Đề tài Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH MTV Tổng Công ty công nghệ thông tin Nam Triệu

luận; ủng hộ, giúp đỡ hội nghị những mặt nào?). Ban tổ chức đã cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm về mục đích, nội dung, hình thức tham gia để họ chủ động và có kế hoạch. * Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị Ban chuẩn bị nội dung cùng với ban chuẩn bị hậu cần đã sớm báo cáo lãnh đạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị. Khi những vấn đề trên đã được ấn định thi ban tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục để tổ chức hội nghị: - Biên tập lại các báo cáo, nhân bản hoặc in và đóng thành hồ sơ, tài liệu nghiêm chỉnh, đẹp, có chất lượng để phục vụ hội nghị - Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu và các điều hướng dẫn ban đầu rồi gửi tới các đại biểu để họ biết và chuẩn bị các công việc cần thiết cho hội nghị. * Công tác chuẩn bị hậu cần Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung thì bộ phận hậu cần cũng đã tích cực chuẩn bị cho hội nghị. Tuỳ theo tính chất, tầm quan trọng, số lượng người tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà bộ phận hậu cần đã chuẩn bị các mặt như: - Hội trường, phòng thảo luận - Phòng ở, phòng ăn, - Phương tiện đi lại - Giờ nghỉ giải lao - Nghỉ giải trí buổi tối - Chuẩn bị trật tự an ninh Với những hội nghị lớn của Tổng công ty đã có một ban lãnh đạo họp để thống nhất những vấn đề sau: - Nghe ban chuẩn bị hội nghị báo cáo những vấn đề mà ban này đã chuẩn bị như về nội dung, về công tác hậu cần. - Bàn bạc, thông qua nội dung các báo cáo chính, báo cáo bổ sung và những vấn đề cần đưa ra thảo luận trong hội nghị. - Quyết định danh sách khách mời. - Quyết định chương trình hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị. Ban lãnh đạo đã ký duyệt thông qua các báo cáo, danh sách đại biểu, chương trình hội nghị rồi cho biên tập, nhân in các tài liệu phục vụ hội nghị. Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị * Kiểm tra, quan sát tại chỗ các công việc đã chuẩn bị Trước khi diễn ra hội nghị ban chuẩn bị cùng với văn phòng và thư ký đã xem xét lại lần cuối các văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị; đến tận hội trường kiểm tra cách trang trí, khẩu hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng, chỗ ngồi, nơi ăn chỗ ở cho các đại biểu ở xa. Tất cả những công việc trên đã được kiểm tra chu đáo, cẩn thận. Nếu thấy việc gì chưa đảm bảo đã chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hoàn tất mọi công việc chuẩn bị cho hội nghị diễn ra được suôn sẻ, tốt đẹp. * Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ ngồi trong hội trường. - Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến thì ban tổ chức đã có kế hoạch và phân công người đón đại biểu. - Nếu là khách mời cấp trên thì đưa khách vào phòng khách trước, sau đó đưa khách vào ngồi đúng vị trí trong hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho khách. - Với những hội nghị lớn có các đại biểu đại diện cho các cấp tỉnh, thành phố, trung ương, khách nước ngoài tới dự thì đại diện ban lãnh đạo và ban tổ chức đã đến thăm và làm việc xã giao trước cũng như trao đổi một số nét về hội nghị. * Chương trình hội nghị Tuỳ vào phạm vi, tính chất của hội nghị ban tổ chức đã xây dựng chương trình làm việc cụ thể. Chương trình hội nghị được chuẩn bị từ trước. Với những hội nghị lớn của Tổng công ty chương trình hội nghị đã được gửi trước tới đại biểu kèm theo giấy mời. Trong nội dung chương trình hội nghị đã ghi các nội dung chính ứng với thời gian; đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị của người chịu trách nhiệm từng nội dung trong chương trình. * Điều hành hội nghị: Giai đoạn điều hành hội nghị của Tổng công ty gồm các bước sau: - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn. - Đọc diễn văn khai mạc hội nghị. - Trình bày báo cáo chính tại hội nghị. - Trình bày báo cáo bổ sung. - Những tham luận đóng góp với hội nghị. - Điều hành việc thảo luận trong hội nghị. - Ghi chép trong hội nghị Thư ký đoàn đã ghi lại: + Diễn biến hội nghị. + Người điều hành hội nghị. + Họ tên và nội dung ý kiến của từng đại biểu. + Các kết luận từng phần của từng tổ của hội nghị. Thư ký đã sắp xếp thứ tự người phát biểu, giúp Chủ tịch đoàn điều khiển hội nghị. Nếu hội nghị có nhiều người muốn phát biểu thì thư ký đã lập danh sách tên và vấn đề mà đại biểu muốn trình bày rồi đưa lên cho Chủ tịch đoàn. Thư ký đoàn đã căn cứ vào bản phác thảo các kết luận chính của hội nghị mà ban trù bị đã chuẩn bị từ trước, căn cứ vào ý kiến phát biểu, các kết luận của từng tổ tại hội trường để chuẩn bị Nghị Quyết cho đoàn chủ tịch bàn bạc, thông qua rồi báo cáo trước hội nghị. - Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: âm thanh, ánh sáng, nước uống… Tổng công ty đã có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra để không xảy ra sai sót. Sau khi kết thúc hội nghị, bộ phận hậu cần đã có kế hoạch và phân công người tiếp tục làm việc với các bộ phận có liên quan để thanh toán, giải quyết các công việc về tài chính, kinh phí cũng như các mối quan hệ sao cho ổn thoả, tốt đẹp. - Kết thúc hội nghị. Tuỳ theo quy mô và tính chất của hội nghị mà chủ tịch đoàn đã chọn hình thức kết thúc cho thích hợp - Nếu là hội nghị lớn, quan trọng thì chủ tịch đoàn đọc diễn văn bế mạc hội nghị. - Nếu là hội nghị thông thường thì chủ toạ hội nghị đọc kết luận và kết thúc hội nghị đồng thời bày tỏ lòng biết ơn và chúc sức khoẻ các đại biểu, các cơ quan, đơn vị đã cộng tác, phối hợp giúp đỡ để hội nghị thành công tốt đẹp. * Một số việc làm sau hội nghị Sau hội nghị văn phòng đã giúp lãnh đạo: + Lập hồ sơ hội nghị bao gồm các giấy tờ sau: - Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị. - Giấy triệu tập hội nghị hoặc giấy mời. - Danh sách đại biểu tham dự hội nghị. - Chương trình hội nghị. - Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo. - Báo cáo chính tại hội nghị. - Các báo cáo bổ sung và tham luận. - Bài phát biểu của đại biểu cấp trên. - Biên bản hội nghị. - Nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị. - Lời bế mạc hội nghị. Các tài liệu này sau vài năm sẽ chọn lọc và chỉ lưu lại vào hồ sơ những văn bản có giá trị. + Thông báo, triển khai kế hoạch hội nghị. Văn phòng đã giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp…và các điều kiện cần thiết, nêu được những việc cần quan tâm tới các đơn vị và cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực hiện để kết quả hội nghị được triển khai và có hiệu quả tốt. + Tổ chức rút kinh nghiệm. Sau mỗi cuộc họp, hội nghị văn phòng Tổng công ty và các bộ phận liên quan đã cùng nhau rút kinh nghiệm. Chủ trì cho cuộc họp rút kinh nghiệm là người được phân công tổ chức hội nghị. Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị nội dung , hậu cần và những người có liên quan đã kiểm điểm lại từng khâu, từng việc, tìm ra nhũng mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót, những việc đã làm nâng cao chất lượng hội nghị và cùng nhau rút kinh nghiệm để những cuộc họp, hội nghị lần sau được tổ chức tốt hơn. Kết quả đạt được - Thông qua việc tổ chức các cuộc họp, Ban lãnh đạo có thể đánh giá được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, quý, tháng của Tổng công ty từ đó có phương hướng, kế hoạch chỉ đạo thực hiện. - Thông qua các cuộc họp Ban lãnh đạo có thể nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của tập thể CBCNV làm việc tại Tổng công ty, đảm bảo được nguồn thông tin hai chiều giữa lãnh đạo với CBCNV từ đó nâng cao được hiệu quả công tác quản lý và sản xuất. - Tổng công ty đã có 6 phòng họp riêng với đầy đủ các trang thiết bị. Các điều kiện phục vụ cho hội nghị được chuẩn bị rất chu đáo. Hạn chế - Tại một số cuộc họp, hội nghị của Tổng công ty thành phần tham dự không đầy đủ. Trong thời gian diễn ra các cuộc họp còn có một bộ phận người tham gia không tập trung hoặc làm việc riêng dó đó không nắm được chủ trương, tinh thần của hội nghị. Thậm chí một số cán bộ quản lý còn thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia các cuộc họp. - Công tác đón tiếp khách cho hội nghị, đặc biệt là khách nước ngoài đôi khi còn chưa thật sự chu đáo. Nguyên nhân - Tổng công ty có những đơn vị thành viên ở các tỉnh và thành phố khác trong cả nước, trong các cuộc hội nghị toàn Tổng công ty công tác chuẩn bị giấy mời, làm thông báo còn chậm, các đơn vị không bố trí được thời gian gây ảnh hưởng đến thành phần tham dự. - Trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng còn hạn chế tạo ra rào cản trong việc giao tiếp với khách. - Việc giáo dục, tuyên truyền về ý nghĩa, tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị cho CBNV của Tổng công ty chưa thường xuyên. Chính vì vậy mà kết quả của một số cuộc họp và hội nghị chưa thật sự hiệu quả. 2.5.3.6. Công tác hậu cần Hậu cần là công tác không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức. Công tác hậu cần có nhiệm vụ tạo cơ ở vật chất cho đội ngũ CBCNV trong tổ chức để thực hiện tốt chương trình, kế hoạch đã đề ra; hỗ trợ các phương tiện, dụng cụ cần thiết để CBNV nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác. Công tác hậu cần của Tổng công ty được thực hiện với các công viêc như: quản lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc của Tổng công ty, tham gia tổ chức các cuộc họp, hội nghị, khánh tiết, tiếp khách của Tổng công ty… Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác Trong thời gian qua, văn phòng Tổng công ty đã đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác. Văn phòng liên hệ trước với nơi đến công tác, chuẩn bị cho lãnh đạo những tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến đi. Văn phòng căn cứ vào chuyến đi để bố trí phương tiện cho lãnh đạo (đặt vé nếu là phương tiện công cộng hoặc thông báo cho lái xe nếu đi xe của công ty). Tổng công ty có riêng tổ lái xe con gồm 17 nhân viên đảm bảo việc đưa đón lãnh đạo đi công tác được nhanh chóng và kịp thời. Trước các chuyến đi Chánh văn phòng tham dự những buổi họp giao ban công việc giữa Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc để nắm vững nội dung mà Tổng giám đốc uỷ quyền giải quyết, nắm vững được những công việc mà Tổng giám đốc yêu cầu các phòng ban, đơn vị cùng các chuyên viên phải thực hiện. Sau các chuyến đi, văn phòng Tổng công ty có nhiệm vụ làm các thủ tục thanh quyết toán cho Lãnh đạo. Công tác tiếp khách Trong việc tiếp khách văn phòng Tổng công ty đóng một vai trò quan trọng. Văn phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng khách khá lớn xin gặp Tổng giám đốc. Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phòng trong công tác tiếp khách là: - Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách. - Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách chẳng hạn như: sắp xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc, trao đổi công việc… Quản lý tài sản cố định Văn phòng Tổng công ty có một bộ phận chuyên quản lý tài sản cố định như nhà cửa, thiết bị, máy móc, phương tiện kỹ thuật, phương tiện vận chuyển…dưới sự chỉ đạo và điều hành của Phó chánh văn phòng. Lập và lưu trữ hồ sơ tài sản cố định: - Lập sổ sách kế toán, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập đúng thủ tục, hợp lệ.. - Văn phòng nắm chắc về số lượng, chất lượng các loại tài sản cố định để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý. - Trong quá trình sử dụng đã tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tài sản. - Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường khi có sự thay đổi. Để quản lý tốt tài sản cố định của Tổng công ty văn phòng đã tiến hành: - Xác định định mức sử dụng vật tư. Các định mức này được công bố công khai trong toàn Tổng công ty. - Tiến hành cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn. - Khi mua hàng hoá, vật tư đã tiến hành làm phiếu nhập kho, khi cấp phát thì có phiếu xuất kho theo nguyên tắc xuất - nhập của kế toán. - Để vừa tiết kiệm vừa gắn trách nhiệm của mỗi cá nhân với công việc của mình văn phòng đã tiến hành khoán chi phí vật tư đối với những loại hoạt động không mang tính tập trung. Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý bến bãi gửi xe, làm các thủ tục liên quan đến xe con như bảo hiểm, ứng, thanh quyết toán xăng dầu… Ngoài ra, văn phòng còn phụ trách công tác sửa chữa máy móc thiết bị của văn phòng và các đơn vị, quản lý dây chuyền sản xuất nước lọc. Quản lý văn phòng phẩm Hàng tháng các phòng ban gửi các bản dự trù đồ dùng, dụng cụ hành chính và chuyển cho văn phòng Tổng công ty. Chánh văn phòng xem xét các bản dự trù đó nếu thấy hợp lý sẽ ký duyệt nếu không sẽ loại bỏ.Văn phòng lập bản dự trù văn phòng phẩm hàng tháng của Tổng công ty và nhập văn phòng phẩm về. Căn cứ vào nhu cầu về văn phòng phẩm của từng phòng ban, phân xưởng mà văn phòng Tổng công ty viết phiếu xuất kho và ghi rõ vào sổ sách để làm quyết toán với phòng Tài chính. Kết quả đạt được Công tác hậu cần tại Tổng công ty đã đạt được những kết quả sau: - Văn phòng Tổng công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý tài sản cố định. - Công tác điều xe con luôn đảm bảo kịp thời, hiệu quả phục vụ Lãnh đạo Tổng công ty và các phòng, ban đi công tác khi cần. - Đối với các chuyến đi công tác của Lãnh đạo văn phòng luôn đảm bảo cho các chuyến đi được an toàn, đầy đủ. - Văn phòng đã xếp lịch công tác cho Lãnh đạo hợp lý, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp giờ giao tiếp. - Văn phòng đã giúp Lãnh đạo tiếp những khách không quan trọng và chuẩn bị tốt việc tiếp đãi khách của Tổng công ty. - Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quy trình kiểm soát các thiết bị văn phòng đã được văn phòng Tổng công ty triển khai. Cụ thể như sau: * Mục đích Quy trình này nhằm: - Quản lý chặt chẽ hệ thống tài sản là các thiết bị văn phòng (máy foto, máy điều hoà nhiệt độ…) bao gồm cả các thiết bị thông tin khác như điện thoại cố định và thiết bị viễn thông (liên lạc bằng sóng) như hệ VMS của Tổng công ty. - Nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với việc sử dụng các thiết bị nói trên do Tổng công ty bàn giao. - Phân bổ hợp lý các thiết bị nêu trên đối với từng cá nhân sử dụng đúng mục đích công việc. - Là cơ sở để xác định các điều kiện bảo hành, sửa chữa, nâng cấp, thay thế và mua thiết bị mới. * Trách nhiệm và quyền hạn - Trách nhiệm Các cá nhân trong Tổng công ty có sử dụng thiết bị nói trên đều phải có trách nhiệm: + Tự bảo quản thiết bị do Tổng công ty bàn giao. + Tuân thủ các quy định của Tổng công ty về bảo dưỡng định kỳ máy móc, thiết bị… + Không được phép tự ý tháo lắp, sửa chữa các thiết bị văn phòng. + Không được sử dụng các thiết bị văn phòng vào công việc riêng. + Không mang thiết bị văn phòng ra khỏi cơ quan nếu không được sự đồng ý của Tổng giám đốc. - Quyền hạn + Được yêu cầu sửa chữa, nâng cấp, bảo dưỡng và lắp đặt thiết bị mới phục vụ công việc hàng ngày. + Yêu cầu được cài đặt các phần mềm phục vụ công việc. + Được bảo mật các dữ liệu, thư tín… + Và các quyền hạn phát sinh. * Quản lý thiết bị văn phòng + Yêu cầu nâng cấp, lắp đặt mới thiết bị viễn thông Bước 1: Các đơn vị có nhu cầu nâng cấp, lắp đặt mới thiết bị văn phòng cần lập phiếu yêu cầu công việc, trong phiếu yêu cầu phải nêu rõ các yêu cầu thông số kỹ thuật. Mẫu 3.7:Phiếu yêu cầu công việc PHIẾU YÊU CẦU CÔNG VIỆC Năm (quý):……. Kính gửi:……………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………. Đơn vị yêu cầu:………………………………………………………………… Nội dung yêu cầu:……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. Thời hạn cần (nếu có):………………………………………………………… . Người yêu cầu Lãnh đạo đơn vị Phê duyệt Bước 2: Trưởng bộ phận kiểm tra duyệt yêu cầu và chuyển phiếu yêu cầu đến Văn phòng Tổng công ty. Văn phòng Tổng công ty duyệt sơ bộ và xác nhận vào phiếu yêu cầu sau đó chuyển đến Tổng giám đốc Tổng công ty hay người được uỷ quyền xem xét và phê duyệt. Quá trình này cần được thực hiện ngay sau khi Văn phòng nhận được phiếu. Nếu phiếu này không được phê duyệt thì Văn phòng Tổng công ty lưu hồ sơ phiếu yêu cầu này. Trường hợp ngược lại, Văn phòng tiến hành thực hiện theo Phiếu yêu cầu và mọi công việc đều tuân thủ quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung ứng. Bước 3: Sau khi mua hàng về đến Tổng công ty, Văn phòng Tổng công ty làm mọi thủ tục và cùng đơn vị liên quan tiến hành cho lắp đặt, nâng cấp theo phiếu yêu cầu. Mọi vấn đề phát sinh hay sự cố trong quá trình mua hay lắp đặt, các bên cần thương thảo để giải quyết. Công việc kết thúc khi có sự xác nhận biên bản bàn giao thiết bị hoặc biên bản do nhà cung cấp soạn thảo. Bước 4: Lưu hồ sơ Việc lưu hồ sơ tuân thủ theo các quy định của nhà nước và theo quy trình kiểm soát hồ sơ. Các bên liên quan mỗi bên lưu 1 bản phiếu bàn giao và nghiệm thu. + Tiếp nhận và bảo quản thiết bị văn phòng từ người sử dụng (áp dụng đối với những trường hợp không sử dụng, được bàn giao cho người quản lý). Bước 1: Người (đơn vị) sử dụng thiết bị văn phòng khi không có nhu cầu sử dụng cần lập biên bản bàn giao thiết bị. Bước 2: Nhân viên văn phòng cùng đơn vị/người bàn giao kiểm tra hiện trạng thiết bị được hoàn trả và ghi chi tiết vào biên bản bàn giao. Bước 3: Nhân viên văn phòng đối chiếu danh mục trong biên bản bàn giao và tiến hành làm mọi thủ tục để giải quyết: - Nếu thiết bị hoàn trả phù hợp với hồ sơ quản lý thiết bị thì biên bản được ký xác nhận bàn giao. - Nếu thiết bị hoàn trả không phù hợp với hồ sơ và biên bản bàn giao thiết bị cho người sử dụng thì chuyển lãnh đạo Tổng công ty xem xét và cho ý kiến. Bước 4: Nhân viên văn phòng lưu kho thiết bị văn phòng đã được bàn giao và thực hiện bảo quản theo quy định. Bước 5: Nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm lưu hồ sơ, nhật ký thiết bị đi kèm. Mẫu 3.8: Biên bản bàn giao thiết bị văn phòng BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Năm (quý):…………. Hôm nay, ngày…tháng…năm… Tại:……………………………………………………………………………... Chúng tôi gồm: - Ông (bà)………………………..Chức vụ:…………………………………… - Ông (bà)………………………..Chức vụ:…………………………………… - Ông (bà)………………………..Chức vụ:…………………………………… Tiến hành bàn giao thiết bị sau khi thực hiện:  Sửa chữa  Bảo dưỡng  Cài đặt  Lắp mới  Khác Bao gồm các hạng mục sau:…………………………………………………… …………………………………………………………………………………. Tình trạng tại thời điểm bàn giao:  Đạt  Không đạt  Chờ xử lý  Khác Các ý kiến bổ sung (nếu có)…………………………………………………… …………………………………………………………………………………. Bên bàn giao Bên nhận * Bảo dưỡng và xử lý sự cố + Khắc phục sự cố thiết bị viễn thông Bước 1: Người sử dụng thiết bị viễn thông lập phiếu yêu cầu công việc, ghi rõ sự cố cũng như hiện trạng trước và sau khi thiết bị xảy ra sự cố, phiếu cần được trưởng bộ phận phê duyệt, sau đó chuyển cho Văn phòng Tổng công ty xem xét. Bước 2: Nhân viên văn phòng lập kế hoạch sắp xếp thời gian trong ngày xem xét hiện trạng đồng thời khắc phục sự cố nếu khả năng chuyên môn cho phép. Nếu sự cố nghiêm trọng được Chánh văn phòng cùng các bộ phận liên quan xác nhận thì Văn phòng Tổng công ty có trách nhiệm lập biên bản về hiện trạng trước sự cố. Nếu sự cố do lỗi khách quan thì ngay sau đó đơn vị có sự cố tiến hành bước 1. Nếu sự cố do lỗi người sử dụng, Văn phòng Tổng công ty sẽ ra thông báo nhắc nhở