Đề tài Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội

Điện lực Ba Đình tự mua. Giá đầu vào của vật liệu: giá đầu vào của vật liệu được tính theo giá thực tế. Với vật liệu do Công ty cấp: Giá vật liệu là giá thực tế ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của Công ty. Đối với vật liệu mua ngoài: Giá vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế GTGT và các chi phí khác như vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi chưa có thuế GTGT. Giá xuất kho vật liệu: Điện lực Ba Đình đang sử dụng phương pháp tính giá bình quân đầu kỳ dự trữ để tính giá vật liệu xuất kho. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Tại Điện lực Ba Đình, việc áp dụng máy tính trong thực hành kế toán đã được thực hiện tương đối hoàn chỉnh. Vật liệu nhập, xuất trong kỳ được nhập vào máy hàng ngày. Máy tính sẽ tự động tính ra giá vật liệu xuất trong kỳ. Kế toán sẽ điền vào cột số tiền trên mỗi phiếu xuất kho đã nhận từ thủ kho. IV) Tổ chức công tác quản lý quá trình dự trữ, thu mua, bảo quản vật liệu: Việc mua sắm vật liệu được lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục trên cơ sở và điều kiện sau: Kế hoạch sản xuất, sửa chữa, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây dựng của đơn vị. Định mức tiêu hao vật liệu trong vận hành và cho từng hạng mục công trình sửa chữa. Định mức vật liệu dự phòng cho sản xuất. Báo cáo nghiên cứu khả thi phương án kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật kèm bản tiên lượng vật liệu đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Yêu cầu tiến độ của công tác sửa chữa lớn, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây dựng. Cân đối vật liệu tồn kho của đơn vị. Kế hoạch vốn. Các hồ sơ liên quan khác theo qui định của nhà nước và tổng công ty điện lực Việt Nam. Quản lý quá trình thu mua vật liệu: Khi có quyết định của giám đốc mua một thứ vật liệu nào, bộ phận cung tiêu phải cung cấp đầy đủ 3 hồ sơ báo giá, từ đó sẽ chọn ra một nhà cung cấp đảm bảo các chỉ tiêu về kỹ thuật và kinh tế ở mức tối ưu. Việc mua sắm vật liệu phải được thực hiện thông qua hợp đồng và đảm bảo những nguyên tắc sau: Tất cả các loại vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất, sửa chữa lớn và dự phòng chiến lược, sửa chữa thường xuyên, cải tạo nâng cấp, phục hồi và đầu tư xây dựng được phân phối từ Công ty. Không mua sắm vật liệu thiết bị trôi nổi trên thị trường trong và ngoài nước, không rõ nguồn gốc xuất xứ, cơ sở chế tạo, vật liệu nhập ngoại nhưng hồ sơ giấy tờ không đầy đủ và không phù hợp.... Việc cung ứng vật liệu phải kịp thời và đảm bảo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. Vật liệu mua về phải có đầy đủ hoá đơn thuế GTGT. Với những vật liệu mua lẻ, số lượng ít, giá trị dưới 100 ngàn đồng thì có thể không có hóa đơn GTGT. Vật liệu mua lẻ, số lượng ít phục vụ sản xuất thì chỉ cần giấy đề nghị mua sắm vật liệu của bộ phận sử dụng và được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, giấy đề nghị nhập kho kèm chứng từ mua bán đã được duyệt. Các hợp đồng mua vật liệu sau khi được ký thì chuyển 01 bộ cho phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật tư để phòng này lập kế hoạch và chuẩn bị phương tiện vận tải, kho tàng để nhập vật liệu vào kho. Vật liệu nhập kho phải được kiểm tra đúng quy cách, phẩm chất và được xuất kho theo quy định hiện hành. Phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật tư có nhiệm vụ theo dõi việc tiếp nhận vật liệu, thực hiện nghĩa vụ thanh toán, xử lý các tồn tại đối với người bán về chất lượng vật liệu trong thời gian bảo hành; quyết toán và thanh lý hợp đồng với người bán. Bảo quản vật liệu: Kho vật liệu phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại vật liệu được lưu giữ và bảo quản tại đó. Mỗi loại vật liệu đều phải có thẻ kho ghi số lượng nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất và số liệu qua các đợt kiểm kê. Thủ kho là người chịu trách nhiệm về số vật liệu được giao quản lý tại kho. Trên thực tế, biện pháp tổ chức kho của đơn vị đã đảm bảo các nguyên tắc sau: Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn chứa, an toàn cho người và vật liệu. Thuận tiện cho việc tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và đảo chuyển. Mỗi loại vật liệu được ở một vị trí, được đánh ký hiệu vị trí và ghi ký hiệu này vào thẻ kho để dễ tìm kiếm. Có sơ đồ bố trí kho, phân vùng cho từng chủng loại vật liệu, trang bị các bộ giá, hệ thống chiếu sáng hợp lý. Mỗi kho đều có bảng qui định phòng cháy chữa cháy và phương tiện cứu hoả tại chỗ. Xây dựng được nội qui ra vào kho, cấp phát vật liệu, kế hoạch đảo chuyển định kỳ để chống mối mọt, chổng rỉ... Thủ kho và kế toán thực hiện tốt chế độ báo cáo, luân chuyển chứng từ. V) Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ vật liệu: 1) Thủ tục, chứng từ nhập kho: Tổ chức chứng từ kế toán là bộ phận quan trọng trong công tác kế toán đặc biệt là kế toán vật liệu. Mọi nghiệp vụ ghi chép đều căn cứ trên các chứng từ này. Phần hành kế toán vật liệu chủ yếu là nhập, xuất vật tư. Khi giám đốc duyệt giấy báo giá, bộ phận cung ứng sẽ đi mua vật liệu. Bộ phận cung ứng khi mua hàng sẽ mang hóa đơn GTGT về giao cho kế toán vật liệu. Biểu số 5: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 25 tháng 12 năm 2001 Ký hiệu AA/98 Số:06352 Đơn vị bán hàng: Công ty NG VINA Địa chỉ: Hải Phòng............. Số tài khoản: ......................................... Điện thoại:................................... MS: 02 001 11700 5 Họ tên người mua hàng: Ông Kim Đơn vị: Điện lực Ba Đình. Địa chỉ: Số 6 Hàng Bún , Hà Nội. Số tài khoản: 710A - 00050 Hình thức thanh toán: Séc MS: 01 001 01114 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Dây súp đôi m 200 2.100 420.000 Cộng tiền hàng: 420.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 42.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 462.