Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại Thiệu Yên

hi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy, th¸ng Nî Cã A B C D E 1 2 ... 31/10 31/11 31/12 31/12 ... ... IV-569 IV-523 IV-597 IV-602 ... ... 31/10 31/11 6/12 12/12 ... - Sè d­ ®Çu n¨m - Sè ph¸t sinh trong th¸ng ... TiÒn l­¬ng, c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng cho NVBH th¸ng 10/ 06 TiÒn ®iÖn tho¹i cho NVTT Mua x¨ng xe cho NVTT XuÊt kho 3 cuén b¹t che hµng ... ... 334 338 111 111 153 ... ... 42.300.000 11.250.000 1.422.000 600.000 750.000 + Céng sè ph¸t sinh th¸ng x 564.073.716 564.073.716 + Sè d­ cuèi th¸ng x + Céng luü kÕ tõ ®Çu quý x - Sæ nµy cã ............ trang, ®¸nh sè tõ trang sè 01 ®Õn trang ................ - Ngµy më sæ: 01/ 01/ 2006. Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2006 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn, ®ãng dÊu ) * KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë C«ng ty bao gåm c¸c kho¶n sau: - Chi phÝ vÒ tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng ( BHXH, BHYT, KPC§ ). C¨n cø vµo '' B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng '' hµng th¸ng ph¶i tr¶ cho c¸n bé qu¶n lý C«ng ty, l­¬ng cña bé phËn nµy ®­îc tÝnh theo hÖ sè, cÊp bËc, tay nghÒ vµ th©m niªn nghÒ nghiÖp. VÝ dô: Trong th¸ng 10 n¨m 2006 tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ cho bé m¸y qu¶n lý C«ng ty lµ 48.880.000, trÝch BHXH, BHYT, KPC§ theo quy ®Þnh hiÖn hµnh ph¶i nép lµ 13.000.000, kÕ to¸n sÏ ghi vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp sè tiÒn lµ 61.880.000 - Chi phÝ vËt liÖu nh­ v¨n phßng phÈm phôc vô qu¶n lý. C¨n cø vµo phiÕu chi sè 124 ngµy 28/10/ 2006 mua v¨n phßng phÈm cho c¸c phßng ban qu¶n lý C«ng ty sè tiÒn lµ 704.000. KÕ to¸n ghi vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp sè tiÒn lµ 640.000 ( ®· khÊu trõ thuÕ GTGT ). - Chi phÝ ®å dïng, dông cô v¨n phßng dïng cho c¸c phßng ban trong C«ng ty nh­ tñ ®ùng hå s¬ tµi liÖu, ®ång hå, m¸y tÝnh... - Chi phÝ khÊu hao TSC§ dïng chung cho toµn C«ng ty. C¨n cø vµo '' B¶ng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao TSC§ '' dïng cho qu¶n lý C«ng ty trong th¸ng 12 n¨m 2006, kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp sè tiÒn lµ 9.545.300 - C¸c kho¶n chi phÝ vÒ tiÒn thuª ®Êt, thuÕ m«n bµi... C¨n cø vµo '' Biªn lai thu tiÒn'' ph¶n ¸nh sè tiÒn thuª ®Êt cña C«ng ty trong quý IV n¨m 2006 lµ 3.906.000 ®­îc ghi nhËn vao chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. - Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n dù phßng ph¶i thu khã ®ßi trÝch lËp thªm vµo cuèi quý IV sè tiÒn lµ 96.208.600 - Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n dÞch vô mua ngoµi dïng cho c«ng t¸c qu¶n lý nh­ chi phÝ ®iÖn, n­íc, ®iÖn tho¹i, fax... Ho¸ ®¬n GTGT ký hiÖu DX/ 2006S sè 02378 ngµy 28/12/2006 thu tiÒn ®iÖn tho¹i sè tiÒn lµ 2.777.500. KÕ to¸n sÏ ghi vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp sè tiÒn lµ 2.525.000 ( ®· khÊu trõ thuÕ GTGT ) - C¸c kho¶n b»ng tiÒn kh¸c nh­ c«ng t¸c phÝ, tµu xe.... cho Ban gi¸m ®èc ®i c«ng t¸c, ®i ký kÕt hîp ®ång. VÝ dô: Ho¸ ®¬n GTGT sè hiÖu HX320/2006 ngµy 15/ 11/ 2006 tr¶ tiÒn thuª kh¸ch s¹n trong thêi gian gi¸m ®èc ®i häp héi nghÞ kh¸ch hµng sè tiÒn lµ 2.750.000, kÕ to¸n ghi sè tiÒn 2.500.000 vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ( ®· khÊu trõ thuÕ GTGT ) - Cuèi quý, tËp hîp c¸c kho¶n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¸t sinh, kÕt chuyÓn vµo TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh sè tiÒn lµ 764.609.351. Tõ c¸c chøng tõ ban ®Çu kÕ to¸n ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµo '' Sæ chi phÝ kinh doanh ''. Cuèi quý tÝnh tæng céng chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp trªn dßng '' Céng CP QLDN '' dïng ®Ó ®èi chiÕu víi viÖc ghi chÐp ë Sæ c¸i tµi kho¶n 642. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ ban ®Çu, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vao c¸c Chøng tõ ghi sæ, mçi mét nghiÖp vô ph¸t sinh chi phÝ ®­îc ghi vµo mét Chøng tõ ghi sæ. VÝ dô ho¸ ®¬n GTGT sè hiÖu HX 320/ 2006 ngµy 15/ 11/ 2006 tr¶ tiÒn thuª kh¸ch s¹n trong thêi gian gi¸m ®èc ®i häp héi nghÞ kh¸ch hµng sè tiÒn 2.750.000. KÕ to¸n tiÕn hµnh viÖc ghi sæ nh­ sau: LËp Chøng tõ ghi sæ cã ®Ýnh kÌm theo ho¸ ®¬n GTGT HX 320/ 2006 §¬n vÞ: CTCPTM ThiÖu Yªn MÉu sè: S02a - DN §Þa chØ: TT Qu¸n Lµo ( Ban hµnh theo Q§ sè 15/ 2006/ Q§- BTC ngµy 20/ 3/ 2006 cña Bé tr­ëng BTC ) Chøng tõ ghi sæ Sè: IV - 471 Ngµy 21 th¸ng 11 n¨m 2006 TrÝch yÕu Sè hiÖu tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã A B C 1 D Tr¶ tiÒn thuª kh¸ch s¹n cho gi¸m ®èc ®i häp héi nghÞ kh¸ch hµng. 642 133 111 2.500.000 250.000 Céng 2.750.000 KÌm theo 1 chøng tõ gèc. Ngµy 20 th¸ng 11 n¨m 2006 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) Sau ®ã kÕ to¸n vµo '' Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ '' ( Xem MÉu biÓu 14 ). Tõ c¸c Chøng tõ ghi sæ kÕ to¸n vµo '' Sæ c¸i tµi kho¶n 642 '' BiÓu 2.18 §¬n vÞ: CTCPTM ThiÖu Yªn MÉu sè: S02c1 - DN §Þa chØ: TT Qu¸n Lµo ( Ban hµnh theo Q§ sè 15/ 2006/ Q§- BTC ngµy 20/ 3/ 2006 cña Bé tr­ëng BTC ) sæ c¸i ( Dïng cho h×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ ) Quý IV n¨m 2006 Tªn Tµi kho¶n: Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Sè hiÖu: 642 Ngµy, th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy, th¸ng Nî Cã A B C D E 1 2 31/10 31/10 31/11 31/12 31/12 ... IV-290 IV-294 IV-471 IV-558 IV-686 ... 31/10 31/10 21/11 3/12 31/12 ... - Sè d­ ®Çu n¨m - Sè ph¸t sinh trong th¸ng Mua VPP L­¬ng vµ BHT10 cho phßng ban Tr¶ tiÒn thuª kh¸ch s¹n cho gi¸m ®èc ®i häp héi nghÞ KH. KhÊu hao TSC§ T12 TiÒn ®iÖn tho¹i T12/ 06 ... 111 334 338 111 214 111 ... 640.000 48.880.000 13.000.000 2.500.000 9.545.300 2.525.000 + Céng sè ph¸t sinh th¸ng x 764.609.351 764.609.351 + Sè d­ cuèi th¸ng x + Céng luü kÕ tõ ®Çu quý x - Sæ nµy cã ............ trang, ®¸nh sè tõ trang sè 01 ®Õn trang ................ - Ngµy më sæ: 01/ 01/ 2006. Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2006 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn, ®ãng dÊu ) 2.2.6. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i Thiªu Yªn. Kinh doanh hµng ho¸ lµ ho¹t ®éng chñ yÕu cña C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn vµ lîi nhuËn tõ ho¹t ®éng kinh doanh hµng ho¸ lµ mét yÕu tè quan träng quyÕt ®Þnh sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty. V× vËy x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ®ãng vai trß quan träng trong viÖc cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n cho Ban qu¶n trÞ C«ng ty ra nh÷ng quyÕt ®Þnh phï hîp, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi. ViÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn ®­îc tiÕn hµnh vµo cuèi quý, C«ng ty kh«ng theo dâi kÕt qu¶ b¸n hµng cho riªng mÆt hµng nµo mµ tÝnh chung cho tÊt c¶ c¸c mÆt hµng dùa vµo c¸c B¶ng tæng hîp nh­ B¶ng tæng hîp doanh thu b¸n hµng, B¶ng tæng hîp chi phÝ kinh doanh, vµ sæ chi tiÕt gi¸ vèn hµng xuÊt kho. V× vËy mµ C«ng ty kh«ng cã Sæ chi tiÕt kÕt qu¶ b¸n hµng ®Ó theo dâi chi tiÕt kÕt qu¶ cña tõng lo¹i hµng ho¸, mµ kÕ to¸n kÕt chuyÓn doanh thu, chi phÝ, gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n ngay trªn sæ c¸i tµi kho¶n 911 - x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng. Vµo cuèi mçi quý, c¨n cø vµo B¶ng tæng hîp doanh thu b¸n hµng, B¶ng tæng hîp chi phÝ kinh doanh, Sæ chi tiÕt gi¸ vèn hµng xuÊt kho kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp c¸c Chøng tõ ghi sæ ®Ó kÕt chuyÓn doanh thu b¸n hµng, gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, chi phÝ thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp hiÖn hµnh vµ kÕt chuyÓn l·i vµo tµi kho¶n 911. §¬n vÞ: CTCPTM ThiÖu Yªn MÉu sè: S02a - DN §Þa chØ: TT Qu¸n Lµo ( Ban hµnh theo Q§ sè 15/ 2006/ Q§- BTC ngµy 20/ 3/ 2006 cña Bé tr­ëng BTC ) Chøng tõ ghi sæ Sè: IV - 712 Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2006 TrÝch yÕu Sè hiÖu tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã A B C 1 D KÕt chuyÓn doanh thu b¸n hµng quý IV/ 2006 511 911 24.603.008.338 Céng 24.603.008.338 KÌm theo 1 chøng tõ gèc. Ngµy 20 th¸ng 11 n¨m 2006 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) Tõ c¸c Chøng tõ ghi sæ, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ ( Xem mÉu biÓu 14 ). Tõ c¸c Chøng tõ ghi sæ kÕ to¸n vµo '' Sæ c¸i tµi kho¶n 911 '' BiÓu 2.19 §¬n vÞ: CTCPTM ThiÖu Yªn MÉu sè: S02c1 - DN §Þa chØ: TT Qu¸n Lµo ( Ban hµnh theo Q§ sè 15/ 2006/ Q§- BTC ngµy 20/ 3/ 2006 cña Bé tr­ëng BTC) sæ c¸i ( Dïng cho h×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ ) Quý IV n¨m 2006 Tªn Tµi kho¶n: X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Sè hiÖu: 911 Ngµy, th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i SH TK §¦ Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy, th¸ng Nî Cã A B C D E 1 2 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 IV-712 IV-713 IV-714 IV-715 IV-716 IV-717 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 - Sè d­ ®Çu n¨m - Sè ph¸t sinh trong th¸ng KÕt chuyÓn doanh thu b¸n hµng quý IV/ 06 KC Gi¸ vèn hµng b¸n KC CPBH KC CPQLDN KC thuÕ TNDN hiÖn hµnh KC l·i 511 632 641 642 821 421 22.712.520.689 564.073.716 764.609.351 508.784.372 1.308.302.672 24.603.008.338 + Céng sè ph¸t sinh th¸ng x + Sè d­ cuèi th¸ng x + Céng luü kÕ tõ ®Çu quý x - Sæ nµy cã ............ trang, ®¸nh sè tõ trang sè 01 ®Õn trang ................ - Ngµy më sæ: 01/ 01/ 2006. Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2006 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn, ®ãng dÊu ) C¨n cø vµo Sæ c¸i c¸c TK 911, 511, 632, 641, 642, 821, 421 kÕ to¸n tr­ëng lËp b¸p c¸o kÕt qu¶ kinh doanh vµo cuèi mçi quý. Riªng quý IV ®­îc lËp cho c¶ n¨m. BiÓu 2.20 UBND TØnh Thanh Ho¸ CT CPTM ThiÖu Yªn b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh C¶ n¨m 2006 ChØ tiªu M· sè Sè ®Çu quý Sè cuèi n¨m 1 2 3 4 1. Doanh thu thuÇn vÒ b¸n hµng 2. Gi¸ vèn hµng b¸n 3. Lîi nhuËn gép vÒ b¸n hµng ( 20 = 10 - 11 ) 4. Chi phÝ b¸n hµng 5. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 6. LN thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh ( 30 = 20 - ( 24 + 25 ) ) 7. Tæng LN kÕ to¸n tr­íc thuÕ ( 50 = 30 + 40 ) 8. Chi phÝ thuÕ TNDN hiÖn hµnh 9. LN sau thuÕ TNDN ( 60 = 50 - 51 ) 10 11 20 24 25 30 50 51 60 107.921.656.358 103.608.741.136 4.312.915.222 1.338.577.994 1.708.178.988 1.266.158.240 1.266.158.240 - 132.524.664.696 126.321.261.825 6.203.402.871 1.913.527.488 2.472.788.339 1.817.087.044 1.817.087.044 508.784.372 1.308.302.672 Ngµy 26 th¸ng 01 n¨m 2007 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn, ®ãng dÊu ) 2.2.7. §¸nh gi¸ chung vÒ kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ t¹i C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn Cïng víi qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi cña ®Êt n­íc tõ nÒn kinh tÕ tËp trung quan liªu bao cÊp sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®Çy søc c¹nh tranh, C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn còng ®· cã sù chuyÓn ®æi lín vÒ h×nh thøc së h÷u tõ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc thµnh C«ng ty cæ phÇn. V× vËy mµ c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty còng thay ®æi ®Ó phï hîp víi m« h×nh míi cña C«ng ty, phï hîp víi nh÷ng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc trong ho¹ch to¸n kÕ to¸n. Qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty gÆp nhiÒu ®iÒu kiÖn thuËn lîi nh­ng còng gÆp kh«ng Ýt nh÷ng khã kh¨n, thö th¸ch. Qua nghiªn cøu thùc tÕ cho thÊy trong nh÷ng n¨m qua C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ lín tuy nhiªn vÉn cßn nh÷ng tån t¹i cÇn ®­îc kh¾c phôc vÒ qu¶n lý kinh doanh nãi chung, vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng ®Æc biÖt lµ bé phËn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty. a. Nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®­îc: N¨m 2006 doanh thu vÒ tiªu thô hµng ho¸ cña C«ng ty lµ 132.524.664.696 ® t¨ng h¬n nhiÒu so víi nh÷ng n¨m tr­íc ®©y, ®iÒu nµy chøng tá C«ng ty cã thÞ tr­êng tiªu thô hµng ho¸ réng lín, niÒm tin cña kh¸ch hµng ®èi víi uy tÝn cña C«ng ty ngµy cµng cao vµ C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn thùc sù lµ cÇu nèi gi÷a s¶n xuÊt vµ tiªu dïng. - §Ó cã ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ trªn ph¶i kÓ ®Õn sù cè g¾ng nç lùc cña tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn C«ng ty, ®Æc biÖt lµ Ban l·nh ®¹o C«ng ty ®· cã nh÷ng biÖn ph¸p qu¶n lý hiÖu qu¶ trong viÖc t×m h­íng ®i ®óng ®¾n, phï hîp víi xu thÕ míi, víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña C«ng ty. Ban l·nh ®¹o C«ng ty ®· tæ chøc tèt c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng vµ t×m hiÓu thÞ hiÕu ng­êi tiªu dïng ®Ó ®i s©u vµo thÞ tr­êng t×m nguån hµng phï hîp ®Ó kinh doanh; T¨ng c­êng c¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng, ph­¬ng thøc thanh to¸n ®Ó phôc vô tèt h¬n nhu cÇu cña ng­êi tiªu dïng. - Nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®­îc ë trªn còng cã sù gãp phÇn kh«ng nhá cña bé m¸y kÕ to¸n ë C«ng ty ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc bè trÝ phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc vµ kh¶ n¨ng chuyªn m«n cña tõng ng­êi, c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung ®· ®i vµo nÒ nÕp vµ t­¬ng ®èi æn ®Þnh. C¸c bé phËn trong bé m¸y kÕ to¸n ®­îc phèi hîp mét c¸ch hîp lý, nhÞp nhµng ®¶m b¶o qu¸ tr×nh thu nhËn, kiÓm tra, xö lý vµ cung cÊp th«ng tin lu«n kÞp thêi vµ chÝnh x¸c. Riªng bé phËn kÕ to¸n b¸n hµng lu«n hoµn thµnh c«ng viÖc ®­îc giao theo ®óng yªu cÇu cña kÕ to¸n tr­ëng. Do C«ng ty ho¹t ®éng trong lÜnh vùc kinh doanh th­¬ng m¹i nªn kh©u b¸n hµng cã vai trß v« cïng quan träng. NhËn thøc ®­îc ®iÒu ®ã C«ng ty ®· kh«ng ngõng x©y dùng vµ n©ng cÊp c¶i t¹o hÖ thèng c¸c tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho ph©n bè r¶i r¸c ë trong tØnh Thanh Ho¸. Bªn c¹nh ®ã bé phËn kÕ to¸n b¸n hµng còng ®­îc h×nh