Đề tài Nâng cao hiệu quả hoạt động đấu thầu ở Việt Nam thông qua việc ứng dụng đấu thầu qua mạng

ông của quá trình triển khai thì quá trình triển khai sẽ tuân thủ theo các tiêu chí sau: Triển khai sẽ thực hiện theo 2 giai đoạn: giai đoạn thử nghiệm và giai đoạn triển khai nhân rộng. Triển khai được phân chia theo các theo các đặc tính: địa lý, chức năng, thời gian và giá trị. Trong đó miền địa lý được hiểu là đơn vị và vị trí sẽ triển khai; miền chức năng có nghĩa là khối module chức năng sẽ triển khai của hệ thống đấu thầu; giá trị tương ứng là giá trị tính bằng tiền sẽ thực hiện thông qua hệ thống đấu thầu; thời gian là chu kì triển khai tính bằng khoảng thời gian. + Trong giai đoạn thử nghiệm: có 2 phương pháp triển khai có thể được áp dụng bao gồm: Triển khai trong phạm vi địa lý hẹp, với số lượng các đơn vị tham gia nhỏ, nhưng có thể đại diện cho các đặc điểm của các loại hình đơn vị chung nhất khi tham gia hệ thống đấu thầu trong vùng lãnh thổ; với một số module chức năng mà các đơn vị có thể tham gia và giá trị gói thầu nhỏ; trong một chu kì thời gian là 2 năm Triển khai trong phạm vi địa lý hẹp, với số lượng các đơn vị tham gia nhỏ, nhưng có thể đại diện cho các đặc điểm của các loại hình đơn vị chung nhất khi tham gia hệ thống đấu thầu trong vùng lãnh thổ; với tất cả các module chức năng tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng áp dụng hết mà được thực hiện cho phù hợp đảm bảo tất cả các module đều được thực hiện và giá trị gói thầu nhỏ; trong một chu kì thời gian 2 năm. Với mỗi một phương pháp có các ưu nhược điểm so sánh với nhau. Phương án 1 thì tỉ lệ thành công sẽ lớn hơn so với phương án 2 trong giai đoạn thử nghiệm; tuy nhiên phương án 2 sẽ có ưu điểm là nhận được các bài học kinh nghiệm rút ra để áp dụng cho giai đoạn triển khai nhân rộng đối với các module; tỉ lệ thành công sẽ cao hơn trong giai đoạn sau. Các tiêu chí lựa chọn khi triển khai trong giai đoạn thử nghiệm Lựa chọn các đối tượng triển khai phải đầy đủ các điều kiện, tính chất để đảm bảo khả năng nhận thức đầy đủ các yêu cầu của thực tế hệ thống triển khai. Các đơn vị lựa chọn phải có đầy đủ các hoạt động thông thường của quá trình đấu thầu mua sắm công. Căn cứ trên mức độ sẵn sàng về CNTT của các cơ quan được lựa chọn và nhóm các nhà thầu. Thực hiện đầy đủ các chức năng để có thể thu được kết quả lớn nhất với sự tác động nhỏ nhất từ ngay lúc thực hiện lần đầu tiên. Hình thức triển khai phải phù hợp với thực tế. Lựa chọn theo các định hướng, chính sách có liên quan. Các kết quả thành công thu được sẽ là định hướng cơ bản cho quá trình triển khai nhân rộng về sau này. + Trong giai đoạn triển khai nhân rộng: Các module sẽ được triển khai có lộ trình nhưng sẽ triển khai toàn bộ phạm vi địa lý; giá trị sẽ thực hiện qua hệ thống sẽ theo lộ trình và sự phân cấp quản lý, thời gian dự kiến sẽ thực hiện áp dụng giai đoạn này khoảng 2 năm. Trong giai đoạn này sẽ xây dựng xong hệ thống kho dữ liệu hoàn chỉnh và hệ thống quản lý dữ liệu tập trung phục vụ cho các yêu cầu phân tích, thống kê. Thực hiện song song với quá trình triển khai, là các nhiệm vụ đồng thời cần thực hiện bao gồm: Nhiệm vụ tuyên truyền quảng bá thông tin: Sự tham gia của cơ quan chính phủ; cộng đồng doanh nghiệp tham gia trong quá trình rất quan trọng, là yếu tố đảm bảo sự thành công. Do đó cần thực hiện một loạt các biện pháp khuyến khích, quảng bá, tuyên truyền qua các phương tiện thông tin đại chúng, website, ... nhằm thu hút sự tham gia. Nhiệm vụ đào tạo: Hệ thống mang lại một phương thức làm việc khác với truyền thống; yêu cầu cần tổ chức các khóa đào tạo cho người dùng của chính phủ, các cộng đồng doanh nghiệp tham gia để có thể đầy đủ và rõ ràng về hệ thống; đào tạo thực hiện qua các lớp học tại chỗ, đồng thời thực hiện qua hình thức e-learning. Do số lượng người cần đào tạo rất lớn, cần mở rộng và liên kết với các tổ chức có khả năng và điều kiện để tăng nhanh số lượng người dùng được qua đào tạo. Đào tạo được thực hiện thường xuyên, trong các giai đoạn, khi có các cập nhật bổ sung mới của hệ thống. Nhiệm vụ hỗ trợ người dùng: xây dựng hệ thống trả lời hỗ trợ người sử dụng bằng nhiều hình thức (điện thoại, email, web); tập trung hỗ trợ theo hướng công nghệ và hướng module chức năng. Sử dụng cơ chế vận hành đảm bảo hoạt động 12hx7ngày. Tạo cơ chế phản hồi linh hoạt, các câu hỏi, thắc mắc, diễn đàn thực hiện qua nhiều hình thức như web, hội thảo, tiếp xúc giữa các hiệp hội các doanh nghiệp với cơ quan quản lý v.v. Nhiệm vụ bảo trì và hỗ trợ hạ tầng các đơn vị triển khai: hỗ trợ cho các máy tính trạm tham gia hệ thống trong giai đoạn triển khai thử nghiệm tại các đơn vị được lựa chọn thử nghiệm hệ thống của các cơ quan chính phủ. 2.2.2.4. Kế hoạch triển khai cụ thể Đấu thầu qua mạng từ nay đến 2015. Để đảm bảo sự ổn định trong quá trình chuyển đổi và thời gian cần thiết để thích ứng với hệ thống đấu thầu mới thì cần phải có các kế hoạch chuyển đổi theo dạng từng bước một. Kế hoạch triển khai hệ thống Đấu thầu qua mạng từ nay cho đến 2015 bao gồm: + Chuẩn bị dự án: Trong giai đoạn này; các công việc yêu cầu bao gồm: Xây dựng quyết tâm của Chính phủ; cùng với sự tham gia của các bộ để tạo tiền đề cho dự án. Thể hiện qua quyết tâm của Chính phủ; có thể đề nghị Thủ tướng phát ngôn chính thức. Các bộ ban ngành phối hợp cùng với MPI hiệu chỉnh, ban hành các văn bản pháp luật phù hợp với kế hoạch triển khai. Lãnh đạo và các nhân viên của cơ quan Chính phủ nhận thức được về dự án áp dụng đối với đơn vị mình. Phần ngân sách dành cho dự án sẽ phân bổ làm 2 giai đoạn tương ứng với quá trình triển khai. + Xây dựng quản lý vận hành hệ thống: Phần chuẩn bị xây dựng cơ sở hạ tầng cho hệ thống hoạt động bao gồm các điều kiện về phòng; chống cháy nổ; tiếp địa, nguồn .. có tác động lớn đến tính ổn định của hệ thống sau này; do đó cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết có tính hướng phát triển sau này. Trong giai đoạn này, ban quản lý dự án chủ trì thực hiện mua sắm trọn gói bao gồm phần cứng; phần mềm và dịch vụ đào tạo triển khai. Giai đoạn 2 sẽ mở rộng hợp đồng. Cần có sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị nằm trong diện