Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng

NhiÒu b¸o c¸o nép chËm thêi gian yªu cÇu, b¸o c¸o qu¸ dµi nh­ng l¹i thiÕu th«ng tin tæng hîp, ch¾t läc, nghÌo nµn th«ng tin, ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cÇn thiÕt cho sù chØ ®¹o. - C«ng t¸c xö lý th«ng tin ph¶n håi ®«i khi vÉn ch­a ®­îc chó ý thùc hiÖn ®ång bé cïng víi c¸c ho¹t ®éng kh¸c, cã t×nh tr¹ng “ ®¸nh trèng bá dïi”. NhiÒu v¨n b¶n ®· ban hµnh kh¸ l©u nh­ng viÖc ®«n ®èc triÓn khai cßn chËm.( nh­ viÖc thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh vÒ an toµn lao ®éng),... 2.2.2.2 NghiÖp vô so¹n th¶o v¨n b¶n a/ Vai trß cña v¨n b¶n V¨n b¶n nãi chung lµ mét ph­¬ng tiÖn ghi vµ truyÒn ®¹t th«ng tin b»ng mét ng«n ng÷ hay mét ký hiÖu nhÊt ®Þnh. §èi víi C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng nãi riªng, víi c¸c doanh nghiÖp nãi chung th× v¨n b¶n ®­îc sö dông lµ ph­¬ng tiÖn phæ biÕn truyÒn ®¹t th«ng tin vµ c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. NÕu lµm tèt nghiÖp vô qu¶n lý v¨n b¶n sÏ gãp phÇn thóc ®Èy ho¹t ®éng phôc vô kÞp thêi cho sù l·nh ®¹o, ®iÒu hµnh c«ng viÖc cã hiÖu qu¶ : + TruyÒn ®¹t ®Çy ®ñ, kÞp thêi c¸c th«ng tin cÇn thiÕt. + Gióp cho viÖc gi¶i quyÕt c«ng viÖc cu¶ c«ng ty ®­îc nhanh chãng, chÝnh x¸c cã chÊt l­îng, ®óng ®­êng lèi, chÝnh s¸ch, chÕ ®é. + L­u tr÷ nh÷ng hå s¬, tµi liÖu mét c¸ch ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c phôc vô cho viÖc tra cøu, gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc tr­íc m¾t vµ l©u dµi. b/Qui tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n b1. X¸c ®Þnh môc ®Ých yªu cÇu ®èi t­îng vµ h×nh thøc v¨n b¶n +) Môc ®Ých: ®­a ra mét quyÕt ®Þnh, chñ tr­¬ng, biÖn ph¸p cÇn thiÕt ®Ó h­íng dÉn, gi¶i thÝch v¨n b¶n cÊp trªn hay gi¶i quyÕt vÊn ®Ò bøc xóc trong x· héi. - Th«ng tin cho ®èi t­îng qu¶n lý vÒ t×nh h×nh vµ vÊn ®Ò nµo ®ã. - B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c¬ quan, ngµnh, tæ chøc trong ®Ò xuÊt vÊn ®Ò míi, xin ý kiÕn cÊp trªn chØ ®¹o, ®«n ®èc, kiÓm tra. +) Yªu cÇu v¨n b¶n ®¶m b¶o vÊn ®Ò nh©n lùc, tµi lùc, vËt lùc ®Ó v¨n b¶n ®¶m b¶o hiÖu qu¶ cao nhÊt. V¨n b¶n ®­îc so¹n th¶o vµ ban hµnh ph¶i ®­îc x¸c ®Þnh râ yªu cÇu cña v¨n b¶n, ®èi t­îng nhËn v¨n b¶n, tªn v¨n b¶n vµ nh÷ng thÓ thøc cÇn thiÕt theo ®óng qui ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh. b2. Thu thËp th«ng tin vµ xö lý th«ng tin - Th«ng tin lµ nh÷ng c¨n cø chñ yÕu nhÊt ®Ó c¸c nhµ qu¶n lý ®­a ra ®­îc c¸c chÝnh s¸ch, quyÕt ®Þnh qu¶n lý chuÈn x¸c. - Th«ng tin ®­îc thu thËp ph¶i kiÓm tra nh»m ®¶m b¶o tÝnh kh¸ch quan chÝnh x¸c, tr¸nh hiÖn t­îng chñ quan, ®Þnh kiÕn s½n nguån th«ng tin.CÇn cã sù hÖ thèng ho¸ vµ chØnh lý th«ng tin theo yªu cÇu cña vÊn ®Ò ®Æt ra vµ cÇn gi¶i quyÕt. b3. X©y dùng dµn bµi, lËp ®Ò c­¬ng chi tiÕt, viÕt b¶n th¶o: * X©y dùng dµn bµi: S¾p xÕp v¨n b¶n theo tõng phÇn, tõng ch­¬ng môc cho khoa häc, hîp lý, ®¶m b¶o tÝnh logic, cã träng t©m, träng ®iÓm. * LËp ®Ò c­¬ng chi tiÕt : nh»m tiÕt kiÖm thêi gian, c«ng søc, gi÷ ®­îc ý chñ ®éng, s¾p xÕp ®­îc ý tr­íc, ý sau cã tr×nh tù logic, khoa häc vµ cã sù c©n ®èi gi÷a c¸c phÇn cña v¨n b¶n. So¹n ®Ò c­¬ng xong nªn tranh thñ ý kiÕn tham gia gãp ý cña nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm duyÖt tr­íc ®Ó cã sù bæ sung, ®iÒu chØnh cÇn thiÕt. * ViÕt b¶n th¶o: Lµ lµm cho ý chÝnh trong ®Ò c­¬ng ®­îc thÓ hiÖn thµnh c©u v¨n, ®o¹n v¨n cã tÝnh liªn kÕt víi nhau chÆt chÏ nªn viÕt 1 m¹ch liªn tôc ®Ó khái ®øt m¹ch ý, ®Ó cho lêi v¨n thèng nhÊt tõ ®Çu ®Õn cuèi. b4. B­íc duyÖt vµ kÝ v¨n b¶n V¨n b¶n ph¶i ®­îc xem xÐt, duyÖt vµ ký theo thÈm quyÒn ®­îc giao vÒ c¶ néi dung vµ h×nh thøc. b5. Ban hµnh triÓn khai v¨n b¶n: ®©y lµ b­íc kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong quy tr×nh v¨n b¶n. V¨n th­ cña c¬ quan ®¶m b¶o ph¸t hµnh v¨n b¶n kÞp thêi, ®óng nghiÖp vô, ghi sè v¨n b¶n, ngµy th¸ng vµo sæ c«ng v¨n ®i kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ gióp thñ tr­ëng triÓn khai v¨n b¶n, theo dâi thùc hiÖn v¨n b¶n råi s¬ kÕt tæng kÕt b¸o c¸o cho thñ tr­ëng. * KÕt qu¶ thùc hiÖn: Nh×n chung, trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o, ban hµnh VB nh©n viªn v¨n th­ ®· lµm trßn tr¸ch nhiÖm cña m×nh nªn c¸c v¨n b¶n ®­îc so¹n th¶o tu©n theo ®óng qui ®Þnh vÒ thÓ thøc, quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm qui ®Þnh nh­ng vÉn m¾c mét sè sai sãt trong viÖc tr×nh bµy v¨n b¶n : nh­ néi dung cßn dµi dßng, c¸c b­íc ban hµnh theo thñ tôc cøng nh¾c nªn x¶y ra tr­êng hîp VB ®­îc chuyÓn ®i chËm. Nguyªn nh©n do qui ®Þnh vÒ H­íng dÉn thùc hiÖn c¸c thñ tôc hµnh chÝnh cßn cøng nh¾c, ¸p dông ch­a linh ®éng, cßn thñ tôc. Nªn hµng th¸ng phßng Tæ chøc- Hµnh chÝnh th­êng häp phßng tæng kÕt, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ lµm viÖc trong th¸ng, lÊy ý kiÕn cña nh©n viªn vÒ c¸c qui ®Þnh cña c«ng ty, c¸ch thøc, quy tr×nh lµm viÖc nh­ thÕ cã phï hîp, cøng nh¾c kh«ng, mäi ng­êi cïng ®­a ra ý kiÕn ®Ó gi¶m bít thñ tôc r­êm rµ nh­ng vÉn ®¶m b¶o ®óng qui ®Þnh, ®óng tr¸ch nhiÖm. 2.2.2.3 NghiÖp vô tiÕp nhËn, qu¶n lý v¨n b¶n a/ Vai trß TiÕp nhËn, l­u tr÷ v¨n b¶n lµ qu¸ tr×nh nhËn c¸c tµi liÖu nãi chung lµ c¸c VB tõ bªn ngoµi hay néi bé C«ng ty chuyÓn vµo th«ng qua phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh. NghiÖp vô tiÕp nhËn, qu¶n lý v¨n b¶n ®­îc nh©n viªn v¨n th­ tiÕn hµnh theo qui tr×nh cô thÓ mµ c«ng ty qui ®Þnh.TiÕn hµnh theo qui tr×nh ®­îc ®¸nh gi¸ lµ qu¶n lý V¨n b¶n khoa häc, hîp lý. NÕu lµm tèt nghiÖp vô nµy sÏ mang l¹i lîi Ých nh­ sau: - DÔ dµng qu¶n lý, tra cøu, kiÓm tra VB. Hµng ngµy cã rÊt nhiÒu lo¹i v¨n b¶n chuyÓn ra, vµo c«ng ty, nÕu kh«ng ®­îc ph©n lo¹i th× khã xö lý, thùc hiÖn. Do vËy, c¸c lo¹i v¨n b¶n nµy ®Òu ®­îc ph©n lo¹i theo thÓ thøc v¨n b¶n ban hµnh, nh©n viªn v¨n th­ tiÕn hµnh ph©n lo¹i theo c¸ch: v¨n b¶n néi bé vµ v¨n b¶n tõ bªn ngoµi, trong ®ã c¸c lo¹i v¨n b¶n l¹i ®­îc ph©n chia theo thÓ thøc v¨n b¶n nh­ :th«ng b¸o, quyÕt ®Þnh, c«ng v¨n, VB mËt, VB khÈn cÊp xö lý ngay... - KiÓm tra chÝnh x¸c thÓ thøc VB, tr¸ch nhiÖm ban hµnh VB cã ®óng víi quy ®Þnh chung cña c«ng ty nãi riªng vµ ph¸p luËt nãi chung hay kh«ng. Gióp l·nh ®¹o n¾m râ ®­îc nguån gèc, néi dung chÝnh, ngµy ban hµnh v¨n b¶n v× c¸c v¨n b¶n ®Õn c«ng ty ®Òu ®­îc vµo sæ riªng cã trÝch yÕu néi dung( trõ VB mËt,göi ®Ých danh). - ThuËn lîi khi tra cøu, t×m kiÕm v¨n b¶n. Nh÷ng v¨n b¶n sau khi tr×nh l·nh ®¹o phª duyÖt ®­îc chuyÓn ph¸t tíi c¸ nh©n, phßng ban cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt th× v¨n b¶n ®ã ®­îc l­u l¹i mét b¶n qu¶n lý t¹i Phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh ®Ó tiÖn lîi cho viÖc tra cøu, kiÓm tra l¹i th«ng tin, theo dâi qu¸ tr×nh thùc hiÖn VB, dÔ dµng t×m kiÕm khi cÇn. - Ngoµi ph­¬ng thøc vµo sæ v¨n b¶n b»ng nh÷ng tËp hå s¬ riªng th× cßn ®­îc tiÕn hµnh qu¶n lý, l­u tr÷ trªn m¸y tÝnh.C«ng ty ®· ¸p dông tiÕn bé cña KH- KT trong qu¶n lý gióp qu¶n lý gän nhÑ, chÝnh