Đề tài Nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 áp dụng cho công ty cổ phần thuộc da Hào Dương

tháng/ 1 lần Cơ quan có chức năng bên ngoài. Báo cáo kết quả đo đạc chất lượng không khí. BM-GSVĐ-01 Hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị đo BM-BTKTTBĐ-02 5 Nước thải sinh hoạt Đo đạc các thông số ô nhiễm của nước thải sinh hoạt theo QCVN 14:2008 Đấu nối với cống thoát nước đô thị. 06 tháng / 1 lần Cơ quan có chức năng bên ngoài. Báo cáo kết quả đo đạc nước thải BM-GSVĐ-01 Nước thải sản xuất Đo đạc các thông số ô nhiễm của nước thải sản xuất theo QCVN 24:2009/BTNMT Bể lắng 2. 1 tuần/ 1 lần Nhân viên môi trường của công ty. Cơ quan có chức năng bên ngoài. 6 Chất thải rắn Theo dõi việc phân loại rác của công nhân viên trong công ty. Toàn công ty Hằng ngày Tổ trưởng, quản đốc phân xưởng. Báo cáo tình tình quản lý CTR tại công ty. BM-GSVĐ-01 Tổng kết lượng rác đã phân loại Bãi chứa rác của công ty 1 tuần/ 1 lần Nhân viên vệ sinh Hồ sơ ghi nhận lượng CTR phát sinh BM-GSVĐ-02 PHỤ LỤC 14C THỦ TỤC Ký hiệu :TT-BTKTTBĐ BẢO TRÌ, KIỂM TRA THIẾT BỊ ĐO Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 03 MỤC ĐÍCH Việc bảo trì, kiểm tra các thiết bị đo có liên quan đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và các yêu cầu của luật định về môi trường mà công ty phải tuân thủ. PHẠM VI Thủ tục này áp dụng cho các hoạt động bảo trì và kiểm tra các thiết bị đo môi trường. NỘI DUNG Bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị định kỳ Trưởng bộ phận bảo trì phối hợp cùng phòng kỹ thuật sản xuất lập danh sách các thiết bị đo, hướng dẫn bảo trì, sửa chữa từng thiết bị và trình giám đốc phê duyệt. Kế hoạch bảo trì, sửa chữa sau khi xem xét và phê duyệt sẽ được giám đốc phân công trách nhiệm thực hiện. Hàng quý, trưởng bộ phận bảo trì căn cứ vào hướng dẫn bảo trì, kế hoạch sửa chữa, sự cố hư hỏng xảy ra trong quá trình sử dụng tiến hành lập kế hoạch sửa chữa bảo trì thiết bị sử dụng. Những người được phân công chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần thiết tương ứng với kế hoạch sửa chữa, bảo trì. Những người được phân công triển khai kế hoạch thực hiện bảo trì sửa chữa theo kế hoạch và các công việc chi tiết sửa chữa bảo trì đã lập. Nhân viên bảo trì, sửa chữa cập nhật các số liệu sửa chữa bảo trì vào phiếu lý lịch máy. Hư hỏng đột xuất Khi có hư hỏng đột xuất trong quá trình sử dụng, nhân viên sử dụng thiết bị báo cáo cho trưởng bộ phận bảo trì tiến hành kiểm tra sự cố. Đối với hư hỏng nhẹ (hư hỏng có thể khắc phục ngay với nguồn lực sẵn có): Trưởng bộ phận bảo trì đưa ra phương án sửa chữa và chỉ đạo việc thực hiện sửa chữa. Sau khi sửa chữa xong thì trưởng bộ phận bảo trì, nhân viên vận hành cập nhật số liệu vào phiếu lý lịch máy. Đối với hư hỏng nặng: Trưởng bộ phận bảo trì cùng trưởng phòng kỹ thuật sản xuất đưa ra phương án sửa chữa trình giám đốc phê duyệt. Trưởng bộ phận bảo trì chỉ đạo việc thực hiện theo phương án đã được phê duyệt. Sau khi sửa chữa xong, trưởng bộ phận bảo trì, nhân viên vận hành cập nhật số liệu vào phiếu lý lịch máy. Định kỳ 6 tháng, trưởng bộ phận bảo trì phối hợp với trưởng phòng kỹ thuật sản xuất xem xét các số liệu tong lý lịch máy để điều chỉnh lại hướng dẫn bảo trì ( nếu cần) và lập kế hoạch sữa chữa bảo trì cho phù hợp. Kiểm định hiệu chỉnh thiết bị đo Người được chỉ định lập danh mục thiết bị đo môi trường và trình trưởng phòng kỹ thuật phê duyệt. Trưởng bộ phận bảo trì căn cứ vào danh mục thiết bị đo môi trường lập lịch hiệu chuẩn – kiểm định và đảm bảo thực hiện theo đúng lịch đề ra Tất cả các thiết bị hiệu chuẩn- kiểm định sẽ được mang ra bên ngoài hiệu chuẩn, nhân viên thực hiện phải đảm bảo gửi chúng đến cơ quan kiểm định- hiệu chuẩn có thẩm quyền, được nhà nước công nhận và có giấy chứng nhận, nhãn hiệu chuẩn. Tất cả các thiết bị đo môi trường đã được hiệu chuẩn phải có tem hiệu chuẩn để đảm bảo người sử dụng không sử dụng thiết bị đo chưa được kiểm tra độ chính xác và an toàn. Nếu thiết bị đo bị hỏng, không thể sử dụng được, người sử dụng hoặc nhân viên bảo trì báo cáo cho trưởng bộ phận bảo trì đánh giá điều kiện sử dụng thiết bị này là sửa chữa hay thải bỏ. Những thiết bị hư cần được dán nhãn nhận biết không sử dụng hay bị hư hỏng để tránh sử dụng nhằm lẫn với thiết bị đang sử dụng. Hồ sơ liên quan đến bảo trì- kiểm định-hiệu chuẩn thiết bị được lưu lại theo thủ tục kiểm soát hồ sơ.( TT-KSHS) BIỂU MẪU SỬ DỤNG 4.1 Biểu mẫu BM- BTKTTBĐ -01: Phiếu lý lịch máy. PHIẾU LÝ LỊCH MÁY Tên thiết bị: Mã số: Nơi sử dụng: Nước sản xuất: Ngày bắt đầu sử dụng: STT ngày Nội dung bảo trì, sửa chữa Trong kế hoạch Ngoài kế hoạch Người thực hiện Người kiểm tra Ghi chú 4.2 Biểu mẫu BM- BTKTTBĐ -02: Kế hoạch bảo trì máy. KẾ HOẠCH BẢO TRÌ THIẾT BỊ Ngày …tháng… năm STT Tên thiết bị Mã số Nội dung bảo trì Ngày/ tháng Người lập: Người duyệt: 4.3 Biểu mẫu BM- BTKTTBĐ -03: Danh mục thiết bị đo. DANH MỤC THIẾT BỊ ĐO Ngày…tháng…năm STT Tên thiết bị Mã số Nơi sử dụng Phạm vi đo Độ chính xác của thiết bị Độ chính xác sử dụng Hiệu chuẩn-kiểm tra Chu kỳ Chỉ thị tình trạng hiệu chuẩn Tài liệu hiệu chuẩn Người lập Người duyệt 4.4 Biểu mẫu BM- BTKTTBĐ -04: Lịch hiệu chuẩn- kiểm định. LỊCH HIỆU CHUẨN- KIỂM ĐỊNH THIẾT BỊ ĐO Ngày…tháng…năm Tên thiết bị Mã số Nơi sử dụng Thời gian (tháng) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Người lập: Người duyệt: PHỤ LỤC 15 THỦ TỤC Ký hiệu : TT - TTKC CHUẨN BỊ SẴN SÀNG VÀ ĐÁP ỨNG TÌNH TRẠNG KHẨN CẤP Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 03 1. MỤC ĐÍCH Việc lập các tài liệu về chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng tình trạng khẩn cấp nhằm quản lý phương án ứng phó nhanh chóng và hiệu quả khi công ty xảy ra các sự cố khẩn cấp liên quan đến môi trường, đồng thời phòng tránh, xử lý hậu quả đó các sự cố khẩn cấp đó. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Tất cả các phòng ban trong công ty đều có trách nhiệm chuẩn bị sẵn sàng tham gia ứng phó tình trạng khẩn cấp xảy ra trong phạm vi công ty. 3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN Thủ tục Kiểm soát hồ sơ Thủ tục Trao đổi thông tin 4. NỘI DUNG 4.1 Nhận diện tình trạng khẩn cấp Các trường hợp được xem là trường hợp khẩn cấp trong hệ thống là Sự cố cháy nổ và chập điện. Tai nạn lao động nghiêm trọng trong phạm vi công ty. Tràn đổ hóa chất 4.2 Lưu đồ tiến trình thực hiện khi xảy ra tình trạng khẩn cấp trong công ty a. Phát hiện tình trạng khẩn cấp: Khi phát hiện có tình trạng khẩn cấp, nhân viên phải lập tức báo động hoặc báo ngay cho trưởng ca hoặc trưởng bộ phận. Trưởng ca hoặc trưởng bộ phận có trách nhiệm nhận diện tình hình và thông báo cho Đội trưởng đội UPTTKC và thông báo tình cho đến các cơ quan chức năng có liên quan đến tình trạng khẩn cấp đang xảy ra. Đội trưởng và các thành viên trong đội UPTTKC phải lập tức tập trung tại cửa ra vào chính của công ty khi tình trạng khẩn cấp được thông báo. Trách nhiệm Tiến trình Biểu mẫu Toàn bộ công nhân viên Thực hiện hành động khắc phục Huy động lực lượng UPTTKC Thông báo đến các cơ quan có liên quan Phát hiện tình trạng khẩn cấp Há\\ Lập hồ sơ Báo động / báo cho người có trách nhiệm Thông báo cho Đội trưởng đội UPTTKC Toàn bộ công nhân viên Trưởng ca / Trưởng bộ phận Đội trưởng đội UPTTKC Đội UPTTKC Giám sát khu vực, các cơ quan chức năng có liên quan Đội trưởng UPTTKC b. Thực hiện hành động khắc phục Tùy theo tình trạng khẩn cấp mà đội UPTTKC thực hiện các hành động được quy định trong các hướng dẫn công việc. HDCV – TTKC – 01: Các bước thực hiện khi xảy ra cháy nổ HDCV – TTKC – 02: Các bước thực hiện khi xảy ra tràn đổ hóa chất HDCV – TTKC– 03: Các bước thực hiện khi xảy ra tai nạn lao động Phó giám đốc trực tiếp chỉ huy việc khắc phục và ngăn chặn các tình trạng khẩn cấp. Sơ tán công nhân viên và tài sản nếu cần thiết. Đội sơ cấp cứu phối hợp với bệnh viện Việt Pháp thực hiện sơ cấp cứu các trường hợp bị thương khi xảy ra sự cố. c. Lưu hồ sơ Đội UPTTKC kết hợp với ban ISO lập hồ sơ tìm hiểu nguyên nhân, biện pháp khắc phục, phòng ngừa sự cố để báo cáo lên Ban Giám đốc và cơ quan có chức năng. 4.3 Quy định khác Đội trưởng đội UPTTKC có trách nhiệm: Lập kế hoạch và hợp tác với đội PCCC bên ngoài để diễn tập cho đội UPTTKC: 1lần/năm Lập báo cáo kết quả diễn tập, trình bày những khó khăn hay những vấn đề còn tồn đọng trong quá trình diễn tập. Thông báo kết quả diễn tập cho tất cả các thành viên trong đội bằng cách dán thông báo trên bản tin của công ty. Hồ sơ của cuộc diễn tập phải được cập nhật lên mạng thông tin chung của công ty. Báo cáo lên BGĐ, các bộ phận có liên quan và chịu trách nhiệm về các hoạt động ứng phó tình trạng khẩn cấp được tiến hành và xem xét thường xuyên Lên kế hoạch và kết hợp với công an PCCC diễn tập chữa cháy, di tản cho toàn bộ công nhân viên trong công ty 2 lần/năm. Nếu nhận thấy báo động cháy là sai, Đội trưởng đội UPTTKC phải thông báo ngay lập tức cho mọi người. Khác Trong trường hợp CBCNV thay đổi vị trí làm việc, người chịu trách nhiệm khu vực phải đảm bảo thông báo, chỉ dẫn cách di tản, cửa thoát hiểm, chỉ rõ khu vực tập trung khi có cháy. Công nhân viên phải diễn tập cách di tản khi có tình trạng khẩn cấp xảy ra. Trong trường hợp khẩn cấp, đội UPTTKC đảm nhận vai trò chỉ đạo. Bộ phận bảo trì có trách nhiệm kiểm tra thiết bị chữa cháy:3 tháng/lần. 6. LƯU HỒ SƠ STT Tên hồ sơ Bộ phận lưu trữ Thời gian lưu 1 Danh sách đội ứng phó tình trạng khẩn cấp Đội trưởng đội UPTTKC, Ban ISO, Phòng hành chánh 02 năm – cập nhật hàng năm 2 Danh sách đội sơ cấp cứu 3 Hồ sơ diễn tập tình trạng khẩn cấp Ban ISO, Phòng Tổ chức hành chánh 03 năm PHỤ LỤC 15A HUÓNG DẪN CÔNG VIỆC Ký hiệu: HD–TTKC-01 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KHI XẢY RA CHÁY NỔ Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 02 Tiến trình thực hiện khi xảy ra cháy nổ cần tuân theo lưu đồ sau: Trách nhiệm Tiến trình Biểu mẫu Toàn bộ công nhân viên Phát hiện cháy Sơ tán công nhân viên & chữa cháy Xem xét tình trạng Không thể kiểm soát Có thể kiểm soát Đội UPTTKC kết hợp công an PCCC cùng chữa cháy và sơ tán công nhân viên Lập hồ sơ Bấm chuông báo cháy Liên lạc Công an PCCC (114) Sơ tán công nhân viên & tài sản Toàn bộ công nhân viên Trưởng ca / Trưởng bộ phận Đội trưởng đội UPTTKC Đội trưởng đội UPTTKC Đội UPTTKC Giám sát khu vực Đội trưởng UPTTKC 1. Phát hiện cháy Khi phát hiện có cháy, nhân viên phải ngay lập tức báo cho giám sát viên khu vực biết. Giám sát viên khu vực có trách nhiệm nhận diện, xác định đám cháy để kiểm soát: Nếu có thể kiểm soát, những người có mặt tiến hành dập lửa. Nếu ngoài tầm kiểm soát, giám sát viên phải nhấn chuông báo động gần nhất và báo cho Đội trưởng đội UPTTKC. Đội trưởng và các thành viên trong đội UPTTKC phải lập tức tập trung tại cửa ra vào chính của công ty khi nghe chuông báo cháy. 2. Sơ tán công nhân viên Khi nghe chuông báo cháy, người giám sát/phó giám sát của khu vực phải hướng dẫn công nhân viên của khu vực mình kiểm soát di tản và tập trung theo sơ đồ di tản quy định. Người giám sát/phó giám sát của khu vực phải: Kiểm soát khu vực của mình để đảm bảo khu vực trống, thuận tiện cho việc thoát hiểm. Tập hợp tất cả mọi người về khu vực tập trung theo quy định. Kiểm soát số lượng công nhân viên trong khu vực mà họ chịu trách nhiệm. Thông báo cho đội trưởng đội UPTTKC biết số người đã tập hợp tại khu vực tập trung. Công nhân viên cần nắm rõ sơ đồ di tản, bao gồm lối thoát hiểm gần nhất và khu vực tập trung. Điểm tập trung khi xảy ra sự cố là khu vực sân gần nhà để xe. Công nhân viên phải di tản và tập trung theo sự hướng dẫn của người giám sát khu vực làm việc của mình.  