Đề tài Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - Lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến

í văn bản theo đúng trình tự các bước. - Tất cả văn bản tài liệu đến công ty đều đã được nhân viên văn thư trình lên ban lãnh đạo hoặc trưởng phòng Hành chính xem xét và cho ý kiến trước khi phân phối cho phòng ban hoặc cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo, được nhân viên văn thư chuyển tới tận tay người có trách nhiệm giải quyết. - Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa nhân viên văn thư với các phòng ban hoặc giữa nhân viên văn thư với cá nhân trong công ty đều có kí nhận, trong đó bao gồm người nhận là Giám đốc. Sau đây là trình tự các bước xử lí văn bản của nhân viên văn thư tại công ty TNHH Phúc Tiến: a) Kiểm tra sơ bộ văn bản Mọi văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên văn thư kiểm tra xem văn bản đó có đúng gửi cho công ty hay không? Trường hợp nhầm địa chỉ nhân viên văn thư đã gửi trả lại nơi gửi hoặc trả lại nhân viên bưu điện. Khi thấy bì văn bản có dấu hiệu bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì nhân viên văn thư đã lập biên bản và có sự chứng kiến của người đưa thư. b)Phân loại và bóc bì văn bản * Việc phân loại văn bản đã giúp cho nhân viên văn thư xác định chính xác loại vào sổ văn bản đến và loại không phải vào sổ văn bản đến. - Loại phải đăng kí vào sổ văn bản đến bao gồm 2 loại: + Loại được phép bóc bì: Gồm các văn bản giấy tờ đề tên công ty mà không đóng dấu chỉ mức độ “mật”, không phải văn bản đề đích danh tên người nhận, không phải thư riêng thì nhân viên văn thư tiến hành bóc bì văn bản và đăng kí văn bản vào sổ văn bản đến. + Loại không được phép bóc bì: Gồm tất cả các văn bản mà ngoài bì thư ghi đích danh cá nhân, đơn vị, phòng ban trong công ty, thì nhân viên văn thư đã thực hiện theo quy định không bóc bì mà chỉ đăng kí vào sổ văn bản đến. - Loại không phải đăng kí vào sổ văn bản đến: Bao gồm các loại sách báo, tạp chí, thư riêng… * Bóc bì văn bản: Nhân viên văn thư của công ty đã nhận thức được công việc bóc bì văn bản là công việc rất phức tạp. Vì vậy khi bóc bì văn bản nhân viên văn thư luôn rất thận trọng và đã tuân thủ các nguyên tắc sau: - Những phong bì có dấu chỉ mức độ “Khẩn” gửi cho công ty thì được nhân viên văn thư bóc ngay sau khi nhận để trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết nhằm đảm bảo về mặt thời gian. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân, phòng ban trong công ty thì nhân viên văn thư không bóc bì mà đã chuyển đến người nhận một cách nhanh nhất (chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính). Khi bóc bì văn bản nhân viên văn thư luôn thực hiện rất nhẽ nhàng và khéo léo, dồn văn bản về phía bên trái của bì thư rồi dùng kéo cắt sát mép phải của bì thư theo đường gân phía không có văn bản. Sau đó lấy văn bản ra, đối chiếu số, kí hiệu ghi ở ngoài phong bì với số, kí hiệu ghi ở bên trong văn bản. Những văn bản gửi không đúng địa chỉ thì nhân viên văn thư đã gửi trả lại cho nơi gửi văn bản đó. Trường hợp có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản nhân viên văn thư đã kí xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi phiếu lại cho cơ quan gửi văn bản. Nhiều văn bản nhận được mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì nhân viên văn thư đã giữ lại phong bì và ghim bì thư cùng với văn bản đó. - Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: Tại công ty TNHH Phúc Tiến những văn bản có dấu chỉ mức độ mật nhân viên văn thư không được phép bóc bì văn bản mà chỉ vào sổ văn bản mật đến, khi vào sổ thì nhân viên văn thư bỏ trống cột trích yếu nội dung văn bản. Vì vậy khi nhận được những văn bản mật nhân viên văn thư đã vào sổ đăng kí văn bản mật đến sau đó chuyển ngay văn bản đó đến những người có trách nhiệm giải quyết theo đúng thời gian quy định. c) Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến - Mọi văn bản gửi đến cho công ty đã được nhân viên văn thư đóng dấu đến lên văn bản nhằm mục đích là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến công ty. * Mẫu dấu đến của công ty 5 cm CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN ĐẾN - Số đến …………… - Ngày đến ………… 3 cm - Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới phần số và kí hiệu. - Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản. d) Vào sổ đăng kí văn bản đến Công ty lập sổ đăng kí văn bản đến vào mỗi năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm đến ngày 31 tháng12 hàng năm. Theo quy định của công ty thì văn bản đến ngày nào thì đều được vào sổ ngay trong ngày đó, tuyệt đối không được để sang ngày hôm sau để tránh thất lạc hoặc mất mát. Trước khi tiến hành vào sổ nhân viên văn thư xác định rõ loại vào sổ và loại không phải vào sổ: + Loại phải vào sổ đăng kí: Bao gồm tất cả các loại văn bản giấy tờ gửi cho công ty như: quyết dịnh, chỉ thị, thông báo, công văn… Ví dụ : +) Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán mới. +) Thông báo lãi suất cho vay của ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải. + Loại không phải vào sổ đăng kí: gồm thư riêng, báo đọc, hoá đơn thu tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại…nhân viên văn thư không phải vào sổ đăng kí mà trực tiếp chuyển đến tay cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Bìa sổ đăng kí văn bản đến như sau: CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Từ số ……đến số…….. Từ ngày……đến ngày…… Quyển số….. Nội dung trong sổ như sau: STT Ngày đến Nơi gửi Số, kí hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Trích yếu nội dung văn bản Lưu hồ sơ số Nơi nhận hoặc người nhận Kí nhận 32 02/04/09 NHTMCP Hàng Hải 982 28/03/2009 Thông báo lãi suất cho vay 1 Phòng kế toán 33 03/04/09 Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội 12 31/03/2009 Chỉ định tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá 2 Phó Giám đốc * Sau khi vào sổ văn bản đến bước tiếp theo nhân viên văn thư chuyển giao văn bản đến và lưu văn bản e) Chuyển giao văn bản và lưu văn bản Sau khi vào sổ đăng kí nhân viên văn thư đã trình văn bản lên Giám đốc để xin ý kiến phân phối văn bản. Theo ý kiến của Giám đốc, nhân viên văn thư đã nhân bản văn bản đó và chuyển cho các bộ phận phòng ban có liên quan. Thực hiện theo quy định của công ty trong quá trình phân phối văn bản nhân viên văn thư đã