. - Kiểm tra hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra. - Hổ trợ các phân hành kế toán khác trong một số nghiệp vụ đặc biệt. + Công việc định kỳ: Kiểm tra đối chiếu các khoản thuế của doanh nghiệp để lập Báo cáo Thuế theo quy định và chuẩn mực kế toán Việt Nam và phù hợp với quy định của cơ quan Thuế. Kiểm tra sổ sách chứng từ kế toán của các phân hành khác lập Báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực kế toán và Báo cáo quản trị theo yêu cầu thông tin của Ban Giám Đốc của công ty. In các Báo cáo đã lập. b. Kế toán tổng hợp: + Công việc thường xuyên: - Nhận và kiểm tra các hóa đơn liên quan đến kế toán tổng hợp do phòng kinh doanh chuyển về - Đối chiếu hóa đơn các chứng từ liên quan ( Hóa đơn thuế GTGT hàng nhập khẩu). - Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán tạm ứng - Ghi chép các nghiệp vụ thuế GTGT hàng nhập khẩu - Ghi chép các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng - Ghi chép các khoản trích trước liên quan đến chi phí bán hàng - Ghi chép tạm trích lập các quỹ sau từ lãi chưa phân phối hay trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. - Ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến thu nhập. + Công việc định kỳ: Kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết các khoản nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác. Thông qua đó phát hiện những điểm không phù hợp trong hạch toán, quản lý, kiểm soát chứng từ, báo cáo hoặc đề xuất hướng xử lý phù hợp. Giúp kế toán trưởng tổ chức phân tích hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh trong công ty. Lưu giữ bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Chấp hành lệnh điều động của kế toán toán trưởng. c. Kế toán chi tiết: * Kế toán tiền lương + Công việc thường xuyên: Tính lương, đối chiếu công nợ với bảng lương lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí lương và các khoản trích theo lương. Theo dõi và lập bảng phân bổ, hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp và đã nộp. Ghi chép các nghiệp vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. + Công việc định kỳ: Lưu trữ bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật tài liệu kế toán Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của kế toán trưởng. * Kế toán công nợ: + Công việc thường xuyên: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ chưa thu tiền, các khoản phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Theo dõi các khoản nợ khó đòi và tiến hành xóa sổ. Nhận kiểm tra các hóa đơn bán chịu cho phòng kin h doanh chuyển về. Đối chiếu hóa đơn và các chứng từ có liên quan (lệnh bán hàng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu nhập kho, …) nhằm đảm bảo tính có thực, tính chính xác việc bán chịu trước khi ghi sổ/ nhập số liệu nghiệp vụ mua bán chịu. Nhận chứng từ thanh toán ( Giấy báo Có, giấy báo nợ, phiếu thu, phiếu chi) đối chiếu các chứng từ liên quan ( Hóa đơn và các chứng từ khác) nhằm đảm bảo tính chính xác, lý của nghiệp vụ thanh toán trước khi ghi sổ/ nhập dữ liệu. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, các khoản phải trả của khách hàng, nhà cung cấp theo từng chứng từ nhận nợ, chứng từ thanh toán. Lưu trữ chứng từ kế toán và các tài liệu kế toán theo đúng quy định của công ty. + Công việc định kỳ: Kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết các khoản phải thu, phải trả nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác. Lập/ in bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu, phải trả và đối chiếu với số liệu của sổ. Tổng hợp tình hình mua_ bán chịu của công ty và đối chiếu với các phân hành khác có liên quan Gửi thư đối chiếu nợ phải thu. Cung cấp tin cần thiết và lập báo cáo tài chính. * Kế toán vật tư: + Công việc thường xuyên: Kiểm tra, kiểm soát, lập các phiếu nhập, xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa… Hạch toán các nghiệp vụ kế toán vật tư, công cụ dụng cụ phát sinh trong kỳ. Hạch toán khấu hao tài sản cố định, quản lý tài sản cố định Hạch toán kế toán đầu tư- xây dựng cơ bản. Lập báo cáo vật tư, công cụ dụng cụ. Kiểm tra, kiểm soát trình duyệt_xây dựng cơ bản, sửa chũa tài sản cố định Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản cố định. 3.1.1.3. Thủ quỹ : + Công việc thường xuyên: - Cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời Thu_ Chi _ Tồn quỹ tiền mặt vào Sổ quỹ. - Khi nhận được phiếu thu_chi kèm theo chứng từ gốc: phải kiểm tra số tiền trên phiếu thu_ chi với chứng từ gốc, kiểm tra nội dung trên phiếu thu_chi có phù hợp với chứng từ gốc, kiểm tra chữ ký và ngày tháng lập phiếu thu_chi trên chứng từ gốc, kiểm tra một cách chính xác các chứng từ thu_chi… - Lưu giữ các phiếu thu_ phiếu chi - Quản lý quỹ tiền mặt + Công việc định kỳ: Đối chiếu Sổ quỹ tiền mặt với kế toán tiền mặt. Kiểm tra, kiểm kê quỹ tiền mặt. 3.1.