để cá nhân sử dụng rút kinh nghiệm. Bước 3: Khắc phục và xử lý sự cố: Nhân viên văn phòng sẽ tổ chức thực hiện khắc phục các sự cố sửa chữa, cài đặt lại. Bước 4: Lập biên bản bàn giao thiết bị sau khi đã khắc phục xong sự cố Hiện trạng thiết bị khi bàn giao: Nhân viên văn phòng và người sử dụng thiết bị viễn thông ký xác nhận. Bước 5: Lưu hồ sơ, nhật ký thiết bị viễn thông tại Văn phòng Tổng công ty. + Bảo dưỡng thiết bị văn phòng Hàng năm Văn phòng Tổng công ty tiến hành xây dựng kế hoạch bảo dưỡng các thiết bị văn phòng chính như: máy điều hoà nhiệt độ, máy foto, tivi, tủ lạnh… cho các đợt tiếp theo trong đó cũng thể hiện định kỳ làm vệ sinh thiết bị… Mọi thông báo về thời gian và kế hoạch thực hiện đã được Văn phòng Tổng công ty thực hiện bằng văn bản được sự đồng ý của ban lãnh đạo Tổng công ty và được văn phòng gửi trực tiếp đến các phòng ban Việc thực hiện bảo dưỡng tuân thủ quy trình kiểm soát thiết bị sản xuất. Hạn chế Việc cung cấp thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm còn chậm do quá trình xét duyệt vì thế trong quá trình làm việc các phòng ban thường bị thiếu đồ dùng văn phòng cần thiết. Việc sửa chữa các trang thiết bị văn phòng như máy in, máy phô tô còn chậm gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của CBCNV. Vẫn còn tình trạng sử dụng lãng phí văn phòng phẩm vào mục đích cá nhân. Nguyên nhân Hàng tháng các phòng ban gửi bản dự trù văn phòng phẩm xuống văn phòng Tổng công ty song có những khoảng thời gian công việc quá nhiều dẫn đến việc thời gian xét duyệt các bản dự trù kéo dài gây tình trạng thiếu dụng cụ, đồ dùng văn phòng phẩm của các phòng ban. Đây là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến công việc của các phòng ban, bộ phận. 2.5.3.7. Công tác phục vụ Đây là một trong những hoạt động không kém phần quan trọng của văn phòng. Hoạt động này tuy không ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty nhưng vẫn đóng một vai trò quan trọng và cần thiết. Vì thế cần có cái nhìn nghiêm túc trong công tác này tránh những sai lầm tuy nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng đến bộ mặt của Tổng công ty. Hiện nay công tác phục vụ tại Tổng công ty bao gồm các nội dung chủ yếu: - Bộ phận văn thư được bố trí làm việc ngay tại cửa ra vào của Văn phòng Tổng công ty. Nhân viên tổng đài có nhiệm vụ trực điện thoại, nối máy, nhận fax…Bộ phận này đã đảm bảo cho công tác thông tin tại Tổng công ty được tiến hành thông suốt và có hiệu quả. - Tổng công ty đã có Tổ quản lý vận hành dây chuyền sản xuất nước lọc tinh khiết hoạt động dưới sự chỉ đạo của Phó chánh văn phòng, đảm bảo cung cấp đầy đủ nước uống cho toàn bộ CBCNV trong toàn Tổng công ty. - Tại Tổng công ty đã có Phòng khám đa khoa hoạt động độc lập thực hiện nhiệm vụ tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV Tổng công ty theo quy định của Nhà nước và các quy định của ngành. Trong những năm qua Phòng khám đa khoa đã làm tốt những công việc sau: + Tiếp nhận các bệnh nhân là CBCNV thuộc Tổng công ty chuyển đến để cấp cứu, khám chữa bệnh nội ngoại trú, phối hợp với các đơn vị khác trong Tổng công ty khi có yêu cầu trợ giúp về y tế và các công việc khác thuộc nhiệm vụ của mình. + Tổ chức khám chữa bệnh theo thẻ y tế. + Thực hiện công tác dân số kế hoạch hoá gia đình, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh lao động trong Tổng công ty. + Tổ chức khám sức khoẻ tuyển dụng, khám sức khoẻ định kỳ và chứng nhận ốm đau theo quy định của Pháp luật. + Phối hợp với tổ chức giám định y khoa xác định mức độ thương tật, suy giảm sức khoẻ của người lao động của Tổng công ty khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp. + Lập kế hoạch chỉ đạo y tế tuyến dưới thuộc các đơn vị thành viên của Tổng công ty; thực hiện công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu; các chương trình y tế ngành và địa phương. + Đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn kỹ thuật, trang thiết bị y tế theo quy định của Bộ trưởng Bộ y tế. - Tổng công ty đã có phòng Bảo vệ quân sự với nhiệm vụ đảm bảo an ninh trật tự 24/24 và đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ trên địa bàn Tổng công ty. Đồng thời phòng Bảo vệ quân sự còn tham gia huấn luyện quân dự bị địa phương và thực hiện sự điều động khi có yêu cầu của cơ quan quân sự huyện. - Tổ tạp vụ của Tổng công ty có 17 nhân viên làm nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh chung khu nhà 4 tầng, 2 tầng, khu điều hành sản xuất số 1 và số 2; chăm sóc vườn hoa, cây cảnh; làm vệ sinh sa bàn, tượng đồng, tranh ảnh…đảm bảo duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng mát cho toàn Tổng công ty. - Tổng công ty đã cho xây dựng và đưa vào sử dụng nhà ăn với trang thiết bị hiện đại, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, đài thọ tiến ăn ca 1 15.000đ/người/bữa, CNCNV làm ca 2 và ca 3 được bồi dưỡng thêm tiêu chuẩn suất ăn là 17.000-20.000đ/người/bữa. - Tổng công ty đã bố trí xe ca đưa đón CBCNV vừa tạo điều kiện thuận lợi trong việc đi lại cho những CBCNV ở xa vừa đảm bảo duy trì đúng giờ giấc làm việc của Tổng công ty. - Thư viện được đưa vào sử dụng với chủng loại sách báo đa dạng, phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu và giải trí cho CBNV Tổng công ty. CBNV có yêu cầu về loại sách báo nào thì ghi rõ trong phiếu yêu cầu. Cán bộ thư viện tổng hợp lại trình Tổng giám đốc phê duyệt để mua bổ sung. Kết luận: Qua việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của bộ máy văn phòng Tổng công ty có thể đưa ra một thực tế là việc đổi mới về tổ chức hoạt động cũng như áp dụng một cách rộng rãi những thành tựu tiên tiến của khoa học công nghệ đã mang lại hiệu quả to lớn trong công tác văn phòng. Nó góp phần tăng cường hiệu quả, hiệu lực quản lý của Lãnh đạo Tổng công ty nói riêng và văn phòng nói chung. Việc tổ chức hoạt động như hiện nay đã đảm bảo thi hành đúng các quy định của Nhà nước; phản ánh các mối quan hệ ngang, dọc, trên, dưới làm cho bộ máy quản lý của Tổng công ty trở thành một chủ thể thống nhất. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác văn phòng tại Tổng công ty còn tồn tại một số nhược điểm cần phải khắc phục để nhằm phát huy và nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động. Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 3.1.Giải pháp về công tác tham mưu Công tác tham mưu ra đời là một tất yếu khách quan xuất phát từ nhu cầu của các nhà quản lý. Hoạt động tham mưu cung cấp cho lãnh đạo Tổng công ty những thông tin hữu ích làm căn cứ cho việc ra những quyết định quản lý. Như phần thực trạng chương 2 đã phân tích thì hiện nay văn phòng Tổng công ty chỉ làm công tác tham mưu trong lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng. Các mặt hoạt động khác của Tổng công ty là do các phòng ban chuyên môn thực hiện việc tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo Tổng công ty. Cách thức tham mưu này đã tiết kiệm được thời gian chuyển tải thông tin vì thông tin được chuyển thẳng từ các phòng ban chuyên môn tới lãnh đạo Tổng công ty mà không cần phải thông qua bộ phận văn phòng. Mặt khác, nội dung thông tin tham mưu cho từng lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty vì thế cũng mang tính chuyên sâu, cụ thể hơn. Tuy nhiên cách thức tham mưu này có nhược điểm là làm tản mạn nội dung thông tin, gây khó khăn trong việc hình thành các phương án điều hành tổng hợp của lãnh đạo Tổng công ty. Để khắc phục được vấn đề trên Tổng công ty cần tổ chức lại hoạt động tham mưu tại văn phòng theo hai hướng: Thứ nhất, văn phòng nên có bộ phận làm công tác tham mưu để trợ giúp lãnh đạo Tổng công ty trong công tác quản lý, điều hành. Thứ hai, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo Tổng công ty hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn. Như vậy văn phòng vừa thể hiện là trung tâm của công tác tham mưu vừa là nơi tiếp nhận, phối hợp với các phòng ban chuyên môn làm công tác tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty. Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu tại văn phòng theo hai hướng trên sẽ giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi hơn đồng thời tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo Tổng công ty. 3.2. Giải pháp về công tác thông tin Qua nhiều năm tháng, tầm quan trọng của thông tin liên lạc đã được con người thừa nhận. Thông tin có vai trò to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Thông tin là một trong những nguồn lực quý báu của tổ chức, là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Một số người nhìn nhận thông tin liên lạc như là những phương tiện để họ liên lạc với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục đích chung. Đó là chức năng cơ bản của thông tin liên lạc. Thực vậy, không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc vì sẽ không thực hiện được sự điều phối và trao đổi. Do vậy, việc tổ chức, nắm bắt thông tin cho việc ra quyết định trở thành mục tiêu hàng đầu cho các cấp quản lý. Để thực hiện tốt công tác thông tin Tổng công ty cần: - Thông tin được coi là hệ thống huyết mạch của Tổng công ty. Nếu thông tin không được cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo Tổng công ty không thể có cơ sở để ra những quyết định kịp thời, chính xác, có tính hiệu lực và hiệu quả. Bởi vậy Tổng công ty cần ban hành văn bản một cách rõ ràng, chuẩn mực về chế độ thông tin. Trong văn bản này cần yêu cầu các phòng ban, đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời hoặc phải nộp những văn bản, tài liệu theo đúng quy định, đảm bảo về thời hạn. Nếu vẫn còn hiện tượng chậm trễ trong việc cung cấp và báo cáo thông tin thì cần phải có các biện pháp xử lý kịp thời. - Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng công ty không thể tách rời hoạt động của các phòng ban bộ phận. Sự phối hợp của các đơn vị, phòng ban có tốt thì mới đảm bảo cho mọi hoạt động của Tổng công ty được thực hiện một cách liên hoàn và có hiệu quả. Vì vậy Tổng công ty cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quá trình thực thi nhiệm vụ giữa các phòng ban, bộ phận. Tổng công ty nên ban hành văn bản quy định rõ ràng về thời gian giải quyết công việc của các phòng ban, đơn vị. Ví dụ: quy định về thời gian giải quyết yêu cầu cung cấp trang thiết bị văn phòng, làm thủ tục cho nhân viên đi công tác… - Lãnh đạo Tổng công ty không thể kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ thông tin của các phòng ban, bộ phận, do đó trưởng các bộ phận phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở đơn vị mình thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin. - Văn phòng Tổng công ty cần đưa ra chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng nhằm đảm bảo cho công tác thông tin được thông suốt và hiệu quả. - Các phòng ban, bộ phận cần tăng cường nghiên cứu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 liên quan đến công việc do đơn vị mình phụ trách. 3.3. Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư Nhân viên văn thư phải không ngừng nâng cao kiến thức về trình độ chuyên môn nghiệp vụ bằng cách tham gia các khoá bồi dưỡng về nghiệp vụ văn phòng. Nâng cao trình độ nghiệp vụ văn phòng sẽ giúp nhân viên văn thư rút ngắn được thời gian giải quyết công việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó, cán bộ văn phòng phải không ngừng học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm làm việc, tạo dựng được mối quan hệ tốt, tìm được tiếng nói chung và là trợ thủ đắc lực của Chánh văn phòng. Có như vậy mới đạt được hiệu quả công việc ở mức cao nhất. Tổng công ty đã ban hành thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản song việc thực hiện vẫn còn bị xem nhẹ. Để giải quyết vấn đề này, trưởng các bộ phận khi nhận văn bản trình ký cần phải xem xét kỹ lưỡng không chỉ về nội dung mà còn về thể thức văn bản để hạn chế việc xảy ra sai sót. Trong công tác quản lý văn bản Tổng công ty cần bổ sung một số mẫu cụ thể như sau: Mẫu 3.3: Sổ chuyển giao văn bản 1 2 3 4 5 6 Ngày chuyển Số và ký hiệu văn bản Số lượng văn bản Người, đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú … Mẫu 4.1: Sổ đăng ký văn bản đến 1. 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày đến Số đến Tên cơ quan Số và ký hiệu Ngày tháng của văn bản Tên loại và trích yếu Cá nhân hoặc đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú … Mẫu 4.2: Sổ đăng ký văn bản đến mật 1. 