Đề tài Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh bằng phần mềm Excel

sinh các khoản chi phí nhằm phục vụ công tác tiêu thụ tốt hơn, có hiệu quả hơn như: chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển. Ngoài ra còn có các khoản chi phí: Chi phí mua công cụ dụng cụ dùng ở bộ phận bán hàng Chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng Chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng Chi phí về điện thoại điện, điện, nước … và một số chi phí về dịch vụ mua ngoài khác HOÁ ĐON GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 05 tháng 01 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Trần Thị Nga Địa chỉ: 702 – Giải Phóng - EaHleo Điện thoại: 0500.3777.888 MS: Họ tên người mua hàng: Phan Thiên Sơn Tên đơn vị: Công ty Lâm Nghiệp EaWy Địa chỉ: Km92 – EaRal - EaH’Leo Hình thức thanh toán: TM MS: 6000178280 STT Tên hàng hoá , dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Điện thoại bàn Cái 2 600.000 1.200.000 2 Cộng tiền hàng: 1.200.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 120.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.320.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu ba trăm hai mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hóa đơn, kế toán lập phiếu chi. Đơn vị: Công ty Lâm Nghiệp EaWy Điạ chỉ: Km92 - EaRal - EaH’Leo - ĐắkLắk PHIẾU CHI Số: PC01/01 Ngày 05 tháng 01 năm 2009 Nợ TK:6413.1331 Có TK: 1111 Họ và tên người nhận: Trần Thị Nga Địa chỉ: 702 – Giải Phóng – EaH’Leo Lý do chi: Mua công cụ dụng cụ dùng ở bộ phận BH Số tiền: 1.320.000 Viết bằng chữ: Một triệu ba trăm hai mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Theo trình tự hạch toán trong tháng các nghiệp vụ kinh tế này phát sinh. Kế toán tiến hành theo dõi trên tài khoản đối ứng có liên quan trên sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh Cuối tháng, kế toán tập hợp các chi phí liên quan đến việc bán hàng và kết chuyển sang TK911 b. Chi phí QL doanh nghiệp Ngoài chi phí bán hàng, trong doanh nghiệp còn phát sinh một khoản chi phí thuộc bộ phận quản ly và phạm vi chung toàn doanh nghiệp được hạch toán vào tài khoản 642. Các khoản như chi phí văn phòng phẩm, xạc mực in, dụng cụ văn phòng, chi phí mua ngoài, chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương, chi phí khấu hao… được hạch toán vào tài khoản chi tiết của 642. HOÁ ĐON GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 01 tháng 01 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Tin học NaNo Địa chỉ: 27 – Phan Chu Trinh - BMT Điện thoại: 0500.3756.123 MS: 0400525688 Họ tên người mua hàng: Phan Thiên Sơn Tên đơn vị: Công ty Lâm Nghiệp EaWy Địa chỉ: Km92 – EaRal - EaH’Leo Hình thức thanh toán: TM MS: 6000178280 STT Tên hàng hoá , dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy tính Cái 1 7.000.000 7.000.000 2 3 Cộng tiền hàng: 7.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 700.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 7.700.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hóa đơn, kế toán lập phiếu chi. Đơn vị: Công ty Lâm Nghiệp EaWy Điạ chỉ: Km92 - EaRal - EaH’Leo - ĐắkLắk PHIẾU CHI Số: PC01/01 Ngày 01 tháng 01 năm 2009 Nợ TK:6423.1331 Có TK: 1111 Họ và tên người nhận: Công ty Tin học NaNo Địa chỉ: 27 – Phan Chu Trinh - BMT Lý do chi: Mua máy vi tính Số tiền: 7.700.000 Viết bằng chữ: Bảy triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng, kế toán tập hợp các chi phí liên quan đến quản lý và kết chuyển sang TK911. Tóm lại: Một khi những hoạt động chính đã được xác định, thì tổng chi phí của từng hoạt động cần phải được tính toán. Trước tiên, nhóm chi phí liên quan đến từng hoạt động phải được ghi nhận. Ví dụ, chi phí hoạt động cho việc quảng cáo, vận chuyển, lương nhân viên, và văn phòng phẩm…. Để tính chính xác các chi phí này vào từng hoạt động, phải được ấn định cho từng nhóm chi phí. Ví dụ, chi phí vận chuyển liên quan đến hoạt động bán hàng có thể được tác động bởi số sản phẩn bán ra, việc ước lượng gần đúng chi phí hoạt động sử dụng bởi từng sản phẩm là điều cần thiết. Trong khi đó, chi phí lương có thể được tác động bởi thời gian mà người nhân viên sử dụng cho hoạt động sản xuất 4. Xác định kết quả kinh doanh Kết chuyển doanh thu trong kỳ của từng loại sản phẩm Kết chuyển giá vốn sản phẩm đã tiêu thụ Kết chuyển các chi phí liên quan: Chi phí bán hàng, chi phí QLDN Tính thu nhập từ hoạt động SXKD Kết chuyển các thu nhập khác Tính thu nhập chịu thuế Tính chi phí thuế TNDN Kết chuyển chi phí thuế TNDN Xác định lợi nhuận doanh nghiệp CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH PHẦN II I. Cơ sở lý luận về kế toán 1. Một số khái niệm Tiêu thụ là khâu cuối cùng của chu trình tái sản xuất hàng hóa được đem tiêu thụ có thể là thành phẩm, hàng hóa hay lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, việc tiêu thụ hàng hóa có thể thỏa mãn nhu cầu của các đơn vị khác hoặc của cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp. Gọi tiêu thụ ra ngoài cũng có thể là thành phẩm được cung cấp giữa các cá nhân cùng một công ty, một tập đoàn… gọi là tiêu thụ nội bộ. Chi phí bán hàng: là các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm như giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng và các chi phí hổ trợ MKT. Những chi phí này tập hợp vào cuối kỳ hạch toán được phân bổ vào các sản phẩm, lao vụ, dịch vụ theo tiêu chuẩn nhất định. Thu nhập của doanh nghiệp: là số thu từ các hoạt động sản xuất kinh doanh ( ngoại trừ doanh thu bán hàng ). Tức là thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp còn có thu nhập từ các hoạt động khác như thu nhập từ hoạt động tài chính, thu nhập bất thường. Do đó kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định cũng bao gồm kết quả của hoạt động sản xuất, kết quả của hoạt động tài chính và kết quả của hoạt động bất thường. