Đề tài Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

- Lªnin” tËp I cña trêng §¹i häc Kinh tÕ quèc d©n, chi phÝ ®îc ®Þnh nghÜa lµ “ Mét bé phËn cña gi¸ trÞ hµng ho¸, lµ sè t b¶n ®· hao phÝ ®Ó s¶n xuÊt ra hµng ho¸ Êy”. Tuy nhiªn, ®Ó cã sù nh×n nhËn toµn diÖn vµ s¸t thùc vÒ chi phÝ, chóng ta sÏ sö dông kh¸i niÖm vÒ chi phÝ ®îc sö dông réng r·i trong lÜnh vùc kÕ to¸n, kiÓm to¸n, “ Chi phÝ cña doanh nghiÖp lµ biÓu hiÖn b»ng tiÒn cña hao phÝ lao ®éng sèng, hao phÝ lao ®éng vËt ho¸ vµ chi phÝ cÇn thiÕt kh¸c mµ doanh nghiÖp ®· bá ra ®Ó tiÕn hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong mét thêi kú nhÊt ®Þnh”. Qua kh¸i niÖm nµy chóng ta thÊy r»ng chi phÝ kh¸c víi chi tiªu. Chi tiªu ®ã lµ ho¹t ®éng hµng ngµy víi nh÷ng thêi ®iÓm cô thÓ, trong khi chi phÝ chóng ta xÐt trong mét thêi kú, g¾n víi môc tiªu nhÊt ®Þnh. Nh vËy chi phÝ gåm rÊt nhiÒu ho¹t ®éng chi tiªu kh¸c nhau, chi mua nguyªn vËt liÖu, thuª lao ®éng... 2. Ph©n lo¹i chi phÝ. Thùc tÕ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cho thÊy tæng chi phÝ cña mét doanh nghiÖp bao gåm nhiÒu kho¶n chi phÝ nh: chi phÝ mua nguyªn vËt liÖu, chi tiÒn l¬ng, tiÒn thëng, chi tiÒn ®iÖn, níc vµ c¸c nhiªn liÖu kh¸c, chi phÝ mua c¸c dÞch vô; tõ dÞch vô vËn chuyÓn ®Õn vÖ sinh, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ bao b× qu¶ng c¸o, chi phÝ qu¶n lý nh khÊu hao c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng hay chi phÝ cho nh©n viªn v¨n phßng.... C¸c kho¶n chi phÝ hÕt søc ®a d¹ng, phøc t¹p. Muèn sö dông chóng cã hiÖu qu¶ chóng ta cÇn kiÓm so¸t, muèn kiÓm so¸t chóng ta cÇn nhËn biÕt vµ hiÓu néi dung c¸c chi phÝ, v× vËy cÇn ph©n lo¹i chi phÝ. Cã nhiÒu tiªu chÝ ph©n lo¹i kh¸c nhau vµ mét kho¶n môc chi phÝ cã thÓ ®îc liÖt kª vµo nhiÒu lo¹i chi phÝ kh¸c nhau, nhng ®Ó dÔ kiÓm so¸t chóng ta chØ xem nh÷ng tiªu chÝ ph©n lo¹i mµ ë ®ã nhµ qu¶n lý dÔ nhËn biÕt vµ kiÓm so¸t. 2.1. Theo ®èi tîng chi phÝ. 3 XÐt theo ®èi tîng chi phÝ ®ã lµ chóng ta quan t©m ®Õn c¸c kho¶n chi ®ã lµ chi phÝ cho c¸i g×, vµ nh vËy ta cã thÓ chia thµnh ba lo¹i c¬ b¶n: chi phÝ lao ®éng, chi phÝ nguyªn vËt liÖu, chi phÝ chung. 2.1.1. Chi phÝ lao ®éng §ã lµ tæng c¸c kho¶n tiÒn liªn quan ®Õn c«ng nh©n viªn. Ch¼ng h¹n nh c¸c kho¶n tiÒn th ëng, phô cÊp, phóc lîi x· héi...Nhng lao ®éng th× l¹i cã lao ®éng v©t ho¸, lao ®éng sèng, cã thÓ biÕn ®æi hoÆc kh«ng biÕn ®æi theo khèi lîng s¶n phÈm hµng ho¸ s¶n xuÊt ra, v× vËy còng cã thÓ ph©n lo¹i chi phÝ. 1 Chi phÝ lao ®éng trùc tiÕp. Chi phÝ lao ®éng trùc tiÕp bao gåm tiÒn l¬ng vµ c¸c kho¶n tÝnh theo l¬ng ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn trùc tiÕp s¶n xuÊt s¶n phÈm. Nã cã thÓ ph©n bæ cho toµn bé mét ®¬n vÞ s¶n phÈm cô thÓ. Cã thÓ nªu mét vµi vÝ dô vÒ lao ®éng trùc tiÕp nh: S¬n mét s¶n phÈm ®å gç, söa ch÷a mét chi tiÕt m¸y, giao dÞch víi kh¸ch hµng... Vµ chi phÝ cho c¸c lao ®éng thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc ®ã ®îc coi lµ chi phÝ lao ®éng trùc tiÕp. 2 Chi phÝ lao ®éng gi¸n tiÕp. Bao gåm tiÒn l¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l¬ng, c¸c kho¶n trÝch kh¸c cã liªn quan ®Õn nh©n viªn mµ kh«ng thÓ ph©n bæ cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm cô thÓ. Sau ®©y lµ mét sè vÝ dô vÒ lao ®éng gi¸n tiÕp: chi phÝ b¶o dìng m¸y mãc, chi phÝ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña bé phËn tiÕp thÞ, chi phÝ vÖ sinh n¬i lµm viÖc... chóng ta thÊy r»ng kh«ng thÓ ph©n bæ c¸c kho¶n chi phÝ lao ®éng trªn mét ®¬n vÞ s¶n phÈm mét c¸ch trùc tiÕp, mÆc dï chóng rÊt cÇn thiÕt cho toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. ë ®Çy kh¸i niÖm trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp kh«ng cã nghÜa lµ trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Mµ trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp ë ®©y liªn quan ®Õn viÖc tÝnh chi phÝ. Do ®ã tiÒn l¬ng cña mét c«ng nh©n cã thÓ lµ chi phÝ gi¸n tiÕp nÕu doanh nghiÖp tr¶ l¬ng theo th¸ng vµ anh ta tham gia vµo nhiÒu qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ra c¸c s¶n phÈm kh¸c nhau. §Ó hiÓu râ h¬n lao ®éng trùc tiÕp vµ lao ®éng gi¸n tiÕp chóng ta sÏ xem xÐt qua vÝ dô vÒ b¶ng thêi gian thùc hiÖn c«ng viÖc ®îc ¸p dông ë hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp võa vµ nhá. Bé phËn ph©n xëng A C«ng viÖc ®· hoµn thµnh Nguyªn vËt liÖu ®· dïng Thêi gian b¾t ®Çu Thêi gian kÕt thóc Tæng sè thêi gian Thø 2 VËn hµnh m¸y 8 Thø 3 VÖ sinh 8 Thø 4 VËn hµnh m¸y 8 4 Thø 5 VËn hµnh m¸y 8 Thø 6 B¶o dìng 8 Thø 7 VËn hµnh m¸y 8 Chñ nhËt Ta thÊy r»ng 32 giê ®· ®îc sö dông ®Ó vËn hµnh m¸y mãc s¶n xuÊt. §©y lµ nh÷ng giê lao ®éng trùc tiÕp v× chóng cã thÓ ®îc ph©n bæ trùc tiÕp cho s¶n phÈm s¶n xuÊt ra. Ngoµi 8 giê ® îc sö dông ®Ó lµm vÖ sinh, 8 giê ®îc sö dông ®Ó b¶o dìng. §©y lµ nh÷ng giê lao ®éng gi¸n tiÕp do chóng kh«ng thÓ ph©n bæ trùc tiÕp cho tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm. Muèn cho c«ng viÖc qu¶n lý theo ®óng kÕ ho¹ch, ®iÒu rÊt quan träng lµ x©y dùng ®îc b¶ng theo dâi thêi gian thùc hiÖn c«ng viÖc hoÆc c¸c c«ng cô theo dâi kh¸c nh»m kiÓm so¸t khèi lîng c«ng viÖc cña nh©n viªn ph¶i ®îc hoµn thµnh mét c¸ch tû mû vµ chÝnh x¸c nh»m ph©n biÖt thêi gian lao ®éng gi¸n tiÕp vµ thêi gian lao ®éng trùc tiÕp. 2.1.2. Chi phÝ nguyªn vËt liÖu. Nguyªn vËt liÖu lµ mét ®Çu vµo quan träng ®èi víi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña mçi doanh nghiÖp. Ë c¸c doanh nghiÖp kh¸c nhau, lÜnh vùc ho¹t ®éng kh¸c nhau th× møc ®é quan träng, quyÕt ®Þnh dÕn gi¸ thµnh còng kh¸c nhau. Trong c¸c ngµnh c«ng nghiÖp nÆng nh: s¶n xuÊt vËt liÖu x©y dùng, c¬ khÝ, s¾t thÐp... th× chi phÝ nguyªn vËt liÖu chiÕm phÇn lín tæng gi¸ thµnh cña thµnh phÈm. Ngîc l¹i, ë c¸c ngµnh c«ng nghiÖp nhÑ nh: da giÇy, chÕ biÕn thùc phÈm, c¸c ngµnh dÞch vô kh¸ch s¹n, nhµ hµng, gi¶i trÝ, chi phÝ nguyªn vËt liÖu chiÕm tû träng nhá, kho¶ng 10% gi¸ thµnh. ChÝnh v× sù phøc t¹p ®ã chóng ta cÇn ph¶i ph©n lo¹i chi phÝ nguyªn vËt liÖu ®Ó cã mét “c«ng nghÖ”x¸c ®Þnh chi phÝ cho c¸c doanh nghiÖp kh¸c nhau. Chóng ta ®· biÕt r»ng chi phÝ lao ®éng cã thÓ ®îc ph©n chia thµnh chi phÝ lao ®éng trùc tiÕp vµ chi phÝ lao ®éng gi¸n tiÕp. Còng t¬ng tù nh vËy chi phÝ nguyªn vËt liÖu còng cã thÓ ®îc ph©n chia thµnh: 3 Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. Lµ c¸c chi phÝ cña c¸c nguyªn vËt liÖu ®îc sö dông ®Ó cÊu thµnh nªn s¶n phÈm vµ cã thÓ ® îc ph©n bæ trùc tiÕp vµ toµn bé vµo mét ®¬n vÞ s¶n phÈm ®îc s¶n xuÊt ra. §Ó hiÓu râ h¬n ta xem xÐt vÝ dô sau: Mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®å gç néi thÊt, trong ®ã cã mÆt hµng cöa gç phun s¬n. GÇn ®©y doanh nghiÖp ph¶i söa sang l¹i nhµ m¸y vµ dïng s¬n lµm cöa gç ®Ó s¬n l¹i cöa nhµ m¸y. Ban ®Çu chØ lµ phßng lµm viÖc nhng khi dïng cho c¶ nhµ m¸y th× chi phÝ sÏ ®¸ng kÓ. Ta thÊy r»ng chØ s¬n dïng ®Ó s¬n s¶n phÈm cöa gç lµ sö dông trùc tiÕp cho thµnh phÈm v× thÕ ®ã lµ chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. 