Đề tài Kế toán vật liệu ở công ty đường bộ 230

rước, lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế lần nhập đó. Phương pháp này ngược với phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp thực tế đích danh Vật liêu nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó không tính đến thời gian nhập và xuất kho. Áp dụng với các doanh nghiệp có ít loại mật hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được III. Chứng từ thủ tục - phương pháp hạch toán nguyên vật liêu 1. Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành số 114/ TC /QĐ /TCKT ngày 01/01/ 1995 của bộ trưởng bộ tài chính các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 -VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 -VT) - Hoá đơn kiêm vận chuyển xuất kho (mẫu 02 - BH) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu 08 - VT) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03- BH) Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 - VT ) - Biên bẩn kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 05- VT) - Phiếu xuất kho vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT) 2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Tuỳ theo điều kiện kinh doanh cụ thể, yêu cầu và trình độ quản lý mà việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu, hạch toán số liệu giữa kho và phòng kế toán được tiến hành theo 1 trong các phương pháp sau a.- Phương pháp thẻ song song: - Ở kho: Thủ kho là người thực hiện và phản ánh số lượng vật liêụ nhập, xuất, tồn trên thẻ kho - Ở phòng kế toán: Nhân viên kế toán vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho, kế toán theo dõi, ghi chép cả về mặt lượng và mặt giá trị - Trình tự ghi sổ: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư Kê toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng b.- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Ở kho: Cũng mở thẻ kho theo dõi số lượng từng loại vật liệu - Ở phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tổng hợp vật liệu nhập, xuất, tồn cả về mặt số lượng và giá trị - Trình tự ghi sổ: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng c. Phương pháp sổ số dư - Ở kho: Thủ kho mở thẻ kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào mặt số lượng - Ở phòng kế toán: Khi nhận được phiếu nhập, xuất kế toán tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ rồi ghi đơn giá theo dõi về mặt giá trị để ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn - Trình tự ghi sổ: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng IV. Kế toán tổng hợp vật liệu 1. Phương pháp hạch toán Hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm nguyên vật liệu một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152: " Nguyên vật liệu" tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ…., tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoại, tự sản xuất, phát hiện thừa…) Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm các nguyên vật liệu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùg, xuất bán, thiếu hụt…) Dư nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho - Tài khoản 151: " Hàng mua đi đường" Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng Dư nợ: Giá trị hàng đi đường (đầu và cuối kỳ) Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK133, TK331, TK111, TK113 2. Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Nợ 151 Có Nợ 152 Có Nợ 338 Có Nhập kho VL đi đường Nguyên vật liệu thừa khi kỳ trước kiểm kê Nợ 333 Có Nợ 154 Có Thuế nhập khẩu tính vào NVL xuất thuê ngoài giá thành VL nhập kho chế biến Nợ 411 Có Nợ 331 Có Nhận cấp phát, nhận Giảm giá, hàng bán trả lại Góp vốn liên doanh người bán Nợ 338 Có Nợ 138, 334 Có NVL thừa khi kiểm kê NVL thiếu khi kiểm kê Nợ 154 Có Nợ 128, 222, 228 Có NVL chế biến nhậpkho Xuất kho NVL góp vốn NVL chế biến nhập kho Xuất kho NVL góp vốn liên doanh Nợ 412 Có Nợ 412 Có Đánh giá tăng vật liệu Đánh giá giảm vật liệu Nợ 111, 112, 141 Có VL mua ngoài nhập kho Nợ 1331 Có Thuế VAT đầu vào PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY ĐƯỜNG BỘ 230 I. TÌNH HÌNH VÀ ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY Công ty đường bộ 230 là một doanh nghiệp nhà nước thuộc ngành đường bộ Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng 1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty Là một trong những doanh nghiệp thành viên thuộc khu quản lý đường bộ II cục đường bộ VIệt Nam. Trụ sở của công ty đặt tại Km 10 Quốc lộ 5 thuộc xã Dương Xá - Gia Lâm - Hà Nội Nhiệm vụ chính của công ty là XD& SC đường bộ phục vụ cho nhu cầu giao thông vận tải của xã hội góp phần đáng kể vào việc tham gia, cải tạo, nâmg cấp cơ sở hạ tầng như làm mới đường vào sân bay, bến cảng, mở rộng và nâng cấp các tuyến quốc lộ 1, 2, 3, 5 …. Công ty ngày càng có uy tín trên thị trường và đã đóng góp 1 phần không nhỏ cho ngân sách nhà nước, tạo điều kiện chăm lo đời sống việc làm cho người lao động. Trải qua quá trình xây dựng phấn đấu và trưởng thành tới nay công ty đã không ngừng lớn mạnh vế mọi mặt Doanh thu năm 2005 : 70.000.000.000 2- Tổ chức bộ máy quản lý Việc tổ chức quản lý trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng rất cần thiết và không thể thiếu được. Nó đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng công trình thi công ở công ty đường bộ 230, công tác tổ chức quản lý khá hợp lý, toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều chịu sự chỉ đạo của Ban giám đốc - Trong đó: Giám đốc chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh - Một phó giám đốc phụ trách công tác nội chính phụ trách đới sống công nhân viên trong đơn vị - Một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công, Một phó giám đốc chịu trách nhiệm vế vật tư thiết bị máy móc công trình, trạm sản xuất bê tông, phụ trách nội chi - Các phòng ban chức năng: + Phòng tổ chức lao động hành chính + Phòng