Đề tài Một số vấn đề về công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại xí nghiệp chế biến thủy đặc sản số 10 Đà Nẵng

tiền cũng như từng nghiệp vụ thanh toán phát sinh hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vốn bằng tiền là một phần của vốn lưu động là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Sử dụng hợp lý vốn bằng tiền giúp cho tình hình tài chính cảu đơn vị lành mạnh và ngày càng kinh doanh có hiệu quả. Mặt khác đơn vị cũng phải tìm mọi cách để làm giảm đến mức tối thiểu các khoản nợ phải trả của khách hàng và các khoản phải thu, vì điều này chứng tỏ tình hình chiếm dụng vốn của đơn vị. Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán giúp cho đơn vị theo dõi sự vận động của đồng vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Nhận thấy sự quan trọng của kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán, em chọn đề tài cho chuyên đề của mình là “Một số vấn đề về công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền” tại Xí nghiệp Chế biến Thủy đặc sản Số 10 Đà Nẵng. Phần I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TÓAN NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN A. HẠCH TÓAN VỐN BẰNG TIỀN: I. KHÁI NIỆM VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN: 1. Khái niệm kế toán vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn lưu động được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ như: tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, tiền đang chuyển. 2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình biến động sử dụng tiền mặt quản lý chặt chẽ chế độ thu, chi của công ty cho phù hợp với Nhà nước. Vốn bằng tiền của đơn vị là tài sản tồn tại dưới dạng hình thức giá trị trong quá trình kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán mua sắm vật tư hàng hóa để phục vụ cho quá trình kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hàng hóa hoặc thu tiền các khoản công nợ. Việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân theo nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước. Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tồn quỹ hàng ngày, đôn đốc việc chấp hành thanh toán của mọi thành viên cho kịp thời giám sát việc chi tiêu tiền mặt cho phù hợp với chế độ của Nhà nước. Kế toán vốn bằng tiền trong quá trình kinh doanh của công ty thường phát sinh quan hệ thanh toán giữa công ty với Nhà nước, cấp trên với cán bộ công nhân viên . kế toán dùng tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, của công ty để thanh toán, đồng thời phải phản ánh rõ, chính xác nhiệm vụ thanh toán từng đối tượng, từng khoản thanh toán tránh tình trạng chiếm dụng vốn. Kế toán tiền vay nhằm đáp ứng nhu cầu về vốn cho nhu cầu kinh doanh trong trường hợp vượt quá khả năng nguồn vốn tự có công ty có thể huy động vốn thông qua tín dụng. Nhưng đảm bảo vay có mục đích có kế hoạch. Sử dụng tiền vay phải có vật tư hàng hóa đảm bảo hoàn trả đúng kỳ hạn cả vốn lẫn lải. II. NGUYÊN TẮC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN: 1. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng ngân hàng Việt Nam. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt thì kế toán phải ghi hàng ngày (cập nhật hàng ngày) và tính ra số dư cuối mỗi ngày. Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì kế toán ghi trên tài khoản phải quy đổi ra tiền Việt Nam (theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng công bố) Nghiệp vụ liên quan đến vàng bạc, đá quý, kim khí quý, theo dõi cả số lượng, chất lượng, giá trị. 2. Đặc điểm kế toán nghiệp vụ vốn bằng tiền: Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh ngày càng liên tục thì đơn vị phải có một số vốn bằng tiền nhất định, tiền tệ được dùng bằng vật ngang giá để mua bán giúp cho quá trình mua bán diễn ra nhanh gọn. Tiền mặt ở quỹ của đơn vị, của công ty là tiền bán hàng chưa nộp tiền mặt để mua hàng để chi phí và chi trả cho các khoản khác. Tiền đang chuyển là tiền hàng chưa thu được đã nộp vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có hoặc bảng sao kê của Ngân hàng tức là số tiền đó chưa ghi vào tài khoản của công ty. Tiền gởi ngân hàng là khoản tiền nhàn rổi của công ty chưa sử dụng đến đều gởi vào ngân hàng ở tài khoản của công ty mở tại Ngân hàng. Vì vậy tổ chức tốt kế toán vốn bằng tiền không những có ý nghĩa to lớn đối với việc tổ chức lưu động tiền tệ, ổn định tiền tệ và giá cả thị trường trên toàn xã hội. Để thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cũng như đảm bảo được những yêu cầu của công tác kế toán vốn bằng tiền, kế toán trưởng ở các công ty, xí nghiệp cần phải tổ chức công tác kế toán ở đơn vị một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng. Hoạt động kinh doanh sản xuất ở công ty có liên quan đến mọi bộ phận, mọi người trong công ty. Vì vậy để thu thập được thông tin kinh tế về tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong công ty thì cần phải tổ chức tốt hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận ở công ty. Trong đó kế toán nghiệp vụ vốn bằng tiền được tốt thì xí nghiệp phải: + Căn cứ vào hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu của tổng cục thống kê kế toán của ngành đã ban hành để quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu đối với nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền phát sinh. + Quy định người chịu trách nhiệm thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu, đồng thời hướng dẫn một cách đồng bộ ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ tại kế toán nghiệp vụ vốn bằng tiền ở cơ sở cũng như ở xí nghiệp. + Quy định trình tự luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, xác định rõ thời hạn lập và luân chuyển chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ theo quy định để đảm bảo cho việc ghi sổ và theo dõi kịp thời. + Chất lượng hạch toán ban đầu có ý nghĩa đối với toàn bộ phận công tác kế toán. Vì vậy việc phân công và tổ chức nghiệp vụ vốn bằng tiền cần phải cụ thể thổng nhất tại xí nghiệp. Việc tổ chức phân công rất rõ ràng đối với cá nhân, cụ thể xác định rõ trách nhiệm vật chất, tiền vốn đối với cá nhân liên quan đến nhiệm vụ trên. với hình thức kế toán tập trung ở xí nghiệp thì việc thống nhất với nhau về trình tự luân chuyển chứng từ giúp cho quá trình luân chuyển có thứ tự, nhanh chóng kịp thời thuận lợi cho công việc theo dõi nguồn vốn tại xí nghiệp. B. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN: I. PHƯƠNG PHÁP NHIỆM VỤ TIỀN MẶT: 1. Chứng từ và sổ sách sử dụng: Bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, bảng kê, chứng từ ghi sổ, phiếu nhập xuất vàng bạc đá quý, sổ quỹ tiền mặt, sổ thu chi tiền mặt. 2. Nội dung kết cấu TK 111: Tài khoản 111 “Tiền mặt” phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt tại quỹ của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, kể cả ngân phiếu, ngoại tệ vàng bạc đá quý. Tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá” phản ánh số chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ của doanh nghiệp và tình hình xử lý số chênh lệch đó. Kết cấu TK 111 - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc đá quý nhập quỹ. - Các khoản tiền mặt thừa khi kiểm kê - Các khoản tiền mặt xuất quỹ hoặc xuất kho. - Các khoản tiền mặt thiếu khi kiểm kê SD: Các khoản tiền mặt tồn nhập quý Có 3 tài khoản cấp 2: - TK 1111 “Tiền Việt Nam” bao gồm ngân phiếu. - TK 1112 “Ngoại tệ” VND - TK 1113 “Vàng bạc đá quý, kim khí quý” - TK 007: ngoại tệ, phản ánh tình hình biến động hiện có các ngoại tệ. Kết cấu TK 007 - Số nguyên tệ tăng - Số nguyên tệ giảm SD: Số nguyên tệ hiện còn 3. Phương pháp hạch toán: 3.1. Kế toán các khoản thu chi tiền mặt: 1. Thu tiền bán hàng bằng tiền mặt nhập quỹ: Nợ TK 111 Có TK 511 2. Thu từ các hoạt động tài chính, hoạt động bất thường bằng tiền mặt nhập quỹ: Nợ TK 111 Có TK 711, 721 3. Thu từ các khoản nợ bằng tiền mặt: Nợ TK 111 Có TK 131, 136, 141 4. Thu hồi các khoản đầu tư: Nợ TK 111 Có TK 121,221,222 5. Khi phát hiện thừa: Nợ TK 111 Có TK 338 (3381) Hoặc Có TK 721 * Các trường hợp làm giảm quỹ: 6. Chi tiền mặt mua vật tư, hàng hóa: Nợ TK 152,156 Có TK 111 7. Nộp tiền mặt vào ngân hàng: Nợ TK 112 Có TK 111 8. Xuất tiền đưa đi đầu tư: Nợ TK 121,221,222 Có TK 111 9. Xuất tiền mặt trả nợ: Nợ TK 331,311,333 Có TK 111 10. Kiểm kê và phát hiện thiếu: Nợ TK 138 (1381) Có TK 111 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP BẰNG TIỀN MẶT TK 111 TK 152,156 TK 511 (1) TK 711,721 (2) TK 131,136 (3) TK 338(3381) (5) (8) TK 121,222 (4) TK 721 TK 112 (6) (7) TK 311,331,333 TK 138 (9) (10) 3.2. Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ: * Một số quy định: Đối với ngoại tệ việc đổi ra đồng Việt Nam kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007. Đối với các tài khoản thuộc loại chi phí thu nhập vật tư tài sản hàng hóa thì doanh nghiệp có sử dụng hay không sử dụng tỷ giá hạch toán. Khi có phát sinh các nghiệp vụ ngoại tệ đều phải ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá của Ngân hàng công bố tại thời điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các khoản chênh lệch tỷ giá của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào TK 413. Các doanh nghiệp có nhiều ngoại tệ thì có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền phải trả, phải thu số chênh lệch tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế mua của Ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào TK 413. Tỷ giá hạch toán có thể là tỷ giá mua hoặc tỷ giá thống kê của ngân hàng và được sử dụng ít nhất trong một kỳ hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải đánh giá lại số dư ngoại tệ của tài khoản phải thu, phải trả theo tỷ giá mua của Ngân hàng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Khi tính giá xuất vàng bạc kim khí, đã quý ngoại tệ có thể áp dụng một trong các phương pháp như sau: + Phương pháp bình quân gia quyền. + Phương pháp đích danh. + Phương pháp nhập sau, xuất trước. + Phương pháp nhập trước, xuất trước. * Chú ý: riêng đối với các đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế phát sinh chênh lệch trong giá thực tế mua vào và bán ra của ngoại tệ được hạch toán vào TK 811. 1. Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ: a. Nợ TK 111 (1112) Nguyên tệ x tỷ giá hạch toán Có TK 511: Ngoại tệ x Tỷ giá thực tế tại ngày có doanh thu b. Nợ TK 007: Ngoại tệ 2. Khi thu nợ khách hàng bằng ngoại tệ: a. Nợ TK 111 (1112) Có TK 131 Ngoại tệ x Tỷ giá hạch toán b. Nợ TK 007 Ngoại tệ 3. Xuất ngoại tệ mua vật tư, hàng hóa,tài sản: a. Nợ TK 152,156,211: Ngoại tệ x Tỷ giá thực tế ngày mua Có TK 111 (112) Ngoại tệ x Tỷ giá hạch toán Chênh lệch TK 413 b. Nợ TK 007 Nguyên tệ 4. Xuất ngoại tệ trả nợ: a. Nợ TK 311,331,333 Có TK 111 (1112) Ngoại tệ x Tỷ giá hạch toán b. Nợ TK 007 Ngoại tệ 5. Cuối quý, cuối năm nếu có biến động lớn về tỷ giá ngoại tệ phải kiểm kê số ngoại tệ còn lại và tiến hành điều chỉnh theo tỷ giá thực tế tại ngày cuối kỳ. a. Nếu tỷ giá thực tế ngày cuối > Tỷ giá hạch toán -> chênh lệch tăng. Nợ TK 111 (1112) Có TK 413 Chênh lệch tăng b. Nếu tỷ giá thực tế ngày cuối chênh lệch giảm. Nợ TK 413 Có TK 111 (1112) Chênh lệch giảm * Đơn vị áp dụng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ -> áp dụng cho doanh nghiệp có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan ngoại tệ. 1. Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ: a. Nợ TK 111 (1112) Có TK 511 Nguyên tệ x Tỷ giá thực tế ngày có doanh thu b. Nợ TK 007 Nguyên tệ 2. Thu nợ bằng ngoại tệ: a. Nợ TK 111 (1112): Tỷ giá thực tế ngày thu tiền x Nguyên tệ Có TK 131 ... Ngoại tệ x Tỷ giá ngày khách hàng nhận nợ Có chênh lệch TK 413 b. Nợ TK 007 Nguyên tệ 3. Xuất ngoại tệ mua hàng hóa, vật tư: a. Nợ TK 156,152 : Ngoại tệ x Tỷ giá thực tế ngày mua Có TK 111 (1112): Ngoại tệ x Tỷ giá xuất Chênh lệch tỷ giá TK 413 b. Nợ TK 007 Nguyên tệ 4. Xuất ngoại tệ trả nợ: a. Nợ TK 311,331 : Ngoại tệ x Tỷ giá bán nhận nợ Có TK 111 (1112): Ngoại tệ x Tỷ giá xuất ngoại tệ Chênh lệch tỷ giá TK 413 b. Nợ TK 007 Nguyên tệ II. PHƯƠNG PHÁP VÀ NHIỆM VỤ TIỀN GỞI NGÂN HÀNG: 1. Một số quy định đối với chứng từ, sổ sách sử dụng: Kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, bảng sao kê ngân hàng. Sổ theo dõi tiền gởi ngân hàng. 2. Nội dung kết cấu TK 112: Kết cấu TK 112 - Các khoản tiền gởi vào ngân hàng, kho bạc. - Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng kho bạc. SD: Số tiền còn gởi ngân hàng, kho bạc. Có 3 tài khoản cấp 2: - TK 1121 “Tiền Việt Nam gởi tại Ngân hàng” . - TK 1122 “Ngoại tệ gởi tại ngân hàng quy đổi VND” - TK 1123 “Vàng bạc, đá quý gởi tại ngân hàng” 3. Phương pháp hạch toán: * Hạch toán tiền Việt Nam gởi ngân hàng: 1. Thu tiền bán hàng bằng Sec, bằng chuyển khoản qua Ngân hàng (đã nhận được giấy báo có): Nợ TK 112 Có TK 511 2. Thu từ các hoạt động tài chính, hoạt động bất thường bằng chuyển khoản qua ngân hàng (đã nhận được giấy báo có): Nợ TK 112 Có TK 711,721 3. Thu hồi các khoản nợ bằng chuyển khoản (nhận được giấy báo có của NH): Nợ TK 112 Có TK 131,136,138... 