Đề tài Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty cổ phần công nghệ tin học H.T.L

ẵn trên phần mềm kế toán HTL-iDAS. Theo quy trình của phần mềm, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ Cái, …) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị PHẦN MỀM KẾ TOÁN HTL-iDAS MÁY VI TÍNH Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 28 - Cuối tháng,quý (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (xử lý trên phần mềm) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Nhân viên kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối quý, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. - Quan hệ đối chiếu, kiểm tra trên phần mềm: đảm bảo Tổng phát sinh Nợ và Tổng phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. ™ Các chính sách kế toán chủ yếu tại công ty: - Niên độ kế toán bắt đầu từ: 01/01 đến 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam - Công ty chấp hành chế độ kế toán và thống kê theo đúng pháp lệnh kế toán và thống kê, các văn bản pháp vi hiện hành về kế toán, kiểm toán. - Chế độ báo cáo tài chính áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, Các mẫu báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán – mẫu số: B 01 - DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – mẫu số: B 02 – DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - mẫu số: B 03 - DN Bản Thuyết minh báo cáo tài chính – mẫu số: B 09 – DN - Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá thực tế - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền - Thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 29 - 2.2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TIN HỌC H.T.L 2.2.1 ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY: Công ty CP Công Nghệ Tin Học H.T.L chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm và dịch vụ phần mềm trong quản trị doanh nghiệp, cung cấp các thiết bị tin học, thị trường chủ yếu hiện nay của công ty là thị trường trong nước. Công ty cũng đã áp dụng các sản phẩm phần mềm của mình để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty như: phần mềm kế toán HTL-iDAS, phần mềm Nhân Sự Tiền Lương,… Công ty luôn xem xét xây dựng một đơn giá với chi phí thấp nhất. Vì vậy các sản phẩm của công ty luôn đáp ứng và thỏa mãn được các nhu cầu của khách hàng. 2.2.2 KẾ TOÁN DOANH THU 2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 2.2.2.1.1 Nội dung: Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ của công ty bao gồm: doanh thu cung cấp phần mềm, Doanh thu thiết bị tin học và máy tính, doanh thu cung cấp dịch vụ. 2.2.2.1.2 Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ: Chứng từ sử dụng: ¾ Hóa đơn giá trị gia tăng (Số hiệu: 01GTKT-3LL) ¾ Phiếu thu (Số hiệu: 01-TT) ¾ Phiếu xuất kho (Số hiệu: 02-TT) ¾ Biên Bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng (Số hiệu: 09-LĐTL) Trình tự ghi sổ, luân chuyển chứng từ: ¾ Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho ¾ Lập hóa đơn giá trị gia tăng ¾ Lập phiếu thu ¾ Ghi vào sổ chi tiết và sổ cái TK 511 2.2.2.1.3 Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK sau: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 30 - - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các tài khoản cấp 2 của TK 511 mà công ty sử dụng: - TK 5111: Doanh thu phần mềm - TK 5112: Doanh thu thiết bị tin học và máy tính - TK 5113: Doanh thu cung cấp các dịch vụ - Kế toán còn sử dụng các TK như TK 156: Hàng hóa, TK 131: phải thu của khách hàng, TK 632: giá vốn hàng bán, TK 3331: thuế GTGT phải nộp, để theo dõi và phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về bán hàng thiết bị tin học cũng như cung cấp phần mềm và dịch vụ phần mềm của công ty. 2.2.2.1.4 Qui trình ghi sổ: - Nhìn chung công tác hạch toán kế toán của công ty tương đối đơn giản, mọi dữ liệu đều được cập nhật trên phần mềm kế toán. Định kỳ cuối tháng, kế toán khóa sổ, xử lý kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. - Căn cứ trên các chứng từ gốc kế toán hạch toán nghiệp vụ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ vào phần mềm, các bút toán được hạch toán chi tiết theo đối tượng và loại doanh thu theo từng hoạt động của doanh nghiệp. Đối với các chứng từ, hóa đơn bán hàng các thiết bị tin học, đơn giá xuất kho sẽ được tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ và được phản ánh trị giá xuất kho vào tài khoản giá vốn hàng bán trong kỳ. Đối với hàng hóa thiết bị tin học: khi mua hàng, căn cứ vào giá nhập kho để phản ánh giá nhập kho, khi bán hàng căn cứ vào giá nhập kho để tính giá vốn bán hàng trong kỳ (theo phương pháp bình quân gia quyền). - Cuối kỳ kế toán tổng hợp xử lý kết chuyển tài khoản 5111 – Doanh thu phần mềm, 5112 – Doanh thu thiết bị tin học và máy tính, 6321 – giá vốn hàng bán vào tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh. Số liệu thực tế: Tháng 12/2010 công ty có các nghiệp vụ phát sinh doanh thu và được ghi chép như sau: - Ngày 28/12/2010 doanh thu bán phần mềm kế toán DAS cho công ty Premier với số tiền là: 75.938.000 (hóa đơn GTGT ở trang phụ lục), khách hàng chưa thanh toán tiền, kế toán bán hạch toán nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm như HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 31 - sau: Nợ TK 131(Công ty Premier): 75.938.000 Có TK 5111: 75.938.000 - Cuối tháng ngày 31/12/2010 kế toán tổng hợp vào phần mềm xử lý bút toán kết chuyển tài khoản 5111 sang TK 911-xác định kết quả kinh doanh như sau: Nợ TK 5111: 75.938.000 Có TK 9111: 75.938.000 ¾ Phản ảnh doanh thu cung cấp phần mềm trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp : Sổ chi tiết TK 5111: Sổ Cái TK 5111: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 32 - - Ngày 08/12/2010: Công ty