4 Chi phÝ nguyªn vËt liÖu gi¸n tiÕp. Còng tõ vÝ dô trªn ta thÊy: chi phÝ s¬n dïng s¬n l¹i cöa trong nhµ m¸y lµ chi phÝ nguyªn 5 vËt liÖu gi¸n tiÕp v× lîng s¬n nµy kh«ng ®îc sö dông trùc tiÕp vµo viÖc s¶n xuÊt cöa gç. Nh vËy ta cã thÓ ®i ®Õn kÕt luËn: chi phÝ nguyªn vËt liÖu gi¸n tiÕp lµ chi phÝ cña c¸c nguyªn vËt liÖu mµ kh«ng thÓ ph©n bæ trùc tiÕp vµ toµn bé vµo mét ®¬n vÞ s¶n phÈm ®îc s¶n xuÊt ra. Tuy nhiªn mét nguyªn vËt liÖu ®îc sö dông cho nhiÒu c«ng viÖc kh¸c nhau, th× chóng kh«ng thÓ ph©n bæ tÊt c¶ chi phÝ cho nguyªn vËt liÖu nµy thµnh chi phÝ trùc tiÕp hay chi phÝ gi¸n tiÕp. 5 Chi phÝ tån tr÷ nguyªn vËt liÖu. Kh«ng ph¶i nguyªn vËt liÖu nµo mua vÒ còng ®a vµo s¶n xuÊt ngay mµ phÇn lín lµ nhËp kho dù tr÷. V× thÕ chóng ta còng ph¶i tÝnh ®Õn chi phÝ tån tr÷ nguyªn vËt liÖu, vÝ dô: chi phÝ b¶o qu¶n, chi phÝ thuª mÆt b»ng, tiÒn l·i ®i vay ®Ó mua nguyªn vËt liÖu... Muèn kiÓm so¸t ®îc chi phÝ dù tr÷, nhµ qu¶n lý cã thÓ ®Æt ra møc tån kho tèi ®a cho tÊt c¶ c¸c mÆt hµng dù tr÷. Khi ®ã cã thÓ íc tÝnh chi phÝ tån tr÷ tèi ®a vµo bÊt kú thêi ®iÓm nµo. Møc tån tr÷ tèi ®a cña mét s¶n phÈm hay nguyªn vËt liÖu nµo ®ã mµ b¹n muèn tÝch tr÷ trong kho. 2.1.3. Chi phÝ chung. Cã c¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh nhng kh«ng dÔ dµng ph©n bæ cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm, mét qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cô thÓ. Nh÷ng chi phÝ nh vËy ®îc gäi lµ chi phÝ chung. C¸c chi phÝ nguyªn vËt liÖu gi¸n tiÕp thêng lµ c¸c chi phÝ chung, vÝ dô nh: chi phÝ cho quÇn ¸o b¶o hé lao ®éng vµ trang thiÕt bÞ vÖ sinh, chi phÝ ®iÖn níc, chi phÝ thuª mÆt b»ng s¶n xuÊt, tiÒn l¬ng tr¶ cho nh©n viªn kh«ng trùc tiÕp tham gia vµo quy tr×nh s¶n xuÊt hoÆc kh«ng trùc tiÕp cung cÊp dÞch vô nh: nh©n viªn b¶o vÖ, thî b¶o dìng, th ký vµ nh©n viªn lÔ t©n. 2.2. Ph©n lo¹i theo møc ®é biÕn ®éng chi phÝ. Ta thÊy r»ng nh÷ng chi phÝ mµ tæng cña chóng thay ®æi cïng víi møc s¶n lîng th× ®îc gäi lµ chi phÝ biÕn ®æi. Cßn nh÷ng chi phÝ mµ tæng cña chóng kh«ng thay ®æi cïng víi møc s¶n lîng th× ®îc gäi lµ chi phÝ cè ®Þnh. 2.2.1. Chi phÝ cè ®Þnh. Tõ sù ph©n tÝch trªn ta thÊy chi phÝ cè ®Þnh kh«ng bÞ ¶nh hëng bëi lîng hµng s¶n xuÊt ra. VÝ dô nh chi phÝ thuª cöa hµng cña doanh nghiÖp s¶n xuÊt b¸nh ngät, nã còng cã thÓ thay ®æi nhng lµ do tho¶ thuËn víi bªn cho thuª vµ chÞu ¶nh hëng cña gi¸ thuª mÆt b»ng chø kh«ng ph¶i bëi lîng b¸nh ngät s¶n xuÊt ra. 2.2.2. Chi phÝ biÕn ®æi. Còng xÐt trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt b¸nh ngät ë vÝ dô trªn, th× nh÷ng bao b×, vá bäc b¸nh ngät biÕn ®æi theo lîng b¸nh ngät vµ ®ã lµ chi phÝ biÕn ®æi. Theo nguyªn t¾c chung, c¸c chi phÝ biÕn ®æi sÏ dÔ kiÓm so¸t h¬n so víi chi phÝ cè ®Þnh v× ®Þnh phÝ thêng lµ nh÷ng chi phÝ ®· tr¶ tríc, nay ®îc khÊu hao l¹i hay nh÷ng chi phÝ ®· ®îc tho¶ thuËn trong c¸c hîp ®ång ®· ký. Cßn c¸c kho¶n biÕn phÝ cã thÓ gi¶m xuèng nÕu doanh nghiÖp 6 cè g¾ng kiÓm so¸t chóng. 3. §Þnh møc chi phÝ. Khi kiÓm so¸t chi phÝ th× ®iÒu quan träng lµ ph¶i lµm thÕ nµo ®Ó biÕt ®îc doanh nghiÖp ®ang qu¶n lý nh÷ng kho¶n chi ®óng vµ cÇn ph¶i gi¶m bao nhiªu lµ hîp lý?V× vËy, cÇn ph¶i ®Þnh møc chi phÝ, nh»m híng c¸c kho¶n chi trong thùc tÕ tíi chi phÝ môc tiªu hay chi phÝ dù kiÕn. Còng tõ ®ã chóng ta nhËn biÕt ®îc sù t¨ng gi¶m cña chi phÝ vµ t×m hiÓu nguyªn nh©n ®Ó xö lý. Ta cã thÓ ®i ®Õn kÕt luËn “ §Þnh møc chi phÝ lµ kho¶n chi ®îc ®Þnh tríc b»ng c¸ch lËp ra nh÷ng tiªu chuÈn g¾n víi tõng trêng hîp hay tõng ®iÒu kiÖn lµm viÖc cô thÓ”(2). §Þnh møc chi phÝ kh«ng nh÷ng chØ ra ®îc mét kho¶n chi dù kiÕn lµ bao nhiªu mµ cßn x¸c ®Þnh nªn chi tiªu trong trêng hîp nµo, ®iÒu kiÖn nµo. §Þnh møc chi phÝ cã hai néi dung chÝnh sau: §Þnh møc gi¸: §îc x¸c ®Þnh b»ng c¸ch céng tæng c¸c kho¶n chi l¹i. §Þnh møc lîng: lµ ®Þnh møc kü thuËt liªn quan tíi sè lîng thµnh phÇn nguyªn vËt liÖu ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm, sè lîng vµ lo¹i lao ®éng s¶n xuÊt, lµm viÖc trong doanh nghiÖp. Chi phÝ lu«ng biÕn ®æi phøc t¹p v× thÕ c¸c ®Þnh møc chi phÝ ph¶i ®îc xem xÐt l¹i thêng xuyªn ®Ó ®¶m b¶o tÝnh hîp lý cña chóng. 7 II. KiÓm so¸t chi phÝ. 1. kh¸i niÖm: Chi phÝ lµ mét néi dung quan träng trong ho¹t ®éng tµi chÝnh cña mçi doanh nghiÖp. KiÓm so¸t chi phÝ lµ mét chøc n¨ng qu¶n lý cã ý thøc vµ rÊt quan träng trong qu¸ tr×nh qu¶n lý cña doanh nghiÖp. §ã lµ sù t¸c ®éng cña chñ thÓ qu¶n lý nh»m nhËn biÕt, hiÓu biÕt c¸c néi dung chi phÝ nh»m sö dông hiÖu qu¶ nhÊt c¸c kho¶n chi phÝ mµ doanh nghiÖp ®· bá ra. §Ó lµm tèt chøc n¨ng nµy nhµ qu¶n lý cÇn tr¶ lêi c¸c c©u hái: Doanh nghiÖp cã nh÷ng kho¶n môc chi phÝ nµo?; tiªu chuÈn, ®Þnh møc chi phÝ lµ bao nhiªu?; chi phÝ nµo cha hîp lý? Nguyªn nh©n v× sao?, biÖn ph¸p gi¶i quyÕt? . §Ó tiÕn hµnh kiÓm so¸t chi phÝ c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp cÇn ph¶i ®a ra c¸c tiªu chuÈn, néi dung vµ môc tiªu kiÓm so¸t chi phÝ, dùa trªn c¸c nguyªn t¾c thèng nhÊt. Tõ ®ã x©y dùng hÖ thèng kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp víi nh÷ng h×nh thøc kiÓm so¸t thÝch hîp, cïng chi phÝ kiÓm so¸t, ph¬ng tiÖn c«ng cô ®îc sö dông cho ho¹t ®éng kiÓm so¸t nµy vµ cuèi cïng ®i tíi c¸c gi¶i ph¸p ®iÒu chØnh. Nh÷ng bíc c«ng viÖc ®ã cã thÓ ®îc cô thÓ qua s¬ ®å sau: 8 S¬ ®å qu¸ tr×nh kiÓm so¸t chi phÝ 2. TÝnh tÊt yÕu cña viÖc kiÓm so¸t chi phÝ. Cã nhiÒu nguyªn nh©n lµm cho kiÓm so¸t chi phÝ trë thµnh chøc n¨ng tÊt yÕu cña qu¶n lý. Trong kinh doanh, kiÓm so¸t chi phÝ lµ kiÓm chøng xem c¸c kho¶n chi cã ®îc thùc hiÖn theo ®óng kÕ ho¹ch hay kh«ng, vµ ph¶i t×m ra nh÷ng nguyªn nh©n sai sãt ®Ó ®iÒu chØnh. KiÓm so¸t chi phÝ lµ nhu cÇu c¬ b¶n nh»m hoµn thiÖn c¸c quyÕt ®Þnh trong qu¶n lý trong lÜnh vùc tµi chÝnh. ThÈm ®Þnh tÝnh ®óng sai, hiÖu qu¶ cña c¸c kho¶n chi phÝ. §ång thêi kiÓm so¸t ®îc nh÷ng yÕu tè ¶nh hëng ®Õn tÝnh hîp lý vµ khi kiÓm so¸t chi phÝ ®îc më réng ®èi tîng tham gia trong toµn doanh nghiÖp sÏ t¨ng kh¶ n¨ng hîp t¸c hiÖu qu¶ gi÷a c¸c ban ngµnh, c¸c bé phËn, c¸c c¸ nh©n më réng d©n chñ, khuyÕn khÝch uû quyÒn, mét xu híng trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng. §ã ph¶i lµ ho¹t ®éng liªn tôc víi nh÷ng sù ®æi míi kh«ng ngõng. 