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm sáu mươi hai nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Trường hợp vật tư do Công ty cấp thì phải có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu số 6 Đơn vị: Công ty ĐLTP Hà Nội Mẫu số: 02 – BH Địa chỉ: 69 Đinh Tiên Hoàng Ban hành theo QĐ số: 1141 - tài chính........... PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 26 tháng 12 năm 2001 Căn cứ lệnh điều động số 23 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của giám đốc Công ty Điện lực T.P Hà Nội về xuất cho Điện lực Ba Đình. Họ tên người vận chuyển:....Thắng......................Hợp đồng số 12050 Xuất tại kho: Đại Thanh Nhập tại kho: Điện lực Ba Đình. STT Tên, qui cách sản phẩm (hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA 36295100 Lít 200 200 5 000 1 000 000 Tổng: 200 200 1 000 000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn. Xuất, ngày 26 tháng 12 năm 2001 Nhập, ngày 26 tháng 12 năm 2001 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Thủ tục nhập kho Tất cả vật liệu, kể cả vật liệu Điện lực tự mua hay vật liệu do Công ty cấp về đến Điện lực đều phải tiến hành các thủ tục nhập kho theo qui định. Để làm thủ tục nhập kho nhất thiết phải có hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (nếu là vật liệu tự mua) hoặc hóa đơn kiêm phiếu vận chuyển nội bộ (nếu là vật liệu do công ty cấp). Thủ kho lập phiếu nhập kho làm 4 liên: 1 thủ kho giữ, 1 giao cho kế toán, 1 người mua hàng giữ, 1 lưu. Biểu số 7 Đơn vị: ĐL Ba Đình PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 - vật tư Ngày 25 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: 15222 Số: 32 Có: 3311.005 Họ tên người giao hàng: Kim theo số HĐ 06352 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Cty NG VINA Nhập tại kho: Kho I STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vt (SPHH) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dây súp đôi M 200 200 2100 420.000 Cộng: 200 200 420.000 Tổng số tiền: (viết bằng chữ):Bốn trăm hai mươi nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 25 tháng 12 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 8 Đơn vị: ĐL Ba Đình PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 - vật tư Ngày 26 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: 15218 Số: 36 Có: 1363XF Họ tên người giao hàng: Thắng theo số 12050 ngày 26 tháng 12 năm 2001 của Công ty điện lực thành phố Hà Nội. Nhập tại kho: Kho I STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vt (SPHH) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA Lít 200 200 5 000 1 000 000 Cộng: 200 200 1 000 000 Tổng số tiền: (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn. Nhập ngày 26 tháng 12 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Vật liệu nhận của công ty có một số to lớn cồng kềnh nên không thể nhập kho Điện lực mà chuyển thẳng đến công trình. Với những trường hợp như vậy, bộ phận vật tư vẫn phải báo cho kho để lập phiếu nhập kho đồng thời lập phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng vật liệu ở phiếu nhập kho để vào thẻ kho (chỉ vào phần lượng và vào một dòng trên thẻ kho). 2) Thủ tục, chứng từ xuất kho: Khi thực hiện một phương án nào hoặc các đội tổ có nhu cầu sử dụng vật liệu, đơn vị sử dụng làm giấy đề nghị lĩnh vật liệu. Thủ kho xuất vật liệu căn cứ trên Phiếu đề nghị lĩnh vật tư (biểu số 9) hoặc Đơn hàng vật tư (biểu số 10) đã được ký duyệt. Biểu số 9 PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Số 012 Ngày 25 tháng 12 năm 2001 Bộ phận sử dụng: Đội vận hành Tên công trình: viện tư liệu phim. Dùng vào việc: Sự cố trạm biến áp. STT Tên, qui cách vật tư Đơn vị tính Lượng đề nghị Lượng duyệt Ghi chú 1 Dây súp đôi M 20 20 Giám đốc ĐL Thủ kho Bộ phận sử dụng Thủ tục xuất kho: Vật liệu tại Điện lực Ba Đình chủ yếu được xuất dùng cho sửa chữa, vận hành, làm các công trình điện là chính. Khi các đơn vị sử dụng vật liệu xuất trình giấy đề nghị lĩnh vật tư hay đơn hàng vật tư đã được duyệt thì thủ kho phải xuất vật liệu và căn cứ vào đó để lập Phiếu xuất kho. Khi xuất kho phải tiến hành cân, đong, đo, đếm chính xác, xuất đúng chủng loại theo yêu cầu kỹ thuật. Nghiêm cấm thủ kho không được tự ý cho vay mượn vật liệu. Vật liệu đã đưa vào sản xuất thì đội trưởng, tổ trưởng có trách nhiệm quản lý và thực hiện theo đúng qui trình sản xuất, có sự kiểm tra giám sát của phòng kỹ thuật vật tư. Các đội trưởng, tổ trưởng chịu trách nhiệm về sự mất mát, hao hụt vật liệu trong quá trình sản xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 thủ kho giữ, 1 giao cho tài vụ, 1 bộ phận sử dụng giữ, 1 để lưu. Biểu số 11 Đơn vị: ĐL Ba Đình PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 01 - vật tư Ngày 26 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: 154 1827 Số: 27 Có: 15222 Họ tên người nhận hàng: Thành - Theo số 012 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Đội vận hành Xuất tại kho: Kho I Số TT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vt (SPHH) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dây súp đôi M 20 20 2106 42120 Cộng: 20 20 42120 Tổng số tiền: (viết bằng chữ):Bốn mươi hai nghìn một trăm hai mươi đồng. Xuất ngày 26 tháng 12 năm 2001 Bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho Kế toán Trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 12 Đơn vị: ĐL Ba Đình PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 01 - vật tư Ngày 28 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: 241311 Số: 30 Có: 15218 Họ tên người nhận hàng: An - Theo số đơn hàng vật tư ngày 10 tháng 12 năm 2001 của Đội đại tu. Xuất tại kho: Kho I Số TT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vt (SPHH) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA l 200 200 5 200 1 040 000 Cộng: 200 200 1 040 000 Tổng số tiền: (viết bằng chữ):Một triệu không trăm bốn mươi nghìn đồng. Xuất ngày 28 tháng 12 năm 2001 Bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị VI) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội: 1) Hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội: Vì sử dụng nhiều loại vật tư, mật độ nhập xuất cao nên vật liệu tại Điện lực Ba Đình được hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Giá vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân đầu kỳ dự trữ. Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 21: PNK kế toán t. hợp Sổ ĐC LC Bảng kê chi tiết phiếu N - X - T Thẻ kho PXK Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đã hợp lệ vào thẻ kho hàng ngày. Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. Thẻ kho được xếp theo từng kho vật liệu, ví dụ kho Vật liệu phụ 15222 được xếp thành một quyển riêng. Biểu số 13 D.N: Điện lực Ba Đình THẺ KHO Mẫu số: 06 - VT Tên kho: Kho I Ngày lập thẻ : 01/01/2001 Tờ số: 2 (Ban hành theo QĐ 1141-TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC) Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Dây súp đôi Đơn vị tính: m Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất ........ ........ ........ ........ 30/11/2001 ......... ......... 10 ............ T12/2001 26/12 32 25/12 Kim nhập dây súp đôi 200 210 27/12 26 26/12 Hùng - K.D 20 190 27/12 27 26/12 Thành - Đội VH , sự cố. 20 170 Tổng tháng: 200 40 170 Biểu số 14 D.N: Điện lực Ba Đình THẺ KHO Mẫu số: 06 - VT Tên kho: Kho I Ngày lập thẻ : 01/01/2001 Tờ số: 3 (Ban hành theo QĐ 1141-TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC) Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Dầu MBA Đơn vị tính: lít Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất ........ ........ ........ ........ 30/11/2001 ......... ......... 100 ............ T12/2001 27/12 36 26/12 Thắng nhập dầu MBA 200 300 28/12 30 28/12 An - đại tu 200 100 Tổng tháng: 200 200 100 Tại phòng kế toán: Định kỳ, dựa trên các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế toán sẽ tiến hành cộng số nhập, xuất của từng loại vật tư và phân bổ số xuất cho các đối tượng sử dụng rồi vào Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn vật tư (Biểu số 15, 16). Trong bảng này, vật liệu xuất dùng sẽ được chi tiết theo từng mục đích. Bảng này được lập riêng cho từng kho vật liệu, ví dụ kho 15222, kho 15218. Kế toán vật liệu căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho định kỳ nhập vào máy tính. Máy tính sẽ in ra Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu của từng thứ vật liệu vào cuối tháng.(Biểu số 17) Với những vật liệu nhập kho Điện lực do Công ty cấp, cuối tháng kế toán vật liệu lên sổ chi tiết đối chiếu vật tư (Biểu số 18). Sau đó cuối tháng căn cứ vào số liệu ghi trên bảng kê chi tiết phiếu nhập - xuất - tồn vật tư để vào Sổ đối chiếu luân chuyển (Biểu số 19). Sổ được ghi theo từng danh điểm vật liệu theo từng kho và chỉ ghi một đợt vào thời điểm cuối tháng theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền trên sổ đối chiếu luân chuyển với Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. Việc tính ra giá đơn vị bình quân vật liệu xuất trong kỳ được máy tính thực hiện . Theo ví dụ trên, ta có giá vật liệu xuất trong kỳ của dây súp đôi là: 2106 đồng. 21 060 = 2 106 (đồng) 10 Giá vật liệu xuất dùng trong kỳ của Dầu MBA là: 5200 đồng. 520 000 = 5 200 (đồng) 100 Biểu số 19 Điện lực Ba Đình SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN VẬT TƯ Số danh điểm vật tư,sph,hh Loại vật tư, hàng hoá Tên, qui cách Đơn vị tính SD đầu năm ... Luân chuyển tháng 12 S L Tiền Nhập Xuất SL Tiền SL Tiền 31503250 Dây súp đôi m 80 168000 200 420000 40 84240 36295100 Dầu MBA lít 200 1000000 200 1000000 200 1040000 ....... ......... .... .... ........ ... ...... ..... ...... ..... 2) Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu ở Điện lực Ba Đình. Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong tiến trình hạch toán vật liệu bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Những thông tin do kế toán vật liệu cung cấp cho nhà quản lý nhằm tiến hành các hoạt động kiểm tra kiểm soát đối với các loại vật liệu, nhằm đảm bảo cho những hoạt động quản lý vốn lưu động có hiệu quả thiết thực, đúng với đường lối phát triển sản xuất và phát triển kinh tế. Hiện nay, tại Điện lực Ba Đình, khâu kế toán tổng hợp vật liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, hình thức hạch toán nhật ký chứng từ. Sơ đồ 22: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu Thẻ kho và các sổ chi tiết Chứng từ nhập Chứng từ xuất NKCT số 5 Bảng PB số 2 NKCT số 1,2,3 Bảng kê số 4,5,6 Bảng kê số 3 Sổ cái TK 152,153 NKCT số 7 a) Tài khoản sử dụng: Căn cứ vào đặc điểm của vật liệu được sử dụng trong ngành điện, tài khoản vật liệu áp dụng trong Công ty điện lực Hà Nội được phân thành như sau: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. TK 1521: Nhiên liệu. TK 15218: Nhiên liệu khác. TK 1522: Nguyên liệu, vật liệu. TK 15221: Nguyên liệu, vật liệu chính. TK 15222: Vật liệu phụ. TK 1523: Phụ tùng. TK 15231: Công tơ. TK 15238: Phụ tùng khác. TK 1525: Phế liệu. TK 1528: Vật liệu khác. TK 15281: Công tơ viện trợ. TK 15282: Hàng Sida (Tổ chức Sida) Điện lực không dùng tài khoản 151 Hàng mua đang đi đường. b) Kế toán quá trình thu mua nhập kho vật liệu: Vật liệu sau khi được thu mua, nhập kho, kế toán theo dõi tình hình thanh toán và công nợ với người bán qua Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được lập cho từng người bán, mỗi người bán được đánh mã số để tiện cho việc hạch toán trên máy tính. Hàng ngày, căn cứ vào các Phiếu nhập vật tư và số thành tiền theo hoá đơn của người bán theo nội dung tài khoản tương ứng, kế toán vào máy các số liệu của từng người bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán kể cả thường xuyên và vãng lai được theo dõi ngay trên máy tính (Biểu số 20). Biểu này kết cấu giống nhật ký chứng từ số 5 nhưng theo rõi riêng phần vật liệu. Khi vật tư đã nhập kho, bộ phận cung ứng và kế toán thanh toán có nhiệm vụ hoàn tất thanh toán cho người cung cấp. Bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán. Khi giám đốc đã ký duyệt thanh toán thì kế toán sẽ tiến hành các thủ tục thanh toán. Các nghiệp vụ thanh toán này được phản ánh trên nhật ký chứng từ số 2 (Biểu số 22) nếu thanh toán bằng séc và phản ánh trên nhật ký chứng từ số 1 (Biểu số 21) nếu thanh toán bằng tiền mặt. Trường hợp Điện lực mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt. Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi... kế toán định khoản sau đó vào NKCT số 1. Trường hợp Điện lực mua vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào các giấy báo Nợ của Ngân hàng và các chứng từ gốc có liên quan như Hoá đơn giá trị gia tăng... kế toán định khoản và sau đó vào NKCT số 2. Trường hợp vật liệu nhập kho do Công ty cấp, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho... kế toán định khoản và sau đó vào NKCT số 10 (Biểu số 23). Cuối tháng, tiến hành khoá sổ Sổ chi tiết thanh toán với người bán, khoá sổ NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 10, xác định tổng số phát sinh Có TK 331, tổng số phát sinh Có TK 111, tổng số phát sinh Có TK 112, tổng số phát sinh có TK 136 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi Sổ cái TK 152 (Ghi Có các TK liên quan, Ghi Nợ TK 152) (Biểu số 26). c) Kế toán quá trình xuất dùng vật liệu: Định kỳ, khoảng ba bốn ngày, kế toán vật tư sẽ căn cứ vào các phiếu nhập, xuất do thủ kho chuyển tới vào Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn vật tư. Bảng này, như đã trình bày ở phần hạch toán chi tiết, được lập riêng cho từng kho vật liệu và vật liệu xuất trong kỳ đã được phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Đồng thời, định kỳ, từ các phiếu xuất kho, kế toán vào máy. Cuối tháng máy tính sẽ in ra Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. (Biểu số 17) (Minh họa trong phần kế toán chi tiết). Từ đó, căn cứ vào giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng ở các Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn kho vật tư, cuối tháng, kế toán lên bảng Tập hợp chi phí vật liệu toàn doanh nghiệp. (Biểu số 24). Bảng này được sử dụng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng (Ghi có TK 152, Nợ các TK liên quan). Giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng Tập hợp chi phí vật liệu toàn doanh nghiệp theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên có các TK 152 của các Bảng kê số 4, 5, 6 và NKCT số 7 đồng thời số liệu của Bảng này được sử dụng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Đồng thời, cuối tháng, sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ sách, chứng từ kế toán, kế toán vật liệu lên Bảng kê số 3. Bảng kê số 3 dùng để tính giá thành thực tế vật liệu , bảng này được lập mỗi tháng một tờ (Biểu số 25). Cách lập bảng như sau: Kế toán căn cứ vào Bảng kê của tháng trước để xác định số dư đầu tháng. Số phát sinh trong tháng dựa vào: + NKCT số 1 (phần ghi có TK 111, ghi nợ TK 152) + NKCT số 2 (phần ghi có TK 112, ghi nợ TK 152) + NKCT số 5 (phần ghi có TK 331, ghi nợ TK 152). + NKCT số 10 (phần ghi có TK 136, ghi nợ TK 152) +NKCT số 7 (phần ghi có TK 338, ghi nợ TK 152) Và các NKCT khác. Số tồn kho cuối tháng được xác định theo công thức: Công thức (*) Số dư cuối tháng = Số dư cuối tháng trước + Tổng phát sinh nợ trong tháng - Tổng phát sinh có trong tháng Trong đó tổng số phát sinh Có trong tháng được lấy từ NKCT số 7. Cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào Sổ cái TK 152 (Biểu số 26). Sổ cái được mở cho cả năm, được theo dõi chi tiết cho từng tháng, trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ cái TK 152 với Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. Số phát sinh Có TK 152 được phản ánh trên Sổ cái theo tổng số lấy từ NKCT số 7. Số phát sinh nợ TK 152 được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có căn cứ vào: NKCT số 1: Phần ghi Có TK 111/ Nợ TK 152 NKCT số 2: Phần ghi Có TK 112/ Nợ TK 152 NKCT số 5: Phần ghi Có TK 331/ Nợ TK 152 NKCT số 7: Phần ghi Có TK 338/ Nợ TK 152 NKCT số 10: Phần ghi Có TK 136/ Nợ TK 152 Số dư cuối tháng được tính như Công thức (*). VII) Kiểm kê, đánh giá lại nguyên liệu, vật liệu: 1) Kiểm kê nguyên liệu, vật liệu: Tại các kho của Điện lực Ba Đình vật liệu được kiểm kê định kỳ hàng năm. Trong những trường hợp đột xuất, có thể kiểm kê vật liệu tại bất cứ thời điểm nào. Mẫu kiểm kê vật liệu như sau: (Biểu số 27). Việc kiểm kê vật liệu được tiến hành theo đúng qui định chế độ kiểm kê tài sản của nhà nước. Trước khi kiểm kê, đơn vị phải tiến hành kiểm tra các hồ sơ tài liệu của từng loại vật liệu, nếu thiếu hồ sơ phải sưu tầm hoặc lập cho đầy đủ. Hội đồng kiểm kê do giám đốc Điện lực làm chủ tịch, kế toán trưởng làm uỷ viên thường trực, các bộ phận chức năng liên quan của đơn vị làm uỷ viên. Đối với vật liệu bị hư hỏng hay kém mất phẩm chất thì phải được phân loại và lập phiếu kiểm kê riêng, ghi rõ nguyên nhân và mức độ hư hỏng. Đối với vật liệu đang đi đường, do người khác giữ hộ, vật liệu xuất cho đơn vị nhận gia công chế tạo thì phải căn cứ vào số lượng đã ghi trên sổ sách để đối chiếu kiểm tra chứng từ, nếu thấy cần thiết phải có xác nhận của người giữ hộ, người nhận chế biến và phải lập phiếu kiểm kê riêng. Vật liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày, lạc hậu kỹ thuật phải báo cáo công ty. Trên cơ sở đó lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho các cấp có thẩm quyền để có hướng xử lý. Tại Điện lực Ba Đình, tuỳ theo từng trường hợp mà kết quả kiểm kê sẽ được xử lý như sau: Trường hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách : + Nếu thiếu trong định mức (đối với các loại vật liệu như xăng, dầu...), kế toán lập phiếu xuất kho và tính giá trị vật liệu thiếu đó vào chi phí quản lý: Nợ TK 642 Giá trị thiếu hụt trong định mức. Có TK 152 -nt- Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng tiến hành xử lý như trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này, chờ quyết định xử lý: Nợ TK 1381 Số thiếu hụt ngoài định mức Có TK 152 -nt- Nếu vật liệu thừa phát hiện qua kiểm kê, ghi tạm vào các khoản phải trả: Nợ TK 152 Giá trị vật liệu thừa qua kiểm kê Có TK 3381 -nt- Sau khi ra nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, hội đồng kiểm kê sẽ họp để ra quyết định xử lý: Nếu vật liệu dư thừa mà không nhập kho thì phải nhập trả kho và người quản lý phải chịu trách nhiệm hành chính. Nếu để vật liệu hư hỏng hay mất mát thì người phụ trách để xảy ra vi phạm phải chịu trách nhiệm về hành chính và kinh tế. Nếu thất thoát