Đề tài Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần Sơn Thành

chấm công cho công nhân của đội mình, sau đó gửi bảng chấm công cho Phòng Kế toán – tài chính để tính lương. - Phòng Kế toán – tài chính xem xét và thanh toán lương cho các đội thi công, đồng thời phản ánh vào TK 154 để phục vụ tính giá thành.  Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Bảng chấm công sau khi được lập sẽ được gửi cho Phòng Kỹ thuật xét duyệt. Sau đó, Đội trưởng lập Giấy đề nghị thanh toán và Bảng thanh toán lương gửi giám đốc Công ty xét duyệt. Kế toán trưởng sẽ kí duyệt vào Bảng thanh toán lương và giấy đề nghị thanh toán. b. Nội dung kiểm soát chi tiết.  Nội dung kiểm soát chi phí NCTT trong trường hợp giao khoán. Trường hợp giao khoán, Công ty sẽ áp dụng trả lương khoán dựa trên độ phức tạp của công trình, công ty chia công trình thành những hạng mục và khoán cho các tổ, đội. Mỗi tổ, đội sẽ được giao khoán một hạng mục công trình theo hợp đồng giao khoán. Trong trường hợp giao khoán thì đại diện của tập thể nhóm này là tổ trưởng sẽ đứng ra chịu trách nhiệm và kí hợp đồng với Công ty, cán bộ được cử sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và nghiệm thu công trình. Theo hợp đồng giao khoán, Công ty sẽ giao cho tổ thi công các công việc với Bảng đơn giá nhân công kèm theo hợp đồng trong một khoảng thời gian nhất định, đơn giá này được xây dựng dựa trên cơ sở đơn giá được UBND tỉnh Quảng Bình và Sở Xây dựng Quảng Bình phê duyệt. Đơn giá hợp đồng bao gồm cả tổng khoán các khoản trích theo lương và thanh toán từng đợt căn cứ vào khối lượng thực hiện được xác nhận. Đồng thời kèm theo hợp đồng còn có danh sách công nhân ghi rõ tên và địa chỉ của từng công nhân trong tổ. Hằng ngày, tại công trường tổ trưởng có nhiệm vụ phân chia công việc và chấm công cho từng công nhân trong tổ, Tổ trưởng sẽ cùng cán bộ kỹ thuật giám sát công nhân thi công theo đúng bản thiết kế đã được phê duyệt. Việc kiểm soát công nhân thi SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 52 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành công thì tổ trưởng sẽ thực hiện và chịu mọi trách nhiệm để đảm bảo thi công theo đúng tiến độ hợp đồng giao khoán. Định kỳ 15 ngày đến 1 tháng hoặc khi hoàn thành công việc theo hợp đồng giao khoán, kĩ thuật công trình sẽ lập Bảng nghiệm thu khối lượng thực tế hoàn thành và kí xác nhận, sau đó gửi cùng Bảng thanh toán lương cho trưởng Phòng Kỹ thuật để kí duyệt. Sau đó, tổ trưởng lập Bảng thanh toán lương cho các công nhân trong tổ của mình, đồng thời lập Giấy đề nghị thanh toán gửi Phòng Kế toán – tài chính để đề nghị thanh toán lương cho tổ của mình. Sau khi hoàn thành Bảng thanh toán lương và Giấy đề nghị thanh toán, tổ trưởng công trình giao Bảng thanh toán lương, Bảng nghiệm thu khối lượng và Bảng chấm công cho Đội trưởng đội thi công (cán bộ kỹ thuật được cử) để trình lên Giám đốc. Chứng từ được duyệt xong sẽ chuyển đến Phòng Kế toán – tài chính để kiểm tra và ghi sổ (sổ cái TK 154 chi tiết công trình) cũng như nhập liệu vào phần mềm kế toán, sau đó kí xác nhận vào Bảng thanh toán lương trước khi trả lại cho Đội trưởng. Kế toán lập phiếu chi gồm 2 liên, sau khi được Giám đốc và kế toán trưởng xét duyệt, thủ quỹ nhận và kí lên phiếu chi, chi lương và giao liên 2 của phiếu chi cho Đội trưởng để chuyển về tổ trưởng công trình, liên 1 giữ lại lưu tại Phòng Kế toán – tài chính cùng các chứng từ khác. Tổ trưởng công trình sau khi nhận tiền lương và Bảng thanh toán lương từ Đội trưởng sẽ tiến hành trả lương cho công nhân, mỗi công nhân sau khi nhận tiền sẽ kí xác nhận vào Bảng thanh toán lương, sau đó, tổ trưởng nộp lại Bảng thanh toán lương cho Phòng Kế toán – tài chính để lưu cùng bộ chứng từ. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 53 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành Sơ đồ 12: Quy trình kiểm soát chi phí NCTT Tổ trưởng công trình P. Kế toán – tài chính P. Kỹ thuật Đội trưởng Giám đốc Theo dõi chấm công Lập chi Ký duyệt Ghi sổ Phê duyệt Phê duyệt Ký xác nhận Lập bảng TTL &GĐNTT Lập BB NTKL BCC GĐNTT 2 Phiếu 1 chi BCC đã duyệt BBNTKL đã duyệt GĐNTT Bảng TTL BBNTKL Bảng chấm công BTTL đã xác nhận BBNTKL Bảng chấm công BTTL Bảng chấm công Phiếu 2 chi GĐNTT Bảng TTL BBNTKL Bảng chấm công Phê duyệt GĐNTT Sổ cái TK BTTL đã duyệt BBNTKL BTTL đã duyệt 2 Phiếu chi 1 đã duyệt C A C A N N GĐNTT Bảng TTL Bảng TTL BBNTKL BBNTKL Bảng chấm công Bảng chấm công B B SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 54 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành - Rủi ro và hoạt động kiểm soát: Rủi ro 1: Đội trưởng có thể thông đồng với tổ thi công để đẩy mức giá nhận thầu lên cao nhằm hưởng lợi. Hoạt động kiểm soát: Việc tìm kiếm tổ thi công để kí hợp đồng giao khoán phải được sự xét duyệt của giám đốc, thường thì Công ty tìm kiếm những tổ thi công có mối quan hệ lâu năm nên giảm thiểu rủi ro này xảy ra. Trong thời gian thi công công trình, Phòng Kỹ thuật thường xuyên cử cán bộ kiểm tra đột xuất công trình, vừa để kiểm tra công tác giám sát của Đội trưởng, vừa để kiểm tra công tác thi công của công nhân. Rủi ro 2: Tổ trưởng khai khống số công nhân thi công, chấm khống số giờ công của công nhân so với số công làm thực tế. Hoạt động kiểm soát: Đội trưởng thường xuyên có mặt giám sát ở công trường nên việc khai khống số công nhân có thể được hạn chế. Bên cạnh đó, Bảng chấm công được trưởng Phòng Kỹ thuật xét duyệt căn cứ vào Biên bản nghiệm thu công trình do Đội trưởng đội thi công đại diện cho Phòng Kỹ thuật lập, do đó có thể ước lượng được tương đối số giờ công dựa trên các tính toán. Một thủ tục kiểm soát nữa đó là sau khi nhận lương, công nhân phải kí nhận vào Bảng thanh toán lương để xác nhận số ngày công, giờ công và lương của mình, cũng là xác nhận đã nhận được tiền. Rủi ro 3: Đội trưởng có thể lợi dụng chức vụ để thay đổi các chứng từ trong quá trình làm trung gian chuyển chứng từ lên cho giám đốc xét duyệt. Hoạt động kiểm soát: Sau khi bảng chấm công được xét duyệt thì được gửi lại cho tổ trưởng công trình để lập bảng thanh toán lương và giấy đề nghị thanh toán. Do đó các chứng từ này có mối quan hệ với nhau, trong đó, bảng chấm công có chữ ký của Trưởng Phòng Kỹ thuật nên Đội trưởng không thể thay đổi, cũng không thể thay đổi các chứng từ còn lại vì sẽ tạo nên sự không đồng khớp số liệu.  