3. Vai trß cña kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp Suy cho cïng doanh nghiÖp nµo còng híng tíi môc tiªu lîi nhuËn. Mµ chóng ta biÕt r»ng lîi nhuËn ®îc x¸c ®Þnh bëi c«ng thøc ®¬n gi¶n sau: Lîi nhuËn= Doanh thu- chi phÝ Nh vËy ®Ó thu ®îc nhiÒu lîi nhuËn chóng ta chØ cã hai c¸ch: Mét lµ t¨ng doanh thu, ®iÒu nµy ®ång nghÜa víi viÖc t¨ng gi¸ b¸n khi mµ sè lîng hµng ho¸ s¶n xuÊt ra kh«ng ®æi. Nhng thêng th× chóng ta nhËn ®îc kÕt qu¶ l¹i khi mµ trªn thÞ trêng ®Çy nh÷ng ®èi thñ c¹nh tranh, hµng ho¸ thay thÕ vµ hµng ho¸ bæ sung. Nh vËy gi¶i ph¸p nµy rÊt 9 thiÕu tÝnh kh¶ thi. C¸ch thø hai lµ gi¶m chi phÝ b»ng ho¹t ®éng kiÓm so¸t cña doanh nghiÖp. §ã lµ nh÷ng kho¶n chi mµ doanh nghiÖp cã thÓ chñ ®éng gi¶m, sö dông cã hiÖu qu¶. Vµ khi mµ doanh nghiÖp tÝnh gi¸ b¸n hµng b»ng c¸ch céng gi¸ thµnh víi lîi nhuËn mong muèn th× viÖc gi¶m chi phÝ sÏ lµm gi¶m gi¸ thµnh, ®ã lµ lîi thÕ c¹nh tranh rÊt lín trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng g¾n víi xu thÕ héi nhËp hiÖn nay. Râ rµng lµ kiÓm so¸t chi phÝ cã vai trß rÊt quan träng trong ho¹t ®éng qu¶n lý doanh nghiÖp, mét néi dung cÇn tËp trung nghiªn cøu, chñ ®éng tiÕn hµnh liªn tôc, triÖt ®Ó. 4. C¸c nh©n tè ¶nh hëng tíi kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp. KiÓm so¸t chi phÝ bÞ ¶nh hëng bëi nhiÒu nh©n tè, c¶ bªn trong vµ bªn ngoµi doanh nghiÖp. Nhng tËp trung l¹i cã nh÷ng nh©n tè c¬ b¶n sau: Th«ng tin thùc tÕ c¸c kho¶n chi phÝ trong doanh nghiÖp. §ã lµ ®iÒu kiÖn tiªn quyÕt ®Ó c¸c chñ thÓ qu¶n lý thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm so¸t, chØ khi nhËn biÕt vµ hiÓu thùc tÕ chi phÝ trong doanh nghiÖp th× míi cã thÓ x¸c ®Þnh ®îc nh÷ng kho¶n chi phÝ cÇn ®iÒu chØnh còng nh nh÷ng kinh nghiÖm tèt tõ nh÷ng kho¶n chi hiÖu qu¶. Nh©n tè thø hai ®ã lµ hÖ thèng tiªu chuÈn ®Þnh møc mµ doanh nghiÖp x©y dùng. §ã lµ nh÷ng môc tiªu ®· ®îc sè ho¸ trªn nh÷ng kÕ ho¹ch, ch¬ng tr×nh môc tiªu cña doanh nghiÖp, trªn c¬ së tõ nh÷ng kÕt qu¶ ph©n tÝch kinh tÕ vi m« vµ môc tiªu cña doanh nghiÖp. Quan hÖ cung cÇu trªn thÞ trêng ®©ï vµo còng lµ nh©n tè ¶nh hëng lín tíi kÕt qu¶ chi phÝ. Sù biÕn ®éng quan hÖ cung cÇu ®Çu vµo biÓu hiÖn qua gi¸ c¶, khi gi¸ t¨ng chi phÝ sÏ t¨ng vµ gi¸ gi¶m doanh nghiÖp sÏ gi¶m ®îc gi¸ thµnh s¶n phÈm. §©y lµ nh©n tè thuéc m«i trêng bªn ngoµi doanh nghiÖp, do ®ã doanh nghiÖp chØ cã thÓ chÊp nhËn, thÝch øng theo xu híng biÕn ®éng ®ã. Cuèi cïng kiÓm so¸t chi phÝ chÞu t¸c ®éng tõ chÝnh nh÷ng hÖ thèng gi¶i ph¸p, c«ng cô mµ doanh nghiÖp ®a ra. Trªn c¬ së nh÷ng th«ng tin cã ®îc, nh÷ng gi¶i ph¸p ®Ó sö dông chi phÝ mét c¸ch cã hiÖu qu¶ sÏ ®îc ®a ra vµ kÕt qu¶ ®¹t ®îc ®Õn ®©u phô thuéc vµo tÝnh ®óng ®¾n cña nh÷ng biÖn ph¸p ®ã. 10 Ch¬ng II Néi dung kiÓm so¸t chi phÝ I. Nguyªn t¾c chung. 1. Lu«n gi¸m s¸t chi phÝ thuéc kh¶ n¨ng kiÓm so¸t. Thùc chÊt cña nguyªn t¾c nµy lµ sù kÕt hîp cña hai nguyªn lý: kiÓm so¸t cã träng ®iÓm vµ nguyªn lý®é ®a d¹ng thÝch hîp. Së dÜ nh vËy lµ v× trong doanh nghiÖp c¸c kho¶n môc chi phÝ rÊt ®a d¹ng, phøc t¹p mµ kh«ng ph¶i chi phÝ nµo chóng ta còng cã thÓ thay ®æi theo mong muèn v× cã nh÷ng kho¶n chi phÝ cè ®Þnh theo c¸c hîp ®ång.V× vËy doanh nghiÖp nªn tËp trung vµo nh÷ng kho¶n chi mang tÝnh biÕn ®éng lín mµ b»ng sù tÝch cùc cña m×nh doanh nghiÖp cã thÓ ® a ra nh÷ng gi¶i ph¸p nh»m sö dông hiÖu qu¶ tiÕt kiÖm. Còng theo nguyªn t¾c nµyc¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp cÇn ph¶i x¸c ®Þnh râ tÇm kiÓm so¸t cña m×nh ®Ó cã thÓ x©y dùng kÕ ho¹ch lµm viÖc phï hîp víi chøc n¨ng, quyÒn h¹n c¸c bé phËn c¸ nh©n lµm sao ®¶m b¶o tÝnh hÖ thèng vµ ph¸t huy sù s¸ng t¹o cña mäi ngêi. Cã nh vËy trong ph¹m vi tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n, quyÒn lîi cña m×nh th× tõng c¸ nh©n sÏ thùc hiÖn hiÖu qu¶. 2. CÇn khai th¸c hiÖu qu¶ tèi ®a nh÷ng chi phÝ mµ doanh nghiÖp kh«ng thÓ thay ®æi. Th«ng thêng nh÷ng chi phÝ mµ ®îc x¸c ®Þnh qua c¸c hîp ®ång lao ®éng, thuª mÆt b»ng, khÊu hao... lµ cè ®Þnh trong tõng thêi kú vµ doanh nghiÖp kh«ng thÓ thay ®æi. Nhng víi môc tiªu lµ sö dông hiÖu qu¶ c¸c kho¶n chi phÝ, doanh nghiÖp cÇn ®a ra c¸c gi¶i ph¸p tèi ®a ho¸ hiÖu qu¶, mµ suy cho cïng lµ lµm t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng. VÝ dô nh cÇn th¾t chÆt kû luËt hoÆc thëng ph¹t hîp lý ®Ó ngêi lao ®éng lµm viÖc xøng ®¸ng víi tiÒn c«ng mµ doanh nghiÖp tr¶ cho hä. HoÆc cÇn ph¶i cho m¸y mãc ch¹y ®óng c«ng suÊt ®Ó khÊu hao ®îc hiÖu qu¶...cã nh vËy nh÷ng chi phÝ cè ®Þnh ®ã sÏ ph¸t huy hiÖu qu¶ cho dï doanh nghiÖp ho¹t ®éng ë bÊt kú lÜnh vùc nµo vµ h×nh thøc nµo. 11 3. LËp b¸o c¸o liªn tôc cho c¸c kho¶n chi phÝ cña doanh nghiÖp. C¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn ph¶i cã th«ng tin kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ s¸t thùc, ®ã lµ ®iÒu kiÖn quan träng cho hä cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n. Th«ng tin lµ ®Çu vµo cña quyÕt ®Þnh v× thÕ ®Ó cã th«ng tin hä cÇn ®îc b¸o c¸o ®Çy ®ñ, kÞp thêi qua c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh, mµ trong ®ã b¸o c¸o chi phÝ lµ bé phËn quan träng lµ mét vÕ cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. Muèn cã ®îc c¸c b¸o c¸o chi phÝ liªn tôc th× hÖ thèng kiÓm so¸t trong doanh nghiÖp ph¶i liªn th«ng vµ quan träng ph¶i cã sù tham gia ®Çy ®ñ cña mäi ngêi. C¸c phßng ban, c¸c c¸ nh©n ®Òu cã thÓ tham gia, ph¶n ¸nh khi cã vÊn ®Ò vÒ chi phÝ cã nh vËy vÊn ®Ò chi phÝ sÏ ® îc ph¸t hiÖn kÞp thêi vµ chÝnh x¸c tõ ®ã ®a ra gi¶i ph¸p thÝch hîp. 4. Nguyªn t¾c kh¸ch quan. §©y lµ mét nguyªn t¾c chung cho chøc n¨ng kiÓm so¸t trong bÊt kú lo¹i h×nh tæ chøc nµo. Nhng nã ®Æc biÖt quan träng víi c¸c doanh nghiÖp vµ víi chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ. V× chi phÝ nh ®· ph©n tÝch ngay tõ ban ®Çu lµ ph¹m trï kinh tÕ phøc t¹p, liªn quan ®Õn nhiÒu ngêi vµ bÞ chi phèi bëi vÊn ®Ò lîi Ých. V× vËy kiÓm so¸t chi phÝ muèn hiÖu qu¶. Râ rµng kiÓm so¸t chi phÝ mµ kh«ng kh¸ch quan sÏ dÔ ®a ra quyÕt ®Þnh tuú tiÖn theo chñ kiÕn cña m×nh vµ khi kh«ng ®óng thùc tÕ sÏ g©y ra nh÷ng th«ng tin ph¶n håi thÊt thiÖt cho c¸c nhµ qu¶n lý vµ rÊt dÔ g©y ra kÕt qu¶ lµ sù ly t¸n, t©m lý nghi ngê trong doanh nghiÖp, t¹o ®iÒu kiÖn lµm h háng cho nh÷ng c¸ nh©n lµm nhiÖm vô kiÓm so¸t. 5. Nguyªn t¾c cã chuÈn mùc. NhiÖm vô cña kiÓm so¸t chi phÝ lµ ®em l¹i hiÖu qu¶ sö dông chi phÝ cho doanh nghiÖp, ®ã lµ dÊu mèc mµ nhê ®ã ho¹t ®éng kiÓm so¸t chi phÝ cã c¬ së ®Ó so s¸nh ®¸nh gi¸. HÖ thèng chuÈn mùc ë ®©y cô thÓ lµ nh÷ng ®Þnh møc ®· ®îc x©y dùng trong kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. VÒ thêi h¹n, sè lîng, gi¸ c¶, c¸c mèi quan hÖ víi gi¸ thµnh vµ víi tæng nguån vèn cña doanh nghiÖp. 