x¸c, ®¶m b¶o an toµn, tiÖn lîi khi tra cøu, kiÓm tra VB. b/ Quy tr×nh tæ chøc, xö lý v¨n b¶n *. Quy tr×nh xö lý v¨n b¶n ®Õn. B­íc 1: KiÓm tra s¬ bé Môc ®Ých: xem cã ®óng v¨n b¶n göi cho c¬ quan m×nh kh«ng? Sè l­îng b× v¨n b¶n cã ®ñ kh«ng? KiÓm tra phong b× v¨n b¶n cã nguyªn vÑn kh«ng? Cã dÊu hiÖu bÞ bãc r¸ch, bÞ mÊt v¨n b¶n bªn trong hay kh«ng? NÕu cã ph¶i lËp biªn b¶n göi cho ng­êi cã tr¸ch nhiÖm. B­íc 2: Ph©n lo¹i s¬ bé Sau khi nhËn ®ñ sè l­îng v¨n b¶n göi cho c¬ quan, c¸n bé v¨n th­ ph©n lo¹i v¨n b¶n nhËn thµnh 2 lo¹i: 1 lo¹i ph¶i ®¨ng ký vµo sæ, 1 lo¹i kh«ng ph¶i ®¨ng ký. + Lo¹i v¨n b¶n ph¶i ®¨ng ký tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n göi cho c¬ quan, thñ tr­ëng trong c¬ quan, cho nh÷ng ng­êi cã chøc vô l·nh ®¹o trong c¬ quan. + Lo¹i v¨n b¶n kh«ng ph¶i ®¨ng ký: s¸ch, b¸o, t¹p chÝ, th­ riªng. B­íc 3: Bãc b× v¨n b¶n · Nh÷ng phong b× cã dÊu hiÖu khÈn th× ph¶i ®­îc bãc ngay sau khi nhËn. · Khi bãc b× v¨n b¶n kh«ng ®­îc lµm r¸ch v¨n b¶n bªn trong, kh«ng ®­îc lµm mÊt phÇn sè, kÝ hiÖu cña c¸c v¨n b¶n ®· ghi ë phÇn ngoµi phong b×. · Kh«ng ®­îc lµm mÊt dÊu b­u ®iÖn ë ngoµi · §èi víi v¨n b¶n th­êng sau khi ph©n lo¹i v¨n b¶n th× tiÕn hµnh bãc b× : lÊy v¨n b¶n thËt nhÑ nhµng vµ kh«ng lµm r¸ch v¨n b¶n. · NÕu v¨n b¶n göi kh«ng ®óng ph¶i tr¶ l¹i cho c¬ quan ®· göi v¨n b¶n ®ã. · §èi víi c¸c v¨n b¶n thuéc ®¬n tõ khiÕu n¹i, ®Ò xuÊt, kiÕn nghÞ cÇn kiÓm tra vµ gi÷ l¹i phong b× ®Ýnh kÌm theo v¨n b¶n lµm chøng. B­íc 4: §ãng dÊu ®Õn, ghi sæ ®Õn, ngµy ®Õn - Môc ®Ých: x¸c nhËn v¨n b¶n ®· qua v¨n th­ vµ ghi nhËn ngµy th¸ng ®Õn c¬ quan. - MÉu ®Õn: Tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n §Õn - Sè ®Õn ................... - Ngµy ®Õn .......................... - ChuyÓn ............................. - L­u hå s¬ sè ...................... - DÊu ®Õn ®­îc ®ãng vµo kho¶ng trªn gãc tr¸i (phÇn lÒ v¨n b¶n), d­íi phÇn sè vµ kÝ hiÖu. D­íi ®©y lµ h×nh thøc 1 lo¹i sæ v¨n b¶n : H×nh 8: MÉu sæ “Giao nhËn tµi liÖu tõ bªn ngoµi” GIAO NHËN TµI LIÖU Tõ B£N NGOµI : (kh«ng thuéc v¨n b¶n ®Õn) BM- 05- 06 Ngµy nhËn §¬n vÞ göi Néi dung tµi liÖu Sè l­îng Ng­êi nhËn Ghi chó 25/04/2008 Cty TM ViÖt ¸ GiÊyb¸ogi¸ m¸ytÝnh x¸ch tay 02 tê Lý Nguån: Phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh B­íc 5: Tr×nh thñ tr­ëng vµ ng­êi phô tr¸ch xem xÐt, cho ý kiÕn ph©n phèi v¨n b¶n ®Õn Tr­ëng phßng xem vµ cho ý kiÕn vµo lÒ, nh©n viªn v¨n th­ lÊy l¹i v¨n b¶n vµ chuyÓn giao cho c¸c phßng ban , bé phËn trong c«ng ty. B­íc 6: §¨ng ký, vµo sæ v¨n b¶n ®Õn - N¾m ®­îc sè l­îng v¨n b¶n ®Õn c¬ quan, n¾m ®­îc néi dung v¨n b¶n vµ biÕt ®­îc ®èi t­îng gi¶i quyÕt v¨n b¶n. Tõ ®ã dÔ dµng kiÓm tra v¨n b¶n do ai gi¶i quyÕt vµ møc ®é gi¶i quyÕt ®Õn ®©u. - Mçi v¨n b¶n chØ ®­îc ®¨ng ký 1 lÇn tr¸nh trïng lÆp.V¨n b¶n ®Õn ph¶i ®­îc vµo sæ ngay ngµy nhËn. B­íc 7: Ph©n phèi chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn - V¨n b¶n ph¶i ®­îc chuyÓn giao ®óng vµ trùc tiÕp cho ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n ng­êi cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt, tuyÖt ®èi kh«ng nhê ®¬n vÞ hoÆc ng­êi kh¸c nhËn hé. - V¨n b¶n ®Õn ngµy nµo ph¶i ®­îc ph©n phèi vµ chuyÓn giao ngay trong ngµy ®ã: + Tr×nh xin ý kiÕn ph©n phèi v¨n b¶n: sau khi bãc b×, ®ãng dÊu lªn v¨n b¶n, c¸n bé v¨n th­ ®¨ng ký mét phÇn v¨n b¶n vµo sæ, råi tr×nh tÊt c¶ mäi v¨n b¶n giÊy tê ®· nhËn choTr­ëng phßng, sau ®ã tr×nh lªn thñ tr­ëng c¬ quan ®Ó ghi ý kiÕn ph©n phèi lªn v¨n b¶n. + ChuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn: Sau khi cã ý kiÕn ph©n phèi v¨n b¶n cña thñ tr­ëng c¬ quan th× ph¶i chuyÓn ngay ®Õn tËn tay ng­êi cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt. Tr­íc khi chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn ng­êi gi¶i quyÕt, v¨n th­ ph¶i ®¨ng kÝ vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n vµ ng­êi nhËn v¨n b¶n ph¶i kÝ nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña c¬ quan. B­íc8. Tæ chøc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn vµ theo dâi gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn trong c¬ quan *) Tæ chøc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn: + §èi víi v¨n b¶n th­êng: néi dung c«ng viÖc nªu trong v¨n b¶n thuéc ph¹m vi tr¸ch nhiÖm cña ®¬n vÞ, c¸ nh©n nµo th× do ®¬n vÞ c¸ nh©n ®ã trùc tiÕp gi¶i quyÕt. - TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn c¬ quan ph¶i ®­îc xem xÐt gi¶i quyÕt nhanh ®Æc biÖt ®èi víi nh÷ng v¨n b¶n khÈn cÊp, ®ét xuÊt ph¶i xin ý kiÕn gi¶i quyÕt khi nhËn ®­îc v¨n b¶n ®ã. - §èi víi nh÷ng v¨n b¶n göi ®Õn ®Ó xin ý kiÕn l·nh ®¹o khi cã ý kiÕn l·nh ®¹o ghi ë lÒ th× kh«ng ®­îc ®ãng dÊu ë lÒ v¨n b¶n vµ so¹n th¶o v¨n b¶n ®Ó tr¶ lêi dùa trªn ý kiÕn chØ ®¹o cña l·nh ®¹o. - Nh÷ng v¨n b¶n cã ý kiÕn l·nh ®¹o ph¶i l­u l¹i trong hå s¬ c«ng viÖc cña c¸n bé thõa hµnh chuyªn m«n. + §èi víi v¨n b¶n mËt: - ChØ phæ biÕn nh÷ng vÊn ®Ò bÝ mËt trong ph¹m vi nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm. - Kh«ng sao chôp, ghi chÐp nh÷ng bÝ mËt cña v¨n b¶n.Kh«ng ®­îc trao ®æi nh÷ng ®iÒu bÝ mËt cña v¨n b¶n trong ®iÒu kiÖn kh«ng ®¶m b¶o an toµn. *)Theo dâi kiÓm tra gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn - Thñ tr­ëng c¬ quan cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n theo quy ®Þnh, chÕ ®é chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ nhµ n­íc. - Ng­êi phô tr¸ch c«ng t¸c v¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra viÖc ph©n phèi vµ tiÕn ®é chuyÓn giao v¨n b¶n. H×nh 9: MÉu sæ: “Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt” Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt BM- 03- 05 Stt Ngµy th¸ng Sè, kÝ hiÖu TrÝch yÕu tªngäi Møc ®é mËt Ng­êi ký v¨n b¶n Ng­êi nhËn v¨n b¶n V¨n b¶n l­u t¹i Sè l­îng v¨n b¶n Ghi chó 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 12/08/2007 102/KD ChiÕn l­îc kinh doanh MËt Thu Lý P.Tæ Chøc Hµnh chÝnh 01 Nguån:Phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh *KÕt qu¶ thùc hiÖn: Nh©n viªn v¨n th­ ®· tiÕn hµnh theo ®óng qui tr×nh mµ c«ng ty ®· qui ®Þnh d­íi sù qu¶n lý, kiÓm tra th­êng xuyªn cña Tr­ëng phßng, phã phßng trong viÖc qu¶n lý, ban hµnh, chuyÓn ph¸t c¸c lo¹i VB ®­îc Gi¸m ®èc ®¸nh gi¸ cao tÝnh chuyªn m«n nghiÖp vô cña c¸c nh©n viªn trong phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh. L·nh ®¹o C«ng ty th­êng xuyªn khuyÕn khÝch bé phËn v¨n phßng ph¸t huy s¸ng t¹o, ®æi míi ph­¬ng thøc mang tÝnh khoa häc, hiÖn ®¹i, th­êng xuyªn häc hái c¸c ph­¬ng thøc qu¶n lý VB cã hiÖu qu¶ cao. §Çu n¨m 2009 võa qua, l·nh ®¹o cã cuéc trao ®æi kinh nghiÖm qu¶n lý víi Tr­ëng, phã phßng vµ trao ®æi vÒ tÝnh chuyªn nghiÖp cña c¸c nghiÖp vô v¨n phßng dµnh cho nh©n viªn v¨n phßng. Tuy nhiªn viÖc ¸p dông theo qui tr×nh mét c¸ch cøng nh¾c ®«i lóc còng g©y ra nh­îc ®iÓm ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc chung. VÝ dô cô thÓ: Trong tr­êng hîp v¨n th­ ®ang bËn gi¶i quyÕt mét sè c«ng viÖc víi