Nội dung kiểm soát chi phí NCTT trong trường hợp thuê nhân công. Trường hợp thuê nhân công, Công ty áp dụng trả lương theo thời gian, hoặc với những công nhân gián tiếp thi công như: vận chuyển vật liệu trong thi công, bảo dưỡng bê tông,những công việc này không tạo ra sản phẩm cụ thể nào. Nội dung kiểm soát SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 55 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành - Các bộ phận tham gia: Tổ trưởng công trình, đội trưởng đội thi công công trình, Phòng Kỹ thuật, Giám đốc, Phòng Kế toán – tài chính. Đội thi công cũng được giao Bảng đơn giá nhân công và khoảng thời gian nhất định để thi công công trình. Hằng ngày, tại công trường Đội trưởng có nhiệm vụ phân chia công việc và chấm công cho từng công nhân trong đội, Đội trưởng vừa chịu trách nhiệm giám sát công nhân thi công theo đúng bản thiết kế đã được phê duyệt, vừa có trách nhiệm kiểm soát công nhân thi công để đảm bảo thi công theo đúng tiến độ hợp đồng giao khoán. Định kỳ 15 ngày đến 1 tháng, Đội trưởng lập Giấy đề nghị tạm ứng trình lên Giám đốc xét duyệt để ứng tiền trả lương cho công nhân. Sau khi được duyệt, Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển sang Phòng Kế toán – tài chính để làm căn cứ lập phiếu chi gồm 2 liên. Sau khi được giám đốc và kế toán trưởng xét duyệt, kế toán vào sổ chi tiết tạm ứng, nhập liệu vào phần mềm và chuyển phiếu chi cho thủ quỹ. Thủ quỹ kí xác nhận lên phiếu chi, chi tiền và giao liên 2 phiếu chi cho Đội trưởng, liên 1 được lưu tại Phòng Kế toán – tài chính cùng Giấy thanh toán tạm ứng. Đội trưởng sau khi nhận tiền tiến hành tạm ứng lương cho công nhân theo nhu cầu. Đến tháng, Đội trưởng gửi Bảng chấm công cho Phòng Kế toán – tài chính để hạch toán chi phí lương. Sau khi hoàn thành công trình, Đội trưởng báo cáo với Phòng Kỹ thuật để được nghiệm thu, Phòng kỹ thuật lập Bản nghiệm thu khối lượng và phê duyệt Bảng chấm công. Sau đó, Đội trưởng lập Bảng thanh toán lương và Giấy đề nghị thanh toán và trình bộ chứng từ lên Giám đốc xét duyệt. Sau khi được duyệt, toàn bộ chứng từ được chuyển sang Phòng Kế toán để kiểm tra và thanh toán hoàn ứng. Sau khi ghi sổ (sổ chi tiết tạm ứng), kế toán kí duyệt vào Bảng thanh toán tiền lương, lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ kí nhận. Đội trưởng nhận Bảng thanh toán tiền lương, nhận tiền và liên 2 phiếu chi, liên 1 phiếu chi được lưu tại Phòng Kế toán – tài chính. Đội trưởng sau khi nhận tiền tiến hành trả lương cho công nhân, mỗi công nhân sau khi nhận tiền sẽ kí xác nhận vào Bảng thanh toán lương, sau đó, Đội trưởng nộp lại Bảng thanh toán lương cho Phòng Kế toán – tài chính để lưu cùng bộ chứng từ. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 56 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành Sơ đồ 13: Quy trình kiểm soát tạm ứng Đội trưởng đội P. Kế toán – tài chính Phòng kĩ thuật Giám đốc Lập giấy ĐNTƯ Ký duyệt Xét duyệt Lập phiếu chi Xét duyệt Phiếu chi 2 Giấy đề nghị tạm ứng Giấy ĐNTƯ đã duyệt Giấy ĐNTƯ đã duyệt 2 Phiếu chi Giấy ĐNTƯ đã duyệt 2 Phiếu chi đã duyệt Phòng kĩ thuật Giám đốc B B N N 1 1 SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 57 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành Sơ đồ 14: Quy trình kiểm soát thanh toán hoàn ứng Đội trưởng đội P. Kế toán – tài chính Phòng kĩ thuật Giám đốc Theo dõi chấm công Kí duyệt Ký duyệt Kiểm tra, hoàn ứng Phê duyệt Lập bảng NTKL Bản NTKL Bảng chấm công 2 Phiếu chi 1 2 Phiếu chi 1 đã duyệt Phòng kĩ thuật Giám đốc A BCC đã duyệt GĐNTT Bảng TTL BNTKT BTTLXN GĐNTT Bảng TTL BNTKT BCC đã duyệt Lập bảng TTL và GĐNTT Ký XN BCC đã duyệt GĐNTT Bảng TTL BNTKT BCC đã duyệt Ký duyệt Lập phiếu chi GĐNTT Bảng TTL BNTKT BCC đã duyệt B B A SCC tạm Bảng NTKL N SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 58 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành - Rủi ro và hoạt động kiểm soát Rủi ro 1: Đội trưởng có thể khai khống số công nhân, chấm khống số giờ công làm thực tế (giống rủi ro 2 của trường hợp 1). Hoạt động kiểm soát: Đội trưởng là người trực tiếp lập bảng chấm công, Biên bản nghiệm thu khối lượng do một cán bộ kỹ thuật khác thực hiện. Hai chứng từ này được gửi cho trưởng Phòng Kỹ thuật xét duyệt. Những hoạt động khác tương tự hoạt động kiểm soát của rủi ro 2 trường hợp 1. Rủi ro 2: Hàng tháng công nhân không được nhận lương mà tạm ứng theo nhu cầu, sau khi hoàn thành công trình mới được quyết toán một lần nên dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót trong việc trả lương công nhân. Hoạt động kiểm soát: Công nhân có nhu cầu tạm ứng lương phải viết giấy đề nghị tạm ứng trình Đội trưởng xét duyệt, khi nhận tiền, công nhân kí nhận đã nhận tiền lên giấy tạm ứng và kí vào sổ quản lý tạm ứng của Đội trưởng. Đội trưởng giữ giấy tạm ứng để làm căn cứ quyết toán lương. Khi quyết toán lương, Đội trưởng trả cho công nhân số tiền sau khi đã trừ đi số tiền đã tạm ứng. 2.2.3.3. Kiểm soát chi phí máy thi công a. Nội dung chi phí Chi phí sử dụng máy thi công là loại chi phí được kiểm soát ít nhất so với các loại chi phí khác bởi vì nó thường chiếm tỉ trọng không lớn, ít sai lệch so với dự toán. Đồng thời, Công ty sử không mua sắm máy thi công mà thuê ngoài khi có nhu cầu sử dụng, do đó việc kiểm soát chỉ được thực hiện trong khâu thanh toán chi phí thuê. b. Các nguyên tắc kiểm soát  Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Đội trưởng có quyền điều động, thuê máy thi công phục vụ thi công công trình để đảm bảo tiến độ. - Mọi chi phí sử dụng máy thi công đều được kế toán xây lắp theo dõi chặt chẽ, cuối tháng mọi chứng từ đều được tập hợp đầy đủ để tính giá thành.  Nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Việc thanh toán các hóa đơn sử dụng dịch vụ được trải qua nhiều khâu, có sự xét duyệt của giám đốc và kế toán trưởng để tránh tình trạng gian lận của Đội trưởng. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 59 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành  Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn - Với các hóa đơn có giá trị dưới 20 triệu đồng, kế toán trưởng được ủy quyền xét duyệt mà không cần sự xét duyệt của giám đốc. c. Nội dung kiểm soát - Các bộ phận tham gia: các bộ phận tham gia trong quy trình là Đội trưởng đội thi công, Phòng Kế toán –tài chính, Giám đốc. Đối với máy thi công của đơn vị, Đội trưởng đội thi công có quyền điều động theo yêu cầu thi công và có trách nhiệm quản lý máy thi công trong suốt quá trình thi công tại công trường. Đối với dịch vụ thuê máy thi công bên ngoài, việc kiểm soát chi phí thông qua quá trình thanh toán dịch vụ, cụ thể: Phòng Kế toán – tài chính khi nhận được chứng từ về chi phí phải trả của máy thi công từ Đội trưởng, kế toán tiến hành lập phiếu chi gồm 2 liên. Sau khi được kí duyệt bởi kế toán trưởng và giám đốc, phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ kí xác nhận và chi tiền, liên 2 phiếu chi giao cho đội trưởng để chuyển cho bên cung cấp dịch vụ, liên 1 lưu tại Phòng Kế toán – tài chính, căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi sổ cái TK 154 chi tiết công trình. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 60 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành Sơ đồ 15: Quy trình kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công - Rủi ro và hoạt động kiểm soát. Rủi ro 1: Với đội máy thi công thuê ngoài, Công ty không kiểm soát được chất lượng, công nghệ của máy móc, thiết bị trước khi thuê dễ ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Đội trưởng Giám đốc P. Kế toán – tài chính NCC Hóa đơn sd dịch vụ Phiếu chi 1 Phiếu 2 chi 2 Phiếu chi 1 đã duyệt 2 Phiếu 1 chi Lập phiếu chi Ghi sổ Phê duyệt Phê duyệt A A N TK154 NCC SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 61 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành Hoạt động kiểm soát: Kĩ thuật công trình là người yêu cầu dịch vụ sử dụng máy thi công và cũng là người chịu trách nhiệm với tiến độ công trình nên luôn có biện pháp hạn chế rủi ro này xảy ra: lựa chọn đội máy thi công có mối quan hệ lâu năm, đôn đốc công nhân làm việc trong trường hợp công trình bị chậm tiến độ do sự cố thi công, Rủi ro 2: Chi phí sử dụng máy thi công không có thật, hoặc được báo cáo không đầy đủ, chính xác. Hoạt động kiểm soát: Phòng Kế toán – tài chính chỉ lập phiếu chi khi nhận được hóa đơn sử dụng dịch vụ, mọi số liệu, số tiền đều căn cứ vào hóa đơn. 2.2.3.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung a. Nội dung chi phí Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh trong phạm vi tổ, đội phục vụ cho quá trình thi công xây lắp và quản lý ở đơn vị như: lương nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp thi công công trường, khấu hao máy móc, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng phục vụ quản lý đội, các chi phí bằng tiền khác, Chi phí sản xuất chung là một khoản chi phí rất đa dạng, phức tạp bất thường, không theo dự toán như các loại chi phí khác. Do đó việc kiểm soát chi phí sản xuất chung là vấn đề đặt ra đối với các nhà quản lý, làm thế nào để khống chế chi phí thấp nhất, góp phần hạ giá thành sản phẩm xây lắp, tăng lợi nhuận cho Công ty, đồng thời góp phần tạo dựng sự cạnh tranh giữa các Công ty xây lắp với nhau. b. Các nguyên tắc kiểm soát  Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Để thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí sản xuất chung, Công ty giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên quản lý ở đội thi công và có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên này. - Đội trưởng thực hiện đúng thẩm quyền và các công nhân thực hiện đùng nhiệm vụ được giao. Việc kiểm tra giám sát do Phòng Kỹ thuật phụ trách, còn các chứng từ được tập hợp ở Phòng Kế toán – tài chính. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 62 Đạ i h ọ K inh tế Hu ế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành - Vấn đề khó kiểm soát nhất trong việc kiểm soát chi phí sản xuất chung là các khoản chi phí khác. Đây là khoản chi phí rất nhạy cảm, dễ bị gian lận. Vì thế ban lãnh đạo yêu cầu các khoản chi phục vụ công trình phải có đầy đủ chứng từ và hơp lý, phải được xét duyệt của Ban giám đốc, đội trưởng mới được chi. Riêng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho mục đích của đội thi công thì phải được sự thông qua của đội trưởng.  Nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Phòng Kỹ thuật thực hiện chức năng thi công, giám sát chất lượng, tiến độ thi công của công trình. - Phòng Kế toán – tài chính theo dõi, ghi chép, phản ánh, tổng hợp các chi phí phục vụ cho thi công công trình phát sinh tại các đội và tổng hợp để tính giá thành công trình xây lắp.  Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Mọi chi phí phát sinh liên quan đến quản lý công trình đều phải được sự thông qua của Phòng Kỹ thuật. Những chi phí bằng tiền phát sinh như chi phí tiếp khách, tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại,đều phải được xét và ký duyệt bởi giám đốc hoặc kế toán trưởng của Công ty. c. Nội dung kiểm soát - Các bộ phận tham gia: Các bộ phận tham gia và quy trình lưu chuyển chứng từ chi phí sản xuất chung đối với chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,tương tự như chi phí NVL trực tiếp, đối với các chi phí sử dụng dịch vụ (tiền điện, tiền nước,) tương tự như quy trình dịch vụ sử dụng máy thi công. Đối với chi phí khấu hao TSCĐ và công cụ dụng cụ có giá trị lớn xuất dùng cho thi công thì kế toán sẽ phân bổ chúng theo quy định của Công ty. - Rủi ro và hoạt động kiểm soát: Rủi ro 1: Khấu hao TSCĐ chưa chính xác vì có nhiều máy mó, phương tiện vận tải đã hư hỏng không còn dùng nữa nhưng vẫn tính khấu hao. Hoạt động kiểm soát: Công ty theo dõi riêng từng loại máy móc, phương tiện vận tải, khi có máy bị hư hỏng phải ngừng sử dụng, công nhân phụ trách máy đó phải báo cáo cho Phòng Kế toán – tài chính. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 63 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành Rủi ro 2: Việc phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng ở đội, công trường thi công chưa hợp lý, chính xác. Hoạt động kiểm soát: Vật tư, công cụ dụng cụ xuất dùng ở công trình nào thì được theo dõi, hạch toán chi tiết vào chi phí cho công trình đó và được kế toán phân bổ hợp lý. 2.2.4. Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty 2.2.4.1. Môi trường kiểm soát a. Ưu điểm - Công ty có bộ máy quản lý năng động, sáng tạo, luôn đề cao trách nhiệm và ý thức rất rõ tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí sản xuất. - Công ty áp dụng theo tiêu chuẩn ISO nên từ môi trường kiểm soát đến chuyên môn nghiệp vụ có chuẩn mực chất lượng. - Công ty đã xây dựng được một cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo được một sự xuyên suốt từ trên xuống dưới. Cơ cấu tổ chức theo chức năng giúp phát huy được sức mạnh và khả năng của từng đội ngũ theo từng chức năng, nhiệm vụ được phân định rõ ràng và được quy đinh cụ thể bằng văn bản để nhân viên dễ dàng thực hiện. - Ban giám đốc đã tạo ra được một môi trường làm việc lành mạnh, đảm bảo sự vận hành thống nhất trong mọi hoạt động của Công ty bằng cách đưa ra những quy định, nội quy rõ ràng cho tất cả các công nhân và nhân viên trong Công ty phải thực hiện như: đi làm đúng giờ, mặc quần áo đúng quy định khi đi làm, có việc ra ngoài phải báo cáo và có sự đồng ý của cấp trên,và chính ban quản lý Công ty đã thực hiện gương mẫu các nội quy này. - Với đội ngũ nhân viên đông đảo, có năng lực chuyên môn, nhiệt tình trong công việc là một yếu tố có tác động rát lớn đến hoạt động kinh doanh của DN, giúp cho Công ty có thể mạnh dạn thực hiện những dự án công trình lớn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của công trình. b. Nhược điểm - Công ty chưa thành lập được Ủy ban kiểm soát, việc kiểm tra hầu hết đều do trưởng các bộ phận và Ban giám đốc thực hiện, trong khi đó, Công ty có 2 cổ đông SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 64 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành không nắm giữ chức vụ điều hành trong Công ty. Việc giao toàn quyền quản lý và kiểm tra cho Ban giám đốc mà không có Ủy ban kiểm soát có thể sẽ tạo thuận lợi cho Ban giám đốc nếu muốn thay đổi kết quả kinh doanh, gây thiệt thòi choc ác cổ đông. - Trong giai đoạn lập hồ sơ dự thầu, công tác lập dự toán chi phí được các Phòng ban phối hợp chặt chẽ, nhưng đến khi tiến hành thi công thì các Phòng ban lại không liên kết với nhau để tiến hành đo lường kết quả thực hiện chi phí một cách toàn diện nhằm cung cấp thông tin chi tiết nhất tình hình thực hiện chi phí. 2.2.4.2. Hệ thống kế toán a. Ưu điểm: - Bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức khá chặt chẽ với một kế toán turowngr, năm kế toán viên và một thủ quỹ nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được theo dõi và phản ánh đầy đủ, không bị chồng chéo công việc. Mỗi kế toán viên sẽ chịu mọi trách nhiệm về phần hành của mình nhưng luôn có sự hỗ trợ giữa các kế toán viên. - Hệ thống sổ sách kế toán khá đầy đủ làm cơ sở tập hợp chi phí và tính giá thành công trình. Việc ứng dụng phần mềm kế toán với hệ thống kết nối internet giúp cho việc thu nhập, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin một các nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí, đồng thời giúp cho công tác tập hợp các chi phí và tính giá thành các công trình một cách thuận lợi, tiết kiệm được chi phí hạch toán. - Hàng tháng kế toán đều lập các báo cáo trong phần hành của mình trình giám đốc kiểm tra, do đó, ban giám đốc có khả năng quản lý sát sao và kịp thời hơn. b. Nhược điểm: - Công ty không chi tiết tài khoản 154 để theo dõi riêng các chi phí xây lắp, do đó, khó có thể theo dõi cụ thể từng loại chi phí cũng như không thể so sánh biến động của các chi phí này để có biện pháp kiểm soát phù hợp, cũng không thể đo lường hiệu quả kiểm soát đối với từng loại chi phí. - Các báo cáo tài chính chỉ được lập vào cuối năm nên chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin thường xuyên của ban lãnh đạo Công ty. - Bộ máy kế toán khá hoàn chỉnh nhưng trong thực tế chỉ làm kế toán tài chính chưa quan tâm nhiều đến kế toán quản trị. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 65 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành 2.2.4.3. Thủ tục kiểm soát a. Ưu điểm: - Hiện nay tại Công ty công việc được phân công cụ thể cho từng Phòng ban nhưng vẫn có được sự phối hợp chặt chẽ giữa các Phòng ban trong việc thực hiện chuyên môn của mình. Trong mỗi Phòng ban lại có sự phân công giữa các phần hành, được giao phù hợp với năng lực của nhân viên. - Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì các chứng từ liên quan đều được sự xét duyệt, phê chuẩn. Việc phê chuẩn các chứng từ có giá trị dưới 20 triệu được ủy quyền cho kế toán trưởng giúp giảm bớt khối lượng công việc của giám đốc, việc xét duyệt cũng trở nên nhanh chóng, kịp thời hơn. Mọi hoạt động của Công ty đều chịu sự quản lý, giám sát của giám đốc. - Các quy trình kiểm soát được thiết kế phù hợp quy mô và hoạt động của Công ty và đều được quy định bằng văn bản. b. Nhược điểm: - Trên thực tế, một số giai đoạn trong quy trình kiểm soát bị bỏ qua để đơn giản hóa thủ tục. Ví dụ như quy trình xuất kho vật tư, thông thường thì Đội trưởng căn cứ nhu cầu sử dụng vật tư tại công trình để xuất kho vật tư sử dụng trước, Giấy đề nghị xuất kho vật tư được lập nhưng chỉ mang tính thủ tục. Đối với quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, việc xét duyệt bảng chấm công hầu như chỉ mang tính thủ tục, việc xét duyệt sơ sài vì các nhân viên thường dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau. - Các chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho chỉ được lưu ở Phòng Kế toán – tài chính mà không được lưu ở thủ kho để đối chiếu khi cần thiết. Tương tự, phiếu thu, phiếu chi cũng không được lưu ở thủ quỹ để có sự kiểm tra chéo mà chỉ được lưu chung 1 liên