triển khai. Quá trình vận hành kỹ thuật có thể yêu cầu một đơn vị tham gia từ đầu; được đào tạo; có năng lực và kinh nghiệm cũng như các chuyên gia để vận hành hệ thống duy trì tính ổn định, sẵn sàng và liên tục. + Quản lý tổ chức, quy trình thủ tục: Tiêu chuẩn đánh giá cần được cập nhật bổ sung và hiệu chỉnh theo từng thời điểm, phụ thuộc từng yêu cầu quản lý. Chuyển đổi sang online các thủ tục cần xem xét đầy đủ các điều kiện cần thiết. Các tình huống mẫu trong đấu thầu nên đặt trên website để có thể tham khảo dễ dàng. Kho dữ liệu đấu thầu cần có các báo cáo dạng tường minh; phục cho cho nhiều đối tượng và yêu cầu quản lý và nội dung thông tin khác nhau. + Chính sách, luật pháp nghị định Có 2 phương án xây dựng luật: Ban hành nghị định trước khi pilot; tư vấn khuyến nghị lựa chọn phương án này trong kế hoạch thực hiện. Ban hành thông tư hướng dẫn trước pilot; sau khi pilot mới ban hành nghị định. Cần có sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan rà soát luật phù hợp với tiến độ dự án. Việc hiệu chỉnh và rà soát cho phù hợp với thực tế là yêu cầu cần thiết làm tăng yếu tố thực tiễn cho văn bản pháp luật. Do yếu tố thời gian; cần có các chính sách đảm bảo sự thống nhất của dự án được định hướng theo đúng tầm nhìn và mục tiêu. Cần xem xét và đề xuất sử dụng hệ thống cho khu vực doanh nghiệp. + Tuyên truyền quảng bá thông tin: Trong giai đoạn thử nghiệm, MPI sẽ đứng ra mua sắm thiết bị phần cứng, phần mềm, đào tạo và triển khai. Giai đoạn triển khai thử nghiệm cần phối hợp đồng bộ với các bộ liên quan, các đơn vị nằm trong danh sách sẽ triển khai thử nghiệm. Sự tham gia của các doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng; đảm bảo các điều kiện cho hệ thống hoạt động; do đó cần nêu rõ vai trò; lợi ích khi tham gia; một hình thức kinh doanh mới. + Đào tạo: Đào tạo cho cả hai phía; Chính phủ và doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng như nhau. Nội dung cần được cập nhật, bổ xung và hiệu chỉnh định kì khi có thay đổi. + Hỗ trợ kỹ thuật: - Xây dựng Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật trả lời các yêu cầu thắc mắc của người sử dụng. 2.2.2.5. Thủ tục đấu thầu qua mạng Với hạ tầng CNTT hiện tại ở Việt Nam, thì các quy trình và thủ tục đấu thầu mua sắm hàng hóa qua mạng có thể áp dụng TMĐT đối với một số thủ tục trong giai đoạn triển khai 2008 đến 2012. Những thông tin và tài liệu về đấu thầu không công khai trên mạng (theo quy định tại Điều 12 Luật đấu thầu – các thông tin này sẽ đưa lên mạng theo lộ trình thực hiện điện tử hóa thủ tục đấu thầu nhưng phải bảo mật - không công khai trước thời điểm cho phép) bao gồm: Nội dung HSMT trước thời điểm phát hành theo quy định; Nội dung các HSDT, các sổ tay ghi chép, các biên bản cuộc họp xét thầu, các ý kiến nhận xét, đánh giá của chuyên gia hoặc nhà thầu tư vấn đối với từng HSDT trước khi công bố kết quả lựa chọn nhà thầu; Các yêu cầu làm rõ HSDT của bên mời thầu và trả lời của nhà thầu trong quá trình đánh giá HSDT trước khi công bố kết quả lựa chọn nhà thầu; Báo cáo của bên mời thầu, báo cáo của tổ chuyên gia, báo cáo của nhà thầu tư vấn, báo cáo của cơ quan chuyên môn có liên quan trong quá trình đấu thầu, xét thầu và thẩm định trước khi công bố kết quả lựa chọn nhà thầu; Kết quả lựa chọn nhà thầu trước khi được phép công bố theo quy định; Các tài liệu đấu thầu có liên quan khác được đóng dấu bảo mật theo quy định của pháp luật về bảo mật. Mô hình các quy trình thủ tục mua sắm qua mạng tại Việt Nam như sau: Hình 2.1: Quy trình mua sắm qua mạng Hình 2.2: Quy trình đấu thầu 7 bước theo quy định của Luật Đấu thầu Sau khi xác định được hình thức đấu thầu của Luật đấu thầu và được người có thẩm quyền phê duyệt, Chủ đầu tư (bên mời thầu) tổ chức thực hiện thủ tục đấu thầu mua sắm hàng hóa qua mạng theo các hình thức đấu thầu tương ứng dưới đây: Bảng 2.6: Nội dung các thủ tục đấu thầu mua sắm hàng hóa qua mạng TT Nội dung công việc và trình tự thực hiện online/offline Vai trò thực hiện của các bên tham gia vào hệ thống đấu thầu qua mạng I Đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế đối với gói thầu mua sắm hàng hoá. 2008-2012 2012-2015 a Đấu thầu 01 giai đoạn 1.1 Chuẩn bị đấu thầu gồm các bước: Sơ tuyển nhà thầu: thông báo sơ tuyển và lựa chọn nhà thầu vào danh sách. Lập kế hoạch đấu thầu và HSMT Trình duyệt và trình thẩm định kế hoạch đấu thầu và HSMT Off Off Chủ đầu tư (bên mời thầu): lập và chuẩn bị hồ sơ sơ tuyển để lựa chọn nhà thầu vào danh sách ngắn. Lập kế hoạch đấu thầu và HSMT trình người có thẩm quyền phê duyệt. Đồng thời trình lên Tổ chức thẩm định để thẩm định. 1.1.1 Thẩm định kế hoạch đấu thầu, HSMT Off Off Tổ chức thẩm định: đưa ra ý kiến thẩm định kế hoạch đấu thầu và HSMT làm căn cứ để Người có thẩm quyền xem xét phê duyệt hồ kế hoạch đấu thầu, HSMT. 1.1.2 Phê duyệt kế hoạch đấu thầu và HSMT Off Off Người có thẩm quyền: phê duyệt kế hoạch đấu thầu và HSMT khi đáp ứng điều kiện luật định. 1.1.3 Mời thầu: Thông báo mời thầu (đăng trên tờ báo về đấu thầu) - đối với đấu thầu rộng rãi. Gửi thư mời thầu đến các nhà thầu lựa chọn đối với đấu thầu hạn chế. On On Chủ đầu tư: ra thông báo mời thầu tới nhà thầu, thông báo mời thầu và các thông tin về gói thầu được đăng tải công khai trên tờ báo về đấu thầu và mạng đấu thầu mua sắm của Chính phủ: Các thông tin đăng tải công khai kèm theo Thông báo mời thầu: Kế hoạch đấu thầu; Thông báo mời sơ tuyển, kết quả sơ tuyển; Thông báo mời thầu đối với đấu thầu rộng rãi; Danh sách nhà thầu được mời tham gia đấu thầu; Kết quả lựa chọn nhà thầu; Thông tin xử lý vi phạm pháp luật về đấu thầu; Văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu hiện hành. Các thông tin liên quan khác. 1.2 Tổ chức thầu Chủ đầu tư: tiến hành các thủ tục theo luật định 1.2.1 Bên mời thầu phát hành HSMT. Off On Chủ đầu tư bán HSMT cho các nhà thầu tham gia mua hồ sơ 1.2.2 Nhà thầu mua HSMT và chuẩn bị HSDT Off On Nhà thầu đến địa điểm được Chủ đầu tư thông báo để tìm hiểu hồ sơ và mua HSMT 1.2.3 Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý HSDT. Off On Chủ đầu tư ấn định thời điểm đóng thầu, tổ chức tiếp nhận HSDT của nhà thầu 1.2.4 Nhà thầu sửa đổi hoặc rút