Đề tài Kỹ năng thuyết trình

Mở đầu Thuyết trình là một hoạt động không thể thiếu đối với sinh viên trong trường đại học ngày nay. Cùng với việc đổi phương pháp dạy học, các trường đại học ngày nay đã chuyển dần từ kiểu giảng dạy truyền đạt một chiều sang phương pháp dạy học lấy người học làm trung tâm. Do vây sinh viên ngày nay đến lớp không phải chỉ để nghe giảng bài và ghi chép bài giảng của giảng viên. Sinh viên ngày nay thường xuyên được yêu cầu tự tra cứu tài liệu và trình bày trước lớp. Kỹ năng trình bày hay thuyết trình trước nhiều người vì vây trở nên rất cần thiết đối với sinh viên ngày nay. Có được những bài thuyết trình thành công trước lớp hay trước đám đông sẽ góp phần giúp sinh viên thành công trong học tâp ở trường. Kỹ năng này cũng rất cần thiết cho sinh viên khi trình bày các công trình nghiên cứu, khoá luân, báo cáo khoa học, v.v trong và ngoài trường. Sau khi tốt nghiệp, kỹ năng thuyết trình sẽ giúp sinh viên tự tin, thành công hơn ở nơi làm việc. I: Tự đánh giá khả năng thuyết trình Mẫu người Đặc điểm NGƯỜI TRỐN TRÁNH Người thuộc dạng này luôn tìm cách trốn tránh xuất hiện trước đám đông và thuyết trình NGƯỜI LO SỢ Người thuộc dạng này luôn rất sợ bị yêu cầu phát biểu. Người thụ động không trốn tránh việc phát biểu nhưng không bao giờ hứng thú với việc này. Khi phát biểu, họ luôn cảm thấy khó khăn và rất miễn cưỡng NGƯỜI KHÔNG NHIỆT TÌNH Người thuộc dạng này sẽ phát biểu nhưng không mong muốn lắm. Người chấp nhận đôi khi nghĩ rằng họ đã làm rất tốt. Đôi khi họ lại cảm thấy thích phát biểu trước đám đông NGƯỜI TÌM CƠ HỘI Người thuộc dạng này luôn tìm cơ hội nói trước đám đông. Người tìm cơ hội hiểu rằng sự hồi hộp sẽ là chất kích thích làm tăng hứng thú khi thuyết trình. Họ sẽ trở nên rất tự tin và thuần thục trong giao tiếp vì có cơ hội nói thường xuyên II : Các bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình 1. Chuẩn bị hình dáng bên ngoài. 1. 1. Đối với phụ nữ +. Quần áo phải vừa vặn, không quá chật.. Thông thường, bạn sẽ trông lịch lãm hơn khi mặc áo dài tay. +. Chọn 2-3 màu phù hợp với màu da và màu tóc của bạn. Bạn nên tham khảo sách hướng dẫn về chọn màu phù hợp. Bạn có thể kết hợp các phụ kiện khác nhau với trang phục để tạo ra sự đa dạng. Tìm loại vải tốt và bảo đảm không gây ra tiếng động khi di chuyển! Nói chung, tránh màu đỏ tươi, cam, đen và trắng vì những màu này rất chói và làm mất sự tâp trung vào khuôn mặt của bạn. +. Tránh sử dụng trang sức lấp lánh, lòng thòng hay phát ra tiếng ồn. Khi thuyết trình, bạn cần sử dụng những phụ kiện trang nhã. Bông tai, vòng tay khác thường đôi khi làm khán giả khó chịu và làm họ mất tâp trung vào bài thuyết trình. +. Trang điểm đơn giản và phù hợp với trang phục. Trang điểm quá đâm sẽ tạo ấn tượng xấu. Trang điểm đẹp là khi kiểm soát được những vùng bóng nhờn trên gương mặt, làm nổi bâc những nét tự nhiên và giúp bạn thoải mái ngay cả trong một buổi thuyết trình gay go. +. Tóc cũng cần hài hoà với hình dáng của bạn 1.2. Đối với nam giới +. Trang phục phải được may cẩn thận. Khi thuyết trình, trang phục có kẻ ô vuông, màu sang hoặc không tương phản sẽ làm hình tượng bạn xấu đi. Thông thường, màu xanh sẫm, xám và đen cài đơn hay cài chéo là an toàn nhất. Tùy vào đối tượng người nghe, một chiếc áo khoác thể thao và chiếc quần hợp màu sắc sẽ rất ấn tượng. +. Áo khoác của nam thường có nút gài trong khi hầu hết áo khoác của nữ thì không. Bạn có thể gài nút áo vét, không gài nút hay thậm chí có thể cởi áo khoác ra tùy vào tính trang trọng của buổi thuyết trình. +. Áo sơ mi phải vừa vặn và màu không quá sáng. Nếu bạn sợ áo thấm mồ hôi, hãy mặc áo phông bằng cotton và áo sơ mi trắng bên ngoài. Nếu