trong Phòng Kế toán – tài chính. - Phòng Kế toán – tài chính chưa quán triệt việc ghi sổ và nhập dữ liệu vào phần mềm ngay khi phát sinh nghiệp vụ, do đó vẫn còn tình trạng kế toán viên để dồn chứng từ đến 2 – 3 ngày sau mới hạch toán một lần. - Đối với chi phí NVL trực tiếp: • Trong quy trình mua và nhập kho vật tư, đối với những vật tư được NCC giao đến kho, chỉ có thủ kho là người kiểm tra vật tư. Thủ kho chỉ có thể kiểm tra số SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 66 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành lượng, chủng loại và đối chiếu với phiếu yêu cầu vật tư còn việc kiểm tra chất lượng vật tư khó mà chính xác vì thủ kho không có trình độ chuyên môn về kĩ thuật. • Việc lựa chọn nhà cung cấp NVL do nhân viên Phòng Kế hoạch – kho vận thực hiện, có sự xét duyệt của giám đốc nhưng thực tế còn sơ sai, giám đốc thường giao cho nhân viên đó tự quyết định, điều này dễ tạo ra rủi ro thông đồng với nhà cung cấp. • Nhân viên kế toán không thể trực tiếp kiểm tra hoặc tham gia thực hiện công tác kiểm kê NVL tại các tổ, đội thi công vào cuối kỳ. • Về công tác bảo quản vật tư tại công trình: mỗi công trình có một kho riêng nên khi chỉ được xây dựng tạm không đảm bảo chống lại thời tiết, thiên tai ảnh hưởng đến chất lượng của nguyên liệu, vật liệu. - Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Việc thuê công nhân thì quá trình thuê mướn còn lỏng lẻo, chưa có sự chọn lọc những công nhân có tay nghề cao, phẩm chất đạo đức tốt. Việc sử dụng những lao động trình độ tay nghề chưa cao, thiếu ý thức trách nhiệm gây lãng phí vật tư, giảm năng suất lao động. Việc kiểm soát thời gian thông qua Bảng chấm công chưa phản ánh được năng suất lao động của công nhân, do đó khó theo dõi và kiểm soát năng suất lao động của công nhân. - Đối với chi phí sử dụng máy thi công: việc kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công tại Công ty còn chưa chẽ, Đội trưởng có quá nhiều quyền hành nên dễ xảy ra việc lợi dụng chức vụ để gian lận, thông đồng với nhà cung cấp dịch vụ máy thi công để khai khống số giờ công,.. - Đối với chi phí sản xuất chung: Công ty chưa xác định được các thủ tục kiểm soát chi phí này một cách hoàn chỉnh, chưa đi vào đánh giá, phân tích chi phí sản xuất chung thực hiện với dự toán. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 67 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành KẾT LUẬN CHƯƠNG II Trong chương II, bên cạnh việc giới thiệu về Công ty cổ phần Sơn Thành, đề tài đã trình bày hệ thống kiểm soát nội bộ và thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty. Về nội dung kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty, tôi đã đưa ra quy trình kiểm soát chi phí xây lắp theo từng khoản mục chi phí, bao gồm: chi phí NVL trực tiếp, chi phí NCTT, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. Công ty đã thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát chi phí, hạn chế gian lận và sai sót, đảm bảo khối lượng, chất lượng công trình và tiến độ thi công. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 68 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÀNH 3.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Công ty. - Công ty nên thành lập Ủy ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát công việc điều hành của Ban giám đốc để đảm bảo quyền lợi cho các cổ đông, đồng thời giám sát việc thực hiện các quy trình kiểm soát của các Phong ban nhằm nâng cao hiệu quả của HTKSNB. - Công ty nên ban hành quy định về bảo mật thông tin kế toán trong đơn vị như các kế toán không được tiếp cận với các phần hành mình không phụ trách. - Để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong Công ty và lực lượng lao động thuê ngoài, ban lãnh đạo Công ty cần có chính sách khen thưởng hợp lí. Hàng tháng nên tổ chức khen thưởng cho những cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc nhằm động viên khuyến khích họ phát huy và cố gắng nhiều hơn nữa trong công việc. Đồng thời, nên thiết lập hình phạt tăng dần đối với những nhân viên vi phạm nhiều lần để nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên trong công việc, góp phần tạo nên môi trường làm việc lành mạnh hơn. 3.2. Hoàn thiện công tác kế toán chi phí xây lắp tại Công ty. - Công ty nên xây dựng mô hình kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị, chú trọng nhiều hơn về kế toán quản trị nhằm thực hiện tốt hơn công tác kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. - Nhân viên thủ quỹ nên được thực hiện độc lập hơn trong Phòng Kế toán – tài chính, lưu giữ những chứng từ cần thiết như phiếu thu, phiếu chi để có thể kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. - Công ty nên mở chi tiết tài khoản 154 theo từng khoản mục chi phí như sau: 1541: chi phí NVL trực tiếp 1542: chi phí NCTT 1543: chi phí sử dụng máy thi công 1544: chi phí sản xuất chung SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 69 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành kết hợp với mở chi tiết theo từng công trình như hiện tại để có thể theo dõi và kiểm soát tổ hơn các loại chi phí xây lắp. 3.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty.  Đối với chi phí NVL trực tiếp. - Thiết lập quy trình đánh giá, lựa chọn NCC nguyên vật liệu để tránh tình trạng thông đồng với NCC để hưởng hoa hồng, chênh lệch về giá. - Việc nhận và nhập vật tư nên được thực hiện chặt chẽ hơn, thủ kho nên lập biên bản kiểm nhận hàng nhập kho có chữ kí của nhân viên giao hàng để làm căn cứ cho việc nhập kho. - Đối với những lô vật tư có số lượng lớn, khó kiểm tra chất lượng, kĩ thuật công tình nên kiểm tra vật tư cùng với thủ kho để kịp thời phát hiện số vật tư không đáp ứng chất lượng.  Đối với chi phí NCTT - Việc thuê công nhân nên có sự chọn lọc hơn, cần chọn những công nhân có tay nghề cao, phẩm chất đạo đức tốt, để nâng cao hiệu quả lao động. - Cần xây dựng chế dộ quản lý đối với công nhân lao động, mặc dù là công nhân kí hợp đồng thời vụ nhưng nếu Công ty có những chính sách quan tâm đời sống của họ, khích lệ khen thưởng với những công nhân có thành tích sẽ góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm và cống hiến của công nhân đối với công trình.  