Đề tài Luận án Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn - Hải Dương

ố có thể xử lý kịp thời. Máy móc phải được kiểm tra phục vụ chu đáo, vật tư được mua đầy đủ nhập kho để chuản bị khi úng xẩy ra. Vì là ngành quan trọng hàng đầu nên khi có mưa úng tất cả các công tác chống úng cứu lúa, hoa màu phải được đặt lên hàng đầu. Ngành điện phải điều tiết 24/24 giờ để dảm bảo có điện phục vụ kịp thời cho nông nghiệp. - Bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức sắp xếp như sau: 2.2.1- Ban giám đốc: Đứng đầu là giám đốc Xí nghiệp là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của xí nghiệp. Dưới Giám đốc là 2 Phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung, giúp việc Giám đốc và đồng thời chuyên sâu theo từng mặt. + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. + Phó giám đốc phụ trách kế hoạch. 2.2.2 - Hệ thống các phòng ban nghiệp vụ chức năng. - Tổ Hành chính - Lao động : Tham mưu giúp Giám đốc quản lý hồ sơ, lao động, tổ chức quản lý cân đối, phân phối bậc lương, tiền thưởng, khuyến khích vật chất, giải quyết kịp thời đúng chế độ chính sách về mọi quyền lợi cho người lao động như : Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, nghỉ phép , ốm đau, thai sản... , quản lý điều động phương tiện đi lại của Xí nghiệp,tổ chức hội nghị, tiếp khách, văn thư, báo chí. - Tổ Kỹ thuật - Kế hoạch - Vật tư : Tham mưu giúp Giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật. Khảo sát, thiết kế các công trình kênh mương, lậpc ác thủ tục thanh toán nạo vét hợp các hợp tác xã. Lập kế hoạch; Lập hợp đồng kinh tế và phối hợp với các tổ để làm thanh lý hợp đồng với các xã và hợp tác xã ; điều tra diện tích; Theo dõi điện năng tưới tiêu của xí nghiệp. Theo dõi sửa chữa máy móc, công trình, cung cấp vật tư về kho Xí nghiệp , điều xuất vật tư xuống các cụm trạm. - Tổ Tài vụ - Kế toán : Tham mưu giúp Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thông tin kinh tế và hạch toán kế toán ở xí nghiệp. Chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính, lập hệ thống sổ sách, theo dõi tình hình tài sản, sử dụng vốn, kết quả hoạt động kinh doanh. Phối hợp với các tổ thanh toán các chứng từ với khách hàng . Lập quyết toán hàng quý gửi về công ty. 2.2.3 - Các cụm trạm trực thuộc : Các cụm trạm này có nhiệm vụ cung cấp nước cho các xã và các hợp tác xã theo chỉ đạo của xí nghiệp. Chịu trách nhiệm trước xí nghiệp về các mặt hoạt động như : Công tác đưa nước, công tác bơm nước,công tác quan rlý vật tư trang thiết bị,công tác tiết kiệm điện năng, nạo vét kênh mương. SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ XÍ NGHIỆP KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THUỶ LỢI HUYỆN KINH MÔN – TỈNH HẢI DƯƠNG Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Tổ Tài vụ - KT Tổ TK – KH - VT Tổ HC – LĐ Cụm Tam Lưu Cụm Quảng Trí Cụm Đèo Gai Cụm Quan Bến Cụm Kênh Than Cụm Thất Hùng III - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp. Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ huyện Kinh Môn là doanh nghiệp công ích có quy mô không lớn, căn cứ vào yêu cầu quản lý, trình độ nhân viên và thực tế làm việc Xí nghiệp áp dụng tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Xí nghiệp có một tổ Kế toán tài vụ gồm 2 kế toán và 1 thủ quỹ - thủ kho được bố trí theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THUỶ LỢI HUYỆN KINH MÔN – TỈNH HẢI DƯƠNG Kế toán Thủ quỹ -Thủ kho Tổ trưởng tổ tài vụ Kế toán (kế toán trưởng) * Tổ tài vụ - Kế toán : Gồm 03 người : - Tổ trưởng tổ Tài vụ - Kế toán ( Kế toán trưởng ): Trực tiếp chỉ đạo về mặtnghiệp vụ, giám sát theo dõi các hoạt động trong phòng kế toán, là người trợ lý đắc lực cho Giám đốc xí nghiệp trong việc kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi tổ chức kế toán. Tổng hợp các số liệu, vào sổ chi tiết, sổ cái và lậpc ác báo cáo như : Bảng cân đối các tài khoản, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, Lưu chuyển tiền tệ ... để hình thành báo cáo quyết toán Quý, năm . - Một kế toán làm nhiệm vụ theo dõi ghi chép các phần hành kế toán chi tiết : Kế toán tài sản cố định – nguyên vật liệu, theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, tính toán và phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng đồng thời có trách nhiệm tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, tăng giảm và trích khấu hao tài sản cố định. Kế toán thanh toán vốn bằng tiền theo dõi các khoản phải thu phải chi, công nợ nghĩa vụ với nhà nước, tính toán phân bổ lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Chịu trách nhiệm thanh toán kịp thời theo dõi sát sao các khoản nợ, đẩy mạnh công tác thanh toán nhằm thu hồi vốn nhanh, tăng tốc độ luân chuyển vốn. Kế toán tổng hợp hàng ngày tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm .Lập bảng tổng hợp thu thuỷ lợi phí với các xã,hợp tác xã trong toàn huyện; Lập các chứng từ kế toán, theo dõi vật tư nhập xuất tại xí nghiệp, quản lý quỹ tiền mặt tại xí nghiệp, đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày; Theo dõi các khoản tiền gửi, lãi tiền gửi, hàng tháng đối chiếu số dư tiền gửi với ngân hàng. - Một thủ quỹ - thủ kho : Thu chi tiền mặt khi có các chứng từ kế toán chuyển sang, quản lý tiền mặt tại quỹ xí nghiệp, vào sổ sách và đối chiếu với kế toán hàng ngày ; Phát lương và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên toàn Xí nghiệp; Nhập và xuất vật tư cho các trạm. IV- Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp - Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi là một doanh nghiệp hoạt động công ích, phục vụ nhu cầu nước cho dân sinh và các ngành kinh tế khác. Với đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý như trên với quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung do vậy tổ chức bộ máy kế toán được áp dụng theo hình thức kế toán tập trung. Mọi công việc kế toán đều được tập trung thực hiện tại Tổ kế toán của Xí nghiệp. Ban đầu lập các chứng từ gốc, chứng từ kế toán , bảng tổng hợp chứng từ, kế toán, sổ quỹ, sổ chi tiết - chứng từ ghi sổ - sổ cái sau đó lập các báo cáo quyết toán quý, năm. Việc tổ chức công tác kế toán theo hình thức trên giúp cho lãnh đạo xí nghiệp nắm bắt được kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế của đơn vị từ đó thực hiện sự kiểm tra chỉ đạo công tác kế toán được thống nhất chặt chẽ, tổng hợp số liệu và thông tin kịp thời, tạo điều kiện phân công lao động, nâng cao trình độ chuyên môn hoá toàn xí nghiệp. * Hình thức tổ chức sổ kế toán. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, điều kiện trang bị phương tiện tính toán, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ, theo quy định của chế độ kế toán do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành số 1141 ngày 01/11/1995 - TC/QĐ/ CĐKT. Và hạch toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Chứng từ kế toán : Xí nghiệp áp dụng chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành gồm : Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc như : Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, Hợp đồng kinh tế, Thanh lý hợp đồng, Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Phiếu thu, Phiếu chi.... Hệ thống chứng từ hướng dẫn như : Giấy đề nghị thanh toán; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy xin cấp vật tư... - Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị : TK 511 : Đối với doanh thu TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu TK 156 : Đối với hàng nhập kho. TK 334,338: Đối với tiền lương và các khoản trích theo lương. TK 111,112: Đối với thanh toán bằng tiền. TK 131,331: Theo dõi công nợ. TK 211,214: Theo dõi TSCĐ. TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp . TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. TK 627: Chi phí sản xuất chung . TK 632: Giá vốn hàng bán. TK 641 : Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí quản lý xí nghiệp. TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Xí nghiệp hiện nay đã có máy vi tính nhưng vẫn chưa có phần mềm kế toán máy, các mẫu sổ cái, sổ chi tiết, báo cáo kế toán vẫn phải lập bằng phương pháp thủ công. B - Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn- tỉnh Hải dương. I - Đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp. 1.1 - Đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu Một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh mà gắn liền vào các hoạt động đó là những máy bơm nước hợp thành 1 dây chuyền sản xuất, cho ra những sản phẩm chính là diện tích tưới tiêu nước . Một dây chuyền sản xuất như vậy đã hình thành được những nguyên vật liệu như: Áp tô mát các loại, các chủng loại vòng bi, dầu AK, mỡ YC2, mỡ 90, cáp các loại, khởi động từ , gioong các loại, bu lông ... Như vậy vật liệu ở đây với nhiều chủng loại, mẫu mã đa dạng. Vì thế Xí nghiệp phải chú trọng vào việc mua sắm và dự trữ cho nguyên vật liệu phục vụ tưới tiêu. 1.2 - Nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu. Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL phục vụ cho công tác tưới, tiêu nước cho nông nghiệp và cung cấp nước cho dân sinh. Kế toán NVL phải thực hiện được các nhiêm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép, tính toán , phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chấtlượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng , kém phẩm chất để doanh nghiệp có biẹn pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tố đa thiệt hại có thể sảy ra. II - Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại xí nghiệp. 2.1 - Phân loại NVL tại xí nghiệp + Nguyên vật liệu chính Một dây chuyền sản xuất là những máy bơm nước, vật liệu chính: áp tô mát các loại, các chủng loại vòng bi, khởi động từ, trục bơm, ống bơm .v.v cho ra những sản phẩm chính là diện tích tưới tiêu nước + Nguyên vật liệu phụ. gồm các loại hóa chất thử mặn nước. + Nhiên liệu. Là loại vật liệu dùng để bảo dưỡng , sửa chữa động cơ máy móc thiết bị của các trạm bơm như: dầu AK 15, dầu điêren, dầu biến thế , mỡ YC2, mỡ 90 ... + Phụ tùng thay thế. là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị như : Gioong các loại, khớp nối, trục nối , ty van các loại ... - Đánh giá nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Xí nghiệp được nhập chủ yếu từ nguồn mua ngoài. Nguyên vật liệu mua ngoài được Xí nghiệp đánh giá theo giá thực tế. - Đối với nguyên vật liệu nhập trong kỳ: + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn cộng chi phí thu mua thực tế. + Đối với phế liệu thu hồi: Trị giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được (giá thị trường tại thời điểm đó). Căn cứ theo tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp và lượng vật tư cần dùng cho sản xuất chủ yếu trong năm Xí nghiệp áp dụng 1 cách tính giá vật liệu duy nhất đó là những vật liệu thực tế khi nhập kho được tính như sau: Giá thực tế nhập kho của vật liệu mua ngoài = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua thực tế Đối với nguyên vật liệu xuất trong kỳ: Nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất, một số phế liệu được bán ra ngoài. + Khi xuất dùng vật liệu, ngoài nhiệm vụ của kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, các đối tượng khác nhau. phương pháp xuất kho đang áp dụng theo phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu mua trước. Do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. III – Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 3.1 - Chứng từ kế toán sử dụng Để phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác tình hình nhập, xuất vật liệu là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên các sổ sách kế toán Xí nghiệp áp dụng chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành gồm : Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc như : Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, Hợp đồng kinh tế, Thanh lý hợp đồng, Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Phiếu thu, Phiếu chi.... Hệ thống chứng từ hướng dẫn như : Giấy đề nghị thanh toán; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy xin cấp vật tư... 3.2 - Sổ kế toán chi tiết Xí nghiệp sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết như sau: - Sổ (thẻ) kho. - Sổ (thẻ) kế toán. 3.3 - Phương pháp hạch toán chi tiết NVL * - Thủ tục nhập - xuất kho vật liệu. Do yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp và do đặc điểm chung riêng biệt của loại hình sản xuất kinh doanh và phục vụ cả các yêu cầu cung cấp nước cho dân sinh cho nên sự biến động tình hình vật liệu của xí nghiệp về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, không có những biến động lớn. Do đặc điểm loại hình doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích nên xí nghiệp áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Đây là phương pháp ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót, dễ quản lý tình hình biến động về số lượng có của từng thứ vật liệu, theo số lượng và giá trị của chúng. + Thủ tục nhập kho vật liệu ở xí nghiệp Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong năm. Căn cứ tình hình dự trữ, lượng vật liệu tồn kho đầu năm. Xí nghiệp lập kế hoạch mua sắm vật tư trang thiết bị trong năm tài chính tiếp theo. Xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch vật tư cho năm sản xuất. Sau khi kế hoạch lập được thông qua Ban giám đốc mà người trực tiếp chỉ đạo là Giám đốc Xí nghiệp. Xí nghiệp ký hợp đồng mua bán hàng hóa với người cung cấp vật tư , khi nhập hàng căn cứ vào hóa đơn mua bán và các chi phí hợp lý khác như cước vận chuyển , bốc xếp... Xí nghiệp tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư được ký kết, kế toán vật liệu tiến hành thu nhập chứng từ gồm: hợp đồng kinh tế mua bán vật tư, biên bản kiểm nghiệm vật tư , chứng từ hóa đơn mua hàng. Sau khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, hợp pháp, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho vật tư hàng hóa . + Thủ tục xuất vật liệu ở xí nghiệp. Trong khâu xuất vật tư ở Xí nghiệp được tiến hành theo một quy định rất chặt chẽ. Từ kế hoạch cung cấp vật tư cho sản xuất kinh doanh cho các bộ phận khác của Xí nghiệp được hình thành từ đầu năm kế hoạch (trừ trường hợp cấp đột xuất vì lý do bất khả kháng). Các thủ tục cần thiết khi xuất kho ở Xí nghiệp bao gồm: - Biên bản kiểm tra chất lượng công trình máy móc thiết bị do các bộ phận chuyên môn kiểm tra và lập do Phó giám đốc kỹ thuật duyệt. - Kế hoạch cấp vật tư (KH ban đầu). - Đơn đề nghị cấp vật tư (cấp vật tư đột xuất ) cho các bộ phận có liên quan được giám đốc duyệt . - Căn cứ vào các tài liệu trên kế toán vật liệu tiến hành lập phiếu xuất kho vật tư cho các bộ phận có liên quan . * - Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp Hàng ngày thủ kho sử dụng thẻ kho do kế toán vật liệu lập để ghi chép tình hình nhập xuất kho vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật của từng loại. Thẻ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số tồn kho thực tế còn ở kho. Sau khi đối chiếu xong thủ kho sắp xếp lại chứng từ chuyển sang phòng kế toán, tại phòng kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất tiến hành việc ghi đơn giá và tính thành tiền, sáu đó ghi vào thẻ kho để cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập, tổng số xuất kho và số tồn kho của từng thứ vật liệu. Trong thực tế xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn đã sử dụng một số phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu theo mẫu như sau: Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và các thủ tục khác khi kế toán làm thủ tục nhập kho gồm: hợp đồng mua bán hàng hóa, biên bản kiểm tra chất lượng. Biên bản thanh lý hợp đồng, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho này gồm: ĐV: ............. PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 - VT Ngày 14 tháng 6 năm 2005 Theo QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT Số: 07 Ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Họ tên người giao hàng : Nguyễn Tiến Lập Theo số ........ngày ...... tháng .....năm 2005 của ........................ Nhập vào kho: Ông Quỳnh. TT Tên quy cách các ĐV Số lượng Đơn Thành tiền Ghi chú loại vật tư SP tính Theo CT Thực nhập giá A B C 1 2 3 4 = 2 x 3 D 1 Khởi động từ Nhật cái 10 5.000.000 50.000.000 2 Aptomat 160A cái 5 520.000 2.600.000 3 Nén khởi động cái 10 40.000 400.000 Cộng 53.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi ba triệuđồng chẵn) Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp . Tùy theo yêu cầu thực tế cần dùng nguyên vật liệu ở các bộ phận có liên quan mà Xí nghiệp có kế hoạch cung cấp vật tư đảm bảo quy trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp . Căn cứ những thủ tục đã được Xí nghiệp quy định, khi tiến hành lập phiếu xuất kho cho các bộ phận có liên quan và phân bổ giá trị hàng xuất kho cho các đối tượng chịu chi phí như : Chi phí về nguyên nhiên vật liệu : TK 621. Chi phí sản xuất chung: TK 627 Chi phí quản lý xí nghiệp: TK 642 Qua nghiên cứu tình hình xuất vật tư ở Xí nghiệp, ta nhận thấy chỉ có những trường hợp xuất kho vật liệu vào chi phí về nguyên vật liệu - TK 621, còn các trường hợp xuất cho chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ có xảy ra ở việc cung cấp vật tư mau hỏng. Kế toán chi tiết xuất vật liệu ở Xí nghiệp được chứng minh qua ví dụ sau: ĐV: ............. PHIẾU XUẤT KHO Quyển số: ............. Ngày 29 tháng 6 năm 2005 Số :62 Họ tên người nhận hàng : Bùi Đức Trác Lý do xuất kho: Sửa chữa thiết bị trạm bơm xã Thái Thịnh Xuất tại kho : Ông Quỳnh. TT Tên nhãn hiệu quy ĐV Số lượng Giá ĐV Thành tiền Ghi chú cách phẩm chất vật tư (sản phẩm - HH) Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 = 2 x 3 D 1 Khởi động từ Nhật cái 8 5.000.000 40.000.000 2 Nút bấm cái 8 40.000 320.000 3 Cáp 3 x 50 m 8,5 140.000 1.190.000 4 Đầu cốt F90 cái 54 9.155 494.400 Cộng 42.004.400 Tổng số tiền (viết bằng chữ):Bốn mươi hai triệu không trăm lẻ bốn ngàn bốn trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Là doanh nghiệp công ích hoạt động phục vụ tưới tiêu cho sản xuất nông nghiệp hạch toán sản xuất kinh doanh theo mùa vụ. Qua nghiên cứu tình hình nhập xuất nguyên vật liệu ở Xí nghiệp việc ghi chép, luân chuyển chứng từ nhất là khâu kế toán vật liệu và thủ kho đã đảm bảo ghi chép đúng về thời gian , số lượng, giá trị của những nguyên vật liệu đựơc nhập và xuất kho vật liệu cho việc sản xuất kinh ở Doanh nghiệp. Các tài liệu thực tế đã chứng minh được điều này. ĐV: ............. TRÍCH THẺ KHO Mẫu số : 06 VT Tên kho: ..... Ngày lập thẻ 14 /6/2005 Tờ số 12 - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Khởi động từ Nhật - ĐV tính: cái - Mã số: TT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH Ngày tháng Nhập xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu tháng : 1 1 14/6 Nhập hàng 14 /6 10 10 2 12 29/6 Xuất hàng 29/6 8 2 Cộng TS TK cuối tháng 10 8 2 Căn cứ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết tài khoản 152 ĐV: .......... SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Năm 2005 Tài khoản: 152 Tên kho : Ông Quỳnh Tên quy cách vật liệu : Khởi động từ Nhật ĐV tính: triệu đồng Ch. từ Diễn TK Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi SH ng, thg giải đối ứng giá L T L T L T chú Tồn đầu năm 14/5 Nhập hàng 331 5 10 50 62 29/6 Xuất hàng 621 5 8 40 Cộng tháng quý 10 50 8 40 2 10 Ngày 30 tháng 6 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng ĐV........ BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT N-X-T Tháng 6 năm 2005 NT GS Tên vật tư đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL GT SL GT SL GT SL GT Khởi động từ Nhật Cái 10 50 8 40 2 10 Cộng: Ngày 30 tháng 6 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng IV – Hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu Quá trình vật liệu tăng hay giảm đều được hình thành theo quá trình sau: - Vật liệu tăng (nhập kho) do mua vào từ các nguồn như: Mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh. - Vật liệu giảm (xuất kho): Do xuất cho sản xuất kinh doanh, cho quản lý xí nghiệp hay cho các bộ phận của xuất phụ khác trong xí nghiệp, xuất bán hay góp vốn liên doanh dù ở trong trường hợp nào tăng hay giảm vật liệu, quá trình đó đều được kế toán tổng hợp vật liệu theo dõi quá trình đó theo những nguyên tắc nhất định. 4.1 - Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. * Tài khoản sử dụng: TK 152 “Nguyên liêu, vật liệu” Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu và số tồn kho hiện có của xí nghiệp. Các nguồn nhập vật liệu (vật liệu tăng) của Xí nghiệp chủ yếu là do mua ngoài, được theo dõi bằng tài khoản đối ứng là TK 331 “Phải trả cho người bán” và các tài khoản khác có liên quan. * Phương pháp hạch toán Căn cứ vào các chứng từ nhập vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập vật liệu, lập chứng từ ghi sổ và hạch toán theo tổng nguồn nhập cho từng loại vật liệu và từng chủ thể khách hàng. 4.2 - Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. * Tài khoản sử dụng: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Ở xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn, khi xuất dùng vật liệu cho sản xuất chính, kế toán xí nghiệp hạc toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 621 -áp dụng theo thông tư liên bộ 90-1197/TRLT/TC/NN ngày 19/12/1997 Liên bộ, Bộ Tài chính-Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. * Phương pháp hạch toán Việc hạch toán xuất vật liệu ở Xí nghiệp được tiến hành theo các bước, các qui định sau: - Biên bản kiểm tra công trình, máy móc, thiết bị. - Kế hoạch cấp vật tư hay đơn đề nghị. - Tờ trình-dự toán. Kế toán căn cứ những thủ tục trên tiến hành lập phiếu xuất kho. Do yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, hoạt động theo tính thời vụ. Cuối tháng của các quí, kế toán vật liệu tiến hành lập bảng kê tổng hợp xuất vật liệu phân bổ vào các tài khoản có liên quan. Từ đó kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ tiến hành ghi chép, định khoản và hạch toán phân bổ vào các tài khoản có liên quan. ở doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích có nhiều chủng loại vật tư. Xí nghiệp trú trọng trong việc quản lý, bảo quản vật tư tiền vốn của xí nghiệp. Trong mua bán vật tư thường chú trọng đến bạn hàng làm ăn có uy tín. Chất lượng hàng hoá đảm bảo. Việc xuất vật liệu cho các bộ phận trong xí nghiệp nhất là cho yêu cầu sản xuất thường được chú ý đến định mức tiêu dùng, vật tư do Nhà nước qui định mà hiện nay Xí nghiệp vẫn đang áp dụng nhằm sử dụng có hiệu quả vật tư tiền vốn ở Xí nghiệp, phấn đấu tiết kiệm vật liệu, giảm bớt những chi phí không hợp lý, nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho xí nghiệp và nâng cao mức sống cho người lao động. Căn cứ tình hình nhập xuất vật liệu ở Xí nghiệp, cuối quý kế toán lập bảng kê. Bảng kê nhập - xuất vật liệu ở Xí nghiệp được mở ra nhằm theo dõi tình hình biến động tăng giảm của vật liệu trong tháng, quý. Bảng kê này theo dõi nợ TK: 152, có chi tiết từng loại vật tư . Cuối tháng căn cứ phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng tháng, kế toán lập bảng kê nhập vật liệu. HÓA ĐƠN (GTGT) (Liên 2: Giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Ngày 14 tháng 6 năm 2005 CS/2005 - B N0 : 012436 Đơn vị bán hàng : HTX cơ khí Thành Công - Hải Dương Địa chỉ: 524 Lê Thanh Nghị - HD Số TK: 431101 000330 Điện thoại: 852905 Mã số : 0800017309 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tiến Lập. Đơn vị: Xí nghiệp KTCT thủy lợi Kinh Môn- Hải dương Địa chỉ : TT Kinh Môn - Kinh Môn Số TK: 431 101.000.174 Hình thức thanh toán : Tiền mặt. Mã số: 0800017454 TT Tên quy cách sản phẩm ĐV tính S.lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Khởi động từ Nhật cái 10 5.000.000 50.000.000 2 Aptômat 160 A cái 5 520.000 2.600.000 3 Nén khởi động cái 10 40.000 400.000 Cộng tiền hàng : 53.