HSDT. Off On Nhà thầu xem xét và sửa đổi HSDT hoặc rút HSDT trước thời điểm mở HSDT. 1.2.5 Mở thầu: thực hiện theo trình tự, thủ tục sau: Kiểm tra niêm phong HSDT; Mở, đọc và ghi vào biên bản các thông tin chủ yếu: tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp HSDT; thời gian có hiệu lực của HSDT; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu và giảm giá (nếu có); giá trị và thời hạn hiệu lực của bảo đảm dự thầu; văn bản đề nghị sửa đổi HSDT (nếu có); các thông tin khác. Lấy chữ ký đại diện các bên tham gia mở thầu. Bên mời thầu ký xác nhận vào từng trang bản gốc HSDT. Off On Chủ đầu tư tổ chức mở thầu dưới sự chứng kiến của đại diện Chủ đầu tư và đại diện các nhà thầu. Đại diện các nhà thầu và đại diện Chủ đầu tư cùng ký xác nhận vào biên bản ghi nhận toàn bộ nội dung mở thầu. 1.3 Đánh giá HSDT: Đánh giá sơ bộ Kiểm tra tính hợp lệ của HSDT Đánh giá chi tiết HSDT: đánh giá về mặt kỹ thuật – đánh giá về mặt tài chính, thương mại (xác định giá đánh giá). Sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch. Off On Chủ đầu tư thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu đê tiến hành việc đánh giá HSDT. Tổ chuyên gia đấu thầu có trách nhiệm đánh giá HSDT và đưa ra kết quả đánh giá để Chủ đầu tư trình Cơ quam thẩm định và trình người có thẩm quyền xem xét quyết định. 1.4 Trình thẩm định và trình phê duyệt kết quả đấu thầu Off Off Chủ đầu tư trình kết quả đánh giá HSDT lên Cơ quan thẩm định để thẩm định. 1.5 Thẩm định kết quả đấu thầu Off Off Sau khi thẩm định, Tổ chức thẩm định ra kết luận làm cơ sở để người có thẩm quyền xem xét quyết định. 1.6 Phê duyệt kết quả đấu thầu Off Off Người có thẩm quyền căn cứ vào báo cáo kết quả đánh giá HSDT và kết luận thẩm định để quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu. 1.7 Thông báo kết quả đấu thầu On On Chủ đầu tư căn cứ vào kết quả phê duyệt của Người có thẩm quyền để ra thông báo kết quả đấu thầu lựa chọn nhà thầu. Trường hợp kết quả đấu thầu được phê duyệt và chủ đầu tư lựa chọn được nhà thầu vào đàm phán hợp đồng thì Chủ đầu tư và Nhà thầu tiến hành các công việc để đám phán và ký kết hợp đồng. Trường hợp không lựa chọn được nhà thầu thì Chủ đầu tư ra thông báo cho các nhà thầu và tiến hành các thủ tục để đấu thầu lại. 1.8 Các công việc sau khi đấu thầu: Thương thảo và ký kết hợp đồng Thanh toán. Xử  lý các vấn đề phát sinh trong đấu thầu. Off Off Các công việc này nằm ngoài quy trình thủ tục đấu thầu mua sắm hàng hóa qua mạng. Được tiến hành giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu. b Đấu thầu 02 giai đoạn 1 Chuẩn bị đấu thầu giai đoạn 1 gồm các bước: 1.1 Sơ tuyển nhà thầu: Thông báo mời sơ tuyển. Lựa chọn nhà thầu vào danh sách. On On Chủ đầu tư: lập và chuẩn bị hồ sơ và ra Thông báo sơ tuyển để lựa chọn nhà thầu vào danh sách ngắn. 1.2 Lập HSMT, kế hoạch đấu thầu giai đoạn 1 Trình thẩm định HSMT, kế hoạch đấu thầu giai đoạn 1 Off Off Chủ đầu tư: Lập kế hoạch đấu thầu và HSMT trình Người có thẩm quyền phê duyệt. Đồng thời trình lên Tổ chức thẩm định để thẩm định. 1.3 Thẩm định HSMT, kế hoạch đấu thầu giai đoạn 1 Off Tổ chức thẩm định: đưa ra ý kiến thẩm định kế hoạch đấu thầu và HSMT làm căn cứ để Người có thẩm quyền xem xét phê duyệt hồ kế hoạch đấu thầu, HSMT 1.4 Phê duyệt HSMT, kế hoạch đấu thầu giai đoạn 1 Off Off Người có thẩm quyền: phê duyệt kế hoạch đấu thầu và HSMT khi đáp ứng điều kiện luật định. 1.5 Thông báo mời thầu giai đoạn 1 kèm theo các thông tin: On On Chủ đầu tư: ra thông báo mời thầu tới nhà thầu, thông báo mời thầu và các thông tin về gói thầu được đăng tải công khai trên tờ báo về đấu thầu và mạng đấu thầu mua sắm của Chính phủ: Các thông tin đăng tải công khai kèm theo Thông báo mời thầu: Kế hoạch đấu thầu; Thông báo mời sơ tuyển, kết quả sơ tuyển; Thông báo mời thầu đối với đấu thầu rộng rãi; Danh sách nhà thầu được mời tham gia đấu thầu; Kết quả lựa chọn nhà thầu; Thông tin xử lý vi phạm pháp luật về đấu thầu; Văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu hiện hành. Các thông tin liên quan khác. 1.6 Tổ chức đấu thầu giai đoạn 1: Chủ đầu tư tiến hành 1.6.1 Bên mời thầu phát hành HSMT Off On Chủ đầu tư bán HSMT cho các nhà thầu tham gia mua hồ sơ 1.6.2 Nhà thầu mua HSMT và chuẩn bị HSDT. Off On Nhà thầu đến địa điểm đã thông báo để tìm hiểu và mua HSMT 1.6.3 Bên mời thầu nhận và quản lý HSDT giai đoạn 1. Off On Chủ đầu tư: tiếp nhận và quản lý HSDT của nhà thầu để chuẩn bị mở HSDT 1.6.4 Mở thầu. Off On Chủ đầu tư tổ chức mở thầu dưới sự chứng kiến của đại diện Chủ đầu tư và đại diện các nhà thầu. Đại diện các nhà thầu và đại diện Chủ đầu tư cùng ký xác nhận vào biên bản ghi nhận toàn bộ nội dung mở thầu. 1.6.5 Trao đổi về HSDT giao đoạn 1 giữa bên mời thầu với nhà thầu. Off On Chủ đầu tư và Nhà thầu phối hợp trao đổi các thông tin liên quan đến HSMT và HSDT của các bên. 2 Chuẩn bị, tổ chức đấu thầu giai đoạn 2: 2.1 Lập HSMT và kế hoạch đấu thầu giai đoạn 2 Trình duyệt và trình thẩm định HSMT, kế hoạch đấu thầu giai đoạn 2. Off Off Chủ đầu tư: Lập kế hoạch đấu thầu và HSMT trình Người có thẩm quyền phê duyệt. Đồng thời trình lên Tổ chức thẩm định để thẩm định. 2.2 Thẩm định HSMT, kế hoạch đấu thầu  giai đoạn 2 Off Off Tổ chức thẩm định: đưa ra ý kiến thẩm định kế hoạch đấu thầu và HSMT làm căn cứ để Người có thẩm quyền xem xét phê duyệt hồ kế hoạch đấu thầu, HSMT 2.3 Phê duyệt HSMT, kế hoạch đấu thầu giai đoạn 2 Off Off Người có thẩm quyền: phê duyệt kế hoạch đấu thầu và HSMT khi đáp ứng điều kiện luật định. 2.4 Tổ chức đấu thầu: Bán HSMT giai đoạn 2 cho nhà thầu đã nộp HSDT giai đoạn 1. Off On Chủ đầu tư bán HSMT cho các nhà thầu đã tham gia nộp hồ sơ dự  thầu giai đoạn 01. Nhà thầu đến địa điểm đã thông báo để tìm hiểu và mua HSMT giai đoạn 02. 