Đề tài Nghiên cứu công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Du lịch Đống Đa

INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 29 * Nhận xét: Từ số liệu ở bảng trên ta thấy qua hai năm số ngày khách lưu trú tại Công ty có xu hướng tăng lên, nguyên nhân số ngày khách lưu trú ở Công ty tăng lên là do sự ảnh hưởng của hai nhân tố: số lượt khách đến Công ty và thời gian lưu trú bình quân của khách. Ta có công thức : Trong đó: NK = LK*TBQ NK : Là số ngày khách lưu trú LK : Là số lượt khách lưu trú TBQ : Là thời gian lưu trú bình quân Vậy so với năm 2009, năm 2010 số ngày khách tăng lên 11.551 ngày tương ứng tăng 13,16% là do thời gian lưu trú bình quân tăng lên 5,88% và số lượt khách tăng 5,19% đã làm tăng ngày khách. Qua đó ta thấy rằng số ngày khách của Công ty TNHH Du lịch Đống Đa tăng lên từ năm 2009 đến năm 2010 là do số lượt khách đến và thời gian lưu trú bình quân của khách tăng lên. Điều này cho thấy Công ty đã thực hiện có hiệu quả các giải pháp thu hút khách đến, nâng cao chất lượng và đa dạng hoá các hoạt động dịch vụ nhằm tăng số ngày lưu trú của khách. c. Cơ cấu nguồn khách theo quốc tịch của khách sạn qua 3 năm : * Bảng 6: Stt Quốc tịch Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 1 Pháp 33 % 35% 36% 2 Úc 7% 5% 5% 3 Mỹ 32% 33,4% 34,3% 4 Các nước khác 28% 26,6% 24,7% (Nguồn : Phòng kinh doanh tại Công ty) * Nhận xét: Qua bảng số liệu trên, ta thấy lượng khách quốc tế đến với Công ty hàng năm tương đối đồng đều do Công ty luôn giữ mối quan hệ hợp tác lâu năm đối với một số công ty kinh doanh về tuor du lịch, tham quan. Công ty luôn chú trọng công tác quảng cáo hình ảnh, phát triển nhiều dịch vụ và mở rộng quy mô để thu hút thêm nhiều khách hàng trên thế giới. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 30 2.1.5.2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống: Công ty bao gồm các cơ sở phục vụ ăn uống với đầy đủ các trang thiết bị tốt phục vụ khách bên ngoài và khách lưu trú tại khách sạn. a. Nhà hàng Cố Đô: Nằm ở tầng trệt, phục vụ ăn sáng và nhiều món ăn đặc sản Âu, Á, các đặc sản của Việt Nam và của Huế, tiệc đứng trưa và tối. b. Nhà hàng Cung Đình:Trong trang phục cung đình, khách hàng sẽ được phục vụ như những vị vua chúa với những món ăn đặc sản của Huế và những bài dân ca Huế. c. Nhà hàng Ngự Hà: Nhà hàng Ngự Hà ở ở tầng 8 của khách sạn, gồm một phòng ăn lớn, một phòng ăn nhỏ và ăn ngoài ban công. * Các cơ sở ăn uống trên bao gồm các phòng ăn như sau: - Phòng ăn tối thiểu 50 chỗ : 3 phòng - Phòng tiệc tối thiểu 20 chỗ : 2 phòng - Phòng đặc sản tối thiểu 30 chỗ : 4 phòng - Tổ chức ăn sân vườn ngoài trời : có sức chứa trên 100 chỗ - Bar ngoài phòng ăn : 2 quầy d. Quầy bar bể bơi (Swimming Pool Bar): Nằm ngay bên cạnh bể bơi, phục vụ khách ăn sáng và phục vụ ăn uống vào buổi tối. 2.1.6. Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Du lịch Đống Đa: 2.1.6.1. Tổ chức bộ máy kế toán Trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường mà việc cạnh tranh diễn ra thường xuyên và có tính khốc liệt thì chất lượng thông tin kế toán được coi là 1 trong những vấn đề quan trọng để đảm bảo cho sự an toàn và mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ để tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý trình độ kế toán viên cũng như loại hình kinh doanh. Công ty TNHH du lịch Đống Đa đã tổ chức bộ máy kế toán đơn vị theo sơ đồ sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 31 Kế toán trưởng: là người giúp giám đốc tổ chức toàn bộ công tác kế toán của Công ty, bố trí vị trí, phần hành cho từng nhân viên. Tổ chức việc ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, cung cấp các thông tin kế toán một cách nhanh chóng mà chính xác để ban giám đốc đề ra quyết định kinh doanh tạm thời, giải trình các vấn đề liên quan về tài chính một cách rõ ràng nếu ban giám đốc yêu cầu. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc, cấp trên và nhà nước về các thông tin kế toán cung cấp. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, làm các sổ sách chứng từ liên quan, lập báo cáo kế toán. Kế toàn tài sản cố định kiêm kế toán công cụ dụng cụ, kế toán hàng hóa: Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ biến động tài sản cố định như mua sắm tài sản cố định, xây dựng cơ bản, thanh lý, nhượng bán, trích khấu hao tài sản cố định trong kỳ kế toán, đồng thời theo dõi sự biến động của công cụ dụng cụ, trong việc phân bổ công cụ dụng cụ cho chi phí trong từng kỳ cũng như sự biến động của hàng hóa của mỗi tháng lập chứng từ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán lương: Có nhiệm vụ tính toán quỹ lương, thanh toán các phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.....cho cán bộ công nhân viên. Kế toán doanh thu kiêm kế toán công nợ: Có trách nhiệm theo dõi tình hình của Công ty, tập hợp chi phí cho từng đối tượng để tính giá thành. Từ đó lập bảng cân đối, Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ,hàng hóa Kế toán doanh thu công nợ Kế toán tiền lương Kế toán trưởng Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Du lịch Đống Đa TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 32 tổng hợp chi phí để xác định kết quả kinh doanh, đồng thời theo dõi các khoản phải thu, phải trả, những khoản nợ khó đòi để báo cáo với kế toán trưởng kịp thời có những giả pháp giải quyết. Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm theo dõi khoản phải thu, phải trả của khách hàng và các khoản khác. Theo dõi sự hình thành của hàng hóa bán hàng, nhập và xử lý các chứng từ kế toán từ các bộ phận chuyển về, theo dõi giá vốn hàng bán và tính doanh thu. Theo dõi sự biến động của quỹ tiền mặt ngân phiếu và loại vốn bằng tiền khác của Công ty. 2.1.6.