kế hoạch kỹ thuật + Phòng vật tư thiết bị + Phòng tài chính kế toán Hiện nay biên chế của phòng kế toán có 6 CBCNV trong đó chức năng của từng người như sau: Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện, phân công trách nhiệm cho từng người và đông thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về các thông tin kế toán cung cấp Kế toán tổng hợp: Hàng tháng căn cứ vào các bảng kê và các chứng từ có liên quan đến chứng từ ghi sổ sau đó vào sổ cái để lập cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại vật tư đồng thời cũng là kế toán tổng hợp hàng tháng, quí có nhiệm vụ lên báo cáo kế toán Thủ quĩ: Có nhiệm vụ thu - chi và bảo quản tiền mặt ở công ty Kế toán ngân hàng: " Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán " có chức năng lập các phiếu thu - chi tiền mặt của công ty đồng thời cũng là kế toán theo dõi tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ tính toán phân bổ khấu hao hàng quí Kế toán tập hợp chi phí: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, tính giát thành cho từng hạng mục, công trình xây dựng, thanh toán công nợ với các đơn vị thi công, với khách hàng, với cá nhân theo dõi các khoản bảo hiểm, cuối tháng tổng hợp quyết toán với đơn vị cấp trên SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ PHÒNG KẾ TOÁN Kế toán vật tư Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán tập hợp chi phí Thủ qũi CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY ĐƯỜNG BỘ 230 Đội CT 4 Ban giám đốc Phòng KTKH Phòng TCLĐ - HC Phòng TCKT Phòng VTTB Phòng KTTT Đội CT 5 Đội cơ giới 1 Xưởng sửa chữa Đội CT 2 Đội CT 3 3- Hệ thống tài khoản kế toán Là một bộ phận cấu thành quan trọng trong toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Công ty đường bộ 230 đã sử dụng hầu hết các tài khoản kế toán theo quyết định số 1141TC /CĐKT của BTC đối với các doanh nghiệp nhà nước từ loại 1 đến loại 9 và cả tài khoản ngoài bảng loại 0. Ngoài ra do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản Công ty còn sử dụng thêm TK 623 "chi phí sử dụng máy thi công " theo qui định của BTC đối với các công ty xây lắp, tài khoản 623 được mở chi tiết theo từng đối tượng và nội dung - TK 6231: Chi phí nhân công - TK 6232: Nguyên vật liệu - TK 6234: Khấu hao máy - TK 6238: Chi phí khác bằng tiền Một số tài khoản mà công ty không sử dụng đến vì những lý do sau đây: Loại 1: TK 1113, TK1123, vì vàng bạc, kim khí quí, đá quí luân chuyển chậm không thông dụng cho việc thanh toán - TK 1532, 156, 157 , không có nghiệp vụ liên quan - TK 121, công ty không phát sinh đầu tư tài chính nên không có cổ phiếu, trái phiếu Loại 2: TK 2116, 221 Loại 4: TK 451, 461, là công ty kinh doanh nên không có nguồn kinh phí sự nghiệp Loại 5: TK 5122, 521, 532, 531, vì công ty kinh doanh trong lĩnh vực XDCB nên không có hàng hoá bán ra, và cũng không có chiết khấu hay giảm giá hàng bán Loại 6: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng TK 611, 631 Loại 0: TK 008 Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh nên không được cấp hạn mức kinh phí 4- Hình thức ghi sổ - Hệ thống sổ kế toán Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khầu trừ, kỳ kế toán ở công ty thường là trình tự kế toán chứng từ ghi sổ tại công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ quĩ Sổ đăng ký CTGS Chứng từ gốc Sổ ( thẻ ) hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng II. THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY ĐƯỜNG BỘ 230 1- Chứng từ sử dụng nhập và xuất vật liệu tại công ty - Khi nhập kho vật liệu: Theo chế độ kế toán qui định: Tất cả các loại vật liệu từ khi mua về đến công ty phải tiến hành thủ tục nhập kho Thực tế ở công ty đường bộ 230 khi vật liệu về đến kho công ty sẽ được nhân viên phòng vật tư kiểm tra chất lượng, qui cách phẩm chất vật liệu. Sau đó cán bộ cung ứng vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn mua hàng và số lượng vật liệu thực nhập để lập phiếu nhập vật tư và được lập thành 3 bản có đầy đủ chữ ký của thủ kho, ngươì nhập, cán bộ cung ứng, người kiểm tra kỹ thuật một bản, lưu tại phòng vật tư, một bản thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, hàng ngày thủ kho tập hợp số lượng phiếu nhập cho từng loại vật liệu, giao cho kế toán vật liệu cùng với thẻ kho để kế toán kiểm tra, một bản cuối cùng giao cho kế toán thanh toán với người bán hàng cùng với hợp đồng cung ứng vật tư - Khi xuất kho vật liệu: Khi có yêu cầu về nhu cầu vật tư cho thi công từng công trình, kỹ thuật công trình mang phiếu xuất vật tư có chữ ký của thủ trưởng đơn vị đến kho, phiếu xuất do phòng vật tư thiết bị căn cứ vào kế hoạch vật tư. Phiếu xuất lập thành 3 bản, 1 bản phòng vật tư thiết bị giữ, 1 bản thủ kho giữ sử dụng để vào thẻ khovà chuyển cho kế toán vật liệu, 1 bản giao cho người nhận vật tư chuyển về đơn vị sử dụng 2- Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị. Để có thể tố chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán. Những chứng từ này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán, thực tế tại công ty, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán vật liệu, bao gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT ) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT ) - Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01- GTGT - LL ) Kế toán chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Sử dụng phương pháp này hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán vì kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng. - Ở kho: Hàng tháng căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho sau khi đã đối chiếu với số lượng hàng thực nhập, thực xuất thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho của từng thứ vật liệu. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán. Thẻ kho được kế toán vật liệu giao cho thủ kho lập hàng ngày, sau đó kiểm tra lại và kế toán trưởng ký, thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh. - Tại phòng kế toán: Hàng ngày khi nhận được chứng từ của thủ kho giao,kế toán vật liệu kiểm tra lại và sắp xếp từng loại chứng từ, phiếu xuất riêng, phiếu nhập riêng theo từng loại vật liệu đã được phân loại. Kế toán theo rõi từng loại vật liệu căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để lập sổ chi tiết nhập, xuất vật liệu, ghi theo trình tự thời gian. Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu và sổ chi tiết vật liệu. Sổ tổng hợp nhập xuất vật tư phản ánh giá trị vật liệu nhập kho theo giá thực tế, sổ mở cho cả năm, mỗi nhóm được theo dõi trên một trang nhất định. Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho, nếu khớp kế toán sẽ ký xác nhận vào thẻ kho. PHIẾU NHẬP VẬT TƯ SỐ: 20 Ngày 10/03/2005 Nhập của: Công ty nhựa Hải Phòng Nhập tại kho: Công ty Nợ TK 152 Có TK 331 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Mã VT Số lượng Thành tiền Theo CT nhập Thực nhập Đơn giá Nhập nhựa đường ESSO 60/70 Phuy Tấn 15 15 9.600.000 144.000.000 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Một trăm bốn bốn triệu đồng Người nhập Thủ kho Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Phòng vật tư Thủ trưởng ---------------------------------------------------------------------------------------- PHIẾU NHẬP VẬT TƯ SỐ : 60 Ngày 15/03/2005 Nhập của: Xí nghiệp đá 27/7 Nhập tại kho: Công ty Nợ TK 152 Có TK 331 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Mã VT Số lượng Thành tiền Theo chứng từ nhập Thực nhập Đơn giá Đá 1x2 m3 600 600 111.000 66.600.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu sáu triệu sáu trăm nghìn đồng Người nhập Thủ kho Ngày 15 tháng 3 năm 2005 Phòng vật tư Thủ trưởng HOÁ ĐƠN (GTGT) ( Liên 2 giao khách hàng) Ngày 10/3/2005 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL CN/99 - B NQ: 035901 Đơn vị bán hàng: Công ty nhựa Hải Phòng Địa chỉ: Hải Phòng Điện thoại: MST: 0100575234-1 Họ tên người mua hàng: Hoàng Cao Long Đơn vị: Công ty đường bộ 230. Địa chỉ: Dương Xá- Gia Lâm - Hà Nội Hình thức thanh toán: chuyển khoản MST: 01001091841 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Nhựa đường ESSO 60/70 Phuy Tấn 15 9.600.000 144.000.000 Cộng tiền hàng 144.000.000 Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 14.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm tám triệu, bốn trăm nghìn đồng. 158.400.000 Người mua hàng Kế toán trưởng Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị HOÁ ĐƠN (GTGT) ( Liên 2 giao khách hàng) Ngày 14/3/2005 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL CN/99 - B NQ: 035901 Đơn vị bán hàng: Công ty đá phủ lý Địa chỉ: Đồng Giao - Thanh Hoá Số TK: 710A-00013-NHCT Điện thoại: MST: 0700100539 Họ tên người mua hàng: Ngô Quang Vinh Đơn vị: Công ty đường bộ 230. Địa chỉ: Dương Xá- Gia Lâm - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 01001091841 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Đá 1x2 m3 700 110.000 77.000.000 2 Cước vận chuyển 700.000 Cộng tiển hàng 77.700.000 Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 7.770.000 Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi lăm triệu, bốn trăm bảy mươi nghìn đồng 85.470.000 Người mua hàng Kế toán trưởng Ngày 14 tháng 3 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị ------------------------------------------------------------------------------------------- Mẫu số: 02 VT PHIẾU XUẤT VẬT TƯ SỐ: 90 Ngày 20/3/2005: Bộ phận sử dụng: Đội công trình 2 Lý do xuất kho: Thi công đường dâu song liễu Xuất tại kho: Công ty Nợ TK 621 Có TK 152 STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Đá 1x2 m3 150 150 111.000 16.650.000 2 Đá 3x4 m3 100 100 100.000 10.000.000 Cộng 26.650.000 Cộng thành tiền: ( Bằng chữ): Hai sáu triệu, sáu trăm năm mươi nghìn đồng. Phụ trách bộ phận sử dụng Phòng VT Ngày 20 tháng 3 năm 2005 Người nhận Thủ kho THẺ KHO Tên vật tư sản phẩm: Đá 1x2 Kho: Công ty Tên nhãn hiệu vật tư quy cách sản phẩm ĐVT Mã VT Dự trữ tối đa Dự trữ tối thiểu Đá 1x2 m3 STT Chứng từ Trích yếu Ngày xuất nhập Số lượng Ký xác nhận Nhập Xuất Tồn Số Ngày Tồn đầu kỳ - 300 11 2/3 Đội công trình 2 100 200 22 4/3 XN cơ giới 1 40 160 50 14/3 Nhập của XN đá phủ lý 700 860 60 15/3 Nhập của XN đá 27/7 600 1460 80 17/3 Xuất để sản xuất BT nhựa 300 1160 90 20/3 Đội công trình 2 thi công 150 Dâu song liễu Cộng 1300 590 1010 THẺ KHO Tên vật tư sản phẩm: Nhựa đường ESSO Kho: Công ty Tên nhãn hiệu vật tư quy cách sản phẩm ĐVT Mã VT Dự trữ tối đa Dự trữ tối thiểu Nhựa đường ESSO Tấn STT Chứng từ Trích yếu Ngày xuất nhập Số lượng Ký xác nhận Nhập Xuất Tồn Số Ngày Tồn đầu kỳ - 10 1 1 01/3 Đội công trình 2 3 7 2 3 3/3 Đội công trình 2 2 5 3 6 7/3 Đội công trình 2 2 3 4 20 10/3 Công ty nhựa Hải Phòng 15 18 5 25 18/3 Đội công trình 3 4 14 6 45 29/3 Sản xuất thảm 3 11 Cộng 15 14 11 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên tài khoản: 152 Tên kho: Tên, quy cách vật liệu: đá 1x2, đơn vị tính m3 Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Đơngiá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày lượng tiền lượng tiền lượng tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9(5*8) 10 11 12 Số dư đầu kỳ 300 33.300.000 11 2/3/2005 Đội công trình 2 thi công đường Nội Bài 621 111,000 100 11,100,000 200 22,200,000 Khu công nghiệp Tiên Sơn 22 4/3/2006 XN cơ giới 1 làm đường 20 621 111,000 40 4,440,000 160 17,760,000 50 14/3/2005 Nhập của XN đá Phủ lý 331 111,000 700 77,700,000 860 95,460,000 60 15/3/2005 Nhập của XN đá 27/7 331 111,000 600 66,600,000 1,460 162,060,000 80 17/3/2005 Sản xuất BTN rải cầu Thăng Long 154 111,000 300 33,300,000 1,160 128,760,000 90 20/3/2005 Đội công trình 2 thi công đường Nội Bài 150 16,650,000 1,010 112,110,000 Khu công nghiệp Tiên Sơn - Cộng 1,300 144,300,000 590 65,490,000 1,010 112,110,000 Người ghi sổ Kế toán