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty: 3.1.2.1. Tổ chức vận dụng hình thức chứng từ kế toán: Công ty vận dụng theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục cho từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đi kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 3.1.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. *Trình tự ghi sổ Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết chứng từ cùng loại Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 3.1.3. Áp dụng phương tiện kĩ thuật vào phương pháp kế toán: Công ty đã vận dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào hệ thống kế toán. Trang bị máy tính trong phòng kế toán để tiện ích cho bộ phân kế toán hiện nay. Làm kế toán trên phần mềm kế toán, luôn cập nhật thông tin liên quan đến kế toán từ internet và sách chuyên ngành để giúp kế toán của công ty nắm bắt những cái mới. Chế độ mới, quy định mới của Nhà nước về kế toán. 3.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY 3.2.1. Kế toán tiền lương tại công ty: 3.2.1.1. Đặc điểm lao động tiền lương: Cơ cấu lao động: Đặc điểm kinh doanh của công ty là thương mại, dịch vụ. Nên công ty không đòi hỏi tất cả mọi người phải có trình độ đại học. Mà chỉ bắt buộc đối với một vài nhân viên như kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, các trưởng phòng và một số nhân viên khác. Tại công ty tỷ trọng của những nhân viên có trình độ trung cấp và cao đẳng chiếm 60% trên tổng số nhân viên toàn công ty. b. Cơ cấu thu thập: * Gồm có Lương chính thức phải trả cho người lao động, lương nghỉ phép các khoản phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp cơm, phụ cấp xăng. Các khoản phụ cấp được tính như sau: Phụ cấp là khoản tiền mà CNV được hưởng hàng tháng dựa trên mức lương cấp bậc, chức vụ + Phụ cấp trách nhiệm : Giám đốc: 1.000.000 Phó giám đốc: 500.000 Kế toán trưởng: 500.000 Các trưởng phòng: 500.000 Đội trưởng kỹ thuật: 400.000 Kế toán viên: 400.000 + Phụ cấp cơm, xăng: Giám đốc: 1.500.000 Phó giám đốc: 1.500.000 Kế toán trưởng: 1.000.000 Thủ quỹ: 600.000 Các nhân viên khác:700.000 Ngoài các khoản trên công ty còn đề ra quy định riêng về tiền thưởng như sau: Công ty đề ra một quy định riêng về việc phân phối tiền thưởng cho CNV vào những ngày lễ nhằm tạo ra động lực kích thích CNV quan tâm hơn đến lợi ích chung đến tập thể của công ty, khuyến khích tinh thần và trách nhiệm với công việc. Việc phân phối lợi nhuận phải Đảm bảo công khai, công bằng và hợp lý góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nó là động lực thúc đẩy CNV trong công ty hăng say trong công tác. * Riêng với bộ phận nhà hàng thì công ty có quy định riêng về tiền lương: thu nhập của nhân viên ở nhà hàng chỉ có lương căn bản ngày hoặc tháng và cơm cho một lần trong ca làm việc cùng với phụ cấp khác một vài nhân viên ký hợp đồng và riêng thủ quỹ thì trả lương khoán. Vì vậy tổng thu nhập của một nhân viên nhà hàng: Tổng thu nhập = lương căn bản + PC (nếu có) + tiền tăng ca Nguyên tắc trả lương: Căn cứ vào thực hiện tình hình sản xuất kinh doanh, công ty hiện đang sử dụng chế độ tiền lương theo thời gian và chế độ lương khoán để trả công nhân viên (CNV). * Chế độ trả lương theo thời gian áp dụng cho công nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty. * Chế độ trả lương khoán áp dụng cho tất cả công nhận viên chưa ký hợp đồng lao động. Quy định cụ thể: * Cách tính lương theo thời gian cho CNV ký hợp đồng lao động với công ty: Mức tiền lương được hưởng của mỗi người phụ thuộc vào tiền lương cơ bản và số ngày làm việc thực tế trong tháng.. Lương căn bản + các khoản phụ cấp Mức lương ngày của CNV = 26 ( hoặc 27 ngày) Như vậy tiền lương thực tế của cán bộ công nhân viên quản lý được xác định như sau: Tổng thu nhập một tháng = Lcb +PCTN (nếu có) + PCC + PCX – TƯ- CKKT Trong đó: Lcb: lương căn bản PCTN: phụ cấp trách nhiệm PCC : phụ cấp cơm PCX: phụ cấp xăng TƯ: Tạm ứng CKKT: các khoản khấu trừ vào lương Tổng thu nhập một tháng của CNV được quy định trong hợp đồng đã được ký kết giữa người lao động với Ban Giám đốc của công ty bao gồm các khoản nêu trên Theo quy định riêng của công ty, mức lương trên sẽ được nhận thêm với một số hệ số, hệ số này tùy thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, tùy thuộc vào trách nhiệm và mức độ đóng góp của từng đối tượng nhận lương. Tùy thuộc vào trách nhiệm của mỗi người trong công ty và công ty còn quy định thêm phụ cấp trách nhiệm, cụ thể như trên mục “cơ cấu thu nhập”. 