Đề tài Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt tại ngân hàng thương mại cổ phần Sài gòn thương tín chi nhánh Huế

ược người phụ trách đồng ý. Trước khi ra khỏi nơi giao dịch phải cất hết tiền vào thùng sắt, tủ quầy, két sắt và khóa cẩn thận. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 63 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy - Người không có nhiệm vụ không được vào trong quầy giao dịch hoặc kho tiền.  Quy định về việc ra, vào kho tiền: Đối tượng được phép vào kho tiền khi thực hiện nhiệm vụ: - Thống đốc, Phó Thống đốc NHNN và cán bộ được Thống đốc cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền trong ngành ngân hàng. - Giám đốc Chi nhánh NHNN và cán bộ được Giám đốc Chi nhánh NHNN có văn bản cho phép kiểm tra kho tiền của TCTD trên địa bàn tỉnh, thành phố. - Chủ tịch HĐQT NH TMCP SGTT, Tổng Giám đốc NH TMCP SGTT và cán bộ được Chủ tịch HĐQT TMCP SGTT cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền của Đơn vị. - Giám đốc và các thành viên có trách nhiệm giữ chìa khóa cửa kho tiền. - Cán bộ Kiểm tra nội bộ của Đơn vị vào kho tiền để giám sát việc xuất, nhập tài sản, kiểm tra kho tiền theo kế hoạch công tác đã được Giám đốc duyệt. - Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức bốc xếp và vận chuyển tài sản bảo quản trong kho tiền; Cứu tài sản trong kho tiền trong các trường hợp khẩn cấp; Xuất, nhập tài sản tạm gửi kho NHNN. - Các thành viên Hội đồng kiểm kê tài sản kho quỹ định kỳ, đột xuất. - Cán bộ giám sát và cán bộ kỹ thuật, công nhân làm nhiệm vụ sữa chữa, lắp đặt, bão dưỡng các thiết bị, các ổ khóa trong kho tiền, có giấy đề nghị, được Giám đốc chấp nhận cho phép vào kho tiền. Quy định vào, ra kho tiền: Mỗi lần vào kho tiền phải đăng ký vào sổ “Theo dõi ra vào kho tiền” và theo đúng thứ tự quy định. Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên sổ “Theo dõi ra vào kho tiền”.  Kiểm tra trước khi vào, ra kho tiền: - Trước khi mở khóa, các thành viên giữ chìa khóa kho tiền phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài ổ khóa và cửa kho tiền: Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủ nghi vấn; Nếu thấy vết tích đã có kẻ gian xâm nhập kho tiền, phải giữ nguyên hiện trường và thông báo cho cơ quan công an đến xem xét, lập biên bản; sau đó mở khóa vào kho tiền. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 64 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy - Trước khi ra khỏi kho tiền: Kiểm tra các hiện vật cần mang ra ngoài kho; Kiểm tra lại các hệ thống thiết bị an toàn; Thủ kho tiền phải kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đóng cửa kho tiền.  Canh gác, bảo vệ kho tiền tại chi nhánh, các phòng giao dịch, ATM: - Quy định làm việc tại trụ sở trong khu vực có kho tiền: Hết giờ làm việc, phải khóa cửa quầy giao dịch và các cửa thuộc khu vực kho tiền. Không ai tự ý ở lại một mình trong khu vực có kho tiền trừ những người được Giám đốc cho phép. - Canh gác, bảo vệ kho tiền ATM: Kho tiền, ATM phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên đảm bảo 24 giờ/ngày. Đơn vị lập phương án bảo vệ, phương án phòng cháy chữa cháy cho kho tiền, ATM và phối hợp chặt chẽ với lực lượng công an tại địa phương khi có sự cố xảy ra. - Canh gác, bảo vệ quầy giao dịch, phòng giao dịch: Quầy giao dịch và phòng giao dịch phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên cho tới khi chuyển hết TM về kho tiền. - Trách nhiệm bảo vệ kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch: Những người có trách nhiệm bảo vệ kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch như các nhân viên trực được phân công hay các bảo vệ của ngân hàng phải chịu trách nhiệm về an toàn kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch trong phạm vi được phân công.  Quy định chìa khóa kho tiền, két sắt, thùng sắt: - Chìa khoá kho tiền, két sắt: Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt, tủ sắt, thùng sắt phải luôn luôn có đủ và đúng 02 (hai) chìa: một chìa sử dụng hằng ngày và một chìa dự phòng. Chìa khóa của ổ khóa số là một tổ hợp gồm mã số và chìa định vị. - Chìa khoá kho tiền, cửa gian kho, két sắt, ATM giao cho cán bộ phụ trách bảo quản an toàn chòa khóa trong két sắt riêng đặt tại nơi làm việc của mình ở trụ sở cơ quan. - Bàn giao chìa khoá: Mỗi lần bàn giao chìa khóa, người giao và người nhận trực tiếp giao nhận chìa khóa rồi ký nhận vào sổ “Bàn giao chìa khóa”. Đối với khóa số, khi bàn giao xong người nhận phải đổi mã số.  Niêm phong, bảo quản chìa khoá dự phòng cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt: - Việc niêm phong chìa khóa dự phòng được các thành viên giữ chìa khóa và cán bộ kiểm toán nội bộ chứng kiến, cùng ký tên trên niêm phong, lập biên bản niêm phong. - Hộp chìa khóa dự phòng được gửi vào kho tiền chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, TCTD khác, Kho bạc Nhà nước hay các Đơn vị thành viên khác. Hộp bảo quản chìa khóa dự phòng của cửa kho tiền có 02 (hai) ổ khóa, Giám đốc và Thủ kho tiền mỗi SVTH: Võ Thị Hoài Thương 65 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy người quản lý một ổ Đơn vị có nhiệm vụ bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khóa dự phòng. - Chìa khóa dự phòng cửa gian kho, két sắt, tủ sắt bảo quản tại két sắt của Giám đốc.  Các thủ tục kiểm soát khi xử lý thừa, thiếu tiền mặt:  Xử lý thừa, thiếu tài sản trong giao nhận, đóng gói: - Trường hợp thiếu tiền mặt theo biên bản của Hội đồng kiểm đếm, Hội đồng kiểm kê: người có tên trên niêm phong bó, bao, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng phải bồi thường 100% giá trị tài sản tổn thất. Nếu tái phạm, thì tùy mức độ phải chịu kỷ luật theo quy định hiện hành. