Đề tài Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên

ọc cần phải bám sát với tình hình SXKD của đơn vị mình sẽ đem lại kết quả lớn cho tập thể người lao động. Việc trả lương cho công nhân trong doanh nghiệp là trả dần theo từng tháng. Do đó phần tiền lương chưa sử dụng đến phải được sử dụng có hiệu quả. Muốn làm tốt vấn đề này thì các doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch quản lý nguồn vốn tạm thời này. Nếu công tác này được thực hiện tốt sẽ dẫn đến hiệu quả sử dụng đồng vốn, nâng cao hơn nữa kết quản SXKD. 4. BHXH, BHYT, KPCĐ a/ BHXH Tại điều 140 của Bộ Luật lao động quy định về chính sách BHXH nhằm từng bước mở rộng và nâng cao việc đảm bảo vật chất góp phần ổn định vật chất cho người lao động và gia đình họ trong các trường hợp ốm đau, thai sản, hết tuổi lao động, bệnh nghề nghiệp, mất việc làm, gặp rủi ro hoặc khó khăn khác. Cũng Bộ Luật lao động tại điều 149 quy định: Quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn sau: + Người sử dụng lao động đóng 15% so với tổng quỹ lương + Người lao động đóng 5 % quỹ lương. Như vậy, có thể khẳng định quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí SXKD của doanh nghiệp khoản chi phí BHXH theo quy định của Nhà nước. Theo chế độ quy định, hàng tháng doanh nghiệp tính trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho công nhân trong tháng. Quỹ BHXH được trích lập tạo ra nguồn vốn tài trợ cho công nhân trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động . Thực chất của BHXH là giúp mọi người đảm bảo về mặt xã hội để người lao động có thể duy trì và ổn định cuộc sống khi gặp khó khăn, rủi ro khiến họ bị mất sức lao động tạm thời hay vĩnh viễn. Tác dụng chủ yếu của BHXH là giúp người lao động chống đỡ khó khăn, thiếu hụt về kinh tế đồng thời tạo ra được chỗ dựa tâm lý để họ yên tâm làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả của công việc, hạn chế được tình trạng ngừng trệ, đình đốn của SXKD, giảm thiệt hại cho người sử dụng lao động và làm cho người lao động gắn bó hơn với Nhà nước, cơ quan, toàn xã hội. Quỹ BHXH được phân cấp quản lý sử dụng như sau: một bộ phận được nộp lên cơ quan quản lý chuyên môn để chi trả cho các trường hợp quy định ( nghỉ hưu, mất sức . . . ) Doanh nghiệp chi trả hộ BHXH cho những trường hợp theo quy định ( ốm đau thai sản . . . ). Việc sử dụng chi quỹ BHXH dù ở cấp quản lý nào vẫn phải thực hiện theo chế độ quy định. b. BHYT Là một khoản trợ cấp cho việc phòng, chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. Quỹ BHYT theo quy định của chế độ tài chính hiện hành gồm 2 phần sau: + Một nguồn do doanh nghiệp phải chịu được tính vào chi phí SXKD hàng tháng theo một tỷ lệ quy định tính trên tổng số tiền thực tế phải trả cho CNV trong kỳ + Một nguồn do người lao động đóng góp thường được trừ vào lương CNV. Theo chế độ hiện nay mức trích BHYT là 3%, trong đó 2% tính vào chi ohí SXKD, còn 1% trừ vào thu nhập của người lao động. BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách ( thường chủ yếu dưới hình thức mua BHYT ) để phục vụ và chăm sóc sức khoẻ cho CNV ( như khám chữa bệnh ). Thực chất BHYT giúp người lao động đi khám chữa bệnh, điều trị tại các bệnh viện miễn phí, tạo cho CN sự an tâm khi mắc bệnh. c. KPCĐ KPCĐ được hình thành do việc trích lập vào chi phí SXKD của doanh nghiệp hàng tháng theo 1 tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phải trả cho CNV. KPCĐ do người sử dụng lao động đóng góp 2% trên tổng sổ tiền lương thực tế phải trả cho CN trong kỳ. Quỹ KPCĐ 1 phần nộp cho cơ quan công đoàn và một phần để chi tiêu cho hoạt động công đoàn của doanh nghiệp. Thực chất hoạt động công đoàn trong doanh nghiệp nhằm bảo vệ quyền lợi của CN và tổ chức các phong trào thi đua hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất. Mặt khác quán triệt chỉ tiêu chính sách của Đảng, hiến pháp, pháp luật Nhà nước. Nhiệm vụ của công đoàn là nâng cao giác ngộ tinh thần yêu nước XHCN. Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cùng với tiền lương trả cho CNV được hợp thành chi phí nhân công trong chi phí SXKD. Do vậy quản lý việc tính toán, trích lập và chi tiêu sử dụng quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa không những đối với việc tính toán chi phí SXKD mà còn có ý nghĩa trong việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong doanh nghiệp. 5. Kế toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ. Hàng tháng trên cơ sở tài liệu hạch toán về thời gian và kết quả lao động kết hợp với chính sách xã hội về lao động tiền lương và BHXH do Nhà nước ban hành mà doanh nghiệp đang áp dụng, kế toán tiến hành tính lương và trợ cấp BHXH cho CNV. Việc tính toán tiền lương theo thời gian và tiền lương theo sản phẩm phải trả cho người lao động như đã trình bày ở mục trên. Các hình thức tiền lương tính toán riêng cho từng CNV và tổng hợp cho từng bộ phận sử dụng lao động được phản ánh vào " bảng thanh toán tiền lương " lập cho từng bộ phận đó. Trường hợp CNV được hưởng trợ cấp BHXH thì căn cứ các chứng từ hạch toán lao động liên quan ( phiếu nghỉ hưởng BHXH . . ) để tính toán và tổng hợp vào " bảng thanh toán BHXH ". Bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận trong doanh nghiệp là cơ sở để chi trả thanh toán tiền lương cho CNV, đồng thời cũng là cơ sở để kế toán tổng hợp phân bổ tiền lương và trích BHXH " lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH ". Bảng thanh toán BHXH có thể lập theo từng bộ phận sử dụng lao động hoặc tập trung cho toàn doanh nghiệp là căn cứ để chi trả BHXH cho CNV được hưởng trợ cấp BHXH. Trường hợp áp dụng tiền thưởng cho CNV thì kế toán phải tính toán và lập bảng " phân bổ tiền lương " để theo dõi và chi trả cho CNV theo đúng quy định. Tiền lương, trợ cấp BHXH và tiền lương chi trả trực tiếp cho CNV phải kịp thời, đầy đủ và trực tiếp với người lao động. CNV khi lĩnh nhận cũng cần thực hiện việc kiểm tra các khoản được hưởng, các khoản bị khấu trừ . . . Và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào " bảng thanh toán lương " . 