Ngày 30 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU NĂM 2005 Tên tài khoản 152 Tên kho Tên quy cách vật liệu: nhựa ESSO Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Đơngiá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày lượng tiền lượng tiền lượng tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9(5*8) 10 11 12 Tồn đầu kỳ 10 100,000,000 11 2/3/2005 Đội công trình 2 thi công đường Nội Bài 621 10,000,000 03 30,000,000 7 70,000,000 Khu công nghiệp Tiên Sơn 0 22 4/3/2006 Khu công nghiệp Tiên Sơn 621 10,000,000 02 20,000,000 5 50,000,000 50 14/3/2005 nt 331 10,000,000 15 144,000,000 02 20,000,000 3 30,000,000 60 15/3/2005 Công ty Nhựa Hải Phòng 331 9,600,000 0 18 174,000,000 80 17/3/2005 Dôị công trình 3 thi công QL3 154 10,000,000 04 40,000,000 14 134,000,000 90 20/3/2005 Sản xuất thảm nhựa rải mặt cầu Thăng Long 10,000,000 03 30,000,000 11 104,000,000 Cộng 15 144,000,000 14 140,000,000 11 104,000,000 Người ghi sổ Kế toán Ngày 30 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng TRÍCH SỔ TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT VẬT TƯ Tháng 3/2005 TK 152 tên quy cách vật tư ĐVT TK đối ứng Tổng nhập Tổng xuất TK đối ứng Tồn kho SL Tiền SL Tiền SL Thành tiền A B C 1 2 3 4 5 6 7 Dầu Diezen Kg 331 50,226 150,800,000 19,000 57,000,000 627 31,266 93,800,000 Cát vàng m3 331 900 54,000,000 833 30,000,000 138-621 67 4,000,000 Bột đá tấn 331 100 50,000,000 100 50,000,000 621 0 0 Đất các loại m3 331 2,370 23,700,000 2,000 20,000,000 370 3,700,000 Đá 3x4 331 4,760 475,950,000 4,350 435,000,000 621 409.5 40,950,000 Nhựa ESSO tấn 331 15 144,000,000 14,583 140,000,000 621-138 0.417 4,000,000 Xăng tấn 331 10 46,000,000 10 46,000,000 627 0 0 Săm lốp ôtô 331 30,000,000 17,000,000 642 13,000,000 Dầu NH90 tấn 141 15,575 46,726,000 0 46,726,000 Đá 1x2 m3 331 1,300 144,300,000 590 65,490,000 621 710 78,810,000 Nhựa lỏng tấn 331 27.645 276,451,000 17 170,000,000 621 10.645 106,451,000 Cát san nền m3 331 5,000 200,000,000 5,000 200,000,000 621 0 0 Vỏ ruột yếm xe 141 35,400,000 0 0 35,400,000 Dầu K133 tấn 331 5 25,000,000 2.08 10,400,000 642-627 2.92 14,600,000 Xi măng tấn 331 1.25 10,000,000 0 0 10,000,000 Nhựa cattex tấn 331 18.2 182,000,000 18.2 182,000,000 621 0 0 1,894,327,000 1,457,890,000 436,437,000 III. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT TƯ TẠI CÔNG TY 230 1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng có nội dụng ở dạng tổng quát, kế toán tổng hợp nhấp vật liệu sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: TK 152, 331, 112, 111, 141, 331. Vật liệu ở công ty sử dụng chủ yếu nhập từ mua ngoài vật liệu cung ứng nhiều nguồn khác nhau, tất cả đều mua trên thị trường tự do. Nếu vật liệu được cung cấp là nguồn ổn định, khi công ty có nhu cầu về vật liệu bên cung ứng sẽ gửi đến một phiếu báo giá về loại vật liệu đó. Kế toán thanh toán sẽ cắt séc đúng số tiền với khối lượng vật liệu cần mua. Cán bộ cung ứng vật tư sẽ mang séc đi và chuyển vật liệu về công ty. Tại công ty kế toán tổng hợ nhập vật liệu được thực hiện trên chứng từ ghi sổ ( biểu 9). Do nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh để giảm bớt việc ghi chép nhiều, kế toán dùng bảng chứng từ ( nhập vật tư) căn cứ lập bảng kế này là hoá đơn GTGT. Căn cứ vào bảng kế chứng từ nhập vật tư từ 15 ngày kế toán vào chứng từ ghi sổ 1 lần. BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2004 Ghi Nợ TK 152 Chứng từ Tên vật liệu Ghi có các TK Tổng cộng Ngày Sổ CT TK 141 TK 331 1/3 PN1 Nhập dầu Diezen công ty Hoàng Long 96000000 96000000 2/3 PN3 Nhập cát vàng 54000000 54000000 3/3 PN5 Nhập bột đá 50000000 50000000 5/3 PN8 Nhập đá các loại 23700000 23700000 7/3 PN10 Nhập đá 3x4 58500000 58500000 8/3 PN15 Nhập đá 3x4 102450000 102450000 10/3 PN20 Nhập nhựa đường ESSO 144000000 144000000 11/3 PN21 Nhập xăng của XN Hải Dương 46000000 46000000 12/3 PN32 Nhập xăm lốp ô tô 30000000 30000000 13/3 PN37 Nhập đá 3x4 165000000 165000000 14/3 PN45 Nhập dầu của XN Hải Dương 46726000 46726000 14/3 PN50 Nhập đá 1x2 của Phủ lý 77700000 77700000 15/3 PN51 Nhập nhựa đường lỏng 156451000 156451000 15/3 PN60 Nhập đá 1x2 của XN 27/7 66600000 66600000 16/3 PN52 Nhập dầu Diezen công ty Hoàng Long 54800000 54800000 17/3 PN53 Nhập cát san nền 200000000 200000000 18/3 PN54 Nhập vỏ ruột yếm xe chuyên dùng 35400000 35400000 22/3 PN58 Nhập dầu K133 25000000 25000000 24/3 PN62 Nhập đá 3x4 40000000 40000000 25/3 PN64 Nhập đá3x4 110000000 110000000 28/3 PN65 Nhập nhựa đường lỏng 120000000 120000000 29/3 PN65 Nhập xi măng TCQL 38 10000000 10000000 30/3 PN68 Nhập nhựa đường caltex 182000000 182000000 Cộng 82126000 1812201000 1894327000 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 75 Ngày 15 tháng 3 năm 2005 ( Kèm theo 14 chứng từ gốc) Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật tư tháng 3/2005 152 1,117,127,000 133 111,712,700 141 46,726,000 331 1,070,401,000 331 111,712,700 Cộng 1,228,839,700 1,228,839,700 Kế toán trưởng Người lập --------------------------------------------------------------------------------------- CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 85 Ngày 30 tháng 3 năm 2005 (Kèm theo 9 chứng từ gốc) Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật tư tháng 3/2005 152 777,200,000 133 77,720,000 141 35,400,000 331 741,800,000 331 77,720,000 Cộng 854,920,000 854,920,000 Kế toán trưởng Người lập Chứng từ ghi sổ sẽ được làm căn cứ để ghi vào sổ cái TK 152 (biểu 7) TK133, TK 331 Sổ cái Năm 2005 TK 152 Ngày tháng ghi sổ CT ghi sổ Trích yếu Số hiệu TK đối ứng Số tiền Só hiệu Ngày tháng Nợ Có 16/3 75 15/3/2005 Nhập vật tư các loại 141 46,726,000 331 1,070,401,000 1/4 85 30/3/2005 Nhập vật tư các loại 141 35,400,000 331 741,800,000 2/4 90 30/3/2005 Xuất vật tư cho vay 138 30,000,000 Và chi công các công trình 627 76,000,000 621 295,540,000 642 2,400,000 17/4 118 30/3/2005 Xuất vật tư thi