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật. Các trường hợp thừa tiền trong bó, túi, bao, thùng sẽ được hạch toán theo quy định của NHNN. - Trường hợp đã giao nhận theo bó, túi tiền nguyên niêm phong (sau đó kiểm đếm tờ, miếng), mọi thừa, thiếu tiền phải lập biên bản giữ lại niêm phong bó, túi tiền và gửi kèm theo biên bản cho đơn vị có bó, túi tiền để xử lý: Nếu chênh lệch thừa tiền (tổng số tiền thừa lớn hơn tổng số tiền thiếu) thì báo Có/thông báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao. Nếu chênh lệch thiếu tiền (tổng số tiền thừa nhỏ hơn tổng số tiền thiếu), thì báo Nợ/thông báo cho ngân hàng, đơn vị bên giao. - Trường hợp khi giao nhận bó, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng không còn nguyên niêm phong thì bên giao, bên nhận lập biên bản ghi rõ tình trạng niêm phong và kiểm kê toàn bộ số tiền thực tế trong bó, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng đó để truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản, vận chuyển tài sản và trách nhiệm của những người có liên quan. Ví dụ: Ngày 20/03/200X, sau khi Hội đồng kiểm đếm tờ của bó nguyên niêm phong trong quỹ TM phát hiện thiếu mất 10.000.000đ. Khi đó, những người có tên trên niêm phong đó sẽ phải chịu trách nhiệm tìm hiểu nguyên nhân và bồi hoàn toàn bộ số tiền đó. Số tiền trong bó được hạch toán theo quy định. Đối với số tiền thiếu: Ngay trong ngày phải xử lý và hạch toán ngay vào sổ và có biên bản kiểm kê. Khi NH nhận bó nguyên niêm phong phát hiện thiếu tiền: Chuyển Giấy báo nợ cho KH số tiền thiếu. Nếu phát hiện thừa tiền, gửi Giấy báo có cho KH. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 66 Đạ i h ọc K in tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy  Xử lý thừa, thiếu tài sản trong kho tiền, quầy giao dịch, trên đường vận chuyển: - Các trường hợp phát hiện thừa hoặc thiếu tiền mặt trong kho tiền, quầy giao dịch, trong quá trình vận chuyển, Giám đốc Chi nhánh Huế phải quyết định kiểm kê toàn bộ tài sản có liên quan. Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán và quỹ phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách và truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm của những người có liên quan để xử lý kịp thời thu hồi toàn bộ giá trị thiếu, mất. - Những vụ thiếu, mất tiền mặt có giá trị từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên phải báo cáo ngay cho Ban Giám đốc để kịp thời xử lý, đồng thời phải điện báo cáo Hội sở chính NH TMCP SGTT và Chi nhánh NHNN trên địa bàn trong vòng 24 giờ. Những vụ mất tiền có dấu hiệu do kẻ gian đột nhập lấy cắp, cướp tài sản; do tham ô, lợi dụng (có yếu tố cấu thành tội phạm), phải giữ nguyên hiện trường báo cáo cơ quan công an. Ví dụ: Ngày 15/03/200X, sau khi đối chiếu số liệu của thủ quỹ và giao dịch viên, GDV phát hiện thiếu số tiền 500.000đ. Khi nhận được báo cáo, Giám đốc chi nhánh chỉ đạo Trưởng phòng Kế toán và quỹ kiểm kê quỹ, lập biên bản và truy cứu trách nhiệm. Sau khi tìm hiểu kỹ, phát hiện GDV trả tiền thừa cho khách hàng nhưng không rõ KH đó là ai. GDV phải chịu trách nhiệm bồi thường số tiền trên.  Xử lý thiếu, mất do sơ suất trong nghiệp vụ: Trường hợp do sơ suất trong giao nhận, kiểm đếm, bảo quản, vận chuyển dẫn đến thiếu, mất tiền mặt, qua xác minh không có biểu hiện tham ô, lợi dụng tài sản thì phải bồi thường toàn bộ thiệt hại và bị xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Sacombank CN Huế thành lập Hội đồng xử lý thừa/thiếu tài sản để xử lý các vụ việc theo Quy chế tài chính của NHNN VN. Các thành viên của Hội đồng xử lý thừa/thiếu tiền mặt là những người không liên quan đến các vụ việc thừa/thiếu này.  Xử lý thiếu, mất do nguyên nhân chủ quan: - Giám đốc Sacombank CN Huế và những người có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an toàn tiền mặt, nếu không hoàn thành nhiệm vụ để xảy ra thiếu, mất tiền trong kho quỹ hoặc để cán bộ thuộc quyền quản lý tham ô, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật; có liên đới trách nhiệm vật chất SVTH: Võ Thị Hoài Thương 67 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hoàn; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự. - Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, nếu tham ô, lợi dụng tiền mặt thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự.  Các thủ tục kiểm soát trong việc phát hiện và xử lý tiền giả, tiền nghi giả: - Trong giao dịch tiền mặt với khách hàng, khi phát hiện đồng tiền có dấu hiệu nghi giả, các Đơn vị đối chiếu với đặc điểm bảo an của tiền mẫu (hoặc tiền thật) cùng loại, thông báo về đặc điểm nhận biết tiền giả của Ngân hàng Nhà nước (hoặc Bộ Công an) và xử lý như sau: - Trường hợp khẳng định là loại tiền giả đã được NHNN (hoặc Bộ Công an) thông báo bằng văn bản, các Đơn vị phải lập biên bản theo biểu mẫu thu giữ và đóng dấu, bấm lỗ tiền giả. - Trường hợp xác định là tiền giả loại mới, phải lập biên bản theo biểu mẫu và thu giữ nhưng không đóng dấu, bấm lỗ tiền giả. - Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày thu giữ tiền giả loại mới, chi nhánh phải thông báo bằng văn bản cho NHNN chi nhánh trên địa bàn. Ngoài ra, Sacombank CN Huế phải thông báo kịp thời cho cơ quan công an nơi gần nhất để phối hợp, xử lý khi phát hiện một trong các trường hợp sau: - Có dấu hiệu nghi vấn tàng trữ, vận chuyển, lưu hành tiền giả. - Tiền glả loại mớl. - Có 5 tờ tiền giả (hoặc 5 miếng tiền kim loại giả) hoặc nhiều hơn trong một giao dịch. - Khách hàng không chấp hành việc lập biên bản, thu glữ tiền giả. Đóng dấu, bấm lỗ tiền giả - Dấu tiền giả: hình chữ nhật; kích thước 60mm X 20mm; phần tên đơn vị: 60mm X 7mm, phần chữ “TIỀN GIẢ”: 60mm X 13 mm. Dấu tiền giả sử dụng mực màu đỏ, khó phai. - Tên ngân hàng được thống nhất như sau: NHSGTT - [Tên viết tắt của Sở giao dịch/Chi nhánh] SVTH: Võ Thị Hoài Thương 68 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy - Các Phòng giao dịch trực thuộc trong và ngoài tỉnh/thành phố sẽ dùng dấu “TIỀN GIẢ” chung của Chi nhánh quản lý. Mẫu dấu tiền giả: NHSGTT- CN HUẾ TIỀN GIẢ Cách thức đóng dấu, bấm lỗ tiền giả: - Đóng dấu “TIỀN GIẢ” lên 2 mặt của tờ tiền giả, mỗi mặt đóng một lần và bấm 4 lỗ trên tờ tiền giả (mỗi cạnh chiều dài tờ tiền giả bấm 2 lỗ tròn cân đối, bằng dụng cụ bấm lỗ tài liệu dùng cho văn phòng); - Không được đóng dấu lên hình Bác Hồ, hình Quốc huy và số sêri của tờ tiền giả; - Không đục lỗ ở vị trí các hàng số sêri, các cửa sổ hay mực đổi màu trên tờ tiền giả; - Sử dụng mực tốt, khi đóng dấu phải để khô ráo tránh để mực bị nhoè, lem luốc.  