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: được xác định là số chênh lệch giữa doanh thu thuần ( doanh thu bán hàng, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ sau khi loại trừ thuế, chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại ). Với trị giá vốn hàng bán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp có thể là lãi hoặc lỗ sẽ được phân phối cho những mục đích nhất định theo quy đinh của cơ chế tài chính như là làm nghĩa vụ đối với nhà nước dưới hình thức nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, chia cho các bên tham gia liên doanh, đầu tư vốn…Trích lập các quỹ của doanh nghiệp, bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh để hoạt động. 2. Phương pháp hạch toán Khi tiêu thụ thành phẩm, đơn vị phải lập hóa đơn bán hàng. Trên hóa đon phải ghi đầy đủ chỉ tiêu nội dung và chỉ tiêu phải theo quy định, hóa đon phải nguyên vẹn, không rách hoặc nhàu nát, số liệu trên hóa đơn phải rõ ràng… Đơn vị phải giao cho khách hàng liên 2, các liên còn lại lưu theo quy định. Trường hợp đối với thành phẩm bán lẽ mà giá trị thấp hơn mức quy định phải lập hóa đơn thì phải lập bảng kê bán hàng. Tùy thuộc vào đơn vị sản xuất kinh doanh mặt hàng chịu thuế hay không chịu thuế GTGT mà sử dụng hóa đon GTGT hay sử dụng hóa đơn bán hàng theo mẫu quy định. II. Kế toán tiêu thụ thành phẩm Chứng từ và tài khoản sử dụng Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng thông thường Tài khoản sử dụng Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng và các khoản làm giảm trừ doanh thu. Nợ TK 511 Có - Các khoản giảm doanh thu kết - Tổng doanh thu bán hàng thực tế chuyển cuối kỳ trong kỳ - Số chiết khấu thương mại, giảm - Các khoản trợ, phụ giá giá hàng bán, hàng bán bị trả lại - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK911 Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ và gồm 5 tiểu khoản: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu cung cấp thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 5115: Danh thu kinh doanh bất động sản đầu tư Tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ: tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của một số lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng trong nội bộ. Tài khoản chỉ phản ánh số doanh thu của một số lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ của các đơn vị thành viên cung cấp lẫn nhau. Không hạch toán các khoản doanh thu bán hàng không trực thuộc công ty… Nợ TK 512 Có - Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp - Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa nội bộ - Giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng nội bộ. - Kết chuyển doanh thu thuần Tài khoản 512 không có số dư và có 3 tiểu khoản: TK 5121: Doanh thu bán hàng hóa TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng: Tài khoản này dùng để phản anh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, cung cấp dịch vụ Nợ TK 131 Có - SDĐK: Số tiền phải thu khách hàng - Số tiền khách hàng đã trả nợ ở đầu kỳ - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước cho khách hàng - Số tiền thừa phải cho khách trả lại - Khoản giảm giá cho khách hàng cho khách hàng sau khi đã giao hàng - Doanh thu số hàng bán đã bị người mua trả lại - Số chiết khấu thanh toán và chiềt khấu thương mại cho người mua SD Nợ: Số tiền còn lại phải thu của - SD Có: Số nhận trước hoặc số đã khách hàng thu nhiều hơn số phải thu KH Tài khoản 3387: Doanh thu chưa thực hiện Nợ TK3387 Có Kết chuyển doanh thu đã thực hiện Ghi nhận doanh thu chưa thực hiện sang TK 511 hoặc TK 515 phát sinh trong kỳ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có - Trị giá vốn của thành phẩm, hàng - Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ Hóa, dịch vụ đã được xác định là tiêu trong kỳ vào TK 911. thụ trong kỳ. - Trị giá hàng bán bị trả lại nhập - Các khoản thiếu hụt, mất mát của kho hàng tồn kho sau khi trừ đi phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra Phương pháp hạch toán doanh thu và giá vốn bán hàng Hạch toán tiêu thụ theo phương pháp trực tiếp: Đây là phương pháp giao hàng cho người mua trực tiếp tại khi hoặc các phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp. Sản phẩm sau khi xuất giao cho khách hàng được chính thức gọi là tiêu thụ. Quyền sở hữu sản phẩm này thuộc về người mua. Trình tự kế toán: + Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: Giá vốn hàng xuất bán Có TK 155: Trị giá thành phẩm xuất kho Có TK 154: Xuất tại xưởng không qua kho + Phản ánh Doanh thu: Nợ TK 111,112,131: Giá thanh toán Có TK 511 : Giá chưa thuế Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra + Kết chuyển sang TK 911 : Nợ TK 911 Kết chuyển giá vốn Có TK 632 Nợ TK 511 Có TK 911 Kết chuyển doanh thu thuần Sơ đồ hạch toán: TK 155 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112 Kết chuyển Doanh thu Giá bán thành doanh thu bán hàng phẩm Kết chuyển TK 3331 TK 154 giá vốn Xuất tại xưởng Thuế GTGT không qua kho đầu ra b. Phương pháp bán hàng trả góp: Phương thức này khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng đó đã xác định là tiêu thụ. Người mua sẽ trả ngay một số tiền đầu tiên, còn lại sẽ trả trong nhiều kỳ và phải chịu một lãi suất nhất định. Khi xuất hàng. Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155 – Giá mua thành phẩm Phản ánh doanh thu. + Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 111,112 – Số tiền người mua trả ngay sau khi mua hàng Nợ TK 131 – Số tiền còn lại phải thu Có TK 511 – DT tính theo giá bán tại thời điểm mua Có TK 3331 – Thuế GTGT theo giá ngay tại thời điểm mua Có TK 3387 – Số lãi do trả chậm, trả góp Định kỳ khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp: Khi thu tiền bán hàng ở từng kỳ Nợ TK 111,112 – Số tiền phải thu Có TK 131 Ghi nhận doanh thu tiền lãi trả chậm, trả góp từng kỳ. Nợ TK 3387 – Ghi giảm doanh thu chưa thực hiện Có TK 515 – Doanh thu về lãi trả chậm trả góp Hạch toán tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán hàng qua đại lý Hạch toán đơn vị giao đại lý. Khi xuất kho thành phẩm giao đại lý: Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Có TK 155 – Trị giá thành phẩm Có TK 154 – Xuất tại xưởng không qua kho Khi bên đại lý thông báo hàng đã tiêu thụ hoặc đại ls thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp. Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 157 – Hàng gửi bán Phản ánh doanh thu: Trường hợp hoa hồng đại lý được tính trừ vào doanh thu bán hàng. + Nếu nộp thuế theo PP thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK 111,112,131 – Giá trị thực nhận Nợ TK 641 – Hoa hồng trả cho đại lý Có TK 511 – Doanh thu chưa thuế Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp + Nếu nộp thuế theo PP trực tiếp: Nợ TK 111,112,131 – Giá trị nhận được Nợ TK 641 – Hoa hồng trả cho đại lý Có TK 511 – Doanh thu đã có thuế Trường hợp hoa hồng đại lý không trừ vào doanh thu bán hàng. + Phản anh doanh thu: Nợ TK 111,112,131 – Tổng giá trị thanh toán Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra + Cuối kỳ, xác định hoa hồng đại lý phải trả cho bên nhận đại lý: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Có TK 111,112 Trong quá trình hàng gửi đại lý nếu phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bán hàng: Nếu bên giao đại lý chịu: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,131 – Tổng thanh toán Nếu bên giao đại lý chi hộ cho đại lý: Nợ TK 1388 – Phải thu khác Có TK 111,112,131 Hạch toán đơn vị nhận đại lý Khi nhận được hàng do doanh nghiệp chuyển đến. Nợ TK 003: Trị giá thanh toán của hàng nhận đại lý. Khi bán được hàng kế toán ghi: Có TK 003: Phản ánh số thu về: Trường hợp đại lý được trừ ngay tiền hoa hồng được hưởng trên giá trị thanh toán: Nợ TK 111,112 – Giá trị thu được từ khách hàng Có TK 511 – Hoa hồng được hưởng Có TK 331 – Số phải trả cho bên giao đại lý Khi chuyển tiền giao cho đơn vị giao đại lý: Nợ TK 331 – Số phải trả sau khi trừ đi hoa hồng Có TK 111,112: Trường hợp đại lý không được khấu trừ tiền hoa hồng: Nợ TK 111,112,131 – Giá trị thu được từ khách hàng Có TK 331 – Giá trị phải trả cho bên giao đại lý Khi thanh toán tiền hàng cho bên giao đại lý: Nợ TK 331 – Số phải trả cho Bên giao đại lý có cả hoa hồng Có TK 111,112 Khi nhận được hoa hồng từ bên giao đại lý: Nợ TK 111,112 – Giá trị nhận được Có TK 511 – Hoa hồng đại lý Các trường hợp tiêu thụ khác Thành phẩm, hàng hóa sử dụng nội bộ Nếu sản phẩm, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT sử dụng nội bộ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 155,154,156 Phản ánh doanh thu và thuế GTGT: + Doanh thu: Nợ TK 627,641,642 Có TK 512 – Doanh thu chưa thuế + Thuế GTGT phải nộp: Nợ TK 133: Có TK 3331 – Thuế GTGT tính theo giá bán Nếu sản phẩm, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT sử dụng nội bộ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 155,154,156 Phản ánh doanh thu Nợ TK 627,641,642 Có TK 512 – Doanh thu chưa thuế Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Thành phẩm, hàng hóa dùng trả lương và thưởng cho CNV Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 154,155 Phản ánh doanh thu: Nợ TK 334 - Phải trả cho công nhân viên Có TK 512 – Doanh thu chưa thuế Có TK 3331 – Nếu nộp thuế theo PPKT Đem thành phẩm đi đổi lấy vật tư, hàng hóa khác Trường hợp này, Doanh nghiệp vừa phát sinh nghiệp vụ mua vào, vừa phát sinh nghiệp vụ bán ra ( tiêu thụ thành phẩm). Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là khoản doanh nghiệp phải thu ở khách hàng và giá mua vật liệu, hàng hóa là khoản doanh nghiệp phải trả cho khách hàng. Doanh nghiệp và khách hàng sẽ thanh toán cho nhau phần chênh lệch. Khi đem thành phẩm đi đổi: + Phản ánh giá vốn Nợ TK 632 Có TK 155 + Phản ánh doanh thu ( căn cứ vào hóa đơn xuất cho khách hàng) Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331: Nếu thành phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo PPKT Khi nhận lại vật tư, hàng hóa khác ( căn cứ vào Hóa đơn khách hàng xuất cho doanh nghiệp ) Nợ TK 152,153,156 Nợ TK 133: Nếu HH, vật tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo PPKT Có TK 131 Trường hợp xuất bán thành phẩm có phát sinh thừa, thiếu Số hàng giao nhận thực tế nhỏ hơn số hàng ghi trên hóa đon. Nợ TK 111,112,131 – Giá thanh toán của số hàng thực giao Nợ TK 1381 – Số hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân Có TK 511: Có TK 3331: Nếu nộp thuế theo PPKT Số hàng giao nhận thực tế lớn hơn giá trị ghi trên hóa đơn Nợ TK 111,112,131: Có TK 511: Có TK 3331: Nếu nộp thuế theo PPKT Có TK 3381: Số hàng thừa chưa rõ nguyên nhân III.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Kế toán chiết khấu thương mại. Khái niệm. Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho doanh nghiệp mua khi mua khối lượng lớn hoặc là số tiền doanh nghiệp bán giảm trừ cho doanh nghiệp mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trước thời hạn thanh toán và được ghi rõ trên hóa đơn bán hàng hoặc hợp đồng kinh tế. Tài khoản sử dụng: TK 521 – Chiết khấu thương mại Nợ TK 521 Có - Số chiết khấu thương mại đã - Kết chuyển toàn bộ số chiết chấp nhận thanh toán cho khấu sang TK 511 để xác người mua hàng định doanh thu thuần Phương pháp hạnh toán + Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại cho người mua: Nợ TK 521 – Số chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 – Thuế GTGT Có TK 111,112 – Trả tiền cho khách hàng Có TK 131 – Trừ vào khoản thu của khách hàng Có TK 3388 – Số chiết khấu chấp nhận cho khách hàng nhưng chưa thanh toán. + Cuối kỳ kết chuyển khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng sang TK 511. Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 521 – Chiết khấu thương mại Kế toán hàng bán bị trả lại Khái niệm: Là khối lượng hàng bán đã xác định tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Tài khoản sử dụng: TK 531 – Hàng bán bị trả lại Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị trả lại. Nợ TK 531 Có Doanh thu số hàng đã tiêu Kết chuyển toàn bộ số giảm Thụ nhưng bị trả lại Phương pháp hạch toán + Khi phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại: Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 155 - Nhập kho thành phẩm Nợ TK 157 – Gửi tại kho người mua Có TK 632 – Giá vốn hàng bán bị trả lại Phản ánh số tiền trả lại cho người mua: Nợ TK 531 – Doanh thu của hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 – Thế GTGT của số hàng bán bị trả lại Có TK 111,112,131 – Tổng thanh toán + Khi phát sinh các khoản chi phí có liên quan đến số hàng bị trả lại: Nợ TK 641- Chi phí bán hàng Nợ TK 133 – Thuế GTGT Có TK 111,112,131 – Tổng giá trị thanh toán + Cuối kỳ kết chuyển giá trị hàng bán bị trả lại sang TK 511: Nợ TK 511 – Ghi giảm doanh thu tiêu thụ Có TK 531 – Kết chuyển giá trị hàng bán bị trả lại Hạch toán giảm giá hàng bán Khái niệm: Là khoản giảm trừ cho người mua, do hàng hóa kém chất lượng, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. Tài khoản sử dụng: TK 532 – Giảm giá hàng bán Nợ TK 532 Có Số tiền đã nhận giảm giá cho Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm khách hàng giá hàng bán sang doanh thu bán hàng. Phương pháp hạch toán + Khi phát sinh các khoản giảm giá cho người mua. Nợ TK 532 - Số giảm giá hàng bán cho khách hàng Nợ TK 3331 – Thuế GTGT Có TK 111,112,131 – Tổng giá trị phải trả lại cho khách hàng + Cuối kỳ kết chuyển số giảm giá cho khách hàng trong kỳ sang TK 511. Nợ TK 511 – Ghi giảm doanh thu tiêu thụ Có TK 532 – Kết chuyển số giảm giá hàng bán IV. Kế toán các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm Hạch toán chi phí bán hàng Khái niệm: Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh do có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ. Nội dung của chi phí bán hàng Tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng Hoa hồng đại lý Bao bì dùng đóng gói, bảo quản sản phẩm. Khấu hao tài sản cố định dùng ở bộ phận bán hàng. Các loại chi phí khác. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 641 Có - Các khoản chi phí bán hàng - Các khoản làm giảm chi phát sinh trong kỳ phí bán hàng. - Kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2: TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành TK 6416: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6417: Chi phí bằng tiền khác Trình tự kế toán Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng Nợ TK 641(6411) Có TK 334 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định Nợ TK 641(6411) Có TK 3382 (KPCĐ) Có TK 3383 (BHXH) Có TK 3384 (BHYT) Khi xuất NVL, thành phẩm, hàng hóa dùng ở bộ phận bán hàng Nợ TK 641 (6412) Có TK 152,155,156… Xuất công cụ dụng cụ dùng cho bộ phận bán hàng + Loại phân bổ 1 lần: Nợ TK 641(6413) Có TK 153 + Loại phân bổ nhiều lần: Nợ TK 142,242: Giá trị CCDC xuất dùng Có TK 153 Định kỳ phân bổ dần: Nợ TK 641(6413): Giá trị phân bổ trong kỳ Có TK 142,242 Trích khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng Nợ TK 641(6414) Có TK 214 Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ở bộ phận bán hàng Nợ TK 641(6418) Có TK 335: Chi phí trích trước Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 641(6417) Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Phát sinh các khoản giảm trừ chi phí bán hàng Nợ TK 111,112,335… Có TK 641 Tập hợp và kết chuyền sang TK 911 Nợ TK 911 Có TK 641 Sơ đồ hạch toán TK 641 TK 334,338 TK111,112,138 Tiền lương phải trả cho NV trích BHYT, BHXH, KPCĐ Các khoản giảm trừ cp SXC theo tỷ lệ quy định TK 152,153,142,242 TK 911 Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ Kết chuyển CP bán hàng để xác định kết quả kinh doanh TK 111,112,331 Chi phí, DV TK 133 mua ngoài Thuế GTGT được khấu trừ TK 214 Hạch toán chi phí quản lý Doanh nghiệp (QLDN) Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác có liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp. Nội dung của chi phí quản lý doanh nghiệp Tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên quản lý ở các phòng ban, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ của bộ máy QLDN. Chi phí vật liệu dùng cho văn phòng. Khấu hao TSCĐ dùng ở doanh nghiệp Các khoản thuế, lệ phí. Chi phí vật liệu mua ngoài. Các khoản chi phí tiếp khách, công tác phí. Tài khoản sử dụng: TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 Có - Các khoản chi phí QLDN - Các khoản làm giảm chi phát sinh trong kỳ phí QLDN. - Kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, chi phí lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Trình tự kế toán Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642(6421) Có TK 334 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK642(6421) Có TK 3382(KPCĐ) Có TK 3383(BHXH) Có TK 3384(BHYT) Khi xuất NVL, thành phẩm, hàng hóa dùng ở bộ phận quản lý Nợ TK 642(6422) Có TK 152,155,156… Khi xuất CCDC cho bộ phận quản lý doanh nghiệp + Thuộc loại phân bổ 1 lần: Nợ TK 642(6423): Giá trị phân bổ trong kỳ Có TK 153 + Thuộc loại phân bổ nhiều lần: Nợ TK 142,242: Giá trị CCDC xuất dùng Có TK 153 Định kỳ, phân bổ dần: Nợ TK 642(6423): Giá trị phân bổ trong kỳ Có TK 142,242 Trích khấu hao TSCĐ Nợ TK 642(6424) Có TK 214 Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ở bộ phận QLDN Nợ TK 642(6428) Có TK 335: nếu trích trước Phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ở bộ phận QLDN Nợ TK 642(6428) Có TK 142,242 Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 624(6247) Nợ TK 133 Có TK 111,112 Phát sinh các khoản giảm trừ chi phí QLDN Nợ TK 111,112 Có TK 642 Cuối kỳ kết chuyển vào TK 911 Nợ TK 911 Có TK 642 Sơ đồ hạch toán TK 642 TK 334,338 TK111,112,138 Tiền lương phải trả cho NV trích BHYT, BHXH, KPCĐ Các khoản giảm trừ cp QLDN theo tỷ lệ quy định TK 152,153,142,242,335 TK 911 Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ Chi phí phân bổ dần, cp trích trước Kết chuyển chi phí QLDN để xác định kết quả kinh doanh TK 111,112,331 Chi phí, DV TK 133 mua ngoài Thuế GTGT được khấu trừ TK 214 Trích khấu hao TSCĐ TK 352 Trích lập Quỷ DP trợ cấp mất việc V. Kế toán thu nhập và chi phí khác Kế toán thu nhập khác: Tài khoản: 711 Tài khoản này bao gồm: + Thu về nhượng bán, thanh lý TSCĐ. + Thu từ các khoản thu nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ. + Các khoản thu do khách hàng vi phạm hợp đồng. Nợ TK 711 Có -Số thuế phải nộp ( nếu có ) Các khoản thu nhập khác phát -Cuối kỳ kết chuyển sang TK911 sinh trong kỳ Trình tự kế toán: Khoản thu về do nhượng bán thanh lý TSCĐ Nợ TK 111,112 Có TK 711 Có TK 3331 Khoản thu về do khách hàng vi phạm hợp đồng Nợ TK 111,112 Có TK 711 Sơ đồ hạch toán: TK 711 TK 111,112 Nhượng bán TSCĐ TK 3331 Thu do khách hàng vi phạm hợp đồng Kế toán chi phí khác: Tài khoản: 811 Chi phí khác bao gồm: + Chi phí nhượng bán TSCĐ + Giá trị còn lại của TSCĐ khi thanh lý, nhượng bán, bị phạt thuế + Các khoản chi phí kế toán bỏ nhậm hay bỏ sót khi vào sổ. + Chi phí bị phạt do vi phạm hợp đồng. Nợ TK 811 Có Các chi phí khác Cuối kỳ kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh Trình tự kế toán: Thanh lý tài sản cố định Nợ TK 811 Nợ TK 214 Có TK 211 Chi phí phát sinh khi nhượng bán Nợ TK 811 Có TK 111,112 Các chi phí do vi phạm hợp đồng Nợ TK 811 Có TK 111,112 Sơ đồ hạch toán: TK 211 TK 811 TK 111,112 Chi phí thanh lý Thanh lý TK 214 VI. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Nguyên tắc hạch toán Kết quả hoạt động tiêu thụ phải được hạch toán chi tiết theo từng loại hoạt động, từng loại sản phẩm. Tài khoản 911 phải ánh đầy đủ chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của hàng hóa hạch toán. Tài khoản sử dụng Nợ TK 911 Có - Giá vốn hàng bán - Doanh thu thuần về tiêu thụ - Chi phí bán hàng và chi phí - Thu nhập hoạt động tài chính quản lý doanh nghiệp và các khoản thu nhập khác - Chi phí hoạt động tài chính - Kết chuyển lỗ và hoạt động khác Trình tự kế toán Kết chuyển doanh thu thuần, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập khác vào TK 911. Nợ TK 511 Nợ TK 515 Nợ TK 711 Có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN vào TK 911. Nợ TK 911 Có TK 632 Có TK 635 Có TK 641 Có TK 642 Có TK 811 Cuối kỳ nếu Nợ TK 911< Có TK 911 thì kết chuyển lãi Nợ TK 911 Có TK 421 Nếu Nợ TK 911 > Có TK 911 thì kết chuyển lỗ Nợ TK 421 Có TK 911 Sơ đồ hạch toán TK 911 TK 511 TK 632 TK 521 Kết chuyến giá vốn K/c chiết khấu Thương mại TK 641 TK 531 Kết chuyển chi phí bán hàng K/c giảm giá Hàng bán TK 642 TK 532 Kết chuyển chi phí QLDN K/c hàng bán bị trả lại TK 421 Kết chuyển doanh thu thuần TK 421 Kết chuyển lãi Kết chuyển lỗ Sổ sách kế toán SỔ CHI TIẾT THÀNH PHẨM (Mã thành phẩm) Tháng....năm..... STT Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Sô Ngày SL ST SL ST SL ST Số dư đầu kỳ ............. .............. Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tháng….năm….. Sản phẩm:.......... Ngày GS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Doanh thu Các khoan tính trừ Số Ngày SL Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521,531...) Cộng SỔ CÁI Ngày …tháng….năm Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ …………… …………… Số dư cuối kỳ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày….tháng….năm…. Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có VII. Yếu tố công cụ xây dựng chương trình 1. Phần mềm sử dụng: Microsoft Excel Thanh Menu Thanh công cụ Thanh công thức Microsoft Excel là chương trình xử lý bản tính nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office do hàng phần mềm Microsoft phát triển. Đây là phần mềm rất nhanh và chuyên nghiệp trong lĩnh vực bản tính điện tử. Excel là phần mềm ứng dụng, hoạt động trong môi trường Windows với chức năng chủ yếu là thực hiện các bản tính. Ngoài ra, Excel còn có các công cụ hổ trợ cho công tác định dạng bảng tính. Với Excel mỗi bản tính được coi nhu một trang sheet của mỗi tập tin tài liệu ( wordbook). Theo mặc định, mỗi wordbook có 16 sheet ta có thể tạo ra những bảng tính độc lập với nhau hoặc liên kết với nhau trên các sheet của mỗi wordbook hoặc liên kết các wordbook với nhau nhằm phục vụ cho việc quản lý cơ sở dữ liệu. Các đối tượng trền phần mềm MS.Excel Thanh tiêu đề: Nêu tên của trình ứng dụng được kích hoạt và tên của bản tính hiện hành. Thanh Menu: Chứa nút lệnh nhằm thi hành một lệnh nào đó do người dùng sử dụng. Thanh công cụ: Chứa các nút lệnh thường dùng của Excel dưới dạng biểu tượng. Thanh định dạng: Chứa các nút lệnh dưới dạng biểu tượng để định dang dữ liệu bảng tính ( như kiểu Font…) Thanh công thức: Hiển thị nội dung của ô hiện hành bao gồm địa chỉ của ô và nôi dung chứa trong ô đó. 2. Ưu nhược điểm khi sử dụng phần mềm Microsoft Excel Excel rất đơn giản, không đòi hỏi người sử dụng có kỹ năng lập trình cao, rất dễ sử dụng, dễ hiều và chính xác. Thuận lợi trong việc in ấn và trang trí văn bản Tốc độ xử lý cho phép tính toán từ đơn giản đến phức tạp nhanh chóng không thua kém gì các phần mềm khác. Tuy nhiên, Excel được dùng để tổ chức những cơ sở dữ liệu nhưng khả năng của nó còn rất hạn chế so với phần mềm khác như Access, Foxpro… PHẦN III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Thông tin đầu vào và thông tin đầu ra Thông tin đầu vào Các bảng biểu số liệu phát sinh trong kỳ Các chứng từ: + Phiếu thu + Phiếu chi + Phiếu nhập + Phiếu xuất + Hóa đơn GTGT Bảng Danh mục tài khoản, Chi Tiết - bảng Danh mục thành phẩm Thông tin đầu ra Bảng kết chuyển chi phí và doanh thu Sổ chi tiết thành phẩm, doanh thu, chi phí Bảng kê Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng kết quả hoạt động kinh doanh Quy trình xử lý thông tin Sơ đồ Chứng từ gốc Bảng kết chuyển chi phí và doanh thu Sổ chi tiết thành phẩm, Dthu, chi phí Bảng Chứng từ Phát sinh Sổ cái TK 632,641,642,511,911… Chứng từ ghi sổ Bảng kê Báo cáo kết quả kinh doanh Giải thích sơ đồ khối Từ những chứng từ gốc như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất ta đưa vào bảng chứng từ phát sinh. Từ bảng chứng từ phát sinh ta lọc và lên được: + Bảng kết chuyển chi phí và doanh thu vào TK911 + Sổ chi tiết thành phẩm, Doanh thu và chi phí + Bảng kê + Chứng từ ghi sổ + Sổ cái TK632, TK641, TK642, TK511, TK911… Cuối tháng khi tập hợp, kết chuyển xong kế toán lên bảng xác định kết quả kinh doanh PHẦN IV XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH I. CÔNG CỤ DỮ LIỆU 1. Bảng biểu lưu trữ số liệu kỳ trước: Cấu trúc từng bảng: Danh mục tài khoản: Tên trường Kiểu dữ liệu MATK Text TENTK Text DUNO Number DUCO Number Chi tiết: Tên trường Kiểu dữ liệu MATK Text MACT Text TENCT Text DUNO Number DUCO Number DVT Text SLTON Number DONGIA Number Số dư thành phẩm Tên trường Kiểu dữ liệu MATP Text TENTP Text DVT Text SOLUONG Number DONGIA Number THANHTIEN Number 2. Bảng lưu trữ thông tin phát sinh trong kỳ: - Bảng chứng từ phát sinh Tên