3.2.1.2. Chứng từ sử dụng: công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán_tài vụ của công ty. Để tiến hành hạch toán công ty sử dụng đầy đủ các chứng từ theo quy định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính bao gồm: Bảng chấm công Bảng chấm công đi công tác và ngoài giờ Bảng đề nghị quyết toán xăng Bảng danh sách nhân viên ăn cơm trưa Bảng thanh toán tiền lương 3.2.1.3. Sổ kế toán: Để quản lý lao động về mặt số lượng các doanh nghiệp sử dụng sổ sách lao động (danh sách nhân viên ). Sổ này do phòng kế toán lập cho từng bộ phận và cho toàn doanh nghiệp nhằm nắm chắc tình hình phân bổ sử dụng lao động được trả lương hiện có trong doanh nghiệp.Đồng thời qua sổ này kế toán tiền lương quản lý được các chi phí lương trong toàn công ty. 3.2.1.4. Tài khoản sử dụng: tài khoản 334 “phải trả CN”. Tài khoản này phản ánh tất cả tiền lương phải trả cho người lao động làm thuê của doanh nghiệp 3.2.1.5. Phương pháp hạch toán - Quy trình kế toán lương : Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cần phải tổ chức hạch toán sử dụng lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán lao động là Bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, trong đó được ghi rõ số ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do trưởng phòng của từng bộ phận giám sát nhân viên của từng bộ phận đó và ký xét duyệt. Bảng chấm công được phòng hành chính xác nhận. Sau đó sẽ được kế toán trưởng ký duyệt và tiếp theo chuyển đến Giám đốc duyệt lấy làm căn cứ tính lương. Cuối tháng Bảng chấm công được chuyển về phòng kế toán để tổng hợp lao động và tính lương cho từng bộ phận, từng nhân viên. Sau khi tính lương xong kế toán tiền viết phiếu chi lương đưa cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển đến Giám đốc xét duyệt và làm căn cứ cho thủ quỹ chi tiền để thanh toán lương cho người lao động. QUY TRÌNH HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG Giấy nghỉ phép Bảng chấm công ốm đau Bảng thanh toán lương toàn công ty Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 334 - Hạch toán tiền lương: Công việc đầu tiên của kế toán tiền lương là kiểm tra chứng từ ban đầu như bảng chấm công, bảng công tác của các phòng ban đưa lên cùng giấy xin phép, giấy ngừng việc. Nội dung kiểm tra chứng từ ban đầu là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau khi kiểm tra xong sẽ căn cứ tính lương, tính thưởng. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ tính lương, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho từng nhân viên của từng bộ phân sau đó đưa vào các Sổ Cái liên quan.               3.2.1.6 Phương pháp trả lương - Các hình thức trả lương: Công ty đề ra một quy định trả lương : đối với nhân viên ở công ty (trả lương 1 lần vào cuối tháng) . Đối với nhân viên ở nhà hàng (trả lương 2 lần trong tháng) mục đích tạo cho nhân viên không thiếu hụt trong chi tiêu của một tháng và đồng thời phân phối chi phí tiền lương làm hai lần để cho việc chi tiền lương không là vấn đề nặng nề của doanh nghiệp. Trả lương theo thời gian cho các công nhân viên có hợp đồng lao động với công ty, và trả lương khoán cho các lao động không có hợp đồng lao động. - Thời gian trả lương (đối với nhà hàng): công ty trả lương hai kỳ trong tháng Lần thứ nhất vào ngày 20 mỗi tháng Lần thứ hai vào ngày 05 tháng sau - Thời gian trả lương (đối với công ty):công ty trả lương vào ngày 5 của mỗi tháng. * Ngoài ra công ty còn quy định trong hình thức lương thời gian cũng chia ra làm hai cách trả - Công ty trả lương cho các nhân viên làm tại công ty thì trả với loại lương có BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ - Còn đối với các nhân viên chi nhánh nhà hàng Lươn Việt thì công ty chỉ trả lương với Mức lương căn bản do nhà hàng quy định cộng tiền tăng ca và công thêm phụ cấp khác nếu có. Lương căn