Đề tài Kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận tại Công ty TNHH Tư Vấn và Phát Triển Giáo Dục Quốc Tế

bộ chứng từ về phòng kế toán. Kế toán hạch toán các khoản giảm giá hàng bán, ghi nhận vào sổ Nhật ký chi tiền và Sổ Cái TK 532, TK 111. ( Xem sơ đồ 3.5) Bộ phận kinh doanh Phiếu chi (thủ quỹ lập) Phiếu đề nghị thanh toán Phiếu trình giảm giá Bộ phận kế toán Sổ Cái TK 532 Sổ Cái TK 111 Nhật ký chi tiền Sơ đồ 3.5. Quy trình ghi sổ kế toán giảm giá hàng bán Trường hợp (2): học viên bảo lưu lại học phí được giảm Bộ phận kinh doanh lập phiếu trình giảm giá và phiếu bảo lưu học phí để Giám đốc chi nhánh xét duyệt. Sau đó, chuyển phiếu bảo lưu học phí cho học viên. Trường hợp này bộ phận kinh doanh lưu giữ và theo dõi riêng, không chuyển qua phòng kế toán. Hàng bán bị trả lại Nguyên tắc hạch toán Căn cứ phiếu đề nghị hoàn học phí, kế toán ghi nhận khoản hàng bán bị trả lại. Kế toán phải chú thích rõ hoàn học phí cho phiếu thu nào, lý do hoàn học phí. Chứng từ sử dụng và sổ kế toán sử dụng Chứng từ sử dụng: Phiếu đề nghị hoàn học phí: Căn cứ vào yêu cầu rút học phí của học viên. Xét thấy lý do chính đáng hoặc do lỗi của công ty, nhân viên kinh doanh làm phiếu đề nghị hoàn học phí có xét duyệt của giám đốc chi nhánh. Phiếu chi: do thủ quỹ lập khi chi tiền Biên bản nhận lại tiền Sổ kế toán sử dụng Sổ Nhật ký chi tiền Sổ Cái TK 531, TK 511 Trình tự luân chuyển chứng từ và quy trình kế toán: Theo yêu cầu của học viên, bộ phận kinh doanh lập phiếu đề nghị hoàn học phí và phiếu đề nghị thanh toán để giám đốc chi nhánh xét duyệt. Chuyển các phiếu này để thủ quỹ chi tiền và tiến hành các thủ tục hoàn học phí. Sau đó, chuyển phiếu đề nghị hoàn học phí, phiếu đề nghị thanh toán, phiếu chi và liên (2) của phiếu thu về phòng kế toán. Kế toán hạch toán các khoản hàng bán bị trả lại, ghi nhận vào sổ Nhật ký chi tiền và Sổ Cái TK 531, TK 111. ( Xem sơ đồ 3.6) Bộ phận kinh doanh Phiếu chi (thủ quỹ lập) Phiếu đề nghị thanh toán Phiếu đề nghị hoàn học phí Phiếu thu (liên 02) Bộ phận kế toán Nhật ký chi tiền Sổ Cái TK 531 Sổ Cái TK 111 Chú ý: khi tiến hành hoàn học phí cho học viên, bộ phận kinh doanh phải thu hồi lại liên (2) của phiếu thu học phí. Sơ đồ 3.6. Quy trình ghi sổ kế toán hàng bán bị trả lại Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán Tài khoản sử dụng: TK 531 “ Hàng bán bị trả lại” 111 531 511 Ghi nhận khoản hàng bán bị trả lại Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ TK 531 Sơ đồ hạch toán: Xem sơ đồ 3.7 Sơ đồ 3.7. Sơ đồ hạch toán hàng bán bị trả lại tại Công ty Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh Nghiệp vụ 1: Ngày 27/11/2010, công ty thanh toán tiền hoàn học phí cho Nguyễn Thanh Hải. Căn cứ phiếu chi số PC-948 ( phụ lục I ) , kế toán định khoản: Nợ TK 531 3.000.000 Có TK 111 3.000.000 Nghiệp vụ 2: Ngày 17/12/2010, học viên Cao Thùy Trang đăng ký học lớp Starters. Kế toán đã ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111 1.890.000 Có TK 51131 1.700.000 Có TK 5111 190.000 Do gia đình em Cao Thùy Trang có 02 anh em đang theo học tại trung tâm, ưu đãi cho đối tượng học viên này là giảm 5% học phí cho người theo học sau. Trong lúc thu tiền, nhân viên kinh doanh bỏ sót trường hợp này. Ngày 19/12/2010, căn cứ vào phiếu thu 10445, phiếu đề nghị giảm học phí và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán: Số tiền học viên được giảm: 1.700.000 * 5% = 85.000đ Căn cứ PC-981, kế toán hạch toán như sau: ( phụ lục J ) Nợ TK 532 85.000 Có TK 111 85.000 Biểu 3.7. Nhật ký chi tiền Biểu 3.8. Sổ Cái TK 111 - Tiền Mặt Biểu 3.9. Sổ Cái TK 531 - Hàng bán bị trả lại Biểu 3.10. Sổ Cái TK 532 – Giảm giá hàng bán Biểu 3.11. Sổ Chi tiết bán hàng TK 51131 Biểu 3.12. Sổ chi tiết bán hàng TK 51133 Kế toán giá vốn hàng bán Giảng dạy ngoại ngữ Công ty không xác định giá thành dịch vụ cung cấp vì thế khi ghi nhận doanh thu, kế toán không phản ánh giá vốn hàng bán trong công tác giảng dạy ngoại ngữ. Giáo trình Nguyên tắc hạch toán Về mua bán giáo trình ( sách, băng đĩa), công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để xác định giá vốn hàng bán. Căn cứ vào bảng báo cáo nhập – xuất – tồn giáo trình và các hóa đơn bán hàng liên quan, kế toán xác định giá vốn các loại sách đã xuất. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ sử dụng: Báo cáo nhập – xuất - tồn giáo trình Phiếu thu / Hóa đơn bán hàng Trình tự luân chuyển chứng từ: Cuối mỗi tháng, nhân viên kinh doanh sẽ lập báo cáo nhập – xuất – tồn giáo trình và chuyển sang cho kế toán. Kế toán căn cứ vào chứng từ do bộ phận kinh doanh chuyển sang tiến hành kiểm tra, tính toán và ghi nhận vào giá vốn hàng bán. Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán Tài khoản sử dụng: TK 632 “Giá vốn hàng bán” 632 156 156 Kết chuyển giá vốn hàng bán Ghi nhận giá vốn 911 Ghi nhận giá vốn hàng bị trả lại Sơ đồ hạch toán: Xem sơ đồ 3.8 Sơ đồ 3.8. Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán tại Công ty Sổ kế toán sử dụng và quy trình kế toán giá vốn hàng bán Sổ kế toán sử dụng: Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 632, TK 156 Quy trình kế toán giá vốn hàng bán: Bộ phận kinh doanh Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn Giáo trình Bộ phận kế toán Sổ Cái TK 632 Sổ Cái TK 156 Nhật ký chung Căn cứ báo cáo nhập – xuất – tồn giáo trình hàng tháng chuyển từ bộ phận kinh doanh, kế toán hạch toán các khoản giá vốn hàng bán, ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK 632, TK 156. (Xem sơ đồ 3.9) Sơ đồ 3.9. Quy trình ghi sổ kế toán giá vốn hàng bán Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh Ngày 10/11/2010, xuất 18 quyển sách Smile-1 bán cho học viên. Biết số lượng sách Smile-1 tồn kho cuối tháng 10/2010 là 37 quyển với giá 59.000đ/quyển. Trong kỳ, số sách Smile-1 nhập thêm là 50 quyển với giá 65.000đ/quyển. Giá trị thực tế hàng xuất bán = Đơn giá bình quân x Số lượng xuất Đơn giá bình quân = ĐG tồn kho x SL tồn kho + ĐG nhập kho x SL nhập kho Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = 59.000 x 37+ 65.000 x 50 37 + 50 = 62.450 (đồng/quyển) Giá trị thực tế hàng xuất bán = 62.450 x 18 = 1.124.100 (đồng) * Kế toán ghi nhận giá vốn 18 quyển sách Smile-1: ( phụ lục K ) Nợ TK 632 1.124.100 Có TK 156-Smile1 1.124.100 Biểu 3.13. Sổ Nhật ký chung Biểu 3.14. Sổ Cái TK 632 – Giá vốn hàng bán Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán chi phí bán hàng Nguyên tắc hạch toán Chi phí của bộ phận Marketing, bộ phận kinh doanh và bộ phận học vụ được hạch toán vào chi phí bán hàng. Ngoài ra, lương và các khoản trích theo lương của giáo viên đứng lớp trực tiếp giảng dạy cũng được ghi nhận vào chi phí bán hàng. Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán Tài khoản sử dụng: TK 641 “ chi phí bán hàng” Sơ đồ hạch toán: Xem sơ đồ 3.10 641 3343, 338 153, 142 214 111, 112 911 (5) (1) (3) (2) (4) Sơ đồ 3.10. Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng tại Công ty Ghi chú: (1) Chi phí lương và các khoản trích theo lương (2) Chi phí đồ dùng, dụng cụ (3) Chi phí khấu hao tài sản (4) Chi phí dịch vụ mua ngoài (5) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh Chứng từ sử dụng và sổ kế toán sử dụng: Chứng từ sử dụng Phiếu trình duyệt giá Phiếu đề nghị thanh toán Phiếu nhập kho ( nếu có) Hóa đơn Phiếu tạm ứng / phiếu chi Sổ kế toán sử dụng Sổ Nhật ký chi tiền ( nếu trả tiền ngay) hoặc sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 641 , TK 111 hoặc TK 641 và các TK liên quan Trình tự luân chuyển chứng từ và quy trình kế toán: (Xem sơ đồ 3.11) Sơ đồ 3.11. Sơ đồ luân chuyển chứng từ mua hàng Đối với các nghiệp vụ mua hàng: Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập phiếu đề nghị mua hàng trình giám đốc xét duyệt. Sao chép thành 03 bản, 01 bản gốc và 02 bản sao: Bản gốc: dùng để lưu. Bản sao 01: giao cho bộ phận hành chánh. Bản sao 02: giao cho kế toán chi nhánh. Bộ phận nhân sự sau khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp, lập phiếu đề nghị tạm ứng và trình giám đốc ký duyệt. Sao chép thành 02 bản, 01 bản gốc và 01 bản sao: Bản gốc: Dùng để lưu. Bản sao: Chuyển qua thủ quỹ để nhận tiền tạm ứng. Thủ quỹ khi nhận được phiếu tạm ứng đã được ký duyệt, tiến hành chi tiền cho nhân viên hành chánh. Phiếu chi gồm 03 liên: Liên 01: dùng để lưu Liên 02: luân chuyển nội bộ Liên 03: Giao cho kế toán chi nhánh Kế toán chi nhánh sau khi nhận đầy đủ chứng từ gồm phiếu chi, phiếu đề nghị mua hàng, phiếu tạm ứng cùng với hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ tiến hành hạch toán chi phí phát sinh. Ghi nhận vào Sổ Nhật ký chi tiền cùng các Sổ Cái của các TK liên quan. Cuối cùng, lưu các chứng từ theo quy định. Trường hợp chi phí phát sinh nhưng chưa chi tiền, kế toán ghi nhận vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái của các tài khoản liên quan như TK 641, TK 331 (phải trả nhà cung cấp)…. Đối với các nghiệp vụ khác: Về việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương: căn cứ vào bảng lương từ phòng hành chánh nhân sự, kế toán sẽ hạch toán chi phí lương vào chi phí bán hàng. Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK 641, TK 334, TK 338. Về việc trích khấu hao TSCĐ, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các TK 641, TK 211, TK 214. Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh Nghiệp vụ 1: Ngày 08/03/2010, công ty thanh toán tiền photo cho cơ sở Long Tuyền số tiền 6.661.050 đồng. Căn cứ hóa đơn số 0080808 kèm các hoá đơn giao hàng ( phụ lục L, M, N, O, P, Q ), kế toán định khoản: Nợ TK 641 6.661.050 Có TK 111 6.661.050 Nghiệp vụ 2: Căn cứ bảng kê thanh toán lương Giáo viên – nhân viên tháng 05/2010 của chi nhánh Trung tâm Khảo Thí ( phụ lục R ). Kế toán định khoản: Nợ TK 641 49.070.400 Có TK 3343 40.892.000 Có TK 338 8.178.400 (40.892.000 * 20%) Nghiệp vụ 3: * Ngày 03/06/2010, công ty chi 200.000 đồng khoản tiền tạm ứng cho Nguyễn Thế Cảnh mua văn phòng phẩm. Căn cứ phiếu chi số 12/06 ( phụ lục S ), kế toán hạch toán: Nợ TK 141 200.000 Có TK 111 200.000 * Ngày 04/06/2010, căn cứ hóa đơn số 0132831 ( phụ lục T ), kế toán hạch toán chi phí mua văn phòng phẩm: Nợ TK 641 122.000 Có TK 141 122.000 * Đồng thời, thu hồi tạm ứng: ( phụ lục U ) Nợ TK 111 78.000 Có TK 141 78.000 Nghiệp vụ 4: Ngày 15/09/2010, công ty thanh toán chi phí mua giấy trắng A4 số tiền 1.770.450 đồng. Căn cứ hóa đơn số 0123784 ( phụ lục V ), kế toán hạch toán: Nợ TK 641 1.770.450 Có TK 111 1.770.450 Nghiệp vụ 5: Ngày 17/11/2010, công ty thanh toán chi phí thuê Taxi cho Mr. John số tiền 360.000 đồng. Căn cứ hóa đơn số 0012173 ( phụ lục W, X ), kế toán hạch toán: Nợ TK 641 360.000 Có TK 111 360.000 Nghiệp vụ 6: Ngày 01/12/2010, công ty thanh toán chi phí mua giấy trắng A4 số tiền 3.675.000 đồng. Căn cứ hóa đơn số 0023110 ( phụ lục Y ), kế toán hạch toán: Nợ TK 641 3.675.625 Có TK 111 3.675.625 Nghiệp vụ 7: Ngày 22/12/2010, công ty thanh toán chi phí đăng báo quảng cáo cho báo Giáo Dục số tiền 6.900.000 đồng. Căn cứ phiếu chi số TC-667, kế toán hạch toán: ( phụ lục Z, AA, BB ) Nợ TK 641 6.900.000 Có TK 111 6.900.000 Nghiệp vụ 8: Ngày 31/12/2010, kế toán phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 12/2010. Kế toán hạch toán: ( phụ lục CC ) Nợ TK 641 6.184.773 Có TK 214 6.184.773 Biểu 3.15. Nhật ký chi tiền Biểu 3.16. Sổ Nhật ký chung Biểu 3.17. Sổ Cái TK 641 – chi phí bán hàng Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Nguyên tắc hạch toán Các khoản chi phí của bộ phận hành chánh nhân sự, bộ phận kế toán và bộ phận văn phòng được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán Tài khoản sử dụng: TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” Sơ đồ hạch toán: Xem sơ đồ 3.12 642 3344, 338 153, 142 214 111, 112, 141, 331 911 (5) (1) (3) (2) (4) Sơ đồ 3.12. Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Ghi chú: (1) Chi phí lương nhân viên, cán bộ quản lý (2) Chi phí đồ dùng, dụng cụ (3) Chi phí khấu hao tài sản (4) Chi phí dịch vụ mua ngoài hoặc chi phí khác bằng tiền (5) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng: Chứng từ sử dụng: Phiếu trình duyệt giá: khi có nhu cầu mua hàng, bộ phận cần mua sẽ lập phiếu trình duyệt giá và gửi cho Giám đốc chi nhánh xét duyệt . Phiếu đề nghị tạm ứng: tạm ứng tiền khi mua hàng. Khi có hóa đơn, tiến hành thanh toán lại. Phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán, phiếu chi. Bảng phân bổ chi phí khấu hao Bảng phân bổ tiền lương Sổ kế toán sử dụng: Đối với các nghiệp vụ trả tiền ngay: Sổ Nhật ký chi tiền Sổ Cái TK 642, TK 111 Đối với các nghiệp vụ khác: Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 642, TK 331 / TK 334 / TK 338… Trình tự luân chuyển chứng từ và quy trình kế toán (Xem Sơ đồ 3.1. Sơ đồ luân chuyển chứng từ mua hàng) Căn cứ phiếu đề nghị thanh toán đã được ký duyệt và hóa đơn (hoặc chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ khác phát sinh trong kỳ) của bộ phận hành chánh nhân sự - bộ phận kế toán – bộ phận văn phòng công ty, kế toán hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chi tiền và Sổ Cái TK 642, TK 111. Trường hợp chi phí phát sinh nhưng chưa chi tiền kế toán ghi nhận vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái của các tài khoản liên quan như TK 642, TK 331 / TK 334 / TK 338 / TK 214 …. Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh Nghiệp vụ 1: * Ngày 17/09/2010, công ty chi 800.000 đồng khoản tiền tạm ứng cho Nguyễn Thị Thanh Nhàn mua quà trung thu cho học viên., kế toán hạch toán: Nợ TK 141 800.000 Có TK 111 800.000 * Ngày 17/09/2010, căn cứ hóa đơn số 0148495 và các hóa đơn bán lẻ liên quan, kế toán hạch toán chi phí mua quà: ( phụ lục DD, EE ) Nợ TK 642 995.900 Có TK 141 800.000 Có TK 111 195.900 Nghiệp vụ 2: Ngày 24/12/2010, công ty thanh toán chi phí xăng xe cho Giám đốc số tiền là 2.000.800 đồng. Căn cứ hóa đơn số 0012334 ( phụ lục FF, GG ), kế toán định khoản: Nợ TK 642 2.000.800 Có TK 111 2.000.800 Nghiệp vụ 3: Ngày 24/12/2010, công ty thanh toán chi phí hóa mỹ phẩm là 600.000 đồng. Căn cứ hóa đơn 0014577 ( phụ lục HH, II ), kế toán định khoản: Nợ TK 642 600.000 Có TK 111 600.000 Nghiệp vụ 4: Ngày 31/12/2010, lương phải trả ban giám đốc là 58.210.000 đồng, kế toán định khoản: ( phụ lục JJ ) Nợ TK 642 81.176.400 Có TK 3344 58.210.000 Có TK 338 11.642.000 (58.210.000*20%) Nghiệp vụ 5: Ngày 31/12/2010, kế toán phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 12/2010. Kế toán hạch toán: ( phụ lục CC ) Nợ TK 6424 2.650.616 Có TK 214 2.650.616 Biểu 3.18. Nhật ký chi tiền Biểu 3.19. Sổ Nhật ký chung Biểu 3.20. Sổ Cái TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh Tài khoản sử dụng: TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” Sơ đồ hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010: 911 632 641 642 421 (1a) (3) (5) (4) (6) 511 532 (1b) 531 (2) 36.350.000 9.222.897.000 2.005.578.424 5.140.916.552 667.083.600 1.409.318.424 5.803.000 9.265.050.000 ( Xem sơ đồ 3.13) Sơ đồ 3.13. Sơ đồ hạch toán kết quả hoạt đông kinh doanh tại Công ty Ghi chú: (1) Kết chuyển hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán (2) Kết chuyển doanh thu thuần (3) Kết chuyển giá vốn hàng bán (4) Kết chuyển chi phí bán hàng (5) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (6) Kết chuyển lãi từ hoạt động kinh doanh Kế toán xác định kết quả hoạt động tài chính Kế toán doanh thu hoạt động tài chính Trong năm không phát sinh doanh thu hoạt động tài chính Kế toán chi phí hoạt động tài chính Chi phí từ hoạt động tài chính của công ty chỉ phát sinh từ chi phí lãi vay ngân hàng Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng: Phiếu chi Phiếu thu: do ngân hàng cung cấp Giấy nộp tiền: do ngân hàng cung cấp Tài khoản sử dụng: 111, 112 Ghi nhận trả lãi tiền vay 635 TK 635 “ Chi phí hoạt động tài chính” Sơ đồ hạch toán: Xem sơ đồ 3.14 Sơ đồ 3.14. Sơ đồ hạch toán chi phí hoạt động tài chính tại Công ty Sổ kế toán sử dụng và quy trình kế toán Sổ kế toán sử dụng: Sổ Nhật ký chi tiền Sổ Cái TK 635, TK 111 Quy trình kế toán: Căn cứ phiếu thu tiền do ngân hàng cấp và phiếu chi do thủ quỹ công ty lập, kế toán hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính, ghi nhận vào sổ Nhật ký chi tiền và Sổ Cái TK 635, TK 111. ( Xem sơ đồ 3.15) Chứng từ gốc: Phiếu chi (thủ quỹ lập), Phiếu thu tiền lãi (ngân hàng cấp) Bộ phận kế toán Sổ Cái TK 635 Sổ Cái TK 111 Nhật ký chi tiền Trường hợp phát sinh chi phí nhưng chưa chi tiền, kế toán hạch toán vào các khoản phải trả. Tiến hành ghi nhận nghiệp vụ vào Nhật ký chung và các Sổ Cái của các tài khoản có liên quan. Sơ đồ 3.15. Quy trình kế toán chi phí hoạt động tài chính tại Công ty Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh Ngày 31/12/2010, công ty thanh toán lãi tiền vay cho ngân hàng. Chi phí lãi vay tháng 12/2010 số tiền 30.000.000 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 635 30.000.000 Có TK 111 30.000.000 Biểu 3.21. Nhật ký chi tiền Biểu 3.22. Sổ Cái TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính Kế toán xác định kết quả hoạt động tài chính Tài khoản sử dụng TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” Sơ đồ hạch toán kết quả hoạt động tài chính năm 2010 ( Xem sơ đồ 3.16) (3) 635 (1) (2) 911 515 421 360.000.000 0 360.000.000 Sơ đồ 3.16. Sơ đồ hạch toán kết quả hoạt động tài chính tại Công ty Ghi chú: (1) Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính (2) Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính (3) Kết chuyển lỗ từ hoạt động tài chính Kế toán xác định kết quả hoạt động khác Kế toán thu nhập khác Thu nhập khác của công ty chủ yếu là thu nhập từ lệ phí chứng chỉ quốc tế Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng: Phiếu thu: Do nhân viên kinh doanh lập. Phiếu thu ghi đầy đủ thông tin học viên bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, trường, lớp, số điện thoại, loaị chứng chỉ đăng ký thi và lệ phí phải đóng. Tài khoản sử dụng: TK 711 “ Thu nhập khác” Sơ đồ hạch toán: Xem sơ đồ 3.17 711 Ghi nhận thu nhập từ lệ phí thi CCQT 111 Sơ đồ 3.17. Sơ đồ hạch toán thu nhập khác tại Công ty Sổ kế toán sử dụng và quy trình kế toán Sổ kế toán sử dụng: Sổ Nhật ký thu tiền Sổ Cái TK 711, TK 111 Quy trình kế toán: Bộ phận kinh doanh lập phiếu thu tiền, gồm 03 liên: Liên 01: Giao cho Kế toán chi nhánh cuối mỗi tháng Liên 02: Giao cho học viên Liên 03: Giao cho Kế toán chi nhánh cuối mỗi ngày Bộ phận kinh doanh Phiếu thu Bộ phận kế toán Sổ Cái TK 711 Sổ Cái TK 111 Nhật ký thu tiền Căn cứ phiếu thu tiền chuyển từ bộ phận kinh doanh, kế toán hạch toán vào các khoản thu nhập khác, ghi nhận vào sổ Nhật ký thu tiền và Sổ Cái TK 711, TK 111. (Xem sơ đồ 3.18) Sơ đồ 3.18. Quy trình kế toán thu nhập khác tại Công ty Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh Ngày 27/11/2010, học viên Bùi Thị Hương đăng ký dự thi Chứng Chỉ Quốc Tế KET, số tiền là 600.000 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 111 600.000 Có TK 711 600.000 Biểu 3.23. Sổ Nhật ký thu tiền Biểu 3.24. Sổ Cái TK 711 – Thu nhập khác Kế toán chi phí khác Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng: Phiếu chi Tài khoản sử dụng: 111 Ghi nhận chi phí nộp lệ phí thi CCQT 811 TK 811 “ Chi phí khác” Sơ đồ hạch toán: Xem sơ đồ 3.19 Sơ đồ 3.19. Sơ đồ hạch toán chi phí khác tại Công ty