thµnh víi ®éi ngò c¸c nh©n viªn thÞ tr­êng ë d­íi c¸c tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho kÕt hîp víi kÕ to¸n b¸n hµng trªn phßng kÕ to¸n ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô cña m×nh. MÆc dï khèi l­îng c«ng viÖc nhiÒu hµng ngµy ph¸t sinh nhiÒu nghiÖp vô b¸n hµng nh­ng kÕ to¸n b¸n hµng lu«n lµm tèt c«ng viÖc cña m×nh. C¸c nh©n viªn thÞ tr­êng vµ kÕ to¸n b¸n hµng cã sù phèi hîp nhÞp nhµng ®¶m b¶o viÖc cung cÊp th«ng tin cho Ban l·nh ®¹o C«ng ty vÒ t×nh h×nh nhËp- xuÊt- tån kho hµng ho¸, t×nh h×nh doanh thu tiªu thô, kÕt qu¶ b¸n hµng, c¸c kho¶n c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng ®­îc chÝnh x¸c vµ kÞp thêi. - Víi ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt kinh doanh cña C«ng ty viÖc vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ ®· thÓ hiÖn b­íc ph¸t triÓn cao trong viÖc thiÕt kÕ hÖ thèng sæ víi môc ®Ých hîp lý ho¸ cao trong h¹ch to¸n kÕ to¸n trªn c¸c mÆt: Thø nhÊt lµ nã t¸ch rêi viÖc ghi sæ theo thø tù thêi gian víi viÖc ghi sæ theo hÖ thèng thµnh 2 b­íc c«ng viÖc ®éc lËp vµ thuËn tiÖn cho viÖc ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n gióp C«ng ty khai th¸c ®­îc nh÷ng kh¶ n¨ng chuyªn m«n cña ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n trong C«ng ty, ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶. C¸c nh©n viªn thÞ tr­êng th× cã nhiÖm vô thu nhËn vµ kiÓm tra c¸c chøng tõ ban ®Çu, ph¶n ¸nh ®¬n gi¶n c¸c nghiÖp vô b¸n hµng vµo B¸o c¸o b¸n hµng, ''Sæ giao nhËn hµng vµ thanh to¸n ''. Cßn kÕ to¸n b¸n hµng trªn phßng kÕ to¸n th× cã nhiÖm vô tËp hîp nh÷ng chøng tõ do nh©n viªn thÞ tr­êng nép lªn ®Ó ghi chÐp ph¶n ¸nh vµo c¸c sæ kÕ to¸n phï hîp. Thø hai lµ nã t¸ch rêi viÖc ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt thµnh hai lo¹i sæ kÕ to¸n riªng biÖt. Hai lo¹i sæ nµy cã kÕt cÊu ®¬n gi¶n, dÔ hiÓu, thuËn tiÖn cho viÖc ghi chÐp kÕ to¸n. Bé sæ kÕ to¸n chi tiÕt mµ C«ng ty ®ang sö dông thÓ hiÖn ®­îc mét sè ­u ®iÓm sau: + Sæ chi tiÕt hµng ho¸: Sæ nµy ®­îc më theo tõng quý ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp- xuÊt- tån cña tõng lo¹i hµng ho¸ ë mçi tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho gióp cho kÕ to¸n kiÓm tra tÝnh trung thùc, chÝnh x¸c trong viÖc ghi chÐp gi÷a nh©n viªn thÞ tr­êng so víi thñ kho, biÕt ®­îc sè l­îng tån cña tõng lo¹i hµng ho¸ ë c¸c tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho ®Ó cã thÓ ®iÒu phèi hµng ho¸ mét c¸ch phï hîp nhÊt. + Sæ chi tiÕt ph¶i thu kh¸ch hµng: ®­îc më theo quý vµ theo dâi c¸c kho¶n ph¶i thu ë tõng tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho. §iÒu nµy gióp cho kÕ to¸n trªn phßng kÕ to¸n lªn kÕ ho¹ch ®ßi nî khi ®Õn h¹n tr¶ vµ giao nhiÖm vô ®ã cho nh©n viªn thÞ tr­êng ë tõng tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho t­¬ng øng. V× C«ng ty cã ph­¬ng thøc b¸n hµng tr¶ chËm, ph¸t sinh thªm kho¶n doanh thu tµi chÝnh cÇn ®­îc theo dâi riªng v× vËy mµ '' Sæ chi tiÕt ph¶i thu kh¸ch hµng '' cã kÕt cÊu chia lµm 2 cét riªng biÖt: cét b¸n hµng th«ng th­êng vµ cét b¸n hµng tr¶ chËm, ®iÒu nµy cho thÊy sù qu¶n lý tµi chÝnh cña C«ng ty lµ chÆt chÏ. + Sæ chi tiÕt gi¸ vèn hµng b¸n: ®­îc më theo tõng quý ®Ó theo dâi gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n cña tõng lo¹i hµng b¸n ra trong kú. §iÒu nµy gióp cho viÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cuèi kú ®èi víi tõng lo¹i hµng ho¸ ®­îc chi tiÕt ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý kinh doanh. - §Ó tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng xuÊt kho C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn c¶ kú dù tr÷, ph­¬ng ph¸p tÝnh nµy phï hîp víi kÕ to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. Do C«ng ty tiÕn hµnh kinh doanh nhiÒu lo¹i hµng ho¸ vµ kinh doanh víi khèi l­îng lín nªn hµng ho¸ cña C«ng ty ®Ó ë c¸c tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho ®­îc ph©n lo¹i ra thµnh tõng nhãm hµng, lo¹i hµng riªng biÖt. §iÒu ®ã ®· gióp cho c«ng t¸c kiÓm kª ®­îc tiÕn hµnh thuËn tiÖn, gi¶m tèi thiÓu chi phÝ kiÓm kª hµng ho¸ vµ gióp cho viÖc tÝnh to¸n trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng xuÊt kho ®èi víi tõng lo¹i hµng ho¸ ®­îc nhanh chãng. b. Nh÷ng tån t¹i Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm th× kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ë C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn vÉn cßn mét sè tån t¹i cÇn ®­îc kh¾c phôc, ®ã lµ : * VÊn ®Ò chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ : §èi víi tr­êng hîp b¸n lÎ hµng ho¸ t¹i c¸c tr¹m th­¬ng m¹i vµ tæng kho, chØ khi nµo cã yªu cÇu cña kh¸ch hµng th× nh©n viªn thÞ tr­êng míi lËp ho¸ ®¬n GTGT nÕu kh«ng cã yªu cÇu cña kh¸ch hµng th× c¸c nghiÖp vô b¸n hµng nµy ®­îc tËp hîp vµo '' Sæ giao nhËn hµng vµ thanh to¸n ''. §Þnh kú nh©n viªn thÞ tr­êng mang tiÒn vµ c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan vÒ nép cho phßng kÕ to¸n, lóc ®ã kÕ to¸n míi viÕt phiÕu thu vµ ho¸ ®¬n GTGT. ViÖc lËp ho¸ ®¬n GTGT kh«ng ®óng víi thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô b¸n hµng nh­ vËy lµ kh«ng ®óng víi nguyªn t¾c kÕ to¸n ®­îc quy ®Þnh trong chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. - Nh©n viªn thÞ tr­êng ë c¸c tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho nép c¸c sæ s¸ch, chøng tõ thu nhËn ®­îc tõ viÖc b¸n hµng lªn phßng kÕ to¸n kh«ng ®óng ®Þnh kú theo quy ®Þnh cña C«ng ty lµ 2- 3 ngµy mµ th­êng ®Ó l©u h¬n kho¶ng 7 - 10 ngµy míi lªn nép cho phßng kÕ to¸n. §iÒu nµy g©y ra sù thiÕu hôt th«ng tin trong ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty, nhÊt lµ trong tr­êng hîp C«ng ty ®­a ra lo¹i hµng míi vµo thÞ tr­êng vµ muèn biÕt kh¶ n¨ng tiªu thô cña thÞ tr­êng ®èi víi mÆt hµng ®ã nh­ thÕ nµo. * VÊn ®Ò vÒ viÖc sö dông bé sæ kÕ to¸n chi tiÕt trong h¹ch to¸n chi tiÕt qu¸ tr×nh b¸n hµng t¹i C«ng ty cßn mét sè h¹n chÕ sau: C¸c lo¹i sæ kÕ to¸n chi tiÕt ®­îc lËp t¹i C«ng ty gãp phÇn ph¶n ¸nh mét c¸ch chi tiÕt c¸c nghiÖp vô b¸n hµng vµ theo dâi chi tiÕt c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n theo yªu cÇu qu¶n lý song hÇu hÕt c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt kh«ng ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ néi dung cÇn thiÕt cña sæ theo h­íng dÉn cña chÕ ®é nh­ sè hiÖu, ngµy th¸ng n¨m cña chøng tõ, tµi kho¶n ®èi øng ... do ®ã khi cã nh÷ng sai ph¹m rÊt khã t×m ra ®­îc nguyªn nh©n. Ngoµi '' Sæ chi tiÕt hµng ho¸ '' C«ng ty lËp theo mÉu sæ trong chÕ ®é kÕ to¸n th× c¸c lo¹i sæ chi tiÕt kh¸c nh­ Sæ chi tiÕt doanh thu vµ thanh to¸n, Sæ chi tiÕt ph¶i thu kh¸ch hµng, Sæ chi tiÕt gi¸ vèn hµng xuÊt kho, Sæ giao nhËn vµ thanh to¸n, Sæ chi phÝ kinh doanh ®Òu kh«ng thÓ hiÖn ®­îc mèi quan hÖ c©n ®èi kÕ to¸n víi c¸c tµi kho¶n ®èi øng. V× vËy g©y khã kh¨n cho viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu tÝnh cã thùc, tÝnh chÝnh x¸c cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. + §èi víi '' Sæ giao nhËn hµng vµ thanh to¸n '' ViÖc C«ng ty l­u 1 quyÓn '' Sæ giao nhËn hµng vµ thanh