Đề tài Kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex số 17

nhân viên tạm ứng sẽ tiến hành nhập liệu vào máy. Phần mềm kế toán xử lý và in ra phiếu thu. Đồng thời kế toán thanh toán chỉ cần chọn “ghi vào” phần mềm sẽ tự động đưa số liệu vào các sổ sách liên quan như sổ chi tiết 141, sổ chi tiết 111, sổ cái 141, sổ cái 111, sổ nhật kí chung và sổ quỹ tiền mặt theo tài khoản ghi nợ ghi có trên bút toán. (2) Phiếu thu được in ra hai liên và luân chuyển như sau: Hai liên phiếu thu cùng với giấy thanh toán tạm ứng sẽ chuyển sang cho giám đốc và kế toán trưởng kí duyệt sau đó phiếu thu đã kí chuyển sang cho thu quỹ tiến hành thu tiền, giấy thanh toán tạm ứng ….chuyển sang cho kế toán thanh toán. (3) Thủ quỹ thu tiền, kí vào phiếu thu đồng thời thủ quỹ ghi vào sổ quỹ bằng tay để thuân tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Liên 1 phiếu thu thủ quỹ gửi lại cho kế toán thanh toán để lưu cùng chứng từ khác, liên còn lại đưa cho người nộp tiền. (4) Định kì kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ và in ra báo cáo cần thiết d. Định khoản Căn cứ vào phiếu thu số 76 ngày 4/3/2010, giấy thanh toán tạm ứng thu hồi tạm ứng chị Nguyễn Thị Ngọc Châu số tiền 14.690.805, kế toán định khoản: Nợ 1111 14.690.805 Có 1418 14.690.805 Căn cứ vào phiếu thu số 78 ngày 5/3/2010, giấy thanh toán tạm ứng thu hồi tạm ứng khám xe của anh Nguyễn Vĩnh Phú số tiền 1.000.000 kế toán định khoản: Nợ 1111 1.000.000 Có 1418 1.000.000 Căn cứ vào phiếu thu số 102 ngày 31/3/2010, giấy thanh toán tạm ứng thu hồi tạm ứng chị Vũ Thị Uyến số tiền 3.680.000 kế toán định khoản: Nợ 1111 3.680.000 Có 1418 3.680.000 Căn cứ vào phiếu thu số 103 ngày 31/3/2010, giấy thanh toán tạm ứng thu hồi tạm ứng chị Vũ Thị Uyến số tiền 9.000.000, kế toán định khoản: e. Chứng từ sổ sách minh họa (xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Công ty áp dụng đúng chuẩn mực kế toán quy định, quy trình lập, luân chuyển, lưu trữ các chứng từ thu hồi tạm ứng theo quy định của Bộ tài chính thuận tiện cho việc hạch toán kế toán. Nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu hồi tạm ứng kế toán căn cứ vào những chứng từ hợp pháp như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn GTGT, vé tàu xe, …để hạch toán, chứng từ đều được giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt trước khi thu tiền. Công ty có mở sổ chi tiết và tài khoản chi tiết cho từng nhân viên tạm ứng nên tại mọi thời điểm dễ dàng kiểm tra và kiểm soát khoản tạm ứng tránh trường hợp tạm ứng quá lâu và quá nhiều Ngoài sổ quỹ trên máy tính thủ quỹ còn mở thêm sổ quỹ bằng tay để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu với kế toán thanh toán đồng thời kiểm soát được tài sản. Mặt hạn chế: Do nghiệp vụ tạm ứng xảy ra thường xuyên và nhiều nên nhiều khi việc thanh toán tạm ứng cũng như duyệt cho tạm ứng không kịp thời, chứng từ không được nhập hết trong ngày dẫn đến công việc ùn tắc, khi cần kiểm tra gấp chưa đáp ứng được. 3. Kế toán tăng tiền mặt do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Phiếu thu Séc rút tiền Biên lai giao dịch Sổ sách: Sổ cái tài khoản 111 Sổ quỹ tiền mặt Sổ nhật kí chung Sổ chi tiết tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng Sổ cái tài khoản 112 b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 111_Tiền mặt (1111) Tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng (1121) c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 03: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ Giải thích (1) Khi có nhu cầu về tiền mặt tại quỹ để chuẩn bị cho công việc chi trả các khoản bằng tiền trong công ty. Theo chỉ đạo của kế toán trưởng và giám đốc kế toán thanh toán sẽ viết séc rút tiền hai liên. Séc này được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. (2) Căn cứ vào séc đã duyệt thủ quỹ sẽ tiến hành rút tiền từ ngân hàng về. Nhận được biên lai giao dịch từ thủ quỹ kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy. (3) Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách liên quan theo tài khoản ghi nợ ghi có trên bút toán. Đồng thời kế toán thanh toán in ra hai liên phiếu thu. (4) Phiếu thu cùng với chứng từ giao dịch được giám đốc và kế toán trưởng kí duyệt rồi chuyến sang cho thủ quỹ nhập quỹ số tiền mặt. Các chứng từ giao dịch với ngân hàng được chuyển sang cho kế toán thanh toán lưu lại theo số. Thủ quỹ kiểm tra ghi sổ và giữ lại một liên phiếu thu, liên còn lại chuyển cho kế toán thanh toán. d.Định khoản Căn cứ vào phiếu thu số 75, séc rút tiền 80974 ngày 1/3/2010 rút tiền gửi ngân hàng SEABANK số tiền 80.000.000, kế toán định khoản: Nợ 1111 80.000.000 Có 1121 80.000.000 Căn cứ vào phiếu thu số 77, séc rút tiền 80975 ngày 5/3/2010 rút tiền gửi ngân hàng SEABANK số tiền 50.000.000, kế toán định khoản: Nợ 1111 50.000.000 Có 1121 50.000.000 Căn cứ vào phiếu thu số 79, séc rút tiền 80976 ngày 6/3/2010 rút tiền gửi ngân hàng SEABANK số tiền 50.000.000, kế toán định khoản: Nợ 1111 50.000.000 Có 1121 50.000.000 e. Chứng từ sổ sách minh họa (xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Công ty áp dụng đúng chuẩn mực kế toán quy định, quy trình lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ đúng theo quy định của bộ tài chính thuận tiện cho việc hạch toán kế toán. Nghiệp vụ phát sinh liên quan đến rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ được kế toán căn cứ vào những chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp như: biên lai giao dịch, … để hạch toán, chứng từ được giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt trước khi nhập quỹ tiền mặt. Công ty có mở sổ chi tiết và tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng nên rấy thuận tiện cho việc kiểm tra tổng hợp dễ dàng hơn. Công ty có mở tài khoản tại nhiều ngân hàng tạo điều kiện thuận lợi trong giao dich với các khách hàng và nhà cung cấp, đậc biệt là các khách hàng ở xa. Công ty có lập bảng kế hoạch thu chi của từng tháng nên kiểm soát tốt vấn đề thu chi trong tháng, tránh tình trạng chi vượt mức. Mặt tồn tại: Có những trường hợp thủ quỹ nhập quỹ khi chưa giao chứng từ cho kế toán trưởng kí duyệt dẫn đến trường hợp có sai sót kế toán và thủ quỹ phải sửa lại sổ sách, việc kiểm soát tiền không được chặt chẽ. 2.2.4.3. Kế toán giảm tiền mặt 1. Kế toán giảm tiền mặt do trả nợ người bán a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Phiếu chi Hợp đồng Giấy đề nghị thanh toán Sổ sách: Sổ cái tài khoản 111 Sổ quỹ tiền mặt Sổ nhật kí chung Sổ chi tiết tài