công các công trình 138 20,000,000 627 37,000,000 621 981,950,000 642 15,000,000 Cộng 1,894,327,000 1,457,890,000 Dư cuối tháng 436,437,000 Sổ cái Năm 2005 TK 133 Ngày tháng ghi sổ CT ghi sổ Trích yếu Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 16/11 75 15/3/2005 Nhập vật tư các loại 331 111.712.700 1/12 85 30/3/2005 Nhập vật tư các loại 331 77.720.000 Số dư cuối tháng 189.432.700 Sổ cái Năm 2005 TK 331 - Phải trả cho người bán Ngày tháng ghi sổ CT ghi sổ Trích yếu Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 50.000.000 16/3 75 15/3/2005 Nguyên vật liệu 152 1.070.401.000 133 111.712.700 17/3 79 17/3/2005 Tiền gửi ngân hàng 700.000.000 1/4 85 30/3/2005 Nguyên vật liệu 152 741.800.000 133 77.720.000 30/3 79 28/3/2005 Tiền mặt VNĐ 111 500.000.000 1/4 82 30/3/2005 Vay tiền gửi ngân hàng 311 250.000.000 Cộng 1.450.000.000 2.051.633.700 Số dư cuối tháng 601.633.700 Cuối tháng trên cơ sở cộng số phát sinh, số dư của từng tài khoàn kế toán tổng hợplấy số liệu ( bảng cân đối tài khoản, bảng phát sinh) bảng nầy phản ánh số dư đầu kỳ, phát sinh nợ, phát sinh có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản . Cùng với việc phản ánh theo dõi giá trị của vật liệu thu mua nhập kho trong kỳ kế toán còn phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán, từng người cung cấp tới từng hợp đồng, từng chưáng từ thanh toán, kế toán sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán . + Sổ chi tiết theo dõi hạch toán với người bán được mở cả năm để theo dõi tình hình thanh toán với từng người bán. Đối với người bấn có mối quan hệ thường xuyên được theo dõi trên vài trang sổ ( hoặc một sổ riêng) hàng ngày khi nhận các chứng từ nhập vật liệu từ phòng vật tư chuyển sang kế toán tiến hành ghi vào sổ theo dõi với người bán . + Công ty đường bộ 230 chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Cuối kỳ kế toán xác định số thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTGT phải nộp trong kỳ Số thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ ghi Nợ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp Có TK 133 Thuế GTGT được khầu trừ Để xác định được số thuế GTGT cuối kỳ phải nộp hàng tháng kế toán phải lập tờ khai thuế GTGT. Lập bảng kê hoá đơn chưáng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra Trích sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán TK 331 XN Đá Phủ Lý Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Dư năm 2004 chuyển sang UNC27 11/1 Chuyển sang nợ 311 150,000,000 PN12 003018 31/1 Đá 0,5x1,5 152 20,000,000 PN12 003018 31/1 Đá 0,5x1,5 133 2,000,000 PN17 003003 3/2 Đá 1x2 152 10,000,000 PN17 003003 3/2 Đá 1x2 133 1,000,000 PN29 003039 15/2 Đá 0,5x1,5 152 100,000,000 PN29 003039 15/2 Đá 0,5x1,5 133 10,000,000 UNC29 20/2 Chuyển trả nợ 311 200,000,000 PN10 003049 7/3 Đá 3x4 152 58,500,000 PN10 003049 7/3 Đá 3x4 133 58,500,000 PN15 003051 8/3 Đá 3x4 152 102,450,000 PN15 003051 8/3 Đá 3x4 133 102,450,000 PN50 035901 14/3 Đá 1x2 152 77,700,000 PN50 035901 14/3 Đá 1x2 133 7,770,000 2. Hạch toán tổng hợp xuất vật tư Hàng tháng, căn cứ vào phíếu xuất kho, kế toán vật tư lập bảng kê chứng từ vật liệu, kế toán phân bổ giá trị vật tư sử dụng cho từng công trình. Giá trị vật liệu xuất dùng được tính bằng giá trị thực tế, tuỳ theo mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá trị thực tế của vật liệu vào bên có TK 152. Đối ứng bên nợ TK 621 - Xuất cho quản lý doanh nghiệp: ghi Nợ TK 642 - Xuất cho sản xuất chung: ghi Nợ 627 - Căn cứ lập bảng phân bổ giá trị vật tửư dụng thi công các công trình + Vì đặc thù của ngành XDCB mang tính chất công trường nên quá trình tiếp nhận vật tư đại đa số là hình thức xuất thẳng, không qua kho (trừ 1 số loại vật liệu khan hiếm mang tính đặc thù thì công ty phải có kế hoạch dự trữ ) Do vậy nên hình thức phân bổ vật liệu xuất dùng chủ yếu theo phương pháp phân bổ trực tiếp Căn cứ vào các phiếu xuất kho vật liệu đã được phân loại cho từng đối tượng sử dụng, kế toán tiến hành phân loại theo từng loại vật liệu rồi lập ra bảng phân bổ vật liệu cho từng công trình GIÁ TRỊ VẬT TƯ SỬ DỤNG THI CÔNG CÁC CÔNG TRÌNH Tên công trình và hạng mục công trình ghi Có TK 152 - ghi Nợ các TK 621 627 Quốc lộ 7 - Nghệ An 222.750.000 Sửa đường quốc lộ 20 4.440.000 Quốc lộ 1 30.000.000 Quốc lộ 5 160.000.000 76.000.000 Đường cổ loa Đông Anh 170.000.000 4.000.000 Quốc lộ 6 432.000.000 10.000.000 Quốc lộ 39 20.000.000 Quốc lộ 39 95.000.000 3.000.000 Đường Thăng Long - Nội Bài 163.300.000 Cộng 1.277.490.000 113.000.000 BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ THÁNG 3 NĂM 2005 Ghi Có TK 152 Số chứng từ Diến giải Tài khoản đối ứng Cộng Ngày Số CT 138 627 621 642 1/3 1 Xuất nhựa ESSO thi công đường Song Liễu 30,000,000 30,000,000 2/3 11 Xuất đá 1x2 thi công Dâu Song liễu 11,100,000 11,100,000 3/3 13 Xuất nhựa ESSO thi công đường dâu Song Liễu 20,000,000 20,000,000 4/3 22 Xuất đá 1x2 thi công đường 20 (sửa chữa) 4,440,000 4,440,000 7/3 16 Xuất nhựa ESSO thi công đường dâu Song Liễu 20,000,000 20,000,000 7/3 17 Xuất đá 3x4 thi công QL1 30,000,000 30,000,000 10/3 26 Xuất đá 3x4 làm đường Cổ Loa 20,000,000 20,000,000 10/3 27 Xuất lốp xe con 2,000,000 2,000,000 10/3 28 Xuất dầu hộp số sửa xe 4915 (văn phòng) 30,000,000 400,000 30,400,000 11/3 33 Xuất dầu diezen sản xuất BTN thi công QL5 30,000,000 30,000,000 11/3 35 Xuất nhựa ESSO cho công ty 136 vay 0 12/3 36 Xuất bột đá SY bê tông nhựa thi công QL5 20,000,000 20,000,000 13/3 39 Xuất nhựa ESSO sản xuất BTN thi công QL5 40,000,000 40,000,000 14/3 40 Xuất đá 3x4 sản xuất BTN thi công QL5 30,000,000 30,000,000 14/3 41 Xuất bột đá TC QL5 30,000,000 30,000,000 14/3 42 Xuất cát vàng sản xuất bê tông QL5 20,000,000 20,000,000 15/3 43 Xuất đất đắp lề QL5 20,000,000 20,000,000 15/3 44 Xuất xăng xe máy thi công QL5 46,000,000 46,000,000 Cộng 30,000,000 76,000,000 295,540,000 2,400,000 403,940,000 BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ THÁNG 3 NĂM 2005 Ghi có TK 152 Sổ chứng từ Diến giải Tài khoản đối ứng Cộng Ngày Số CT 138 627 621 642 16/3 52 Xuất dầu Diezen cho XN cơ giới thi công 3,000,000 3,000,000 Xuất đá 3x4 thi công QL3 0 17/3 53 Xuất nhựa lỏng thi công QL3 40,000,000 40,000,000 17/3 54 Xuất cát vàng thi công QL3 40,000,000 40,000,000 17/3 65 Xuất nhựa lỏng thi công cầu Thăng Long 15,000,000 15,000,000 17/3 68 Xuất đá 1x2 sản xuất BTN thi công cầu Thăng Long 130,000,000 130,000,000 17/3 80 Xuất đá 1x2 thi công CT2 thi công đường Khu công nghiệp Tiên Sơn 33,300,000 33,300,000 20/3 90 Xuất đá 3x4 thi công đường Cổ Loa 16,650,000 16,650,000 21/3 92 Xuất đá 3x4 thi công đường dâu Song Liễu 140,000,000 140,000,000 22/3 93 Xuất cát vàng thi công đường Cổ Loa 4,000,000 4,000,000 25/3 96 Xuất lốp ôtô 12 chỗ 125,000,000 125,000,000 26/3 101 Xuất cát vàng cty 246 vay 10,000,000 10,000,000 26/3 102 Xuất cát san nền QL6 15,000,000 15,000,000 26/3 103 Xuất dầu K33 cho xe máy thi công QL6 20,000,000 20,000,000 27/3 104 Xuất đá 3x4 thi công QL6 200,000,000 200,000,000 27/3 105 Xuất nhựa cáttex thi công QL6 10,000,000 10,000,000 28/3 106 Xuất dầu Diezen thi công QL39 50,000,000 50,000,000 30/3 107 182,000,000 182,000,000 30/3 108 Cộng 20,000,000 17,000,000 981,950,000 15,000,000 1,033,950,000 Chứng từ ghi sổ Số 88 Ngày 15 tháng 3 năm 2005 (Kèm theo 18 chứng từ gốc) Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật tư T3/ 2005 152 403,940,000 138 30,000,000 627 76,000,000 621 295,540,000 642 2,400,000 Cộng 403,940,000 403,940,000 Người lập Ngày 15 tháng 3 năm 2005 ----------------------------------------------------------------------------------------- Chứng từ ghi sổ số 118 Ngày 30 tháng 3 năm 2005 (Kèm theo 18 chứng từ gốc) Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật tư T3 / 2005 152 1,033,950,000 138 20,000,000 627 17,000,000 621 981,950,000 642 15,000,000 Cộng 1,033,950,000 1,033,950,000 Người lập Ngày 30 tháng 3 năm 2005 PHẨN THỨ BA M ỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY ĐƯỜNG BỘ 230 1- Nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu tại công ty Trong doanh nghiệp XDCB chi phí nguồn vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình ( sản phẩm). Việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Đây cũng là một vấn đề được công ty đường bộ 230 quan tâm Qua thời gian thực tập tại công ty vận dụng lý luận và thực tiễn công tác kế toán vật liệu tôi thấy có những nổi bật sau: a. Ưu điểm: Nhìn chung công y đã thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu với khối lượng sử dụng lớn, chủng loại đa dạng mà công ty cung cấp đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quá trình thi công, qua đây cho ta thấy tinh thần trách nhiệm và sự nỗ lực của các phòng ban trong đơn vị rất cao Với trình độ chuyên môn cao của các cán bộ kế toán cùng năng lực làm việc tập thể, luôn phối hợp và tuân thủ nguyên tắc đối chiếu, kiểm tra chéo giữa các phần hành kế toán, do đó luôn có biện pháp kịp thời xử lý khi số liệu không khớp Công tác tổ chức chứng từ ban đầu chặt chẽ đã giúp cho kế toán chi tiết vật liệu theo dõi được chính xác sự biến động của vật liệu trong toàn công ty Kế toán NVL đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên đã theo dõi được tình hình xuất, tồn vật liệu Công ty còn xấy dựng định mức tiêu hao và định mức dự trữ cho từng loạivật liệu. Điều này có tác dụng rất lớn trong công tác quản lý và sử dụng NVL, góp phần hạn chế sử dụng lãng phí NVL, tồn đọng vốn sản xuất trong giá trị vật tư, đồng thời qua đó kiểm tra đượctình hình xuất dùng vật liệu, lập kế hoạch mua sắm vạt liệu đẩm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục Qua những ưu điểm trên có thể kết luận rằng công tác kế toán vật liệu tại công ty 230 đã thực hiện tốt, tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo theo dõi được tình hình vật liệu, tính toán phân bổ tương đối chín xác, kịp thời cho đối tượng sử dụng b. Nhược điểm : Bên cạnh những ưu điểm trên, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty còn có nhược điểm là Số lượng công trình mà công ty thi công nhiều, rải rác phân tán, đặc biệt có nhiều công trình thi công ở rất xa. Do đó việc tập hợp chứng từ gốc là rất chậm, công việc kế toán dồn vào cuối quí không đảm bảo yêu cầu quản lý của công ty Công ty chưa thành lập được" ban kiểm định hàng hoá vật tư nhập " do đó vật liệu mua chưa được kiểm tra tỷ mỷ, khách quan cả về chất lượng, số lượng và chủng loại . Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán " Chứng từ ghi sổ ". Do đặc điểm của hình thức sổ qui đinh, kế toán phải định kỳ ghi sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, chứng từ ghi sổ, rồi sổ tài khoản … dẫn đến công việc của kế toán rất bận, khối lượng việc phải làm lớn có tính trùng lặp cao, dễ gây ra nhầm lẫn, sai sót . 2 - Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty a. Phân loại vật tư Để đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán kế toán vật liệu được chính xác thì phải phân loại vật liệu phải khoa học, hợp lý. Công ty cần tiến hành phân loại vật liệu và hoàn thiện việc phân loại vật liệu - Mở các tài khoản cấp 2 để phản ánh từng loại vật liệu TK 1521 : NVL chính (đá 1x2, đá 0,5 x 5, đá 3 x 4 ) TK 1522 : NVL phụ (nhũ tương, dầu) TK 1523 : Nhiên liệu ( xăng, dầu diezen ….) TK 1524 : Phụ tùng thay thế ( săm lốp ) TK 1525 : Vật liệu và thiết bị XDCB Trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất , tồn vật liệu chia ra các phần để phản ánh từng loại vật liệu, trong mỗi phần phản ánh đủ từng thứ vật liệu, hết loại vật tư này sang loại vật tư khác Công ty cần đòi hỏi quản lý chặt chẽ, cần mở chi tiết hơn Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu TK152 Tên qui cách vật tư ĐVT TK đối ứng Nhập Xuất TK đối ứng Tồn kho 1. NVL chính (152) SL Tiền SL Tiền SL Tiền Đá 