to¸n '' trªn phßng kÕ to¸n ®Ó kÕ to¸n ghi chÐp, ph¶n ¸nh l¹i néi dung trªn 1 quyÓn '' Sæ giao nhËn hµng vµ thanh to¸n '' ë c¸c tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho lµ trïng l¾p, lµm t¨ng khèi l­îng c«ng viÖc cho kÕ to¸n. '' Sæ giao nhËn hµng vµ thanh to¸n '' cña C«ng ty ®­îc sö dông gièng nh­ mét quyÓn sæ nhËt ký ghi chÐp toµn bé c¸c nghiÖp vô nhËn hµng vÒ kho, b¸n hµng, t×nh h×nh thanh to¸n nh­ng l¹i kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc l­îng hµng tån ë c¸c tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho v× vËy thÓ hiÖn sù ch­a chÆt chÏ trong viÖc ghi chÐp. + §èi víi '' Sæ chi tiÕt doanh thu vµ thanh to¸n '' Sæ nµy d­îc dïng ®Ó theo dâi riªng doanh thu b¸n hµng ë mçi tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho theo tõng quý vµ ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n cña kh¸ch hµng. Tuy nhiªn l¹i kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc doanh thu cña tõng mÆt hµng riªng biÖt. Nh­ vËy th«ng tin vÒ doanh thu kh«ng ®­îc cung cÊp ®Çy ®ñ lµm h¹n chÕ kh¶ n¨ng ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ cña Ban qu¶n trÞ do kh«ng thÊy ®­îc mÆt hµng nµo tiªu thô tèt, mÆt hµng nµo tiªu thô ®ang cßn bÞ h¹n chÕ ®Ó tõ ®ã ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p kh¾c phôc nh»m t¨ng c­êng nh÷ng lo¹i hµng phï hîp víi nhu cÇu thÞ hiÕu ng­êi tiªu dïng vµ gi¶m bít nh÷ng mÆt hµng lçi thêi, kh«ng phï hîp víi thÞ hiÕu ng­êi tiªu dïng. + Ngoµi ra gi÷a 2 lo¹i '' Sæ chi tiÕt doanh thu vµ thanh to¸n '' vµ '' Sæ giao nhËn hµng vµ thanh to¸n '' ë C«ng ty cã sù ghi chÐp trïng l¾p vÒ mét néi dung ®ã lµ cïng ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n cña kh¸ch hµng. §iÒu nµy lµm t¨ng khèi l­îng c«ng viÖc cho kÕ to¸n nhÊt lµ vµo thêi ®iÓm cuèi th¸ng v× vËy cã thÓ g©y ra sù nhÇm lÉn s¬ suÊt. + §èi víi '' Sæ chi phÝ kinh doanh '' Trong c¸ch ghi chÐp cña lo¹i sæ nµy cßn tån t¹i nh­îc ®iÓm sau: phÇn ph¶n ¸nh chi phÝ thu mua hµng ho¸ kh«ng ph¶n ¸nh chi tiÕt ®­îc kho¶n chi phÝ thu mua cho tõng lo¹i hµng ho¸ mµ sau nµy cuèi quý kÕ to¸n míi t¸ch riªng chi phÝ thu mua cho tõng lo¹i hµng ho¸ ®Ó tÝnh trÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho viÖc lµm nµy mÊt nhiÒu c«ng søc vµ thêi gian do ph¶i tËp hîp 1 lÇn chi phÝ vµo '' Sæ chi phÝ kinh doanh '' sau ®ã l¹i míi tiÕn hµnh ph©n lo¹i chi phÝ thu mua t­¬ng øng cho tõng lo¹i hµng ho¸. H¹ch to¸n chi tiÕt lµ bé phËn quan träng trong c«ng t¸c h¹ch to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n b¸n hµng nãi riªng. Nã t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc h¹ch to¸n ®Çy ®ñ, kÞp thêi vµ chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô b¸n hµng, ®ång thêi còng lµ c¬ së ®Ó kÕ to¸n tæng hîp ®èi chiÕu víi viÖc ghi sæ c¸i vµ lËp B¸o c¸o kÕ to¸n vµo cuèi kú. Do ®ã sæ kÕ to¸n chi tiÕt ph¶i ®­îc tæ chøc khoa häc tõ viÖc lËp sæ ®Õn ph­¬ng ph¸p ghi sæ, ph¶i cã sù ®æi míi trong hÖ thèng sæ cña C«ng ty cho phï hîp víi nh÷ng thay ®æi míi trong h¹ch to¸n kÕ to¸n. * §èi víi tr­êng hîp b¸n hµng theo ph­¬ng thøc chuyÓn hµng chê chÊp nhËn còng cßn mét sè ®iÒu ch­a hîp lý. Khi C«ng ty ®em hµng ho¸ giao cho c¸c cöa hµng, c¸c hé kinh doanh kÕ to¸n kh«ng ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n 157- hµng göi ®i b¸n ®Ó theo dâi, mµ chØ theo dâi trªn '' Sæ giao nhËn vµ thanh to¸n '' gi÷a C«ng ty vµ c¸c hé kinh doanh. Cuèi th¸ng míi x¸c ®Þnh sè hµng b¸n ®­îc ®Ó viÕt ho¸ ®¬n GTGT, sè hµng ch­a b¸n ®­îc th× nhËp l¹i kho vµ ®­îc x¸c ®Þnh lµ hµng tån kho cuèi kú. §©y lµ nh÷ng nghiÖp vô kÕ to¸n ph¸t sinh mµ kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh b»ng c¸c bót to¸n thÝch hîp trªn c¸c sæ kÕ to¸n ®Ó theo dâi. §iÒu nµy thÓ hiÖn sù thiÕu chÆt chÏ trong viÖc ghi chÐp, theo dâi kh«ng th­êng xuyªn vÒ sè hµng göi b¸n v× vËy mµ ph¶n ¸nh kh«ng kÞp thêi vµ sÏ mÊt ®i tÝnh chÝnh x¸c trong viÖc x¸c ®Þnh hµng tån kho vµo cuèi th¸ng. Hµng göi b¸n kh«ng b¸n ®­îc vµo cuèi mïa vô nhËp l¹i kho lµm t¨ng chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì g©y ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña C«ng ty. TÝnh tr¸ch nhiÖm cña c¸c hé kinh doanh ®èi víi sè hµng göi b¸n cña C«ng ty lµ kh«ng cao. C¸c hé kinh doanh nµy b¸n hµng cho C«ng ty lµ ®Ó lÊy phÇn chªnh lÖch gi÷a gi¸ giao hµng cña C«ng ty víi gi¸ b¸n cho ng­êi tiªu dïng. Hµng kh«ng b¸n ®­îc sÏ tr¶ l¹i C«ng ty mµ kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn tµi chÝnh cña c¸c hé kinh doanh kh«ng ph¸t huy hÕt n¨ng lùc kinh doanh cña c¸c hé kinh doanh. nÕu hµng göi b¸n tån nhiÒu th× sÏ g©y thiÖt h¹i kinh tÕ cho C«ng ty. * VÊn ®Ò x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng Cuèi kú kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕt chuyÓn c¸c chØ tiªu doanh thu, gi¸ vèn, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµo tµi kho¶n 911- X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh; ViÖc h¹ch to¸n kÕt qu¶ kinh doanh ®­îc thùc hiÖn ngay trªn sæ c¸i tµi kho¶n 911 mµ C«ng ty kh«ng më sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng cho tõng mÆt hµng ®Ó t×m ra nh÷ng mÆt hµng cã lîi nhuËn cao, mÆt hµng cã lîi nhuËn thÊp ®Ó Ban l·nh ®¹o C«ng ty ®­a ra nh÷ng ph­¬ng h­íng kinh doanh phï hîp. * §èi víi c¸c kho¶n chi phÝ - Chi phÝ thu mua C¸ch ph©n bæ chi phÝ thu mua lµ kh«ng hîp lý, mäi chi phÝ thu mua ph¸t sinh trong kú ®­îc kÕ to¸n tËp hîp l¹i ®Õn cuèi kú sÏ ph©n bæ hÕt cho hµng b¸n ra trong kú mµ kh«ng ph©n bæ cho hµng tån kho. §iÒu nµy cã nghÜa lµ chi phÝ thu mua ph¸t sinh trong kú nµo th× sÏ ®­îc tÝnh døt ®iÓm ngay trong kú ®ã. C¸ch ph©n bæ nµy tuy ®¬n gi¶n, dÔ lµm nh­ng nã l¹i kh«ng chÝnh x¸c trong viÖc tÝnh to¸n trÞ gi¸ vèn cña hµng ho¸ xuÊt kho g©y ¶nh h­ëng ®Õn viÖc kinh doanh cña C«ng ty. Cã thÓ nã lµm cho trÞ gi¸ vèn cña hµng ho¸ xuÊt kho thÊp h¬n so víi gi¸ trÞ thùc tÕ, v× vËy khi x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng sÏ lµm t¨ng lîi nhuËn nh­ng ®©y lµ lîi nhuËn gi¶ v× thùc tÕ C«ng ty ®· mÊt 1 kho¶n chi phÝ ®èi víi hµng tån kho cuèi kú nh­ng kh«ng ®­îc ph©n bæ. Vµ nã còng cã thÓ lµm cho trÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho cao h¬n so víi gi¸ trÞ thùc tÕ nªn gi¸ b¸n còng sÏ ®­îc tÝnh cao h¬n. §iÒu nµy lµm gi¶m sù c¹nh tranh cña C«ng ty víi c¸c C«ng ty kh¸c vÒ gi¸ c¶ dÉn ®Õn doanh thu bÞ gi¶m xuèng vµ lµm gi¶m lîi nhuËn. - Chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp T­¬ng tù nh­ phÇn trªn, c¸c kho¶n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¸t sinh ®­îc kÕ to¸n tËp hîp l¹i cuèi kú ph©n bæ hÕt cho hµng ho¸ b¸n ra trong kú. §iÒu nµy cã nghÜa lµ trong kú kÕ to¸n tËp hîp hÕt chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ®Ó cuèi kú kÕt chuyÓn hÕt vµo tµi kho¶n 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng. V× vËy mµ hµng ho¸ tån kho cuèi kú sÏ kh«ng ®­îc ph©n bæ c¸c kho¶n chi phÝ nµy lµm cho viÖc x¸c ®Þnh gi¸ vèn hµng b¸n mÊt ®i tÝnh chÝnh x¸c. * §èi víi viÖc ph©n c«ng lao ®éng trong bé phËn kÕ to¸n b¸n hµng V× ho¹t ®éng kinh doanh chÝnh cña C«ng ty lµ mua b¸n trao ®æi hµng ho¸ nªn kÕ to¸n mua hµng ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n b¸n hµng cã vai trß quan träng chÝnh v× thÕ mµ khèi l­îng c«ng viÖc nhiÒu l¹i dån hÕt vµo cuèi th¸ng, cuèi quý g©y ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc nh­ mÊt tÝnh chÝnh x¸c, mÊt tÝnh kÞp thêi. * §èi víi c«ng t¸c kiÓm kª hµng ho¸ ë C«ng ty viÖc kiÓm kª hµng ho¸ ®­îc tiÕn hµnh theo ®Þnh kú, cuèi quý Ban kiÓm so¸t C«ng ty míi tiÕn hµnh viÖc kiÓm tra, kiÓm so¸t l­îng hµng tån, hµng b¸n ra, hµng mua vµo ®Ó kÕ to¸n lµm c¬ së tÝnh gi¸ trÞ thùc tÕ cña hµng xuÊt kho. Thêi gian gi÷a 2 lÇn kiÓm kª dµi v× vËy mµ kh«ng ph¶n ¸nh kÞp thêi gi¸ trÞ thùc tÕ cña hµng xuÊt kho lµm mÊt tÝnh chÝnh x¸c ®Æc biÖt lµ ®èi víi mÆt hµng hay cã sù biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶ nh­ hµng ®iÖn tö, xe m¸y ... * §èi víi c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu Qu¸ tr×nh b¸n hµng C«ng ty kh«ng sö dông c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu. V× thÕ mµ trong h¹ch to¸n kÕ to¸n b¸n hµng kh«ng sö dông c¸c tµi kho¶n 521- ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i, TK 531- Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, TK 532- Gi¶m gi¸ hµng b¸n mÆc dï thùc tÕ cña qu¸ tr×nh b¸n hµng C«ng ty vÉn cã nh÷ng kho¶n chi cho kh¸ch hµng mua hµng víi khèi l­îng lín, c¸c kho¶n gi¶m trõ do hµng b¸n ®Ó l©u ngµy bÞ gi¶m gi¸ trÞ. Nh­ng nh÷ng kho¶n nµy kÕ to¸n l¹i tÝnh vµo chi phÝ b¸n hµng, nh­ vËy lµ kh«ng ®óng víi nh÷ng quy ®Þnh trong chÕ ®é kÕ to¸n, ph¶n ¸nh kh«ng ®óng néi dung cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, ®©y lµ nh÷ng kho¶n lµm gi¶m trõ doanh thu chø kh«ng ph¶i lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ. H¬n n÷a nÕu doanh nghiÖp sö dông c¸c tµi kho¶n nµy trong h¹ch to¸n th× sÏ cã lîi cho doanh nghiÖp trong viÖc lµm gi¶m bít sè thuÕ GTGT ph¶i nép cña C«ng ty. * §èi víi hµng ho¸ tån kho l©u ngµy bÞ gi¶m gi¸ trÞ Trong qu¸ tr×nh kinh doanh cña C«ng ty kh«ng thÓ tr¸nh khái t×nh tr¹ng hµng ho¸ kh«ng tiªu thô hÕt ®Ó l©u ngµy trong kho bÞ gi¶m gi¸ trÞ. §iÒu ®ã ®· lµm t¨ng thªm chi phÝ kinh doanh trong kú mét c¸ch ®ét ngét g©y khã kh¨n vÒ tµi chÝnh cho C«ng ty do ch­a ®­îc chuÈn bÞ tr­íc. * §èi víi hÖ thèng kho b·i HiÖn nay ë tr¹m th­¬ng m¹i ga Thanh Ho¸ cßn tån t¹i mét vÊn ®Ò cÇn ®­îc quan t©m ®ã lµ hµng ho¸ ë tr¹m th­¬ng m¹i nµy ®­îc ®Ó chung trong cïng mét kho víi hµng ho¸ cña c¸c c«ng ty kh¸c. V× vËy vÊn ®Ò b¶o qu¶n hµng ho¸ ë ®©y rÊt khã kh¨n, mÆc dï c¸c nh©n viªn ë tr¹m th­¬ng m¹i ®· t¨ng c­êng c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý nh­ng vÉn th­êng xuyªn x¶y ra mÊt m¸t, h­ háng hµng ho¸ g©y thiÖt h¹i vÒ tµi chÝnh cho C«ng ty. ch­¬ng 3 mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ t¹i c«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i thiÖu yªn 3.1. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng bÊt kú mét doanh nghiÖp ho¹t ®éng ë lÜnh vùc kinh doanh nµo th× thÞ tr­êng tiªu thô hµng ho¸ ®ãng vai trß quyÕt ®Þnh ®Õn sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp, nã lµ ®éng lùc kh«ng thÓ thiÕu ®Ó thóc ®Èy sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp ®Æc biÖt lµ doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc th­¬ng m¹i. ChØ cã b¸n ®­îc nhiÒu hµng th× doanh nghiÖp míi cã ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó quay vßng vèn trong kinh doanh, bï ®¾p nh÷ng kho¶n chi phÝ ®· bá ra, lµm t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp thùc hiÖn t¸i s¶n xuÊt më réng. Trong ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i, qu¸ tr×nh tiªu thô hµng ho¸ lµ kh©u cuèi cïng vµ quan träng nhÊt cña viÖc lu©n chuyÓn vèn kinh doanh trong doanh nghiÖp. Vèn hµng ho¸ cña nã th­êng chiÕm tØ träng lín trong tæng vèn kinh doanh v× thÕ mµ qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn vèn kinh doanh ph¶i ®­îc theo dâi chÆt chÏ vµ th­êng xuyªn. Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh khèc liÖt, qu¸ tr×nh thÞ tr­êng, qu¸ tr×nh t¹o lîi nhuËn cho doanh nghiÖp ®­îc ®­a lªn hµng ®Çu. §ång thêi qu¸ tr×nh nµy cßn lµ yÕu tè quyÕt ®Þnh tíi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× ®iÒu nµy mµ doanh nghiÖp cÇn chó träng trong kh©u b¸n hµng, kh«ng chØ ®a d¹ng ho¸ c¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng, ph­¬ng thøc thanh to¸n trong kinh doanh mµ doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã bé phËn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng cã ®ñ n¨ng lùc thùc hiÖn viÖc thu thËp, kiÓm tra, xö lý vµ ph©n tÝch c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong ho¹t ®éng b¸n hµng cña doanh nghiÖp b»ng hÖ thèng c¸c ph­¬ng ph¸p khoa häc cña kÕ to¸n: ph­¬ng ph¸p chøng tõ, tµi kho¶n, tÝnh gi¸ vµ tæng hîp c©n ®èi ®Ó cã thÓ cung cÊp th«ng tin mét c¸ch ®Çy dñ vµ toµn diÖn vÒ qu¸ tr×nh b¸n hµng vµ kÕt qu¶ b¸n hµng cña C«ng ty gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ C«ng ty ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh tèi ­u nhÊt. V× vËy hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng lµ mét vÊn ®Ò hÕt søc cÇn thiÕt trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay. Hoµn thiÖn c¶ néi dung lÉn ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n cho phï hîp víi thùc tÕ cña doanh nghiÖp lµ vÊn ®Ò cÊp thiÕt. Muèn hoµn thiÖn ®­îc ph¶i cã nhËn xÐt ®óng ®¾n trong viÖc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ®¶m b¶o ph¶i phï hîp víi chÕ ®é chÝnh s¸ch vµ ®Æc ®iÓm kinh doanh cña C«ng ty. §ång thêi ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c nh÷ng th«ng tin kinh tÕ, võa tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ, võa cã hiÖu qu¶. Hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng th× hÖ thèng c¸c chøng tõ ban ®Çu ®­îc hoµn thiÖn, sÏ n©ng cao ®­îc tÝnh ph¸p lý, tÝnh chÝnh x¸c t¹o ®iÒu kiÖn tèt cho viÖc kiÓm tra kÕ to¸n. ViÖc lu©n chuyÓn chøng tõ hîp lý sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho kÕ to¸n theo dâi kÞp thêi t×nh h×nh nhËp xuÊt hµng ho¸ t¹i c¸c kho, t×nh h×nh thanh to¸n cña kh¸ch hµng. Hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng cßn gãp phÇn vµo viÖc sö dông ®óng tµi kho¶n ®Ó ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c kiÓm tra, ®èi chiÕu tÝnh c©n ®èi cña c¸c tµi kho¶n. §ång thêi gióp cho nh÷ng ng­êi quan t©m ®Õn b¸o c¸o tµi chÝnh cña C«ng ty cã thÓ hiÓu râ vÒ C«ng ty. Ngoµi hiÖu qu¶ mang l¹i ®èi víi nghiÖp vô tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶, hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n toµn C«ng ty, gióp cho nhµ l·nh ®¹o cã thÓ qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh cña c¸c ®¬n vÞ ®­îc tèt h¬n. Hoµn thiÖn qu¸ tr×nh kÕ to¸n nµy cßn gióp cho viÖc hoµn thiÖn hÖ thèng sæ s¸ch ®­îc sö dông trong c«ng t¸c h¹ch to¸n, gióp cho viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trªn c¸c sæ tæng hîp, sæ chi tiÕt cho tõng th¸ng, tõng quý t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng t¸c kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu ®­îc thuËn lîi. Gióp cho viÖc theo dâi, x¸c ®Þnh chÝnh x¸c thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô kinh tÕ mµ vÉn ®¶m b¶o kÕt cÊu sæ gän nhÑ, gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc ghi chÐp, vÉn ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin kinh tÕ cÇn thiÕt cho c¸c ®èi t­îng sö dông. 3.2. Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ë C«ng ty Cæ PhÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn NhËn thøc ®­îc sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn, em xin ®Ò xuÊt mét sè ph­¬ng h­íng nh­ sau: - Ph¶i n©ng cao tr×nh ®é cho ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý trong C«ng ty ®Ó h­íng dÉn vµ chØ ®¹o nh©n viªn trong toµn C«ng ty thùc hiÖn tèt mäi quy ®Þnh vµ kÕ ho¹ch C«ng ty ®Ò ra. - Ph¶i t¨ng c­êng c«ng t¸c chuyªn m«n cho c¸n bé kÕ to¸n nãi chung ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ nh»m thùc hiÖn nhiÖm vô thu thËp, kiÓm tra, xö lý vµ cung cÊp th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng vµ chÝnh x¸c. - §µo t¹o n©ng cao tr×nh ®é cho c¸c nh©n viªn thÞ tr­êng ë d­íi c¸c tr¹m vµ tæng kho, cã sù ph©n c«ng lao ®éng hîp lý. - Sö dông chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ theo ®óng chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. - Bé sæ kÕ to¸n chi tiÕt cÇn ®­îc chØnh ®æi mét sè néi dung ch­a phï hîp. - Sö dông thªm mét sè tµi kho¶n trong h¹ch to¸n phï hîp víi néi dung cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. - Ph¶i sö dông ph­¬ng ph¸p ph©n bæ chi phÝ thu mua, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp chÝnh x¸c h¬n. - C«ng t¸c kiÓn kª hµng ho¸ cÇn ®­îc ®iÒu chØnh l¹i thêi gian gi÷a hai lÇn kiÓm kª cho phï hîp. - N©ng cÊp, c¶i t¹o l¹i hÖ thèng kho b·i ®Ó phôc vô tèt h¬n c«ng t¸c l­u tr÷, b¶o qu¶n hµng ho¸ cña C«ng ty. 3.3. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ë C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn Qua thêi gian nghiªn cøu thùc tÕ vÒ kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn, em xin m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ë C«ng ty nh­ sau : *ý kiÕn thø nhÊt: VÒ chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ LËp chøng tõ ban ®Çu lµ kh©u ®Çu tiªn rÊt quan träng trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn h¹ch to¸n b¸n hµng bëi chøng tõ ban ®Çu lµ c¨n cø ®Ó ghi sæ kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. NÕu trªn chøng tõ ban ®Çu kh«ng ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ néi dung th«ng tin kinh tÕ cÇn truyÒn ®¹t th× sÏ g©y ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn viÖc ra quyÕt ®Þnh cña ban l·nh ®¹o ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Do vËy viÖc lËp chøng tø ®ßi hái ph¶i ®­îc thùc hiÖn trªn c¬ së ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu cã tÝnh nguyªn t¾c sau: Chøng tõ ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÊt ph¸p lÝ( ®­îc ghi chÐp ®Çy ®ñ, râ rµng, kÞp thêi vµ ®óng víi sù thùc nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, ph¶i cã ®Çy ®ñ ch÷ kÝ cña nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm liªn quan ®Õn nghiÖp vô). Chøng tõ ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÊt th«ng tin ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lÝ cña C«ng ty theo c¬ chÕ thÞ tr­êng t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ghi sæ kÕ to¸n. Do cßn nh÷ng h¹n chÕ trong viÖc lËp chøng tõ nh­ ®· nªu ë trªn, kÕ to¸n c«ng ty cÇn ph¶i kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy b»ng c¸ch thùc hiÖn viÖc h¹ch to¸n ban ®Çu theo nh÷ng qui ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n. KÕ to¸n ph¶i ghi ®óng ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin trªn chøng tõ ban ®Çu. Khi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh kÕ to¸n cÇn ph¶i ph¶n ¸nh ngay trªn chøng tõ cã liªn quan, tr¸nh t×nh tr¹ng lËp chøng tõ muén h¬n mét hay vµi ngµy. - §èi víi viÖc chÊp hµnh quy ®Þnh cña nh©n viªn thÞ tr­êng Nh©n viªn b¸n d­íi cöa hµng, quÇy hµng b¸n lÎ lËp b¸o c¸o b¸n hµng vµ göi vÒ c«ng ty kh«ng theo mét qui ®Þnh thèng nhÊt g©y c¶n trë ®Õn c«ng t¸c qu¶n lÝ vµ h¹ch to¸n. Do ®ã trong tr­êng hîp nµy c«ng ty nªn ®­a ra c¸c qui ®Þnh cô thÓ, râ rµng vÒ viÖc lËp vµ nép b¸o c¸o b¸n hµng theo ngµy hoÆc theo ®Þnh k× ng¾n (tèi ®a lµ 3 ngµy) gióp cho viÖc theo dâi tèc ®é thùc tÕ b¸n ra ®èi víi tõng mÆt hµng. §Æc biÖt lµ ®èi víi nh÷ng mÆt hµng míi th× cÇn ph¶i ®­îc b¸o c¸o th­êng xuyªn vÒ C«ng ty ®Ó Ban l·nh ®¹o cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, kÞp thêi. *ý kiÕn thø hai : VÒ tµi kho¶n sö dông - C«ng ty tiÕn hµnh kinh doanh nhiÒu lo¹i hµng ho¸, cÇn ph¶i theo dâi riªng biÖt tõng lo¹i v× vËy C«ng ty nªn sö dông c¸c tµi kho¶n chi tiÕt cña tµi kho¶n 156 ®Ó tiÖn cho viÖc theo dâi vÒ t×nh h×nh hµng ho¸ trªn c¸c b¸o c¸o, sæ s¸ch. - øng víi mçi lo¹i hµng, nhãm hµng th× cã mçi lo¹i doanh thu, gi¸ vèn hµng b¸n, kÕt qu¶ kinh doanh kh¸c nhau cÇn ®­îc theo dâi v× vËy mµ nªn x©y dùng hÖ thèng c¸c tµi kho¶n chi tiÕt cña c¸c tµi kho¶n 511- doanh thu b¸n hµng, TK 632- gi¸ vèn hµng b¸n, TK 911- x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh ®Ó tiÖn cho c«ng t¸c qu¶n lý cña C«ng ty. - C«ng ty còng nªn ®­a c¸c tµi kho¶n gi¶m trõ doanh thu vµo h¹ch to¸n kÕ to¸n b»ng c¸ch sö dông c¸c tµi kho¶n 521, TK 531, TK 532 ®Ó ph¶n ¸nh mét c¸ch chÝnh x¸c nhÊt néi dung cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vÒ c¸c kho¶n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i, gi¶m gi¸ hµng b¸n, hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i chø kh«ng ph¶i lµ chi phÝ b¸n hµng nh­ C«ng ty vÉn lµm l©u nay. Khi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ nµy ph¸t sinh, kÕ to¸n sÏ ghi : Nî TK 521, 531, 532 Nî TK 3331 Cã TK 111, 112, 131, ... Cuèi kú kÕ to¸n kÕt chuyÓn c¸c kho¶n nµy vµo doanh thu b¸n hµng, ghi: Nî TK 511 Cã TK 521, 531, 532 Nh­ vËy th«ng qua viÖc h¹ch to¸n nµy còng gãp phÇn lµm gi¶m kho¶n thuÕ GTGT ph¶i nép cña C«ng ty. - C«ng ty tiÕn hµnh b¸n hµng theo ph­¬ng thøc hµng göi b¸n, ®Ó ph¶n ¸nh vµ theo dâi ®­îc toµn diÖn vÒ t×nh h×nh cña hµng göi b¸n C«ng ty nªn sö dông tµi kho¶n 157- hµng göi ®i b¸n vµ c¸c tµi kho¶n chi tiÕt cho tõng lo¹i hµng trong h¹ch to¸n. - §èi víi vÊn ®Ò kÕ to¸n hµng tån kho C¸c lo¹i hµng ho¸ mµ C«ng ty kinh doanh cã ®Æc tÝnh lµ thêi h¹n sö dông kh«ng dµi, ph¶i ®­îc b¶o qu¶n trong ®iÒu kiÖn thÝch hîp v× vËy hµng ho¸ rÊt dÔ bÞ gi¶m gi¸ trÞ, gi¶m chÊt l­îng g©y thiÖt h¹i vÒ tµi chÝnh cho C«ng ty. ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho nh»m bï ®¾p c¸c kho¶n thiÖt h¹i thùc tÕ x¶y ra do hµng ho¸ tån kho bÞ gi¶m gi¸ lµ viÖc lµm cÇn thiÕt. §©y chÝnh lµ kho¶n dù tÝnh tr­íc ®Ó ®­a vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh phÇn gi¸ trÞ bÞ gi¶m xuèng thÊp h¬n gi¸ trÞ ®· ghi sæ kÕ to¸n cña hµng tån kho. §Ó ph¶n ¸nh kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho kÕ to¸n sö dông tµi kho¶n 159. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n nh­ sau: - Cuèi kú kÕ to¸n, khi lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lÇn ®Çu tiªn, ghi: Nî TK 632 (CT: dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho) Cã TK 159 - Cuèi kú kÕ to¸n tiÕp theo: + NÕu kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ph¶i lËp ë kú kÕ to¸n n¨m nay lín h¬n kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®· lËp ë cuèi kú kÕ to¸n tr­íc ch­a sö dông hÕt th× sè chªnh lÖch lín h¬n, ghi: Nî TK 632 (CT: dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho) Cã TK 159 + NÕu kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ph¶i lËp ë kú kÕ to¸n n¨m nay nhá h¬n kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®· lËp ë cuèi kú kÕ to¸n tr­íc ch­a sö dông hÕt th× ta sè chªnh lÖch nhá h¬n, ghi: Nî TK 159 Cã TK 632 (CT: dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho) *ý kiÕn thø ba : VÒ c¸c lo¹i sæ s¸ch kÕ to¸n chi tiÕt C«ng ty ®ang sö dông H¹ch to¸n chi tiÕt qu¸ tr×nh b¸n hµng ®­îc thùc hiÖn qua viÖc më c¸c sæ chi tiÕt theo dâi t×nh h×nh b¸n hµng( vÒ doanh thu, c«ng nî...) lµ kh©u rÊt quan träng trong c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng. Sè liÖu tæng hîp cña c¸c sæ chi tiÕt kh«ng chØ ®­îc dïng ®Ó ®èi chiÕu kiÓm tra cuèi th¸ng mµ cßn lµ c¨n cø ®Ó ghi sæ tæng hîp, lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. H¹ch to¸n chi tiÕt cho phÐp theo dâi ph¶n ¸nh chi tiÕt tõng nghiÖp vô tõng ®èi t­îng h¹ch to¸n cô thÓ. ChÝnh v× vËy sæ chi tiÕt ph¶i ®­îc më ®Çy ®ñ theo tõng néi dung kinh tÕ cô thÓ. Sæ chi tiÕt c«ng ty cã thÓ vËn dông theo mÉu ban hµnh cña Bé tµi chÝnh, còng cã thÓ lËp theo ®iÒu kiÖn phï hîp cña ®¬n vÞ. Tuy nhiªn viÖc lËp sæ ph¶i tu©n theo nh÷ng nguyªn t¾c c¬ b¶n cña kÕ to¸n, qui ®Þnh cña chÕ ®é( vÒ tµi kho¶n sö dông cã quan hÖ ®èi øng kÕ to¸n, néi dung cña c¸c cét ®­îc tr×nh bµy trªn sæ). HiÖn nay viÖc lËp vµ ghi sæ chi tiÕt t¹i c«ng ty cã nhiÒu vÊn ®Ò cÇn quan t©m, cô thÓ: - Sæ chi tiÕt TK131 cÇn ph¶i lËp dùa trªn c¸c chøng tõ gèc ®Ó ph¶n ¸nh tÝnh chÝnh x¸c, trung thùc cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, ®ång thêi cho phÐp c«ng ty theo dâi ®­îc chÝnh x¸c c¸c kho¶n ®· thu,c¸c kho¶n cßn ph¶i thu cña kh¸ch. KÕ to¸n c«ng ty cã thÓ lËp sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua theo mÉu h­íng dÉn trong chÕ ®é kÕ to¸n cña Bé tµi chÝnh( MÉu sè S31- DN ). Sæ nµy ®­îc dïng ®Ó theo dâi viÖc thanh to¸n víi ng­êi mua theo tõng ®èi t­îng, tõng thêi h¹n thanh to¸n. - Víi sæ chi tiÕt theo dâi doanh thu b¸n hµng, C«ng ty cÇn qui ®Þnh mét mÉu sæ thèng nhÊt theo dâi chi tiÕt cho tõng lo¹i hµng ho¸, tõng tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho. Nªn sö dông '' Sæ chi tiÕt b¸n hµng '' ®­îc lËp theo MÉu sè S35- DN cña Bé tµi chÝnh. Sæ nµy ®­îc më theo tõng lo¹i hµng ho¸ ®· b¸n ®­îc kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn ngay hay chÊp nhËn sÏ thanh to¸n. Sæ nµy gióp cho viÖc theo dâi mét c¸ch chi tiÕt vµ chÝnh x¸c lo¹i hµng ho¸ nµo tiªu thô tèt trong quý vµ vïng nµo cã nhu cÇu tiªu thô lo¹i hµng ho¸ nµo nhiÒu nhÊt. Tõ ®ã Ban qu¶n trÞ C«ng ty cã h­íng ®Çu t­ vµo lo¹i hµng ho¸ cã nhu cÇu tiªu thô cao vµ ph©n bè lo¹i hµng phï hîp víi tõng vïng cho mçi tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho ë vïng ®ã qu¶n lý. Tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng n¬i thõa hµng, n¬i thiÕu hµng ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña C«ng ty. - §èi víi '' Sæ giao nhËn hµng vµ thanh to¸n '' cña C«ng ty lµ lo¹i sæ ®­îc sö dông phæ biÕn l©u nay ë c¸c tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho, c¸c hé kinh doanh vµ trªn phßng kÕ to¸n v× vËy ph¶i thay ®æi kÕt cÊu cho phï hîp. §èi víi lo¹i sæ nµy C«ng ty nªn t¸ch lµm 2 lo¹i cho 2 ®èi t­îng sö dông riªng biÖt ®ã lµ: + Lo¹i dïng cho c¸c tr¹m th­¬ng m¹i, tæng kho cã ®¬n gi¸ khi nhËp hµng kh¸c víi ®¬n gi¸ khi xuÊt hµng. V× vËy kÕt cÊu sæ nh­ sau: NTN Chøng tõ DiÔn gi¶i NhËp hµng Doanh thu Tån hµng Thanh to¸n SH NT SL §G TT SL §G TT SL §G TT §· thu Ph¶i thu Ngµy ... th¸ng... n¨m.... Tr¹m tr­ëng Nh©n viªn thÞ tr­êng KÕ to¸n tr­ëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) + Lo¹i dïng cho c¸c hé kinh doanh cã ®¬n gi¸ khi nhËp hµng b»ng víi ®¬n gi¸ khi c¸c hé kinh doanh th«ng b¸o l¹i cho C«ng ty vÒ sè hµng ®· b¸n nªn cã kÕt cÊu sæ nh­ sau: NTN Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Thanh to¸n SH NT Göi §· b¸n Cßn tån §· thu Ph¶i thu Ngµy ... th¸ng... n¨m... Hé kinh doanh KÕ to¸n tr­ëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) - §èi víi '' Sæ chi phÝ kinh doanh '' do c¸c lo¹i chi phÝ cã c¸ch tÝnh kh¸c nhau trong gi¸ vèn hµng b¸n nªn chia thµnh 2 lo¹i sæ lµ '' Sæ chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp '' vµ '' Sæ chi tiÕt chi phÝ thu mua ''. + KÕt cÊu '' Sæ chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp '' nh­ sau: Chøng tõ DiÔn gi¶i CPBH CPQLDN SH NT TK §¦ Sè tiÒn TK §¦ Sè tiÒn Nî Cã Nî Cã ChuyÓn tõ trang tr­íc ChuyÓn sang trang sau Ngµy ..... th¸ng.... n¨m..... Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) + KÕt cÊu '' Sæ chi tiÕt chi phÝ thu mua '' ph¶i ph¶n ¸nh ®­îc chi phÝ thu mua cña tõng lÇn nhËp cho mçi lo¹i hµng ho¸: Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Sè tiÒn Hµng nhËp trong kú SH NT 15611 15612 15613 ... 156127 ChuyÓn tõ trang tr­íc ChuyÓn sang trang sau Ngµy ..... th¸ng.... n¨m..... Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) - §èi víi viÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®Çy c¹nh tranh kh«ng doanh nghiÖp nµo chØ kinh doanh mét mÆt hµng duy nhÊt mµ xu thÕ hiÖn nay lµ kinh doanh nhiÒu mÆt hµng, ®Çu t­ vµo nhiÒu lÜnh vùc kh¸c nhau nh»m môc ®Ých san sÎ rñi ro. Tuy nhiªn dï kinh doanh ë lÜnh vùc nµo th× c¸c nhµ qu¶n lÝ ®Òu cÇn ph¶i biÕt ®­îc hiÖu qu¶ lµm ¨n cña tõng lÜnh vùc, tõng lo¹i mÆt hµng, s¶n phÈm kinh doanh trªn c¬ së ®ã cã biÖn ph¸p qu¶n lÝ kÞp thêi. Do vËy nhiÖm vô cña kÕ to¸n còng ph¶i ®¸p øng ®­îc yªu cÇu qu¶n lÝ ®ã, tøc lµ trong c«ng t¸c h¹ch to¸n th× kÕ to¸n ph¶i h¹ch to¸n ®­îc kÕt qu¶ kinh doanh chi tiÕt cña tõng mÆt hµng, tõng lÜnh vùc ®Çu t­ phôc vô tèt cho c«ng t¸c qu¶n lÝ doanh nghiÖp. C«ng ty nªn më '' Sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng '' ®Ó x¸c ®Þnh lîi nhuËn ®èi víi tõng lo¹i hµng ho¸ mµ C«ng ty ®ang kinh doanh ®Ó phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc tèt h¬n. Nh»m xem xÐt lo¹i hµng nµo cã lîi nhuËn cao, lo¹i nµo cã lîi nhuËn thÊp ®Ó tõ ®ã Ban qu¶n trÞ cã nh÷ng chÝnh s¸ch phï hîp nh»m lµm t¨ng lîi nhuËn cña ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i. §iÒu nµy còng gãp phÇn lµm t¨ng thu nhËp gióp viÖc kinh doanh cña doanh nghiÖp ngµy cµng ®­îc më réng vµ ph¸t triÓn. *ý kiÕn thø t­ : VÒ viÖc n©ng cao tr¸ch nhiÖm cña c¸c hé kinh doanh ®èi víi hµng göi b¸n cña C«ng ty, C«ng ty nªn ®­a ra mét sè rµng buéc gi÷a 2 bªn. VÝ dô nh­ nÕu sè hµng göi b¸n mµ nhËp l¹i kho cã gi¸ trÞ lín h¬n 10 % gi¸ trÞ hµng göi b¸n th× c¸c hé kinh doanh ph¶i chÞu mét kho¶n bï lç cho C«ng ty b»ng 2 % gi¸ trÞ hµng nhËp l¹i kho cho C«ng