Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ

đi và ban hành văn bản kịp thời. Có thể khái quát quy trình này như sau: Soạn thảo nội dung văn bản Trình ký In ấn và làm thủ tục ban hành văn bản Ký văn bản Mẫu văn bản của công ty CPĐT Nam Đình Vũ. CÔNG TY CPĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NAM ĐÌNH VŨ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:...../KH:.... TÊN VĂN BẢN V/v........................................ Nội dung văn bản Nơi nhận: Thẩm quyền ký - Thủ trưởng - Đã ký - Họ tên ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Công tác ban hành văn bản tại văn phòng Công ty đã đáp ứng được các yêu cầu sau: Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản, không dùng ngôn ngữ địa phương hay thể loại văn nói. Nội dung văn bản ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý Tổ chức và giải quyết văn bản Những công văn giấy tờ dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương chính sách của công ty, để báo cáo liên hệ giữa các cấp, ngành bên trong cũng như bên ngoài cơ quan gọi chung là văn bản. Vì vậy nếu văn bản không được giải quyết một cách nghiêm túc, đúng quy trình, văn bản không đến đúng tay người nhận, bị thất lạc hoặc sửa đổi thì hậu quả khó có thể lường trước. Do đó khi thực hiện công tác này công ty CPĐT Nam Đình Vũ luôn tuân thủ các nguyên tắc: Nguyên tắc hệ thống. Nguyên tắc thời điểm hình thành. Nguyên tắc tính giá trị văn bản. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ bao gồm 2 công tác chính: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản nội bộ; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. Tất cả những văn bản mà công ty Nam Đình Vũ nhận được từ bên ngoài gửi đến đều được gọi là văn bản đến. Số lượng văn bản đến của Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ trong năm qua tương đối nhiều, chủ yếu là: Quyết định, công văn, chỉ thị, thông báo. Quy trình xử lý văn bản đến của công ty được mô tả như sau: Văn bản đến Phân loại Bóc bì Đóng dấu, ghi số, ngày đến Trình thủ trưởng Đăng ký vào sổ Chuyển giao và theo dõi Trước hết, nhân viên văn thư xem qua một lượt ngoài bì mục đích xem các công văn đến có đúng gửi cho công ty Nam Đình Vũ hay không. Nếu không đúng thì trả lại cho nhân viên bưu điện. Ngoài ra nhân viên văn thư còn xem các phong bì có còn nguyên vẹn không. Nếu thấy bì văn bản có hiện tượng bị bóc trước thì nhân viên văn thư lập biên bản trước người đưa văn bản. Thứ hai, nhân viên văn thư phân loại sơ bộ văn bản: Nhân viên văn thư công ty xem lướt rồi tiến hành phân loại văn bản đến, bao gồm văn bản phải đăng ký và văn bản không phải đăng ký. Công ty quy định như sau: Loại văn bản không phải đăng ký: bao gồm thư riêng, sách báo tạp chí, bản tin.... Loại văn bản phải đăng ký: bao gồm những văn bản ngoài phong bì đề tên công ty Nam Đình Vũ và tên các lãnh đạo công ty. Thứ ba, bóc bì và lấy văn bản ra: Tuy việc này tưởng trừng như đơn giản nhưng nhân viên văn thư của công ty lại rất chú ý, cẩn thận khi thực hiện công tác này luôn đảm bảo nguyên tắc: Những văn bản có dấu hiệu hoả tốc, dấu thượng khẩn, khẩn được bóc trước. Khi bóc bì nhân viên văn thư luôn cẩn thận không làm rách văn bản bên trong hoặc làm mật địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện. Và luôn đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong văn bản xem có khớp không. Thứ tư, nhân viên văn thư đóng dấu đến vào văn bản mục đích xác định văn bản đã qua văn thư, đồng thời ghi nhận ngày tháng văn bản gửi đến công ty. Trong việc giải quyết và xử lý văn bản đến công ty đã đảm bảo được nguyên tắc: Giám đốc không xem các văn bản đến do trưởng phòng Tổ chức hành chính trình mà không có dấu đến. Nhân viên văn thư đã đóng dấu đúng quy định, dấu đến được đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu nội dung của văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản. Thứ năm, trình văn bản đến cho giám đốc công ty để xin ý kiếm phân phối và giải quyết văn bản. Khi sắp xếp văn bản nhân viên văn thư luôn sắp xếp những văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn và khẩn ở vị trí trên cùng trong tập văn bản trình lên thủ trưởng. Thứ sáu, đăng ký vào sổ văn bản đến: đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến của công ty Nam Đình Vũ. Đó là việc nhân viên văn thư ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu và ấn định số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản đến. Nhân viên văn thư luôn đăng ký vào sổ văn bản đến nhằm mục đích nắm được số lượng văn bản, nội dung văn bản và đối tượng giải quyết văn bản để bất cứ lúc nào cũng có thể kiểm tra và tra cứu được văn bản do đối tượng nào giải quyết, giải quyết đến đâu. Thứ bẩy, đó là công tác chuyển giao văn bản đến: Nhân viên văn thư luôn trực tiếp giao văn bản cho người hoặc bộ phận có trách nhiệm giải quyết không bao giờ nhờ người khác hoặc bộ phận khác chuyển hộ. Văn bản đến ngày nào nhân viên văn thư luôn phân phối và chuyển giao văn bản ngay trong ngày đó. Trong trường hợp nếu văn bản đến muộn, số lượng nhiều, làm không kịp nhân viên văn thư đã xin ý kiến trưởng phòng để sang ngày hôm sau và cất giữ cẩn thận. Trong trường hợp một văn bản liên quan đến một vài bộ phận hoặc một vài người cùng giải quyết thì nhân viên văn thư lần lượt chuyển cho từng bộ phận, từng người hoặc tiến hành đồng thời cùng một lúc bằng cách nhân bản tài liệu để từng người, từng bộ phận có tài liệu và bản chính giao cho trưởng phòng. Thứ tám, giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản: Văn bản lưu lại chỗ người thực hiện cho đến khi giải quyết xong. Trong thời gian này văn bản được bảo quản trong hồ sơ của người thực hiện. Khi văn bản được giải quyết xong nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì người thừa hành phải tóm tắt văn bản trả lời, kẹp dính vào văn bản đó và chuyển bản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư để lưu vào hồ sơ. Một số mẫu sổ liên quan đến văn bản đến. Mẫu 1: Dấu đến CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Đ - Số đến.................. Ế - Ngày đến............. N - Chuyển.............. - Lưu hồ sơ ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Công ty Nam Đình Vũ có hai mẫu sổ văn bản đến: Mẫu 2: Bìa sổ đăng ký văn bản đến. CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Phòng Tổ chức - Hành chính SỔ VĂN BẢN ĐẾN Số................. Hải phòng, năm...... ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Mẫu 3: Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến STT Ngày đến Số hiệu Ngày tháng Trích yếu Số lượng Nơi gửi Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 01 5/5/2008 6/2008/ QĐ- TTg 10/01/2008 Quyết định về việc thành lập và ban hành quy chế hoạt động của Khu kinh tế Đình Vũ - Cát Hải - Hải phòng 06 Thủ tướng chính phủ Bản phô tô ... ............ .......... ............. ..................... ........ ........ ...... ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Mẫu 4: Bìa sổ đăng ký văn bản đến mật CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Phòng Tổ chức - Hành chính SỔ VĂN BẢN ĐẾN MẬT Số.................. Hải phòng, năm..... ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Mẫu 5: Nội dung sổ đăng ký văn bản mật đến STT Ngày đến Số hiệu Ngày tháng Trích yếu Mức độ mật Số lượng Nơi gửi Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 01 20/10/2008 15/10/2008 A 01 Sở kế hoạch và đầu tư Bản phô tô ...... ......... .......... ................ ......... ....... ......... .......... ....... ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Mẫu 6: Sổ chuyển giao văn bản đến STT Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 01 04/03/09 01 Phòng Kinh doanh ....................... ....... ................... ............. .................. ................. ................ ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) BẢNG TỔNG KẾT SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ TRONG THỜI GIAN VỪA QUA STT Tên văn bản Năm 2008 Quý 3/2009 1 Quyết định 10 10 2 Thông tư 5 0 3 Thông báo 40 10 4 Kế hoạch 60 20 5 Báo cáo 30 5 6 Biên bản 20 4 7 Tờ trình 20 8 8 Giấy mời 20 5 9 Hợp đồng 10 2 ( Nguồn: phòng Tổ chức - Hành chính) Có thể tóm tắt quá trình tổ chức và giải quyết văn bản đến của công ty như sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TỔNG GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN VĂN THƯ TRƯỞNG PHÒNG TCHC VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐẾN P. KẾ TOÁN P.KINH DOANH P. KỸ THUẬT 1 1 2 2 3 3 4 4 4 ( Nguồn: Phòng Tổ chức - hành chính) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. Tất cả các công văn giấy tờ , thư từ tài liệu do công ty Nam Đình Vũ gửi đi gọi là văn bản đi. Công ty Nam Đình Vũ đã thực hiện nguyên tắc: mọi văn bản giấy tờ lấy danh nghĩa công ty để gửi đi nhất thiết phải qua văn thư công ty để đăng ký đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Nguyên tắc này đã góp phần hạn chế ngăn chặn sự lạm dụng giấy tờ, con dấu để làm việc trái pháp luật hoặc giải quyết công việc sai nguyên tắc chế độ trong công ty. Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hàng năm thường ban hành các văn bản giấy tờ sau: công văn, tờ trình, thông báo, quyết định, giấy giới thiệu, giấy mời,... Công ty đã thực hiện công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi khá tốt do công ty đã thực hiện nghiêm túc quy trình đề ra như sau: Soạn thảo và kiểm tra văn bản Trình ký Đăng ký văn bản đi Ban hành văn bản Lưu văn bản Bước 1: Soạn thảo và kiểm tra văn bản Sau khi soạn thảo văn bản xong trước khi vào sổ gửi đi thì nhân viên văn thư đã kiểm tra lại thể thức văn bản một cách nghiêm túc, cẩn thận mục đích phát hiện những sai sót, đảm bảo giá trị của văn bản. Nhân viên văn thư lưu trữ đã kiểm tra các vấn đề như: số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận,...Nếu ý kiến lãnh đạo công ty ghi bên lề của văn bản thì được cán bộ văn thư thể chế bằng văn bản để trả lời và có đầy đủ các yếu tố theo đúng quy định. Bước 2: Vào sổ văn bản đi. Nhân viên văn thư vào sổ văn bản đi nhằm mục đích quản lý được toàn bộ số văn bản mà công ty Nam Đình Vũ gửi đến các doanh nghiệp, cơ quan khác. Trên cơ sở văn bản đi, phòng Tổ chức hành chính có thể cung cấp những thông tin thống kê cần thiết về văn bản đi của doanh nghiệp phục vụ cho giám đốc quản lý và điều hành. Bước 3: Nhân viên văn thư cho văn bản vào bì và viết bì văn bản Mẫu 7: Bì văn bản công ty CPĐT Nam Đình Vũ Công ty CPĐT Nam Đình Vũ Tem thư Số:../ KH:... Nơi nhận: ................................. ................................. ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Bước 4: Chuyển văn bản đi. Sau khi đã kiểm tra lại thể thức văn bản trình thủ trưởng ký, đăng ký vào sổ văn bản đi, cho văn bản vào bì và viết bì văn bản. Nhân viên văn thư gửi ngay văn bản đi trong ngày và đăng ký phát hành. Nhân viên công ty thường gửi văn bản qua đường bưu điện và gửi trực tiếp đến nơi nhận. Tất cả văn bản gửi đi đều được văn thư công ty Nam Đình Vũ vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận. Bước 5: Sắp xếp và lưu văn bản. Mọi văn bản đi nhân viên văn thư lưu trữ đều lưu ít nhất hai bản. Một bản lưu ở hồ sơ công việc của cá nhân hoặc bộ phận soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Những văn bản lưu ở văn thư luôn được sắp xếp theo từng loại và theo thứ tự thời gian và văn bản lưu là bản chính. Một số mẫu sổ liên quan đến văn bản đi của công ty Nam Đình Vũ: Mẫu 8: Bìa sổ đăng ký văn bản đi CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Phòng Tổ chức - Hành chính SỔ VĂN BẢN ĐI Số................. Hải phòng, năm...... ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Mẫu 9: Nội dung sổ đăng ký văn bản đi STT Ngày tháng Số/ kí hiệu Trích yếu Nơi nhận số lượng Nơi giữ văn bản lưu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 01 08/09/2008 42/BC - CT Báo cáo kế hoạch triển khai sơ bộ dự án Nam Đình Vũ HĐQT Công ty CPĐT Nam Đình Vũ 01 P. Văn thư ...... ....... ...... ........ ......... ......... ......... ......... ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Mẫu 10: Sổ chuyển giao văn bản nội bộ STT Ngày tháng Số/ kí hiệu Số lượng Nơi nhận Kí nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 01 15/09/2008 23/QĐ - CT 01 Phòng Kỹ thuật Bản chính .......... ........... .......... ............ ............. .......... .......... ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Mẫu 11: Sổ chuyển giao văn bản đi qua bưu điện STT Ngày tháng Số/ kí hiệu Số lượng Nơi nhận Kí nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 01 06/03/2009 26/TT/CT 01 Bộ Giao giao thông vận tải Bản phô tô ........ .............. ............. ............. .......... ........... ......... ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) BẢNG TỔNG KẾT SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ TRONG THỜI GIAN QUA. STT Tên văn bản Năm 2008 Quý 3/2009 1 Quyết định 40 10 2 Nghị quyết 40 8 3 Thông báo 30 10 4 Tờ trình 10 2 5 Giấy mời 25 5 6 Giấy giới thiệu 50 15 7 Biên bản 10 4 8 Báo cáo 10 2 9 Kế hoạch 30 10 ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Có thể tóm tắt quá trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty như sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TCHC BỘ PHẬN VĂN THƯ CHUYỂN VĂN BẢN ĐI P. KINH DOANH P. KỸ THUẬT P. KẾ TOÁN P.KHÁC 3 2 3 2 1 1 1 1 4 ( Nguồn: Phòng tổ chức - Hành chính) Nội dung thứ ba là quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu là một công cụ xác định tư cách pháp nhân của các chức danh cá nhân hay công ty nói chung. Để đảm bảo tính pháp lý của công ty thì cán bộ văn thư công ty Nam Đình Vũ đã quản lý và sử dụng con dấu như sau: Cán bộ văn thư sau khi đã xác định thẩm quyền ký văn bản để đóng dấu cho chính xác, dấu được đóng lên 1/3 - 1/4 chữ ký về phía bên trái. Tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ việc quản lý và sử dụng con dấu được tiến hành khá nghiêm túc, chưa có hiện tượng dấu đóng ngược, dấu đóng mờ tức là phải đóng lại, chỉ đóng những văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo và không có hiện tượng đóng dấu khống vào văn bản. Cán bộ văn thư luôn giữ gìn con dấu sạch sẽ, cất giữ cẩn thận. Khi hết giờ con dấu được cất vào tủ có khoá cẩn thận, chắc chắn. Khi cán bộ văn thư nghỉ thì nhân viên văn thư đã báo với trưởng phòng tổ chức, khi đó bàn giao cho trưởng phòng sử dụng và quản lý con dấu. Phạm vi hoạt động và giao dịch của Công ty trên nhiều lĩnh vực nên việc sử dụng con dấu cũng tương đối nhiều. Do đó để quản lý con dấu chặt chẽ, Công ty có " Sổ theo dõi việc đóng dấu" Mẫu 12: Bìa sổ theo dõi việc đóng dấu CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Phòng Tổ chức - Hành chính SỔ THEO DÕI VIỆC ĐÓNG DẤU Hải phòng, năm.... ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Mẫu 13: Nội dung sổ theo dõi việc đóng dấu STT Thời gian Số lượng Nội dung văn bản Người trình văn bản Người đóng dấu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 01 02/03/2009 01 Giới thiệu nhân viên phòng kinh doanh đi khảo giá Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính .... ........... ........ ........... ............ ....... ......... ( Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính) 2.4.2. Công tác lưu trữ. Chúng ta biết rằng lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để làm bằng chứng tra cứu thông tin trong quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ của công ty Nam Đình Vũ bao gồm các nội dung sau: Thu thập và bổ sung tài liệu . Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng ký, thống kê tài liệu làm công cụ tra cứu văn bản: văn thư công ty đã sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc từ ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Tài liệu của Công ty được xếp thẳng đứng. Do đó tiện cho việc xếp vào lấy ra, dễ đọc bìa, tiện cho tra cứu. Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Khu vực lưu trữ tài liệu của Công ty cao ráo, thoáng mát và nhân viên văn thư thường xuyên lau chùi, quét dọn kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ và đôi khi sử dụng thuốc chống ẩm mối mọt. Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu: Khi cá nhân, bộ phận hay phòng ban nào có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ thì văn thư đã tra tìm tài liệu đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc trong tình trạng hư hỏng nặng thì văn thư không cung cấp bản gốc mà chỉ cung cấp bản sao. Tiêu huỷ tài liệu khi hến hạn: Trước khi tiêu huỷ nhân viên đã đánh giá lại giá trị tài liệu, văn bản. Tiêu huỷ tài liệu khi được sự đồng ý của Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính và có người làm chứng và có biên bản tiêu huỷ. Trong công tác lưu trữ tài liệu của công ty đã đảm bảo được các yêu cầu sau: Công văn, điện tín, giấy mời họp được văn phòng công ty lưu giữ. Việc lưu giữ văn bản, chứng từ đảm bảo không nhàu nát, rách, mất văn bản. Đối với những văn bản mật được lưu giữ cẩn thận để đảm bảo độ mật của văn bản. Công ty có tủ hồ sơ, giá tủ, cặp, hộp để đảm bảo an toàn tài liệu lưu giữ trong công ty. Công ty đã đề ra những nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ trong công ty. Quy trình lưu trữ văn bản tài liệu tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ được tiến hành như sau: Lập hồ sơ lưu trữ. Lập hồ sơ lưu trữ là căn cứ để vào danh mục hồ sơ và nhiệm vụ được giao, giải quyết để thu gom văn bản, tài liệu có liên quan với nhau đưa vào từng tập, sắp xếp các văn bản đó một cách hợp lý, hoàn chỉnh. Công ty CPĐT Nam Đình vũ có hai loại hồ sơ: Hồ sơ tạm thời và hồ sơ lưu trữ. Hồ sơ tạm thời là hồ sơ hỗn hợp về nội dung, chỉ sắp xếp theo thứ tự thời gian. Trong tập hồ sơ này công ty đã lưu giữ ba loại văn bản: văn bản đi, văn bản đến và văn bản chung. Bìa hồ sơ là nhựa cứng B4 có nhãn tiêu đề ở gáy được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Hồ sơ lưu trữ là loại hồ sơ phân loại rõ nội dung và được bảo quản cẩn thận hơn. Hồ sơ lưu trữ của công ty theo quy định cứ ba năm lại lặp một lần. Tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian và kết hợp với các tiêu chí khác về nội dung, chủ thể ban hành hay nơi nhận. Cặp hồ sơ cũng được sử dụng bằng bìa cứng khổ B4. Hồ sơ này được bảo quản và cất giữ cẩn thận. Quy trình lập hồ sơ như sau: Mở hồ sơ: Căn cứ vào bảng phân công nhiệm vụ trong công ty, căn cứ vào danh mục tài liệu. Thu thập văn bản dựa vào tên hồ sơ. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo thứ tự thời gian. Kết thúc hồ sơ và cất vấo tủ. Hiện nay các văn bản, hồ sơ, tài liệu của công ty Nam Đình Vũ được lưu trữ trong tủ hồ sơ cuả công ty. Có thể mô hình hoá tủ hồ sơ của công ty như sau: Văn bản nội bộ Quy chế T.báo Biên bản Tủ hồ sơ công ty Văn bản nhà nước Tài liệu Khác Quyết định Đ.vị khác VB QPPL VB c.biệt VBHC Sơ đồ tủ hồ sơ công ty. Theo quy định của công ty cứ sau ba năm nhân viên văn thư lại thống kê, loại bỏ những tài liệu không còn giá trị đem đi tiêu huỷ nhằm hạn chế chi phí bảo quản, diện tích, đồng thời hàng năm nhân viên văn thư đã bổ sung tài liệu cần thiết vào hồ sơ như sửa đổi về lao động, tiền lương... Đánh giá chung về công tác văn thư lưu trữ. Hơn một năm qua công tác văn thư lưu trữ của công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ đã có tiến bộ rõ rệt. Văn phòng công ty đã xây dựng được quy chế công tác văn phòng và hướng dẫn nhân viên đưa công tác này dần đi vào nề nếp. Nhân viên văn thư sử dụng thành thạo các trang thiết bị như: máy tính, máy in, máy photo vào công cuộc soạn thảo và ban hành văn bản làm cho văn bản của công ty được đẹp về hình thức, nội dung rõ ràng. Nội dung văn bản đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót về hình thức cũng như nội dung. Thông tin đưa vào văn bản tương đối chuẩn mực và được xử lý một cách khoa học. Quy trình soạn thảo văn bản cũng như quản lý văn bản được quy định chặt chẽ trong quy định của công ty và công ty áp dụng những tiêu chuẩn khi soạn thảo văn bản mới nhất do nhà nước ban hành. Tài liệu lưu trữ luôn ở tình trạng tốt, không ẩm mốc hư hỏng. Nhân viên văn thư luôn có gắng hoàn thành tốt công việc, không để xảy ra hịên tượng thất lạc hay mất mát tài liệu. Nhân viên văn thư luôn nhiệt tình và sẵn sàng cung cấp tài liệu khi các phòng ban đơn vị yêu cầu. Những kết quả trên đạt được là nhờ sự cố gắng của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty. Tuy nhiên không tránh khỏi tồn tại những yếu kém cần thay đổi: Những tồn tại của công tác văn thư lưu trữ tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ. Mặc dù quy chế và sổ quy trình làm việc của công ty quy định rất cụ thể nhưng trên thực tế việc thực hiện chưa thực sự nghiêm túc. Cụ thể như sau: văn bản đến và văn bản đi đôi khi không tập trung vào bộ phận văn thư công ty. Một số văn bản chưa thực sự đúng thể thức. Việc thực hiện về chế độ quản lý và ban hành văn bản chưa chặt chẽ. Theo quan sát thì công ty có phòng lưu trữ riêng nhưng không sử dụng mà lại thực hiện lưu trữ ở những phòng ban hoặc ở tủ hồ sơ công ty gần chỗ làm việc của trưởng phòng hành chính. Điều đó vừa lãng phí phòng vừa không an toàn và có các biện pháp bảo vệ hữu hiệu. Công tác quản lý và xử lý công văn giấy tờ còn mang tính thủ công. Việc in ấn văn bản tuy có nhiều tiến bộ nhưng vẫn còn tình trạng văn bản trình bày xấu có lỗi chính tả và chưa thống nhất lề, cỡ chữ, khổ giấy...Nội dung văn bản nhiều khi còn dài dòng không gãy gọn. Công tác tiếp nhận văn bản tại văn phòng còn chậm chễ mất thời gian. Những ý kiến của lãnh đạo chưa cụ thể hoá thành văn bản lên dẫn đến tình trạng thực thi không nghiêm túc hoặc lúng túng khi thực hiện. Chưa có sự thống nhất về việc quản lý và sử dụng con dấu, nhiều văn bản đóng dấu chưa chuẩn phải đóng lại. Cách tra cứu tài liệu của văn thư chưa khoa học nên đôi khi gây chậm trễ trong việc sử dụng tài liệu. Nhân viên văn thư còn trẻ mới 24 tuổi đời nên còn thiếu kinh nghiệm làm cho công tác văn thư lưu trữ còn gặp nhiều trở ngại. Việc chuyển giao văn bản đôi khi còn chậm chễ, việc quản lý văn bản đôi khi còn lỏng lẻo thiếu chặt chẽ. Nhân viên văn thư kiêm nhiệm vụ lễ tân nên nhiều khi công việc bị trì trệ. Nguyên nhân của những tồn tại trên là: Nhân viên văn thư trên thực tế học chuyên ngành kế toán chưa được đào tạo chuyên môn văn thư lưu trữ nên còn nhiều lúng túng trong việc soạn thảo văn bản về kỹ năng sử dụng máy vi tính trong công tác văn thư. Tuy được quan tâm nhiều nhưng điều kiện làm việc của nhân viên văn thư còn hạn chế. Công tác bảo quản tài liệu hồ sơ chưa được chú trọng, cán bộ văn phòng chưa biết cách bảo quản, lưu trữ tài liệu để khi cần thiết có thể tra cứu một cách nhanh nhất. 2.5. Công tác hậu cần. Để duy trì quản lý, để công việc của văn phòng được diễn ra trôi chảy thì bất cứ một công ty nào cũng chú trọng đến công tác hậu cần của mình. Trong đó không ngoại trừ công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ. Các điều kiện vật chất như nhà cửa, trang thiết bị trong công ty đều thuộc về công tác hậu cần của văn phòng công ty. Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị của văn phòng như sau: Đối với các trang thiết bị trong các phòng ban: Văn phòng căn cứ vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư của các phòng ban vào ngày 28 hàng tháng rồi tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Tổng giám đốc ký. Sau khi giám đốc xét duyệt, cán bộ kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ của công ty xuất tiền mua sắm trang thiết bị. Mẫu 13: Phiếu đề nghị mua sắm văn phòng phẩm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẨM Ngày tháng:................. Phòng ban yêu cầu:................. STT Nội dung Đơn vị tính Số lượng Mục đích Chữ ký ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Mẫu14: Kế hoạch mua văn phòng phẩm. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc KẾ HOẠCH MUA VĂN PHÒNG PHẨM Số:............Ngày tháng:............ STT Nội dung Đơn vị tính Số lượng Ghi chú Người lập kế hoạch Chữ ký của lãnh đạo công ty ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Mẫu 15: Sổ giao nhận văn phòng phẩm. SỔ GIAO NHẬN VĂN PHÒNG PHẨM STT Ngày tháng Chủng loại Số lượng Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Trong thời gian qua công tác hậu cần đã đạt được một số kết quả nhất định. Thực hiện tốt công tác quản lý Công ty. Văn phòng luôn đảm bảo những chuyến công tác của lãnh đạo được chu đáo, an toàn. Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học. Tổ chức hội nghị, các cuộc họp Công ty thành công tốt đẹp. Các điều kiện vật chất cần thiết như vật tư, phương tiện làm việc phát sinh đã được cung cấp đúng và đủ về số lượng và chất lượng. Các trang thiết bị được cung cấp và sửa chữa kịp thời đầy đủ đảm bảo duy trì hoạt động của Công ty. Do mọi kế hoạch cung cấp vật tư, phương tiện đều được lên kế hoạch cụ thể nên tránh được tình trạng cung ứng tràn lan, lãng phí. Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì công tác hậu cần của công ty còn một số nhược điểm như sau: Chất lượng một số văn phòng phẩm còn hạn chế như: giấy in, giấy photo... dẫn đến tình trạng chậm trễ trong xử lý công việc. Thiết bị văn phòng chưa đáp ứng được công việc cụ thể như: có một máy in, một máy photo nên các bộ phận phải chờ đợi gây chậm trễ trong công việc, chỗ làm việc của văn thư kiêm lễ tân cần được trang bị máy tính để tiện thu thập thông tin tài liệu và tra tìm tài liệu trên máy. Đôi khi lịch làm việc của lãnh đạo sắp xếp chồng chéo không khoa học. Một số cá nhân chưa có ý thức trong việc bảo vệ tài sản chung của công ty. Ví dụ: Khi sử dụng xong máy in, máy photo, máy tính thì không tắt máy. Điều đó làm cho máy móc sẽ nhanh chóng hỏng hơn, tiêu tốn nhiều điện năng một cách không cần thiết. Điện thoại dùng trong công việc của công ty nhưng đôi khi vẫn còn sử dụng phục vụ cá nhân với ý thức không tiết kiệm. Nên nhiều khi khách hàng hoặc đối tác liên hệ không được ảnh hưởng xấu đến công việc. Nguyên nhân của những hạn chế: Do văn phòng không tính toán kỹ nhu cầu văn phòng phẩm cũng như nhu cầu về in sao tài liệu hàng tháng của các phòng ban mà tổng kết và rút kinh nghiệm ở tháng sau. Do nhân viên văn thư đôi khi còn kém tinh thần trách nhiệm, thiếu khoa học và óc sáng tạo nên gây ùn tắc và gây khó khăn cho các nhân viên khác. Do thiếu vốn lao động nên gây khó khăn cho việc cung cấp đầy đủ các trang thiết bị cần thiết nhất là các trang thiết bị hiện đại đắt tiền. 2.6. Công tác tổ chức hội nghị. Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ cho rằng tổ chức các hội nghị rất quan trọng trong đối nội và đối ngoại. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời quyết định đến yếu tố thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chúng ta đã biết hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý và là hình thức truyền thông trực tiếp. Công ty làm việc theo chế độ thủ trưởng nên việc tổ chức các cuộc họp không có quy định chung và không có tính bắt buộc do vậy các cuộc họp hội nghị thường do Tổng giám đốc quy định. Trên thực tế tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ thường có các loại cuộc họp, hội nghị sau: Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua và đề ra phương hướng cho năm kế tiếp. Hội nghị hàng quý để kiểm điểm tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốc nhắc nhở những vấn đề còn đang thực hiện dang dở. Các cuộc họp giao ban với nội dung là nhìn nhận lại tình hình thực hiện công việc trong tháng và phối hợp giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các đơn vị, phòng ban. Đây là cơ sở để báo cáo lên Tổng giám đốc công ty. Việc tổ chức hội họp trong công ty được tiến hành như sau: Chuẩn bị cho hội nghị. Văn phòng công ty chuẩn bị chương trình nghị sự - văn bản liệt kê các chủ đề cần được thảo luận phù hợp với cấu trúc của hội nghị. Trước khoảng hai tuần các nội dung được đưa lên, chủ toạ và thư ký sắp xếp luôn đảm bảo những yêu cầu sau: Trình tự lôgic, nội dung phụ đi sau nội dung chính. Vấn đề đơn giản đặt trước. Vấn đề không còn tranh cãi đặt trước. Vấn đề không quan trọng hay chưa cấp bách không để cuối cùng. Tiến hành hội nghị. Đón khách: Đối với hội nghị nhỏ công ty thường tổ chức chào đón từng người một. Đối với hội nghị lớn thì công ty tổ chức chào mừng đại biểu ngay tại hội nghị. Phân công người đứng đón đại biểu để phát tài liệu, giải đáp những công việc cần thiết của đại biểu. Điểm danh: Công ty áp dụng nhiều cách điểm danh trong hội nghị: Phát hành thẻ đại biểu. Yêu cầu đại biểu nộp lại giấy mời. Nếu đại biểu đông khi phát tài liệu yêu cầu đại biểu ký. Duy trì thời gian hội nghị: Đại hội bắt đầu đúng giờ, nghỉ giải lao đúng giờ và kết thúc đúng giờ. Không xê dịch thời gian giữa các phần trong hội nghị. Ghi biên bản. Căn cứ vào tầm quan trọng và tính chất của hội nghị theo sự chỉ đạo của chủ tịch đoàn công ty áp dụng phương tiện ghi biên bản như: đánh máy, băng ghi âm, băng video....Dù ghi bằng cách nào cũng luôn đảm bảo tính trung thực, đầy đủ và lôgic của hội nghị. Biên bản được đọc lại và có xác nhận của chủ toạ. Chủ toạ hội nghị:Là người điều khiển hội nghị. Nếu là hội nghị lớn thì có đoàn chủ tịch. Dưới đây là chương trình hội nghị của công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ đã tiến hành CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ TRIỂN KHAI THU HÚT ĐẦU TƯ STT Nội dung Thời gian Người thực hiện Ghi chú 1 Tuyên bố lý do Giới thiệu đại biểu 08h00 Tổng giám đốc 2 Khai mạc hội nghị Trình bày báo cáo 08h05 Trưởng phòng Tổ chức hành chính 3 Đại biểu phát biểu Bổ sung ý kiến 09h00 Trưởng phòng kinh doanh 4 Hội nghị thảo luận. 09h30 Tổng giám đốc 5 Giải lao 10h15 6 Hội nghị tiếp tục làm việc 10h30 7 Nghỉ trưa 11h30 8 Hội nghị tham khảo một số ý kiến của khách mời 14h00 9 Giải lao 15h15 10 Hội nghị tiếp tục thảo luận 15h30 11 Tổng kết hội nghị và xác định công việc cần làm sau hội nghị 16h00 Tổng giám đốc 12 Bế mạc hội nghị 16h30 ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Công việc sau hội nghị. Triển khai các mệnh lệnh thông báo của hội nghị. Sắp xếp lại các văn bản, giấy tờ để lập hồ sơ hội nghị bao gồm: Giấy mời, danh sách đại biểu, báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, chương trình làm việc, lời khai mạc, lời phát biểu cấp trên, quyết định khen thưởng, lời bế mạc, lời cám ơn cấp trên đã về dự, cám ơn những người chuẩn bị và giúp hội nghị thành công. Rút kinh nghiệm giữa các bộ phận, cá nhân liên quan đến hội nghị. Công tác hội nghị trong thời gian qua đã đạt được các kết quả sau: Thông qua việc tổ chức các cuộc họp, ban lãnh đạo công ty có thể đánh giá được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm, quý hay tháng đó rút ra kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện. Ngoài ra thông qua các cuộc họp ban lãnh đạo công ty có thể biết được tâm tư, nguyện vọng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, đảm bảo luồng thông tin hai chiều giữa giám đốc và cán bộ công nhân viên. Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì công tác tổ chức hội nghị của công ty vẫn còn một số nhược điểm. Cán bộ công nhân viên trong công ty chưa hiểu rõ được tầm quan trọng của việc tổ chức các hội nghị cho nên khâu tổ chức tham gia chưa nghiêm túc, thậm chí còn có một số cán bộ quản lý thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia hội nghị, hội họp. Các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, hội nghị còn thiếu thốn. Nguyên nhân của một số nhược điểm trên là: Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chưa cao, vẫn còn lúng túng trong khâu chỉ đạo lên kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị. Công tác tuyên truyền cho cán bộ công nhân viên trong công ty chưa thực hiện tốt nên tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị vẫn bị xem nhẹ, chưa nhận thức hết được vai trò của nó. 2.7. Công tác bảo vệ và công tác phục vụ 2.7.1. Công tác bảo vệ. Như chúng ta đã biết công tác bảo vệ là công tác thực sự cần thiết và quan trọng đối với mỗi tổ chức và công ty Nam Đình Vũ cũng