1x 2 M3 331 1300 144,300,000 590 65,490,000 621 710 78.810.000 Đá 0,5 x5 Đá 3 x 4 M3 331 4759.5 475,950,000 4350 435,000,000 621 409.5 40,950,000 Bộtđá Tấn 331 100 50,000,000 100 50,000,000 621 0 0 Cát vàng M3 331 900 54,000,000 833 50,000,000 621 67 4,000,000 Cát đen M3 331 5000 200,000,000 5000 200,000,000 621 0 0 Nhựa đường 2. VL Phụ (1522) Nhũ tương Dầu F10 3. Dầu NL (1523) Dầu diezen Kg 331 50,266 150,800,000 19000 57,000,000 627 31,266 938,000,000 xăng Tấn 331 10 46,000,000 10 46,000 627 0 0 b. Lập sổ danh điểm vật tư Trong mỗi loại căn cứ tính chất lý, hoá của vật liệu để đưa ra các nhóm cho phù hợp, đồng thời phục vụ cho công tác quản lý vật liệu được tốt doanh nghiệp phải mở sổ danh điểm vật liệu, phục vụ cho công tác quản lý. Hiện nay công ty chưa có sổ danh điểm vật liệu gây khó khăn mất nhiều thời gian cua kế toán vật liệu. Vì vậy lập sổ danh điểm vật tư giúp cho quản lý vật liệu được tốt, hạch toán kế toán sẽ chính xác góp phần giảm bớt công việc kế toán, xử lý vật liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ cho yêu cầu quản lý, chỉ đạo SXKD c. Trong điều kiện áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ : Công ty nên lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để theo dõi và quản lý các chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian Công ty đường bộ 230 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2005 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng 88 1513 403940000 188 3013 1053950000 Cộng tháng luỹ kế tồn đầu d. Lập biên bản kiểm nghiệm và tiến hành kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho Hiện tại ở công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về không được kiểm tra về số lượng chất lượng, chủng loại. Vì vậy việc thiết lập ban kiểm nghiệm vật tư là hết sức cần thiết. Ban kiểm nghiệm bao gồm các chuyên viên hiểu biết về sản phẩm, về yêu cầu vật tư, trong đó chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Căn cứ để kiểm nhân là hoá đơn hay giấy báo nhân hàng. Trong quá trình kiểm nhận nếu có chênh lệch thừa, thiếu hoặc sai qui cách, phẩm chất thì phải lâp biên bản ghi rõ thực trạng vật liệu để tiện việc xử lý về sau. Nếu mua vật tư đún như yêu cầu thì ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản xác nhận cho vật tư nhập kho. Ngoài ra biên bản kiểm nghiệm vật tư cũng cần có xác nhận qui cách, chất lượng vật tư nhập về từ phía bên mua hàng. Ví dụ: Khi tiến hành nhập kho dầu diezen của công ty BP, căn cứ vào hoá đơn số 01135 ngày 16 tháng 02 năm 2005 ban kiểm nghiệm vật tư có thể lập biên bản kiểm nghiệm như sau: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ hoá đơn số 01135 ngày 16 tháng 02 năm 2005 của công ty BP . Ban kiểm nghiệm gồm có : 1. Đại diện văn phòng vật tư thiết bị 2. Đại diện kho 3. Đại diện phòng kế toán Đã kiểm nghiệm số vật tư dưới đây có kết quả như sau: TT Vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng qui cách Số lượng sai qui cách 1 Dầu diezen Đo Tấn 2 2 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng đủ về số lượng và qui cách, chất lượng để nhập kho Vật tư Tài vụ Thủ kho Người giao hàng KẾT LUẬN Qua quá trình học tập ở trường và một thời gian ngắn tìm hiểu thực tế công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty đường bộ 230. Được sự chỉ đạo giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo và các cán bộ kế toán trong công ty tôi đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Trên cơ sở lý luận thực tế chuyên đề đã khái quát được công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty cụ thể: - Về lý luận: Chuyên đề đã nêu được cơ sở ký luận và ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu của các doanh nghiệp xây lắp (trong đó có công ty đường bộ 230). Đồng thời cũng đã khái quát được nội dung và công tác quản lý hạch toán trong các doanh nghiệp . - Về thực tế: Chuyên đề đã trình bày cơ bản về nội dung và công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty đường bộ 230. Công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là công tác lớn và phức tạp nhưng với điều kiện thời gian có hạn nên chuyên đề mới chỉ đề cập đến một số vấn đề chính được trình bày trên cơ sở những lý luận cơ bẩn và tình hình thực tế ở công ty đường bộ 230. Mặt khác do mới bắt đầu làm quen với công tác thực tế kế toán nên trình độ lý luận cũng như khả năng tìm hiểu, nghiên cứu về thực tế nên chuyên đề sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết . Em xin chân thành cảm ơn Thầy Nguyễn Đăng Hợp cùng tập thể cán bộ công ty đường bộ 230 đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. MỤC LỤC tên quy cách vật tư ĐVT TK đối ứng Tổng nhập Tổng xuất TK đối ứng Tồn kho SL Tiền SL Tiền SL Thành tiền A B C 1 2 3 4 5 6 7 Dầu Diezen Kg 331 50'226 150'800'000 19'000 57'000'000 627 31'266 93'800'000 Cát vàng m 331 900 54'000'000 833 30'000'000 138-621 67 4'000'000 Bột đá tấn 331 100 50'000'000 100 50'000'000 621 0 0 Đất các loại m 331 2'370 23'700'000 2'000 20'000'000 370 3'700'000 Đá 3x4 331 4'760 475'950'000 4'350 435'000'000 621 409.5 40'950'000 Nhựa ESSO tấn 331 15 144'000'000 14'583 140'000'000 621-138 0.417 4'000'000 Xăng tấn 331 10 46'000'000 10 46'000'000 627 0 0 Săm lốp ôtô 331 30'000'000 17'000'000 642 13'000'000 Dầu NH90 tấn 141 15'575 46'726'000 0 46'726'000 Đá 1x2 m 331 1'300 144'300'000 590 65'490'000 621 710 78'810'000 Nhựa lỏng tấn 331 27.645 276'451'000 17 170'000'000 621 10.645 106'451'000 Cát san nền m 331 5'000 200'000'000 5'000 200'000'000 621 0 0 Vỏ ruột yếm xe 141 354'000'000 0 0 35'400'000 Dầu K133 tấn 331 5 25'000'000 2.08 10'400'000 642-627 2.92 14'600'000 Xi măng tấn 331 125 10'000'000 0 0 10'000'000 Nhựa cattex tấn 331 18.2 182'000'000 18.2 182'000'000 621 0 0 2'212'927'000.000 1'422'890'000.000 451'437'000.000 Chứng từ Tên vật liệu Ghi có các TK Tổng cộng Ngày Sổ CT TK 141 TK 331 1/3 PN1 Nhập dầu Diezen