2.5 Mở thầu Off On Chủ đầu tư tổ chức mở thầu dưới sự chứng kiến của đại diện Chủ đầu tư và đại diện các nhà thầu. Đại diện các nhà thầu và đại diện Chủ đầu tư cùng ký xác nhận vào biên bản ghi nhận toàn bộ nội dung mở thầu. 2.6 Đánh giá HSDT giai đoạn 2 Off On Chủ đầu tư thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu đê tiến hành việc đánh giá HSDT. 2.7 Trình duyệt, trình thẩm định kết quả đấu thầu Off Off Tổ chuyên gia đấu thầu có trách nhiệm đánh giá HSDT và đưa ra kết quả đánh giá để Chủ đầu tư trình Cơ quam thẩm định và trình người có thẩm quyền xem xét quyết định. 2.8 Thẩm định kết quả đấu thầu Off Off Sau khi thẩm định, Tổ chức thẩm định ra kết luận làm cơ sở để người có thẩm quyền xem xét quyết định. 2.9 Phê duyệt kết quả đấu thầu Off Off Người có thẩm quyền căn cứ vào báo cáo kết quả đánh giá HSDT và kết luận thẩm định để quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu. 2.10 Thông báo kết quả đấu thầu On On Chủ đầu tư căn cứ vào kết quả phê duyệt của Người có thẩm quyền để ra thông báo kết quả đấu thầu lựa chọn nhà thầu. Trường hợp kết quả đấu thầu được phê duyệt và chủ đầu tư lựa chọn được nhà thầu vào đàm phán hợp đồng thì Chủ đầu tư và Nhà thầu tiến hành các công việc để đám phán và ký kết hợp đồng. Trường hợp không lựa chọn được nhà thầu thì Chủ đầu tư ra thông báo cho các nhà thầu và tiến hành các thủ tục để đấu thầu lại. 2.11 Các công việc: Thương thảo, ký kết hợp đồng. Thanh toán. Xử lý các vấn đề phát sinh Off On Các công việc này nằm ngoài quy trình thủ tục đấu thầu mua sắm hàng hóa qua mạng. Được tiến hành giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu. II Các hình thức lựa chọn nhà thầu khác a Mua sắm trực tiếp 1 Chuẩn bị: Lập hồ sơ yêu cầu và đề xuất và trình duyệt hồ sơ Off On Chủ đầu tư lập hồ sơ yêu cầu và đề xuất kỹ thuật trình người có thẩm quyền phê duyệt 2 Phê duyệt hồ sơ đề xuất Off Off Người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt hồ sơ yêu cầu 3 Gửi thông báo và hồ sơ yêu cầu đến nhà thầu On On Chủ đầu tư gửi thông báo và hồ sơ yêu cầu đến nhà thầu 4 Nhà thầu chuẩn bị và gửi hồ sơ đề xuất Off On Nhà thầu căn cứ vào yêu cầu của chủ đầu tư để chuẩn bị hồ sơ đễ xuất tới chủ đầu tư 5 Tiếp nhận hồ sơ và tổ chức đánh giá hồ sơ: Kiểm tra các nội dung về kỹ thuật và đơn giá; Cập nhật năng lực của nhà thầu; Đánh giá tiến độ thực hiện; Các nội dung khác (nếu có). Off On Chủ đầu tư tiếp nhận hồ sơ và Lập tổ chuyên gia để đánh giá hồ sơ đề xuất 6 Trình duyệt và thẩm định kết quả lên người có thẩm quyền Off Off Tổ chuyên gia trình Chủ đầu tư kết quả đánh giá để chủ đầu tư trình duyệt và trình thẩm định kết quả đánh giá. 7 Phê duyệt kết quả Off Off Người có thẩm quyền căn cứ vào kết luận thẩm định và hồ sơ đánh giá để phê duyệt kết quả 8 Thông báo kết quả và thực hiện việc mua sắm trực tiếp. On On Chủ đầu tư thông báo kết quả đánh giá đến nhà thầu 9 Các công việc: Ký biển bản bổ sung nội dung hợp đồng đơn giá Thanh toán.. Off On b Chào hàng cạnh tranh trong mua sắm hàng hoá 1 Chuẩn bị: Lập hồ sơ yêu cầu chào hàng Trình người có thẩm quyền phê duyệt Off On Chủ đầu tư lập hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh và trình hồ sơ lên người có thẩm quyền phê duyệt 2 Phê duyệt Off Off Người có thẩm quyền xem xét nội dung và phê duyệt 3 Thông báo chào hàng (trên báo đấu thầu 3 kỳ liên tiếp). On On Sau khi có phê duyệt, Chủ đầu tư ra thông báo chào hàng cạnh tranh 4 Tổ chức chào hàng: Gửi hồ sơ chào hàng đến nhà thầu Off On Chủ đầu tư gửi hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh đến nhà thầu để các nhà thầu tìm hiểu xem xét khả năng tham gia cung cấp hàng hóa 5 Nhà thầu gửi báo giá On On Nhà thầu gửi báo giá hàng hóa đến chủ đầu tư theo thời hạn chủ đấu tư quy định 6 Đánh giá các báo giá Off On Chủ đầu tư thành lập Tổ chuyên gia để đánh giá các báo giá của nhà thầu 7 Trình duyệt kết quả đánh giá Off Off Sau khi có kết quả đánh giá, chủ đầu tư trình kết quả lên người có thẩm quyền để phê duyệt kết quả 8 Phê duyệt kết quả chào hàng Off Off Người có thẩm quyền phê duyệt kết quả đánh giá 9 Gửi thông báo kết quả chào hàng. On On Sau khi có phê duyệt kết quả đánh giá, chủ đầu tư gửi thông báo kết quả đánh giá chào hàng đến các nhà thầu 10 Các công việc: thương thảo và ký hợp đồng, thanh toán Off On Chủ đầu tư và nhà thầu tổ chức thương thảo hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng mua sắm hàng hóa. Các hình thức đấu thầu mua sắm hàng hóa: chỉ định thầu, tự thực hiện, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt không áp dụng qua mạng đấu thầu. Triển khai một hệ thống đấu thầu qua mạng luôn có rất nhiều yếu tố phức tạp và rủi ro, thành công của dự án phụ thuộc vào nhiều nhân tố. Do vậy cần đưa ra các nguyên tắc cơ bản để người quản lý tổ chức triển khai tuân thủ nhằm đảm bảo sự thành công của dự án. Các nguyên tắc căn cứ trên những bài học kinh nghiệm của các nước và các nhận định rút ra trên thực tế hiện trạng tại Việt Nam. 2.3. Kinh nghiệm thực hiện của một số nước trên thế giới Nghiên cứu một số nước cho thấy rằng nếu môi trường đấu thầu đang tồn tại được hỗ trợ tốt, thủ tục đấu thầu chặt chẽ, đang trong tiến trình tin học hoá (TMĐT) thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi giúp Chính phủ chuyển dịch sang mô hình đấu thầu qua mạng. Ngược lại nếu mức độ sẵn sàng thấp thì để chấp nhận đấu thầu qua mạng sẽ cần phải nâng cao mức độ sẵn sàng và việc triển khai sẽ đòi hỏi một khoảng thời gian dài hơn. Đấu thầu qua mạng là một lĩnh vực tương đối mới trong hoạt động áp dụng TMĐT của Chính phủ các nước, mỗi quốc gia đều có những tiêu chí áp dụng khác nhau do đó có những lộ trình áp dụng tương đối khác nhau nhưng cuối cùng là đạt được mục tiêu minh bạch, công bằng và hiệu quả. Ở những nước phát triển đấu thầu qua mạng, hạ tầng về thể chế về thanh toán, thuế, CNTT rất phát triển. Chưa có một quốc gia nào áp dụng được đại trà các hoạt động mua sắm Chính phủ, qua khảo sát các nước có trình độ phát triển cao như Hàn Quốc, Anh . Tại Anh, hình thức mua sắm hàng hoá được áp dụng chỉ trên một vài địa phương và một vài cấp. Các nước đa số áp dụng hình thức khuyến khích qua các chương trình vận động, quảng bá của Chính phủ chứ không áp đặt. Duy chỉ có Hàn Quốc là việc thực thi được đưa vào luật thực hiện. Hiện tại chỉ có hệ thống đấu thầu của Hàn quốc là phát triển vào loại tốt nhất và đã áp dụng hoàn hảo các hình thức: tập trung thông tin đăng tải, tiến độ, giá, đấu giá ngược, đấu thầu qua mạng, hợp đồng điện tử, thanh toán điện tử. Việc phát triển đấu thầu qua mạng phụ thuộc nhiều vào chính sách, kế hoạch chiến lược, quản lý và các yếu tố Chính phủ hợp lý, hơn là một ứng dụng của công nghệ. Trước khi tiến hành thực hiện, Chính phủ cần đánh giá lại mức độ sẵn sàng của các yếu tố quốc gia ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống đấu thầu qua mạng. Để triển khai thành công, từ kinh nghiệm của các nước cho thấy, cần lưu ý đến các vấn đề sau: 2.3.1. Sự điều hành và kế hoạch chiến lược của Chính phủ Hầu hết ở các nước đã triển khai thành công đấu thầu qua mạng, do có một cơ quan Chính phủ hỗ trợ tài chính, điều hành, lập kế hoạch và triển khai tạo ra một môi trường thuận lợi cho cải cách công tác đấu thầu và hỗ trợ việc chuyển đổi sang mô hình đấu thầu mới. Động cơ thúc đẩy các Chính phủ thực hiện đó là các lợi ích mang lại cho nền kinh tế thương mại, cho công động, cải tiến tiến trình đấu thầu trở nên thống nhất, công khai, minh bạch, hiệu quả, tăng niềm tin trong quốc gia và quốc tế. 2.3.2.  