có phát sinh doanh thu bán thẻ nhựa trắng cho Bệnh Viện Chợ Rẫy chưa thu tiền với số tiền là: 3.245.000 (hóa đơn GTGT ở trang phụ lục), kế tóan hạch toán trên phần mềm như sau: Nợ TK 131(Bệnh viện Chợ Rẫy): 2.950.000 Có TK 5112: 2.950.000 Có TK 33311: 295.000 - Ngày 09/12/2010 Công ty có phát sinh doanh thu Ribbon màu chưa thu tiền cho Bệnh Viện Chợ Rẫy số tiền là: 3.900.000 (hóa đơn GTGT ở trang phụ lục), kế tóan hạch toán trên phần mềm như sau: Nợ TK 131(Bệnh viện Chợ Rẫy): 4.290.000 Có TK 5112: 3.900.000 Có TK 33311: 390.000 - Ngày 10/12/2010 Công ty có phát sinh doanh thu Ribbon màu chưa thu tiền cho Bệnh Viện Chợ Rẫy số tiền là: 3.900.000 (hóa đơn GTGT ở trang phụ lục), kế tóan hạch toán trên phần mềm như sau: Nợ TK 131(Bệnh viện Chợ Rẫy): 4.290.000 Có TK 5112: 3.900.000 Có TK 33311: 390.000 HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 33 - - Ngày 31/12/2010 Doanh thu phí bảo trì hệ thống máy Server, Office Wan T12/2010- Công ty TNHH TeKa VN với số tiền là 3.250.000 (hóa đơn GTGT ở trang phụ lục) chưa thu tiền, kế toán hạch toán vào phần mềm như sau: như sau: Nợ TK 131(Cty TeKa VN): 3.575.000 Có TK 5112: 3.250.000 Có TK 33311: 325.000 - Cuối tháng, ngày 31/12/2010 kế toán tổng hợp xử kết chuyển 5112 vào TK 911 với các bút toán như sau: Nợ TK 5112: 14.000.000 Có TK 9111: 14.000.000 ¾ Phản ảnh doanh thu thiết bị tin học: Sổ chi tiết TK 5112: Sổ cái TK 5112: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 34 - ¾ Phản ảnh trị giá vốn xuất kho: Cuối kỳ kế toán tổng hợp xử lý tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân và phản ánh vào giá vốn bán hàng như sau: Nợ TK 6321: 8.735.000 Có TK 1561: 8.735.000 Sổ chi tiết TK 1561: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 35 - Sổ Cái TK 1561: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 36 - 2.2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.2.2.1 Nội dung: Vì đặc điểm của công ty là cung cấp sản phẩm, dịch vụ phần mềm và thiết bị tin học. Các sản phẩm và dịch vụ phần mềm theo yêu cầu của khách hàng (đặt hàng đặc thù) và những sản phẩm phần mềm đóng gói do khách hàng lựa chọn để đáp ứng yêu cầu quản lý của mình với đơn giá đã được qui định nên các chỉ tiêu giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại là không phát sinh trong công ty. Chiết khấu thương mại có phát sinh đối với khách hàng mua các thiết bị tin học với số lượng lớn. 2.2.2.2.2 Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh chiết khấu thương mại thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán trên “Hoá đơn GTGT” hoặc “Hoá đơn bán hàng”. 2.2.2.2.3 Tài khoản sử dụng: Công ty không sử dụng tài khoản làm giảm doanh thu mà khi có phát sinh thì được trừ ngay vào hóa đơn thanh toán. 2.2.2.2.4 Quy trình ghi sổ: Công ty không sử dụng tài khoản làm giảm doanh thu mà khi có phát sinh thì được trừ ngay vào hóa đơn thanh toán. 2.2.3 KẾ TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 2.2.3.1 Kế toán giá vốn hàng bán: 2.2.3.1.1 Nội dung: Giá vốn hàng bán phát sinh khi xuất kho bán các mặt hàng thiết bị tin học. 2.2.3.1.2 Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ: ¾ Hóa đơn giá trị gia tăng (Số hiệu: 01GTKT-3LL) ¾ Phiếu xuất kho (Số hiệu: 02-VT) Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng, đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán. 2.2.3.1.3 Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 632, tài khoản cấp 2: 6321 để ghi nhận giá vốn hàng bán. 2.2.3.1.4 Qui trình ghi sổ: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 37 - - Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại phân hệ bán hàng trong phần mềm, chương trình tự động xử lý đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân (giá vốn bán hàng) vào cuối tháng và phản ánh trị giá xuất kho vào tài khoản 6321 - giá vốn hàng bán. Số liệu thực tế: Trong tháng 12/2010 có phát sinh các nghiệp vụ bán các mặt hàng thiết bị tin học và được tập hợp giá vốn hàng bán trên Sổ chi tiết tài khoản 6321 và Sổ Cái TK 6321 như sau: Sổ chi tiết TK 6321: Sổ cái TK 6321: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 38 - 2.2.3.2 Kế toán chi phí tài chính: 2.2.3.2.1 Nội dung: Chi phí tài chính của công ty phát sinh thường là trả lãi tiền vay ngân hàng. 2.2.3.2.2 Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ: ¾ Phiếu chi (Số hiệu: 02-TT) ¾ Giấy báo của ngân hàng ¾ .Các chứng từ có liên quan 2.2.3.2.3 Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 635 để phản ánh chi phí tài chính phát sinh, và cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. 2.2.3.2.4 Qui trình ghi sổ: Khi phát sinh nghiệp vụ có liên quan đến chi phí tài chính và nhận được các chứng từ có liên quan, kế toán cập nhật dữ liệu vào phần mềm và số liệu sẽ được phản ánh trên Sổ chi tiết và sổ cái TK 635. Số liệu thực tế: - Tháng 12/2010 công ty không phát sinh chi phí tài chính. 2.2.3.3 Kế toán chi phí bán hàng HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 39 - 2.2.3.3.1 Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ: ¾ Phiếu xuất kho (02-VT) ¾ Phiếu nhập kho (01-VT) ¾ Bảng thanh toán tiền lương nhân viên bán hàng (Số hiệu: 02-LĐTL) ¾ Bảng thanh toán tiền thưởng nhân viên bán hàng (Số hiệu: 03-LĐTL) ¾ Phiếu chi (02-TT) ¾ Hóa đơn GTGT (Số hiệu: 01GTKT-3LL) ¾ Phiếu chi (Số hiệu: 02-TT) ¾ Hóa đơn bán hàng thong thường (Số hiệu: 02-GTKT-3LL) 2.2.3.3.2 Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 641 để phản ánh chi phí bán hàng. TK 641 có các tài khoản cấp 2 mà công ty đã sử dụng như sau: ¾ TK 6411: CP nhân viên ¾ TK 6413: CP dụng cụ đồ dùng ¾ TK 6414: CP khấu hao TSCĐ ¾ TK 6415: CP bảo hành ¾ TK 6417: CP dịch vụ mua ngoài ¾ TK 6418: CP bằng tiền khác 2.2.3.3.3 Qui trình ghi sổ: Khi phát sinh các chi phí liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán để cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán HTL-iDAS theo đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và phản ánh đúng trên các tài khoản ghi Nợ và ghi Có, phần mềm đã được lập trình sẵn khi hạch toán xong nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm số liệu sẽ được cập nhật vào các mẫu sổ kế toán đúng theo qui định hiện hành của nhà nước (Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC) như: Chứng từ ghi Sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết các tài khoản 641, sổ cái tài khoản 641 Số liệu thực tế: Tháng 12/2010 Công ty không có phát sinh chi phí bán hàng. 2.2.3.4 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: 2.2.3.4.1 Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 40 - ¾ Phiếu xuất kho (02-VT) ¾ Phiếu nhập kho (01-VT) ¾ Bảng thanh toán tiền lương ở bộ phận QLDN (Số hiệu: 02-LĐTL) ¾ Bảng thanh toán tiền thưởng ở bộ phận QLDN (Số hiệu: 03-LĐTL) ¾ Hóa đơn GTGT (Số hiệu: 01GTKT-3LL) ¾ Hóa đơn bán hàng (Số hiệu: 02GTKT-3LL) ¾ Phiếu chi (02-TT) 2.2.3.4.2 Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 642 để phản ánh các chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 có các tài khoản cấp 2 mà công ty đã sử dụng như sau: ¾ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý ¾ TK 6423: CP đồ - 40 -ung văn phòng ¾ TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ ¾ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí ¾ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài ¾ TK 6428: Chi phí bằng tiền khác 2.2.3.4.3 Qui trình ghi sổ: Khi phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán để cập nhật dữ liệu vào phần mềm, hạch toán chi tiết theo từng khoản chi phí, phần mềm kế toán HTL-iDAS có đầy đủ các mẫu sổ sách kế toán như: Sổ chi tiết các tài khoản 642, sổ cái tài khoản 642. Số liệu thực tế: Tháng 12/2010 công ty có phát sinh một số chi phí quản lý doanh nghiệp và được phản ánh trên các sổ chi tiết và sổ cái TK 642 như sau: - Ngày 31/12/2010 Kế toán trích lương và các khoản theo như sau: Nợ TK 6421: 39.601.272 Có TK 3341: 39.601.272 Nợ TK 6421: 2.619.834 Có TK 3383: 2.206.176 Có TK 3384: 413.658 HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 41 - - Ngày 31/12/2010 kế toán xử lý kết chuyển TK 6421 vào TK 9111 như sau: Nợ TK 9111: 42.221.106 Có TK 6421: 42.221.106 Sổ chi tiết TK 6421: Sổ cái TK 6421: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 42 - - Ngày 31/12/2010 Kế toán hạch toán chi phí thuế VAT đầu vào không được khấu trừ tính vào chi phí như sau: Nợ TK 6425: 218.057 Có TK 1331: 218.057 - Ngày 31/12/2010 kế toán xử lý kết chuyển TK 6425 vào TK 9111 như sau: Nợ TK 9111: 218.057 Có TK 6425: 218.057 Sổ chi tiết TK 6425: Sổ cái TK 6425: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 43 - - Ngày 10/12/2010 Kế toán lập phiếu chi: chi tiền công tác phí cho nhân viên đi công tác như sau: Nợ TK 64283: 1.598.182 Có TK 1111: 1.598.182 - Ngày 31/12/2010 kế toán xử lý kết chuyển TK 64283 vào TK 9111 như sau: Nợ TK 9111: 1.598.182 Có TK 64283: 1.598.182 Sổ chi tiết TK 6428: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 44 - Sổ cái TK 6428: 2.2.4 KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG KHÁC 2.2.4.1 Thu nhập khác: Công ty có phát sinh thu nhập khác là thu khoản phải thu khó đòi đã xóa sổ, thu nhập từ việc nhượng bán, thanh lý TSCĐ 2.2.4.1.1 Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ: ¾ Phiếu thu (Số hiệu: 01-TT) ¾ Giấy báo ngân hàng HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 45 - ¾ Biên bản thanh lý TSCĐ (Số hiệu: 02-TSCĐ) 2.2.4.1.2 Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 711: “thu nhập khác” để phản ánh các khoản thu nhập khác phát sinh tại công ty. 2.2.4.1.3 Qui trình ghi sổ: - Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan để hạch toán khoản thu nhập khác trên phần mềm, dữ liệu sẽ được cập nhật trên các mẫu sổ kế toán chi tiết, tổng hợp theo đúng qui định hiện hành như: Sổ chi tiết tài khoản 711, Sổ cái tài khoản 711. Cuối kỳ lập bút toán xử lý kết chuyển vào TK 711 vào TK 911-xác định kết quả kinh doanh. Số liệu thực tế: Trong kỳ công ty không phát sinh khoản thu nhập khác. 2.2.4.2 Chi phí khác: Chi phí khác phát sinh ở công ty là các chi phí của hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ, các khoản bị phạt thuế, truy nộp thuế; các khoản chi phí khác. 2.2.4.2.1 Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ: ¾ Phiếu chi (Số hiệu: 02-TT) ¾ Giấy báo ngân hàng ¾ Biên bản thanh lý TSCĐ (Số hiệu: 02-TSCĐ) 2.2.4.2.2 Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 811: “chi phí khác” để phản ánh các khoản chi phí khác 2.2.4.2.3 Qui trình ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan, kế toán cập nhật dữ liệu chi phí khác trên phần mềm kế toán, cuối kỳ xử lý kết chuyển vào tài khoản 911-xác định kết quả kinh doanh.và in các mẫu sổ kế toán liên quan: Sổ chi tiết tài khoản 811, sổ cái tài khoản 811 ™ Số liệu thực tế: Trong kỳ công ty có phát sinh khoản chi phí khácnhư sau: - Ngày 24/12/2010 kế toán lập phiếu chi nộp tiền lãi do nộp chậm tiền đóng bảo hiểm xã hội quí 3,4 năm 2010 hạch toán như sau: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 46 - Nợ TK 811: 137.506 Có TK 1121: 137.506 - Ngày 31/12/2010 xử lý kết chuyển TK 811 vào TK 911- xác định kết quả kinh doanh như sau: Nợ TK 9111: 137.506 Có TK 811: 137.506 Sổ chi tiết TK 811: Sổ Cái TK 811: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 47 - 2.2.5 KẾ TOÁN CHI PHÍ THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) được ghi nhận vào tài khoản này bao gồm: chi phí thuế thu nhập hiện hành và chi phí thuế thu nhập hoãn lại khi xác định kết quả kinh doanh (lãi/lỗ) của một năm tài chính. 