tận tay chuyển văn bản đến các phòng ban và cá nhân có liên quan để giải quyết, không nhờ cá nhân, bộ phận chuyển hộ hoặc nhận hộ văn bản. *Nội dung sổ chuyển giao văn bản: Ngày chuyển Số, kí hiệu văn bản Số lượng văn bản Cá nhân, đơn vị nhận văn bản Kí nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 19/10/2007 286 1 Phòng kế toán Phạm.T.Thảo *Quy trình tiếp nhận chuyển giao văn bản đến Người thực hiện Công việc Nhân viên văn thư Trưởng phòng HC-QT Giám đốc Lãnh đạo đơn vị Cán bộ chuyên môn Lưu trữ Tiếp nhận văn bản Phân loại bóc bì Đóng dấu đến Choý kiến phân phối Đăng kí văn bản Nhân bản Người giải quyết Phương pháp giải quyết Lưu 2.5.1.2.Quy trình xử lí văn bản đi - Các loại văn bản mà công ty ban hành như: + Quyết định + Kế hoạch + Biên bản + Hợp đồng + Báo cáo + Giấy đề nghị + Giấy mời + Giấy giới thiệu + Thông báo + Nội quy, quy định - Nơi nhận là các cơ quan quản lí Nhà nước như cơ quan thuế, cơ quan kiểm định tiêu chuẩn chất lượng, cơ quan kiểm toán Nhà nước…Ngoài ra còn là những ngân hàng, những bạn hàng, đối tác làm ăn của công ty. - Để thuận tiện cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả thì tại công ty TNHH Phúc Tiến văn bản của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban đó tự soạn thảo, sau khi soạn thảo xong đều đã chuyển lên cho nhân viên văn thư để nhân viên văn thư trình lên Giám đốc phê duyệt. Nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản của ban Giám đốc và văn bản của phòng Hành chính - Quản trị. * Quy trình giải quyết văn bản đi: - Tất cả văn bản sau khi soạn thảo xong nhân viên văn thư đã trình lên Giám đốc hoặc phó Giám đốc để xin chữ kí. - Sau khi đã có chữ kí của lãnh đạo nhân viên văn thư đóng dấu lên văn bản theo đúng quy định của Nhà nước, dấu công ty được đóng trùm lên một phần ba chữ kí về phía bên trái, còn dấu chức danh đóng dưới chữ kí về phía bên phải. Có bao nhiêu bản gửi thì nhân viên văn thư đóng bấy nhiêu dấu không có tình trạng bỏ sót, hay đóng ngược hoặc đóng mờ. - Ghi số và ngày tháng lên văn bản. - Tiếp theo nhân viên văn thư vào sổ đăng kí văn bản đi: + Cũng như vào sổ đăng kí văn bản đến, các yêu cầu trong sổ đăng kí văn bản đi đã được nhân viên văn thư ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác bằng bút mực hoặc bút bi, không có hiện tượng sử dụng loại mực dễ phai hay dập xoá khi vào sổ đăng kí văn bản đi. + Số thứ tự văn bản cũng được ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. + Bìa sổ đăng kí văn bản đi : CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN Đi Từ số ………đến số …….. Từ ngày ……đến ngày …… Quyển số ….. Nội dung của sổ đăng kí văn bản đi của công ty như sau: STT Nơi gửi Số văn bản Ngày ban hành văn bản Ngày gửi văn bản Nơi nhận Trích yếu Người kí văn bản Ghi chú 12 P.HC-QT 027 01/03/2009 01/03/2009 Công ty cổ phần thép Cửu Long Biên bản đối chiếu khối lượng sắt Giám đốc 16 P.HC-QT 012 05/03/2009 05/03/2009 Công ty TNHH Minh Nguyệt Hợp đồng mua bê tông Phó Giám đốc - Cuối cùng nhân viên văn thư cho văn bản vào trong phong bì, dán kín, sau đó ghi rõ địa chỉ hoặc tên người nhận ở ngoài bì thư và dán tem. + Bì Thư của công ty được làm bằng giấy dày,dai, góc trên cùng bên trái của bì thư có in biểu tượng của công ty TNHH Phúc Tiến đó là chữ “pt”. + Những thông tin bên ngoài bì thư đã được nhân viên văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác và khớp với những thông tin ghi trong văn bản. + Đối với những văn bản có nội dung quan trọng nhân viên văn thư đều lập phiếu gửi, gửi kèm với văn bản trong bì thư Mẫu phiếu gửi: Công ty TNHH Phúc Tiến Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Số: ….. Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Hải phòng, ngày….tháng….năm… PHIẾU GỬI Kính gửi: ………………………………………………. Tên tài liệu:……………………………………….. Ngày….tháng…..năm…. Phòng Hành chính-Quản trị Người kí nhận Dấu đơn vị Chữ kí Họ tên, chức vụ Đề nghị khi nhận được văn bản thì gửi lại phiếu này. - Gửi văn bản đi: Văn bản đi của công ty TNHH Phúc Tiến được gửi đi bằng nhiều phương thức: + Thứ nhất: Văn bản đi được gửi qua đường bưu điện + Thứ hai: Chuyển văn bản trực tiếp đến các cơ quan tổ chức trên cùng địa bàn lãnh thổ. Nhưng dù văn bản được gửi ở bất cứ hình thức nào cũng cần đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đúng địa chỉ. *Sơ đồ quy trình của văn bản đi: Người thực hiên Công việc Cán bộ chuyên môn Lãnh đạo đơn vị Giám đốc Trưởng phòng HC-QT Nhân viên văn thư Dự thảo văn bản Lấy ý kiến Duyệt văn bản Kiểm tra Nhân bản Kí văn bản Đăn kí văn bản Gửi Lưu 2.5.2.Công tác quản lí và sử dụng con dấu Công ty TNHH Phúc Tiến có các loại dấu sau: + Dấu của công ty + Dấu chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Kế toán trưởng + Dấu đăng kí văn bản đến. - Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu tại công ty: + Nhân viên văn thư trực tiếp quản lí con dấu. Con dấu được để tại công ty và nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên văn bản khi văn bản đã có chữ kí của lãnh đạo. Không đóng dấu khống chỉ vào văn bản, giấy tờ khi chưa có chữ kí của cấp có thẩm quyền hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi chưa có nội dung. + Con dấu được đặt trong hộp gỗ hình chữ nhật, có lớp vải mềm ở dưới đáy hộp để đảm bảo con dấu không bị hư hại hoặc biến dạng. Thông thường khi nhân viên văn thư có mặt trong phòng làm việc thì hộp dấu được đặt trên mặt bàn của nhân viên văn thư, sau khi kết thúc giờ làm việc hộp dấu được cất trong két sắt, do đó đã hạn chế được tình trạng người khác sử dụng con dấu không đúng trách nhiệm quy định. + Công ty đã sử dụng mực đỏ loại tốt để đóng dấu, nhân viên văn thư không đóng dấu công ty vào phần chữ kí của văn bản cấp đơn vị, trong trường hợp cần thiết thì nhân viên văn thư đã đóng dấu treo ở phần tên công ty ban hành hoặc đóng dấu xác nhận chữ kí. + Khi đóng dấu nhân viên văn thư đã thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về việc đóng dấu luôn đóng rõ nét, trùm lên một phần ba chữ kí về bên trái. Nếu đóng mờ thì nhân viên văn thư không đóng lại, không đóng trùm lên dấu cũ mà đã đóng về phía bên trái dấu cũ. 2.5.3.Hoạt động của công tác lưu trữ trong công ty Hai công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tại công ty TNHH Phúc Tiến, nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm vụ lưu trữ. Hàng năm, số văn bản được đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số văn bản công ty tiếp nhận và ban hành. Do đó để thực hiện tốt công tác lưu trữ, nhân viên văn thư phải thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ. Về nguyên tắc tất cả mọi giấy tờ, tài liệu lưu trữ của công ty phải được lưu trữ tập trung để đảm bảo tính khách quan và trân thực của tài liệu. Tại công ty TNHH Phúc Tiến công ty, do công ty chưa xây dựng được nhà kho lưu trữ riêng do đó cũng như trong việc soạn thảo văn bản thì tài liệu của đơn vị phòng ban nào thì phòng ban đó tự lưu trữ và bảo quản. Phòng Hành chính - Quản trị chỉ lưu trữ tài liệu của ban Giám đốc và của phòng Hành chính - Quản trị. Ví dụ: + Chứng từ gốc kế toán năm 2007 do phòng Kế toán tài vụ lưu trữ + Hồ sơ thi công công trình do phòng Kĩ thuật an toàn lao động luư trữ + Biên bản họp và đánh giá nội bộ do phòng Hành chính - Quản trị lưu trữ. 2.5.3.1.Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại bộ phận văn thư nhân viên lưu trữ đã phân loại tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Công ty phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động chủ yếu của công ty: + Báo cáo tổng hợp + Các mặt hoạt động chuyên môn + Tổ chức + Tài chính + Nhân sự + Trang bị cơ sơ vật chất + Xây dựng cơ bản + Các hoạt động nội bộ khác Do công ty tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu được lưu trữ ngay tại các phòng ban chuyên môn. Phòng hành chính - quản trị chỉ lưu trữ và bảo quản các tài liệu liên quan đến các mặt: báo cáo tổng hợp, trang thiết bị - cơ sở vật chất, các hoạt động nội bộ. Tài liệu, hồ sơ được các phòng ban tự bảo quản, phân loại và sắp xếp. Cách phân loại như thế này đã giúp cho công ty tổ chức lưu trữ một cách khoa học và giúp cho đối tượng sử dụng một cách có hiệu quả những tài liệu đó. 2.5.3.2.Xác định giá trị tài liệu Nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty đã xác định giá trị tài liệu, quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và trên cơ sở đó đã lựa chọn và đưa vào bảo quản trong các phòng những tài liệu có giá trị. Nhân viên lưu trữ của công ty đã dựa vào mức độ quan trọng của tài liệu để xác định thời gian bảo quản cho tài liệu lưu trữ. Đối với những tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như sách báo, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn ( hàng tuần, hàng tháng ) được bảo quản tạm thời. Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động chính của công ty trong thời gian dài ( 6 tháng, 1 năm ) như: báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm về các mặt kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay những tài liệu cơ bản về quá trình xây dựng phát triển của công ty đã được bảo quản dài hạn. Qua việc đánh giá giá trị tài liệu nhân viên lưu trữ đã loại ra những tài liệu hết giá trị trên mọi phương diện để tiêu huỷ và giữ gìn được những tài liệu có giá trị do đó đã nâng cao được chất lượng của công tác lưu trữ tại công ty. 2.5.3.3.Sắp xếp hồ sơ lưu trữ - Trước khi đưa vào lưu trữ nhân viên lưu trữ kiểm tra lại việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản. - Nhân viên lưu trữ xác định hồ sơ này thuộc: + Lưu trữ tạm thời + Lưu trữ dài hạn. - Với những hồ sơ tạm thời là những hồ sơ chưa kết thúc nhưng vẫn được lưu trữ. Hồ sơ được xếp trong cặp đựng hồ sơ được làm bằng nhựa cứng màu xanh bên ngoài phần đường gân có ghi tên hồ sơ. Hàng năm vào ngày 31 tháng 12 nhân viên văn thư kết thúc hồ sơ này. Nhân viên văn thư đã trực tiếp tiến hành phân loại, sắp xếp lại văn bản theo những tiêu chí nhất định sau đó sắp xếp vào cặp hồ sơ lưu trữ để lưu trữ dài hạn. - Với những hồ sơ lưu trữ dài hạn: Là loại hồ sơ đã được phân loại rõ nội dung và được bảo quản cẩn thận phụ thuộc vào giá trị tài liệu. Tại công ty TNHH Phúc Tiến cứ 3 năm nhân viên văn thư lại kiểm tra và lập hồ sơ lưu trữ một lần. 2.5.3.3.Bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Công ty đã có quy định về việc bảo quản tài liệu lưu trữ và đã gửi đến các phòng ban để nghiêm chỉnh thực hiện. Tài liệu lưu trữ của các phòng ban trong công ty được để ở nơi thông thoáng không ẩm mốc, tài liệu luôn được đảm bảo an toàn. Tài liệu được xếp vào cặp hồ sơ, bên ngoài cặp có dán nhãn ghi đầy đủ thông tin do đó rất dễ thống kê và tra tìm.Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên cặp.Giá để hồ sơ được đặt cách tường 20 cm, cách trần nhà 80 cm, cách sàn nhà 30 cm. Nhân viên lưu trữ của công ty đã phổ biến cho các phòng ban một số phương pháp bảo quản thông thường: + Chống mốc bằng cách quét chải bụi thường xuyên, sử dụng hoá chất diệt nấm mốc. + Chống mọt giấy: sử dụng các phương pháp chống ẩm. + Chống gián: sử dụng long não. + Chống mối: sử dụng hoá chất diệt mối. 2.5.3.4.Tổ chức sử dụng tài liệu Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao, nhân viên lưu trữ của công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn nhân viên trong công ty về cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu. Công ty cũng đã đưa ra những quy định đối với các đối tượng trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, và đã đặt ra những nội quy chặt chẽ với từng loại tài liệu khác nhau. Công ty đã đưa ra những quy định đối với nhân viên làm công tác lưu trữ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học, nắm rõ quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty đảm bảo tài liệu lưu trữ được sử dụng một cách khoa học đúng mục đích. 2.5.3.2.Sao lục tài liệu Theo quy định chung của công ty thì người ngoài công ty không được mượn hay sao chụp tài liệu của công ty. Nếu nhân viên của các phòng ban muốn sao chụp tài liệu thì phải được sự đồng ý của Giám đốc hoặc phó Giám đốc. 2.5.3.3.Tiêu huỷ giấy tờ tài liệu Để giải phóng chỗ để, giảm bớt số lượng giấy tờ tài liệu phải lưu trữ bảo quản thì mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Phúc Tiến nói riêng đều tiến hành tiêu hủy các tài liệu đã hết giá trị không còn hiệu lực về mặt pháp lí. Do việc lưu trữ không tập trung nên khi tiến hành tiêu huỷ không thể tiêu huỷ cùng một lúc tất cả những tài liệu hết giá trị. Mà việc tiêu huỷ được thực hiện nhiều lần tại các phòng ban, do cán bộ nhân viên các phòng ban tự tiêu huỷ và có sự xác nhận của Giám đốc, sau khi đã đánh giá giá trị tài liệu. Sau khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng đánh giá giá trị tài liệu lập