Đề tài Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ tại Xí nghiệp

ốt doanh nghiệp sẽ ít bị chiếm dụng và ít đi chiếm dụng vốn của người khác. Ngược dụng vốn lẫn nhau, dẫn đến công nợ dây dưa kéo dài. 2. Nguyên tắc hoạt động của nghiệp vụ thanh toán: Để theo dõi chính xác kịp thời các nghiệp vụ thanh toán kế toán cần quá triệt các nguyên tắc sau: - Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả cho từng đối tượng thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra việc thanh toán được kịp thời. - Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán có xác nhận bằng văn bảng. - Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi ngoại tệ và quy đổi theo “đồng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam”. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quý, cần chi tiết theo cả theo cả chie tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế. - Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng, nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp. - Tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên nợ và có của một số tài khoản thanh toán như TK 131, TK 331 mà phải căn cứ vào số sư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. 3. Hạch toán cáckhoản thanh toán với người mua: - Tài khoản hạch toán: Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá cung cấp lao vụ, dịch vụ, tài sản kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu của khách hàng”. Tài khoản này được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, trong đó phân ra khách hàng đúng hạn, khách hàng có vấn đề ,để có căn cứ xác định mức dự phòng cần lập và biện pháp xử lý. Bên Nợ: + Số tiền bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ phải thu ở khách hàng. + Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. + Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản phải thu người mua có gốc ngoại tệ Bên Có: + Số tiền đã thu ở khách hàng (kể cả tiền ứng trước của khách hàng) + Số chiếu khấu, giảm giá hàng bán và doanh thu của từng hàng bán bị trả lại trừ vào nợ phải thu. + Các nghiệp vụ khác lamd giảm khoản phải thu ở khách hàng (chênh lệch giảm tỷ giá, thanh toán bù trừ, xoá sổ nợ khó đòi...) TK 131 có thể đồng thời vừa dư bên Nợ vừa dư bên Có. Dư Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu khách hàng. Dư Có: phản ánh số tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa. * Phương pháp hạch toán: - Trường hợp bán hàng thu tiền sau (bán chịu) Bán hàng thu tiền sau là việc doanh nghiệp sau khi giao hàng cho khách hàng, được khách hàng chấp nhận số hàng đủ giap nhưng tiền hành chưa thanh toán. Về thực chất bán hàng thu tiền sau là việc bán hàng thu tiền chậm cụ thể như sau: Sơ đồ hạch toán thanh toán với người mua (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 131 TK 531,532 TK 331 Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại TK 3331 Thuế VAT phải nộp Thuế VAT tương ứng với giảm giá và hàng trả lại TK 3331 TK 111,112 Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho người mua TK 111,112 TK 642 Bù trừ công nợ Số tiền đã thu (kể cả ứng trước) Nợ khó đòi đã xử lý TK 511,711,515 Sơ đồ hạch toán thanh toán với người mua (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 131 TK 531,532 TK 111,112 Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác (tổng giá thanh toán gồm cả thuế VAT) Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Bù trừ công nợ TK 331 TK 111,112 Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho người mua TK 642 Số tiền đã thu (kể cả ứng trước) Nợ khó đòi đã xử lý TK 511,711,515 4. Hạch toán các khoản thanh toán với người cung cấp: a. Tài khoản hạch toán: Để theo dõi tình hình phân tích các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ , người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa tjr cố định... kế toán sử dụng TK 331 “Phải trả cho người bán”. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng đối tượng thanh toán và kết cấu như sau: Bên Nợ: - Số tiền đã trả hco người bán (kể cả tiền đặt trước). - Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá mua và hàng mua trả lại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả. - Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh róan bù trừ, nợ vô chủ...) Bên Có: - Tổng số tiền hàng phải trả người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản nhận thầu sửa chữa lớn tài sản cố định ... - Số tiền ứng thừa nhận được người bán trả lại. - Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tăng tỷ giá, điều chỉnh tăng giá tạm tính...) TK 331 có thể đồng thời có số dư bên nợ và có số dư bên có. Dư Nợ: Phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho người bán. Dư Có: Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp. b. Phương pháp hạch toán: + Trường hợp mua chịu vật tư, hàng hóa, tài sản, dịch vụ: Mua chịu vật tư, hàng hóa, tài sản, lao vụ, dịch vụ là việc người bán chấp nhận cho doanh nghiệp (người mua) thanh toán chậm khối lượng hàng mà họ đã bán giao cho người mua. Mua chịu hàng còn được gọi là mua trả chậm hay mua thanh toán sau. Khi mua chịu, kế toán căn cứ vào giá trị hàng mua, phản ánh các bút tóan sau: - Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa, tài sản, dịch vụ... mua chịu phải trả người bán (ghi theo giá mua không thuế đầu vào) Nợ TK liên quan (TK 151, 152, 153, 156): giá mua Nợ TK 211, 213: giá mua tài sản cố định chưa có thuế VAT. Nợ TK 241 (chi tiết công trình): giá giao thầu chưa có thuế VAT. Nợ TK liên quan (TK 611, 627, 641, 642, 821...) giá mua Nợ TK 133 (1331, 1332): thuế VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 331 (chi tiết đối tượng): tổng giá thanh toán Phản ánh số giảm giá hàng mua, giá mua hàng trả lại (cả thuế VAT) trừ vào số tiền hàng phải trả. Có TK liên quan (TK 152, 153, 156, 211, 213...): số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại không có thuế VAT. Có TK 133: thuế VAT tươngứng với số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại được khấu trừ. Phản ánh số chiết khấu thanh toán được hưởng trừ vào nợ phải trả. Nợ TK 331 (chi tiết đối tượng): số chiết khấu trừ vào số nợ. Có TK 711: ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính. Sơ đồ hạch toán thanh toán với người mua (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 131 TK 111,112 Thanh toán bằng