Đối với chi phí sử dụng máy thi công - Cần thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn đối với quy trình sử dụng máy thi công thuộc Công ty quản lý, Đội trưởng muốn sử dụng máy thi công cần được sự phê chuẩn của cấp trên.  Đối với chi phí sản xuất chung. - Công ty nên chú trọng nhiều hơn vào việc kiểm soát chi phí sản xuất chung, cần đánh giá, phân tích chi phí sản xuất chung thực hiện với dự toán sau khi mỗi giai đọan hoàn thành và sau khi hoàn thành công trình để có các biện pháp kiểm soát tốt hơn chi phí sản xuất chung trong những công trình tiếp theo. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 70 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành KẾT LUẬN CHƯƠNG III Trong chương này, từ những vấn đề còn tồn tại trong thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành, đề tài đã đề xuất những giải pháp nhàm hoàn thiện hơn nữa công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty, gồm: - Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Công ty - Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí xây lắp tại Công ty - Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Với những giải pháp nêu trên, hy vọng sẽ góp phần vào việc hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty, đem lại hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh cũng như quản lý của Công ty. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 71 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành PHẦN THỨ BA: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất nói chung và càng quan trọng hơn trong đơn vị xây lắp nói riêng. Nhìn chung, công tác kiểm soát chi phí xây lắp của Công ty cổ phần Sơn Thành đã được Ban lãnh đạo chú trọng đúng mực. Sau 3 tháng nghiên cứu, thực tập tại Công ty cổ phần Sơn Thành, tôi đã đạt được những mục tiêu đề ra ban đầu cũng như đã có cơ hội tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty để so sánh với kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường. Sau khi hệ thống một các tổng quát cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, trong thời gian thực tập tại Công ty, tôi đã vận dụng để tìm hiểu, so sánh, đối chiếu với thực tế, và từ đó khắc sâu hơn các kiến thức đã được học cũng như biết cách áp dụng lí thuyết vào thực tế. Bên cạnh đó, qua nghiên cứu, so sánh, tôi đã chỉ ra một số hạn chế và đưa ra một số biện pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý cũng như kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty. Mặc dù vậy, do một số nguyên nhân về mặt thời gian, quy mô giới hạn của đề tài, đề tài vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Đó là một số quy trình còn mang tính mô tả, chưa được thực tế chứng kiến do tôi chưa có điều kiện tiếp cận thực tế nhiều với công trường để tìm hiểu sâu hơn về quản lý vật tư tại công trường, chưa được chứng kiến việc kiểm kê đột xuất kho vật tư cũng như chưa được tiếp cận với các báo cáo quản trị nội bộ để đánh giá sự hữu hiệu của công tác quản trị. Bên cạnh đó, tài chỉ dừng lại ở mức độ tìm hiểu và phân tích, chưa đi sâu nghiên cứu, đánh giá so sánh; những nhận định, đánh giá còn mang tính chủ quan. 2. Kiến nghị Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Sơn Thành, tôi đã có cơ hội được tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cũng như các thủ tục kiểm soát áp dụng. Từ đó, có thể phân tích, so sánh, chỉ ra những hạn chế và đưa ra giải pháp góp phần hoàn thiện HTKSNB của Công ty. Tuy nhiên do nguyên nhân khách quan, tôi chỉ SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 72 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành dừng lại ở việc phản ánh thực trạng mà chưa đi sâu phân tích làm rõ nguyên nhân. Nếu có điều kiện tôi mong muốn được nghiên cứu sâu hơn và tìm nhiều giải pháp thiết thực hơn nữa. Trong thời gian sắp tới, các đề tài về kiểm soát chi phí xây lắp nên đi sâu vào phân tích và tìm hiểu các yếu tố cấu thành chi phí, tìm hiểu kĩ hơn công tác lập dự toán, cách thức xây dựng định mức NVL, nhân côngđể tìm hiểu rõ hơn công tác kiểm soát của đơn vị. Đồng thời, nên tìm hiểu nguyên nhân những hạn chế trong hệ thống kiểm soát của đơn vị, so sánh giữa lợi ích và chi phí bỏ ra nếu muốn khắc phục những hạn chế đó, thông qua đó, đưa ra những giải pháp thiết thực hơn cho doanh nghiệp. Vì giới hạn thời gian và nguồn thông tin, mặc dù tôi đã cố gắng hết mình để hoàn thành đề tài, tuy nhiên trong quá trình phân tích có thể còn nhiều hạn chế. Nếu có thêm thời gian, tôi sẽ tìm hiểu thêm nhiều kiến thức để đề tài hoàn thiện hơn. SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 73 Đạ i h ọc K inh tế H uế Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Th.S Phan Trung Kiên, Kiểm toán – Lý thuyết và thực hành, NXB Tài chính, Hà Nội. 2. NGƯT Phan Đình Ngân (2008), Giáo trình Kế toán doanh nghiệp, NXB ĐH Huế, Huế. 3. GS.TS Nguyễn Quang Quynh, TS Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình Kiểm toán tài chính, NXB Đại học kinh tế Quốc dân, Hà Nội. 4. TS Nguyễn Quang Quynh (2003), Giáo trình Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính. 5. Nguyễn Văn Nhiệm (2000), Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, NXB Thống Kê. 6. Phan Thị Minh Lý (2007), Giáo trình Nguyên lý kế toán, Đại học kinh tế Huế. 7. PGS.TS Bùi Văn Dương, (2009), Kế toán tài chính, NXB Lao động. 8. Hoàng Giang, Hệ thống thông tin kế toán 1, Đại học kinh tế Huế 9. Chuẩn mực kế toán số 400: Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (Ban hành Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính). 10. Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006. 