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty TNHH Du lịch Đống Đa Hiện tại công ty TNHH du lịch Đống Đa đang đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán Smile và dựa trên hình thức chứng từ ghi sổ, phần mềm này liên kết các hoạt động Công ty lại với nhau. Mọi công việc kế toán ở các bộ phận đều có kế toán riêng thực hiện theo dõi hàng ngày. Sau đó chuyển chứng từ gốc về phòng kế toán để tổng hợp chung. Kế toán tổng hợp làm việc trực tiếp trên máy vi tính với phần mềm Smile giúp cho việc tính toán số liệu tương đối chính xác. Cung cấp cho ban giám đốc kịp thời, đầy đủ. Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo hàng tháng, cuối năm Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán: -Sổ cái -Sổ chi tiết -Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán Smile Sơ đồ 2.3. Sơ đồ hình thức kế toán máy dựa trên nền chứng từ ghi sổ TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 33 Đối chiếu, kiểm tra * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, sau khi tiếp nhận các chứng từ gốc ban đầu như hoá đơn GTGT, giấy đề nghị, giấy thanh toán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,... kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, lấy số liệu để lập bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại. Sau khi lập các chứng từ tổng hợp thì kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và máy sẽ tự động ghi vào các sổ cái chi tiết các tài khoản. Đối với các chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu từ kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhập dữ liệu vào máy. Cuối tháng và cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và sổ kế toán ghi bằng tay. 2.1.6.3. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ sử dụng trong phần hành kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty: 2.1.6.4. Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán sử dụng trong phần hành kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty: * Bảng 8: TT Tên Chứng từ Số liên Loại hướng dẫn Loại bắt buộc Loại tự thiết kế Nơi lập Nơi cất giữ và bảo quản 1 Hoá đơn GTGT 3 x Lễ tân Phòng kế toán 2 Hoá đơn bán lẻ 3 x NH, buồng nt 3 Phiếu thu 3 x Kế toán nt 4 Phiếu chi 2 x Kế toán nt 5 Uỷ nhiệm chi 1 x Kế toán nt 6 Séc 1 x Kế toán nt 7 Bảng kê nộp tiền 1 x NVBH nt TT Tên Chứng từ Số liên Loại hướng dẫn Loại bắt buộc Loại tự thiết kế Nơi lập Nơi cất giữ và bảo quản * Bảng 7: TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 34 2.1.6.5. Các chính sách kế toán chủ yếu được áp dụng Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp mới (quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính). Trong đó, Công ty sẽ thực hiện như sau: + Kỳ kế toán : Từ ngày 01/01 và kết thúc 31/12 dương lịch hàng năm. + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : VNĐ + Phương pháp kế toán hàng tồn kho Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kì: giá thực tế đích danh Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên + Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ + Hệ thống các báo cáo được sử dụng tại Công ty: - Hàng tháng, hệ thống báo cáo kế toán gồm: 1. Bảng cân đối phát sinh 2. Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN) 3. Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN) - Cuối năm , hệ thống báo cáo kế toán gồm: 1. Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN) 2. Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN) 3. Tình hình lưu chuyển tiền tệ 4. Tình hình thực hiện nghĩa vụ nhà nước 5. Tình hình tăng giảm tài sản cố định 6. Tình hình các khoản phải thu , nợ phải trả 1 Sổ cái 3 x Kế toán Phòng kế toán 2 Sổ quỹ 3 x Thủ quỹ nt 3 Sổ nhật ký chung 2 x Kế toán nt 4 Sổ tiền gửi 2 x Kế toán nt 5 Sổ kho 1 x Thủ kho Thủ kho 6 Sổ TSCĐ 1 x Kế toán Phòng kế toán 7 Sổ theo dõi DT 1 x Kế toán nt 8 Bảng kê 3 x nt nt 9 Sổ chi tiết NVL 1 x Thủ kho Thủ kho TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 35 7. Tình hình thu nhập công nhân viên 8. Tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu 9. Báo cáo kho - Nhập xuất tồn 10. Báo cáo tổng hợp ( TK 131 ,141,138 ,331 ,338 ) 11. Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B04-DN) 2.2. Công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Du Lịch Đống Đa. 2.2.1. Khái quát về quá trình tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ tại Công ty: * Đối với dịch vụ lưu trú: - Khi khách đến thuê phòng tại quầy lễ tân, nhân viên lễ tân làm các thủ tục xong thì dẫn khách lên nhận phòng. Sau một thời gian lưu trú tại Công ty, khách trả phòng, lúc này lễ tân sẽ thanh toán tiền và các dịch vụ mà khách đã sử dụng. Cuối ca lễ tân có nhiệm vụ báo cáo các nghiệp vụ phát sinh bao gồm các chứng từ gốc (Nhân viên làm việc theo 2 ca, ca sáng 6h đến 14h, ca chiều 14h đến 22h) và nộp tiền cho kế toán, sau khi khách đã thanh toán và check out hết vào buổi sáng. Khi đó kế toán sẽ ghi phiếu thu nộp tiền phòng và dịch vụ, lúc này quá trình tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ đã được xác định. * Đối với dịch vụ nhà hàng: - Khách đến đặt ăn, nhân viên thu ngân dựa vào thực đơn khách gọi và báo cáo cho bộ phận liên quan chuẩn bị phục vị cho khách. Khi tan tiệc khách thanh toán tại quầy thu ngân, nhân viên bán hàng có nhiệm vụ thu số tiền khách trả và lên hóa đơn. Sau mỗi ca làm việc nhân viên bán hàng lên báo cáo bán hàng và nộp cho kế toán kèm theo số tiến mặt trong ca. Khi đó kế toán lập phiếu thu cho nhân viên bán hàng, lúc này quá trình tiêu thụ được hoàn tất. 2.2.2. Kế toán doanh thu tại công ty TNHH du lịch Đống Đa: 2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Do đặc điểm của Công ty là kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, dịch vụ nên nguồn thu chủ yếu là nguồn kinh doanh dịch vụ. Công ty mở rộng các loại hình kinh doanh như phòng ngủ, ăn uồng, giặt ủi, điện thoại... Nhưng nguồn thu nhập chủ yếu là TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 36 kinh doanh lưu trú chiếm 60% và ăn uống chiếm 15% trên tổng doanh thu. Thuế suất thuế GTGT áp dụng tại công ty theo phương pháp khấu trừ với mức thuế là 10% Tại Công ty, doanh thu của hai bộ phận lưu trú và ăn uống tập hợp theo hai ca chính, ca