bản Lương ngày = 30 ngày - Công ty trả lương và có khoản phụ cấp khác + với khoản cộng khác nếu có cho các nhân viên sau: Trả lương tháng cho: Kế toán : Lcb/2 + 200.000/2 + khoản cộng khác nếu có. Trả lương theo ngày làm việc dựa vào mức lương căn bản cho tất cả nhân viên còn lại. Thu ngân: (Lcb/30)* NC + 200.000/2 + K cộng khác nếu có Tổ trưởng phục vụ: (Lcb/30)*NC + 200.000/2 + K cộng khác nếu có Tạp vụ: (Lcb/30)*NC + 400.000/2 + K cộng khác nếu có - Trả lương không phụ cấp + khoản cộng khác nếu có. Phụ vụ: Pha chế: Order: (L cb/30)*NC+ khoản cộng khác nếu có Bếp trưởng: Nhân viên bếp: - NC: ngày công làm việc thực tế 3.2.1.7. Ví dụ minh họa: Cách tính lương cho nhân viên Mỹ Lệ trong tháng12/2009 như sau: [(Lương căn bản + các khoản phụ cấp)/27]* với số ngày làm việc của nhân viên này sau đó trừ đi khoản khấu trừ và tạm ứng ra lương thực lãnh của Mỹ Lệ. Lương căn bản: 1.800.000 Phụ cấp trách nhiệm: 400.000 Phụ cấp cơm và xăng: 700.000 Lương thời gian: [(1.800.000+400.000+700.000)/27]*25 = 2.685.185 Các khoản khấu trừ: BHXH: 1.800.000* 0,05 = 90.000 BHYT: 1.800.000* 0,01 = 18.000 BHTN: 1.800.000*0,01 = 18.000 Vậy lương thực lãnh của nhân viên Mỹ Lệ: 2.685.185 – 90.000 -18.000 – 18.000 = 2.559.185 Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương tập hợp toàn bộ tiền lương trong công ty vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( tk 642) Do đặc điểm kinh doanh của công ty không có sản xuất nên không sử dụng tài khoản 622, 627. Tại đơn vị không sử dụng tài khoản 641, nên tất cả chi phí đều đưa vào TK 642 theo định khoản sau: Chi phí tiền lương phải trả tháng 12/2009: Nợ TK 642: 32.814.815 Có TK 3341: 32.814.815 Sau khi khấu trừ các khoản theo quy định trên tiền lương của công nhân viên. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương do kế toán lương lập. Kế toán tiền lập phiếu chi số 0012 thanh toán tiền lương cho CNV. Kế toán tiền lương sau khi nhận được tiền chi, ghi vào phiếu chi lương số tiền lương đã chi cho CNV: Chi lương CNV bằng tiền mặt: Nợ TK 334: 31.120.815 Có TK 1111: 31.120.815 * Đối với bộ phận nhà hàng công ty trả lương không có các khoản trích theo lương và trả lương khoán cho thủ quỹ và người đi chợ, 15 ngày trả 1 lần vào ngày 20 và ngày 05 của tháng sau. - Cách tính lương kỳ 1, là 15 ngày đầu trong tháng 3/2010 cho nhân viên Bùi Đình Tiến Dũng là Tổ trưởng phục tổ: Lương căn bản 2.000.000 Lương ngày = = = 66.666,66667 đ 30 ngày 30 Thu nhập của anh Dũng trong kỳ 1 = Lương ngày* số ngày công + phụ cấp khác/2 + các khoản cộng khác nếu có - ứng trước - trừ khác . 66.666,66667* 19 + 200.000/2 =1.366.667 đ Nhưng vì phụ cấp khác công ty để cuối tháng gửi một lần cho nhân viên nên lương thực lãnh của anh Dũng là: 1.366.667 – 100.000=1.266.667 đ - Cách tính lương khoán cho người đi chợ và thủ quỹ như sau: Lương khoán tính Cậu Thái là: 1.200.000/2 = 600.000 Lương khoán cho Mợ Túy là : 1.500.000 = 750.000 Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán nhà hàng tập hợp toàn bộ tiền lương trong công ty vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( tk 642) Chi phí tiền lương phải trả trong hai kỳ của tháng 03/2010: Nợ TK 642: 46.301.666 Có TK 3341: 46.301.666 Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương do kế toán lập ở trên. Kế toán lập phiếu chi kỳ 1 số 26/3 và kỳ 2 số 07/4 thanh toán tiền lương cho CNV. Kế toán nhà hàng sau khi nhận được tiền chi, ghi vào phiếu chi lương số tiền lương đã chi cho CNV: Chi lương CNV bằng tiền mặt: Nợ TK 334: 46.301.666 Có TK 1111: 46.301.666 Cuối tháng kế toán nhà hàng tổng hợp các chứng từ của nhà hàng lên Chứng từ ghi sổ, sau đó lên Sổ cái tài khoản 334 của nhà hàng. 3.2.2. Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty 3.2.2.1. Những vấn đề chung a. Bảo hiểm xã hội: - Tại công ty, khi CNV bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…được hưởng trợ cấp BHXH đối với CNV ký hợp đồng lao động với công ty. Quỹ BHXH được hình thành một phần trích chi vào chi phí, một phần khấu trừ vào lương của CNV của công ty. - Công ty tính BHXH bằng 20% lương cơ bản, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và 5% khấu trừ vào lương CNV. Với khoản trích 5% từ lương CNV, công ty có danh sách CNV trích nộp 5%. Hàng tháng, phòng kế toán lập “phiếu báo tăng giảm” phản ánh tổng số tiền trích 5% BHXH từ lương người lao động tháng trước là bao nhiêu, nếu có (tăng, giảm) do