tài sản nghiêm trọng thì phải truy cứu trách nhiệm hình sự. Với vật liệu lạc hậu, ứ đọng lâu ngày, sáu tháng sau kho có quyết định của công ty Điện lực Hà Nội, Điện lực phải xử lý xong. Các trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát các loại vật liệu, đã quy kết trách nhiệm vật chất, cá nhân phạm lỗi phải bồi thường, kế toán hạch toán vào các TK 334, TK 1388, TK 111... phần giá trị vật liệu thiếu hụt cá nhân phải bồi thường. Khi có quyết định xử lý vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 3381 Có TK 642, 721... Điện lực Ba Đình đã có rất nhiều biện pháp, sáng kiến trong việc giữ gìn, bảo quản, sử dụng vật tư nên trường hợp mất mát, thiếu hụt vật tư tại Điện lực rất ít khi xảy ra. 2) Đánh giá lại nguyên liệu, vật liệu Nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình được dùng thường xuyên, liên tục cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc đánh giá lại vật liệu phải có chủ trương từ phòng tài chính kế toán công ty điện lực Hà Nội trên cơ sở khi giá cả thị trường có đột biến. Đây là một công việc rất hiếm khi xảy ra vì vật liệu của các Điện lực luôn trong tình trạng được lưu thông, ít có vật liệu tồn đọng lâu ngày. PHẦN BA MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI ĐIỆN LỰC BA ĐÌNH - HÀ NỘI. I) ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI ĐIỆN LỰC BA ĐÌNH - HÀ NỘI: Nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và phát triển không ngừng do sự tác động của Lực lượng sản xuất và Quan hệ sản xuất. Cùng với sự vận động này, cơ chế quản lý cũng phải thường xuyên đổi mới để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. Ở nước ta Đảng và Nhà Nước đã tiến hành công cuộc cải cách cơ chế quản lý ngay sau khi chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống công cụ quản lý Nhà Nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường. Khi chuyển đổi kinh tế, Nhà Nước cho phép các doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật nên hạch toán càng có vai trò quan trọng. Cùng với sự thay đổi về quản lý kinh tế, hạch toán kế toán cũng chịu sự chi phối cần đổi mới hoàn thiện. Nguyên tắc cơ bản của hạch toán kinh doanh là lấy thu bù chi, tự trang trải và có doanh lợi. Trong ngành điện, giá bán điện được ban vật giá chính phủ qui định, ngành điện không bị cạnh tranh sản phẩm như một số các ngành khác. Nhưng không vì thế mà quên đi công việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận. Một trong những tiền đề để đạt lợi nhuận cao là tính đúng, tính đủ, tránh lãng phí mất mát nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó tổ chức quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục đích hạ giá thành sản phẩm. Ngoài ra, hạch toán tốt vật liệu sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức, dự trữ tiêu hao vật liệu; ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí ở các khâu dự trữ và sản xuất. Kế toán vật liệu có chức năng giám sát, hướng dẫn cho việc sử dụng hiệu quả vật liệu. Nhận thức được vấn đề, Điện lực Ba Đình - Hà Nội đã không ngừng tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Nhiệm vụ cơ bản và quan trọng nhất của Điện lực Ba Đình là cung cấp điện an toàn, liên tục, ổn định cho mọi đối tượng trên địa bàn quận Ba Đình - thành phố Hà Nội, quản lý và kinh doanh điện năng có hiệu quả. Việc thực hiện các mục tiêu này được đánh giá thông qua các chỉ tiêu do ngành điện cụ thể hóa là: Chỉ tiêu vận hành an toàn, chỉ tiêu thu nộp tiền điện, chỉ tiêu tổn thất điện năng và chỉ tiêu giá điện bình quân. Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, ngoài việc luôn đảm bảo sẵn sàng vật tư thiết bị sửa chữa những sự cố xảy ra trên lưới còn là việc chuẩn bị vật tư, vật liệu cho hoàn thiện, lắp mới các công trình điện phục vụ cho cung ứng và kinh doanh điện năng ngày một tốt hơn. Song song với việc lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật thì trình độ quản lý kinh tế của Điện lực cũng từng bước được nâng cao. Nhìn trên tổng thể, tổ chức quản lý của Điện lực khá gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành nhiều công việc. Mặt khác, Điện lực có sự phân công công việc một cách hợp lý, cụ thể đến từng cán bộ nhân viên kế toán, điều này đã giúp cho công tác kế toán mà đặc biệt là phần hành kế toán vật liệu chính xác và có hiệu quả cao. Từ lý thuyết tới thực tiễn bao giờ cũng có khoảng cách, nhất là trong nền kinh tế thị trường vận động không ngừng hiện nay, các lý luận chung này sẽ được các doanh nghiệp vận dụng linh hoạt dựa theo các đặc điểm riêng của ngành mình. Phòng tài chính kế toán Điện lực Ba Đình dưới sự chỉ đạo nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán Công ty Điện lực thành phố Hà Nội đã thực hiện tốt các chế độ kế toán của nhà nước đồng thời cũng vận dụng một cách sáng tạo để thuận lợi cho công tác theo dõi kế toán của mình. Qua thời gian thực tập tại Điện lực Ba Đình, em có điều kiện để vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu, em thấy công tác kế toán tại Điện lực đã có được những mặt mạnh sau: Về bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán được xây dựng trên cơ sở tập trung là phù hợp với đặc điểm, qui mô kinh doanh của Điện lực. Đồng thời do nỗ lực của phòng kế toán cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong quá trình đối chiếu, kiểm tra nên số liệu kế toán luôn được phản ánh kịp thời, chính xác, phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Về cơ bản, bộ máy kế toán đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc được tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, thu thập xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong Điện lực. Điện lực có đội ngũ cán bộ tiếp liệu đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất thông qua quản lý hoá đơn, chứng từ thu mua. Bộ phận cung ứng luôn nắm vững giá cả thị trường, mua vật liệu với chất lượng tốt tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Điện lực được liên tục, kịp thời. Về tổ chức khâu bảo quản nguyên vật liệu: Điện lực xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, dễ bảo