Đề tài Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam

tµi cho chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh kÕ to¸n cña m×nh. Hµ Néi. Ngµy.... Th¸ng 0 6 N¨m 2011 Sinh viªn Nguyễn Thị Ngọc Ánh PHẦN THỨ NHẤT mét sè vÊn ®Ò lý luËn chung vÒ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp XÂY DỰNG ----------------------------- I. Sù cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu trong c¸c doanh NGHIÖP X¢Y DùNG 1 - VÞ trÝ cña vËt liÖu ®èi víi qu¸ tr×nh xây dựng c«ng tr×nh: * Kh¸i niÖm vËt liÖu: VËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng, mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, lµ c¬ së vËt chÊt cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm. Trong qu¸ tr×nh tham gia vµo s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, vËt liÖu bÞ tiªu hao toµn bé vµ chuyÓn gi¸ trÞ mét lÇn vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh * VÞ trÝ cña vËt liÖu ®èi víi qu¸ tr×nh xây dựng c«ng trình: Trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt, chi phÝ vÒ c¸c lo¹i ®èi t­îng lao ®éng th­êng chiÕm tû träng lín trong toµn bé chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Do vËy, t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý, c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ®¶m b¶o viÖc sö dông hiÖu qu¶, tiÕt kiÖm vËt liÖu, 2 - §Æc ®iÓm vai trß cña vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt: Trong doanh x©y dùng, vËt liÖu lµ mét bé phËn cña hµng tån kho thuéc tµi s¶n l­u ®éng vµ chiÕm tû träng kh¸ lín, mÆt kh¸c nã cßn lµ c¬ së vËt chÊt vµ ®iÒu kiÖn ®Ó h×nh thµnh nªn s¶n phÈm - lµ yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu ®­îc khi tiÕn hµnh x©y dùng c«ng tr×nh, t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt chÞu ¶nh h­ëng rÊt lín cña viÖc cung cÊp vËt liÖu. §Ó qu¶n lý mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vËt liÖu nh»m cung cÊp kÞp thêi, ®Çy ®ñ vµ ®ång bé nh÷ng lo¹i vËt liÖu cÇn thiÕt cho x©y dùng c«ng tr×nh th× kh«ng thÓ kh«ng tæ chøc tèt c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n vËt liÖu. 3 - Yªu cÇu qu¶n lý vËt liÖu -VËt liÖu lµ tµi s¶n dù tr÷ x©y dùng th­êng xuyªn biÕn ®éng, c¸c doanh nghiÖp ph¶i th­êng xuyªn tiÕn hµnh mua vËt liÖu ®Ó ®¸p øng kÞp thêi cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, chÕ t¹o s¶n phÈm phôc vô cho nhu cÇu qu¶n lý kh¸c cña doanh nghiÖp. II. PHÂN LOẠI VÀ DÁNH GIÁ VẬT LIỆU 1 - Ph©n lo¹i vËt liÖu: Trong doanh nghiÖp, vËt liÖu bao gåm nhiÒu lo¹i, nhiÒu thø cã vai trß, c«ng dông, tÝnh chÊt lý-ho¸ kh¸c nhau vµ biÕn ®éng th­êng xuyªn, liªn tôc hµng ngµy trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. §Ó phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu, ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i vËt liÖu. Trªn thùc tÕ, vËt liÖu th­êng ®­îc ph©n lo¹i theo nh÷ng tiªu thøc kh¸c nhau, nh­ theo c«ng dông, theo nguån h×nh thµnh, theo nguån së h÷u. a. Nguyªn vËt liÖu chÝnh: Lµ nh÷ng nguyªn vËt liÖu sắt thÐp trong c«ng nghiÖp c¬ khÝ, g¹ch ngãi, §¸ ,c¸t , xi m¨ng trong x©y dùng c¬ b¶n... b. VËt liÖu phô: Lµ nh÷ng thø vËt liÖu khi tham gia vµo qu¸ tr×nh x©y dùng c«ng tr×nh cã thÓ kÕt hîp víi vËt liÖu chÝnh lµm thay kÕt cÊu c«ng tr×nh, h×nh d¹ng bÒ ngoµi cña s¶n phÈm, gãp phÇn t¨ng thªm chÊt l­îng s¶n phÈm nh­ s¬n b·, th¹ch cao.... c. VËt liÖu vµ thiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n: Lµ nh÷ng thø vËt liÖu vµ thiÕt bÞ mµ ®¬n vÞ sö dông cho ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n, bao gåm c¶ nh÷ng thiÕt bÞ cÇn l¾p, c«ng cô, khÝ cô vµ vËt kÕt cÊu (b»ng kim lo¹i, b»ng gç hoÆc b»ng bª t«ng) dïng ®Ó l¾p ®Æt vµo c¸c c«ng tr×nh c¬ b¶n. d. PhÕ liÖu: Lµ nh÷ng lo¹i vËt liÖu lo¹i ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh hay thanh lý tµi s¶n cña ®¬n vÞ. PhÕ liÖu th­êng ®· mÊt hoÆc mÊt phÇn lín gi¸ trÞ sö dông ban đầu 2. §¸nh gi¸ vËt liÖu 2.1. Gi¸ thùc tÕ nhËp kho cña vËt liÖu: Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, vËt liÖu ®­îc nhËp tõ nguån nhËp vµ gi¸ thùc tÕ cña chóng trong tõng tr­êng hîp ®­îc x¸c ®Þnh cô thÓ nh­ sau: Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho: + §èi víi doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua ngoµi = Gi¸ ho¸ ®¬n (ch­a cã thuÕ GTGT) + ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã) + Chi phÝ thu mua thùc tÕ - Gi¶m gi¸, hµng mua bÞ tr¶ l¹i (nÕu cã) + §èi víi doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p thuÕ GTGT trùc tiÕp: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua ngoµi = Gi¸ ho¸ ®¬n (®· cã thuÕ GTGT) + ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã) + Chi phÝ thu mua thùc tÕ  Gi¶m gi¸, hµng mua bÞ tr¶ l¹i (nÕu cã) Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu tù gia c«ng chÕ biÕn: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp tõ nguån tù chÕ = Gi¸ vËt liÖu xuÊt chÕ biÕn + Chi phÝ chÕ biÕn Víi vËt liÖu gãp cæ phÇn liªn doanh: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu lµ gi¸ trÞ gãp vèn b»ng VL do héi ®ång qu¶n trÞ ®¸nh gi¸. Víi phÕ liÖu thu håi tõ s¶n phÈm háng: Gi¸ nhËp kho phÕ liÖu lµ gi¸ cã thÓ sö dông ®­îc, gi¸ cã thÓ b¸n ®­îc hoÆc gi¸ cã thÓ ­íc tÝnh... 2.2. Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho cña vËt liÖu: §Ó ®¶m b¶o chÝnh x¸c chi phÝ VL trong chi phÝ cña s¶n phÈm míi, cÇn ph¶i tæ chøc ®¸nh gi¸ VL xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p thÝch hîp. 2.2.1. Ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷: Gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n cña mét ®¬n vÞ vËt liÖu = Gi¸ thùc tÕ VL nhËp trong th¸ng + Gi¸ thùc tÕ VL tån ®Çu th¸ng Sè l­îng VL nhËp trong th¸ng + Sè l­îng VL tån ®Çu th¸ng Gi¸ trÞ vËt liÖu tån cuèi th¸ng = Gi¸ trÞ VL tån kho ®Çu th¸ng + Gi¸ VL nhËp trong th¸ng - Gi¸ VL xuÊt trong th¸ng Trong ®ã: Gi¸ trÞ VL mçi lo¹i tÝnh tíi ngµy cuèi th¸ng = Sè l­îng VL mçi lo¹I xuÊt dïng x Gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n 1 ®¬n vÞ Nh­ vËy, gi¸ thùc tÕ VL xuÊt trong th¸ng sÏ phô thuéc vµo tæng sè nhËp trong th¸ng vµ tån ®Çu th¸ng, khi ®ã VL xuÊt cã thÓ ghi theo mét gi¸ nµo ®ã tuú theo doanh nghiÖp vµ sÏ ®­îc ®iÒu chØnh vµo cuèi kú. ¦u ®iÓm: ViÖc ph©n bè hîp lý, thÝch øng víi c¬ chÕ thÞ tr­êng. Nh­îc ®iÓm: Gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n ®Õn cuèi th¸ng míi tÝnh ®­îc do ®ã c«ng viÖc ghi chÐp bÞ dån vµo cuèi th¸ng, ¶nh h­ëng ®Õn viÖc lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. §iÒu kiÖn ¸p dông:ChØ thÝch hîp víi nh÷ng doanh nghiÖp cã chñng lo¹i VL Ýt. 2.2.2. Ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n sau mçi lÇn nhËp: Gi¸ VL b×nh qu©n = Gi¸ thùc tÕ VL thùc tÕ tån kho tr­íc khi nhËp + Gi¸ thùc tÕ VL nhËp kho lÇn (n) Sau lÇn nhËp kho Sè l­îng VL tån kho + Sè l­îng VL nhËp lÇn (n) Víi ph­¬ng ph¸p nµy, th× khi xuÊt kho ®· biÕt ®­îc gi¸ cña VL xuÊt, do vËy cuèi kú sÏ bít ®­îc kh©u ®iÒu chØnh gi¸ vµ gi¸ trÞ tån kho cuèi kú cña VL còng s¸t víi gi¸ thùc tÕ trªn thÞ tr­êng. ¦u ®iÓm: ViÖc ph©n bè hîp lý, thÝch øng víi c¬ chÕ thÞ tr­êng. Nh­îc ®iÓm: Dïng ph­¬ng ph¸p nµy th× viÖc tÝnh to¸n t­¬ng ®èi phøc t¹p. NÕu doanh nghiÖp nhËp, xuÊt VL nhiÒu lÇn trong ngµy, hoÆc trong th¸ng, gi¸ c¶ kh«ng æn ®Þnh, th­êng xuyªn thay ®æi th× rÊt khã tÝnh to¸n kÞp thêi. 2.2.3. Ph­¬ng ph¸p ghi sæ theo gi¸ h¹ch to¸n: Theo ph­¬ng ph¸p nµy, VL xuÊt kho trong kú sÏ ®­îc ghi theo gi¸ h¹ch to¸n. Cuèi kú, dùa vµo hÖ sè gi¸ cña VL ®Ó tÝnh gi¸ thùc tÕ cña VL xuÊt trong kú vµ tån kho cuèi kú nh­ sau: Gi¸ thùc tÕ cña VL xuÊt trong kú (hoÆc tån kho cuèi kú) = Gi¸ h¹ch to¸n cña VL xuÊt trong kú (hoÆc tån kho cuèi kú) x HÖ sè gi¸ VL HÖ sè gi¸ VL = Gi¸ thùc tÕ cña VL tån kho ®Çu kú + nhËp trong kú Gi¸ h¹ch to¸n cña VL tån kho ®Çu kú + nhËp trong kú HÖ sè gi¸ nµy cã thÓ tÝnh cho tõng lo¹i hoÆc tõng nhãm VL tuú thuéc vµo yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý. Nh­ vËy, ta thÊy r»ng viÖc h¹ch to¸n sù biÕn ®éng cña VL hµng ngµy lµ rÊt phøc t¹p. §Ó tiÖn cho viÖc theo dâi, ng­êi ta th­êng sö dông gi¸ h¹ch to¸n, gi¸ nµy cã thÓ lµ kÕ ho¹ch do doanh nghiÖp quy ®Þnh hoÆc mét thø gi¸ æn ®Þnh trong kú h¹ch to¸n. Do ®ã, sù h¹ch to¸n biÕn ®éng cña VL trªn c¸c phiÕu nhËp kho, xuÊt kho vµ trªn c¬ së tÝnh gi¸ thùc tÕ cña VL, kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh gi¸ VL tõ gi¸ h¹ch to¸n thµnh gi¸ thùc tÕ. 3 - Sæ danh ®iÓm vËt liÖu: Sæ danh ®iÓm VL ®­îc x©y dùng trªn c¬ së ph©n lo¹i VL mang mét sè liÖu riªng gäi lµ sæ danh ®iÓm. Mçi sæ danh ®iÓm bao gåm nhiÒu ch÷ sè s¾p xÕp theo mét thø tù nhÊt ®Þnh, ®Ó chØ lo¹i, nhãm, thø, th«ng th­êng c¸c ch÷ sè dông ®Ó chØ lo¹I VL lµ sè hiÖu cña tµi kho¶n sö dông ®Ó h¹ch to¸n VL ®ã. III. KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU 1 - Chøng tõ kÕ to¸n sö dông: §Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n trÞ doanh nghiÖp, kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ph¶i ®­îc thùc hiÖn theo tõng kho, tõng lo¹i, nhãm, thø vËt liÖu vµ ph¶i ®­îc tiÕn hµnh ®ång thêi ë kho vµ phßng kÕ to¸n trªn cïng c¬ së chøng tõ. Theo chøng tõ kÕ to¸n quy ®Þnh ban hµnh theo QuyÕt ®Þnh sè 1141 TC/Q§/C§KT ngµy 01/01/1995 cña Bé tr­ëng Bé Tµi ChÝnh, vµ Q§ 885/98 ngµy 16/7/1998 cña Bé Tµi ChÝnh, c¸c chøng tõ kÕ to¸n vËt liÖu bao gåm: + PhiÕu nhËp kho (mÉu sè 01-VT) + PhiÕu xuÊt kho (mÉu sè 02-VT) + PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé (mÉu sè 03-VT) + Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­, s¶n phÈm hµng ho¸ (mÉu sè 08-VT) + Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho (mÉu sè 02-BH) + Ho¸ ®¬n c­íc vËn chuyÓn (mÉu sè 03-BH) Ngoµi c¸c chøng tõ mang tÝnh b¾t buéc sö dông thèng nhÊt theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc trong c¸c doanh nghiÖp, cã thÓ sö dông thªm c¸c chøng tõ kÕ to¸n h­íng dÉn nh­: phiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc (mÉu sè 04-VT); biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ (mÉu sè 05-VT); phiÕu bo¸ vËt t­ cßn l¹i cuèi kú (mÉu sè 07-VT). 2 - Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu: §Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu, tuú thuéc vµo ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ¸p dông trong doanh nghiÖp mµ sö dông sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt nh­ sau: + Sæ (thÎ) kho + Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu + Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn + Sæ sè d­ 3 - C¸c ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu: Sù liªn hÖ vµ phèi hîp víi nhau trong viÖc ghi chÐp vµo thÎ kho vµ phßng kÕ to¸n h×nh thµnh nªn nh÷ng ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt VL cã thÓ thùc hiÖn theo nh÷ng ph­¬ng ph¸p sau: 3.1. Ph­¬ng ph¸p thÎ song song: Tr×nh tù ghi chÐp t¹i kho: Hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ nhËp-xuÊt VL, thñ kho sÏ ghi vµo thÎ kho, mçi chøng tõ ghi vµo thÎ mét dßng. ThÎ kho ®­îc më cho tõng danh ®iÓm VL, trªn thÎ kho ph¶I ghi râ néi dung nh­: sè thÎ, ngµy lËp thÎ, thÎ vËt t­, nh·n hiÖu quy c¸ch sæ danh ®iÓm, ®¬n vÞ tÝnh, sè l­îng nhËp-xuÊt... Sau khi vµo thÎ kho, thñ kho chuyÓn giao c¸c chøng tõ nhËp-xuÊt VL cho kÕ to¸n VL. Tr×nh tù ghi chÐp t¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n VL sö dông thÎ hoÆc sæ kÕ to¸n chi tiÕt VL më cho tõng danh ®iÓm VL t­¬ng øng víi thÎ kho cña tõng kho ®Ó theo dâi c¶ vÓ mÆt sè l­îng vµ vÒ gi¸ trÞ cña VL nhËp-xuÊt-tån kho. H»ng ngµy hoÆc ®Þnh kú khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp kho cña thñ kho chuyÓn lªn, nh©n viªn kÕ to¸n VL ph¶i kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ ghi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n, tÝnh ra sè tiÒn. Sau ®ã lÇn l­ît ghi cã c¸c nghiÖp vô nhËp-xuÊt vµo thÎ kho hoÆc sæ kÕ to¸n chi tiÕt VL cã liªn quan. Cuèi th¸ng tiÕn hµnh céng thÎ hoÆc sæ kÕ to¸n chi tiÕt vµ ®èi chiÕu víi thÎ kho. Ph­¬ng ph¸p nµy cã ­u ®iÓm lµ ®¬n gi¶n, dÔ dµng ®èi chiÕu. Nh­îc ®iÓm chñ yÕu lµ ghi chÐp trïng l¾p, khèi l­îng ghi chÐp lín. Kh¸i qu¸t tr×nh tù ghi chÐp cña ph­¬ng ph¸p nµy nh­ sau: S¬ ®å sè 01 Chøng tõ xuÊt B¶ng kª tæng hîp nhËp-xuÊt-tån VL KÕ to¸n tæng hîp Sæ chi tiÕt vËt liÖu ThÎ kho Chøng tõ nhËp Ghi hµng ngµy §èi chiÕu kiÓm tra Ghi vµo cuèi th¸ng 3.2. Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn: Tr×nh tù ghi chÐp t¹i kho: Theo ph­¬ng ph¸p nµy, kho vÉn ghi chÐp vµo thÎ kho tõng danh ®iÓm nh­ ph­¬ng ph¸p thÎ song song. Tøc lµ hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp-xuÊt ®Ó ghi, sau ®ã chuyÓn giao chøng tõ lªn phßng kÕ to¸n. Tr×nh tù ghi chÐp t¹i phßng kÕ to¸n: §Þnh kú, sau khi nhËn ®­îc chøng tõ tõ thñ kho giao, kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña viÖc ghi chÐp hoµn chØnh ph©n lo¹i chøng tõ ®Ó lËp b¶ng kª nhËp-xuÊt c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ VL. Cuèi th¸ng ghi vµo sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. Sæ nµy ®­îc më cho c¶ n¨m, trong ®ã chi tiÕt theo t×nh h×nh lu©n chuyÓn theo tõng th¸ng kÓ c¶ vÒ mÆt hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. Mçi danh ®iÓm ®­îc ghi vµo mét dßng, cuèi th¸ng ®èi chiÕu sè l­îng VL trªn sæ ®èi chiÕu víi thÎ kho. §èi chiÕu sè tiÒn víi kÕ to¸n tæng hîp. Kh¸i qu¸t tr×nh tù ghi chÐp cña ph­¬ng ph¸p ®èi chiÕu sæ lu©n chuyÓn: S¬ ®å sè 02: ThÎ kho Chøng tõ xuÊt Chøng tõ nhËp Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn B¶ng kª xuÊt B¶ng kª nhËp IV. KÊ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU 1 - H¹ch to¸n VL theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn: Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn lµ ph­¬ng ph¸p theo dâi t×nh h×nh hiÖn cã, biÕn ®éng t¨ng vËt liÖu mét c¸ch th­êng xuyªn, liªn tôc. Ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp cã quy m« lín §Ó theo dâi t×nh h×nh hiÖn cã, biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña c¸c lo¹i VL h×nh thµnh tõ c¸c nguån, kÕ to¸n sö dông c¸c TK sau: Tµi kho¶n 152 - Nguyªn vËt liÖu: TK nµy dïng theo dâi gi¸ trÞ hiÖn cã, t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu, VL cña DN theo gi¸ thùc tÕ, cã thÓ më chi tiÕt theo tõng lo¹i, nhãm, thø vËt liÖu tuú theo yªu cÇu qu¶n lý vµ ph­¬ng tiÖn tÝnh to¸n. Néi dung TK152 ph¶n ¸nh nh­ sau: Bªn nî: Gi¸ trÞ thùc tÕ NVL (VL mua ngoµi, tù chÕ, thuª ngoµi, gia c«ng, nhËn gãp vèn liªn doanh) Gi¸ trÞ nguyªn liÖu, VL thõa khi kiÓm kª Gi¸ trÞ phÕ liÖu thu håi ChiÕt khÊu mua ®­îc h­ëng Bªn cã: Gi¸ trÞ thùc tÕ cña NL, VL xuÊt kho ®Ó b¸n, ®Ó s¶n xuÊt, thuª ngoµi, gia c«ng chÕ biÕn hoÆc gãp vèn liªn doanh, cæ phÇn Gi¸ trÞ NL, VL thiÕu hôt ph¸t hiÖn khi kiÓm kª Gi¸ trÞ NL, VL chÝnh tr¶ l¹i, gi¶m gi¸ Ngoµi ra, c¸c tµi kho¶n hay dïng nh­: + TK 111: TiÒn mÆt + TK 112: TiÒn göi ng©n hµng + TK 141: T¹m øng + TK 311: Vay ng¾n h¹n 2 - H¹ch to¸n VL theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú: Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú lµ ph­¬ng ph¸p kh«ng thÓ theo dâi mét c¸ch th­êng xuyªn, liªn tôc t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i vËt t­, hµng ho¸, s¶n phÈm, mµ chØ ph¶n ¸nh gi¸ trÞ tån kho ®Çu kú vµ cuèi kú cña chóng trªn c¬ së kiÓm kª cuèi kú. Khi ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy, gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt ®­îc tÝnh theo c«ng thøc: Gi¸ trÞ VL xuÊt trong kú = Gi¸ trÞ VL tån ®Çu kú + Gi¸ trÞ VL mua vµo trong kú - Gi¸ trÞ VL tån kho cuèi kú Khi ¸p dông ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú, kÕ to¸n sö dông TK 611 (Mua hµng) ®Ó theo dâi t×nh h×nh mua VL theo gi¸ thùc tÕ (gi¸ mua + chi phÝ thu mua). V. CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN CHỦ YẾU HẠCH TOÁN VẬT LIỆU 1 - H×nh thøc NhËt ký-sæ c¸i: Trong bèn h×nh thøc sæ kÕ to¸n th× h×nh thøc “NhËt ký sæ c¸i” lµ h×nh thøc ®¬n gi¶n nhÊt c¶ vÒ mÆt ®Æc tr­ng, kÕt cÊu sæ còng nh­ tæ chøc ®èi chiÕu, ghi chÐp. Theo h×nh thøc nµy, h¹ch to¸n NVL chØ thÓ hiÖn trªn NhËt ký sæ c¸i vµ c¸c sæ chi tiÕt cã liªn quan. 2 - H×nh thøc NhËt ký chung: NÕu ®¬n vÞ sö dông h×nh thøc sæ “NhËt ký chung” th× qu¸ tr×nh h¹ch to¸n NVL sÏ thÓ hiÖn trªn c¸c sæ chi tiÕt, sæ NhËt ký chung, sæ c¸I TK 152... vµ ®­îc m« t¶ qua s¬ ®å sau: S¬ ®å sè 03 S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu theo h×nh thøc NhËt ký chung: Sæ c¸i NhËt ký mua hµng NhËt ký chung B¸o c¸o kÕ to¸n B¶ng c©n ®èi TK 152 Sæ chi tiÕt Chøng tõ N-X Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu 3 - H×nh thøc sæ Chøng tõ ghi sæ: NÕu ®¬n vÞ sö dông h×nh thøc sæ “Chøng tõ ghi sæ” th× cÇn x¸c ®Þnh h­íng më chøng tõ ghi sæ cho nghiÖp vô nhËp-xuÊt. Cã thÓ më chung hoÆc riªng cho hai nghiÖp vô nµy. Theo h×nh thøc nµy, quy tr×nh h¹ch to¸n NVL ®­îc ph¶n ¸nh qua s¬ ®å sau: S¬ ®å 04 S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp NVL theo h×nh thøc Chøng tõ ghi sæ: B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh TK 152 B¸o c¸o kÕ to¸n Sæ ®¨ng ký CT-GS Sæ chi tiÕt Sæ c¸i TK 152 LËp chøng tõ ghi sæ Chøng tõ nhËp-xuÊt Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG HOẰNG PHÁP VIỆT NAM ----------------------------- I. Nh÷ng ®Æc ®iÓm vÒ tæ chøc XÂY DỰNG