Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu

trị NVL của nhà máy luôn phải đảm bảo đáp ứng đúng số lượng, chủng loại, kích cỡ NVL cho sản xuất với chất lượng đạt tiêu chuẩn nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm. 3.1.2 Quy trình sản xuất Quy trình sản xuất sản phẩm được tuân thủ một cách nghiêm ngặt và đầy đủ, trong đó có hai công đoạn được chú trọng nhất là công đoạn trung hoà và thiêu kết. Đây là hai công đoạn quyết định chất lượng của sản phẩm gang. Với quy trình sản xuất này yêu cầu công tác quản lý và bảo quản NVL không chỉ thực hiện tại kho mà còn thực hiện ở các phân xưởng sản xuất. 3.2 Đặc điểm về công nghệ Nhà máy Luyện Gang là đơn vị phụ thuộc của công ty Gang Thép Thái Nguyên trực thuộc tổng công ty thép Việt Nam, được hình thành và đi vào hoạt động ngày 29/11/1963. Hoạt động của nhà máy là khâu đầu trong dây truyền sản xuất luyện kim của công ty Gang Thép Thái Nguyên. Nhà máy thực hiện nhiêm vụ sản xuất lao động chính là sản xuất gang thỏi và gang lỏng bằng công nghệ lò cao. Sản phẩm của nhà máy một phần nhỏ cung cấp cho thị trường phần còn lại cung cấp cho các đơn vị nhà máy trong công ty (phục vụ cho quá trình luyện thép). Nhà máy có quy mô vừa: Tổng số lao động của nhà máy tính đến năm 2008 là 750 lao động. Với nguồn vốn kinh doanh là 139.252.763.997 (đồng). Các biện pháp mở rộng quy mô sản xuất của nhà máy cũng đang từng bước được thực hiện nhằm hiện đại hoá máy móc thiết bị, nâng cao năng lực sản xuất, mở rộng và nâng cấp hệ thống kho tàng…Nhưng hiện tại trình độ máy móc thiết bị của nhà máy vẫn được đánh giá là tương đối lạc hậu, hầu hết máy móc thiết bị được mua sắm từ những năm của thập niên 80. Những đặc điểm này sẽ gây ra các tác động vừa tích cực, vừa tiêu cực tới hoạt động quản trị NVL của nhà máy. Đối với máy móc trang thiết bị quản trị văn phòng Để đảm bảo cho công tác quản lý nói chung và công tác quản trị NVL nói riêng được thực hiện một cách nhanh chóng hiệu quả, kịp thời. Các phòng ban đều được trang bị máy vi tính trong hệ thống mạng thông tin nội bộ của nhà máy và đều kết nối Internet. Ngoài ra còn có các công cụ hỗ trợ khác như điện thoại, máy in, fax,...Với hệ thống máy móc được trang bị tương đối hiện đại đã giảm thiểu khối lượng công việc, thời gian thủ tục cho các hoạt động quản trị của nhà máy. Chẳng hạn nếu trước đây chưa có máy fax, điện thoại, máy vi tính thông tin được truyền đi giữa các phòng ban trong nhà máy cũng như giữa các nhà máy khác phải qua thư hoặc có người trực tiếp đến thực hiện thì với công cụ hiện đại chỉ cần điện thoại, fax hay mail gủi giữa các phòng ban. Vì vậy rút ngắn được thời gian, chi phí và tiết kiệm nguồn nhân lực của nhà máy. Như vậy tác dụng quan trọng của hệ thống máy móc thiết bị hiện đại này là tính nhanh chóng, thống nhất và đảm bảo của thông tin trong nội bộ nhà máy cũng như với thị trường. Bảng 30: Hệ thống trang thiết bị, máy móc văn phòng STT Chủng loại Số lượng (chiếc) 1 Điện thoại 10 2 Máy Fax 2 3 Máy tính 22 4 Máy in 7 (Nguồn: phòng kế toán-tài chính) Đối với máy móc thiết bị sản xuất Hệ thống máy móc thiết bị sản xuất được tập trung chủ yếu tại phân xưởng sản xuất của nhà máy. Công nghệ và máy móc mà nhà máy sử dụng đã được khấu hao nhiều và có phần lạc hậu. Nhà máy chưa tiếp cận được với công nghệ cao, một số MMTB đã khấu hao hết nhưng vẫn được sử dụng. Đặc biệt là trong việc sử lý NVL trước khi đưa vào lò cao. Hiệu quả hoạt động của nhà máy chưa cao. Hệ thống MMTB sản xuất kém đồng bộ và lạc hậu ảnh hưởng đến các hoạt động khác trước hết là ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, mất nhiều thời gian và công sức hơn để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm và kèm theo đó là hao phí NVL ngày càng cao. Như vậy để có thể khai thác được hết năng lực sản xuất nhà máy cần đầu tư hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn nguyên liệu, đơn giản hoá công tác quản trị NVL đồng thời chất lượng sản phẩm cũng được nâng cao. Bảng 31: Danh mục cơ sở vật chất trang thiết bị tại nhà máy STT Tên thiết bị Năm mua A Máy móc thiết bị sản xuất 1 Các loại máy nghiền, trộn, biến thế 1980 2 Lò hơi 1982 3 Lò cao 1990 4 Hệ thống hút gió, làm nguội 1982 5 Máy nghiền 1980 6 Quạt gió + Cầu trục 1992 7 Băng truyền chuyển quặng 1995 B Phương tiện vận tải 1 Ô tô tải 1995 2 Ô tô con 1999 3 Máy gạt 1992 4 Xe gạt 1989 5 Xe nâng 1989 (Nguồn: Phòng kế toán-tài chính) 3.3 Năng lực thực tế đội ngũ lao động 3.3.1 Năng lực bộ máy quản trị Quy mô bộ máy quản trị là 71 người chiếm 9,5% đội ngũ lao động toàn công ty, cho thấy bộ máy quản trị được tổ chức khá gọn nhẹ, cân đối giữa các bộ phận. Bộ máy quản trị của nhà máy được tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng, các vị trí được phân công, phân nhiệm rõ ràng; Các mối quan hệ trực tuyến chức năng thể hiện qua sơ đồ và những phân tích tổng quát ở chương một cho thấy sự liên kết chặt chẽ và thống nhất mục tiêu giữa các bộ phận phòng ban. Thực tế hoạt động cho thấy nhà máy Luyện Gang có một đội ngũ cán bộ quản lý có tính nhất trí cao nhưng vẫn còn một số bất cập trong quản lý như trình trạng ra quyết định theo cảm tính hay quản lý chưa sâu sát tình hình sản xuất, công tác dự báo nhu cầu chưa đảm bảo tính khoa học...Tuy vậy nhà máy đã và đang dần được hoàn thiện. Với công tác quản trị NVL nhà máy đã tổ chức thực hiện nhất quán với những chính sách phân công quản lý, sử dụng NVL và quản lý nhân công khoa học đã góp phần nâng cao ý thức về trách nhiện trong bảo quản, sử dụng NVL của công nhân, giảm thiểu lãng phí. Chịu trách nhiệm quản trị NVL là phòng kế hoach sản xuất kinh doanh.Nhiệm vụ của phòng: Tìm hiểu, xem xét thị trường mua sắm NVL, đảm bảo về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian cho quá trình sản xuất được liên tục, đúng kế hoạch; Lập kế hoạch thu mua, vận chuyển, cung cấp cho sản xuất và có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn về mặt kỹ thuật cho các phân xưởng sản xuất. Rõ ràng cán bộ quản trị vật tư là những người có tác động trực tiếp đến hiệu quả công tác quản trị NVL, còn các đường lối chỉ đạo của cán bộ quản trị cấp cao hơn và yêu cầu về NVL của các phòng ban khác sẽ vạch ra định hướng phát triển cho công tác quản trị NVL của nhà máy. 3.3.2 Năng lực công nhân viên Lực lượng lao động công nhân viên chiếm đại đa số với 649 người chiếm 86,5% lực lượng lao động của nhà máy và rõ ràng