4. Thu hồi các khoản đầu tư bằng chuyển khoản: Nợ TK 112 Có TK 121,221,222... 5. Rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: Nợ TK 111 Có TK 112 6. Rút (chuyển) tiền gởi ngân hàng mua vật tư, hàng hóa, tài sản ...: Nợ TK 152,156,211 Có TK 112 7. Chuyển tiền gởi ngân hàng trả nợ: Nợ TK 311,331,333 Có TK 112 8. Chuyển tiền gởi ngân hàng đi đầu tư: Nợ TK 221,222,128... Có TK 112 9. Cuối tháng số liệu của đơn vị khác số liệu ngân hàng -> ghi theo số liệu của ngân hàng, sang tháng sau tìm nguyên nhân giải quyết: a. Nếu số liệu của ngân hàng > số liệu trên sổ kế toán của đơn vị: a1. Nợ TK 112 Có TK 338 (3381) Sang tháng sau tìm nguyên nhân điều chỉnh : a2. Nợ TK 338 (3381) Có TK 721 Chênh lệch b. Nếu số liệu của ngân hàng < số liệu trên sổ kế toán của đơn vị: b1. Nợ TK 138 (1381) Có TK 112 Chênh lệch Sang tháng sau tìm nguyên nhân điều chỉnh : b2. Nợ TK112 Có TK138 (1381) SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN GỞI NGÂN HÀNG TK 112 TK 111 TK 511 (1) TK 711,721 (2) TK 136,138 (3) TK 121,222 (4) TK 721 9(b2) TK 338 TK 152,153 (5) (6) TK 331,333 TK 221,222 (7) (8) 9 (a1) TK 138 9(b1) 9 (a2) Phần II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VÀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN Ở XÍ NGHIỆP 10 A. KHÁI QUÁT CHUNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SẢN XUẤT Ở XÍ NGHIỆP CHẾ BIỂN THỦY ĐẶC SẢN SỐ 10 ĐÀ NẴNG: I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Ở XÍ NGHIỆP: 1. Quá trình hình thành và phát triển ở Xí nghiệp: Do nhu cầu khách quan của sự phát triển ngành thủy sản miền Trung và hòa vào quá trình đổi mới, phát triển kinh tế của đất nước. Ngày 30/10/1986 xí nghiệp Chế biến Thủy đặc sản số 10 Đà Nẵng chính thức được thành lập theo quyết định số 360QĐ-TC của Giám đốc công ty XNK Thủy sản Việt Nam. Cũng theo quyết định này, Xí nghiệp Chế biến Thủy đặc sản số 10 là đơn vị thành viên của Công ty Xuất nhập khẩu Thủy sản miền Trung, được công ty giao vốn, tài sản, lao động. Xí nghiệp được quyền tự chủ và chịu trách nhiệm trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ công ty giao và hoạt động theo định mức hướng điều hành thống nhất của giám đốc công ty. Tiền thân của xí nghiệp 10 chỉ là phân xưởng thu gom tái chế hàng khô. Vì thế sau hơn 1 năm khẩn trương xây dựng, lắp đặt thiết bị dây chuyền công nghệ. Ngày 01/4/1987 Xí nghiệp 10 chính thức đi vào hoạt động, sản xuất mẻ hàng đông lạnh đầu tiên. Từ đó ngày 01/4 hàng năm đã trở thành ngày truyền thống của xí nghiệp. Chức năng của Xí nghiệp là chế biến các mặt hàng thủy sản để xuất khẩu. Với một cơ sở ban đầu khá hoàn chỉnh gồm: một dây chuyền chế biến hàng đông, một dây chuyền chế biến hàng khô, một tủ đông 500Kg/mẻ, một kho đông 50T, một máy đá 5T/ngày, một xe lạnh Isuzu 5T... với độ ngũ lao động gần 80 CBCNV, Xí nghiệp có nhiệm vụ thu gom phế liệu, chế biến các mặt hàng thủy sản xuất khẩu theo đơn đặt hàng của trung tâm thương mại. Năm đầu tiên hoạt động, Xí nghiệp đã đạt 768.000USD ngạch xuất khẩu với sản lượng 87T. Ra đời vào thời điểm cả nước đang chuyển mình, chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, Xí nghiệp đã phải đối diện với muôn vàng khó khăn, những khó khăn đó không chỉ tồn tại trong những năm đầu tiên do tình trạng “Ngăn sông cấm chợ” quản lý hành chính của địa phương nguyên liệu... mà đến năm 1989, khi cơ chế thị trường bắt đầu phát huy tác dụng, tỷ giá đồng USD chuyển đổi cách thanh toán, trong môi trường kinh doanh mới, Xí nghiệp lại phải tự điều chỉnh để thích nghi với cơ chế mới. Xí nghiệp đã từng bước tháo gỡ khó khăn bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối ổn định và phát triển. Có thể nói thời kỳ 1987 - 1990 là giai đoạn hình thành của Xí nghiệp, tạo tiền đề nền móng cho giai đoạn phát triển của Xí nghiệp giai đoạn 1991 - 1995. Đây là giai đoạn xí nghiệp phát triển năng động trong cơ chế thị trường, Xí nghiệp xây dựng cơ chế hoạt động chế biến hải sản có nề nếp, hạch toán kế toán kịp thời, chú trọng phát triển mặt hàng mới... từ đó tạo ra doanh số và sản lượng tăng vượt bậc và hiệu quả mang lại cao. Tốc độ tăng doanh số trung bình các năm 1992 - 1993 - 1994 là: 70% nhưng đến năm 1995 có phần nào chựng lại, đây là năm khó khăn nhất của Xí nghiệp nói riêng và ngành chế biến thủy hải sản nói chung, do sức ép về chi phí tăng, giá hải sản xuất khẩu không tăng tỷ giá đồng VND/USD ít biến động nhưng chi phí giá cả đầu vào tăng liên tục. Mặt khác do sự cạnh trang không lành mạnh, thiếu sự quản lý giữa các đơn vị , xí nghiệp trong việc thu mua nguyên liệu cũng như tiêu thụ... vì thế đòi hỏi khách quan là phải đổi mới kỹ thuật nhằm tạo ra sản phẩm mới có hàm lượng kỹ thuật cao, tăng khả năng cạnh tranh, và năm 1996 tuy doanh số đạt được khá khiêm tốn, nhưng bắt đầu Xí nghiệp kinh doanh có hiệu quả, đời sống CBCNV đã dần dần ổn định, uy tín Xí nghiệp được khôi phục. Đây cũng là năm bắt đầu giai đoạn phát triển mới của Xí nghiệp, đổi mới kỹ thuật để tiếp tục tồn tại và phát triển. 2. Đánh giá khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp 10 trong những năm qua (1992 - 2002): Mười năm là khoảng thời gian ngắn đối với quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, nhưng Xí nghiệp 10 đã có những bước tiến vững chắc với những thành công đáng kể. Trong khu vực miền Trung, Xí nghiệp luôn là một trong các Xí nghiệp đông lạnh có doanh số và sản lượng cũng như sức cạnh tranh, không những thế, Xí nghiệp còn dẫn đầu về sản xuất mặt hàng mới, áp dụng công nghệ mới và mô hình quản lý mới. Hoạt động chính của Xí nghiệp là chế biến các mặt hàng thủy sản xuất khẩu theo phương pháp đông lạnh, đông rời hàng khô và hàng ăn liền. Các sản phẩm truyền thống của Xí nghiệp như tôm hùm, tôm sú, cá fillet, mực tẩm gia vị, mực nang Sashimi... luôn được khách hàng tín nhiệm. Xí nghiệp đã không ngừng mở rộng, nâng cấp, đầu tư mới máy móc thiết bị, tăng cường năng lực chế biến của Xí nghiệp từ 3T nguyên liệu/ngày lên 15-18T/ngày. Một mặt, xí nghiệp nổ lực tìm kiếm khách hàng , đa dạng hóa và nâng cao chất lượng mặt hàng, mặt khác tổ chức khâu thu mua nguyên liệu rộng khắp từ Quảng Ninh