vµ tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty 1 - Qóa tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty: C«ng ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam Thµnh lËp ngµy 27/09/2000 víi 10 n¨m phÊn ®Êu vµ trưởng thành nay đã thành một trong những công ty x©y dùng hàng đầu khu vùc với quy m« x©y dùng 5 c«ng tr×nh/ năm. Dưới đ©y là một số đặc điểm của công ty. Tªn giao dÞch: C«ng ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam Trô së giao dÞch: 167 Vĩnh Hưng – Hoàng Mai – Hà Nội LÜnh vùc kinh doanh cña C«ng ty: + Xây dựng nhà cửa + C¸c c«ng tr×nh thuû lîi + Đường xá và các công trình giao thông C«ng ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam ®­îc thµnh lËp chÝnh thøc theo quyÕt ®Þnh sè 216/CN/TCLD ngµy 24/8/2000. §¨ng ký kinh doanh sè 106286 do Träng tµi Kinh tÕ Thµnh phè Hµ Nội cấp ngµy 07/4/2000. Sau ®©y lµ mét sè chØ tiªu chñ yÕu cña C«ng ty trong nh÷ng n¨m 2000-2001 Qua kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, sù ph¸t triÓn cña C«ng ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam trong nh÷ng n¨m qua ®· kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ, uy tÝn cña C«ng ty ngµy cµng lín m¹nh trong nÒn kinh tÕ thÞ trường BiÓu 1: KÕt qu¶ ho¹t ®éng x©y dùng n¨m 2010: ChØ tiªu 2009 2010 Chªnh lÖch Sè tiÒn % Tæng doanh thu 165.365.722.856 170.121.633.095 +4.755.910.239 +2,88 Trong ®ã: Doanh thu hµng XK 1.265.975.683 1.303.954.953 +37.979.270 +3 -C¸c kho¶n gi¶m trõ 125.670.000 +125.670.000 1.Doanh thu thuÇn 165.365.722.856 169.995.963.095 +4.630.240.239 +2,8 2.Gi¸ vèn mua vËt t­ 148.664.533.993 150.361.179.332 +1.696.645.339 +1,14 3.Chi phÝ vËt t­ 2.050.575.050 2.970.805.000 +920.229.950 +44,87 4.Chi phÝ qu¶n lý DN 11.674.942.966 13.256.918.378 +1.581.975.421 +13,55 5.Lîi nhuËn thuÇn tõ H§XD 2.975.668.847 3.407.060.387 +431.391.540 +14,49 6.Lîi nhuËn tõ H§TC (151.214.837) (164.710.386) (134.955.549) (8,92) 7.Lîi nhuËn tr­íc thuÕ 2.824.454.010 3.242.350.001 +417.895.991 +14,79 8.ThuÕ thu nhËp DN 903.825.283 1.037.552.000 +133.726.717 +14,79 9.Lîi nhuËn sau thuÕ 1.920.628.727 2.204.798.001 +284.169.274 +14,79 2 - Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty: C«ng ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam ®· x©y dùng bé m¸y nh­ sau: Tæng Gi¸m ®èc: lµ ®¹i diÖn ph¸p nh©n cña C«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng x©y dùng, lµm trßn nghÜa vô víi Nhµ n­íc theo ®óng quy ®Þnh hiÖn hµnh. cã quyÒn quyÕt ®Þnh c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý vµ c¸c c¬ cÊu ®¬n vÞ thµnh viªn theo nguyªn t¾c tinh gi¶m, gän nhÑ b¶o ®¶m. Gióp viÖc cho Tæng Gi¸m ®èc lµ 2 Phã Gi¸m ®èc. C¸c phßng ban chøc n¨ng cã nhiÖm vô gióp ban l·nh ®¹o C«ng ty qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng x©y dùng vµ chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña ban Gi¸m ®èc C«ng ty. * Chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng phßng ban nh­ sau: àPhßng kinh doanh: lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh (dµi h¹n, ng¾n h¹n) ®iÒu ®éng s¶n xuÊt vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch cung øng vËt t­ s¶n xuÊt, c©n ®èi kÕ ho¹ch, ký hîp ®ång thu mua vËt t­, thiÕt bÞ, ký hîp ®ång vµ theo dâi thùc hiÖn hîp ®ång tiªu thô (qu¶ng c¸o, tæ chøc m¹ng l­íi tiªu thô th¨m dß thÞ tr­êng...). àPhßng tµi vô: huy ®éng vèn phôc vô cho s¶n xuÊt tÝnh tæng s¶n phÈm, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh, thanh to¸n c¸c kho¶n nî, tæng hîp lËp b¸o c¸o kÕ to¸n ®Þnh kú vµ quyÕt to¸n n¨m. àV¨n phßng C«ng ty: cã nhiÖm vô lËp ®Þnh møc thêi gian cho c¸c lo¹i s¶n phÈm, tÝnh l­¬ng, tiÒn th­ëng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn C«ng ty, tuyÓn dông l·nh ®¹o, thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng hµnh chÝnh cña C«ng ty, phô tr¸ch b¶o hiÓm, an toµn lao ®éng, vÖ sinh c«ng nghiÖp, phôc vô tiÕp kh¸ch. àB¶o vÖ, nhµ ¨n, y tÕ: cã chøc n¨ng kiÓm tra, b¶o vÖ c¬ së vËt chÊt cña C«ng ty, ch¨m sãc søc khoÎ vµ b¶o vÖ b÷a ¨n tr­a cho toµn c¸n bé nh©n viªn cña C«ng ty. Ngoµi ra, C«ng ty cßn cã hÖ thèng c¸c cöa hµng cã chøc n¨ng giíi thiÖu vµ b¸n ra c¸c s¶n phÈm cña C«ng ty. 3 - Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty: §Ó phï hîp víi sù ph©n cÊp qu¶n lý, phßng kÕ to¸n ®­îc thiÕt lËp theo m« h×nh kÕ to¸n tËp trung .Phßng kÕ to¸n hiÖn nay cã 9 ng­êi vµ mét ng­êi trî gióp. Phßng kÕ to¸n cã nhiÖm vô quan träng lµ: VËn dông h¹ch to¸n kÕ to¸n phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt vµ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cua C«ng ty. §¶m b¶o ghi chÐp, tÝnh to¸n ph¶n ¸nh mét c¸ch chÝnh x¸c, trung thùc, kÞp thêi liªn tôc vµ cã hiÖu qu¶ S¬ ®å 06: S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty TNH Xây Dựng Trung Anh: KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n Tæng hîp & TSC§ KÕ to¸n TP & Tiªu thô KÕ to¸n XDCB KÕ to¸n TiÒn göi NH KÕ to¸n tiÒn mÆt Thñ quü KÕ to¸n NVL & CCDC KÕ to¸n gi¸ thµnh vµ l­¬ng KÕ to¸n XN thµnh viªn KÕ to¸n tr­ëng: chÞu tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o h­íng dÉn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª th«ng tin kinh tÕ trong toµn bé C«ng ty. KÕ to¸n tæng hîp: Gióp kÕ to¸n tr­ëng tham gia c«ng t¸c chØ ®¹o, lµm c«ng t¸c tæng hîp, phô tr¸ch mét sè tµi kho¶n, ghi sæ c¸i, lËp b¸o c¸o kÕ to¸n, h¹ch to¸n néi bé, ph©n tÝch kinh tÕ, b¶o qu¶n l­u tr÷ hå s¬. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô: cã nhiÖm vô theo dâi chi tiÕt, tæng hîp t×nh h×nh nhËp, xuÊt tõng lo¹i vËt t­ nh­: vËt liÖu phô, c«ng cô dông cô vµ vËt liÖu kh¸c. Do ®Æc ®iÓm s¶n phÈm s¶n xuÊt ë C«ng ty ®ßi hái nhiÒu chñng lo¹i vËt t­ nªn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt t­ cã khèi l­îng c«ng viÖc kh¸ lín. KÕ to¸n TSC§: h¹ch to¸n TSC§ theo dâi ghi sæ qu¸ tr×nh t¨ng gi¶m TSC§ vµ tÝnh, trÝch khÊu hao TSC§ trong kú. KÕ to¸n tµi s¶n: h¹ch to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp t×nh h×nh thu chi tån quü, tiÒn göi Ng©n hµng cña C«ng ty. Tæn hîp t×nh h×nh thanh to¸n néi bé vµ bªn ngoµi, h¹ch to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp t×nh h×nh vay vèn l­u ®éng vµ qu¸ tr×nh thanh to¸n tiÒn vay. Phô tr¸ch c¸c TK 111, 112, 141, 311, 341,... KÕ to¸n XDCB: h¹ch to¸n c¸c kho¶n chi phÝ söa ch÷a lín vµ söa ch÷a th­êng xuyªn cña tµi s¶n. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng: tæ chøc h¹ch to¸n b¶o hiÓm x· héi, c¸c quü cña C«ng ty, theo dâi t×nh h×nh lËp quü, sö dông quü. Phô tr¸ch TK: 334, 338, 441, 414,... KÕ to¸n gi¸ thµnh: h¹ch to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp chi phÝ ph¸t sinh cho c¸c ®èi t­êng chÞu ph©n bæ. Tæng hîp chi phÝ theo tõng ®èi t­îng vµ tiÕn hµnh tÝnh gi¸ nhËp kho më sæ h¹ch to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp cho chi phÝ s¶n xuÊt, gi¸ thµnh s¶n phÈm cña C«ng ty. Phô tr¸ch mét sè TK: 154, 641, 642, 142,... KÕ to¸n thµnh phÈm vµ tiªu thô: tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp s¶n phÈm hoµn thµnh nhËp kho vµ tiªu thô cña C«ng ty, x¸c ®Þnh doanh thu, kÕt qu¶ tiªu thô, nép thuÕ doanh thu, theo dâi t×nh h×nh b¸n hµng, tæ chøc ghi sæ chi tiÕt. Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng Hiện tại Cty đang áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” để tổ chức ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.5: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp kế toán chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối kỳ, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập ra Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để làm Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng Tổng hợp chi tiết. Chính sách kế toán tại Công ty - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ: VNĐ - Chế độ kế toán áp dụng: công tác hạch toán kế toán tại Cty được thực hiện theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của bộ trưởng Bộ tài chính. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính khấu hao: phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ 4. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại công ty Hồ sơ dự thầu Thi công công trình Nghiệm thu từng giai đoạn Ký kết hợp đồng kinh tế Tham gia đấu thầu Dự toán đấu thầu Thuyết minh biện pháp thi công Nghiệm thu công trình Đưa công trình vào sử dụng Sơ đồ 1.1: QUY TRÌNH THI CÔNG CÔNG TRÌNH Các giai đoạn của quy trình thi công công trình: Hồ sơ dự thầu: khi nhận được thông tin mời thầu thì ban lãnh đạo Cty cùng các phòn ban phối hợp với nhau làm hồ sơ dự thầu bao gồm biện pháp thi công và dự toán thi công. Biện pháp thi công: mô tả công trình, quy mô và đặc điểm của công trình, đưa ra biên pháp thi công tổng hợp rồi sau đó đưa ra biện pháp thi công chi tiết. Dự toán đấu thầu: Lập bảng dự toán chi tiết gồm có khối lượng, đơn giá vật liệu, nhân công, máy móc thi công. Lập bảng vật tư và bù chênh lệch giá. Lập bảng tính cước vận chuyển. Từ bảng chi tiết trên lập bảng tổng hợp chi phí. Tham gia đấu thầu: Cử người đi tham gia đấu thầu Ký kết hợp đồng kinh tế: sau khi đã trúng thầu thì ký kết hợp đồng kinh tế bao gồm những điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận. Tiến hành thi công: sau khi ký kết hợp đồng kinh tế thì lập ban chỉ huy công trường và tiến hành thi công. Nghiệm thu từng giai đoạn: thi công xong giai đoạn nào thì tiến hành nghiệm thu giai đoạn đó. Nghiệm thu công trình: sau khi tất cả các giai đoạn hoàn thành xong, tiến hành nghiệm thu toàn bộ công trình để đưa vào sử dụng. II - T×nh h×nh chung vÒ vËt liÖu t¹i c«ng ty: 1 - §Æc ®iÓm vµ ph©n lo¹i vËt liÖu: §Æc ®iÓm: Nh­ ®· nãi trªn, c«ng viÖc chÝnh cña c«ng ty TNHH Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam lµ các xây dựng công trình. Do ®ã vËt liÖu sö dông ®Ó xây dựng cña c«ng ty mét phÇn còng ®­îc nhËp tõ n­íc ngoµi nh­: sắt thép , xi măng... §­äc nhËp tõ Ph¸p, §øc,TiÖp... Ph©n lo¹i vËt liÖu: C«ng ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam cã hµng tr¨m lo¹i vËt liÖu, tuy nhiªn ®Ó cã thÓ qu¶n lý chÆt chÏ tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu vµ tæ chøc tèt kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng ty tiÕn hµnh ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu dùa vµo néi dung kinh tÕ, vµi trß vµ t¸c dông cña chóng nh­ sau: Nguyªn vËt liÖu chÝnh: sắt thép , xi măng, c¸t, sái, ®¸... VËt liÖu phô: cã t¸c dông lµm t¨ng thªm chÊt l­îng xây dựng vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho qu¸ tr×nh xây dựng tiÕn hµnh b×nh th­êng Phô tïng thay thÕ, söa ch÷a: lµ nh÷ng chi tiÕt, phô tïng ®­îc sö dông ®Ó thay thÕ, söa ch÷a cho c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ. ThiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n: t«n lîp, s¾t thÐp... PhÕ liÖu thu håi. 2 - TÝnh gi¸ vËt liÖu cña c«ng ty: VËt liÖu nhËp kho: VËt liÖu nhËp kho ®­îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ, §èi víi VL nhËp kho do mua ngoµi: Gi¸ thùc tÕ = Gi¸ mua theo ho¸ ®¬n + ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã) + Chi phÝ thu mua - Gi¶m gi¸, hµng mua tr¶ l¹i cho ng­êi b¸n VËt liÖu xuÊt kho: T¹i c«ng ty “Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam” vËt liÖu xuÊt kho ®­îc tÝnh theo gi¸ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. Nh­ vËy, viÖc tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho trë nªn ®¬n gi¶n, sè l­îng c«ng viÖc tÝnh to¸n, ghi chÐp