khoản 331_Phải trả người bán Sổ cái tài khoản 331 b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 111_Tiền mặt (1111) Tài khoản 331_Phải trả người bán (3311) c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 04: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền mặt Giải thích: (1) Khi đến thời hạn thanh toán nhà cung cấp sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán cho công ty. Nhận được gấy đề nghị thanh toán, kế toán trưởng kiểm tra hợp đồng và nếu nhất trí trả nợ thì kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy để phần mềm kế toán xử lý. (2) Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách liên quan: Sổ chi tiết 111, sổ chi tiết 331, sổ cái 111, sổ cái 331, sổ nhật kí chung, sổ quỹ tiền mặt và in ra phiếu chi 2 liên. (3) Hai liên phiếu chi cùng với giấy đề nghị thanh toán được chuyển sang cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, phiếu chi đã kí sẽ chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ chi tiền trả nợ. (4) Thủ quỹ chi tiền, kí vào phiếu chi và ghi vào sổ quỹ trên excel để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu. (5) Thủ quỹ gửi lại một liên phiếu chi cho kế toán thanh toán lưu cùng các chứng từ liên quan, liên còn lại đưa cho người nhận tiền . d. Định khoản Căn cứ vào phiếu chi số 193 ngày 2/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 28/02/2010 thanh toán tiền thuê thiết bị tháng 3 số tiền 9.306.000, kế toán định khoản: Nợ 3311 9.306.000 Có 1111 9.306.000 Căn cứ vào phiếu chi số 194 ngày 2/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 27/02/2010 thanh toán tiền thuê chống tăng tháng 3 số tiền 2.915.000, kế toán định khoản: Nợ 3311 2.915.000 Có 1111 2.915.000 Căn cứ vào phiếu chi số 207 ngày 9/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 03/03/2010 thanh toán lương công nhân tháo dỡ số tiền 12.966.000, kế toán định khoản: Nợ 3311 12.966.000 Có 1111 12.966.000 e. Chứng từ sổ sách minh họa (xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Công ty thường rấy đúng hạn trong việc thanh toán với đối tác đảm bảo được uy tín lâu dài trong sản xuất kinh doanh. Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc trả nợ cho nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp như: Hợp đồng mua bán, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi,… Việc lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ sổ sách thực hiện theo quy định của bộ tài chính. Công ty có mở tài khoản chi tiết cho từng nhà cung cấp giúp cho việc hạch toán rõ ràng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu cho từng khách hàng tại mọi thời điểm. Công ty chủ yếu thanh toán cho nhà cung cấp qua tài khoản ngân hàng nên rất thuận tiện đối với những nhà cung cấp ở xa và đảm bảo an toàn về tài sản. Công ty có lập bảng kế hoạch thu chi của từng tháng nên kiểm soát tốt vấn đề thu chi trong tháng, tránh tình trạng chi vượt mức. Mặt hạn chế: Có những hợp đồng giá trị nhỏ công ty kí với nhà cung cấp nhưng không quy định rõ ràng thời hạn thanh toán từng đợt nên nhiều lúc vốn bằng tiền không đủ để thanh toán với đối tác. 2. Kế toán giảm tiền mặt do mua các yếu tố đầu vào a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Phiếu chi Hóa đơn GTGT Sổ sách: Sổ cái tài khoản 111 Sổ quỹ tiền mặt Sổ nhật kí chung Sổ chi tiết tài khoản 152,153,642,627,133 Sổ cái tài khoản 152,153,642,627,133 b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 111_Tiền mặt (1111) Tài khoản 152_Nguyên vật liệu Tài khoản 153_Công cụ dụng cụ Tài khoản 642_Chi phí quản lí doanh nghiệp Tài khoản 627_Chi phí sản xuất chung Tài khoản 133_Thuế GTGT được khấu trừ c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 05: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền mặt mua các yếu tố đầu vào Giải thích: (1) Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt như chi tiếp khách, mua văn phòng phẩm, mua nguyên vật liệu ….kế toán thanh toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để tiến hành nhập liệu vào máy. (2) Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách liên quan:sổ chi tiết 111,sổ chi tiết 642,sổ chi tiết 152…,sổ cái 111,sổ cái các tài khoản liên quan,sổ nhật kí chung ,sổ quỹ tiền mặt và in ra phiếu chi 2 liên. (3) Hai liên phiếu chi cùng với hóa đơn GTGT được chuyển sang cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, sau đó phiếu chi đã kí sẽ chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ chi tiền. (4) Thủ quỹ chi tiền,kí vào phiếu chi và ghi vào sổ quỹ trên excel để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu. Liên 1phiếu chi chuyển sang cho kế toán thanh toán lưu lại cùng hóa đơn GTGT, liên còn lại đưa cho người nhận tiền. (5) Định kì kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ in ra báo cáo cần thiết. d. Định khoản Căn cứ vào phiếu chi số 196, ngày 4/3/2010 thanh toán chi phí tháng 1 trường Đại Học Tôn Đức Thắng, số tiền 146.690.805 Nợ 6278 14.226.641 Nợ 1331 464.164 Có 1111 146.690.805 Căn cứ vào phiếu chi số 198 ngày 5/3/2010 thanh toán chi phí khám xe 29U 5679,số tiền 1.050.000 Nợ 6428 1.031.818 Nợ 1331 18.182 Có 1111 1.050.000 Căn cứ vào phiếu chi số 208 ngày 9/3/2010 thanh toán tiền cát công trình trường Đại Học Tôn Đức Thắng, số tiền 10.400.000 Nợ 621 9.454.545 Nợ 1331 945.455 Có 1111 10.400.000 Căn cứ vào phiếu chi số 276 ngày 30/3/2010, hóa đơn thanh toán chi phí tiếp khách của công trình trường Đại Học Tôn Đức Thắng, số tiền 3.592.000 Nợ 6278 3.265.000 Nợ 1331 326.545 Có 1111 3.592.000 Căn cứ vào phiếu chi số 277 ngày 31/3/2010 thanh toán chi phí bảo hiểm xe 29U 5679 79H, số tiền 3.529.900 Nợ 6278 3.209.000 Nợ 1331 320.900 Có 1111 3.529.900 Căn cứ vào phiếu chi số 278 ngày 31/3/2010 thanh toán tiền giám đốc đi công tác Hà Nội, số tiền 4.505.000 Nợ 6428 4.133.181 Nợ 1331 371.819 Có 1111 4.505.000 Căn cứ vào phiếu chi số 283 ngày 31/3/2010, hóa đơn thanh toán chi phí Trần xuân Bình tiếp khách số tiền 691.000 Nợ 6428 691.000 Có 1111 691.000 e. Chứng từ sổ sách minh họa (xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc mua các yếu tố đầu vào trả bằng tiền mặt căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp như: Hóa đơn, phiếu chi,… Việc lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ sổ sách thực hiện theo quy định của bộ tài chính. Công ty có lập bảng kế hoạch thu chi của từng tháng nên kiểm soát tốt vấn đề thu chi trong tháng, tránh tình trạng chi vượt mức. Mặt tồn tại: Nhân viên công ty mua vật tư, tiếp khách…nhiều khi tập