l·nh ®¹o mµ cã nh©n viªn b­u ®iÖn ®Õn giao tµi liÖu, b¾t buéc ph¶i ®îi nh©n viªn v¨n th­ xuèng ký nhËn trong khi ®ã c¸c nh©n viªn trong phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh cã thÓ hç trî nhau trong c«ng viÖc. V× vËy, nã ¶nh h­ëng rÊt lín tíi hiÖu qu¶ c«ng viÖc qu¶n lý, ban hµnh v¨n b¶n trong tr­êng hîp cã c«ng v¨n, th«ng b¸o khÈn cÇn ®­îc gi¶i quyÕt nhanh chãng. * Quy tr×nh xö lý v¨n b¶n ®i B­íc1: §¨ng ký v¨n b¶n ®i - Ghi chÐp mét sè th«ng tin cÇn thiÕt cña v¨n b¶n ®i vµ nh÷ng ph­¬ng tiÖn ®¨ng kÝ nh»m qu¶n lý chÆt chÏ v¨n b¶n ®i. - Tr­íc khi ®¨ng kÝ v¨n b¶n vµo sæ, v¨n th­ sÏ ph¶i hoµn thiÖn nh÷ng thñ tôc ph¸t hµnh: +) Ghi sè lªn v¨n b¶n: lµ sè ®¨ng kÝ cña v¨n b¶n trong n¨m kÓ tõ ngµy ®Çu n¨m. +) Nh÷ng c¬ quan ho¹t ®éng theo nhiÖm kú th× lÊy sè v¨n b¶n theo nhiÖm kú ®ã. +) TÊt c¶ v¨n b¶n ®i ®Òu ®¨ng ký tËp trung ë v¨n th­ c¬ quan ®Ó lÊy sè chung theo hÖ thèng sè ë c¬ quan, kh«ng lÊy sè riªng theo tõng ®¬n vÞ tæ chøc th¶o ra v¨n b¶n. - Ghi ngµy th¸ng lªn v¨n b¶n: ngµy th¸ng ghi trong v¨n b¶n lµ ngµy th¸ng v¨n b¶n ®­îc ®¨ng ký vµo c¸c ph­¬ng tiÖn: sæ, m¸y tÝnh. - §¨ng kÝ v¨n b¶n ®i b»ng sæ: +) NÕu c¬ quan ban hµnh Ýt v¨n b¶n trong mét n¨m th× lËp 2 sæ: sæ ®¨ng kÝ v¨n b¶n mËt ®i, sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i chung. +) NÕu c¬ quan ban hµnh nhiÒu v¨n b¶n ®i trong mét n¨m th× lËp 3 sæ: sæ v¨n b¶n ®i mËt, sæ v¨n b¶n ®i th­êng, sæ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt. B­íc 2: ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i - C¸c v¨n b¶n ®i ph¶i ®­îc ®¨ng ký vµ chuyÓn ®i ngay trong ngµy khi ®· cã ch÷ kÝ cña ng­êi cã thÈm quyÒn vµ dÊu. Nh÷ng v¨n b¶n cã møc ®é khÈn ph¶i ®­îc chuyÓn ®i tr­íc. Nh÷ng v¨n b¶n cã néi dung quan träng ph¶i kÌm phiÕu göi vµ ph¶i göi ®óng n¬i nhËn ®· ghi trong v¨n b¶n. - Lùa chän vµ tr×nh bµy phong b× tuú theo sè l­îng v¨n b¶n göi ®i nhiÒu hay Ýt, kÝch th­íc to hay nhá ®Ó chän phong b× cho phï hîp. - Göi v¨n b¶n ®i: §èi víi v¨n b¶n ban hµnh trong néi bé c¬ quan khi ph¸t hµnh còng ph¶i ®¨ng ký vµo sæ vµ yªu cÇu ng­êi nhËn v¨n b¶n ph¶i kÝ nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n ®ã. ChuyÓn v¨n b¶n ®i theo ®­êng b­u ®iÖn, yªu cÇu nh©n viªn b­u ®iÖn kÝ x¸c nhËn vµ ®ãng dÊu vµo c¸c cét môc cña sæ chuyÓn giao. - KiÓm tra viÖc göi ®i: Thñ tr­ëng c¬ quan cã tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o viÖc kiÓm tra v¨n b¶n tõ khi ban hµnh v¨n b¶n ®Õn qu¸ tr×nh göi ®i. Tr­ëng phßng kiÓm tra néi dung, thÓ thøc, thñ tôc, quy chÕ v¨n b¶n ®i. C¸ nh©n ng­êi phô tr¸ch ®¬n vÞ ph¶i kiÓm tra vÒ mÆt néi dung vµ xem xÐt sù h×nh thµnh vµ xö lý v¨n b¶n ®i t¹i ®¬n vÞ m×nh phô tr¸ch. V¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i cña c¬ quan b»ng c¸ch dïng phiÕu göi qua ®­êng b­u ®iÖn. B­íc3. S¾p xÕp vµ qu¶n lý v¨n b¶n l­u: - BÊt cø c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n bao giê còng l­u Ýt nhÊt lµ 2 b¶n: 1 lµ l­u t¹i bé phËn v¨n th­ cña c¬ quan, 1 b¶n l­u t¹i hå s¬ c«ng viÖc cña c¸n bé chuyªn m«n. - C¸ch s¾p xÕp hå s¬ l­u t¹i v¨n th­ ®èi víi nh÷ng v¨n b¶n ®¨ng ký chung vµ ®¸nh sè tæng hîp th× chØ cÇn dùa vµo sè vµ thêi gian ban hµnh v¨n b¶n ®Ó thùc hiÖn viÖc s¾p xÕp: V¨n b¶n nµo cã sè nhá, ngµy, th¸ng tr­íc th× xÕp lªn trªn. V¨n b¶n nµo cã sè lín, ngµy, th¸ng sau th× xÕp xuèng d­íi. - B¶o qu¶n vµ phôc vô cho viÖc nghiªn cøu sö dông v¨n b¶n. V¨n th­ c¬ quan ph¶i s¾p xÕp c¸c tËp l­u v¨n b¶n theo n¨m hoÆc theo nhiÖm k×, lªn gi¸ tñ cña c¬ quan, cã tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n v¨n b¶n l­u ®Õn khi nép vµo l­u tr÷. Nh©n viªn v¨n th­ ph¶i cã tr¸ch nhiÖm cho viÖc nghiªn cøu sö dông tra t×m c¸c v¨n b¶n l­u t¹i chç. * KÕt qu¶ thùc hiÖn : §èi víi viÖc so¹n th¶o, chuyÓn ph¸t c¸c VB ®i ®· ®­îc c¸c nh©n viªn trong v¨n phßng vµ l·nh ®¹o C«ng ty kiÓm tra, xem xÐt mét c¸ch chi tiÕt, cô thÓ tr­íc khi chuyÓn ®i. Bëi nã thÓ hiÖn ng«n luËn,th¸i ®é, quan ®iÓm, c¸ch thøc qu¶n lý, ... cña C«ng ty nãi chung. V× thÕ nh©n viªn trong v¨n phßng lu«n ph¶i tu©n thñ qui tr×nh mét c¸ch chÝnh x¸c vµ chÞu tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc cña m×nh, ®Ò cao tinh thÇn tËp thÓ trong c«ng viÖc chung. H×nh 10 : MÉu sæ : “Sæ c«ng v¨n ®i” S¤ C¤NG V¡N §I BM- 03- 03 Sè c«ng v¨n Phßng ra c«ng v¨n Ngµy ra c«ng v¨n Néi dung c«ng v¨n N¬i nhËn Nguån: Phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh NghiÖp vô qu¶n lý, sö dông con dÊu Con dÊu lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nhµ n­íc ®èi víi mäi mÆt cña ®êi sèng x· héi.Trong c¸c doanh nghiÖp c¸c v¨n b¶n ®­îc ban hµnh vµ ®¶m b¶o gi¸ trÞ ph¸p lý b»ng yÕu tè quan träng lµ con dÊu. Con dÊu thÓ hiÖn quyÒn lùc cña doanh nghiÖp Tæ chøc qu¶n lý, sö dông con dÊu lµ mét trong nh÷ng nghiÖp vô quan träng trong c«ng t¸c v¨n th­, bëi con dÊu kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n b¶n, thñ tôc hµnh chÝnh trong c¸c quan hÖ ph¸p lý víi nhµ n­íc vµ tæ chøc kh¸c. Qui tr×nh qu¶n lý vµ sö dông con dÊu cña c«ng ty tu©n theo nh÷ng qui ®Þnh nh­ sau: - Con dÊu ®­îc qu¶n lý t¹i v¨n phßng c«ng ty do bé phËn v¨n th­ qu¶n lý vµ ®ãng dÊu. - Con dÊu ®­îc b¶o qu¶n trong hép vµ lu«n ®­îc kho¸ trong tñ, kh«ng ai ®­îc tuú ý sö dông vµ mang vÒ nhµ. - Nh©n viªn v¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n, kh«ng lµm biÕn d¹ng con dÊu. NÕu mÊt ph¶i khai b¸o ngay cho l·nh ®¹o. - Kh«ng ®ãng dÊu khèng, ®ãng vµo c¸c v¨n b¶n kh«ng hîp lÖ. - DÊu ®­îc sö dông cïng mét mµu mùc, ®ãng râ nÐt. - C«ng ty quy ®Þnh râ nh©n viªn v¨n th­ chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn vÒ viÖc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu tr­íc c«ng ty vµ ph¸p luËt. *KÕt qu¶ thùc hiÖn: §èi víi qui ®Þnh trªn, nh©n viªn v¨n th­ ®· nghiªm chØnh thùc hiÖn theo ®óng néi quy vµ kh«ng x¶y ra nh÷ng sai sãt. Néi quy nµy ®­îc viÕt thµnh v¨n b¶n h­íng dÉn cho c¸c phßng ban kh¸c trong tr­êng hîp tiÕp nhËn nh÷ng v¨n b¶n kh«ng hîp lý, sai qui c¸ch th× VB kh«ng ®­îc ®ãng dÊu vµ nh©n viªn v¨n phßng yªu cÇu phßng ban, c¸ nh©n ®ã chØnh söa l¹i VB cho ®óng thÓ thøc, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña phßng ban, c¸ nh©n ®ã. 2.2.2.5 LËp ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c * Vai trß cña ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c Ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c lµ sù ®Þnh h×nh, dù b¸o môc tiªu, ®Þnh h­íng vµ ph­¬ng thøc thùc hiÖn c¸c môc tiªu, ®Þnh h­íng ®ã cña c¬ quan, tæ chøc trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh. Ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch lµ ph­¬ng tiÖn ho¹t ®éng cña C«ng ty nh»m ®¶m b¶o cho nh÷ng ho¹t ®éng ®ã ®­îc thùc hiÖn liªn tôc, thèng nhÊt, lµ c¬ së ®Ó gióp Gi¸m ®èc vµ C«ng ty chØ ®¹o, ®iÒu hµnh c«ng viÖc trong tõng thêi gian, võa ®¶m b¶o chñ ®éng toµn diÖn c¸c mÆt c«ng t¸c, võa thùc hiÖn ®­îc c¸c c«ng viÖc träng t©m, b¶o ®¶m c«ng viÖc ®­îc thùc hiÖn ®óng tiÕn ®é. Ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c gióp cho ho¹t ®éng cña tõng c¸n bé, c«ng chøc vµ toµn C«ng ty cã môc tiªu vµ nhiÖm vô cô thÓ, râ rµng. Mét ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch cã tÝnh khoa häc sÏ lµ nh©n tè quan träng kh¼ng ®Þnh thùc hiÖn th¾ng lîi nh÷ng môc tiªu, nhiÖm vô ®· ®Æt ra. * Yªu cÇu cña ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c §Ó x©y dùng ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c dùa vµo t×nh h×nh thùc tÕ C«ng ty. V¨n phßng th­êng xuyªn phèi hîp víi tr­ëng phßng cña c¸c phßng ban ®Ó x©y dùng ch­¬ng tr×nh lµm viÖc cña toµn C«ng ty nãi chung vµ V¨n phßng nãi riªng. Th­êng xuyªn theo dâi, s¾p xÕp c¸c cuéc hÑn gÆp, chuyÕn ®i c«ng t¸c... ®Ó s¾p xÕp lÞch c«ng t¸c sao cho phï hîp. Tr×nh tù x©y dùng ch­¬ng tr×nh nh­ sau: Ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c quý: LÞch lµm viÖc cña v¨n phßng chi tiÕt theo ®Þnh h­íng chung cña toµn C«ng ty trong thêi gian ho¹t ®éng. Ph©n c«ng viÖc cô thÓ cho tõng c¸ nh©n trong v¨n phßng. Ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c th¸ng: LÞch lµm viÖc cho tõng tuÇn lµm viÖc. X©y dùng ch­¬ng tr×nh héi nghÞ cña C«ng ty chu ®¸o hiÖu qu¶ vµ tiÕt kiÖm. Cuèi n¨m göi b¸o c¸o tæng kÕt n¨m cò vµ x©y dùng ch­¬ng tr×nh lµm viÖc cho n¨m míi lªn ban l·nh ®¹o vµ c¸c ®¬n vÞ phßng ban trong c«ng ty ®Ó c¸c phßng ban c¨n cø vµo ®ã mµ thùc hiÖn c«ng viÖc. Trong thêi gian qua, viÖc thùc hiÖn x©y dùng ch­¬ng tr×nh lµm viÖc C«ng ty ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶: - Phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh ®· phèi hîp víi c¸c phßng ban x©y dùng, qu¶n lý thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh lµm viÖc tuÇn, th¸ng, quý, n¨m theo yªu cÇu ®Ò ra. - C¸c ch­¬ng tr×nh ®· b¸m s¸t träng t©m, bao qu¸t ®­îc c¸c mÆt ho¹t ®éng cña C«ng ty, gióp cho viÖc l·nh ®¹o ®iÒu hµnh c«ng ty ®­îc dÔ dµng, thuËn lîi h¬n. - NhiÒu cuéc häp tæ chøc rót ng¾n ®­îc thêi gian, nhiÒu c«ng viÖc ®­îc gi¶i quyÕt døt ®iÓm. - Kh¾c phôc ®­îc t×nh tr¹ng gi¶i quyÕt c«ng viÖc kh«ng ®óng tr×nh tù. - C¸c ch­¬ng tr×nh lµm viÖc b¸m s¸t chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch Nhµ n­íc còng nh­ c¸c môc tiªu cña C«ng ty ®Ò ra. Tuy nhiªn cßn tån t¹i mét sè mÆt yÕu kÐm: §«i khi v× ch¹y theo thµnh tÝch mµ c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c chØ ®¶m b¶o sè l­îng mµ ch­a ®¶m b¶o chÊt l­îng. C¸c ®¬n vÞ, phßng ban Ýt chñ ®éng ®Ò xuÊt cho C«ng ty nh÷ng vÊn ®Ò ch­a hîp lý cÇn ®iÒu chØnh, nh÷ng khã kh¨n, v­íng m¾c, nh÷ng vÊn ®Ò míi n¶y sinh mµ cßn bÞ ®éng ®îi cÊp trªn giao nhiÖm vô míi triÓn khai ®Ò xuÊt. Mét sè bé phËn kh«ng thùc hiÖn theo ®óng ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c, thiÕu sù kiÓm tra, rµ xo¸t, ®iÒu chØnh ch­¬ng tr×nh lµm cho ch­¬ng tr×nh thiÕu tÝnh kh¶ thi. NghiÖp vô tiÕp ®ãn kh¸ch * Kh¸i niÖm: TiÕp kh¸ch lµ mét trong nh÷ng nghi lÔ, mét c«ng cô quan träng ®Ó c«ng ty giao l­u, tiÕp xóc víi c¸ nh©n, tæ chøc ngoµi, trong c¬ quan nh»m ®¶m b¶o sù ho¹t ®éng th«ng suèt cña qu¸ tr×nh qu¶n lý gióp l·nh ®¹o cã ®iÒu kiÖn xem xÐt, ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ c«ng viÖc tõ phÝa bªn ngoµi. §èi t­îng kh¸ch cña c«ng ty chñ yÕu lµ Ban qu¶n lý c¸c dù ¸n, nhµ mêi thÇu c¸c c«ng tr×nh cÇu ®­êng... *Vai trß: TiÕp kh¸ch lµ h×nh thøc giao l­u cña c«ng ty víi c¸c tæ chøc c¸ nh©n trong vµ ngoµi c«ng ty vÒ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn sù ho¹t ®éng, tån t¹i vµ ph¸t triÓn c«ng ty. §©y lµ nghiÖp vô rÊt quan träng mµ bÊt cø doanh nghiÖp, tæ chøc nµo . TiÕp kh¸ch gióp c«ng ty më réng mèi quan hÖ, giao l­u víi bªn ngoµi, hîp t¸c lµm ¨n, trao ®æi kinh nghiÖm, duy tr× b¹n hµng, giao l­u v¨n ho¸ gi÷a c¸c tæ chøc...Tuú vµo ®èi t­îng kh¸ch mµ v¨n phßng cã h×nh thøc, nghi lÔ tiÕp ®ãn kh¸ch cho phï hîp. C«ng ty còng qui ®Þnh râ víi chøc vô nµo th× ®­îc tiÕp kh¸ch quan träng vµ cã nghi lÔ ®ãn tiÕp kh¸ch trang träng. VÝ dô cô thÓ: §èi víi vÞ kh¸ch lµ tr­ëng BQL dù ¸n th× cÇn ®ãn tiÕp t¹i c¸c nhµ hµng lín vµ më tiÖc chiªu ®·i. Gi¸m ®èc c«ng ty cïng c¸c Tr­ëng phßng, phã phßng cã tr¸ch nhiÖm tiÕp ®ãn vµ chiªu ®·i c¸c vÞ kh¸ch.ViÖc tiÕp kh¸ch víi môc ®Ých nh»m cñng cè mèi quan hÖ lµm ¨n, t¨ng thªm t×nh ®oµn kÕt h÷u nghÞ...Nh­ng ®¶m b¶o “ tr¸nh l·ng phÝ”- ®©y lµ khÈu hiÖu mµ C«ng ty ®­a ra ¸p dông cho tÊt c¶ phßng ban. * KÕt qu¶ thùc hiÖn: V¨n phßng thùc hiÖn nghiÖp vô tiÕp kh¸ch theo néi quy cña C«ng ty nh­ sau: Lu«n ®¶m b¶o nguyªn t¾c h÷u nghÞ, chu ®¸o, an toµn, hiÕu kh¸ch. §¶m b¶o viÖc ®ãn tiÕp diÔn ra lÞch sù, trang träng theo ®óng nghi thøc giao tiÕp vµ tËp tôc d©n téc. C«ng ty lu«n ®Ò cao “ ch÷ tÝn víi kh¸ch hµng” vµ l·nh ®¹o còng nh­ Tr­ëng phßng lu«n quan t©m nh¾c nhë nh©n viªn phßng Tæ chøc- Hµnh chÝnh v× ®©y lµ phßng ®Çu tiªn kh¸ch tiÕp xóc lu«n tá ra lµ nh÷ng ng­êi hiÕu kh¸ch, s½n lßng gi¶i ®¸p nh÷ng th¾c m¾c cña hä, c­ xö ch©n thµnh, lÞch sù. Tuy nhiªn nghiÖp vô nµy vÉn cßn thiÕu sãt: Khi tiÕp kh¸ch ®Æc biÖt lµ kh¸ch v·ng lai th× ch­a ®­îc chó träng, quan t©m ®óng møc. ViÖc tiÕp kh¸ch néi bé c¬ quan cßn xuÒ xoµ, qua loa. §¸nh gi¸ chung vÒ ho¹t ®éng cña phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh 2.2.3.1 ThuËn lîi Trong c«ng t¸c v¨n phßng, C«ng ty ®· nhËn thøc râ ®­îc tÇm quan träng cña ho¹t ®éng v¨n phßng, c¸c nghiÖp vô hµnh chÝnh kh«ng cßn bÞ ph©n t¸n nh­ tr­íc mµ ®· tËp trung, c¸c trang thiÕt bÞ phôc vô cho nghiÖp vô hµnh chÝnh còng ®­îc ®æi míi h¬n ... a/VÒ nh©n sù - KÕt cÊu ®é tuæi cña l·nh ®¹o vµ nh©n viªn V¨n phßng t­¬ng ®èi trÎ v× thÕ dÔ häc hái nh÷ng tiÕn bé cña KH- KT trong c¸c nghiÖp vô qu¶n lý, nghiÖp vô chuyªn m«n, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. - §éi ngò nh©n viªn trÎ nhiÖt t×nh trong c«ng viÖc, cã ý thøc trong viÖc thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô chuyªn m«n. - L·nh ®¹o lµ ng­êi cã kinh nghiÖm, n¨ng lùc qu¶n lý, ®iÒu hµnh. §éi ngò l·nh ®¹o v¨n phßng cã tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô nh¹y bÐn, tinh tÕ ph©n tÝch t­¬ng ®èi chÝnh x¸c sù ¶nh h­ëng cña thÞ tr­êng ®Õn ho¹t ®éng cña c«ng ty. VÝ dô cô thÓ: Theo quy ®Þnh tr­íc ®©y th× muèn ®­îc gi¶i ®¸p c¸c th¾c m¾c, kh¸ch hµng nhÊt ®Þnh ph¶i cã ®¬n th­ göi phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh xÐt duyÖt cña Tr­ëng phßng, sau ®ã hÑn gÆp bé phËn chuyªn m«n gi¶i ®¸p råi míi b¸o l¹i cho kh¸ch hµng. Qui tr×nh nµy ®«i khi ®· g©y sù gi¶i ®¸p chËm trÔ cho kh¸ch hµng, còng cã lóc ®¬n th­ cßn bÞ thÊt l¹c. NhËn thÊy nh­îc ®iÓm ®ã th× nh©n viªn v¨n phßng ®­a ra ý kiÕn :Víi nh÷ng vÊn ®Ò cÇn ®­îc gi¶i quyÕt ngay th× tr­ëng phßng hoÆc phã phßng cïng víi l·nh ®¹o hoÆc nh©n viªn chuyªn m«n (tr­êng hîp l·nh ®¹o ®i c«ng t¸c) nªn cïng th¶o luËn gi¶i quyÕt ngay cho kh¸ch hµng. Khi th¾c m¾c ®­îc gi¶i ®¸p kÞp thêi ®ång thêi n©ng cao uy tÝn, tr¸ch nhiÖm cña c«ng ty ®èi víi kh¸ch hµng, lu«n quan t©m tíi lîi Ých kh¸ch hµng.Tõ ®ã mµ tr­ëng phßng, phã phßng vµ c¸c bé phËn chuyªn