Đề tài Kiểm toán hoạt động

ra các mục tiêu kiểm toán cụ thể. Các thông tin này được sử dụng để xác định mục tiêu kiểm toán cụ thể và các tiêu chuẩn liên quan được trình bày trong bảng dưới đây: Mục tiêu kiểm toán Tiêu chuẩn kiểm toán Mục tiêu kiểm toán 1: Quy trình phê duyệt và giám sát các dự án được đảm bảo hợp lý trên cơ sở: các dự án được phê duyệt là phù hợp với mục tiêu của CFI, được phê chuẩn một cách minh bạch, và quỹ tài trợ dự án được sử dụng để đáp ứng yêu cầu xây dựng nguồn vốn cơ sở hạ tầng. Tiêu chuẩn 1.1: Quy trình tiếp cận, đánh giá và phê duyệt hồ sơ xin tài trợ có hiệu quả trong việc: Tăng cường tính minh bạch của quy trình; Xếp loại các quyết định tài trợ theo thứ tự ưu tiên phù hợp với mục tiêu quốc gia của CFI và giá trị của dự án; Đảm bảo rằng việc phê duyệt là khách quan và không gây mâu thuẫn quyền lợi. Tiêu chuẩn 1.2: Các hướng dẫn được thiết lập và tuân thủ nhằm đảm bảo rằng các khoản tài trợ bằng hiện vật và những tài trợ của đối tác khác được đánh giá hợp lý và được bảo đảm. Tiêu chuẩn 1.3: Các cơ chế được thiết lập và tuân thủ nhằm đảm bảo rằng quỹ tài trợ được dùng để đáp ứng yêu cầu xây dựng nguồn vốn cơ sở hạ tầng và phù hợp với các điều kiện trong hợp đồng tài trợ. Tiêu chuẩn 1.4: Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro được thiết lập và tuân thủ nhằm giám sát và theo dõi tiến độ dự án được tài trợ. Mục tiêu kiểm toán 2: Các chiến lược với các bên liên quan được thiết lập và hỗ trợ hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu quốc gia của CFI. Tiêu chuẩn 2.1: Những lợi ích từ các hoạt động của các bên liên quan được giám sát, các góp ý được ghi nhận và điều chỉnh. Tiêu chuẩn 2.2: Các cơ hội hợp tác được xác định một cách chắc chắn và quản lí thông qua tổ chức. Tiêu chuẩn 2.3: Các hoạt động chính thức và không chính thức được thực hiện nhằm định hướng mối quan hệ với các bên liên quan và xác định, cân nhắc các lợi ích xuất phát ra từ những mối quan hệ này. Mục tiêu kiểm toán 3: Những kế hoạch nhằm bảo đảm duy trì nguồn quỹ và hỗ trợ cho việc hoạt động liên tục của CFI được phát triển và thực hiện. Tiêu chuẩn 3.1: Kế hoạch và chiến lược truyền thông đươc phát triển và thực hiện nhằm đảm bảo sự hỗ trợ lâu dài từ cộng đồng và liên bang cho CFI. Tiêu chuẩn 3.2: Những kết quả kỳ vọng (ở mức tổng quát) được giám sát, truyền đạt và báo cáo thường xuyên, kịp thời và hỗ trợ cho việc ra quyết định hiệu quả ở cấp độ dự án và cấp độ toàn tổ chức. Tiêu chuẩn 3.3: Có một quy trình hợp lý nhằm xác định các dự án tài trợ có thành công trong việc góp phần tạo nên các kết quả kỳ vọng cho CFI hay không. Mục tiêu kiểm toán 4: Hoạt động quản lý nguồn nhân lực phù hợp nhằm đảm bảo rằng những nền tảng kĩ năng quan trọng phải đáp ứng được những yêu cầu hiên tại và tương lai của CFI với mức chi phí hiệu quả. Tiêu chuẩn 4.1: Kế hoạch kế thừa và tiếp nối là nhân tố chính của quy trình hoạch định của CFI, nhằm bảo đảm nguồn nhân lực luôn sẵn sàng và duy trì những vị trí quan trọng trong tổ chức. Các tiêu chuẩn kiểm toán được xây dựng dựa trên những mô hình kiểm soát được thừa nhận, mô hình kiểm soát quản lý của Văn phòng ủy ban tài chính (hướng dẫn cho kiểm toán viên nội bộ) và tiêu chuẩn kiểm toán được áp dụng bởi Văn phòng Tổng kiểm toán như đã trình bày trong các báo cáo được công bố. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán đã hoàn thành giữa tháng 5 và tháng 12 năm 2008. Các tiêu chuẩn được thiết lập để đảm bảo việc đánh giá các hoạt động trọng tâm, các thủ tục kiểm soát là phù hợp, nhằm giảm thiểu những tác động của rủi ro tới việc đạt được bốn mục tiêu quốc gia như đã xác định trong Kế hoạch kiểm toán hoạt động vào tháng 1 năm 2009. Kế hoạch này được trình lên Bộ Công nghiệp Canada trước khi thực hiện. Phạm vi của cuộc kiểm toán Phạm vi của cuộc kiểm toán bao quát các hoạt động kiểm soát quản lí, quy trình và các hoạt động liên quan tới mục tiêu kiểm toán được xác định trong bảng trên, tập trung vào các hoạt động gần nhất của CFI . Công việc kiểm toán của KTV bao gồm: 19 cuộc phỏng vấn với đại điện nhân viên, ban quản lý và thành viên Hội đồng quản trị. Xem xét và phân tích kết quả điều tra từ những người đứng đầu dự án, người sử dụng chính, các trưởng phòng, phó chủ tịch và các chuyên gia quốc tế, tiến hành đồng thời với việc đánh giá hoạt động; Kiểm tra và phân tích dữ liệu liên quan tới mỗi mục tiêu kiểm toán, bao gồm kiểm tra: Một mẫu 12 dự án đại diện 11% tổng nguồn quỹ cung cấp bởi CFI từ khi bắt đầu hoạt động và 34% tổng quỹ được cung cấp bởi Leading Edge Fund, New Initiatives Fund, Research Hospital Fund và National Platforms Fund. Kế hoạch nghiên cứu Chiến lược của tổ chức liên quan đến 12 dự án trên. Kiểm toán số tiền tài trợ liên quan đến 12 dự án trên. Hoạt động tài chính và giám sát được tiến hành bởi CFI với một mẫu gồm 5 tổ chức. Kết quả kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài trước đó, xem xét và đánh giá. Tài liệu hỗ trợ cho quy trình quản lý và đánh giá. Công việc của KTV được giới hạn, các phát hiện và các kiến nghị của KTV chỉ được xem xét trong phạm vi các thủ tục đã tiến hành. KTV dựa trên thông tin và giải trình của ban quản lý và những người khác để hoàn thiện cơ sở thông tin được cung cấp. Thu thập thông tin Dựa trên các tài liệu hướng dẫn về quy trình hoạt động của CFI, các báo cáo kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài trước đó và các trao đổi của Ban Quản lý, KTV đã thu thập các thông tin cụ thể về mỗi quy trình liên quan đến 4 mục tiêu kiểm toán cụ thể như sau: Phê chuẩn và quản lý dự án Theo hợp đồng tài trợ với Bộ Công nghiệp Canada, CFI chịu trách nhiệm cấp tài trợ cho các đối tượng và dự án thích hợp. CFI có trách nhiệm yêu cầu các đối tượng được cấp tài trợ phải cung cấp một cam kết đảm bảo tối thiểu 60% tổng ngân quỹ dự án được tài trợ bởi các nguồn ngoài CFI. Ngoài ra, quy trình cấp tài trợ phải xem xét mức độ đóng góp của dự án đó trong việc đạt được mục tiêu quốc gia của CFI, phù hợp với Chiến lược Khoa học và công nghệ của chính phủ. Các chương trình cấp tài trợ trên cơ sở cạnh tranh được nhóm kiểm toán kiểm tra bao gồm: Leading Edge Fund (LEF), New Initiatives Fund (NIF), Research Hospital Fund (RHF), và National Platforms Funds (NPF) – CFI sử dụng một quy trình soát xét gồm 3 cấp, gồm: Ủy ban xét duyệt