Chỉ đạo và hỗ trợ pháp lý Trong hầu như các nước đã tạo lập môi trường đấu thầu vững chắc, luôn có sự chỉ đạo, quản lý và hỗ trợ vấn đề pháp lý để cung cấp các văn bản pháp lý, nhằm tạo tiến trình đấu thầu minh bạch, hiệu quả, thống nhất và bền vững, hạn chế tham nhũng. Luật được áp dụng có thể là luật dành riêng cho đấu thầu hoặc luật liên quan đến quản lý tài chính, quản lý khu vực công, và các quyền bảo vệ người tiêu dùng. Một số luật đặc biệt có liên quan TMĐT cần được phát triển như chứng thực số, tính cá nhân và bảo vệ dữ liệu. 2.3.3. Quy định, điều chỉnh đấu thầu Hầu hết các nước đang tiếp cận và phát triển hệ thống đấu thầu tốt đều có các cơ quan điều chỉnh nhằm mục đích hỗ trợ cưỡng chế để thiết lập các chính sách và các chỉ đạo đường lối, điều phối sự thực hiện, giải quyết các khiếu nại, và điều hành các tiến trình trong đấu thầu. 2.3.4. Công nghiệp và phát triển thương mại Trong nhiều quốc gia, chính sách, quản lý tiến trình và chiến lược đấu thầu nhằm mục đích hỗ trợ phát triển kinh tế. Các ngành công nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích nếu có một sự đảm bảo về tính trung thực, công bằng, minh bạch và hiệu quả của thủ tục đấu thầu. 2.3.5.  Hạ tầng mạng quốc gia và công nghệ Trong số các quốc gia đã thành công trong chuyển dịch sang mô hình đấu thầu qua mạng, thì đa phần thường có hạ tầng thông tin và viễn thông đầy đủ. Đó là khả năng truy nhập tới phạm vi rộng các dịch vụ dữ liệu qua một hệ thống mạng phục vụ cho cả người dùng ở thành phố và nông thôn. Đối với đấu thầu qua mạng, hạ tầng mạng cần đến thanh toán điện tử; chứng thực số và chữ ký điện tử. 2.3.6. Nâng cao năng lực cho đội ngũ chuyên gia đấu thầu Chính phủ có chính sách tăng cường đội ngũ chuyên gia tham gia công tác đấu thầu ở các cơ quan thuộc Chính phủ, chính quyền địa phương cả về số lượng và chất lượng. Cơ quan trực tiếp quản lý công tác đấu thầu trên hệ thống đấu thầu qua mạng cần tăng trách nhiệm và bổ sung nguồn lực giỏi để giải quyết hiệu quả với các thay đổi được yêu cầu trong môi trường đấu thầu đang có. Nguồn lực này cũng được sử dụng để hỗ trợ cho quá trình chuyển dịch sang đầu thầu qua mạng. 2.3.7. Thiết lập các bước thực hiện ban đầu cho đấu thầu qua mạng Thông thường, có rất nhiều quốc gia trong quá trình chuyển đổi sang đấu thầu qua mạng có các bước đi thiết lập ban đầu, bằng các công cụ về luật pháp, chính sách, các khóa đào tạo cho cả người mua và nhà cung cấp; các chuẩn nào được sử dụng cho việc vận hành các hệ thống đấu thầu qua mạng đang phát triển và có liên kết với các hệ thống văn phòng lõi khác. Các nhận định rút ra trên cơ sơ khảo sát trong nước và nước ngoài làm định hướng cho việc xây dựng mô hình tổng thể: Hệ thống đấu thầu qua mạng sẽ được xây dựng tập trung và duy nhất do Cục Quản lý đấu thầu – Bộ KHĐT quản lý vận hành. Hệ thống tổng thể cung cấp khả năng thực hiện toàn bộ quy trình trên mạng bao gồm các giai đoạn yêu cầu, đấu thầu, hợp đồng và thanh toán. Hệ thống phải cung cấp toàn bộ thông tin về đấu thầu của Chính phủ trên Internet. Hệ thống phải cung cấp toàn bộ thông tin về nhà thầu tham gia. Hệ thống được phân chia giai đoạn đầu tư, theo sự phát triển của chức năng, phạm vi và áp dụng. Trong giai đoạn đầu, và các điều kiện cụ thể tại Việt Nam chỉ áp dụng một số module trong hệ thống; tuy nhiên hệ thống cần có đầy đủ các module để có thể thực hiện trong các giai đoạn sau. Hình thức triển khai mang tính bắt buộc áp dụng đối với các đơn vị trong dự án. Phạm vi triển khai giai đoạn 1, giai đoạn 2 sẽ căn cứ vào Quyết định số 179/2007/QĐ-TTg ngày 26/11/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế tổ chức mua sắm tài sản, hàng hoá từ ngân sách Nhà nước theo phương thức tập trung. Xây dựng chương trình đào tạo và mở rộng các loại hình đào tạo cho nhân lực CNTT, nhân lực về TMĐT, nhân lực về đấu thầu. Hoàn thiện các chính sách, luật pháp cho đấu thầu qua mạng Hoàn thiện chính sách, luật pháp, các điều kiện nền tảng cho hoạt động đấu thầu qua mạng. Cần có sự phối hợp và thống nhất thực hiện giữa các cơ quan liên quan và các đơn vị trong dự án triển khai. Đặc biệt sự chỉ đạo từ Ban chỉ đạo quốc gia về CNTT mà đứng đầu là Phó thủ tướng Chính phủ. Việc triển khai mô hình đấu thầu qua mạng quốc gia cần xây dựng lộ trình hợp lý, có xét đến các hệ thống hiện tại, các chuẩn kết nối đến các hệ thống quản lý của Chính phủ khác, các hệ thống tương lai. Cần nghiên cứu để xác định phạm vi, khối cơ quan của Chính phủ cũng như các yếu tố đầy đủ của hạ tầng mạng cần thiết để tiến hành thiết lập các môi trường ban đầu và triển khai giai đoạn thí điểm tốt nhất. Các bài học kinh nghiệm trên là những bài học quý giá mà chúng ta phải lưu ý khi triển khai ở Việt Nam . CHƯƠNG 3CÁC NHÓM GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢHOẠT ĐỘNG ĐẦU THẦU THÔNG QUA ỨNG DỤNG ĐẤU THẦU QUA MẠNG 3.1. Định hướng của Chính phủ trong việc ứng dụng đấu thầu qua mạng Việt Nam đang trong quá trình thực hiện sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Đảng và Nhà nước rất quan tâm đến ứng dụng và phát triển CNTT trong đời sống kinh tế xã hội. Quán triệt Chỉ thị 58 của Bộ Chính trị, Quốc hội và Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản pháp lý để hoàn thiện cơ sở pháp lý cũng như định hướng về phát triển CNTT, Internet, TMĐT. Kế hoạch tổng thể phát triển và ứng dụng TMĐT đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 222/2005/QĐ-TTg đã xác định việc ứng dụng TMĐT trong việc mua sắm công là một trong mục tiêu quan trọng của ứng dụng TMĐT. Hơn nữa, Nghị định 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong các cơ quan Nhà nước để xây một Chính phủ điện tử, tinh giản, gọn nhẹ, minh bạch, tăng tính hiệu lực và hiệu quả vừa được ban hành. Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng, khẳng định sự cần thiết phải đầu tư vào Dự án “Ứng dụng TMĐT trong mua sắm Chính phủ”. Dự án: “Ứng dụng TMĐT trong mua sắm của Chính phủ” là dự án nằm trong kế hoạch tổng thể phát triển phát triển TMĐT giai đoạn 2006-2010 đã được Thủ Tướng phê duyệt theo Quyết định số 222/2005/QĐ-TTg ngày 27/12/2005. Dự án có mục tiêu “Ứng dụng TMĐT trong mua sắm Chính phủ” để triển khai trong các hoạt động mua sắm công. Thông qua việc xây dựng một hệ thống đấu thầu tập trung, qua mạng, dự án sẽ làm cho quá trình đấu thầu của các cơ quan, đơn vị được công khai, minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả kinh tế. Với tổng mức đầu tư phê duyệt là 160 tỷ đồng, dự án phải xây dựng một hệ thống đấu thầu qua mạng bao gồm: các cơ sở pháp lý phục vụ đấu thầu qua mạng, cải cách các quy trình nghiệp vụ đấu thầu qua mạng, xây dựng hạ tầng thông tin gồm mạng, cơ sở dữ liệu, cổng giao tiếp, CA với độ an toàn bảo mật cao để phục vụ đấu thầu qua mạng. Mục đích của dự án là ứng dụng các thành tựu của CNTT, của viễn thông để thực hiện việc đấu thầu qua mạng, làm cho quá trình mua sắm công được công khai, minh bạch, quá trình đấu thầu được bình đẳng, nhanh chóng và hiệu quả. Dự án sẽ đem lại một phương thức đấu thầu công khai, minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả nhờ ứng dụng các thành quả của CNTT, TMĐT. Các đơn vị hưởng thụ dự án trước hết là các cơ quan Chính phủ, các doanh nghiệp Nhà nước, các đơn vị hành chính sự nghiệp và sau này mở rộng cho mọi thành phần kinh tế. 3.2. Nhóm giải pháp mang tính chiến lược Dựa trên cơ sở kinh nghiệm của các nước khác, các nhóm giải pháp sau được đưa ra nhằm đảm bảo quá trình triển khai đấu thầu qua mạng được thực hiện và vận hành có hiệu quả: Quyết tâm của lãnh đạo: Đây là điều tiên quyết cho sự thành công của việc ứng dụng đấu thầu qua mạng ở Việt Nam . Việc Chính phủ quyết tâm thực hiện và thực hiện đến cùng, không vì bảo vệ đặc quyền đặc lợi cho một số nhóm nhỏ các cá nhân là việc cần phải làm. Lãnh đạo các địa phương, Bộ, ban, ngành cũng phải quán triệt sâu sắc tư tưởng chỉ đạo để thực hiện nghiêm túc và triệt để.  Cần phải xây dựng lộ trình triển khai cho phù hợp với điều kiện cụ thể ở Việt Nam . Luật pháp của Việt Nam và Hàn Quốc có sự khác biệt rõ rệt, nhiều điều khoản, quy trình gần như trái ngược hẳn, nên việc áp dụng đấu thầu qua mạng không thể lấy nguyên hình mẫu và công nghệ của Hàn Quốc, mà phải tiến hành nghiên cứu, thay đổi sao cho phù hợp với đặc điểm và hoàn cảnh của nước ta.  Đảm bảo đồng bộ giữa khung pháp lý và công nghệ. Khung pháp lý là cơ sở để xây dựng quy trình công nghệ. Các giải pháp và quy trình điện tử phải đảm bảo thực hiện đúng và chặt chẽ theo Luật và các văn bản liên quan. Nhưng ngược lại, trong quá trình xây dựng hệ thống, nếu có những điểm cần phải thay đổi để phù hợp với công nghệ hiện tại mà vẫn đảm bảo không làm méo mó hệ thống Luật, thì chúng ta cũng nên cân nhắc để điều chỉnh sao cho hợp lý, tránh gây rắc rối, phức tạp và làm khó cho các nhà thầu.  Tuyên truyền nâng cao nhận thức của tất cả đối tượng tham gia vào hệ thống. Thời gian đầu, việc thực hiện đấu thầu qua mạng chắc chắn sẽ đụng chạm vào nhiều cá nhân, tổ chức. Do đó, việc thực hiện sẽ là khiên cưỡng, nhiều khi mang tính chống chế. Vì vậy, cần phải có biện pháp giải thích, vận động các cá nhân, tổ chức tích cực tham gia vào hệ thống. Đến một thời điểm nhất định thì phải có quy định bắt buộc đối với từng trường hợp, đồng thời cũng phải xây dựng các chế tài xử phạt nghiêm khắc nếu không tuân thủ.  Chỉ xây dựng một hệ thống đấu thầu qua mạng duy nhất trên toàn quốc: Việc có nhiều hệ thống thông tin đấu thầu trong một quốc gia sẽ gây lãng phí và khó đồng nhất quy trình, tiêu chuẩn. Cơ quan quản lý hệ thống đấu thầu này cũng phải duy nhất, tránh trường hợp một nhà nhiều chủ, nhằm quy rõ trách nhiệm và nâng cao hiệu quả làm việc của hệ thống. 3.3. Nhóm các giải pháp nhận diện và phòng ngừa rủi ro Biện pháp đảm bảo triển khai thành công trong giai đoạn quá độ chuyển đổi từ đấu thầu thông thường sang đấu thầu qua mạng Đối với một quy trình thông thường thực hiện trên giấy tờ; khi chuyển đổi sang sử dụng CNTT để áp dụng đều phải trải qua thời kì quá độ. Các nhân tố ảnh hưởng tác động liên quan đến thời kì này: + Nhận thức của người sử dụng tham gia hệ thống ở cả hai phía; nhà thầu và chủ đầu tư mời thầu. + Thời gian dành cho thời kì quá độ không vượt quá và không ngắn quá một thời hạn nhất định. + Kỹ năng sử dụng hệ thống mới của các đối tượng tham gia. Để đảm bảo thực hiện thành công trong thời kì quá độ này, các biện pháp sau cần được áp dụng: Tuyên truyền nâng cao nhận thức của các thành phần tham gia qua các hình thức: chương trình quảng bá thông tin đại chúng; demo trực tuyến; nâng cao trách nhiệm người đứng đầu trong việc áp dụng. Áp đặt thời gian chuyển đổi bằng các văn bản pháp lý. Tạo các diễn đàn trao đổi qua nhiều hình thức e-mail, web, forum, điện thoại, báo chí, phương tiện thông tin đại chúng với sự tham gia của các bên liên quan. Đào tạo và huấn luyện nâng cao các kỹ năng làm việc không chỉ cho các cán bộ quản lý đấu thầu mà cả các cán bộ chuyên trách về CNTT, nhằm giúp họ hiểu được quy trình đấu thầu trong thực tế ra sao, từ đó xây dựng một hệ thống đấu thầu qua mạng hợp lý và hiệu quả. Tiếp tục tuyển dụng các cán bộ vừa giỏi chuyên môn, vừa am hiểu CNTT nhằm tham gia sâu rộng vào hệ thống đấu thầu qua mạng. Triển khai đào tạo trước khi chuyển đổi với các nội dung liên quan đến quy trình đầu thầu thực hiện trên hệ thống CNTT. Các yêu cầu trước khi bắt đầu thực hiện theo quy trình. Các bước thực hiện và lưu ý. Các thông tin kết quả