5.1. Chứng từ kế toán sử dụng BHXH, BHYT, KPCĐ Chứng từ kế toán ban đầu về tiền lương và BHXH. Chứng từ kế toán về tiền lương và BHXH ở các doanh nghiệp nhà nước theo chế độ chứng từ kế toán được quy định sử dụng các chứng từ sau: + Bảng chấm công ( mẫu số 01 - LĐTL ) +Bảng thanh toán tiền lương ( mẫu số 02 - LĐTL ) + Phiếu nghỉ hưởng BHXH ( mẫu số 03 - LĐTL ) + Bảng thanh toán BHXH ( mẫu số 04 - LĐTL ) Ngoài ra còn có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn nếu doanh nghiệp cần thiết và có nghiệp vụ phát sinh thêm liên quan đến những thông tin bổ sung cho việc tính lương, phụ cấp lương, BHXH . . . như sau: + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ( mẫu số 05 - LĐTL ) + Phiếu báo làm thêm giờ ( mẫu số 06 - LĐTL ) + Hợp đồng giao khoán ( mẫu số 07 - LĐTL ) + Biên bản tai nạn lao động ( mẫu số 08 - LĐTL ) Các chứng từ trên có thể sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán. 5.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương a. Tài khoản kế toán. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: Tài khoản 334 " phải trả CNV ". Tài khoản 338 " phải trả, phải nộp khác " Ngoài ra các tài khoản trên kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: + Tài khoản 622 " chi phí nhân công trực tiếp " + Tài khoản 627 " chi phí sản xuất chung " + Tài khoản 641 " chi phí bán hàng " + Tài khoản 642 " chi phí quản lý doanh nghiệp " + Tài khoản 111 " tiền mặt " + Tài khoản 112 " tiền gửi ngân hàng " + Tài khoản 335 " chi phí phải trả " Và một số tài khoản khác như: Tài khoản 141, tài khoản 138, TK 333. b. Nghiệp vụ kế toán. - Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, tiền lương tính ra số tiền phải trả cho từng bộ phận: Nợ TK 622 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 334 - Tính ra tiền thưởng thi đua, thưởng đột xuất phải trả cho CNV có nguồn bù đắp riêng: Nợ TK 431 Có TK 334. - Tính ra số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho CNV: Nợ TK 335 hoặc NợTK 622 Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 334 - Tính ra số BHXH phải trả cho CNV trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn LĐ . . Nợ TK 338 Có TK 334 - Hàng tháng tính và trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí SXKD Nợ TK 622, 627, 641, 642 Có TK 338 ( 3382, 3383, 3384 ) - Hàng tháng tính ra số BHXH trừ vào lương của CNV: Nợ TK 334 Có TK 338.3 - Hàng tháng tính ra số BHYT trừ vào lương của CNV: Nợ TK 334 Có TK 338.4 - Các khoản khác phải khấu trừ vào lương và thu nhập của CNV: Nợ TK 334 Có TK 141 " tạm ứng thừa trừ vào lương " Có TK 138 " tiền bồi thường " Có TK 338 " tiền lương CNV chưa được lĩnh hoặc khấu trừ các khoản khác" - Tính thuế thu nhập của CNV, người lao động phải nộp cho Nhà nước Nợ TK 334 Có TK 333 ( 333.8 ) - Khi thanh toán các khoản phải trả cho CNV: Nợ TK 338 ( 3382, 3383, 3384 ) Có TK 111, 112 Các nghiệp vụ hạch toán trên được biểu hiện qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TK 141,138,333 TK 334 TK 622 Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả CNV Các khoản khấu trừ vào thu CNTT sản xuất nhập của CNV ( tạm ứng, bồi thường vật chất, thuế TN) TK 627.1 Nhân viên phân xưởng TK 3383,3384 Phần đóng góp cho quỹ TK 641,642 BHXH, BHYT Nhân viên bán hàng TK 111, 112, 512 quản lý phân xưởng TK 431.1 Thanh toán tiền lương, Tiền thưởng tiền thưởng, BHXH và các khoản khác cho CNV TK 338.3 BHXH phải trả trực tiếp SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THANH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ TK 334 TK 338 TK 622,627,641,642 Trích KPCĐ BHXH, BHYT theo ty lệ quy định Số BHXH phải trả Trích vào chi phí trực tiếp cho CNV kinh doanh ( 19%) TK 334 TK 111,112 Trừ vào thu nhập Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ của người lao động cho cơ quan quản lý TK 111,112 Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH, KPCĐ chi vượt cấp 5.3 Kế toán phân bổ tiền lương và BHXH Hàng tháng kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ cho từng đối tượng sử dụng và tính toán các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định bằng việc lập " bảng phân bổ tiền lương và BHXH " Ngoài tiền lương và các loại BHXH, BHYT, KPCĐ trong " bảng phân bổ tiền lương và BHXH " này còn phản ánh việc trích trước các khoản chi phí phải trả ( trích trước lương nghỉ phép của CN SX . . . ) Thủ tục tiến hành lập " bảng phân bổ tiền lương và BHXH " như sau: Hàng tháng, trên cơ sở các chứng từ về lao động tiền lương trong tháng kế toán tiến hành phân loại và tổng hợp tiền lương ( tiền công ) phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động ( quản lý chung của doanh nghiệp, quản lý phục vụ từng phân xưởng SX, trực tiếp SX ở từng loại sản phẩm ở từng phân xưởng ). Trong đó, phân biệt tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản để ghi vào cột thuộc phần ghi có TK 334 " phải trả CNV " ở các phòng cho phù hợp. Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả và tỷ lệ quy định về các khoản trích BHXH, BHYT KPCĐ để tính và ghi vào các cột thuộc phần ghi có tài khoản 338 "phải trả phải nộp khác'' (3382, 3383, 3384 ) ở các phòng ban cho phù hợp. Ngoài ra còn căn cứ vào các tài liệu có liên quan ( VD: Căn cứ vào tiền lương chính và tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất...) để tính vào cột có TK335 '' chi phí phải trả ''. Số liệu về tổng hợp phân bổ tiền lương, tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ và trích trước các khoản được sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất ghi sổ kế toán cho các đối tượng liên quan. Tiền lương và các khoản trích theo lương là hai vấn đề luôn luôn gắn chặt với nhau. Các khoản trích theo lương bổ sung cho chế độ tiền lương, nhằm thoả mãn tốt yêu cầu cho người lao động. Hạch toán tổng hợp lao động tiền lương và các khoản trích theo lương là công cụ phục vụ cho điều hành quản lý chung quỹ tiền lương, giúp cho các nhà quản lý sử dụng công cụ tiền lương có hiệu quả nhất. Với đôi nét lý luận về hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như đã nghiên cứu ở trên ta thấy được tầm quan trọng của lao động tiền lương trong các doanh nghiệp. Việc hạch toán tiền lương có ảnh hưởng to lớn đến chi phí SXKD, đến giá thành của sản phẩm. V/HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN Sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép. Nói cách khác sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán. Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán thường nhiều và phức tạp, không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện Do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về kết cấu, nội dung, phương pháp hạch toán, tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán, các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có để thực hiện công tác kế toán. Như vậy, hình thức tổ chức kế toán là hình thức kết hợp các sổ kế toán khác nhau về khả năng ghi chép , về kết cấu , nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau và trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán như sau: 1. Hình thức Nhật ký Sổ cái Đối với hình thức nhật ký Sổ cái sử dụng chứng từ, các loại bảng và các loại sổ: + Chứng từ gốc + Sổ quỹ + Bảng Tổng hợp chứng từ + Nhật ký sổ cái + Sổ kế toán chi tiết + Bảng tổng hợp chi tiết + Báo cáo tài chính Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký sổ cái, sau đó ghi vào sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ nhật ký - sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết ). Về nguyên tắc, số phát sinh có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ nhật ký - sổ cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng. 2. Hình thức chứng từ ghi sổ Đối với hình thức nhật ký Sổ cái sử dụng chứng từ, các loại bảng và các loại sổ: + Chứng từ gốc + Sổ quỹ + Bảng tổng hợp chứng từ + Sổ kế toán chi tiết + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái TK 334,338,... + Bảng tổng hợp chi tiết + Bảng cân đối phát sinh + Báo cáo tài chính Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng sổ phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. 3. Hình thức Nhật ký chứng từ Gồm các loại chứng từ, các loại bảng và các loại sổ: + Chứng từ gốc và các bảng phân bổ: Bảng phân bổ số 1 + Bảng kê số 4,5 + Nhật ký chứng từ số 7, số 1,2,... + Thẻ (sổ) kế toán chi tiết + Sổ cái TK 334,338,... + Bảng tổng hợp chi tiết + Báo cáo tài chính - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hay bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. - Đối với các nhật ký chứng từ được ghi vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, vào sổ chi tiết. Cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, Các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. 4. Hình thức nhật ký chung + Chứng từ gốc + Nhật ký đặc biệt + Nhật ký chung + Thẻ (sổ) kế toán chi tiết + Sổ cái các TK 334,338,... + Bảng cân đối phát sinh + Bảng tổng hợp chi tiết + Báo cáo tài chính - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt ( chuyên dùng ) thì hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ ( 3, 5, 10 .. ngày ) hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản ( sổ cái ) phù hợp sau khi đã loại trừ số trùng lặp ( nếu có ). - Cuối tháng, quí, năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VTTH HƯNG YÊN. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. Công ty Vật tư Tổng hợp Hưng Yên là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở Thương mại Hưng Yên. Là một đơn vị kinh doanh, hạch toán độc lập và có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được phép mở tài khoản tại ngân hàng. Quí III Năm 2005 công ty tiến hành cổ phần hoá. Nhiệm vụ của Công ty là kinh doanh các mặt hàng vật tư, thiết bị, hàng chiến lược, hàng trữ trong tỉnh và cho các tỉnh bạn. Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên được thành lập ngày 30/5/1997 theo quyết định số 194QĐ/UB của UBND tỉnh Hưng Yên. Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh là xăng dầu nhớt, thiết bị phụ tùng ôtô xe máy, vật tư nông nghiệp, vật tư lâm sản, vật liệu xây dựng. Phạm vi hoạt động: Hoạt động với quy mô vừa ở các huyện trong tỉnh, trung tâm thị xã và ngoài tỉnh. Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên có đặc điểm là 1 Công ty tự hạch toán hàng hoá mua vào, bán ra và đã tạo ra được lợi nhuận, tạo công ăn việc làm cho một số lượng lao động lớn trong tỉnh. Trong thời kỳ hiện nay, cơ chế thị trường tự do, việc kinh doanh của Công ty còn gặp nhiều khó khăn. Là một doanh nghiệp nhỏ, nhà kho, cửa hàng, khu làm việc còn sơ sài. Từ khi chia tách tỉnh, Công ty hầu như phải mua sắm toàn bộ trang thiết bị, vốn tự có không có được bao nhiêu, nguồn đầu tư vốn từ ngân sách hầu như không có mà chủ yếu là vay từ ngân hàng. Do nhanh chóng tiếp cận với cơ chế thị trường, có bộ máy quản lý và đội ngũ CBCNV lành nghề cùng với kế hoạch và biện pháp tổ chức kinh doanh tốt đã góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Vì vậy Công ty đã thực kinh doanh doanh có lãi và hoàn thành nghĩa vụ trích nộp vào NSNN theo đúng kế hoạch tỉnh giao cho. 2. Tổ chức công tác quản lý tại Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên. Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên là một đơn vị kinh doanh với nhiệm vụ chủ yếu là mua vào, bán ra các mặt hàng như xăng dầu, xi măng, sắt thép . . . Hoạt động của Công ty không nằm ngoài mục đích là tạo ra được lợi nhuận nhưng vẫn phải thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, thực hiện tốt chế độ tài chính và chấp hành đầy đủ nghĩa vụ của mình. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP HƯNG YÊN Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc tổ chức hành chính Phòng tổ chức lao động Phòng kế toán tài vụ Phòng kinh doanh Phòng hành chính bảo vệ Trạm xăng dầu Phố Nối Trạm xăng dầu Tiên lữ Chi nhánh Hải Phòng Trạm xăng dầu Phố Cao Trạm lâm sản TXHY Xí nghiệp xăng dầu TXHY Trạm vật liệu xây dựng TXHY Xí nghiệp TB - PT ôtô xe máy HY + Giám đốc: là người có thẩm quyền cao nhất chịu trách nhiện quảm lý công việc kinh doanh của Công ty. + Phó giám đốc tổ chức hành chính: chịu trách nhiệm về nhân sự tổ chức của Công ty, bảo đảm đời sống, an toàn cho người lao động. + Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách về kinh doanh và quản lý công tác đối ngoại của toàn công ty + Phòng Tổ chức Lao động: có chức năng tham mưu giúp giám đốc quản lý về mặt tổ chức, nhân sự trong toàn công ty, giải quyết các nhiệm vụ về chế độ tiền lương và BHXH cho CBCNV hàng tháng. + Phòng kế toán tài vụ: có trách nhiệm ghi chép tổng hợp, kịp thời mọi hoạt động kinh doanh phát sinh trong đơn vị. Phân tích và đánh giá tình hình thực tế nhằm cung cấp thông tin chính xác cho giám đốc ra quyết định. + Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ các mặt hàng của Công ty. + Phòng hành chính bảo vệ: Thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ tài liệu, đưa và nhận công văn, phân công trực để đảm bảo an toàn về vật chất và hàng hoá của công ty. Dưới là các Xí nghiệp, Trung tâm, Trạm, cửa hàng ( hay còn gọi là đơn vị trực thuộc công ty ) đều có một đơn vị trưởng, một kế toán chịu trách nhiệm trước Công ty và nhà nước về tài chính cũng như mọi hoạt động kinh doanh của mình. 3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và áp dụng hình thức kế toán " nhật ký chứng từ ". Cơ cấu bộ máy kế toán gọn nhẹ. Về biên chế mỗi nhân viên được kiêm nhiệm phụ trách một hoặc hai phần hành theo dõi mức độ công việc phù hợp với ghi chép hạch toán kiểm tra, giám sát. BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY ĐƯỢC BIỂU HIỆN QUA SƠ ĐỒ SAU: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán kho hàng Kế toán thanh toán Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán tổng hợp + Kế toán trưởng: Là người tham mưu giúp giám đốc phân tích tình hình tài chính của Công ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ bộ máy kế toán trong suốt quá trình hạch toán kinh doanh, tiêu thụ , tính lãi lỗ. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền gửi tền vay ngân hàng, các khoản tiền liên quan đến hoạt động mua bán của công ty được thanh toán thông qua ngân hàng. Ngoài ra còn thực hiện các nhiệm vụ khác do kế toán trưởng phân công. + Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi mảng thu chi tiền mặt hàng ngày, theo dõi mảng công nợ phải thu, phải trả của Công ty. + Kế toán kho hàng: Theo dõi về hoạt động mua bán hàng hoá + Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu và chi tiền khi có ký duyệt của Giám đốc công ty. 4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Việc mở sổ và ghi sổ kế toán đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời chính xác, trung thực, liên tục có hệ thống tình hình tài chính của Công ty nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc báo cáo tài chính của Công ty. Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán một khoản tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty dưới bất kỳ một hình thức nào. Sổ kế toán phải được mở theo từng niên độ kế toán. Căn cứ vào đặc điểm cụ thể của Công ty và cơ cấu tổ chức bộ máy cũng như trình độ của các nhân viên kế toán, phòng kế toán Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên áp dụng hình thức sổ kế toán " nhật ký chứng từ ". Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở các chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Sổ kế toán gồm có: + Các sổ nhật ký chứng từ + Các bảng kê + Sổ cái các tài khoản + Các sổ chi tiết hoặc các bảng phân bổ, tờ kê chi tiết TRÌNH TỰ GHI SỔ Ở CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP HƯNG YÊN ĐƯỢC MÔ TẢ THEO SƠ ĐỒ SAU: Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Giải trình: - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hay bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. - Đối với các nhật ký chứng từ được ghi vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, vào sổ chi tiết. Cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, Các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG Phiếu giao việc Phiếu nhập kho sản phẩm Bảng chấm công Bảng kê chi tiết tiền lương từng bộ phận Bảng tổng hợp tiền lương Phiếu chi lương Nhật ký chứng từ Sổ quỹ Sổ cái TK 334 II/ THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP HƯNG YÊN 1. Quy trình thanh toán tiền lương Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên với chức năng kinh doanh hiện nay là kinh doanh thiết bị vật tư cho nền kinh tế quốc dân. Hiện nay Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trong tháng, tiền lương của cán bộ được xác định trên cơ sở của bảng chấm công thực tế được ghi hàng ngày do từng bộ phận lập lên và gửi về phòng Tổ chức lao động kiểm tra tính hợp lệ của bảng chấm công và các chứng từ kèm theo như: giấy xin phép nghỉ... Ngoài bảng chấm công, để tính lương cho CBCNV còn dựa vào một số căn cứ như: - Hệ số lương - Mức lương tối thiểu ( theo quy định hiện nay là 290.000 đ ) - Chế độ phụ cấp chức vụ - Chế độ BHXH, BHYT, KPCĐ người lao động phải nộp. - Phụ cấp ăn ca ( nếu có ) 2. Phương pháp tính trả BHXH cho CNV - Đối tượng ốm đau a. Đối tượng Người lao động nghỉ việc do ốm đau, tai nạn, rủi ro mà có xác nhận của tổ chức y tế do Bộ y tế quy định thì được hưởng chế độ ốm đau. Người lao động nghỉ việc do tự huỷ hoại sức khoẻ như: say rượi, dùng chất ma tuý . . . Thì không được hưởng chế độ ốm đau. b. Thời gian hưởng chế độ ốm đau Điều lệ BHXH