sáng từ 6h đến 14h, ca chiều từ 14h đến 22h, hằng ngày sau mỗi ca làm việc nhân viên lễ tân và nhân viên bán hàng tập hợp toàn bộ hóa đơn khách hàng thanh toán trong ca của mình lên báo cáo bán hàng nộp cho kế toán doanh thu. - Báo cáo bán hàng phân thành 3 khoản mục chính: + Tiền mặt + Tiền trả bằng card các loại. + Tiền chuyển khoản. Trường hợp khách trả tiền mặt nhân viên bán hàng lên bảng kê nộp tiền mặt, thủ quỹ và kế toán doanh thu sẽ lên phiếu thu. Đối với tiền mặt bằng card và chuyển khoản kế toán công nợ theo dõi toàn bộ doanh thu trong ngày được kế toán tập hợp, kiểm tra rồi lên báo cáo ngay trong ngày hôm đó để sớm hôm sau Giám Đốc có thể biết được tình hình doanh thu ngày hôm trước. a. Tài khoản sử dụng: (TK 511) Công ty TNHH du lịch Đống Đa với đặc điểm kinh doanh là dịch vụ du lịch nên nguồn thu chủ yếu là Công ty cung cấp dịch vụ, doanh thu sản phẩm, doanh thu bán hàng hóa. Vì vậy kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2 như sau:  TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa  TK5112: Doanh thu bán hàng và thành phẩm  TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ.  TK 5114 : Doanh thu phục vụ phí * Để theo dõi chi tiết doanh thu cho từng loại hình kinh doanh, kế toán đã mở các tài khoản chi tiết như sau:  Kế tóan doanh thu bán háng hàng hóa tại công ty TNHH du lịch Đống Đa TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 37 Ở Công ty với đặc điểm kinh doanh và dịch vụ du lịch nên hàng hóa là thực phẩm như: Các món ăn, đồ uống và các loại hàng khác. Để phản ánh chi tiết doanh thu bán hàng hóa Công ty sử dụng các tài khoản như sau: + TK 511101: Doanh thu uống nhà hàng - doanh thu từ việc cung cấp đồ uống phục vụ khách tại nhà hàng + TK 511105: Doanh thu minibar tại phòng - doanh thu từ việc cung cấp đồ ăn uống tại phòng ngủ của khách hàng. + TK 511108: Doanh thu bán hàng hóa khác  Kế toán doanh thu bán các thành phẩm tại công ty TNHH Du lịch Đống Đa Thành phẩm và hệ thống phòng ốc, mặt bằng cho thuê...được theo dõi cụ thể trên TK 5112, doanh thu bán các thành phẩm được chi tiết thành các tài khoản sau: + TK 511201: Doanh thu phòng ngủ + TK 511202: Doanh thu ăn sáng phòng ngủ + TK 511203: Doanh thu ăn nhà hàng + TK 511205: Doanh thu cho thuê hội trường  Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại công ty TNHH Du lịch Đống Đa Khách du lịch đến lưu trú tại khách sạn được cung cấp, phục vụ các dịch vụ như: Điện thoại, vận chuyển, massge, giặt là... Những khoản thu này được tập hợp vào TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ và được chi tiết thành các TK cấp 3 đó là: + TK 511301: Doanh thu điện thoại + TK 511302: Doanh thu vận chuyển + TK 511303: Doanh thu dịch vụ massage + TK 511304: Doanh thu giặt là + TK 511308: Doanh thu cung cấp dịch vụ khác  Kế toán doanh thu phục vụ phí tại công ty TNHH Du lịch Đống Đa TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 38 Đây là phí phục vụ khi khách hàng sử dụng những dịch vụ do Công ty cung cấp , được tính thêm 5 % phục vụ phí ( PVP ). Phí này được tính trên doanh thu chưa thuế với công thức tính như sau : 5 %PVP = Doanh thu (chưa thuế) * 5% b. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ: Khách hàng thanh toán cho nhân viên bán hàng lên hóa đơn chi tiết hoặc lên hóa đơn bán lẻ (Tất cả đều đưa lên máy). Với khách hàng thanh toán bằng tiền mặt nếu khách hàng cần hóa đơn tài chính thì nhân viên bán hàng lên hóa đơn tài chính nếu không thì lên hóa đơn khách lẻ. Cuối mỗi ca làm việc nhân viên bán hàng lên báo cáo bán hàng nộp cho phòng kế toán. Kế toán doanh thu lên phiếu thu (đối với nhân viên nộp tiền mặt) sau đó đưa lên máy và phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhập số liệu vào sổ cái 511 (chi tiết) rồi đến bảng tổng hợp phát sinh tài khoản 511 rồi đến kết chuyển doanh thu sang TK 911. - Chứng từ sử dụng: + Hợp đồng kinh tế, bảng đặt phòng (Fax, email,...) + Hóa đơn GTGT + Bảng kê nộp tiền, phiếu thu, giấy báo ngân hàng, các chứng từ thanh toán. - Trình tự luân chuyển chứng từ:  Hạch toán tại lễ tân  Dịch vụ lưu trú: Khách đến với Công ty qua 3 trường hợp: khánh lẻ, khách tour, qua người giới thiệu. - Trường hợp 1: Đối với khách lẻ Khách đặt phòng tại lễ tân Khách nhận phòng Khách trả phòng Sổ theo dõi doanh thu Kế toán Lễ tân thanh toán TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 39 * Giải thích: Khách lẻ tìm đến Công ty qua tìm hiểu thông tin quảng cáo, sau khi gọi điện trực tiếp hay thỏa thuận khách nhận phòng, đến khi hết thời gian lưu trú khách trả phòng và lễ tân là người trực tiếp lên hóa đơn thanh toán với khách. Sau khi thanh toán xong nhân viên lễ tân lên báo cáo doanh thu chuyển cho bộ phận kế toán và nộp tiền. Kế toán căn cứ vào báo cáo doanh thu và sổ theo dõi doanh thu để cuối tháng tổng hợp. - Trường hợp 2: Đối với khách tour * Giải thích: Căn cứ qua Fax - đặt phòng của các công ty lữ hành, bộ phận lữ hành xác nhận và trả lời khách qua Fax, bộ phận lễ tân bố trí phòng khi khách đến, khi hết thời gian lưu trú lễ tân lập hóa đơn có chữ ký xác nhận của khách hàng vào hóa đơn. Chứng từ ban đầu liên quan đến hoạt động kinh doanh phòng ngủ là hàng ngày khi khách đến nhận phòng lễ tân báo cho tổ phòng và lễ tân vào sơ đồ có xác nhận của tổ phòng và cán bộ trực lãnh đạo. Khi khách trả phòng lễ tân lập hóa đơn GTGT cuối ca khi lập xong bảng kê nhân viên lễ tân nộp bảng kê cho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào bảng kê trên cơ sở kiểm tra tính hợp lệ sau đó kế toán thu chi căn cứ vào bảng kê nộp tiền để lập phiếu thu, phiếu thu được lập thành 3 liên: +01 liên kế toán giữ làm chứng từ gốc để hoạch toán doanh thu. + 01 liên thủ quỹ giữ làm căn cứ thu tiền + 01 người nộp giữ - Trường hợp 3: Qua người giới thiệu Thường thì khách lẻ không biết ở khách sạn nào khi đến một vùng mới nên nhờ người thân hoặc cò mồi đưa đến khách sạn và khách sạn có nhiệm vụ trả tiền hoa hồng Hợp đồng phục vụ Khách nhận phòng Khách trả phòng