12 6. Nguyªn t¨c kinh tÕ. §Ó chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ ®îc tiÕn hµnh, doanh nghiÖp cÇn ®Õn con ngêi, c«ng cô v× thÕ cÇn ph¶i tèn chi phÝ. Nguyªn t¾c kinh tÕ ®ßi hái kiÓm so¸t chi phÝ ph¶i thu ®îc hiÖu qu¶ tøc lµ nh÷ng lîi Ých thu ®îc ph¶i lín h¬n chi phÝ doanh nghiÖp bá ra ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm so¸t mét kho¶n chi phÝ nµo ®ã, hoÆc tæng thÓ chi phÝ cña doanh nghiÖp. Tr¸nh l·ng phÝ cho nh÷ng c«ng viÖc kh«ng cÇn thiÕt mµ ®i ngîc l¹i môc tiÒu ®Ò ra. II. X©y dùng c¸c ®Þnh møc hiÖu qu¶ chi phÝ. Trong viÖc kiÓm so¸t chi phÝ bíc ®Çu tiªn lµ x¸c ®Þnh kho¶n nµo cÇn chi råi híng c¸c kho¶n chi ®ã tíi chi phÝ mong muèn. Trong ch¬ng I em ®· tr×nh bµy kh¸i niÖm ®Þnh møc chi phÝ. Trong phÇn nµy chóng ta sÏ t×m hiÓu nh÷ng ®Þnh møc chi phÝ kh¸c nhau vµ lµm thÕ nµo ®Ó ¸p dôngvµo viÖc kiÓm so¸t chi phÝ cña doanh nghiÖp. Néi dung nµy sÏ ®îc g¾n víi nhiÒu vÝ dô kh¸c nhau. 1. X©y dùng ®Þnh møc. §©y lµ c«ng viÖc rÊt khã kh¨n ®ßi hái møc ®é lîng ho¸ cao ®Ó doanh nghiÖp cã c¨n cø ph©n tÝch ®¸nh gi¸ c¸c kho¶n chi phÝ. CÇn ph¶i x©y dùng hai lo¹i ®Þnh møc c¬ b¶n lµ ®Þnh møc gi¸ vµ ®Þnh møc l¬ng. 1.1. §Þnh møc gi¸ §îc x¸c ®Þnh b»ng c¸ch c«ng tæng c¸c chi phÝ liªn quan l¹i.Khi cÇn x©y dùng ®Þnh møc gi¸ vÒ nguyªn vËt liÖu chóng ta sÏ céng c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn mua nguyªn vËt liÖu vµ xem xÐt mèi quan hÖ víi nguån vèn cña chóng ta, vèn s¶n phÈm. Trong mét thÞ trêng mµ cã nhiÒu nhµ cung cÊp chóng ta sÏ x¸c ®Þnh gi¸ nguyªn vËt liÖu nµo hîp lý nhÊt. VÝ dô nh mét qu¸n c¬m cung cÊp c¸c s¶n phÈm lµ c¸c mãn ¨n theo suÊt tõ 5000®ång- 12000 ®ång. Th× trong ®ã gi¸ g¹o vµ gÝa thøc ¨n chØ ®îc phÐp tõ 4000 ®ång- 10000 ®ång vµ theo ®ã sÏ x¸c ®Þnh gi¸ g¹o nµo lµ hîp lý... Th«ng thêng ®Þnh møc gi¸ phô thuéc vµo thÞ trêng vµ Ýt ¶nh hëng cña nhµ qu¶n lý. Còng nh vËy víi tiÒn l¬ng còng cã gi¸ trÞ cô thÓ v× thÕ cÇn cã ®Þnh møc l¬ng. TiÒn l¬ng vµ c¸c kho¶n chi l¬ng liªn quan tíi lao ®éng ®îc céng l¹i h×nh thµnh ®Þnh møc l¬ng. CÇn ph¶i xem xÐt c«ng ®o¹n s¶n xuÊt cô thÓ, s¶n phÈm cô thÓ th× cÇn lo¹i lao ®éng øng víi møc l¬ng nµo. VÝ dô mét cöa hµng Internet cÇn thuª mét nh©n viªn tr«ng phßng m¸y. Víi møc ®é c«ng viÖc kh«ng mÊy khã kh¨n nh vËy cöa hµng chØ cÇn nh÷ng ngêi cã tr×nh ®é tin häc ë møc ®é trung b×nh víi møc l¬ng kho¶ng 700000 ®ång/th¸ng ®Õn 800000 ®ång/th¸ng thay v× nh÷ng kü s c«ng nghÖ th«ng tin víi møc l¬ng vµi triÖu ®ång. §©y lµ nh÷ng ®Þnh møc mang tÝnh thùc tÕ, v× chóng cho phÐp sai lÖch ë møc ®é chÊp nhËn ®îc khi thùc hiÖn. NÕu nh doanh nghiÖp cã ®éi ngò c«ng nh©n ®îc qu¶n lý tèt vµ s½n sµng hîp t¸c th× doanh nghiÖp sÏ dÔ dµng ®¹t ®îc nh÷ng ®Þnh møc nµy. 1.2. §Þnh møc lîng 13 §ã lµ viÖc x¸c ®Þnh cô thÓ nh÷ng sè lîng cô thÓ vÒ nguyªn vËt liÖu, thêi gian hao phÝ lao ®éng x· héi cÇn thiÕt mµ doanh nghiÖp sö dông. §Ó x¸c ®Þnh ®Þnh møc lîng th× doanh nghiÖp cÇn ®Õn c¸c chuyªn gia h¹ch to¸n kinh tÕ vµ c¶ nh÷ng kü s. VÝ dô khi doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®å gç gia dông. CÇn x©y dùng ®Þnh møc l¬ng víi s¶n phÈm bµn ghÕ salon. Khi ®ã cÇn x¸c ®Þnh lîng gç hao tèn lµ bao nhiªu m3? Thêi gian hoµn thµnh lµ bao nhiªu giê lao ®éng? §Þnh møc lîng phô thuéc nhiÒu vµo sù chñ ®éng cña doanh nghiÖp thay v× c¸c yÕu tè thÞ trêng. Ta ®Æc biÖt thÊy râ ®iÒu nµy ë c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc n«ng nghiÖp n¬i mµ vÊn ®Ò b¶o qu¶n n«ng s¶n ®ãng vai trß quan träng.§ång thêi viÖc th¾t chÆt kû luËt lµm viÖc vµ h¹n chÕ thêi gian nhµn rçi ngoµi dù kiÕn do c¸c nguyªn nh©n kh¸c nhau (mÊt ®iÖn, thiÕu nguyªn vËt liÖu) doanh nghiÖp cã thÓ t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng vµ gi¶m thêi gian lao ®éng/1®vsp. V× vËy doanh nghiÖp cÇn chñ ®éng x©y dùng hÖ thèng ®Þnh møc hiÖu qu¶, chÝnh x¸c vµ gi¸m s¸t thùc hiÖn theo ®Þnh møc ®ã. 2. Ph©n tÝch biÕn ®éng chi phÝ xung quanh ®Þnh møc hiÖu qu¶. XuÊt ph¸t tõ sù biÕn ®éng cña lîi nhuËn doanh nghiÖp, nhµ qu¶n lý sÏ nhËn thÊy sù biÕn ®éng cña chi phÝ. BiÕn ®éng cã thÓ lµ bÊt lîi nÕu chi phÝ thùc sù lín h¬n chi phÝ ®Þnh møc vµ sÏ cã lîi nÕu chi phÝ thùc nhá h¬n chi phÝ ®Þnh møc. Nhng dï lµ cã lîi hay bÊt lîi th× ®iÒu quan träng víi nhµ qu¶n lý lµ ph¶i hiÓu sù biÕn ®éng ®ã, xem xÐt nguyªn nh©n s©u xa cña sù biÕn ®éng ®Ó cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n tiÕp theo. Muèn lµm ®iÒu ®ã nhµ qu¶n lý cÇn ph¶i ph©n tÝch sù biÕn ®éng chi phÝ. §Æt gi¶ thiÕt r»ng trong kú kinh doanh võa qua lîi nhuËn cña doanh nghiÖp gi¶m. Sau khi xem xÐt kü c¸c sè liÖu kÕ to¸n thÊy r»ng chi phÝ nguyªn vËt liÖu t¨ng lªn qu¸ nhiÒu. Nhµ qu¶n lý cÇn ph¶i tr¶ lêi c©u hái t¹i sao chi phÝ l¹i t¨ng lªn? Do yÕu tè kh¸ch quan - gi¸ c¶ nguyªn vËt liÖu t¨ng lªn do yÕu tè chñ quan - lîng phÕ liÖu qu¸ nhiÒu. §ã lµ mét vÝ dô ph©n tÝch biÕn ®éng chi phÝ, nhng khi chi phÝ biÕn ®æi th× cã thÓ do mét hoÆc tËp hîp c¸c lo¹i chi phÝ kh¸c nhau nh chi phÝ lao ®éng, chi phÝ nguyªn vËt liÖu, chi phÝ chung. Vµ ®Ó ph©n tÝch sù biÕn ®éng mét c¸ch chi tiÕt theo mét ph¬ng ph¸p ®óng chóng ta cã thÓ sö dông “BiÓu ®å biÕn ®éng chi phÝ”(3) 14 S¬ ®å 1: M« h×nh biÕn ®éng lîi nhuËn 15 Vµ biÕn ®éng chi phÝ ®îc cô thÓ, chi tiÕt ho¸ nh sau: S¬ ®å 2: M« h×nh biÕn ®éng chi phÝ ViÖc tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm theo ®Þnh møc tõng chi phÝ sÏ gióp ta thÊy ®îc c¸c biÕn ®éng chi phÝ. Nh vËy ta sÏ biÕt cô thÓ chi phÝ nµo biÕn ®éng vµ do nguyªn nh©n nµo, biÕn ®éng chi phÝ nguyªn vËt liÖu cã thÓ do gi¸ t¨ng hoÆc sö dông nguyªn vËt liÖu kh«ng hiÖu qu¶ t¹o ra nhiÒu phÕ liÖu, còng nh vËy chi phÝ lao ®éng trùc tiÕp t¨ng cã thÓ do l¬ng t¨ng v× khÊu hao lao ®éng hoÆc do n¨ng suÊt lao ®éng gi¶m còng cã thÓ v× biÕn ®éng thêi gian nhµn dçi t¨ng lªn khi mÊt ®iÖn, thiÕu nguyªn liÖu.... Tõ ®ã chóng ta sÏ cã nh÷ng gi¶i ph¸p thay ®æi chø kh«ng ph¶i quy tr¸ch nhiÖm cho ai ®ã. Tuy nhiªn c¸c biÕn ®éng thêng cã quan hÖ t¬ng t¸c víi nhau. Ch¼ng h¹n khi ta gi¶i quyÕt biÕn ®éng gi¸ b»ng c¸ch sö dông nguyªn vËt liÖu gi¸ rÎ, ®iÒu nµy thêng dÉn tíi viÖc t¹o ra nhiÒu phÕ liÖu h¬n vµ biÕn ®éng lîng sö dông sÏ t¨ng. V× vËy cÇn xem xÐt kü nh÷ng hËu qu¶ kÌm theo nh÷ng gi¶i ph¸p. 16 III. VÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ ë c¸c doanh nghiÖp níc ta. 1. VÒ nhËn thøc, lý lô©n. VÊn ®Ò nhËn thøc vµ lý luËn kiÓm so¸t chi phÝ ë c¸c doanh nghiÖp níc ta cßn rÊt non kÐm. DÉu r»ng bÊt kú doanh nghiÖp nµo khi ho¹t ®éng còng muèn kiÓm so¸t chi phÝ theo mong muèn. Nhng ®Ó cã ®îc lîi nhuËn c¸c doanh nghiÖp thay v× kiÓm so¸t chi phÝ cña m×nh th× hä l¹i thêng xuyªn lo ch¹y trät, t×m kiÕm nh÷ng hîp ®ång mèi lµm ¨n thiÕu tÝnh c¹nh tranh. C¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam v× thÕ cha thÓ c¹nh tranh b»ng lîi thÕ vÒ gi¸ c¶. VÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ cha ®îc nhËn thøc s©u s¾c v× thÕ cha cã mét c«ng nghÖ, khoa häc cho vÊn ®Ò nµy ë ViÖt Nam. Thùc tÕ lµ cã rÊt Ýt cuèn s¸ch cña ViÖt Nam viÕt vÒ kiÓm so¸t chi phÝ. Cho ®Õn n¨m 2002 vÊn ®Ò nµy míi ®îc ph¸t triÓn mµ ®iÓn h×nh lµ Ch¬ng tr×nh tËp huÊn “ kiÓm so¸t chi phÝ” ®îc tæ chøc trªn toµn quèc do “Ch¬ng tr×nh ph¸t triÓn dù ¸n S«ng Mª K«ng” (MPDF) b¶o trî. Trong thêi ®iÓm nµy nhËn thøc vµ lý luËn cña c¸c nhµ qu¶n lý vÒ kiÓm so¸t chi phÝ cÇn ph¶i thÊu ®¸o, s©u s¾c ®Ó cã thÓ triÓn khai s¸ng t¹o theo nh÷ng ®Æc trng cña doanh nghiÖp m×nh nh»m h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Cã nh vËy c¸c doanh nghiÖp míi hy väng tù do c¹nh tranh trong thêi gian tíi khi mµ nÒn kinh tÕ cña níc ta héi nhËp m¹nh vµo AFTA. 2. Thùc tr¹ng kiÓm so¸t chi phÝ - h¹ gi¸ thµnh. XuÊt ph¸t tõ sù yÕu kÐm vÒ nhËn thøc, lý luËn chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ mµ níc ta c¸c doanh nghiÖp phÇn lín kh«ng kiÓm so¸t ®îc chi phÝ cña m×nh dÉn tíi gi¸ thµnh s¶n phÈm rÊt cao, l·ng phÝ nguyªn vËt liÖu nhiÒu, n¨ng suÊt lao ®éng thÊp. Ngµy nay, sè s¶n phÈm C«ng nghiÖp cña ViÖt Nam ®· cã uy tÝn vµ vÞ trÝ trªn thÞ trêng. Nh ng nhiÒu s¶n phÈm trong sè ®ã tån t¹i ®îc lµ nhê sù b¶o hé cña nhµ níc th«ng qua c¸c biÖn ph¸p thuÕ quan vµ phi thuÕ quan. “Theo nhËn xÐt cña Bé tµi chÝnh, so víi thÞ trêng khu vùc vµ thÕ giíi, møc gi¸ ®Çu vµo ë ViÖt Nam cã sù chªnh lÖch rÊt lín, còng cã nghÜa lµ chi phÝ ®Çu vµo cña c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam rÊt cao”(4). Tuy r»ng kiÓm so¸t chi phÝ vµ gi¶m chi phÝ lµ kh«ng ®ång nhÊt nhng ®Òu híng tíi gi¶i quyÕt vÊn ®Ò gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt mµ ®©y lµ vÊn ®Ò nan gi¶i ë níc ta. Thêi h¹n ViÖt Nam cam kÕt c¾t gi¶m thuÕ quan theo CEPT/AFTA ®ang tíi gÇn. Do vËy, ®Ó tån t¹i c¸c doanh nghiÖp buéc ph¶i n©ng cao tÝnh c¹nh tranh, trong ®ã nh©n tè quan träng lµ gi¶m chi phÝ. Muèn gi¶m chi phÝ l¹i phô thuéc vµo nhiÒu nh©n tè. Ngoµi yÕu tè chñ quan cßn c¸c nh©n tè kh¸ch quan nh c¬ chÕ, chÝnh s¸ch cña nhµ níc. VÒ phÇn c¸c doanh nghiÖp hä ®· tËp trung vµo vÊn ®Ò gi¶m chi phÝ, ®Æc biÖt ë c¸c tæng c«ng ty lín. ë tæng c«ng ty Ho¸ chÊt ViÖt Nam 9 th¸ng ®Çu n¨m 2002, tèc ®é t¨ng trëng s¶n xuÊt c«ng nghiÖp ®¹t 16,6% t¨ng 2,6% víi môc tiªu ®Ò ra nhng lîi nhuËn l¹i kh«ng t¨ng thËm chÝ tiÒn l¬ng cña mét sè doanh nghiÖp l¹i gi¶m, trung b×nh tõ 2,1triÖu/ngêi/th¸ng xuèng cßn 17 1,8triÖu/ngêi/th¸ng. Qua ph©n tÝch nguyªn nh©n v× gi¸ nguyªn liÖu cao su vµ lu huúnh t¨ng gÊp 2 lÇn so víi n¨m 2001 trong khi gi¸ thµnh s¶n phÈm kh«ng ®æi, tiÒn ®iÖn s¶n xuÊt còng t¨ng gi¸... Vµ vÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ doanh nghiÖp ®· cho s¶n xuÊt ban ®ªm ®Ó hëng gi¸ ®iÖn u ®·i, nghiªn cøu nguyªn liÖu thay thÕ. Râ rµng chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ ®· ®îc quan t©m vµ cã hiÖu qu¶ khi ®a ra c¸c gi¶i ph¸p gi¶i quyÕt. Víi tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam hä còng ®· cã rÊt nhiÒu biÖn ph¸p gi¶m chi phÝ. 6 th¸ng ®Çu n¨m 2003 ngµnh thÐp ®¹t gÇn 1,5 triÖu tÊn, t¨ng 26% so víi cïng kú n¨m 2002. Theo «ng NguyÔn H÷u Th¬ tr¶ lêi trªn t¹p chÝ C«ng nghiÖp ViÖt Nam sè 20/2002 th× do c«ng ty c©n nh¾c khi chän mua c¸c nguyªn liÖu hîp lý, phÊn ®Êu møc tiªu hao Ýt, qu¶n lý vËn hµnh lo an toµn kh«ng x¶y ra sù cè ngõng s¶n xuÊt... Còng trong tiÕn tr×nh h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm Tæng c«ng ty Than ViÖt Nam ®· cã nh÷ng biÖn ph¸p vÒ kiÓm so¸t chi phÝ rÊt hiÖu qu¶ nh: Kho¸n chi phÝ s¶nxuÊt vµ gi¸ thµnh, thêng xuyªn kiÓm so¸t khèng chÕ gi¸ thµnh, t¨ng cêng tËn thu than.... Coi ®ã lµ biÖn ph¸p sèng cßn ®èi víi mçi doanh nghiÖp. Qua ®ã chóng ta thÊy ë c¶ ba Tæng c«ng ty nh÷ng biÖn ph¸p kiÓm so¸t chi phÝ vµ h¹ gi¸ thµnh ®· ph¸t huy hiÖu qu¶ vµ minh chøng vai trß cña kiÓm so¸t chi phÝ trong hÖ thèng kiÓm so¸t cña c¸c doanh nghiÖp. Nhng nh×n chung nhËn thøc vµ thùc tÕ triÓn khai chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ ë c¸c doanh nghiÖp níc ta cha ®¹t hiÖu qu¶ cao, cha ®óng tÇm. Nh PGS.TS Phan Thµnh Phè ®· nhËn xÐt trªn “T¹p chÝ C«ng nghiÖp ViÖt Nam” sè 20/2002 nh sau: “NhËn thøc tÇm quan träng cã ý nghÜa chiÕn lîc sèng cßn cña doanh nghiÖp ®èi víi viÖc h¹ gi¸ thµnh cßn cha ®óng tÇm cña nã”(1) Cßn vÒ thùc tÕ th× “ ViÖc lùa chän gi¶i ph¸p h¹ gi¸ thµnh vµ n©ng cao søc c¹nh tranh cha c¬ b¶n, cha mang tÝnh ®ét ph¸, cha ®ñ m¹nh hoÆc lùa chän ®óng nh÷ng triÓn khai cha kiªn quyÕt, thiÕu triÖt ®Ó, nªn viÖc lµm cßn mang tÝnh nhÊt thêi nªn hiÖu qu¶ cha cao”(2). Nh vËy cÇn ph¶i n©ng cao h¬n n÷a nhËn thøc, lý luËn víi vÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh. Còng nh thùc hiÖn triÖt ®Ó, s¸ng t¹o h¬n n÷a nh÷ng gi¶i ph¸p cho vÊn ®Ò nµy. 18 Ch¬ng III C¸c gi¶i ph¸p chung cho kiÓm so¸t chi phÝ I. Doanh nghiÖp ph¶i n¾m b¾t th«ng tin vÒ chi phÝ khi ra quyÕt ®Þnh. XÐt trong qu¸ tr×nh qu¶n lý th× th«ng tin lµ ®Çu vµo quan träng cña viÖc ra quyÕt ®Þnh, v× vËy mét quyÕt ®Þnh ®îc coi lµ hîp lý khi mµ doanh nghiÖp cã th«ng tin ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c. V× lÏ ®ã muèn kiÓm so¸t ®îc chi phÝ, doanh nghiÖp ph¶i lµm c«ng viÖc ®Çu tiªn lµ thu thËp th«ng tin chi phÝ. C«ng viÖc nµy cÇn ®îc cô thÓ ho¸ qua nh÷ng c«ng ®o¹n kh¸c nhau. 1. Th«ng tin chi phÝ trùc tiÕp liªn quan tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm. §©y lµ c«ng viÖc mµ bÊt kú doanh nghiÖp nµo còng ph¶i thùc hiÖn. Khi s¶n phÈm s¶n xuÊt ra cÇn ph¶i tÝnh to¸n ®îc chi phÝ trùc tiÕp trªn mét ®¬n vÞ s¶n phÈm lµ bao nhiªu ®Ó tõ ®ã cã c¬ së ®Ó ra quyÕt ®Þnh vÒ gi¸ b¸n. Th«ng thêng c«ng viÖc nµy ®îc thùc hiÖn tríc khi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®îc thùc hiÖn v× ®ã lµ c¬ së tÝnh lç l·i trong kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. Nhng sau khi s¶n xuÊt cÇn ph¶i thùc hiÖn kü lìng vµ cÈn thËn h¬n trªn c¬ së nh÷ng sè liÖu thùc tÕ. Cµng cô thÓ bao nhiªu, cµng kü lìng, cµng chÝnh x¸c, doanh nghiÖp cµng biÕt nhiÒu vÒ chi phÝ sÏ dÔ tr¶ lêi nh÷ng c©u hái khã kh¨n vµ kiÓm so¸t chi phÝ. Tõ th«ng tin chi phÝ ®Õn tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm doanh nghiÖp sÏ cã c¬ së ra c¸c quyÕt ®Þnh kh¸c nhau, ®ã cã thÓ lµ quyÕt ®Þnh vÒ gi¸ b¸n, quyÕt ®Þnh thay ®æi dÞch vô, nhµ cung cÊp, quyÕt ®Þnh ngõng s¶n xuÊt hoÆc chuyÓn ®æi... NÕu kh«ng thu thËp th«ng tin vÒ chi phÝ, c¸c doanh nghiÖp thËm chÝ kh«ng biÕt m×nh ®ang lµm ¨n nh thÕ nµo, vµ nªn ra quyÕt ®Þnh ra sao. VËy lµm thÕ nµo ®Ó cã th«ng tin vÒ chi phÝ víi tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm? Doanh