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 5.300.000 Tổng cộng tiền thanh toán 58.300.000 (Bằng chữ: Năm mươi tám triệu ba trăm ngàn đồng chẵn) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Cách lập, ghi sổ chi tiết TK 331 - Thanh toán với người bán: Sổ chi tiết TK 331 theo dõi tình hình công nợ và thanh toán với người cung cấp. Sổ được đóng thành quyển, từng nhà cung cấp được theo dõi riêng trên từng trang sổ, trong đó ghi giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập và tình hình thanh toán công nợ của Xí nghiệp. Căn cứ để ghi sổ là sổ chi tiết TK 331 tháng trước (lấy số dư cuối tháng của sổ này chuyển lên số dư đầu tháng này cho sổ chi tiết thanh toán với người bán tương ứng). Căn cứ vào phiếu nhập kho, các chứng từ thanh toán để ghi phần phát sinh tăng và phát sinh Nợ, phát sinh Có và được chuyển sang làm số dư đầu tháng sau. SỔ CHI TIẾT TK 331 - THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN (Đối tượng: HTX Cơ khí Thành Công - HD) Tháng 6 năm 2005 Loại tiền: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được CK Số phát sinh Số dư Sh Ngày Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 I. Số dư đầu tháng 6 II. Số PS trong tháng 6 14/6 14/6 Mua Khởi động ,Nén khởi, Aptômat 152 53.000.000 Thuế GTGT được khấu trừ 133 5.300.000 20/6 20/6 T/toán bằng chuyển khoản 112 58.300.000 Cộng phát sinh tháng 6 58.300.000 58.300.000 III. Số dư cuối tháng 6 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN TK 331 Tháng 6 năm 2005 STT TÊN NGƯỜI BÁN DƯ ĐẦU KỲ PS TRONG KỲ DƯ CUỐI KỲ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 HTX Cơ Khí 58.300.000 58.300.000 2 HTX vạn Tường 45.232.000 45.232.000 Cộng: 103.532.000 103.532.000 Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập tháng 6 kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ số 12 : XÍNGHIỆP KTCT THUỶ LỢI KINH MÔN --------- Mẫu số 01 - SKT/NQD (Ban hành theo QĐ số 598/TC-CĐK ngày 08/12/1990 của Bộ TC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30/6/2005. Số : 12. Trích yếu Số hiệu TK Số tiền (đ) Nợ Có Nợ Có Tổng hợp nhập kho vật tư trong quý Cộng 152 133 331 331 94.120.000 9.412.000 103.532.000 94.120.000 9.412.000 103.532.000 NGƯỜI LẬP BIỂU PHỤ TRÁCH TỔ TV GIÁM ĐỐC Căn cứ bảng kê tổng hợp xuất vật liệu cho các bộ phận có liên quan. Kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ số 13: XÍNGHIỆP KTCT THUỶ LỢI KINH MÔN --------- Mẫu số 01 - SKT/NQD (Ban hành theo QĐ số 598/TC-CĐK ngày 08/12/1990 của Bộ TC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30/6/2005. Số : 13. Trích yếu Số hiệu TK Số tiền (đ) Nợ Có Nợ Có Tổng hợp xuất kho vật tư trong quý 621 152 46.166.400 46.166.400 Cộng : 46.166.400 46.166.400 NGƯỜI LẬP BIỂU PHỤ TRÁCH TỔ TV GIÁM ĐỐC Từ chứng từ ghi sổ số 12, 13 kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài 152, 331. Cty: ........... SỔ ĐĂNG KÝ ĐV: ......... CHỨNG TỪ GHI SỔ Quí 2 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Ng, thg SH Nợ Có Nợ Có 30/6 12 Nhập vật tư trong quý 152 331 94.120.000 94.120.000 133 331 9.412.000 9.412.000 30/6 13 Xuất vật tư trong quý 621 152 46.166.400 46.166.400 Ngày 30 tháng 6năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cty: ........... ĐV: ......... TRÍCH SỔ CÁI Năm 2005 Tên tài khoản: 331 Ng, thg C.từ ghi sổ Diễn giải TK Số tiền ghi sổ Ng. tháng SH đối ứng Nợ Có 31/6 30/6 12 Số dư đầu tháng Nhập kho vật liệu 152 133 20.000.000 94.120.000 9.412.000 Cộng PS tháng 123.532.000 Số dư cuối tháng 123.532.000 Cộng luỹ kế từ đầu quý 123.532.000 Ngày 30 thâng 6 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cty: ........... TRÍCH SỔ CÁI ĐV: ......... Năm 2005 Tên tài khoản: 152 Ng, thg ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ng, th SH Nợ Có Số dư đầu tháng 15.700.000 31/6 30/6 12 Nhập kho vật liệu 331 94.120.000 31/6 30/6 13 Xuất NVL trực tiếp 621 46.166.400 Cộng phát sinh tháng 94.120.000 46.166.400 Số dư cuối tháng 63.653.600 Cộng luỹ kế từ đầu quý 94.120.000 46.166.400 Ngày 30 tháng 6 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi KM BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 6 năm 2005 T T Ghi Có TK Ghi Nợ TK Tài khoản 152 Tài khoản 153 HT TT HT TT 1 TK 621 - Cphí NVL 46.166.400 2 TK 627 - Cphí SXC 3 TK 154 - Cphí SXKD dở dang 4 TK 641- C phí bán hàng 5 TK 642 – C phí QLDN Cộng: 46.166.400 Ngày 30 tháng 6 năm 2005 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chương III hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn-HảI Dương. 1 - Đánh giá công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tạiXí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn-Tỉnh Hải Dương. Từ những năm trước đó, các nguồn vật tư của Xí nghiệp chủ yếu là được cấp theo giá kế hoạch (giá bao cấp) . Hiện nay Xí nghiệp được tự do trong việc lựa chọn vật liệu, mặt hàng chủ yếu không còn cảnh những mặt hàng cần thiết cho sản xuất thì lại thiếu, trong khi đó những vật liệu sử dụng ít trong quá trình sản xuất lại dư thừa nhiều. Công tác quản lý vật tư ở Xí nghiệp được thực hiện ở phòng kế hoạch, phòng kế toán. Phòng kế hoạch chỉ quản lý vật tư về mặt số lượng và chủng loại . Căn cứ vào định mức về vật liệu và phiếu đề nghị mua vật tư được Giám đốc duyệt, phòng kế hoạch tổ chức xem xét mua vật tư cho đến khâu vận chuyển về kho. Phấn đấu hạ giá thành sản phẩm, sử dụng vật tư tiết kiệm nhằm đạt hiệu quả cao nhất, nâng cao giá trị sản phẩm tăng lợi nhuận ngày càng nhiều cho Xí nghiệp. Không ngừng trang bị kỹ thuật cho Xí nghiệp đồng thời nâng cao mức sống cho người lao động là mục tiêu theo đuổi hiện nay của Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi huyện Kinh Môn. Trong công tác kế toán của Xí nghiệp nhất là công tác kế toán vật liệu cần phải được chú trọng hơn nữa, mặc dù trong những năm qua Xí nghiệp sản xuất kinh doanh mang tính đặc thù và trong cơ chế thì trường có sự điều tiết của Nhà nước song Xí nghiệp rất chú trọng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán trong Xí nghiệp. Chính vì vậy mà đội ngũ kế toán , nhất là cán bộ kế toán vật liệu đều hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, tính toán chính xác lượng nguyên vật liệu nhập kho, quản lý theo dõi chặt chẽ vật liệu xuất kho , quản lý và bảo quản tốt hàng tồn kho nhằm hạn chế những hao hụt mất mát xảy ra dù là nhỏ nhất ở trong Xí nghiệp. Bản thân em đã đi sâu tìm hiểu kế toán nguyên vật liệu , em có một số nhận xét như sau: * Ưu điểm - Là một Xí nghiệp hoạt động công ích mang tính phục vụ cao, có giá trị tài sản lớn, nằm rải rác trong khắp địa bàn Huyện , có nhiều chủng loại vật tư, nhưng thường ít biến động về chủng loại vật tư và phẩm cấp vật tư. Vì vậy Xí nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp với trình độ và yêu cầu công tác quản lý ở Xí nghiệp. - Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho để hạch toán vật liệu là đúng đắn và phù hợp với Xí nghiệp vì ở đây có những mặt hàng giá trị