vậy. Công tác bảo vệ được thực hiện một cách nghiêm túc CBCNV trong công ty yên tâm làm việc và góp phần tạo kỷ cương kỷ luật trong lao động. Nhân viên bảo vệ công ty Nam Đình Vũ đã thực hiện đầy đủ những quy định của công ty về công tác bảo vệ: Trước giờ nhận ca và hết giờ làm nhân viên bảo vệ đã làm các thủ tục bàn giao bằng sổ giao ca các tài sản đã nhận và hiện trường bảo vệ một cách rõ ràng. Khi có sự cố như mất cắp, cháy nổ hay hư hại tài sản nhân viên bảo vệ đã phát hiện và xử lý kịp thời các nguyên nhân và trong trường hợp không thể tự mình giải quyết đã nhanh chóng báo cho văn phòng công ty xin ý kiến giải quyết kịp thời. Nhận xét về công tác bảo vệ của công ty. Trong thời gian qua công tác bảo vệ đã luôn được thực hiện tốt không để xảy ra hiện tượng đáng tiếc nào làm mất mát hay hư hỏng các tài sản, không có hiện tượng ồn ào hay mất trật tự nơi làm việc. Đặc biệt trong các dịp lễ tết nhân viên bảo vệ luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Công tác bảo vệ vẫn tồn tại một số hạn chế. Nhân viên bảo vệ nhiều khi có hiện tượng đi muộn về sớm không bàn giao một cách nghiêm túc. Nhiều khi mấy ngày ký nhận vào sổ giao ca một lần. Trong giờ làm việc theo quy định của công ty vẫn có hiện tượng cho nhân viên ra vào công ty một cách tuỳ tiện. 2.7.2. Công tác phục vụ. Đối với công ty Nam Đình Vũ môi trường xanh sạch, không khí trong lành là một trong nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng công việc vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ và tâm lý của nhân viên trong công ty. Công tác phục vụ ở công ty bao gồm: Nhân viên phục vụ đã đảm bảo nhu cầu nước uống cho các phòng ban trước giờ làm việc. Nhân viên phục vụ đã đảm bảo vệ sinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang được phân giao quản lý của công ty khang trang, sạch đẹp. Nhân viên phục vụ đã thường xuyên chăm sóc bồn hoa cây cảnh có trong công ty. Công tác phục vụ đã thực hiện đầy đủ những quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ,...và luôn hoàn thành các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo giao. Công tác phục vụ đã đạt được các kết quả sau: Môi trường làm việc của công ty luôn sạch sẽ và trong lành. Các bồn hoa, chậu cảnh luôn xanh tươi. Nhân viên tạp vụ là người chung tuổi nên rất chăm chỉ và làm việc một cách nhiệt tình. Nước uống luôn được cung cấp đầy đủ, cốc chén luôn sạch sẽ. Bên cạnh đó công tác phục vụ vẫn tồn tại một số vấn đề. Nhân viên tạp vụ nhiều khi làm việc mang tính nghĩa vụ cho xong việc, không đúng với quy định của công ty. Có hôm nghỉ không có lý do. Nhân viên tạp vụ sử dụng các phương tiện hỗ trợ còn lãng phí và bừa bãi dẫn đến chi phí phục vụ cao. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác bảo vệ và công tác phục vụ Do ý thức của người lao động chưa cao. Do ban lãnh đạo công ty chưa thực sự quan tâm đến các công tác này, đặc biệt là công tác phục vụ. Chính sách tiền lương đối với nhân viên tạp vụ không được chú trọng, lương thấp họ không thiết tha làm việc. Lãnh đạo công ty chưa có biện pháp xử lý nghiêm khắc với những vi phạm của các nhân viên phụ trách các công tác này. Trên đây là những khái quát cơ bản về công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ. Qua thời gian thực tập tại công ty được trực tiếp quan sát, tìm hiểu em rút ra nhận xét như sau: Công ty đang từng bước đổi mới hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng nhằm phát huy hiệu quả làm việc của ban lãnh đạo cũng như hiệu quả của văn phòng. Việc tổ chức hoạt động như hiện nay bước đầu đã đảm bảo việc thực thi những quy định của pháp luật đối với doanh nghiệp, giải quyết tốt các mối quan hệ từ trên xuống dưới, các mối quan hệ ngang dọc làm cho bộ máy quản lý của công ty hoạt động thống nhất theo đúng nguyên tắc mà công ty đã đề ra. Tuy nhiên công ty chưa đưa ra các phương pháp cũng như cách thức tác động cụ thể để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng. Qua tìm hiểu thấy được thực trạng và khó khăn đó, đồng thời em có cơ hội quan sát tìm ra được một số nguyên nhân như đã trình bày ở trên thì với tư cách là một sinh viên thực tập ở công ty được tiếp thu những kiến thức do cô thầy giảng dạy, em xin đóng góp một số ý kiến góp phần giải quyết những hạn chế yếu kém còn đã và đang tồn tại trong công tác văn phòng ở phần chương 3 mà em trình bày dưới đây. Em cũng hy vọng những ý kiến này của em sẽ giúp ích phần nào cho ban lãnh đạo công ty nhìn nhận và hoàn thiện hơn nữa hoạt động của văn phòng. CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ 1. Giải pháp về cơ cấu. Văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hiện có một trưởng phòng, 3 bộ phận: văn thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ, tạp vụ. Nhưng trên thực tế mỗi bộ phận lại chỉ có một nhân viên duy nhất. Là một công ty kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp, dự án mà công ty đang là chủ đầu tư đang dần đến ngày khởi công kéo theo khối kượng công việc càng nhiều, càng nhiều giấy tờ cũng như công việc cần giải quyết, nhu cầu sức khoẻ của người lao động là một nhu cầu thiết yếu nhất và cần được chú ý nhất. Điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của người lao động và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc của toàn công ty vì mỗi cá nhân, bộ phận là một mắt xích trong toàn thể công ty. Do đó theo em công ty cần có thêm một bộ phận phụ trách về y tế để người lao động yên tâm làm việc hơn. Bên cạnh đó nhân viên văn thư hiện tại làm việc không đúng chuyên môn lại kiêm vai trò lễ tân nên nhiều khi gây chậm trễ trong công tác xử lý. Công ty cần bổ sung một cán bộ có trình độ đại học về công tác văn phòng, có sức khoẻ và nhiệt tình trong công việc để đảm bảo công tác văn phòng diễn ra thông suốt và hoạt động của công ty cũng diễn ra thông suốt. Về việc thay đổi cơ cấu văn phòng được thể hiện qua sơ đồ sau: TRƯỞNG PHÒNG BỘ PHẬN VĂN THƯ BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN Y TẾ BỘ PHẬN TẠP VỤ 2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng. Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình vũ là một công ty cổ phần do đó yếu tố con người là vô cùng quan trọng. Bố trí đúng người đúng việc sẽ nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên ngay tại phòng Tổ chức hành chính của công ty việc sử dụng người và bố trí người có nhiều vấn đề chưa hợp lý. Cụ thể là nhân viên văn thư học chuyên ngành kế toán chưa được đào tạo về nghiệp vụ văn thư, trong công việc họ giải quyết theo thói quen và Trưởng phòng phải chỉ bảo sửa đổi nhiều đồng thời không có kinh nghiệm. Trong khi đó Trưởng phòng phải bao quát nhiều vấn đề đôi khi thường xuyên phải giải quyết hậu quả do văn thư không hoàn thành. Nhân viên văn phòng của công ty đều còn rất trẻ họ thiếu kinh nghiệm. Hơn nữa ngày nay với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ thì đội ngũ nhân viên văn phòng cần được bồi dưỡng kiến thức thường xuyên để đáp ứng kịp công việc. Ngoài ra công tác thông tin là công tác hết sức quan trọng, trong văn phòng nhân viên văn thư là nơi thu thập và tiếp xúc nhiều luồng thông tin chủ yếu dưới dạng văn bản và qua điện thoại, internet để đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh nhất và chính xác nhất. Nhưng không phải chỉ có những thông tin bằng tiếng việt mà còn nhiều thứ tiếng khác đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh của công ty thu hút nhiều bạn hàng quốc tế thì yêu cầu biết ngoại ngữ và máy vi tính càng trở lên cần thiết hơn bao giờ hết. Do vậy theo em để hoạt động của doanh nghiệp thực sự có hiệu quả công ty cần tổ chức những chương trình đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên kiến thức văn phòng cho nhân viên của mình. Cụ thể phòng Tổ chức hành chính cần cử nhân viên đi học lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cũng như nghiệp vụ văn thư lưu trữ. 3. Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ CBCNV Môi trường làm việc tức là cả môi trường về vật chất lẫn môi trường về tinh thần. Môi trường có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý người lao động. Nó khiến người lao động hăng say cống hiến hơn ngược lại có thể họ chán nản và làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với công việc. Để xây dựng được một môi trường làm việc tốt thì phụ thuộc vào nhất nhiều yếu tố khác nhau: Cán bộ công nhân viên phải rèn cho mình đức tính yêu nghề, không ngừng học hỏi tìm tòi nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực và khả năng làm việc không biết mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống mọi tiêu cực có trong tổ chức. Về phía ban lãnh đạo tạo mọi điều kiện vật chất để phát huy năng lực của nhân viên. Đầu tư những trang thiết bị cần thiết và hiện đại. Lãnh đạo công ty cần công bằng và đưa ra những chính sách khen thưởng cũng như kỷ luật đúng người đúng việc để phát huy khả năng cạnh tranh của mỗi người. Đặc biệt là công ty có hiện tượng đi muộn về sớm, còn một số nhân viên không chấp hành nội quy mà lãnh đạo đề ra. Lãnh đạo phải kỷ luật nghiêm minh những trường hợp đó như: trước hết là nhắc nhở, trừ thưởng thậm chí trừ lương. Đồng thời chính sách tiền lương là chính sách hữu hiệu. Cán bộ công nhân viên phải được hưởng một mức lương phù hợp với những gì mà họ cống hiến. Trên thực tế chính sách tiền lương của công ty đang được thực hiện khá tốt tạo cho nhân viên cảm giác an tâm làm việc. Tóm lại, để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty phải đồng lòng để công ty thực sự là ngôi nhà thứ hai của mỗi người. 4. Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban. Công ty là một tổng thể gồm nhiều phòng ban đơn vị. Công ty hoạt động có hiệu quả thì tức là tổng thể đó thống nhất từ trên xuống dưới, đặc biệt văn phòng là đầu mối của mọi công việc do đó mối quan hệ giữa văn phòng và các phòng ban là rất quan trọng góp phần thành công của tất cả các bộ phận. Trên thực tế sự phối kết hợp giữa các phòng ban và văn phòng chưa thực sự nghiêm túc. Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng cũng như đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các chương trình của các phòng ban. Nếu mọi công việc đều được tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch thì đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ rất cao mà hoạt động của văn phòng cũng thuận lợi không gặp trở ngại. Vị dụ: Đơn giản như phòng kỹ thuật muốn xem xét một văn bản giấy tờ có liên quan đến công việc, nếu phòng kỹ thuật và nhân viên văn thư kết hợp thì không gây châm trễ cho phòng kỹ thuật. Hay khi phòng kinh doanh muốn tổ chức cuộc họp hay hội nghị nào đó thì phải lên kế hoạch trước và chuyển về phòng Tổ chức hành chính càng sớm càng tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể....Hoặc khi có một sự thay đổi trong chương trình của các phòng ban mà không thông báo cho văn phòng kịp thời để văn phòng điều chỉnh có thể gây ra tình trạng lênh lạc chương trình vừa tốn thời gian vừa tốn công sức tiền của.. 5. Giải pháp về hoạt động. 5.1. Công tác tham mưu tổng hợp. Công tác tham mưu tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Xây dựng chương trình công tác hợp lý sẽ giúp cho hoạt động của công ty và các phòng ban được diễn ra liên tục và có hiệu quả. Trên thực tế từ những hạn chế và nguyên nhân như đã trình bày ở trên thì em xin đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế đó như sau: Cần phải phân chia công việc một cách rõ ràng cụ thể giữa cán bộ văn phòng và cán bộ văn thư lưu trữ từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu vào công việc của mình. Qua đó các bộ phận thuộc văn phòng sẽ có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của mình tốt hơn. Cán bộ công nhân viên cần chủ động hơn nữa trong việc tham gia đề xuất góp ý, để khích lệ tinh thần đó của nhân viên ban lãnh đạo công ty cần có những hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời những ý kiến có tính sáng tạo và đem lại hiệu quả cho công ty. Khi lập chương trình công tác văn phòng cần căn cứ vào bản kế hoạch chi tiết của từng phòng ban để lập chương trình sao cho hợp lý. Khi xây dựng cần tuân thủ 3 nguyên tắc sau: Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không được để các hoạt động bị trùng lặp hay chồng chéo lên nhau, thống nhất theo hệ thống chiều dọc về nội dung, giữa cấp trên và cấp dưới. Nguyên tắc ưu tiên: Cụ thể là cán bộ văn phòng cần tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên. Nguyên tắc dự phòng: Thường nhân viên văn phòng phải tính toán đến dự phòng yếu tố về mặt thời gian và các điều kiện cần thiết khác. Xây dựng chương trình công tác tuân thủ 3 nguyên tắc trên sẽ góp phần giúp cán bộ văn phòng xây dựng được những bản kế hoạch tổng hợp đảm bảo các yếu tố cụ thể, thiết thực và phù hợp. 5.2. Công tác thông tin, báo cáo. Ngày nay những thành tựu mới về công nghệ thông tin đã tạo cho mọi người có cơ hội tốt để phát triển mọi mặt, nâng cao chất lượng trong công việc. Các nhà quản lý cũng nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực bên cạnh các nguồn lực khác như: nhân lực nguồn vốn, nguyên liệu...Không những thế thông tin đã vượt lên hàng đầu. Do đó thông tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, đảm bảo sự thống nhất hoạt động của công ty. Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thông tin cần nắm vững nhu cầu về thông tin của ban lãnh đạo và các bộ phận khác trong công ty, đồng thời xác định rõ loại thông tin cần thu thập và nguồn cung cấp thông tin đó. Thông thường có rất nhiều nguồn thông tin khác nhau, văn phòng thu thập thông tin rồi phân loại theo từng lĩnh vực, vấn đề, từ đó sắp xếp theo hệ thống để tránh những thông tin trùng lặp và xác định độ chính xác của thông tin. Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các phòng ban trong công ty thì nhân viên văn thư phải lưu lại các thông tin đã cung cấp để tiện cho việc cung cấp những lần sau hoặc có thể làm bằng chứng khi cần thiết. Để khắc phục những yếu kém trong công tác thông tin báo cáo của bộ phận văn thư em xin đưa một số biên pháp sau đây: Trên thực tế công ty quản lý thông tin trên sổ sách, mặc dù công ty được trang bị hệ thống máy vi tính. Máy vi tính phần lớn được sử dụng soạn thảo văn bản mà không khai thác hết các chức năng của nó. Cán bộ văn phòng có thể quản lý thông tin trên hệ thống máy tính, có thể dùng mật mã để bảo vệ những thông tin mật hạn chế tình trạng rò rỉ thông tin. Để không gây chậm trễ trong công tác lập báo cáo của cán bộ văn phòng, công ty cần đề ra những quy định về mặt thời gian đối với việc giao nộp báo cáo chi tiết của các cán bộ liên quan. Công ty nên đặt mua báo chí để cán bộ công nhân viên trong công ty có thể nắm bặt kịp thời và thu thập những thông tin có ích cho công việc. Hơn nữa hệ thống mạng mà công ty đang sử dụng có chất lượng chưa cao, tốc độ truy cập chậm nên cần thay đổi hoặc nâng cấp để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về thông tin. Văn phòng công ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau để thông tin thu về đầy đủ chính xác và dễ dàng trong xử lý tình huống hơn. 5.3. Công tác văn thư lưu trữ. Công tác văn thư lưu trữ là công tác có rất nhiều mặt hạn chế. Cán bộ làm công tác văn thư cần phải đi học các lớp đào tạo ngắn hạn để nâng cao nghiệp vụ. Do làm việc trái ngành làm việc chủ yếu dựa trên thói quen nên nhiều khi xử lý không đúng chuyên môn. Đồng thời công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học thêm lớp nâng cao trình độ tin học văn phòng vì máy vi tính là phương tiện chủ yếu giúp văn thư hoàn thành công việc. Hiện nay ở công ty nhiều tài liệu văn bản lưu tại các phòng ban không những gây hiện tượng mối mọt vì không được lưu trữ và bảo quản theo tiêu chuẩn mà còn gây bừa bãi, chật chội đôi khi còn thất lạc, do đó công tác lưu trữ cần được chú trọng và thực hiện nghiêm túc hơn. Công ty nên sử dụng ngay phòng lưu trữ có sẵn để thực hiện nhiệm vụ này. Theo cơ cấu tổ chức của công ty thì có thể chia tủ lưu trữ của công ty thành 4 tủ khác nhau để lưu trữ tài liệu văn bản của 4 bộ phận. Như vậy vừa tiện cho tra cứu sử dụng tài liệu vừa được bảo quản cẩn thận. Hồ sơ liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phụ trách trên sự hướng dẫn của nhân viên văn thư. Và mỗi năm nhân viên văn thư phải lập danh sách và danh mục hồ sơ. Thực hiện quản lý và bảo quản tài liệu. Quản lý: Thực hiện nghiêm quy chế về quản lý và ban hành văn bản, chấm dứt tình trạng văn bản không thông qua văn phòng để đăng ký và quản lý. Tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc ban hành văn bản. Bảo quản: Việc lưu giữ hồ sơ trong các ngăn tủ là rất cần thiết và việc đưa ra các biện pháp bảo quản hồ sơ lưu giữ càng quan trọng. Bởi vì văn bản tài liệu là giấy rất dễ bị rách, bị mối mọt hư hại do tác động của môi trường cùng với tính chất lý hoá của tài liệu, đặc biệt trong điều kiện khí hậu của nước ta. Đối với kho lưu trữ phải đảm bảo các tiêu chuẩn: Nhiệt độ trong phòng từ 180C - 200C, phòng phải thoáng mát, thường xuyên vệ sinh, sử dụng các chất hoá học chống ẩm mốc. Để bảo quản văn bản tài liệu có các biện pháp sau: Kê tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm. Sử dụng thuốc chống mối mọt và chống mốc. Duy trì nhiệt độ và độ ẩm bằng cách sử dụng máy lạnh hoặc quạt thông gió. Có thiết bị phòng cháy chữa cháy khi có hoả hoạn. KẾT LUẬN Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - là một trong những yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Luận văn: " Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ" đã tập trung đề cập đến một số vấn đề cơ bản: Những vấn đề cơ bản về văn phòng. Phân tích đánh giá về thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ bao gồm: Thực trạng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thực trạng về hoạt động văn phòng của công ty. Đưa ra một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng bao gồm: Giải pháp về cơ cấu, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, tăng cường sự phối kết hợp giữa các phòng ban, tạo môi trường làm việc tốt. Giải pháp về các hoạt động như: tham mưu tổng hợp, công tác thông tin, báo cáo, công tác văn thư lưu trữ. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo công ty và các anh chị công nhân viên và đặc biệt là các anh chị trong phòng Tổ chức hành chính đã tạo điều kiện hướng dẫn em làm quen thực tế trong quá trình thực tập tại cơ sở. Em xin chân trọng cảm ơn cô giáo hướng dẫn - Th.s Trần Thị Ngà đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu làm bài luận văn này. Tuy nhiên do năng lực bản thân còn nhiều hạn chế và thời gian nghiên cứu, tiếp xúc với thực tế không nhiều nên nội dung luận văn không tránh khỏi sai sót và chưa hoàn thiện. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thây cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bài giảng môn Quản trị văn phòng - Th.S. Trần Thị Ngà 2. Bài giảng môn Nghiệp vụ thư ký - Ts. Lương Quốc Việt 3. Sách Quản trị văn phòng - PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri 4. Sách Nghiệp vụ văn phòng - PGS. TS Nguyễn Hữu Tri 5. Sách Quản lý công việc văn phòng - Nhà xuất bản trẻ 6. Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng - Vương Hoàng Tuấn. NXB trẻ