nguyên nhân nào? Ví dụ: Phiếu báo tăng giảm tháng CNV công ty khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động được hưởng trợ cấp BHXH. Trường hợp thai sản, căn cứ vào chứng từ gốc là giấy khai sinh để lập phiếu thanh toán trợ cấp thai sản. Trường hợp nghỉ bản thân ốm, con ốm được hưởng BHXH 75% lương cơ bản Lương BHXH nghỉ lương căn bản = * số ngày nghỉ *75% LCB ốm, con ốm 26 Kế toán tiền lương phải căn cứ chứng từ gốc là giấy xác nhận nghỉ ốm, giấy xác nhận của cơ sở y tế, phiếu thanh toán BHXH mới tính lương BHXH cho CNV. + Trường hợp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp thì thời gian nghỉ được hưởng 100% lương cơ bản, trước khi người bị tai nạn lao động đóng BHXH cộng với chi phí điều trị, khi thương tật ổn định tổ chức BHXH giới thiệu đi khám, giám định khả năng lao động để xác định mức độ trợ cấp một lần hay trợ cấp hàng tháng. b. Bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp: Ngoài ra công ty còn trích BHYT 3 %quỹ lương cơ bản trong đó 2% tính vào chi phí và 1 % trừ vào lương CNV Bên cạnh đó công ty còn trích BHTN. Công ty trích BHTN 2% quỹ lương cơ bản trong đó 1% tính vào chi phí và 1% trừ vào lương CNV. c. Kinh phí công đoàn: được trích 2% quỹ lương cơ bản tính vào chi phí của công ty. Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cùng với tiền lương phải trả CNV hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Quản lý việc tính toán, trích lập và chi tiêu, sử dụng các quỹ tiền lương BHXH, BHYT, BHTN,KPCĐ có ý nghĩa không những với việc tính toán chi phí sản xuất kinh doanh mà còn cả với việc đảm bảo quyền lợi của người lao động trong công ty. 3.2.2.2. Chứng từ sử dụng: Bảng thanh toán tiền lương Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH Biên bản đối chiếu thu nộp BHXH 3.2.2.3. Sổ kế toán: Kế toán các khoản trích theo lương cũng sử dụng sổ kế toán giống như Kế toán tiền lương. Sổ này cũng do phòng kế toán lập cho từng bộ phận và cho toàn doanh nghiệp nhằm nắm chắc tình hình sử dụng lao động được hưởng các khoản trích theo lương hiện có trong doanh nghiệp. Cũng qua sổ này kế toán tiền lương quản lý được các khoản chi phí trích theo lương của doanh nghiệp và các khoản khấu trừ vào lương của CNV. 3.2.2.4. Tài khoản sử dụng Tài khoản 3383 “ BHXH” Tài khoản 3384 “ BHYT, BHTN” Tài khoản 3382 “ KPCĐ” Các tài khoản này kế toán sử dụng nhằm phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh về các khoản trích theo lương để đưa vào chi phí của doanh nghiệp và khấu trừ vào lương CNV. 3.2.2.5. Phương pháp hạch toán - Sơ đồ kế toán tổng hợp: Chứng từ sử dụng để hạch toán lao động là Bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, trong đó được ghi rõ số ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do trưởng phòng của từng bộ phận giám sát nhân viên của từng bộ phận đó và ký xét duyệt. Bảng chấm công được phòng hành chính xác nhận. Sau đó sẽ được kế toán trưởng ký duyệt và tiếp theo chuyển đến Giám đốc duyệt lấy làm căn cứ tính các khoản trích theo lương. Cuối tháng Bảng chấm công được chuyển về phòng kế toán để tổng hợp lao động và tính các khoản trích theo lương cho từng bộ phận, từng nhân viên. Sau khi tính các khoản trích theo lương xong kế toán tiền viết phiếu chi các khoản trích theo lương đưa cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển đến Giám đốc xét duyệt và làm căn cứ cho thủ quỹ chi tiền để thanh toán các khoản lương cho người lao động. Tương tự như kế toán tiền lương phòng kế toán dựa vào Sơ Đồ Kế Toán sau để theo dõi và hạch toán các khoản trích theo lương: Giấy nghỉ phép Bảng chấm công ốm đau Bảng thanh toán lương toàn công ty Bảng thanh toán các trích theo lương Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 338 - Hạch toán các khoản trích theo lương: Công việc đầu tiên của kế toán các khoản trích theo lương là kiểm tra chứng từ ban đầu như bảng chấm công, bảng công tác của các phòng ban đưa lên cùng bảng thanh toán các khoản BH, KP. Nội dung kiểm tra chứng từ ban đầu là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau khi kiểm tra xong sẽ căn cứ các khoản phải trả cho người lao động. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ các khoản phải trích theo lương, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán các khoản trích theo lương cho từng nhân viên của từng bộ phân sau đó đưa vào các Sổ Cái liên quan. Ví dụ: kế toán hạch toán các khoản trích theo lương theo quy định của tháng 12/2009. Kế toán trích các khoản trích theo lương của nhân viên Trịnh Quang Bình theo quy định của nhà nước và tính vào chi phí của doanh nghiệp: BHXH = Lcb* 0,15 = 3.000.000 * 0,15= 450.000 BHYT = Lcb* 0,02 = 3.000.000 * 0,02 = 60.000 BHTN = Lcb* 0,01 = 3.000.000* 0,01 = 30.000 KPCĐ = Lcb * 0,02 = 3.000.000* 0.02 = 60.000 Vậy các khoản trích theo lương của nhân viên Trịnh Quang Bình: 450.000 + 60.000 + 30.000 + 60.000 = 600.000 Căn cứ vào bảng thanh toán lương tháng 12/2009 kế toán hạch toán các khoản trích theo lương như sau: Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí của doanh nghiệp: Nợ TK 642: 4.840.000 Có TK 338: 4.840.000 Khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN vào tiền lương của CNV: Nợ TK 334: 1.694.000 Có TK 338: 1.694.000 Chi tiền mặt nộp cho cơ quan chuyên môn: Nợ TK 338: 6.534.000 Có TK 1111: 6.534.000 - Từ bảng thanh toán tiền lương công ty, kế toán tiền lập phiếu chi số 0020 nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cơ quan chuyên môn. - Cuối tháng kế toán tổng hợp các chứng từ thuộc công ty lên Chứng từ ghi sổ, sau đó lên Sổ cái tài khoản 334, Sổ cái tài khoản 338. CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY 4.1. NHẬN XÉT 4.1.1. Về hoạt động của bộ phận kế toán Ưu điểm: Bộ máy của công ty khá gọn nhẹ, các cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững và không ngừng trang bị thêm các kiến thức mới. Việc phân công giữa các phân hành kế toán cũng phù hợp với trình độ kế toán viên , đảm bảo mối liên hệ giữa các phân hành. Từ đó dẫn đến việc hoạt động của bộ máy kế toán được dể dàng và cập nhật các thông tin kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp được nhanh hơn. Nhược điểm: Có vài cá nhân của bộ phận kế toán chưa được trang bị tốt về chuyên môn. Làm kế toán còn theo chủ quan của cá nhân không hợp tác nhiệt tình cùng đồng nghiệp để công việc được thuận lợi hơn và đở tốn thời gian hơn. Kế toán chưa lập các bảng phụ cấp đi công tác, lập các bảng chấm công chưa rõ ràng. Còn chồng chéo lên nhau khó hiểu. Giám đốc còn xem nhẹ công việc của phân hành kế toán. Không chú trọng đến kế toán một cách triệt để như không quan tâm đến việc xây dựng cách thức hoạt động của bộ phận kế toán. Giao hoàn toàn phận hành này cho kế toán trưởng, không có góp ý gì và cũng không có ý kiến xây dựng. Kế toán chưa hoạch định được công việc rõ ràng và cụ thể hơn. Hoạt động của kế toán viên chưa chuyên nghiệp, còn lúng lúng trong các mớ chứng từ khi kế toán trưởng đề cập đến 4.1.2. Về cách thức tổ chức bộ phân kế toán: Ưu điểm: Bộ phận kế toán đã được xây dựng trên cơ sở tương đối phù hợp với cách thức của các doanh nghiệp hiện nay. Luôn vận dụng khoa học kỹ thuật vào tổ chức kế toán một cách triệt để, tận dụng tối đa hóa khoa học kỹ thuật một cách tốt nhất. Phân công trong công việc, cho mỗi nhân viên trong phòng kế toán làm chuyên về một lĩnh vực. Để phát huy hết khả năng của mỗi cá nhân, và cùng nhau làm việc có hiệu quả, công việc được dể dàng và nhanh hơn. Nhược điểm: Cách thức tổ chức chưa phát huy hết khả năng chuyên ngành của các nhân viên kế toán. Chưa chủ động trong công việc, chưa tổ chức công việc hợp lệ để công việc kế toán trở nên nhẹ nhàng hơn. Nên công việc ở phòng kế toán luôn là một gánh nặng đối với Kế toán trưởng. 4.1.3. Về khoản mục lương 4.1.3.1. Về cách thức trả lương: Ưu điểm: Kế toán tiền lương luôn nhận thức tầm quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nói chung và trong cách thức tổ chức công tác quản lý chi phí, tổ chức kế toán tiền lương. Nhìn chung, kế toán tiền lương đã vận dụng tốt lý luận và thực tiễn công việc của công ty vào công tác kế toán tiền lương. Nhược điểm: Việc chia tiền lương chưa gắn kết,đánh giá được chất lượng và số lượng công tác của từng cán bộ công nhân viên đã tiêu hao trong quá trình kinh doanh. Nói cách khác, tiền lương mà nhân viên được hưởng không gắn liền với thành quả mà họ tạo ra. Chính vì lẽ đó mà hình thức tiền lương đã không mang lại cho người nhân viên sự quan tâm đầy đủ đối với thành quả của mình, không tạo điều kiện thuận lợi để uốn nắn kịp thời những thái độ sai lệch và không khuyến khích họ nghiêm chỉnh thực hiện chế độ tiết kiệm thời gian. Mặc khó khăn nhất của kế toán tiền lương là cách trả lương của công ty chưa đồng nhất với chi nhánh nhà hàng. Nó chưa được thống nhất với