Sổ kế toán sử dụng và quy trình kế toán: Sổ kế toán sử dụng: Sổ Nhật ký chi tiền Sổ Cái TK 811, TK 111 Quy trình kế toán: Căn cứ phiếu chi tiền và các chứng từ cần thiết kèm theo từ bộ phận có liên quan đến khoản chi phí phát sinh, kế toán hạch toán vào các khoản chi phí khác, ghi nhận vào sổ Nhật ký chi tiền và Sổ Cái TK 811, TK 111. ( Xem sơ đồ 3.20) Chứng từ gốc: Phiếu chi, đề nghị thanh toán… Bộ phận kế toán Sổ Cái TK 811 Sổ Cái TK 111 Nhật ký chi tiền Sơ đồ 3.20. Quy trình kế toán chi phí khác tại Công ty Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh Ngày 23/12/2010, công ty thanh toán lệ phí thi Chứng chỉ Quốc Tế kỳ 3 năm 2010 cho Trung Tâm Khảo Thí. Kế toán định khoản: Nợ TK 811 170.600.000 Có TK 111 170.600.000 Biểu 3.25. Nhật ký chi tiền Biểu 3.26. Sổ cái TK 811 – chi phí khác Kế toán xác định kết quả hoạt động khác Tài khoản sử dụng: TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” Sơ đồ hạch toán kết quả hoạt động khác: Xem sơ đồ 3.21 811 (2) (1) 911 711 421 (3) 511.800.000 548.400.000 36.600.000 Sơ đồ 3.21. Sơ đồ hạch toán kết quả hoạt động khác tại Công ty TỔNG HỢP KẾT QUẢ KINH DOANH NĂM 2010 Bao gồm “kết quả hoạt động kinh doanh chính”, “kết quả hoạt động tài chính” và “kết quả hoạt động khác” của doanh nghiệp. Sổ kế toán sử dụng: Sổ Nhật ký chung Sổ Cái các tài khoản: TK 911, TK 511, TK 711, TK 632, TK 635, TK 641, TK 642, TK 811, TK 421 Quy trình kế toán: Cuối niên độ, kế toán tập hợp tất cả các số liệu liên quan đến xác định kết quả kinh doanh, kết chuyển toàn bộ doanh thu – chi phí vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Ghi nhận các nghiệp vụ kết chuyển doanh thu – giá vốn – chi phí vào sổ Nhật ký chung và các Sổ Cái có liên quan. Xác định kết quả kinh doanh làm cơ sở phân phối lợi nhuận trước thuế một cách hợp lý. Sơ đồ tổng hợp kết quả kinh doanh năm 2010: Xem sơ đồ 3.22911 632 635 641 421 711 511 642 811 667.083.600 360.000.000 5.140.916.552 2.005.578.424 511.800.000 1.085.918.424 9.222.897.000 548.400.000 Sơ đồ 3.22. Sơ đồ hạch toán tổng hợp kết quả kinh doanh 2010 tại Công ty Biểu 3.27. Sổ Nhật ký chung Biểu 3.28. Sổ Cái TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Kế toán phân phối lợi nhuận Nguyên tắc phân phối Căn cứ quy định SIT/QĐ-05 “Trích lập các quỹ” , lợi nhuận sau thuế được trích lập như sau: Bù các khoản lỗ năm trước ( nếu có) Trả tiền vi phạm pháp luật nhà nước: vi phạm luật thuế, luật giao thông, luật môi trường. Trừ các khoản chi phí thực tế đã chi nhưng không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế. Chia lãi cho các thành viên góp vốn Phần lợi nhuận còn lại sau khi công ty đã trừ các khoản đã trích lập ở các mục (1), (2), (3), (4) được phân bổ như sau: Trích 10% vào Quỹ Dự Phòng Tài Chính ( khi số dư quỹ này bằng 25% vốn điều lệ của công ty thì không cần trích nữa) Trích tối thiểu 50% vào Quỹ Đầu Tư Phát Triển Trích 5% vào Quỹ Dự Phòng Trợ Cấp Mất Việc Làm ( khi quỹ này đạt 6 tháng lương thực hiện của công ty thì không cần trích nữa) Trích lập vào các quỹ đặc biệt ( nếu có) Số lợi nhuận còn lại sau khi trích các quỹ (a), (b), (c), (d) sẽ trích lập Quỹ Khen Thưởng và Phúc Lợi Sau khi công bố Báo Cáo Tài Chính, công ty sẽ công bố lợi nhuận sau thuế theo mức trích lập trên. Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán Tài khoản sử dụng TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối” TK 414 “Quỹ đầu tư phát triển” TK 415 “Quỹ dự phòng tài chính” TK 416 “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” TK 431 “Quỹ khen thưởng phúc lợi” Sơ đồ hạch toán: Xem sơ đồ 3.23 421 3334 414 415 911 416 (1) (2) (4) (3) (5) 431 (6) Sơ đồ 3.23. Sơ đồ hạch toán phân phối lợi nhuận tại Công ty Ghi chú: (1) Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh (2) Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (3) Quỹ đầu tư phát triển (4) Quỹ dự phòng tài chính (5) Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm (6) Quỹ khen thưởng phúc lợi Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh Ngày 31/12/2010: Kết chuyển lãi thực hiện được từ kết quả kinh doanh trong năm 2010 tại công ty TNHH Tư vấn và Phát Triển Giáo Dục Quốc Tế là: 1.085.918.424 đồng. Nợ TK 911 1.085.918.424 Có TK 421 1.085.918.424 Số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp là: 1.085.918.424 * 25% = 271.479.606 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 421 271.479.606 Có TK 3334 271.479.606 Lợi nhuận sau thuế = lợi nhuận trước thuế - Thuế thu nhập doanh nghiệp = 1.085.918.424 – 271.479.606= 814.438.818 đồng Công ty trích 60% để chia lãi cho các thành viên góp vốn: 814.438.818 * 60% = 488.663.290 đồng Nợ TK 421 488.663.290 Có TK 338 488.663.290 Lợi nhuận còn lại = 814.438.818 – 488.663.290 = 325.775.528 đồng Phần lợi nhuận còn lại sau thuế sẽ được trích lập vào các quỹ: * Trích 50% vào quỹ đầu tư phát triển: 325.775.528 * 50% = 162.887.764 đồng Nợ TK 421 162.887.764 Có TK 414 162.887.764 * Trích 10% vào quỹ dự phòng tài chính: 325.775.528 * 10% = 32.577.553 đồng Nợ TK 421 32.577.553 Có TK 415 32.577.553 * Trích 5% vào quỹ trợ cấp mất việc làm: 325.775.528 * 5% = 16.288.776 đồng Nợ TK 421 16.288.776 Có TK 416 16.288.776 * Phần còn lại trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi: 325.775.528 * 35% = 114.021.435 đồng. Nợ TK 421 114.021.435 Có TK 431 114.021.435 Biểu 3.29. Sổ Nhật ký chung Biểu 3.30. Sổ Cái TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Nhận xét: Đánh giá về công tác quản lý Nhìn chung, công tác quản lý tại công ty tương đối chặt chẽ. Các phòng ban, các cá nhân được phân định trách nhiệm – nghĩa vụ - quyền hạn rõ ràng bằng các văn bản. Điều này sẽ đảm bảo cán bộ - nhân viên và giáo viên thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả công việc của mình. Quy trình công việc được hướng dẫn rõ ràng bằng các “Quy định”, “Thủ tục”, “Hướng dẫn” lưu giữ tại mỗi chi nhánh. Các công việc phát sinh và hoàn thành đều được thể hiện trên văn bản, đảm bảo tính chặt chẽ trong công tác lưu trữ hồ sơ và là tài liệu hướng dẫn mang tính thiết thực và hiệu quả nhất cho các nhân viên mới. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng cho sự hoàn thành công việc của mỗi cá nhân hoặc tập thể, là cơ sở cho sự nhận xét đánh giá hàng tháng của cấp trên về hiệu quả công việc của từng cá nhân. Công ty thường xuyên tổ chức các lớp hướng dẫn và đào tạo trình độ chuyên môn – nghiệp vụ, đảm bảo nắm bắt kịp thời mọi thay đổi nhằm xây dựng một đội ngũ cán bộ - nhân viên năng động, sáng tạo và chuyên nghiệp. Đặc biệt là lớp đào tạo giáo viên, vì chất lượng giáo viên là cốt lõi cho mục tiêu chất lượng “Tôn vinh giá trị dạy thực và học thực” mà công ty cam kết với khách hàng. Đánh giá về công tác kế toán Tổ chức bộ máy kế toán đã phát huy được những ưu điểm Bộ máy kế toán có sự phân định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của từng cá nhân. Điều này đảm bảo nhân viên kế toán thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả công việc của mình. Công tác kế toán được hướng dẫn rõ ràng bằng các văn bản như “Hướng dẫn tác nghiệp kế toán”, “Quy định về hình thức báo cáo”, “Quy định kiểm soát doanh thu – chi phí phòng kế toán”. Các chứng từ được luân chuyển, lưu trữ một cách hợp lý, đảm bảo thuận tiện trong công tác kiểm tra, theo dõi. Hàng tuần, nhân viên kinh doanh – nhân viên kế toán – nhân viên thủ quỹ luôn thực hiện đối chiếu doanh thu đã được ghi nhận và ký xác nhận bằng văn bản rõ ràng. Những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán tại công ty: Nhập dữ liệu trên máy vi tính: Các dữ liệu kế toán được ghi chép trên máy vi tính tuy thuận tiện trong công tác hạch toán và tra cứu số liệu. Tuy nhiên, nếu xảy ra trường hợp mất dữ liệu, kế toán phải tiến hành nhập liệu lại từ đầu gây ảnh hưởng đến quá trình theo dõi và tiến trình lập báo cáo định kỳ theo quy định của ban giám đốc. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Là trung tâm khảo thí VN-120 của Đại học Cambridge, hàng năm công ty thường tổ chức từ 03 đến 04 đợt thi Chứng Chỉ Quốc Tế cho các em. Đây cũng là khoản doanh thu phát sinh từ hoạt động chính của Trung tâm Khảo thí nhưng các khoản thu này lại được ghi nhận vào tài khoản “Thu nhập khác”. Việc ghi sổ kế toán chưa thực sự chính xác, cụ thể đối với Sổ Cái của TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Nhằm giảm bớt khối lượng nghiệp vụ ghi vào Sổ Cái, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký thu tiền, đồng thời theo dõi cụ thể trên các Sổ chi tiết bán hàng. Thế nhưng, trên Sổ Cái vẫn phản ánh lại toàn bộ các nghiệp vụ doanh thu phát sinh trong kỳ, điều này làm cho có quá nhiều nghiệp vụ được phản ánh trên Sổ Cái và khó theo dõi. Thủ quỹ khi nhận tiền do NVKD giao chỉ ký nhận trên Sổ Thu cá nhân của mỗi NVKD lập dễ phát sinh sai sót và gian lận. Các khoản giảm trừ doanh thu Việc hạch toán tài khoản giảm trừ doanh thu chưa chính xác, hệ thống tài khoản được sử dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, nhưng tại các chi nhánh kế toán vẫn sử dụng TK 531 để hạch toán “Hàng bán bị trả lại” và TK 532 để hạch toán “Giảm giá hàng bán”. Trong công tác hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, công ty chỉ sử dụng tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán” đối với các trường hợp phát sinh giảm học phí sau ngày phát sinh doanh thu tương ứng. Nhưng trên thực tế, các khóa học mới khai giảng, công ty luôn có chương trình miễn – giảm học phí cho học viên. Việc theo dõi TK 532 cũng còn nhiều thiếu sót. Trường hợp hoàn trả lại cho học viên phần học phí được giảm, kế toán ghi nhận vào các khoản giảm giá hàng bán. Nhưng nếu học viên chỉ bảo lưu học phí mà không nhận lại số tiền được giảm thì BPKD sẽ trực tiếp theo dõi và tính giảm cho đợt học sau, kế toán không ghi nhận các khoản học phí được giảm cho trường hợp này. Các khoản phải thu khách hàng: Trong công tác hạch toán, kế toán không theo dõi các khoản học viên còn nợ. Cụ thể đối với trường hợp các lớp học dài hạn học phí cao, một số học viên đóng trước một phần học phí, nhân viên kinh doanh tự ghi nhận và theo dõi. Căn cứ số tiền thu trên phiếu thu, kế toán ghi nhận doanh thu bất kể trường hợp đó học viên đã hoàn tất học phí trọn khóa hay chưa. Giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là chỉ tiêu quan trọng phản ánh khoản chi phí trực tiếp tạo ra từng loại sản phẩm thế nhưng kế toán chỉ ghi nhận doanh thu dạy học mà không phản ánh giá vốn giảng dạy, điều này là sai nguyên tắc. Tất cả các chi phí liên quan đến việc dạy học kế toán đều hạch toán vào chi phí bán hàng, điều này là chưa phù hợp. Theo dõi và ghi nhận chi phí Bộ phận kinh doanh kiêm nhiệm quá nhiều việc vừa thực hiện việc mua, lưu giữ và bán giáo trình, băng, đĩa. Chứng từ sổ sách không rõ ràng, không có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Điều này dễ phát sinh gian lận. Ở các chi nhánh, nhân viên kế toán và nhân viên thủ quỹ vẫn còn làm việc theo cảm tính. Thường xảy ra các trường hợp thực hiện quy trình thanh toán không đúng quy định, thực hiện chi các khoản thanh toán hoặc tạm ứng khi chưa có sự xét duyệt của giám đốc. Việc hạch toán tài khoản “Tạm ứng” chưa được chính xác, cụ thể như sau: để đơn giản hóa quy trình mua hàng, các nhân viên thường không lập phiếu tạm ứng mà chỉ đến nhận tiền trực tiếp từ thủ quỹ để đi mua hàng và phần tiền chênh lệch (nếu có) sau khi thanh toán cho nhà cung ứng sẽ được bù trừ lại, thường không có chứng từ tạm ứng kèm theo, điều này là sai nguyên tắc. Trường hợp này nghiệp vụ chỉ được ghi nhận trực tiếp vào tài khoản chi phí liên quan mà không thông qua tài khoản tạm ứng. Việc hạch toán tài khoản chi phí cũng chưa chính xác, hệ thống tài khoản được sử dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, nhưng tại các chi nhánh kế toán vẫn sử dụng TK 641 để hạch toán “Chi phí bán hàng” và TK 642 để hạch toán “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Chi phí bán hàng (gồm chi phí phát sinh của bộ phận Kinh Doanh, bộ phận Marketing và bộ phận Học Vụ) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (gồm chi phí phát sinh của bộ phận Hành chánh nhân sự, bộ phận Kế toán và bộ phận Quản lý) nhưng kế toán không mở tài khoản chi tiết để theo dõi chi phí cho từng bộ phận. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi tình hình sử dụng chi phí của các bộ phận. Đối với các khoản chi như mua giấy A4, chi photo tài liệu, mua văn phòng phẩm… cho nhiều kỳ, kế toán chỉ ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào tháng thực sự chi tiền. Điều này làm cho chi phí của tháng bị hạch toán tăng cao trong khi các tháng khác lại thấp, dẫn đến việc không phản ánh chính xác kết quả hoạt động từng tháng của Công ty. Trong công tác tổ chức chứng từ kế toán: Hình thức của Phiếu Chi không đúng với quy định về chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán chưa thể hiện đầy đủ nội dung về chứng từ sử dụng ở một số cột trong Sổ Cái, điều này gây khó khăn cho người sử dụng trong công tác kiểm tra, đối chiếu vì không biết nguồn gốc của chứng từ, của nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận từ đâu. Cụ thể như sau: Việc sử dụng các quỹ: Việc phân phối lợi nhuận chỉ mang tính chất hình thức, công ty chỉ ghi nhận các khoản trích lợi nhuận chưa phân phối vào các quỹ sau khi kết thúc năm tài chính nhưng không mở Sổ Cái của các quỹ này để theo dõi việc sử dụng có hợp lý hay không. Các nghiệp vụ liên quan đến các khoản chi thăm bệnh nhân viên, chi ủng hộ từ thiện, chi tiền cho cán bộ nhân viên đi nghỉ mát nhưng kế toán vẫn ghi nhận các khoản chi phí phát sinh này vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn, khi có nghiệp vụ phát sinh như thăm bệnh nhân viên, kế toán thường hạch toán như sau: Nợ TK 642 (Số tiền chi ra) Có TK 111 (Số tiền chi ra) Điều này là sai nguyên tắc vì các quỹ đã được trích lập vào cuối năm tài chính nhưng trên thực tế kế toán không sử dụng các khoản này. Đánh giá về kết quả hoạt động kinh doanh Về hoạt động kinh doanh, trong năm 2010, công ty đã có những bước tiến đáng kể. Cụ thể doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đạt 9.265.050.000 đồng, so với kế hoạch là 8.659.500.000 đồng vượt 7%. Tuy nhiên, các khoản chi phí cũng tăng theo, cụ thể tổng giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp là 7.813.578.576 đồng, so với kế hoạch là 7.130.650.000 đồng vượt 9.6%. Nhưng, đây cũng là một bước tiến trong quá trình thâm nhập thị trường tại tỉnh Bình Dương và các tỉnh, thành lân cận. Là cơ sở cho sự phát triển và mở rộng thị trường. Kiến nghị: Đối với việc nhập dữ liệu kế toán trên máy tính, tuy có nhiều ưu điểm nhưng khi xảy ra sự cố mất dữ liệu sẽ gây ra không ít khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và lập các báo cáo đúng hạn. Ở các chi nhánh, nhiều nhân viên cùng sử dụng máy vi tính kế toán dùng để nhập dữ liệu, điều này gây ra khó khăn cho nhân viên kế toán. Nếu có thể, công ty nên hạn chế số người sử dụng máy vi tính của phòng kế toán hoặc đảm bảo bằng cách cài mật mã để tránh các trường hợp các dữ liệu kế toán bị sửa đổi hoặc bị xóa mất. Ngoài ra, định kỳ có thể là 02 tuần hoặc 01 tháng, nên chép các dữ liệu ra bộ nhớ chung của công ty. Đội ngũ cán bộ - nhân viên và giáo viên là lực lượng chủ chốt trong quá trình phát triển của công ty. Vì vậy, bên cạnh những chính sách nhân sự đã áp dụng, công ty nên chú ý xem xét thêm các yếu tố khách quan khác nhằm đưa ra những chính sách phù hợp củng cố đời sống vật chất và tinh thần cho mỗi cá nhân. Hàng tháng, khi những chương trình đưa ra đạt hiệu quả cao, công ty thường trích thưởng hiện kim, hiện vật hoặc cộng điểm thi đua trong tháng cho nhân viên kinh doanh và nhân viên Marketing. Tuy 02 bộ phận này trực tiếp tìm kiếm học viên, nhưng công ty cũng cần xem xét và ghi nhận hiệu quả công việc của phòng kế toán, phòng hành chánh nhân sự và phòng học vụ để các nhân viên ở các phòng ban này có động lực để làm việc tích cực hơn. Bộ máy kế toán công ty đang trong quá trình hoàn thiện nên vẫn còn thiếu sót trong việc ghi nhận và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Vì vậy, công ty cần xem xét và thay đổi để bộ máy kế toán từng bước hoàn thiện hơn, nhằm xác định doanh thu và chi phí thực tế một cách chính xác, hợp lý hơn. Dưới đây là một số kiến nghị sửa đổi việc ghi chép kế toán: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh lệ phí thi Chứng chỉ Quốc tế Ghi nhận doanh thu chứng chỉ Quốc Tế: Xét thấy, doanh thu lệ phí thi chứng chỉ Quốc tế tuy chiếm tỷ lệ nhỏ so với tổng doanh thu trong năm nhưng đây cũng là doanh thu mang tính thường xuyên của công ty. Hàng năm, công ty tổ chức trung bình khoảng 03 đợt thi chứng chỉ Quốc tế, doanh thu phát sinh này công ty đã dự tính được trước và là doanh thu chính của Trung tâm Khảo thí. Công ty nên theo dõi doanh thu này trong doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thì sẽ hợp lý hơn. Và mở tài khoản chi tiết 51135 cho loại doanh thu này. Khi có nghiệp vụ phát sinh doanh thu Chứng Chỉ Quốc Tế, công ty nên thay đổi cách hạch toán như sau: Ghi nhận doanh thu lệ phí thi chứng chỉ quốc tế: Nợ TK 111 (số tiền thực tế thu được) Có TK 51135 (doanh thu thực tế ghi nhận) Đồng thời mở thêm sổ chi tiết bán hàng cho TK 51135 như sau: Ghi nhận khoản thanh toán lệ phí thi Chứng chỉ Quốc Tế: Nếu doanh thu lệ phí thi Chứng chỉ Quốc Tế được ghi nhận vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thì lệ phí thi Chứng chỉ Quốc Tế mà công ty phải thanh toán để tổ chức thi cho học viên nên được ghi nhận vào giá vốn hàng bán thì sẽ hợp lý hơn. Cụ thể, khi công ty thanh toán lệ phí thi chứng chỉ Quốc Tế, kế toán nên thay đổi cách hạch toán như sau: Nợ TK 632 (Thanh toán lệ phí thi chứng chỉ Quốc tế) Có TK 111 (Thanh toán lệ phí thi chứng chỉ Quốc tế) Hình thức Sổ Cái TK 511 Số lượng nghiệp vụ phát sinh doanh thu tương đối lớn nên Kế toán mở Sổ Nhật ký thu tiền và Sổ chi tiết bán hàng nhằm mục đích giảm bớt khối lượng nghiệp vụ ghi vào Sổ Cái. Thế nhưng trên Sổ Cái vẫn phản ánh lại toàn bộ nghiệp vụ doanh thu phát sinh tương ứng. Điều này quá rườm rà và không cần thiết. Trường hợp này, kế toán chỉ cần ghi nhận số tổng hợp doanh thu từng tháng rồi chuyển qua Sổ Cái. Như vậy sẽ đơn giản và dễ theo dõi hơn. Về việc giao nhận tiền giữa thủ quỹ và nhân viên kinh doanh Thủ tục giao nhận tiền giữa NVKD và thủ quỹ quá đơn giản dễ dẫn đến sai sót, gian lận. Đề nghị: kế toán phải lập Phiếu Thu do Bộ tài chính quy định gồm 03 liên. Sau khi đã nhận đủ tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ bằng chữ và ký xác nhận vào Phiếu Thu. Thủ quỹ giữ lại 01 liên để ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt, 01 liên giao cho người nộp tiền và 01 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, chuyển liên 1 và liên 2 về cho kế toán làm căn cứ ghi sổ. Các khoản giảm trừ doanh thu: Việc sử dụng tài khoản giảm trừ doanh thu: Công ty nên thay đổi cách hạch toán tài khoản Giảm trừ doanh thu theo đúng quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, theo đó kế toán phải ghi nhận như sau: TK 5212 “Hàng bán bị trả lại” TK 5213 “Giảm giá hàng bán” Trường hợp học viên được giảm học phí theo chương trình khuyến học vào đầu khóa: Khi thu tiền học phí, nhân viên kinh doanh phải chú thích