tiền (kể cả đặt trước) Thu hồi tiền trả thừa TK 511 Thanh toán bằng hàng hóa TK 133 Giá trị vật tư tài sản ... mua chịu TK 151,152,153, 211,213,241... TK 627,641,642 Số tiền đã thu (kể cả ứng trước) Dịch vụ mua chịu khác TK 111,112,311,341 Sản phẩm, dịch vụ thanh toán bù trừ TK 152,153,211 Giảm giá hàng mua trả lại TK 131 TK 133 Thuế VAT tương ứng với số giảm giá, hàng bị trả lại Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT thưo phương pháp trực tiếp hay với những hàng không thuộc diện chịu thuế VAT: Phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa, tài sản, dịch vụ... mua chịu phải trả người bán. Nợ TK liên quan (TK 151, 152, 153, 156): tổng giá thanh toán Nợ TK 211, 213: giá mua t có thuế VAT. Nợ TK 241 (chi tiết công trình): tổng giá thanh toán Nợ TK liên quan (TK 611, 627, 641, 642, 821...) tổng giá thanh toán Có TK 331 (chi tiết đối tượng): tổng giá thanh toán Phản ánh số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả (nếu có) , ghi: Nợ TK 331 tổng số chiết khấu, giảm giá, giá mua hàng trả lại (cả thuế VAT) trừ vào số tiền hàng phải trả. Có TK liên quan (TK 152, 153, 156, 211, 123...): số giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại theo giá có thuế VAT. Có TK 711: số chiết khấu thanh toán được hưởng. Sơ đồ hạch toán thanh toán với người bán (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 331 TK 111,112 Thanh toán bằng tiền (kể cả đặt trước) Thu hồi tiền trả thừa TK 511 Thanh toán bằng hàng hóa TK 627,641... Giá trị vật tư tài sản ... mua chịu TK 151,152,153, 211,213,241... Dịch vụ mua chịu khác TK 111,112,311,341 Sản phẩm, dịch vụ thanh toán bù trừ TK 152,153,211... Giảm giá hàng mua trả lại TK 331 Khi thanh toán hết tiền hàng cho người bán: Nợ TK 331 (chi tiết đối tượng): số tiền đã thanh toán. Có TK liên quan (111, 112): số tiền đã thanh toán Có TK liên quan (311, 341): số tiền vay đã thanh toán cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu. Có TK 131 (chi tiết đối tượng): số đã thanh toán bù trừ. 5. Hạch toán tình hình thanh toán với Ngân sách Nhà nước: a. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản với ngân sách Nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí...kế toán sử dụng TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”. Tài khoản này được mở chi tiết theo tình hình thanh toán từng khoản nghĩa vụ (phải nộp, đã nộp, còn phải nộp, nộp thừa). Mọi khoản thuế, phí lệ phí theo quy định được tính bằng VNĐ. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế bằng ngoại tệ, phải quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá thực tế để ghi sổ TK 333 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Các khoản đã nộp Ngân sách Nhà nước . - Các khoản trợ cấp, trợ giá được ngân sách duyệt. - Các nghiệp vụ khác làm giảm số phải nộp ngân sách. Bên Có: - Cáckhoản phải nộp Ngân sách Nhà nước . - Các khoản trợ cấp, trợ giá đã nhận. Dư Có: các khoản còn phải nộp ngân sách Nhà nước. Dư Nợ : (nếu có) số nộp thừa cho ngân sách hoặc các khoản trợ cấp, trợ giá được ngân sách duyệt nhưng chưa nhận. Bên cạnh TK 333, kế toán còn sử dụng TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”. Tài khoản này chỉ sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Nội dung phản ánh của tài khoản 133: Bên Nợ: phản ánh số thuế VAT được khấu trừ. Bên Có: - Số thuế VAT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ. - Các nghiệp vụ khác làm giảm thuế VAT đầu vào (số không được khấu trừ, số đã được hoàn lại, số thuế của hàng mua trả lại...) Dư Nợ : Phản ánh số thuế VAT đầu vào còn được khấu trừ hay hoàn lại nhưng chưa nhận. TK 133 được chi tiết thành 2 tiểu khoản: TK 1331: Thuế GTGT tăng được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ. TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. b. Hạch toán thuế GTGT: * Căn cứ tính thuế GTGt là giá trị tính và thuế suất. Thuế giá trị gia tăng cơ sở kinh doanh phải nạp được tính theo một trong hai phương pháp: khấu trừ và phương pháp trực tiếp trên thuế giá trị gia tăng. Trường hợp cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nạp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế có hoạt động kinh doanh mua, bán vàng, bạc, đá quý, ngoại tệ thì cơ sở phải hạch toán riêng hoạt động kinh doanh này để tính thuế trực tiếp trên thuế giá trị gia tăng. Đối tượng áp dụng và việc xác định thuế phải nạp theo phương pháp sau: - Phương pháp trừ thuế: Đối tượng áp dụng là cácđơn vị tổ chức kinh doanh, bao gồm các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân, các công ty cổ phần, hợp tác xã và các đơn vị, tổ chức kinh doanh khác, từ các đối tượng áp dụng tính thuế theo phương pháp tính trực tiếp nên giá trị gia tăng. Số thuế giá trị gia tăng phải nạp được xác định theo công thức sau: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra * Thuế tính thuế GTGT theo phương pháp đầu vào Trong đó: Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hóa dịch vụ chịu thuế bán ra * Thuế suất thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ vào Thuế GTGT tổng số thuế GTGT giá trên hóa đơn GTGT mua hàng hóa nhập khẩu. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng trực tiếp trên giá trị gia tăng là: Cá nhân sản xuất kinh doanh là người Việt Nam. Tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh ở Việt Nam không theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán, hóa đơn chứng từ để làm căn cứ tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế. Cơ sở kinh doanh mua, bán vàng, bạc, đá quý, ngoại tệ: Số thuế GTGT phải nộp = GTGT của hàng hóa dịch vụ bán ra * Thuế suất thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ Trong đó: GTGT của hàng hóa, dịch vụ = Giá thanh toán của hàng hóa, dịch vụ bán ra * Giá thanh toán của hàng hóa dịch vụ mua vào tương ứng c. Phương pháp hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt: Căn cứ tính thuế tiêu thụ đặc biệt là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và suất thuế. Phương pháp hạch toán : Khi bán hàng, dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt: Phản ánh doanh thu tiêu thụ (gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt) Nợ TK liên quan (131, 111, 112...) Có TK 511, 512. Phản ánh số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp: Nợ TK 511, 512 Có TK 333 (3332) Khi nhập khẩu hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, căn cứ vào hóa đơn mua hàng nhập khẩu và thông báo nạp thuế, phản ánh số thuế phải nộp (tính vào giá vốn vật tư, hàng hóa) Nợ TK liên quan (151,152,153,156,211...) Có TK 333 (3332) Khi nạp thuế tiêu thụ đặc biệt cho ngân sách: Nợ TK 333 (3332): số thuế tiêu thụ đặc biệt đã nộp Có TK liên quan (111,112,311...) d. Phương pháp hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp: Theo quy định tại điều VII luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập chịu thuế được xác định như sau: Thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế = Doanh thu để tính thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế - Chi phí hợp lý trong kỳ tính thuế + Thu nhập chịu thuế khác trong kỳ tính thuế Trong đó: doanh thu để tính thuế thu nhập chịu thuế là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả trợ giá, phụ thu, phụ trợ mà cơ sở kinh doanh được hưởng. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp được tính như sau: Tổng số thuế thu nhập DN phải nộp trong kỳ = Tổng số thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế * Thuế suất e. Phương pháp hạch toán khoản thu trên vốn: Thu trên vốn là khoản tiêu thụ về sử dụng vốn ngân sách và vốn có nguồn gốc từ ngân sách Nhà nước đối với các tổ chức kinh tế nhằm đảm bảo công bằng trong việc sử dụng các nguồn vốn, thúc đẩy đơn vị sử dụng vốn có hiệu quả. Tất cả các tổ chức kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập có sử dụng vốn ngân sách nếu sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp mà còn lợi nhuận điều phải nộp thu trên vốn (kể cả đơn vị sự nghiệp hạch toán kinh tế, ngân hàng, bảo hiểm...) Số thu trên vốn phải nộp hàng tháng = Tổng số vốn thuộc diện phải nộp thu trên vốn * Tỷ lệ thu trên vốn hàng tháng Tổng số vốn thuộc diện phải nộp thu trên vốn bao gồm: vốn cố định, vốn lưu động do ngân sách cấp và vốn có nguồn gốc từ ngân sách cấpcăn cứ vào biên bản giao nhận và số vốn tăng thêm (do ngân sách cấp bổ sung, do bảo toàn). Số vốn mà Nhà nước đã thu hồi (khấu hao cơ bản đã nộp, vốn hoàn lại cho ngân sách, số tiền chuyển cho đơn vị khác...) được trừ vào số vốn phải nộp thuế. Phản ánh số thu trên vốn phải nộp: Nợ TK 421 Có TK 333 (3335) Khi nộp: Nợ TK 333 (3335) Có TK liên quan (111,112,311...) 6. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ: Các nghiệp vụ thanh toán nội bộ tại xí nghiệp đối với đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới được hạch toán vào TK 136 “Phải thu nội bộ” và TK 336 ”Phải trả nội bộ”. * Tại xí nghiệp mở TK 136(8), tài khoản được mở chi tiết cho từng đơn vị trực thuộc xí nghiệp. TK 136(8) - chi tiết cho xí nghiệp được mở như sau: Bên Nợ: - Các khoản phải thu về thanh toán hộ vật tư. - Phải thu về thanh toán tiền điện, nước. - Phải thu về thanh toán hộ lãi vay đầu tư - Phải thu về tạm ứng kinh phí - Phải thu về chi phí quản lý nộp lên Tổng công ty. - Phải thu về khấu hao TSCĐ - Phải thu về 2% KPCĐ. - Phải thu về 15% BHXH. - Phải thu về 2% BHYT. - Phải thu về 1% BHYT và 5% BHXH. Bên Có: - Các đơn vị trực thuộc thanh toán tiền điện thắp sáng, biển quảng cáo cho xí nghiệp. - Các đơn vị trực thuộc nộp tiền nhận thiết kế công trình về cho xí nghiệp. * Tại các đơn vị trực thuộc mở TK 336 (3368) phản ánh các khoản thanh toán giữa xí nghiệp với đơn vị trực thuộc. + Bên Nợ: - Khách hàng của đơn vị trực thuộc trả tiền xây lắp thiết kế - Đơn vị trực thuộc trả nợ xí nghiệp. - Tiền điện thắp sáng biển quảng cáo . - Chuyển trả tiền cho xí nghiệp. + Bên Có: - Xí nghiệp báo nợ tiền hồ sơ nhân lực - Báo nợ lãi vay vốn lưu động. - Ngân hàng thu phí bảo lãnh hợp đồng. - Tổng thu phí bảo lãnh dự thầu. - Phải trả về tạm ứng kinh phí. - Phải trả về khấu hao. - Phải trả về BHXH, BHYT. Sơ đồ hạch toán phải thu nội bộ TK 136(8) TK 111,112 (1) (7) TK 214 (2) TK 156(1),611 TK 511 (3) TK 333(1), 333(5) (4) TK 331 TK 111,112 TK 338 (5) (6) (8) Doanh thu nhờ thu hộ Khấu hao TSCĐ phải thu ở đơn vị cơ sở Số tiền bán hàng Các khoản thuế phải thu ở các đơn vị cơ sở Các đơn vị vay vốn để kinh doanh Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý Đơn vị cơ sở trả nợ cho xí nghiệp. Các đơn vị chuyển trả hàng hóa cho xí nghiệp. Sơ đồ hạch toán cáckhoản phải trả ở các đơn vị cơ sở TK 336 (1) (2) TK 156 TK 111,112 TK 156(1) TK 111,141 TK 627,642 TK 331 TK 338 (3) (4) (5) (6) (7) Chi tiền trả, nộp cho xí nghiệp. Trả tiền hàng hóa cho xí nghiệp. Nhận tiền do xí nghiệp chuyển xuống. Nhận hàng do xí nghiệp chuyển xuống. Xí nghiệp trả nợ tiền hàng Chi phí do xí nghiệp phân bổ xuống Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp về xí nghiệp PHẦN II TÌNH HÌNH THỰC TẾ HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN CÔNG NỢ TẠI XÍ NGHIỆP A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ PHÁT TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP: I. KHÁI QUÁT CHUNG: 1. Sự hình thành của xí nghiệp: Xí nghiệp hoạt động theo quyết định và giấy phép: - Quyết định thành lập số 2223/GĐ/TCCB-LĐ ngày 13 tháng 6 năm 2001 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5. - Giấy phép đăng ký kinh doanh số 3147 ngày 18 tháng 6 năm 2001 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Đà Nẵng. Tên giao dịch quốc tế: “Industrial & Civil Enginccrring Enterprise Company 576” Tên viết tắt: “INCENCO 576” * Trụ sở chính đặt tại : Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng. Tiền thân của xí nghiệp xây dựng Dân dụng và Công nghiệp 576 là phòng Xây dựng Dân dụng của Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5. Trong thời kỳ kinh tế kế hoạch hóa tập trung, phòng Xây dựng Dân dụng và Công nghiệp, cơ sở kỹ thuật hạ tầng, khu công nghiệp, cụm dân cư độ thị...do Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5 đảm nhiệm thi công, thực hiện kế hoạch của Bộ xây dựng giao. Sau đại hội đại biểu của Đảng cộng sản Việt Nam lần thứ 6 nước ta đổi mới quy chế quản lý nền kinh tế, xóa dần cơ chế tập trung bao cấp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Trước sự thay đổi mới chung của đất nước, Xí nghiệp Xây dựng Công trình Giao thông 5 cũng dần chuyển sang cơ chế hạch toán kinh tế nội bộ đến các bộ phận trong công ty. Xuất phát từ chủ trương đó của lãnh đạo công ty, phòng Xây dựng Dân dụng được chuyển ra làm bộ phận sản xuất thật sự kể từ năm 1992 với sự phát triển của phòng Xây dựng