đến Quảng Ngãi, Quy Nhơn, nhằm đáp ứng kịp thời đầy đủ nguyên liệu cho sản xuất. Năm 1994 đã đánh dấu đỉnh cao về sản lượng và doanh số xuất khẩu. So với năm thấp nhất (1987) thì sản lượng tăng hơn 10 lần, doanh số tăng lên gàn 8 lần. Nhìn chung doanh số xuất khẩu của Xí nghiệp không ngừng tăng lên qua các năm. Riêng năm 1996, sản xuất có giảm do khắc phục khó khăn năm 1995 và đến năm 1997 tình hình sản xuất của Xí nghiệp đã có chiều hướng đi lên. Về mặt hàng cao cấp đòi hỏi chất lượng mực nang Sashimi chiếm 29% cao nhất. Năm 1997, sản xuất tôm sú Nobashi chiếm 27% sản lượng sản xuất cả năm thị trường xuất khẩu chính vẫn là Nhật (65%) Hồng Kông (20%) các thị trường khác (15%). Nhìn lại chặng đường đầy gian nan đã qua với biết bao thăng trầm , nhưng với nổ lực vượt bậc của toàn thể đội ngũ CBCNV, xí nghiệp đã lớn mạnh không ngừng. Vì thế hoàn toàn có thể tin rằng Xí nghiệp 10 sẽ từng bước vượt qua mọi khó khăn, thử thách, không ngừng phát triển và khẳng định vị trí của mình trong sự phát triển của ngành chế biến tại miền trung. II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI XÍ NGHIỆP 10 1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp: Do đặc thù là xí nghiệp chế biến hải sản xuất khẩu, xí nghiệp 10 sản xuất hoàn toàn theo đơn đặt hàng, chính vì bị động trong thị trường đầu ra nên việc sản xuất chế biến gặp không ít khó khăn. Mặc khác, nguồn nguyên liệu hải sản với đặc tính mau ươn, chóng thối, số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách phụ thuộc hoàn toàn vào mùa vụ, khả năng khai thác, đánh bắt của ngư dân nên để ổn định sản xuất thực hiện tốt hợp đồng và giải quyết công ăn việc làm cho gần 500 cán bộ công nhân viên luôn là vấn đề hàng đầu của xí nghiệp . Chính vì bị động trong cơ cấu thành phẩm nên xí nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng khi ký hợp đồng. Tuy nhiên trong tình hình hiện nay do sự cạnh trạnh gay gắt trong thu mua nguyên liệu, cũng như thị trường đầu ra , cũng như sự sự biến động quá lớn về giá cả sản phẩm, nên có thể nói xí nghiệp buộc phải hoạt động trong điều kiện hiệu quả rủi ro cao . 2. Đặc điểm quy trình công nghệ chế biến hải sản ở xí nghiệp: Xí nghiệp 10 chủ yếu sản xuất các loại sản phẩm đông lạnh xuất khẩu: tôm , mực , cá , cua ... với quy trình chế biến liên tục , giữa các giai đoạn chế biến không có sự tách rời hay điểm dừng và thành phẩm cuối quy trình công nghệ phải được bảo quản lạnh trong kho . Ở xí nghiệp , việc sản xuất sản phẩm được thực hiện liên tục từ khâu tiếp nguyên liệu đến khi chế biến xong đóng gói nhập kho thành phẩm , nguyên liệu dùng cho sản xuất sản phẩm xuất khẩu phải đảm bảo tươi sống , nguyên vẹn , đảm bảo tiêu chuẩn quy định của ngành thủy sản . Nguyên liệu chở đến xí nghiệp được người bán hay nhân viên thu mua giao cho đội tiếp nhận , tại đây tiến hành phân loại, phân cở, loại bỏ tạp chất và những nguyên liệu không đủ tiêu chuẩn dưới sự giám sát kiểm tra của nhân viên kỹ thuật. Tùy vào cơ cấu thành phẩm theo các hợp đồng kinh tế xí nghiệp đã ký (được tính kèm theo các phụ kiện kỹ thuật) mà có phương pháp xử lý chế biến nguyên liệu khác nhau. SƠ ĐỒ CHẾ BIẾN HÀNG ĐÔNG Nguyên liệu Phân loại nguyên liệu Rửa sạch Sơ chế Tinh chế Phân cỡ, loại Cân, xếp khay Cấp đông Bao gói Bảo quản thành phẩm Xử lý chế biến + Đối với tôm: Tôm vỏ bỏ đầu : rửa sạch, vặt đầu. Tôm thịt : vặt đầu, lột vỏ, xé lưng, lấy ruột. + Đối với cá: Cá nguyên con : rửa sạch , đánh chảy mang cá , lấy sạch nội tạng. Cá phi-lê: đánh vảy, loại bỏ nội tạng, có thể để đầu hoặc cắt đầu, rửa sạch, lọc philê. + Đối với mực : Mực nang phi-lê CF hoặc mực nang IQF tinh màng, tách mai, tách đầu, lột da, bỏ nội tạng, tách vè, định hình, làm sạch mạng nhầy. Việc phân cở cho từng loại được quy định với tôm thường là số con/ pound, với cá, mực là số miếng/ kg . Song song với việc phân cở , tất cả đều được phân loại 1, 2 hay nếu trường hợp không đủ tiêu chuẩn xuất khẩu thì xếp vào hàng nội địa. Sau khi cân sản phẩm theo từng cở , xếp vào khay để chuyển qua giai đoạn đông lạnh. Giai đoạn này có 3 khâu: chờ đông -> chạy đông lạnh -> tách khuôn mạ băng. Thời gian của giai đoạn chạy đông: 4 -> 6 giờ , nhiệt độ của tủ đông là 40oC. Kết thúc giai đoạn này, sản phẩm được bao gói theo cùng block cùng kích cở. Sau khi đóng thùng thành phẩm được bảo quản lạnh để chờ xuất khẩu, chúng được sắp xếp theo từng lô. Thời gian bảo quản lạnh của sản phẩm đông lạnh thủy sản xuất khẩu không quá 3 tháng. Trong suốt quá trình chế biến sản phẩm qua mổi giai đoạn đều phải được kiểm tra kỹ thuật. Trước khi xuất kho , nhân viên KCS kiểm tra chất lượng thành phẩm lần cuối để đảm bảo chất lượng giữ vững uy tín của xí nghiệp . SƠ ĐỒ QUÝ TRÌNH CHẾ BIẾN HÀNG KHÔ Nguyên liệu tồn tại ở hai dạng Từ nguyên liệu tươi sống (cá bò) Từ bán thành phẩm đã phơi khô (mực khô...) Xử lý ban đầu (Loại bỏ nội tạng, da...) Tách đầu, vè Lọc fillet Rửa sạch Tẩm gia vị Bảo quản lạnh Xếp vỉ Phơi khô lần I Ủ ẩm Phơi khô lần II Bao gói Bảo quản thành phẩm Đánh chải sạch các tạp chất Phơi khô Nướng Xé, cán mảnh Cân, phân cở, đóng gói Bảo quản thành phẩm 3. Tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp 10: Xuất phát từ đặc thù của ngành chế biến hải sản... quay trình sản xuất ngắn, nguyên liệu phải đảm bảo tươi sống từ khâu tiếp nhận cho đến khi đóng gói và bảo quản thành phẩm nên việc bố trí sản xuất ở xí nghiệp 10 có nhiều nét riêng. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA XÍ NGHIỆP 10 PX Chế biến PXSX hàng nội địa PX cơ điện Xí nghiệp Tổ giao nhận nguyên liệu Tổ phục vụ Tổ chế biến Tổ cấp đông Các cửa hàng Tổ vận hành Tổ sửa chữa a. Phân xưởng chế biến: Là bộ phận trực tiếp sản xuất sản phẩm khô và đông lạnh thủy sản xuất khẩu của xí nghiệp. Việc tổ chức sản xuất trong phân xưởng chế biến được chia ra thành các tổ sản xuất phù hợp với từng công đoạn sản xuất: Tổ giao nhận nguyên liệu, tổ phục vụ, tổ chế biến, tổ cấp đông. + Tổ giao nhận nguyên liệu trực tiếp kiểm tra, phân loại, đánh giá chất lượng nguyên liệu, tiếp nhận nguyên liệu đảm bảo yêu cầu của sản xuất, đồng thời cân nguyên liệu và giao cho tổ chế biến. + Tổ phục vụ bảo quản, kiểm tra, cung cấp dụng cụ cho sản xuất, vận chuyển nguyên liệu, đá lạnh từ bộ phận giao nhận đến các tổ chế biến. + Tổ chế biến: Xí nghiệp có 5 tổ chế biến và 1 tổ hàng khô; làm việc từ 1 đến 2 ca/ngày tùy thuộc vào lượng nguyên liệu. + Tổ cấ đông: có nhiệm