m«n sÏ rót ra ®­îc kinh nghiÖm, nhËn thÊy thiÕu sãt trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña m×nh ®Ó kÞp thêi söa ch÷a cho phï hîp. b/VÒ ph­¬ng thøc qu¶n lý - Trong qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh, tæ chøc ho¹t ®éng cña phßng Tæ chøc- Hµnh chÝnh ®Òu ®­îc thùc hiÖn theo qui chÕ, néi qui mµ c«ng ty ®Ò ra. - Tr­ëng, phã phßng lu«n tá ra lµ tÊm g­¬ng trong c«ng viÖc, th¸i ®é lµm viÖc nghiªm tóc nh­ng th©n thiÖn, cëi më trß chuyÖn víi nh©n viªn trong nh÷ng giê gi¶i lao. Tr­ëng phßng còng quan t©m tíi t©m lý, ®êi sèng nh©n viªn :®éng viªn, chia sÎ, t¹o ®iÒu kiÖn, gióp ®ì vÒ vËt chÊt vµ tinh thÇn. - Tr­ëng phßng lu«n ®­a ra nh÷ng nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ th¸i ®é lµm viÖc vµ hiÖu qu¶ cña nh©n viªn mét c¸ch tÕ nhÞ, kÝn ®¸o, kh«ng phª ph¸n nh©n viªn tr­íc mÆt nh©n viªn kh¸c tr¸nh lµm tæn th­¬ng lßng tù träng cña nh©n viªn. - V¨n phßng ®­îc sù quan t©m cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty nªn ®ang dÇn cñng cè vÞ trÝ, tÇm quan träng cña m×nh trong sù vËn ®éng cña c«ng ty trong giai ®o¹n hiÖn nay nh­ : th­êng xuyªn nh¾c nhë, ®éng viªn nh©n viªn h¨ng say lµm viÖc, cã tr¸ch nhiÖm. - C«ng ty còng cã chÝnh s¸ch khuyÕn khÝch tinh thÇn, hiÖu qu¶ c«ng viÖc cho nh©n viªn, tæ chøc chuyÕn tham quan gióp nh©n viªn ®­îc nghØ ng¬i, th­ gi·n còng nh»m t¨ng thªm mèi ®oµn kÕt gi÷a c¸c nh©n viªn víi nhau khiÕn cho bé m¸y c«ng ty trë nªn bÒn v÷ng. c/Trang thiÕt bÞ lµm viÖc Nh×n chung, trang thiÕt bÞ lµm viÖc cña Phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ nh»m ®¶m b¶o cho viÖc phôc vô c«ng viÖc qu¶n lý,®iÒu hµnh c«ng ty. Tuy nhiªn vÉn cßn cã nh÷ng thiÕt bÞ l¹c hËu. ViÖc ®Çu t­ trang thiÕt bÞ phôc vô ho¹t ®éng v¨n phßng vµ c«ng t¸c qu¶n lý ®iÒu hµnh trong thêi gian tíi sÏ ®­îc quan t©m, ®Çu t­ ®óng møc v× bé phËn v¨n phßng ®ang kh¼ng ®Þnh vai trß cña m×nh trong c«ng ty vµ sù ¶nh h­ëng cña trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n phßng nãi riªng vµ cña c«ng ty nãi chung. d/ViÖc thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô - C¸c nghiÖp vô lu«n ®­îc thùc hiÖn ®óng theo qui chÕ, néi quy, quy ®Þnh cña c«ng ty. Nh­ng trong thùc tÕ vÉn cßn nh÷ng tån t¹i ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc mµ l·nh ®¹o v¨n phßng cÇn c©n nh¾c, ®iÒu chØnh cho phï hîp. - ViÖc thùc hiÖn c¸c v¨n b¶n b¾t buéc ®Òu cã v¨n b¶n h­íng dÉn cô thÓ rÊt thuËn tiÖn, chÝnh x¸c, phï hîp víi néi quy, quy ®Þnh cña c«ng ty. e/ VÒ mèi quan hÖ c«ng t¸c §Ó ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®¹t hiÖu qu¶ cao, V¨n phßng Phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh lu«n duy tr× c¸c mèi quan hÖ trong néi bé c¬ quan vµ c¶ c¸c tæ chøc bªn ngoµi. V¨n phßng C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng cã mèi quan hÖ víi c¸c phßng chøc n¨ng nghiÖp vô, c¸c tæ chøc ®oµn thÓ kh¸c ®Ó n¾m v÷ng t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh, tÝnh chÊt c«ng t¸c cña tõng bé phËn vµ tõ ®ã gi¶i quyÕt tèt phÇn viÖc cña m×nh nh­ sau: - Cã mèi quan hÖ th­êng xuyªn víi c¸c phßng ban xÝ nghiÖp hµng tuÇn ®Ó n¾m ®­îc t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty, ®¬n vÞ b¸o c¸o nhanh víi l·nh ®¹o xö lý, gi¶i quyÕt kÞp thêi. - Quan hÖ th­êng xuyªn víi Phßng kÕ to¸n tµi vô ®Ó xin cÊp ph¸t kinh phÝ sña ch÷a vµ mua s¾m trang thiÕt bÞ, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc, chi tiªu tiÕp kh¸ch, héi häp trong c¬ quan theo kÕ ho¹ch dù to¸n ®· ®­îc duyÖt. - Quan hÖ víi Phßng vËt t­ thiÕt bÞ ®Ó nghiªn cøu thay ®æi mua s¾m thiÕt bÞ ph­¬ng tiÖn « t« ®¸p øng phôc vô c«ng t¸c tèt, cïng xem xÐt gi¶i quyÕt söa ch÷a lín, th­êng xuyªn, ®ét xuÊt cña c¸c xe « t« con cña V¨n phßng, x©y dùng c¸c ®Þnh møc cho « t« con ®Ó cã c¬ së thanh quyÕt to¸n nhiªn liÖu, phô tïng, x¨m lèp... - Quan hÖ víi Phßng dù ¸n ®Ó cïng phèi hîp x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch chi phÝ cho ®Êu thÇu, ký kÕt hîp ®ång, bè trÝ s¾p xÕp ph­¬ng tiÖn ®i thÞ s¸t thùc ®Þa c¸c tuyÕn ®­êng. - Quan hÖ víi Trung t©m ®µo t¹o nghiÖp vô ®Ó cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o n©ng cao tay nghÒ, nghiÖp vô cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong v¨n phßng (kÓ c¶ ®µo t¹o l¹i). Cïng x©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n ®µo t¹o dµi h¹n vµ ng¾n h¹n tõ ®ã nghiªn cøu bè trÝ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ®i häc, ®¶m b¶o ®¸p øng c«ng t¸c ®­îc giao. - Quan hÖ víi c¸c c¬ quan ®oµn thÓ nh­ §¶ng uû c«ng ty, c«ng ®oµn, ®oµn thanh niªn cña C«ng ty ®Ó n¾m ®­îc kÕ ho¹ch s¾p xÕp bè trÝ n¬i lµm viÖc, mua s¾m ph­¬ng tiÖn bµn ghÕ dông cô phôc vô cho lµm viÖc. Nh­ vËy, thùc hiÖn tèt mèi quan hÖ víi c¸c phßng ban nghiÖp vô chøc n¨ng lµ gióp V¨n phßng lµm tèt c«ng t¸c tham m­u cho l·nh ®¹o C«ng ty, hoµn thµnh nhiÖm vô vµ gi¶i quyÕt tèt nhiÖm vô ®­îc giao. 2.2.3.2 Tån t¹i Ho¹t ®éng v¨n phßng cña C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng ®· ph¸t huy hÇu hÕt chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh, lµ bé phËn tham m­u gióp cho l·nh ®¹o gi¶i quyÕt tèt c¸c c«ng viÖc ®iÒu hµnh trong c¬ quan còng nh­ c«ng t¸c ®èi néi vµ ®èi ngo¹i gãp phÇn cho sù ph¸t triÓn cña C«ng ty. V¨n phßng t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c phßng ban vµ c¬ quan ®oµn thÓ hoµn thµnh c«ng t¸c cña l·nh ®¹o giao. §Æc biÖt, ë c¸c bé phËn cña v¨n phßng ®Òu ho¹t ®éng víi tinh thÇn vµ ý thøc tr¸ch nhiÖm cao d­íi sù l·nh ®¹o, ®iÒu hµnh cña Tr­ëng phßng, phã phßng. Tuy nhiªn, víi nhÞp ®é ph¸t triÓn kinh tÕ vµ søc c¹nh tranh ngµy cµng gay g¾t cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng nh­ hiÖn nay th× v¨n phßng cña C«ng ty cßn mét sè mÆt cÇn kh¾c phôc. a/ VÒ c¬ cÊu qu¶n lý C¬ cÊu tæ chøc hiÖn nay ch­a ®¸p øng ®­îc nhu cÇu vµ khèi l­îng c«ng viÖc cÇn gi¶i quyÕt, nguyªn nh©n chñ yÕu lµ v¨n phßng nhËn qu¸ nhiÒu c«ng viÖc mµ sè l­îng nh©n sù trong v¨n phßng l¹i qu¸ Ýt, ®­îc ®Þnh biªn 13 ng­êi. DiÖn tÝchV¨n phßng nhá nªn c¸c phßng bÞ thu hÑp. §«i khi cã sù chång chÐo khi thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ v¨n phßng. Do bÞ ®éng kh«ng l­êng hÕt ®­îc c¸c c«ng viÖc ®ét xuÊt nh­ t×nh tr¹ng gi¸ c¶ nguyªn vËt liÖu t¨ng cao. §«i khi ch­¬ng tr×nh lµm viÖc thiÕu tÝnh kÕ ho¹ch vµ biÖn ph¸p tæ chøc thùc hiÖn do vËy mµ khi thùc hiÖn c«ng viÖc theo kÕ häach lËp s½n ®· kh«ng cã tÝnh kh¶ thi, l·nh ®¹o kh«ng gi¶i quyÕt hÕt viÖc. §Æc biÖt trong c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷, giÊy tê, c«ng v¨n ®Õn ®Òu ®­îc chuyÓn ®Õn cho Gi¸m ®èc xÐt duyÖt mµ lÏ ra ph¶i qua Tr­ëng phßng xem xÐt tr­íc råi míi chuyÓn ®Õn Gi¸m ®èc. Nh­ vËy sÏ gióp cho Gi¸m ®èc ®ì phÇn gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc sù vô, tr¸nh l·ng phÝ thêi gian. H¬n n÷a, nhiÒu khi Gi¸m ®èc ®i v¾ng, c«ng v¨n giÊy tê ®Õn nhiÒu mµ ph¶i chê Gi¸m ®èc xÐt duyÖt, ®iÒu nµy sÏ dÉn ®Õn hËu qu¶: ¸ch t¾c trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng vô, ®«i khi kh«ng ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh ®­îc nhanh chãng, kÞp thêi. b/ VÒ nh©n sù Lùc l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty hiÖn nay vÉn cßn thiÕu nh÷ng c¸n bé n¨ng ®éng trong chuyªn m«n vµ qu¶n lý giái, thiÕu ®éi ngò nh©n viªn lµnh nghÒ cã tr×nh ®é ®Ó ®¸p øng víi c¬ chÕ míi. §èi víi nh©n viªn V¨n phßng: Sè nh©n viªn cßn qu¸ Ýt so víi khèi l­îng c«ng viÖc, th­êng mét nh©n viªn ph¶i kiªm nhiÖm c¸c c«ng viÖc kh¸c kh«ng thuéc chøc n¨ng vµ nghiÖp vô chuyªn m«n cña hä. Bªn c¹nh ®ã, tr×nh ®é chuyªn m«n cßn h¹n chÕ, c¸c thao t¸c nghiÖp vô ch­a linh ho¹t, trong khi c«ng viÖc ngµy cµng ®ßi hái sù s¸ng t¹o vµ n¨ng ®éng. c/ VÒ trang thiÕt bÞ vµ m«i tr­êng lµm viÖc C¬ chÕ míi ®ßi hái cã sù c¹nh tranh gay g¾t trong xu thÕ chung, tõ ®ã vai trß cña V¨n phßng ngµy cµng ®­îc kh¼ng ®Þnh. Trong ®ã, yÕu tè trang thiÕt bÞ cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh sù ®øng v÷ng cña mçi doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ.C«ng ty mÆc dï ®· n¾m b¾t ®­îc nhu cÇu míi, song vÉn ch­a m¹nh d¹n ®Çu t­ trang thiÕt bÞ phôc vô cho ho¹t ®éng kinh doanh nªn lµm n¨ng suÊt lao ®éng cßn bÞ h¹n chÕ. Mét sè trang thiÕt bÞ v¨n phßng vÉn l¹c hËu, kh«ng ®¶m b¶o chÊt l­îng b¶o qu¶n nh­ :gi¸ kª tµi liÖu l­u tr÷ cßn b»ng gç nªn dÔ bÞ mèi mät, bµn ghÕ ch­a ®ång bé, mµn h×nh m¸y tÝnh cång kÒnh ... §Æc biÖt ch­a cã phßng tiÕp kh¸ch riªng biÖt nªn bÊt tiÖn khi ph¶i tiÕp kh¸ch ngay t¹i V¨n phßng. §iÒu nµy sÏ lµm ¶nh h­ëng ®Õn kh«ng khÝ lµm viÖc cña c¸c nh©n viªn vµ t©m lý kh«ng tho¶i m¸i cho kh¸ch ®Õn c«ng ty. d/ C¸c nghiÖp vô trong v¨n phßng C¸c nghiÖp vô ®­îc thùc hiÖn ®óng theo quy ®Þnh, qui chÕ, néi quy cña C«ng ty, nh­ng trong mét sè tr­êng hîp nã trë nªn cøng nh¾c, kh«ng linh ho¹t nh­ :ViÖc tiÕp nhËn c¸c giÊy tê, tµi liÖu mµ b­u ®iÖn chuyÓn tíi th× nhÊt thiÕt ph¶i lµ nh©n viªn v¨n th­ ký nhËn. §iÒu nµy sÏ kh«ng thuËn tiÖn trong tr­êng hîp nh©n viªn v¨n th­ ®ang bËn gi¶i quyÕt c«ng viÖc cïng víi l·nh ®¹o hoÆc phßng ban kh¸c. §Æc biÖt, ®èi víi c«ng t¸c th«ng tin tæng hîp cña v¨n phßng tuy ®· cã nhiÒu cè g¾ng song vÉn tån t¹i mét vµi nh­îc ®iÓm cÇn quan t©m: - Trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i phôc vô cho c«ng t¸c th«ng tin ch­a ®­îc ®Çu t­ ®Çy ®ñ nªn viÖc khai th¸c vµ xö lý th«ng tin cßn bÞ h¹n chÕ. - Nguån th«ng tin cßn ch­a ®¶m b¶o chÝnh x¸c vµ trung thùc. - §«i khi v× ch¹y theo thµnh tÝch cßn t×nh tr¹ng lµm b¸o c¸o kh«ng ®óng lµm l·nh ®¹o kh«ng n¾m ®­îc t×nh h×nh thùc tÕ. Ch­¬ng 3 Mét sè gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng c«ng ty cpctgt h¶i phßng 3.1 §Þnh h­íng chung HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý trong doanh nghiÖp nãi chung cïng víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý trong v¨n phßng nãi riªng, c¶i tiÕn vµ n©ng cÊp c¬ së vËt chÊt trong ho¹t ®éng cña v¨n phßng chÝnh lµ môc tiªu mµ c¸c doanh nghiÖp trong vµ ngoµi n­íc lu«n ®Æt ra trong mäi thêi kú ph¸t triÓn. §iÓm yÕu nhÊt cña v¨n phßng n­íc ta hiÖn nay lµ ho¹t ®éng v¨n phßng mang tÝnh thô ®éng, bÞ ®éng rÊt cao. Chøc n¨ng phôc vô hËu cÇn vµ c«ng viÖc giÊy tê, sù vô lÊn ¸t, chøc n¨ng thô ®éng xö lý th«ng tin. Do vËy, yªu cÇu x©y dùng ®Ó ®æi míi v¨n phßng theo h­íng hiÖn ®¹i lµ rÊt cÊp b¸ch. ViÖc tæ chøc ho¹t ®éng bé m¸y qu¶n lý ë v¨n phßng cña C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng hiÖn nay, bªn c¹nh c¸c mÆt m¹nh cßn tån t¹i kh«ng Ýt nh÷ng h¹n chÕ. Qua t×m hiÓu vµ nghiªn cøu thùc tÕ, em xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng V¨n phßng t¹i C«ng ty. Tr­íc hÕt, ®Þnh h­íng chung ®Ó ®­a ra gi¶i ph¸p cho phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh cña C«ng ty nh­ sau: 3.1.1 §Çu t­ vµo n©ng cao chÊt l­îng nh©n sù Lao ®éng lµ yÕu tè n¨ng ®éng linh ho¹t trong s¶n xuÊt, thùc hiÖn tèt qu¶n lý lao ®éng trong s¶n xuÊt lµ sÏ ®i ®Õn thµnh c«ng. Muèn vËy, chóng ta ph¶i ®Çu t­ n©ng cao chÊt l­îng nh©n sù hiÖu qu¶ trong v¨n phßng. Nh©n viªn lµm viÖc trong v¨n phßng ph¶i ®¶m b¶o ngµy cµng hoµn thiÖn c¸c tiªu chÝ sau: + NhiÖt t×nh, t©m huyÕt víi nghÒ nghiÖp.B×nh tÜnh, s¸ng suèt xö lý th«ng tin. + S¸ng t¹o, n¨ng ®éng trong c¬ chÕ míi.Lu«n ph¸t huy ®­îc nÕp sèng v¨n ho¸ trong giao tiÕp céng ®ång, cã lèi sèng lµnh m¹nh, t«n träng quy chÕ céng ®ång. + Lµm viÖc cã khoa häc.TiÕt kiÖm thêi gian. + Muèn ®æi míi, ph¸t triÓn nghÒ nghiÖp cÇn më réng, n©ng cao kiÕn thøc. Lu«n ®­îc C«ng ty t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó mçi nh©n viªn ph¸t huy hÕt ®­îc n¨ng lùc cña m×nh. 3.1.2 §æi míi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý V¨n phßng lµ bé m¸y ®iÒu hµnh tæng hîp, lµ kh©u then chèt t¹o ra sù n¨ng ®éng cña doanh nghiÖp trong thêi ®¹i ngµy nay. Do ®ã, v¨n phßng nhÊt thiÕt ph¶i ®­îc ®æi míi. §æi míi ph¶i khoa häc, cã hÖ thèng thèng nhÊt lµ trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, ph¶i hiÖn ®¹i ho¸ bé m¸y ®iÒu hµnh, ®­a tiÕn bé kü thuËt khoa häc vµo trong V¨n phßng. Muèn ®æi míi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c. +TÝnh tèi ­u: Gi÷a c¸c kh©u, c¸c cÊp qu¶n lý ph¶i ®­îc tæ chøc mèi liªn hÖ hîp lý ®Ó ®¶m b¶o c¸c cÊp qu¶n lý, mang tÝnh n¨ng ®éng vµ ®i s©u vµo phôc vô cho ho¹t ®éng c«ng t¸c. +TÝnh linh ho¹t: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i thÝch øng linh ho¹t víi mäi t×nh huèng trong vµ ngoµi hÖ thèng. +TÝnh kinh tÕ: Gän nhÑ, sö dông kinh phÝ Ýt nhÊt vµ mang l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt. 3.1.3 §æi míi, hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu hµnh trong c«ng ty - §Ó c«ng viÖc trong c«ng ty ®­îc gi¶i quyÕt nhanh chãng, chÝnh x¸c, hiÖu qu¶ th× c¸c c«ng viÖc ®­îc chuyªn m«n ho¸ trong nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña m×nh. - X©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh lµm viÖc mét c¸ch cô thÓ h¬n th× míi cã thÓ ®­îc diÔn ra mét c¸ch khoa häc, logic, chÝnh x¸c, kÞp thêi. §©y lµ vÊn ®Ò cèt lâi mµ phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh ph¶i n¾m v÷ng vµ b¸m s¸t träng t©m, träng ®iÓm. - §Ó tr¸nh V¨n phßng ho¹t ®éng mét c¸ch bÞ ®éng th× l·nh ®¹o v¨n phßng phèi hîp cïng nh©n viªn chuyªn m«n kiÓm tra, rµ so¸t ®Ó l·nh ®¹o chñ ®éng n¾m râ t×nh h×nh thùc tÕ, cã quyÕt ®Þnh kÞp thêi nhÊt. - ViÖc thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc trong v¨n phßng ph¶i dùa trªn qui chÕ ho¹t ®éng chung, qui tr×nh tiªu chuÈn cho viÖc qu¶n lý cña c¸c c«ng ty. 3.1.4 §¬n gi¶n ho¸ c¸c thñ tôc lµm viÖc HiÖn nay Nhµ n­íc ®· kh«ng ngõng c¶i tiÕn, ®æi míi c«ng t¸c thñ tôc hµnh chÝnh trªn mäi lÜnh vùc nh»m ®¶m b¶o lîi Ých cho ng­êi d©n, tr¸nh bao liªu, cöa quyÒn. ChÝnh v× thÕ mäi doanh nghiÖp ®· vµ ®ang c¶i c¸ch, ®æi míi, ®¬n gi¶n ho¸ c¸c thñ tôc hµnh chÝnh nh­ng vÉn ®¶m b¶o ph¸p luËt chung cña Nhµ n­íc vµ néi quy, qui chÕ cña c«ng ty. 3.1.5 HiÖn ®¹i ho¸ trang thiÕt bÞ lµm viÖc vµ øng dông C«ng nghÖ th«ng tin