11. Các website: Kiemtoan.com.vn Webketoan.vn Tailieu.vn SVTH: Từ Thị Nhật Hương GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân 74 Đạ i h ọc K inh tế H uế DANH SÁCH PHỤ LỤC Phụ lục 1: BẢNG HỎI NHẰM TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÀNH Phụ lục 2:Phiếu yêu cầu vật tư Phụ lục 3: Đơn đặt hàng Phụ lục 4: Phiếu chi Phụ lục 5: Phiếu nhập kho Phụ lục 6: Phiếu xuất kho Phụ lục 7: Giấy tạm ứng Phụ lục 8: Giấy đề nghị thanh toán Phụ lục 9: Biên bản kiểm kê vật liệu Đạ i h ọc K inh tế H uế Phụ lục 1: BẢNG HỎI NHẰM TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÀNH 1. Môi trường kiểm soát: Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Không Không trả lời 1.HĐQT và Ban Giám đốc có bị chi phối bởi một hoặc một nhóm người không trung thực không? x 2.Có quy định về giá trị đạo đức và các giá trị này có được thoongtin đến các bộ phận của DN không? x 3.Có quy định nào để giám sát việc tuân thủ các nguyên tắc về tính chính trực và giá trị đạo đức không? x 4.Các sai phạm về tính chính trực và giá trị đạo đức được xử lý như thế nào? Cách thức xử lý có được quy định rõ và áp dụng đúng đắn? x 5.Các chính sách, thủ tục quy định hành vi ứng xử trong Công ty có được thiết kế đầy đủ và sát thực không? x 6.Nội quy công ty có được trưng bày tại các phòng ban và có được áp dụng đúng đắn? x 7.Ban quản lý có nỗ lực trong việc giảm thiểu hành vi gian lận, thiếu trung thực, vi phạm pháp luật của nhân viên? x 8.Cơ cấu tổ chức có được thiết kế hợp lý và có hoạt động hiệu quả không? x 10.Việc phân công công việc cho các x Đạ i h ọc K inh tế H uế nhân viên kế toán có được cập nhật thường xuyên không? 11.DN thường có thiên hướng thuê nhân viên có năng lực nhất hay nhân viên tốn ít chi phí nhất? Tùy vị trí, nhưng phần lớn là nhân viên có năng lực 12.DN xử lý như thế nào đối với nhân viên không có năng lực? Đào tạo 13.Có các văn bản quy định chức năng của nhân viên kế toán không? x 14.Có quy định về chế độ tuyển dụng, đào tạo không và có được áp dụng thường xuyên không? x 15.Có các văn bản mô tả và hướng dẫn công việc cho nhân viên không? x 16.Các chính sách, thủ tục trong công ty có được thể hiện rõ ràng và được ban hành cập nhật một cách thường xuyên không? x 17.Các mục tiêu, chiến lược của công ty có được vạch ra rõ ràng, cụ thể bằn văn bản không? x 18.Nhân viên có được phổ biến rõ mục tiêu, chiến lược của công ty không? x 19.Công tác lập kế hoạch và dự toán có được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc không? x 20.Các nhà quản lý có giám sát chặt chẽ việc lập BCTC không? x Đạ i h ọc K inh tế H uế II. Hệ thống kế toán: Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Không Không trả lời 1.Bộ máy kế toán đã được thiết kế và phê chuẩn chưa? x 2.Bộ máy kế toán trong thực tế có hoạt động giống như trong thiết kế không? x 3.Các chức danh trong bộ máy kế toán có đầy đủ không? x 4.Nhân viên kế toán được đào tạo chính quy hay không? x 5.Công ty áp dụng các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ kế toán đảm bảo việc ghi chép và báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh? x 6.Công ty áp dụng chế độ kế toán, hệ thống tài khoản theo quy định của Nhà nước? x 7.Công ty có áp dụng công nghệ thông tin trong việc kiểm soát và quản lý không? x 8.Hệ thống sổ sách, chứng từ đảm bảo đầy đủ, phù hợp với yêu cầu và thuận tiện cho công tác kiểm soát? x 9. Hệ thống máy tính, phần mềm đang sử dụng có đảm bảo thực hiện công tác kế toán tốt? x 10.Công ty có kho lưu trữ tài liệu đảm bảo bí mật và an toàn không? x Đạ i h ọc K inh tế H uế III. Thủ tục kiểm soát: Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Không Không trả lời Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp 1.Chức năng mua hàng có giao cho một bộ phận độc lập và cần giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện. x 2.Có sự phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ mua vật tư? x 3.Ban hành chính sách mua vật tư (giá, chất lượng,) x 4.Thiết lập các thủ tục mua vật tư và có áp dụng thực tế x 5.Xây dựng chính sách lựa chọn nhà cung cấp (giá, chất lượng, khuyến mãi, giảm giá, uy tín,mối quan hệ,) x 6.Công tác mua NVL và mức tồn kho đảm bảo được tiến độ thi công. x 7.Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lí đảm bảo sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận chức năng. x 8.Định kỳ có kiểm tra, kiểm kê vật tư và đối chiếu sổ sách hay không? x 9.Việc kiểm tra quá trình xuất nhập kho có được tiến hành bởi cá nhân, bộ phận độc lập cá nhân, bộ phận quản lý hay không? x 10.Công ty có những hình phạt đối với những cá nhân lạm dụng quyền hạn để x Đạ i h ọc K inh tế H uế thực hiện những hành vi gian lận. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 1.Nhân viên ghi chép bảng chấm công và thực hiện thanh toán lương có tách bạch với nhau? x 2.Định kỳ và đột xuất có tiến hành kiểm tra số lượng công nhân làm việc tại công trình (đối với công trình thuê công nhân) x 3.Ban hành các chính sách lương, thưởng rõ ràng không? x 4.Công nhân có được thanh toán lương đúng về số lương (tổng lương và tiền lương thực nhận) x 5.Hạch toán kế toán cho tổng chi phí lương và các khoản trích theo lương có được tính toán và tổng hợp chính xác không? x 6.Có sự kiểm tra chéo hay xét duyệt của các bộ phận khác trong quy trình thanh toán lương không? x Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 1.Công ty có tổ chức một đội máy thi công riêng phục vụ cho toàn bộ công trình? x 2.Công ty có phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng liên quan đến máy thi công nhàm tạo sự kiểm soát lẫn nhau? x 3.Có bộ phận quản lý máy thi công thực hiện công tác kiểm soát máy móc thường xuyên, tổ chức giám sát việc vận x Đạ i h ọc K inh tế H uế hành máy móc của công nhân. 4.Định kỳ có kiểm kê máy thi công để hạn chế việc lạm dụng, sử dụng máy thi công sai mục đích, kiểm tra đánh giá tình trạng kỹ thuật của máy? x 5.Trường hợp máy thi công thuê ngoài, có đảm bảo chi phí sử dụng máy thi công là có thật, có chứng từ chứng minh đầy đủ? x Kiểm soát chi phí sản xuất chung: 1.Công ty có chủ trương tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất chung? x Chú trọng hơn vào chất lượng 2.Việc theo dõi, tính khấu hao TSCĐ có đúng theo các quy định hiện hành không? x 3.Có thực hiện kiểm kê tài sản theo đúng quy định không? 