2.2.5.1 Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ: ¾ Phiếu chi (Số hiệu: 02-TT) ¾ Giấy báo ngân hàng 2.2.5.2 Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng: TK 821 Tài khoản 821-Chi phí thuế TNDN có 2 Tài khoản cấp 2: - Tài khoản 8211-Chi phí thuế TNDN hiện hành; - Tài khoản 8212-Chi phí thuế TNDN hoãn lại. 2.2.5.3 Qui trình ghi sổ: ¾ Phương pháp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Hàng Quý: - Hàng quý, kế toán căn cứ vào tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp để ghi HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 48 - nhận số thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành tạm phải nộp. - Khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán phản ánh số thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành tạm phải nộp vào ngân sách Nhà nước vào chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, hạch toán trên phần mềm các bút toán như sau: Nợ TK 8211: số tiền thuế TNDN tạm phải nộp trong quý Có TK 3334: số tiền thuế TNDN tạm phải nộp trong quý - Khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp vào NSNN, lập phiếu chi trên phần mềm với cách hạch toán như sau: Nợ TK 3334: số tiền thuế TNDN Có TK 111, 112,…: : số tiền thuế TNDN Cuối năm: - Cuối năm tài chính, căn cứ vào số thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế phải nộp theo tờ khai quyết toán thuế hoặc số thuế do cơ quan thuế thông báo phải nộp: Trường hợp 1: + Nếu số thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế phải nộp trong năm lớn hơn số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp, kế toán phản ánh bổ sung số thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành còn phải nộp, Hạch toán thêm nghiệp vụ vào phần mềm như sau: Nợ TK 8211- Chi phí thuế TNDN hiện hành Có TK 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp. - Khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp vào NSNN, lập phiếu chi trong phần mềm với cách hạch toán như sau: Nợ TK 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp Có TK 111, 112,… Trường hợp 2: + Nếu số thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế phải nộp trong năm nhỏ hơn số HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 49 - thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp, kế toán ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, Hạch toán bút toán tổng hợp trên phần mềm như sau: Nợ TK 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp Có TK 8211– Chi phí thuế TNDN hiện hành. - Trường hợp phát hiện sai sót không trọng yếu liên quan đến khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp của các năm trước, vào phần mềm hạch toán tăng (hoặc giảm) số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp của các năm trước vào chi phí thuế thu nhập hiện hành của năm phát hiện sai sót. - Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí thuế thu nhập hiện hành, ghi: + Nếu TK 8211 có số phát sinh Nợ lớn hơn số phát sinh Có thì số chênh lệch, vào phần mềm hạch toán bút toán tổng hợp như sau: Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 8211– Chi phí thuế TNDN hiện hành. + Nếu TK 8211 có số phát sinh Nợ nhỏ hơn số phát sinh Có thì số chênh lệch, vào phần mềm hạch toán bút toán tổng hợp như sau: Nợ TK 8211– Chi phí thuế TNDN hiện hành Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh - Phương pháp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại: - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh trong năm từ việc ghi nhận thuế thu nhập hoãn lại phải trả (Là số chênh lệch giữa thuế thu nhập hoãn lại phải trả phát sinh trong năm lớn hơn thuế thu nhập hoãn lại phải trả được hoàn nhập trong năm), vào phần mềm hạch toán bút toán tổng hợp như sau: Nợ TK 8212 – Chi phí thuế TNDN hoãn lại Có TK 347 – Thuế thu nhập hoãn lại phải trả. - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh trong năm từ việc hoàn nhập tài sản thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại đã ghi nhận từ các năm trước HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 50 - (Là số chênh lệch giữa tài sản thuế thu nhập hoãn lại được hoàn nhập trong năm lớn hơn tài sản thuế thu nhập hoãn lại phát sinh trong năm), vào phần mềm hạch toán bút toán tổng hợp như sau: Nợ TK 8212 – Chi phí thuế TNDN hoãn lại Có TK 243 – Tài sản thuế thu nhập hoãn lại. - Ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại (Số chênh lệch giữa tài sản thuế thu nhập hoãn lại phát sinh trong năm lớn hơn tài sản thuế thu nhập hoãn lại được hoàn nhập trong năm), vào phần mềm hạch toán bút toán tổng hợp như sau: Nợ TK 243 – Tài sản thuế thu nhập hoãn lại Có TK 8212 – Chi phí thuế TNDN hoãn lại. - Ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại (Số chênh lệch giữa thuế thu nhập hoãn lại phải trả được hoàn nhập trong năm lớn hơn thuế thu nhập hoãn lại phải trả phát sinh trong năm), vào phần mềm hạch toán bút toán tổng hợp như sau: Nợ TK 347 – Thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phải trả Có TK 8212 – Chi phí thuế TNDN hoãn lại. - Cuối kỳ kế toán, kết chuyển số chênh lệch giữa số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có TK 8212 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại: + Nếu TK 8212 có số phát sinh Nợ lớn hơn số phát sinh Có, thì số chênh lệch vào phần mềm hạch toán bút toán tổng hợp như sau: Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 8212– Chi phí thuế TNDN hoãn lại. + Nếu TK 8212 có số phát sinh Nợ nhỏ hơn số phát sinh Có, thì số chênh lệch vào phần mềm hạch toán bút toán tổng hợp như sau: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 51 - Nợ TK 8212– Chi phí thuế TNDN hoãn lại Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Số liệu thực tế: Trong kỳ công ty có phát