Dân dụng, theo đề nghị của Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5, ngày 13/6/2001 theo căn cứ của hội đồng quản trị Tổng Công ty về việc thành lập Xí nghiệp Xây dựng Dân dụng và Công nghiệp 576 trực thuộc Tổng công ty, công ty là đơn vị thành viên, trực thuộc Tổng Công ty. Xí nghiệp chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty hạch toán kinh tế phụ thuộc vào Tổng Công ty, theo quyết định số 1590/QĐ/TCCB-LĐ ngày 21/6/1997 của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải, quyết định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5. Xí nghiệp được Tổng công ty giao vốn, tài sản, được tự chủ về tài chính, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành. Hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp thực hiện đúng theo pháp luật Nhà nước và trong khuôn khổ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty. 2. Quá trình phát triển của xí nghiệp: Xí nghiệp lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn trình Tổng công ty thẩm duyệt, đồng thời cân đối năng lực và yêu cầu của thị trường tổ khai thác tốt tiềm năng về nguồn vốn, vật tư, tài sản, thiết bị công nhân lao động của xí nghiệp. Những công trình có kỹ thuật phức tạp, công nghệ cao, ứng dụng khoa học công nghệ mới... và những công trình xây dựng, kinh doanh chuyển giao theo hình thức hợp đồng B.O.T và B.T.O, BT trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được xác định, xí nghiệp từng bước đổi mới thiết bị đầu tư chiều sâu, tăng năng lực sản xuất áp dụng công nghệ tiên tiến vào quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo việc làm thường xuyên cho công nhân, lao động đem lại hiệu quả ngày càng cao trong sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp tổ chức quy mô sản xuất kinh doanh phù hợp với khả năng quản lý và cạnh tranh được thị trường. Về tài sản những công bố về tài chính đã được xác nhận của cơ quan thẩm quyền kể từ ngày thành lập (ngày 13 tháng 6 năm 2001). Tổng số tài sản có : 25.000.000.000. Tài sản lưu động : 1.700.000.000. Ngân hàng giao dịch: Số tài khoản: 73010169B tại ngân hàng Đầu tư Phát triển Thành phố Đà Nẵng. Tổng giá trị tín dụng: 35 tỷ VNĐ. Hiện nay xí nghiệp có tổng số cán bộ công nhân viên là 233 người và có nhiều máy mcó thiết bị có chất lượng cao đáp ứng tốt cho quá trình xây dựng cơ bản và kinh doanh mở rộng trên thị trường. II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP: 1. Chức năng, nhiệm vụ: Xí nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, kinh doanh, xuất nhập khẩu, vật liệu xây dựng, vật tư thiết bị phục vụ xây dựng dân dụng và công nghiệp, theo nhiệm vụ quy định tại quyết định thành lập xí nghiệp; giấy phép đăng ký kinh doanh được cơ quan thẩm quyền cấp; theo nhiệm vụ được Tổng công ty giao. Xí nghiệp có các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Đầu tư, xây dựng và kinh doanh các công trình dân dụng, công nghiệp cơ sở kỹ thuật hạ tầng, khu công nghiệp, cụm dân cư đô thị. - Xây dựng các công trình giao thông thủy lợi, thủy điện. - Sản xuất, sửa chữa các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong xây dựng dân dụng và công nghiệp. - Kinh doanh vật liệu xây dựng, thiết bị chuyên dùng trong xây dựng dân dụng và công nghiệp. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tùy thuộc vào tính chất quy mô kinh doanh của xí nghiệp, hội đồng quản trị Tổng công ty sẽ xem xét bổ sung thêm nhiệm vụ cho phù hợp với khả năng và yêu cầu sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của xí nghiệp: Thông qua việc đăng ký và được sự chấp nhận của cơ quan lãnh đạo, xí nghiệp khai thác mở rộng các cơ sở sản xuất kinh doanh, đặt văn phòng đại diện, văn phòng giao dịch ở các địa bàn trong nước hoặc ở nước ngoài, nhưng phải tuân thủ pháp luật, được chính quyền địa phương chấp thuận, phù hợp với luận chứng kinh tế. Tổ chức sản xuất kinh doanh phụ trợ để đảm bảo thực hiện hiệu quả các chỉ tiêu pháp lệnh và ngành kinh doanh xây dựng. III. CƠ CẤU TỔ CHỨC XÍ NGHIỆP: 1. Cơ cấu tổ chức quản lý của xí nghiệp: Các doanh nghiệp kinh doanh muốn được đứng vững và cạnh tranh trên thị trường thì cần phải tổ chức cơ cấu quản lý sao cho vừa phù hợp với quy mô kinh doanh, vừa thực hiện được chức năng quản lý có hiệu quả cao. Cũng như các xí nghiệp khác, xí nghiệp được tổ chức bộ máy phù hợp với mô hình kinh doanh, nhằm để bảo tồn vốn kinh doanh và mang lại thu nhập cao cho xí nghiệp. 2. Tổ chức kinh doanh và đặc điểm quy trình về công trình xây dựng ở xí nghiệp: a. Tổ chức kinh doanh ở xí nghiệp: Như đã trình bày trên, quá trình hoạt động kinh doanh của xí nghiệp đã xây dựng nên những công trình lớn như: (Nhà điều hành Tổng công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5, Công ty Tư vấn Thiết kế 533, Khách sạn Thanh Thanh, đường Nam Phước Bàn Thạch, đường Trần Quý Cáp - Tam Kỳ...) mỗi công trình xây dựng có quy trình hoạt động khác nhau, những xí nghiệp đã tổ chức xây dựng thành công đi vào hoạt động tốt. Sơ đồ tổ chức kinh doanh như sau: Ban giám đốc Kế hoạch kinh doanh Kỹ thuật Kế toán tài vụ Văn phòng hợp tác V. phòng phía nam XN Cơ khí C.hàng Vật liệu Đội xe máy Đội XD số I Đội XD số II Đội XD số III b. Đặc điểm quy trình về công trình xây dựng: Xí nghiệp tổ chức kinh doanh hình thành lên các công trình, sốlượng công nhân xây dựng nhiều: một trăm người, máy móc phục vụ cho xây dựng được đầu tư nhiều đóng vai trò quan trọng hỗ trợ cho lao động. Một số công trình có quy trình đơn giản như: nhà Tình Nghĩa mẹ Việt Nam Anh hùng, Chợ Tam An - Tam Kỳ, chợ Đông Hà. Máy móc gọn nhẹ, thiết kế đơn giản. Bên cạnh đó một số công trình có quy mô rất phức tạp hơn trải qua nhiều giai đoạn mới hoàn thành, lấy công trình ví dụ như: đường Muang Ngan đến Nakhon, thủy lợi Năm Long, phải trải qua nhiều giai đoạn. Điều động lực lượng kỹ sư và công nhân sang Lào. Vận chuyển cả thiết bị máy móc. Điều hành bộ phận kế toán... Thủ tục giấy tờ sang Biên Giới. 3. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp 576: a. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng Kỹ thuật chất lượng Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ b. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: + Giám đốc: là người chịu trách nhiệm trực tiếp và lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh toàn xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước Nhà nước và người lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. + Hai phó giám đốc : phụ trách về tổ chức sản xuất kinh doanh hổ trợ, tham mưu cho Giám đốc văn phòng kinh doanh chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc Văn phòng sản xuất kinh doanh chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc. + Phòng tổ chức hành chính: thực hiện chức năng hành chính pháp luật, hướng dẫn quản lý nghiệp vụ lao động trong công ty, tổ chức quản lý đời sống cán bộ công nhân viên . Sắp xếp ổn thỏa và quản lý lao động trong xí nghiệp. Lập kế hoạch lao động hằng năm về tuyển dụng lao động, thay thế và đào tạo cán bộ công nhân viên. Kiểm tra chế độ lao động, thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên. + Phòng kế toán tài vụ: Tổng hợp yêu cầu cân đối vật tư, lao động... để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho toàn xí nghiệp chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác thống kê kế toán, tài chính, ngân sách của xí nghiệp. Tổ chức hạch toán kinh tế nội bộ và sản xuất kinh doanh, phản ánh tình hình hoạt động tổ chức quản lý tài sản thực hiện chế độ kiểm tra đánh giá định kỳ nhằm thanh lý kịp thời những tài sản hư hỏng được quyền duyệt hay không duyệt những khoản chi không đúng nguyên tắc. + Phòng kế hoạch kinh doanh: tổ chức điều hành thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa, ký kết hợp đồng kinh tế, thống kê các công trình xây dựng của xí nghiệp cho các khách hàng từng tháng, qúy, năm. + Phòng kỹ thuật - chất lượng: tham mưu cho giám đốc về các vấn đề tcs, điều độ sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu đưa ra định mức kinh tế, kỹ thuật, mẫu mã, chất lượng công trình và kiểm tra việc thực hiện kỹ thuật trong hoạt động xây dựng, qua đó phát hiện kịp thời những vi phạm về kỹ thuật trong quá trình xây dựng công trình không cho phép các công trình không đạt yêu cầu chất lượng đi vào sử dụng. 4. Tổ chức bộ máy kế toán: a. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Xí nghiệp Xây dựng Dân dụng và Công nghiệp 576 hiện nay có 7 đơn vị trực thuộc do đặc điểm sản xuất kinh doanh và phân cấp quản lý xí nghiệp, trong 7 đơn vị đã có 5 đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ, các đơn vị này phải tổ chức bộ máy kế toán riêng, thực hiện công việc kế toán dưới sự chỉ đạo của phòng kế toán riêng, như vậy, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung nữa phân tán. Về mặt quản lý tất cả các đơn vị phụ thuộc đều phải tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thể hiện qua công việc, xí nghiệp giao trả lương theo hình thức khoán thu nhập. Nếu đơn vị thua lỗ thì đơn vị phải làm đơn xin vay tiền của xí nghiệp để trả lương cho cán bộ công nhân viên. Tại văn phòng xí nghiệp, công việc kế toán chủ yếu là kiểm tra đối chiếu do các đơn vị phụ thuộc gởi về, lập báo cáo tổng hợp cho toàn công ty, đồng thời tiếp tục thanh toán hạch toán đối với các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng xí nghiệp. Xí nghiệp áp dụng hình thức này rất hợp lý, nhằm đảm bảo sự tập trung thống nhất cho việc chỉ đạo công tác kế toán, đảm bảo việc thực hiện kiểm tra và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo xí nghiệp, đồng thời cũng tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc hạch toán riêng nhằm nắm bắt được tình hình kinh doanh của đơn vị mình một cách chính xác, kịp thời. Nhằm phát huy tối đa ưu điểm của 2 hình thức tổ chức tập trung và phân tán, đồng thời vừa phù hợp với cơ cấútc của xí nghiệp, và nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại cơ sở và đảm bảo sự cập nhật sổ sách trong toàn công ty. B. HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN CÔNG NỢ TẠI XÍ NGHIỆP: I.TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU : 1. Các khoản phải thu tại xí nghiệp: Các khoản phải thu của xí nghiệp: + Phải thu của khách hàng. + Phải thu nội bộ. + Phải thu khác. + Phải thu tạm ứng. + Phải thu thế chấp, khế ước, quỹ ước. 2. Tổ chức hạch toán các khoản phải thu của khách hàng: a. Đặc điểm khách hàng của xí nghiệp: Xí nghiệp với chức năng kinh doanh xây dựng công trình đô thị, dân dụng cầu đường, thành thử khách hàng của xí nghiệp là những bàn giao công trình hoặc tổng công ty đưa xuống... Do đó khách hàng của xí nghiệp nằm rải rác trên khắp mọi miền đất nước, và có khả năng xuyên biên giới như: đường Muang Ngan đến Nakhon, thủy lợi Năm Long - Lào, các công trình trong nước như: Nhà tình nghĩa mẹ Việt Nam Anh hùng, chợ Tam An - Tam Kỳ... b. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các khoản phải thu khách hàng và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của xí nghiệp đối với khách hàng về tiền xây dựng, cung cấp lao vụ dịch vụ xí nghiệp sử dụng tài khoản 131 “phải thu của khách hàng”. 3. Tổ chức hạch toán tổng hợp các khoản phải thu của khách hàng ở xí nghiệp: Xí nghiệp kinh doanh xây lắp được (đơn vị giao hàng) tiến hành tạm ứng 20% số tiền xây lắp hoàn thành trả và trả trực tiếp đều phải qua xí nghiệp. Trường hợp này kế toán sử dụng TK 131 để phản ánh công nợ của các khoản phải thu ở xí nghiệp. Sau khi hạch toán xí nghiệp tiến hành ghi sổ cụ thể ở các công trình được xây dựng hằng tháng khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công trình của xí nghiệp. Còn các nghiệp vụ phát sinh của xí nghiệp như khách hàng thanh toán nợ, nhận tiền ứng trước của khách hàng, chủ đầu tư, khách hàng, chủ đầu tư thanh toán thêm số tiền ứng trước chưa đủ. Kế toán tiến hàng định khoản như trên rồi kê vào tưo kê chi tiết còn nghiệp vụ liên quan đến chưa thanh toán công trình kế toán ghi vào bảng tổng hợp doanh thu, kế toán ghi vào sổ chi tiết . TỜ KÊ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tháng 12 / 2001 Nợ TK 131 TT Ngày tháng năm Số CT Diễn giảm Số tiền Ghi Có TK sau TK... TK 511 TK 333 01 02/12/01 214 Doanh thu công trình bào giao KSTT 520.880.451 496.076.619 28.803.832 Tổng cộng 520.880.451 496.076.619 28.803.832 Tờ kê này mở chi tiết cho từng tài khoản và được làm căn cứ ghi chứng từ ghi sổ. Đơn vị: xí nghiệp XD 576 CHỨNG TỪ GHI SÔ Số 5 Quý 4 Ngày 31 tháng 6 năm 2001 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có 214 31/12 Doanh thu công trình KSTT 131 511 333 520.880.451 496.076.619 24.803.832 216 31/12 Doanh thu công trình KOVA 131 511 333 120.849.750 115.095.000 57.544.750 Tổng cộng 641.730.201 641.730.201 Người lập Kế toán trưởng Hệ thống sổ sách kế toán ở xí nghiệp được tổ chức đầy đủ và hợp lý bao gồm các loại sổ tổng hợp và chi tiết, theo mẫu quy định chung của Bộ Tài chính. Sổ cái được đánh thành tập và mỗi tờ được mở cho một tài khoản, những tài khoản cần mở sổ chi tiết, xí nghiệp mở cho từng đối tượng để thuận lợi cho việc theo dõi quản lý. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131 Đối tượng: Khách sạn Thanh Thanh (Công ty Du lịch Thành phố Đà Nẵng) Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ngày tháng thanh toán Số Ngày Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 611.171.619 217 31/12 Doanh thu công trình KSTT 511 496.076.619 218 31/12 Doanh thu tiền công trình hòan thành 111 938.853.065 Tổng 496.076.619 938.853.065 611.171.619 SỔ CÁI Tên TK: phải thu khách hàng Số hiệu : 131 Tháng ... năm ... Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đến 30/3 611.171.619 217 31/12 Doanh thu công trình bàn giao 511 614.730.201 224 31/12 Chiết khấu công trình 144 18.655.309 ..... Tổng cộng số phát sinh số dư đến 8.687.913.149 Cùng với hạch toán, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết công nợ tài khoản 131. Trong sổ chi tiết gồm có khách hàng nợ, ngày tháng nợ, mục đích nợ. Căn cứ vào sổ sách này có thể biết được chi tiết từng đối tượng nợ. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 313 Đối tượng: Nhà Tình Nghĩa Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ngày tháng thanh toán Số Ngày Nợ Có Nợ Có 219 31/12 Doanh thu công trình 111 24.966.936 220 31/12 Chiết khấu công trình 144 6.825.780 … Tổng 639.735.390 614.768.454 24.966.936 Nhưng để biết được số liệu tổng quát xí nghiệp mở sổ tổng hợp công nợ phản ánh tổng số nợ của đối tượng nào đó trong một quý là bao nhiêu và cũng trong quý đó là bao nhiêu. BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ Bộ phận Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Khách sạn Thanh Thanh 247.512.527 520.880.451 18.655.309 749.737.669 Nhà tình nghĩa 17.892.763 120.849.750 9.762.500 128.980.3013 Công ty KOVA 24.966.936 24.966.936 Công trình đường bộ 12.867.450 110.945.000 19.750.670 104.061.780 ............ ............ Hệ thống cầu cống 36.750.820 150.679.560 24.756.000 162.680.430 Giao thông đường bộ 24.756.000 176.895.000 26.758.000 174.893.000 ............ ............ Tổng cộng 656.555.24 1.105.216.697 56.795.309 1.704.976.599 4. Hạch toán phải thu nội bộ: Kế toán tại đơn vị cấp trên (đơn vị giao khoán) sử dụng tài khoản 136 để phản ánh toàn bộ giá trị mà đơn vị ứng về vật tư, tiền, khấu hao tài sản cố định... cho các đơn vị nhận khoán nội bộ, chi tiết theo từng đơn vị. Sổ chi tiết tài khoản 136 ở xí nghiệp BẢNG CHI TIẾT SỐ DƯ TÀI KHOẢN 136 Quý 1/2001 TT Chứng từ Diễn giải Số dư Số Ngày Nợ Có 1 221 31/12 Vốn KD ở những đ.vị phụ thuộc 94.848.950 2 222 31/12 Phải thu nội bộ khác 34.078.679 3 223 31/12 Phải thu khách hàng 161.064.297 4 224 31/12 Thuế GTGT được khấu trừ 204.842.000 5 225 31/12 Các khoản phải thu khác 3.601.756 6 226 31/12 Dự phòng phải thu khó đòi 167.841.488 Tổng cộng: 592.621.488 479.396.235 5. Tổ chức hạch toán các khoản phải thu: Tương tự như các khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác bao gồm: thiệt hại phá đi làm lại và thiệt hại ngừng sản xuất. Việc hạch toán thiệt hại về ngừng sản xuất giống như trong doanh nghiệp. Đối với thiệt hại phá đi, làm lại, kế toán cần mở theo dõi riêng, toàn bộ thiệt hại sau khi tập hợp vào bên Nợ TK 1381. Xí nghiệp mở sổ chi tiết, số dư tài khoản 138 và bảng số dư chi tiết tài khoản 138. SỐ DƯ CHI TIẾT TK 138 TT Diễn giải Số dư đến ngày 31/12 Nợ Có Tiền gởi tiết kiệm 9.548.000 Điện thoại phải thu 514.760 Lãi vay ngân hàng 8.970.750 Tổng cộng : 24.966.936 9.780.000 6. Hạch toán các khoản tạm ứng: Đối tượng tạm ứng trong xí nghiệp là các cán bộ công nhân viên tạm ứng với mục đích đi công tác, đi phép... Để thuận tiện trong việc theo dõi, xí nghiệp mở sổ chi tài khoản 141 cho mỗi đối tượng để tiện theo dõi, mỗi đối tượng được thể hiện trên một tờ có đầy đủ nội dung và mục đích tạm ứng. BẢNG CHI TIẾT SỐ DƯ TẠM ỨNG TT Họ tên và bộ phận Số tiền (đồng) Ghi chú 1 Công nhân công trình KOVA 1.200.000 2 Công nhân nhà tình nghĩa 11.500.000 3 Công nhân khách sạn Thanh Thanh 678.900 4 ..................... ... ..................... ... ..................... ... ..................... 7 Công nhân KSTT 21.500.000 8 Phú Bê Bơn 656.000 9 Công nhân công trình KOVA 10.000.000 Tổng cộng 99.499.000 II. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ: 1. Tổ chức hạch toán các khoản phải trả: Các khoản phải trả của xí nghiệp bao gồm phải trả cho người bán, phải trả nội bộ, phải trả phải nộp khác, phải trả về tiền vay... 2. Tổ chức hạch toán phải trả cho người bán: a. Nguyên tắc sử dụng: Xí nghiệp phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết cần phải phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán chưa nhận được hàng hóa, lao vụ. Không phản ánh các nghiệp vụ vật tư, hàng hóa... trả tiền ngay. Những vật tư hàng hóa đã nhập kho nhưng cuối quý vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn thì thông báo giá của người bán. Kết cấu tài khoản 331 “Phải trả người bán” . Đồng thời với việc hạch toán kế toán phá vào sổ công nợ TK 331 căn cứ vào số tiền trên hóa đơn, kế toán phản ánh vào bảng công nợ. Nếu trong tháng số lượng nguyên vật liệu nhập vào chưa trả tiền, kế toán tiến hành ghi vào cột có của cột phát sinh. Ngược lại nếu khoản trả giảm ghi vào cột nợ của cột phát sinh. BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ MUA HÀNG Bộ phận Số dư đầu kỳ Số phát sinh Nợ Số phát sinh Có Số dư cuối kỳ Mua sắt của công ty 24.750.000 76.520.800 21.630.000 79.690.800 Mua tôn 2.509.518 2.756.000 879.500 4.386.018 Mua sắt công ty 137 15.467.000 98.750.000 28.920.000 85.242.000 Mua xi măng 46.521.000 110.860.000 67.813.000 89.568.000 Mua xi măng 26.785.000 96.123.000 27.851.000 95.057.000 Mua sắt 12.786.712 82.137.000 29.813.000 65.110.713 Tổng cộng: 120.756.721 671.230.000 467.810.000 324.176.721 3. Tổ chức hạch toán phải trả nội bộ : Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới và giữa các đơn vị thành viên trong nội bộ xí nghiệp. Mỗi đơn vị được xem là một đơn vị trực thuộc của công ty. vì vậy để phản ánh các khoản phải trả nội bộ xí nghiệp sử dụng TK 336. 