ý thức, trách nhiệm, trình độ tay nghề và khả năng tổ chức sản xuất của họ sẽ tác động rất lớn đến hiệu quả sử dụng NVL của nhà máy. Cán bộ quản lý của nhà máy có 90 người (chiếm 12%), cho thấy bộ máy quản lý chưa thực sự gọn nhẹ. Bộ máy quản trị của nhà máy được tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng, các vị trí được phân công một cách rõ ràng. Lao động trong các phòng ban chủ yếu cố trình độ cao đẳng trở lên tuy nhiên phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ liền một lúc, không có kỹ năng nghiệp vụ chuyên sâu, ra quyết định còn dựa nhiều vào cảm tính, công tác lập kế hoạch mua sắm NVL chưa sát với thực tế….Riêng đối với công tác quản trị NVL hiện nay nhà máy chưa có phòng ban chuyên trách quản lý, cán bộ chưa có trình độ và nghiệp vụ chuyên môn do đó ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực quản trị NVL của nhà máy. Người công nhân trực tiếp sản xuất có ý thức trách nhiệm cao, làm việc chăm chỉ, luôn đảm bảo theo kịp tốc độ của máy móc, thiết bị sử dụng NVL đúng quy cách sẽ đảm bảo cho sản xuất diễn ra bình thường, chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu về số lượng lẫn chất lượng, cũng như giảm thiểu được lượng hao phí NVL... Thực trạng công tác quản lý lao động của nhà máy hiện nay được xem là tương đối hiệu quả. Quyền lợi của công nhân viên được quản lý và đảm bảo thông qua phòng công đoàn và công tác chính trị, phòng này có nhiệm vụ quan tâm sâu sát và giải quyết các ý kiến phản hồi của công nhân một cách thoả đáng, đảm bảo các chế độ thưởng phạt hợp lý và công bằng. Do công tác tổ chức sản xuất, chế độ khuyến khích vật chất, tinh thần tương đối hợp lý và trình độ lành nghề cao của công nhân đã phần nào nâng cao được ý thức thực hành tiết kiệm và sử dụng NVL có hiệu quả.Những quy định chung về việc bảo quản và sử dụng NVL cũng như các chế độ thưởng phạt trong lĩnh vực này cũng được chú trọng tuy vậy vẫn có những nội dung chưa hoàn chỉnh hoặc chưa hợp lý yêu cầu cần phải có những giải pháp hợp lý trong tương lai. 3.4 Đặc điểm về thị trường 3.4.1 Thị trường cung Xu hướng thị trường NVL Sự biến động và phát triển của thị trường NVL cũng gây ra những ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến công tác quản trị NVL của nhà máy. Hiện nay nước ta có rất nhiều mỏ quặng sắt với trữ lượng lớn đang được khai thác cũng như đang được chuẩn bị đưa vào khai thác như mỏ Quý Sa (Lào Cai), mỏ Thạch Khê (Hà Tĩnh) trữ lượng khoảng 550 triệu tấn và ở Thái Nguyên một số mỏ đang được khai thác như: mỏ sắt Trại Cau với trữ lượng quặng 8.142.000 tấn. Mỏ quặng sắt Phúc Ninh (Tuyên Quang) trữ lượng 347.000 tấn. Mỏ sắt Ngườm Cháng (Cao Bằng) với trữ lượng 2.800.000 tấn... Nguyên liệu quặng sắt của nước ta còn khá nhiều bất cập. Hiện nay với trào lưu các địa phương có có quặng sắt do quản lý yếu kém nên dân khai thác tuỳ tiện để xuất khẩu, ngoài việc huỷ hoại môi trường còn gây nên sự ảo tưởng Việt Nam có nguồn quặng sắt dồi dào. Nguồn nguyên liệu quặng trong nước chưa có sự giám sát và khai thác hợp lý nên dẫn đến tình trạng vẫn phải nhập khẩu một lượng lớn quặng từ Trung Quốc. Chất lượng hoạt động của nhà máy phụ thuộc rất lớn vào chất lượng quặng mà nhà máy mua vào vì lò cao không thể sử dụng quặng tuỳ tiện, chất lượng quặng cho vào lò cao để lò chạy ổn định, không bị sự cố thì quặng phải được trung hoà đồng đều thành phần, chất lượng phải tốt. Chính vì lẽ đó chất lượng quặng thu mua trôi nổi trên thị trường không đáp ứng được yêu cầu nói trên. Trước nhu cầu sử dụng nguyên liệu quặng ngày càng cao trong khi khả năng cung cấp trong nước nói chung và trong tỉnh Thái Nguyên nói riêng còn rất hạn chế, thậm trí nhà máy còn phải nhập nguyên liệu từ Trung Quốc và nhiều khi nguồn nguyên liệu được nhập không đảm bảo về chất lượng gây khó khăn cho nhà máy. Hơn nữa NVL phải nhập từ xa nên bị động về thời gian cũng như chi phí NVL ngày càng tăng do giá xăng dầu tăng. Gía cả và chất lượng NVL không ổn định và thường xuyên thay đổi. Bảng 32: Tình hình biến động NVL tại nhà máy Loại NVL Giá thành (đ/tấn) Thời điểm mua Quặng sắt 8-45 649.845,875 05/2008 652.216,120 06/2008 658.529,165 09/2008 Quặng sắt 0-8 656.277,852 07/2008 654.455,285 08/2008 657.248,659 11/2008 Than kôk luyện kim 3.887.220,145 10/2008 4.202.640,963 12/2008 (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất) Nhận xét: Đây là những nguyên nhiên liệu nhà máy nhập với số lượng lớn, giá cả cũng tương đối chênh lệch, thường tăng vào những tháng cuối năm. Số lượng nhà cung ứng Thị trường NVL được chia thành hai thị trường: Thị trường cung ứng NVL trong nước và thị trường cung ứng NVL nước ngoài. Trong đó thị trường cung ứng NVL trong nước chủ yếu là các nhà cung ứng nhỏ lẻ, trữ lượng khai thác không nhiều và không có sự tập trung. Nhà cung ứng truyền thống của nhà máy thường đa số tập trung trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên như: Mỏ sắt Trại Cau, mỏ sắt Phúc Ninh, mỏ sắt Ngườm Cháng ở Cao Bằng,... Đối với nguồn cung ứng nước ngoài chủ yếu nhập từ Trung Quốc, đối với nguồn cung ứng này có khả năng cung ứng với khối lượng lớn tuy nhiên chất lượng lại không được đảm bảo do Trung Quốc có chính sách hạn chế xuất khẩu than cốc luyện kim. Nhập than chính phẩm của Trung Quốc phải có sự chấp thuận của chính phủ nên không dễ dàng. Nhập than cốc địa phương của Trung Quốc thì chất lượn lại xấu, tiêu hao than cho luyện gang rất cao, nên giá thành gang không còn tính cạnh tranh. Như vậy hiện nay số lượng các nhà cung ứng lớn là không nhiều kèm theo đó là tình trạng về số lượng và chất lượng NVL kém ổn định. Chính vì vậy đòi hỏi hệ thống quản trị NVL phải linh hoạt đồng thời đảm bảo tình huống thống nhất trong chính sách mua sắm, dự trữ NVL cũng như tìm kiếm lựa chọn nhà cung ứng cho nhà máy. Môi trường kinh doanh của nhà máy Môi trường kinh doanh của nhà máy đang ngày càng được cải thiện đó là sự cải thiện về hệ thống cơ sở hạ tầng và các thủ tục hành chính của nhà nước thông qua các chính sách và quy định xung quanh hoạt động sản xuất gang. Với hệ thống trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật hạ tầng, đường xá giao thông ngày càng được nâng cấp đã giúp nhà máy rút ngắn thời gian giao nhận hàng. Nếu trước kia một đơn hàng mua sắm NVL trong nước mất khoảng từ 4-5 ngày NVL mới được tập kết tại kho của nhà máy thì nay chỉ trong vòng 2 ngày NVL đã được tập kết tại kho bãi của nhà máy. Đối với đơn đạt hàng ngoài nước thì trong vòng 15 ngày NVL cũng được tập kết tại kho bãi. Thêm vào đó là chính sách về đầu tư, mua sắm, nhập khẩu ngày càng trở nên thông thoáng gọn nhẹ, thông qua việc thay đổi chính sách, các luật hải quan, thuế xuất nhập khẩu, cùng với chính sách một cửa đã giảm bớt thủ tục trong quá trình mua sắm, vận chuyển NVL của nhà máy. Như vậy nhìn chung môi trường kinh doanh tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho hoạt động SXKD nói chung và hoạt động quản trị NVL nói riêng. 