sinh chi phí thuế TNDN hiện hành như sau: - Ngày 31/12/2010 kế toán xác định thuế TNDN năm 2010 và hạch toán như sau: Nợ TK 8211: 24.568.276 Có TK 3334: 24.568.276 - Ngày 31/12/2010 kế toán xử lý kết chuyển TK 8211 sang TK 9111 – xác định kết quả kinh doanh như sau: Nợ TK 9111: 24.568.276 Có TK 8211: 24.568.276 Sổ chi tiết TK 8211: Sổ Cái TK 8211: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 52 - Trong kỳ công ty không có phát sinh chi phí thuế TNDN hoãn lại. 2.2.6 KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 2.2.6.1 Các công việc cần làm trước khi khóa sổ kế toán: Trước khi khóa sổ kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển các tài khoản như sau: ¾ Kết chuyển giá vốn hàng bán ¾ Kết chuyển chi phí tài chính ¾ Kết chuyển chi phí bán hàng ¾ Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp ¾ Kết chuyển chi phí khác ¾ Kết chuyển doanh thu bán hàng ¾ Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính ¾ Kết chuyển thu nhập khác ¾ Kết chuyển khoản giảm chi phí thuế TNDN ¾ Kết chuyển chi phí thuế TNDN ¾ Kết chuyển lãi/lỗ 2.2.6.2 Thời điểm và phương pháp tính xác định kết quả kinh doanh: Cuối tháng kế toán tạm tính kết quả kinh doanh, lập báo cáo kết quả kinh HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 53 - doanh tháng và báo cáo thuế. Cuối năm kế toán tổng hợp dữ liệu và xác định kết quả kinh doanh năm và lập các báo cáo tài chính: bảng Cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo xác định kết quả hoạt động kinh doanh, Bản thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo thuế. 2.2.6.3 Tài khoản sử dụng: TK 911 – xác định kết quả kinh doanh. 2.2.6.4 Quy trình ghi sổ: Số liệu thực tế: - Ngày 31/12/2010 kế toán xử lý các bút toán kết chuyển doanh thu thuần, chi phí cụ thể như sau: ¾ Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 9111: 8.735.000 Có TK 6321: 8.735.000 ¾ Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 9111: 46.022.997 Có TK 6421: 42.221.106 Có TK 6424: 745.040 Có TK 6425: 218.057 Có TK 64271: 178.235 Có TK 64278: 89.650 Có TK 64282: 972.727 Có TK 64283: 1.598.182 ¾ Kết chuyển chi phí khác: Nợ TK 9111: 137.506 Có TK 811: 137.506 ¾ Kết chuyển doanh thu bán phần mềm: Nợ TK 5111: 75.938.000 Có TK 9111: 75.938.000 ¾ Kết chuyển doanh thu thiết bị tin học: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 54 - Nợ TK 5112: 14.000.000 Có TK 9111: 14.000.000 ¾ Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 5113: 48.100.000 Có TK 9111: 48.100.000 ¾ Kết chuyển chi phí thuế TNDN: Nợ TK 9111: 24.568.276 Có TK 8211: 24.568.276 ¾ Kết chuyển lãi/lỗ: Nợ TK 9111: 58.574.221 Có TK 4212: 58.574.221 SƠ ĐỒ KẾT CHUYỂN TK 911 TK 511 TK 632 TK 811 TK 642 8.735.000 138.038.000 46.022.997 137.506 58.574.221 TK 421 24.568.276 TK 821 HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 55 - Sổ chi tiết TK 9111: Sổ cái TK 911: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 56 - ™ Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh tháng 12/2010: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 57 - CUỐI NĂM CÔNG TY LẬP CÁC BÁO CÁO TÀI CHÍNH (phụ lục) HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 58 - CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 NHẬN XÉT CHUNG: Qua thời gian thực tập và tìm hiểu về tình hình thực tế kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP Công Nghệ Tin Học H.T.L kết hợp với lý luận đã được học và nghiên cứu, Tôi có một số đánh giá như sau: Nhìn chung quá trình ghi nhận và hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty là phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Công ty chấp hành tốt các chính sách, chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành. Phần mềm kế toán HTL-iDAS, công ty đã áp dụng hiệu quả đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản trị của công ty. 3.1.1 Ưu điểm: - Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán nên việc hạch toán và xử lý dữ liệu rất nhanh chóng, kịp thời. - Các chứng từ được lưu trữ có hệ thống giúp cho công việc kiểm tra, đối chiếu thuận lợi. Chứng từ gốc về chi phí, doanh thu được kiểm tra chặt chẽ và phân theo loại hình kinh doanh làm cơ sở cho việc xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính. - Dữ liệu kế toán được lưu trữ bảo mật trên phần mềm rất tốt, phân quyền chặc chẽ. - Công ty có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, năng động và giỏi nghiệp vụ, đây là nhân tố rất quan trọng trong chiến lược phát triển công ty. 3.1.2 Nhược điểm: - Các khoản nợ phải thu khó đòi (quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản, khó khăn, mất khả năng chi trả,…): công ty chưa có trích lập dự phòng khoản này, cũng như các khoản do khách hàng chiếm dụng vốn (dịch vụ đã hoàn thành và nghiệm thu nhưng khách hàng vẫn chưa thanh toán hết , thường kéo dài trong một khoảng thời gian dài khách hàng mới thanh toán) thì công ty chưa có biện pháp để hạn chế tình trạng này. - Các khoản doanh thu chưa thực hiện (khách hàng trả tiền trước cho những dịch vụ chưa hoàn thành) được ghi nhận trên phần mềm nhưng chưa phát sinh chi phí, kế HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 59 - toán không trích trước chi phí dẫn đến kết quả kinh doanh lãi/lỗ chênh lệch nhau khá lớn giữa các kỳ. - Hiện Công ty không sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng, mà đưa những chi phí liên quan đến việc bán hàng vào tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán. Do đó cấp trên sẽ khó biết được chi phí sử dụng cho từng bộ phận và khó đưa ra kế hoạch cho tương lai cần phải sử dụng chi phí như thế nào là phù hợp. 3.2 KIẾN NGHỊ: 3.2.1 Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty CP công nghệ tin học H.T.L Với những khó khăn nêu trên phần nhận xét và