vụ chạy đông sản phẩm đã chế biến xong ở các tổ chế biến, sau đó đóng gói nhập kho thành phẩm. b. Phân xưởng sản xuất hàng nội địa: Là bộ phận vừa khai thác thu mua, vừa kinh doanh những mặt hàng thủy sản phục vụ nhu cầu trong nước. c. Phân xưởng cơ điện: Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo dưỡng máy móc thiết bị, kiểm tra sửa chữa, vận hành các thiết bị lạnh để đảm bảo cho các kho chờ đông, cấp đông, kho bảo quản hoạt động liên tục, đều đặn theo dõi và điều hành việc cung cấp điện, nước, đá lạnh cho sản xuất cũng như cho quản lý. 4. Tổ chức quản lý ở xí nghiệp 10: a. Tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp là cơ cấu theo loại hình trực tuyến - chức năng vừa đảm bảo cho người lãnh đạo toàn quyền, quản lý và ra quyết định, vừa phát huy khả năng chuyên môn của các phòng ban chức năng. SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ Giám đốc PGĐ kinh doanh PGĐ kỹ thuật P.Kế toán tài vụ P.SX-KD P.KT-KCS P.TC-HC PXSX hàng nội địa PX cơ điện PX chế biến Xí nghiệp tổ chức quản lý bộ máy và điều hành theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc trực tiếp điều hành các bộ phận chức năng phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài vụ, phòng sản xuất kinh doanh, phòng kỹ thuật KCS, các phân xưởng. Các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc, trực tiếp điều hành các lĩnh vực kỹ thuật chế biến; kinh doanh: phân xưởng chế biến, phân xưởng cơ điện, phân xưởng hàn nội địa. Bộ máy được cấu thành bởi 4 chức năng; 3 phân xưởng. Mối quan hệ từ giám đốc đến các bộ phận được phân cấp vừa đảm bảo theo quản lý chức năng, vừa quản lý theo trực tuyến. b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Giám đốc: là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm cao nhất; trực tiếp theo dõi quan sát và đề ra các biện pháp cần thiết để thực hiện tốt các mặt hoạt động của xí nghiệp. Hai phó giám đốc: là người giúp việc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác cung ứng vật tư, thực hiện kế hoạch sản xuất của xí nghiệp. Phòng Tổ chức - Hành chính : Tham mưu cho phó giám đốc về tổ chức bộ máy nhân sự; lao động, tiền lương, khen thưởng; kỷ luật. Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác hành chính và quản trị, soạn thảo các văn bản quy chế phục vụ cho công tác quản lý và điều hành. Phòng Sản xuất - Kinh doanh: tổng hợp cân đối và cung ứng các yêu cầu nguyên liệu, vật tư, dụng cụ và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho xí nghiệp. Tổ chức thu mua nguyên liệu. Tham gia ký hợp đồng kinh tế và cung ứng nguyên liệu; bán thành phẩm cũng như tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời phối hợp với phòng kế toán tài vụ đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh để có biện pháp khắc phục. Phòng kỹ thuật KCS: tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý kỹ thuật trên cơ sở soạn thảo các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định; quy phạm kỹ thuật. Định mức kinh tế kỹ thuật, tham gia quản lý chất lượng sản phẩm, đồng thời tổ chức đào tạo, kiểm tra nâng cao tay nghề cho công nhân. Phòng kế toán tài vụ: tham mưu và chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động tài chính của xí nghiệp, tổ chức công tác thông tin, thống kê, kiểm kê, hạch toán kế toán chính xác, kịp thời về toàn bộ tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp. Phân tích tình hình tài chính của xí nghiệp, cung cấp kịp thời những số liệu kế toán để có biện pháp nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. III. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP 10: 1. Tổ chức bộ máy kế toán ở xí nghiệp: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở XÍ NGHIỆP Kế toán trưởng Phó kế toán trưởng KT tổng hợp Kế toán thanh toán công nợ tạm ứng Kế toán vật tư BHXH Kế toán thành phẩm tiêu thụ ngân hàng Thủ quỹ  Xí nghiệp 10 là đơn vị thực hiện hạch toán kinh tế độc lập. Bộ máy kế toán của xí nghiệp gồm: Kế toán trưởng: có chức năng giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức chỉ đạo công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế đồng thời hướng dẫn và trực tiếp chỉ đạo các bộ phận công nhân viên trong phòng kế toán cũng như xí nghiệp tuân thủ chế độ kế toán thống kê, quản lý tài chính. Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý tài chính xí nghiệp cũng như có quyết định tài chính mang hiệu quả cao. Phó kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp kiêm giá thành có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất, tính giá thành thành phẩm nhập kho. Tổng hợp toàn bộ số liệu ghi vào sổ cái, lập báo cáo theo quy định. Đồng thời giúp kế toán trưởng điều hành, giải quyết công việc lúc kế toán trưởng đi vắng. Kế toán thanh toán công nợ tạm ứng: theo dõi thu chi các khoản tạm ứng, hoàn ứng. Kế toán vật tư - BHXH: theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư và các khoản trích bảo hiểm. Kế toán thành phẩm - tiêu thụ - ngân hàng: theo dõi tình hình nhập xuất, tồn kho thành phẩm, hàng hóa. Phản ánh tình hình tiêu thụ của xí nghiệp. Đồng thời theo dõi tài khoản tiền gởi ngân hàng. Thủ quỹ: là người trực tiếp quản lý tiền mặt, tiền gởi ngân hàng của xí nghiệp, thực hiện thu chi theo quyết định của kế toán trưởng. Hằng ngày lập báo cáo quỹ trên cơ sở kiểm tra tiền mặt, tiền quỹ, báo cáo số liệu cho kế toán tổng hợp. 2. Hình thức kế toán ở xí nghiệp: Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý và nghiệp vụ kế toán, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cái biên. TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Ở XÍ NGHIỆP Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng kê chứng từ Kế toán chi tiết Bảng tổng hợp bảng kê kiêm chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu Cuối tháng, kế toán tổng hợp số phát sinh của từng tài khoản trên bảng tổng hợp, bảng kê kiêm chứng từ ghi sổ rồi tiến hành cân đối số phát sinh, nợ một tài khoản tương ứng, có nhiều tài khoản hoặc ngược lại. Nếu có sự chênh lệch thì tiến hành đối chiếu nếu đúng thì ghi vào sổ cái. Sổ cái bao gồm các tài khoản, mỗi tài khoản được dành một hay nhiều trang tùy thuộc vào số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. Sau khi ghi số cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh, số lũy kế, số dư cuối tháng của các tài khoản đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Cuối quý, kế