chuyên môn (ERC), Ủy ban đánh giá đa lĩnh vực (MAC) và Ủy ban đánh giá đa lĩnh vực đặc biệt (S-MAC) để đánh giá hầu hết các hồ sơ xin tài trợ trên cơ sở cạnh tranh. Các Ủy ban được lập bao gồm các thành viên quốc gia và quốc tế có chuyên môn trong lĩnh vực nghiên cứu và cơ sở hạ tầng, họ sẽ đánh giá hồ sơ dựa trên các tiêu chuẩn cho trước và đưa ra kiến nghị phù hợp. Việc sử dụng một hệ thống ủy ban như trên đảm bảo được sự nhất trí trong việc đánh giá hồ sơ và ra quyết định tài trợ, đồng thời đảm bảo các dự án được phê chuẩn một cách khách quan và không gây mâu thuẫn lợi ích. CFI cũng yêu cầu các cá nhân có trách nhiệm liên quan, bao gồm thành viên các ủy ban và Hội đồng quản trị CFI, ký vào cam kết đảm bảo tính độc lập và không gây mâu thuẫn lợi ích. CFI cũng công khai các thành viên của Ủy ban trên website của mình nhằm giảm khả năng xảy ra mâu thuẫn lợi ích và tăng cường tính minh bạch của quy trình đánh giá. Mỗi ủy ban được cung cấp những hướng dẫn và các tài liệu khác mô tả vai trò, trách nhiệm của mình cùng với các phương pháp, tiêu chuẩn và hệ thống xếp hạng được sử dụng để đánh giá các khía cạnh khác nhau của hồ sơ. Các tiêu chuẩn đánh giá gắn liền với mục tiêu quốc gia của CFI, bao gồm việc đánh giá chất lượng nghiên cứu và nhu cầu cơ sở hạ tầng, đóng góp của dự án vào việc tăng cường năng lực đổi mới và lợi ích tiềm tàng cho Canada. Để bảo đảm tính nhất quán trong việc áp dụng các hướng dẫn của CFI trong suốt quy trình đánh giá, một Nhân viên chương trình cao cấp (Senior Programs Officer) được giao nhiệm vụ tham dự tất cả các cuộc họp ủy ban. Các hồ sơ được đánh giá ban đầu bởi ERC, sau đó là MAC, những người sẽ gửi kiến nghị tài trợ cho S-MAC. Mặc dù tổng ngân sách tài trợ được CFI công khai trong mỗi đợt cạnh tranh, nhưng trong suốt quy trình soát xét, các thành viên của ERC, MAC sẽ không được cung cấp thông tin về tổng kinh phí tài trợ mà mỗi Ủy ban được soát xét. Điều này nhằm đảm bảo các dự án được đề nghị phê chuẩn gửi cho S-MAC là dựa trên đánh giá về giá trị của dự án, không phải dựa trên tổng kinh phí mà mỗi ủy ban được quyền soát xét. Các đề nghị xét duyệt của S-MAC được chuyển đến cho ban lãnh đạo CFI để phê duyệt lần cuối cùng. CFI yêu cầu các hồ sơ xin tài trợ phải được điền theo mẫu điện tử cho sẵn để đảm bảo tính nhất quán về hình thức hồ sơ. Việc đánh giá các hồ sơ có hình thức thống nhất cho phép các ủy ban tập trung vào nội dung của hồ sơ, và dễ dàng xét duyệt thông tin yêu cầu. Ngoài ra, CFI yêu cầu tất cả hồ sơ phải được kèm theo một Kế hoạch nghiên cứu chiến lược (PRS) của tổ chức xin tài trợ, trong đó chỉ rõ cơ sở hạ tầng sắp xây dựng sẽ được kết hợp với hoạt động nghiên cứu của họ như thế nào. CFI thiết lập một giới hạn và các hồ sơ có giá trị vượt trên giới hạn sẽ được xem là trọng yếu, quản lí các dự án đó phải trực tiếp gặp các chuyên gia xét duyệt để giải trình các khía cạnh của hồ sơ. Trong 5 năm qua, các hồ sơ trọng yếu chiếm khoảng 20% tổng số hồ sơ dự án được phê chuẩn. Từ ngưỡng 4 triệu $ trong năm 2002 đã tăng đến con số hiện tại là 7 triệu $, điều này cho thấy sự gia tăng về mức độ trọng yếu của các hồ sơ. CFI cũng mời các cơ quan trợ cấp liên bang tham gia soát xét các hồ sơ xin tài trợ có giá trị trên 10 triệu $. Báo cáo quyết định tài trợ được gửi cho các tổ chức cũng như các quỹ tài trợ khác, cùng với kiến nghị của các ủy ban và sự xếp hạng dự án dựa trên tiêu chuẩn. CFI đặt ra mức tối đa số tiền mà một tổ chức được yêu cầu tài trợ. Tuy nhiên, mức này không được áp dụng nếu các tổ chức hợp tác với một dự án của địa phương. Điều này khuyến khích sự hợp tác giữa các tổ chức và giảm sự trùng lặp trong xây dựng cơ sở hạ tầng của các vùng. Với các chương trình cấp tài trợ trên cơ sở phân phối theo Leadership Opportunity Fund (LOF), các hồ sơ được soát xét bởi ít nhất một thành viên của Hội đồng soát xét và ít nhất một chuyên gia xét duyệt. Ủy ban tư vấn LOF, gồm những thành viên là những chuyên gia thuộc nhiều ngành, có thể đưa ra kiến nghị đối với các dự án phức tạp và dàn trải trên nhiều lĩnh vực. Quỹ Canada Research Chairs (CRC) hỗ trợ các công trình cơ sở hạ tầng nằm trong chương trình CRC Program. Các đề cử của CRC được xét duyệt bởi một Ban lãnh đạo bao gồm các chủ tịch của Hội đồng nghiên cứu Khoa học và kỹ thuật quốc gia, Hội đồng nghiên cứu Khoa học xã hội và nhân văn và Viện nghiên cứu y học Canada, cùng với chủ tịch của CFI và Thứ trưởng Bộ công nghiệp Canada. Các hồ sơ xin tài trợ của các cơ sở hạ tầng đó được gửi cho CFI để được soát xét và phê duyệt. Về các cơ chế đảm bảo các khoản tài trợ bằng hiện vật được đánh giá hợp lý, CFI công bố trên website của mình hệ thống thủ tục và hướng dẫn được tài liệu hóa, quy định về việc đánh giá các khoản tài trợ bằng hiện vật. CFI yêu cầu các tổ chức phải đảm bảo rằng các khoản tài trợ bằng hiện vật được đánh giá phù hợp với Chính sách và Chương trình hướng dẫn của CFI, và xem đây như một phần trong điều kiện cấp tài trợ. Thêm vào đó, CFI cũng công bố một báo cáo trên website với tựa đề “Những chia sẻ hữu ích về quản lý hoạt động tài trợ của CFI”, trong đó giới thiệu những hoạt động giúp hoàn thiện công tác quản lý các khoản đóng góp bằng hiện vật của một tổ chức. CFI thực hiện một phân tích các hiện vật tài trợ thông qua Công cụ lựa chọn kiểm toán các khoản tài trợ (CAST) ở giai đoạn hoàn tất việc cấp tài trợ để xác định, liệu việc đánh giá độc lập các hiện vật có cần thiết trong suốt thời gian tiến hành dự án, dựa trên rủi ro hay không. Thêm vào đó, CFI sử dụng một số cơ chế báo cáo và giám sát để kiểm soát việc sử dụng và đánh giá các hiện vật trong suốt chu trình dự án. Các báo cáo tài chính do các tổ chức gửi lên được xem xét bởi một nhóm các cá nhân của CFI dựa trên các tiêu chuẩn cho trước. Nhóm này sẽ thông báo cho một Nhân viên cao cấp nếu thông tin về việc đánh giá hiện vật cần được tiếp tục theo dõi. Ngoài ra, CFI cũng thực hiện các cuộc thanh tra giám sát và các cuộc kiểm toán nhằm phát hiện và giải quyết các vấn đề liên quan đến các hiện vật tài trợ. Về cơ chế đảm bảo nguồn tài trợ của các đối tác trước khi CFI cấp tài trợ: nguồn tài trợ của CFI lên đến 40% tổng chi phí dự án, tối thiểu 60% phần kinh phí còn lại phải được đảm bảo trước khi hoàn thành quy trình tài trợ. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo CFI sẽ không cấp tài trợ trước khi nguồn tài trợ từ đối tác khác được đảm bảo. Thông thường, đa phần các nguồn tài trợ được cung cấp bởi địa phương, trong đó 40% từ CFI, 40% từ địa phương và 20% từ các nguồn khác. Theo đó, các địa phương rất nghiêm ngặt trong việc cấp tài trợ, CFI sẽ hỗ trợ các địa phương trong suốt quá trình xét duyệt hồ sơ. Về cơ chế đảm bảo quỹ tài trợ của CFI được dùng để xây dựng cơ sở hạ tầng phục vụ nghiên cứu và tổ chức nhận tài trợ tuân thủ theo hợp đồng tài trợ: các chính sách và chương trình hướng dẫn của CFI trình bày các yêu cầu cần thiết để nhận được tài trợ từ CFI, bao gồm sự đáp ứng tiêu chuẩn của tổ chức, kinh phí cho dự án, và các đóng góp bằng hiện vật. Các hướng dẫn được trình bày trên websitesite của CFI. Hướng dẫn được cập nhật định kỳ dựa trên phản hồi của các tổ chức về tính minh bạch và tính hữu ích của các thủ tục, kết quả phỏng vấn nội bộ và các hoạt động cải thiện quy trình do CFI thực hiện. Mọi thay đổi trong hướng dẫn đều được trao đổi với phó chủ tịch bộ phận nghiên cứu và người chịu trách nhiệm quản lý nguồn tài trợ của CFI tại các tổ chức. CFI yêu cầu các tổ chức phải cung cấp các báo cáo định kỳ để theo dõi và giám sát sự tuân thủ các hợp đồng tài trợ. Cơ chế báo cáo chính bao gồm: Báo cáo tài chính – yêu cầu các tổ chức cung cấp các BCTC giữa kỳ và cuối kỳ của các dự án được CFI ghi rõ trong hợp đồng tài trợ. Báo cáo được cung cấp vào những khoảng thời gian cụ thể được nêu trong giai đoạn hoàn tất việc cấp tài trợ và theo hợp đồng tài trợ. Các BCTC sau đó được soát xét để xác định các vấn đề cần theo dõi. Báo cáo tiến độ dự án hàng năm - CFI yêu cầu các tổ chức cung cấp các Báo cáo tiến độ dự án hàng năm đối với các dự án được tài trợ trong vòng 5 năm sau khi hoàn tất việc cấp tài trợ. CFI dùng các báo cáo này để giám sát hiệu quả của vốn đầu tư cơ sở hạ tầng cùng với tổng thể tình hình thực hiện dự án và khả năng kêu gọi và duy trì vốn tài trợ của tổ chức. Báo cáo hoạt động thường niên của tổ chức – ngoài Báo cáo tiến độ dự án hàng năm, tổ chức được yêu cầu phải cung cấp Báo cáo hoạt động hàng năm. Báo cáo này cho biết tiến độ thực hiện các mục tiêu trong Kế hoạch nghiên cứu chiến lược, xác định các khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện hoặc duy trì dự án, và xác định các hoạt động truyền thông chính. CFI sẽ dừng việc cấp tài trợ cho các dự án nếu các báo cáo trên không được cung cấp nhằm khuyến khích các tổ chức cung cấp thông tin để CFI giám sát dự án. Về cơ chế giám sát và theo dõi tiến độ dự án: CFI tiến hành nhiều hoạt động giám sát dự án dựa trên rủi ro. Việc đánh giá rủi ro sơ bộ được thực hiện trong thời gian hoàn tất việc cấp tài trợ để xác định phạm vi tài chính và hoạt động giám sát cần cho mỗi dự án. Việc đánh giá rủi ro dự án được thực hiện trong suốt vòng đời dự án để kịp thời cập nhật nếu rủi ro thay đổi. Các hoạt động giám sát chính bao gồm báo cáo tình hình tài chính, tổ chức các cuộc gặp với tổ chức nhận tài trợ, kiểm toán khoản tài trợ, tiến hành các thủ tục kiểm toán đặc biệt, mời chuyên giá đánh giá các khoản chi phí và thanh tra giám sát. Tần suất và cách thức của các hoạt động giám sát cho từng dự án thay đổi tùy thuộc vào việc đánh giá rủi ro của dự án. Các thủ tục giám sát chủ yếu của CFI bao gồm: Báo cáo tài chính: dựa trên kết quả đánh giá rủi ro dự án, Báo cáo được cung cấp vào những khoảng thời gian cụ thể được nêu trong giai đoạn hoàn tất việc cấp tài trợ và theo hợp đồng tài trợ. Các BCTC được soát xét bởi CFI để xác định các vấn đề cần theo dõi. Kiểm toán khoản tài trợ và Soát xét chi phí: Công cụ lựa chọn kiểm toán khoản tài trợ (Contribution Audit Selection Tool - CAST) là công cụ đánh giá rủi ro được sử dụng để xác định bản chất và mức độ của các hoạt động kiểm toán hoặc soát xét cần cho dự án dựa trên mức rủi ro được đánh giá. Các thủ tục giám sát cần cho các dự án có rủi ro cao bao gồm: kiểm toán khoản tài trợ, tiến hành các thủ tục kiểm toán đặc biệt và đánh giá chi phí. Quy trình đánh giá yêu cầu thực hiện CAST cho mỗi dự án có giá trị hơn 500.000 $ 2 năm 1 lần và theo định kỳ nhất định cho mỗi dự án trị giá dưới 500.000 $. Kiểm toán khoản tài trợ được áp dụng cho các dự án được CFI tài trợ hơn 10 triệu $ và các dự án thấp hơn 10 triệu $ thì dựa vào rủi ro dự án được đánh giá theo CAST. Để đảm bảo sự nhất quán và chất lượng của quá trình kiểm toán khoản tài trợ, CFI cung cấp một Hướng dẫn kiểm toán khoản tài trợ bằng văn bản, trong đó hướng dẫn phạm vi, các thủ tục, và mẫu báo cáo cho các công ty kiểm toán độc lập khi thực hiện kiểm toán khoản tài trợ. Việc thực hiện kiểm toán khoản tài trợ, tiến hành các thủ tục kiểm toán đặc biệt và đánh giá chi phí là các công cụ quan trọng giúp CFI đảm bảo các khoản chi phí và tài trợ được báo cáo là chính xác và phù hợp. Thanh tra giám sát: Thanh tra giám sát được thực hiện tại các tổ chức được nhận tài trợ để đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của các chính sách, thủ tục và hoạt động kiểm soát của ban quản lý dự án. Điều này đảm bảo rằng các quỹ tài trợ được sử dụng đúng mục đích và tuân thủ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng tài trợ cũng như các chính sách và hướng dẫn của CFI. Việc thanh tra giám sát được thực hiện phù hợp với các thủ tục và hướng dẫn bằng văn bản nhằm đảm bảo sự nhất quán trong việc tiếp cận. Việc thanh tra giám sát được thực hiện 3 năm 1 lần và có các thủ tục được thực hiện sau đó nếu cần thiết tùy thuộc vào các phát hiện từ việc thanh tra. Giám sát hoạt động các dự án lớn: Đối với các dự án lớn, kể cả các dự án thuộc RHF, các mốc thời gian quan trọng của dự án được xác định trong khi hoàn tất việc cấp tài trợ. Các mốc thời gian này được dùng để lên lịch giám sát hoạt động bao gồm việc tiến hành các cuộc gặp với tổ chức thực hiện dự án. Các cuộc gặp này giúp CFI xác định các vấn đề một cách chủ động cũng như nắm rõ hơn tiến độ của dự án. Chiến lược các bên liên quan Việc đạt được 4 mục tiêu quốc gia của CFI, phần nào phụ thuộc vào sự am hiểu các nhu cầu của giới nghiên cứu và các bên liên quan và mức độ ưu tiên của việc cấp tài trợ đối với những nhu cầu này. Một cơ chế chủ chốt mà CFI áp dụng để phối hợp với các bên liên quan đó là Quy trình tư vấn quốc gia được tổ chức trước mỗi đợt cạnh tranh lớn. Thông qua quy trình này, Ban