những kinh nghiệm có được tôi có một số phương hướng như sau nhằm hoàn thiện công tác kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty CP Công Nghệ Tin Học H.T.L: Một là, các khoản nợ phải thu khó đòi, Công ty cần phải lập khoản: “Dự phòng nợ phải thu khó đòi” TK 139, khoản dự phòng phải thu khó đòi này được tính vào hoặc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp của kỳ báo cáo. Để tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn và để thu hồi được công nợ phải thu nhanh chóng, khi ký hợp đồng với khách hàng cần thể hiện rõ trong hợp đồng về điều khoản thanh toán là: sau khi dịch vụ hoàn thành và ký nghiệm thu hợp đồng nếu khách hàng chưa thanh toán đủ số tiền trong hợp đồng đã ký kết thì Công ty sẽ tính lãi trên số tiền khách hàng còn nợ và tính lãi suất theo lãi suất ngân hàng tại thời điểm hiện hành. Hai là, đối với những khoản doanh thu chưa thực hiện Công ty nên trích trước các chi phí liên quan đến khoản doanh thu chưa thực hiện này, khi các chi phí thực tế phát sinh kế toán sẽ điều chỉnh lại chi phí đã trích trước theo đúng với chi phí thực tế phát sinh. Ba là, các khoản chi phí bán hàng – TK 641 phát sinh tại Công ty sẽ không nhập chung vào chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642 nữa mà Công ty sẽ mở thêm tài khoản chi phí bán hàng để theo dõi riêng những chi phí phát sinh liên quan đến việc bán hàng. Như vậy khi báo cáo các khoản chi phí phát sinh lên cấp quản trị sẽ thấy rõ được các khoản chi phí phát sinh của từng bộ phận như thế nào để kịp thời điều chỉnh và ra kế hoạch ngắn hạn hay dài hạn trong việc kinh doanh sao cho có HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 60 - hiệu quả hơn. 3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty CP công nghệ tin học H.T.L Theo như nhược điểm đã nêu trong phần nhận xét và 3 phương hướng hoàn thiện vừa nêu trên thì tôi xin nêu giải pháp cụ thể cho từng nhược điểm của Công ty nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh mà Công ty đang áp dụng: 3.2.2.1 Giải pháp hoàn thiện về khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Các khoản nợ phải thu khó đòi, Công ty cần phải lập khoản: “Dự phòng nợ phải thu khó đòi” sử dụng TK 139 ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, sau đây tôi xin nêu cách thức hạch toán cũng như chứng từ sử dụng, sổ sách liên quan đến tài khoản này như sau: - Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu hoặc khó đòi ( vd: khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản…nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần mà vẫn không thu được nợ). Theo quy định hiện hành thì các khoản phải thu được coi là khoản phải thu khó đòi phải có các bằng chứng chủ yếu dười đây: ™ Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi; ™ Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách hàng về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ… - Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi là: ™ Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng và cam kết trả nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; ™ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn. - Phương pháp lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 61 - ™ Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán mức trích lập dự phòng như sau: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. ™ Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án...thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. - Phương pháp hạch toán (1) Trích lập dự phòng cuối kỳ Cuối kỳ kế toán năm hoặc giữa niên độ doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập, nếu số dự phòng phải thu khó đòi ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước, số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí như sau: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (2) Số cần trích lập nhỏ hơn số đã trích lập ở kỳ trước, số chênh lệch phản ánh: Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (3) Trường hợp xóa nợ Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không đòi được thì được phép xóa nợ, kế toán ghi: Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi ( nếu đã lập dự phòng ) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu chưa lập dự phòng ) Có TK 131 – Phải thu khách hàng HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 62 - Có TK 138 – Phải thu khác Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý (4) Trường hợp đã xóa nợ, nay đòi được Nợ TK 111, 112,... Có TK 711 – Thu nhập khác Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý Ví dụ minh họa dựa trên số liệu thực tế của Công ty trong phần Chương 2 có trình bày: Lấy nghiệp vụ bán hàng ( bán phần mềm kế toán DAS ) cho Công ty Premier ngày 28/12/2010 số tiền là: 75.938.000 đồng sau đây sẽ trích lập dự phòng cho khách hàng này như sau: Giả sử: 04/2011 khoản nợ phải thu khó đòi đối với Công ty Premier là : 75.938.000 đồng ( Công ty quá hạn thanh toán 3 tháng) 05/2012 Công ty Premier trả 20.000.000 đồng (bằng chuyền khoản) cho Công ty trong số nợ 75.938.000 đồng ở năm 2010 ( Công ty quá hạn thanh toán trên 1 năm) 02/2013 Công ty Premier trả 10.000.000 đồng (bằng tiền mặt) cho Công ty trong số nợ 75.938.000 đồng ở năm 2010 ( Công ty quá hạn thanh toán trên 2 năm) 12/2013 Công ty Premier không còn khả năng thanh toán (do bị phá sản), Công ty quyết định xóa toàn bộ khoản nợ phải thu khó đòi của Công ty Premier Theo thông tư 244 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thì kế toán Công ty sẽ trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi đối với khách hàng này như sau: 04/2011 mức trích lập dự phòng Công ty phải lập cho Công ty Premier là: 75.938.000 đồng × 30% = 22.781.400 đồng 05/2012 mức trích lập dự phòng Công