Công nhân viên phải hướng dẫn cho khách di tản và địa điểm tập trung được chỉ định. Công nhân viên không được phép đến khu vực cháy cho đến khi có thông báo an toàn. 3. Xem xét tình trạng của sự cố Đội trưởng đội UPTTKC tiến hành họp xem xét tình trạng của sự cố: Nếu xét thấy có thể tự kiểm soát sự cố, Đội trưởng đội UPTTKC sẽ hướng dẫn đội UPTTKC tiến hành chữa cháy và sơ tán cho công nhân viên. Nếu thấy sự cố ngoài tầm kiểm soát của đội UPTTKC, Đội UPTTKC phải gọi lực lượng chữa cháy của Thành phố (114). Đồng thời, đội UPTTKC phải liên lạc với Bệnh viện gần nhất. 4. Chữa cháy Đội UPTTKC theo sự hướng dẫn của Đội trưởng trang bị đầy đủ các trang bị bảo hiểm khi tiến hành chữa cháy. Đội trưởng đội UPTTKC xác định vị trí cháy và ngăn chặn lửa bằng các thiết bị chữa cháy (bình CO2, ống nước chữa cháy,…). Trong khi chờ đợi sự trợ giúp của các đội PCCC từ bên ngoài, Đội UPTTKC phải cố gắng ngăn chặn ngọn lửa, hướng dẫn di tản tài sản và công nhân viên ra khỏi khu vực nguy hiểm. Khi đội PCCC đến, đội trưởng đội UPTTKC phải thông tin sơ bộ cho đội PCCC về tình trạng đám cháy, các nạn nhân bị kẹt trong đám cháy. Đồng thời, đội UPTTKC phải hỗ trợ ngăn chặn đám cháy, giảm thiệt hại về người và của đến mức thấp nhất. 5. Sơ cấp cứu Song song với công tác chữa cháy và di tản người, đội sơ cấp cứu phải tiến hành liên lạc với cơ quan y tế bên ngoài để hỗ trợ (nếu ngoài tầm kiểm soát của đội). Chuẩn bị tất cả các thiết bị, vật dụng sơ cấp cứu cần thiếtc, tập trung tại nơi tập trung sơ tán để sơ cấp cứu cho nạn nhân. PHỤ LỤC 15B HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC Ký hiệu: HD–TTKC-02 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KHI TRẦN ĐỔ HÓA CHẤT XẢY RA Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 01 Tiến trình thực hiện khi xảy ra tràn đổ hóa chất cần tuân theo lưu đồ sau: Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu Tất cả các công nhân viên Lập hồ sơ báo cáo lên BGĐ Phát hiện sự cố Hô lớn/Thông báo Cô lập khu vực Khắc phục sự cố Tất cả các công nhân viên Nhân viên phát hiện Đội UPTTKC Kỹ thuật viên Trưởng bộ phận liên quan 1. Phát hiện sự cố Khi phát hiện sự cố tràn đổ hóa chất, dung môi, công nhân viên phải ngay lập tức hô lớn thông báo cho kỹ thuật viên, những người xung quanh được biết. Tất cả các nhân viên làm việc liên quan đến san chế, sử dụng và bảo quản hóa chất đều phải được tập huấn ứng cứu sự cố tràn đổ hóa chất. Khi nghe tiếng hô tràn đổ hóa chất, kỹ thuật viên hoặc giám sát khu vực hoặc thành viên của đội UPTTKC phải ngay lập tức chạy đến khu vực có sự cố. Giám sát khu vực có trách nhiệm báo cho Đội trưởng đội UPTTKC. 2. Cô lập Nhân viên ngay lập tức dừng mọi hoạt động sang chiết hóa chất đồng thời sử dụng các giẻ lau gần nhất để cô lập khu vực xảy ra sự cố. 3. Khắc phục sự cố Đội UPTTKC cùng với giám sát khu vực hoặc kỹ thuật viên, công nhân viên tiến hành khắc phục sự cố. Sử dụng giẻ lau/cát để thấm hóa chất, cố gắng giảm hoặc không để sự cố lây lan gây ô nhiễm môi trường hay ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động. Lượng giẻ lau hoặc cát dính hóa chất phải được thu gom riêng để xử lý chất thải nguy hại. Nếu cần đến sự hỗ trợ của cơ quan chức năng bên ngoài, Đội UPTTKC cần cô lập sự cố, di chuyển máy móc, thiết bị ra khỏi khu vực sự cố trong khi chờ cơ quan chức năng đến hỗ trợ. 4. Lập hồ sơ & báo cáo Sau khi thực hiện giải quyết xong sự cố, Đội trưởng đội UPTTKC thực hiện báo cáo lên Đại diện lãnh đạo OH&S về tình trạng giải quyết sự cố. Lập hồ sơ điều tra, phân tích nguyên nhân xảy ra sự cố và đề xuất các biện pháp khắc phục sự cố tái diễn. PHỤ LỤC 15C HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC Ký hiệu: HD–TTKC-03 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KHI TAI NẠN LAO ĐỘNG XẢY RA Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 03 1. Những trường hợp sau được coi là tai nạn lao động: Tai nạn xảy ra đối với người lao động khi đi từ nơi ở đến nơi làm việc, từ nơi làm việc về nơi ở vào thời gian và tại thời điểm hợp lý (trên tuyến đường đi và về thường xuyên hằng ngày) hoặc tai nạn do những nguyên nhân khách quan như: thiên tai, hỏa hoạn và các trường hợp rủi ro khác gắn liền với việc thực hiện các công việc, nhiệm vụ lao động. Khi phát hiện tai nạn lao động, nạn nhân hoặc nhân viên phát hiện phải báo ngay cho tổ trưởng, giám sát khu vực và nhân viên đội sơ cấp cứu. 2. Tiến trình thực hiện ứng phó tai nạn lao động trong Nhà máy Trách nhiệm Tiến trình Biểu mẫu Xảy ra tai nạn lao động Nhận định tình hình Sơ cấp cứu & Gọi cứu thương Tai nạn nặng Lưu hồ sơ báo cáo Sơ cấp cứu Tai nạn nhẹ Tất cả các phòng ban Nhân viên y tế/đội sơ cấp cứu Nhân viên y tế Bộ phận liên quan Đội sơ cấp cứu BM-TTKC-02 Nhân viên y tế a. Xem xét tình trạng Trường hợp 1: Nạn nhận còn tỉnh táo. Nếu tai nạn nhẹ: tổn thương nhẹ về tay, chân,… Nạn nhân có thể đến trực tiếp phòng y tế hoặc gặp người trong đội sơ cấp cứu của khu vực để được sơ cấp cứu. Nếu nạn nhân cảm thấy không thể tự mình đến bộ phận y tế phải yêu cầu nhân viên trong bộ phận hỗ trợ. Trường hợp 2: Nạn nhân bất tỉnh . Các nhân viên trong bộ phận phải liên hệ với đội sơ cấp cứu và báo cho nhân viên phòng y tế để hỗ trợ. Các thành viên trong đội sơ cấp cứu phải được huấn luyện sơ cấp cứu (tham khảo hướng dẫn sơ cấp cứu). Nhanh chóng chuyển bệnh nhân đến phòng y tế để sơ cấp cứu. Nhân viên phòng y tế và đội sơ cấp cứu nhận diện tình hình: Nếu tai nạn lao động nhẹ: nằm trong tầm kiểm soát của nhân viên y tế Nhà máy thì nhân viên y tế của Nhà máy và đội sơ cấp cứu sẽ thực hiện. Trong quá