nghiÖp cÇn ph¶i x©y dùng b¶ng kª chi phÝ vµ ®¬n vÞ tÝnh phÝ. B¶ng kª chi phÝ thêng dïng ®Ó diÔn gi¶i cô thÓ c¸c kho¶n chi phÝ ®Ó dùa vµo ®ã ph©n tÝch gi¸ thµnh mét s¶n phÈm hoÆc dÞch vô. Trong lÜnh vùc s¶n xuÊt c¸c doanh nghiÖp cÇn x¸c ®Þnh tæng chi phÝ s¶n xuÊt. Chi phÝ nµy sÏ bao gåm chi phÝ trùc tiÕp ph¸t sinh. Víi chi phÝ trùc tiÕp cÇn x¸c ®Þnh bÊt kú lo¹i nguyªn liÖu chÝnh nµo, tiÒn l¬ng tr¶ cho tÊt c¶ nh÷ng ngêi trùc tiÕp tham gia qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Tãm l¹i cÇn x¸c ®Þnh cô thÓ nguån gèc c¸c chi phÝ vµ ph©n bæ nã. Sau ®©y lµ mét vÝ dô vÒ b¶ng kª chi phÝ s¶n xuÊt mét bé bµn ghÕ: B¶ng kª chi phÝ mét bé bµn ghÕ Chi phÝ diÔn gi¶i chi phÝ 19 Nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp Lao ®éng trùc tiÕp Chi phÝ c¬ b¶n Chi phÝ s¶n xuÊt chung ®îc ph©n bæ Tæng chi phÝ s¶n xuÊt Chi phÝ b¸n hµng, ph©n phèi Chi phÝ ®iÒu hµnh Tæng chi phÝ Lîi nhuËn Gi¸ b¸n 1000 500 1500 1000 2500 1500 1000 5000 1000 6000 ................... ................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... Qua vÝ dô trªn ta thÊy c¸c kho¶n chi liªn quan ®Õn viÖc s¶n xuÊt bé bµn ghÕ ®îc x¸c ®Þnh. PhÇn diÔn gi¶i chi phÝ sÏ ®îc cô thÓ ho¸ h¬n n÷a c¸c danh môc chi phÝ cã nguån gèc tõ nh÷ng kho¶n chi nµo. TiÕp theo doanh nghiÖp cÇn x©y dùng ®¬n vÞ tÝnh phÝ. §ã lµ tÝnh phÝ trªn ®¬n vÞ g×? Th• êng víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× ®¬n vÞ tÝnh phÝ cô thÓ nhÊt lµ thµnh phÈm. Víi c¸c doanh nghiÖp cung cÊp dÞch vô th× phøc t¹p h¬n. Tuú theo dÞch vô m×nh cung cÊp. Mét nhµ hµng cã thÓ lùa chän ®¬n vÞ tÝnh phÝ lµ mçi mãn ¨n, mét phßng kh¸m bÖnh cã thÓ lùa chän mçi lît kh¸m bÖnh ®Ó tÝnh phÝ... Tãm l¹i x¸c ®Þnh doanh nghiÖp sÏ tÝnh phÝ trªn ®¬n vÞ nµo cßn ®¬n vÞ cña chi phÝ dÜ nhiªn sÏ ®o b»ng tiÒn. 2. X©y dùng hÖ thèng m· chi phÝ ®Ó theo dâi tõng kho¶n chi phÝ trong doanh nghiÖp . Qua sù ph©n tÝch tõ ®Çu ®Õn nay chóng ta ®· thÊy ®îc sù phøc t¹p, ®a d¹ng cña c¸c kho¶n chi phÝ. NÕu chØ ®¬n thuÇn lµ ghi chÐp l¹i chóng ta sÏ cã mét hÖ thèng ghi chÐp rèi r¾m vµ khã theo dâi. Chóng ta cÇn ph¶i cã c«ng cô ®Ó ghi chÐp c¸c kho¶n chi phÝ nhanh h¬n mµ vÉn chÝnh x¸c, cÇn ph¬ng ph¸p ghi t¾t mét c¸ch khoa häc v× thÕ cÇn x©y dùng m· chi phÝ. Th«ng thêng chóng ta sÏ ph¶i cã hai lo¹i m· chi phÝ. Thø nhÊt lµ m· ®Æc biÖt cho mçi bé phËn, ®Ó x¸c ®Þnh chi phÝ nµo ®· ph¸t sinh t¹i bé phËn ®ã. Sau ®ã cÇn lo¹i m· ®Æc biÖt cho mçi lo¹i chi phÝ dï cho chóng ph¸t sinh ë bÊt kú n¬i nµo trong doanh nghiÖp, ch¼ng h¹n nh v¨n phßng phÈm sÏ cã m· chi phÝ duy nhÊt cho dï nã ph¸t sinh ë phßng gi¸m ®èc hay lµ phßng b¶o vÖ. B»ng c¸ch kÕt hîp m· chi phÝ cña tõng bé phËn vµ m· sè cña tõng lo¹i chi phÝ doanh nghiÖp sÏ x¸c ®Þnh ®îc ®· chi hÕt bao nhiªu cho mét kho¶n môc chi phÝ cô thÓ nµo ®ã t¹i mét bé phËn bÊt kú vµ cø nh vËy sÏ kiÓm so¸t ®îc toµn bé chi phÝ ph¸t sinh trong doanh nghiÖp. Tuy nhiªn mét hÖ thèng m· chi phÝ chØ cã ý nghÜa khi mäi ngêi trong doanh nghiÖp ®Òu m« t¶ gièng nhau vÒ mçi lo¹i chi phÝ ph¸t sinh. Nh÷ng th«ng tin vÒ chi phÝ cÇn ®¬n gi¶n vµ ph©n tÝch dÔ dµng. §ã lµ c¬ së ®Ó doanh nghiÖp quyÕt ®Þnh c¸ch sö dông tèt nhÊt nguån lùc cña doanh nghiÖp. 3. X©y dùng trung t©m qu¶n lý chi phÝ cho c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp. 20 Tríc hÕt chóng ta cÇn hiÓu r»ng trung t©m qu¶n lý chi phÝ lµ ®iÓm tËp hîp c¸c chi phÝ. N¬i mµ chóng ta x¸c ®Þnh, tËp hîp chi phÝ vµ sau ®ã g¾n víi mét ®¬n vÞ tÝnh phÝ “§iÓm” ë ®©y cã thÓ lµ mét phßng ban, mét n¬i lµm viÖc, mét d©y chuyÒn m¸y, thËm chÝ mét ngêi ch¼ng h¹n nh nh©n viªn b¸n hµng... ViÖc ph©n chia chi phÝ ra nhiÒu trung t©m qu¶n lý sÏ cã nh÷ng thuËn lîi nhÊt ®Þnh; cho phÐp thu thËp th«ng tin vÒ chi phÝ dÔ dµng h¬n; cung cÊp th«ng tin vÒ chi phÝ ph¸t sinh ë nhiÒu bé phËn kh¸c nhau cña doanh nghiÖp. Vµ ngêi qu¶n lý trung t©m qu¶n lý chi phÝ sÏ ®îc cung cÊp mét kho¶n ng©n s¸ch, th«ng qua ®ã hä sÏ kiÓm so¸t ®îc chi phÝ. Tõ viÖc x¸c ®Þnh chi phÝ nh trªn sÏ gióp nhµ qu¶n lý x¸c ®Þnh ®îc hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn kh¸c nhau trong doanh nghiÖp còng nh kiÓm so¸t chi tiªu tõng phßng ban, tæ, nhãm. ViÖc thµnh lËp trung t©m qu¶n lý chi phÝ kh«ng cã nghÜa lµ doanh nghiÖp ph¶i lÊy toµn bé c¸c bé phËn lµm trung t©m, mµ chØ khi nµo muèn tÝnh vµ kiÓm so¸t chi phÝ ho¹t ®éng ë mét “ §iÓm” nµo ®ã trong doanh nghiÖp th× nhµ qu¶n lý míi nªn thµnh lËp trung t©m qu¶n lý chi phÝ, vµ ngêi chiÑu tr¸ch nhiÖm cuèi cïng vÉn lµ nh÷ng nhµ qu¶n lý, chñ doanh nghiÖp. VÝ dô muèn kiÓm so¸t chi phÝ mua nguyªn vËt liÖu th«ng qua bé phËn nhËn hµng, th× bé phËn nµy sÏ trë thµnh trung t©m qu¶n lý chi phÝ. Tuú theo môc ®Ých qu¶n lý chi phÝ mµ doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän nh÷ng bé phËn liªn quan vµ quan träng nhÊt lµm trung t©m qu¶n lý chi phÝ. Do ®ã, tríc khi thµnh lËp trung t©m qu¶n lý chi phÝ, c¸c nhµ qu¶n lý cÇn hiÓu râ vai trß tõng bé phËn trong doanh nghiÖp. 4. Ph©n bæ chi phÝ cho tõng c«ng viÖc cô thÓ. Doanh nghiÖp ®· cã nh÷ng trung t©m qu¶n lý chi phÝ ®îc m· ho¸, c¸c kho¶n chi ®îc theo dâi. Nhng víi nguån lùc h÷u h¹n cña m×nh doanh nghiÖp kh«ng thÓ ®Ó yªn cho c¸c kho¶n chi phÝ biÕn ®éng, nh thÕ chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ ch¼ng cßn ý nghÜa. Khi ®· cã th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ nh÷ng kho¶n chi, cã ®Þnh møc chi phÝ doanh nghiÖp ph¶i lµm bíc tiÕp theo ®ã lµ ph©n bæ chi phÝ theo tõng c«ng viÖc cô thÓ. §ã ®¬ng nhiªn sÏ lµ nh÷ng c¬ së ®¸nh gi¸ tÝnh hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc vµ còng lµ tiªu chuÈn cho c¸c ®èi tîng qu¶n lý lµm theo. ViÖc ph©n bæ nµy ph¶i ®îc tÝnh to¸n kü lìng chÝnh x¸c vµ c©n ®èi c¸c môc tiªu. Nã thÓ hiÖn sù chñ ®éng, s¸ng t¹o cña doanh nghiÖp khi thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ. II. X©y dùng ý thøc tiÕt kiÖm chi phÝ cho c¸c c¸ nh©n. Sau khi ®· cã nh÷ng th«ng tin vÒ chi phÝ vµ doanh nghiÖp ®· ®Ò ra mét sè gi¶i ph¸p. Nh÷ng biÖn ph¸p triÓn khai ®ã cã triÓn khai ®îc kh«ng? Vµ triÓn khai cã hiÖu qu¶ kh«ng th× l¹i phô thuéc vµo yÕu tè kh¸c. §iÓm mÊu chèt cho sù thµnh c«ng cña doanh nghiÖp trong kiÓm so¸t chi phÝ lµ ý thøc tiÕt kiÖm chi phÝ chø kh«ng ph¶i th«ng qua nh÷ng thao t¸c kÕ to¸n. Quan t©m tíi chi phÝ kh«ng ph¶i lµ th¸i ®é mµ nã ph¶i lµ mét hµnh vi, mµ ®Çu tiªn lµ xuÊt ph¸t tõ nh÷ng nhµ qu¶n lý, tõ chñ doanh nghiÖp. Trªn c¬ng vÞ qu¶n lý hä sÏ ph¶i ®èi mÆt víi rÊt nhiÒu vÊn ®Ò ®ßi hái nç lùc kh«ng ngõng. Lu«n ph¶i theo dâi ®Ó tr¸nh n¨ng suÊt lao ®éng bÞ gi¶m, nguyªn vËt liÖu ®îc sö dông kh«ng ®óng quy ®Þnh, c«ng viÖc bÞ gi¸n ®o¹n, c¸ch lµm viÖc thiÕu kû luËt....Mét ®iÒu râ rµng lµ chÝnh nh÷ng nhµ qu¶n lý cÇn ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò ®ã. Tuy nhiªn, hä cÇn sù hç trî tõ ®éi ngò nh©n viªn ®Ó duy tr× vµ t×m ra c¸c c¸ch thøc gi¶m 21 chi phÝ, lËp b¸o c¸o vÒ nh÷ng g× thùc tÕ ®· x¶y ra trong doanh nghiÖp. VÝ dô nh hiÖu trëng mét trêng §¹i häc cè g¾ng gi¶m chi phÝ ®iÖn b»ng c¸ch ®Òu ®Æn t¾t c¸c thiÕt bÞ ®iÖn mçi khi kÕt thóc buæi lµm viÖc, nhng hiÖu qu¶ sÏ ch¼ng lµ bao khi mµ hµng chôc v¨n phßng khoa vµ hµng tr¨m phßng häc ®Òu vÉn bËt s¸ng, qu¹t quay c¶ ngµy vµ ®iÒu hoµ më suèt ®ªm... Nh vËy vÊn ®Ò tiÕt kiÖm chØ thùc sù hiÖu qu¶ khi mµ thuyÕt phôc ®îc ®éi ngò nh©n viªn cïng thùc hiÖn. Trong phÇn nµy em xin ®Ò cËp nh÷ng c¸ch thøc trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp t¸c ®éng vµ n©ng cao ý thøc cña nh©n viªn vÒ tÇm quan träng cña chi phÝ vµ kiÓm so¸t chi phÝ t¹i doanh nghiÖp. 