trường Kiểu dữ liệu MACT Text SOCTU Text NGAYCT Costom(dd/mm/yy) HOTEN Number DONVI Text DIENGIAI Text TKNO Text KHONO Text CTNO Text TKCO Text KHOCO Text CTCO Text SOLUONG Number DONGIA Number SOTIEN Number MAHD Text SERI Text SOHD Text NGAYHD Costom(dd/mm/yy) DIACHI Text MSTHUE Text MATHANG Text II. THAO TÁC DỮ LIỆU 1. Bảng Danh mục tài khoản Dùng để lưu trữ các số liệu đầu kỳ 2. Bảng chứng từ phát sinh: Chèn một sheet đặt tên là Chứng từ phát sinh. Sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán lên chứng từ gốc. Tổng hợp chứng từ gốc và nhập dữ liệu vào bảng chứng từ phát sinh. Các trường của chứng từ phát sinh như bảng thiết kế. Chèn trước cột Mã chứng từ ở bảng phát sinh 11 cột để đánh số thứ tự cho các báo cáo cần thực hiện. 3. Các sổ chi tiết a. Sổ chi tiết thành phẩm Để tạo được sổ chi tiết thành phẩm ta cần tạo một combobox để lấy được các mã TP cần lên sổ chi tiết. Cách tạo: - Tại sheet DMTK tạo vùng dữ liệu gồm các mã TP: GI,GII,GIII,GX và đặt tên là SCTTP. - Tạo thêm một sheet đặt tên là Sổ chi tiết đặt con trỏ tại ô E3 vào Data / Validation / Setting / Tại hộp Allow / chọn List / Tại hộp Souce gõ = SCTTP kích chọn OK. Mở sheet chứng tù phát sinh chèn đặt tên côt K3 là TTSTP, để đánh số thứ tự cho những dòng phát sinh có mã TP chọn trên combobox ta đặt công thức như sau: =IF(OR(S4=SoChiTiet!$G$3,V4=SoChiTiet!$G$3),MAX($J$3:J3)+1,"") Coppy cho các ô còn lại đặt tên vùng dữ liệu từ K4:AH116 là SoCTTP. Giải thích công thức: Khi chưa xuất hiện dòng có Mã TP chọn trên combobox thì dòng được để trống, khi tìm ra dòng có mã giống như mã TP trên combobox thì đánh số 1, dòng liền sau mang số liền trước. Nếu gặp tiếp mã TP hiển thị trên combobox thì sẽ tăng thêm một đơn vị và cứ tiếp tục như thế. Mở sheet Sổ chi tiết: Cập nhật dữ liệu cho các trường. - Số dư đầu kỳ: + SL: Tính tổng SLTồn của MaCT tại $E$3 trên sheet ChiTiet =SUMIF(MACT,$E$3,SLTON) + ST: Tính tổng DUNO của MaCT tại $E$3 trên sheet ChiTiet =SUMIF(MACT,$E$3,DuNo) + Đơn giá: =SUMIF(MACT,$E$3,DGTON) - Cột STT: Tự nhập và nó dựa vào số thứ tự được đánh ở bảng Chứng từ phát sinh ở cột SCTTP. Cập nhật dữ liệu cho các trường thì lấy STT làm trị dò, còn cột tham chiếu là các cột cập nhật bên bảng chứng từ phát sinh. - Cột Số CT: =IF(ISNA(VLOOKUP($A8,SoCTTP,3,0)),"", VLOOKUP($A8,SoCTTP,3,0)) Tham chiếu cho các hàng tiếp theo. Dùng hàm ISNA để sửa lỗi #N/A. - Cột Ngày CT: =IF(ISNA(VLOOKUP($A8,SoCTTP,4,0)),"",VLOOKUP($A8,SoCTTP,4,0)) - Diễn giải: =IF(ISNA(VLOOKUP($A8,SoCTTP,7,0)),"",VLOOKUP($A8,SoCTTP,7,0)) - Đơn giá: =IF(ISNA(VLOOKUP($A8,SoCTTP,15,0)),"", VLOOKUP($A8,SoCTTP,15,0)) - Nhập: + Số lượng: Nếu CTNo bằng combobox thì lấy cột số lượng, ngược lại gán bằng 0 Công thức: =IF(B8="","",IF(VLOOKUP($A8,SoCTTP,10,0)=SoChiTiet!$E$3, VLOOKUP($A8,SoCTTP,14,0),0)) + Số tiền: Nếu CTNo bằng Combobox thì lấy cột số tiền, ngược lại gán bằng 0 Công thức: =IF(C8="","",IF(VLOOKUP($A8,SoCTTP,10,0)=SoChiTiet!$E$3, VLOOKUP($A8,SoCTTP,16,0),0)) -Xuất: + Số lượng: Nếu CTCo bằng Combobox thì lấy cột số lượng, ngược lại gán bằng 0 Công thức: = IF(D8="","",IF(VLOOKUP($A8,SoCTTP,13,0)=SoChiTiet!$E$3, VLOOKUP($A8,SoCTTP,14,0),0)) + Số tiền: Nếu CTCo bằng Combobox thì lấy cột số tiền, ngược lại gán bằng 0 Công thức: = IF(D8="","",IF(VLOOKUP($A8,SoCTTP,13,0)=SoChiTiet!$E$3, VLOOKUP($A8,SoCTTP,16,0),0)) - Tồn: + Số lượng tồn: SLTon + SLNhap - SLXuat Công thức: =IF(B8="","",J7+F8-H8) + Số tiền tồn: DUNO + STNhap - STXuat Công thức: =IF(B8="","",K7+G8-I8) Ta có thể chọn một quý bất kỳ trong năm: Chèn trước cột Diễn giải 2 cột: + Cột D: Lấy ngày chứng tù bên cột Ngày CTừ = C8 + Cột E: Dùng hàm if để kiểm tra Ngày CTừ thuộc quý nào trong năm =IF(MONTH(C8)<=3,"Quý I",IF(MONTH(C8)<=6,"Quý II",IF(MONTH(C8)<=9,"Quý III","Quý IV"))) Nếu quý ở cột E = quý tại combobox ( E8 =$G$2) thì lấy giá trị, còn ngược lại thì rỗng. Lúc này ta không cần dùng hàm ISNA để sửa lỗi. B8=IF(E8=$G$2,VLOOKUP($A8,SoCTTP,3,0),"") Tương tự cho các cột còn lại. Sau đó ta ẩn cột ngày chứng từ (C) và cột quý (E) Giao diện của Sổ chi tiết thành phẩm: b. Sổ chi tiết Doanh thu Để lên được sổ chi tiết Doanh thu ta cần tạo một Combobox để lấy các mã TK cần lên sổ chi tiết. - Cách tạo: Tương tự như tạo sổ chi tiết thành phẩm tạo vùng dữ liệu và đặt tên là SCTDT tại sheet hệ thống DMTK. Qua sheet Sochitiet đặt con trỏ tại cột P3 rồi vào Data / Validation / Setting / Tại hộp Allow / chọn List / Tại hộp Souce gõ = SCTDT kích chọn OK Trở về sheet Chứng từ phát sinh chèn trước cột TTSTP 1 cột và đặt tên là TTSDT, để đánh số thứ tự cho những dòng phát sinh có mã TK chọn trên combobox ta đặt công thức như sau: =IF(U4=SoChiTiet!$T$3,MAX($J$3:J3)+1,"") Đặt tên cho vùng dữ liệu vừa mới tạo là SOCTDT (J4:AH116) Trở về sheet Sổ chi tiết ta tạo các công thức sau: - STT: Tự nhập - Số CT: = IF(ISNA(VLOOKUP($A9,SoCTDT,4,0)),"",VLOOKUP($A9,SoCTDT,4,0)) Tham chiếu cho các hàng tiếp theo dùng hàm ISNA để sửa lỗi N/A - Ngày CT: = IF(ISNA(VLOOKUP($A9,SoCTDT,5,0)),"",VLOOKUP($A9,SoCTDT,5,0)) - Diễn giải: = IF(ISNA(VLOOKUP($A9,SoCTDT,8,0)),"",VLOOKUP($A9,SoCTDT,8,0)) - Tài khoản đối ứng: Nếu TKCo = TK Combobox thì lấy TKNo ngược lại lấy TKCo. =IF(N8="","",IF(VLOOKUP($M8,SoCTDT,12,0)=$P$3, VLOOKUP($M8,SoCTDT,9,0) ,VLOOKUP($M8,SoCTDT,12,0))) - Doanh thu: Khối lượng: = IF(N8="","",IF(VLOOKUP($M8,SoCTDT,12,0)=$P$3, VLOOKUP($M8,SoCTDT,15,0),0)) Giá bán: = IF(O8="","",IF(VLOOKUP($M8,SoCTDT,12,0)=$P$3, VLOOKUP($M8;SoCTDT,16,0),0)) Thành tiền: = IF(P8="","",IF(VLOOKUP($M8,SoCTDT,12,0)=$P$3, VLOOKUP($M8,SoCTDT,17,0),0)) Tương tự như sổ chi tiết thành phẩm, có thể chọn một quý bất kỳ trong năm: Chèn trước cột Diễn giải 2 cột: + Cột R: Lấy ngày chứng tù bên cột Ngày CTừ R8= Q8 + Cột S: Dùng hàm if để kiểm tra Ngày CTừ thuộc quý nào trong năm S8=IF(MONTH(Q8)<=3,"Quý I",IF(MONTH(Q8)<=6,"Quý II",IF(MONTH(Q8)<=9,"Quý III","Quý IV"))) Nếu quý ở cột S = quý tại combobox ( E8 =$ W$2) thì lấy giá trị, còn ngược lại thì rỗng. T8= IF(P8="","",IF(S8=$W$2,VLOOKUP($A9,SoCTDT,8,0),"")) T ương tự cho các cột còn lại Sau đó ta ẩn cột ngày chứng từ (R) và cột quý (S) Giao diện của Sổ chi tiết doanh thu: c. Sổ chi tiết chi phí. Tạo vùng dữ liệu và tạo Combobox tương tự các sổ chi tiết thành phẩm và sổ chi tiết Doanh thu Tại sheet Chứng từ phát sinh chèn một cột đặt tên là SCTCP đặt công thức =IF(LEFT(R4,3)=SoChiTiet!