hợp chứng từ đến phòng kế toán chậm, hóa đơn chứng từ để mấy ngày mới đưa tới phòng kế toán gây nên một số trường hợp ùn tắc công việc. 3. Kế toán giảm tiền mặt do chi tạm ứng a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Sổ sách: Sổ cái tài khoản 111 Sổ quỹ tiền mặt Sổ nhật kí chung Sổ chi tiết tài khoản 141 Sổ cái tài khoản 141 b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 111_Tiền mặt (1111) Tài khoản 141_Tạm ứng c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 06: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi tạm ứng bằng tiền mặt Giải thích: (1) Khi muốn tạm ứng tiền nhân viên tạm ứng sẽ gửi giấy đề nghị tạm ứng cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, giấy đề nghị tạm ứng đã kí sẽ được chuyển sang cho kế toán thanh toán làm căn cứ nhập liệu vào máy. (2) Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách có liên quan như: Sổ chi tiết 141, sổ chi tiết 111, sổ cái 141, sổ cái 111, sổ nhật kí chung và sổ quỹ. Đồng thời kế toán thanh toán cũng in ra 2 liên phiếu chi. (3) Hai liên phiếu chi cùng với giấy đề nghị tạm ứng chuyển sang cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt (4) Phiếu chi sau khi đã kí chuyển cho thủ quỹ kiểm tra chi tiền cho nhân viên tạm ứng và ghi vào sổ quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng chuyển trả lại kế toán thanh toán. Thủ quỹ kí vào phiếu chi và đưa cho nhân viên tạm ứng liên 2 phiếu chi, liên còn lại chuyển sang cho kế toán thanh toán lưu cùng với giấy đề nghị tạm ứng. (5) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra khóa sổ và in ra các sổ sách báo cáo. d. Định khoản Căn cứ vào phiếu chi số 190 ngày 1/3/2010, giấy đề nghị tạm ứng ngày 1/3/2010 chi tạm ứng cho anh Nguyến Ngọc Sinh mua nhiên liệu, số tiền 1.300.000 Nợ 1418 1.300.000 Có 1111 1.300.000 Căn cứ vào phiếu chi số 191 ngày 1/3/2010, giấy đề nghị tạm ứng ngày 1/3/2010 chi tạm ứng cho anh Đặng Xuân Huy mua vật tư trường Phước Đại, số tiền 30.000.000 Nợ 1418 30.000.000 Có 1111 30.000.000 Căn cứ vào phiếu chi số 192 ngày 1/3/2010, giấy đề nghị tạm ứng ngày 1/3/2010 chi tạm ứng cho anh Lê Thái An Khương đi công tác TP.Hồ Chí Minh, số tiền 4.000.000 Nợ 1418 4.000.000 Có 1111 4.000.000 Căn cứ vào phiếu chi số 199 ngày 5/3/2010, giấy đề nghị tạm ứng ngày 5/3/2010 chi tạm ứng cho anh Trần Đức Thạnh sơn xe 79H 6385, số tiền 9.000.000 Nợ 1418 9.000.000 Có 1111 9.000.000 Căn cứ vào phiếu chi số 200 ngày 5/3/2010, giấy đề nghị tạm ứng ngày 5/3/2010 chi tạm ứng cho anh Trần Xuân Bình thanh toán tiền công ty bê tông Mê Kong Vũng Tàu số tiền 20.000.000 Nợ 1413 20.000.000 Có 1111 20.000.000 e. Chứng từ sổ sách minh họa (Xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc chi tạm ứng cho nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp như: Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi,… Việc lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ sổ sách thực hiện theo quy định của bộ tài chính, vừa đáp ứng yêu cầu kiểm soát của công ty vừa khoa học tiết kiệm, thời gian, chi phí. Công ty có mở tài khoản chi tiết cho từng nhân viên tạm ứng giúp cho việc hạch toán rõ ràng, thuận tiện để đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu cho từng nhân viên, từng bộ phận tại mọi thời điểm. Tránh trường hợp một bộ phận tạm ứng quá nhiều và quá thời hạn thanh toán. Khoản tạm ứng của tổ đội công trình thì kế toán không hạch toán vào tài khoản 1413 và cho vay theo từng đợt để theo dõi và khi công trình hoàn thành nhanh chóng tập hợp được chi phí. Mặt hạn chế: Hiện nay tình trạng một số tổ đội còn chậm trễ trong việc tập hợp chứng từ về phòng kế toán, tuy vậy mà kế toán vẫn giải quyết cho tạm ứng đợt mới dẫn đến việc tập hợp chứng từ càng trì trễ hơn. Đây là nguyên nhân gây chậm trễ trong việc nhập liệu cũng như tính giá thành công trình. 4. Kế toán giảm tiền mặt do chi lương a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Phiếu chi Bảng thanh toán lương Sổ sách: Sổ cái tài khoản 111 Sổ quỹ tiền mặt Sổ nhật kí chung Sổ chi tiết tài khoản 334 Sổ cái tài khoản 334 b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 111_Tiền mặt (1111) Tài khoản 334_Phải trả người lao động c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 07: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền mặt trả lương Giải thích: (1) Cuối tháng phòng tổ chức hành chính căn cứ vào bảng chấm công để lập bảng thanh toán lương cho từng phòng ban. Bảng thanh toán lương được chuyển cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán căn cứ vào bảng thanh toán lương để tiến hành nhập liệu vào máy. (2) Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ sách liên quan: Sổ chi tiết 111, sổ chi tiết 334, sổ cái 111, sổ cái 334, sổ nhật kí chung, sổ quỹ tiền mặt và in ra phiếu chi 2 liên. (3) Hai liên phiếu chi cùng với bảng thanh toán lương được chuyển sang cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, phiếu chi đã kí sẽ chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ chi lương. (4) Thủ quỹ chi lương và ghi vào sổ quỹ trên excel để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu.Thủ quỹ giữ lạimột liên phiếu chi liên còn lại đưa cho người nhận, bảng thanh toán lương sau khi đã chi lương chuyển sang cho kế toán thanh toán lưu lại theo số d. Định khoản Căn cứ vào phiếu chi số 209 ngày 9/3/2010 chi lương tháng 2 nhà máy bê tông, số tiền 20.657.378 Nợ 334 20.657.378 Có 1111 20.657.378 Căn cứ vào phiếu chi số 210 ngày 9/3/2010 chi lương tháng 2 lái xe nhà máy bê tông, số tiền 3.803.150 Nợ 334 3.803.150 Có 1111 3.803.150 e. Chứng từ sổ sách minh họa (Xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc chi lương cho công nhân viên căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp như: Bảng thanh toán lương, phiếu chi,… Công ty có mở tài khoản chi tiết và sổ chi tiết cho từng phòng ban, bộ phận giúp cho việc hạch toán rõ ràng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu cho từng bộ phận tại mọi thời điểm, từ đó có chính sách phù hợp để đảm bảo quan tâm cải thiện đến mức thu nhập của cán bộ nhân viên trong công ty. Việc tính lương được phòng tổ chức hành chính thực hiện giúp giảm bớt được khối lượng công việc cho kế toán thanh toán. Tiền lương công nhân làm việc tại công trình được các tổ đội hạch toán riêng và có bảng thanh toán lương riêng. Tiền lương nhân viên khối văn phòng được chi trả qua tài khoản nên công việc của thủ quỹ cũng nhẹ nhàng hơn. Công ty có lập bảng kế hoạch thu chi của từng tháng nên kiểm