bạn chuẩn bị thu hình thì hãy tránh mặc áo sơ mi trắng mà hãy sử dụng áo màu xám sáng (muối tiêu). +. Cà vạt nên chọn loại nào có thể làm tôn lên gương mặt và đôi mắt của bạn. Kiểu cà vạt đỏ cổ điển có thể không phù hợp với bạn. Thử nghĩ xem, cà vạt màu đỏ sẽ thu hút sự. Chú ý của người nghe và họ không còn chú ý bạn nữa. Cà vạt với màu dịu hơn có thể sẽ phù hợp với bạn. +. Giày vừa chân, thoải mái và được đánh bóng cẩn thạn. Tìm vớ phù hợp và có thể che được cả đôi chân trần khi bạn ngồi xuống. +. Tóc hợp với khuôn mạt và phải tươm tất, gọn gàng cho dù đó là kiểu gì đi nữa. Râu quai hàm cũng phải gọn gàng và ria mép phải được tỉa trên vành môi. Thông thường trong buổi thuyết trình, bạn chỉ nên mang kính khi cần nó mới có thể nhìn thấy khán giả và đọc được các dụng cụ trực quan.. Bạn có thể không đeo kính nếu bạn không cần dùng chúng , hoặc bạn có thể thay thế bang kính sát tròng. Đó là vì kính sẽ phản chiếu ánh sáng trong phòng và khán giả sẽ không nhìn vào mắt bạn được. Cũng nên tránh sử dụng kính sát tròng màu vì khán giả khó mà nhìn vào mắt của bạn . Hiện nay đã có loại kính chống choá. Và các diễn giả đều được khuyên sử dụng loại kính này 2. Chuẩn bị về nội dung 2.1. Xác định đối tượng Trả lời các câu hỏi: - Ai sẽ đến dự? - Bao nhiêu người sẽ đến dự? Trả lời được 2 câu hỏi trên bạn sẽ biết điều chỉnh bài thuyết trình phù hợp nhất để thu hut người nghe. Vd: Bill gate đã có buổi nói chuyện với sinh viên Bách Khoa Việt Nam. Với phong cách thoải mái đút tay 1 bên túi quần, nụ cười luôn thường trực trên gương mặt ông đã tạo 1 không khí thân thiện và cởi mở với những thanh niên trẻ. 2.2. Nội dung - Xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình - Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắt được (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung quan trọng trong bài thuyết trình) - Xây dựng dàn cho bài thuyết trình 1 cách logic nhất ( đủ 3 phần : giới thiệu, nội dung và kết luận): - Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình.Điều này rất quan trọng, bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫn đến đâu. Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất 2.3. Hình thức a. Địa điểm: - Nếu xác định được số lượng người tham gia bạn sẽ dễ dàng lựa chọn địa điểm phù hợp với lượng người đó. Bên cạnh đó cần chọn địa điểm phù hợp với nội dung thuyết trình. Chương trình “ Hành trình du học lấy địa điểm Văn Miếu – Quốc Tử Giám làm nơi tổ chức. Đó là địa điểm phù hợp với lượng khách mời không quá lớn, phù hợp với tính chất khuyến học của chương trình bới Quốc Tử Giám là trường đại học đầu tiên của Việt Nam. - Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm. Với một bài thuyết trình về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời, trang trí căn phòng ấn tượng với tranh, hoa , tượng…Nhưng với một buổi thuyết trình về đề tài khoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồ trang trí rườm rà. - Tập nói trước ở địa điểm đã chọn. Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm thanh. Nếu trong phòng nhỏ điều chỉnh âm lượng vừa phải là khôn ngoan. Lưu tâm đến độ sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của bản thân và cả người tham dự có thể theo dõi được những tư liệu bạn cung cấp. b. Thiết bị hỗ trợ. - Nếu đi thuê các thiết bị hỗ trợ thì nên lưu tâm đến việc đặt trước , kiểm tra chất lượng và giá cả hợp lí. - Các thiết bị phải tương thích ăn khớp với nhau. - Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình. Không thể dùng 1 màn hình 19 inch khi có đến hơn 200 người tham gia. 3. Sử dụng các dụng cụ trực quan SỬ DỤNG CÁC DỤNG CỤ TRỰC QUAN KHI CẦN Thu hút sự chú ý của khán giả Nhấn