Các thủ tục kiểm soát trong việc phát hiện và xử lý tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông:  Tiêu chuẩn tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông - Tiền giấy bị thay đổi màu sắc, mờ nhạt hình ảnh hoa văn, chữ, số; nhàu, nát, nhòe, bẩn, cũ; rách rời hay liền mảnh được can dán lại nhưng còn nguyên tở tiền. - Tiền kim loại bị mòn, han gỉ, hư hỏng một phần hoặc toàn bộ hình ảnh, hoa văn, chữ, số và lớp mạ trên đồng tiền. - Tiền giấy bị thủng lỗ, rách mất một phần; tiền được can dán; cháy hoặc biến dạng do tiếp xúc với nguồn nhiệt cao; giấy in, màu sắc, đặc điểm kỹ thuật bảo an cùa đồng tiền bị biến đổi do tác động của hoá chất (như chất tẩy rửa, axít, chất ăn mòn...); viết, vẽ, tẩy xóa; đông tiền bị mục hoặc biến dạng bởi các lý do khác nhưng không do hành vi hủy hoại. - Tiền kim loại bị cong, vênh, thay đổi định dạng, hình ảnh thiết kế do tác động của ngoại lực hoặc nhiệt độ cao; bị ăn mòn do để tiếp xúc với hóa chất. - Tiền bị lỗi kỹ thuật do quá trình in, đúc của nhà sản xuất như giấy in bị gấp nếp làm mất hình ảnh hoặc mất màu in, lấm bẩn mực in và các lỗi khác trong khâu in, đúc. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 69 Đạ i h ọc Ki h t ế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy  Một số thủ tục kiểm soát với tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông: - Trong quá trình thu, chi tiền mặt với Khách hàng, Đơn vị thu đổi phải thực hiện tuyển chọn và thu hôi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông theo quy định. Trường hợp khi kiểm đếm, nếu phát hiện tiền rách nát, hư hỏng do quá trình bảo quản lẫn trong bó tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông thì thực hiện thu, đổi cho khách hàng. - Trong quá trình giao nhận tiền mặt giữa Đơn vị thu đổi với Ngân hàng Nhà nước chi nhánh trên địa bàn, các đơn vị thu đổi kiểm đếm, tuyển chọn, phân loại tiền không đủ tiêu chuẩn không để lẫn tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông; trường hợp Ngân hàng Nhà nước chi nhánh kiểm tra xác xuất các bó tiền giao nhận phát hiện tỷ lệ tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông lớn hơn 5% trong tổng số các bó tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông được kiểm tra thì có quyền từ chối nhận toàn bộ số tiền do Đơn vị thu đổi nộp và yêu cầu tuyển chọn lại.  Một số thủ tục kiểm soát nằm bảo vệ an toàn khi tiếp quỹ ATM Yêu cầu đối với nhân viên bảo vệ trong quá trình tiếp quỹ máy ATM:  Vận chuyển tiền lên xe: - Cảnh giác, quan sát khu vực xung quanh nhằm bảo đảm an toàn cho việc vận chuyển tiền lên xe; - Kiểm tra khóa két sắt ngoài và bảo đảm đã được khóa an toàn; - Nhân viên bảo vệ là người lên xe sau cùng và ngồi đúng vị trí đồng thời nhắc nhở nhân viên lái xe chốt các cửa xe và không được quay các kính xe xuống.  Trên đường đi đến các điểm cần tiếp quỹ ATM: - Khi xe di chuyển, nhân viên bảo vệ phải luôn cảnh giác, quan sát hai bên và phía trước nhằm kịp thời phát hiện các hiện tượng, đối tượng khâ nghi; - Không dừng xe tại những nơi đông người và không thực hiện việc tiếp nhiên liệu dọc đường; - Trường hợp xảy ra va chạm với các xe khác, nhân viên bảo vệ phải tỉnh táo, bảo đảm an toàn cho xe và két tiền trong khi nhân viên lái xe xử lý đồng thời điện báo cho Giám đốc chi nhánh (trường hợp nghiêm trọng hoặc không giải quyết được sự vụ va chạm). Trong trường hợp khẩn cấp có thể liên hệ Công an (113) hoặc Công an tỉnh để hỗ trợ kịp thời. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 70 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy  Tại điểm tiếp quỹ ATM: - Nhân viên bảo vệ là người xác định nơi đậu xe đã đảm bảo an toàn và là người đầu tiên xuống xe đồng thời quan sát cảnh giới xung quanh, tập trung cao độ khi nhân viên tiếp quỹ lên xuống thùng tiền và thực hiện công việc. - Tuyệt đối nghiêm túc, không đùa giỡn, tuyệt đối cấm không cho bất kỳ ai lại gần khu vực tiếp quỹ máy ATM, không hút thuốc, không nói chuyện điện thoại, phải đứng đúng vị trí bảo vệ... trong khi nhân viên tiếp quỹ thực hiện công việc. - Trường hợp cần phải tiếp quỹ ATM mà xe không dừng tại nơi tiếp quỹ được, nhân viên Bảo vệ phải đi cùng để che chắn và bảo vệ an toàn, đảm bảo thùng tiền luôn ở giữa các nhân viên tiếp quỹ cho đến điểm - Lưu ý cần thiết khi thực hiện nhiệm vụ: - Xe ô tô thực hiện công việc tiếp quỹ máy ATM phải là xe chuyên dùng hoặc xe đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản cho phép được dùng để vận chuyển tiền, hàng đặc biệt. - Nhân viên bảo vệ phải mang đầy đủ các trang bị cần thiết cho tác nghiệp như: áo giáp bảo vệ, Giấy chứng nhận nhân viên bảo vệ do Ngân hàng cấp, súng bắn đạn cao su và Giấy phép sử dụng, bộ đàm liên lạc giữa hân viên bảo vệ và nhân viên Lái xe (nếu có). - Trường hợp nghỉ ăn trưa phải hạn chế việc dừng, đậu xe tại những nơi bị hạn chế khả năng quan sát, phải dừng và đậu xe tại nơi an toàn hoặc các đơn vị trực thuộc hệ thống của Sacombank để có sự hỗ trợ kịp thời của ực lượng bảo vệ tại chỗ. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 71 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TRONG NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯƠNG TÍN - CN HUẾ 3.1 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt trong ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế 3.1.1 Đánh giá chung Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín (Sacombank) chi nhánh Huế là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần lớn nhất và có chỗ đứng vững mạnh trong nền kinh tế hiện tại. Thâm nhập vào thị trường ở Huế hơn 12 năm, đến nay, Sacombank chi nhánh Huế đã không ngừng phát triển, đạt được nhièu thành tựu xuất sắc, các giải thưởng cao quý, đặc biệt gần đây, Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín còn được khen thưởng là “Ngân hàng bán lẻ nhất Việt Nam”, “Ngân hàng nội địa tốt nhất Việt Nam” năm 2013, “Ngân hàng tốt nhất trong các thị trường mới nổi” và nằm “Top 1000 Ngân hàng Thế giới” năm 2014. Đây quả là nổ lực không hề nhỏ của Ngân hàng Sacombank nói chung và Sacombank chi nhánh Huế nói riêng, thể hiện phần nào sự hoạt động tốt, phục vụ khách tốt trong hoạt đông thu chi tiền mặt và chăm sóc khách hàng. Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín CN Huế rất coi trọng yếu tố nhân lực, chú trọng từng khâu tuyển chọn và đào tạo, luôn hướng đến phục vụ khách hàng là tốt nhất, “Khách hàng hài long – Sacombank thành công”, ngoài nghiệp vụ phải giỏi thì thái độ phục vụ khách hàng là yếu tố luôn được đánh giá cao, vì thế mà Scombank CN Huế với một trụ sở chính và bảy phòng giao dịch luôn sở hữu một lượng khách đông đảo. Nhìn chung, công tác kiểm soát trong hoạt động thu chi tiền mặt ở Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín CN Huế tương đối tốt, tuân thủ đúng chế độ, chính sách của Bộ Tài Chính, quy định của Ngân hàng Nhà nước, vận dụng tốt Công nghệ thông tin trong quá trình xử lý các giao dịch, giúp giảm bớt sai sót cho giao dịch viên, thủ quỹ, hỗ trợ trong việc cung cấp thông tin, giám sát của cán bộ quản lý. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 72 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy 3.1.2. Đánh giá chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt ở Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín CN Huế 3.1.2.1 Các quy trình thu chi tiền mặt  Ưu điểm: - Ngân hàng Sacombank CN Huế đã thiết lập được một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với hoạt động thu chi tiền mặt: từ bảo quản và bảo vệ tiền mặt, quy định về vận chuyển tiền, quy trình thu, chi tiền mặt và đặc biệt là việc kiểm soát các chứng từ trong hoạt động quản lý tiền mặt. Trong những năm vừa qua, những sai sót tiền mặt đã giảm một cách đáng kể và hầu như không có những sai sót lớn gây hậu quả nghiêm trọng. - Giao dịch viên, thủ quỹ, kiểm soát viên là những nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, có kinh nghiệm, thực hiện thao tác nghiệp vụ nhanh nhạy, có thái độ phục vụ khách chuyên nghiệp, hòa nhã. - Ngân hàng chú trọng việc đảm bảo an toàn kho quỹ, việc cất giữ chìa khóa kho tiền và kiểm quỹ được thực hiện tốt. - Kiểm soát viên đã làm rất tốt vai trò của mình trong việc xét duyệt các giao dịch do Giao dịch viên thực hiện, luôn cẩn thận đối chiếu thông tin, dò xét kỹ càng chi tiết từng nghiệp vụ để tránh sai sót. - Thủ quỹ, Giao dịch viên thực hiện đúng hạn mức thu chi của mình, không bao giờ xảy ra tình trạng thu chi quá hạn mức. - Hoạt động kiểm quỹ cuối ngày, cuối buổi làm việc được thực hiện nghiêm túc trong mỗi ngày làm việc, giúp ngăn chặn những rủi ro, phát hiện sai sót đẻ xử lý kịp thời. - Các giao dịch viên, quỹ con và thủ quỹ thực hiện chuyển quỹ đúng hạn mức quy định, theo đúng chứng từ và bảng kê kèm theo, các phòng giao dịch thực hiện chuyển quỹ theo xe chuyên dụng của Chi nhánh, đảm bảo đầy đủ lực lượng bảo vệ an toàn để lưu trữ tiền tồn quỹ ở chi nhánh, không tồn quỹ qua đêm ở phòng giao dịch như quy định. - Giao dịch viên xử dụng tốt hệ hống xử lý giao dịch trên máy vi tính là hệ thống T24, xử dụng thành thạo những chức năng chuyên dụng thường dùng, giúp việc xử lý giao dịch nhanh hơn, không để khách đợi lâu. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 73 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy  Hạn chế: - Quy định về ra vào quầy giao dịch chưa được thực hiện nghiêm ngặt, nhiều trường hợp những cán bộ nhân viên không phận sự có thể ra vào quầy giao dịch, làm lộn xộn khu vực làm việc và rủi ro có thể mất tiền hay mất chứng từ thu, chi. - Một số giao dịch viên chỉ thành thạo những giao dịch thường xuyên xảy ra trong ngày, một số nghiệp vụ ít xảy ra khi phát sinh thì không xử lý tốt. - Một số trường hợp nhân viên đến tận nơi thu tiền của khách hàng nhưng không có nhân viên bảo vệ đi theo, điều này là rất nguy hiểm, có thể xảy ra rủi ro bị cướp dật trên đường đi hoặc nhân viên biển thủ, làm mất mác tài sản cũng như uy tính của ngân hàng. - Trong những ngày đông khách quá, giao dịch viên có trường hợp đã để tồn quỹ quá hạn mức tồn quỹ quy định, điều này dẫn đến rủi ro giao dịch viên không bảo quản tốt số tiền lớn hơn đó và lộn xộn trong việc thu chi, không an toàn kho quỹ. - Ngân hàng Sacombank CN Huế có một lượng khách giao dịch hàng ngày rất đông, áp lực về lượng khách trước mặt, một số giao dịch viên đã nhập liệu sai trên hệ thống T24, ví dụ như số tiền khách nộp là 279 trđ mà nhập thành 297 trđ, gây chênh lệch quỹ, hoặc một số trường hợp thu phí thừa hay thiếu của khách hàng - Một số quy trình không được thực hiện đúng ở ngân hàng Sacombank CN Huế như rút tiền từ tài khoản hay tất toán sổ tiết kiệm, nộp tiền mặt vào tài khoản khách hàng khi không có mặt của khách hàng tại quầy mà theo quy định là khách hàng phải đến làm việc trực tiếp hoặc có Giấy ủy quyền cho người khác, thiếu chữ ký của khách hàng và sẽ bổ sung sau vì những khách hàng này là khách quen của Ngân hàng - Vì số lượng giao dịch trong một ngày quá nhiều nên có một số giao dịch khách hàng đã ký, thực hiện xong nhưng giao dịch viên chưa đi lệnh cho giao dịch đó nên nó chưa được thực hiện hoặc giao dịch viên đã thực hiện lệnh nhưng Kiểm soát viên bỏ sót hoặc quên duyệt giao dịch trên hệ thống T24 làm chậm trễ cho khách hàng và một số trường hợp có rủi ro lớn như việc khách hàng đến viết Ủy nhiệm chi, chuyển tiền từ tài khoản của mình đẻ trả nợ nhưng do sơ suất nên giao dịch viên chưa thực hiện giao dịch đó, trong cùng một lúc, khách hàng lại đến phòng giao dịch khác để thực hiện “Ủy nhiệm chi” khác thì rủi ro là ngân hàng phải mất tiền. Vì ngân hàng đã ký tên đóng dấu vào ủy nhiệm chi cho khách hàng thì tất nhiên giao dịch đó đã được thực SVTH: Võ Thị Hoài Thương 74 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy hiện, tiền trong tài khoản của khách hàng đã chuyển đi nhưng do ngân hàng sơ suất chưa chuyển, khách hàng lại đến phòng giao dịch khác chuyển thêm một lần tương tự nữa thì thành ra khách hàng có số tiền trong tài khoản ít nhưng lại chuyển tiền được gấp đôi. Vì thế nên giao dịch viên, thủ quỹ và Kiểm soát viên phải thật cẩn thận đặc biệt đối với giao dịch Ủy nhiệm chi của khách hàng. 