trình sơ cấp cứu, người thực hiện sơ cấp cứu phải thực hiện theo đúng hướng dẫn sơ cấp cứu. Nếu tai nạn lao động nặng: ngoài khả năng kiểm soát của nhân viên y tế của Nhà máy thì lập tức gọi điện cho xe cứu thương để cấp cứu. b. Báo cáo tình hình Nhân viên phòng y tế báo cáo tình hình về sự cố cho Đại diện lãnh đạo OH&S. Các trường hợp tai nạn lao động nhẹ, Phòng y tế báo cáo cho Đại diện lãnh đạo về OH&S hàng tháng. Đồng thời, nhân viên y tế lập hồ sơ báo cáo tai nạn lao động cho cơ quan y tế nhà nước định kỳ: 6 tháng/lần. c. Chuẩn bị để ứng phó tình trạng khi có tai nạn Phòng y tế có trách nhiệm trang bị đầy đủ các thuốc, dụng cụ sơ cấp cứu theo quy định của Sở Y tế. Các bộ phận/khu vực khi nhận được các dụng cụ, thuốc phải bảo quản cẩn thận theo đúng quy định. Phải thường xuyên kiểm tra các tủ thuốc và dụng cụ sơ cấp cứu. Định kỳ 1lần/năm nhân viên phòng y tế tiến hành tập huấn cho đội sơ cấp cứu. PHỤ LỤC 16 THỦ TỤC Ký hiệu: TT-KPPN KHẮC PHỤC-PHÒNG NGỪA Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 05 MỤC ĐÍCH Thủ tuc này thống nhất phương pháp thực hiện những hành động khắc phục và phòng ngừa nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp hiện có và ngăn chặn kịp thời những tiềm ẩn mà chúng có thể xảy ra trong tương lai. PHẠ VI ÁP DỤNG Thủ tục này áp dụng cho tất cả các điểm không phù hợp liên quan đến các hoạt động của công ty hay điểm tiềm ẩn phát hiện ra trong quá trình giám sát, xem xét và đánh giá. Nó cũng áp dụng cho mọi khiếu nại môi trường dưới dạng văn bản hay bằng miệng Thủ tục này áp dụng cho tất cả các phòng ban, bộ phận, phân xưởng trong công ty. ĐỊNH NGHĨA 3.1 Định nghĩa Hành động khắc phục: Là hành động tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện hay các tình trạng không mong muốn khác. Hành động phòng ngừa: Là hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn và thực hiện ngăn chặn không để sự không phù hợp xảy ra hoặc tái diễn. Đánh gia của bên thứ ba: Là tổ chức độc lập- khách quan bên ngoài đánh giá HTQLMT của công ty. 3.2 Từ viết tắt BGĐ: Ban Giám Đốc ĐDLĐ : Đại diện lãnh đạo. CB-NV: Cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. KPH: sự không phù hợp KP-PN: Khắc phục - phòng ngừa 4 . NỘI DUNG 4.1 Lưu đồ thực hiện STT Lưu đồ Trách nhiệm thực hiện 01 Nhận dạng sự không phù hợp Xác định nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý Kế hoạch thực hiện hành động KPPN Thực hiện KPPN Phê duyệt hướng xử lý Kiểm tra kết quả xử lý Lưu hồ sơ Cập nhật vào phiếu/ sổ theo dõi ĐẠT KHÔNG Tất cả công nhân viên trong toàn công ty. 02 Trưởng các đơn vị, phòng ban, phân xưởng 03 Ban môi trường 04 ĐDLĐ 05 Đơn vị được phân công. Đơn vị gây ra. 06 ĐDLĐ Ban môi trường Đơn vị được phân công 07 Ban môi trường Các đơn vị được phân công 08 Ban môi trường 4.2 Diễn giải STT Bước thực hiện Hướng dẫn thực hiện Tài liệu /biểu mẫu 01 Nhận dạng sự không phù hợp Xác định sự không phù hợp của hệ thống qua các quá trình: Đánh giá mức độ tuân thủ. Đánh giá nội bộ. Kết quả xem xét của lãnh đạo. Khiếu nại và phản ánh về các KCMT của các bên hữu quan. Ý kiến đề xuất cải tiến HTQLMT. Xem xét việc thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu và CTMT. Trong các hoạt động kiểm soát định kỳ. 02 Viết báo cáo KPH Khi phát hiện sự không phù hợp cần viết báo cáo KPH đề xuất yêu cầu HĐKPPN gửi đến ban ISO. Báo cáo KPH phải trình bày đầy đủ các nội dung như trong Biểu mẫu/ tài liệu và phải hoàn thành chậm nhất trong ngày. Biểu mẫu: BM –KPPN-01: Báo cáo không phù hợp 03 Xác nhận nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý Sự không phù hợp có thể do xác định không đúng nguyên nhân gốc rễ của sự việc hoặc đã xác định đúng nguyên nhân nhưng không thực hiện đúng quy trình khắc phục và phòng ngừa. Các dạng của sự không phù hợp có thể là: Không xác lập đúng mục tiêu và chỉ tiêu môi trường. Không xác định đúng trách nhiệm mà HTQLMT đòi hỏi như trách nhiệm để đạt được mục tiêu và chỉ tiêu hoặc sự chuẩn bị ứng cứu tình huống khẩn cấp. Không đánh giá định kỳ sự phù hợp với các yêu cầu của pháp luật nên các nguyên nhân điển hình dẫn đến sự không phù hợp là không hiểu hoặc không tuân thủ yêu cầu. Thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài kém. Các sự cố thiết bị hay thiếu bảo dưỡng thiết bị dẫn đến sự cố thiết bị. Các thủ tục có nhiều sai sót hay thiếu các thủ tục quan trọng. Sự phân tích nguyên nhân gây ra sự không phù hợp không chính xác dẫn đến HĐKPPN không đạt hiệu quả. 04 Kế hoạch thực hiện hành động KPPN Sau khi đã xác định được nguyên nhân của sự không phù hợp. Ban ISO sẽ chịu trách nhiệm đề ra kế hoạch để thực hiện các hành động KPPN tương ứng bao gồm: Hành động để giảm nhẹ sự không phù hợp, những thay đổi cần thực hiện để khắc phục tình huống. Những biện pháp để ngăn chặn vấn đề tái xuất hiện. Ngoài ra trong kế hoạch phải nêu rõ trách nhiệm thẩm quyền và các bước thực hiện tiến hành hành động KPPN. 05 Phê duyệt Trình ĐDLĐ bảng kế hoạch thực hiện hành động KPPN trước khi tiến hành thực hiện KPPN. 06 Thực hiện KPPN Ban ISO và các khu vực/ đơn vị có sự không phù hợp chịu trách nhiệm thực hiện hành động KPPN trong thời gian quy định trong “Báo cáo sự không phù hợp”. Ghi nhận kết quả thực hiện vào phần “yêu cầu hành động KPPN” rồi chuyển đến ĐDLĐ xem xét. Biểu mẫu BM –KPPN-02: Phiếu yêu cầu hành động KPPN 07 Kiểm tra kết quả xử lý Căn cứ vào ngày hoàn thành thực hiện hành động khắc phục và hành động phòng ngừa của đơn vi gây ra sự KPH, BGĐ hoặc ĐDLĐ hoặc phân công các đơn vị liên quan kiểm tra và đánh giá kết quả xử lý và lưu trữ hồ sơ đã hoàn tất. Nếu các đơn vị thực hiện chưa đạt thì Ban lãnh đạo yêu cầu tiến hành khắc phục lại, đồng thời hướng dẫn họ cách thực hiện. 08 Cập nhật vào phiếu/sổ theo dõi. Các đơn vị cập nhật các hành động KP-PN đã xử lý vào phiếu cập nhật hành động KP-PN. ĐDLĐ hoặc Ban môi trường cập nhật các phiếu yêu cầu hành động KP-PN và ghi nhận vào sổ theo dõi hành động KP-PN để theo dõi việc xử lý. 09 Lưu hồ sơ Phiếu yêu cầu hành động khắc phục-phòng ngừa. Phiếu cập nhật hành động khắc phục – phòng ngừa Sổ theo dõi hành động khắc phục-phòng ngừa BIỂU MẪU SỬ DỤNG Biểu mẫu BM-KPPN-01: Báo cáo sự không phù hợp BÁO CÁO KHÔNG PHÙ HỢP Kính gởi: Đồng kính gởi: Nội dung: Sự không phù hợp được phát hiện từ: Đánh giá nội bộ ISO Đánh giá bên thứ 3 Mô tả cụ thể KPH: Nguyên nhân: Nguyên nhân trực tiếp: Nguyên nhân gián tiếp: Nguyên nhân gốc rễ: Ngày:…/…/… Trưởng đơn vị có sự KPH (ký và ghi rõ họ tên) Hành động KPPN: Ngày:…/…/… Đề xuất:………………… Duyệt:............ (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) Biểu mẫu BM-KPPN-02: Phiếu yêu cầu hành động KPPN Phòng ban được đánh giá: Đánh gia viên: Phạm vi đánh giá: Ngày: STT Điểm không phù hợp Hành động khắc phục Ngày dự kiến hoàn tất Kiểm tra xác nhận Ngày/ ký tên Ghi chú PHỤ LỤC 17 THỦ TỤC Ký hiệu : TT-KSHS KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành : 01 Lần sửa đổi : 00 Ngày: Trang: 03 1. MỤC ĐÍCH Quy định cách thức kiểm soát, lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ môi trường. Lưu giữ những bằng chứng khách quan của quá trình thực hiện HTQLMT và dễ dàng truy cập những thông tin cần thiết khi có yêu cầu. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho tất cả các hồ sơ liên quan HTQLMT của Công ty. 3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN Sổ tay môi trường 4. NỘI DUNG 4.1 Thu thập, phân loại Nhân viên có trách nhiệm thu thập và phân loại hồ sơ ghi chép lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc ngay từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc công việc. Khi cần sửa chữa các nội dung trong hồ sơ, không được dùng bút xóa trắng rồi viết đè lên hoặc bôi đen lên nội dung cần sửa mà phải gạch ngang một đường, bổ sung nội dung sửa và ký tên bên cạnh. 4.2 Sắp xếp, chỉnh lý Khi công việc kết thúc, hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự thực hiện, lập danh mục các văn bản có trong hồ sơ theo qui định Khi cần thiết, thực hiện chỉnh lý hồ sơ như : bổ sung các văn bản cần có, loại bỏ những văn bản trùng lắp hoặc không liên quan. 4.3 Bảo quản, lưu giữ Sau khi hoàn tất việc sắp xếp chỉnh lý, hồ sơ môi trường được lưu giữ theo quy định của các thủ tục và hướng dẫn liên quan và được bảo quản bởi tệp file hay đĩa vi tính ở môi trường khô ráo, sạch sẽ thuận tiện cho việc truy cập. Thời gian lưu giữ từng loại hồ sơ được qui định trong biểu mẫu Danh mục các loại hồ sơ được kiểm soát (BM-KSHS-01) 4.4 Sử dụng hồ sơ Chỉ có Ban Giám đốc, Thủ trưởng các đơn vị và bộ phận liên quan, ĐDLĐ và Trưởng ban ISO mới được tiếp cận và sử dụng hồ sơ trong thời gian lưu giữ, và phải có Phiếu đề nghị sử dụng hồ sơ môi trường (BM – KSHS – 02) Việc mượn và trả hồ sơ phải được ghi chép lại trong Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ môi trường (BM-KSHS-03). 4.5 Xử lý hồ sơ môi trường Mỗi năm 1 lần, những hồ sơ hết thời hạn lưu giữ (theo quy định trong từng thủ tục liên quan), được người quản lý hồ sơ viết đề nghị xin xử lý hồ sơ theo Biên bản xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng (BM-KSHS-04). Đề nghị này phải được Phó Giám đốc phê duyệt (đối với hồ sơ do ĐDLĐ duyệt và chất lượng lưu giữ, hồ sơ có thời hạn lưu giữ trên 02 năm) hoặc Phụ trách đơn vị phê duyệt (đối với hồ sơ lưu giữ tại đơn vị có thời hạn lưu giữ 02 năm trở xuống). Khi xử lý hồ sơ phải đồng thời có mặt: người quản lý hồ sơ, người trong cùng đơn vị được người Phụ trách đơn vị chỉ định và nhân viên phòng Tổ chức hành chánh. Sau khi kiểm tra, nếu đúng là hồ sơ được duyệt xử lý thì tiến hành xử lý và tất cả thành viên có mặt và thành viên tiến hành xử lý cùng ký vào Biên bản xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng (BM-KSHS-04). Biên bản xử lý được lập thành 03 bản: 01 bản do người quản lý hồ sơ lưu lại, 01 bản dán vào tập đựng hồ sơ đã xử lý và 01 bản do phòng Tổ chức hành chánh lưu giữ. Phương pháp xử lý: lưu kho hồ sơ hết thời hạn lưu giữ sử dụng, kho này do phòng Tổ chức hành chánh quản lý (để riêng hồ sơ đã được xử lý ra từng năm). 5. BIỂU MẪU SỬ DỤNG 5.1 Biểu mẫu BM – KSHS – 01: Danh mục các loại hồ sơ được kiểm soát DANH MỤC CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐƯỢC KIỂM SOÁT STT Tên loại hồ sơ Thời gian lưu giữ Nơi cất giữ Người giữ 1 2 5.2 Biểu mẫu BM – KSHS – 02: Phiếu đề nghị sử dụng hồ sơ môi trường PHIỀU ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG HỒ SƠ MÔI TRƯỜNG Họ và tên : Bộ phận công tác : Tên hồ sơ môi trường mong muốn sử dụng : Mã số : Số lượng : (từ : đến : ) Đơn vị lưu hồ sơ : Hình thức sử dụng hồ sơ : Mượn Xem Cam đoan sử dụng hồ sơ khồn sai nguyên tắc quy định. Duyệt Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày trả hồ sơ : Nhận xét (nếu có) và ký nhận của người lưu giữ Đã nhận lại đủ hồ sơ cho mượn (Ký, ghi rõ họ và tên) 5.3 Biểu mẫu BM-KSHS-03: Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ môi trường SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG HỒ SƠ MÔI TRƯỜNG Đơn vị : Họ và tên người quản lý hồ sơ : STT Loại hồ sơ/tài liệu Tên hồ sơ/mã số Họ và tên người sử dụng Đơn vị công tác Hình thức sử dụng Ngày hẹn trả Ký nhận Ngày trả Xem Mượn 5.4 Biểu mẫu BM-KSHS-04: Biên bản xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng, lưu giữ sử dụng : BIÊN BẢN XỬ LÝ HỒ SƠ HẾT THỜI HẠN LƯU GIỮ SỬ DỤNG Đơn vị : Người lưu giữ : Hồ sơ hết thời hạn lưu giữ, sử dụng : (ghi rõ tên hồ sơ – người thiếp lập – thời hạn lưu giữ sử dụng) Ngày ……tháng……..năm…….. Duyệt Người