gi¶m nhiÒu. Song v× sö dông gi¸ trÞ thùc tÕ nªn ®Õn cuèi th¸ng míi tÝnh ®­îc gi¸ vËt liÖu xuÊt kho cho nªn kh«ng ®¶m b¶o ®­îc tÝnh kÞp thêi cña kÕ to¸n. III. HẠCH TOÁN NHẬP VẬT LIỆU 1 -Thñ tôc nhËp kho nguyªn vËt liÖu: Ban kiÓm nghiÖm Thñ kho C¸n bé phßng cung øng Ng­êi giao vËt t­, hµng ho¸ LËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm Phô tr¸ch phßng KD §Ò nghÞ nhËp S¬ ®å 12: Chu tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ t¹i c«ng ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam NghiÖp vô LËp phiÕu nhËp kho KiÓm nghiÖm vËt t­, hh KÝ phiÕu nhËp kho nhËp kho Ng­êi nhËn tr¸ch nhiÖm ®i mua vËt t­ (ng­êi giao hµng ho¸, vËt t­) cã thÓ lµ ng­êi lµ trong néi bé hoÆc ng­êi vÒ bªn ngoµi sÏ ®­a ho¸ ®¬n vÒ tr×nh phßng kÕ to¸n ®Ó lµm thñ tôc thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Ho¸ ®¬n GTGT Liªn 2 MÉu sè: 01/GTKT/3222 ký hiÖu: EM-99B N0: 095617 Ngµy 10 th¸ng 3 n¨m 2009 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty S¾t thÐp ViÖt TiÖp §Þa chØ: Thµnh phè Vinh- NghÖ An. §iÖn tho¹i: Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn ThÞ Ph­¬ng §Þa chØ: C«ng ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam H×nh thøc thanh to¸n: tr¶ chËm STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 1 S¾t f24 TÊn 110 13.600.000 1.496.000.000 Céng tiÒn hµng: 1.496.000.000 ThuÕ GTGT (10%) 149.600.000 Tæng tiÒn thanh to¸n: 1.645.600.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét tû s¸u tr¨m bèn m­oi l¨m triªu s¸u tr¨m ngµn ®ång. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ §¬n vÞ: C«ng ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam PhiÕu nhËp kho (VËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸) MS 01/VT Sè hiÖu: 35 Nî TK 152 Cã TK 331 Hä tªn ng­êi giao hµng: NguyÔn ThÞ Ph­¬ng NhËp cña: C«ng ty S¾t thÐp ViÖt TiÖp Theo hîp ®ång sè 035 ngµy 10 th¸ng 3 n¨m 2009 NhËp t¹i kho: ChÞ Hµ STT Tªn, quy c¸ch s¶n phÈm, hµng ho¸ M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1 S¾t f24 TÊn 110 110 13.600.000 1.496.000.000 Tæng sè tiÒn: Mét tû bèn tr¨m chÝn m­oi s¸u triÖu ®ång ch½n Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËp Thñ kho 2. TỔ CHỨC SỔ VÀ GHI CHÉP VÀO SỔ THEO CÁC HÌNH THỨC CÒN LẠI 2.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung 2.1.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết 2.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG (a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. 2.1.3. Tổ chức ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam Mẫu số S03a-DNN 167 Vĩnh Hưng – Hoàng Mai – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ BTC ngày 14/9/2006 của BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 06/2010 - Trang số 1/1 NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC Số TT dòng Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 02/06 PN01 02/06 Nhập kho đá 1x2 R 1 152 8.500.000 2 133 850.000 3 112 9.350.000 02/06 PN01 02/06 Nhập kho đá 2x4 R 4 152 13.500.000 5 133 1.350.000 6 112 14.850.000 … … … … … … … ... … 09/06 PX01 09/06 Xuất kho đá 1x2 13 154 6.732.856 R 14 152 6.732.856 09/06 PX01 09/06 Xuất kho đá 2x4 15 154 14.953.220 R 16 152 14.953.220 … … … … … … … … Cộng phát sinh 10.093.021.232 10.093.021.232 Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên, đóng dấu) 2.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 2.2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 2.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.4 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI (a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (b) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái. (c) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản = Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản (d) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. 2.2.3. Tổ chức ghi sổ theo hình thức kế toán “Nhật ký-Sổ cái” Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam Mẫu số S01-DNN 167 Vĩnh Hưng – Hoàng Mai – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ BTC ngày 14/9/2006 của BTC) NHẬT KÝ – SỔ CÁI Tháng 06/2010 Chứng từ Diễn giải Số tiền TK152 TK133 TK154 TK112 SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 6.944.244.168 740.526.114 4.376.127.005 139.514.596 PN01 02/06 Nhập đá 1x2 9.350.000 8.500.000 850.000 9.350.000 PN01 02/06 Nhập đá 2x4 14.850.000 13.500.000 1.350.000 14.850.000 PN19 06/06 Nhập đá 1x2 9.350.000 8.500.000 850.000 9.350.000 PN19 06/06 Nhập đá 2x4 81.675.000 74.250.000 7.425.000 81.675.000 PX01 09/06 Xuất đá 1x2 6.732.856 6.732.856 6.732.856 PX01 09/06 Xuất đá 1x2 14.953.220 14.953.220 14.953.220 … … … … … … … … … … … … Cộng phát sinh 9.175.473.848 12.093.438.181 696.452.709 14.141.913.755 18.301.890.000 17.484.402.072 Dư cuối tháng 4.026.279.835 1.436.978.823 18.518.040.760 957.002.524 Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên, đóng dấu) 2 - T×nh h×nh h¹ch to¸n nhËp vËt liÖu: KÕ to¸n nhËp NVL tõ nguån mua ngoµi: C«ng ty sö dông h×nh thøc kÕ to¸n “NhËt ký chøng tõ” nªn viÖc h¹ch toan nhËp VL ë C«ng ty sö dông Sæ chi tiÕt TK 331 (Ph¶I tr¶ cho ng­êi b¸n), ®ång thêi KÕ to¸n NVL theo dâi TK 133 ®Ó x¸c ®Þnh ®owcj thuÕ GTGT ®Çu vµo cña C«ng ty (lóc nµy ch­a cã ho¸ ®¬n thuÕ GTGT) vµ NKCT sè 5 ghi cã TK 331. Khi theo dâi thanh to¸n (lóc ®· cã ho¸ ®¬n GTGT do Bé TµI chÝnh ph¸t hµnh) th× sö dông TK 111 hoÆc TK 112. Lóc nµy míi ®­îc kª tê thuÕ GTGT ®Çu vµo theo ho¸ ®¬n GTGT ®­a vµo trªn phiÕu nhËp VL. IV. HẠCH TOÁN THỪA THIẾU SAU KIỂM KÊ §Þnh kú vµo cuèi mçi n¨m, C«ng ty tiÕn hµnh kiÓm kª NVL, lËp b¶ng kª so s¸nh vÒ kÕt qu¶ kiÓm kª, tÝnh møc chªnh lÖch NVL vµ xö lý sè l­îng VL thõa thiÕu, cô thÓ nh­ sau: Chªnh lÖch ngoµi ®Þnh møc = Chªnh lÖch thùc tÕ - Hao hôt trong ®Þnh møc Trong ®ã: Hao hôt trong ®Þnh møc = SD §K + SDCK x Tû lÖ hao hôt cho phÐp2 Xö lý chªnh lÖch NVL: Chªnh lÖch thõa (sè liÖu thùc tÕ lín h¬n sè liÖu sæ s¸ch + X¸c ®Þnh ®­îc chñ së h÷u: Sè VL thõa x¸c ®Þnh ®­îc chñ së h÷u th× ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 002 (vËt t­ hµng ho¸ nhËn gi÷ hé, nhËn gia c«ng: Nî TK 002 + Kh«ng x¸c ®Þnh ®­îc chñ së h÷u: Sè VL nµy sÏ ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 721 (thu nhËp bÊt th­êng): Nî TK 153 Cã TK 721 Sè tiÒn ®Òn bï = Chªnh lÖch ngoµi ®Þnh møc x §¬n gi¸ VL VÝ dô: Ta cã B¶ng kª so s¸nh vÒ kÕt qu¶ kiÓm kª VL tån kho n¨m 2010 nh­ sau: Tªn VL §V tÝnh Kho VL sè 1 Sæ s¸ch Thùc tÕ Chªnh lÖch Thùc tÕ Ngoµi §M Xi M¨ng TÊn 120 110 - 20 S¾t TÊn 270 300 + 30 C¸t Khèi 175 150 -25 §¸ Khèi 200 200 0 PHẦN III MỐT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VỀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY VÀ CÁC HÌNH THỨC CÒN LẠI 3.1. MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Điều dễ dàng nhận thấy ở Cty là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của Cty, phục vụ tốt quá trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng được quy định những nhiệm vụ rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng được những yêu cầu của quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Cty. Mô hình kinh doanh của Cty rất phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Cty áp dụng cơ chế khoán xuống từng tổ, đội thi công nhằm mục đích với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Cty áp dụng cơ chế khoán xuống từng tổ, đội thi công có trách nhiệm và quan tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh của mình, cơ chế khoản gắn được với lao động bỏ ra những hưởng thụ nhận được tạo cho người công nhân trong Cty có trách nhiệm tìm tòi suy nghĩ để làm sao đạt được hiệu quả sản xuất cao nhất. Cùng với sự lớn mạnh của Cty, bộ máy kế toán của Cty được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc, khả năng trình độ chuyên môn của từng kế toán phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, kinh phí và sự phân cấp quản lý tài chính ở Cty nhằm đáp ứng nhu cầu về thông tin cho lãnh đạo Cty. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đã đảm bảo thống nhất tập trung đối với công tác kế toán trong Cty, đảm bảo cho kế toán phát huy được vai trò và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá của các cán bộ kế toán. Cty có đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm và trình độ kế toán của từng người vững vàng đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kế toán theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng như thay đổi sổ sách chứng từ theo chế độ kế toán được tiến hành kịp thời và thích ứng rất nhanh. Qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Cty kết hợp với những kiến thức đã được trang bị ở trường, em xin nhận xét một số ưu điểm và những hạn chế cần khắc phục như sau: Ưu điểm: - Về công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán Cty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, từng quí rõ ràng. Một năm Cty hạch toán vào 4 quí, một quý 3 tháng được hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. - Về tổ chức kho bảo quản: Nhằm đảm bảo không bị hao hụt, Cty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam hiện xây dựng mỗi công trình là một kho bảo quản vật liệu. Như vậy đã giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán giúp cho việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ và bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn. - Về hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung: Sẽ tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. - Việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho có tác dụng: Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu, trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu. Thông qua đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành của sản phẩm. Hạn chế: Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại Cty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam còn có một số hạn chế cần được khắc phục: - Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được Cty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho kiêm thủ quỹ là số ít. Có thể trong cùng thời gian một đội, Cty thi công từ 1 đến 2 công trình, địa bàn nằm ở khác nhau. Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vật liệu ở các đội, Cty thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý nói chung và hạch toán chi phí vật liệu nói riêng, vấn đề này phòng kế toán Cty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. - Việc phân loại NVL ở Cty không tiến hành. Hiện nay, Cty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính nên số lượng vật liệu hạch toán được ký hiệu bởi từng mã vật tư khác nhau và Cty chưa lập sổ danh điểm vật liệu 3.2. NHẬN XÉT HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÀ CÔNG TY ĐANG ÁP DỤNG VÀ CÁC HÌNH THỨC CÒN LẠI 3.2.1. Hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” công ty đang áp dụng Đặc điểm: Phù hợp với các mọi DN nói chung và Cty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam nói riêng khi số nghiệp vụ nhiều, nhiều đến múc phải phân loại nghiệp vụ kinh tế cùng loại, vì vậy phải tập hợp chứng từ cùng loại vào bảng kế, hoặc từ chứng từ cùng loại vào chứng từ ghi sổ Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào hai sổ tổng hợp riêng biệt là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Cuối tháng phải lập bảng cân đối các tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Chứng