nhau, làm cho nhân viên của công ty hưởng lương, hưởng các khoản phụ cấp chưa được công bằng, không đúng với chính sách Nhà nước dành cho người lao động. Vô tình dẫn đến sự phân biệt giữa người lao động với nhau.. Nói tóm lại: công tác tiền lương của công ty còn nhiều khuyết điểm vì thế công ty cần có những giải pháp thích hợp để hoàn thiện công tác tiền lương hơn nhằm khuyến khích đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty hăng say hơn và có trách nhiệm hơn trong công tác. Và nhằm hoàn thiện cách trả lương một cách công bằng hơn, phù hợp hơn. 4.1.3.2. Về các khoản trích theo lương: Ưu điểm: Công ty đã trích các khoản trích theo lương theo đúng quy định của Nhà nước, nhằm tạo cho người lao động có một sự quan tâm đến đời sống và các lợi ích tốt hơn. Họ được hưởng các khoản đó những lúc ốm đau, thai sản, hưu trí…, từ đó khuyến khích CNV lao động hăng say và có trách nhiệm hơn. Nhược điểm: Công ty chưa thực hiện các khoản trích theo lương cho toàn bộ các chi nhánh, chưa quan tâm thực sự đến lợi ích của người lao động. Ở bộ phận nhà hàng các nhân viên chưa được hưởng các khoản trích theo lương, mà khoản đó là điều tất yếu mà người lao động phải được hưởng một cách công bằng. 4.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG THEO LƯƠNG 4.2.1. Về cách chấm công lao động: Với bảng chấm công chưa được rõ ràng còn chồng chéo khó hiểu, công ty hoặc bộ phận kế toán cần phải lập lại cho dể hiểu hơn Ví dụ: như bảng chấm công tháng 12/2009 Thay vì chấm công ghi vào bảng chấm công chữ BH là đi công tác Biên Hòa có hưởng tiền xăng 50.000đ/lần đi. Thì ta vẫn chấm công bình thường và lập thêm một Bảng chấm công phụ khi đi công tác hưởng phụ cấp xăng hoặc phụ cấp nào khác và đặc ký hiệu riêng cho từng phụ cấp, để dể hiểu và dể dàng chấm công hơn. 4.2.2. Về chế độ khen thưởng: Theo tôi thì công ty nên lập một quy chế tiền thưởng hợp lý hơn cho công nhân viên thay vì đặt ra mức thưởng như hiện nay. Ta thưởng về nhiều mặt hơn như thưởng theo doanh số khi ký được hợp đồng cho thuê máy móc thiết bị, hay ký được hợp đồng bán đồ trang trí nội thất, thưởng cho nhân viên nhà hàng làm tốt công việc hay có một ý tưởng nào đó để tăng doanh số và lợi nhuận lên. Vì như vậy sẽ tạo ra một đồng lực thúc đẩy nhân viên phòng kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm các hợp đồng cho thuê máy móc thiết bị. Nhằm tăng thu cho chính bản thân NV đó và đồng thời mang lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty chính là lợi nhuận. Qua đó cũng cho thấy công ty xem xét lại hình thức trả lương theo thời gian vì hình thức này phản ánh không đúng năng lực, không khuyến khích nhân viên làm việc hăng say. Vì vậy, công ty nên kết hợp trả lương theo thời gian và đồng thời hưởng hoa hồng theo doanh số sẽ khắc phục được tính thụ động trong công việc nâng cao tinh thần trách nhiệm. 4.2.3. Cần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Thứ nhất: cơ chế lương và các khoản trích theo lương: Tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những khoản chi chủ yếu và khá lớn ở nhiều doanh nghiệp, nó liên quan đến chi phí kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. Vì thế, việc hoàn thiện nó mang lại hiệu quả cho sản xuất kinh doanh. Hiện nay mục tiêu chính của công ty quan tâm là làm thế nào để giảm chi phí tiền lương, nó là một trong ba yếu tố để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận. Vì thế tiền lương mà công ty trả cho người lao động phải tuân theo quy luật cung- cầu, giá cả của thị trường sức lao động và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Thị trường sức lao động là thị trường phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải biết chọn lựa mức lương trả cho người lao động một cách hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra tốt đẹp. Tiền lượng đối với người lao động là động cơ chủ yếu họ quyết định làm việc cho công ty. Tiền lương chính là nguồn lợi kinh tế chủ yếu của người lao động. Nhu cầu của cuộc sống ngày càng cao thì lợi ích kinh tế của tiền lương càng lớn, người lao động khi quyết định làm việc cho công ty cũng là lúc họ xác định lợi ích thu được từ tiền lương. Song không phải là tiền lương danh nghĩa mà là tiền lương thực tế. Bởi vì tiền lương mà người lao động nhận được dùng để mua tư liệu sinh hoạt, các dịch vụ cần thiết cho cuộc sống hằng ngày của họ và gia đình họ. Tiền lương là phương tiện