lớn như máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế nhiều chủng loại. - Xí nghiệp lựa chọn, phân công công tác phù hợp với trình độ nghiệp vụ, nhiều năm làm công tác chuyên môn, đảm nhận nhiệm vụ kế toán vật liệu, là việc làm đúng, vừa phát huy được điểm mạnh là tính cẩn trọng tỉ mỉ, và có ý thức trách nhiệm cao trong quản lý, theo dõi đôn đốc nhắc nhở thủ kho trong việc ghi chép bảo quản vật tư ở Xí nghiệp. * Hạn chế Xí nghiệp hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song, tuy ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng còn nhiều hạn chế như: việc ghi chép còn trùng lặp . Mặt khác do tính chất hoạt động sản xuất của Xí nghiệp là theo mùa vụ, nhưng việc kiểm kê vật tư chỉ theo định kỳ mỗi quý một lần là không hợp lý, vì việc kiểm tra đối chiếu của phương pháp ghi thẻ song song được tiến hành chủ yếu vào cuối tháng. Vì vậy đã làm hạn chế chức năng kiểm tra , đối chiếu của phương pháp kế toán chi tiết này. Do đó làm cho công tác quản lý tình hình vật tư ở Xí nghiệp gặp nhiều khó khăn, số liệu kế toán không ăn khớp thực tế, khó phát hiện kịp thời, dễ gây ra hiện tượng thừa thiếu vật tư ở kho. Đồng thời việc xác định trách nhiệm cũng như tìm nguyên nhân thừa, thiếu vật tư không được kịp thời và khó khăn. 2 – Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn-Hải Dương. + Ý kiến thứ nhất. Hiện nay việc thực hiện đối chiếu số liệu giữa kế toán và kho mỗi quý một lần theo quyết toán tài chính Xí nghiệp (3 tháng) do đó chu kỳ dài, nên việc theo dõi, nắm bắt tình hình nhập, xuất , tồn kho vật liệu ở Xí nghiệp không sát với thực tế dẫn đến việc mua, cung ứng vật liệu chưa kịp thời và hiệu quả sử dụng chưa cao. Chính vì vậy Xí nghiệp cần rút ngắn chu kỳ đối chiếu số liệu giữa kế toán và kho, kế toán nên kiểm tra đối chiếu số liệu nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo quy định nghĩa là nên thường xuyên mỗi tháng một lần, cuối quý kiểm kê vật tư một lần. Có như vậy mới đảm bảo số liệu kế toán chính xác, cung cấp đầy đủ các thông tin về tình hình nhập xuất - tồn kho vật liệu, thu mua cung ứng sử dụng vật liệu sát với thực tế của Xí nghiệp, mang lại hiệu quả cao trong sản xuất, giúp lãnh đạo Xí nghiệp điều hành tốt việc quản lý vật liệu, phát hiện nguyên nhân mất mát, lãng phí , thừa thiếu vật tư để có biện pháp xử lý kịp thời . + ý kiến thứ hai: Cần xây dựng danh điểm các loại vật liệu của Xí nghiệp (mã hóa các loại vật liệu).Việc mở sổ sách kế toán theo dõi vật tư và thủ kho nên có những quy định như việc phân định màu sắc, ký hiệu giữa sổ chi tiết vật liệu với thẻ kho. Ví dụ như vật tư quý hiếm nên có cùng mẫu theo quy định thống nhất giữa thẻ kho và sổ kế toán vật tư . Sổ danh điểm vật liệu Mã số Loại vật liệu Đ.vị tính Ghi chú Mã 1TK cấp II Mã 2 nhóm vật tư Mã 3 tên vật tư tên nhãn hiệu 1 2 3 4 5 6 Theo như mẫu sổ danh điểm trên thì kế toán có thể căn cứ vào việc phân loại TK cấp II như hiện nay Xí nghiệp sử dụng ghi vào cột 1 mà vật tư gồm 3 nhóm cụ thể là: Mã 1: Tên TK cấp II (4 chữ số) Mã 2: Nhóm vật liệu (2 chữ số) Mã 3: Tên vật liệu (3 chữ số) Xí nghiệp có thể phân nhóm vật tư theo các ký hiệu riêng để thuận tiện cho việc theo dõi . Việc phân nhóm vật liệu theo mã số có thể được tiến hành như sau: Tất cả các loại vật tư theo nhóm vật liệu (Vật liệu chính, vật liệu phụ , nhiên liệu phụ tùng thay thế ...) sau đó đặt tên mã vật tư cho từng loại vật tư đã được phân theo nhóm . Trong cột 2 "Mã 2 nhóm vật tư " ta có thể sử dụng 2 chữ số để phân biệt từng loại vật tư . Ví dụ nguyên vật liệu chính gồm : Khởi động từ, cầu dao, áp tô mát , trục bơm ta có thể mở "mã 2 nhóm vật tư" như sau: 152 101: Khởi động từ 152 102: Cầu dao 152 103 : áp tô mát 152 104: Trục bơm Cột 3: : "Mã tên vật tư " Cột này cũng được mở tương tự như cột 2 nhưng trong mỗi mã ta mở chi tiết cho nhiều mã cụ thể: 152 101 0001: Khởi động từ 600A 152 101 0002: Khởi động từ 450A 152 102 0001: Cầu dao 1000A 152 102 0002: Cầu dao 400A 152 103 0001: Trục bơm máy 4000m3/h 152 103 0002: Trục bơm 2500m3 / h 152 104 0001: áp to mát 800A 152 104 0002: áp tô mát 200A Cột 4: Ghi tên các loại vật liệu được mở mã . Cột 5: Ghi đơn vị tính các loại vật liệu căn cứ vào sổ danh điểm vật liệu trên khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, kế toán sẽ căn cứ từng loại vật tư đã được phân theo mã số để ghi vào các cột tương ứng . Sổ danh điểm vật liệu có thể được mở như sau: Mã số Loại vật liệu Mã 1: TK cấp II Mã 2: nhóm vật tư Mã 3 : tên vật tư (tên, nhãn hiệu) Đ.vị tính Ghi chú 1 2 3 4 5 6 152.1 01 0001 Khởi động từ 600A cái 01 0002 Khởi động từ 450A - 02 0001 Cầu dao 1000A - 02 0002 Cầu dao 400A - 03 0001 Trục bơm 4000 m3/h 03 0002 Trục bơm 2500 m3/h 04 0001 áp tô mát 800A cái 04 0002 áp tô mát 200A cái Tổ chức phân loại vật tư chi tiết , vật tư cần phải có ký hiệu (mã số) nhằm kiểm kê phân loại vật tư khi cần thiết + ý kiến thứ ba: Do đặc điểm của Xí nghiệp , vật liệu Xí nghiệp sử dụng rất nhiều chủng loại mà tính chất sản xuất lại theo mùa vụ. Việc mua, bảo quản và sử dụng cũng nhiều loại khác nhau nhưng Xí nghiệp không lập báo cáo nhập, xuất kho vật liệu và sử dụng chi phí vật liệu trong sản xuất nên kế toán trưởng không nắm bắt được tình hình nhập, xuất kho vật liệu để đánh giá phân tích các loại vật liệu, loại nào cần nhiều, loại nào cần ít để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng và bảo quản vật liệu . Vì vậy Xí nghiệp định kỳ cần lập báo cáo tình hình nhập , xuất, tồn kho các loại vật liệu và báo cáo chi phí vật liệu trong sử dụng để Giám đốc quản lý và điều hành sản xuất. Xí nghiệp KTCT thủy lợi Biểu 1: Báo cáo nhập - xuất - tồn kho Kinh Môn Tháng 12/2005 Tồn Nhập Xuất Tồn cuối kỳ TT Tên hàng ĐV T đầu kỳ Theo hóa đơn Nhập thực tế Sổ sách Thực tế Khởi động từ cái 10 10 8 2 2 áp tô mát 160A - 5 5 5 5 Nén khởi động - 10 10 10 10 Cộng 25 25 8 17 17 Kinh Môn, ngày 31 tháng12 năm 2005 Thủ kho + Ý kiến thứ tư. Cần lập báo cáo tình hình thanh toán công nợ về nguyên vật liệu với người bán .Vì vấn đề thanh toán vật liệu hiện nay là vấn đề lớn của Xí nghiệp. Nếu thanh toán nhanh thì giữ được uy tín với bạn hàng nhưng có thể xảy ra bất lợi là Xí nghiệp bị chiếm