ty phải lập cho Công ty Premier là: (75.938.000 đồng – 20.000.000 đồng) × 50% = 27.969.000 đồng Do 04/2011 Công ty lập dự phòng cho Công ty Premier là 22.781.400 đồng nên 05/2012 Công ty chỉ cần phải trích lập thêm: 27.969.000 đồng - 22.781.400 đồng = 5.187.600 đồng 02/2013 mức trích lập dự phòng Công ty phải lập cho Công ty Premier là: (55.938.000 đồng - 10.000.000 đồng) × 70% = 32.156.600 đồng HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 63 - Do 05/2012 Công ty lập dự phòng cho Công ty Premier là 27.969.000 đồng nên 02/2013 Công ty chỉ cần phải trích lập thêm: 32.156.600 đồng - 27.969.000 đồng = 4.187.600 đồng 12/2013 Công ty xóa toàn bộ khoản phải thu khó đòi còn lại là: 45.938.000 đồng Hạch toán các khoản trên như sau: (04/2011) Nợ TK 642: 22.781.400 đồng Có TK 139: 22.781.400 đồng (05/2012) Nợ TK 112: 20.000.000 đồng Có TK 131: 20.000.000 đồng Nợ TK 642: 5.187.600 đồng Có TK 139: 5.187.600 đồng (02/2013) Nợ TK 111: 10.000.000 đồng Có TK 131: 10.000.000 đồng Nợ TK 642: 4.187.600 đồng Có TK 139: 4.187.600 đồng (12/2013) Nợ TK 139: 32.156.600 đồng Nợ TK 642: 13.781.400 đồng Có TK 131: 45.938.000 đồng Đồng thời ghi Nợ TK 004: 45.938.000 đồng Như vậy ta thấy khi Công ty áp dụng TK 139 đối với những khách hàng có nợ phải thu khó đòi thì khi xảy ra rủi ro như bên khách hàng bị phá sản hoặc bỏ trốn...thì Công ty sẽ đưa khoản nợ chưa thu được ghi tăng cho chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642, như vậy sẽ làm giảm khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải đóng của Công ty (áp dụng theo đúng nguyên tắc phù hợp của kế toán). 3.2.2.2 Giải pháp hoàn thiện về khoản chi phí phải trả Do Công ty kinh doanh chủ yếu là bán phần mềm nên thường đi kèm theo là dịch vụ bảo trì phần mềm, thời hạn bảo trì của mỗi phần mềm là 1 năm trở xuống, nếu khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ bảo trì khi hết hạn bảo trì thì sẽ ký tiếp cho 1 năm sau. Doanh thu về dịch vụ bảo trì phần mềm thì thường phát sinh trước ( thu HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 64 - tiền trước khi thực hiện dịch vụ bảo trì ) các chi phí liên quan đến dịch vụ bảo trì ( vd: chi phí công tác, chi phí bảo hành, sửa chữa máy móc…). Các chi phí này phát sinh theo tính chu kỳ hằng tháng. Hiện tại khi phát sinh nghiệp vụ này kế toán Công ty hạch toán doanh thu trước, sau đó khi nào có chi phí phát sinh sẽ hạch toán chi phí sau. Như vậy làm cho khoản doanh thu và chi phí giữa các kỳ không phù hợp Æ ảnh hưởng đến báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ( khoản doanh thu và chi phí không áp dụng đúng theo nguyên tắc phù hợp ) . Sau đây tôi xin nêu giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ này như sau: Công ty nên sử dụng thêm tài khoản chi phí phải trả – TK 335 ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính để trích trước chi phí cho những chi phí phát sinh thực tế sau này. Cách thức hạch toán cũng như chứng từ sử dụng, sổ sách liên quan đến tài khoản này như sau: - Nội dung chi phí trích trước bao gồm: Trích trước chi phí tiền lương phải trả cho công nhân trong thời gian nghỉ phép. Chi phí sửa chữa lớn những TSCĐ đặc thù do việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ, doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa lớn năm kế hoạch hoặc một số năm tiếp theo. Chi phí trong thời gian doanh nghiệp ngừng sản xuất theo mùa vụ có thể xác định được mùa vụ ngừng sản xuất . Kế toán tiến hành trích trước và hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ những chi phí sẽ phải chi trong thời gian ngừng sản xuất kinh doanh. Trích trước lãi trái phiếu ( trả sau ) ... - Chứng từ kế toán Bảng chi phí trích trước; Các chứng từ kế toán khác liên quan. - Phương pháp hạch toán Tôi xin nêu một vài nghiệp vụ hạch toán có liên quan đến tình hình phát sinh thực tế tại Công ty. HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 65 - Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh các chi phí dự tính sẽ phát sinh: Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 335 – Chi phí phải trả Khi các chi phí thực tế phát sinh, kế toán ghi: (1) Nợ TK 623, 627, 641, 642 ( Nếu số đã chi lớn hơn số trích trước ) Có TK 111, 112... (2) Nợ TK 335 – Chi phí phải trả ( Số đã trích trước ) Có TK 623, 627, 641, 642 ( Nếu số đã chi nhỏ hơn số trích trước ) Ví dụ minh họa dựa trên số liệu thực tế của Công ty trong phần Chương 2 có trình bày: Lấy nghiệp vụ 10/12/2010 Kế toán lập phiếu chi: chi tiền công tác phí cho nhân viên đi công tác là: 1.598.182 đồng. Theo thông tư 244 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thì kế toán Công ty sẽ hạch toán khoản chi phí này như sau: Giả sử: Cuối tháng 11/2010 kế toán lập khoản chi phí trích trước là: 2.000.000 đồng cho khoản chi phí bảo trì phần mềm trên cơ sở khoản chi phí phát sinh có tính chu kỳ hằng tháng, hạch toán như sau: Nợ TK 641: 2.000.000 đồng Có TK 335: 2.000.000 đồng Đến ngày 10/12/2010 tiến hành thanh toán khoàn chi phí đó: 1.598.182 đồng ( số chi phí thực tế phát sinh ít hơn chi phí trích trước ) thì kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 335: 2.000.000 đồng Có TK 641: 2.000.000 đồng Nợ TK 641: 1.598.182 đồng Có TK 111: 1.598.182 đồng HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 66 - 3.2.2.3 Giải pháp hoàn thiện về khoản chi phí bán hàng Các chi phí bán hàng phát sinh tại Công ty như: chi phí nhân viên đi công tác để giới thiệu sản phẩm, chi phí tiền lương nhân viên bán hàng...hiện Công ty đang hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642. Do đó Công ty nên sử dụng thêm TK 641 – Chi phí bán hàng để hạch toán riêng nhằm giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt được chính xác tình hình các khoản chi phí phát sinh tại Công ty để