từ ghi sổ dùng để ghi các chứng từ vào đó, nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi Chứng từ ghi sổ, rồi lấy số liệu cộng ở Chứng từ ghi sổ ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cái không bị rối. Dễ làm, dễ hiểu, thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán, dễ ghi chép nên phù hợp với cả điều kiện kế toán thủ công và kế toán máy. Nhược điểm: Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa Chứng từ ghi sổ này với Chứng từ ghi sổ khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đang ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Trình độ kế toán viên phải tương đối đồng đều. Tuy hình thức này khá phù hợp nhưng việc ghi chép dễ trùng lặp, khối lượng ghi chép nhiều, khó quản lý sổ sách công việc kiểm tra dồn vào cuối kỳ nên việc tính toán rất vất vã và bận rộn làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo kế toán. 3.2.2. Hình thức Nhật ký chung Đặc điểm: Phù hợp với các DN có số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ tương đối, không nhiều cũng không ít, vừa cho các DN có từ 2 - 3 kế toán. Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào hai sổ tổng hợp riêng biệt là sổ nhật ký chung và sổ cái. Ưu điểm: Hình thức này rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản nên rất thận lợi cho việc phân công tổ chức kế toán, thuận lợi cho việc áp dụng máy tính. Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung. Số liệu trên Nhật ký chung là căn cứ ghi vào Sổ cái nên việc quản lý sổ sách đơn giản. Nhược điểm: Tổng hợp phát sinh bên Nợ và bên Có của sổ Nhật ký chung là số liệu tổng của các tài khoản chứ không chi tiết cho tài khoản nào, do đó gây khó khăn cho việc kiểm tra hay tổng hợp số liệu cho từng tài khoản, việc đối chiếu khó khăn và ít có căn cứ để xem xét sai sót. 3.2.3. Hình thức Nhật ký-Sổ cái Đặc điểm: Phù hợp với các DN nhỏ có số tài khoản cũng như số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ ít, chỉ cần một hoặc 2 kế toán. Theo hình thức này, toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như tài khoản mà doanh nghiệp sử sụng sẽ được ghi hết trong một sổ tổng hợp duy nhất theo trình tự thời gian và theo hệ thống từng đối tượng gọi là sổ “Nhật ký-Sổ cái”. Ưu điểm: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đều nằm gọn trong một cuốn sổ duy nhất là sổ “Nhật ký-Sổ cái”. Chỉ cần một kế toán trực tiếp ghi sổ, cộng sổ, lấy số dư và lên cân đối nên giảm chi phí khâu gián tiếp, dễ dàng quản lý sổ sách. Yêu cầu trình độ kế toán viên cũng không cao. Việc ghi sổ kế toán không trùng lặp do định khoản ngay trên chứng từ gốc và ghi các tài khoản đối ứng ngay trong 1 quyển sổ cái. Từ đó việc lên cân đối số phát sinh các tài khoản rất thuận lợi, nếu có sai sót rất dễ đối chiếu để tìm ra ngay. Nhược điểm: Quyển Nhật ký-Sổ cái khá dài vì phải ghi cho đủ các tài khoản kế toán cần thiết của DN nên khó in ra từ máy tính. Các DN lớn, nhiều tài khoản kế toán thì không thể áp dụng hình thức “Nhật ký-Sổ cái” Dễ phát sinh lệch dòng do dòng quá dài, dòng kẻ không trùng nhau... Việc ghi sổ lãng phí, một dòng rất dài chỉ ghi vài cột đối ứng. Đồng thời, ghi sổ cái quá chi tiết, mất thời gian, thiếu khoa học. Qua những ưu điểm và khuyết điểm trên cho thấy lựa chọn hình thức “Chứng từ ghi sổ” là phù hợp nhất với công tác kế toán hiện nay ở Cty. KẾT LUẬN Một lần nữa cần khẳng định rằng kế toán nguyên vật liệu là công tác kế toán không thể thiếu trong sản xuất kinh doanh ở các DN sản xuất nói chung và ở Cty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam nói riêng. Thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho các DN sản xuất quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả, ngăn chặn đươc hiện tượng tiêu cực làm thiệt hại chung đến tài sản của DN, đồng thời góp phần vào việc phấn đấu tiết kiệm chi phí, giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ, tăng tốc độ chu chuyển của vốn kinh doanh. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Cty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong sản xuất kinh doanh, nó là một công cụ quản lý đắc lực giúp lãnh đạo Cty nắm bắt được tình hình và có được những biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời. Vì vậy việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và tổ chức công tác kế toán nói chung phải không ngừng nâng cao và hoàn thiện hơn nữa. Những bài học thực tế tích luỹ được trong thời gian thực tập tại Cty đã giúp em củng cố và vững thêm những kiến thức mà em học được ở nhà trường. Vì thời gian thực tập có ngắn, trình độ hiểu biết còn hạn chế nên bài này không thể tránh khỏi những thiếu sót, kính mong được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để bài thực tập này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Vân cùng Ban lãnh đạo Cty Cổ phần tư vấn xây dựng Hoằng Pháp Việt Nam và các anh, chị nhân viên phòng kế toán Cty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thiện bài thực tập này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Gi¸o tr×nh KÕ to¸n tµi chÝnh - §¹i häc KTQD -NXB tµi chÝnh Hµ Néi 1998 - Chñ biªn: PTS. §Æng ThÞ Loan. Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ tµi chÝnh doanh nghiÖp - §¹i häc Tµi chÝnh kÕ to¸n - NXB Tµi chÝnh Hµ Néi 1999 - PGS.PTS NguyÔn §×nh KiÖm; PTS. NguyÔn §¨ng Nam HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp -NXB tµi chÝnh Hµ Néi 1995 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Đơn vị thưc tập: C«ng ty TNHH Xây Dựng Trung Anh Sinh viên thực tập: NguyÔn ThÞ Phóc – Líp : C«ng Th­¬ng Ý kiến nhận xét: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Ngày…… tháng …....năm 2011