1. X©y dùng mèi liªn hÖ gi÷a nhµ qu¶n lý víi nh©n viªn. Môc ®Ých cña c«ng viÖc nµy lµ ®¹t ®îc sù thèng nhÊt gi÷a nhµ qu¶n lý víi nh©n viªn vÒ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan tíi kiÓm so¸t chi phÝ. ChØ khi ®éi ngò nh©n viªn cã nhËn thøc râ rµng th× míi mong cã sù biÕn ®æi thùc sù trong hµnh ®éng. Muèn lµm ®iÒu ®ã cã thÓ th«ng qua c¸c c«ng cô kh¸c nhau, nh mèi liªn hÖ gi¸n tiÕp tõ nh÷ng v¨n b¶n hoÆc nh÷ng cuéc nãi chuyÖn trao ®æi trùc tiÕp. Lµm viÖc víi con ngêi lµ khã kh¨n, phøc t¹p nhÊt, th«ng thêng c¸c v¨n b¶n kh«ng dÔ hiÓu vµ dÔ n¶n lßng do ®ã c¸c cuéc gÆp mÆt sÏ hiÖu qu¶ h¬n ë ®ã c¸c nhµ qu¶n lý sÏ thùc hiÖn ®îc mét qu¸ tr×nh: tham gia, trao ®æi, ph¶n håi, ba ®iÓm mÊu chèt cÇn cã trong x©y dùng c¸c mèi quan hÖ. Nh÷ng th«ng tin mµ c¶ nhµ qu¶n lý vµ nh©n viªn thu ®îc sÏ thùc tÕ h¬n, ®¸ng tin cËy vµ thùc dông h¬n. C¸c nh©n viªn cÇn ph¶i nhËn thøc ®îc mét ®iÒu lµ: quan t©m tíi chi phÝ ®ång nghÜa víi coi ®ã nh tiÒn cña m×nh ph¶i bá ra tr¶ cho nh÷ng chi phÝ, ®ã lµ mét thùc tÕ nhng khã thõa nhËn. X©y dùng c¸c mèi quan hÖ còng kh«ng cã nghÜa lµ t¹o nªn råi ngõng l¹i mµ ph¶i thêng xuyªn, liªn tôc vµ quan träng h¬n lµ ph¶i ch©n thËt tÊt nhiªn c¸c kho¶n chi phÝ th× ®îc lîng ho¸ nhng c¸c ý tëng ®Ò xuÊt, nh÷ng ph¶n håi cha ®îc lµm s¸ng tá th× cÇn tíi nhiÖt t×nh vµ ch©n thµnh. Vµ mèi quan hÖ nµy sÏ hiÖu qu¶ h¬n nÕu thêng xuyªn cã sù gi¸m s¸t lÉn nhau. 2. KiÓm tra, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng chi phÝ. KiÓm tra, gi¸m s¸t nh»m ®¹t môc ®Ých ®Çu tiªn lµ híng c¸c ho¹t ®éng chi phÝ thùc hiÖn ®óng kÕ hoÆch sau ®ã lµ xem xÐt liÖu doanh nghiÖp cã thÓ thùc hiÖn tèt hay kh«ng? Trªn c¬ së hÖ thèng tiªu chuÈn ®Þnh møc nhµ qu¶n lý sÏ so s¸nh, ®¸nh gi¸ tÝnh hiÖu qu¶ c¸c kho¶n chi theo tõng danh môc kiÓm tra. §Çu tiªn lµ danh môc kiÓm tra víi ®éi ngò c«ng nh©n viªn. ë ®ã nhµ qu¶n lý cÇn ®Æt ra vµ tr¶ lêi c¸c c©u hái liªn quan tíi ý thøc lµm viÖc cña tõng nh©n viªn xem cã hiÖu qu¶ kh«ng. Khi ph¸t hiÖn mét nh©n viªn lµm viÖc kh«ng hiÖu qu¶ chóng ta kh«ng thÓ gi¶m chi phÝ tiÒn l¬ng cña hä v× ®iÒu ®ã ®· ®îc ghi trong hîp ®ång, nhµ qu¶n lý kh«ng thÓ vi ph¹m, nhng cã thÓ b»ng c¸ch xiÕt chÆt kû luËt, thëng ph¹t nghiªm minh sÏ khiÕn nh©n viªn lµm viÖc hiÖu qu¶ xøng ®¸ng víi tiÒn l¬ng cña hä. Doanh nghiÖp còng cÇn cã danh môc kiÓm tra nguyªn vËt liÖu. Xem xÐt nh÷ng chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu nµo, sè lîng bao nhiªu, nguyªn vËt liÖucã ®îc sö dông ®óng ®Þnh møc kh«ng, l îng phÕ liÖu th¶i bao nhiªu... Gi¶i ®¸p chÝnh x¸c nh÷ng c©u hái nµy doanh nghiÖp sÏ ®¸nh gi¸, kiÓm so¸t ®îc hiÖu qu¶ chi phÝ ngyªn vËt liÖu. Mét danh môc kiÓm tra chi phÝ n÷a lµ kiÓm tra m¸y mãc thiÕt bÞ. CÇn kiÓm tra c«ng suÊt sö dông, møc khÊu hao, mèi quan hÖ c«ng nghÖ víi s¶n phÈm hay tÝnh hiÖn ®¹i cña chóng, 22 kiÓm tra thêi gian sö dông ®Ó xem xÐt tÝnh hîp lý cña trang thiÕt bÞ.... Qua ®ã sÏ xem xÐt c«ng nghÖ, trang thiÕt bÞ sö dông cã hiÖu qu¶ kh«ng vµ cã hiÖu qu¶ h¬n ®îc kh«ng. Râ rµng ®Ó kiÓm tra gi¸m s¸t ®îc theo ba danh môc trªn nhµ qu¶n lý cÇn ph¶i cã sù tham gia cña ®éi ngò c«ng nh©n viªn t¹o nªn mèi quan hÖ däc vµ ngang trong kiÓm tra gi¸m s¸t. 3. KhuyÕn khÝch c«ng nh©n viªn tham gia qu¶n lý chi phÝ. MÆc dï c¸c c«ng nh©n viªn kh«ng ph¶i lµ nguyªn nh©n g©y ra chi phÝ nhng hä lµm chñ hµnh ®éng ph¸t sinh chi phÝ. Do vËy b¶n th©n hä quan t©m, tham gia qu¶n lý chi phÝ lµ cÇn thiÕt. Mét nguyªn t¾c trong qu¶n lý ®ã lµ “ Tham gia lµ bÞ giµng buéc” v× vËy khuyÕn khÝch nh©n viªn tham gia nghÜa lµ t¹o ra sù giµng buéc gi÷a c¸c nh©n viªn víi kiÓm so¸t chi phÝ cña doanh nghiÖp. Tríc hÕt lµ khuyÕn khÝch hä tham gia vµ trao ®æi th«ng tin vÒ chi phÝ. Nh÷ng th«ng tin nµy tríc hÕt lµ ë b¶n th©n hä, bé phËn c¸c nh©n viªn lµm viÖc, hoÆc nh÷ng th«ng tin ë bé phËn kh¸c nh vËy t¹o ra sù tù gi¸m s¸t vµ gi¸m s¸t lÉn nhau. Còng cÇn khuyÕn khÝch hä ®a ra c¸c ®Ò xuÊt, s¸ng kiÕn gi¶m chi phÝ. C¸c nhµ qu¶n lý kh«ng chØ kiÓm tra gi¸m s¸t nh©n viªn lµm viÖc mµ cßn khuyÕn khÝch sù s¸ng t¹o vµ t«n träng nh÷ng ®Ò xuÊt cña nh©n viªn. CÇn cã chÕ ®é khen thëng tho¶ ®¸ng víi nh÷ng ®Ò xuÊt hiÖu qu¶, vµ ngay c¶ nh÷ng ®Ò xuÊt thiÕu tÝnh hiÖu qu¶ nhµ qu¶n lý còng cÇn cã th«ng tin ph¶n håi ®Ó nh©n viªn thÊy r»ng ý kiÕn cña hä ®îc quan t©m, t«n träng. C¸c th«ng tin vÒ chi phÝ, nh÷ng biÕn ®éng vÒ chi phÝ sÏ ®îc c«ng khai ho¸ trªn toµn doanh nghiÖp. §¶m b¶o tÝnh minh b¹ch cña th«ng tin vµ nguyªn t¾c kh¸ch quan trong kiÓm so¸t chi phÝ. Nh vËy c¸c th«ng tin ®îc c«ng bè sÏ ®¸ng tin cËy, mÆt kh¸c c¸c nh©n viªn còng cã thÓ dùa vµo nh÷ng th«ng tin nµy ®Ó kiÓm so¸t cÊp trªn cña minh, kiÓm so¸t c¸c bé phËn kh¸c. §Ó cã ®îc mét hÖ thèng th«ng tin hiÖu qu¶ cã thÓ khuyÕn khÝch ®îc nh©n viªn tham gia vµo qu¶n lý chi phÝ chóng ta sÏ chuyÓn sang phÇn tiÕp theo. 4. X©y dùng hÖ thèng th«ng tin vÒ chi phÝ ®¬n gi¶n, thêng xuyªn vµ ë mäi n¬i chi phÝ ph¸t sinh. MÊu chèt ®Ó nh÷ng gi¶i ph¸p trªn ®îc thc hiÖn liªn th«ng nhÞp nhµng hiÖu qu¶ ®ã lµ ph¶i cã kªnh truyÒn th«ng gi÷a nhµ qu¶n lý víi nh©n viªn, nh©n viªn víi nh©n viªn trong toµn doanh nghiÖp. Nh÷ng bé phËn ®îc coi lµ cã vÊn ®Ò vÒ chi phÝ sÏ ®îc c«ng bè, kÌm theo lµ th«ng tin cô thÓ, chÝnh x¸c cïng nh÷ng khuyÕn c¸o kÌm theo. Nh©n viªn sÏ ®îc cung cÊp nh÷ng th«ng tin kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ nhÊt vµ ngîc l¹i hä sÏ lµm ®iÒu ®ã víi c¸c nhµ qu¶n lý. §Ó cã ®îc mét hÖ thèng th«ng tin nh vËy cÇn cã mèi liªn hÖ gi÷a c¸c trung t©m qu¶n lý chi phÝ víi nhau vµ víi nh÷ng nhµ qu¶n lý cÊp trªn. Vµ c¸c th«ng tin tríc khi ®îc c«ng khai cÇn ®îc kiÓm ®Þnh ®Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ ®îc xö lý nhanh ®Ó ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi. Cã