dụng vốn. Nếu thanh toán chậm sẽ mất uy tín , mất bạn hàng nhưng Xí nghiệp lại chiếm dụng được vốn. Chính vì vậy kế toán phải nắm chắc được tình hình thanh toán mua nguyên vật liệu , số đến hạn thanh toán để có biện pháp xử lý kịp thời, giữ được uy tín với bạn hàng, chủ động về vốn trong khâu thanh toán, tăng cường công tác quản lý. Từ đó có những biện pháp đề ra để hạ giá thành, dự trữ vật tư đảm bảo phục vụ sản xuất. Không bị ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn, mất mát vật tư . Theo em phải phân tích tình hình cung ứng vật liệu, phân tích tình hình dự trữ vật liệu, sử dụng vật liệu có hiệu quả. Hàng tháng lập kế hoạch cung ứng, từ đó chia ra hàng tuần, vật tư nào cần mua nhiều, vật tư nào mua ít, giá cả của từng loại vật tư, sau đó đưa ra xem xét về giá cả thị trường biến động hay việc đI mua vật tư không quản lý được, mà trong cơ chế thị trường hiện nay phảI đảm bảo giá hạ (bốc vác, vận chuyển), chất lương đảm bảo. + Ý kiến thứ năm: Cơ giới hóa kế toán và ứng dụng tin học vào công tác kế toán : Phải được từng bước cơ giới hóa trên cơ sở ứng dụng phương tiện tính toán hiện đại và phù hợp với điều kiện cụ thể của Xí nghiệp, hiện nay ở Xí nghiệp có nhiều điều kiện thuận lợi để ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán vật liệu thì sẽ nâng cao được tính chính xác của số liệu, cung cấp các số liệu kịp thời, nhanh chóng, do đó Xí nghiệp nên thực hiện các công việc trên máy vi tính. Làm được như vậy thì công tác hạch toán vật tư của Xí nghiệp giảm được đáng kể thời gian đặc biệt là hạn chế sự trùng lặp, muốn thế đội ngũ nhân viên kế toán của Xí nghiệp phải được đào tạo một cách thích hợp thông qua việc nâng cao nghiệp vụ. 3 - Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán, nếu giá trị thuần của NVL có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa gia gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lập lớn hơn được lập thêm : Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tòn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi: Nợ TK – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Sơ đồ : Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 159 TK 632 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Là một Xí nghiệp hoạt động công ích , có giá trị tài sản lớn, nằm rải rác trong khắp địa bàn Huyện, có nhiều chủng loại vật tư, nhưng thường ít biến động về chủng loại hàng hoá vật tư và phẩm cấp vật tư. Thực tế hiện nay Xí nghiệp không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 4 – Phân tích tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn – Hải Dương * Tình hình thu mua nguyên vật liệu ở xí nghiệp. Nguồn vốn sử dụng để mua vật liệu ở Xí nghiệp gồm vốn tự có của Xí nghiệp và vốn Xí nghiệp vay ngắn hạn hoặc huy động vốn của cán bộ công nhân viên. Vật liệu sử dụng của Xí nghiệp hầu hết được mua từ trong nước, việc mua nguyên vật liệu được tiến hành thường xuyên, việc mua nguyên vật liệu do phòng kế hoạch tổng hợp của Xí nghiệp thực hiện , cách thức mua như sau: Dựa theo nhu cầu về vật liệu cho sản xuất , nếu là vật liệu chính thì phòng kế hoạch tổng hợp đề xuất với Giám đốc để giám đốc xét duyệt và ký duyệt mua. Đối với nguyên vật liệu phụ (giá trị nhỏ) , cụm nào cần sử dụng thì có giấy đề nghị riêng trình lên Giám đốc để Giám đốc xét duyệt. Khi được Giám đốc xét duyệt phòng kế hoạch tổng hợp (hoặc các đơn vị) căn cứ giấy duyệt đi tìm nguồn, tìm hiểu giá cả thị trường sau đó lấy từ một đến ba giấy báo giá mới đủ điều kiện để Giám đốc xem xét. Phòng kế hoạch tổng hợp (hoặc đơn vị) báo lại cho Giám đốc và xin duyệt giá. Với những lô hàng lớn như vật liệu chính: Khởi động từ , cáp các loại, cầu dao, áp tô mát ...Phòng kế hoạch tổng hợp làm hợp đồng mua với bên bán . Với lô hàng nhỏ có thể mua trực tiếp. Việc vận chuyển vật liệu có thể do bên bán vận chuyển hoặc do Xí nghiệp vận chuyển. * Tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Vật liệu giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất , vì thế việc đưa vật liệu vào sản xuất cũng được coi trọng, đảm bảo nguyên tắc tài chính ở Xí nghiệp, các vật liệu khi đựợc mua về nhập kho chỉ hoàn toàn dùng cho cho sản xuất kinh doanh và cho quản lý Xí nghiệp , ngoài ra Xí nghiệp không nhượng bán vật tư khi đã hoàn thành thủ tục nhập kho. Với một hệ thống kho tàng khang trang sạch đẹp ngăn nắp theo khẩu hiệu "dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm" các loại vật tư đều có mã số, số hiệu gắn ở chủng lọai mỗi loại vật tư mà Xí nghiệp đã quy định cho nên rất tiện lợi cho việc xuất vật tư sản xuất . Hiện nay, vật liệu tồn kho dự trữ cho sản xuất có dao động từ 40-50 triệu đồng, có những loại vật tư khuôn hình cũng như giá trị nhỏ, nhưng cũng có những loại vật tư quý hiếm đều đảm bảo dễ tìm dễ kiểm tra khi cần thiết. Thông qua một hệ thống định mức làm quy chuẩn cho việc xét cấp vật tư như vòng bi 417 lắp cho máy bơm 4.000m3/h phải bơm đủ thời gian hoạt động là 500h/vòng, nếu vận hành dưới 500h mà đã hỏng thì sau khi được ban kiểm tra kỹ thuật của Xí nghiệp xác định rõ nguyên nhân thì tùy theo mức độ vi phạm của người công nhân mà có mức bồi thường chế độ vật chất kèm theo. Chính vì xác định vật tư là tài sản, là tiền vốn của XN mà các thành viên trong XN đều nhận thức được vai trò, trách nhiệm, nâng cao ý thức quản lý, không có hiện tượng lãng phí vật tư mà đều có ý thức tiết kiệm vật tư trong sản xuất nhằm sản xuất kinh doanh có hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm. Từ khi chuyển đổi cơ chế quản lý nhằm tránh tình trạng vật tư tồn đọng trong kho nhiều dễ gây hư hỏng, mất mát vật tư tài sản của Xí nghiệp, gây ứ đọng vốn lưu động của Xí nghiệp, vì vậy Xí nghiệp luôn tính toán duy trì một lượng vật tư dự trữ hợp lý cho sản xuất với phương châm hết đến đâu mua vào đến đó. Căn cứ theo tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp và lượng vật tư cần dùng cho sản xuất chủ yếu trong năm Xí nghiệp áp dụng 1 cách tính giá vật liệu duy nhất đó là những vật liệu thực tế khi nhập kho được tính như sau: Giá thực tế nhập kho của vật liệu mua ngoài = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua thực tế Khi xuất dùng vật liệu, ngoài nhiệm vụ của kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, các đối tượng khác nhau. phương pháp xuất kho đang áp dụng theo phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu mua trước. Do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. 