$AG$3,MAX($I$3:I3)+1,"") Đặt tên cho vùng dữ liệu là SoCTCP. - STT: Tự nhập - Số Ctu: =IF(ISNA(VLOOKUP($X7,SoCTCP,5,0)),"",VLOOKUP($X7,SoCTCP,5,0)) - Ngày CT: =IF(ISNA(VLOOKUP($X7,SoCTCP,6,0)),"",VLOOKUP($X7,SoCTCP,6,0)) - Diễn giải: =IF(ISNA(VLOOKUP(X7,SoCTCP,9,0)),"",VLOOKUP(X7,SoCTCP,9,0)) - TKĐƯ: =IF(Y9="","",IF(VLOOKUP($X7,SoCTCP,27,0)=$AA$3, VLOOKUP($X7,SoCTCP,13,0),VLOOKUP($X7,SoCTCP,10,0))) - Ghi Nợ các tài khoản: Dùng hàm Vlookup lọc các tài khoản đối ứng của TK đối ứng lên sổ chi tiết rồi ghi tất cả các TK đó lên một dòng và dùng hàm IF để lọc ra số tiền tương ứng với TK đó. TK6421: = IF(AF7=$AK$2,IF($AI7=$AK$6,$AJ7,0),"") Tương tự cho các tài khoản khác. Giao diện minh hoạ 4. Bảng kê a. Bảng kê ghi Nợ Bảng kê ghi Nợ TK641 Tạo vùng dữ liệu và tạo Combobox tương tự các sổ chi tiết. Tại sheet Chứng từ phát sinh chèn một cột đặt tên là BKNo đặt công thức =IF(LEFT(R4,3)=BangKe!$J$2,MAX($H$3:H3)+1,"") Đặt tên cho vùng dữ liệu là DLBKNo. - STT: Tự nhập - Số Ctu: =IF(ISNA(VLOOKUP($A6,DLBKNo,6,0)),"",VLOOKUP($A6,DLBKNo,6,0) - Ngày CT: =IF(ISNA(VLOOKUP($A6,DLBKNo,7,0)), "",VLOOKUP($A6,DLBKNo,7,0)) - Diễn giải: =IF(ISNA(VLOOKUP($A6,DLBKNo,10,0)),"",VLOOKUP($A6,DLBKNo,10,0)) - Số tiền: =IF(ISNA(VLOOKUP($A6,DLBKNo,19,0)),"",VLOOKUP($A6,DLBKNo,19,0)) - Ghi có các tài khoản liên quan: Dùng hàm Vlookup lọc các tài khoản đối ứng của TK lên bảng kê rồi ghi tất cả các TK đó lên một dòng và dùng hàm IF để lọc ra số tiền tương ứng với TK đó. TK6411: =IF($B6="","",IF($F6=$G$5,E6,0)) Tương tự cho các tài khoản khác. Tương tự như các sổ chi tiết ta có thể dùng công thức để lọc ra một quý bất kỳ trong năm. Giao diện minh hoạ Bảng kê ghi Nợ TK642 Tương tự bảng kê ghi Nợ TK 641 Giao diện minh hoạ Bảng kê ghi Nợ TK632 Tương tự bảng kê ghi Nợ TK641, 642 Giao diện minh hoạ Bảng kê ghi Nợ TK511 Tương tự ta có giao diện minh hoạ b. Bảng kê ghi có: tương tự bảng kê ghi Nợ Bảng kê ghi có TK155 Giao diện minh hoạ Bảng kê ghi có TK511 Giao diện minh hoạ 5 Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ 01 - Để lên được sổ Chứng từ ghi sổ 01 ta tạo một Combobox để chọn quý cần lên sổ CTGS. - Cách tạo: Tương tự như tạo sổ chi tiết và bảng kê tạo vùng dữ liệu và đặt tên là Chonquy tại sheet hệ thống DMTK. Qua sheet CTGS đặt con trỏ tại cột F4 rồi vào Data / Validation / Setting / Tại hộp Allow / chọn List / Tại hộp Souce gõ = Chonquy kích chọn OK Trở về sheet Chứng từ phát sinh tại cột F ta lập công thức để đánh dấu thứ tự xuất hiện của TKNợ của TK911. F4: =IF(R4="911",MAX($F$3:F3)+1,"") Đặt tên cho vùng dữ liệu vừa mới tạo là CTG1 (F4: AJ116) Tại sheet CTGS ta tạo các công thức sau: +STT: Tự nhập +Số CTừ: =IF(C8="","",IF(E8=$F$4,VLOOKUP($A8,CTGS1,8,0),"")) +Ngày CTừ: C8 =IF(ISNA(VLOOKUP($A8,CTGS1,9,0)),"",VLOOKUP($A8,CTGS1,9,0)) Ngày: =IF(E8=$F$4,C8,"") Quý: =IF(C8="","",IF(MONTH(C8)<=3,"Quý I",IF(MONTH(C8)<=6,"Quý II",IF(MONTH(C8)<=9,"Quý III","Quý IV")))) +Trích yếu: =IF(C8="","",IF(E8=$F$4,VLOOKUP($A8,CTGS1,12,0),"")) +Số hiệu tài khoản: Nợ:= IF(C8="","",IF(E8=$F$4,VLOOKUP($A8,CTGS1,13,0),"")) Có:= IF(C8="","";IF(E8=$F$4,VLOOKUP($A8,CTGS1,16,0),"")) +Số tiền: =IF(E8=$F$4,VLOOKUP($A8,CTGS1,21,0),"") Giao diện minh hoạ Chứng từ ghi sổ 02: Tương tự chứng từ ghi sổ 01 Giao diện minh hoạ Chứng từ ghi sổ 03 Giao diện minh hoạ Chứng từ ghi sổ 04 Giao diện minh hoạ 6. Kết chuyển - Để lên được bảng kết chuyển doanh thu và chi phí ta tạo một Combobox để chọn quý. Tại sheet Chứng từ phát sinh tại cột B ta lập công thức để đánh dấu thứ tự xuất hiện của TKNợ và TKCó của TK911. B4=IF(OR(R4="911",U4="911"),MAX($B$3:B3)+1,"") Đặt tên cho vùng dữ liệu B4:AJ116 là KCCP Tại sheet Kết chuyển ta tạo các công thức sau: + STT: Tự nhập +Số CTừ: =IF(C6="","",IF(E6=$F$2,VLOOKUP($A6,KCCP,12,0),"")) +Ngày CTừ: C6=VLOOKUP($A6,KCCP,13,0) Ngày: D6=IF(C6="","",IF(E6=$F$2,C6,"")) Quý: E6= IF(MONTH(C6)<=3,"Quý I",IF(MONTH(C6)<=6,"Quý II",IF(MONTH(C6)<=9,"Quý III","Quý IV"))) +Diễn giải: =IF(C6="","",IF(E6=$F$2,VLOOKUP(A6,KCCP,16,0),"")) +Tài khoản đối ứng Nợ: =IF(B6="","",IF($E6=$F$2,VLOOKUP($A6,KCCP,17,0),"")) Có: =IF(C6="","",IF($E6=$F$2,VLOOKUP($A6,KCCP,20,0),"")) +Số tiền: Nợ: =IF(E6=$F$2,SUMIF(PhatSinh!$R$4:$R$106,"632",PhatSinh!$Z$4:$Z$106),"") Có: =IF(E6=$F$2,SUMIF(PhatSinh!$U$4:$U$106,"632",PhatSinh!$Z$4:$Z$106),"") Sau đó ta ẩn cột Ngày Ctừ (C6) và cột quý(E6) Giao diện minh hoạ 7. Sổ cái Tại sheet Sổ cái ở ô G3 tạo combobox chọn tài khoản cần lên sổ cái (911, 632,641,642,511...) và một combox để chọn quý Tại cột A ở bảng chứng từ phát sinh đặt tên là STTSC. Tại cột này ta lập công thức: A4=IF(OR(LEFT(R4,3)=SoCai!$G$3,LEFT(U4,3)=SoCai!$G$3),MAX($A$3:A3)+1,"") Copy công thức này cho các hàng tiếp theo Đặt tên cho vùng dữ liệu là SOCAI Ở sheet Sổ cái ta tạo các công thức sau: + STT: Tự nhập + Số CTừ: C6=IF(C6="","",IF(E6=$G$2,VLOOKUP($A6,SOCAI,13,0),"")) + Ngày CTừ: D6= IF(ISNA(VLOOKUP($A6,SOCAI,14,0)),"",VLOOKUP($A6,SOCAI,14,0)) Ngày: E6=IF(C6="","",IF(E6=$G$2,C6,"")) Quý: F6=F(C6="","",IF(MONTH(C6)<=3,"Quý I",IF(MONTH(C6)<=6, "Quý II",IF(MONTH(C6)<=9,"Quý III","Quý IV")))) + Diễn giải = IF(C6="","",IF(E6=$G$2,VLOOKUP($A6,SOCAI,17,0),"")) + Tài khoản đối ứng =IF(C6="","",IF(E6=$G$2,IF(VLOOKUP($A6,SOCAI,35,0)=SoCai!$G$3, VLOOKUP($A6,SOCAI,21,0),VLOOKUP($A6,SOCAI,18,0)),"")) + Số tiền: Nợ: =IF(C6="","",IF(E6=$G$2,IF(VLOOKUP($A6,SOCAI,35,0)=SoCai!$G$3, VLOOKUP($A6,SOCAI,26,0),0),"")) Có: =IF(F6="","",IF(E6=$G$2,IF(VLOOKUP($A6,SOCAI,36,0)=SoCai!$G$3, VLOOKUP($A6,SOCAI,26,0),0),"")) Ta ẩn cột Ngày CTừ (D6) và cột Quý (F6) Giao diện minh hoạ 8. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Tại ô A5 tạo một combobox để chọn quý Ở sheet KQKD ta tạo các công thức sau: D9 =IF(QUY=$A$5,SUMIF(TKCO,"511*",SoTien),"") Nếu Quý ở bảng phát sinh bằng quý tại combobox, thì tính tổng TKCó của TK511 ngược lại thì để trống. Tương tự ta có: D11=IF(QUY=$A$5,D9-D10,"") D13=IF(QUY=$A$5,SUMIF(TKNO,"632*",SoTien),"") D14=IF(QUY=$A$5,D11-D13,"") D16=IF(QUY=$A$5,SUMIF(TKCO,"711",SoTien),"") D19=IF(QUY=$A$5,SUMIF(TKNO,"641*",SoTien),"") D20=IF(QUY=$A$5,D14+(D16-D17)-(D19+D20),"") D26=IF(QUY=$A$5,D21+D25,"") D28=IF(QUY=$A$5,D26*25%,"") D30=IF(QUY=$A$5,D26-D28,"") Giao diện minh hoạ III. Công cụ bổ trợ chương trình: 1. Hệ thống màn hình giao tiếp 2. Hệ thống các nút lệnh a. Hệ thống các nút lệnh trên màn hình giao tiếp đến các sheet Nút qua hệ thống danh mục: Private Sub cmdDanhmuc_Click() Sheet2.select End Sub Nút lệnh qua Chi tiết Private Sub cmdChiTiet_Click() Sheet3.Select End Sub Nút lệnh qua Chứng từ phát sinh Private Sub cmdPhatSinh_Click() Sheet4.Select End Sub Kết chuyển Private Sub Button41_Click() ' Kết chuyển ' Sheet5.Select End Sub Sổ chi tiết Private Sub cmdSoChiTiet_Click() Sheet6.Select End Sub Bảng kê Private Sub cmdBangKe_Click() Sheet7.Select End Sub Chứng từ ghi sổ Private Sub cmdCTGS_Click() Sheet8.Select End Sub Sổ cái Private Sub cmdSoCai_Click() Sheet9.Select End Sub Kết quả hoạt động kinh doanh Private Sub cmdKQKD_Click() Sheet10.Select End Sub Thoát khỏi chương trình Private Sub cmdThoat_Click() ThisWorkbook.Save Application.Quit End Sub b. Hệ thống nút lệnh từ các sheet về giao diện Trên các sheet của các bảng ta muốn về giao diện cần phải tạo nút lệnh sau: Private Sub cmdDMvGiaoDien_Click() Sheet1.Select End Sub Tương tự cho các sheet khác. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY LÂM NGHIỆP EAWY 1. Một số nhận xét chung về tổ chức quản lý, công tác kế toán tại Công ty. Những kết quả Công ty đã đạt được trong thời gian qua đã khẳng định sự tồn tại và phát triển vững chắc trong nền kinh tế thị trường. Để đạt được kết quả đó là nhờ sự nổ lực cố gắng không ngừng của toàn bộ CBCNV nói chung và sự chỉ đạo của ban giám đốc nói riêng cùng sự tham mưu đắc lực của đội ngũ kế toán. - Bộ máy quản lý: Cơ cấu bộ máy quản lý được sắp xếp và bố trí hợp lý phù hợp với việc kinh doanh của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến, chức năng điều hành này đã bảo đảm sự lãnh đạo thống nhất trong công ty và phát huy được sức mạnh tập thể. - Bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách khoa học phù hợp với quá trình kinh doanh của công ty. Mỗi thành viên kế toán phụ trách một phần hành riêng và có mối liên hệ mật thiết với nhau và đều chịu sự quản lý chung của kế toán trưởng. Công ty đã đưa phần mềm kế toán vào trong công tác hạch toán nhằm tiết kiệm được thời gian và công sức. Tuy đạt được những kết quả trên nhưng công ty vẫn gặp không ít khó khăn, tồn tại trong quá trình kinh doanh. 2. Trong công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là khâu quan trọng và cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, vì thế việc hạch toán phải linh hoạt và chính xác. Do đó công tác hạch toán phải thực hiện đúng nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành. Nhìn chung công tác kế toán tại công ty khá hoàn chỉnh đáp ứng phần lớn yêu cầu thông tin kế toán cho các cấp quản lý. - Sổ sách kế toán tại công ty rõ ràng, các biểu mẫu, các chứng từ hạch toàn đầy đủ đúng theo yêu cầu. Đặc biệt là việc áp dụng chương trình phần mềm kế toán đã tạo thuận lợi hơn trong quá trình hạch toán. Giúp cho các kế toán viên nâng cao trình độ chuyên môn, bảo đảm tính liên tục và phản ánh kịp thời tình hình kinh doanh của công ty. - Các thành viên toán là những người có năng lực trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao và có khả năng sử dụng máy tính thành thạo. @&? Xã hội ngày càng phát triển và hoàn thiện, từ những cái đã có con người cố gắng làm cho nó tốt hơn nữa và trong hệ thống kế toán cũng vậy. Từ khi ra đời nó được xem là ưu việt, sau đó thay đổi và cải thiện nhiều lần. Hiện nay hệ thống kế toán đang ngày một hoàn thiện để phù hợp với nền kinh tế thị trường. Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là một phần rất quan trọng. Thực hiện tốt công tác tiêu thụ sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành các quá trình kinh tế của sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Sản phẩm hàng hoá có tiêu thụ được mới đảm bảo cho doanh nghiệp thu hồi vốn để tổ chức quá trình sản xuất tiếp theo và bù đắp những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất, nó không những thoả mãn những nhu cầu của xã hội và cân đối tiền hàng mà còn phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Góp phần thúc đẩy sử dụng các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý nhằm nâng cao không ngừng năng suất lao động, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Với thời gian thực tập không lâu, hơn nữa là lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế, em đã học được nhiều điều. Từ lý thuyết đến thực tế không phải là một quá trình đơn giản, lý thuyết theo khuôn mẫu có sẵn thì thực tế dạy cho em tính năng động. Hơn nữa trong thực tế có cái rất khác với khi ta học, nảy sinh nhiều nghiệp vụ lạ đòi hỏi phải suy nghĩ, tìm tòi. Một điều nữa là em thấy nhân viên kế toán có vai trò rất quan trọng trong công ty, bất kỳ một nhân viên kế toán nào, ở phân ngành nào cũng cố gắng hết sức, không cho phép sai sót, vì nó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Các kế toán của mỗi phân ngành kế toán có quan hệ chặt chẽ với nhau, bổ sung cho nhau, đối chiếu lẫn nhau làm tăng độ chính xác trong quá trình hạch toán. Mặc dù làm đề tài về hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh nhưng em cũng có hiểu thêm các phân ngành khác. Điều này giúp em học hỏi và rút ra được nhiều điều bổ ích cho mình. Tuy nhiên, bước đầu đi thực tập tiếp xúc với thực tế còn bỡ ngỡ, khả năng kiến thức còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề của em cũng khó tránh khỏi những thiếu sót. Vậy kính mong quý thầy cô cùng ban lãnh đạo công ty góp ý để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn Phạm Hữu Sỹ cùng toàn thể anh, chị trong phòng kế toán và ban lãnh đạo của Công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đề tài của mình. Em xin chân thành cảm ơn! EaH’Leo, ngày 10 tháng 06 năm 2009 Sinh viên thực hiện Đặng Thị Kim Oanh