rõ giảm bao nhiêu phần trăm tương ứng là bao nhiêu tiền. Kế toán căn cứ vào đó và hạch toán doanh thu kèm theo các khoản học viên được giảm giá. Khi có nghiệp vụ phát sinh giảm học phí, kế toán nên hạch toán như sau: Ghi nhận doanh thu của khóa học: Nợ TK 111 (Số tiền thực tế nhận được) Có TK 511 (Doanh thu khóa học) Ghi nhận khoản giảm học phí: Nợ TK 5213 (Số tiền học viên được giảm) Có TK 111 (Số tiền học viên được giảm) Cuối kỳ, kết chuyển TK 532 sang TK 511: Nợ TK 511 (Số tiền học viên được giảm) Có TK 5213 (Số tiền học viên được giảm) Trường hợp học viên được giảm học phí bằng hình thức bảo lưu học phí: kế toán cần theo dõi để nắm được tình hình bảo lưu học phí và tiến trình theo dõi các khoản này của bộ phận kinh doanh. Lúc này kế toán hạch toán: Ghi nhận khoản bảo lưu học phí Nợ TK 5213 (Số tiền được giảm) Có TK 131 (Giảm khoản phải thu cho đợt sau) Đồng thời mở thêm Sổ Cái TK 131 để theo dõi nợ phải thu Chẳng hạn, đối với trường hợp HV Trần Bách Kiên, đăng ký lớp Starlet-4, học phí trọn khóa 1.350.000 đồng, được giảm 5% học phí cho đợt học sau tương ứng số tiền là 75.000 đồng. Vậy số tiền học viên còn nợ sẽ được ghi nhận như sau: Nợ TK 5213 75.000 Có TK 131 75.000 Các khoản phải thu khách hàng: Theo dõi các khoản bảo lưu học phí: như đã trình bày ở trên Theo dõi các khoản học viên còn nợ: Trường hợp học viên trả học phí gồm nhiều lần, Phiếu thu chỉ phản ánh số tiền mà HV nộp từng lần. Số tiền học viên còn nợ nhân viên kinh doanh chỉ tự ghi nhận vào sổ riêng để theo dõi. Việc kế toán không ghi nhận khoản nợ học phí của HV, một mặt không phản ánh được tình hình doanh thu của công ty trong kỳ, mặt khác không thể theo dõi và đôn đốc BPKD thu. Do đó, kế toán nên hạch toán khoản nợ học phí này vào TK 131 chi tiết cho từng HV và hạch toán như sau: Ghi nhận khoản học viên đã đóng: Nợ TK 111 (Số tiền thực tế học viên đã trả) Có TK 511 (Số tiền thực tế học viên đã trả) Ghi nhận khoản học viên còn nợ: Nợ TK 131 (Số tiền học viên còn nợ) Có TK 511 (Số tiền học viên còn nợ) Đồng thời mở thêm Sổ Cái TK 131 để theo dõi nợ phải thu Chẳng hạn, đối với trường hợp học viên Nguyễn Phong Vũ, đăng ký lớp TOEIC, học phí trọn khóa 5.900.000 đồng, học viên đóng trước 3.000.000. Như vậy, số tiền học viên còn nợ sẽ được hạch toán và ghi sổ như sau: a. Nợ TK 111 3.000.000 Có TK 511 3.000.000 b. Nợ TK 131 2.900.000 Có TK 511 2.900.000 Ghi nhận giá vốn hàng bán: Giảng dạy ngoại ngữ: Về dịch vụ đào tạo ngoại ngữ, công ty nên hạch toán lương và các khoản trích theo lương giáo viên đứng lớp vào giá vốn hàng bán thì sẽ hợp lý hơn so với việc ghi nhận vào chi phí bán hàng. Khi có nghiệp vụ phát sinh lương và các khoản trích theo lương giáo viên đứng lớp trực tiếp giảng dạy, kế toán nên thay đổi cách hạch toán như sau: Ghi nhận lương và các khoản trích theo lương vào giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 (lương và các khoản trích theo lương GV đứng lớp) Có TK 3343 (lương của giáo viên trực tiếp giảng dạy) Có TK 338 (các khoản trích theo lương theo quy định) Đề nghị công ty nên phân chia lại khoản mục Giá vốn hàng bán như sau: Các khoản mục chi phí ghi nhận vào TK 6321 gồm: chi phí giáo trình, băng, đĩa bán cho học viên. Các khoản mục chi phí ghi nhận vào TK 6322 gồm: chi phí lương giáo viên, lương nhân viên học vụ và các khoản trích theo lương. Theo dõi và ghi nhận chi phí phát sinh: Theo dõi nhập – xuất – tồn giáo trình, băng, đĩa Việc lưu kho hàng hóa nên giao cho một bộ phận chuyên trách đảm nhận một mặt sẽ giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận kinh doanh, mặt khác nhằm tránh những gian lận và sai sót trong quá trình theo dõi Nhập – Xuất – Tồn giáo trình, băng, đĩa,. Cần tổ chức hệ thống chứng từ để quản lý hàng hóa: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao sách giữa các chi nhánh của Công ty. Quy trình thanh toán Quy trình thanh toán cần được giám sát chặt chẽ hơn nhằm hạn chế trường hợp nhân viên thủ quỹ và kế toán chi nhánh làm việc theo cảm tính vì điều này rất dễ phát sinh gian lận, sai sót. Công ty nên giám sát chặt chẽ các quy trình thanh toán tại mỗi chi nhánh để đảm bảo các chi phí phát sinh được nhận chính xác. Các nghiệp vụ phát sinh chỉ được ghi nhận khi có đầy đủ các chứng từ cần thiết theo quy định như giấy tạm ứng hoặc phiếu đề nghị thanh toán, phiếu chi, hóa đơn giá trị gia tăng hoặc phiếu thu… Cần theo dõi việc hạch toán tài khoản tạm ứng vì trên thực tế các khoản chi phí phát sinh chỉ được kế toán ghi nhận khi đã hoàn tất quy trình mua hàng, việc tạm ứng để đi mua hàng thường chỉ mang tính chất “mượn tạm” và các khoản tiền ứng trước này chỉ được ghi nhận vào sổ riêng hoặc do thủ quỹ tự ghi nhớ, không có chứng từ kèm theo, điều này là sai nguyên tắc và dễ dẫn đến sai sót. Đề nghị: phòng kế toán và bộ phận mua hàng cần làm việc đầy đủ chứng từ hơn, tránh việc xử lý công việc theo cảm tính. Khi bộ phận cần mua hàng có nhu cầu tạm ứng tiền, kế toán nên ghi nhận ngay các khoản này và hạch toán như sau: Ghi nhận khoản chi tạm ứng: Nợ TK 141 (khoản tiền chi tạm ứng) Có TK 111 (khoản tiền chi tạm ứng) Về việc sử dụng tài khoản “Chi phí quản lý kinh doanh” Công ty nên thay đổi cách hạch toán tài khoản chi phí theo đúng quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, theo đó kế toán phải ghi nhận như sau: TK 6421 “Chi phí bán hàng” TK 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Khi hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty nên mở các tài khoản chi tiết để theo dõi cụ thể hơn các chi phí phát sinh. Nếu chi phí phát sinh là chi phí bán hàng thì cụ thể là chi phí thuộc bộ phận nào, bộ phận kinh doanh, marketing hay là của bộ phận học vụ. Cụ thể như sau: Đối với TK 6421 “Chi phí bán hàng”: * Chi phí bộ phận học vụ: TK 64211, cụ thể: TK 642111: Chi phí văn phòng phẩm BPHV TK 642113: Chi phí công cụ, dụng cụ BPHV TK 642114: Chi phí khấu hao BPHV TK 642117: Chi phí dịch vụ mua ngoài BPHV * Chi phí bộ phận kinh doanh: TK 64212, cụ thể: TK 642121: Chi phí văn phòng phẩm BPKD TK 642123: Chi phí công cụ, dụng cụ BPKD TK 642124: Chi phí khấu hao BPKD TK 642127: Chi phí dịch vụ mua ngoài BPKD * Chi phí bộ phận marketing: TK 64213, cụ thể: TK 642131: Chi phí văn phòng phẩm BP.Marketing TK 642133: Chi phí công cụ, dụng cụ BP.Marketing TK 642134: Chi phí khấu hao BP.Marketing TK 642137: Chi phí dịch vụ mua ngoài BP.Marketing Đối với TK 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: * Chi phí bộ phận hành chánh nhân sự: TK 64221, cụ thể: TK 642211: Chi phí văn phòng phẩm BP.HCNS TK 642213: Chi phí công cụ, dụng cụ BP.HCNS TK 642214: Chi phí khấu hao BP.HCNS TK 642117: Chi phí dịch vụ mua ngoài BP.HCNS TK 642218: Chi phí bằng tiền khác BP.HCNS * Chi phí bộ phận kế toán: TK 64222, cụ thể: TK 642221: Chi phí văn phòng phẩm BPKT TK 642223: Chi phí công cụ, dụng cụ BPKT TK 642224: Chi phí khấu hao BPKT TK 642227: Chi phí dịch vụ mua ngoài BPKT * Chi phí Ban giám đốc: TK 64223, cụ thể: TK 642231: Chi phí văn phòng phẩm BPQL TK 642233: Chi phí công cụ, dụng cụ BPQL TK 642234: Chi phí khấu hao BPQL TK 642235: Chi phí BPQL TK 642137: Chi phí dịch vụ mua ngoài BPQL TK 642238: Chi phí bằng tiền khác BPQL Đồng thời khi ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh chi phí, kế toán nên mở thêm sổ chi tiết của TK 6421 và TK 6422 để thuận tiện cho việc theo dõi chi phí của từng bộ phận. Việc hạch toán tài khoản “Chi phí quản lý kinh doanh” Đối với các khoản mua văn phòng phẩm, giấy A4 sử dụng cho nhiều kỳ, việc hạch toán trực tiếp vào chi phí của tháng thực sự chi tiền là sai nguyên tắc. Khi có nghiệp vụ phát sinh tương tự, kế toán nên hạch toán như sau: Ghi nhận vào trị giá công cụ dụng cụ mua vào: Nợ TK 153 Có TK 111/331 Ghi nhận vào chi phí trả trước: Nợ TK 142 Có TK 153 Ghi nhận vào chi phí thực tế từng tháng: Nợ TK 6421/6422… (chi phí thực tế) Có TK 142 (chi phí thực tế) Đối với các khoản tiền photo tài liệu thường được thanh toán 02 hoặc 03 tháng một lần, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí của tháng thực sự chi tiền, điều này là sai nguyên tắc. Đề nghị: kế toán nên ghi nhận khoản này vào chi phí của tháng phát sinh nghiệp vụ và hạch toán như sau: Ghi nhận vào chi phí phải trả: Nợ TK 6421/6422… (Chi phí phát sinh trong tháng) Có TK 331/335 (Số tiền sẽ trả) Khi thanh toán, kế toán hạch toán: Nợ TK 331/335 (số tiền thanh toán) Có TK 111 (số tiền thanh toán) Một số điều cần lưu ý nhằm giảm bớt chi phí Về chi phí quản lý doanh nghiệp: đây là khoản chi phí phát sinh cần được chú trọng. Cần tiết kiệm những thiết bị, dụng cụ không dùng đến. Tuy những chi phí này phát sinh không nhiều nhưng nhiều thiết bị dụng cụ sẽ làm gia tăng đáng kể chi phí. Ví dụ như các chi phí điện, nước, điện thoại, và các dụng cụ văn phòng khác. Kiểm tra các thiết bị vận hành như máy lạnh, máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy nghe đĩa, nếu các máy gặp trục trặc tiến hành sửa chữa. Đối với trường hợp các thiết bị quá cũ, thường phải sửa chữa và chi phí sửa chữa cao thì cần xem xét tính hiệu quả của việc mua máy mới. Về chi phí bán hàng: khoản chi phí này phát sinh chủ yếu trong quá trình in ấn tờ rơi, bandroll cũng như các giấy báo kết thúc khóa gửi cho học viên. Tránh trường hợp xảy ra sai sót, vì sản phẩm sai sót sẽ bị hủy và phải tiến hành thực hiện lại nên đây là khoản chi tốn kém nhất cần được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ. Việc những cộng tác viên phát tờ rơi giới thiệu chương trình học cần có sự giám sát của nhân viên công ty nhằm đảm bảo các tờ rơi đến được tay khách hàng để tránh trường hợp chi phí bỏ ra nhưng không thu lại được kết quả nào. Trong công tác tổ chức chứng từ kế toán: Để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa Sổ Cái và các Sổ Nhật ký, kế toán cần phải ghi nhận rõ trên Sổ Cái trang sổ và số thứ tự dòng các nghiệp vụ đã phát sinh trên các Sổ Nhật ký. Công ty cũng nên thay đổi hình thức của Phiếu Chi cho đúng với quy định về chứng từ kế toán, cụ thể như sau: Về việc trích lập và sử dụng các quỹ: Hàng năm, công ty đều thực hiện việc phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ theo quy định của công ty. Tuy nhiên, việc phân phối này chỉ mang tính chất hình thức. Công ty cần quản lý chặt chẽ hơn việc trích lập, sử dụng và theo dõi các quỹ này. Cụ thể nên mở Sổ Cái các tài khoản của các quỹ đã được trích lập nhằm theo dõi được số dư của các tài khoản trên, đảm bảo các khoản chi được rõ ràng và sử dụng đúng mục đích. Một số nghiệp vụ phát sinh như: chi tiền cho cán bộ nhân viên nghỉ mát, chi cho hoạt động từ thiện, chi thăm bệnh nhân viên…. Công ty nên trích từ quỹ khen thưởng phúc lợi, đồng thời hạch toán và ghi nhận vào Sổ Cái TK 431 như sau: Nợ TK 431 (Số tiền thực tế chi ra) Có TK 111 (Số tiền thực tế chi ra) Chẳng hạn, đối với nghiệp vụ hạch toán các khoản tiền thưởng tết cho nhân viên, kế toán ghi nhận vào chi phí: Nợ TK 641 180.000.000 Có TK 111 180.000.000 Nhằm sử dụng các quỹ đúng mục đích, kế toán nên thay đổi cách hạch toán như sau: Nợ TK 431 180.000.000 Có TK 111 180.000.000 KẾT LUẬN Qua quá trình tìm hiểu về kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận tại Công ty TNHH Tư Vấn và Phát Triển Giáo Dục Quốc Tế, nhận thấy tổ chức bộ máy kế toán tại công ty nói riêng và cơ cấu tổ chức công ty nói chung là bước đầu cho sự phát triển của công ty. Hệ thống chính sách nhân sự ổn định và chuyên nghiệp là nền tảng cho những đóng góp của cán bộ - nhân viên - giáo viên tại công ty, nhân viên biết được mình đang làm gì, cần phải làm gì và hiệu quả công việc là mục đích cần đạt được. Kết quả kinh doanh chính là mục đích cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được. Tất cả các doanh thu, chi phí phát sinh được ghi nhận nhằm mục đích xác định lợi nhuận. Qua hơn 10 năm hoat động, công ty từng bước có được chỗ đứng trong thị trường dịch vụ đào tạo ngoại ngữ tại khu vực tỉnh Bình Dương. Học viên của công ty ngày càng tăng so với các năm trước, điều này phần nào chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty tương đối hiệu quả. Nhờ vậy mà công ty càng có nhiều chính sách cải thiện đời sống cán bộ nhân viên. Với đội ngũ cán bộ - nhân viên – giáo viên chuyên nghiệp, tận tình, năng động, nhiệt huyết với nghề cùng với những thành tích đã gặt hái được và những phương hướng trong tương lai, công ty sẽ ngày một tiến xa hơn, đưa tri thức đến với mọi người. TÀI LIỆU THAM KHẢO Th.S Trịnh Ngọc Anh. Bài giảng kế toán tài chính sản xuất. Bộ Tài Chính (2009). Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, 14/09/2006. Bộ Tài chính (2001). Chuẩn mực số 14 – Doanh thu và thu nhập khác, quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, Bộ Tài Chính, 28-33. PGS.TS. Võ Văn Nhị (2009). Hướng dẫn thực hành Kế toán Doanh nghiệp – Kế toán thuế - Sơ đồ kế toán, Nhà xuất bản Tài Chính, Tp.HCM. PHẦN PHỤ LỤC