5 - Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động của xí nghiệp. Trong quá trình SXKD, vốn lưu động vận động không ngừng, thường xuyên qua các giai đoạn của quá trình tái sản xuất (dự trữ - sx - tiêu thụ). đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động sẽ góp phần giải quyết nhu cầu về vốn cho các doanh nghiệp nói chung và Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi nói riêng, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ( đây là 1 trong những vấn đề quan trọng hàng đầu). Hay nói một cách cụ thể hơn là việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu dộng có tác dụng làm giảm nhu cầu về vốn, cho phép làm ra nhiều sản phẩm hơn nữa. Với một số vốn không tăng, có thể tăng được doanh số hoạt động từ đó tạo điều kiện tăng thêm lợi nhuận nếu như doanh nghiệp tăng được tốc độ luân chuyển vốn . Tổng giá trị sản xuất Sức sản xuất của vốn lưu động = Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này phản ánh một đơn vị vốn lưu động bình quân đem lại mấy đơn vị tổng giá trị sản xuất. Sức sản xuất của vốn lưu động càng lớn , hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng tăng và ngược lại, nếu sức sản xuất của tài sản lưu động càng nhỏ, hiệu quả sử dụng tài sản lưu động càng giảm. Để sử dụng có hiệu quả vốn lưu động Xí nghiệp phải có biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn lưu động là: rút ngắn thời gian sản xuất bằng cách cải tiến quy trình công nghệ và rút ngắn thời gian lưu thông như là thay đổi phương thức phục vụ, thay đổi phương thức thanh toán... Kết luận Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các Xí nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải biết vận dụng linh hoạt các quy luật của nền kinh tế thị trường. Là một Xí nghiệp nhà nước hoạt động công ích , Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn đã không ngừng phấn đấu vươn lên trong nhiệm vụ phục vụ sản xuất nông nghiệp nhằm tự hoàn thiện mình, phát huy nội lực sẵn có tận dụng khai thác những thế mạnh của Xí nghiệp mình, phát huy hết tiềm năng hệ thống máy móc dây chuyền công nghệ sản xuất , hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch được giao, hạ giá thành sản phẩm dịch vụ và nâng cao mức sống cho người lao động. Ở Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi huyện Kinh Môn công tác kế toán luôn được coi trọng, nhất là công tác kế toán vật liệu , để đảm bảo sự hoạt động của Doanh nghiệp. Mặc dù vậy, công tác kế toán ở Xí nghiệp nhất là kế toán vật liệu ở Xí nghiệp cần phải trực tiếp hoàn thiện hơn nữa như : đầu tư có chiều sâu cho công tác kế toán , nâng cao trình độ cho đội ngũ kế toán , mạnh dạn đưa những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong công tác quản lý. Có như vậy mới theo kịp yêu cầu quản lý mới trong nền kinh tế thị trường hiện nay, nhất là một Xí nghiệp sản xuất kinh doanh mang nặng tính phục vụ của các Xí nghiệp nhà nước hoạt động công ích. Với thời gian thực tập và kiến thức thực tế có hạn cho nên những vấn đề đã nêu trong chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được những ý kiến chỉ bảo của cô giáo PGS.TS. Nguyễn Thị Lời cùng các thầy, cô giáo bộ môn trường Đại học kinh tế Quốc dân, các anh chị trong phòng Tài vụ - Kế toán xí nghiệp Khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cảm ơn! Hải Dương, ngày 19 tháng 04 năm 2006 Sinh viên thực tập Nguyễn Thành Long TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 - Hệ thống kế toán Ban hành theo quyết định 1114 TC/CĐKT ngày 1/1/1995 Bộ Tài chính. 2 - Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - TT tác giả Trường đại học Kinh tế Quốc dân - Chủ biên: PGS.TS Đặng Thị Loan - Nhà xuất bản thống kê – 2004. 3 - Những văn bản pháp luật mới về kế toán – Nhà xuất bản thống kê - 2003 4 - Sổ sách, chứng từ, Báo cáo tài chính quý 2/2005 của Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn - Tỉnh Hải Dương. 5 - Báo cáo tổng kết hoạt động từ năm 1997 đến 2005 của Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Chương I. Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 3 I – Khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 3 II – Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 5 III – Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 9 IV – Hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu. 14 V – Hình thức sổ kế toán áp dụng trong phần hành kế toán NVL 28 Chương II. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xĩ nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn - Hải Dương 32 A – Tổng quan về xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn – Hải Dương. 32 I- Quá trình hình thành, phát triển của xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn 32 II - Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp 34 III - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tuán của xí nghiệp 37 IV – Hình thức sổ kế toán áp dụng tại xí nghiệp 38 B – Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn – Hải Dương. 41 I - Đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp 41 II – Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại xí nghiệp 41 III – Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp 43 IV – Hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu 49 Chương III. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xĩ nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn - Hải Dương 57 1 - Đánh giá công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn – tỉnh hải Dương 57 2 – Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kinh Môn – H D 58 3 – Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 62 4 – Phân tích tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu tại xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn – Hải Dương. 63 5 - Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động của xí nghiệp. 64 Kết luận 66 Tài liệu tham khảo 67