quản lý cấp cao sẽ thảo luận với các bên liên quan thuộc giới nghiên cứu, bao gồm các tổ chức, đại diện liên bang và địa phương, các tổ chức tư nhân để xác định các nhu cầu xin tài trợ cho việc nghiên cứu trên toàn quốc. CFI sử dụng những thông tin này để thiết kế các chương trình tài trợ trong tương lai, trong khi đó tiếp tục xếp thứ tự ưu tiên cho các chương trình nằm trong Chiến lược Khoa học kỹ thuật quốc gia của liên bang. Các kết quả hoạt động tư vấn sẽ được tổng kết để đưa vào thảo luận và xem xét bởi Ban quản lý và hội đồng quản trị của CFI. Yếu tố cốt lõi của mô hình tài trợ của CFI là yêu cầu ít nhất 60% tổng kinh phí dự án tài trợ phải được cung cấp từ các nguồn khác, chẳng hạn như các địa phương. Mô hình này giúp đảm bảo sự hỗ trợ liên tục của các đối tác đối với các dự án do CFI tài trợ. CFI thu thập thông tin từ các đối tác và các bên liên quan về nhu cầu tài trợ và mức độ ưu tiên thông qua một số hoạt động, bao gồm: Nghiên cứu đánh giá kết quả (OMS): nghiên cứu đánh giá kết quả được tiến hành trong quan hệ hợp tác với các tổ chức liên quan nhằm xác định và báo cáo về những tác động và kết quả của nguồn tài trợ CFI. Các quan sát viên từ các cơ quan tài trợ quan trọng khác và chính quyền địa phương được mời tham dự chuyến thăm thực tế cùng với CFI để chứng thực những lợi ích ban đầu của nguồn quỹ tài trợ CFI. Nhóm làm việc đa hội đồng: trong nhiều năm, CFI cùng với Hội đồng nghiên cứu Khoa học Tự nhiên, Hội đồng nghiên cứu Khoa học xã hội và Nhân văn, Viện Nghiên cứu y học Canada, đã tiến hành các cuộc họp thường xuyên ở nhiều các cấp độ khác nhau, bao gồm giám đốc điều hành và phó chủ tịch. Các cuộc họp này là phương tiện để đẩy mạnh hợp tác, nhằm gia tăng tác động của các nguồn lực chung giữa các hội đồng, đáp ứng sự ưu tiên ngân sách của liên bang và giúp giảm việc tài trợ trùng. KTV nhận thấy một nhóm làm việc đa hội đồng cũng đang tiến hành quy trình xây dựng một hệ thống hướng dẫn đánh giá hoạt động, với mục đích giảm gánh nặng báo cáo cho các tổ chức và thu thập thông tin toàn diện về lợi ích của nguồn tài trợ CFI. Báo cáo hoạt động của tổ chức: thông qua các báo cáo này, các tổ chức lựa chọn các hoạt động cụ thể dựa trên hoạt động truyền thông của CFI, qua đó, họ có thể hợp tác để chứng minh các lợi ích của CFI đối với Canada. CFI cũng phối hợp với các tổ chức trong các hoạt động truyền thông chiến lược, dù các hoạt động đó có được trình bày trong các báo cáo hàng năm của tổ chức hay không. Ngoài ra, mỗi đơn vị trong nội bộ CFI có các cuộc họp thường xuyên bao gồm đại diện từ các đơn vị để thảo luận về các hoạt động của mình. Điều này cho phép các đơn vị được thông tin về các cơ hội hợp tác tiềm năng và nhất quán phương pháp tiếp cận các cơ hội này trong toàn bộ tổ chức. Chiến lược truyền thông CFI nhận được sự hỗ trợ có điều kiện từ Bộ Công nghiệp Canada theo một hợp đồng tài trợ trong nhiều năm. Khả năng đảm bảo việc tăng tài trợ thông qua chương trình dự toán hằng năm của chính phủ liên bang bị ảnh hưởng một phần nào bởi phạm vi tương thích giữa mục tiêu của CFI với những ưu tiên của chính phủ và khả năng chứng minh những tác động và lợi ích của việc tài trợ. CFI xây dựng và thực hiện các kế hoạch và chiến lược để đảm bảo duy trì sự tài trợ của cộng đồng và liên bang đối với CFI. Những kế hoạch và chiến lược này bao gồm việc đo lường, giám sát và báo cáo những thành tựu về kết quả kỳ vọng và lợi ích mà CFI mang lại. Nhóm quan hệ đối ngoại và truyền thông (ERC) của CFI chịu trách nhiệm chủ yếu trong việc truyền đạt mục tiêu và những kết quả của CFI bao gồm cả lợi ích của quỹ này. Nhóm ERC phát triển một kế hoạch thường niên nhằm dự trù các hoạt động và sự kiện truyền thông sẽ thực hiên. Nhóm cũng thường xuyên tổ chức các cuộc họp để thảo luận về các cơ hội truyền thông, các kế hoạch, chiến lược và sử dụng thông tin được thu thập thông qua một số cơ chế để thực hiện hoạt động truyền thông, bao gồm: Đội ước lượng và đánh giá kết quả (Evaluation & outcomes assessment team – EOA): đội EOA là một đội ngũ chủ chốt của nhóm ERC, chịu trách nhiệm thu thập và phân tích thông tin hoạt động từ các tổ chức nhận tài trợ, dựa trên xem xét các kết quả và tác động mà nguồn tài trợ của CFI mang lại cũng như tiến hành các nghiên cứu và đánh giá đặc biệt. Báo cáo hoạt động thường niên của các tổ chức: những báo cáo này cung cấp thông tin về những hoạt động truyền thông đã lên kế hoạch được thực hiện bởi các tổ chức, nhóm ERC cũng xem xét lại các báo cáo này để xác định những lĩnh vực mà CFI có thể đẩy mạnh hoạt động để cung cấp thêm những thông điệp về lợi ích của CFI trong cộng đồng. Báo cáo tiến độ dự án hàng năm: CFI thu thập các báo cáo kế hoạch hàng năm từ các tổ chức và sau đó đưa ra quyết định cho mỗi dự án tài trợ. Thông tin này được sử dụng trong Báo cáo kết quả hằng năm của CFI. Điểm nổi bật của Báo cáo kết quả hàng năm bao gồm: xác định các khoản tài trợ đặc thù của CFI mang lại lợi ích cho Canada (chẳng hạn: tạo thêm việc làm, các công ty mới và các công trình sở hữu trí tuệ); đẩy mạnh năng lực đổi mới của Canada; tăng cường thu hút, duy trì và đào tạo các nhà nghiên cứu từ các tổ chức quốc gia và quốc tế; tăng việc sử dụng cơ sở hạ tầng mới thông qua sự hỗ trợ của các nhà nghiên cứu và gia tăng các dự án hợp tác, mạng lưới và đa ngành. Nghiên cứu đánh giá kết quả (OMS): những nghiên cứu này đánh giá cả về số lượng và chất lượng dữ liệu của một tổ chức ở mức độ tổng thể hơn là mức độ chi tiết theo dự án, đồng thời cho phép đánh giá kết quả hoạt động toàn diện của tổ chức. Mục tiêu của OMS là đánh giá mức độ đầu tư của CFI vào các nghiên cứu cơ sở hạ tầng như là một yếu tố mang tính quyết định góp phần thực hiện 5 mục tiêu (lập kế hoạch nghiên cứu chiến lược, năng lực nghiên cứu, nhân lực chất lượng cao, năng suất nghiên cứu và sự đổi mới). Ngoài ra OMS còn có ý nghĩa quan trọng nhằm chứng minh việc đạt được mục tiêu quốc gia của CFI. Thông tin thu thập được từ các nguồn trên được cung cấp cho các tổ chức, các nhà nghiên cứu, các nghị sĩ và rộng rãi trong công chúng về sự đóng góp và lợi ích của quỹ tài trợ CFI. CFI ưu tiên thông tin đến các nghị sĩ bằng những bản chỉ dẫn thường xuyên. Các báo cáo được gửi đến phó chủ tịch bộ phận nghiên cứu của các tổ chức thông qua các cập nhật được lên lịch định kỳ nhằm cung cấp