sù quan t©m cña tÊt c¶ nh©n viªn trong doanh nghiÖp tíi vÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ ®· lµ ®iÒu thµnh c«ng, chóng ta kh«ng véi hy väng chi phÝ sÏ gi¶m xuèng nhng chÝ Ýt chóng còng ®• îc sö dông cã hiÖu qu¶ h¬n. 23 KÕt luËn Qua qu¸ tr×nh ph©n tÝch trªn ta thÊy r»ng vÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ lµ thùc sù cÇn thiÕt ®èi víi bÊt kú doanh nghiÖp nµo. §ã lµ mét chøc n¨ng cña qu¶n lý vµ thùc hiÖn tèt, tøc lµ ®· sö dông hiÖu qu¶ c¸c kho¶n chi phÝ bá ra. Trªn thùc tÕ ®©y lµ mét viÖc rÊt khã ®èi víi c¸c doanh nghiÖp vµ ®ã còng lµ hiÖn thùc khã kh¨n cña c¸c doanh nghiÖp níc ta, ®iÒu ®ã ®îc biÓu hiÖn qua gi¸ thµnh s¶n phÈm rÊt cao. V× vËy nh÷ng nghiªn cøu cña em vÒ vÊn ®Ò nµy hy väng sÏ ®a ra ®îc nh÷ng kiÕn nghÞ, gi¶i ph¸p chung cho c¸c doanh nghiÖp. Bµi viÕt mang nhiÒu tÝnh lý luËn, dùa trªn nÒn t¶ng chuyªn ®Ò “kiÓm so¸t chi phÝ” ®îc ch¬ng tr×nh ph¸t triÓn hîp t¸c S«ng MªK«ng b¶o trî vµ triÓn khai n¨m 2003. Tuy nhiªn, ý kiÕn cña em chØ mang tÝnh c¸ nh©n vµ chñ quan v× vËy mong ®îc sù gãp ý h¬n n÷a cña c¸c thÇy c«. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n Th¹c SÜ §ç ThÞ H¶i Hµ ®· híng dÉn em hoµn thiÖn ®Ò ¸n nµy! 24 Môc lôc Lêi më ®Çu ............................................................................................. 1 Ch¬ng I: Lý luËn vÒ kiÓm so¸t chi phÝ ..................................................... 3 I. Kh¸i niÖm vµ néi dung chi phÝ ............................................................. 3 1. Kh¸i niÖm ............................................................................................ 3 2.Ph©n lo¹i chi phÝ ................................................................................... 3 2.1 Theo ®èi tîng .................................................................................... 4 2.1.1 Chi phÝ lao ®éng ............................................................................. 4 2.1.2 Chi phÝ nguyªn vËt liÖu ................................................................... 6 2.1.3 Chi phÝ chung ................................................................................. 7 2.2 Ph©n lo¹i theo møc ®é biÕn ®éng chi phÝ ........................................ 7 2.2.1 Chi phÝ cè ®Þnh ............................................................................... 7 2.2.2. Chi phÝ biÕn ®æi ............................................................................. 8 3. §Þnh møc chi phÝ ................................................................................ 8 II. KiÓm so¸t chi phÝ ........................................................................................................ 9 1. Kh¸i niÖm ............................................................................................ 9 2. TÝnh tÊt yÕu cña kiÓm so¸t chi phÝ ..................................................... 10 3. Vai trß cña kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp ............................... 10 4. C¸c nh©n tè ¶nh hëng tíi kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp ........ 11 Ch¬ng II: Néi dung kiÓm so¸t chi phÝ ................................................ 13 I. Nguyªn t¾c chung ................................................................................. 13 1. Lu«n gi¸m s¸t chi phÝ thuéc kh¶ n¨ng kiÓm so¸t ............................... 13 2. CÇn khai th¸c hiÖu qu¶ tèi ®a nh÷ng chi phÝ mµ doanh nghiÖp cã thÓ thay ®æi ................................................................................................. 13 3. LËp b¸o c¸o liªn tôc cho c¸c kho¶n chi phÝ cña doanh nghiÖp ............. 14 4. Nguyªn t¾c kh¸ch quan ..................................................................... 14 5. Nguyªn t¾c cã chuÈn mùc .................................................................. 14 6. Nguyªn t¾c kinh tÕ ............................................................................. 15 II. X©y dùng c¸c ®Þnh møc hiÖu qu¶ chi phÝ .......................................... 15 1. X©y dùng ®Þnh møc ........................................................................... 15 1.1 §Þnh møc gi¸ .................................................................................. 15 1.2 §Þnh møc lîng ................................................................................ 16 2. Ph©n tÝch biÕn ®éng chi phÝ xung quanh ®Þnh møc hiÖu qu¶ .............. 16 25 III. VÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ ë c¸c doanh nghiÖp ............................. 19 1. VÒ nhËn thøc, lý luËn ......................................................................... 19 2. Thùc tr¹ng kiÓm so¸t chi phÝ vµ h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm ....................... 19 Ch¬ng III. C¸c gi¶i ph¸p chung cho kiÓm so¸t chi phÝ ..................... 22 I. Doanh nghiÖp ph¶i n¾m b¾t th«ng tin vÒ kiÓm so¸t chi phÝ khi ra quyÕt ®Þnh ............................................................................................. 22 1. Th«ng tin vÒ chi phÝ trùc tiÕp liªn quan tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm ............ 22 2. X©y dùng hÖ thèng m· chi phÝ ®Ó theo dâi tõng kho¶n chi phÝ trong doanh nghiÖp 23 3. X©y dùng trung t©m qu¶n lý chi phÝ cho c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp 24 4. Ph©n bæ chi phÝ cho tõng c«ng viÖc cô thÓ ..................................... 25 II. X©y dùng ý thøc tiÕt kiÖm chi phÝ cho c¸c c¸ nh©n ............................. 25 1. X©y dùng mèi liªn hÖ gi÷a nhµ qu¶n lý víi nh©n viªn ................. 26 2. KiÓm tra, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng chi phÝ ............................................ 26 3. KhuyÕn khÝch c«ng nh©n viªn tham gia qu¶n lý chi phÝ ........... 27 4. X©y dùng hÖ thèng th«ng tin vÒ chi phÝ ®¬n gi¶n, thêng xuyªn vµ ë mäi n¬i chi phÝ ph¸t sinh ............................................................................................................... 28 KÕt luËn ................................................................................................. 29 26 Tµi liÖu tham kh¶o 1. LªNin toµn tËp, bµn vÒ kiÓm kª kiÓm so¸t. 2. Gi¸o tr×nh qu¶n lý kinh tÕ Quèc d©n, tËp 1-2 Khoa khoa häc qu¶n lý trêng §¹i häc kinh tÕ Quèc d©n. 3. Gi¸o tr×nh chÝnh s¸ch trong qu¶n lý kinh tÕ x· héi, Khoa khoa häc qu¶n lý trêng §¹i häc kinh tÕ Quèc d©n 4.Gi¸o tr×nh kinh tÕ ChÝnh trÞ M¸c-LªNin, tËp1 trêng §¹i häc kinh tÕ Quèc d©n. 5. T¹p chÝ C«ng nghiÖp ViÖt Nam sè 16 - 24/2002. 6. Chuyªn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ, NXB trÎ 2003 27