soát tốt vấn đề thu chi trong tháng, tránh tình trạng chi vượt mức. Mặt hạn chế: Quy định trước ngày 31 hàng tháng các tổ đội phải nộp thanh toán lương tháng trước lên để phòng kế toán ghi sổ sách và duyệt chi nhưng một số tổ đội vẫn còn chậm trễ, dẫn đến việc chi lương cho công nhân muộn. 2.2.4.4. Sơ đồ hạch toán tiền mặt. 34.600.000 141 1,825,000 4,800,000 25.400.000 1.413.895 311.670.000 70.312.326 338 141 133 24.144.132 642 870.000.000 112 126.149.655 SD: 57.731.619 38.724.750 334 111 431 131 3311 333 627,621 17.567.857 224.600.000 138.589.467 336 112 168.911.000 995.933.427 1.056.149.655 117.947.847 Sơ đồ 2.5: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY 2.2.5. Kế toán tiền gửi ngân hàng của công ty - Tiền gửi ngân hàng của Công ty bao gồm Tiền Việt Nam 2.2.5.1. Số liệu chung của tháng 3 năm 2010 Bảng 2.3: Bảng số liệu tiền gửi ngân hàng chung của kỳ Thu tiền gửi ngân hàng Số tiền Tỷ trọng (%) Thu nợ khách hàng 887.255.520 79,65 Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng 224.600.000 20,16 Thu lãi tiền gửi ngân hàng 2.080.109 0,19 Tổng 1.113.935.629 100,00 Chi tiền gửi ngân hàng Số tiền Tỷ trọng (%) Chi mua các yếu tố đầu vào 8.051.000 0,35 Chi trả nợ cho nhà cung cấp 586.054.570 25,18 Chi tạm ứng 130.000.000 5,59 Chi trả tiền vay ngắn hạn 500.000.000 21,49 Rút tiền gửi ngập quỹ tiền mặt 870.000.000 37,39 Chi đóng bảo hiểm xã hội 100.000.000 4,30 Chi lương 127.417.744 5,48 Chi trả lãi vay 5.516.667 0,24 Tổng 2.327.039.981 100,00 Nhận xét: Qua bảng số liệu tháng 3 năm 2010 ta thấy: Tổng số tiền gửi ngân hàng thu về trong tháng là 1.113.935.629 VNĐ Trong đó: Khoản thu từ nợ khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất là 79,65%. Qua đó cho thấy trong tháng công ty đã thu được khoản nợ phải thu bằng tiền gửi ngân hàng lớn,công ty chủ yếu thu nợ qua tài khoản ngân hàng nhằm đảm bảo thuận tiện giao dịch với khách hàng. Khoản thu chiếm tỷ trọng thứ hai là gửi tiền vào tài khoản chiếm 20,16%. Tổng số tiền gửi ngân hàng chi ra trong tháng là 2.327.039.981 VNĐ.Trong đó: - Chủ yếu là chi trả nợ cho nhà cung cấp chiếm 25,18%, rút tiền gửi về quỹ chiếm 37,39%. Chứng tỏ công ty chủ yếu sử dụng tiền gửi ngân hàng để thanh toán nợ. Các nghiệp vụ chi tạm ứng chủ yếu công ty sử dụng tiền mặt nên chiếm tỷ trọng rất nhỏ chỉ 5,59%. Công ty chủ yếu mua trả chậm nên khoản chi mua thanh toán ngay cũng chiếm tỷ trọng nhỏ 2.2.5.2. Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng 1. Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng do thu nợ khách hàng a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Giấy báo có ủy nhiệm chi Hợp đồng xây dựng Giấy đề nghị thanh toán Sổ sách: Sổ cái tài khoản 112 Sổ nhật kí chung Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng mở cho từng ngân hàng Sổ chi tiết tài khoản 131_Phải thu khách hàng Sổ cái tài khoản 131 b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 131_Phải thu khách hàng (1311) c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 08: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng Giải thích: (1) Khi đến thời hạn thu nợ kế toán sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán hoặc gọi điện thoại trực tiếp đến cho khách hàng. Ngân hàng đồng ý sau khi làm thủ tục chuyển trả cho khách hàng sẽ gửi giấy báo có cùng ủy nhiệm chi đến cho công ty. (2) Nhận được giấy báo có cùng với ủy nhiệm chi kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy. Phần mềm kế toán trên máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết 131, sổ chi tiết 1121 trong danh mục sổ chi tiết. Đồng thời số liệu cũng được đưa vào sổ nhật kí chung, sổ cái tài khoản 112, sổ cái tài khoản 131 trong danh mục sổ tổng hợp. (3) Giấy báo có và ủy nhiệm chi được lưu tại kế toán thanh toán theo số (4) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ và in báo cáo liên quan. d. Định khoản Căn cứ vào giấy báo có số 26Atg ngày 18/3/2010 công ty 515 chuyển tiền bê tông, số tiền 337.711.100 Nợ 1121 337.711.100 Có 1311 337.771.100 Căn cứ vào giấy báo có số 26Btg ngày 25/3/2010 công ty cổ phần Đầu tư và xây dựng Hồng Hà thanh toán, số tiền 156.240.000 Nợ 1121 156.240.000 Có 1311 156.240.000 Căn cứ vào giấy báo có số 27Atg ngày 26/3/2010 công ty Việt Á chuyển tiền bê tông, số tiền 150.000.000 Nợ 1121 150.000.000 Có 1311 150.000.000 Căn cứ vào giấy báo có số 26tg ngày 15/3/2010 công ty Thần Châu trả tiền bê tông, số tiền 99.500.000 Nợ 1121 99.500.000 Có 1311 99.500.000 e. Chứng từ sổ sách minh họa (Xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc thu nợ khách hàng căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp như: Hợp đồng mua bán, giấy báo có, ủy nhiệm chi… Việc lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ sổ sách thực hiện theo quy định của bộ tài chính. Công ty có mở tài khoản chi tiết và sổ chi tiết cho từng khách hàng, từng ngân hàng giúp cho việc hạch toán rõ ràng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra và tổng hợp số liệu cho từng khách hàng và từng ngân hàng tại mọi thời điểm. Chương trình kế toán máy giúp giảm khối lượng công việc cho kế toán rất nhiều trong việc theo dõi và hạch toán. Công ty mở tài khoản tại nhiều ngân hàng giúp cho việc thanh toán rất tiện lợi và giảm được rủi ro trong kinh doanh. Mặt hạn chế: Công tác thu hồi nợ chưa đạt hiệu quả cao, đặc biệt là những năm trước đây dẫn đến việc nợ từ những năm trước vẫn còn tồn đọng mãi. Hiện nay công ty đang tăng cường công tác thu hồi công nợ của những công trình đã hoàn thành để giải quyết vấn đề về vốn. 2. Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng do thu lãi tiền gửi a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Giấy báo có Bảng tính lãi ngân hàng Sổ sách: Sổ cái tài khoản 112 Sổ chi tiết tài khoản 112 Sổ nhật kí chung Sổ cái tài khoản 515 b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 515_Doanh thu hoạt động tài chính c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 09: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ thu lãi tiền gửi Giải thích: (1) Định kỳ hàng tháng ngân hàng sẽ gửi giấy báo có thông báo số lãi tiền gửi cho công ty. (2) Nhận được giấy báo có kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy. Phần mềm kế toán trên máy tính sẽ xử lí số liệu và tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết 515, sổ chi tiết 1121 trong danh mục sổ chi tiết. Đồng thời số liệu cũng được đưa vào sổ nhật kí chung, sổ cái tài khoản 112, sổ cái tài khoản 515 trong danh mục sổ tổng hợp. (3) Giấy báo có được lưu tại kế toán thanh toán theo số. (4) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra sổ sách, khóa sổ, in ra các báo cáo cần thiết. d .