ty. Ngoµi ra C«ng ty còng nªn ®­a ra c¸c kho¶n tiÒn th­ëng cho nh÷ng hé kinh doanh b¸n ®­îc nhiÒu hµng ®Ó khuyÕn khÝch c«ng t¸c b¸n hµng t¨ng doanh thu cho C«ng ty. *ý kiÕn thø n¨m : §èi víi c¸c kho¶n chi phÝ - Chi phÝ thu mua C«ng ty nªn cã ph­¬ng ph¸p ph©n bæ l¹i cho phï hîp, tÝnh c¶ chi phÝ thu mua cho hµng ho¸ tån kho cuèi kú chø kh«ng chØ tÝnh hÕt chi phÝ thu mua ph¸t sinh cho hµng ho¸ b¸n ra trong kú nh­ c¸ch ph©n bæ mµ l©u nay C«ng ty vÉn ®ang ¸p dông. Tiªu chuÈn ph©n bæ cã thÓ lµ: Sè l­îng, träng l­îng, trÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng ho¸. - Chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp C¸c lo¹i chi phÝ nµy còng ph¶i ®­îc ph©n bæ cho hµng ho¸ b¸n ra trong kú vµ sè hµng ho¸ tån kho cuèi kú theo c¸c tiªu chuÈn ph©n bæ nh­ trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho. *ý kiÕn thø s¸u : ë C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn c¸c nh©n viªn thÞ tr­êng ®Òu lµ nh÷ng kÕ to¸n ®­îc ®µo t¹o nghiÖp vô v÷ng vµng v× vËy phßng kÕ to¸n nªn ph©n cho hä thªm mét sè c«ng viÖc nh­ viÕt ngay ho¸ ®¬n GTGT khi b¸n hµng, ph¶n ¸nh trªn c¸c sæ chi tiÕt ... ®Ó gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc cho kÕ to¸n trªn phßng. Tr¸nh t×nh tr¹ng c«ng viÖc tËp trung vµo cuèi th¸ng ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc. *ý kiÕn thø b¶y : C¸c chÝnh s¸ch kinh tÕ nh»m n©ng cao lîi nhuËn Lîi nhuËn gi÷ vÞ trÝ quan träng trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp v× trong ®iÒu kiÖn h¹ch to¸n kinh doanh theo c¬ chÕ thÞ tr­êng, doanh nghiÖp cã tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®­îc hay kh«ng th× ®iÒu quyÕt ®Þnh lµ doanh nghiÖp cã t¹o ra ®­îc lîi nhuËn hay kh«ng. Do ®ã, lîi nhuËn ®­îc coi lµ ®ßn bÈy kinh tÕ quan träng ®ång thêi lµ mét chØ tiªu c¬ b¶n ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. §Ó t¹o ra ®­îc nhiÒu lîi nhuËn th× doanh nghiÖp ph¶i b¸n ®­îc nhiÒu hµng v× vËy C«ng ty cÇn ph¶i t¨ng c­êng c¸c biÖn ph¸p kinh tÕ tµi chÝnh nh­ gi¶m gi¸ hµng b¸n, chiÕt khÊu b¸n hµng cho nh÷ng kh¸ch hµng mua víi khèi l­îng lín hoÆc kh¸ch thanh to¸n tiÒn hµng sím, më réng m¹ng l­íi b¸n hµng, ... *ý kiÕn thø t¸m: VÒ vÊn ®Ò kho b·i Ph¶i ®­îc tu söa, c¶i t¹o ®Ó phôc vô cho viÖc b¶o qu¶n hµng ho¸ tèt h¬n. C«ng ty còng nªn ®Çu t­ x©y dùng thªm c¸c kho hµng, tr¸nh t×nh tr¹ng dïng kho hµng chung víi c¸c C«ng ty kh¸c nh­ ë tr¹m th­¬ng m¹i ga Thanh Ho¸. *ý kiÕn thø chÝn: §èi víi c«ng t¸c kiÓm kª hµng ho¸ §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng thêi gian gi÷a hai lÇn kiÓm kª kÐo dµi vµ còng ®Ó gi¶m bít c«ng søc kiÓm kª th× mçi th¸ng C«ng ty nªn tæ chøc kiÓm kª nh÷ng lo¹i hµng ho¸ hay cã sù biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶ nh­ c¸c mÆt hµng ®iÖn tö, xe m¸y, ... nh»m kÞp thêi ®iÒu chØnh gi¸ c¶ s¸t víi gi¸ thÞ tr­êng. Cßn ®èi víi nh÷ng mÆt hµng cã gi¸ c¶ Ýt biÕn ®éng th× vÉn tiÕn hµnh kiÓm kª vµo cuèi quý. *ý kiÕn thø m­êi : VÊn ®Ò tin häc trong c«ng t¸c kÕ to¸n HiÖn nay C«ng ty còng ®· trang bÞ hÖ thèng m¸y vi tÝnh trong phßng kÕ to¸n, nh­ng ch­a ®­îc sö dông triÖt ®Ó. M¸y tÝnh ®­îc sö dông trong phßng kÕ to¸n C«ng ty chØ ®Ó môc ®Ých tÝnh to¸n th«ng th­êng mµ ch­a sö dông kÕ to¸n m¸y vµo c«ng t¸c kÕ to¸n. L·nh ®¹o C«ng ty cÇn ®Çu t­ nh÷ng phÇn mÒm kÕ to¸n chuyªn dông cho phßng kÕ to¸n. V× hµng ho¸ kinh doanh cña C«ng ty rÊt ®a d¹ng, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nhiÒu, khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng rÊt lín. ViÖc lËp, lu©n chuyÓn vµ ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n lµ riªng biÖt, tèn nhiÒu thêi gian,sè liÖu qua nhiÒu kh©u mÊt ®i tÝnh chÝnh x¸c vµ kÞp thêi. NÕu ¸p dông tin häc trong c«ng t¸c kÕ to¸n sÏ gi¶m bít ®­îc c«ng søc cña c¸c kÕ to¸n viªn cho viÖc ghi chÐp, tÝnh to¸n trªn hÖ thèng sæ s¸ch ®ång thêi n©ng cao hiÖu qu¶ vµ tÝnh chÝnh x¸c cña c«ng t¸c kÕ to¸n. Bªn c¹nh ®ã C«ng ty cÇn t¹o thªm ®iÒu kiÖn cho c¸c nh©n viªn kÕ to¸n ®­îc båi d­ìng thªm ®Ó cã thÓ sö dông thµnh th¹o c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y tÝnh nh»m môc ®Ých hoµn thµnh tèt nhiÖm vô cña C«ng ty giao phã. kÕt luËn B¸n hµng lµ giai ®o¹n cuèi cïng cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, nã cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh ®èi víi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña c¸c doanh nghiÖp ®Æc biÖt lµ c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. KÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ®ãng vai trß quan träng trong viÖc thu thËp, kiÓm tra, ph©n tÝch vµ cung cÊp c¸c th«ng tin kÕ to¸n vÒ c¸c nghiÖp vô b¸n hµng ph¸t sinh gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ cã ®­îc th«ng tin mét c¸ch chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ toµn diÖn nh»m ®­a ra nh÷ng ph­¬ng ¸n kinh doanh tèi ­u nhÊt. Qua thêi gian nghiªn cøu KÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn em nhËn thÊy, bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm cÇn ®­îc ph¸t huy th× bé phËn KÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty cßn mét sè tån t¹i cÇn ®­îc kh¾c phôc. V× vËy hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ë C«ng ty lµ mét vÊn ®Ò cÇn thiÕt nh»m lµm cho KÕ to¸n b¸n hµng trë thµnh c«ng cô ®¾c lùc phôc vô tèt h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n còng nh­ c«ng t¸c qu¶n lý chung ë C«ng ty ®Ó C«ng ty Cæ phÇn Th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn thùc sù lµ cÇu nèi gi÷a s¶n xuÊt vµ tiªu dïng. V× thêi gian nghiªn cøu vµ tr×nh ®é cã h¹n nªn bµi viÕt cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. VËy em rÊt mong nhËn ®­îc ý kiÕn ®ãng gãp cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ c¸c c« chó c¸n bé kÕ to¸n trong C«ng ty. Cuèi cïng em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù h­íng dÉn tËn t×nh cña c« gi¸o Lª ThÞ Hµ cïng sù gióp ®ì cña c¸c c« chó c¸n bé phßng tµi chÝnh kÕ to¸n C«ng ty ®· gióp em hoµn thµnh bµi kho¸ luËn nµy. Thanh Ho¸, ngµy 20 th¸ng 5 n¨m 2007 Gi¸o viªn h­íng dÉn Sinh viªn Lª ThÞ Hµ Vò ThÞ H»ng Tµi liÖu tham kh¶o 1. Bé tµi chÝnh, HÖ thèng kÕ to¸n ViÖt Nam - ChÕ dé kÕ to¸n doanh nghiÖp quyÓn 1 vµ 2, Nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh, Hµ Néi - 2006. 2. Bé tµi chÝnh, Gi¸o tr×nh tµi chÝnh doanh nghiÖp, Nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh, Hµ Néi th¸ng 9 - 2003. 3. Bé tµi chÝnh, H­íng dÉn lËp chøng tõ kÕ to¸n h­íng dÉn ghi sæ kÕ to¸n, nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh Hµ Néi – 2004. 4. PGS. PTS Lª Gia Lôc, Gi¸o tr×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh Hµ Néi – 2004. 5. PGS. PTS NguyÔn V¨n C«ng, Lý thuyÕt vµ thùc hµnh kÕ to¸n tµi chÝnh, Nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh Hµ Néi – 2004. 6. TËp thÓ t¸c gi¶ Häc viÖn tµi chÝnh. Chñ biªn: PGS. TS Ng« ThÕ Chi – TS Tr­¬ng ThÞ Thuû, KÕ to¸n doanh nghiÖp, Nhµ xuÊt b¶n thèng kÕ Hµ Néi – 2003. 7. C¸c tµi liÖu liªn quan ®Õn C«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i ThiÖu Yªn. 8. C¸c tµi liÖu kh¸c.