đã biên bản những tài liệu hết giá trị, sau đó đã ban hành một quyết định bằng văn bản những hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị, bị trùng lặp hay hết thời hạn bảo quản. Việc tiêu huỷ tài liệu tại công ty TNHH Phúc Tiến đều có sự chứng kiến của ban Giám đốc công ty, trưởng phòng và các nhân viên trong phòng đó, công ty quy định không phòng ban hay nhân viên nào được tự huỷ các giấy tờ, tài liệu khi chưa có sự đồng ý của Giám đốc. Công ty thường xuyên sử dụng hình thức huỷ tài liệu bằng cách đốt tài liệu. Sau khi tiêu huỷ đều có biên bản tiêu huỷ tài liệu có chữ kí của nhân viên lưu trữ và lãnh đạo chứng kiến việc tiêu huỷ tài liệu. Sau đây là bảng danh mục một số hồ sơ của công ty: DANH MỤC HỒ SƠ STT Tên hồ sơ/biểu mẫu Nơi lưu Thời gian lưu Trách nhiệm quản lí Phê duyệt khi huỷ tài liệu 1 Chứng từ gốc kế toán 2007 Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 2 Phiếu xuất bê tông Tủ tài liệu số1 tầng 2 10 năm Phòng kế toán Giám đốc 3 Báo cáo thống kê Tủ tài liệu số1 tầng 2 10 năm Phòng kế toán Giám đốc 4 Quyết toán công trình Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 5 Tờ khai thuế GTGT 2007 Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 6 Hợp đồng mua hàng 2007 Tủ tài liệu số2 tầng 2 10 năm Phòng kế toán Giám đốc 7 Hợp đồng bán hàng 2007 Tủ tài liệu số2 tầng 3 10 năm Phòng kế toán Giám đốc 8 Báo cáo hàng tồn kho 2007 Tủ tài liệu số2 tầng 3 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 9 Báo cáo xuất bê tông trạm Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 10 Chi tiết phải thu 2007 Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 11 Chi tiết phải trả năm 2007 Tủ tài liệu số1 tầng 1 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 12 Báo cáo TH doanh nghiệp Tủ tài liệu số1 tầng 3 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 13 Hồ sơ vay vốn Tủ tài liệu số3 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 14 HĐ tín dụng NH công thương Tủ tài liệu số3 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 15 HĐ tín dụng NH Hàng Hải Tủ tài liệu số3 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 16 Hồ sơ nhân sự Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng nhân sự Giám đốc 17 Hồ sơ xin việc CBCNV Tủ tài liệu số1 tầng 1 10 năm Phòng nhân sự Giám đốc 18 Sổ BHXH & BHYT Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng nhân sự Giám đốc 19 Báo giá cọc bê tông Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng KTKT Giám đốc 20 Hồ sơ thi công công trình Tủ tài liệu số1 tầng 3 10 năm Phòng KTKT Giám đốc 21 Hồ sơ công trình Cửu Long Tủ tài liệu số1 tầng 3 10 năm Phòng KTKT Giám đốc 22 Hồ sơ công trình Vạn Lợi Tủ tài liệu số1 tầng 3 5 năm Phòng KTKT Giám đốc 23 Sổ theo dõi văn bản đến Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng hành chính Giám đốc 24 Sổ theo dõi văn bản đi Tủ tài liệu số1 tầng 2 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 25 Phản hồi của khách hàng Tủ tài liệu số1 tầng 2 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 26 Hồ sơ theo dõi nhà cung cấp Tủ tài liệu số 2 tầng 2 5năm Phòng hành chính Giám đốc 27 Biên bản họp và đánh giá nội bộ Tủ tài liệu số 3 tầng 1 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 28 Hồ sơ ISO Tủ tài liệu số 4 tầng 4 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 29 Hồ sơ thực hiện ISO Tủ tài liệu số 4 tầng 4 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 2.6.Nhận xét chung về công tác văn thư-lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tổ chức hoạt dộng của công ty nói chung cũng như công tác văn thư - lưu trữ nói riêng, em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ của công ty đã được tiến hành một cách nhịp nhàng, tuân thủ theo các quy định của Nhà nước. *Ưu điểm Công tác xây dựng văn bản được thực hiện ngay tại các phòng ban vì vậy đã giảm nhẹ được khối lượng công việc cho bộ phận văn thư. Các văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên văn thư xử lí nhanh chóng, kịp thời theo đúng quy định. Việc phân loại văn bản rõ ràng, đã giúp ban lãnh đạo công ty khi cần tra cứu được nhanh chóng, thuận tiện. Đối với văn bản đi: các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước khi đóng dấu, ban hành văn bản. Các trang thiết bị cho bộ phận văn thư tương đối đầy đủ: máy vi tính, máy in, máy photo … Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc cũng được hiện đại hoá hơn với máy điện thoại, máy fax…công việc của nhân viên văn thư - lưu trữ được thuận tiện hơn. Công tác lưu trữ tại công ty nhìn chung được tiến hành một cách khoa học, đáp ứng mọi yêu cầu về thông tin tra cứu của ban Giám đốc và các phòng ban trong công ty. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, đang từng bước thực hiện quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước. Công tác lưu trữ đã được ban Giám đốc công ty quan tâm đúng mực, thể hiện ở chỗ công ty đã cử nhân viên văn thư - lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. *Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư - lưu trữ tại công ty còn tồn tại không ít những hạn chế cần được sự quan tâm giúp đỡ của ban Giám đốc để từng bước hoàn thiện công tác này. + Nhân viên văn thư - lưu trữ không được đào tạo một cách chính quy, bài bản do đó trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty có trình độ trung cấp nhưng không phải về lĩnh vực văn thư - lưu trữ, không được đào tạo một cách chính quy, tuy đã được bồi dưỡng thêm nhưng đôi khi vẫn làm việc theo cảm tính, vẫn chưa vận dụng được những thành quả của khoa học kĩ thuật vào trong công việc: chỉ sử dụng máy vi tính trong soạn thảo văn bản, chưa khai thác hết được tính năng của máy vi tính, nhân viên văn thư rất ít khi sử dụng máy fax. + Nhân viên văn thư - lưu trữ làm việc theo kiểu thói quen, đôi khi còn bỏ qua một số quy định gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu. + Nhân viên văn thư - lưu trữ phải làm việc chung trong phòng Hành chính-Quản trị nên môi trường làm việc không được yên tĩnh, không có khoảng không gian riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn và không đảm bảo an toàn, bí mật cho tài liệu. + Nhân viên văn thư ngoài công tác này còn phải kiêm nhiệm thêm một số công việc như: lưu trữ văn bản tài liệu, trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho các phòng ban khác…nên nhiều