toán khóa sổ, lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách và bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở đó lập các báo cáo kế toán. B. HẠCH TOÁN NGUỒN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP: I. HẠCH TOÁN TIỀN MẶT: Tiền mặt tại quỹ công ty bao gồm: tiền mặt, ngân phiếu do ngân hàng Việt Nam phát hành. Để phản ánh tình hình biến động của các loại tiền quỹ dùng vào tài khoản 111 được chi tiết thành các tiểu khoản như sau: + TK 1111: Tiền Việt Nam. + TK 1112: Ngoại tệ. + TK 1113: Vàng bạc, đá quý. 1. Thu tiền mặt: MẪU PHIẾU THU TIỀN MẶT Seaprodex. Danang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam XN chế biến TS 10 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU THU Số: 01 - TM Nhận của : Nguyễn Văn Thu Đơn vị : Công ty Điện máy Miền Trung Về khoản : Thu nợ tạm ứng mua hàng Số tiền : 4.000.000 (Bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn) Tỷ giá : Tương đương Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 15 tháng 9 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Cuối tháng căn cứ vào phiếu thu hoặc sổ theo dõi tiền mặt, nhân viên kế toán lập bảng kê ghi Nợ TK 111 và lên chứng từ ghi sổ. Seaprodex. Danang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam XN chế biến TS 10 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI SỔ TÀI KHOẢN 111 Từ ngày 1/9 đến ngày 31/9/2002. Số CT Ngày Diễn giải Loại tiền Số tiền TK Nợ TK Có 1 2 3 4 3/9 10/9 21/9 25/9 Rút Ngân hàng nhập quỹ Thu tiền TƯ mua hàng Thu bán hàng Thu tiền nợ mua hàng VND “ “ “ 21.000.000 4.000.000 20.000.000 25.000.000 111 111 111 111 112 141 511 131 Tổng cộng 50.000.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 1 Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Tiền mặt tháng 9/2002 111 112 141 511 3331 131 52.000.000 21.000.000 4.000.000 20.000.000 2.000.000 5.000.000 Cộng: 52.000.000 52.000.000 Ngày 30 tháng 9 năm 2002 Kế toán trưởng Người lập biểu SỔ CÁI XNCBTĐS 10 TK 111 Đà Nẵng Tiểu khoản: Ngày TKĐƯ Số CT Chi tiết Số tiền Việt Nam Ghi chú Nợ Có 112 141 511 131 Dư đầu tháng PS trong tháng Rút NH nhập quỹ Thu tiền tạm ứng Thu bán hàng Thu nợ mua hàng 52.000.000 21.000.000 4.000.000 20.000.000 2.000.000 5.000.000 Cộng PS 52.000.000 52.000.000 2. Chi tiền mặt: MẨU PHIẾU CHI TIỀN MẶT Seaprodex. Danang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam XN chế biến TS 10 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU CHI Số Xuất kho: Đơn vị: Về khoản: Số tiền Tỷ giá Tương đương Tài khoản ghi Nợ: Kèm: Chứng từ gốc. Ngày tháng năm Cán bộ thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đã nhận đủ số tiền Ngày tháng năm Khi có phát sinh chi tiền mặt phải có chứng từ ban đầu đã được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt từ chứng từ ban đầu kế toán thanh toán lập phiếu và ghi thành 2 liên được kế toán trưởng ký và sau đó tổng hợp tình hình giám đốc phê duyệt. Khi có phiếu chi thủ quỹ mới xuất tiền ta khỏi quỹ. Trong 2 liên, 1 liên thủ quỹ giữ để ghi vào số tiền mặt và cuối tháng gởi toàn bộ cho kế toán thanh toán vào sổ quỹ tiền mặt của kế toán. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm tra tồn quỹ giữa thực tế và sổ sách. Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân. Ngoài ra, kế toán thanh toán và thủ quỹ cũng phải thường xuyên đối chiếu sổ sách với nhau để đảm bảo sự chính xác giữa tồn quỹ sổ sách và thực tế, báo cáo lãnh đạo để có kế hoạch chi tiêu kịp thời. Cuối tháng căn cứ vào phiếu chi hoặc sổ theo dõi tiền mặt, nhân viên kế toán lập bảng kê ghi có tài khoản 111và lên chứng từ ghi sổ. Seaprodex. Danang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam XN chế biến TS 10 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 111 Từ ngày 1/9 đến ngày 31/9/2002 Số CT Ngày Diễn giải Loại tiền Số tiền TK Nợ TK Có Mua NVL Chi lương CBCNV Mua vật tư sửa chữa Trả tiền điện thoại VND “ “ “ 6.000.000 20.000.000 4.000.000 1.000.000 152 334 627 642 111 111 111 111 Cộng 31.000.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 2 Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Tiền mặt tháng 9/2002 152 334 627 642 111 6.000.000 20.000.000 4.000.000 1.000.000 31.000.000 Cộng: 31.000.000 31.000.000 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu SỔ CÁI XNCBTĐS 10 TK 111 Đà Nẵng Tiểu khoản: Ngày TKĐƯ Số CT Chi tiết Số tiền Việt Nam Ghi chú Nợ Có 152 334 627 642 Dư đầu tháng PS trong tháng Mua NVL Chi lương CBCNV Mua vật tư sửa chữa Trả tiền điện thoại Cộng PS II. HẠCH TOÁN TIỀN GỞI NGÂN HÀNG: * Chứng từ ban đầu: Kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu như ủy nhiệm thu, chi, giấy báo nợ của ngân hàng và giấy nộp tiền vào ngân hàng. Ủy nhiệm chi đây là lệnh của đơn vị gởi đến ngân hàng , yêu cầu ngân hàng chi số tiền mở tại ngân hàng cho số đơn vị khác theo nội dung nghiệp vụ. MẪU ỦY NHIỆM CHI Lập ngày 15/9/2002 phần do NH ghi TK Nợ Tài khoản Có Số tiền bằng số : 5.000.000 ỦY NHIỆM CHI Về khoản: chuyển tiền tư, điện. Số: Tên đơn vị trả tiền: Xí nghiệp Chế biến Thủy đặc sản 10 Đà Nẵng. Số Tài khoản : 36.111.0000.23. Tại ngân hàng: VCB Thành phố Đà Nẵng. Đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH Trúc An Số TK: 36.1131.000056. Tại ngân hàng: VCB TP Nha Trang. Nội dung thanh toán: trả tiền mua hàng. Số tiền (bằng chữ) Năm triệu đồng chẵn. Đơn vị trả tiền Kế toán chủ TK Ngân hàng A ghi sổ ngày... Kế toán TP. KTóan Ngân hàng B ghi sổ ngày... Kế toán TP K.toán BẢNG KÊ Liên: Ngày 21 tháng 9 năm 2002. TT Ký hiệu CT Số CT TKĐƯ Diễn giải Số tiền 1 2 VV NK 00130 02646 Công ty Vĩnh Tiến Công ty TSản Nam Hà 50.000.000 40.000.000 * Tiền gởi ngân hàng tăng do nộp tiền vào ngân hàng: Khi thủ quỹ đi nộp tiền vào ngân hàng phải có giấy nộp tiền do nhân viên kế toán lập thành 2 liên, 1 liên xí nghiệp giữ để lưu lại vào chứng từ quỹ tiền mặt để ghi giảm tài khoản 111, 1 liên đem đến ngân hàng nộp vào ngân hàng, căn cứ vào 2 chứng từ, kế toán ghi tăng tài khoản tiền gởi ngân hàng vào sổ theo dõi TK 112. MẪU GIẤY NỘP TIỀN NGÂN HÀNG GIẤY NỘP TIỀN Số Ngân hàng: Nộp để ghi vào tài khoản Ngày 15 tháng 9 năm 2002 Người nộp : Nguyễn Thị Dung Địa chỉ: XNCBTĐS 10 Đà Nẵng. Người nhận: Ngân hàng ngoại thương Đà Nẵng. Nội dung nộp: NFTT vào tài khoản tiền gởi Số tiền: hai trăm tám mươi sáu triệu. TK Có Số: 361.111.000.023 Số tiền: 286.000.000 Người nộp tiền Thủ quỹ Số phụ Kiếm sóat Trưởng NH * Tiền