đưa ra phương hướng kinh doanh cho phù hợp . Vì vậy Công ty nên đưa tài khoản 641 vào sử dụng, TK 641 – Chi phí bán hàng ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, cách thức hạch toán cũng như chứng từ sử dụng, sổ sách liên quan đến tài khoản này tôi đã trình bày trong phần Chương 1 và có sơ đồ hạch toán kèm theo. Ví dụ minh họa dựa trên số liệu thực tế của Công ty trong phần Chương 2 có trình bày: Lấy nghiệp vụ ngày 31/12/2010 Kế toán trích lương: 39.601.272 đồng và ngày 10/12/2010 Kế toán lập phiếu chi: chi tiền công tác phí cho nhân viên đi công tác: 1.598.182 đồng. Theo thông tư 244 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thì kế toán Công ty sẽ hạch toán khoản chi phí bán hàng này như sau: Gỉa sử 31/12/2010 chi phí tiền lương của nhân viên bán hàng là 10.000.000 đồng trong tổng số tiền lương cả Công ty là 39.601.272 đồng, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 6411: 10.000.000 đồng Có TK 3341: 10.000.000 đồng Đóng BHXH 16%, BHYT 3% ( Công ty không đóng BHTN, KPCĐ ), mức lương cơ bản đóng thuế giả sử 7.000.000 đồng, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 6411: 2.619.834 đồng Có TK 3383: 1.120.000 đồng Có TK 3384: 210.000 đồng Gỉa sử 10/12/2010 Kế toán lập phiếu chi: chi tiền công tác phí cho nhân viên đi công tác: 1.598.182 đồng, kế toán hạch toán vào khoản chi phí bán hàng như sau: Nợ TK 6411: 1.598.182 đồng HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 67 - Có TK 1111: 1.598.182 đồng Như vậy khi kế toán nộp báo cáo kết quả kinh doanh lên ban lãnh đạo xem thì ban lãnh đạo sẽ thấy rõ được các khoản chi phí phát sinh. Như việc bỏ ra 1 khoản chi phí bán hàng là 14.218.016 đồng trong tháng 12 năm 2010 thì doanh thu đem lại từ việc bán hàng là bao nhiêu và thấy rõ được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo sẽ đưa ra được phương hướng kinh doanh sắp tới như thế nào là hiệu quả ( vd: cắt giảm nhân viên bán hàng hay tăng thêm, xem xét mức tăng lương, các chi phí liên quan khác có cần điều chỉnh hay không...). Do đó việc tách riêng các khoản chi phí ra là rất cần thiết. HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 68 - KẾT LUẬN Xu hướng vận động của nền kinh tế là hội nhập, việc cạnh tranh của các doanh nghiệp diễn ra ngày càng khốc liệt thì chất lượng của thông tin kế toán được xem là tiêu chuẩn quan trọng đảm bảo an toàn về khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Để quản trị doanh nghiệp đạt hiệu quả cao, ngoài các kế hoạch chiến lược kinh doanh, các nhà quản trị cần nắm rõ kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã đạt được, từ đó đánh giá và phân tích được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình làm cơ sở để hoạch định chiến lược kinh doanh trong tương lai. Do đó việc cung cấp các thông tin về tài chính kế toán một cách trung thực, nhanh chóng, kịp thời có ý nghĩa rất quan trọng và cấp thiết cho quản trị doanh nghiệp. Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ. Kế toán không chỉ thực hiện việc ghi chép, luân chuyển nguồn vốn hợp lý mà còn đưa ra những thông tin giúp cho nhà quản lý kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh. Khi đi vào hoạt động thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng đặt ra mục tiêu giảm chi phí và nâng cao lợi nhuận, hiệu quả hoạt động kinh doanh là yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh rõ ràng, nghĩa là doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời nhu cầu thị trường. Hơn nữa, việc hạch toán cũng rất quan trọng, tránh trường hợp “lỗ thật, lãi ảo”. Vì vậy vai trò của kế toán xác định kết quả kinh doanh cần phải chính xác. Giúp doanh nghiệp có chiến lược mới sau mỗi chu kỳ kế toán. Nhất là đối với các doanh nghiệp thương mại có nhiều hình thức bán hàng. Công tác tổ chức kế toán tại Công ty Cổ Phần Công Nghệ Tin Học H.T.L rất chặt chẽ, gọn gàn, Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán HTL-iDAS vào quản lý nên rất thuận tiện trong việc phân tích chi phí, doanh thu chi tiết theo từng hoạt động, các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được nhanh chóng, kịp thời. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu tại phòng kế toán của Công ty CP Công Nghệ Tin Học H.T.L tôi đã nắm rõ được thực tế công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh của công ty, kết hợp với kiến thức ngành kế toán - tài chính đã được đào tạo tại trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh, tôi đã nắm HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 69 - được giữa lý thuyết và thực tiễn kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán xác định kết quả kinh doanh nói riêng, qua đó tôi cũng có những đánh giá và kiến nghị giúp công ty Cổ Phần Công Nghệ Tin Học H.T.L hoàn thiện công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mình. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc và phòng kế toán Công ty Cổ Phần Công Nghệ Tin Học H.T.L đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong thời gian qua, xin cảm ơn sự hướng dẫn của cô Hà Trâm đã hỗ trợ tôi hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. HU TE CH Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS.DƯƠNG THỊ MAI HÀ TRÂM SVTH: NGUYỄN QUỲNH CHI Trang - 70 - TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Đại Học Kinh Tế (2010) - Giáo trình kế toán tài chính 2. Bộ tài chính (2006)– chế độ kế toán doanh nghiệp, hệ thống kế toán Việt Nam. 3. Các tài liệu tham khảo từ internet • www.webketoan.vn • www.danketoan.com • • … HU TE CH PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM Các hóa đơn VAT: HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH Hệ thống báo cáo tài chính năm 2010: HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH HU TE CH