trong qu¶n lý. Trang thiÕt bÞ lµ c«ng cô ®¾c lùc hç trî cho v¨n phßng. HiÖn nay, doanh nghiÖp muèn ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng th× viÖc ®Çu t­ mua s¾m trang thiÕt bÞ lµ cÇn thiÕt. Trong kh¶ n¨ng cña m×nh, c¸c doanh nghiÖp nªn cã sù ®Çu t­ ®óng ®¾n vÒ trang thiÕt bÞ nh»m ®¸p øng ®ñ nhu cÇu cña c«ng viÖc, kh«ng bÞ l·ng phÝ mµ vÉn ®¹t môc tiªu ®Ò ra. Nãi chung, trang thiÕt bÞ t­¬ng ®èi hiÖn ®¹i sÏ t¹o ra m«i tr­êng lµm viÖc khoa häc, v¨n minh, lÞch sù, gi¶m thiÓu lao ®éng thñ c«ng, t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng mµ cßn n©ng cao ®­îc søc khoÎ cña c¸n bé nh©n viªn ®Ó hä lµm viÖc æn ®Þnh, l©u dµi, yªu nghÒ, s¸ng t¹o. ViÖc ®­a CNTT vµo trong lÜnh vùc qu¶n lý ®ang trë thµnh xu thÕ chung vµ c¸c phÇn mÒm qu¶n lý ®ang ®­îc øng dông triÖt ®Ó nh»m khai th¸c nh÷ng lîi Ých mµ CNTT mang l¹i. C¨n cø vµo nh÷ng lý luËn c¬ b¶n vÒ v¨n phßng. C¨n cø vµo ®­êng lèi, chÝnh s¸ch, chñ tr­¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n­íc trong c«ng cuéc c¶i c¸ch nÒn hµnh chÝnh quèc gia. - C¨n cø vµo môc tiªu, thùc tiÔn ho¹t ®éng cña v¨n phßng . C¨n cø vµo giíi h¹n ®Ò tµi mµ luËn v¨n xin ®­a ra mét vµi gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao ho¹t ®éng V¨n phßng. 3.2 Gi¶i ph¸p cô thÓ 3.2.1 §Çu t­ vµo nh©n sù (*) §æi míi tæ chøc nh©n sù. Mét sè CBCNV cña v¨n phßng vÉn cßn bÞ ¶nh h­ëng cña lÒ lèi lµm viÖc cò. Hä thùc hiÖn mÖnh lÖnh, chØ thÞ thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch thô ®éng. Khi chuyÓn sang c¬ chÕ míi, hä kh«ng tr¸nh khái lóng tóng, lµm viÖc kÐm hiÖu qu¶ trong khi khèi l­îng c«ng viÖc ngµy cµng nhiÒu ®ßi hái cã sù s¸ng t¹o, n¨ng ®éng. V× vËy, cÇn s¾p xÕp vÞ trÝ phï hîp víi n¨ng lùc vµ nhiÖm vô cña tõng ng­êi. Th­êng xuyªn t¹o ®iÒu kiÖn cho nh÷ng nh©n viªn cã n¨ng lùc ph¸t huy s¸ng t¹o cña hä. CÇn tuyÓn dông thªm nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é häc vÊn vµ chuyªn m«n cao, cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc nh»m thay thÕ nh÷ng ng­êi kh«ng ®ñ tr×nh ®é, n¨ng lùc ®Ó ®¶m nhËn c«ng viÖc ®­îc giao. T¹o m«i tr­êng lµm viÖc thuËn tiÖn, tho¶i m¸i cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. Th­êng xuyªn ch¨m lo ®Õn ®êi sèng, ®iÒu kiÖn vËt chÊt vµ tinh thÇn cho hä. +S¾p xÕp vµ bè trÝ c¸n bé nh©n viªn trong v¨n phßng hîp lý: §Ó tiÕn hµnh c«ng viÖc nµy cã hiÖu qu¶ cÇn ph¶i: - §¸nh gi¸ l¹i lao ®éng vÒ c¸c mÆt lao ®éng nh­ :tr×nh ®é chuyªn m«n, n¨ng lùc, tuæi ®êi... - Tæ chøc ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ tõng c«ng viÖc vÒ møc ®é phøc t¹p vµ sè l­îng. - Xem xÐt thùc tÕ c«ng viÖc mµ tõng c¸ nh©n, bé phËn ®· phï hîp hay ch­a, nÕu ch­a phï hîp th× tæ chøc cho hä häc tËp ®Ó ®¶m b¶o tr×nh ®é mµ c«ng viÖc ®ã yªu cÇu hoÆc bè trÝ c«ng viÖc kh¸c phï hîp h¬n. CÇn biÕt chÝnh x¸c vÒ n¨ng lùc lµm viÖc cña tõng ng­êi vµ giao c«ng viÖc cho ®óng ng­êi ®óng viÖc phï hîp víi n¨ng lùc cña hä. Tõ ®ã, t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé nh©n viªn trong v¨n phßng say mª víi c«ng viÖc cña m×nh vµ hä phÊn khëi lµm viÖc. Chó ý gióp ®ì hä th­êng xuyªn n©ng cao vÒ mÆt chuyªn m«n, khoa häc kü thuËt trong qu¸ tr×nh lµm viÖc.T¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi, t¨ng c­êng c¬ së vËt chÊt kü thuËt hiÖn ®¹i.ViÖc bè trÝ nh©n sù sao cho linh ho¹t ®Ó kh«ng t¹o ra kho¶ng trèng trong qu¸ tr×nh lµm viÖc, ®¶m b¶o ph¸t triÓn vÒ quy m« còng nh­ trong ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt bè trÝ qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña v¨n phßng ph¶i cã tÝnh liªn tôc, c¨n cø vµo bè trÝ ng­êi. Giao viÖc râ rµng cho tõng nh©n viªn ®Ó g¾n tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc. Bè trÝ nh©n sù ph¶i c¨n cø vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng bé phËn ®Ó bè trÝ nh©n viªn cho thÝch hîp. + Qu¶n lý nh©n sù trong v¨n phßng: C¸n bé l·nh ®¹o c¸c bé phËn thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý c¸n bé c«ng nh©n viªn chÆt chÏ. Th«ng qua viÖc kiÓm tra ®«n ®èc nh©n viªn trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c, ¸p dông nghiªm tóc, th­êng xuyªn c¸c h×nh thøc khen th­ëng khi hä hoµn thµnh nhiÖm vô, nh»m khuyÕn khÝch nh©n viªn ph¸t huy n¨ng lùc cña m×nh cho sù ph¸t triÓn cña ®¬n vÞ. §ång thêi sö dông c¸c h×nh thøc c¶nh c¸o, kû luËt khi hä vi ph¹m néi quy, quy chÕ chung vµ riªng, ®¶m b¶o tÝnh nghiªm minh trong v¨n phßng. Bæ sung, hoµn thiÖn c¸c néi quy, quy ®Þnh vµ lÒ lèi lµm viÖc trong c¬ quan, chØ ®¹o viÖc thùc hiÖn c¸c néi quy, quy ®Þnh mét c¸ch cã nghiªm tóc vµ ®ång bé. + C«ng t¸c ®µo t¹o vµ tuyÓn dông nh©n sù trong v¨n phßng: VÒ c«ng t¸c ®µo t¹o n©ng cao chuyªn m«n nghiÖp vô trªn c¬ së ph©n lo¹i lao ®éng theo tr×nh ®é, tuæi ®êi ®ång thêi xem xÐt vÒ ®iÒu kiÖn gia ®×nh, b¶n th©n vµ thêi gian ®Ó cßn cã thÓ c«ng t¸c ë ®¬n vÞ, tõ ®ã x©y dùng quy ®Þnh kÕ ho¹ch ®µo t¹o c¸n bé cho phï hîp. HiÖn nay, hÇu hÕt c¸c bé phËn trong v¨n phßng ®Òu ®­îc trang bÞ m¸y ®iÖn tho¹i, m¸y vi tÝnh, v× vÊn ®Ò hiÖn nay ®ßi hái nhiÒu th«ng tin cÇn thiÕt vµ kÞp thêi cho nªn c¬ quan cÇn ph¶i cã chÝnh s¸ch khuyÕn khÝch hä häc thªm ®Ó n©ng cao tr×nh ®é tin häc v¨n phßng. VÒ c«ng t¸c tuyÓn dông: C«ng t¸c nµy cã ¶nh h­ëng lín ®Õn chÊt l­îng lao ®éng; ®Ó cã ®­îc mét ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cã ®ñ n¨ng lùc tr×nh ®é th× viÖc tuyÓn dông lao ®éng ë v¨n phßng cÇn ®­îc quan t©m ®óng møc. Cô thÓ: - Ph¶i ®¶m b¶o viÖc thùc hiÖn ®óng néi quy, quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vÒ c«ng t¸c tæ chøc thi tuyÓn, hîp ®ång thö viÖc... ®èi víi lao ®éng ®­îc tuyÓn dông. - Ph¶i cã ý thøc tèt trong viÖc chÊp hµnh nh÷ng quy ®Þnh riªng cña c¬ quan, ®¬n vÞ. - Ph¶i x©y dùng c¸c tiªu chuÈn tuyÓn chän: Cã ®ñ tr×nh ®é chuyªn m«n, phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt còng nh­ phÈm chÊt chÝnh trÞ. 3.2.2 §æi míi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý Muèn x©y dùng ®­îc bé m¸y qu¶n lý cña v¨n phßng gän nhÑ, cã hiÖu lùc, kh¾c phôc bÖnh quan liªu, thiÕu kû c­¬ng, thiÕu khoa häc, tham nhòng vµ ®Ó thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý gän nhÑ vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ th× ®ã lµ mét vÊn ®Ò phøc t¹p, ch­a thÓ gi¶i quyÕt ®­îc ngay trong thêi gian ng¾n. Tuy vËy, trong thêi gian tíi , v¨n phßng cã thÓ tõng b­íc c¬ giíi ho¸ c¸c t¸c nghiÖp nh­ sau: +T¸c nghiÖp v¨n th­: Sö dông m¸y bãc phong b× thay tay, m¸y ®¨ng ký c«ng v¨n, m¸y ®¸nh sè, m¸y in ®Þa chØ, m¸y ®ãng tem, m¸y ph©n lo¹i c«ng v¨n. +T¸c nghiÖp sao in: Sö dông c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng theo ®óng tiªu chuÈn kü thuËt: m¸y ®¸nh ch÷ tù ®éng, m¸y photocopy, m¸y sao chôp ®iÖn. +ChuyÓn giao v¨n b¶n: Sö dông b¨ng chuyÒn tù ®éng, Telex, fax... Cã thÓ nãi, c«ng viÖc cña ng­êi Tr­ëng phßng cßn nhiÒu khã kh¨n vµ bén bÒ, nªn bè trÝ mét th­ ký gióp viÖc cho tr­ëng phßng thùc hiÖn c«ng viÖc thu thËp, ghi chÐp th«ng tin, tµi liÖu