3.4.2 Thị trường tiêu thụ sản phảm của nhà máy 3.4.2.1 Thị trường sản phẩm Khách hàng Khách hàng là yếu tố khách quan thường xuyên biến động. Điều này ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch SXKD của nhà máy từ đó ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nguồn NVL. Vì vậy muấn nâng cao năng lực hoạt động quản trị NVL thì đánh giá tốt khách hàng và nhu cầu của họ là một yếu tố rất quan trọng. Với đặc điểm là đơn vị thành viên thuộc Tổng Công ty Gang Thép nên sản phẩm của nhà máy chủ yếu là gang lỏng cung cấp cho nhà máy luyện thép. Phần ít còn lại được chuyển thành gang đúc và được bán cho các doanh nghiệp ngoài. Khách hàng trong Công ty Khách hàng trong Công ty là những khách hàng nằm trong dây truyền sản xuất của Công ty. Những khách hàng này tiêu thụ phần lớn sản lượng sản phẩm của nhà máy (từ 70%-80% sản lượng). Đây là những khách hàng ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế hoạch SXKD của nhà máy. Khách hàng ngoài Công ty Khách hàng ngoài Công ty đa số là những doanh nghiệp vừa và nhỏ nằm trong địa bàn tỉnh Thái Nguyên và một số tỉnh lân cận như Hà Nội, Bắc Ninh, Bắc Giang... Xác định được thị trường tiêu thụ và số lượng khách hàng sẽ giúp cho công tác dự báo nhu cầu sản phẩm và lên kế hoạch SXKD của nhà máy một cách có hiệu quả. 3.4.2.2 Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh là yếu tố khách quan thường xuyên biến động biểu hiện thông qua sự biến động về doanh thu, thị phần, về số lượng khách hàng,… Điề này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì tình hình tiêu thụ sản phẩm là căn cứ quan trọng nhất để xây dựng và điều chỉnh kế hoạch mua sắm và sự trữ NVL. Do địa bàn cung ứng của nhà máy tập trung phần lớn trong địa bàn tỉnh Thái Nguyên. Đối thủ cạnh tranh trong địa bàn tỉnh là không nhiều (Doanh nghiệp Huyền Vọng, Doanh nghiệp Cao Bằng và một số doanh nghiệp nhỏ khác). Thị phần của nhà máy chiếm tới 75%. Qua đó ta thấy đối thủ cạnh tranh chưa tác động nhiều đến tình hình tiêu thụ sản phẩm của nhà máy cũng như hoạt động quản trị cung ứng NVL tại nhà máy. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA NHÀ MÁY LUYỆN GANG 3.1 ĐỊNH HƯỚNG CỦA NHÀ MÁY TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1.1 Đổi mới máy móc công nghệ hiện đại Hiện nay hệ thống máy móc trang thiết bị của nhà máy còn lạc hậu và chưa thực sự đồng bộ điều đó làm ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như chi phí kinh doanh. Vì vậy trong thời gian tới nhà máy sẽ đầu tư hệ thống máy móc trang thiết bị tiên tiến. Đồng thời tuyển chọn và đào tạo nguồn nhân lực một cách kỹ càng qua dó nhằm phục vụ tốt quá trình sản xuất kinh doanh tại nhà máy. 3.1.2 Tiếp tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Nâng cao năng lực quản lý Nhà máy thường tổ chức lớp bồi dưỡng năng lực quản lý hoặc cử cán bộ quản lý có khả năng đi bồi dưỡng ở các trường đại học, cao đẳng nhằm thực hiện định hướng nâng cao năng lực quản lý. Xây dựng phương án sản xuất tối ưu Tiến hành việc quản lý, sử dụng NVL và phế liệu thu hồi một cách khoa học và nhà máy đang nỗ lực để xây dựng các phương án sản xuất tối ưu khi thực hiện đổi mới máy móc thiết bị Tận dụng triệt để năng lực con người và năng lực vật chất cũng đang là mục tiêu mà nhà máy muốn hướng tới thông qua việc khắc phục điểm yếu vàê máy móc thiết bị và chính sách, các biện pháp khuyến khích con người. Áp dụng tốt tiêu chuẩn 5S Xu hướng phát triển xã hội hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lâu dài trong nền kinh tế cần phải xây dựng được sự phát triển toàn diện về mọi mặt không chỉ vầ vấn đề sản xuất kinh doanh mà phải chú trọng đến các vấn đề liên quan như vấn đề bảo vệ môi trường, vấn đề phát triển con người,…Tuân theo xu hướng phát triển tất yếu nhà máy đang thực hiện tốt quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000-2000, áp dụng tố tiêu chuẩn 5S (săn sóc, sẵn sàng, sạch sẽ, sắp xếp). 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA NHÀ MÁY LUYỆN GANG 3.2.1 Xây dựng kế hoạch nhu cầu NVL 1. Cơ sở lý luận Công tác xây dựng kế hoạch NVL là căn cứ cho toàn bộ các hoạt động tổ chức, mua sắm NVL đảm bảo cho hoạt động SXKD của nhà máy. Việc lập chuẩn xác nhu cầu NVL sẽ góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động sản xuất cũng như cân đối về các yếu tố chi phí, nguồn lực của nhà máy. Nguồn NVL dù thừa hay thiếu đều gây tổn thất cho nhà máy. Nếu thiếu nguyên liệu sẽ dẫn tới tình trạng đình chệ trong hoạt động sản xuất từ đó gây thiệt hại cho nhà máy do không khai thác hết nguồn lực, máy móc thiết bị, nhân lực,…Nhưng thừa nguồn nhiên liệu cũng phát sinh các chi phí như chi phí bảo quản, chi phí lưu kho, chi phí ứ đọng vốn,…. Như vậy việc xác định chính xác lượng NVL cần thiết để tổ chức mua sắm là rất quan trọng đối với nhà máy. 2. Phương thức tiến hành Công tác thực hiện lập kế hoạch NVL của nhà máy Luyện Gang chưa thực sự chuẩn xác, còn nhiều hạn chế. Thứ nhất, Công tác xác định nhu cầu sản phẩm (Q) chưa thực sự chuẩn xác, việc nghiên cứu cầu thị trường còn mang tính chủ quan, không thiết lập chính xác cách thức nghiên cứu và điều tra thị trường do đó con số đưa ra về nhu cầu sản phẩm là không chuẩn xác. Thứ hai, là cách thứ xác định lượng NVL dự trữ (DT) không xác định trên căn cứ cụ thể về tình hình tồ kho NVL, tình hình biến động của thị trường mà căn cứ dựa vào nhu cầu NVL ước tính (DT = 20%*Q*M). Vì vậy số liệu đưa ra là không chính xác. Do những sai sót trong cách tính cũng như cách thực hiện kế hoạch NVL nên dẫn đến sự sai sót trong việc lập kế hoạch NVL cho hoạt động sản xuất. Để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra bình thường nhà máy cần chủ động về nguồn NVL, cần có cách tính chuẩn xác trong công tác lập kế hoạch nhu cầu NVL. Thứ ba, là hiện nay nhà máy chưa tổ chức công tác xác định lượng đặt