Khách xác nhận tại lễ tân Kế toán Sổ theo dõi doanh thu TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 40 cho người đưa khách đến. Hoa hồng có thể là 5%, 10% trên tổng số ngày khách đó lưu trú. Khi khách hàng thanh toán nhân viên lễ tân lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên + Liên 1: Màu trắng giữ lại quyển hóa đơn lưu + Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng khi thanh toán và xác định công nợ. + Liên 3: Màu xanh giữ về phòng kế toán làm chứng từ gốc để hạch toán doanh thu - Trình tự ghi sổ:  Kế toán doanh thu dịch vụ nhà hàng : * Giải thích : Khi khách đến đặt ăn, nhà hàng chuẩn bị thực đơn phục vụ theo yêu cầu của khách. Sau khi kết thúc bữa ăn, khách đến thanh toán tiền ăn tại quầy thu ngân và khi đã hoàn tất hợp đồng giữa 2 bên thì kế toán mới ghi nhận doanh thu. Khách ăn tại nhà hàng chủ yếu là khách lưu trú tại khách sạn là chính nên khách có thể trả tiền sau. Khi đó, nhân viên thu ngân lên bảng kê đính kèm số phòng và chữ ký của khách chuyển lên lễ tân. Lễ tân sẽ thu tiền khi khách trả phòng. Hàng ngày, căn cứ vào đoàn khách ăn, uống nhân viên thu ngân viết hóa đơn giao cho khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì lên bảng kê nộp tiền, kế toán doanh thu kiểm tra xong lên phiếu thu. Tất cả các phiếu thu được nhập vào máy, theo chương trình đã lập sẵn máy sẽ tự động vào số cái các tài khoản và kết chuyển lãi lỗ. c. Phương pháp hạch toán và số liệu minh họa: Chứng từ gốc Sổ theo dõi doanh thu Bảng kê Sổ chi tiết TK 511 Sổ cái TK 511 Khách đặt ăn Phục vụ Lập bảng kê Quầy thanh toán TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 41 Ví dụ: Ngày 28/01/2011, Ông Nguyễn Hoàng Anh của công ty TNHH Công nghệ thực phẩm năng lượng và môi trường – Hà Nội thuê phòng 414 tại Khách sạn Đống Đa. Cuối ngày 29/01/2011, khách trả phòng, thanh toán bằng tiền mặt, tổng số tiền là 1.450.000 đồng được thanh toán như sau: Doanh nghiệp tính thuế GTGT ghi 1.450.000 x 10/110 = 131.819 đồng Nợ TK 11111 131.819 đồng Có TK 3331101 131.819 đồng Doanh số bán là: 1.450.000 – 131.819 = 1.318.181 đồng Trích 5% phục vụ phí từ doanh số bán: 1.318.181 x 5/105 = 62.771 đồng Nợ TK 11111 62.771 đồng Có TK 5114 62.771 đồng Doanh thu thực nhận: 1.318.181 – 62.771 = 1.255.410 đồng Trong đó: - Doanh thu uống nhà hàng (TK 511101) là 300.000 đồng - Doanh thu ăn nhà hàng (TK 511203) là 955.410 đồng Kế toán hạch toán doanh thu: Nợ TK 11111 1.450.000 đồng Có TK 3331101 131.819 đồng Có TK 5114 62.771 đồng Có TK 511203 955.410 đồng Có TK 511101 300.000 đồng Cuối ca, nhân viên lễ tân tập hợp tất cả hóa đơn trả tiền mặt lên báo cáo bán hàng nộp kế toán, kế toán kiểm tra lên phiếu thu, thủ quỹ kiểm tra, nhận tiền mặt và vào sổ quỹ. Phiếu thu tiền được lập thành 03 liên, 01 liên kế toán giữ, 01 liên thủ quỹ giữ làm căn cứ thu tiền và một liên người nộp giữ. Đối với trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, tất cả hóa đơn chuyển khoản được kế toán công nợ tập hợp lại cho các khách hàng, lên giấy báo nợ và đôn đốc thu hồi nợ. Khi có giấy báo có của ngân hàng (Phụ lục 01) thì kế toán lập phiếu thu (Phu lục 01) xác nhận khách hàng đã trả tiền. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 42 * Khi khách thanh toán lễ tân lập hóa đơn GTGT: DONG DA TOURIST CO.,LTD Festival Hue Hotel Add : 15 Lý Thường Kiệt, Huế Tel : 054.3823071 - Fax : 054.3823204 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (VAT INVOICE ) Liên 3 : Nội bộ (Account) Ngày (Date) : 29/01/2011 Đơn vị bán hàng (Seller): CÔNG TY TNHH DU LỊCH ĐỐNG ĐA Địa chỉ (Add): 15 Lý Thường Kiệt,Huế MST (VAT code): 3300364395 Điện thoại (Tel): (054)3828255 - 3829782 TK (A/c): 0161000107223-Vietcombank Hue Họ tên người mua hàng (Buyer): Đơn vị (Organization): Địa chỉ (Address): Hình thức thanh tóan (Mode of payment): TM MST (VAT code ): 0102035347 STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (No) (Description) (Unit) (Quantity) (Price) (Amount) 1 TIEN PHONG + DV 1.255.410 Cộng (Sub total): Phí phục vụ (service charge): Thuế GTGT (VAT tax) Tổng cộng (Total amount) Viết bằng chữ (Total amount in words): Một triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Mẫu: 01GTKT-3LL-01/DLĐĐA Ký hiệu : MG/2009T Số: 0006542 CTY TNHH CÔNG NGHỆ TP NANG LUONG &MOI TRUONG P.802.NHA CT4.MD2.MY DINH. TU LIEM. HA NOI 5% 10% 1.255.410 VNĐ 62.771 VNĐ 131.819 VNĐ 1.450.000 VNĐ 64.38 USD 3.22 USD 6.76 USD 74.36 USD Người mua hàng (The Buyer's Signature) (Ký,ghi rõ họ tên) Người bán hàng (The Seller's Signature) (Ký,ghi rõ họ tên) Giám đốc (Manager's Signature) (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Thank you for your staying with us ! TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 43 * Lễ tân lập báo cáo bán hàng (bảng kê) ngày 29/01 vào cuối ca làm việc: Cashier: All Selected Date: 29/01/2011 Print Date: 30/01/2011 Print Time 11:21 Room Folio# Payment Amount Origin Amount Bill No. Cashie r Comment CASH VND 414 93164A CASH 1,450,000 1,450,000.00 6542 TT 224 93167A CASH 450,000 450,000.00 6603 TT 205 93094A CASH 302,024 302,024.00 6604 TT 108 93180A CASH 400,000 400,000.00 6605 TT 209 93181A CASH 300,000 300,000.00 6606 TT CASH VND 2,902,024 Due Out 207 93076A Due Out 3,744,000 6545 324 93062A Due Out 2,496,000 6544 422 93088A Due Out 4,368,000 6546 206 93079A Due Out 1,365,000 6547 214 93097A Due Out 682,500 6548 226 93080A Due Out 1,209,000 6549 322 93098A Due Out 643,500 6550 320 93171A Due Out 5,616,000 6601 Due Out 20,124,000 The VND 204 93081A The VND 3,785,000 3,785,000.00 6602 TT 2550 The VND 3,785,000 TOTAL 26,811,024 NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG FESTIVAL HUE HOTEL PAYMENT REPORT TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH Ế HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 44 * Kế toán nhận bảng kê bán hàng và tiền mặt thu được: - Đối với tiền mặt, kế toán lập phiếu thu và nhập số tiền mặt nhận được vào TK 11111 và kết chuyển vào TK 511 tương