4.Các khoản trích theo lương có chính xác, đầu đủ và tuân thủ quy định của Nhà nước? x 5.Có sự kiểm soát xuất CCDC dùng và việc phân bổ dựa trên tiêu thức hợp lý? x Đạ i h ọc K inh tế H uế Phục lục 2: Phiếu yêu cầu vật tư CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – tự do – hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Người đề nghị: Lê Đình Hoàn Bộ phận công tác: Kỹ thuật Tên công trình: Đại học Quảng Bình Mục đích sử dụng: Làm hệ thống cống thoát nước. Thời gian cần sử dụng: 3/4/2014 STT Tên sản phẩm Quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ống cống BTLT F400 430 2m/ống m 228 334,000 78,432,000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy mươi tám triệu bốn trăm ba mươi hai nghìn đồng chẵn GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KIỂM TRA NGƯỜI ĐỀ NGHỊ Đạ i h ọc K inh tế H uế Phục lục 3: Đơn đặt hàng CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÀNH Địa chỉ: Phường Phú Hải – TP Đồng Hới – tỉnh Quảng Bình ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi: Công ty CP xây dựng Vneoco 12 Fax: 052 3822211 Công ty cổ phần Sơn Thành xin gửi đến quý Công ty lời chào trân trọng! Đề nghị quý Công ty sản xuất và cung cấp cho Công ty chúng tôi mặt hàng cùng quy cách sản phẩm như sau: 1. Tên hàng, chất lượng, số lượng, đơn giá: STT Loại vật tư Tiêu chuẩn Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Tổng tiền 1 Ống cống BTLT F400 430 Loại 1 m 228 344,000 78,432,000 Cộng 78,432,000 Bằng chữ: Bảy mươi tám triệu bốn trăm ba mươi hai nghìn đồng chẵn. (Đơn giá trên đã bao gồm thuế VAT) 2. Giao hàng: Địa chỉ giao hàng: Trường ĐH Quảng Bình Hàng giao phải kèm theo các chứng chỉ về chất lượng mà bên mua yêu cầu. Thời gian giao hàng: trong vòng 02 ngày kể từ ngày đặt hàng 3. Thời hạn thanh toán Chứng từ thanh toán: Hóa đơn VAT, bản sao đơn đặt hàng, phiếu giao hàng (nếu có). Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, đề nghị quý Công ty thông báo số tài khoản và ngân hàng thanh toán: Đơn đặt hàng này thay cho hợp đồng mua hàng. Hàng hóa phả đảm bảo nguyên lô, nguyên tem, trong thời gian sử dụng và có chất lượng tốt. Trong trường hợp có sự sai lệch về kết quả kiểm tra chất lượng hàng hóa thực tế so với mẫu và đơn đặt hàng này, Công ty chúng tôi sẽ từ chối nhận hàng. Nếu không giao đủ số lượng trên (+/- 10%), người bán phải trả phí 5% trên tổng giá trị hàng hóa không giao. XÁC NHẬN BÊN MUA XÁC NHẬN BÊN BÁN Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Phục lục 4: Phiếu chi Công ty cổ phần Sơn Thành Diêm Hải-Phú Hải-Đồng Hới-Quảng Bình PHIẾU CHI Ngày 06/01/2014 Nợ: 154 Số: PC0006 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Công ty TNHH TM & Gạch ngói Tuynel Cầu 4 Địa chỉ: Thuận Đức – Đồng Hới – Quảng Bình Lý do chi: Gạch 2 lỗ Số tiền: 2 660 000 VND Viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn. Kèm theo chứng từ gốc: Ngày 06 tháng 01 năm 2014 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền Đạ i h ọc K inh tế H uế Phuc lục 5: Phiếu nhập kho Công ty cổ phần Sơn Thành Diêm Hải-Phú Hải-Đồng Hới-Quảng Bình PHIẾU NHẬP KHO Ngày 31/03/2014 Nợ: 152 Số: MHĐ00031 Có: 131 Họ và tên người giao hàng: Công ty CP xây dựng Vneco 12 Địa chỉ: 155 Lý Thường Kiệt – Đồng Hới – Quảng Bình Diễn giải Theo số 001216 ngày 31 tháng 03 năm 2014 Nhập tại kho: 152 STT Mã hàng Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ống cống BTLT F400 430 Ống cống BTLT F400 430 (2m/ống) m 152 228.00 312 727 71 301 818 Cộng 71 301 818 Số tiền bằng chữ: Bảy mươi mốt triệu ba trăm linh một nghìn tám trăm mười tám đồng. Ngày 31 tháng 03 năm 2014 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Đạ i h ọc K inh tế H uế Phục lục 6: Phiếu xuất kho Công ty cổ phần Sơn Thành Diêm Hải-Phú Hải-Đồng Hới-Quảng Bình PHIẾU XUẤT KHO Ngày 31/03/2014 Nợ: 152 Số: MHĐ00031 Có: 131 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Hữu Duyên Địa chỉ: Công ty CP Sơn Thành Lý do xuất:Xuất vật tư thi công Trường ĐHQB Xuất tại kho: 152 STT Mã hàng Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ống cống BTLT F400 430 Ống cống BTLT F400 430 (2m/ống) m 152 228.00 312 727 71 301 818 2 Ống cống BTLT F400T Ống cống BTLT F400T (2m/ống) m 152 39.00 312727 12 196 353 Cộng 83 301 756 Số tiền bằng chữ: Tám mươi ba triệu ba trăm linh một nghìn bảy trăm năm mươi sáu đồng chẵn Ngày 31 tháng 03 năm 2014 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Đạ i h ọc K inh tế H uế Phụ lục 7: Giấy tạm ứng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – tự do – hạnh phúc GIẤY TẠM ỨNG Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần Sơn Thành Tôi tên là: Nguyễn Văn Bình Địa chỉ: Nam Lý – Đồng Hới – Quảng Bình Lý do tạm ứng: Tạm ứng đợt 1 Số tiền: 50 000 000 Bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chẵn Duyệt tạm ứng: Phiếu chi số: Ngày 03 tháng 02 năm 2014 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người tạm ứng Đạ i h ọc K inh tế H uế Phụ lục 8: Giấy đề nghị thanh toán CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – tự do – hạnh phúc GIẤY THANH TOÁN Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần Sơn Thành Tôi tên là: Nguyễn Văn Liên Địa chỉ: Đông Trạch – Bố Trạch – Quảng Bình Lý do tạm ứng: VC cát nền + máy xúc Số tiền: 47 786 364 Bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu bảy trăm tám mươi sáu ngàn ba trăm sáu mươi bốn đồng chẵn. Duyệt thanh toán: Phiếu chi số: Ngày 03 tháng 02 năm 2014 Giám đốc Kế toán trưởng Người thanh toán Đạ i h ọc K inh tế H uế Phụ lục 9: Biên bản kiểm kê vật liệu CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phú Hải-Đồng Hới-Quảng Bình Độc lập - tự do - hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU Kho: Trường ĐH Quảng Bình (Có đến 00h ngày tháng năm ) Đại diện kiểm kê: Ông (bà) Lưu Thị Hoa Chức vụ: Kế toán Số Tên vật tư, dụng cụ, tài sản Đơn vị tính Tồn kho theo sổ sách Tồn kho theo thực tế Số chênh lệch Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền 1 ống cống F400T m 21 6,567,267 21 6,567,267 0 0 2 ống cống F400 430 m 10 3,127,270 10 3,127,270 0 0 Cộng 9,694,537 9,694,537 0 0 Đại diện kiểm kê Đội trưởng Thủ kho Đạ i h ọc K inh tế H uế