hàng tối ưu. Do đó nhà máy chưa xét đến các yếu tố như lượng đặt hàng trong mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất? Khi nào tiến hành đặt hàng thì hiệu quả cao nhất? Như vậy muấn hoàn thiện và nâng cao công tác quản trị cung ứng NVL nhà máy cần các định lượng đặt hàng tối ưu. Công tác xác định nhu cầu sản phẩm (Q) Xác định nhu cầu sản phẩm phải dựa trên đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu sản phẩm. Thứ nhất, là thị trường cầu về sản phẩm, để có thông tin về nhu cầu khách hàng trong thời gian tới nhà máy cần tổ chức điều tra nghiên cứu khách hàng. Về cách thức tiến hành chủ yếu được thực hiện thông qua điều tra, phỏng vấn bảng hỏi với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Sau khi đã xây dựng các bảng câu hỏi nhà máy tự tổ chức điều tra nghiên cứu đối với khách hàng trực tiếp, khách hàng truyền thống của nhà máy. Mặc dù phương pháp này có nhược điểm là cách thức thực hiện không chuyên nghiệp, mức độ điều tra không sâu nhưng phương pháp này có nhược điểm là chi phí thấp, nhà máy dễ kiểm soát quá trình thực hiện và nó phù hợp với tình hình thực tế của nhà máy Luyện Gang - một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa. Thứ hai, là tình hình bán hàng, tiêu thụ của sản phẩm trong thời gian trước đó, số lượng chủng loại hàng hoá nào được bán nhiều nhất, loại nào còn tồn kho nhiều,…Thông tin về tình hình tiêu thụ của nhà máy cần có báo cáo hàng tháng, quý, năm. Đây là nguồn thông tin quan trọng cùng phối hợp với các yếu tố khác để đưa ra quyết định về con số dự báo nhu cầu sản phẩm trong thời gian tiếp theo của nhà máy. Thứ ba, là số lượng và quy mô đối thủ cạnh tranh cũng như tình hình tiêu thụ của họ trong thời gian trước đó. Nhà máy cần điều tra về đối thủ cạnh tranh, cần trả lời được các câu hỏi: Có bao nhiêu doanh nghiệp hiện nay đang sản xuất gang trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên cũng như các tỉnh lân cận? Những ưu và nhược điểm của đối thủ cạnh tranh so với nhà máy là gì? Thị phần đối thủ cạnh tranh chiếm bao nhiêu phần trăm? Khi trả lời được các câu hỏi trên nhà máy sẽ đánh giá được bản thân nhà máy sẽ phải cạnh tranh với những đối thủ chính nào, những khó khăn sẽ gặp phải trong thời gian tới. Dựa trên các căn cứ đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu của sản phẩm, nhà máy cần tổ chức dự báo nhu cầu sản phẩm bằng cách kết hợp cả hai phương pháp định tính và định lượng. Phương pháp định lượng Để xác định nhu cầu sản phẩm cho từng tháng trong quý và từng quý trong năm nhà máy nên áp dụng dự báo theo phương pháp san bằng số mũ FDt = FDt-1 + α (Dt-1 – FDt-1) Trong đó: FDt: Dự báo nhu cầu ở thời kỳ t FDt-1: Dự báo nhu cầu ở thời kỳ t-1 α : Hệ số san bằng số mũ bậc 1 (0 ≤ α ≤ 1), α = 0,2 Dt-1 : Nhu cầu thực tế ở thời kỳ t-1 Phương pháp định tính Sau khi đã tính toán, dự báo được nhu cầu sản phẩm theo phương pháp định lượng nhà máy cần xác định chính xác nhu cầu dự đoán. Con số này được xác định trên căn cứ như đã tính toán ở trên đồng thời kết hợp với các kết quả điều tra về thị trường cầu của sản phẩm, tình hình tiêu thụ, đối thủ cạnh tranh sao cho dự báo nhu cầu được chính xác. Bảng 33: Dự báo nhu cầu gang lỏng GD trong quý I năm 2009 (ĐTT: Tấn) Tháng FD(t-1) D(t-1) FD(t) 1 3.425.000 3.400.200 3.420.040 2 3.122.342 3.347.521 3.167.378 3 3.324.587 3.277.000 3.315.070 Tổng 9.902.487 Áp dụng phương pháp dự báo trong dự báo nhu cầu gang lỏng GD của quý I năm 2009 là 9.902.487(tấn) chênh lệch so với dự báo thực tế của nhà máy 10.725.000(tấn) là 822.513(tấn). Như vậy là nhà máy xác định cầu của sản phẩm tăng thêm 822.513(tấn). Dự báo không chính xác sản phẩm sản xuất ra sẽ khó tiêu thụ dẫn đến tình trạng tồn kho và ứ đọng vốn của nhà máy. Công tác xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết (DT) Để hoạt động SXKD diễn ra bình thường trong mọi điều kiện nhà máy phải tính toán lượng NVL dự trữ tối thiểu cần thiết. Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết dược xác định dựa trên các căn cứ sau: Mức thiệt hại về vật chất do thiếu NVL Các số liệu thống kê về số lần, lượng NVL cũng như số ngày mà người cung ứng không cung ứng đúng hạn Các số liệu thống kê về số lần và lượng NVL không đảm bảo chất lượng Các dự báo về tình hình biến động trên thị trường NVL. Từ các cơ sở đó xác định được khối lượng dự trữ cần thiết thông qua công thức: DTmin = DTTX + DTBH Trong đó: DTmin: Là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết DTTX: Là lượng dự trữ thường xuyên DTBH: Là lượng dự trữ bảo hiểm DTTX = tcư*Qdmtd/ngày tcư: Là thời gian (ngày) cung ứng trong điều kiện bình thường Qdmtd/ngày : Định mức tiêu dùng trong một ngày đêm DTBH = tsl*Qdmtd/ngày tsl : Là số ngày cung ứng sai lệch bình quân một lần cung ứng Với tsl = Tsl/Lcư Tsl : Là tổng thời gian cung ứng sai lệch trong thời kỳ quá khứ Lcư: Là tổng số lần cung ứng trong thời kỳ xem xét Bảng 34: Lượng dự trữ NVL tối thiểu cần thiết của sản phẩm gang thỏi GD STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Định mức tiêu hao(ngày) DTTX DTBH DT I NVL chính 1 Quặng sắt 8-45 Tấn 349,333 698,667 349,333 1.048,000 2 Quặng sắt 0-8 Tấn 333,333 333 333,333 666,667 II NVL phụ 0,000 1 Đô lô mít Tấn 23,111 11,556 23,111 34,667 2 Đá vôi 5X15 Tấn 14,756 7,378 14,756 22,133 3 Đá vôi 15X40 Tấn 13,333 4,000 13,333 17,333 4 Đá 5X25 XD m3 11,911 11,911 11,911 23,822 5 Gạch cao nhôm Tấn 0,071 0,071 0,071 0,142 6 Gạch G1-G6 Kg 0,053 0,267 0,053 0,320 7 Quặng Quắc Zit Tấn 3,556 7,111 3,556 10,667 III Vật tư khác 1 Than kôk luyện kim Tấn 163,324 163,324 163,324 326,649 2 Than kôk vụn Tấn 1,511 1,511 1,511 3,022 3 Than cám 5-KH Tấn 115,733 231,467 115,733 347,200 4 Bánh xe máy đúc Tấn 0,107 0,320 0,107 0,427 5 Khuân lanh gô Tấn 2,044 6,133 2,044 8,178 6 Trục bánh xe máy đúc Kg 35,556 71,111 35,556 106,667 Việc xác định được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết theo cách tính trên sẽ đảm bảo lượng NVL dự trữ cho nhà máy từ đó đảm bảo lượng NVL cho toàn bộ hoạt động SXKD của nhà máy, hoạt động sản xuất khộng bị gián đoạn do thiếu NVL trong các điuề kiện cung ứng không bình thường. Công tác xác định lượng đặt hàng tối ưu Cầu về NVL của mỗi thời kỳ kế hoạch không dược cung ứng một lần mà cung ứng làm nhiều lần. Vì vậy việc xác định khối lượng đặt hàng tối ưu có vai trò rất quan trọng. Lượng đặt hàng tối ưu được xác định theo công thức sau: Trong