Đề tài Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

số, ký hiệu, trích yếu của công văn. Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thƣ nhận văn bản. Văn bản đến phải đƣợc làm thủ thục tiếp nhận, vào sổ văn bản đến ngay trong ngày; Nếu văn bản đƣợc gửi đến vào ngày nghỉ thì đƣợc làm thủ tục tiếp nhận vào ngày làm việc tiếp theo (trừ trƣờng hợp văn bản có ghi mức độ khẩn). Hình 2.8: Mẫu dấu đến U.B.N.D HUYỆN ĐẦM HÀ CÔNG VĂN ĐẾN Số: Ngày tháng năm (Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010) Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, dập xoá hoặc viết tắt, tránh trùng số hoặc bỏ sót số. Các yếu tố nội dung cần Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 41 - phải ghi vào các mẫu sau: Hình 2.9: Mẫu nội dung sổ công văn đến Ngày đến Số đến Cơ quan gửi văn bản đến Số/kí hiệu văn bản Ngày văn bản Tên loại và trích yếu Lƣu hồ sơ Nơi nhận Kí Nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 21/6/09 1109 UBND Tỉnh 1730/ 2009/ QĐ- UBND 19/6/09 Quyết định v/v Ban hành chế độ họp UBND huyện Đầm Hà (Nguồn: văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, năm 2009) Bước 4: Trình, chuyển giao văn bản đến Văn thƣ sau khi vào sổ văn bản đến trình cho Chánh văn phòng xem xét, giải quyết. Chánh văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của văn phòng; chức năng nhiệm vụ và kế hoạch công tác đƣợc giao, cho ý kiến phân phối văn bản chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng, cán bộ văn thƣ có trách nhiệm chuyển ngay văn bản cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý theo quy định. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Khi chuyển văn bản đến phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đến. Hình 2.10: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc ngƣời nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 25/06/2009 1112 Phòng Văn hóa và thông tin (Nguồn:văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2009) Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 42 - Bước 5: Đôn đốc ,theo dõi việc giải quyết văn bản Hình 11: Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến STT Tác giả công văn Số, ký hiệu công văn Ngày ký công văn Trích yếu nội dung công văn Ngƣời nhận giải quyết Thời hạn giải quyết Nội dung giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời(nếu có) Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …. …… …… …… …… ……. ……. …… ……….. …….. (Nguồn:văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010) Vai trò Tiếp nhận và quản lý văn bản đến đƣợc thực hiện tốt sẽ đảm bảo đƣợc việc tiếp nhận thông tin của Văn phòng nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo thông tin đến đúng đối tƣợng, công việc cần giải quyết đƣợc giao đúng ngƣời có thẩm quyền. Góp phần đảm bảo chất lƣợng công việc của Văn phòng cũng nhƣ của UBND huyện. Kết quả thực hiện Trong thời gian qua việc tiếp nhận và quản lý văn bản đến đƣợc văn phòng HĐND và UBND huyện thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình và đạt đƣợc một số kết quả sau: Trong những năm qua, 100% văn bản đến đƣợc văn phòng HĐND và UBND huyện tiếp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tƣợng, đảm bảo 100% công việc đƣợc giải quyết đúng thời hạn, đúng thẩm quyền. Trong năm 2008, văn phòng đã tiếp nhận 2.965 văn bản đến, trong đó: - Công văn của Chính phủ và các bộ 207 số văn bản - HĐND tỉnh 50 số văn bản - UBND Tỉnh 1.035 số văn bản - Các sở ban ngành của tỉnh 1.723 số văn bản. Trong năm 2009, Văn phòng đã tiếp nhận 2.591 văn bản đến,trong đó: - 304 văn bản của các bộ,ngành,trung ƣơng. - 996 văn bản của HĐND và UBND tỉnh. - 1.291 văn bản của các sở,ban,ngành. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 43 - 2.3.3.2. Quản lý văn bản đi Quy trình quản lý văn bản đi Hình 2.12:Quy trình quản lý văn bản đi Bước 1: Kiểm tra văn bản Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót phải kịp trình báo Chánh văn phòng hoặc ngƣời soạn thảo biết để sữa chữa sai sót trƣớc khi ban hành. Bước 2: Đóng dấu cơ quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có) Đóng dấu cơ quan: - Đóng dấu phải ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực dấu quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký phải đòng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ngƣời ký văn bản quyết định và dấu đƣợc đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản của phụ lục đó Đóng dấu khẩn, mật: - Tùy theo mức độ cần đƣợc chuyển phát nhanh, văn bản đƣợc xác định độ khẩn theo bao mức: hỏa tốc, thƣợng khẩn hoặc khẩn. - Dấu chỉ mức độ khẩn đƣợc khắc theo hƣớng dẫn tại Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Bước 3: Đăng ký văn bản đi Trƣớc khi chuyển văn bản đi, cán bộ văn thƣ có trách nhiệm đăng ký văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản đi chính xác, đầy đủ. Kiểm tra văn bản Đóng dấu Đăng ký văn bản đi Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản Lƣu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản lƣu Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 44 - Hình 2.13: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Ngày đến Số đến Cơ quan gửi văn bản đến Số/kí hiệu văn bản Ngày văn bản Tên loại và trích yếu Lƣu hồ sơ Nơi nhận Kí nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …. ….. …….. ……… …… …….. ……… ….. ……. ….. (Nguồn: văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010) Bước 4: Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản. Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, cán bộ văn thƣ phải chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, kể từ ngày văn bản đƣợc ký ban hành; những văn bản khẩn phải đƣợc chuyển ngay sau khi ký ban hành. Việc chuyển phát văn bản đi có thể thực hiện qua đƣờng bƣu điện, fax hoặc qua internet. Bước 5: Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản lưu Mỗi văn bản phát hành phải lƣu ít nhất hai bản chính, một bản lƣu tại văn thƣ Văn phòng và một bản lƣu trong hồ sơ soạn thảo văn bản. Bản lƣu văn bản đi tại bộ phận văn thƣ Văn phòng HĐND và UBND huyện phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm lập sổ theo dõi, phục vụ kịp thời theo yêu cầu sử dụng bản lƣu tại văn thƣ theo quy định của pháp luật. Vai trò Quản lý tốt văn bản đi giúp văn bản đƣợc chuyển phát đi đảm bảo đúng nội dung, thể thức văn bản. Văn bản đi là phƣơng tiện truyền đạt một cách đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết. Quản lý tốt văn bản đi giúp văn phòng nắm bắt đƣợc kết quả của việc ban hành văn bản đó. Kết quả thực hiện Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 45 - Trong thời gian qua, văn phòng đã quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành các văn bản của Văn phòng, HĐND và UBND huyện. Cụ thể: Năm 2008: - Văn phòng đã tham mƣu, trình lãnh đạo UBND huyện ký và ban hành 4.142 văn bản. Trong đó: + 2.548 Quyết định + 21 Chỉ thị + 162 Thông báo + 70 Kế hoạch + 126 Tờ trình + 208 Giấy mời + 185 Báo cáo + 822 công văn khác - Tham mƣu trình lãnh đạo HĐND huyện ký và ban hành 117 văn bản,trong đó có 27 Nghị quyết HĐND huyện và 90 văn bản khác. - Văn phòng HĐND và UBND huyện đã ban hành 50 văn bản chuyển đi. Năm 2009: - Văn phòng đã tham mƣu, trình lãnh đạo UBND huyện ký và ban hành 3.829 văn bản. Trong đó: + 2.553 Quyết định + 32 Chỉ thị + 172 Thông báo + 55 Kế hoạch + 195 Tờ trình + 202 Giấy mời + 126 Báo cáo + 494 công văn khác - Tham mƣu trình lãnh đạo HĐND huyện ký và ban hành 129 văn bản, trong đó có 08 Nghị quyết HĐND huyện và 121 văn bản khác. - Văn phòng HĐND và UBND huyện đã ban hành 65 văn bản chuyển đi. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 46 - Hạn chế: Công văn gửi đi đôi khi chƣa đảm bảo đƣợc thời gian, dẫn đến một số cơ quan thực hiện chỉ đạo của UBND huyện còn chậm, ảnh hƣởng đến công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện. 2.3.4. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu Chánh văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu của HĐND và UBND huyện và con dấu của cơ quan. Các con dấu phải đƣợc để tại trụ sở của văn phòng HĐND và UBND huyện và Chánh văn phòng giao cho cán bộ văn thƣ lƣu trữ và đóng dấu. Khi phát hiện mất con dấu, phải trình báo ngay cho cơ quan Công an cấp có thẩm cấp huyện hoặc nơi xảy ra mất dấu, đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho cấp có thẩm quyền và làm thủ tục cần thiết để xin cấp lại dấu. Trách nhiệm của cán bộ văn thư về quản lý và sử dụng con dấu: - Bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho ngƣời khác khi chƣa đƣợc phép bằng văn bản của ngƣời có thẩm quyền. - Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị. - Chỉ đƣợc đóng dấu vào những văn bản tài liệu sau khi đã có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền ký văn bản. - Không đƣợc đóng dấu khống chỉ. Nguyên tắc đóng dấu: - Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng dấu mực quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ngƣời ký văn bản quyết định và dấu đƣợc đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục đó. - Việc đóng dấu giáp lai , đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 47 - ngành đƣợc thực hiện theo quy định của bộ trƣởng, thủ trƣởng cơ quan quản lý ngành. Việc sử dụng và quản lý con dấu đƣợc nhân viên văn thƣ thực hiện theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ. Kết quả thực hiện Văn phòng đã thực hiện quản lý con dấu theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình. 2.3.5. Nghiệp vụ lưu trữ Công tác lƣu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm: Thu thập,bổ sung tài liệu vào kho lƣu trữ của UBND huyện và chỉnh lý tài liệu tại cơ quan thuộc UBND huyện ; Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong qua trình hoạt động của UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện. Cán bộ lưu trữ Văn phòng HĐND và UBND huyện có nhiệm vụ: - Quản lý, hƣớng dẫn, kiểm tra công tác lƣu trữ và báo cáo thống kê của văn phòng theo quy định Nhà Nƣớc. - Đôn đốc việc lập hồ sơ hiện hành ở UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện là nguồn nộp tài liệu vào kho lƣu trữ huyện theo quy định. - Thu thập hồ sơ đã giải quyết xong vào kho lƣu trữ huyện. - Phân loại, chỉnh lý , xác định giá trị tài liệu. - Thống kê, kiểm kê, kiểm tra hồ sơ, tài liệu lƣu trữ và báo cáo thống kê. - Bảo vệ, bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ. - Phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Vai trò: Công tác lƣu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng, công tác lƣu trữ không chỉ đảm bảo tài liệu của UBND huyện đƣợc bảo quản cẩn thận mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời khai thác khi muốn sử dụng tài liệu. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 48 - Kết quả thực hiện: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đã thực hiện tốt công tác lƣu trữ cho kho lƣu trữ của UBND huyện. Đảm bảo việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cho ngƣời khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu thuộc UBND huyện. Không để xảy ra trƣờng hợp mất mát hƣ hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản. Bố trí đủ diện tích lƣu trữ tài liệu gồm: 12 tủ tài liệu bằng sắt cho 12 lĩnh vực chuyên môn của các phòng ban và 30m2 giá sắt để tài liệu quanh tƣờng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ với 01 máy vi tính và 01 máy scan phục vụ công tác lƣu trữ. 2.3.6. Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo Việc xây dựng chương trình kế hoạch ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà: Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch 5 năm và hàng năm của HĐND và UBND huyện. Văn phòng HĐND và UBND huyện xây dựng chƣơng trình công tác năm căn cứ vào: Nghị quyết đại hội Đảng bộ huyện về mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội. Căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch UBND tỉnh giao. Kết quả thực hiện nhiệm vụ năm trƣớc. Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện. Xu thế vận động chung của thời đại. Chƣơng trình, kế hoạch công tác năm bao gồm: chƣơng trình công tác từng quý, chƣơng trình công tác tháng và chƣơng trình công tác từng tuần. Vào tháng 11 hàng năm, Văn phòng HDDND và UBND thực hiện việc xây dựng chƣơng trình công tác năm trình Chủ tịch UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo và thông qua vào phiên họp thƣờng kỳ tháng 12 của UBND huyện. Chƣơng trình công tác tháng nêu lên nhiệm vụ trọng tâm cho cơ quan Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 49 - chuyên môn thuộc UBND huyện, chƣơng trình công tác này bao gồm cả sự phối gợp giữa các cơ quan đoàn thể. Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, các ban ngành, các xã, thị trấn căn cứ vào tiến độ chuận bị các đề án, chƣơng trình, kế hoạch trong chƣơng trình công tác năm, căn cứ vào vấn đề còn tồn đọng, các vấn đề mới phát sinh trong tháng cần giải quyết gửi đến văn phòng. Chậm nhất là ngày 01 tháng sau, Văn phòng phải tổng hợp chƣơng trình công tác tháng của huyện, trình Chủ tịch UBND huyện quyết định và gửi cho các ban ngành, các xã, thị trấn biết và thực hiện. Căn cứ vào kế hoạch công tác tháng, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác tuần. Các cá nhân tự xây dựng cho mình kế hoạch công tác cá nhân dựa trên nhiệm vụ đƣợc giao. Văn phòng căn cứ vào kế hoạch đã lập, hoặc giấy mời, giấy triệu tập... để lên kế hoạch công tác cho Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện. Khi lập kế hoạch, văn phòng cần nắm đƣợc mục đích, nội dung, thời gian, lịch trình công tác... để bố trí phƣơng tiện đi lại, dự trù kinh phí, giấy tờ tài liệu liên quan… để chuyến công tác cùa lãnh đạo đƣợc thuận lợi và thành công. Vai trò: Văn phòng HĐND và UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch làm việc cho UBND huyện. Chƣơng trình, kế hoạch là hình ảnh tƣơng lai của cơ quan, nếu đƣợc xây dựng hợp lý, sát với yêu cầu thực tế sẽ góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động của UBND huyện nói chung và Văn phòng nói riêng, giúp các lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong cơ quan chủ động với quỹ thời gian làm việc của mình. Ngƣợc lại, công tác này thực hiện không tốt sẽ làm trì trệ tiến độ hoạt động của cơ quan và ảnh hƣởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động, tính khả thi trong công việc của mỗi cá nhân nói riêng và cơ quan nói chung. Kết quả thực hiện: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà thực hiện tốt công tác xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác cho UBND huyện. Chƣơng trình công tác đƣa ra đúng thời gian quy định, đảm bảo tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của các Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 50 - phòng ban. Chƣơng trình kế hoạch công tác đƣợc xây dựng sát với mục tiêu đề ra và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ UBND Tỉnh giao. Các nhiệm vụ đƣa ra cho các ban ngành, đoàn thể đảm bảo đúng quyền hạn và trách nhiệm, phát huy tối đa việc phối hợp làm việc giữa các ban ngành, đoàn thể, nâng cao hiệu quả công việc. 2.3.7. Nghiệp vụ tổ chức hội họp Quy trình tổ chức hội họp Hình 2.14: Quy trình tổ chức hội họp Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các hội họp Căn cứ vào chƣơng trình công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng và yêu cầu giải quyết công việc, Chánh văn phòng chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải đƣợc thông báo trƣớc cho các đối tƣợng đƣợc triệu tâp hoặc mời tham dự. Các cuộc họp bất thƣờng chỉ để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp Chuẩn bị Tiến hành cuộc họp Kết thúc cuộc họp Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 51 - Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp Chuẩn bị nội dung Nội dung cuộc họp phải đƣợc phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo theo đúng yêu cầu và thời gian theo quy chế làm việc. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp cần đƣợc chuẩn bị đầy đủ trƣớc thành văn bản. Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. Trong một số trƣờng hợp cụ thể, để tăng chất lƣợng cuộc họp, Chánh văn phòng có thể chỉ đạo ngƣời đƣợc phân công chuẩn bị nội dung cuộc họp gửi tài liệu cho các đại biểu dự họp nghiên cứu trƣớc. Xác định thời gian tiến hành cuộc họp: Thời gian tiến hành một cuộc họp đƣợc quy định nhƣ sau: - Họp tham mƣu, tƣ vấn: không quá một buổi làm việc. - Họp chuyên môn: Từ một buổi cho đến một ngày làm việc, có thể kéo dài hơn nhƣng không quá hai ngày. - Họp tổng kết công tác năm: không quá 01 ngày. - Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề: từ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung chuyên đề. - Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề. Các cuộc họp khác tùy tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý nhƣng không quá 02 ngày. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp: Tùy tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu cuộc họp mà xác định thành phần số lƣợng ngƣời tham dự cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả. Dự trù kinh phí: Sử dụng kinh phí sao cho tiết kiệm và hiệu quả Hàng tháng, căn cứ vào chƣơng trình hội nghị diễn ra trong tháng, Chánh văn phòng lên kế hoạch lập và dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sao cho tiết Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 52 - kiệm, hiệu quả, cụ thể với các mức chi đƣợc căn cứ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. + Chi mua và in ấn tài liệu phục vụ cho hội nghị : tùy tình hình thực tế và có hóa đơn kèm theo. + Chi mua nƣớc uống : 7000 đ/ngày/đại biểu. + Chi trang trí khánh tiết: tối đa 200.000/hội nghị. + Chi hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu khách mời không thuộc diện hƣởng lƣơng từ ngân sách Nhà nƣớc : 50.000 đ/ngày/đại biểu. + Chi hỗ trợ tiền nghỉ cho đại biểu khách mời không thuộc diện hƣởng lƣơng từ ngân sách Nhà nƣớc : 100.000 đ/ngày/đại biểu. Bước 3: Gửi giấy mời họp Giấy mời họp phải đƣợc ghi rõ những nội dung sau: Ngƣời triệu tập và chủ trì Thành phần tham dự Ngƣời đƣợc triệu tập; ngƣời đƣợc mời tham dự Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp Những yêu cấu đối với ngƣời đƣợc triệu tập hoặc đƣợc mời tham dự. Giấy mời họp phải đƣợc gửi trƣớc ngày dự họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trƣờng hợp các cuộc họp đột xuất. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 53 - Hình2.15: Ví dụ về mẫu giấy mời họp ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐẦM HÀ .......................... Số: /GM-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ........................................ Đầm Hà,ngày 18 tháng 08 năm 2009 GIẤY MỜI Họp thành viên UBND huyện phiên thường kỳ tháng 08 năm 2009 Kính gửi:......................................... Căn cứ chƣơng trình công tác năm 2009,UBND huyện Đầm Hà kính mời các đ/c dự họp thành viên UBND huyện phiên thƣờng kỳ tháng 8 năm 2009. *Thành phần: - Thƣờng trực HĐND huyện - Lãnh đạo UBND huyện, Thành viên UBND huyện. - Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện. - Lãnh đạo các cơ quan: Phòng thống kê, Ban đền bù GPMB, Ban quản lý rừng phòng hộ, Ban QLDACT, Đài PT-TH. *Nội dung: Thông qua tình hình KT-XH tháng 8/2009; Thông qua nhiệm vụ KT-XH tháng 9/2009 (Văn phòng HĐND-UBND chuẩn bị). Thông qua báo cáo về việc thực hiện công tác xã hội hóa các lĩnh vực giáo dục, văn hóa-TDTD và y tế từ năm 2001 đến năm 2009 (Văn phòng HĐND và UBND tổng hợp). *Thời gian: từ 8h00 ngày 21 tháng 08 năm 2009 *Địa điểm: Phòng họp HĐND-UBND huyện (tầng 3). *Chủ trì: đ/c………………..– Chủ tịch UBND huyện. Trân trọng kính mời các đồng chí về dự họp./. Nơi nhận: -Nhƣ thành phần mời -Chánh,phó văn phòng -Lƣu văn phòng. GM.28 bản TL.UBND HUYỆN ĐẦM HÀ CHÁNH VĂN PHÒNG Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 54 - Bước 4: Tiến hành cuộc họp Văn phòng có trách nhiệm tổ chức tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi, dẫn khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài liệu... Văn phòng phải bố trí nhân viên để đảm bảo hệ thống ánh sáng, loa đài, điện… Trách nhiệm người chủ trì: - Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chƣơng trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp. - Xác định thời gian tối đa cho mỗi ngƣời tham dự họp đƣợc trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý. - Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích.yêu cầu đặt ra. - Có ý kiến kết luận cuộc họp, trƣớc khi kết thúc cuộc họp. Trách nhiệm người tham dự cuộc họp - Nghiên cứu tài liệu, văn bản cuộc họp trƣớc khi đến dự. - Chuẩn bị ý kiến phát biểu tại cuộc họp. - Đến họp đúng giờ, tham dự hết thời gian cuộc họp. - Khi dự họp phải nghiêm túc, không làm việc riêng hoặc xử lý việc không liên quan đến cuộc họp. Nội dung, diễn biến cuộc họp phải đƣợc ghi thành biên bản. Trong trƣờng hợp cần thiết thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. Biên bản cuộc họp bao gồm những nội dung sau: Ngƣời chủ trì và danh sách ngƣời có mặt tại cuộc họp. Những vấn đề đƣợc trình bày,thảo luận tại cuộc họp. Ý kiến phát biểu của những ngƣời tham dự. Kết luận của ngƣời chủ trì và các quyết định đƣợc đƣa ra tại cuộc họp. Bước 5: Kết thúc cuộc họp Khi kết thúc cuộc họp, ngƣời chủ trì phải có ý kiến tổng kết kết quả cuộc họp. Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, phải có thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp gửi các cá nhân, cơ quan, đơn vị có liên quan biết và thực hiện. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 55 - Nội dung chính của biên bản báo cáo kết quả cuộc họp: - Ý kiến kết luận của ngƣời chủ trì cuộc họp về các vấn đề đƣợc đƣa ra tại cuộc họp. - Quyết định của ngƣời có thẩm quyền đƣa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện. Vai trò Tổ chức cuộc họp đƣợc thực hiện tốt là điều kiện để cuộc họp đƣợc thành công, đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Tổ chức cuộc họp một cách khoa học, hợp lý giúp văn phòng đảm bảo thời gian tiến hành cuộc họp; Thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí các chi phí tiến hành cuộc họp… Kết quả thực hiện Văn phòng đã thực hiện thành công các cuộc họp của thƣờng trực HĐND và UBND huyện nhờ thực hiện tốt khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của văn phòng đa số là thanh niên, do đó có sự năng động, nhiệt tình trong công việc cao. Các công việc khi tiến hành cuộc họp đƣợc sắp xếp, phân công cụ thể cho các cán bộ nhân viên, mỗi ngƣời đều hiểu rõ đƣợc trách nhiệm công việc của mình, không có hiện tƣợng chồng chéo công việc, hoặc một ngƣời phải đảm nhiệm nhiều công việc nên các cuộc họp, hội nghị đƣợc tiến hành thuận lợi. 2.4. Đánh giá tổng thể Kết quả đạt được: Các nghiệp vụ của văn phòng đều có văn bản hƣớng dẫn cụ thể nên đƣợc thực hiện chính xác, đúng quy trình và đảm bảo theo yêu cầu về nghiệp vụ: Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin: Văn phòng thực hiện tốt, đảm bảo nguồn thông tin đến lãnh đạo là thông tin mới, chính xác. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP, thực hiện tốt việc rà soát văn bản trƣớc khi ban hành. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 56 - Nghiệp vụ quản lý văn bản đến: 100% văn bản đến đƣợc văn phòng tiếp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tƣợng. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành văn bản. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quyền hạn và trách nhiệm. Nghiệp vụ lƣu trữ: Thực hiện tốt công tác lƣu trữ cho kho lƣu trữ của UBND huyện. Không để xảy ra mất mát, hƣ hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản, có ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ. Nghiệp vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo: Chƣơng trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo đúng thời gian quy định, tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban. Nghiệp vụ tổ chức hội họp: Đƣợc văn phòng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức cuộc họp. Hạn chế: Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Việc rà soát, kiểm tra văn bản phải do lãnh đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo còn thụ động trong việc soạn thảo văn bản. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Việc gửi văn bản đi đôi lúc còn chậm. Nguyên nhân: Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên chƣa cao, thụ động trong công việc. Phần lớn nhân viên mới chỉ đạt trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc đại học tại chức. Một hạn chế rất lớn ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là thiếu biên chế. Khối lƣợng công việc của văn phòng tƣơng đối lớn, nhƣng số lƣợng nhân viên ít, dẫn đến tình trạng một nhân viên có thể kiêm luôn hai hoặc ba công việc. Chính vì thế mà Văn phòng chƣa có sự chuyên môn hóa trong công việc. Lãnh đạo và nhân viên Văn phòng luôn phải cố gắng để hoàn thành đƣợc nhiệm vụ. Nhìn chung, trong thời gian qua, Văn phòng đã thực hiện tốt công tác Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 57 - tham mƣu, giúp việc cho HĐND và lãnh đạo UBND huyện; Thực hiện có hiệu quả công tác tổng hợp, báo cáo các hoạt động của HĐND - UBND huyện, tổ đại biểu HĐND tỉnh tại huyện; Tổ chức phục vụ tốt các hoạt động của HĐND, Thƣờng trực HĐND huyện, lãnh đạo UBND huyện và tổ đại biểu HĐND tỉnh tại huyện. Có đƣợc kết quả nhƣ trên là sự cố gắng của ban lãnh đạo và nhân viên văn phòng, đã khắc phục khó khăn, tận dụng những thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ Tiểu kết chương Chƣơng này đã phân tích, đánh giá và cho thấy thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Trong những năm qua, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà luôn thực hiện tốt chức năng của minh.Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế và thiếu sót cần khắc phục để góp phần tốt hơn nữa vào công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo HĐND và UBND huyện. Từ những kết quả thu đƣợc ở chƣơng này sẽ là căn cứ đƣa ra những giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong chƣơng 3. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 58 - Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ 3.1. Định hướng chung Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện, chính là nâng cao năng lực quản lý Nhà nƣớc, chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Hiệu quả quản lý Nhà nƣớc của UBND cấp huyện không thể tách rời hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện. Do đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là việc làm thiết thực và phù hợp với xu hƣớng phát triển chung. Trƣớc khi đi vào trình bày những biện pháp cụ thể, khóa luận xin trình bày định hƣớng chung để đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng: Một là, nâng cao chất lượng nhân sự cần được xem là một định hướng mang tính chiến lược Nhân sự hay con ngƣời là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nâng cao chất lƣợng nhân sự là một vấn đề cấp bách, nhất là yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc và trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Thực tiễn cho thấy chất lƣợng nguồn nhân lực còn nhiều vấn đề cần bàn, chỉ tính trong cơ quan hành chính sự nghiệp hiện nay, tình trạng vừa thừa, vừa thiếu diễn ra thƣờng xuyên nhƣng chƣa khắc phục đƣợc, thiếu cán bộ chuyên gia, chuyên nghiệp và cũng không ít ngƣời thiếu tâm huyết với nghề. Nâng cao chất lƣợng nhân sự phải đƣợc thực hiện đồng bộ trong cơ quan từ lãnh đạo tới nhân viên. Bồi dƣỡng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên. Nhân viên văn phòng nắm vững các nghiệp vụ văn phòng sẽ có khả năng áp dụng có hiệu quả các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp cơ quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, hiện đại hóa trong hoạt động công vụ của mình. Hai là, hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 59 - Theo hƣớng chung của chƣơng trình cải cách nhà nƣớc về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các nghiệp vụ Các mô hình về bộ phận văn phòng trong cơ quan đƣợc xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động của mỗi cơ quan để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong cơ quan, tổ chức. Ba là, định hướng hiện đại hóa văn phòng Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phòng không hiệu quả chính là thiếu các điều kiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu. Tình trạng trang bị điều kiện làm việc cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo đƣợc tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc của mỗi nhân viên, giúp hiệu quả hoạt động của văn phòng đƣợc nâng cao. Khoa học kỹ thuật phát triển tạo ra nhiều thuận lợi cho văn phòng. Việc ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng không những nâng cao năng suất lao động, giảm bớt khối lƣợng công việc cho nhân viên mà còn làm tăng khả năng hội nhập của văn phòng với xu hƣớng chung của thời đại. Bốn là, định hướng đổi mới hoạt động quản lý, điều hành văn phòng Định hƣớng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các công việc của văn phòng. Thực hiện tốt công tác quản lý, điều hành giúp lãnh đạo văn phòng kịp thời nắm bắt đƣợc thực trạng hoạt động của văn phòng , chủ động trong việc ra các quyết định nhằm củng cố và nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng. Năm là, định hướng đồng bộ về giải pháp Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng cần phải đồng bộ với nhau, phù hợp với thực tiễn của Văn phòng, có nhƣ vậy mới mang tính khả thi. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 60 - 3.2. Một số giải pháp cụ thể 3.3.1. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự. a. Bổ sung biên chế: Trƣớc tiên, một vấn đề mà Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần giải quyết đó là tình trạng thiếu biên chế. Khối lƣợng công việc văn phòng lớn mà số lƣợng nhân viên văn phòng không đủ để đáp ứng nhu cầu của công việc. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần đề nghị UBND huyện xét tuyển thêm 02 biên chế vào Văn phòng, gồm 01 chuyên viên phụ trách công tác dân tộc và 01 chuyên viên tổng hợp. b. Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng trình độ nhân viên: Văn phòng cần xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên. Phần lớn nhân viên văn phòng mới chỉ có trình độ trung cấp, cao đẳng, do đó việc đào tào bồi dƣỡng nâng cao năng lực cho nhân viên là điều văn phòng nên thực hiện. Cần có kế hoạch đào tạo ngắn hạn bổ sung kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận với những đổi mới trong công tác văn phòng và tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động văn phòng. Kế hoạch đào tạo, cử nhân viên đi học nâng cao cần đảm bảo không ảnh hƣởng đến hoạt động của văn phòng. Văn phòng cần chú trọng mục tiêu: Quan tâm tới năng lực thực tiễn của nhân viên chứ không phải bằng cấp. c. Quản lý đầu vào Công tác tuyển dụng có ảnh hƣởng tới chất lƣợng nhân viên, do đó văn phòng cần quan tâm đúng mức. Vì công tác tuyển dụng của văn phòng thông qua hình thức thi viên chức, công chức, văn phòng không trực tiếp tuyển dụng, nên để đảm bảo chất lƣợng nhân viên thì lãnh đạo văn phòng cần lập bản yêu cầu đối với ứng viên về vị trí cần tuyển, và chuyển cho Phòng Nội vụ. Việc này sẽ hạn chế đƣợc tình trạng nhân viên không đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc. Tuy nhiên phải thực hiện tổ chức thi cán bộ công chức một cách nghiêm Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 61 - túc, đảm bảo tính dân chủ, công khai, chọn đúng ngƣời đủ tiêu chuẩn vào bộ máy Nhà nƣớc. Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng cần phải nắm vững tình hình nhân viên trong văn phòng nhƣ kết quả làm việc, tình hình thực hiện nội quy quy chế của văn phòng, tác phong làm việc của từng nhân viên. Thực hiện chính sách khuyến khích nghỉ hƣu trƣớc tuổi đối với những ngƣời sức khỏe yếu, hạn chế về năng lực nhằm tạo ra sự đồng bộ về chất lƣợng nguồn nhân sự. Nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức, viên chức về vị trí và vai trò của Văn phòng: sẽ tác động tới ý thức làm việc của mỗi ngƣời, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần vào công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của UBND huyện, xây dựng quê hƣơng ngày càng giàu đẹp Muốn đạt đƣợc chất lƣợng nguồn nhân sự nhƣ mong muốn, ngoài các giải pháp trên cần phải có sự đổi mới trong chính sách sử dụng, quản lý nguồn nhân sự của lãnh đạo văn phòng. 3.2.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là cơ quan Nhà nƣớc nên mô hình tổ chức của văn phòng đƣợc bố trí theo quy định của Chính Phủ. Văn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng nhân viên một cách rõ ràng, cụ thể để nhân viên hiểu rõ đƣợc trách nhiệm của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo trong công tác quản lý và tạo tính chuyên nghiệp trong hoạt động của văn phòng. 3.2.3. Giải pháp tăng cường đầu tư vào các trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật. 1. Văn phòng cần thay thế một số thiết bị đã cũ nhƣ: Bộ máy tính để bàn đã lâu nên hình thức, chất lƣợng không còn tốt, ảnh hƣởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên và mỹ quan văn phòng. 2. Ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ văn phòng: Đối với nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 62 - Sử dụng hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN) để truyền tải thông tin trong nội bộ văn phòng nói riêng và UBND huyện nói chung. Tận dụng tối đa CNTT vào việc khai thác, thu thập thông tin. Đối với nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ: Thực hiện quản lý văn bản đến và văn bản đi bằng hệ thống trên máy vi tính. Triển khai việc khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ trên hệ thống mạng, tạo thuận tiện cho ngƣời khai thác, tránh rƣờm rà thủ tục, tránh hƣ hại thất thoát (Đối với một số loại tài liệu). Sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật cho công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ: Sử dụng thiết bị bảo vệ tài liệu hiện đại ; Sử dụng thiết bị an ninh cho kho lƣu trữ… 3.2.4. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong văn phòng 1. Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ƣu hoá và nâng cao chất lƣợng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lƣợng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn. 2. Lãnh đạo văn phòng phải là ngƣời biết dung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tạo một mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, phối hợp với nhân viên trong công tác của văn phòng. 3. Lãnh đạo văn phòng cần trang bị cho mình những kỹ năng sau: Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng Kỹ năng quản lý nhân sự Kỹ năng tổ chức: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có quy mô không lớn, do đó lãnh đạo văn phòng đôi khi kiêm luôn vai trò của cán bộ công đoàn, tổ chức các chuyến tham quan, du lịch, tiệc đãi khách… Kỹ năng điều hành cuộc họp 4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng IT-SOFT office. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 63 - KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật, công tác văn phòng có nhiều thay đổi, càng khẳng định vai trò quan trọng của mình đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo. Có thể nói Văn phòng có vai trò nhƣ một “Quản gia” của cơ quan, tổ chức. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong những năm qua đã đạt đƣợc những thành tựu đáng kể: Văn phòng đã thực hiện tốt công tác tham mƣu, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện, thực hiện có hiệu quả công tác tổng hợp, báo cáo các hoạt động của HĐND – UBND huyện, tổ đại biểu HĐND tỉnh tại huyện… Tuy nhiên trƣớc sự phát triển nhanh chóng, không ngừng của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật nhƣ hiện nay, đặt ra cho Văn phòng những thách thức không nhỏ. Điều đó đòi hỏi Văn phòng trong thời gian tới phải không ngừng đổi mới phƣơng thức hoạt động sao cho phù hợp với yêu cầu đổi mới, hiện đại công tác văn phòng. Khóa luận đã tập trung vào một số nội dung chính: Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, qua đó đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phƣơng pháp nghiên cứu, khóa luận này đã kiểm chứng đƣợc các giả thuyết nghiên cứu ban đầu. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện và văn phòng còn tồn tại một số hạn chế về trình độ nhân viên. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện có hiệu quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức. Do hạn chế về thời gian nên khóa luận không thể mở rộng, đi sâu nghiên cứu, trình bày đầy đủ và sâu sắc toàn bộ nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 64 - Tuy nhiên với những nội dung đã trình bày và những giải pháp đƣợc đƣa ra trong khóa luận, hi vọng góp phần nào nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn phòng, nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác về văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 65 - TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức, Nxb. Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. 2. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, Nxb. Tài Chính, Hà Nội. 3. Mike Harvey ( 2001), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội. 4. UBND huyện Đầm Hà (2009), Quyết định số 762/2009/QĐ-UBND về “Ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện” 5. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà (2009), Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 66 - LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới ban giám hiệu trƣờng Đại học dân lập Hải Phòng và các thầy cô bộ môn trong khoa quản trị kinh doanh đã giảng dạy cho em kiến thức về lý luận, nghiệp vụ văn phòng để em có cơ sở lý luận viết bài. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú, anh chị trong Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà, đã giải đáp những thắc mắc của em về hoạt động văn phòng giúp em hoàn thành bài khóa luận này. Đặc biệt, em xin cảm ơn những lời nhận xét, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hƣớng dẫn TS. Trần Thị Thanh Thủy để bài khóa luận của em đƣợc hoàn thiện tốt nhất. Hải Phòng, ngày 15 tháng 6 năm 2010 Sinh viên Lê Thị Nga Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 67 - MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 1 2. Mục đích nghiên cứu ......................................................................................... 2 3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu ..................................................................... 2 4. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................................... 2 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................... 3 6. Bố cục của khoá luận ........................................................................................ 