đề nghị (Người duyệt ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày xử lý hồ sơ :…/…./…. Những người thực hiên ( ký và ghi rõ họ tên) 1. Người lưu giữ 2.Người được chỉ định 3.Nhân viên phòng TCHC 6. LƯU HỒ SƠ STT Hồ sơ Bộ phận lưu giữ Thời gian lưu 1 Danh mục hồ sơ môi trường Ban ISO và phòng TCHC. Trưởng các phòng ban có liên quan. Được xử lý theo các thủ tục liên quan 2 Phiếu đề nghị sử dụng hồ sơ môi trường 3 Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ môi trường Lưu giữ trong suốt quá trình sử dụng hồ sơ. 4 Biên bản xử lý hồ sơ hết thời hạn sử dụng 01 năm hoặc cho đến khi xử lý các hồ sơ phiên bản tiếp theo của các hồ sơ đã được xử lý. PHỤ LỤC 18 THỦ TỤC Ký hiệu: TT-ĐGNB ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 05 MỤC ĐÍCH Thủ tục này quy định cách thức đánh giá nội bộ HTQLMT của công ty. Đánh giá nội bộ được tiến hành đánh giá và xác nhận những điểm sau đây: Nhằm xác định HTQLMT của công ty được thiết lập có phù hợp với mọi điều đã hoạch định và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2004hay không. Xác định những điều chưa phù hợp cần phải chỉnh sửa. Nhằm xác định HTQLMT của công ty áp dụng có hiệu lực, được duy trì và được cải tiến. PHẠM VI ÁP DỤNG Thủ tục này áp dụng cho mọi cuộc đánh giá môi trường nội bộ công ty thực hiện. Mọi yếu tố của HTQLMT áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004phải được đánh giá về tính phù hợp theo thủ tục này. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT Định nghĩa Đánh giá nội bộ là cuộc xem xét độc lập và có hệ thống nhằm xác định kết quả các hoạt động có phù hợp với quy định đề ra hay không, có đạt yêu cầu, thực hiện có hiệu quả và phù hợp hay không. Từ viết tắt ĐGNB: Đánh giá nội bộ ĐG: Đánh giá ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo HTQLMT: Hệ thống quản lý môi trường KPH: Không phù hợp Lập kế hoạch đánh giá Chương trình đánh giá Xem xét phê duyệt Xem xét phê duyệt Chuẩn bị đánh giá Họp khai mạc Đánh giá chính thức Tổng kết + Báo cáo ĐG Họp bế mạc Thực hiện khắc phục Kiểm tra kết quả Kết thúc/ Lưu hồ sơ Không đạt Không đạt Đạt Đạt ĐẠT KHÔNG NỘI DUNG Tiến trình thực hiện 4.2 Diễn giải STT Nội dung thực hiện Trách nhiệm 01 LẬP KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ Lập kế hoạch đánh giá nội bộ 6 tháng/1lần Cập nhật danh sách chuyên gia đánh giá hiện có. Đánh giá viên: ĐDLĐ lựa chọn các nhân viên có đủ năng lực và lập thành ban đánh giá nội bộ. Các đánh giá viên này phải được đào tạo về: Kiến thức về HTQLMT Phương pháp đánh giá nội bộ HTQLMT Việc đào tạo này có thể do chuyên gia tư vấn từ bên ngoài đảm nhiệm và phải được tiến hành ngay trong lần đánh giá đầu tiên. Có thể dùng lại các đánh giá viên trong HTQL chất lượng (nếu có) để làm đánh giá viên nội bộ cho HTQLMT. Trrong trường hợp đó cần đào tạo thêm cho họ kiến thức về đánh giá HTQLMT. Nội dung đánh giá: Xác định HTQLMT có phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn hay không. Việc thực hiện các biện pháp kiểm soát các KCMT đáng kể. Việc thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường tại khu vực có liên quan trong công ty. Phương pháp đào tạo và nhận thức của nhân viên trong công ty. Thông tin liên lạc về HTQLMT nội bộ và bên ngoài công ty. Kiểm tra sự KPH và hành động khắc phục và phòng ngừa. Đánh giá mức độ tuân thủ. Trình ĐDLĐ, Ban Giám Đốc phê duyệt Ban môi trường 02 XEM XÉT – PHÊ DUYỆT Xem xét kế hoạch đánh giá nếu: Phù hợp: duyệt Không phù hợp: yêu cầu điều chỉnh. ĐDLĐ 03 CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ (phụ lục 18A) Phân phối kế hoạch đánh giá đến các trưởng đơn vị liên quan. Tối thiểu 1 tuần trước ngày đánh giá, lập chương trình đánh giá gồm: thời gian, nội dung đánh giá, chuyên gia đánh giá, đơn vị được đánh giá, phạm vi đánh giá,… Trình ĐDLĐ, Giám Đốc xem xét và phê duyệt. Ghi chú: Chuyên gia đánh giá phải độc lập với đơn vị được đánh giá. Nếu kết quả đánh giá trùng với cuộc đánh giá bên ngoài thì lấy kết quả đánh giá đó làm kết quả đánh giá nội bộ. Hàng tháng, căn cứ vào tình hình hoạt động của các đơn vị, lập chương trình đánh giá đột xuất trình ĐDLĐ môi trường và ban Giám Đốc phê duyệt. Ban môi trường 04 XEM XÉT – PHÊ DUYỆT Thực hiện giống bước 02 ĐDLĐ 05 CHUẨN BỊ ĐÁNH GIÁ Trước khi đánh giá chính thức 01 tuần, Ban môi trường tổ chức họp với sự tham dự của nhóm đánh giá và trưởng các đơn vị được đánh giá. Cuộc họp cần nêu các phương pháp đánh giá, các điều khoản cần đánh giá, nội dung, điểm cần chú ý. Đối với đánh giá đột xuất thì không cần họp khai mạc trước. Ban môi trường Dựa vào chương trình đánh giá, Trưởng nhóm đánh giá chuẩn bị: Phân công phạm vi đánh giá cho từng thành viên. Xem xét những điểm KPH của những lần đánh giá trước về tính hiệu quả của hành động khắc phục. Nghiên cứu tài liệu và hồ sơ liên quan đến đơn vị được đánh giá. Thảo luận những điểm còn chưa rõ của tài liệu. Thiết lập bảng câu hỏi cho quá trình đánh giá (nếu cần) Trưởng nhóm đánh giá Đánh giá viên 06 HỌP KHAI MẠC Trưởng nhóm đánh giá họp khai mạc với bên được đánh giá để thông qua chương trình đánh giá, giới thiệu các thành viên, xác định mục tiêu, phạm vi, chuẩn mực đánh giá, cách thức báo cáo… Ghi chú: Đối với ĐGNB đột xuất, trưởng nhóm đánh giá nội bộ họp với trưởng đơn vị được đánh giá ngay khi đánh giá. Ban môi trường Nhóm đánh giá 07 THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ Tiến hành đánh giá theo chương trình ĐG Ghi nhận các nội dung ĐG vào phiếu ghi chép đánh giá. Nhóm đánh giá Bên được ĐG 08 TỔNG KẾT, VIẾT BÁO CÁO Chậm nhất trong vòng 05 ngày làm việc, phải tổng kết các điểm không phù họp trong đợt đánh giá báo cáo cho Ban giám đốc. Theo dõi tiến độ khắc phục và thời gian dự kiến của các đơn vị để hỗ trợ giải quyết và báo cáo kịp thời. Trưởng nhóm đánh giá Bên được đánh giá 09 HỌP BẾ MẠC Khi kết thúc cuộc đánh giá, trưởng nhóm đánh giá chủ trì cuộc họp bế mạc với bên được đánh giá nhằm: Ghi nhận những điểm KPH phát hiện được từ các thành viên vào báo cáo đánh giá nội bộ. Thống nhất các phát hiện trong quá trình đánh giá. Trưởng đơn vị được đánh giá xác nhận vào báo cáo và biên bản. Photo báo cáo và biên bản đánh giá để lại đơn vị được đánh giá làm căn cứ khắc phục. Ghi chú: Kết luận đánh giá phải được thống nhất giữa các bên nếu không ĐDLĐ là người quyết định cuối cùng Ban môi trường 10 THỰC HIỆN KHẮC PHỤC Đề xuất hành động khắc phục Sửa chữa ngay các điểm KPH và ghi nhận rõ các nội dung đã sửa chữa khắc phục vào báo cáo đánh giá. Thời gian để hoàn thành việc khắc phục các điểm không phù họp tối đa là 01 tháng. Gởi Ban môi trường để tiến hành kiểm tra khắc phục. Bên được đánh giá 11 KIỂM TRA KẾT QUẢ Kiểm tra và xác nhận nội dung khắc phục các điểm KPH (ký vào báo cáo đánh giá),nếu: Hành động khắc phục chưa hoàn thành hay chưa đạt yêu cầu lập báo cáo mới chuyển trưởng ban môi trường hay ĐDLĐ Hành động khắc phục đạt yêu cầu, kết thúc hành động khắc phục sự KPH đó. Gởi báo cáo đánh giá đã kiểm tra xác nhận đến Ban môi trường hay ĐDLĐ. Ghi chú: Việc thực hiện kiểm tra có thể không tiến hành bởi nhóm đánh giá trước đó. Nhóm đánh giá 12 KẾT THÚC Tập hợp kết quả kiểm tra của các trưởng đoàn, báo cáo lên GĐ tình trạng các hành động khắc phục. Kiến nghị xử lý những trường hợp không thực hiện tốt hoặc không đúng thời gian cam kết. Ban môi trường PHỤ LỤC 18A : BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ STT CÂU HỎI Bằng chứng sự phù hợp 4.2 CHÍNH SÁCH MÔI TRƯỜNG 01 CSMT có được xác định bởi lãnh đạo cao nhất không? 02 CSMT có được xác định phạm vi của HTQLMT ? 03 CSMT được ban hành/ soát xét lần cuối khi nào? 04 CSMT có thể hiện cam kết cải tiến liên tục? 05 CSMT có thể hiện ngăn ngừa ô nhiễm? 06 CSMT có thể hiện cam kết tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan đến các KCMT ? 07 CSMT có được lập thành văn bản ? 08 CSMT có được áp dụng và duy trì 09 CSMT có được truyền đạt cho nhân viên và các bên hữu quan? 10 Hình thức truyền đạt như thế nào? 11 CSMT có sẵn cho mọi người ? LẬP KCMTẾ HOẠCH 4.3.1 Khía cạnh môi trường 12 Các hoạt động/dịch vụ nào của phòng ban, bộ phận liên quan đến môi trường? 13 Các KCMT của các hoạt động này là gì? 14 Công ty xác định các KCMT này như thế nào? 15 Công ty xác định những KCMT đáng kể này dựa trên chuẩn mực nào? 16 Những KCMT đáng kể đó là gì? 17 Có thủ tục xác định KCMT hay không? 18 Khi đề ra các mục tiêu môi trường công ty có xem xét đến các KCMT đáng kể? 19 Công ty có truyền đạt các KCMT đáng kể đến các phòng ban và cá nhân có liên quan ? 20 Hình thức truyền đạt như thế nào? 4.3.2 Yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác 21 Công ty có thủ tục “ Xác định các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác” 22 Thủ tục này gồm những nội dung gì? 23 Các văn bản pháp luật nào áp dụng đối với KCMT của công ty? 24 Công ty cập nhật các thông tin mới liên quan đến các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác như thế nào? 25 Công ty có áp dụng những điều luật khác? Nếu có gồm những điều luật nào? 26 Các yêu cầu pháp luật và các yêu càu khác được truyền các phòng ban và nhân viên như thế nào? 27 Bộ phận nào chịu trách nhiệm cập nhật các thông ton luật pháp và các yêu cầu khác? 4.3.3 Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình môi trường 28 Công ty có những mục tiêu môi trường nào? 29 Khi thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu công ty có xem xét các ván đề sau đây: Yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác? Các KCMT đáng kể? Phương án công nghệ và trang thiết bị? Các yêu cầu về hoạt động dịch vụ và tài chính? Quan điểm của các bên hữu quan? 30 Mục tiêu, chỉ tiêu môi trường có: Nhất quán với CSMT ? Có cam kết ngăn ngừa ô nhiễm? 31 Mục tiêu , chỉ tiêu môi trường có được: Văn bản hóa? Xây dựng cho từng bộ phận thích hợp? Có được thực hiện và duy trì? 32 Công ty có xây dựng chương trình QLMT để thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường đề ra? 33 Chương trinh QLMT có bao gồm: Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện? Phương pháp thực hiện? Tiến độ thực hiện? 34 Nhân viên liên quan đến việc thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu có biết đến chương trình QLMT? 35 Công ty sẽ làm gì nếu các mục tiêu, chỉ tiêu không đạt? THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU HÀNH 4.4.1 Nguồn lực, vai trò trách nhiệm và quyền hạn 37 Công ty có xác định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân/ bộ phận trong HTQLMT ? 38 Vị lãnh đạo nào chịu trách nhiệm chính về môi trường? 39 Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn trong HTQLMT có được: Xác định? Lập thành văn bản? Thông báo? 40 Lãnh đạo cao nhất có cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện HTQLMT? 41 Các nguồn lực có bao gồm: Nguồn nhân lực? Kỹ năng chuyên môn hóa? Tài chính? 42 Ai chịu trách nhiệm cung cấp các nguồn lực cần thiết để vận hành và duy trì HTQLMT? 43 Lãnh đạo cao nhất có chỉ định ĐDLĐ chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng, điều hành và duy trì HTQLMT? 44 Nhân viên công ty có biết được vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của họ trong HTQLMT? 45 Ai truyền đạt và truyền đạt như thế nào? 46 Khi có sự thay đổi về vai trò, trách nhiệm và quyền hạn, công ty có thông báo cho các cá nhân và bộ phận liên quan không? 47 Hình thức thông báo? 4.4.2 Năng lực, đào tạo và nhận thức 48 Công ty có thủ tục đào tạo? 49 Công ty có xác định nhu cầu đào tạo không và xác định như thế nào? 50 Tất cả nhân viên mà công việc có liên quan đến các KCMT đáng kể có được đào tạo thích hợp không? 