mạnh thông điệp của bạn, nhưng không phải lạp lại nguyên văn Khơi dây sự hứng thú của khán giả đối với bài thuyết trình Mô tả các yếu tố mà khán giả khó hình dung KHÔNG SỬ DỤNG CÁC DỤNG CỤ TRỰC QUAN ĐỂ Tạo ấn tượng đối với khán giả về tất cả các bảng biểu chi tiết. Tránh sự tương tác giữa người thuyết trình với khán giả. Minh hoạ cho nhiều ý chính chỉ với một dụng cụ trực quan Nêu lên những ý tưởng đơn giản có thể truyền đạt bằng lời dễ dàng III: Luyện tập trước khi thuyết trình CÁCH LUYỆN TẬP THUYẾT TRÌNH Sau đây là các bước luyện tập thuyết trình. Việc ghi nhớ và thực hiện theo các bước này sẽ giúp bạn có một bài thuyết trình thoải mái, tự tin và thuyết phục hơn. Hãy chắc rằng các ghi chú của bạn chỉ là “những từ khóa” và viết to phần ghi chú trên một vài phiếu. Trong bất cứ tình huống nào bạn cũng nên tránh việc đọc cho khán giả nghe. Nếu có thể bạn nên sử dụng máy chiếu qua đầu dùng cho giấy kiếng trong hoặc máy LCD đối với các buổi thuyết trình có đông người tham dự. Hãy tự ôn lại toàn bộ bài thuyết trình để hệ thống hóa các ý chính. Lặp lại những thao tác trên đến khi bạn trở nên quen thuộc với dòng tư tưởng và nơi bạn dự tính sử dụng các dụng cụ trực quan hỗ trợ cho buổi thuyết trình. Hãy bắt đầu diễn tập thuyết trình. Bạn nên sắp xếp một phòng tập tương tự với phòng mà bạn sẽ thuyết trình. Bạn hãy tái hiện lại bài thuyết trình của mình, ý tưởng liên tiếp ý tưởng (chứ không phải là từ liên tiếp từ), hãy sử dụng tất các các dụng cụ trực quan. Bạn hãy dành sự chú ý nhiều nhất đến khán giả hơn là đến các phiếu ghi chú. Thực hành trả lời các câu hỏi mà bạn dự đoán khán giả sẽ nêu ra trong buổi thuyết trình. Trình bày lại toàn bộ bài thuyết trình. Nếu có điều kiện, bạn nên tự quay phim trong buổi tập thuyết trình hay nhờ người bạn đóng góp ý kiến về buổi thực tập thuyết trình của mình. Hãy xem lại băng video hay các thông tin phản hồi từ người bạn và đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Thực hiện một hoặc hai lần tổng duyệt lần cuối cho bài thuyết trình của bạn. IV: Tiến hành thuyết trình 1. Thứ tự trong trình bày bài thuyết trình: Một công trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ kết cấu. Cũng làm từ Cácbon nhưng Than bùn thì siêu rẻ còn Kim cương thì siêu đắt. Điều đó cũng bởi vì chúng có cấu trúc khác nhau. Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó. 1.1 Dàn bài cơ bản Dù một bài văn hay một bài phát biểu đều có 3 phần: Mở đầu, Thân bài và Kết luận. Tuy nhiên, việc tổ chức và thể hiện các phần như thế nào thì lại là vấn đề khác. Hẳn là khi chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta đều có những câu hỏi trong đầu như: Làm thế nào để có một mở bài sắc nhọn lôi cuốn? Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp? Làm thế nào để có một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lòng người? Cả ba câu hỏi trên có thể trả lời bằng một câu: Hãy thiết kế bài thuyết trình của ta giống như “Cái đinh”. Chức năng của từng phần: Phần mở bài Phần mở bài giống như cái Mũi đinh. Mũi đinh phải sắc nhọn thì mới xuyên được qua lớp gỗ đầu tiên. Vì vậy phần mở bài phải sắc xảo để có thể: - Thu hút người nghe ngay từ khi bắt đầu thuyết trình. - Tạo bầu không khí ban đầu. - Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe. b. Phần thân bài Phần thân bài giống như cái Thân đinh. Thân đinh cần chắc chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh. Như vậy phần thân của bài thuyết trình cần được thiết kế phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của người nghe, thời gian và bối cảnh của hội trường. Một bài thuyết trình quá ngắn với một khoảng thời gian quá dài không khác gì lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền. Ngược lại một bài thuyết trình quá dài, nội dung phức tạp trong một khoảng thời gian quá ngắn thì không khác gì lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc. Vậy yêu cầu cần có là một độ dài phù hợp, nội dung phù hợp với người nghe. c. Phần kết luận Phần kết luận giống như Mũ đinh. Hai mảnh gỗ không thể kết dính chặt chẽ vào nhau nếu như chiếc đinh không có mũ. Vậy khi kết thúc thuyết trình, người nghe cũng không thể nhớ được nội dung chính bài thuyết trình nếu như không có kết luận. Phần kết luận giúp cho thính giả nắm được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại những ấn tượng về diễn giả và bài thuyết trình. Khi ta đã xây dựng được dàn bài cơ bản, điều ta cần làm tiếp theo là làm thế nào để thể hiện các phần đó một cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục. 1.2. Cách thể hiện các phần chính a. Phần mở bài * Tạo sự chú ý Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả bằng các hành vi phi ngôn từ và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên để gây ấn tượng với thính giả bằng những nội dung chúng ta nói. Thính giả có tiếp tục nghe hay không phụ thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách ta thu hút sự chú ý của họ ngay từ ban đầu. Đây là phần khó khăn nhất trong thuyết trình vì: “Không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu” “Vạn sự khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt” Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau. Một số cách phổ biến là: - Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng “Cấu trúc thuyết trình”. - Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện về tiết kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về Huy động tiết kiệm. - Số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn. Hãy thổi hồn vào những con số khô khan ta có thế thu hút được sự chú ý của thính giả. - Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có được sự đồng cảm của thính giả. - Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽ nói cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút sự chú ý của thính giả. - Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giản chỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau. * Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính: Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó. Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công. Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình làm việc. Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình. Sau đây là một vài ví dụ về những câu khái quát vấn đề: - Mục đích của bài thuyết trình là giúp các bạn trẻ xác định mục tiêu cho mình để thành công trong cuộc sống. Bài thuyết trình của tôi gồm 3 phần: Phần 1: Tại sao phải đặt mục tiêu; Phần 2: Kỹ năng đặt mục tiêu; Phần 3: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân về đặt mục tiêu. - Bài thuyết trình của tôi nhằm mục đích thuyết phục các anh chị áp dụng các biện pháp cải thiện tình hình công ty. Nội dung chính gồm 2 phần: Phần 1: Nâng cao tinh thần chủ động; Phần 2: Cắt giảm chi phí. b. Phần thân bài * Lựa chọn nội dung quan trọng Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình. Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản: Thứ nhất: không xác định được đâu là thông tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu là cần biết và nên biết. Thứ hai: sợ thính giả không hiểu những gì mình nói. “Đa thư thì loạn tâm”. Nếu ta đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính giả rối trí không nhớ được gì. Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin nên truyền đạt. Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần và cuối cùng là thông tin nên biết. Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là “giới hạn các điểm chính” hay còn gọi là lựa chọn nội dung quan trọng. * Chia thành các phần dễ tiếp thu Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần. Các phần này được sắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định. Lôgíc có thể theo trình tự thời gian, có thể theo quan hệ nguyên nhân - kết quả... * Phân bổ thời gian cho từng nội dung Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải phân bổ thời gian phù hợp cho từng nội dung. Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung. c. Phần kết luận “Lời nói gió bay” - đây chính là sự khác biệt giữa văn nói và văn viết. Vì vậy trong thuyết trình luôn phải có kết luận. Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thu được toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình. Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng ta gửi đến thính giả. Với thông điệp cốt lõi này, thính giả có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình. * Thông báo trước khi kết thúc Việc thông báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại...; để kết thúc, tôi tóm tắt lại...; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày... Việc thông báo này còn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất. * Tóm tắt điểm chính Theo các nghiên cứu về thính giả thì khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình và khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý của người nghe cao nhất. Vì vậy ta tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình. Việc tóm tắt có thể là nêu lại những đề mục chính của bài thuyết trình kèm những ý cần nhấn mạnh. * Thách thức và kêu gọi Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theo mình. Vì vậy phần kết luận của bài thuyết trình còn cần phải có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động. Trong phần này ta có thể dùng một số động từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng... hoặc có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay ví dụ như đóng góp từ thiện. Hoặc có thể đơn giản là sử dụng những cách hướng người nghe đến hành động cụ thể như việc áp dụng ngay những gì họ thu được từ bài thuyết trình vào công việc cụ thể của họ. 2. Các lưu ý trong khi thuyết trình: 2.1. Cử chỉ: Chúng ta không thể không nhắc đến vai trò của các cử chỉ tự nhiên trong việc hạn chế sự lo lắng và hồi hộp. Thông thường sự lo lắng sẽ kìm hãm sự giao tiếp giữa bạn và khán giả. Trong các buổi thuyết trình các diễn giả thường thực hiện các động tác để nhấn mạnh các ý kiến mà không quan tâm đến cử chỉ tay của mình. Hãy học cách kiểm soát cử chỉ của bạn khi đứng trước đám đông. Việc có các cử chỉ không tự nhiên sẽ làm hỏng bài thuyết trình của bạn, ví dụ như một số cử chỉ sau đây: Để hai tay trong túi quần: - Chắp tay sau lưng -Khoanh tay trước ngực - Bắt chéo hai tay 2.2. Sự giao tiếp bằng mắt: Khi bạn phỏng vấn một người mà người đó luôn nhìn lên vách tường hay nhìn xuống sàn nhà khi trả lời câu hỏi sẽ không gây được sử tin tưởng của bạn đối với người đó. Khi giao tiếp thông thường ta mong muốn được nhìn thẳng vào người đối diện. Tuy nhiên trong nhiều bài thuyết trình, người báo cáo chỉ nhìn một điểm ở vách tường cuối, hay tại một điểm trên màn chiếu, hay chăm chú vào mọi nơi nhưng không phải nhìn khán giả. Việc giao tiếp tốt bằng mắt sẽ mở ra một kênh truyền đạt thông tin giữa người với người. Nó giúp xác lập và xây dựng mối quan hệ đồng thời giúp thu hút khán giả vào bài thuyết trình và khiến cho không khí của buổi thuyết trình trở nên thân thiện hơn. Điều này cũng đúng