thông tin về những hoạt động chủ yếu mà CFI đang tiến hành, bao gồm cả cập nhật tình hình các cuộc xin tài trợ. Thông tin hoạt động còn được dùng để xây dựng các bài báo và các số liệu thống kê về thành tựu của CFI được đăng trong cẩm nang CFI’s InnovatioNation và tạp chí điện tử Innovation Canada. Sự đầu tư của CFI vào việc thành lập một đội chuyên dụng như EOA là nhân tố chủ chốt quyết định thành công trong việc đánh giá, phân tích và truyền đạt kết quả hoạt động. Công việc của cả EOA được thực hiện theo chỉ dẫn của CFI’s PERAF, bao gồm một kế hoạch chính thức về việc thu thập và báo cáo thông tin của các hoạt động đang tiếp diễn của CFI, cũng như xác định phương pháp và công cụ đánh giá hoạt động, nguồn và trách nhiệm thu thập dữ liệu, những đối tượng sử dụng thông tin. Hoạt động quản lý nguồn nhân lực CFI có số lượng đáng kể nhân sự bị thay thế trong vòng 4 năm qua, trung bình khoảng 10% đến 20% số nhân viên làm việc toàn thời gian mỗi năm. Nhiều vị trí thường bị thay đổi nhân sự cao là những vị trí chủ chốt trong công tác truyền thông và giám sát của CFI, bao gồm Nhân sự dự án cao cấp và Nhân sự quản lý tài chính. Chương trình kiểm toán Mục tiêu kiểm toán Tiêu chuẩn kiểm toán Thủ tục thực hiện Mục tiêu kiểm toán 1: Quy trình phê duyệt và giám sát các dự án cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng: các dự án được phê duyệt là phù hợp với mục tiêu của CFI, được phê chuẩn một cách minh bạch, và quỹ tài trợ dự án được sử dụng để đáp ứng yêu cầu xây dựng nguồn vốn cơ sở hạ tầng. Tiêu chuẩn 1.1 Kiểm tra tài liệu về quy trình thẩm định phê duyệt hồ sơ xin tài trợ Kỹ thuật walk-through Phỏng vấn Kiểm tra chọn mẫu các hồ sơ dự án Tiêu chuẩn 1.2 Kiểm tra chọn mẫu các hồ sơ dự án và hồ sơ thanh tra giám sát Trao đổi với Ban quản lý Tiêu chuẩn 1.3 Kiểm tra chọn mẫu các hồ sơ dự án Tiêu chuẩn 1.4 Kiểm tra chọn mẫu các hồ sơ dự án và hồ sơ thanh tra giám sát Kiểm tra chọn mẫu một số thông tin giám sát được báo cáo Phỏng vấn Mục tiêu kiểm toán 2: Các chiến lược với các bên liên quan hỗ trợ một cách hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu quốc gia của CFI. Tiêu chuẩn 2.1 Trao đổi với Ban quản lý Soát xét các tài liệu liên quan (Báo cáo hoạt động của CFI, biên bản họp định kỳ với các Hội đồng nghiên cứu…) Tiêu chuẩn 2.2 Tiêu chuẩn 2.3 Mục tiêu kiểm toán 3: Những kế hoạch nhằm bảo đảm duy trì nguồn quỹ và hỗ trợ cho việc hoạt động liên tục của CFI được phát triển và thực hiện. Tiêu chuẩn 3.1 Phỏng vấn các đối tượng liên quan Soát xét các tài liệu liên quan (Nghiên cứu đánh giá kết quả - OMS, Báo cáo tiến độ dự án và hoạt động của các tổ chức nhận tài trợ) Kiểm tra thông tin trên các phương tiện truyền thông Tiêu chuẩn 3.2 Tiêu chuẩn 3.3 Mục tiêu kiểm toán 4: Hoạt động quản lý nguồn nhân lực phù hợp, đảm bảo những nền tảng kĩ năng quan trọng đáp ứng được những yêu cầu hiên tại và tương lai của CFI với mức chi phí hợp lý Tiêu chuẩn 4.1 Phỏng vấn Ban quản lý và nhân viên về các kế hoạch bổ sung nguồn nhân lực và hoạt động huấn luyện nhân viên được tiến hành Soát xét dữ liệu từ các Nghiên cứu đánh giá kết quả (OMS) THỰC HIỆN KIỂM TOÁN Kiểm toán quy trình thẩm định và phê duyệt dự án Thông qua cuộc kiểm toán hoạt động, các KTV của KPMG đã kiểm tra tính hữu hiệu và hiệu quả của các quy trình và hoạt động, nhằm xác minh các dự án được phê duyệt là phù hợp với mục tiêu của CFI, được phê duyệt một cách minh bạch, và quỹ tài trợ dự án được sử dụng để đáp ứng yêu cầu xây dựng nguồn vốn cơ sở hạ tầng phục vụ nghiên cứu. Các mục tiêu kiểm toán cụ thể lần lượt được thực hiện như sau: Kiểm tra hoạt động đánh giá, thẩm định và phê duyệt hồ sơ Mục tiêu: đảm bảo các hoạt động đánh giá, thẩm định và phê duyệt hồ sơ được thực hiện nhằm: tăng cường tính minh bạch của quy trình, đảm bảo việc phê duyệt là khách quan và không gây mâu thuẫn lợi ích, xếp loại các quyết định tài trợ theo giá trị của dự án và mức độ phù hợp với mục tiêu quốc gia của CFI. (theo tiêu chuẩn 1.1) Nội dung công việc thực hiện: Sử dụng kỹ thuật walk-through đối với quy trình đánh giá và phê duyệt hồ sơ để đảm bảo các thủ tục CFI đưa ra được thực hiện đầy đủ. Kết quả cho thấy: Có các tài liệu cung cấp thông tin chương trình tài trợ, các yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá cho các tổ chức đạt yêu cầu. Các thủ tục và công cụ xét duyệt hồ sơ được lập thành văn bản và phổ biến cho các nhân viên của như chuyên gia soát xét hồ sơ của CFI. Các hồ sơ xin tài trợ được xét duyệt qua ba cấp Ủy ban là ERC, MAC và S-MAC. Các thành viên các ủy ban và Hội đồng quản trị công khai thông tin trên website Quản lý của các dự án có mức tài trợ trọng yếu (trên 7 triệu $) gặp trực tiếp các chuyên gia soát xét để giải trình về hồ sơ. Các cơ quan tài trợ cấp liên bang được mời than gia soát xét hồ sơ xin tài trợ có giá trị trên 10 triệu $. Báo cáo quyết định tài trợ được gửi cho các tổ chức xin tài trợ cũng như các quỹ tài trợ khác, kèm theo kiến nghị của các ủy ban và sự xếp hạng dự án dựa trên tiêu chuẩn. Phỏng vấn, khảo sát ý kiến các phó chủ tịch bộ phận nghiên cứu, các quản lý cấp cao của dự án, lãnh đạo các phòng nghiên cứu cũng như các chuyên gia soát xét hồ sơ xin tài trợ. Kết quả cho thấy: 95% phó chủ tịch bộ phận nghiên cứu và hơn 60% quản lý dự án và lãnh đạo các phòng ban được khảo sát đều cho rằng, các hướng dẫn và tiêu chuẩn đánh giá của CFI là rõ ràng hoặc rất rõ ràng. 85% phó chủ tịch bộ phận nghiên cứu và 75% chuyên gia soát xét được khảo sát cho rằng, quy trình xét duyệt cấp tài trợ trên cơ sở cạnh tranh là tốt hoặc rất tốt về mặt độc lập và không bị ràng buộc bởi các mâu thuẫn lợi ích. 88% chuyên gia soát xét cho rằng các hướng dẫn về quy trình đánh giá hồ sơ là rõ ràng hoặc rất rõ ràng. 85% phó chủ tịch bộ phận nghiên cứu và 80% chuyên gia đã đánh giá tính minh bạch của quy trình xét duyệt hồ sơ là tốt hoặc rất tốt, 75% và 72% tương ứng đánh giá tính công bằng của quy trình là tốt hoặc rất tốt. Kiểm tra một mẫu hồ sơ dự án từ RHF, LEF/NIF và National Platforms Fund. Kết quả cho thấy: Các tài liệu hỗ trợ cho việc đánh giá mỗi hồ sơ đều được hệ thống và phù hợp với các hướng dẫn và tiêu chuẩn đã đưa ra. Hồ sơ được điền theo mẫu điện tử cho sẵn. Hồ sơ có kèm theo Kế hoạch nghiên cứu chiến lược của tổ chức xin tài trợ. Phát hiện 1: trong mẫu hồ sơ dự án