khi việc chuyển giao, xử lí văn bản, tài liệu còn chậm trễ thiếu sót. + Ban Giám đốc công ty chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho toàn công ty do đó chưa có được sự lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu thống nhất giữa các phòng ban trong công ty. + Công tác văn thư - lưu trữ vẫn còn mang tính chất thủ công, vẫn còn sử dụng nhiều mẫu sổ viết tay hoặc các thẻ bằng giấy in. + Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư - lưu trữ một phòng riêng để thuận lợi cho việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ. + Công tác bảo quản tài liệu còn chưa được khoa học vẫn còn mang tính chất thủ công, ít sử dụng được các loại hoá chất vì sẽ ảnh hưởng đến cả phòng nên các tài liệu thường hay mau hỏng, mờ nhoèn và bị mối mọt + Công ty chưa xây dựng kho lưu trữ cho toàn công ty mà chủ yếu là tài liệu của bộ phận nào thì bộ phận đó tự lưu trữ. *Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác văn thư - lưu trữ Trong thời gian qua công tác văn thư - lưu trữ trong công ty đã có những bước tiến đáng kể. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số nhược điểm do các yếu tố chủ quan lẫn khách quan mang lại. Trong những năm gần đây công ty đã quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ, công ty đã có sự đầu tư cho lĩnh vực này trên các khía cạnh con người cũng như cơ sở vật chất kĩ thuật. Tuy nhiên sự đầu tư này còn chưa tương xứng với vai trò của công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động của công ty. Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách quản lí công việc chưa chặt chẽ. Máy tính của các phòng được trang bị đầy đủ nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, đôi khi chưa khai thác hết những khả năng mà tin học đem lại cho công tác văn thư - lưu trữ. Bên cạnh đó còn có những vướng mắc nguyên nhân nằm ở yếu tố con người. Nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty không phải là cán bộ chuyên môn mà chỉ được đào tạo ngắn hạn. Do đó năng lực thực thi và điều hành còn kém chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư - lưu trữ. Quá trình xử lí văn bản, giấy tờ đôi khi còn mang tính chất thủ công vẫn còn sử dụng những mẫu sổ viết tay. Nhân viên văn thư khi vào sổ văn bản còn có hiện tượng ghi chép tuỳ tiện, viết tắt không theo quy định. Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư – lưu trữ một vị trí làm việc riêng, nơi làm việc của nhân viên văn thư - lưu trữ chưa được sắp xếp khoa học, các loại giấy tờ, tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí do đó khi cần sử dụng thì lại mất thời gian tìm kiếm. Công ty chưa có phòng lưu trữ riêng nên việc bảo quản và lưu trữ tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. Công tác bảo quản tài liệu chưa khoa học, mang tính chất thủ công, ít sử dụng được các loại hoá chất vì khi sử dụng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của cả phòng. Hiện nay trong việc bảo quản và lưu trữ thì tài liệu của bộ phận, phòng ban nào thì phòng ban, bộ phận đó tự quản lí vì vậy rất khó có thể quản lí, lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng được tài liệu lưu trữ một cách thống nhất và an toàn, bí mật. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.1.Nâng cao trình độ của nhân viên văn thư – lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế do chưa được tập trung chú trọng, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế. Để khắc phục những hạn chế này, công ty nên tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên văn thư – lưu trữ từ đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ để nhân viên có thể đáp ứng được với yêu cầu của công việc. Việc cử nhân viên văn thư – lưu trữ đi học phải có trọng tâm trọng điểm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Đối với nhân viên văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến để hoàn thành tốt công việc thì cần được bồi dưỡng thêm về kĩ năng soạn thảo văn bản, nâng cao khả năng khai thác và sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại. 1.1.1. Bồi dưỡng kĩ năng soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản là một trong những công việc mà nhân viên văn thư – lưu trữ phải đảm nhiệm. Khác với các doanh nghiệp khác nhân viên văn thư sẽ soạn thảo tất cả các văn bản của công ty. Ở công ty TNHH Phúc Tiến thì văn bản thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó tự soạn thảo, nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản cho ban Giám đốc và phòng Hành chính - Quản trị. Tuy không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng những văn bản mà nhân viên văn thư phải soạn thảo đều là những văn bản quan trọng để gửi cho các cơ quan quản lí Nhà nước, đòi hỏi kĩ thuật cao, nhân viên văn thư phải chú ý đến thể thức của văn bản, lời lẽ trong văn bản phải đảm bảo ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, chính xác, mang tính thuyết phục cao sao cho tạo được những thiện cảm đầu tiên đối với cá nhân, cơ quan nhận văn bản. Tuyệt đối không được để ra sai sót sẽ làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty nói chung và uy tín của lãnh đạo nói riêng. Chính vì vậy để các văn bản soạn thảo có chất lượng thì khi tiến hành soạn thảo văn bản nhân viên văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: + Đúng thể thức do Nhà nước quy định, bố cục chặt chẽ hài hoà, đầy đủ các yếu tố cần thiết. + Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải là ngôn ngữ chuẩn tiếng Việt, sử dụng đúng từ ngữ, ngữ pháp, cấu trúc câu, không được sử dụng từ ngữ địa phương. + Nhân viên soạn thảo văn bản phải nắm bắt được những thông tin mới nhất, những chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước. + Phải tạo ra một văn bản khoa học, chính xác, đầy đủ về nội dung, đẹp về hình thức và phải đảm bảo về mặt thời gian của văn bản. Để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu trên thì nhân viên văn thư phải có kĩ năng soạn thảo văn bản thật cơ bản. Vì vậy để đảm bảo được những yêu cầu trên thì nhân viên văn thư của công ty phải: + Tự mình học tập, tìm hiểu, nghiên cứu trong các tài liệu, sách… + Công ty nên tạo điều kiện về vật chất cũng như về mặt thời gian để nhân viên văn thư được tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn để nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản. + Nhân viên văn thư