quản, sử dụng phù hợp với cách phân loại vật liệu mà Điện lực áp dụng. Trong các kho đều được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp đảm bảo cho vật liệu dự trữ phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị sử dụng. Đội ngũ thủ kho và kế toán có tinh thần trách nhiệm nên việc tiếp nhận, cấp phát vật tư được tiến hành một cách thuận lợi. Vật liệu được phân kho hợp lý giúp cho lãnh đạo Điện lực kiểm tra, nắm bắt được tình hình vật liệu một cách kịp thời, mặc dù Điện lực có rất nhiều chủng loại vật liệu nhưng đã được phân kho hợp lý nên việc quản lý được rõ ràng, không nhầm lẫn. Về kế toán vật liệu: Việc sắp xếp và bố trí nhân sự của Phòng tài chính kế toán là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu hạch toán và trình độ của đội ngũ cán bộ. Kế toán vật liệu chấp hành đúng các chế độ, nguyên tắc kế toán của nhà nước và của ngành, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu. Kế toán vật liệu thực hiện đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với thẻ kho đảm bảo cân đối về mặt số lượng. Kế toán vật liệu thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về chỉ tiêu giá trị. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu được phản ánh kịp thời, chính xác. Hàng năm Điện lực cử người có chuyên môn cập nhật thông tin trong nước, quốc tế và kịp thời chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán tiếp cận thực hiện. Về hạch toán chi tiết vật liệu tại Điện lực Ba Đình: hiện nay theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Về cơ bản Điện lực đã tuân thủ theo đúng trình tự hạch toán, ghi chép đầy đủ các biến động vật liệu. Nhược điểm của phương pháp này là công việc dồn vào cuối tháng nhưng việc áp dụng máy tính đã giải quyết được vấn đề trên. Các phiếu nhập xuất vật liệu được vào máy hàng ngày, cuối tháng máy tính in ra các Bảng kê chi tiết, tổng hợp... giảm đáng kể khối lượng ghi chép, tính toán. Về hạch toán tổng hợp: Điện lực đã áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống chứng từ, sổ sách ghi chép tổng hợp nói chung được tổ chức hợp pháp, hợp lệ theo đúng chế độ hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ ràng cho công tác hạch toán. Về công tác áp dụng tiến bộ máy tính vào thực hành kế toán: Phòng kế toán Điện lực Ba Đình được trang bị 4 máy vi tính, trong đó có một máy được nối mạng với phòng máy tính Công ty. Đội ngũ nhân viên kế toán đã phổ cập trình độ đại học, lại được đào tạo sử dụng máy tính chuyên ngành nên việc thực hiện kế toán máy đã được thành thạo, tạo tiền đề cho việc hạch toán được nhanh chóng, chính xác. Để có được kết quả này là do sự nỗ lực của tập thể cán bộ kế toán phòng nói chung và kế toán vật liệu nói riêng cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của trưởng phòng kế toán. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán tại Điện lực Ba Đình có thể thấy rằng: công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ các chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của thực tế, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật tư và quản lý Điện lực, cung cấp kịp thời cho ban lãnh đạo các thông tin chính xác về tình hình luân chuyển vật liệu trong Điện lực, tăng cường công tác quản lý tài sản và tiết kiệm chi phí góp phần làm cho Điện lực đứng vững trong cơ chế thị trường. Bên cạnh những thành tích đã đạt được, trong công tác kế toán ở Điện lực Ba Đình vẫn còn tồn tại một số vấn đề mà nếu hoàn thiện, nó sẽ góp phần làm cho công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng ở Điện lực được thực hiện tốt hơn. II) MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ VẬT LIỆU TẠI ĐIỆN LỰC BA ĐÌNH - HÀ NỘI: Để công tác tổ chức quản lý, hạch toán vật liệu thực hiện tốt, Điện lực cần phải hoàn thiện từng bước. Xuất phát từ trình độ quản lý sản xuất, trình độ cán bộ nhân viên phòng kế toán, phương hướng chung để hoàn thiện là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có và tìm các biện pháp khắc phục những tồn tại để đáp ứng yêu cầu quản trị, quản lý của Điện lực, đảm bảo hạch toán theo đúng chế độ kế toán Nhà Nước ban hành. Với tư cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, căn cứ vào lý luận và xuất phát từ thực tế, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán vật liệu với hy vọng góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu ở Điện lực nói riêng và công tác kế toán nói chung. 1. Hệ thống tài khoản kế toán dùng để hạch toán vật liệu tại Điện lực Ba Đình: Hiện nay, danh điểm vật liệu tại Điện lực lên đến gần 500. Tài khoản cấp hai đầu tiên là TK 1521 - nhiên liệu, trong đó chỉ duy nhất có tài khoản chi tiết là TK 15218 “nhiên liệu khác”. Nguyên vật liệu chính là TK 15221. Như vậy với cách đánh mã số tài khoản như vậy, khi đọc, người đọc có thể khó hình dung và nhận định một cách có hệ thống nhanh chóng được. Trong TK 15222 vật liệu phụ lại có quá nhiều chủng loại, do đó nếu chi tiết thêm về tài khoản vật liệu phụ dùng cho sản xuất kinh doanh thì sẽ dễ dàng cho việc quản lý hơn và có thể quản lý một cách khoa học hơn. Theo em có thể áp dụng cách đánh số tài khoản như sau: TK 152 Nguyên liệu, vật liệu. TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu TK 15211 Nguyên liệu, vật liệu chính TK 15212 Vật liệu phụ TK 152121 Các loại Aptômát TK 152122 Các loại Cáp, dây TK 152123 Các loại Tủ điện TK 152124 Các loại Đồng thanh ............... TK 1522 Nhiên liệu TK 1523 Phụ tùng TK 15231 Công tơ TK 15238 Phụ tùng khác TK 1525 Phế liệu TK 1528 Vật liệu khác 2. Lập ban kiểm nghiệm vật liệu: Hiện nay tại Điện lực, vật liệu có rất nhiều chủng loại khác nhau về các tính chất lý hoá phức tạp. Quá trình cung cấp là giai đoạn khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra đầy đủ các yếu tố đầu vào. Việc cung ứng đủ số lượng là rất cần thiết, bảo đảm kế hoạch sản xuất. Việc bảo đảm chất lượng cũng như kế hoạch sản xuất là rất quan trọng. Nguyên vật liệu tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá cả cũng như tính đồng bộ và đầy đủ của nguyên vật liệu từ đó tác động đến chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm và lợi nhuận. Do đó khi nhập nguyên vật liệu phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định với các hợp đồng đã ký để xem nguyên vật liệu đã đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng hay chưa. Nhưng tại Điện lực lại không có ban kiểm nghiệm vật liệu do đó vật liệu mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng cũng như chất lượng, chủng loại và được nhập kho trên cơ sở kiểm tra của người cung ứng và thủ kho. Điều này có thể dẫn tới tình trạng nhập vật liệu không đảm bảo qui cách, phẩm chất, bộ phận vật tư không nắm được tình hình thực tế trong kho vật liệu và dễ gây ra tiêu cực. Điện lực Ba Đình cần lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nhận vật liệu thu mua trước khi nhập kho được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, qui cách phẩm chất. Trong biên bản kiểm nhận, chịu trách nhiệm chính là phòng vật tư, phòng tài chính kế toán, thủ kho... Cơ sở kiểm nhận là hóa đơn của nhà cung cấp. Trường hợp chưa có hóa đơn thì phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, sai qui cách... thì trên biên bản phải xác định rõ nguyên nhân, tiện cho việc xử lý sau này. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm để lập Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau: Biểu số 28 Điện lực Ba Đình BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày ... tháng... năm... Số: Căn cứ chức năng, quyền hạn ban kiểm nghiệm. Căn cứ kiểm nghiệm thực tế: Hoá đơn bán hàng số..... ngày.... Đại diện phòng vật tư: Đại diện phòng tài chính kế toán: Thủ kho: Kết quả kiểm nghiệm như sau: STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số vật tư Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Đồng dẹt 50x5 25534051 Cân kg 20 Đúng qui cách Kết luận: Vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho, không thiếu hụt. Phòng vật tư Phòng TCKT Thủ kho 3) Vấn đề dự trữ vật liệu tại Điện lực Ba Đình: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất là một yếu tố khách quan nhưng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động đòi hỏi các doanh nghiệp phải giảm mức tồn kho thấp nhất ở mức cho phép. Việc quản lý và hạch toán tốt nguyên vật liệu tại kho nâng cao tính chặt chẽ trong quản lý nguyên vật liệu, tránh mất mát, lãng phí nhờ hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ, đảm bảo số lượng, chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn. Ngược lại, dự trữ không đủ sẽ dẫn đến tình trạng gián đoạn trong sản xuất. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Điện lực là phải luôn sẵn sàng vật tư, vật liệu cho vận hành, khắc phục sự cố, sửa chữa điện nhưng trên thực tế lượng vật tư tồn kho ở Điện lực là quá lớn, có những loại vật liệu trong tháng 12/2001 không có xuất dùng. Để giải quyết mâu thuẫn này, doanh nghiệp cần xác định lượng dự trữ tối thiểu, tối đa và theo dõi thường xuyên việc thực hiện các định mức đó để tránh lãng phí, tồn đọng vốn. Bên cạnh đó, Điện lực cần tiếp tục phát huy công việc kiểm kê được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ sẽ tăng cường hiệu lực quản lý, tránh mất mát, hao hụt nguyên vật liệu và giảm thiểu những lãng phí trong khâu dự trữ. Sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán có tác dụng kịp thời phát hiện tình trạng thiếu hụt, dư thừa hay mất mát của nguyên vật liệu. 4) Công tác kiểm kê kho vật liệu: Công ty Điện lực thành phố Hà Nội qui định kiểm kê kho 1 năm 1 lần. Căn cứ vào thực tế, số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn lớn thì Điện lực nên tổ chức kiểm kê 6 tháng 1 lần để kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chung và của vật liệu nói riêng. Việc kiểm kê không chỉ dừng ở kiểm kê số lượng mà còn cả về chất lượng. Nhưng để công tác kiểm kê được nhanh gọn, thuận lợi thì Điện lực phải xem xét lại các điều kiện hiện có theo hướng sau: Về mặt sổ sách: Kế toán và thủ kho phải thống nhất cách ghi chép, cách sắp xếp các thẻ kho, các sổ chi tiết theo số danh điểm vật liệu. Việc tổ chức cất giữ vật liệu trong kho cũng cần phải thật khoa học để có thể dễ tìm, dễ thấy. Ban kiểm kê: Điện lực phải bố trí đầy đủ các nhân viên kỹ thuật, cán bộ kế toán, thủ kho và người giúp việc phục vụ cho quá trình kiểm kê. Phương tiện kiểm kê phải đầy đủ, đảm bảo chính xác, nơi kiểm kê phải thuận lợi, đủ ánh sáng. Căn cứ vào kết quả kiểm kê, ban lãnh đạo Điện lực có thể ra quyết định xử lý kịp thời, tránh những ảnh hưởng xấu tới tính liên tục của quá trình sản xuất. 5) Lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán. Tại Điện lực Ba Đình, với chủng loại vật liệu nhiều như vậy, trong nền kinh tế thị trường đầy biến động thì việc vật liệu bị giảm giá là hoàn toàn có thể xảy ra. Phòng tài chính kế toán điện lực Ba Đình nên tham mưu cho phòng tài chính kế toán Công ty để thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong toàn Công ty. Việc lập dự phòng sẽ khiến cho điện lực có thể chủ động khi giá cả vật liệu biến động lớn, giảm thiểu những ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sản xuất, kinh doanh. Trong những năm vừa qua, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Điện lực Ba Đình chưa được thực hiện. Nên chăng Điện lực nên xem xét lại công tác lập dự phòng này bởi vì những lý do sau: Thứ nhất: Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên Điện lực sẽ tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. Thứ hai: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập của Điện lực vì vậy Điện lực sẽ giảm được mức thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Thứ ba: Dự phòng giảm giá góp phần phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán. Chính vì vậy, Công ty nên sử dụng thêm TK 159 để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập năm tới = Số lượng hàng tồn kho cuối niên độ của hàng A x Mức giảm giá của hàng tồn kho A Có thể theo dõi các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Điện lực như Biểu số 29 6) Mở tài khoản 151 > và theo dõi trên NKCT số 6: Trong trường hợp thu mua vật liệu tại Điện lực, nếu như xảy ra trường