gởi ngân hàng tăng do ngân hàng trả lãi: Khi ghi tăng phải có phiếu tính lãi của ngân hàng kèm theo sổ phụ báo cáo căn cứ vào 2 chứng từ, từ đó nhân viên kế toán ghi tăng vào số tiền gởi ngân hàng. Ví dụ: Sở giao dịch III BẢNG KÊ SỐ DƯ ĐỂ TÍNH TÍCH SỐ Liên 1 Hội sở giao Tháng 9 năm 2002 lãi suất 0,7% TK: 3611.05.0153. Tên TK Nợ: XNCBTĐS 10. TK nợ 3611-05-0153. Tên TK có: Thu lãi CNNH TK Có : 80.11010.01. Tư ngày 1/9 -> 8/9 : 23.000.000 x 8 = 184.000.000 Tư ngày 9/9 -> 19/9 : 24.000.000 x 11 = 264.000.000 Tư ngày 20/9 -> 30/9: 60.000.000 x 11 = 660.000.000 Cộng tích số trong tháng: 1.108.000.000. Lãi được tính = = 258.533. Sốlãi phải trả (bằng chữ) hai trăm năm mươi tám ngàn năm trăm ba mươi ba đồng chẵn. Ngày 30 tháng 9 năm 2002 Lập bảng Kiểm sóat Kế toán trưởng Giám đốc BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI NỢ TK 112 Chi nhánh XKTSĐN Tháng 9/2002 XNCBTĐS số 10 Số CT Ngày Diễn giải Số tiền Ghi có các tài khoản 711 111 131 Cty TNHH Trúc An Nộp tiền vào NH NH trả lãi tiền gởi Công ty Vĩnh Tiến CTy TSản Nam Hà 5.000.000 286.000.000 258.533 258.533 286.000.000 5.000.000 50.000.000 40.000.000 Cộng 291.258.533 258.533 286.000.000 95.000.000 Ngày 30 tháng 9 năm 2002 Kế toán trưởng Kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ TK 112 Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Thu tiền gởi Ngân hàng 9/2002 112 711 111 131 291.258.533 258.533 286.000.000 95.000.000 Cộng: 291.258.533 291.258.533 * Chi qua tiền gởi ngân hàng: Các khoản chi qua tiền gởi ngân hàng của xí nghiệp như sau: Rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt. Chi nộp ngân sách Nộp BHXH và quỹ công đoàn Chi trong quá trình kinh doanh. Chi trả tiền cho chủ phương tiện thuê ngoài và khách hàng * Rút tiền gởi ngân hàng: Khi công ty rút tiền gởi ngân hàng về chi tiêu trong đơn vị thì kế toán ghi vào tờ sec lĩnh tiền mặt số tiền cần rút, lý do sử dụng. * Thanh toán nộp nghĩa vụ Nhà nước: Nộp thuế donh thu, khấu hao cơ bản, ... kế toán lập giấy nọp bằng chuyển khoản, nộp cho ngân hàng. Nhân viên căn cứ vào đó để hạch toán: Nợ TK 3331 4.500.000 Nợ TK 3332 2.500.000 Có TK 112 7.000.000 * Nộp BHXH và quỹ công đoàn: Hàng tháng đơn vị phải trích và nộp BHXH, KPCĐ gồm các khoản sau: BHXH trích 15% và KPCĐ trích 2% trên tổng quỹ lương và để lại đơn vị 1%. Khi nộp BHXH cho liên đoàn lao động công đoang ngành hay Sở tài chính vật giá, nhân viên kế toán đều phải lập ủy nhiệm chi và lập thành 4 liên gởi đến ngân hàng, trong 4 liên đó ngân hàng gởi cho xí nghiệp 1 liên kèm theo sổ phụ báo nợ. Căn cứ vào 2 chứng từ trên kế toán vào sổ theo dõi TK 112. Ví dụ: Nộp 17% BHXH: 2.000.000 Kế toán hạch toán: Nợ TK 338 2.000.000 Có TK 112 2.000.000 * Chi cho quá trình sản xuất kinh doanh : Khi trả tiền điện, nước, điện thoại: Ví dụ: Trả tiền điện tháng 9/2002: 24.750.000 Trả tiền điện thoại tháng 9/2002: 725.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 627 24.750.000 Nợ TK 642 725.000 Có TK 112 25.475.000 Bảng kê chứng từ ghi có TK 112 TT CTừ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ các TK 333 338 642 627 Các khoản nộp NS Nộp BHXH Trả tiền điện Trả tiền điện thoại 7.000.000 2.000.000 24.750.000 725.000 7.000.000 2.000.000 725.000 24.750.000 Cộng 7.000.000 2.000.000 725.000 24.750.000 Ngày 30 tháng 9 năm 2002 Kế toán trưởng Kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 3 Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Chi tiền gởi Ngân hàng 9/2002 333 338 627 642 112 7.000.000 2.000.000 725.000 24.750.000 34.478.000 Cộng: 34.478.000 34.478.000 Ngày 30 tháng 9 năm 2002 Kế toán trưởng Người lập biểu III. HẠCH TOÁN NGUỒN VỐN TÍN DỤNG: Xí nghiệp chế biến Thủy đặc sản số 10 là đơn vị sản xuất kinh doanh nên có nhiều trường hợp thiếu vốn sản xuất kinh doanh. Các nguồn vốn hiện có khong đủ đáp ứng. Xí nghiệp phải vay vốn tín dụng ngân hàng để hoạt động. Vay ngắn hạn ngân hàng là các khoản vay vốn lưu động phục vụ cho kinh doanh, ngân hàng có thể cho hợp tác xã vay bằng tiền Việt Nam. Nhưng tùy theo mục đích sử dụng tiền vay. Ngân hàng đồng ý cho vaythì chuyển số tiền đó cho xí nghiệp, vào sổ phụ báo nợ cho xí nghiệp nhân viên kế toán ghi giảm tiền gởi ngân hàng. Ví dụ: Cuối tháng xí nghiệp chuyển trả tiền mua hải sản cho công ty TNHH Trúc An số tiền 30.000.000. Kế toán hạch toán: Nợ TK 152 30.000.000 Có TK 112 30.000.000 Ngân hàng sẽ kiểm tra các thủ tục, xem xét mục đích, hiệu quả vay vốn của xí nghiệp, có vật tư, hàng hóa tồn kho đảm bảo. Ngân hàng sẽ chấp thuận cho xí nghiệp vay. Xí nghiệp sẽ nhận tiền mặt tại ngân hàng. Trường hợp vay chuyển khoản, ngân hàng căn cứ vào khế ước vay, chuyển đến đơn vị. Căn cứ vào giấy bao nợ của ngân hàng, kế toán ghi có vào TK 311 và ghi Nợ vào các TK có liên quan. Kế toán hạch toán: Nợ TK 152 40.000.000 Có TK 311 40.000.000 Xí nghiệp vay ngắn hạn để trả nợ mua hàng tháng 9/2002. Ngoài ra còn sử dụng đồng tiền Việt Nam. Xí nghiệp còn phát sinh các khoản vay ngoại tệ chue yếu là USD để nhập khẩu hàng hóa. Kế toán vẫn theo dõi hạch toán như khi dùng tiền Việt Nam, nhưng cuối tháng phải tính toán chênh lệch tỷ giá để đảm bảo cân đối sổ sách và chi trả cho ngân hàng. Phần III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT CỦA BẢN THÂN VỀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN A. MỘT SỐ NHẬN XÉT CHUNG VỀ PHƯƠNG ÁN HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN: I. VỀ ƯU ĐIỂM: Qua nghiên cứu nội dung vốn bằng tiền, em nhận thấy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến tiền mặt xí nghiệp đã vận dụng đầy đủ kịp thời các thủ tục mà Nhà nước quy định như chứng từ gốc, sử dụng bảng gốc các loại phiếu thu, phiếu chi ... một cách có hệ thống. Việc vận dụng hệ thống tài khoản mới phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vốn bằng tiền giúp cho xí nghiệp quản lý theo dõi một cách dễ dàng và khoa học, giúp chi việc lãnh đạo và chỉ đạo các nguồn vốn bằng tiền của xí nghiệp và việc kiểm tra vốn bằng tiền một cách thuận lợi. Hạch toán ở xí nghiệp tương đối ổn định, đảm bảo quản lý chặt chẽ tiền, hàng và tài sản. Từ chế độ kế toán của Nhà nước, ngành ban hành. Kế toán xí nghiệp đã vận dụng linh hoạt, có hiệu quả phục vụ tốt quá trình kinh doanh hợp lý với đầy đủ cán bộ quản lý có trình độ nghiệp vụ cao. Trong quá trình kinh doanh để tạo điều kiện tốt , giám đốc và phòng kế toán đã kết hợp chặt chẽ, đồng bộ với các phòng ban khác để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Sổ sách báo biểu kế toán lập đúng thời gian quy định, tạo điều kiện cho công tác kế toán được tiến hành thuận lợi. Một số sổ sách thực tế đơn giản hơn so với lý luận đã học, nhưng không ảnh hưởng đến nguyên tắc hạch toán chung của xí nghiệp. II. VỀ NHƯỢC ĐIỂM: Hằng năm xí nghiệp không xác định được kế hoạch vốn bằng tiền theo từng khoản mục do việc xác định tiết kiệm hay vượt chỉ tiêu so với kế hoạch, không xác định được mà chỉ so sánh thực hiện năm này với thực hiện năm trước, do tình hình diễn biến kinh doanh của xí nghiệp khi thực hiện và diễn biến thực tế so với kế hoạch đã lập. B. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT CỦA BẢN THÂN: Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp Chế biến Thủy đặch sản số 10 Đà Nẵng.em xin mạnh dạn nêu lên những ý kiến sau của bản thân: Xí nghiệp phải đề ra những thưởng phạt đối với những CBCNV có ý kiến,có xu hướng rút ra những kinh doanh thực tế của đơn vị, những đề xuất có hiệu quả trong kết quả kinh doanh của đơn vị, những sáng kiến ý kiến nâng cao ké hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị đạt kết quả cao. phạt đối với những CBCNV làmg sản xuất kinh doanh của đơn vị đình trệ. Ban Giám đốc xem xét tiền thưởng đối với CBCNV mặc dù ít nhiều cũng có để khích lệ tinh thần hăng say làm việc trong công việc của CBCNV trong đơn vị. Nhà trường đã tạo điều kiện cho học sinh tiếp cận với thực tế, giữa học lý thuýet với thực hành. Xong cần có nhiều đề tài thực tế đa dạng, toàn diện hơn trong quá trình thực tập, điều đó giúp cho học sinh dễ dàng nắm bắt ngay vấn đề và làm quen với thực tế. Ngoài ra, xí nghiệp còn phải xác định được kế hoạch vốn bằng tiền theo từng khoản mục để giúp cho việc xác định tiết kiệm hay vượt chỉ tiêu một cách dễ dàng. Qua quá trình thực tập, những kiến thức cơ bản, lý luận đã giúp cho em nhiều trong việc tiếp cận thực tế công tác kế toán. Em đã nắm được tình hình hạch toán và phân tích kế toán vốn bằng tiền tại xí nghiệp Chế biến Thủy đặc sản số 10. Xây dựng và tổ chức kế toán tập trung, hạch toán kế toán tổng hợp, kế toán tự xử lý chứng từ, từ chi tiết đến tổng hợp lập các báo cáo tập trung ở phòng kế toán, số liệu được tập trung phục vụ kịp thời cho chỉ đạo toàn đơn vị, việc ứng dụng xử lý thông tin vào máy thuận lợi và chính xác. Việc phân công công tác, và nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán được thực hiện dễ dàng và thuận lợi. Chứng từ sau khi đã được kiểm tra số đã được ghi vào các loại sổ kế toán tổng hợp và chi tiết nhất định. Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị hoặc phù hợp theo tính chất của các khoản chi phí theo địa điểm phát sinh chi phí. Dựa vào sự phân loại này để xác định việc ghi sổ kế toán cho phù hợp, ghi chép kịp thời chính xcs chứng từ kế toán vào sổ kế toán đúng với nội dung của nó. Đồng thời có thể cung cấp các thông tin cho lãnh đạo hoặc có thể tích lũy để tạo ra thông tin tổng hợp cho lãnh đạo của đơn vị. Kết luận Qua thực tập tại Xí nghiệp Chế biến thủy đặc sản số 10 Đà Nẵng với chuyên đề “vốn bằng tiền” chưa được hoàn chỉnh lắm, tuy nhiên trong quá trình thực tập bản thân em tự tìm hiểu đào sâu vào các vấn đề phức tạp khác và đã thấy nhiều điều khác nhau giữa thực tế và lý thuyết đã học, từ đó em rút ra những kinh nghiệm sau: Xí nghiệp Chế biến thủy đặc sản số 10 Đà Nẵng là một trong những doanh nghiệp Nhà nước trong quá trình hình thành và phát triển đã có nhiều chuyển biến tích cực và hiện nay đang trên đà vươn lên để đứng vững trong cơ chế thị trường góp phần tăng thu nhập quốc dân trong xu thế phát triển kinh tế của đất nước. Trongkhuôn khổ kiến thức đã học còn giới hạn : thời gian thực tập còn ngắn ngủi cho nên bài viết của em còn những thiếu sót. Kính mong Ban lãnh đạo xí nghiệp và các cô chú, trong phòng tài vụ và thầy cô giáo chân thành góp ý kiến để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Từ đó em bổ sung kiến thức để chuyên đề chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp sắp đến. Qua đây em xin thành thật biết ơn sâu sắc nhà trường, thầy cô giáo bộ môn đã dày công hướng dẫn, truyền đạt kiến thức qua thời gian học ở trường. Cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của Ban lãnh đạo Xí nghiệp Chế biến thủy đặc sản số 10 Đà Nẵng, đặc biệt là các cô, chú phòng tài vụ công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Đà Nẵng, tháng 6 năm 2003 Học sinh thực hiện Nguyễn Thị Phượng MỤC LỤC Trang Lời mở đầu 1 PHẦN I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN 2 A Hạch toán vốn bằng tiền 3 I. Khái niệm và nhiệm vụ vốn bằng tiền 3 1. Khái niệm 3 2. Nhiệm vụ 3 II. Nguyên tắc và đặc điểm của kế toán vốn bằng tiền 3 1. Nguyên tắc 3 2. Đặc điểm kinh tế nghiệp vụ vốn bằng tiền 3 B. Kế toán vốn bằng tiền 5 I. Phương pháp và nhiệm vụ tiền mặt 5 1. Chứng từ và sổ sách sử dụng 5 2. Nội dung kết cấu TK 111 5 3. Phương pháp hạch toán 6 II. Phương pháp và nhiệm vụ tiền gởi ngân hàng 10 1. Một số quy định về chứng từ, sổ sách sử dụng 10 2. Nội dung kết cấu TK 112 10 3. Phương pháp hạch toán 10 PHẦN II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN Ở XÍ NGHIỆP 10 13 A. Khái quát chung tình hình tổ chức quản lý và sản xuất o Xí nghiệp Chế biến Thủy đặc sản 10 Đà Nẵng 14 I. Quá trình hình thành và phát triển ở xí nghiệp 14 1. Quá trình hình thành và phát triển ở xí nghiệp 14 2. Đánh giá khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của Xuất nhập khẩu 10 trong những năm qua 15 II. Tình hình tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của Xí nghiệp 10 16 1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp 16 2. Đặc điểm quy trình công nghệ chế biến hải sản 16 3. Tổ chức sản xuất ở xí nghiệp 20 4. Tổ chức quản lý ở xí nghiệp 21 III. Tổ chức kế toán tại xí nghiệp 22 1. Tổ chức bộ máy kế toán ở xí nghiệp 22 2. Hình thức kế toán ở xí nghiệp 23 B. Hạch toán nguồn vốn bằng tiền ở xí nghiệp 25 I. Hạch toán tiền mặt 25 1. Thu tiền mặt 25 2. Chi tiền mặt 27 II. Hạch toán tiền gởi ngân hàng 29 III. Hạch toán nguồn vốn tín dụng được 34 PHẦN III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT CỦA BẢN THÂN VỀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN 36 A. Một số nhận xét chung về phương án hạch toán nghiệp vụ vốn bằng tiền 37 I. Về ưu điểm 37 II. Về nhược điểm 38 B. Một số kiến nghị đề xuất của bản thân 38 Kết luận 39