đó Q* : Là lượng đặt hàng tối ưu D: Là nhu cầu NVL cả năm S: Là chi phí đặt hàng cho mỗi đơn đặt hàng H: Chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị sản phẩm trong một năm Bảng 35: Khối lượng đặt hàng tối ưu STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Khối lượng đặt hàng tối ưu I NVL chính 1 Quặng sắt 8-45 Tấn 2.858,003 2 Quặng sắt 0-8 Tấn 2.609,683 II NVL phụ 1 Đô lô mít Tấn 965,444 2 Đá vôi 5X15 Tấn 1.118,245 3 Đá vôi 15X40 Tấn 723,600 4 Đá 5X25 XD m3 75,895 5 Gạch cao nhôm Tấn 50,151 6 Gạch G1-G6 Kg 916,467 7 Quặng Quắc Zit Tấn 302,375 III Vật tư khác 1 Than kôk luyện kim Tấn 2.736,799 2 Than kôk vụn Tấn 417,609 3 Than cám 5-KH Tấn 752,036 4 Bánh xe máy đúc Tấn 45,414 5 Khuân lanh gô Tấn 156,635 6 Trục bánh xe máy đúc Kg 677,643 Từ công thức trên ta xác định được lượng đặt hàng tối ưu của từng loại NVL cho mỗi lần đặt hàng. Dựa trên căn cứ số lần đặt hàng tối ưu nhà máy cần xác định số lần đặt hàng cần phải thực hiện theo quý, năm dựa vào công thức: N = D Q* Trong đó: N: là số lần đặt hàng Từ đó nhà máy sẽ xác định trong khoảng thời gian một quý, một năm cần thực hiện bao nhiêu đơn đặt hàng đối với loại nguyên liệu i. Thời điểm phát đơn hàng NVL Để có thể xác định được thời điểm phát đơn đặt hàng nhà máy cần có các thông tin sau: Thứ nhât, là thời điểm về số lượng, chủng loại sản phẩm sản xuất để từ đó xác định khối lượng NVL cần thiết để sản xuất. Do tính chất NVL dễ bảo quản nên nhà máy thường tổ chức dự báo xác định nhu cầu sản phẩm theo quý. Thứ hai, là thời gian để sản xuất sản phẩm Sau khi đã có các thông tin trên cán bộ quản trị NVL sẽ tính và xác định được thời điểm phát đơn đặt hàng NVL. Trên đây là các giải pháp để nâng cao tính chính xác cho việc xác định nhu cầu NVL của nhà máy theo quý, năm. Tuy nhiên để các giải pháp này được thực hiện một cách thuận lợi nhà máy cần chuẩn bị các điều kiện sau: Thứ nhất, nhà máy cần có phòng ban chuyên trách và quản lý các vấn đề về NVL, cần thực hiện công tác nghiên cứu tìm hiểm thông tin về thị trường NVL, xây dựng kế hoạch NVL đến việc quản lý các hoạt động liên quan đến vấn đề NVL như kiểm tra, giám sát quá trình mua sắm, tổ chức bảo quản, quản lý NVL. Phòng ban này có nhiệm vụ -Tổ chức điều tra, nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về thị trường NVL và lựa chọn nhà cung ứng NVL - Phối hợp cùng với các phòng ban khác trong nhà máy để xây dựng kế hoạch NVL trong thời gian tiếp theo - Tổ chức mua sắm, vận chuyển dự trữ NVL - Tổ chức bảo quản, quản lý lưu kho NVL - Phối hợp cùng với phòng kinh doanh duy trì mối quan hệ với nhà cung ứng truyền thống. Phòng ban này thực hiện công việc sau - Một người chuyên thống kê, kiểm soát về tình hình NVL hiện có của nhà máy, số lượng, chủng loại cũng như các thông tin về tình hình tiêu thụ của nhà máy - Một người luân tìm kiếm nguồn thông tin về thị trường NVL, thông tin về các nhà cung ứng NVL, cũng như tạo lập mối quan hệ với nhà cung ứng truyền thống. Cán bộ NVL này cùng với ban lãnh đạo và cán bộ quản lý NVL sẽ đánh giá nhà cung ứng trên những tiêu chí cụ thể. - Bốn người xây dựng kế hoạch mua sắm, nhu cầu NVL, lượng đặt hàng tối ưu, thời điểm phát đơn đặt hàng đồng thời giám sát các hoạt động chuyên chở về thời gian, khối lượng đối với các đơn hàng NVL. Thứ hai, thông tin giữa các phòng ban trong nhà máy phải thông suất, các phòng ban phải giúp đỡ và hỗ trợ thực hiện tốt công việc được giao. Cán bộ NVL sẽ thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch NVL thông qua phối hợp giữa các phòng ban khác nhau như phòng kinh doanh, phòng kế hoạch sản xuất,… nhằm bảo đảm cân đối yêu cầu và thực hiện giữa các phòng ban. Thứ ba, Cán bộ NVL phải có trình độ năng lực cụ thể, không những thành thạo kiến thức chuyên môn mà còn phải am hiểu tình hình tiêu thụ, quy trình sản xuất, định mức tiêu hao NVL,… Trên đây là các điều kiện cơ bản mà nhà máy cần phải có nhằm thực hiện công tác lập kế hoạch NVL một cách chính xác và thực tế với tình hình của nhà máy tránh tình trạng thừa, thiếu NVL làm ảnh hưởng đến sản xuất của nhà máy. 3. Kết quả dự kiến Sau khi thực hiện giải pháp này thì công tác tính toán và dự báo nhu cầu NVL trong nhà máy sẽ đạt được kết quả sau Thứ nhất, nhà máy làm chủ được tình hình NVL về khối lượng và chủng loại tránh tình trạng thừa, thiếu NVL cho hoạt động sản xuất Thứ hai, Xác định được lượng đặt hàng tối ưu, số lần đặt hàng và thời gian phát đơn đặt hàng từ đó nhằm đảm bảo NVL cần thiết cho sản xuất và giảm thiểu được các chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng. 3.2.2 Tổ chức nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng 1. Cơ sở lý luận Một nhà cung ứng tốt đóng góp trực tiếp vào thành công của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy việc tìm kiếm và lựa chọn được một nhà cung ứng uy tín, có chất lượng ổn định, giá cả hợp lý, thanh toán giao nhận nhanh chóng, đồng thời tư vấn giúp doanh nghiệp trong việc sử dụng hợp lý nguồn nguyên liệu là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp đảm bảo tốt quá trình sản xuất kinh doanh. 2. Phương thức tiến hành Hiện nay công tác nghiên cứu thị trường và quyết định lựa chọn nhà cung ứng của nhà máy còn nhiều hạn chế. Trong đó nguyên nhân chính là công tác nghiên cứu thị trường chưa cụ thể dẫn đến tình trạng thiếu thông tin về thị trường NVL. Công tác nghiên cứu thị trường chủ yếu chỉ được thực hiện thông qua sự phản ánh của các nhà cung ứng, hoặc thông tin từ các quan hệ quen biết,…nhà máy không chủ động tìm kiếm các nguồn thông tin này. Về công tác lựa chọn nhà cung ứng tuy được thực hiện qua ba bước nhưng cách thức tổ chức thực hiện, dánh giá chưa cụ thể, chi tiết. Đánh giá và lựa chọn dựa vào cảm nhận chủ quan của ban lãnh đạo và cán bộ phòng kinh doanh, không xây dựng cách thức cụ thể, bảng biểu đánh giá riêng đối với mỗi nhà cung ứng. Chính vì vậy cần có các biện pháp để có thể lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất cho nhà máy. Để có thể tìm kiếm được những nhà cung ứng tiềm năng nhà máy cần có những thông tin đầy đủ nhất về thị trường NVL. Thứ nhất, là chính sách vĩ mô của nhà nước về tình hình khai thác và chế biến quặng sắt, chính sách xuất nhập khẩu,… thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, báo đài trang Web. Thứ hai, tìm hiểu về tình hình cung ứng nguyên liệu (giá cả, chủng loại,…) quặng hiện nay thông qua chính các