ứng. CÔNG TY TNHH DU LỊCH ĐỐNG ĐA 15 Lý Thường Kiệt - Tp. Huế HỌ TÊN NGƯỜI NỘP / PERSON: TRẦN THỊ LỘC ĐỊA CHỈ / ADDRESS: NỘI DUNG / DESCRIPTION: Thu tiền phòng + dịch vụ SỐ TIỀN / AMOUNT: 2,902,024 ( VND ) BẰNG CHỮ / IN WORDS: Hai triệu chín trăm linh hai nghìn hai mươi tư đồng chẵn CHỨNG TỪ GỐC / ATTACHED DOCS: Tài khoản / Account Nợ / Debit Có / Credit Ngoại tệ / F.Currency Equivalent USD 11111 2,904,024 3331101 263,822 511105 194,805 511201 2,164,500 511203 135,065 511301 19,113 5114 124,719 PHIẾU THU - RECEIPT VOUCHER NGÀY/DATE: 29/01/2011 KỲ/PERIOD: 201101 SỐ/V.NO: TM000132 NGƯỜI NỘP PAYEE THỦ QUỸ CASHIER LẬP PHIẾU PREPARD KT TRƯỞNG CHIEF ACCOUNTANT GIÁM ĐỐC DIRECTOR NGÔ THỊ BÍCH NGỌC ĐOÀN THỊ HẠNH LÊ PHƯỚC KHÁNH TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 45 - Đối với các khoản nợ phải thu, kế toán lập chứng từ ghi sổ TK 131, nhập số tiền nợ phải thu vào TK 1311 và kết chuyển vào TK 511 tương ứng. CÔNG TY TNHH DU LỊCH ĐỐNG ĐA 15 Lý Thường Kiệt – Tp. Huế Số chứng từ: RX000054 Kỳ kế toán: 201101 Ngày chứng từ: 29/01/2011 Diễn giải: Hạch toán tiền phòng + dịch vụ Tham chiếu: Tài khoản Mã phân tích Diễn giải Số tiền Số hiệu Tên tài khoản Nợ Có 1311 Phải thu khách hàng 9306 Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 2,496,000 1311 Phải thu khách hàng 9307 Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 3,744,000 1311 Phải thu khách hàng 9307 Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 1,365,000 1311 Phải thu khách hàng 9308 Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 1,209,000 1311 Phải thu khách hàng 9308 Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 4,368,000 1311 Phải thu khách hàng 9309 Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 682,500 1311 Phải thu khách hàng 9309 Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 643,500 1311 Phải thu khách hàng 9317 Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 5,616,000 3331101 TGTGT đầu ra Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 1,829,447 511201 Doanh thu phòng ngủ 210 Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 17,423,385 5114 Doanh thu phục vụ phí 210 Hạch toán tiền phòng + dịch vụ 871,168 Cộng 20,124,000 20,124,000 Ngàythángnăm 2011 KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC CHỨNG TỪ GHI SỔ ĐOÀN THỊ HẠNH LÊ PHƯỚC KHÁNH TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 46 * Sổ cái chi tiết tài khoản 511: (TK 511101, TK 511203, TK5114) Công ty TNHH Du lịch Đống Đa 15 Lý Thường kiệt - Tp Huế Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) STT Chứng từ Số / Ngày Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Có 511101 Doanh thu Uống Nhà Hàng Quỹ kế toán 11111 57.661.112 TM000001 01/01/2011 Thu tiền phòng + dịch vụ 11111 242.424 TM000003 01/01/2011 Thu tiền ăn uống nhà hàng 11111 259.740 ... TM000122 29/01/2011 Thu tiền ăn uống nhà hàng 11111 300.000 . Tiền đang chuyển VNĐ 11311 532.467 TC000002 10/01/2011 Hạch toán visa 11311 . Tiền đang chuyển ngoại tệ 11321 116.884 TC000011 29/01/2011 Treo nợ visa 11321 Phải thu khách hàng 1311 58.731.598 RX000005 08/01/2011 Hạch toán tiền ăn nhà hàng 1311 Xác định KQKD 911 117.042.061 ME000245 31/01/2011 Kết chuyển lỗ lãi 911 117.042.061 117.042.061 Tổng 117.042.061 117.042.061 511203 Doanh thu Ăn Nhà Hàng Quỹ kế toán 11111 106.017.725 TM000001 01/01/2011 Thu tiền phòng + dịch vụ 11111 5.679.654 TM000122 29/01/2011 Thu tiền ăn uống nhà hàng 11111 955.410 Tổng 23.047.619 23.047.619 5114 Doanh thu phục vụ phí Quỹ kế toán 11111 TM000122 29/01/2011 Thu tiền ăn uống nhà hàng 11111 62.771 62.771 . . Tổng 48.546.441 48.546.441 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Kỳ kế toán: 01/2011 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 47 * Sổ cái TK 511: Công ty TNHH Du lịch Đống Đa 15 Lý Thường kiệt - Tp Huế Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Với mục đích tăng lượng khách hàng, tăng lợi nhuận, công ty TNHH Du lịch Đống Đa đã đưa ra các hình thức thu hút khách như: giảm giá phòng, giảm giá giặt là cho khách ở dài hạn, tổ chức tiệc buffe nhân dịp ngày lễ - Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế; báo cáo bán hàng; phiếu thu; bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra. - Phương pháp hạch toán: Ở công ty TNHH Du lịch Đống Đa không sử dụng tài khoản giảm giá hàng bán vì khách sạn kinh doanh chủ yếu là du lịch lưu trú và ăn uống. Tùy thuộc vào từng thời điểm kinh doanh của Công ty mà bộ phận lữ hành chọn bán cho khách đặt phòng và bộ phận này ra giá từng loại phòng khác nhau để khách hàng lựa chọn cho phù hợp với điều kiện và sở thích của mình. Nếu giữa 2 bên thương lượng xong thì giá phòng sẽ đưa vào máy tính. Khi khách đến ở đến lúc trả phòng thì lễ tân chỉ dựa vào giá do lữ hành báo và thanh toán, lên hóa đơn. Sau mỗi ca thì lễ tân lên bảng kê bán hàng và giao tiền mặt cho kế toán. Tương tự ở bộ phận nhà hàng cũng thế. Vì vậy, kế toán không trực tiếp thanh toán với khách mà qua các bộ phận liên quan. Do đó phương 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tên TK đối ứng TK đối ứng Nợ Có Dư đầu kỳ 0 Tiền mặt 111 0 353.156.398 Phải thu khách hàng 131 0 689.431.572 Xác định KQKD 911 1.057.031.530 0 Tiền đang chuyển 113 0 18.684.920 Thuế và các khoản phải nộp 333 4.241.360 0 Tổng 1.061.272.890 1.061.272.890 SỔ CÁI TÀI KHOẢN CẤP 1 Kỳ kế toán: 01/2011 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 48 pháp hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu được hạch toán giống như hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Quy trình: 2.2.2.3. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác : Tại công ty TNHH Du lịch Đống Đa, tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính có 2 tài khoản cấp 2 là: - TK 5152 “Chênh lệch tỷ giá” - TK 5153 “Lãi tiền gửi” - Ví dụ: Cuối tháng 1 năm 2011, hạch toán lãi tiền gửi, kế toán ghi: Nợ TK 5153 : 212.421 đồng Có TK 11211 (Tiền gửi VND-Ngân hàng Vietcombank): 161.781 đồng Có TK 11212 (Tiền gửi VND-Ngân hàng Vietinbank) : 48.690 đồng Có TK 11222 (Tiền gửi NT-Ngân hàng Vietinbank) : 1.950 đồng Nhận thông tin đặt phòng Đàm phán thương lượng Ký hợp đồng Khách đến nhận phòng Khách trả phòng Lễ tân thanh toán Phòng kế toán TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 49 Trong tháng 01/2011 tại Công ty không phát sinh nghiệp vụ để ghi nhận vào TK 711- Thu nhập khác. * Sổ cái tài khoản 515: Công ty TNHH Du lịch Đống Đa 15 Lý Thường kiệt - Tp Huế Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.3. Kế toán chi phí tại công ty TNHH Du lịch Đống Đa 2.2.3.1. Kế toán giá vốn hàng bán Ở Công ty, chỉ phản ánh một số loại giá vốn như thực phẩm, đồ uống, và giá vốn của hàng hóa khác. - Chứng từ sử dụng: phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; hợp đồng mua hàng; phiếu chi. - Quy trình: Căn cứ vào nhu cầu của thị trường, kế toán vật tư tiến hàng tìm kiếm đối tác và lập hợp đồng mua hàng sau khi hợp đồng được thực hiện bộ phận này kiểm tra hàng hóa và báo về phòng kế toán. Sau khi hợp đồng được lập xong kế toán hàng hóa lập phiếu nhập kho (Phụ lục 02) cùng với hóa đơn nhập vào sổ chi tiết hàng hóa. Trường hợp chưa thanh toán cho khách hàng thì kế toán theo dõi khoản phải trả cho người bán, nếu thanh toán ngay thì tất cả các chứng từ, hóa đơn được chuyển cho kế toán thanh toán để lập phiếu chi và ghi vào sổ quỹ. Cuối cùng chứng từ được chuyển cho kế toán tổng hợp nhập vào máy và phần mềm Smile sẽ tự động cập nhập vào sổ cái tài khoản và lưu vào hồ sơ 515 Doanh thu hoạt động tài chính Tên TK đối ứng TK đối ứng Nợ Có Dư đầu kỳ 0 Tiền gửi ngân hàng 112 0 212.421 Chi phí QLDN 642 0 5.591 Xác định KQKD 911 218.012 0 Tổng 218.012 218.012 SỔ CÁI TÀI KHOẢN CẤP 1 Kỳ kế toán: 01/2011 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 50 Cuối tháng, phần mềm này sẽ tổng hợp và tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân đã cài đặt sẵn: Hàng ngày căn cứ vào bảng kê mua hàng, kế toán nhập kho thực phẩm. Thủ kho xác nhận và căn cứ lượng thực tế mua trong ngày để vào thẻ kho. Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ, căn cứ hóa đơn nhập hàng hóa, kế toán tiến hàng lập phiếu nhập kho, giá nhập kho là giá chưa thuế. Phiếu mua hàng được kế toán tập hợp trong ngày. Kế toán thanh tóan căn cứ vào bảng kê mua hàng (có xác nhận của kế toán), và khi có duyệt chi của kế toán trưởng và phụ trách đơn vị, kế tóan thanh toán lập phiếu chi (Phụ lục 02). Hàng ngày, dựa vào báo cáo của lễ tân về lượng khách đặt phòng và khách đặt các món ăn, đồ uống. Với các món ăn thì bếp trưởng dự toán các nguyên vật liệu cần thiết cho việc chế biến, sau đó yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu hoặc viết phiếu đề nghị mua hàng gửi lên phòng kế toán. Các món ăn và đồ uống đã có giá định mức trong thực đơn nhà hàng của Công ty. Sau khi nhận yêu cầu xuất kho, kế toán lập phiếu xuất kho (Phụ lục 03). * Sổ cái tài khoản 632: Công ty TNHH Du lịch Đống Đa 15 Lý Thường kiệt - Tp Huế Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.3.2. Kế toán chi phí bán hàng: - Quy trình chi phí bán hàng: 632 Giá vốn hàng bán Phát sinh Số dư Tên TK đối ứng TK đối ứng Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 0 Tiền mặt 111 16.826.638 Nguyên liệu, vật liệu 152 144.293.642 1.926.909 Hàng hóa 156 72.769.879 Xác định KQKD 911 0 235.535.222 Tổng 235.535.222 235.535.222 281.846 Giá trị tồn + giá trị nhập Số lượng tồn + số lượng nhập SỔ CÁI TÀI KHOẢN CẤP 1 Kỳ kế toán: 01/2011 Giá xuất kho = TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 51 - Phương pháp hạch toán: Căn cứ vào các hoá đơn chứng từ mà thực tế đã thanh toán trong quá trình bán hàng của từng bộ phận ở Công ty để tổng hợp chi phí bán hàng. - Ví dụ: Ngày 31/01/2011, hạch toán chi phí in ấn sẳn, kế toán ghi: Nợ TK 641206 : 221.544 đồng Có TK 142106 : 221.544 đồng * Sổ cái tài khoản 641: Công ty TNHH Du lịch Đống Đa 15 Lý Thường kiệt - Tp Huế Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.3.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: - Quy trình chi phí quản lý doanh nghiệp: 641 Chi phí bán hàng Tên TK đối ứng TK đối ứng Nợ Có Dư đầu kỳ 0 Phải trả người lao động 334 201.722.800 Tiền mặt 111 88.466.359 Phải trả, phải nộp khác 338 29.043.000 Nguyên liệu, vật liệu 152 95.503.463 Chi phí trả trước ngắn hạn 142 48.138.872 Phải trả người bán 331 81.455.720 Xác định KQKD 911 0 559.187.123 Tổng 559.187.123 559.187.123 SỔ CÁI TÀI KHOẢN CẤP 1 Kỳ kế toán: 01/2011 Chứng từ gốc Sổ chi tiết chi phí bán hàng Tập hợp chi phí bán hàng Bảng kê TK 641 Sổ cái TK 641 Chứng từ gốc Sổ chi tiết chi phí QLDN Tập hợp chi phí QLDN Bảng kê TK 642 Sổ cái TK 642 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 52 - Trình tự luân chuyển chứng từ: Chi phí về tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý. Căn cứ vào bảng chấm công + bảng làm thêm giờ ở các bộ phận, cuối tháng chuyển về phòng tổ chức hành chính kiểm tra. Kế toán tiền lương kiểm tra và lập bảng thanh toán lương, chuyển cho Giám đốc duyệt sau đó chuyển cho phòng kế toán tiến hành chi lương. - Ví dụ: Cuối tháng 1 năm 2011, hạch toán chi phí tiền lương bộ phận quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 642101 : 43.826.100 đồng Có TK 33411 : 43.826.100 đồng * Sổ cái tài khoản 642: Công ty TNHH Du lịch Đống Đa 15 Lý Thường kiệt - Tp Huế Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Tên TK đối ứng TK đối ứng Nợ Có Dư đầu kỳ 0 Doanh thu hoạt động tài chính 515 5.591 Chi phí trả trước ngắn hạn 142 4.205.563 Phải thu khách hàng 131 253.547 Phải trả người bán 331 16.783.818 Hàng hóa 156 13.241.741 - 16.783.818 Tiền gửi ngân hàng 112 681.434 Tiền đang chuyển 113 452.291 Tiền mặt 111 14.379.359 Thuế và các khoản phải nộp 333 13.000.000 Phải trả, phải nộp khác 338 4.622.000 Hao mòn TSCĐ 214 77.647.961 Xác định KQKD 911 0 174.355.587 Tổng 174.355.587 174.355.587 SỔ CÁI TÀI KHOẢN CẤP 1 Kỳ kế toán: 01/2011 Bảng chấm công các bộ phận