quy định thời gian tối đa của người lao động được hưởng trợ cấp ốm đau như sau: - Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường: + Người lao động đã đóng BHXH dưới 15 năm thì được nghỉ 30 ngày trong một năm + Người lao động đóng BHXH từ 15 năm đến 30 năm thì được nghỉ 40 ngày trong một năm. - Đối với người lao động làm nghề hoặc công việc nặng, độc hại, làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số từ 0,7 trở lên. + Người lao động đã đóng BHXH dưới 15 năm thì được nghỉ 50 ngày trong một năm - Đối với người lao động mắc các bệnh cần điều trị dài ngày theo danh mục Bộ y tế quy định thì thời gian được hưởng trợ cấp ốm đau tối đa là 180 ngày trong một năm không phân biệt thời gian đóng BHXH nhiều hay ít. Trường hợp nếu hết 180 ngày mà vẫn phải điều trị tiếp thì thời gian điều trị thêm sẽ được hưởng trợ cấp như sau: + Hưởng 70% lương làm căn cứ đóng BHXH trước khi nghỉ ốm nếu đã đóng BHXH từ 30 năm trở lên. + Hưởng 65% lương làm căn cứ đóng BHXH trước khi nghỉ ốm nếu đã đóng BHXH dưới 30 năm . - Người lao động nghỉ chăm sóc con ốm. + Người lao động có con thứ nhất, con thứ 2 dưới 7 tuổi bị ốm đau có yêu cầu của tổ chức y tế phải nghỉ việc để chăm sóc con ốm thì được hưởng trợ cấp BHXH. + Trường hợp cả bố mẹ đều tham gia BHXH thì chỉ 1 người được hưởng BHXH trong thời gian chăm sóc con ốm, con dưới 3 tuổi thì được hưởng 20 ngày trong 1 năm. Con từ 3 tuổi đến 7 tuổi thì được nghỉ 15 ngày trong 1 năm. 2.1/ Chế độ thai sản a. Đối tượng hưởng trợ cấp chế độ thai sản: - Lao động nữ có thai sinh con lần thứ nhất, thứ 2 khi nghỉ việc ( theo điều 11, 12 điều lệ BHXH ) thì được nghỉ việc hưởng trợ cấp thai sản. - Trường hợp sinh con lần thứ nhất, thứ 2 thuộc các đối tượng trên mà con chết thì lần sinh con sau được hưởng chế độ thai sản theo quy định trên. b. Thời gian hưởng trợ cấp. - Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường thì thời gian nghỉ trước và sau khi sinh con là 4 tháng hưởng trợ cấp BHXH. - Người lao động làm việc nặng nhọc, độc hại, làm theo chế độ 3 ca, làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực có hệ số thì được nghỉ 5 tháng hưởng trợ cấp BHXH. - Nếu sinh đôi trở lên thì được tính từ con thứ 2 trở đi, mổi người mẹ đều được hưởng thêm 30 ngày. - Trường hợp sinh con dưới 60 ngày tuổi bị chết thì người mẹ được nghỉ 75 ngày kể từ ngày sinh con. - Nếu con từ 60 ngày tuổi trở lên bị chết thì người mẹ được nghỉ 15 ngày kể từ khi con chết. Khi hết thời hạn nghỉ sinh con theo quy định, nếu người mẹ có nhu cầu nghỉ thêm nhưng với điều kiện phải được người sử dụng lao động chấp nhận nhưng không được hưởng BHXH. Lao động nữ có thể đi làm trước khi hết thời gian nghỉ thai sản. Nếu đã nghỉ 60 ngày trở lên thì sinh con phải có chứng nhận của thầy thuốc về việc trở lại làm sớm không ảnh hưởng tới sức khoẻ và phải được người sử dụng lao động chấp nhận. Trường hợp này người lao động được hưởng trợ cấp BHXH đế hết thời gian nghỉ thai sản. 2.2. Mức độ trợ cấp a. Trợ cấp ốm đau Căn cứ vào điếu 9 Điều lệ BHXH quy định: mức trợ cấp ốm đau, nghỉ việc để chăm sóc con ốm đau được hưởng trợ cấp = 75% mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trước lúc nghỉ ốm ( không kể ngày lễ, ngày chủ nhật ). Cách tính trợ cấp nghỉ ốm. Trợ cấp nghỉ Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ Số ngày = x75% x ốm đau 22 nghỉ b. Trợ cấp thai sản Căn cứ vào điều 14 Điều lệ BHXH mức trợ cấp thai sản trong thời gian nghỉ theo quy định tại điều 11,12,13 Điều lệ BHXH = 100% mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trước khi nghỉ, ngoài ra khi sinh con còn được trợ cấp 1 lần = 1 tháng lương đóng BHXH. Cách tính trợ cấp nghỉ thai sản. Trợ cấp nghỉ việc Tiền lương đóng BHXH Số tháng nghỉ = x khi sinh con của tháng trước khi nghỉ khi sinh con Ví dụ: Trong tháng 6 có nhân viên Đặng Thị Thanh Ngọc nghỉ phép với lý do sinh con. Đây là trường hợp lao động nữ có thai sinh con lần thứ nhất, khi nghỉ việc ( theo Điều 11,12 Điều lệ BHXH ) thì được nghỉ việc hưởng trợ cấp thai sản và thời gian hưởng trợ cấp là 4 tháng tính từ ngày 17 tháng 6 đến ngày 17/10/2005. Căn cứ vào chế độ quy định tại Điều lệ BHXH, căn cứ vào chứng từ nghỉ thai sản của chị Ngọc đơn vị tập hợp theo phiếu nghỉ hưởng chế độ BHXH và phần thanh toán trợ cấp BHXH để đến cơ quan BHXH thanh toán chế độ trợ cấp cho chị Ngọc. Căn cứ vào chế độ BHXH đã nêu trên, kế toán tiến hành việc thanh toán, tính định mức trợ cấp thai sản. Trợ cấp nghỉ việc = 768.500đ x 4tháng = 3.074.000đ khi sinh con ( Lương đóng BHXH T 5) 2.3 Chứng từ hạch toán Cán bộ CNV khi nghỉ ốm, nghỉ thai sản thì cần phải có các loại chứng từ sau: + Y bạ khám chữa bệnh + Giấy chứng nhận ra viện + Phiếu hội chuẩn của bệnh viện xác định mức bệnh cần điều trị dài ngày. * Trình tự hạch toán Căn cứ vào chế độ quy định tại Điều lệ BHXH, căn cứ vào chứng từ nghỉ ốm đau, thai sản của người lao động, đơn vị sử dụng lao động tập hợp theo phiếu nghỉ hưởng chế độ BHXH và phần thanh toán trợ cấp BHXH, bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH để đến cơ quan BHXH thanh toán chế độ trợ cấp cho người lao động. Căn cứ vào chế độ BHXH đã nêu trên, kế toán tiến hành việc thanh toán, tính định mức trợ cấp ốm đau, thai sản . . . cho CBCNV. Nhìn vào bảng thanh toán lương ta thấy cách tính lương như sau: Lương = tháng Mức lương tối thiểu x hệ số Số ngày làm việc theo chế độ Ngày công làm x việc thực tế Các khoản phụ + cấp ( nếu có ) Ví dụ: Bà Hoàng Thị Hồng Hà, trong tháng 6/2005 có 21 ngày làm việc và 10 ngày nghỉ. Vậy lương của Bà Hà sẽ là: 290.000đ x 4,33 x 21 = 1.198.600 đ 22 - Vì bà Hà là Kế toán trưởng Công ty nên được hưởng hệ số phụ cấp trách nhiệm là 0,2. Lương trách nhiệm = 290.000 đ x 0,2 = 58.000 đ Vậy tổng lương tháng 6 của bà Hà( chưa tính các khoản trích theo lương) sẽ là: 1.198.600đ + 58.000 đ = 1.256.600đ - Các nhân viên khác tính tương tự. - Sau khi tiến