nhà cung ứng hoặc thông qua số lượng đối thủ cạnh tranh, quy mô và mức độ sản xuất của đối thủ cạnh tranh để có căn cứ xác định khối lượng cung ứng NVL hiện nay trên thị trường. Đánh giá chính xác tình hình thị trường NVL, nghiên cứu về thị trường là nguồn thông tin quan trọng để nhà máy tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà cung ứng. Quyết định lựa chọn nhà cung ứng. Để lựa chọn được nhà cung ứng tốt, công tác lựa chọn nhà cung ứng cần được xây dựng trên cơ sở đánh giá các chỉ tiêu cụ thể, mức độ quan trọng và cho điểm đối với từng nhà cung ứng sau đó lựa chọn nhà cung ứng có số điểm cao nhất. Một số các yếu tố để đánh giá các doanh nghiệp cung ứng NVL có thể bao gồm các yếu tố sau: Bảng 36: Các chỉ tiêu đánh giá các nhà cung ứng STT Các yếu tố Mức độ quan trọng (%) Công ty X Công ty Y 1 Giá cả 2 Chất lượng 3 Chủng loại 4 Thời gian giao hàng 5 Mức độ uy tín đảm bảo về chất lượng, thời gian giao hàng,… 6 Điều kiện giảm giá 7 Cách thức thanh toán 8 Quãng đường vận chuyển Các yếu tố trên sẽ được xác định mức độ quan trọng thông qua chỉ tiêu phần trăm, yếu tố nào quan trọng thì tỷ lệ phần trăm lớn, các yếu tố khác có mức độ giảm dần. Mức độ quan trọng được xác định phụ thuộc vào từng giai đoạn và thời kỳ khác nhau. Chẳng hạn vào thời điểm NVL của nhà máy đang thiếu thì yếu tố về chủng loại, thời gian giao hàng được coi là yếu tố quan trọng hơn cả. Ngược lại khi lượng NVL của nhà máy vẫn còn thì yếu tố về giá cả, điều kiện giảm giá sẽ là yếu tố được quan tâm hơn. Sau khi xác định được mức độ quan trọng của các yếu tố, cán bộ NVL phải đánh giá cho điểm đối với từng nhà cung ứng cụ thể. Lấy tổng điểm theo công thức: Tổng điểm = Tổng (điểm đánh giá đối với mỗi yếu tố * mức độ quan trọng) Trong đó: Điểm đánh giá với mỗi yếu tố có thang điểm cao nhất là 10 Mức độ quan trọng nhất là 100% Từ tổng điểm của mỗi nhà cung ứng so sánh và lựa chọn nhà cung ứng có số điểm cao nhất. Việc đánh giá nhà cung ứng thông qua các yếu tô sẽ đảm bảo tính chính xác và khách quan từ đó đảm bảo lựa chọn được nhà cung ứng tốt cho nhà máy đồng nghĩa với việc đảm bảo yếu tố đầu vào cho hoạt động SXKD của nhà máy. Tuy nhiên trong những trường hợp phải nhanh chóng quyết định lựa chọn một nhà cung ứng, việc xây dựng bảng đánh giá, cho điểm các nhà cung ứng sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức. Trong trường hợp này cánbộ NVL phải nhanh chóng đánh giá các nhà cung ứng phù hợp với tình hình yêu cầu NVL trong giai đoạn này để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất. Bảng 36: Chỉ tiêu đánh giá nhà cung ứng STT Các yếu tố Mức độ quan trọng(%) Mỏ sắt Trại Cau Mỏ sắt Ngườm Cháng Cao Bằng 1 giá cả 80 6 5 2 Chất lượng 90 8 8 3 Chủng loại 50 7 8 4 Thời gian giao hàng 50 8 6 5 Mức độ uy tín đảm bảo về chất lượng, thời gian,.. 60 5 5 6 Điều kiện giảm giá 20 3 4 7 Cách thức thanh toán 10 4 5 8 Quãng đường vận chuyển 20 8 6  Tổng 25,1 23,7 Áp dụng phương pháp đánh giá các nhà cung ứng theo phương pháp trên nhà máy xác định được nhà cung ứng tốt, sự đánh giá đảm bảo tính chính xác và khách quan. Sau khi lựa chọn nhà cung ứng cần quan tâm xây dựng mối quan hệ với nhà cung ứng biến họ trở thành bạn hàng truyền thống của nhà máy. Nhà máy cần thiết lập mối quan hệ bền chặt với người cấp hàng bằng các cách thức phù hợp với nhà cung ứng nhằm làm cho họ thường xuyên cung cấp hàng cho nhà máy với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý nhất. Nếu hoạt động nghiên cứu thị trường, lựa chọn nhà cung ứng được thực hiện tốt điều đó có nghĩa yếu tố đầu vào sẽ được đảm bảo về số lượng, chất lượng cũng như giá cả nguyên liệu. Để thực hiện tốt giải pháp nhà máy cần có các điều kiện sau: Phải có một phòng ban NVL riêng, chịu trách nhiệm về công tác nghiên cứu thị trường, xác định mức độ quan trọng của các yếu tố và cho điểm chính xác đối với từng nhà cung cấp từ đó xác định được nhà cung ứng tốt nhất. Cán bộ NVL phải có năng lực và trình độ thực sự về các hoạt động quản trị NVL để có thể quản lý và khai thác tốt nhất nguồn thông tin từ thị trường, nhà cung ứng và cân đối giữa nhu cầu mong muốn với tình hình thực tế của nhà máy. 3. Kết quả dự kiến Khi nhà máy tổ chức điều tra, đánh giá thị trường NVL và có một công cụ lựa chọn nhà cung ứng nhà máy sẽ đạt được kết quả sau: Thứ nhất, cán bộ quản trị sẽ am hiểu về thị trường NVL từ đó có những thông tin cùng phối hợp với công tác tính toán xác định nhu cầu NVL, hoặc lượng đặt hàng để có thể đưa ra quyết định vế mua sắm NVL một cách hợp lý nhất. Thứ hai, nhà máy lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất có khả năng đáp ứng yêu cầu của nhà máy, đồng thời tạo mối quan hệ thường xuyên và lâu dài với nhà cung ứng. Với hai kết quả đạt được như ở trên nhà máy sẽ phần nào đảm bảo được các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất, góp phần nâng cao năng lực hoạt động quản trị của nhà máy. 3.2.3 Tổ chức công tác lưu kho bảo quản NVL 1. Cơ sở lý luận Công tác bảo quản, quản lý lưu kho NVL có vai trò rất quan trọng nó đảm bảo cho hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục từ đó sẽ đảm bảo về số lượng, chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên đối với mỗi loại NVL có chi phí mua sắm khác nhau ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh sản xuất và tiêu thụ sản phẩm khác nhau vì vậy cần có phương thức sắp xếp, lưu kho và bảo quản khác nhau. Tuy nhiên hiện nay tất cả các loại NVL của nhà máy đều được bảo quản trong cùng kho bãi với điều kiện bảo quản như nhau vì vậy cần tổ chức sắp xếp công tác lưu kho sao cho phù hợp với tinh hình hiện tại của nhà máy. 2. Phương thức tiến hành Phân chia NVL của nhà máy thành 2 nhóm: Nhóm A và nhóm B căn cứ vào giá trị NVL dự trữ Nhóm loại A: Nhóm NVL có giá trị lớn tính theo giá thành mua NVL như các loại quặng sắt 8-45, than kôk luyện kim… đối với nhóm NVL này công tác bảo quản, quản lý cần được chú trọng hơn cả Bảng 37: Nhóm nguyên liệu loại A STT Tên NVL Giá cả (đồng) 1 Bánh xe máy đúc 19.113.000,000 2 Khuân lanh gô 11.500.000,000 3 Than kôk luyện kim 5.683.114,243 4 Than kôk vụn 1.607.110,556 5 Quặng sắt 8-45 718.759,039  (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất) Công tác bảo quản: Cần có các kho, bãi chứa riêng để tránh giảm chất lượng NVL và tránh thất thoát trong thời gian lưu kho. Công tác quản lý NVL: phải thường xuyên tiến hành kiểm kê số lượng