Phòng tổ chức hành chính Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ KIN H T Ế H UẾ Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 53 2.2.3.4. Kế toán chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác: Ở công ty TNHH Du lịch Đống Đa do chưa tham gia vào hoạt động đầu tư tài chính nên tài khoản này chỉ có 2 tài khoản chi tiết : - TK 6352: Chi phí chênh lệch tỷ giá - TK 6353: Chi phí lãi tiền vay Trong tháng 01/2011, công ty TNHH Du lịch Đống Đa không phát sinh nghiệp vụ có sử dụng tài khoản 811- Chi phí khác. - Ví dụ: Ngày 13/01/2011, hạch toán chi phí chênh lệch tỷ giá, kế toán ghi: Nợ TK 6352 : 233.560 đồng Có TK 1311 : 233.560 đồng Cuối tháng 1 năm 2011, hạch toán chi phí lãi tiền vay, kế toán ghi: Nợ TK 6353 : 34.749.167 đồng Có TK 11212 : 34.749.167 đồng * Sổ cái TK 635: Công ty TNHH Du lịch Đống Đa 15 Lý Thường kiệt - Tp Huế Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.3.5. Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - Ví dụ: 30/01/2011, hạch toán thuế TNDN phải nộp tháng 1, kế toán ghi: Nợ TK 8211 : 13.155.565 đồng Có TK 33341 : 13.155.565 đồng 2.2.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 635 Chi phí hoạt động tài chính Tên TK đối ứng TK đối ứng Nợ Có Dư đầu kỳ 0 Tiền gửi ngân hàng 112 34.749.167 Phải thu khách hàng 131 798.180 Tiền đang chuyển 113 2.000 Xác định KQKD 911 0 35.547.347 Tổng 35.547.347 35.547.347 SỔ CÁI TÀI KHOẢN CẤP 1 Kỳ kế toán: 01/2011 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ KIN H T Ế H UẾ Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 54 - Trình tự ghi sổ: - Trình tự hạch toán: Công ty TNHH Du lịch Đống Đa tập hợp doanh thu và chi phí kết chuyển vào tài khoản 911 theo từng tài khoản chi tiết . * Sổ cái TK 911 Chứng từ gốc Sổ chi tiết các TK doanh thu, chi phí Sổ chi tiết tài khoản 911 Sổ cái TK 911 TK911 TK511 TK515 TK632 TK635 TK641 TK642 TK821 TK421 1.057.031.530 235.535.222 35.549.347 559.187.123 174.355.587 13.155.565 39.466.698 218.012 Sơ đồ kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh tháng 01/2011 tại Công ty SỔ CÁI TÀI KHOẢN CẤP 1 Kỳ kế toán: 01/2011 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 55 Công ty TNHH Du lịch Đống Đa 15 Lý Thường kiệt - Tp Huế Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) * Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: 1.061.272.890 – 4.241.360 = 1.057.031.530 đồng * Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ: 1.057.031.530 – 235.535.222 = 821.496.308 đồng * Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: 821.496.308 + 218.012 – 35.549.347 – 559.187.123 – 174.355.587 = 52.622.263 đồng * Lợi nhuận sau thuế: 52.622.263 – 13.155.565 = 39.466.698 đồng Trong tháng 01/2011, Tổng lợi nhuận thuần của Công ty là 39.466.698 đồng, đây chưa được xem là tháng hoạt động hiệu quả nhất của Công ty nhưng cũng đã đạt hiệu quả khá tốt bởi vì tháng 1 các khách du lịch đã hết kỳ nghỉ đông và kỳ nghỉ noen nên số lượng khách quốc tế khá ít so với những tháng 11, 12, khách du lịch tháng này chủ yếu là khách trong nước. CHƯƠNG 3 911 Xác định kết quả kinh doanh Phát sinh Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Dư đầu kỳ 0 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 174.355.587 Chi phí tài chính 635 35.549.347 Doanh thu bán hàng và cung cấp 511 0 1.057.031.530 Doanh thu hoạt động tài chính 515 0 218.012 Chi phí bán hàng 641 559.187.123 Chi phí thuế TNDN 821 13.155.565 Lợi nhuận chưa phân phối 421 39.466.698 Giá vốn hàng bán 632 235.535.222 Tổng 1.057.249.542 1.057.249.542 TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 56 MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY 3.1. Đánh giá chung về việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty: 3.1.1. Những ưu điểm: a. Hình thức kế toán: Công ty sử dụng phần mềm kế toán Smile dựa trên nền chứng từ ghi sổ. Phần mềm Smile có nhiều tính năng đặc thù của khách sạn giúp cho công việc kế toán nhẹ nhàng, dễ dàng, ít sai sót hơn. Dữ liệu trong hệ thống chỉ cần cập nhật một lần và được luân chuyển sử dụng lại trong các khâu sau. Phương pháp hạch toán doanh thu của phần mềm Smile vừa dễ dàng xác định được doanh thu chịu thuế và số thuế phải nộp trong từng kỳ (Doanh thu thể hiện trên hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra) vừa xác định được chính xác doanh thu thực sự của khách sạn phát sinh trong tháng, việc này hết sức quan trọng trong việc tính ra lỗ, lãi của khách sạn trong từng tháng từ đó có các chính sách thích hợp về quản lý chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động. Hình thức này thuận tiện cho công tác kiểm tra kế toán, phản ánh chi tiết, rõ ràng, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. b. Về tổ chức bộ máy kế toán: Hiện nay Công ty áp dụng hình thức quản lý vừa tập trung vừa phân tán. Mọi công việc kế toán ở các bộ phận đều có kế toán riêng thực hiện việc theo dõi hàng ngày, sau đó chuyển chứng từ gốc về phòng kế toán để tổng hợp chung. Kế toán tổng hợp làm việc trực tiếp trên máy vi tính giúp cho việc tính toán số liệu tương đối chính xác, cung cấp thông tin cho ban giám đốc kịp thời, đầy đủ. c. Về hệ thống tài khoản: Công ty mở các loại tài khoản doanh thu, chi phí, hàng hoá và tài khoản xác định kết quả kinh doanh cụ thể, chi tiết cho từng đối tượng. Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản nhằm giúp cho bộ phận kế toán xác định được kết quả kinh doanh chính xác. 3.1.2. Những hạn chế: TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 57 a. Hình thức kế toán: Công ty mới sử dụng phần mềm Smlie từ đầu năm 2010, kết cấu phần mềm chặt chẽ nhưng khá phức tạp, khó khăn cho người sử dụng. b. Về hệ thống tài khoản: Mọi chi phí mua hàng phát sinh trong Công ty đều hạch toán trực tiếp vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” chứ không hạch toán vào tài khoản trung gian – “Chi phí vận chuyển”. Hiện nay Công ty không sử dụng tài khoản chi phí vận chuyển. 