4. Tổ chức hạch toán các khoản phải trả: Các khoản phải trả, phải nộp khác ở công ty bao gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ, tài sản thừa chờ xử lý. Để hạch toán các khoản phải trả, phải nộp khác, xí nghiệp dùng tài khoản 338. 5. Tổ chức hạch toán chi tiết: Mỗi tài khoản cấp hai 3381, 3382... được mở cho một trang số phản ánh một cách cụ thể từng khoản phải trả, phải nộp của xí nghiệp với từng đối tượng. Bảng chi tiết tài khoản 338 là một trang sổ phản ánh cụ thể tình hình thanh toán tại xí nghiệp. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 338 Đến 31/3/2001 TT Nội dung diễn giải Số dư Nợ Có 1 TSHH thừa chờ xử lý 12.875.685 2 KPCĐ 1.944.840 3 BHXH 59.907.728 4 Lãi tiền gởi ngân hàng 3.961.645 ... ..................... ... ... ..................... ... ... ..................... ... 14 BHYT phải thu 2.176.210 15 Thuế thu nhập công nhân viên 849.765 Tổng cộng 1.944.840 279.813.745 6. Hạch toán vay ngắn hạn, dài hạn: Xí nghiệp có khả năng tài chính khá cụ thể, xí nghiệp sử dụng vốn tự có và vốn huy động từ cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, xí nghiệp vay ngân hàng rất ít. PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN CÔNG NỢ TẠI XÍ NGHIỆP I. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CHUNG CỦA XÍ NGHIỆP: 1. Những thuận lợi: Sổ sách của Xí nghiệp thực hiện khá đầy đủ kịp thời chính xác về các phần hành kế toán góp phần phục vụ tốt cho việc tổ chức công nợ. Chi phí phát sinh các công trình được tập hợp vào sổ tập hợp chi phí sản xuất công trình giúp ta theo dõi chi tiết được từng loại chi phí của công trình. Có đội ngũ kế toán vững vàng về nghiệp vụ tổ chức rất tốt về sổ sách và phản ánh kịp thời các thông tin cho lãnh đạo về số liệu kế toán. 2. Những khó khăn: Số lượng cán bộ công nhân viên văn phòng tăng nhanh gây ra nhiều khó khăn trong việc bố trí việc làm, công việc của một số nhân viên cứ tăng lên nhưng đặc điểm cộng việc mang tính logic của từng công việc mà không thể bố trí nhiều người làm chung một việc, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác của nhân viên mà còn gây ra rắc rối cho người quản lý nhân sự của xí nghiệp. Xí nghiệp xây dựng là chi nhánh của Công ty Xây dựng số 5 được Nhà nước cấp vốn kinh doanh nhưng trong điều kiện kinh doanh hiện nay cũng như hướng phát triển của xí nghiệp với số vốn do không đủ mở rộng sản xuất kinh doanh. Do đó xí nghiệp đang có nhu cầu tăng vốn... II. NHẬN XÉT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN CÔNG NỢ TẠI XÍ NGHIỆP: 1. Nhận xét tổ chức công nợ tại xí nghiệp: Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức theo phương thức tập trung mọi nhân viên kế toán đều được điều hành bởi kế toán trưởng. Đây là một hình thức rất phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp. xí nghiệp sử dụng máy tính phục vụ cho công tác kế toán theo hệ thống chương trình kế toán lập sẵn và việc phân công tác rõ ràng, cụ thể cho từng nhân viên kế toán đã đảm bảo việc hạch toán diễn ra chính xác, phản ánh kịp thời các nghiệo vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo kế toán kịp thời gởi đến cho Ban Giám đốc giúp cho Ban Giám đốc nắm được tình hình hoạt động kinh doanh trong từng quý, năm. 2. Nhận xét về tình hình kế toán: Xí nghiệp đã áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ tương đối phù hợp. Toàn bộ số liệu phát sinh được tổng hợp và lên các bảng kê ghi nợ, ghi có tại phòng kế toán xí nghiệp. Xí nghiệp đã vận dụng tốt hệ thống tài khoản mới vào thực tế, phù hợp với tình hình hoạt động của xí nghiệp, không rập khuôn theo lý thuyết mà có cải tiến về sổ sách vận dụng trk vào tình hình thực tế của xí nghiệp. 3. Nhận xét chung về công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ ở xí nghiệp: Xí nghiệp chủ yếu kinh doanh xây dựng các công trình, đường, cầu... Vì vậy công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại xí nghiệp giữ vai trò rất quan trọng, cộng với việc xí nghiệp đã trang bị máy tính nên phòng kế toán xí nghiệp đã hoàn thành nhiệm vụ của mình, tổ chức tốt quá trình hạch toán, trong đó có hạch toán thanh toán một hoạt động chiếm khối lượng lớn. Về các khoản phải thu: kế toán đã sử dụng các tài khoản trong hệ thống tài khoản để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến các khoản nợ phải thu. Phù hợp với quy định với chế độ hiện hành. Bên cạnh đó kế toán cũng đã sử dụng các sổ chi tiết, các tờ kê chi tiết để theo dõi các khoản thu theo từng đối tượng rất rõ ràng, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu, tuy nhiên các sổ này chỉ thể hiện cho lãnh đạo biết được số dư đầu kỳ , số nợ tăng thêm, số dư cuối kỳ... chưa thể hiện rõ số tiền nợ đã quá hạn thanh toán dẫn đến có một số khách hàng dây dưa không chịu trả hoặc kéo dài thời gian trả nợ. Về khoản phải trả: cũng như các khoản phải thu, kế toán đã sử dụng tài khoản trong hệ thống tài khoản để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả. Việc kế toán mở các sổ chi tiết, tờ kê chi tiết làm cho bị theo dõi các khoản phải trả cho ai rất dễ và cụ thể. Tuy nhiên chưa nói lên được thời hạn thanh toán. III. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN THANH TOÁN CÔNG NỢ TẠI XÍ NGHIỆP: 1. Đối tượng phải thu: Như đã trình bày ở trên, xí nghiệp sử dụng tờ kê chi tiết TK 131 “Phải thu khách hàng” để theo dõi từng khách hàng. Tuy nhiên tờ kê chi tiết này chỉ theo dõi về mặt số lượng tiền mà khách hàng nợ, mà không biết được thời hạn chiết khấu, thời hạn thu tiền, khách hàng chiếm dụng vốn của mình bao nhiêu cũng như không cung cấp kịp thời thông cho quản lý. Theo em xí nghiệp nên tổ chức chi tiết TK 131 như sau: SỔ CHI TIẾT TK 131 “Phải thu khách hàng” Từ ngày 1/3/2001 đến ngày 31/3/2001 Mã khách : Dư Nợ đầu kỳ Dư có đầu kỳ Chứng từ Diễn giải Thời hạn chiết khấu Thời hạn thanh toán Quá hạn Ghi Nợ TK 131 ghi Có các TK khác Ngày thanh toán Số dư cuối kỳ N Số TK511 331 111 112 KS Thanh Thanh 10 ngày được chiết khấu 20% 30 ngày 829.832.200 10/3/01 813.235.556 Tổng 813.235.556 Người lập biểu Kế toán trưởng Sổ chi tiết TK 131 dùng để theo dõi từng khách hàng. Mỗi một trang sổ dành cho một khách hàng và theo dõi từng tháng. Mỗi khách hàng được theo dõi về thời hạn chiết khấu, thừi hạn thanh toán, nợ quá hạn là bao nhiêu. TK 131 ghi nợ các TK khác dùng để thanh toán của khách hàng. Cộng số tiền nợ của TK 131 sau đó lập lên báo cáo công nợ. BẢNG BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI THU Ngày 31/3/01 Đối tượng phải thu Số tiền nợ Trong hạn Quá hạn Khách sạn Thanh Thanh 813.235.556 553.221.466 276.610.734 Nhà tình nghĩa 319.613.601 213.075.734 106.537.867 Công ty KOVA 37.384.605 37.384.605 0 Công trình đường bộ 288.404.220 144.202.110 144.202.110 ................... ..... ..... ..... ................... ..... ..... ..... ................... ..... ..... ..... Tổng cộng 40.203.647.253 2.802.431.502 1.401.215.751 Qua bảng báo cáo công nợ phải thu ở trên từ đó chúng ta có thể thấy được quản lý công nợ một cách hợp lý, quy định và chặt chẽ hơn. Cung cấp được những thông tin cần thiết hơn cho nhà quản lý và từ đó có thể nhìn thấy được toàn cảnh về công nợ của xí nghiệp. 