NVL trong kho cũng như trong phân xưởng sản xuất. Từ đó có những thống kê chính xác nhất về tình hình sử dụng NVL, lượng tồn NVL của nhà máy. Nhóm loại B: Đây là nhóm NVL có giá thành đầu vào nhỏ hơn nhóm NVL loại A. Bảng 39: Nhóm nguyên liệu loại B STT Tên NVL Giá cả 1 Than cám 5-KH 663.000,000 2 Quặng sắt 0-8 487.886,142 3 Quặng Quắc Zit 443.889,000 4 Đá vôi 5X15 100.000,000 5 Đô lô mít 98.000,000 6 Đá 5X25 XD 92.658,000 7 Gạch G1-G6 87.562,000 8 Trục bánh xe máy đúc 34.754,000 (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất) Công tác bảo quản và quản lý NVL đối với nhóm B này cũng cần được chú trọng như tổ chức thường xuyên vệ sinh quét dọn kho bãi NVL tuy nhiên với nhóm nguên liệu loại A cần có sự chú trọng hơn hẳn. Mặc dù mức giá NVL này thường xuyên giao động nhưng nhìn chung các loại nguyên liệu của nhóm A luôn có mức giá thành cao hơn những loại nguyên liệu của nhóm B. Việc phân chia sắp xếp NVL theo giá trị vừa đảm bảo các yếu tố về chất lượng, chi phí NVL, bảo quản và quản lý NVL đồng thời tạo điều kiện thuận tiện cho quá trình xuất dùng NVL phục vụ cho quá trình sản xuất của nhà máy. Để có thể tổ chức, sắp xếp, bảo quản và quản lý kho NVL theo nội dung đã đề cập đến cần có các điều kiện. Thứ nhất, nhà máy phải đầu tư trang thiết bị để bảo quản, quản lý nhóm nguyên liệu loại A. Thứ hai, cần có một thủ kho chuyên trách chịu trách nhiệm bảo quản, quản lý tình hình kho bãi NVL (tránh tình trạng một vị trí kiêm nhiều nhiệm vụ khác nhau). Việc đầu tư máy móc, trang thiết bị và nhân lực chi phí giành cho lưu kho NVL tăng, tuy nhiên việc đảm bảo nguồn nguyên liệu lại giúp làm giảm các chi phí khác như chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, chi phí tài chính, chi phí cơ hội,…( chi phí này sẽ rất lớn đối với nhóm NVL loại A). 3. Kết quả dự kiến Sau khi thực hiện giải pháp, nhà máy sẽ có danh sách thứ tự ưu tiên trong việc bảo quản, quản lý NVL. Đồng thời kho bãi NVL sẽ được sắp xếp hợp lý hơn, dễ kiểm tra, giám sát, bảo quản nguyên liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất dùng NVL phục vụ cho hoạt động sản xuất của nhà máy. Từ đó làm giảm đáng kể chi phí hao hụt mất mát NVL, khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn nguyên liệu của nhà máy. 3.2.4 Xây dựng hệ thống thông tin về quản trị cung ứng NVL, ứng dụng các phần mềm hoạch định nhu cầu NVL trong nhà máy 1. Cơ sở lý luận Trong thời đại hiện nay công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các tổ chức, các doanh nghiệp. Áp dụng công nghệ thông tin trong sản xuất sẽ góp phần giảm được các chi phí (chi phí nhân công, chi phí cơ hội,..), cung cấp thông tin đến các nhà quản trị một cách kịp thời và chính xác giúp cho quá trình ra quyết định được thực hiện một cách hiệu quả. Áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản trị cung ứng NVL sẽ giúp việc lập kế hoạch và hoạch định nhu cầu NVL được chính xác, rút ngắn thời gian lập kế hoạch, giảm được các hao phí về nguồn lực từ đó góp phần nâng cao hiệu quả SXKD của nhà máy. 2. Phương thức tiến hành Hiện nay tuy nhà máy đã có thiết lập hệ thống thông tin nội bộ và bước đầu đã thể hiện tính hiệu quả so với việc quản lý thông tin bằng hình thức văn bản (hồ sơ, tài liệu dưới dạng giấy tờ), đó là quá trình lưu chuyển thông tin nhanh chóng, tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ, thường xuyên cập nhật thông tin về quá trình hoạt động của nhà máy. Tuy nhiên hệ thống thông tin nội bộ Internet của nhà máy chưa hoàn thiện do chưa đầy đủ lượng máy tính cho các bộ phận như thủ kho, các tổ sản xuất,…trình độ công nghệ thông tin của cán bộ công nhân viên còn hạn chế và chưa thực hiện hoạch định nhu cầu NVL và quản lý công tác kiểm kê NVL trên máy nhưng hệ thống thông tin hiện tại sẽ là tiền đề để thực hiện giải pháp này. Các bước cần tiến hành đẻ thực hiện giải pháp một cách có hiệu quả -Mua sắm đầy đủ lượng máy tính cần thiết cho các bộ phận tham gia công tác quản trị cung ứng NVL -Đào tạo một cách có hệ thống các kỹ năng công nghệ thông tin, ngoại ngữ và phổ biến các kiến thức cơ bản về các phần mềm MRP cho các cán bộ quản lý của nhà máy, kết hợp tuyển dụng mới cán bộ quản lý thành thạo các kỹ năng này -Thiết kế các đường lưu truyền thông tin trong mạng nội bộ -Mua các chương trình phần mềm máy tính MRP phù hợp với đặc điểm của nhà máy -Thiết lập hồ sơ quản lý trên máy riêng cho từng laọi hoặc từng nhóm đầu vào Sau khi đã tiến hành các bước chuẩn bị cơ bản như trên nhà máy phải đảm bảo thường xuyên cập nhât, lưu chuyển thông tin kịp thời, đầy đủ trên mạng nội bộ. Các bộ phận liên quan tiến hành phản ánh tình hình sử dụng NVL hàng ngày, lượng NVL còn tại xưởng, tại kho, các thông tin về tiêu chuẩn NVL, nhu cầu NVL từng tổ sản xuất đến toàn xí nghiệp và toàn nhà máy theo từng loại NVL, danh mục NVL, thời điểm sản xuất, mức phế phẩm cho phép,…lên mạng nội bộ trong nhà máy. Sử dụng các thông số đầu vào từ thông tin của quá trình quản trị cung ứng NVL thông qua các phần mềm MRP tiến hành hoạch định và xấy dựng kế hoạch về nhu cầu NVL trong từng giai đoạn. Để thực hiện được giải pháp này đòi hỏi nhà máy phải bỏ ra một lượng lớn chi phí cho việc mua sắm hệ thống máy tính, mua các phần mềm máy tính MRP và chi phí đào tạo nhân viên, tuyển dụng nhân lực chất lượng cao. Vì vậy nhà máy phải tính toán chi phí một cách đầy đủ nhằm đảm bảo giải pháp được thực hiện một cách khả thi và có hiệu quả. 3. Kết quả dự kiến Áp dụng giải pháp trên sẽ giúp các cán bộ quản trị NVL đơn giản và chuyên nghiệp hoá trong công tác quản trị NVL cân đối giữa lượng NVL lưu kho, lượng NVL mỗi lần mua sắm và lượng NVL sử dụng,…Xây dựng kế hoạch, hoạch định nhu cầu NVL được chính xác, tận dụng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này sẽ loại bỏ hình thức xử lý thông tin thủ công trong công tác lập kế hoạch cung ứng NVL sẽ mang lại độ chính xác cao hơn vừa thiết kiệm các khoản hao phí nguồn lực cho nhà máy. 3.2.5 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên của nhà máy 1. Cơ sở lý luận Con người là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, trong đó trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên có vai trò quyết định trong việc khai thác và sử dụng nguồn lực của nhà máy. Vì vậy một nguồn nhân lực tốt đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Trình độ chuyên môn của các cán bộ quản trị NVL có quyết định rất lớn đến hiệu quả sử dụng NVL trong toàn nhà máy. Trình độ chuyên môn tốt sẽ giúp cho công tác quản trị cung ứng NVL được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. 