vµ mét sè c«ng viÖc kh¸c khi cÇn thiÕt mét c¸ch nhanh chãng, kÞp thêi. 3.2.3 §æi míi hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu hµnh trong c«ng ty C«ng ty nªn tæ chøc cho c¸n bé qu¶n lý häc tËp n©ng cao tr×nh ®é, kh¶ n¨ng qu¶n lý chuyªn nghiÖp. §Æc biÖt lµ vÒ ngo¹i ng÷ vµ tin häc vÒ phÇn mÒm qu¶n lý øng dông trong v¨n phßng. X©y dùng mèi quan hÖ ®oµn kÕt, gióp ®ì nhau trong c«ng ty v× môc tiªu chung cña c«ng ty . Ng­êi l·nh ®¹o cÇn t¹o ra mèi quan hÖ tèt trong néi bé v¨n phßng, ®éng viªn, gióp ®ì lµm cho c¸c nh©n viªn c¶m thÊy ®­îc quan t©m, chia sÎ v× nã sÏ lµ ®éng lùc gióp hä lµm viÖc nhiÖt t×nh, lao ®éng h¨ng say. §Æc biÖt, ng­êi l·nh ®¹o ph¶i khÐo lÐo trong viÖc phª b×nh nh©n viªn, tr¸nh phª b×nh tr­íc mÆt nh©n viªn kh¸c. 3.2.4 §¬n gi¶n ho¸ c¸c thñ tôc lµm viÖc MÆc dï c¸c nghiÖp vô ®­îc thùc hiÖn theo ®óng qui tr×nh, néi quy ho¹t ®éng cña v¨n phßng nh­ng ®«i lóc khiÕn cho viÖc thùc hiÖn mét c¸ch cøng nh¾c, lµm gi¸n ®o¹n c«ng viÖc nh­ : viÖc tiÕp nhËn c¸c v¨n b¶n do b­u ®iÖn hoÆc ®¬n vÞ kh¸c chuyÓn ®Õn yªu cÇu phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh ký nhËn, nh­ng theo néi quy cña phßng th× nh©n viªn v¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm ký nhËn v¨n b¶n chuyÓn ®Õn. §iÒu nµy sÏ khiÕn cho viÖc tiÕp nhËn v¨n b¶n trë nªn thñ tôc, mÊt thêi gian chê ®îi nhÊt lµ trong tr­êng hîp nh©n viªn v¨n th­ ®ang gi¶i quyÕt c«ng viÖc víi phßng ban kh¸c hoÆc víi l·nh ®¹o. Do ®ã cã thÓ ®iÒu chØnh l¹i néi quy lµ trong tr­êng hîp nh©n viªn v¨n th­ v¾ng mÆt t¹m thêi th× c¸c nh©n viªn trong phßng Tæ chøc –Hµnh chÝnh cã thÓ kiÓm tra ®Çy ®ñ v¨n b¶n vµ ký nhËn ®ång thêi nh©n viªn ®ã chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c v¨n b¶n ®· nhËn vµ bµn giao l¹i cho nh©n viªn v¨n th­. 3.2.5 HiÖn ®¹i ho¸ trang thiÕt bÞ lµm viÖc vµ øng dông C«ng nghÖ th«ng tin trong qu¶n lý. - Thay thÕ mét sè trang thiÕt bÞ ®· cò, ®Çu t­ kho l­u tr÷ ®Ó b¶o qu¶n tµi liÖu tèt h¬n v× nhËn thÊy mét sè tµi liÖu bÞ mät mèi lµm ¶nh h­ëng ®Õn v¨n b¶n b¶o l­u. §Çu t­ míi vÒ thiÕt bÞ l­u tr÷ hå s¬ b»ng c¸c gi¸, tñ Inox ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng tñ s¾t ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng b¶o qu¶n hå s¬. - HiÖn nay do kh«ng gian cña v¨n phßng bÞ h¹n chÕ ®ång thêi c¸c trang thiÕt bÞ trong v¨n phßng l¹i qu¸ cång kÒnh : m¸y tÝnh, m¸y in lµm ¶nh h­ëng ®Õn kh«ng gian cña bµn lµm viÖc cña nh©n viªn, thiÕu ®i sù gän nhÑ trong v¨n phßng. - ¸p dông c«ng nghÖ tin häc trong viÖc chuyÓn giao v¨n b¶n, tr×nh duyÖt v¨n b¶n, ®¨ng kÝ vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn, v¨n b¶n ®i, trong viÖc x©y dùng c¸c c«ng cô tra t×m tµi liÖu l­u tr÷, phôc vô sö dông tµi liÖu vµ trong c«ng t¸c thèng kª tµi liÖu l­u tr÷. kÕt luËn Cïng víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ - x· héi vµ sù tiÕn bé cña khoa häc qu¶n lý ë mçi quèc gia vµ trªn thÕ giíi, ho¹t ®éng v¨n phßng ngµy cµng ®­îc quan t©m. N©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng cµng trë nªn cÊp thiÕt ®èi víi c¸c c¬ quan, tæ chøc trong thêi gian gÇn ®©y nh»m ®¹t tíi nh÷ng môc tiªu mong ®îi cña tæ chøc. C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng còng ®ang cè g¾ng tõng b­íc ®æi míi, hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nh»m ®¹t n¨ng suÊt cao trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh. §Ó thùc hiÖn ®­îc ®iÒu ®ã, v¨n phßng C«ng ty gi÷ mét vÞ trÝ hÕt søc quan träng lµ bé phËn th­êng trùc, cã chøc n¨ng tæng hîp, tham m­u, hËu cÇn gióp cho ho¹t ®éng cña c«ng ty ®­îc th«ng suèt, liªn tôc vµ hiÖu qu¶. LuËn v¨n nµy ®· tËp trung nghiªn cøu ba vÊn ®Ò néi dung: Mét lµ : Lý luËn chung vÒ v¨n phßng vµ ho¹t ®éng v¨n phßng, bao gåm c¸c kh¸i niÖm vÒ v¨n phßng, vai trß cña ho¹t ®éng v¨n phßng, ý nghÜa cña viÖc tæ chøc khoa häc c«ng t¸c v¨n phßng . Hai lµ :So s¸nh ®èi chiÕu lý luËn trªn thùc tÕ ho¹t ®éng v¨n phßng vµ c«ng t¸c v¨n phßng ë C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng. NhËn thÊy ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc vµ nh÷ng tån t¹i yÕu kÐm cÇn ®­îc kh¾c phôc, c¶i tiÕn hµnh chÝnh ®Ó v¨n phßng thùc sù ph¸t huy vai trß quan träng cña m×nh trong toµn bé ho¹t ®éng cña C«ng ty. Ba lµ: Trªn c¬ së lý luËn vµ thùc tÕ ho¹t ®éng v¨n phßng ®· ®­îc tr×nh bµy ®Ò xuÊt mét sè gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng. Trong kho¸ luËn nµy tuy kh«ng thÓ më réng, ®i s©u vµ nªu ®Çy ®ñ, s©u s¾c mäi ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n phßng song th«ng qua toµn bé néi dung ®· tr×nh bµy, t«i mong muèn cã thÓ ®ãng gãp mét phÇn nhá vµo viÖc hoµn thiÖn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng cña C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng. Chóng ta cã quyÒn tin r»ng víi tr×nh ®é vµ nhËn thøc cña c¸c nhµ qu¶n lý, ®iÒu hµnh hiÖn nay c«ng t¸c v¨n phßng sÏ ngµy cµng kh¼ng ®Þnh vai trß quan träng cña m×nh trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp vµ x· héi ®ång thêi ®ãng gãp kh«ng nhá vµo sù ph¸t triÓn chung cña kinh tÕ x· héi cña ®Êt n­íc. Tµi liÖu tham kh¶o 1.Th¹c sÜ TrÇn ThÞ Ngµ,(2006), Tæ chøc Qu¶n trÞ v¨n phßng, Bµi gi¶ng cho Líp QT901P t¹i tr­êng §¹i häc D©n lËp H¶i Phßng, Gi¶ng viªn Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia. 2.Tr­êng §¹i häc kinh tÕ quèc d©n/ khoa Qu¶n trÞ kinh doanh(2005), Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ v¨n phßng. 3.Häc viÖn Hµnh chÝnh quèc gia/ khoa v¨n b¶n vµ c«ng nghÖ hµnh chÝnh,(2004), Gi¸o tr×nh Hµnh chÝnh v¨n phßng trong c¬ quan nhµ n­íc. 4.TiÕn sÜ TrÇn ThÞ Thanh Thuû,(2006),V¨n ho¸ tæ chøc vµ mét sè gi¶i ph¸p ph¸t triÓn v¨n ho¸ c«ng së,Tæ chøc nhµ n­íc sè 9/2006. 5.Mike Harvey,(2001), Qu¶n trÞ v¨n phßng, NXB Thèng kª, Hµ Néi. 6.C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng,(2006), Sæ tay chÊt l­îng C«ng ty. 7.C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng,(2006), Tµi liÖu Qui ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô , quyÒn h¹n cña c¸c phßng ban, xÝ nghiÖp cña C«ng ty. Môc lôc C¸c kÝ hiÖu viÕt t¾t trong bµi luËn v¨n: CPCTGT : Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng VB : V¨n b¶n CBCNV : C¸n bé c«ng nh©n viªn KH-KT : Khoa häc kü thuËt CNTT : C«ng nghÖ th«ng tin BQL : B¶n qu¶n lý TC- HC : Tæ chøc - Hµnh chÝnh S¬ ®å b¶ng biÓu H×nh Néi dung Trang H×nh 1 S¬ ®å c¸c yÕu tè ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng v¨n phßng 12 H×nh 2 B¶ng chØ tiªu ph¶n ¶nh t×nh h×nh tµi chÝnh C«ng ty tõ 2006 ®Õn 2008 20 H×nh 3 Quy tr×nh c«ng nghÖ cña C«ng ty 22 H×nh 4 C¬ cÊu tæ chøc C«ng ty CPCTGT 24 H×nh 5 B¶ng thèng kª nh©n sù cña C«ng ty th¸ng 1/2009 28 H×nh 6 C¬ cÊu tæ chøc V¨n phßng Tæ chøc -Hµnh chÝnh 30 H×nh 7 B¶ng thèng kª sè l­îng c«ng v¨n ®i vµ c«ng v¨n ®Õn. 34 H×nh 8 MÉu sæ : “Giao nhËn tµi liÖu tõ bªn ngoµi” 50 H×nh 9 MÉu sæ: “Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt” 52 H×nh10 MÉu sæ : “Sæ c«ng v¨n ®i” 55