Định khoản Căn cứ vào giấy báo có 33Tg ngày 31/3/2010 lãi tiền gửi ngân hàng SEABANK tháng 3, số tiền: 1.001.822 Nợ 1121 1.001.822 Có 515 1.001.822 Căn cứ vào giấy báo có 27Tg ngày 31/3/2010 lãi tiền gửi ngân hàng Đầu Tư tháng 3, số tiền: 274.070 Nợ 1121 274.070 Có 515 274.070 Căn cứ vào giấy báo có 28Tg ngày 31/3/2010 lãi tiền gửi ngân hàng Công Thương Khánh Hòa tháng 3, số tiền: 3.822 Nợ 1121 3.822 Có 515 3.822 Căn cứ vào giấy báo có 29Tg ngày 31/3/2010 lãi tiền gửi ngân hàng Ngoại Thương Khánh Hòa tháng 3, số tiền: 17.440 Nợ 1121 17.440 Có 515 17.440 e. Chứng từ sổ sách minh họa (Xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc thu lãi căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp như: Giấy báo có, bảng tính lãi ngân hàng. Việc lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ sổ sách thực hiện theo quy định của bộ tài chính. Công ty có mở tài khoản chi tiết và sổ chi tiết cho từng ngân hàng giúp lãi vay cho việc hạch toán rõ ràng. Kế toán thanh toán lập bảng tính lãi ngân hàng để đối chiếu với bảng tính lãi mà ngân hàng gửi về. 2.2.5.3. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng 1. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ nhà cung cấp a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Giấy báo nợ ủy nhiệm chi Giấy đề nghị thanh toán Sổ sách: Sổ cái tài khoản 112 Sổ nhật kí chung Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (mở cho từng ngân hàng) Sổ chi tiết tài khoản 331_ Chi tiết cho từng người bán Sổ cái tài khoản 331 Sổ nhật kí chung b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 331_Phải trả người bán c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 10: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng Giải thích: (1) Khi đến thời hạn thanh toán nợ, nhà cung cấp sẽ gọi điện thoại hoặc gửi giấy đề nghị thanh toán cho công ty. Nhận được giấy đề nghị thanh toán và được sự nhất trí của giám đốc và kế toán trưởng kế toán thanh toán tiến hành xem xét số nợ trên sổ sách rồi lập và ủy nhiệm chi. Ủy nhiệm chi được lập 4 liên. (2) Bốn liên ủy nhiệm chi cùng với giấy đề nghị thanh toán được gửi đến cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt (3)Giấy đề nghị thanh toán được chuyển trả lại cho kế toán thanh toán. Bốn liên ủy nhiệm chi được gửi đến ngân hàng. Ngân hàng sau khi kí vào ủy nhiệm chi thì giữ lại ba liên, liên còn lại cùng với giấy báo nợ gửi cho kế toán thanh toán. (4) Căn cứ vào giấy báo nợ, ủy nhiệm chi và giấy đề nghị thanh toán, kế toán thanh toán nhập liệu vào máy tính. Chỉ cần nấp nút “ghi vào”phần mềm kế toán máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách có liên quan, bao gồm sổ chi tiết 1121, sổ chi tiết 331-mở chi tiết cho từng nhà cung cấp… , sổ cái tài khoản 112, sổ cái tài khoản 331 và sổ nhật kí chung tại phần hành kế toán tổng hợp. (5) Các chứng từ liên quan được lưu tại đây theo số. (6) Định kì kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ, in các báo cáo. d. Định khoản Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 33Acg ngày 8/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 3/3/2010 thanh toán tiền mua Asika trạm trộn cho công ty Xây Dựng Số 1, số tiền 50.000.000 Nợ 3311 50.000.000 Có 1121 50.000.000 Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 35cg ngày 18/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 15/3/2010 thanh toán tiền nhiên liệu trạm trộn bê tông cho DNTN Hoàng Trí, số tiền 40.000.000 Nợ 3311 40.000.000 Có 1121 40.000.000 Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 36Cg ngày 18/3/2010, giấy đề nghị thanh toán ngày 15/3/2010 thanh toán tiền mua xi măng trạm trộn cho công ty XM Khánh Hòa, số tiền 100.000.000 Nợ 3311 100.000.000 Có 1121 100.000.000 Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 37Cg ngày 18/3/2010 thanh toán tiền Xi măng cho công ty TM_DV Thăng Long,số tiền 50.000.000 Nợ 3311 50.000.000 Có 1121 50.000.000 Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 38cg ngày 18/3/2010 thanh toán tiền mua đá cho công ty Đá Hòn Thị,số tiền 30.000.000 Nợ 3311 30.000.000 Có 1121 30.000.000 e. Chứng từ sổ sách minh họa (Xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Công ty thường thanh toán đúng hạn với nhà cung cấp nên tạo dựng được quan hệ tốt và lâu dài với nhà cung cấp. Kế toán sử dụng những chứng từ gốc hợp pháp để hạch toán kế toán trả nợ cho nhà cung cấp. Chứng từ sổ sách được lập, luân chuyển và lưu trữ đúng quy định. Công ty mở sổ chi tiết và tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng và từng nhà cung cấp để dễ dàng theo dõi, và đánh giá được đối tác quen thuộc tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty. Các khoản nợ nhà cung cấp với số tiền lớn thướng được thanh toán qua ngân hàng nên tiết kiệm thời gian chi phí và giảm thiểu rủi ro khi sử dụng tiền mặt. Mặt hạn chế: Các nghiệp vụ thu nợ, chi trả nợ xảy ra thường xuyên nhưng số lượng nhân viên ít nên mỗi nhân viên phải kiêm nhiều việc, đặc biệt là kế toán thanh toán phải kiêm bên công nợ, thanh toán, tiền lương…. Cho nên công viêc nhiều khi bị chậm trễ. 2. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do chi lương, nộp BHXH a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Giấy báo nợ ủy nhiệm chi Bảng thanh toán lương Sổ sách: Sổ cái tài khoản 112 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (mở cho từng ngân hàng) Sổ chi tiết tài khoản 334 Sổ chi tiết tài khoản 338 Sổ cái tài khoản 334 Sổ cái tài khoản 338 Sổ nhật kí chung b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 334_Phải trả người lao động Tài khoản 338_Phải trả phải nộp khác c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 11: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi lương bằng tiền gửi ngân hàng Giải thích: (1) Hàng tháng phòng tổ chức hành chính căn cứ vào bảng chấm công của các phòng ban để lập bảng thanh toán lương qua tài khoản và gửi bảng tính lương về cho kế toán thanh toán. Nhận được bảng tính lương kế toán thanh toán tiến hành lập ủy nhiệm chi. (2) Ủy nhiệm chi được lập 4 liên. Bốn liên ủy nhiệm chi cùng với bảng thanh toán lương được gửi đến cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt (3) Bảng thanh toán lương được chuyển trả lại cho kế toán thanh toán. Bốn liên ủy nhiệm chi cùng bảng thanh toán lương được gửi đến cho ngân