3.2. Đánh giá về công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh 3.2.1. Những ưu điểm: Công tác kế toán tại Công ty đã tuân thủ theo quy định của pháp luật về số hiệu tài khoản, cách thức hạch toán, phương pháp ghi sổ, phương pháp lập các báo cáo. Việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” đã phần nào khắc phục được thực tế phức tạp của những tài khoản chi phí chung. Cách thức tập hợp các chi phí phát sinh và kết chuyển vào TK 911 làm giảm đi các khâu hạch toán TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu”, 622 “Chi phí nhân công”, 627 “Chi phí sản xuất chung” rồi kết chuyển vào TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” sang TK 632 “Giá vốn hàng bán”, rồi mới kết chuyển sang TK 911 là một sáng tạo trong công tác kế toán tại Công ty, hạn chế những công đoạn không cần thiết. Hạch toán doanh thu rất cụ thể với các tài khoản chi tiết cho từng hoạt động kinh doanh tạo điều kiện cho công tác hoạch định chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ, từng mùa vụ du lịch. 3.2.2. Những hạn chế: Công ty tập hợp tất cả chi phí phát sinh trong và ngoài sản xuất đều đưa vào vào TK 641, TK 642 đều này ảnh hưởng đến việc tính giá thành cho từng loại sản phẩm, việc xác định giá vốn của một nghiệp vụ phát sinh khá khó khăn. Theo chuẩn mực 14 của bộ tài chính thì “Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được”, ở Công ty, việc hạch toán doanh thu TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 58 chỉ được xác định khi khách hàng chấp nhận thanh toán và bộ phận kế toán đã nhận được hóa đơn tài chính từ các bộ phận khác chuyển về. Theo chuẩn mực 10 - Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái là “Doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch. Ví dụ tỷ giá trung bình tuần hoặc tháng có thể được sử dụng cho tất cả các giao dịch phát sinh của mỗi loại ngoại tệ trong tuần, tháng đó”, tuy nhiên Công ty đã quy định tỷ giá ngay từ đầu kỳ kế toán, còn những khoản chênh lệch phát sinh trong tháng thì đưa thẳng vào TK 515 nếu chênh lệch lãi, TK 635 nếu chênh lệch lỗ. 3.3. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh 3.3.1. Đối với tổ chức công tác kế toán: Công ty cần phải có đội ngũ kế toán thông thạo với máy vi tính để có thể thực hiện công việc trên phần mềm kế toán một cách linh hoạt, chính xác. Nhân viên kế toán cần phải hết sức cẩn thận từ khâu nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào phần mềm để tránh sai sót trong các khâu sau vì phần mềm sẽ tự kết chuyển theo hình thức hạch toán đã cài sẵn. 3.3.2. Đối với công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh: Công ty nên thực hiện theo chuẩn mực 14 quyết định 149/2001/QĐ-BTC, ghi nhận doanh thu khi đã xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được để đánh giá chính xác tình hình hoạt động kinh doanh trong từng thời điểm cụ thể. Công ty nên sử dụng cách thức hạch toán tỷ giá hối đoái theo chuẩn mực 10 quyết định 149/2001/QĐ-BTC thì sẽ giảm được số lần ghi nhận vào TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”. Đối với kế toán chi phí, vẫn sử dụng TK 641 để hạch toán chi phí bán hàng nhưng chỉ hạch toán cho bộ phận bán hàng, không đưa vào đây những chi phí của bộ phận trực tiếp sản xuất mà Công ty nên sử dụng một tài khoản nào đó, chi tiết hóa tài khoản này để theo dõi các khoản phát sinh trong bộ phận trực tiếp sản xuất, tương tự như thế với các bộ phận hoạt động khác. Trong trường hợp có nhưng chi phí chung phát sinh, cuối kỳ có thể phân bổ theo doanh thu hoặc theo ngày công làm việc của các TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 59 bộ phận. Với cách thức hạch toán như vậy, thông tin đối với từng loại chi phí sẽ chính xác và đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc hạch toán. Việc xác định kết quả kinh doanh, Công ty nên đưa số hiệu chi tiết TK 911 vào sử dụng để có thể chi tiết hóa kết quả kinh doanh của từng bộ phận ví dụ như TK 91101 “Kết quả kinh doanh nhà hàng”, 91102 “Kết quả kinh doanh phòng ngủ”Điều này nhằm giúp nhà quản trị nắm được hiệu quả tình hình hoạt động ở từng bộ phận nhằm đưa ra các chính sách thích hợp để kích thích tăng trưởng ở hoạt động đó. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế Chuyên Đề Tốt Nghiệp Nguyễn Ngọc Anh Thư K41-KTDN 60 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. KẾT LUẬN Chuyên đề của em đã phần nào đánh giá đúng thực trạng về công tác kế toán tại công ty TNHH Du lịch Đống Đa, đặc biệt là công tác hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh, đi sâu nghiên cứu quá trình luân chuyển chứng từ đối với từng hoạt động, khái quát khá rõ về quá trình tiêu thụ sản phẩm dịch vụ lưu trú và ăn uống, đặc biệt đã phân tích chặt chẽ nghiệp vụ phát sinh của một số loại doanh thu tại Công ty. Tuy nhiên, chuyên đề chưa nghiên cứu được nhiều nghiệp vụ phát sinh về doanh thu tại Công ty do thời gian thực tập hạn chế. 2. KIẾN NGHỊ Với thời gian và điều kiện còn hạn chế nên phạm vi nghiên cứu đề tài này của em mới chỉ dừng lại ở việc đánh giá những nét tổng quan về đặc điểm nguồn lực, kết quả kinh doanh và việc tổ chức kế toán, hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán. Tuy nhiên, đây là một đề tài rộng, có nhiều vấn đề cần tìm hiểu sâu thêm mà đề tài này còn chưa nghiên cứu được. Nếu có điều kiện và thời gian em xin đề xuất hướng nghiên cứu tiếp của đề tài này là đi sâu vào đánh giá thực trạng công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh một năm tài chính của công ty TNHH Du lịch Đống Đa. Để đánh giá một cách toàn diện về công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh thì cần tìm hiểu, phân tích thêm nhiều loại hình hoạt động khác tại Công ty như massage, tổ chức tiệc, để có sự so sánh về doanh thu hoạt động giữa các lĩnh vực kinh doanh với nhau, từ đó đưa ra những đánh giá, nhận xét khách quan, đầy đủ và khoa học. NGÔ THỊ BÍCH NGỌC KT TRƯỞNG CHIEF ACCOUNTA NT THỦ QUỸ CASHIER CHIEF ACCT. TR ƯỜ NG ĐẠ I HỌ C K INH TẾ HU Ế