chọn ra từ đợt cạnh tranh của LEF/NIF, các báo cáo về quyết định cấp tài trợ được gửi đến các tổ chức không nêu rõ lý do đưa ra quyết định của S-MAC. Tuy nhiên, các báo cáo có cung cấp mức xếp hạng theo tiêu chuẩn, kèm theo một thông báo nêu rõ hồ sơ có được MAC và S-MAC tán thành hay không, cùng với một vài nhận xét giải thích cho quyết định của MAC. Điều này dẫn đến rủi ro các tổ chức có hồ sơ được MAC thông qua nhưng không được S-MAC chấp thuận có thể không hiểu lý do bị bác bỏ hồ sơ và nghi ngờ tính độc lập và minh bạch của quy trình xét duyệt. Phát hiện 2: phát hiện một số trường hợp trong đó thông tin được yêu cầu theo Chính sách của CFI và thông tin do các tổ chức gửi lên là không thống nhất. Cụ thể, CFI yêu cầu các tổ chức gửi thông tin chi tiết về các dự án nhưng không hề xem xét các thông tin này. KTV cũng thấy rằng theo chính sánh của CFI, các tổ chức được yêu cầu gửi Kế hoạch nghiên cứu chiến lược được cập nhật hằng năm; tuy nhiên, trong thực tế, yêu cầu này không có ý nghĩa, vì các Kế hoạch nghiên cứu chiến lược này thường ít thay đổi qua từng năm. Trao đổi với ban quản lý về các phát hiện. Kết quả như sau: Về phát hiện 1: Trong cuộc cạnh tranh gần đây nhất của LEF/NIF vào năm 2009, báo cáo về quyết định cấp tài trợ của CFI đã được thay đổi, thêm vào lý do đưa ra quyết định của S-MAC. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các tổ chức được cung cấp đầy đủ các tài liệu nêu rõ lý do đưa ra quyết định. Ban quản lý đồng ý với kiến nghị của KTV về việc đưa ra lý do của các quyết định tài trợ của S-MAC trong các báo cáo. Lý do đưa ra kiến nghị của S-MAC đã được đưa vào báo cáo trong đợt cạnh tranh gần đây nhất của LEF/NIF và sẽ tiếp tục được đưa vào báo cáo trong các đợt cạnh tranh sắp tới. Về phát hiện 2: CFI đang sửa đổi các điều khoản trong Chính sách và Chương trình hướng dẫn, chỉ đòi hỏi các tổ chức gửi các thông tin quan trọng, đáp ứng yêu cầu của CFI. Kết luận: mục tiêu kiểm toán đã đạt được. Kiểm tra cơ chế đánh giá các khoản tài trợ bằng hiện vật Mục tiêu: đảm bảo CFI xây dựng và thực hiện các cơ chế phù hợp để đánh giá hợp lý các khoản tài trợ bằng hiện vật. (theo tiêu chuẩn 1.2) Nội dung công việc: Trao đổi với Ban quản lý và nghiên cứu tài liệu về quy trình đánh giá các khoản tài trợ bằng hiện vật. Kết quả cho thấy: Hệ thống thủ tục và hướng dẫn được tài liệu hóa và công bố trên website CFI. Có báo cáo “Những chia sẻ hữu ích về quản lý hoạt động tài trợ của CFI” giới thiệu những hoạt động giúp hoàn thiện công tác quản lý các khoản đóng góp bằng hiện vật của các tổ chức được công bố trên website. Các báo cáo tài chính do các tổ chức gửi lên được xem xét bởi một nhóm các cá nhân của CFI dựa trên các tiêu chuẩn cho trước. Nhóm này sẽ thông báo cho một Nhân viên cao cấp nếu thông tin về việc đánh giá hiện vật cần được tiếp tục theo dõi. Có thực hiện thanh tra giám sát và các cuộc kiểm toán nhằm phát hiện và giải quyết các vấn đề liên quan đến các hiện vật tài trợ. Kiểm tra chọn mẫu các dự án và hồ sơ thanh tra giám sát, kết quả cho thấy hoạt động giám sát việc đánh giá và sử dụng các hiên vật tài trợ được thực hiện nghiêm chỉnh và phù hợp với các chính sách và thủ tục của CFI. Kết luận: mục tiêu kiểm toán đã đạt được. Kiểm tra cơ chế nhằm chắc chắn nguồn tài trợ của các đối tác khác Mục tiêu: CFI có các cơ chế phù hợp và được tuân thủ nhằm chắc chắn rằng tối thiểu 60% phần kinh phí còn lại của dự án phải được các đối tác khác đảm bảo trước khi hoàn thành quy trình tài trợ (theo tiêu chuẩn 1.2) Nội dung công việc: Trao đổi với Ban quản lý và nghiên cứu tài liệu cho thấy: phần lớn nguồn tài trợ còn lại của các dự án được cung cấp bởi địa phương (khoảng 40%) nên CFI tham gia hỗ trợ các địa phương trong việc xét duyệt các hồ sơ xin tài trợ. Kiểm tra chọn mẫu các hồ sơ dự án cho thấy: Có những dự án được xét duyệt có nguồn tài trợ của các đối tác khác hoàn toàn từ bên ngoài địa phương. CFI có kế hoạch hỗ trợ các tổ chức xin tài trợ từ các nguồn khác. Không có trường hợp nào cho thấy CFI cấp tài trợ trước khi nguồn tài trợ của các đối tác khác được đảm bảo. Phát hiện 3: Thời gian từ lúc ra quyết định tài trợ đến khi hoàn tất việc cấp tài trợ lớn hơn thời hạn theo yêu cầu của CFI. KTV nhận thấy một trong những nguyên nhân là do cần có thời gian để nhận được nguồn quỹ khác sau khi CFI đồng ý tài trợ. Vấn đề là nguồn quỹ từ các đối tác khác không thể được đảm bảo trước khi CFI thông báo quyết định tài trợ. Ngoài ra, tổ chức sẽ không nhận được tài trợ từ CFI trước khi mọi điều kiện để hoàn tất việc cấp tài trợ được đáp ứng. Dù vậy, sự chậm trễ trong việc cấp tài trợ đã làm ảnh hưởng đến mục tiêu lợi ích của CFI, và sự chậm trễ kéo dài có thể ảnh hưởng đến khả năng cân đối ngân quỹ và kế hoạch ban đầu nếu môi trường bên trong và bên ngoài có sự thay đổi. Trao đổi với Ban quản lý về phát hiện 3: Ban quản lý thừa nhận có thực trạng trên và nhận thức được sự cần thiết phải giảm thiểu thời gian từ lúc có quyết định tài trợ đến khi hoàn tất việc cấp tài trợ. Đồng thời đưa vào thực hiện báo cáo theo quý để giúp ban quản lý giám sát tình hình của dự án trong giai đoạn từ khi quyết định tài trợ cho đến lúc hoàn tất việc cấp tài trợ. CFI cũng gia tăng nguồn lực để tăng khả năng giám sát dự án trong giai đoạn hoàn tất việc cấp. Kết luận: mục tiêu kiểm toán đã đạt được. Kiểm tra cơ chế đảm bảo nguồn tài trợ được sử dụng đúng mục tiêu Mục tiêu: các cơ chế được thiết lập và thực hiện đảm bảo quỹ tài trợ của CFI được sử dụng để xây dựng nguồn vốn đầu tư cơ sở hạ tầng và tuân thủ các hợp đồng tài trợ. (Tiêu chuẩn 1.3) Nội dung công việc: Kiểm tra chọn mẫu một số hồ sơ dự án cho thấy: Các báo cáo theo yêu cầu (báo cáo tài chính, báo cáo tiến độ dự án hằng năm, báo cáo hoạt động thường niên của tổ chức) đã được các tổ chức nhận tài trợ cung cấp và được CFI soát xét theo định kỳ. Các vấn đề nảy sinh đã được theo dõi và ghi chép trong hồ sơ. Ngoài các báo cáo kể trên, CFI còn có các hoạt động giám sát khác được đề cập trong phần giám sát theo hướng tiếp cận dựa trên rủi ro. Kết luận: mục tiêu kiểm toán đã đạt được. Kiểm tra phương pháp giám sát tiến độ dự án Mục tiêu: đảm bảo phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro có tồn tại và được thực hiện để giám sát và theo dõi tiến độ của các dự án được tài trợ (Tiêu chuẩn 