ngay cả đối với các buổi thuyết trình mang tính long trọng. Việc giao tiếp tốt bằng mắt giữa người thuyết trình với khán giả cũng giúp họ cảm thấy thoải mái thông qua mối gắn kết giữa người nói và người nghe đồng thời làm giảm cảm giác cô lập của người thuyết trình. Quy tắc bất thành văn của việc giao tiếp bằng mắt là hãy nhìn một người trong khoảng thời gian từ một đến ba giây. Bạn không nên liếc mắt khắp phòng. Hãy tập trung nhìn vào một người nào đó, nhưng không quá lâu để tránh người này cảm thấy không thoải mái, nhưng cũng đủ lâu để lôi cuốn anh hay chị ấy chú ý đến bài thuyết trình của bạn. Sau đó, bạn hãy nhìn sang người khác. Khi bạn thuyết trình, không nên nhìn chằm chằm vào khán giả mà hãy quan sát họ. Tìm kiếm từng cá nhân và luôn ý thức rằng bạn đang nhìn họ. Đối với một nhóm khá đông người tham dự thì khó có thể nhìn riêng biệt từng người, hãy giao tiếp bằng mắt đối với những cá nhân thuộc những đối tượng khán giả khác nhau. Những khán giả ngồi gần các cá nhân mà bạn chọn sẽ cảm thấy rằng bạn thật sự đang nhìn họ. Nếu khoảng cách giữa người thuyết trình và khán giả tăng lên, thì càng có đông người cảm thấy được giao tiếp bằng mắt với bạn. Tất cả những người trong vòng tròn sẽ nhìn bạn. Hình ảnh về lượng khán giả giao tiếp bằng mắt với người thuyết trình khi đông khán giả Ba vấn đề chính liên quan đến giọng nói của bạn thường là một giọng đọc đều đều cho thấy tốc độ đọc không phù hợp, thường là nói quá nhanh, âm lượng quá to hay quá nhỏ. Hãy luôn chắc rằng giọng nói của bạn đang phục vụ cho việc thuyết trình của bạn. Những điều gợi ý sau sẽ giúp bạn truyền đạt với giọng nói rõ, to và rắn rỏi. 2.3. Giọng nói Giọng đều đều: Đa số các giọng đọc đều đều thường do sự lo lắng. Khi người nói cảm thấy hồi hộp thì các cơ ở ngực và cổ họng trở nên ít linh hoạt hơn và sự lưu thông của không khí bị cản trở. Khi điều này xảy ra, giọng nói sẽ mất đi tính linh hoạt tự nhiên và dẫn kết quả là một giọng đọc đều đều. Để giữ giọng nói tự nhiên, bạn cần phải thả lõng và giảm bớt tình trạng căng thẳng. Khi đó việc thực hiện cử động phần trên và phần dưới của cơ thể là cần thiết. Không nhất thiết bạn phải thực hiện các động tác thật đặc biệt mà là các động tác đủ để thả lỏng các cơ và giúp bạn hít thở bình thường. Việc quay băng video hay nhận thông tin phản hồi từ bạn bè sẽ giúp bạn nhận biết cách thức bạn thuyết trình. Hãy học cách lang nghe chính bản thân; luôn ý thức được không chỉ điều bạn đang nói mà còn cách thức bạn trình bày điều đó. Nói quá nhanh Mức độ nói trung bình của chúng ta trong giao tiếp là khoảng 125 từ trong một phút. Khi chúng ta trở nên lo lắng, tốc độ nói thường tăng lên. Việc tăng tốc độ nói sẽ không phải là vấn đề nếu bạn phát âm tốt. Tuy nhiên, nếu bạn đang trình bày về một vấn đề thuộc lĩnh vực kỹ thuật, hay những điều khán giả cần ghi chú thì bạn nên kiểm soát tốc độ nói cuả mình. Một dấu hiệu khác của tình trạng nói quá nhanh là khi bạn nói vấp. Khi điều này xảy ra, hãy nói chậm lại. Lắng nghe bản thân khi bạn nói đến từ cuối cùng của một câu, hãy nghỉ hơi ở cuối câu, sau đó nói tiếp câu sau. Việc nghỉ hơi trong bài thuyết trình có thể là một kế sách hiệu quả giúp bạn nhấn mạnh những điểm trọng tâm. Đừng ngần ngại khi có những khoảng thời gian im lặng trong lúc thuyết trình vì khán giả cũng cần thời gian để hiểu những điều bạn đang nói. Các vấn đề về âm lượng Trong đa số trường hợp, các vấn đề về âm lượng có thể được giải quyết thông qua việc luyện tập. Bạn cần luôn ý thức được mức độ âm lượng của mình. Khi thuyết trình bạn có thể hỏi xem người ở phía cuối phòng họp có nghe rõ không? Khán giả sẽ dễ dàng thông cảm vì họ mong muốn nghe những điều bạn