để người lao động đảm bảo nhu cầu vật chất hằng ngày và cao hơn nữa là nhu cầu tinh thần. Nếu doanh nghiệp trả lương không hợp lý hoặc vì mục tiêu lợi nhuận thuần túy không chú ý đến lợi ích của người lao động thì nguồn nhân lực đó sẽ cạn kiệt, giảm sút chất lượng, làm hạn chế động cơ cung ứng sức lao động. Vì vậy, công ty cần chú trọng đến tiền lương thực tế trả cho người lao động phải hợp lý và phù hợp với nền kinh tế thị trường. Theo tôi thấy cơ chế BH cho nhân viên cũng là một vấn đề quan trọng trong việc tuyển dụng. Hiện tại công ty không áp dụng trích và nộp bảo hiểm cho toàn công ty mà chi áp dụng cho chi nhánh chính, cần xem xét lại. Vì các khoản trích theo lương sẽ làm cho tâm lý người lao động được yên tâm hơn nhờ vào nó khi ốm đau, thai sản, hưu trí… Và cũng nhờ vào đó mà người lao động thấy mình được quan tâm hơn từ doanh nghiệp. Khuyến khích động cơ cung ứng lao động, nguồn nhân lực dồi dào hơn, có chất lượng hơn và phù hợp với quy định của Nhà nước. * Tóm lại: việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một yêu cầu tất yếu của công ty TNHH Ánh Sáng Vàng nói riêng và các doanh nghiệp nói chung. Để hoàn thiện được công tác trên thì Nhà nước phải thường xuyên điều chỉnh các chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương cho phù hợp với lợi ích của người lao động, đồng thời mỗi doanh nghiệp cũng phải tự điều chỉnh và hoàn thiện mình. Mặt khác mỗi người lao động trong công ty cũng nên cố gắng hết mình, nhiệt tình hăng say trong công việc để đưa công ty đi lên, phát triển vững vàng hơn. Đặc biệt các nhân viên hạch toán, quản lý lao động, tiền lương và nhân viên kế toán tiền lương trong công ty cần phải phát huy tính tự giác, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc để tránh những sai sót không đáng có trong hạch toán, nhằm đảm bảo quyền lợi xứng đáng cho người lao động. - Thứ hai: Tiền ăn giữa ca của nhân viên Kế toán tiền lương cần phải ghi rõ tiền ăn giữa ca của nhân viên một cách rõ ràng hơn. Cần phải có bảng phân bổ tiền ăn trong từng ngày và Bảng thanh toán tiền ăn trong tháng. Nhân viên nào không có phụ cấp tiền ăn và nhân viên nào có cần ghi rõ. Đối với nhà hàng có cho tiền ăn giữa ca nhưng vì nấu tại nhà hàng nên không cộng vào lương khi trả cho nhân viên, không hạch toán và phân bổ trên bảng lương. Đó là một sai sót của kế toán, cần điều chỉnh và hạch toán lại. Kế toán cần lập thêm khoản phụ cấp tiền cơm trên bảng lương và Bảng thanh toán tiền ăn cho bếp, và Bảng phân bổ tiền ăn từng ngày để theo dõi. Và cũng nhằm giúp cho người lao động biết được phụ cấp tiền cơm là bao nhiêu. CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN Trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của mọi quốc gia đặc biệt là trong nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần của Việt Nam, tiền lương- lao động luôn luôn tồn tại song song và có mối quan hệ rất chặt chẽ, khắng khít với nhau, mối quan hệ tương hổ qua lại: lao động sẽ quyết định mức lương, còn mức lương sẽ quyết định đến mức sống của người lao động. Một sự biến động nhỏ trong tiền lương cũng có thể làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức rõ điều này, Công ty TNHH Ánh Sáng Vàng đã sử dụng tiền lương và các khoản trích theo lương là một đòn bẩy, là một công cụ hữu hiệu nhất để quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm, năng suất lao động của CNV. Để từ đó hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty luôn đạt ở mức cao nhất, đồng thời thu nhập của công nhân viên ngày càng ổn định và tăng thêm. Dưới gốc độ là một kế toán viên, em nghĩ rằng không những nắm vững kiến thức về mặt lý luận mà còn hiểu biết thực tế sâu sắc thì mới có thể vận dụng một cách khoa học và hợp lý, lý luận vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả của việc hạch toán tiền lương. Với khả năng và thời gian còn hạn chế, tuy rằng bản thân đã cố gắng học hỏi, tìm tòi những đề tài này không thể không tránh khỏi những sai sót. Do vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến giáo viên hướng dẫn cùng toàn thể các cán bộ phòng hành chính và phòng kế toán –tài vụ để đề tài thực tập này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của thầy giáo Lê Ngọc Lợi và các anh chị phòng Hành chính cùng với các anh chị phòng Kế toán –tài vụ trong công ty TNHH Ánh Sáng Vàng đã giúp em hoàn thành tốt đề tài thực tập theo đúng tiến độ.