nhận được sau khi kết thúc quy trình. Các thông tin này được chuẩn hóa và duy nhất. Xây dựng các bài giảng trực tuyến demo quá trình thực hiện thành nhiều hình thức khác nhau như demo trực tiếp tại các lớp học; bải giảng trực tuyến, đoạn video demo... cho phép người học hình dung được các yếu tố liên quan khi thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên hệ thống CNTT. Có thời gian thử nghiệm thực hiện trên hệ thống thật với các tình huống giả định trong thực tế. Các bài kiểm tra đánh giá trình độ người tham gia hiểu biết về hệ thống theo hình thức trắc nghiệm trực tuyến, từ đó đánh giá mức độ am hiểu của người sử dụng về hệ thống. Đưa ra các khuyến nghị để hoàn thiện kỹ năng làm việc mới dựa trên thang điểm đạt được. Các biện pháp trên đều nằm trong tổng thể quá trình triển khai, tuy nhiên đặc biệt chú trọng trong giai đoạn đầu sẽ được triển khai với sự tập trung và ưu tiên cũng như đồng loạt áp dụng. Sau khi đã thực hiện đầy đủ các biện pháp trên sẽ thực hiện chuyển đổi ngay sang sử dụng hệ thống đấu thầu mới vào một thời điểm định sẵn; chứ không thực hiện song song đồng thời cả hai phương thức đối với cùng một yêu cầu mua sắm. Các rủi ro trở ngại đối với hệ thống đấu thầu qua mạng và quản lý rủi ro Khi thực hiện bất kì một dự án nào, chúng ta đều phải tính đến các rủi ro có thể xảy ra. Quản lý dự án cần phải sớm nhận dạng rủi ro để từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa. Khi rủi ro đã xảy ra rồi thì phải có kế hoạch đối phó với rủi ro. Trong mục này chúng ta sẽ nhận định các rủi ro có thể xuất hiện trong dự án đấu thầu qua mạng, các đặc điểm của rủi ro và biện pháp quản lý và đối phó với rủi ro. Bảng 3.1: Các rủi ro và biện pháp phòng ngừa Mô tả rủi ro Các biện pháp phòng ngừa Không thực hiện được đồng bộ giữa đầu tư hạ tầng kỹ thuật với việc hoàn thiện các hành lang pháp lý cần thiết để tổ chức đấu thầu qua mạng. Cần phải có sự quyết tâm của lãnh đạo cao nhất qua các quyết định, nghị định để đảm bảo hành lang pháp lý cho triển khai. Cần phải xây dựng, cập nhật lộ trình triển khai cho phù hợp với điều kiện cụ thể ở Việt Nam . Các vấn đề pháp lý phải đi trước triển khai công nghệ, để khi công nghệ triển khai là có thể áp dụng được. Đấu thầu là một hệ thống phức tạp, liên quan đến nhiều vấn đề, nhiều cơ quan. Việc hoc tập kinh nghiệm của các nước là rất cần thiết và đảm bảo đồng bộ giữa môi trường pháp lý và công nghệ. Thiếu sự nhận thức đầy đủ về ý nghĩa và tác dụng của việc đấu thầu qua mạng trong lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện. Sự thiếu nhận thức đầy đủ sẽ tác động đến từ việc tổ chức triển khai đến ứng dụng sử dụng. Thói quen sử dụng phương thức truyền thống sẽ là rào cản cho việc triển khai ứng dụng ở các cơ quan Nhà nước. Có một sự thống nhất về nhận thức về mục đích, ý nghĩa, tác dụng của đấu thầu qua mạng tạo ra một môi trường thuận lợi cho các ứng dụng. Không gắn việc ứng dụng công nghệ hiện đại với cải cách hành chính mà cụ thể là tái cấu trúc lại quy trình đấu thầu qua mạng. Ứng dụng công nghệ hiện đại để tạo ra phương thức mua sắm mới đòi hỏi phải thay đổi lại quy trình mua sắm truyền thống. Nếu không thay đổi quy trình mua sắm cũ thì phương thức đấu thầu qua mạng không phát huy được hiệu quả và trở thành hình thức. Vì vậy, ứng dụng công nghệ hiện đại phải là một bộ phận của quá trình cải cách hành chính để nâng cao năng lực quản lý điều hành, chi tiêu công một cách minh bạch, hiệu quả. Không đủ năng lực và thẩm quyền trong lựa chọn công nghệ giải pháp và tiếp thu công nghệ để phát triển Thách thức ứng dụng công nghệ mới cũng kèm theo rủi ro công nghệ do sự lựa chọn sai, giải pháp không hợp lý và năng lực tiếp thu công nghệ không đủ để làm chủ hệ thống. Đây là thách thức đòi hỏi biết phát huy năng lực nội tại của tổ chức. Để giảm thiểu rủi ro này cần phải tiến hành quản lý dự án tốt, lộ trình hợp lý, phạm vi rõ ràng. Phương pháp học tập kinh nghiệm của nước ngoài rất có ích cho việc tiếp thu công nghệ. Phải kết hợp thuê ngoài với xây dựng năng lực nội bộ, đặc biệt là chuyển giao công nghệ. Tăng cường công tác sử dụng chuyên gia và tư vấn. Tránh sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp. Đầu tư không đủ mức cho phát triển phần mềm ứng dụng cho phù hợp với điều kiện của Việt Nam . Chi phí đầu tư để xây dựng phần mềm đấu thầu là yếu tố quan trọng của dự án. Cần phải dành đủ ngân sách cho đầu tư phát triển ứng dụng. Đặc biệt chú ý đến việc xây dựng đội ngũ nguồn nhân lực cho duy trì và phát triển hệ thống. Đấu thầu qua mạng gắn liền với sự công khai, minh bạch và hiệu quả tất yếu sẽ dẫn đến xung đột lợi ích với một số người. Vì vậy nên bằng cách này hay cách khác họ sẽ tránh không sử dụng. Phải nâng cao nhận thức và có những quyết định về mặt pháp lý để bắt buộc các đơn vị phải tham gia sử dụng phương tác đấu thầu. Đẩy mạnh công tác đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ đấu thầu qua mạng. Nguồn nhân lực không đủ năng lực chuyên môn để quản lý dự án, tiếp nhận công nghệ. Các cán bộ chủ chốt trong ban quản lý dự án là cán bộ kiêm nhiệm. Khi dự án triển khai rất nhiều công việc phải làm đòi hỏi cả thời gian và chuyên môn nghiệp vụ. Vì vậy cần chú ý đầu tư xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên môn có đủ năng lực để triển khai và tiếp quản công nghệ chuyển giao để sau này có thể tự duy trì và phát triển. Với nhận định triển khai áp dụng đấu thầu điện tử gặp nhiều khó khăn rủi ro, bắt nguồn từ các yếu tố chủ yếu sau: Phạm vi đấu thầu tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, dịch vụ rất rộng lớn và phức tạp và đa dạng. Thói quen của các thành phần tham gia đấu thầu với phương thức đấu thầu thông thường sử dụng giấy tờ. Các thành phần tham gia và có liên quan trong hệ thống đấu thầu. Để nhận định các rủi ro trong quá trình thực hiện dự án, cần xác định các thông tin sau: Ai quan tâm đến sự xuất hiện của một hệ thống đấu thầu qua mạng? Và nội dung gì sẽ được chú ý đến trong hệ thống? Khía cạnh nào của hệ thống sẽ được xem xét và quan tâm chú ý? Trên cơ sở đó, nhận định các nguồn trở ngại đến hệ thống bao gồm: Chậm và thiếu tính đồng bộ trong chính phủ có thể gây ra sự không phù hợp trong chỉ đạo của chính phủ khi khởi động, thực hiện, xúc tiến và phát triển hệ thống. Do thiếu sự ưu tiên về dành các nguồn lực cho dự án; không đầy đủ về kế hoạch và tầm nhìn chiến lược; thực hiện dự án không đồng bộ và bị ngắt quãng theo chu kì lãnh đạo. Chi phí dành cho phát triển, thực hiện và duy trì hệ thống không đảm bảo cũng như thiếu ngân sách cho sự nghiên cứu/phát triển và sáng tạo chính là sự hạn chế rất lớn về nguồn lực cho dự án. Rất khó đánh giá được sự tương quan yếu tố chi phí/lợi ích cho dự án dẫn đến nguồn vốn đầu tư cần thiết cho hiện tại và tương lai không đủ thực hiện dự án theo lộ trình đã đặt ra. Với chi phí cho phát triển, triển khai duy trì hệ thống là các yếu tố có thể xác định được, tuy nhiên có rất nhiều lợi ích của đấu thầu qua mạng chỉ có thể đánh giá được phần định tính cho nên khó đánh giá hiệu quả đầu tư dự án. Do yêu cầu bắt buộc đối với các thành phần tham gia trong một hệ thống mới cho nên các nhà thầu, cơ quan chính phủ có tâm lý không muốn thay đổi với cách thức làm việc cũ. Lo ngại khi một hệ thống mới sẽ giảm bớt hiệu quả hoặc uy thế của vai trò hiện tại hoặc có thể dẫn đến mất tất cả, vì thế sẽ không tham gia hệ thống. Không hiểu biết đầy đủ cách thức sử dụng và tham gia trong hệ thống; không chắc chắn và tin tưởng về trạng thái của họ trong khi tham gia hệ thống Đấu thầu qua mạng; do đó sẽ có các tác động tiêu cực đến quá trình triển khai Một trong các rủi ro mà các đối tượng tham gia rất quan tâm là giải quyết vấn đề bảo mật và xác thực của hệ thống. Các vấn đề như xác thực được nhà thầu, bảng chào giá của nhà thầu đề xuất, các thông tin nhạy cảm khác của quy trình đấu thầu. Các tài nguyên cần thiết dành cho dự án không đủ như thời gian, nhân lực và ngân sách dự án.           Có thể phân loại trở ngại thành hai dạng: Trở ngại thực tế bắt buộc: trở ngại mà bắt buộc người thực hiện dự án phải có các bước hành động để vượt qua khi thực hiện. Trở ngại qua nhận thức khi thực hiện dự án: các trở ngại có thể xuất hiện trong khi thực hiện dự án.           Các biện pháp tương ứng nhằm giảm thiểu và hạn chế các rủi ro, trở ngại: Tranh thủ sự hỗ trợ của chính phủ, làm nổi bật rõ vai trò lãnh đạo định hướng của Chính phủ. Sự hỗ trợ này nếu từ người đứng đầu Chính phủ sẽ có tác dụng tích cực đến các cơ quan ở các tầng dưới trong bộ máy hành chính. Xây dựng một vị trí giám đốc công nghê thông tin trong các bộ phận liên quan đến hệ thống, đảm bảo tính thực hiện thành công và là cách đảm bảo ở mọi cấp, bộ ban ngành. Xây dựng và hình thành một ban quản lý dự án có thực quyền; cho phép giải quyết nhanh chóng các vướng mắc khi thực hiện dự án. Xây dựng mục tiêu rõ ràng và các hướng dẫn thực hiện dự án cũng như các tác động ngược lại nếu mục đích không đạt tới. Xác định các lợi ích và chi phí dài hạn của dự án hơn là tập trung vào các chi phí ngắn hạn. Đồng thời đẩy nhanh tiến độ của dự án nhằm đảm bảo lộ trình thực hiện đã được Chính phủ quy định. Một cách nhìn nhận thống nhất chung về sự tham gia của các thành phần liên quan đối với hệ thống đấu thầu mới phải được thực hiện ở mức chính phủ xuống tới các bộ ban ngành và các địa phương. Yêu cầu một sự cam kết, đảm bảo thực hiện của tất cả các lãnh đạo các cơ quan thực hiện trong hệ thống. Đảm bảo xác định được tất cả các thành phần liên quan đến hệ thống và có thể tiếp nhận thường xuyên các thông tin hai chiều thông qua các hội thảo, thư, câu hỏi, phỏng vấn .v.v. Một biện pháp tuyên truyền quảng bá sâu rộng về lợi ích khi tham gia hệ thống đối với các doanh nghiệp; một kế hoạch đào tạo được triển khai rộng khắp cho tất cả các đối tượng tham gia. Tiếp nhận và học hỏi các bài học kinh nghiệm của các nước đã triển khai vì thường các trở ngại giống nhau ở một số điều kiện nhất định. Đảm bảo sự tích cực tham gia của các thành phần liên quan trong dự án; cho phép trong nhóm trực tiếp theo dõi dự án có quyền định hướng và khả năng đưa ra các hành động để giải quyết các trở ngại xuất hiện. Chuẩn hóa đơn giản chu trình thực hiện, mục tiêu và chính sách đúng và phù hợp thực tế. Có sự ưu tiên phân bổ cho dự án nguồn lực thích hợp Sử dụng các biện pháp kỹ thuật trong hệ thống: tất cả các thao tác đều phải ghi dấu vết lại; không cho phép người không xác thực truy cập hệ thống; các thông tin nhạy cảm đều được mã hóa; hệ thống có thể khôi phục lại sau một thời gian rất ngắn khi có sự cố; Các biện pháp đó bao gồm: Xác thực hai nhân tố Chứng chỉ số Mã hóa dữ liệu nhà thầu Chống virus trực tuyến khi tải các thông tin lên hệ thống Mã hóa SSL 128 bit Ghi log các thao tác trên hệ thống; Phân quyền truy nhập Gán nhãn thời gian Hệ thống tường lửa, phát hiện xâm nhập Phục hồi dữ liệu Site phục hồi dự phòng thứ 2 Một kinh nghiệm thực tế đã triển khai tại Hàn Quốc là áp dụng chiến lược kết hợp 3 yếu tố cân bằng nhau, bao gồm Mind Setting (Thiết lập sự thu hút), Capability Building (Xây dựng khả năng) và Incentive Leveraging (Tăng sự khuyến khích) để đảm bảo sự thành công của dự án đấu thầu qua mạng. Trong thời gian ban đầu thì Mind Setting là quan trọng nhất. Sau đó, Capability Building và Incentive Leveraging nên được quan tâm song song nhau. Điều này cũng có ý nghĩa để Việt Nam tham khảo và áp dụng. KẾT LUẬN Đấu thầu qua mạng là một trong những bước nhằm thực hiện mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử của Việt Nam, hướng tới việc hình thành một bộ máy hành chính bớt cồng kềnh, đơn giản hóa mà vẫn đảm bảo quản lý hiệu quả nền kinh tế nói riêng và xã hội nói chung. Việc thực hiện đấu thầu qua mạng trong thời gian sắp tới hứa hẹn sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động chi tiêu công của Chính phủ và góp phần đẩy mạnh hơn nữa quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Tất nhiên, việc thực hiện bất cứ cái gì mới mẻ cũng đều có khó khăn riêng, nhất là đối với Việt Nam, một quốc gia còn nhiều yếu kém trong cách quản lý và điều kiện cơ sở hạ tầng. Nhưng cùng với quyết tâm của Chính phủ và sự chuyển giao công nghệ từ phía Hàn Quốc, chúng ta hoàn toàn có cơ sở để tin tưởng rằng, việc thực hiện đấu thầu qua mạng sẽ thành công trong tương lai, và đây sẽ là bước đột phá lớn trong hoạt động đấu thầu của Việt Nam.