trình bày. Để kiểm tra xem mình có gặp vấn đề về âm lượng trước buổi thuyết trình hay không, bạn nên hỏi người cho bạn thông tin xác thực. Hãy hỏi người ngồi cuối phòng xem họ có nghe rõ không, liệu bạn có kéo dài ở cuối câu không, hay có sự thiếu âm lượng khiến cho giọng của bạn trở nên bấp bênh hoặc bạn đang nói quá lớn. Nếu giọng đọc của bạn khá nhỏ, thì có một bài tập đơn giản giúp tăng âm lượng. Bạn hãy nhờ hai người giúp đỡ. Bạn hãy đến phòng có kích thước lớn hơn hai lần phòng mà bạn sẽ thuyết trình. Nhờ một người bạn ngồi ở hàng ghế đầu và một người đứng đối diện ở bức tường cuối. Bạn hãy hỏi và nhờ người đứng cuối ra dấu khi họ nghe rõ. Hãy ghi chú mức độ âm lượng đó. Âm lượng của bạn như thế nào? Hãy kiểm tra đối với người ở hàng ghế đầu để chắc rằng giọng của bạn không quá lớn. Một giọng đọc quá to đôi khi gây khó khăn cho người nghe khi tiếp nhận thông tin. Nếu giọng đọc của bạn được nhận định là quá to, bạn có thể đến bác sĩ để kiểm tra. Nếu kết quả là đạt yêu cầu, thì hãy thực hiện bài tập đó một lần nữa, nhưng lần này hãy yêu cầu người ngồi ở hàng ghế đầu tiên ra dấu cho bạn hạ giọng và sau đó kiểm tra với người ở cuối phòng xem họ có nghe rõ không. 2.3. Biết đặt câu hỏi Thông thường bạn mong muốn người nghe đặt câu hỏi. Khi bạn đang trình bày về những thông tin thuộc lĩnh vực công nghệ, những vấn đề phức tạp hoặc bạn đang hướng dẫn một buổi huấn luyện, bạn nên kiểm tra sự hiểu biết của người nghe bằng cách yêu cầu họ đặt câu hỏi. Nếu bạn yêu cầu người nghe đặt câu hỏi một cách bị động, bạn sẽ không thể thu được kết quả gì. Đây là vấn đề thuộc về ngôn ngữ cơ thể. Nếu bạn đứng xa người nghe, tay đặt trong túi và hỏi : “Các bạn có hỏi gì không?”, thì bạn không thể khuyến khích người nghe đặt câu hỏi. Còn để yêu cầu người nghe đặt câu hỏi một cách chủ động, bạn bước đến gần khán giả, giơ tay và hỏi: “Có bạn nào muốn đặt câu hỏi cho tôi không?”, hoặc bạn hỏi: “Các bạn muốn đặt câu hỏi gì cho tôi nào?”. Trong trường hợp này, bạn đã cho rằng người nghe sẽ đặt câu hỏi, và thông thường họ sẽ thật sự đặt câu hỏi với bạn. Hơn nữa, trong thời gian bạn yêu cầu người nghe đặt câu hỏi, thì hãy cho họ có đủ thời gian để suy nghĩ ra câu hỏi. Hãy giơ tay của bạn lên, vì cử chỉ đó của bạn có 2 ý nghĩa. Thứ nhất, đó tượng trưng cho câu hỏi và sẽ khuyến khích những người mắc cỡ giơ tay. Ngoài ra, cử chỉ đó sẽ giúp bạn giữ trật tự trong lớp. Người nghe sẽ theo sự hướng dẫn của bạn và họ sẽ giơ tay khi họ có ý kiến hoặc câu hỏi, chứ không thét ra câu hỏi. V. Bí quyết thành công khi thuyết trình trước đám đông Lâu nay ta thường tập trung vào nói cái gì mà quên mất định hướng khách hàng, gia tăng giá trị cho khách hàng - người nghe. Phần lớn mọi người xem việc phải nói trước đám đông là rất khó khăn nên họ thưởng rất ngại khi phải thuyết trình. Nhưng chúng ta không thể trốn tránh nó mãi. Nhiều người trong chúng ta có thể được mời ra trình bày một báo cáo, phát biểu trong một buổi họp của cơ quan hay buổi họp phụ huynh học sinh, nói lời chúc mừng trong lễ cưới. Làm sao để bạn có thể vượt qua những thử thách đó. Thật đơn giản chỉ với một chút thời gian luyện tập. Sau đây là 5 bí quyết để thuyết trình thành công: 1. Phải biết mình nói gì: Đây là quy tắc quan trọng nhất trong việc nói chuyện trước đám đông. Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thông thường các “diễn giả” không hề có một ý niệm rõ ràng về những gì họ truyền đạt đến người nghe. Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài thuyết trình của mình tập trung vào những điểm này. Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau. 2. Thực hành, nhưng không cần quá nhiều: Liệt kê ra những gì bạn sẽ nói và tập nói 1 hay 2 lần. Sẽ rất hay nếu như bạn canh thời gian trong khi tập, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian nói mà không sợ bị lố. Có thể sẽ có những phút ngẫu hứng tình cờ xảy ra làm bạn bất ngờ và làm khán giả thích thú. Bạn sẽ không còn muốn xuất hiện trước đám đông nếu bạn đã nói về một đề tài cả ngàn lần rồi, bạn sẽ cảm thấy chán và chẳng thèm để ý tới khán giả nữa. Bạn cũng nên lập kế hoạch sẽ mặc những gì. Chú ý rằng đó phải là bộ đồ mà bạn cảm thấy thoải mái khi mặc vào. Và điều quan trọng nhất, đó phải là bộ đồ mà bạn biết sẽ làm mình nổi bật. Quyết định trước việc mình sẽ mặc gì trong ngày diễn thuyết sẽ làm bạn bớt lo lắng hơn. 3. Hãy là chính mình: Nhiều người cảm thấy cần phải rập khuôn theo phong cách của ai đó khi nói trước đám đông, đó là vì họ cảm thấy họ không đủ tự tin để lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Một số cảm thấy bị “căng” và nghiêm túc quá mức và quên rằng tính hài hước cũng là một công cụ quan trọng của diễn giả. Đừng nên chỉ tập trung vào vấn đề chính, đôi khi những giai thoại cá nhân hay những mẩu chuyện nhỏ cũng là một cách rất tốt để hoà nhập với khán giả. 4. Khán giả là bạn bè: Khán giả luôn ở đó, bởi vì họ quan tâm tới những gì bạn sẽ nói và muốn nghe bạn nói về vấn đề đó. Họ muốn bạn phải làm tốt. Đừng nghĩ khán giả như là một khối người đối đầu, hãy xem họ chỉ là một nhóm cá nhân riêng lẻ. Hãy cố gắng nhìn vào một ai đó một lúc. Khi nói chuyện với khán giả, tiếp thu những ý kiến phản hồi của họ để hoàn thành bài thuyết trình của mình. 5. Bạn sẽ vượt qua thôi mà: Chưa bao giờ có ai từng nghe thấy có một ai đó chết trên bục diễn thuyết cả. Bạn cũng không bị thở dốc, hụt hơi, quên mất tên mình hay bị nổi nóng. Đấy là những chuyện gây ám ảnh cho bất cứ ai phải đứng trước đám đông. Người ta gọi đó là cơn ác mộng của diễn viên. Việc đó hoàn toàn bình thường. Sử dụng một số kỹ thuật thư giãn trước khi bắt đầu. Bạn có thể tìm một nơi để nhảy lên nhảy xuống hoặc dậm chân thật manh, điều này sẽ giúp bạn cảm thấy vững vàng và giảm bớt căng thẳng. Lắc bàn tay và co duỗi nắm tay. Điều này sẽ làm tay bạn bớt run. Nếu run tay thực sự là một vấn đề thì hãy nắm lấy một tấm danh thiếp hay nắm vào bục diễn thuyết khi nói chyện. Lè lưỡi ra, trợn mắt và há miệng to hết cỡ, sau đó nhăn tít mặt lại. Việc này sẽ làm thư giãn các cơ mặt của bạn. Hít thật sâu và thở mạnh ra tiếng để làm ấm giọng của bạn. Tưởng tượng như bạn đang ở trên một đám mây, không gì có thể làm hại đến bạn khi bạn đang ở trong đó. Hãy cố gắng giữ hình ảnh ấy trong đầu khi bạn đang đứng trên diễn đàn. Sẽ trở nên dễ dàng hơn! Nói chuyện trước công chúng càng nhiều, việc đó càng trở nên dễ dàng hơn. Có khi bạn còn cảm thấy thích nữa ấy chứ. Chương VI: Kết luận Kỹ năng thuyết trình cũng là một loại kỹ năng, mà đã là kỹ năng thì để hình thành kỹ năng cho một con người thì bắt buộc người đó phải thực hành thường xuyên và liên tục.Hãy nhớ rằng: “Không có kỹ năng nào được nâng cao mà không trải qua sự rèn luyện”. Để có được một bài thuyết trình hiệu quả thì việc thực hiện các bước đã kề cập ở trên đây là hết sức cần thiết. Tuy nhiên để áp dụng tất cả những điều trên vào trong thực tiễn là cả một vấn đề, bởi lý thuyết chỉ là lý thuyết chứ không phải là thực tế. Việc triển khai như thế nào cho hiệu quả là phụ thuộc vào mỗi con người. Mọi sự chuẩn bị dù kỹ lưỡng đến đâu thì khi vào thực tế bạn luôn gặp những tình huống bất ngờ, ngoài dự kiến. Điều quan trọng là bạn phải luôn bình tĩnh, tự tin vào bản than với tâm niệm :”Binh đến tướng đỡ, nước đến đất ngăn ” Tài liệu tham khảo. 1.wikimedia/kynangthuyettrinh. 2.google.com.vn/ky nang thuyet trinh.