2. Các biện pháp thu hồi nợ: Để quản lý tốt hơn các khoản phải thu, chúng ta cần phải xem xét sự biến động đối với các khoản phải thu trên các số liệu hạch toán, xác định thời hạn và nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu. 3. Đối với khoản phải trả: Việc thanh toán cho các nhà cung ứng, xí nghiệp thực hiện việc này rất tốt đã thanh toán đúng thời hạn trong hợp đồng. Xí nghiệp đã tổ chức quản lý chặt chẽ khoản nợ phải trả. Nhưng đồng thời cần phải mở chi tiết theo dõi từng khoản nợ một cách hợp lý, mẫu sổ chi tiết của TK 331 được trình bày theo mẫu sau: SỔ CHI TIẾT TK 331 “Phải trả cho người bán” Từ ngày 1/3/2001 đến ngày 31/3/2001 Nhà cung cấp: Dư Nợ đầu kỳ Dư có đầu kỳ Chứng từ Diễn giải Thời hạn chiết khấu Thời hạn thanh toán Quá hạn Ghi Nợ TK 131 ghi Có các TK khác Ghi có TK 331, ghi nợ các TK khác N Số TK 152 153 Cộng có TK 111 112 Cộng nợ 15 ngày được hưởng chiết khấu 2% 30 ngày 9.112.500 9.112.500 Xí nghiệp cần phải theo dõi chặt chẽ hơn nữa các khoản nợ phải trả bằng cách xem xét sự biến động đối với các khoản phải thu trên các số liệu hạch toán, xác định thời gian, nguyên nhân , phát sinh, cần phải xác định những khoản nợ nào chưa đến hạn trả, để đến hạn trả, đã hết jạn và quá hạn, khoản nợ nào nên trả trước, trả sau. Từ đó để quản lý tốt các khoản nợ phải trả thì cần phải lập bảng tính tiền gởi tiết kiệm các khoản nợ phải trả. BẢNG TÍNH THỜI GIAN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ Đối tượng phải trả Chưa đến hạn Đúnghạn Quá hạn Giao thông đường bộ 9.112.500 Hệ thống cầu cống 1.675.510 Nhà tình nghĩa 3.758.670 ................... ..... ..... ................... ..... ..... ................... ..... ..... Tổng cộng 18.678.597 27.876.897 * Tóm lại: Để quản lý có hiệu quả đối với các khoản nợ phải trả, xí nghiệp đã vận dụng đúng đắn và đã có các biện pháp quản lý điều kiện cụ thể tại xí nghiệp nhằm hạn chế gia tăng các khoản nợ phải trả, còn các khoản nào thực hiện tốt thì nên phát huy đến mức để tình hình tài chính ngày càng được cải thiện hơn. Kết luận T rong quá trình học tập tại trường cùng với thời gian kiến tập, tìm hiểu tại Xí nghiệp Xây dựng và Dân dụng 576 đã giúp cho em biết được tình hình hoạt động kinh doanh của xí nghiệp, thấy được tài chính khả năng hạch toán cũng như hiệu quả sinh lợi của hoạt động kinh doanh trong năm qua của xí nghiệp. qua đó em đã hoàn thành được đề tài “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ”. Trong đề tài này em đã nêu lên quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp, tình hình công nợ và cuối cùng là một số ý kiến hoàn thiện hạch toán và quản lý công nợ tại xí nghiệp. Chuyên đề này được hoàn thiện trong điều kiện thời gian có hạn, bản thân em còn thiếu kinh nghiệm trong việc xem xét vấn đề. Rất mong sự góp ý chân thành của các thầy cô và các cô chú phòng kế toán của xí nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP MỤC LỤC Trang Lời mở đầu 1 Phần I. Cơ sở lý luận về tình hình hạch toán các khoản công nợ 2 I. Một số khái niệm chung về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán cồng nợ mua, công nợ bán 3 1. Nội dung các nghiệp vụ thanh toán 3 2. Nguyên tắc hoạt động của nghiệp vụ thanh toán 3 3. Hạch toán các khoản thanh toán với người mua 4 4. Hạch toán các khoản thanh toán với người cung cấp 6 5. Hạch toán tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước 9 6. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ 13 Phần II. Tình hình thực tế hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ tại Xí nghiệp 17 A. Khái quát chung về tình hình hoạt động và phát triển của Xí nghiệp 18 I. Khái quát chung 18 1. Sự hình thành của xí nghiệp 18 2. Quá trình phát triển của xí nghiệp 19 II. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của xí nghiệp 20 1. Chức năng, nhiệm vụ 20 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của xí nghiệp 20 III. Cơ cấu tổ chức xí nghiệp 21 1. Cơ cấu tổ chức quản lý của xí nghiệp 21 2. Tổ chức kinh doanh và đặc điểm quy trình về công trình xây dựng ở xí nghiệp 21 3. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp 576 22 4. Tổ chức bộ máy kế toán 23 B. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ tại xí nghiệp 24 I. Tổ chức hạch toán các khoản phải thu 24 1. Các khoản phải thu tại xí nghiệp 24 2. Tổ chức hạch toán các khoản phải thu của khách hàng 24 3. Tổ chức hạch toán tổng hợp các khoản phải thu của khách hàng ở xí nghiệp 25 4. Hạch toán phải thu nội bộ 29 5. Tổ chức hạch toán các khoản phải thu 29 6. Hạch toán các khoản tạm ứng 30 II. Tổ chức hạch toán các khoản phải trả 31 1. Tổ chức hạch toán các khoản phải trả 31 2. Tổ chức hạch toán phải trả cho người bán 31 3. Tổ chức hạch toán phải trả nội bộ 32 4. Tổ chức hạch toán các khoản phải trả 32 5. Tổ chức hạch toán chi tiết 32 6. Hạch toán vay ngắn hạn, dài hạn 33 Phần III. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ tại xí nghiệp 34 I. Những thuận lợi và khó khăn chung của xí nghiệp 35 1. Những thuận lợi 35 2. Những khó khăn 35 II. Nhận xét chung về tổ chức hạch toán và công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ tại xí nghiệp 35 1. Nhận xét tổ chức công nợ tại xí nghiệp 35 2. Nhận xét về tình hình kế toán 35 3. Nhận xét chung về công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán công nợ 36 III. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán thanh toán công nợ tại xí nghiệp 36 1. Đối tượng phải thu 36 2. Các biện pháp thu hồi nợ 38 3. Đối với khoản phải trả 38 Kết luận 40