công ty Hoàng Long 96000000 96000000 2/3 PN3 Nhập cát vàng 54000000 54000000 3/3 PN5 Nhập bột đá 50000000 50000000 5/3 PN8 Nhập đá các loại 23700000 23700000 7/3 PN10 Nhập đá 3x4 58500000 58500000 8/3 PN15 Nhập đá 3x4 102450000 102450000 10/3 PN20 Nhập nhựa đường ESSO 144000000 144000000 11/3 PN21 Nhập xăng của XN Hải Dương 46000000 46000000 12/3 PN32 Nhập xăm lốp ô tô 30000000 30000000 13/3 PN37 Nhập đá 3x4 165000000 165000000 14/3 PN45 Nhập dầu của XN Hải Dương 46726000 46726000 14/3 PN50 Nhập đá 1x2 của Phủ lý 77700000 77700000 15/3 PN51 Nhập nhựa đường lỏng 156451000 156451000 15/3 PN60 Nhập đá 1x2 của XN 27/7 66600000 66600000 16/3 PN52 Nhập dầu Diezen công ty Hoàng Long 54800000 54800000 17/3 PN53 Nhập cát san nền 200000000 200000000 18/3 PN54 Nhập vỏ ruột yếm xe chuyên dùng 35400000 35400000 22/3 PN58 Nhập dầu K133 25000000 25000000 24/3 PN62 Nhập đá 3x4 40000000 40000000 25/3 PN64 Nhập đá3x4 110000000 110000000 28/3 PN65 Nhập nhựa đường lỏng 120000000 120000000 29/3 PN65 Nhập xi măng TCQL 38 10000000 10000000 30/3 PN68 Nhập nhựa đường caltex 182000000 182000000 Cộng 82126000 1812201000 1894327000 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật tư tháng 3/2005 152 1117127000 133 111712700 141 46726000 331 1070401000 331 111712700 Cộng 1228839700 1228839700 Ngày tháng ghi sổ CT ghi sổ Trích yếu Số hiệu TK đối ứng Số tiền Só hiệu Ngày tháng Nợ Có 16/3 75 15/3/2005 Nhập vật tư các loại 141 46'726'000 331 1'070'401'000 1/4 85 30/3/2005 Nhập vật tư các loại 141 35'400'000 331 740'800'000 2/4 90 30/3/2005 Xuất vật tư cho vay 138 30'000'000 Và chi công các công trình 627 76'000'000 621 295'540'000 642 2'400'000 17/4 118 30/3/2005 Xuất vật tư thi công các công trình 138 20'000'000 627 37'000'000 621 981'950'000 642 15'000'000 Cộng 1'893'327'000 1'457'890'000 Dư cuối tháng 435'437'000 Ngày tháng ghi sổ CT ghi sổ Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trích yếu Nợ Có 16/11 75 15/3/2005 Nhập vật tư các loại 331 111712700 1/12 85 30/3/2005 Nhập vật tư các loại 331 77720000 Số dư cuối tháng 189432700 Ngày tháng ghi sổ CT ghi sổ Trích yếu Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 50000000 16/3 75 15/3/2005 Nguyên vật liệu 152 1070401000 133 1117127000 17/3 79 17/3/2005 Tiền gửi ngân hàng 700000000 1/4 85 30/3/2005 Nguyên vật liệu 152 741800000 133 77720000 30/3 79 28/3/2005 Tiền mặt VNĐ 111 500000000 1/4 82 30/3/2005 Vay tiền gửi ngân hàng 311 250000000 Cộng 1450000000 3007048000 Số dư cuối tháng 601633700 Ngày Chứng từ Số hiệu Ngày Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Dư năm 2004 chuyển sang UNC27 11/1 Chuyển sang nợ 311 150'000'000 PN12 003018 31/1 Đá 0,5x1,5 152 20'000'000 PN12 003018 31/1 Đá 0,5x1,5 133 2'000'000 PN17 003003 3/2 Đá 1x2 152 10'000'000 PN17 003003 3/2 Đá 1x2 133 1'000'000 PN29 003039 15/2 Đá 0,5x1,5 152 100'000'000 PN29 003039 15/2 Đá 0,5x1,5 133 10'000'000 UNC29 20/2 Chuyển trả nợ 311 200'000'000 PN10 003049 7/3 Đá 3x4 152 58'500'000 PN10 003049 7/3 Đá 3x4 133 58'500'000 PN15 003051 8/3 Đá 3x4 152 102'450'000 PN15 003051 8/3 Đá 3x4 133 102'450'000 PN50 035901 14/3 Đá 1x2 152 77'700'000 PN50 035901 14/3 Đá 1x2 133 7'770'000 Số chứng từ Diến giải Tài khoản đối ứng Cộng Ngày Số CT 138 627 621 642 1/3 1 Xuất nhựa ESSO thi công đường Song Liễu 30'000'000 30'000'000 2/3 11 Xuất đá 1x2 thi công Dâu Song liễu 11'100'000 11'100'000 3/3 13 Xuất nhựa ESSO thi công đường dâu Song Liễu 20'000'000 20'000'000 4/3 22 Xuất đá 1x2 thi công đường 20 (sửa chữa) 4'440'000 4'440'000 7/3 16 Xuất nhựa ESSO thi công đường dâu Song Liễu 20'000'000 20'000'000 7/3 17 Xuất đá 3x4 thi công QL1 30'000'000 30'000'000 10/3 26 Xuất đá 3x4 làm đường Cổ Loa 20'000'000 20'000'000 10/3 27 Xuất lốp xe con 2'000'000 2'000'000 10/3 28 Xuất dầu hộp số sửa xe 4915 (văn phòng) 30'000'000 400'000 30'400'000 11/3 33 Xuất dầu diezen sản xuất BTN thi công QL5 30'000'000 30'000'000 11/3 35 Xuất nhựa ESSO cho công ty 136 vay 0 12/3 36 Xuất bột đá SY bê tông nhựa thi công QL5 20'000'000 20'000'000 13/3 39 Xuất nhựa ESSO sản xuất BTN thi công QL5 40'000'000 40'000'000 14/3 40 Xuất đá 3x4 sản xuất BTN thi công QL5 30'000'000 30'000'000 14/3 41 Xuất bột đá TC QL5 30'000'000 30'000'000 14/3 42 Xuất cát vàng sản xuất bê tông QL5 20'000'000 20'000'000 15/3 43 Xuất đất đắp lề QL5 20'000'000 20'000'000 15/3 44 Xuất xăng xe máy thi công QL5 46'000'000 46'000'000 Cộng 30'000'000 76'000'000 295'540'000 2'400'000 403'940'000 Sổ chứng từ Diến giải Tài khoản đối ứng Cộng Ngày Số CT 138 627 621 642 16/3 52 Xuất dầu Diezen cho XN cơ giới thi công 3'000'000 3'000'000 Xuất đá 3x4 thi công QL3 0 17/3 53 Xuất nhựa lỏng thi công QL3 40'000'000 40'000'000 17/3 54 Xuất cát vàng thi công QL3 40'000'000 40'000'000 17/3 65 Xuất nhựa lỏng thi công cầu Thăng Long 15'000'000 15'000'000 17/3 68 Xuất đá 1x2 sản xuất BTN thi công cầu Thăng Long 130'000'000 130'000'000 17/3 80 Xuất đá 1x2 thi công CT2 thi công đường Khu công nghiệp Tiên Sơn 33'300'000 33'300'000 20/3 90 Xuất đá 3x4 thi công đường Cổ Loa 16'650'000 16'650'000 21/3 92 Xuất đá 3x4 thi công đường dâu Song Liễu 140'000'000 140'000'000 22/3 93 Xuất cát vàng thi công đường Cổ Loa 4'000'000 4'000'000 25/3 96 Xuất lốp ôtô 12 chỗ 125'000'000 125'000'000 26/3 101 Xuất cát vàng cty 246 vay 10'000'000 10'000'000 26/3 102 Xuất cát san nền QL6 15'000'000 15'000'000 26/3 103 Xuất dầu K33 cho xe máy thi công QL6 20'000'000 20'000'000 27/3 104 Xuất đá 3x4 thi công QL6 200'000'000 200'000'000 27/3 105 Xuất nhựa cáttex thi công QL6 10'000'000 10'000'000 28/3 106 Xuất dầu Diezen thi công QL39 50'000'000 50'000'000 30/3 107 182'000'000 182'000'000 30/3 108 Cộng 20'000'000 17'000'000 981'950'000 15'000'000 1'033'950'000 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật tư T3/2005 152 1'033'950'000 138 20'000'000 627 17'000'000 621 981'950'000 642 15'000'000 Cộng 1'033'950'000 1'033'950'000