hàng. Ngân hàng sau khi kí vào ủy nhiệm chi thì giữ lại ba liên, liên còn lại cùng với giấy báo nợ, bảng thanh toán lương gửi cho kế toán thanh toán (4) Căn cứ vào giấy báo nợ, ủy nhiệm chi và bảng thanh toán lương, kế toán thanh toán nhập liệu vào máy tính. Chỉ cần nấp nút ghi vào phần mềm kế toán máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách có liên quan, bao gồm sổ chi tiết 334, sổ chi tiết 1121, sổ cái tài khoản 334, sổ cái tài khoản 1121 và sổ nhật kí chung. Các chứng từ liên quan được lưu tại đây theo số. (5) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ và in ra các báo cáo cần thiết. d. Định khoản Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 34Acg ngày 8/3/2010, bảng thanh toán lương văn phòng thanh toán tiền lương văn phòng tháng 2, số tiền 27.417.744 Nợ 334 27.417.744 Có 1121 27.417.744 Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 30Cg ngày 1/3/2010, thanh toán tiền bảo hiểm xã hội cho BHXH Khánh Hòa, số tiền 100.000.000 Nợ 3384 100.000.000 Có 1121 100.000.000 e. Chứng từ sổ sách minh họa (Xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Kế toán sử dụng những chứng từ gốc hợp pháp để hạch toán kế toán chi lương cho cán bộ nhân viên như: Bảng thanh toán lương, ủy nhiêm chi, giấy báo nợ. Chứng từ sổ sách được lập, luân chuyển và lưu trữ đúng quy định. Lương nhân viên văn phòng được thanh toán qua tài khoản nên giảm bớt được thời gian và công việc cho thủ quỹ. Mặt hạn chế: Quy định các phòng ban nộp bảng thanh toán lương lên cho phòng kế toán vẫn chưa nghiêm ngặt nên xảy ra trường hợp kế toán kiểm tra và chi lương muộn, đồng thời tập hợp chi phí trong tháng cũng bị trì hoãn. 3. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng trả tiền vay ngắn hạn, trả lãi vay a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Giấy báo nợ Ủy nhiệm chi Bảng tính lãi vay Giấy báo lãi Giấy thông báo nợ đến hạn Sổ sách: Sổ cái tài khoản 112 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (mở cho từng ngân hàng) Sổ chi tiết tài khoản 311 Sổ chi tiết tài khoản 635 Sổ cái tài khoản 311 Sổ cái tài khoản 635 Sổ nhật kí chung b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 311_Vay ngắn hạn Tài khoản 635_Chí phí tài chính c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 12: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng trả lãi tiền vay Giải thích: (1) Định kỳ hàng tháng ngân hàng sẽ gửi giấy báo lãi thông báo số lãi tiền vay cho công ty. (2) Giấy thông báo lãi được đưa qua cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt. (3) Giấy thông báo lãi cùng với giấy báo nợ do ngân hàng gửi đến sẽ được dùng làm căn cứ để kế toán thanh toán nhập liệu vào máy tính. Phần mềm kế toán trên máy tính sẽ xử lí số liệu và tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết 635, sổ chi tiết 1121 trong danh mục sổ chi tiết. Đồng thời số liệu cũng được đưa vào sổ nhật kí chung, sổ cái tài khoản 112, sổ cái tài khoản 635 trong danh mục sổ tổng hợp. (4) Giấy báo nợ cùng giấy thông báo lãi được lưu tại phòng kế toán theo số. (5) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ và in ra các báo cáo cần thiết. d. Định khoản Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 39Acg ngày 29/3/2010 chuyển trả tiền gốc vay và lãi vay ngân hàng SEABANK, số tiền 505.000.000 Nợ 311 500.000.000 Nợ 635 5.000.000 Có 112 505.000.000 Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 39Acg ngày 29/3/2010 chuyển trả tiền lãi vay ngân hàng SEABANK, số tiền 516.667 Nợ 635 516.667 Có 112 516.667 e. Chứng từ sổ sách minh họa ( Xem phụ lục) f. Nhận xét Kế toán sử dụng những chứng từ gốc hợp pháp để hạch toán kế toán trả lãi cho ngân hàng. Chứng từ sổ sách được lập, luân chuyển và lưu trữ đúng quy định. Công ty mở sổ chi tiết và tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng rất tiện lợi cho việc theo dõi tình hình biến động và số dư tài khoản tại từng ngân hàng. Kế toán thanh toán lập bảng tính lãi ngân hàng để đối chiếu với bảng tính lãi mà ngân hàng gửi về. 4. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng mua các yếu tố đầu vào a. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: Giấy báo nợ ủy nhiệm chi Hóa đơn Sổ sách: Sổ cái tài khoản 112 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (mở cho từng ngân hàng) Sổ chi tiết tài khoản 642 Sổ chi tiết tài khoản 133 Sổ cái tài khoản 642 Sổ cái tài khoản 133 Sổ nhật kí chung b. Tài khoản sử dụng Tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 642_Chi phí quản lí doanh nghiệp Tài khoản 133_Thuế GTGT được khấu trừ c. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Lưu đồ 13: Lưu đồ xử lý nghiệp vụ chi mua các yếu tố đầu vào bằng tiền gửi ngân hàng Giải thích: (1) Khi phát sinh nghiệp vụ mua các yếu tố đầu vào trả tiền ngay bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chi. (2) Ủy nhiệm chi được lập 4 liên. Bốn liên ủy nhiệm chi cùng với hóa đơn giá trị gia tăng được gửi đến cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt. (3) Hóa đơn GTGT được chuyển trả lại cho kế toán thanh toán. Bốn liên ủy nhiệm chi đã kí được gửi đến cho ngân hàng. Ngân hàng nhận và kí vào ủy nhiệm chi thì giữ lại ba liên, liên còn lại cùng với giấy báo nợ gửi cho kế toán thanh toán. (4) Căn cứ vào giấy báo nợ, ủy nhiệm chi và hóa đơn GTGT, kế toán thanh toán nhập liệu vào máy tính. Chỉ cần nấp nút “ghi vào” phần mềm kế toán máy sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách có liên quan, bao gồm sổ chi tiết 153, 152, 642, 627, 133 …sổ chi tiết 1121,sổ cái tài khoản 642,627,152,153,133 sổ cái tài khoản 1121 và sổ nhật kí chung ở phần hành kế toán tổng hợp (5) Các chứng từ liên quan được lưu tại đây theo số. (6) Định kì, kế toán tổng hợp kiểm tra, khóa sổ và in ra các báo cáo cần thiết. a. Định khoản Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 31Acg phí bão lãnh giai đoạn 2 công trình trường ĐH Tôn Đức Thắng, số tiền 330.000 Nợ 6428 300.000 Nợ 1331 3.000 Có 1121 303.000 Căn cứ vào ủy nhiệm chi số 34cg, ngày 9/3/2010 thanh toán dịch vụ bảo vệ tháng 2/2010 cho công ty ĐạiViêt NT Nợ 6278 6.400.000 Nợ 1331 640.000 Có 1121 7.040.000 Căn cứ vào giấy báo nợ 38cg, ngày 18/3/2010 phí chuyển tiền trả công ty đá Hòn Thị, số tiền 11.000 Nợ 6428 10.000 Nợ 1331 1.000 Có 1121 11.000 Căn cứ vào giấ báo nợ số 39cg, ngày 30/3/2010 phí chuyển tiền trả DNTN Hoàng Trí, số tiền 11.000 Nợ 6428 10.000 Nợ 1331 1.000 Có 1121 11.000 e. Chứng từ sổ sách minh họa (Xem phụ lục) f. Nhận xét Mặt đạt được: Kế toán tại công ty hạch toán căn cứ vào những chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp. Các nghiệp vụ chi mua yếu tố đầu vào trả tiền ngay thường xảy ra ít nên việc hạch toán luôn kịp thời, phát sinh ngày nào nhập máy ngày đó. Công ty mở tài khoản ở nhiều ngân hàng rất thận tiện cho thanh toán với các nhà cung cấp ở xa. Công ty mở tài khoản chi tiết cho tài khoản chi phí để dễ dàng theo dõi và kiểm soát các khoản chi phí phát sinh liên quan. Mặt hạn chế: Những nhà cung cấp nhỏ lẻ cho công ty và thường được thanh toán ngay thì công ty không mở tài khoản chi tiết để theo dõi mà chỉ mở một sổ tổng hợp duy nhất nên khi muốn tập hợp đánh giá riêng từng nhà cung cấp rất khó. 2.2.5.3. Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng 131 100.000.000 127.417.744 870.000.000 2.080.019 500.000.000 130.000.000 586.054.570 311 141 3311 1.572.000 642,627 224.600.000 1111 887.255.520 SD: 1.621.995.791 SD:408.891.439 6.479.000 1331 112 333,334 338 515 1111 635 5.516.667 1.113.935.629 2.327.039.981 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng tại công ty 2.3. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VINACONEX 17. Qua trời gian tìm hiểu và nghiên cứu về công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần xây dựng VINACONEX số 17 em có một số nhận xét về những mặt được cần phát huy và những mặt tồn tại cần khắc phục như sau: 2.3.1. Những mặt đạt được Công ty hạch toán theo đúng chuẩn mực kế toán Công ty đã áp dụng phần mền kế toán vào công tác kế toán kết hợp với việc bố trí nhân sự phù hợp với khả năng chuyên môn vì thế đã giúp giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, lưu trữ được gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí. Phần mềm kế toán liên kết các máy tính trong phòng kế toán rất tiện lợi ở chỗ: Tại một thời điểm chỉ cho phép một nhân viên nhập vào, nếu nhân viên này đang vào phần mềm thì nhân viên khác không được nhập số liệu vào, điều này tránh được trường hợp nhập trùng chứng từ, số liệu được nhập đi nhập lại nhiều lần. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tế, làm việc nghiêm túc, năng động nhạy bén trong công việc từ khâu đầu cho đến khi lập báo cáo tài chính. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày nào đều được kế toán cập nhật nhờ sự hỗ trợ của phần mền kế toán, vì vậy công việc ít ùn tắc, đáp ứng kịp thời các báo cáo khi ban lãnh đạo công ty cũng như các cơ quan hữu quan yêu cầu. Các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi đều được kí duyệt rồi mới tiến hành chi tiền,….Trường hợp giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng đi công tác thì đều viết giấy ủy quyền lại cho các phó phòng để công việc không bị gián đoạn, không gây khó chịu và phản ứng không tốt của đối tác. Chứng từ sau khi ghi sổ đều được lưu trữ cẩn thận. Đối với hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ, công ty đã cơ bản tuân thủ theo quy định hiện hành. Đối với hệ thống sổ sách kế toán của công ty áp dụng phần mềm kế toán xử lý theo hình thức Nhật ký chung. Theo thiết kế của phần mềm thì công ty có thể theo dõi chi tiết từng đối tượng. Đối với tiền gửi thì theo dõi riêng từng ngân hàng. Đối với công nợ thì đã mở chi tiết cho từng đối tượng, mỗi đối tượng có 1 mã số riêng, đồng thời mở sổ theo dõi tổng hợp tất cả các đối tượng. Mặt khác, hệ thống sổ sách được thực hiện theo phần mềm nên rất tiện theo dõi. Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy cho nên một nghiệp vụ thu chi xảy ra chỉ có kế toán thanh toán nhập nghiệp vụ vào máy rồi máy tự động cập nhật số liệu vào sổ quỹ, công ty không bắt buộc nhưng thủ quỹ của công ty đã rất cẩn thận trong việc quản lí tài sản bằng tiền thể hiện rõ ở việc thủ quỹ đã lập thêm một sổ quỹ bằng tay trên excel để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu với kế toán thanh toán hàng ngày cũng như cuối tháng. Công ty có mở tài khoản tiền gửi ở nhiều ngân hàng tạo điều kiện thuận lợi trong thanh toán với các đối tác đặc biệt là các đối tác xa như ở Đắc lắc,TP Hồ Chí Minh, Đà Nặng….Bên cạnh đó việc mở tài khoản tại nhiều ngân hàng giúp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Các chi nhánh tại Đắc Lắc và Ninh Thuận định kì gửi sổ sách ra cho văn phòng công ty kịp thời, đầy đủ để kế toán tại văn phòng tập hợp số liệu nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý. Hiện tại công ty đang sử dụng nhiều biện pháp thu hồi nợ, tùy vào từng đối tượng khách hàng để áp dụng biện pháp phù hợp như: Gọi điện thoại, gửi vân bản đề nghị hay gặp mặt trực tiếp. 2.3.2. Những mặt còn tồn tại Bên cạnh những mặt đạt được nêu trên, công ty còn một số mặt hạn chế cần khắc phục như sau: Do nhân viên kế toán ít nên khối lượng công việc mà một nhân viên kế toán phải giải quyết là rất lớn mặc dù đã có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán.Việc một nhân viên kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán có thể dẫn đến sự lỏng lẽo trong vấn đề kiểm soát nội bộ, măt khác công việc nhiều vào thời điểm cuối tháng hoặc cuối quý thường bị dồn lại. - Tình hình thu nợ khách hàng chưa hiệu quả, còn rất chậm trong khi đó công ty phải đi vay vốn từ ngân hàng hoặc các tổ chức kinh tế để trang trải cho các khoản chi phí. Công ty đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều. số liệu cụ thể Việc tập hợp chứng từ từ các tổ đội về phòng kế toán của công ty chưa được quán triệt chặt chẽ. Quy định, cuối tháng các tổ đội phải tập hợp hết hóa đơn và bảng thanh toán lương trong tháng cho phòng kế toán nhưng một số đội thi công vẫn còn trì trễ dẫn đến việc ùn tắc trong việc nhập liệu, khóa sổ sách in báo cáo, đồng thời việc tập hợp chi phí tính giá thành cho công trình không kịp thời. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VINACONEX 17. Cũng như mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, bên cạnh những ưu điểm của minh công ty không tránh khỏi những hạn chế trong quá trình sản xuất kinh doanh.Với thực tế tại Công ty cổ phần xây dựng VINACONEX 17, em xin đưa ra một vài kiến nghị dưới đây nhằm góp phần nâng cao hơn công tác kế toán vốn bằng tiền để đáp ứng sự mở rộng ngày càng cao của công ty. Biện pháp 1: Hoàn thiện công tác quản lý và thu hồi công nợ 1. Cơ sơ đưa ra biện pháp Hiện nay nhu cầu vốn sản xuất của công ty quá lớn, công ty đang nhận thầu những công trình cần vốn nhiều, tuy nhiên đa số khách hàng lại yêu cầu thanh toán sau khi công trình hoàn thành. Có những công trình kéo dài cả năm nên vấn đề về vốn đang rất cấp thiết. Công tác giải ngân của nhà nước, của chủ đầu tư lại còn quá chậm. phần lớn vốn của công ty đều dựa vào vốn vay ngân hàng đã tạo nên áp lực về lãi vay và nợ vay rất lớn. Bên cạnh đó số tiền khách hàng nợ từ những năm trước đây lại rất lớn, có những trường hợp đã đến hạn thanh toán nhưng khách hàng vẫn còn xin gia hạn nợ. 2. Nội dung của biện pháp Để khắc phục tình hình trên theo em công ty nên tăng cường công tác quản lý và thu hồi công nợ, giảm lãi vay và nợ khó đòi. Lãnh đạo công ty nên giao trách nhiệm thu hồi nợ cho từng cá nhân, phòng ban. Công ty nên giao trách nhiệm thu hồi vốn cho các đơn vị giao khoán nội bộ, chỉ khi nào tiền về đến tài khoản của công ty mới thôi tính lãi vay tương ứng. Đây cũng là biện pháp hữu hiệu phát huy tính chủ động, tự giác thu hồi nợ của các đội nhằm giảm chi phí vay vốn cho các đội. Đối với các khách hàng là doanh nghiệp tư nhân thì công ty nên xem xét kĩ khả năng tài chính để đưa ra quyết định đúng đắn về việc cho nợ và thời hạn thanh toán. Đối với khách hàng là cơ quan nhà nước thì công ty nên có chính sách chiết khấu phù hợp khi khách hàng thanh toán sớm, ưu tiên khai thác các dựán ưu đãi về vốn của Nhà nước Với các khoản nợ quá hạn công ty nên cho nhân viên đến tận nơi để đốc thúc khách hàng trả nợ 3. Mụcđích của biện pháp Công ty thực hiện được những biện pháp trên sẽ làm cho vòng quay vốn nhanh, tiến độ công trình không bị gián đoạn bởi vốn, ngoài ra còn giảm bớt được nợ vay ngân hàng và chi phí lãi vay phải trả Đáp ứng nhu cầu về vốn công ty sẽ có thêm cơ hội nhạn thầu nhiều công trình một lúc, mở rộng quan hệ hợp tác với nhiều chủ đầu tư đồng thời khẳng định được vị trí của mình trên thị trường ngành xây dựng. Biện pháp 2: Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự phòng kế toán 1. Cơ sơ đưa ra biện pháp Hiện tại quy mô công ty cũng khá lớn, công ty đang kí hợp đồng với nhiều khách hàng với những công trình lớn, việc hạch toán liên quan đến thu chi và công nợ phát sinh nhiều, tuy nhiên hiện tại công ty chỉ có 4 kế toán,các kế toán được phân công kiêm nhiệm nhiều phần hành, đặc biệt là kế toán thanh toán chịu trách nhiệm hạch toán bên tiền mặt, tiền gửi và các khoản công nợ. Thực tế cho thấy chỉ một kế toán thanh toán phụ trách khối lượng công việc lớn như vậy đã dẫn đến trường hợp chứng từ trong ngày kế toán thanh toán không nhập liệu kịp trong ngày đó mà phải để ngày sau, như vậy cuối tháng công việc chồng chéo ùn tắc, và điều quan trọng là không kịp thời báo cáo khi cấp trên yêu cầu đột ngột. 2. Nội dung của biện pháp Công ty nên tuyển thêm nhân viên kế toán chuyên phụ trách hạch toán theo dõi công nợ, chịu trách nhiệm gửi biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng cho khách hàng, đồng thời lên kế hoạch thu nợ của những hợp đồng đến hạn. 3. Mục đích của biện pháp Tuyển thêm nhân viên kế toán sẽ giúp giảm bớt được khối lượng công việc cho kế toán thanh toán hiện tại, đồng thời hiệu quả công việc lại cao, mọi chứng từ phát sinh đều được nhập vào máy ngay trong ngày tránh được ùn tắc cuối tháng, giúp cho việc lên báo cáo kịp thời và chính xác. Biện pháp 3: Hoàn thiện công tác tập hợp chứng từ từ các tổ đội, phòng ban 1. Cơ sơ đưa ra biện pháp Hiện nay các đội và một số phòng ban tập hợp chậm trễ các chứng từ trong tháng như hóa đơn, bảng thanh toán lương, …cho phòng kế toán để kế toán tiến hành cập nhật vào máy, kịp thời xác định được đầy đủ chi phí phát sinh cho mỗi công trình, mỗi hạng mục công trình. 2. Nội dung của biện pháp Yêu cầu các tổ đội thi công hoàn thành đầy đủ chứng từ đợt trước mới cho tạm ứng đợt tiếp theo. Đề ra quy định nếu tổ đội nào tập hợp chứng từ muộn sau ngày cuối cùng của tháng thì đội trưởng của đội đó sẽ bị trừ lương từ 100.000 đến 300.000 tùy theo thời gian chậm trễ. 3. Mục đích của biện pháp Công tác hạch toán kế toán kịp thời giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời giúp cho kế toán tập hợp đầy đủ chứng từ để ghi sổ, hạn chế được sự ùn tắc trong công việc cũng như giúp cho việc kiểm soát nội bộ về các khoản vay, các khoản tạm ứng của tổ đội chặt chẽ hơn KẾT LUẬN Công ty cổ phần xây dựng số 17, là công ty hoạt động với quy mô vừa có trụ sở chính tại thành phố Nha Trang còn các chi nhánh tại các tỉnh Ninh thuận và đắclắk có bộ máy hoạt động phù hợp với cơ cấu tổ chức kinh doanh. Trong hạch toán kinh tế công ty đã thể hiện được minh bạch về tài chính. Tuy nhiên đứng trước công cuộc đổi mới thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước đòi hỏi công ty phải nỗ lực sáng tạo nhiều hơn để đạt được mục tiêu đề ra trong tương lai Với mục đích ngày càng hoàn thiện bộ máy kế toán và đạt được hiệu quả kinh tế, công ty CP xây dựng số 17 đã không ngừng tận dụng và phát huy những điểm mạnh, hạn chế và loại bỏ những sai sót còn tồn đọng. Vì vậy công ty luôn luôn đạt được những thành quả đáng kể, hiệu quả kinh tế được thể hiện qua những số liệu thực tế của công ty. Nhìn chung, công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền của công ty tương đối hoàn chỉnh tuy nhiên còn tồn tại một số mặt chưa hoàn thiện. Với một vài kiến nghị nhỏ của mình em mong rằng với ý kiến đó sẽ giúp ích cho công ty ngày càng hoàn thiện hơn trong công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền, và thực sự trở thành một công cụ đắc lực trong việc quản lý công ty. Vì vậy công ty cổ phần xây dựng cổ phần số 17 phải có cách nhìn khách quan, đầy đủ với bộ phận kế toán và không ngừng nâng cao chất lượng của công ty. Có như vậy công ty mới đúng vững trên thị trường, khẳng định uy tín của mình đối với khách hàng và các đối thủ nhằm đạt được mục tiêu là hiệu quả kinh tế xã hội đã đề ra. Do thời gian thực tập hạn chế, chưa có điều kiện nghiên cứu sâu sắc các phần hành trong quá trình hạch toán kế toán của công ty. Cộng với kiến thức còn hạn chế của mình nên không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô và các anh chị trong công ty và các bạn sinh viên. Em xin chân thành cảm ơn thầy cô và các anh chị trong công ty đã giúp đỡ em thực hiện đề tài này. Danh mục các tài liệu tham khảo Giáo trình kế toán tài chính I – Bộ môn kế toán trường Đại học Nha Trang Giáo trình kế toán tài chính II - Bộ môn kế toán trường Đại học Nha Trang Chế độ kế toán Việt Nam - Bộ tài chính Quyết định 15 - Bộ tài chính Số liệu sổ sách của công ty cổ phần xây dựng số VINACONEX 17 Giáo trình kế toán quản trị - Bộ môn kế toán trường Đại học Nha Trang Các khoá luận tốt nghiệp của các anh chị khoá trước