hợp cuối kỳ hoá đơn về rồi nhưng hàng chưa về thì thiết nghĩ Điện lực nên mở thêm TK 151 “ Hàng mua đang đi trên đường” để theo dõi những lô hàng này, tránh trường hợp bị mất hoá đơn, chứng từ sẽ gây khó khăn cho công tác hạch toán, đồng thời phản ánh đúng tình hình nguyên vật liệu hiện có tại Điện lực. 7) Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tại Điện lực Ba Đình: Hiện nay tại Điện lực Ba Đình đang áp dụng hình thức hạch toán Nhật ký chứng từ. Với số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều thì việc áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ là đúng nhưng lại bị hạn chế khi áp dụng kế toán máy. Với sự phát triển cả về quy mô cũng như năng lực quản lý tại Điện lực thì việc áp dụng kế toán máy là cần thiết và Điện lực cần tạo mọi điều kiện để việc thực hiện kế toán trên máy được thuận lợi, đạt hiệu quả cao nhất. Các bảng biểu với nhiều cột của hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ là không phù hợp với kế toán máy. Phòng tài chính kế toán có thể tham mưu cho giám đốc cũng như phòng quản lý nghiệp vụ cấp trên để nghiên cứu áp dụng hình thức ghi sổ kế toán phù hợp hơn. Điện lực Ba Đình có thể áp dụng hình thức sổ nhật ký chung. Đây là hình thức sổ phù hợp với kế toán máy và với mọi qui mô loại hình doanh nghiệp. 8) Việc áp dụng phương pháp tính giá vật liệu: Hiện nay ở điện lực Ba Đình tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân đầu kỳ dự trữ. Mặc dù phương pháp này đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ vì có thể biết ngay giá xuất vật liệu từ đầu kỳ. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Do đó trong điều kiện thực hành kế toán máy tương đối hoàn chỉnh như ở Điện lực Ba Đình thì tính giá vật liệu theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập là phù hợp nhất. Sau mỗi lần nhập kho, máy tính sẽ tự động tính ra giá của vật liệu tồn trong kho. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật liệu, kế toán đã có sẵn giá xuất kho, từ đó có thể hoàn thiện chứng từ xuất kho ngay, không phải để đến cuối tháng đồng thời việc tính giá được chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. 9) Việc áp dụng máy vi tính trong thực hành kế toán: Ngày nay, trước sự phát triển như vũ bão của Công nghệ thông tin và các sản phẩm phần mềm buộc người ta phải suy nghĩ về công việc thông thường của nghề kế toán trong sự xuất hiện của phần mềm kế toán. Có thể nói, ngày nay hiệu quả quản lý của một doanh nghiệp trên mức độ lớn phụ thuộc vào chất lượng hệ thống thông tin dựa trên máy tính của doanh nghiệp đó. Hiện nay trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, có rất nhiều sản phẩm phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thái sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, được cung cấp trọn gói bới các nhà sản xuất phần mềm chuyên nghiệp. Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cần phải dựa trên nhu cầu, hoàn cảnh, đặc điểm cụ thể của từng tổ chức doanh nghiệp. Trong tương lai, kế toán máy sẽ trở thành sự lựa chọn tất yếu, quyết định sự tồn tại và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Sẽ thật sự hiệu quả và thuận lợi cho công tác kế toán nếu Công ty đưa vào sử dụng máy vi tính cùng các phần mềm cho công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán vật liệu nói riêng. Xét riêng về mặt hạch toán vật liệu tại Điện lực, do đặc điểm vật liệu tại Điện lực là rất đa dạng về chủng loại và số lượng với số lần nhập, xuất rất lớn vì vậy công tác hạch toán rất phức tạp. Kế toán vật liệu sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi làm bằng thủ công, tính toán, ghi chép các số liệu. Tuy nhiên để có được các phần mềm kế toán này không phải doanh nghiệp, công ty nào cũng có thể đầu tư được bởi lẽ để áp dụng được phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống máy vi tính tốt, bên cạnh đó phải có đội ngũ nhân viên kế toán thành thạo về chuyên môn cũng như sử dụng máy vi tính. Tại Điện lực Ba Đình có điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính: đội ngũ kế toán trẻ, đều đã có trình độ đại học, ham học hỏi... Máy vi tính hiện đã được trang bị và phát huy hiệu quả tại Điện lực Ba Đình nhưng Điện lực Ba Đình nên phát triển hệ thống máy tính phục vụ công tác hạch toán kế toán theo hướng sau: Áp dụng những chương trình phần mềm kế toán đặc biệt về kế toán vật liệu phù hợp với đặc điểm của Điện lực. Trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán. Với 8 kế toán, 4 máy tính như vậy là ít làm hạn chế khả năng cung cấp một cách kịp thời các thông tin kế toán cho việc quản lý. Em nghĩ rằng Điện lực nên mạnh dạn đầu tư thêm máy vi tính cho phòng kế toán, phấn đấu sao cho mỗi nhân viên kế toán sẽ có một máy vi tính riêng phục vụ cho công việc, phần hành của họ. Điện lực cần thường xuyên đào tạo bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán sao cho có thể sử dụng thành thạo, nhuần nhuyễn phần mềm kế toán cũng như trong các ứng dụng tin học khác để góp phần cung cấp thông tin cho quản trị , quản lý Điện lực được kịp thời. Trong tương lai không xa, khi mà quy mô sản xuất mở rộng, nghiệp vụ phát sinh nhiều, cần rất nhiều sổ sách để quản lý, thì máy vi tính mới thực sự phát huy vai trò của mình trong công tác hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Nếu toàn bộ công việc hạch toán đều được thực hiện trên máy vi tính thì công việc hạch toán nói chung sẽ được đơn giản hoá, đặc biệt đối với hạch toán nguyên vật liệu, một phần hành vốn đã rất phức tạp ở Điện lực Ba Đình. Việc trang bị hoàn thiện hệ thống máy tính cho phòng tài chính kế toán và tích cực đào tạo, bồi dưỡng trình độ cho nhân viên kế toán là tạo tiền đề cho việc quản lý kinh tế từ nay về sau ngày càng tốt hơn. MỤC LỤC Lời mở đầu Kết luận SƠ ĐỒ 22: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Bảng kê số 4,5,6 Bảng kê số 3 Sổ cái TK 152,153 NKCT số 5 Bảng PB số 2 NKCT số 1,2,3 Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho và các sổ chi tiết NKCT số 7 ĐỀ TÀI : MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI ĐIỆN LỰC BA ĐÌNH - HÀ NỘI.