có thể vừa đi làm vừa đi học các lớp tin học buổi tối để nâng cao khả năng sử dụng máy vi tính và nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản. 1.1.2.Nâng cao khả năng khai thác và sử dụng máy vi tính Hiện nay cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng đặt ra khẩu hiệu phải ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lí và sản xuất. Và thực tế thì các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã trang bị cho các phòng ban, đơn vị những bộ máy vi tính rất hiện đại. Nhưng việc sử dụng chúng như thế nào thì lại là một vấn đề khác. Tại công ty TNHH Phúc Tiến cũng vậy phòng nào cũng được trang bị tối thiểu là một bộ máy vi tính, do tính chất công việc nên phòng kế toán được trang bị 6 máy cho 6 nhân viên và cũng chỉ duy nhất tại phòng kế toán là các máy vi tính được khai thác sử dụng có hiệu quả cho công việc nhất. Còn hầu hết các phòng ban còn lại rất ít sử dụng đến máy vi tính. Qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính – Quản trị của công ty, em nhận thấy việc khai thác các tính năng và sử dụng máy vi tính của nhân viên văn thư vẫn còn rất nhiều vấn đề bất cập. Nhân viên văn thư chỉ sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, còn việc quản lí văn bản đến, văn bản đi, quản lí văn bản vẫn còn làm rất thủ công. Ngoài ra khi được trang bị bộ máy vi tính hiện đại, nhân viên chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn giản mang tính chất phục vụ cho công việc chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lí các sự cố đơn giản trong quá trình sử dụng. Từ những vấn đề trên, việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ, hiểu biết về máy vi tính cho nhân viên văn thư là vấn đề rất bức thiết cần phải thực hiện ngay. Để làm được điều này thì trước hết bản thân nhân viên văn thư phải tự nỗ lực học tập và tìm hiểu những kiến thức về tin học thông qua các trung tâm tin học. Phải tự nghiên cứu cách bảo quản máy thông qua các loại sách, tạp chí công nghệ thông tin để hạn chế trường hợp do sự hỏng hóc nhẹ của máy mà ảnh hưởng đến công việc. Công ty cũng nên tạo điều kiện về thời gian, khuyến khích động viên tinh thần và ủng hộ về mặt vật chất để nhân viên văn thư yên tâm bồi dưỡng, nâng cao trình độ kích thích được sự say mê và hăng hái làm việc không chỉ của nhân viên văn thư mà còn của cả các cán bộ nhân viên khác trong công ty . Mặt khác công ty cũng nên nối mạng Internet để việc liên hệ giữa công ty với bên ngoài và ngược lại được nhanh chóng, thuận tiện. Hơn nữa nhân viên văn thư có thể dễ dàng tìm hiểu về những thông tin trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ nhằm bổ trợ cho công việc của mình và hiểu biết hơn về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn thế giới. 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ Thông tin là một vấn đề có tính chất sống còn đối với các doanh nghiệp trong thời đại kinh tế thị trường mở như ngày nay. Cập nhật và nắm bắt nhanh hay chậm cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra rất sôi động tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng tin học hoá công tác văn thư – lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần đồng thời giảm nhẹ sức lao động cho nhân viên văn thư – lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác, nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác và đúng đắn. Hiện nay máy vi tính đang được sử dụng rộng rãi trong công tác văn thư – lưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng kí văn bản, lập hồ sơ văn bản giấy tờ đến việc lưu trữ và tra cứu sử dụng tài liệu. Qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính - Quản trị em nhận thấy tuy công ty đã trang bị cho bộ phận văn thư – lưu trữ một bộ máy vi tính. Tuy nhiên nhân viên văn thư mới khai thác được một số ứng dụng như: soạn văn bản, in văn bản. Còn những nghiệp vụ khác được thực hiện rất thủ công, mất nhiều thời gian, lại hay bị nhầm lẫn. Khi áp dụng công nghệ thông tin vào trong việc giải quyết văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu thì sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, cũng như công sức cho nhân viên văn thư – lưu trữ. Khi sử dụng máy vi tính thì nhân viên văn thư có thể thực hiện được những công việc sau: *Quản lí vă bản đến: Nhân viên văn thư có thể sử dụng máy vi tính để lập mẫu sổ và vào sổ trực tiếp trên máy vi tính. Khi có văn bản đến thì chỉ cần mở sổ đăng kí văn bản đến đã lưu trong máy và nhập vào đó tất cả những thông tin cần thiết như: số kí hiệu văn bản, ngày, tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu… , nếu có sai sót thì có thể sửa được dễ dàng mà không cần phải dập xoá. Nhân viên văn thư có thể dễ dàng thống kê được số lượng văn bản đến hàng ngày, hàng tuần, hoặc cả năm mà không cần phải mất nhiều thời gian để đếm như vào sổ bằng tay. * Quản lí văn bản đi: Cũng tương tự như quản lí văn bản đến, nhân viên văn thư kẻ sẵn những mẫu sổ trên máy tính, khi có văn bản đi thì chỉ việc nhập vào đó những thông tin cần thiết theo quy định của công ty. * Thống kê được văn bản đến, văn bản đi: Ứng dụng này có khả năng thống kê văn bản được dễ dàng trong một ngày, một tuần, một tháng, hay một năm, một cách chính xác tuyệt đối. * Lưu trữ hồ sơ tài liệu trên máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính được coi là biện pháp khoa học nhất giúp ích rất nhiều cho nhân viên văn thư. Khi cần tra cứu thì rất nhanh chóng, chỉ cần nhớ được một vài thông tin về văn bản đó như: số, kí hiệu, nơi gửi … là có thể xác định được văn bản đó đang nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Phương pháp này giúp nhân viên văn thư – lưu trữ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức so với phương pháp tìm kiếm trên sổ sách. * Nối mạng cục bộ: Đây là phương cách làm việc mang tính khoa học, đem lại chất lượng cao. Nối mạng cục bộ sẽ giúp cho nhân viên trong toàn công ty nói chung và nhân viên văn thư nói riêng nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trên máy vi tính mà không cần phải qua các đơn vị báo cáo. * Thu thập thông tin: Có rất nhiều cách để thu thập thông tin như qua đài, báo, truyền hình,…nhưng cách thu thập thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất, nhanh chóng và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng mang tính thời sự cao, có cách nhìn đa chiều về một vấn đề. Trên