2 3 4 5 6 7 8 9 5 5+1 Ngày đến Số đến Tên cơ quan Số và ký hiệu Ngày tháng của văn bản Mức độ mật Tên loại và trích yếu Cá nhân hoặc đơn vị nhận Ký nhận Ghi chú … Công tác lưu trữ Hiện nay công tác lưu trữ tại Tổng công ty thực hiện theo mô hình phân tán, không tập trung tức là các phòng ban, đơn vị, bộ phận tự lưu các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp tại đơn vị mình. Điều này đã gây không ít khó khăn cho nhân viên văn thư cũng như các phòng ban khác khi cần tra cứu để phục vụ cho công việc. Thêm vào đó, do không được lưu trữ tập trung nên các hồ sơ, tài liệu không được bảo quản theo các tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ bị rách nát, mối mọt, hư hỏng. Như vậy, hiệu quả công việc của CBNV sẽ không cao, công tác lưư trữ không đảm bảo được yêu cầu về tính chính xác, kịp thời. Để giải quyết khó khăn đó Tổng công ty cần có phòng lưu trữ tập trung để đảm bảo cho việc bảo quản cũng như sử dụng tài liệu. Lãnh đạo các phòng ban cũng như bộ phận văn thư cần thực hiện nghiêm túc việc quản lý và bảo quản tài liệu. Trước hết là việc ban hành quy định mang tính chất bắt buộc đối với các phòng ban trong việc tự giác nộp tài liệu vào phòng lưu trữ chung theo quy định của Tổng công ty. Bên cạnh đó nhân viên làm công tác lưu trữ cần thực hiện nghiêm quy chế về quản lý và bảo quản văn bản đồng thời tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. Tại phòng lưu trữ chung các hồ sơ, tài liệu có thể phân chia thành các loại như: văn bản kỹ thuật, kế hoạch, văn bản kế toán tài chính, các văn bản thuộc phạm vi tổ chức hành chính, văn bản quy phạm pháp luật và tương đương…Mỗi loại phải có tủ riêng để lưu trữ. Với mỗi loại lại được chia ra thành các đơn vị nhỏ hơn và được đánh số, ký hiệu cụ thể để làm danh mục hồ sơ và thuận tiện cho việc tra cứu. Để đảm bảo tốt việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ cần duy trì nhiệt độ phòng tử 18-20, phòng được phun thuốc chống mối mọt và thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ. 3.4. Giải pháp về công tác hậu cần Để làm tốt công tác hậu cần văn phòng Tổng công ty cần: - Có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đên tiến độ thực hiện công việc của CBNV. - Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm kịp thời, nhanh chóng. - Rút ngắn thời gian giải quyết yêu cầu lắp đặt, sửa chữa trang thiết bị văn phòng. 3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố quyết định đến năng suất lao động và hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Không có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhân viên văn phòng sẽ không thể hoàn thành tốt công việc của mình và hỗ trợ các đồng nghiệp khi cần thiết. Để nâng cao được trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên văn phòng Tổng công ty nên thực hiện những biện pháp sau: Thứ nhất, vấn đề tuyển dụng đầu vào cần được thực hiện nghiêm túc. Hiện nay không chỉ riêng tại bộ phận văn phòng mà tại các phòng ban khác của Tổng công ty vẫn xảy ra tình trạng nhân viên được tuyển dụng không đáp ứng được yêu cầu của vị trí cần tuyển. Điều này gây khó khăn cho Tổng công ty vì phải bỏ ra một khoản chi phí để đào tạo lại, nhân viên phải mất thời gian để làm quen với công việc. Để hạn chế tình trạng này Tổng công ty chỉ nên tuyển những người được đào tạo theo đúng chuyên ngành, có đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu của công việc. Bởi lẽ muốn có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt người cán bộ văn phòng phải được đào tạo một cách bài bản và hệ thống. Đào tạo là con đường ngắn nhất đề họ có được nghiệp vụ chuyên môn và ít bị thất bại nhất. Nhờ có đào tạo, rèn luyện mà họ có được kỹ năng tốt, những phẩm chất, tư chất cần có. Ngoài việc tham mưu về công tác nhân sự của văn phòng Chánh văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty về nhân sự của Tổng công ty nói chung. Thứ hai, Tổng công ty cần cử CBCNV tham gia các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho từng bộ phận khi có các lớp học tương ứng nhằm nâng cao khả năng thích ứng của mọi CBCNV đối với công việc do mình phụ trách. Tổng công ty cũng có thể mời cán bộ giảng viên của những trường đại học uy tín về giảng dạy để bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho CBNV như nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, hội nghị; lập chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo…; bổ sung, cập nhật những văn bản mới nhất của Nhà nước trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Sau mỗi khoá đào tạo văn phòng Tổng công ty cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc của CBCNV trước và sau khi đào tạo để từ đó có căn cứ bố trí lại từng vị trí công tác cho phù hợp. Thứ ba, Tổng công ty cần nâng cao ý thức của CBCNV trong việc tự học tập, tự bồi dưỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, thông qua sách báo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành. Có thường xuyên cập nhật những kiến thức mới ngày càng sâu rộng thì người cán bộ văn phòng mới có thể đáp ứng được những nhiệm vụ trước mắt và đáp ứng được những công việc trong tương lai. Văn phòng là bộ mặt của Tổng công ty, là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại của Tổng công ty vì vậy thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng là rất quan trọng. Thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng có nhiệt tình, ân cần, chu đáo mới khiến cho khách đến liên hệ, giao dịch công tác có ấn tượng ban đầu tốt đẹp không chỉ về Tổng công ty mà còn về đội ngũ CBNV làm việc tại đây. Để nâng cao thái độ phục vụ của nhân viên, văn phòng Tổng công ty cần thường xuyên cử CBNV tham gia các khoá học về kỹ năng giao tiếp. Đây là một việc làm cần thiết bởi văn phòng là một xã hội được thu nhỏ nên nó cũng phải được ứng xử theo các quy tắc của xã hội như hiệu ứng trước giao tiếp, các giá trị truyền thống…Có kỹ năng giao tiếp tốt, nắm được các quy luật tâm lý người cán bộ văn phòng mới có thể tận dụng được những mặt tích cực và tránh được những mặt tiêu cực để từ đó làm giảm bớt những mâu thuẫn vốn có trong văn phòng và loại trừ được những trở ngại có ảnh hưởng xấu đến công việc. Đồng thời kỹ năng giao tiếp cũng giúp người cán bộ văn phòng có thái độ ứng xử đúng đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp và đối tác của Tổng công ty. Thứ tư, nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phương tiện hiện đại đặc biệt là các phương tiện tin học. Hiện nay Tổng công ty đã trang bị cho các phòng ban, bộ phận một số máy móc, thiết bị phục vụ công việc như máy phô tô, máy in, máy tính, máy fax…nhưng không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Thông thường họ chỉ được hướng dẫn một vài thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chuyên môn của mình mà chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lý các sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình vận hành máy móc. Do vậy CBCNV phải tự nghiên cứu, tìm hiểu và nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, cách bảo quản và sử dụng có hiệu quả các loại máy móc dùng trong văn phòng thông qua các loại sách báo và các hình thức khác; tránh trường hợp sự hư hỏng nhẹ của máy móc làm gián đoạn công việc. Văn phòng Tổng công ty cũng có thể cử chuyên viên của tổ tin học đến hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản và xử lý các sự cố kỹ thuật thông thường cho nhân viên ở các phòng ban. Thứ năm, nâng cao trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng. Tổng công ty có lịch sử 43 năm xây dựng và trưởng thành. Trong quá trình phát triển Tổng công ty đã không ngừng nâng cao vị thế và uy tín của mình với thị trường trong nước và quốc tế. Tổng công ty nhận được ngày càng nhiều hợp đồng của các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng có vai trò không nhỏ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Tuy nhiên trình độ ngoại ngữ của hầu hết cán bộ văn phòng Tổng công ty không đủ đáp ứng việc thu thập, xử lý và truyền gửi các thông tin bằng tiếng nước ngoài. Khi có công văn đến bằng tiếng nước ngoài cán bộ văn thư gặp khó khăn trong quá trình xử lý do không nhận định được công văn này gửi cho ai, không kiểm soát được mức độ cần thiết của thông tin nêu trong công văn để tiến hành gửi kịp thời cho người có trách nhiệm. Mỗi khi có công văn đến bằng tiếng nước ngoài nhân viên văn thư phải tìm người dịch hộ hoặc chuyển cho thư ký Tổng giám đốc dịch. Trong tổ thư ký chỉ có một nhân viên có bằng cử nhân tiếng anh vì vậy công việc nhiều khi không được giải quyết kịp thời. Để khắc phục vấn đề này Tổng công ty nên mở lớp học tiếng anh cho CBCNV vào thời gian hợp lý và tạo điều kiện cho họ đi học. Tổng công ty cũng cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ đối với CBNV Tổng công ty, nhất là tại các phòng ban chuyên môn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài như phòng Xuất nhập khẩu, phòng KCS, các ban quản lý dự án, văn phòng Tổng công ty…Đây là yếu tố đóng góp vào thành công của Tổng công ty vì khi có ngoại ngữ đội ngũ CBNV có thể tiếp xúc được với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc thường ngày. 3.6. Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng và cụ thể cho từng bộ phận công tác Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng Tổng công ty là một việc làm cần thiết. Thông qua kế hoạch hoạt động năm văn phòng có thể biết được những công việc nào cần phải hoàn thành, những mục tiêu nào cần phải hướng tới, ai là người chịu trách nhiệm thực hiện, thực hiện như thế nào và kết quả ra sao. Việc cụ thể kế hoạch công tác cho từng bộ phận làm nhân viên có thể chuyên sâu từng lĩnh vực, từng hoạt động công vụ của văn phòng từ đó loại bỏ được sự chồng chéo trong thực hiện công việc, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công việc văn phòng. Cuối mỗi năm văn phòng Tổng công ty cần tiến hành sơ kết, tổng kết tình hình các mảng hoạt động của văn phòng. Trong quá trình đó văn phòng phải tiến hành phân tích tình hình thực hiện chương trình kế hoạch năm về các nhiệm vụ, mục tiêu, biện pháp thực hiện và các nhân tố ảnh hưởng. Văn phòng Tổng công ty cũng cần dự kiến các mục tiêu phát triển của năm sau trên cơ sở thực trạng hoạt động và xu thế phát triển của thời đại; xác định thế mạnh và những nguồn tiềm năng mà văn phòng cần phải khai thác để thực hiện các mục tiêu phát triển của năm tới. Bên cạnh đó văn phòng Tổng công ty cần xây dựng những giải pháp mang tính khả thi để thực hiện có hiệu quả các mục tiêu dự kiến. Hiện nay chương trình, kế hoạch hoạt động năm của Tổng công ty chủ yếu nằm trong nghị quyết của đại hội CNVC và chỉ hướng vào những mục tiêu lớn như doanh thu; lợi nhuận; thu nhập doanh nghiệp; bàn giao, hạ thuỷ những con tàu nào… Chương trình, kế hoạch của Tổng công ty không hướng vào những công việc mang tính chất sự vụ. Trên thực tế chỉ có một số phòng ban của Tổng công ty có chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể cho từng thời kỳ như: ban Tuyên giáo, ban Dân vận, Uỷ ban kiểm tra, phòng An toàn lao động (kế hoạch tập huấn công tác bảo hộ lao động định kỳ hàng năm), phòng Tổ chức - Tiền lương (kế hoạch dài hạn về công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân sự)… Đại đa số các phòng ban chưa xây dựng chương trình làm việc cụ thể mà bị động chờ sự phân công nhiệm vụ của cấp trên, sau khi thực hiện công việc không tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm. Điều này có ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện công việc. Để khắc phục nhược điểm tồn tại này Chánh văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty trong việc lập chương trình, kế hoạch công tác cho bộ phận văn phòng nói riêng mà còn phải xây dựng chương trình làm việc cụ thể tới từng phòng ban, bộ phận trong Tổng công ty. 3.7. Tăng cường nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động văn phòng Tổng công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO từ năm 2003. Hệ thống quản lý chất lượng này đã được cụ thể hoá bằng văn bản và phổ biến tới các đơn vị, bộ phận trong toàn Tổng công ty trong đó có quy định rõ các quy trình trong thực thi công vụ của văn phòng nói riêng và các phòng ban chức năng nói chung như: quy trình tuyển dụng nhân sự; giải quyết khiếu nại của khách hàng; quy trình đóng tàu thuỷ; các hành động cải tiến, khắc phục và phòng ngừa…Mặc dù các quy trình này đã được tập hợp thành bộ hồ sơ gửi tới các phòng ban nhưng vẫn còn xảy ra tình trạng nhân viên làm việc theo kinh nghiệm, chưa hiểu và nắm rõ các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Để giải quyết vấn đề trên văn phòng Tổng công ty nói riêng và các bộ phận, phòng ban chức năng nói chung cần nâng cao ý thức của CBNV trong việc nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng liên quan đến công việc do mình phụ trách. Có như vậy các hoạt động công vụ mới được thực hiện một cách nhất quán, đồng bộ, nâng cao được hiệu quả công việc. Trên đây là một số nhận xét, kiến nghị của em đối với công tác văn phòng dựa trên cơ sở tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng tình hình hoạt động của Tổng công ty. Với mục tiêu phấn đấu trở thành một trong những đơn vị