1.4). Nội dung công việc: Kiểm tra chọn mẫu các hồ sơ dự án và hồ sơ thanh tra giám sát cho thấy: Cả hai loại hồ sơ đều bao gồm các thủ tục kiểm toán các khoản tài trợ (CAST) và các thủ tục khác đã nêu trong phần thu thập thông tin. Các thủ tục và kết quả của việc thanh tra giám sát và hoạt động kiểm toán được ghi chép đầy đủ và thực hiện nhất quán. Các vấn đề được quan tâm cũng được theo dõi thông qua việc phát triển và giám sát các kế hoạch thực hiện. Phát hiện 4: việc duy trì nguồn quỹ tài trợ hoạt động đối với các dự án cơ sở hạ tầng lớn đã từng gặp phải nhiều khó khăn Kiểm tra chọn mẫu một số thông tin giám sát được báo cáo, kết quả cho thấy: tần suất và mức độ của việc thanh tra giám sát là hợp lý. Phỏng vấn Ban quản lý, kết quả như sau: Ban quản lý có tiến hành thanh tra định kỳ nhằm xác định các thay đổi cần thiết trong chiến lược và phương pháp giám sát. Về phát hiện 4: CFI đã làm việc với các cơ quan tài trợ khác để nhận diện các vấn đề phát sinh từ các dự án cơ sở hạ tầng lớn, cũng như các mặt cần hoàn thiện. Những kết quả từ việc soát xét này được tổng hợp vào một sổ tay quản lý, trong đó trình bày các hoạt động điều hành và quản lý phù hợp đối với các dự án này. Ngoài ra, gần đây CFI đã thêm vào một yêu cầu soát xét cơ cấu quản lí các dự án cơ sở hạ tầng lớn dựa trên các tiêu chuẩn cụ thể, và xem đây như một điều kiện để cấp tài trợ. Kết luận: mục tiêu kiểm toán đã đạt được. Kiểm toán chiến lược các bên liên quan Kiểm tra cơ chế thông tin của CFI đến các bên liên quan Mục tiêu: đảm bảo cam kết của CFI với các bên liên quan về việc sẽ thông báo cho họ về những thiết kế và việc thực hiện các chương trình tài trợ mới và những sáng kiến từ CFI, đồng thời giám sát những lợi ích có được từ hoạt động với các bên liên quan được thực hiện. (Tiêu chuẩn 2.1 và 2.3) Nội dung công việc: Thảo luận với Ban quản lý và soát xét các tài liệu liên quan, kết quả như sau: Các cơ chế thông qua đó CFI phối hợp với các bên liên quan (bao gồm các tổ chức, đại diện liên bang và địa phương, các tổ chức tư nhân để xác định các nhu cầu xin tài trợ cho việc nghiên cứu trên toàn quốc) được xác nhận. Khả năng của CFI trong việc thu hút các bên liên quan tham gia vào kế hoạch chiến lược cũng được công nhận bằng Giải thưởng điều hành quốc gia Spencer Stuart được nhận vào năm 2006 Kết luận: mục tiêu kiểm toán đã đạt được. Kiểm tra cơ chế phối hợp với các bên liên quan Mục tiêu: đảm bảo cơ hội phối hợp với các đối tác và các bên liên quan được xác định, quản lý, giám sát và thực hiện một cách nhất quán. (Tiêu chuẩn 2.2 và 2.3) Nội dung công việc: Soát xét các báo cáo Nghiên cứu đánh giá kết quả (OMS), Báo cáo hoạt động của tổ chức, kết quả cho thấy các thủ tục được thực hiện một cách nhất quán. Soát xét các biên bản cuộc họp của Nhóm làm việc đa hội đồng, các cuộc họp thường xuyên của mỗi đơn vị trong nội bộ CFI, kết quả cho thấy Nhóm làm việc đa hội đồng và các đơn vị trong CFI tiến hành quy trình xác định, quản lý, giám sát và thực hiện các cơ hội phối hợp một cách nhất quán. Kết luận: mục tiêu kiểm toán đã đạt được. Kiểm toán chiến lược truyền thông Mục tiêu: đảm bảo các kế hoạch và chiến lược truyền thông (bao gồm việc đo lường, giám sát và báo cáo những thành tựu về kết quả kỳ vọng và lợi ích mà CFI mang lại) đã được phát triển và thực hiện nhằm duy trì sự tài trợ của cộng đồng và liên bang đối với CFI. (tiêu chuẩn 3.1, 3.2 và 3.3) Nội dung công việc: Phỏng vấn các phó chủ tịch nghiên cứu, các nghị sĩ, các nhà nghiên cứu cho thấy: các thông tin CFI thu thập (từ Báo cáo hoạt động thường niên của các tổ chức, Báo cáo tiến độ dự án hàng năm, Nghiên cứu đánh giá kết quả (OMS)) được cung cấp cho các đối tượng này cụ thể: Các nghị sĩ được CFI thông tin bằng những bản chỉ dẫn thường xuyên Các báo cáo được gửi đến phó chủ tịch bộ phận nghiên cứu của các tổ chức thông qua các cập nhật được lên lịch định kỳ. Kiểm tra thông tin trên các phương tiện truyền thông cho thấy: có các bài báo về thông tin hoạt động của CFI và số liệu thống kê thành tựu đạt được đăng trong cẩm nang CFI’s InnovatioNation và tạp chí điện tử Innovation Canada. Soát xét các Báo cáo tiến độ dự án và Báo cáo hoạt động của tổ chức cho thấy: các báo cáo này do các tổ chức nhận tài trợ cung cấp, do đó chất lượng thông tin còn phụ thuộc vào mức độ hiểu biết của các tổ chức này đối với thông tin được yêu cầu và tính trung thực của các dữ liệu cơ sở. Tuy nhiên KTV không phát hiện bất kỳ sự khác biệt đáng kể nào giữa thông tin được các tổ chức cung cấp với kết quả thu thập của các Nghiên cứu đánh giá kết quả (OMS) do CFI tiến hành. KTV khuyến khích ban quản lý tiếp tục giám sát những kết quả tổng thể và chắc chắn của các thông tin được cung cấp bởi các tổ chức nhằm xác định những mâu thuẫn trong thông tin của các báo cáo này. Kết luận: mục tiêu kiểm toán đã đạt được. Kiểm toán hoạt động quản lý nguồn nhân lực Như đã trình bày trong phần thu thập thông tin, CFI có số lượng đáng kể nhân sự bị thay thế trong vòng 4 năm qua trung bình khoảng 10% đến 20% số nhân viên làm việc toàn thời gian mỗi năm, trong đó có nhiều vị trí thường bị thay đổi nhân sự cao là những vị trí chủ chốt. Do đó KTV thực hiện kiểm tra các hoạt động quản lý được tiến hành để đảm bảo duy trì nguồn nhân lực của CFI. Mục tiêu: có các hoạt động quản lý được CFI tiến hành để đảm bảo kế hoạch về nguồn nhân lực luôn sẵn sàng và được thực hiện nhằm duy trì các vị trí chủ chốt trong tổ chức. Nội dung công việc: Phỏng vấn Ban quản lý và nhân viên, kết quả cho thấy: Ban quản lý định kỳ dựa trên những điều kiện biến đổi của thị trường lao động, các ưu tiên của tổ chức và những nhân tố khác để đánh giá lại kĩ năng và năng lực yêu cầu cho các vị trí nhân sự nếu cần thiết. Điều này giúp CFI có khả năng tiếp cận nhiều ứng viên có năng lực và phù hợp với yêu cầu. Có Kế hoạch tiếp nối và Sáng kiến phát triển được cập nhật ít nhất là hằng năm, và có thể thường xuyên hơn nếu thấy cần thiết nhằm đảm bảo có nguồn nhân lực hiệu quả và chất lượng đáp ứng những nhu cầu của CFI qua từng giai đoạn. Ban quản lý nhận thức tầm quan trọng của việc cung cấp các cơ hội được huấn luyện và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên ở mọi cấp độ trong việc duy trì và xây dựng nền tảng kỹ năng cho nhân viên. Các cơ hội huấn luyện và phát triển nghề nghiệp