mạng Internet có rất nhiều những thông tin bổ ích và cần thiết cho công việc của nhân viên văn thư, sẽ giúp cho nhân viên văn thư - lưu trữ nắm được những thông tin mới nhất và giúp họ biết được mình đang đứng ở đâu trong thế giới của thông tin ngày nay. 1.3.Xây dựng kho lưu trữ tập trung Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ tài liệu trong cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức kinh tế…thì cục lưu trữ quốc gia đã có quy định là tất mọi giấy tờ tài liệu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về nguyên tắc là phải lưu trữ tập trung và quản lí thống nhất trong cơ quan. Tuy nhiên rất ít các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế làm được điều này hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ tài liệu ngay tại các phòng ban. Tại công ty TNHH Phúc Tiến hồ sơ tài liệu cũng không được lưu trữ một cách tập trung mà hồ sơ tài liệu thuộc phòng ban nào thì bộ phận đó tự quản lí và lưu trữ. Hiện nay công ty chưa có kho lưu trữ tập trung đây là điều rất khó khăn cho cả nhân viên văn thư – lưu trữ và các phòng ban khác. + Do các hồ sơ tài liệu không được lưu trữ tập trung mà nằm phân tán ở các phòng ban do đó việc quản lí, bảo quản không được thống nhất, vì thế mà các hồ sơ tài liệu không tránh khỏi bị mất mát, rách nát, mối mọt. + Nơi làm việc của các phòng ban đã trật trội, lại phải lưu trữ và bảo quản tài liệu vì vậy rất bất tiện và ảnh hưởng đến công việc. Việc bảo lưu trữ tài liệu ngay tại các phòng ban đã làm cho không khí trong phòng rất ngột ngạt dễ gây ức chế cho nhân viên trong phòng. + Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu: Khi nhân viên trong công ty có nhu cầu tra cứu tài liệu để phục vụ cho công việc, mà tài liệu đó lại do nhiều bộ phận khác nhau lưu trữ thì nhân viên văn thư sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu đó. Như vậy hiệu quả công việc sẽ không cao và không đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư - lưu trữ là chính xác, kịp thời, nhanh chóng, bí mật và hiệu quả. Để khắc phục những tồn tại trên thì công ty nên có kế hoạch xây dựng thêm một phòng để làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho toàn công ty. * Cách tổ chức phòng lưu trữ tập trung như sau: Dựa vào cơ cấu tổ chức của công ty mà nhân viên văn thư có thể chia thành các tủ lưu trữ cho phù hợp. Những hồ sơ, tài liệu chung của công ty nên được lưu trữ tập trung, còn những hồ sơ, tài liệu của phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó. Nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn các phòng ban sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ. Tài liệu được xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để dễ thống kê và tra tìm. Cách lưu trữ này vừa khoa học, vừa hiệu quả. Nhân viên văn thư- lưu trữ có thể lập bảng danh mục hồ sơ để quản lí theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ, hoặc trong ngăn. Để góp phần giải phóng chỗ để thì cuối mỗi năm nhân viên văn thư phải thống kê những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị hoặc hết thời gian bảo quản để tiến hành tiêu huỷ. Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Khi xây dựng nhà lưu trữ cần lưu ý một số tiêu chuẩn kĩ thuật sau đây: + Được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản cần thiết như: máy điều hoà, quạt thông gió để duy trì độ ẩm và nhiệt độ thích hợp, loại trừ sự xuất hiện của nấm mốc, mối mọt. + Lau chùi, quét, chải bụi thường xuyên + Có dụng cụ đo nhiệt độ + Sử dụng một số loại hóa chất để diệt nấm mốc, côn trùng + Các dụng cụ phòng cháy chữa cháy, các thiết bị bảo vệ, cửa ra vào được làm bằng chất liệu có độ bền cao khó bắt lửa, cửa sổ phải có lưới sắt, sử dụng loại kính phản quang. + Tủ phải được làm bằng những vật liệu chống cháy và cách nhiệt. + Các tủ tài liệu phải được kê cách tường 20cm, cách mặt đất 30cm, cách trần nhà 80cm. + Vị trí xây dựng phòng lưu trữ phải cách biệt với nơi làm việc, là nơi cao ráo, thoáng mát, yên tĩnh và sạch sẽ. 1.4.Tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc Hiện nay bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty làm việc chung với các bộ phận khác trong phòng Hành chính - Quản trị, do đó mà điều kiện làm việc không được đảm bảo, diện tích làm việc dành cho nhân viên văn thư - lưu trữ rất nhỏ. Làm việc chung với các bộ phận khác đôi khi rất bất lợi đối với công việc cần sự tập trung cao như văn thư – lưu trữ vì nhân viên văn thư – lưu trữ hay bị phân tán bởi tiếng ồn của sự trao đổi công việc trực tiếp. Bàn làm việc ngổn ngang, thiếu ngăn nắp là một trong những yếu tố gây giảm hứng thú làm việc của nhân viên, vì vậy việc bố trí, sắp xếp bàn làm việc là một trong những yếu tố quyết định tới chất lượng và hiệu quả công việc. Bàn làm việc của nhân viên văn thư – lưu trữ tại công ty chưa được sắp xếp một cách khoa học và hợp lí: Các văn phòng phẩm để không đúng vị trí, văn bản giấy tờ còn để lộn xộn không có sự phân loại. Để khắc phục tình trạng này tạo điều kiện giải quyết công việc một cách nhanh chóng, gọn gàng và chính xác thì nhân viên văn thư – lưu trữ cần phải chú ý những vấn đề sau: + Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết. + Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong thì hãy chuyển đi ngay. + Tất cả những tài liệu lưu trữ cần được sắp xếp gọn gàng trong các tủ tài liệu. + Đối với những giấy tờ tài liệu chưa giải quyết xong thì xếp gọn gàng ngăn nắp đặt trên bàn và đặt ở phía tay trái vị trí ngồi của nhân viên văn thư. + Những hồ sơ, tài liệu cần nghiên cứu thêm hoặc chưa giải quyết thì nên để vào ngăn bàn. Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và giảm bớt sự căng thẳng về thần kinh, có thể trang trí phòng làm việc bằng cách để một chậu hoa ở cạnh bàn làm việc, treo những bức tranh ở trong phòng làm việc… Nhân viên văn thư có thể sắp xếp bàn làm việc của mình như sau: Điện thoại để ở đầu bàn bên trái, phía dưới đặt một cuốn danh bạ điện thoại, phía trước mặt chếch về bên phải là hộp ghim, kéo, tem, kẹp giấy, khoảng trống ở trước mặt dùng để ghi chép. Máy vi tính đặt ở đầu bàn phía bên phải. Một nguyên tắc khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa. 1.5.Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ Để đảm bảo công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên, công ty phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản được chuyển đến, số văn bản mà công ty đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng thì phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các phòng ban đơn vị trong công ty nói chung đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục. Cũng nhờ đó, nhân viên văn thư – lưu trữ đề xuất các phương án tốt nhất để công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định và đem lại hiệu quả cao hơn. Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu trữ lâu dài, những tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ được đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt…Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, như vậy mới nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ, bộ phận văn thư – lưu trữ mới có thể tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế. Các phòng ban trong công ty cần phải coi trọng công tác văn thư – lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ phận văn thư – lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo thông tin của công ty được giữ bí mật, an toàn. Để đánh giá hoạt động văn thư – lưu trữ thì ngoài những yêu cầu của công tác văn thư – lưu trữ như nhanh chóng, chính xác, bí mật thì ban lãnh đạo công ty có thể sử dụng một số tiêu chí sau đây: + Mức độ hoàn thành công việc. + Chất lượng và hiệu quả của công việc. + Tinh thần, thái độ làm việc. + Lòng say mê và nhiệt tình với công việc. + Ý thức, trách nhiệm, độ tin cậy. Thông qua các tiêu chí này mà có thể đánh giá trình độ và đạo đức của nhân viên văn thư – lưu trữ. Từ đó, có kế hoạch giúp đỡ nhân viên, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và rèn luyện đạo đức nghề nghiệp. * Cơ sở và điều kiện để thực hiện các giải pháp a) Sự quan tâm chỉ đạo của ban Giám đốc Sự động viên, khích lệ về mặt tinh thần của ban lãnh đạo công ty là nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như khả năng tư duy sáng tạo trong công việc đối với nhân viên văn thư – lưu trữ. Đây là một trong những đòn bẩy tinh thần giúp cho nhân viên văn thư – lưu trữ hoàn thành công việc tốt hơn. Giám đốc quan tâm đến điều kiện làm việc, theo dõi quy trình làm việc của nhân viên văn thư – lưu trữ nhằm phát hiện ra những thiếu sót, những mặt còn yếu kém của cán bộ công nhân viên và những trang thiết bị còn thiếu để bổ sung tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên của công ty làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty, chủ động tạo mối quan hệ gần gũi, lắng nghe, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên có tác dụng tạo cho nhân viên một tinh thần lao động thoải mái, thu hẹp khoảng cách giữa người lãnh đạo với người lao động tạo cho họ một sự mạnh dạn, sáng tạo trong công việc. b) Sự nỗ lực cố gắng không ngừng của chính bản thân nhân viên văn thư – lưu trữ Đây là một yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của các giải pháp trên bởi con người luôn là yếu tố quan trọng nhất. Bởi vì sự cố gắng vươn lên, sự không ngừng học hỏi nâng cao trình độ, chắc chắn nhân viên văn thư – lưu trữ sẽ tiếp nhận được những kiến thức để áp dụng vào trong công việc của mình. Công tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt hay không? Có năng suất chất lượng hay không? Điều đó phụ thuộc phần lớn vào người làm công tác văn thư – lưu trữ. Bởi họ chính là người trực tiếp tham gia giải quyết công việc. c) Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kĩ thuật thiết bị máy móc hiện đại Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công của công việc. Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ. Mặt khác, việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. KẾT LUẬN Công tác văn thư – lưu trữ những năm trở lại đây đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Bên cạnh việc phát triển nền kinh tế theo cơ chế thị trường thì một số cơ quan cũng như doanh nghiệp đã quan tâm tới nghiệp vụ này, đã thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ. Bởi nếu thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ mang lại hiệu quả không chỉ trước mắt mà cả về lâu dài. Vì công tác văn thư – lưu trữ thực chất là công tác xây dựng và quản lí những văn bản chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lí mà không có văn bản nào thay thế được. Thực tế cho thấy bất kì cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kĩ thuật hay cơ quan quản lí hành chính, hay những doanh nghiệp kinh doanh sản xuất, trong khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình ít nhiều cũng phải cần đến công tác văn thư - lưu trữ một cách hiệu quả để giải quyết công việc cụ thể hoặc tra cứu những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho nghiên cứu tình hình sản xuất kinh doanh, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương chính sách, đề ra các quyết định về quản lí… Công tác văn thư – lưu trữ của công ty trong thời gian vừa qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của phòng Hành chính - Quản trị cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều điểm bất cập. Công ty đang nỗ lực khắc phục những mặt tồn tại này để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ để phù hợp với xu hướng phát triển đi lên của đất nước ta. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Phúc Tiến đã giúp em hiểu thêm về thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ, đây là công tác quan trọng trong việc điều hành nắm bắt xử lí thông văn bản giấy tờ kết hợp với xử lí thông tin, đồng thời còn là hoạt động hỗ trợ đắc lực cho ban Giám đốc trong việc ra các quyết định được đúng đắn, chính xác, kịp thời và phù hợp với điều kiện thực tế ở công ty, ngoài ra còn giúp cho các bộ phận khác trong công ty hoạt động có hiệu quả hơn. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại phòng Hành chính - Quản trị của công ty đã giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững những kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở thực tiễn và lí luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Trần Thị Ngà, em xin được mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Tuy cố gắng hết sức nhưng bài khoá luận của em vẫn còn rất nhiều sai sót, em mong được các thầy, cô chỉ dạy thêm trên cơ sở đó em có thể hoàn thành tốt bài khoá luận của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên VŨ KHẮC TUẤN