hàng đầu của ngành CNTT Việt Nam thì việc hoàn thiện và không ngừng nâng cao hiệu quả công tác văn phòng lại càng cấp thiết và trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Vì vậy, em mong những giải pháp trên sẽ được quan tâm, xem xét và sớm đưa vào thực tiễn để phần nào khắc phục được những thiếu sót còn tồn tại và thúc đẩy hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng tại Tổng công ty. KẾT LUẬN Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu có bề dày 43 năm xây dựng và trưởng thành, đang trên đà phát triển lớn mạnh hoà cùng với tình hình phát triển kinh tế đất nước. Qua quá trình thực tập tại công ty, được sự quan tâm giúp đỡ của các phòng ban đã giúp em nắm bắt, thâm nhập thực tế và củng cố, hoàn thiện kiến thức lý luận tiếp thu được trong nhà trường. Đây cũng là điều kiện thuận lợi cho em đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế công tác văn phòng ở Tổng công ty. Từ việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Tổng công ty trên các mặt như công tác thông tin, công tác văn thư - lưu trữ, công tác hậu cần…em đã rút ra được những nhận xét, đánh giá về kết quả đã đạt được, những mặt còn hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Trên cơ sở đó đề xuất những kiến nghị nhằm hoàn thiện tốt hơn nữa công tác văn phòng tại Tổng công ty. Do phạm vi đề tài rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, trình độ chuyên môn, nhận thức còn hạn chế nên bài khoá luận không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các phòng ban, đơn vị thuộc Tổng công ty CNTT Nam Triệu đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm tốt nghiệp. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thạc sỹ Trần Thị Ngà - Giảng viên Trường Học viện Hành chính Quốc gia đã giúp em hoàn thành bài khoá luận này. Em xin chân thành cảm ơn Hải Phòng, ngày 10 tháng 6 năm 2009 Sinh viên Phạm Thị Thu Thảo TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành chính văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất bản Thống kê). Tài liệu môn học “Quản trị văn phòng”, “Kỹ năng thư ký” (ThS Trần Thị Ngà - Học viện Hành chính Quốc Gia). Nghiệp vụ hành chính văn phòng (ThS Trần Thị Thu Hương – Nhà xuất bản Tổng hợp TP Hồ Chí Minh). Một số khóa luận khác cùng đề tài. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3 1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 3 1.1.1. Khái niệm văn phòng 3 1.1.2. Vị trí của văn phòng 4 1.1.3. Vai trò của văn phòng 4 1.1.4. Chức năng của văn phòng 5 1.1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 5 1.1.4.2. Chức năng hậu cần 6 1.1.5. Nhiệm vụ của văn phòng 7 1.1.5.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị 7 1.1.5.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoach hoạt động của cơ quan, đơn vị 8 1.1.5.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 8 1.1.5.4. Trợ giúp về văn bản 9 1.1.5.5. Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức. 9 1.1.5.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 10 1.1.5.7. Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng 10 1.1.6. Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức 11 1.1.6.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 11 1.1.6.2. Điều hành công việc văn phòng 11 1.1.6.3. Xây dựng quy chế làm việc 12 1.1.6.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 12 1.1.6.5. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 13 1.1.6.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 14 1.1.6.7. Công tác hậu cần 15 1.1.6.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực 15 1.1.7. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng 16 1.1.8. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 16 1.1.9. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 17 1.1.9.1. Nguyên tắc pháp chế 18 1.1.9.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ 18 1.1.9.3. Nguyên tắc liên tục 18 1.1.9.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm 18 1.1.9.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính 19 1.2. Công tác văn phòng 19 1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng 19 1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 19 1.2.3. Hiệu quả của công tác văn phòng 20 Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 22 2.1. Tổng quan về Tổng công ty CNTT Nam Triệu 22 2.1.1. Giới thiệu chung 22 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển 22 2.1.3. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh 24 2.1.4. Hình thức hoạt động quản lý 24 2.1.5. Các sản phẩm chính 25 2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 25 2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 26 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 27 2.2.2.1. Tổng giám đốc 27 2.2.2.2. Các phó tổng giám đốc 27 2.2.2.3. Các phòng ban 28 2.3. Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu 34 2.3.1. Thuận lợi 34 2.3.2. Khó khăn 35 2.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây 35 2.4.1. Công tác đầu tư xây dựng 35 2.4.2. Chiến lược phát triển 36 2.4.3. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế 36 2.5. Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu 37 2.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 37 2.5.2. Điều kiện làm việc của văn phòng 41 2.5.2.1. Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng 41 2.5.2.2. Trang thiết bị của văn phòng 42 2.5.2.3. Môi trường làm việc 43 2.5.3. Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty 44 2.5.3.1. Công tác tham mưu……………………………………………………...44 2.5.3.2. Công tác tổng hợp……………………………………………………….46 2.5.3.3. Công tác thông tin 47 2.5.3.4. Công tác văn thư - lưu trữ 52 2.5.3.5. Công tác tổ chức hội nghị 68 2.5.3.6. Công tác hậu cần 72 2.5.3.5. Công tác phục vụ 81 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU 82 3.1. Giải pháp về công tác tham mưu…………………………………………….82 3.2. Giải pháp về công tác thông tin 83 3.3. Giải pháp về công tác văn thư - lưu trữ 84 3.4. Giải pháp về công tác hậu cần 86 3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng………………………………………………………………………...86 3.6. Xây dựng kế hoạch hoạt động năm của văn phòng và cụ thể cho từng bộ phận công tác…………………………………………………………………………...88 3.7. Tăng cường nghiên cứu quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động văn phòng……………………………………………………….89 KẾT LUẬN 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91