2. Phương thức tiến hành Hiện nay cán bộ, công nhân của của nhà máy đều được đào tạo qua các trường lớp tuy nhiên thực tế còn nhiều bất cập. Riêng đối với cán bộ thực hiện công tác quản trị NVL do phải kiêm nhiệm nhiều chức năng nhiệm vụ khác nhau, hơn nữa trình độ chuyên môn về công tác quản trị NVL còn nhiều yếu kém do đó cần được tổ chức nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cho cán vộ NVL nói riêng và cán bộ công nhân viên nhà máy nói chung. Lựa chọn nguồn lao động ngay từ khi tuyển dụng Nhà máy cần làm tốt ngay từ khâu đầu vào, tuyển chọn cán bộ có trình độ, chuyên môn nghiệp vụ. Trước hết nhà máy cần xây dựng bảng mô tả công việc đối với từng vị trí cụ thể trong nhà máy, yêu cầu và nhiệm vụ người lao động cần thực hiện. Đó là căn cứ để lựa chọn và đánh giá năng lực làm việc của người lao động. Đối với từng vị trí công việc khác nhau yêu cầu về trình độ, tay nghề khác nhau. Đối với cán bộ quản lý cần lựa chọn cán bộ có trình độ từ cao đẳng, đại học trở lên. Riêng đối với cán bộ quản lý NVL cần lựa chọn cán bộ có trình độ, am hiểu về công tác quản trị cung ứng NVL, cũng như các ký năng về lập kế hoạch, kỹ năng giao dịch đàm phán, ký năng phân tích và tổng hợp thông tin,… đồng thời phải nhanh nhạy và có khả năng nắm bắt thị trường tốt. Đối với công nhân sản xuât trực tiếp cần tổ chức tuyển chọn và kiểm tra trình độ tay nghề trước khi trở thành công nhân chính thức tại nhà máy. Nếu công tác lựa chọn nguồn lao động được thực hiện tốt ngay từ khi đầu sẽ đảm bảo được chất lượng nguồn lao động cho nhà máy đồng thời giảm thiểu được các chi phí tổ chức đào tạo lại nguồn lao động. Đào tạo, bồi dưỡng tay nghề cho công nhân, cán bộ của nhà máy. Song song với việc tuyển chọn kỹ đội ngũ lao động ngay từ khâu tuyển dụng cần làm công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ cho công nhân, cán bộ của nhà máy. Đối với cán bộ quản lý phải thường xuyên gửi đi học các khoá đào tạo về quản lý cũng như trình độ chuyên môn cụ thể tương ứng với từng phòng ban. Nhà máy cần tạo điều kiện thuận lợi co các cán bộ nâng cao trình độ tay nghề nghiệp vụ về thời gian, chi phí cũng như các phương tiện hỗ trợ khác như máy vi tính, Internet hoặc các phần mềm về quản lý như phần mềm quản lý NVL,… Đối với công nhân sản xuất trực tiếp, hàng quý nhà máy nên mở các lớp đào tạo tay nghề do những công nhân có trình độ tay nghề cao hướng dẫn để bổ sung những lao động những lao động co trình độ tay nghề cao cho nhà máy. Bên cạnh việc tuyển dụng và đào tạo nhà máy cũng cần có những chế độ khen thưởng, kỷ luật nhằm khuyến khích người lao động về mặt vật chất cũng như về mặt tinh thần. Tổ chức chế độ khen thưởng, kỷ luật và khuyến khích người lao động Hành động của người lao động bao giờ cũng gắn với lợi ích và phần nhiều đó là lợi ích kinh tế. Lợi ích kinh tế đó là thể hiện qua thu nhập của người lao động. Do đó xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng sẽ khuyến khích được người lao động nâng cao năng suất lao động, tinh thần sáng tạo tự giác của người lao động. Đưa ra chế độ khen thưởng cụ thể đối với từng đối tượng lao động Đối với công nhân sản xuất trực tiếp cần đưa ra định mức và yêu cầu cụ thể cần đạt được đối với mỗi lao động từ đó làm căn cứ để xác định chế độ khen thưởng, kỷ luật với người lao động. Đối với cán bộ quản lý được đánh giá thông qua kết quả thực hiện nghĩa vụ trách nhiệm hoặc các biện pháp nâng cao cải tiến trong công tác quản lý. Nếu cán bộ quản lý có đề xuất, kế hoạch nâng cao năng suất hiệu quả hoạt động SXKD cần có chế độ khen thưởng, nâng lương,…Riêng đối với cán bộ quản trị NVL cần có các biện pháp khen thưởng, khuyến khích nếu làm tốt công tác quản trị NVL đảm bảo các yếu tố về số lượng, giá cả, chất lượng, thời gian giao nhận hàng. Đối với các phòng ban căn cứ trên nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi phòng ban để đánh giá năng lực làm việc từ đó có các chế độ khen thưởng đối với những phòng ban hoàn thành và vượt mức kế hoạch nhiệm vụ của phòng ban đó…đồng thời thường xuyên tạo các buổi gặp gỡ, giao lưu trao đổi giữa các phòng ban nhằm tạo mối đoàn kết trong nội bộ nhà máy và tạo điều kiện cho các phòng ban phối hợp công việc một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. Để thực hiện tốt các đề xuất đã nêu ở trên nhà máy cần: Xây dựng bảng mô tả công việc, xác định rõ trách nhiệm và nhiệm vụ đối với mỗi vị trí công việc, đặc biệt tách bạch các công việc tránh tình trạng công việc nhiẹm vụ bị chồng chéo dẫn đến không chuyên môn hoá công việc. Đặc biệt cần có phòng vật tư NVL để đảm bảo tốt nhất các hoạt động quản trị NVL của nhà máy. 3. Kết quả dự kiến Sau khi thực hiện giải pháp trên nhà máy sẽ có đội ngũ cán bộ, công nhân có trình độ tay nghề. Từ đó có thể khai thác và sử dụng các nguồn lực khác về máy móc, NVL, nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD nói chung và năng lực của hoạt động quản trị NVL nói riêng. Cùng với các giải pháp sử dụng chế độ lương thưởng, tổ chức gặp gỡ trao đổi,…sẽ khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động, xây dựng mối quan hệ đoàn kết trong nội bộ nhà máy, củng cố niềm tin của người lao động đối với nhà máy. Kết luận Sau một thời gian thực tập đến nay để hoàn thành được đề tài mà em đã lựa chọn, em đã có một quá trình tìm hiểu tương đối đầy đủ về nhà máy Luyện Gang, công tác quản trị cung ứng NVL tại nhà máy cũng như về tình hình hoạt động SXKD của nhà máy. Với kết quả đạt được qua thời gian thực tập trong đó có công hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô NGÔ THỊ HƯƠNG GIANG và các cô chú trong nhà máy Luyện Gang, em đã tìm hiểu và biết được tình hình thực tế sản xuất kinh doanh của nhà máy. Do trình độ hiểu biết, thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế còn hạn chế nên bản khoá luận này không tránh khỏi những sai sót cả về mặt nội dung và hình thức nên em rất mong nhận được sự góp ý hoàn thiện của các thầy cô giáo và các bạn để em có thể bổ sung và củng cố trình độ hiểu biết của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn NGÔ THỊ HƯƠNG GIANG và các cô chú, anh chị ở nhà máy Luyện Gang đã hết lòng giúp đỡ em hoàn thành đề tài này Sinh viên Trần thị thảo MỤC LỤC