3 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ................................................................................................................ 4 1.1. Lý luận chung về văn phòng. ......................................................................... 4 1.1.1. Khái niệm văn phòng. ................................................................................. 4 1.1.2. Chức năng của văn phòng ........................................................................... 5 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng ............................................................................. 6 1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức ............................................ 7 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng. ........................................................ 8 1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng ................................................................... 8 1.2.2. Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng ......................... 18 1.3. Quản trị văn phòng ....................................................................................... 20 1.3.1. Mục tiêu của Quản trị Văn phòng ............................................................. 21 1.3.2. Các nội dung của Quản trị văn phòng ....................................................... 21 Tiểu kết chƣơng ................................................................................................... 22 Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ ................................................................................ 23 2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà ........................................... 23 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà .................................... 24 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà .............................................. 25 2.2. Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ....... 26 2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ............................................................................................................... 26 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 68 - 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. ......... 28 2.2.3. Nhân sự Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ............................ 29 2.2.4. Điều kiện làm việc..................................................................................... 30 2.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. ............ 33 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin....................................................... 33 2.3.3. Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản ................................................... 39 2.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến ........................................................................... 39 2.3.3.2. Quản lý văn bản đi ................................................................................. 43 2.3.4. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu ..................................................... 46 2.3.5. Nghiệp vụ lƣu trữ ...................................................................................... 47 2.3.6. Nghiệp vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo .... 48 2.3.7. Nghiệp vụ tổ chức hội họp ........................................................................ 50 2.4. Đánh giá tổng thể ......................................................................................... 55 Tiểu kết chương ................................................................................................... 57 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ 58 3.1. Định hƣớng chung ........................................................................................ 58 3.2. Một số giải pháp cụ thể ................................................................................ 60 3.3.1. Giải pháp nâng cao chất lƣợng nhân sự. ................................................... 60 3.2.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng .................................................... 61 3.2.3. Giải pháp tăng cƣờng đầu tƣ vào các trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật. ............................................................... 61 3.2.4. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tac quản lý, điều hành trong văn phòng...................................................................................................................62 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 65 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 69 - Danh mục từ viết tắt: VP Văn phòng HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân Hệ thống bảng, biểu Hình Nội dung Trang 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà 25 2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà 28 2.3 Trình độ đội ngũ nhân viên 29 2.4 Trang thiết bị làm việc 32 2.5 Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin 33 2.6 Quy trình soạn thảo văn bản 36 2.7 Quy trình quản lý văn bản đến 39 2.8 Mẫu dấu đến 40 2.9 Mẫu nội dung sổ công văn đến 41 2.10 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến 41 2.11 Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến 42 2.12 Quy trình quản lý văn bản đi 43 2.13 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 44 2.14 Quy trình tổ chức hội họp 50 2.15 Ví dụ về mẫu giấy mời họp 53