hành tính lương cho từng cán bộ công nhân viên trong công ty, kế toán lập bảng thanh toán lương. Từ bảng thanh toán lương kế toán ghi sổ nhật ký chứng từ theo định khoản: Nợ TK 642: 13.819.500 đ Có TK 334: 13.819.500 đ Hàng tháng, kế toán sau khi tính lương cho CBCNV phải tính luôn cả các khoản khấu trừ vào lương ( 7% tổng số lương ) - Căn cứ vào " bảng thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ " kế toán định khoản: Nợ TK 334: 971.152 đ Có TK 338: 971.152 đ - TK 3382: 138.195đ - TK 3383: 694.672đ - TK 3384: 138.195đ Nhìn vào " bảng thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ " ta thấy cách tính như sau: Trích nộp các khoản Mức lương = x 7% BHXH, BHYT, KPCĐ cơ bản Trong đó: BHXH: 5% BHYT: 1% KPCĐ: 1% Ví dụ: Trong tháng 6 năm 2005 ông Nguyễn Xuân Hứng sẽ nhận được số lương là: Tổng tiền lương = 290.000 đ x 5,32 = 1.542.800 đ Các khoản trích theo lương = 1.542.800 đ x 7% = 107.996 đ Vậy trong tháng 6 ông Hứng sẽ phải nộp số tiền là 107.996 đ theo tổng số lương của mình. - Các nhân viên khác tính tương tự Lương tháng tại Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên được trả làm 2 kỳ. Căn cứ vào danh sách tạm ứng lương kỳ I tháng 6 năm 2005 trên văn phòng công ty do Phòng tổ chức lao động lập và gửi sang, kế toán viết phiếu chi và hạch toán ghi vào sổ cái TK 334 Nợ TK 334: 3.900.000 đ ( tạm ứng lương kỳ I ) Có TK 111: 3.900.000 đ Cuối tháng căn cứ vào " bảng thanh toán lương " kỳ II tháng 6 năm 2005 trên văn phòng công ty do Phòng tổ chức lao động lập và gửi sang, kế toán viết phiếu chi và hạch toán vào sổ cái TK 334 theo định khoản: Nợ TK 334: 8.948.348 đ ( tiền lương thực trả cho CBCNV kỳ II ) Có TK 111: 8.948.348 đ Đồng thời ghi Nợ TK 334: 971.152 đ ( BHXH, BHYT, KPCĐ người lao động phải Có TK 338: 971.152 đ nộp trừ vào lương ) Từ phiếu chi tạm ứng lương kỳ I, phiếu chi lương kỳ II tháng 6 năm 2005, kế toán lập sổ nhật ký chứng từ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Tháng 6 năm 2005 ĐVT: đồng TT Diễn giải Ghi có TK 334 - ghi nợ TK 642 Cộng Tiền lương phải trả cho CNV tháng 6 - VPCT ........ 13.819.500 ......... 13.819.500 Cộng 25.950.500 25.952.500 Ngày 30 tháng 6 năm 2005 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Dựa vào nhật ký chứng từ kế toán ghi vào sổ cái TK 334. SỔ CÁI Tài khoản 334 Tháng 6 năm 2005 Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 15/6 58 15/6 Dư đầu tháng 6/2005 Tạm ứng lương kỳ I tháng 6 111 3.900.000 0 15/6 60b 15/6 Tiền lương, phụ cấp phải trả trong tháng bộ phận QLDN 642 13.819.500 30/6 62 30/6 Thanh toán lương, phụ cấp cho CNV 111 8.948.348 Khấu trừ BHXH 3383 690.675 Khấu trừ BHYT 3384 138.195 Khấu trừ KPCĐ 3382 138.195 Cộng 13.819.500 13.819.500 Dư cuối tháng 6/2005 0 Ngày 30 tháng 6 năm 2005 Kế toán Thủ trưởng đơn vị đk đk - đóng dấu SỔ CÁI Tài khoản 338 Tháng 6 năm 2005 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Dư đầu tháng 0 15/6 60b 15/6 Các khoản trích theo lương của bộ phận QLDN ........ 642 2.625.705 Cộng phát sinh 8.372.500 8.372.500 Dư cuối tháng 0 Ngày 30 tháng 6 năm 2005 Kế toán Thủ trưởng đơn vị đk đk - đóng dấu SỔ CÁI Tài khoản 642 Tháng 6 năm 2005 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 15/6 60b 15/6 Các khoản trích theo lương của bộ phận QLDN 338 2.625.705 15/6 60b 15/6 Tiền lương phải trả bộ phận QLDN ............. 334 13.819.500 30/6 70b 30/6 Kết chuyển xác định kết quả KD cuối kỳ 911 60.445.205 Cộng 60.445.205 60.445.205 Ngày 30 tháng 6 năm 2005 Kế toán Thủ trưởng đơn vị đk đk - đóng dấu CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG NHẰM CẢI TIẾN VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP HƯNG YÊN. I. NHẬN XÉT CHUNG 1. Những ưu điểm a. Về công tác quản lý Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên là một đơn vị kinh doanh nhiệm vụ chủ yếu là mua vào, bán ra, tạo được lợi nhuận cho toàn công ty mà trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường thì lợi nhuận là chỉ tiêu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty. Lợi nhuận được xem như là một trong những đòn bẩy đảm bảo cho tình hình tài chính của Công ty được vững chắc. Trong quá trình kinh doanh, Giám đốc công ty đã đưa ra những quyết định đúng đắn cùng với sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể CBCNV trong Công ty đã mang đến sự thành công, đẩy lùi được những khó khăn trước mắt và hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn. Các phòng ban chức năng của Công ty đã được tổ chức sắp xếp gọn gàng phù hợp với quy mô của Công ty. Song song với quá trình biến đổi hệ thống tài chính của Công ty, biến đổi cả về cơ cấu lẫn phương pháp kế toán. Với kinh nghiệm trong công tác quản lý, với nhận thức đúng đắn và đưa ra những giải pháp phù hợp với điều kiện và tình hình mới về quản lý, bộ máy quản lý của Công ty đã điều hành và đưa Công ty đi vào hoạt động kinh doanh ngày một hiệu quản hơn. Công ty đã tạo điều kiện cho CBCNV nâng cao trình độ chuyên môn của mình bằng cách liên tục cử cán bộ đi học các lớp về chuyên môn nghiệp vụ, đại học . . . có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được mục tiêu đưa công ty không ngừng lớn mạnh và trưởng thành. Bên cạnh đó Công ty không ngừng tiến tới việc sử dụng quỹ tiền lương ngày càng có hiệu quả bằng việc đáp ứng tốt được đời sống của CBCNV tạo ra không khí hăng say trong lao động SXKD. b. Về công tác kế toán của Công ty Kế toán là một trong những công cụ quản lý sắc bén không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính ở các đơn vị cũng như trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Như bao doanh nghiệp khác, Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên ngay từ khi thành lập đã trú trọng tới công tác kế toán, hình thức kế toán mà hiện nay Công ty đang áp dụng là hình thức " nhật ký chứng từ ". Đội ngũ kế toán của Công ty với trách nhiệm và nhiệm vụ được giao họ luôn chú trọng và luôn đặt nhiệm vụ được giao của mình lên trên hết nhằm đáp ứng được nhu cầu thông tin nhanh gọn và chính xác. Cùng với sự ra đời và phát triển của Công ty, công tác quản lý kinh doanh nói chung cũng như công tác kế toán của Công ty nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, thực sự đã trở thành công cụ đắc lực trong công tác quản lý và hạch toán kinh doanh trong Công ty. c. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Như chúng ta đã biết tiền lương chiếm 1 vị trí rất quan trọng đối với đời sồng của CBCNV bởi đa phần thu nhập của họ là trông vào đồng lương. Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của mình. Chính vì vậy mà công tác kế toán tiền lương đóng 1 vai trò rất quan trọng trong quá trình kinh doanh của Công ty, là một nhân tố giúp cho Công ty hoàn thành kế hoạch đặt ra. Nhìn lại toàn bộ công tác kế toán tiền lương của Công ty ta nhận thấy có những ưu điển sau: Trong quá trình tính lương đảm bảo tính chính xác, tính thống nhất trong tháng, phương pháp tính gọn nhẹ, dễ hiểu, dễ làm. Việc số liệu ghi chép từ sổ này vào sổ khác đảm bảo tính chính xác, hợp lý, thống nhất đúng quy định. Việc tính lương theo thời gian đảm bảo tính hợp pháp giữa thu nhập với thành tích lao động, đảm bảo quyền lợi cho CBCNV. Mẫu sổ sách của Công ty dù có điều chỉnh lại theo yêu cầu công tác song vẫn đảm bảo đúng quy định của Nhà nước có tính thống nhất cao. Công tác quản lý chặt chẽ, có đối chiếu việc chấm công với thống kê lao động, với những CBCNV nghỉ hưởng BHXH được theo dõi sát xao, các chứng từ phải đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan mới thanh toán, có sự xem xét cẩn thận cho từng trường hợp để xét đóng tỷ lệ hưởng BHXH. Các chứng từ được trình bày đúng như quy định, có đầy đủ chữ ký, đảm bảo chính xác, không bị tẩy xoá, việc thu thập xử lý chứng từ rất cẩn thận, khoa học, hợp lý, dễ hiểu thuận lợi cho quá trình tính toán cũng như kiểm tra nếu cần. Việc thanh toán các khoản phải trả, phải thu rõ ràng, đúng như chế độ đã quy định. Việc thanh toán trả lương cho CBCNV bằng tiền mặt, trả lương đúng thời hạn quy định. Công ty trả lương cho CNV 2 lần trong tháng, có tạm ứng như vậy sẽ tạo điều kiện cho CBCNV trong việc chi tiêu , sinh hoạt cá nhân khi cần thiết mà không phải chờ đến cuối tháng. Với những ưu điểm về công tác quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương nói riêng cho ta thấy rằng Công ty đã hoạt động kinh doanh theo đúng chế độ hiện hành và đang trên đà phát triển. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên, Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên vẫn còn 1 số tồn tại cần phải khắc phục. 2. Những tồn tại trong Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên a. Về công tác quản lý Công ty không thường xuyên cử người đến các đơn thuộc Công ty tại các địa bàn khác nhau vì vậy mà không kiểm tra, giám sát hay thúc đẩy hoạt động bán hàng ở các đơn vị đó. Mặc dù Công ty đã cho phép CBCBV đi học thêm để nâng cao trình chuyên môn của mình nhưng trong thời gian đi học thì CNV không được hưởng lương. Điều đó sẽ khiến cho CNV không yên tâm để học tập. b. Về công tác kế toán Công ty áp dụng hình thức " nhật ký chứng từ " cho công tác kế toán tại Công ty. Hình thức này không thích hợp với kế toán bằng máy vì vậy không tận dụng được khả năng, trình độ kế toán máy của nhân viên kế toán. c. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để đảm bảo là nguồn thu nhập, nguồn sống chủ yếu của người lao động và gia đình của họ thì tiền lương không chỉ có vai trò đảm bảo sự bù đắp sức lao động mà họ bỏ ra trong suốt quá trình lao động mà còn là yếu tố vật chất khuyến khích người lao động hoàn thành tốt công việc của mình. Kế toán tiền lương của Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên đã thực hiện tốt được công việc kế toán của mình, CBCNV cũng đã tạm hài lòng với thu nhập của mình với mức lương phù hợp với điều kiện của Công ty. Bên cạnh đó các nhân viên trong Công ty còn phải trích nộp 7% so với tổng tiền lương của mình trong khi ở các đơn vị khác người lao động chỉ phải trích nộp 6% II/ PHƯƠNG HƯỚNG NHẰM CẢI TIẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP HƯNG YÊN Ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, đời sống của CBCNV ngày càng được nâng lên, nhu cầu thể hiện tập trung ở lợi ích kinh tế và là lợi ích thúc đẩy người lao động làm việc tích cực, tăng năng suất lao động với chất lượng cao. Mỗi doanh nghiệp cần phải quan tâm, chú trọng đối với lợi ích của người lao động, biết điều tiết hài hoà giữa lợi ích Nhà nước, lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể, không để lợi ích này xâm phạm hoặc làm tổn hại đến lợi ích kia. Với nền kinh tế ngày càng phát triển, các loại hình doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phong phú đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện chế độ chính sách, hình thức trả lương cũng như công tác kế toán tiền lương nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu cấp bách của nền kinh tế hiện đại, đảm bảo cho người lao động được hưởng khoản tiền lương xứng với năng lực của họ đã bỏ ra. Đối với Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên cũng vậy để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường hiện nay đòi hỏi Công ty phải luôn tự cải tiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương nói riêng. Muốn làm được như vậy yêu cầu Công ty phải phát huy những ưu điểm và khắc phục những tồn tại của mình. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã nhận thấy trong Công ty còn một số những tồn tại cần được khắc phục vì vậy em xin phép được đề xuất đưa ra 1 số giải pháp nhằm cải tiến và hoàn thiện bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty. 1. Về công tác quản lý. Vì Công ty có nhiều đơn vị trực thuộc hoạt động ở các địa bàn khác nhau, để nắm bắt rõ được hoạt động bán hàng tại các đơn vị này, bộ phận quản lý nên thường xuyên cử người đến kiểm tra, giám sát hoạt động tại đó. Như vậy mới có thể thúc đẩy được công việc kinh doanh, tăng thu nhập cho Công ty. Công ty nên quan tâm đến lợi ích của CNV hơn nữa. Công ty nên tạo điều kiện cho CNV yên tâm đi học để nâng cao trình độ chuyên môn của mình để phục vụ cho lợi ích chung của toàn Công ty. Trong thời gian nghỉ phép để đi học, Công ty nên cho phép CBCNV được hưởng 100% lương để vẫn có thể ổn định được cuộc sống gia đình của họ để họ có thể yên tâm vừa đi học vừa công tác. 2./ Một số giải pháp nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là 1 vấn đề cần thiết, do đó cần phải có 1 chính sách và các hình thức trả lương hoàn thiện để đảm bảo phù hợp với công việc lao động của CBCNV, kích thích người lao động hăng say sản xuất, nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc của mình mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh cho đơn vị. Bên cạnh đó Công ty nên lập ra quỹ kinh phí công đoàn để chi tiêu cho hoạt động công đoàn mà không bắt buộc người lao động phải trích nộp thêm 1% KPCĐ vào tổng số lương của mình. Như vậy người lao động chỉ phải trích nộp 6% như những người lao động ở các đơn vị khác. Khi kế toán tiền lương đã đạt tới sự hoàn thiện toàn diện là 1 yếu tố hết sức quan trọng góp phần thúc đẩy để đạt hiệu quả cao trong công việc. Vì vậy trong quá trình thực hiện công tác kế toán cần phải tìm hiểu, học hỏi, phải luôn cải tiến khoa học kỹ thuật 1 cách thực tế, đào tạo cán bộ có năng lực, triển vọng, đưa ra những biện pháp, những chính sách phù hợp, thích nghi với sự phát triển của nền kinh tế ngày nay. Được như vậy thì công tác quản lý cũng như công tác kế toán sẽ đạt được thành công như mong muốn và hơn thế nữa góp phần đưa Công ty ngày 1 phát triển và đạt được nhiều thành quả trong hoạt động kinh doanh của mình. Kết luận Sau 1 thời gian thực tập tại Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên em đã hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệp của mình với đề tài " Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên ". Với sự chỉ đạo tận tình của giáo viên hướng dẫn: Đặng Thế Hưng cùng với sự quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ của Công ty. Thời gian này em đã học hỏi được nhiều điều bổ ích để bổ sung cho kiến thức và lý luận thực tiễn. Qua đó em cũng đã hiểu được tầm quan trọng của công việc kế toán nói chung và kế toán tiền lương nói riêng trong công tác quản lý kinh tế. Chính vì vậy nên công tác kế toán tiền lương của Công ty rất được chú trọng và không ngừng cải tiến nhằm hoàn thiện, phát huy tác dụng là công cụ đắc lực phục vụ công việc quản lý kinh doanh của Công ty. Trong thời gian này em đã được hiểu biết rõ hơn về công việc của người kế toán. Với sự hiểu biết của mình trong quá trình thực tiễn cùng vận dụng những kiến thức đã được thầy cô truyền đạt để giải quyết vấn đề đặt ra. Nhưng do thời gian thực tập có hạn và với trình độ kiến thức lý luận còn nhiều hạn chế nên chuyên đề không thể tránh khỏi những sai sót cũng như sự chặt chẽ trong câu chữ. Đây là chuyên đề đầu tiên của em, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các CBCNV phòng kế toán tài vụ và các phòng ban khác trong Công ty. Cũng nhân dịp này em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo, cô giáo cùng các cô chú, anh chị CBCNV trong Văn phòng Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Xin chân thành cảm ơn ! Hưng Yên, ngày 22 tháng 7 năm 2005 Sinh viên thực hiện Mục lục LỜI NÓI ĐẦU Chương I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH I. Khái quát chung II. Khái niệm đặc điểm, vai trò, nhiệmvụ, chức năng, ý nghĩa của tiền lương 1. Khái niệm 2. Đặc điểm 3. Vai trò 4. Nhiệm vụ 5. Chức năng của tiền lương 6. ý nghĩa III. Nội dung kế toán lao động tiền lương 1. Kế toán lao động 2. Các nguyên tắc trả lương IV. Các hình thức trả lương và BHXH 1. Hình thức trả lương theo thời gian 2. Trả lương theo sản phẩm 3. Quỹ tiền lương - Khái niệm - Cơ cấu quỹ tiền lương của Doanh nghiệp 4. BHXH, BHYT, KPCĐ a/ BHXH b/ BHYT c/ KPCĐ 5. Kế toán tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ 5.1 Chứng từ kế toán sử dụng BHXH, BHYT, KPCĐ 5.2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 5.3 Kế toán phân bổ tiền lương và BHXH V. Hình thức tổ chức sổ kế toán 1. Hình thức nhật ký số cái 2. Hình thức chứng từ ghi sổ 3. Hình thức nhật ký chứng từ 4. Hình thức nhật ký chung Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VÂT TƯ TỔNG HỢP HƯNG YÊN I. Khái quát về công ty 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 2. Tổ chức công tác quản lý tại Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên 3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty vật tư tổng hợp Hưng Yên 4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty II. Thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty vật tư tổng hợp hưng yên 1. Quy trình thanh toán lương 2. Phương pháp tính trả BHXH cho CNV đối tượng ốm đau * Đối tượng * Thời gian 2.1 Chế độ thai sản a/ Đối tượng hưởng trợ cấp chế độ thai sản b/ Thời gian hưởng trợ cấp 2.2 Mức độ trợ cấp a/ Trợ cấp ómm đau b/ Trợ cấp thai sản 2.3 Chứng từ hạch toán Chương III: PHƯƠNG HƯỚNG NHẰM CẢI TIẾN VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP HƯNG YÊN I. Nhận xét chung 1. Đặc điểm a/ Về công tác quản lý b/ Về công tác kế toán của Công ty c/ Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2. Những tồn tại trong công ty vật tư tổng hợp Hưng yên a/ Về công tác quản lý b/ Về công tác kế toán c/ Về vông tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương II. Phương hướng nhằm cải tiến công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty vật tư tổng hợp hưng yên 1. Về quản lý 2. Một số giải pháp cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Nhận xét của giáo viên thực tập