3.1.2.2 Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên  Ưu điểm: - Nhân viên Sacombank CN Huế có trình độ chuyên môn tốt, thường xuyên được đi đào tạo chuyên sâu các nghiệp vụ. - Tất cả các nhân viên từ giao dịch viên, thủ quỹ đến kiểm soát viên đều có thái độ phục vụ khách chuyên nghiệp, luôn tươi cười, hòa nhã với khách, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, được sự tín nhiệm lớn của khách hàng. - Ban Giám đốc rất quan tâm đến đời sống của nhân viên, có chế độ lương thưởng, nghỉ mát tốt cho nhân viên trong mỗi dịp lễ, tết. - Ban Giám đốc cũng rất chú trọng trong công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động của ngân hàng, tạo môi trường kiểm soát chặt chẽ, phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước. - Không chỉ với khách hàng, các nhân viên cũng rất thân thiện với nhau, giúp đỡ nhau trong công việc hàng ngày. - Ban Giám đốc phân bổ nhân lực hợp lý ở Chi nhánh, phòng giao dịch, nơi nào có khách đông hơn thì nhân sự nhiều hơn, không để tình trạng nhân sự trì trệ, nhàn rỗi.  Hạn chế: - Cơ chế tổ chức còn nặng nề các chỉ tiêu như chỉ tiêu về huy động vốn, chỉ tiêu tín dụng, chỉ tiêu về chỉ số xử lý giao dịch KPI, tạo áp lực nặng nề cho nhân viên, nhiều trường hợp chạy theo chỉ tiêu mà không mang lại hiệu quả thực sự. - Vì giờ làm việc buổi chiều hơi sớm, vào làm từ 13h nên một số nhân viên đi trễ, không đảm bảo giờ giấc phục vụ khách hàng, làm khách hàng phải chờ đợi. 3.1.2.3 Ủy quyền và xét duyệt  Ưu điểm: - Cơ chế phân định quyền hạn xét duyệt phù hợp cho các giao dịch. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 75 Đạ i h ọ K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy - Việc giới hạn hạn mức thu chi tiền của GDV ở mức thấp giúp GDV chỉ xử lý thu, chi với những giao dịch nhỏ, tốn ít thời gian để có thể giao dịch với nhiều khách hàng, ngoài ra cũng hạn chế rủi ro sai sót cho việc thu, chi tiền khi khách hàng đông. - Việc ủy quyền xét duyệt cũng giúp hoạt động thu chi tiền mặt ở quầy giao dịch diễn ra nhanh hơn, chuyên môn hóa hơn, không lãng phí thời gian của Ban Giám đốc.  Hạn chế: - Một số lúc khách đông, số lượng giao dịch dồn lại quá nhiều khiến các kiểm soát viên không duyệt kịp, làm chậm trễ thời gian của khách hàng. - Vì yếu tố chủ quan nên các kiểm soát viên cũng xảy ra tình trạng kiểm tra không kỹ lưỡng, bỏ sót các sai sót của giao dịch viên. 3.1.2.4 Sự phân chia trách nhiệm  Ưu điểm: - Ngân hàng Sacombank Chi nhánh Huế có bảng phân chia trách nhiệm cụ thể cho các vị trí công việc, cụ thể hóa bằng văn bản, giúp nhân viên tiếp cận và định hướng công việc nhanh hơn. - Các giao dịch viên, thủ quỹ, kiểm soát viên thực hiện đúng vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình trong hoạt động thu, chi tiền mặt, hỗ trợ nhau làm tốt công việc, cử lý giao dịch nhanh hơn. - Không xảy ra tình trạng kiêm nhiệm các công việc, việc kiểm tra độc lập với việc thực hiện giúp các giao dịch xử lý hiệu quả, chính xác hơn.  Hạn chế: - Vì lượng khách hàng quá đông nên thỉnh thoảng, việc thu tiền ở địa điểm của khách hàng không được giao dịch viên thực hiện mà nhờ một nhân viên khác ví dụ như Chuyên viên tư vấn, điều này là không đúng với quy định của ngân hàng, rủi ro có thể xảy ra là nhân viên đó không kiểm đếm tiền đúng hoặc không phân biệt được tiền giả - Một số Giao dịch viên có việc bận đi ra ngoài nên nhờ các nhân viên khác làm hộ công việc của mình, dẫn đến có thể không khớp đúng với các bước công việc trước. 3.1.2.5 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin  Ưu điểm: - Ngân hàng kiểm soát chung, phân quyền sử dụng cho từng thành viên trên hệ thống T24, mỗi người được cấp một địa chỉ ID và mật khẩu riền để bảo mật thông tin của mình và chỉ được quyền truy cập vào phần hành của mình. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 76 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy - Hệ thống này được viết rất hiện đại, phù hợp với từng giao dịch, tương đối dễ sử dụng. Mỗi nhân viên trước khi vào làm việc chính thức đều đã được đi học và thực hành trên hệ thống T24 này, giúp hạn chế việc sai sót. - Việc vận dụng hệ thống T24 trong xử lý các giao dịch không những đảm bảo an toàn cho khách hàng khi giao dịch mà còn giảm bớt được khối lượng công việc, giảm thiểu những sai sót trong quá trình kiểm soát hoạt động thu – chi tiền mặt với một khối lượng chứng từ giao dịch khá lớn. - Các chứng từ cuối ngày được tập hợp, sắp xếp hợp lý, chấm chứng từ để kiểm tra sự khớp đúng với số liệu trên hệ thống, đóng thành tập và được đánh số thứ tự liên tục nhằm hạn chế khả năm thất lạc, mất chứng từ. - Hằng ngày, toàn bộ chứng từ hạch toán được luân chuyển tập trung về Phòng Kế toán và quỹ để thực hiện kiểm tra, đối chiếu lại. - Tổ chức lưu trữ bảo quản tài liệu kế toán một cách khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết. - Việc truy vấn, kiểm tra thông tin của khách hàng tương đối thuận tiện khi hiện tại, mỗi khách hàng đến giao dịch ở Ngân hàng Sacombank CN Huế dều được thu thập thông tin lần đầu và gắn một mã khách hàng riêng biệt.  Hạn chế: - Một số chứng từ trong giao dịch thực hiện do sơ suất mà giao dịch viên chưa thu thập đầy đủ chữ ký, đặc biệt là chữ ký của khách hàng, phải gọi khách lên bổ sung làm mất thời gian của khách hàng. - Kiểm soát viên sau khi đã xét duyệt trên hệ thống T24 nhưng lại không ký vào chứng từ thu, chi, xảy ra tình trạng nhầm lẫn cho giao dịch viên. - Việc thu thập thông tin của khách hàng giúp thuận tiện cho việc truy vấn và lưu trữ sau này nhưng lại làm chậm trễ và mất nhiều thời gian của khách hơn cũng như thời gian nhập liệu của giao dịch viên, điều này cũng được rất nhiều khách hàng phán ánh. - Hệ thống T24 tương đối dễ sử dụng nhưng có một số phần hành ít dung nên khi gặp phải, giao dịch viên gặp rắc rối trong việc nhập liệu. - Mặc dù có ID và mật khẩu riêng nhưng các nhân viên cũng có thể biết của nhau, xảy ra tình trạng có thể sử dụng máy không đúng của mình. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 77 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy 3.1.2.6 Phân tích và rà soát  Ưu điểm: - Công việc của giao dịch viên, thủ quỹ luôn được rà soát lại mỗi ngày và được kiểm soát, theo sát của kiểm soát viên hay Giám đốc chi nhánh, Phó Giám đốc chi nhánh, giảm thiểu khả năng sai sót, đốc thúc nhân viên thực hiện công việc tốt hơn. - Thường xuyên có các cuộc kiểm tra, kiểm soát của kiểm toán viên nội bộ, của ban quản lý văn phòng khu vực - Mọi hoạt động của Sacombank CN Huế đều phải báo cáo ngay với Văn phòng Khu vực và Hội sở ở Thành phố Hồ Chí Minh để nắm tình hình và có hướng xử lý tốt hơn.  Hạn chế: - Trong một số trường hợp, những sai phạm nhỏ được bỏ qua. Tuy những sai phạm này hầu như không ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống nhưng nó sẽ tạo ra một tiền lệ không tốt cho hoạt động của ngân hàng về sau. - Hoạt động kiểm tra, kiểm soát hầu như chỉ được giao phó cho Phòng Kiểm tra nội bộ mà ít có sự phối hợp từ các phòng ban khác. Các biện pháp kiểm tra, kiểm soát nói chung là vẫn chưa có sự đồng bộ. 3.1.2.7 Bảo vệ tài sản  Ưu điểm: - Hệ thống văn phòng, kho quỹ được xây dựng hiện đại, kiên cố, lắp đặt đầy đủ hệ thống camera quan sát, chống trộm, phòng chống cháy nổ. - Ban đêm luôn có lực lượng ở lại trực, canh gác để bảo vệ an toàn kho tiền, ngoài nhân viên được phân trực ra thì không ai được ở lại Chi nhánh. - Khi vận chuyển tiền giữa các phòng giao dịch và chi nhánh, luôn phải xử dụng xe chuyên dụng và có các cán bộ công an, bảo vệ đi kèm, không được phép chở những người không phận sự. - Việc ra vào kho tiền được quản lý chặt chẽ, chìa khóa kho tiền chỉ được thủ quỹ chính sử dụng và cất giữ an toàn. - Việc kiểm đếm tiền cuối ngày luôn được chứng kiến bởi Phó Giám đốc và có ký xác nhận biên bản kèm theo. - Cơ sở vật chất, các thiết bị trong ngân hàng luôn được nhân viên sử dụng, bảo quản tốt. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 78 Đạ i ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy  Hạn chế: - Vẫn còn tình trạng Giao dịch viên giữ tiền trong hộp của mình qua giờ trưa mà không chuyển quỹ về Quỹ chính, dẫn đến không an toàn. - Một số nhân viên bảo vệ chủ quan, lơi lỏng trong giờ trực của mình có thể ảnh hưởng đến việc bảo vệ an toàn kho tiền. 3.1 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt trong ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế 3.1.1 Quy trình thu, chi tiền mặt - Thắt chặt quy định về việc ra vào trong quầy giao dịch, hạn chế việc tiếp xúc của các nhân viên khác, chỉ trừ trường hợp khẩn cấp, còn lại có thể giải quyết ở ngoài quầy giao dịch để giảm khả năng mất cắp, thất lạc tiền, chứng từ của Ngân hàng. - Cần tạo điều kiện để giao dịch viên thường xuyên ôn lại những kiến thức chuyên môn, kỹ năng đã được đào tạo, tránh tình trạng quên cách xử lý các giao dịch ít xảy ra. - Với các trường hợp thu chi tiền mặt ở địa điểm của khách hàng, cần có ít nhất hai nhân viên đi thực hiện giao dịch để đảo bảo sự an toàn và uy tín của Ngân hàng. - Cần tuyệt đối tuân thủ quy định về hạn mức thu chi và hạn mức tồn quỹ trong ngày của Giao dịch viên, không để tình trạng tồn quỹ quá nhiều (trên 500 trđ) làm mất an toàn. - Mặc dù áp lực từ phía khách hàng nhưng Giao dịch viên phải vô cùng thận trọng, đặc biệt chú ý về sự chính xác của từng con số mình nhập, kiểm tra lại trước khi in phiếu cho khách hàng ký. - Giao dịch viên cần thu thập chữ ký đầy đủ của khách hàng, thủ quỹ, kiểm soát viên để đảm bảo sự hợp lý của chứng từ, không để sót bất cứ chữ ký nào. - Cần phải đảm bảo hoàn tất giao dịch cho khách hàng một cách nhanh và chính xác nhất, không quá 15 phút chp mỗi giao dịch để tránh tình trạng bỏ sót giao dịch, mất long tin của khách hàng hoặc rủi ro bị gian lận “Ủy nhiệm chi”. 3.1.2 Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên - Mặc dù nặng nề về các chỉ tiêu nhưng đây là một động lực để các nhân viên cố gắng nên Ban Giám đốc cần cân nhắc, đưa ra chỉ tiêu ở mức hợp lý, vừa tạo động lực SVTH: Võ Thị Hoài Thương 79 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy để nhân vien của mình cố gắng nhưng không quá nặn nề áp lực, làm mất nhiệt huyết của nhân viên, không nên áp đặt. - Cần tuân thủ đúng quy định về giờ làm việc, đặc biệt là với các giao dịch viên, phải làm việc đúng giờ, không được để khách chờ đợi. Các cán bộ quản lý cũng cần phải kiểm tra, theo dõi và nhắc nhở vấn đề này. 3.1.3 Ủy quyền và xét duyệt - Những lúc khách đông, cần tăng cường nhân viên kiểm soát hổ trợ, như Phó Giám đốc Chi nhánh hoặc Giám đốc Chi nhánh có thể hổ trợ kiểm soát viên xét duyệt các giao dịch để hoàn tất giao dịch nhanh hơn, không chậm trễ của khách hàng. - Kiểm soát viên phải thật cẩn thận và chú ý trong khi xét duyệt các giao dịch trên hệ thống T24 và trên chứng từ thu, chi, không được để xảy ra sai sót. 3.1.4 Sự phân chia trách nhiệm - Nếu phải ra ngoài thu tiền thì nên cử Giao dịch viên đi thực hiện để đảm bảo các nguyên tắc thu chi tiền mặt và phát hiện tình trạng tiền giả nếu có. - Nếu phải ra ngoài, Giao dịch viên nên hoàn tất công việc của mình trước khi đi, không nên nhờ người khác làm thay công việc đang làm của mình để đảm bảo cho mọi sự khớp đúng. 3.1.5 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin - Giao dịch viên khi xử lý giao dịch, đưa khách hàng ký và ghi họ tên trên phiếu thì cần phải hướng dẫn khách hàng ký hết những chỗ cần thu thập chữ ký, khi nhân lại phiếu từ khách hàng thì phải kiểm tra xem khách hàng đã ký đầy đủ chưa, không để xảy ra tình trạng thiếu chữ ký khách hàng trên chứng từ. - Kiểm soát viên khi xét duyệt cần ký vào chứng từ để đánh dấu giao dịch đó đã được duyệt, tránh sự nhầm lẫn. - Khi thu thập thông tin của khách hàng lần đầu tiên, giao dịch viên cố gắng hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ thông tin và nhập liệu nhanh chóng, đỡ mất thời gian cho khách hàng, và phải giải đáp những thắc mắc cho khách hàng khi có những than phiền. - Nên hạn chế để người khác sử dụng máy tính, ID của mình để bảo mật thông tin, hoặc khi cần thiết thì phải giám sát quá trình sử dụng máy tính của người mượn. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 80 Đạ i h ọc K nh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy 3.1.6 Phân tích và rà soát - Ban Giám đốc không nên chỉ giao phó việc kiểm tra cho Phòng kiểm toán nội bộ mà cũng phải thường xuyên kiểm tra hoạt động của Chi nhánh mình. - Không nên bỏ qua những sai sót nhỏ mà nên nhắc nhở để có biện pháp giả quyết, tránh sự lặp lại vào những lần tiếp theo. 3.1.7 Sử dụng và bảo vệ tài sản - Cần tuân thủ các quy định về chuyển quỹ trong ngày, không để tiền tồn ở thùng tiền của Giao dịch viên quá nhiều mà phải chuyển về cho thủ quỹ cất giữ ngay cuối buổi sáng làm việc để kiểm tra kịp thời, khi có phát sinh sai sót, chênh lệch có thể dễ dàng phát hiện. - Việc bảo vệ tài sản trong ngân hàng là vô cùng quan trọng, cần đề cao cảnh giác của tất cả các nhân viên, đặc biệt là nhân viên trong ca trực để có thể bảo vệ tài sản tốt nhất. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 81 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực tế và thực hiện đề tài “KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN SÀI GÒN THƯƠNG TÍN – CHI NHÁNH HUẾ”, tôi đã đạt được các mục tiêu đề ra, cụ thể: - Thông qua việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tiền mặt trong ngân hàng thương mại đã giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về một số khái niệm, vai trò, chức năng, thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại và một số vấn đề khác chủ yếu liên quan đến kiểm soát hoạt động thu chi tiền mặt ở ngân hàng thương mại. - Tăng cường hiểu biết về Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín Chi nhánh Huế trong một số vấn đề: Lịch sử hình thành, bộ máy tổ chức, tình hình lao động, tình hình kinh doanh giao đoạn 2012-2014. - Tiếp cận và tìm hiểu thực tế quy trình thu chi tiền mặt và các hoạt động kiểm soát các quy trình này ở Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế để thấy được những ưu điểm, hạn chế, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động thu chi tiền mặt ở đây. Ngoài ra, tôi còn có cơ hội tiếp xúc, trải nghiệm và học hỏi được những kinh nghiệm từ các nhân viên chuyên nghiệp của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế, đây là những kinh nghiệm quý báu có thể giúp ích cho công việc của tôi sau này. 2. Kiến nghị Đối với một ngân hàng thương mại, ngoài hoạt động thu chi tiền mặt ở quầy giao dịch thì hoạt động tín dụng cũng là một lĩnh vực rất hay. Tín dụng là hoạt động ẩn chứa cũng rất nhiều rủi ro. Nếu hoạt động thu chi tiền mặt với các rủi ro sai sót thu, chi thừa thiếu tiền, tiền giả, rủi ro về an toàn kho quỹ thi hoạt động tín dụng lại chứa các rủi ro về thẩm định, về khả năng trả nợ của khách hàng hay khả năng không đòi được tiền. Như vậy, có thể tiếp tục tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát trong hoạt động tín dụng trong cho vay khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp để đánh giá khách quan và tổng thể hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín – CN Huế. SVTH: Võ Thị Hoài Thương 82 Đạ i h ọc K in tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Knh tế Thành phố Hồ Chí Minh, 2012, Kiểm toán, Nhà xuất bản Lao động Xã hội. 2. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, 2010, Kiểm toán hoạt động, Nhà xuất bản Phương Đông. 3. Nguyễn Minh Kiều, 2007, Nghiệp vụ Ngân hàng hiện đại, NXB Thống Kê. 4. TS Hoàng Văn Liêm (2007), Giáo trình Tài chính-Tiền tệ, Huế 5. Giảng viên Trần Phan Khánh Trang, 2013, Bài giảng Kiểm toán căn bản. 6. Luật các Tổ chức tín dụng năm 1997 SVTH: Võ Thị Hoài Thương 83 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy Phụ lục 7 : Biên bản về việc thu giữ tiền giả Mã SỐ: BM-NQ.XLTG.02 Ban hành: 02 C//i/.(*L/2014 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN Về việc thu giữ tiền giả Hôm nay, vào hồi..h.. ngày./ / tại chúng tôi gồm: 1. Đơn vị thu giữ tiền giả: ........................................... - Địa chỉ: ............................................................... - ............................................................................................................. ông (bà): Chức vụ: - ............................................................................................................. ông (bà): Chức vụ: 2. Tên khách hàng (KH): ........................................... - Địa chỉ: ............................................................... - SĐT: .................................................................... - Người đại diện (nếu KH là tổ chức); ................................... ; SĐT: ....................... - CMND : ..................... cấp ngày .. / ... / ......... tại .............................................. Căn cứ vào Công văn số ................................ /NHNN-PHKQ9.m ngày / / .................................... của Ngân hàng Nhà nước thông báo về đặc điểm tiền giả loại .............................. ; đối chiếu với đặc điểm bảo an của tiền mẫu (tiền thật) cùng loại. Trong khi kiểm đếm số tiền khách hàng nộp đã phát hiện tiền giả như sau: ST T Loại tiền giả SỐ tờ (miếng) SeriP) Ghi chú 1 2 Tổng số (tờ/miếng) Căn cứ Khoản 5, Điều 4, Quyết định số 130/2003/QĐ-TTg ngày 30/6/2003 của Thủ tướng Chính phủ v/v bảo vệ tiền Việt Nam và Thông tư số 28/2013/TT-NHNN ngày 05 tháng 12 năm 2013 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định về xử lý tiền giả, tiền nghi giả trong ngành ngân hàng, (đơn vị thu giữ tiền giả) lập biên bản thu giữ số tiền giả nêu trên. Biên bản được lập thành 3 bản, 1 bản giao cho khách hàng, 2 bản lưu tại đơn vị thu giữ tièn giả. Khách hàng Người thu giữ tiền giả Trưởng Đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) SVTH: Võ Thị Hoài Thương Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy Phụ lục 1: Giấy nộp tiền Số: TT151110HBB2 Ngân hàng TMCP Sài Gòn Th ương Tín TQ: ID4932 Chi nhánh Huế LP: ID1982 MST: 0301103908-022 CT: 001982.11100014 GIẤY NỘP TIỀN (Kiêm phiếu thu tiền mặt) Ngàythángnăm.. Ng ười nộp tiền: .................................................................. Tài khoản có:.. ............... Đị a chỉ : .............................................................................................................................. Số CMND/MST:. Ngày cấp:..N ơi cấp:..Số tiền có:.................... Nội dung/ Diễn giải: ............................................................................................................ Số tiền bằng chữ: .............................................................. Số tiền thực nộp: ...................... Ng ười nộp tiền Giao dị ch viên Tr ưởng đ ơn vị (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) SVTH: Võ Thị Hoài Thương Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy Phụ lục 2: Giấy lĩnh tiền (Ngoài hạn mức thu chi của giao dịch viên) Số: TT151110HBB2 Ngân hàng TMCP Sài Gòn Th ương Tín TQ: ID4932 Chi nhánh Huế LP: ID1982 MST: 0301103908-022 CT: 001982.11100014 GIẤY LĨNH TIỀN (Kiêm phiếu chi tiền mặt) Ngàythángnăm.. Ng ười nộp tiền: .................................................................. Tài khoản có:.. ............... Đị a chỉ : .............................................................................................................................. Số CMND/MST:. Ngày cấp:..N ơi cấp:..Số tiền có:.................... Nội dung/ Diễn giải: ............................................................................................................ Số tiền bằng chữ: .............................................................. ................................................. Ng ười lĩnh tiền Thủ quỹ Giao dị ch viên Tr ưởng đ ơn vị (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) SVTH: Võ Thị Hoài Thương Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy Phụ lục 3: Giấy lĩnh tiền (Trong hạn mức thu chi của giao dịch viên) Số: TT151110HBB2 Ngân hàng TMCP Sài Gòn Th ương Tín TQ: ID4932 Chi nhánh Huế LP: ID1982 MST: 0301103908-022 CT: 001982.11100014 GIẤY LĨNH TIỀN (Kiêm phiếu chi tiền mặt) Ngàythángnăm.. Ng ười nộp tiền: .................................................................. Tài khoản có:.. ............... Đị a chỉ : .............................................................................................................................. Số CMND/MST:. Ngày cấp:..N ơi cấp:..Số tiền có:.................... Nội dung/ Diễn giải: ............................................................................................................ Số tiền bằng chữ: .............................................................. ................................................. Ng ười nộp tiền Giao dị ch viên Tr ưởng đ ơn vị (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) SVTH: Võ Thị Hoài Thương Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy Phụ lục 4: Phiếu chuyển khoản Số: TT151110HBB2 Ngân hàng TMCP Sài Gòn Th ương Tín TQ: ID4932 Chi nhánh Huế LP: ID1982 MST: 0301103908-022 CT: 001982.11100014 GIẤY CHUYỂN KHOẢN Ngàythángnăm.. Tài khoản Nợ: .................................................................... Tài khoản Nợ:.. .............. Mã số thuế: ......................................................................................................................... Số tiền bằng chữ: .............................................................. Số tiền ghi Nợ: .......................... Tài khoản Có: ....................................................................................................................... Mã số thuế: ....................................................................... Tài khoản Có:.. .............. Số tiền bằng chữ: ................................................................................................................ Nội dung/ Diễn giải: .......................................................... Số tiền ghi Nợ: .......................... Lập phiếu Tr ưởng đ ơn vị (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) SVTH: Võ Thị Hoài Thương Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy Phụ lục 5: Bảng kê tiền nộp vào ngân hàng Ngày ..../ ..../ ..... BẢNG KÊ TIỀN CÁC LOẠI TIỀN NỘP VÀO NGÂN HÀNG Tên khách hàng: .................................................................................................................................... Số các chứng từ thu: .................................................... Số tiền: ........................................................ (Số các chứng từ chi: ................................................... Số tiền: ........................................................ Số tiền thực thu: .................................................................................................................... Loại tiền Cotton Polymer – Kim loại Tổng cộng Thành tiền 500.000 200.000 100.000 50.000 20.000 10.000 5.000 2.000 1.000 500 200 Cộng Viết bằng chữ: ...................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... Người nộp tiền Người thu tiền (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) SVTH: Võ Thị Hoài Thương Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiêp GVHD: Th.S Nguyễn Quang Huy Phụ lục 6: Các loại tiền ngân hàng chi ra Ngày ..../ ..../ ..... BẢNG KÊ TIỀN CÁC LOẠI TIỀN NGÂN HÀNG CHI RA Tên khách hàng: .................................................................................................................................... Số các chứng từ chi: ..................................................... Số tiền: ........................................................ (Số các chứng từ thu: ................................................... Số tiền: ........................................................ Số tiền thực chi: .................................................................................................................................... Loại tiền Cotton Polymer – Kim loại Tổng cộng Thành tiền 500.000 200.000 100.000 50.000 20.000 10.000 5.000 2.000 1.000 500 200 Cộng Viết bằng chữ: ...................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... Người lĩnh tiền Người chi tiền (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) SVTH: Võ Thị Hoài Thương Đạ i h ọc K inh tế H uế