được kết hợp với các buổi thảo luận về nghề nghiệp và được tổ chức chính thức thông qua quy trình đánh giá nhân viên hằng năm. Các hoạt động huấn luyện được giám sát trong suốt năm để đảm bảo rằng những yêu cầu huấn luyện cần thiết được thực hiện và hoàn thành đầy đủ phù hợp với mục tiêu cá nhân của nhân viên và kế hoạch công việc. CFI cũng hỗ trợ việc luân chuyển vị trí như một cách phát triển mở rộng nền tảng kỹ năng, kiến thức tổng thể và sự hài lòng của nhân viên. Nhân viên cho biết các cuộc huấn luyện, thảo luận về nghề nghiệp và đánh giá nhân viên được tổ chức hằng năm. Soát xét các tài liệu liên quan về việc huấn luyện và đánh giá nhân viên cũng như các Nghiên cứu đánh giá kết quả của CFI cho thấy các hoạt động mà Ban quản lý đưa ra được thực hiện thường xuyên và nhất quán Một cuộc khảo sát bên ngoài cho thấy CFI được xem như là nhà sử dụng lao động đáng để lựa chọn và đã nhận được một số giải thưởng công nhận hoạt động nguồn nhân lực tốt trong vòng 5 năm qua. Gần đây, CFI được vinh danh là một trong top 50 Nhà sử dụng lao động nhỏ và vừa tốt nhất ở Canada vào tháng 1 năm 2009 theo xếp hạng của Trường kinh doanh Queen’s. Kết luận: mục tiêu kiểm toán đã đạt được. XỬ LÝ CÁC PHÁT HIỆN KIỂM TOÁN Phát hiện 1 Thực trạng Trong đợt cạnh tranh trước đây của LEF/NIF, lý do đưa ra quyết định của S-MAC không được đưa vào tài liệu và thông báo đến các tổ chức tham gia xin tài trợ. Tiêu chuẩn Theo quy trình đánh giá, thẩm định và phê duyệt hồ sơ xin cấp tài trợ của CFI, lý do đưa ra quyết định phải được ghi vào tài liệu và thông báo đến các tổ chức tham gia xin tài liệu. Hậu quả Các tổ chức có hồ sơ được MAC thông qua nhưng không được S-MAC chấp thuận có thể không hiểu lý do bị bác bỏ hồ sơ và nghi ngờ tính độc lập và minh bạch của quy trình xét duyệt Nguyên nhân Do quy trình chưa quy định về vấn đề đưa ra lí do quyết định của S-MAC Kiến nghị Ban quản lý nên tiếp tục cung cấp tài liệu nêu rõ lý do đưa ra kiến nghị của S-MAC trong các báo cáo quyết định tài trợ trong tương lai. Phát hiện 2 Thực trạng Phát hiện ra một vài điểm không nhất quán giữa các thông tin được yêu cầu và các thông tin do các tổ chức gửi lên và các thông tin được soát xét bởi CFI. Tiêu chuẩn Chính sách về thông tin được yêu cầu đối với hồ sơ xin tài trợ. Hậu quả Một số thông tin do các tổ chức gửi lên có thể không được CFI soát xét do không đúng yêu cầu, hoặc không hỗ trợ cho quá trình soát xét trong khi các thông tin quan trọng theo yêu cầu của CFI lại không có. Nguyên nhân Do chính sách và các hướng dẫn của CFI chưa hợp lí. Ví dụ, theo chính sánh của CFI, các tổ chức được yêu cầu gửi Kế hoạch nghiên cứu chiến lược được cập nhật hằng năm; tuy nhiên, trong thực tế, yêu cầu này không có ý nghĩa, vì các Kế hoạch nghiên cứu chiến lược này thường ít thay đổi qua từng năm. Kiến nghị Ban quản lý nên tiếp tục việc sửa đổi các Chính sách và chương trình hướng dẫn cũng như các công cụ truyền thông khác nhằm đảm bảo các tổ chức chỉ gửi lên những thông tin quan trọng, và các thông tin được giới hạn trong phạm vi cần thiết hỗ trợ cho việc xin tài trợ. Phát hiện 3 Thực trạng Thời gian từ lúc ra quyết định tài trợ đến khi hoàn tất việc cấp tài trợ lớn hơn thời hạn theo yêu cầu của CFI. Tiêu chuẩn Thời hạn để hoàn tất việc cấp tài trợ theo quy định của CFI Hậu quả Sự chậm trễ trong việc cấp tài trợ đã làm ảnh hưởng đến mục tiêu lợi ích của CFI, và sự chậm trễ kéo dài có thể ảnh hưởng đến khả năng cân đối ngân quỹ và kế hoạch ban đầu nếu môi trường bên trong và bên ngoài có sự thay đổi. Nguyên nhân Do cần có thời gian để nhận được nguồn quỹ tương ứng sau khi CFI đồng ý tài trợ. Vấn đề là nguồn quỹ từ các đối tác khác không thể được đảm bảo trước khi CFI thông báo quyết định tài trợ. Ngoài ra, tổ chức sẽ không nhận được tài trợ từ CFI trước khi mọi điều kiện để hoàn tất việc cấp tài trợ được đáp ứng. Kiến nghị Ban quản lý nên tiếp tục nỗ lực để giám sát và giảm thiểu thời gian hoàn thành dự án. Phát hiện 4 Thực trạng Việc duy trì nguồn quỹ tài trợ hoạt động đối với các dự án cơ sở hạ tầng lớn từng gặp phải nhiều khó khăn Tiêu chuẩn CFI cam kết đảm bảo nguồn quỹ tài trợ cho các dự án đã được phê duyệt tài trợ Hậu quả Nguồn quỹ không được duy trì ổn định làm ảnh hưởng đến tiến độ và khả năng hoàn thành các dự án lớn Nguyên nhân Nguồn quỹ đã phê duyệt có thể không đủ để đáp ứng nhu cầu của các dự án lớn do những dự án này thực hiện trong thời gian dài dẫn đến giá trị dự án có thể tăng lên. Kiến nghị Ban quản lí nên tiếp tục hợp tác với các cơ quan để hoàn thành sổ tay quản lý và những hướng dẫn khác nhằm kiểm soát những rủi ro liên quan việc quản lý và sự thực hiện các dự án cơ sở hạ tầng lớn. Cần đưa ra yêu cầu soát xét chính thức đối với các dự án cơ sở hạ tầng lớn vào các thời điểm cụ thể dựa trên mức độ rủi ro. KẾT LUẬN Trên cơ sở báo cáo kiểm toán Quỹ phát triển Canada do công ty kiểm toán quốc tế KMPG thực hiện vào năm 2009, nhóm chúng em đã trình bày các giai đoạn của cuộc kiểm toán hoạt động CFI. Dựa trên mục tiêu chung của cuộc kiểm toán là đánh giá hoạt động của CFI một cách độc lập, nhằm đảm bảo tính kinh tế, tính hữu hiệu và hiệu quả của nguồn quỹ được tài trợ, nhóm đã trình bày quá trình thực hiện kiểm toán 4 quy trình và hoạt động cụ thể liên quan đến hoạt động tài trợ của CFI (thẩm định và phê duyệt dự án; chiến lược với các bên liên quan; truyền thông; hoạt động nguồn nhân lực). Kết quả cho thấy, CFI đã đảm bảo các cơ chế, quy trình hoạt động và kiểm soát được xây dựng phù hợp và thực hiện đầy đủ để đảm bảo thực hiện các mục tiêu quốc gia của quỹ. Bên cạnh đó, cuộc kiểm toán còn đưa ra các kiến nghị nhằm cải thiện quy trình hoạt động của CFI dựa trên các phát hiện của KTV. Mặc dù dựa trên báo cáo kiểm toán của KPMG nhưng do thiếu thốn về mặt số liệu cũng như các tài liệu cụ thể liên quan đến cuộc kiểm toán, đồng thời khả năng trình bày và kiến thức về kiểm toán hoạt động còn hạn chế nên bài làm không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Mong nhận được những ý kiến đóng góp của cô và các bạn để bài làm được hoàn thiện hơn. Xin cảm ơn! DANH SÁCH NHÓM 7 Họ và tên Lớp Hoàng Phương Anh 35K18 Ngô Lê Ngữ Anh 35K18 Phạm Duy Đông 35K18 Đoàn Thị Mỹ Lai 35K18 Bùi Thị Năm 35K18 Nguyễn Đức Nhuận 35K18 Nguyễn Vỹ Phượng 35K18 Phạm Thị Mai Trang 35K18 Hoàng Thị Kim Yến 35K18