51 Công ty đào tạo nhận thức cho nhân viên như thế nào? 52 Nội dung đào tạo có bao gồm: ISO 14001:2004là gì? CSMT của công ty là gì? KCMT của công ty là gì? Mục tiêu, chỉ tiêu môi trường? 53 Nhân viên liên quan có nhận thức được tầm quan trọng của sự phù hợp với: CSMT ? Các thủ tục và hướng dẫn công việc? Yêu cầu của HTQLMT? 54 Nhân viên có nhận thức được vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của họ trong HTQLMT ? 55 Nhân viên liên quan có nhận thức được hậu quả do việc đi lệch khỏi thủ tục đã quy định? 56 Nhân viên có được đào tạo về các biện pháp kiểm soát điều hành: Phân loại rác tại nguồn? Cách thức sử dụng các phương tiện bảo hộ? Các biện pháp an toàn khi sử dụng hóa chất, vận hành máy móc? 57 Nhân viên có được đào tạo về đáp ứng tình trạng khẩn cấp? 58 Các nhà cung cấp có được đào tạo đày đủ? Nội dung đào tạo là gì? 59 Kết quả đào tạo có được lưu trữ? 60 Hồ sơ đào tạo gồm những loại nào? 4.4.3 Thông tin liên lạc 61 Công ty có thủ tục “ Thông tin liên lạc”? 62 Thủ tục này có đảm bảo: Thông tin liên lạc nội bộ giữa các cấp và bộ phận chức năng khác nhau của công ty? Tiếp nhận và phản hồi các thông tin từ các bên liên quan bên ngoài? 63 Công ty truyền đạt các yêu cầu của HTQLMT đến nhân viên và các bộ phận như thế nào? 64 Khi có khiếu nại về môi trường công ty sẽ xử lý như thế nào? 65 Kênh thông tin nào của công ty tiếp nhận thông tin từ bên ngoài? 66 Ai là người chị trách nhiệm nhận và trả lời các yêu cầu từ cơ quan chức năng? 4.4.4 Tài liệu 67 Công ty có xây dựng hệ thống tài liệu? 68 Hệ thống tài liệu môi trường của công ty bao gồm những tài liệu nào? 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 69 Công ty có xây dựng thủ tục “ kiểm soát tài liệu”? 70 Thủ tục kiểm soát tài liệu có đảm bảo: Xác định vị trí tài liệu? Định kỳ xem xét, chỉnh sửa khi cần thiết và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền? Quy định người được phép truy cập tài liệu của HTQLMT ? Quy định người được biên soạn, phê duyệt và ban hành tài liệu? Cách thức phân biệt tài liệu chính và tài liệu lỗi thời? 71 Tài liệu dạng văn bản được kiểm soát như thế nào? 72 Công ty kiểm soát tài liệu dạng điện tử như thế nào? 73 Tài liệu có đảm bảo: Rõ ràng, dễ đọc? Có lưu giữ theo thời gian quy định? Có lưu giữ theo thứ tự? 74 Công ty phân phối và truyền đạt tài liệu như thế nào? 4.4.6 Kiểm soát điều hành 75 Các hoạt động liên quan đến các KCMT đáng kể có được xác định? 76 Công ty có thực hiện kiểm soát các hoạt động: Quản lý chất thải? Quản lý sử dụng năng lượng, nước? Kiểm soát hóa chất? Kiểm soát nước thải? Kiểm soát khí thải và tiếng ồn? Kiểm soát an toàn lao động? 78 Công ty có kiểm soát hoạt động của nhà cung cấp khi hoạt động của họ có liên quan đến HTQLMT? Công ty kiểm soát như thế nào? 4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp 79 Công ty có xây dựngthur tục “ đáp ứng tình trạng khẩn cấp”? 80 Thủ tục có đảm bảo: Xác định các tình trạng khẩn cấp và sự cố tiềm ẩn? Có các biện pháp phòng ngừa và ứng phó khi sự cố xảy ra? 81 Sau khi sự cố hoặc tình trạng khẩn cấp xảy ra, công ty có xem xét hoặc điều chỉnh lại thủ tục? 82 Công ty có đào tạo nhân viên về các biện pháp đáp ứng tình trạng khẩn cấp? chương trình đào tạo như thế nào? 83 Công ty có định kỳ thử nghiệm các thủ tục về chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp? 84 Công ty đã xác định khu vực/ hoạt động/ dịch vụ có liên quan đến tình trạng khẩn cấp môi trường tiềm ẩn? Cách thức xác định ra sao? 85 Công ty có ghi nhận và lưu trữ các tình trạng khẩn cấp đã xảy ra? 86 Trách nhiệm và hình thức xử lý như thế nào? KIẺM TRA 4.5.1 Giám sát và đo 87 Công ty có thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục “ Giám sát và đo”? 88 Thủ tục có đảm bảo: Giám sát và đo các đặc trưng chủ chốt của các hoạt động có thể có các tác động môi trường đáng kể? Thực hiện việc giám sát và đo thường xuyên? 89 Thiết bị đo lường có được: Hiệu chuẩn và bảo trì? Lưu giữ hồ sơ kiểm định, hiệu chuẩn? 90 Công ty giám sát viêc thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu, chương trình môi trường ? 91 Phương pháp giám sát? 92 Có thủ tục “ Bảo trì, kiểm định/hiệu chuẩn thiết bị đo”? 4.5.2 Đánh giá sự tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác 93 Công ty có thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục “ Đánh giá sự tuân thủ”? 94 Bao lâu công ty định kỳ tổ chức đánh giá 1 lần? 95 Nếu phát hiện có sự không phù hợp công ty có thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa ? 96 Kết quả đánh giá có được báo cáo với ban lãnh đạo? 97 Công ty có kế hoạch gì nhằm nâng cao sự tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác? 4.5.3 Sự không phù hợp hành động khắc phục và phòng ngừa 98 Công ty có thiết lập thực hiện và duy tri thủ tục “ Hành động kahwcs phục và phòng ngừa”? 99 Thủ tục có đảm bảo: Xác định sự không phù hợp? Xử lý sự không phù hợp? Thực hiện các hành động nhằm giảm các tác động? Đề xuất các hành động khắc phục và phòng ngừa? 100 Các hành động khắc phục và phòng ngừa có đảm bảo: Loại bỏ được các nguyên nhân hiện tại và tiềm ẩn của sự không phù hợp? Phù hợp với các tác động môi trường gặp phải? 101 Ai chịu trách nhiệm đưa ra hành động khắc phục và phòng ngừa và giám sát việc thực hiện cho đến khi kết thúc? 102 Nếu mục tiêu đề ra không đạt công ty có thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa? 103 Có lưu giữ hồ sơ xử lý sự không phù hợp và hành động khắc phục và phòng ngừa? 4.5.4 Kiểm soát hồ sơ 104 Tổ chức có thiết lập thủ tục “ Kiểm soát hồ sơ”? 105 Thủ tục có đảm bảo hồ sơ môi trường: Nhận dạng? Bảo quản? Hủy bỏ? 106 Hồ sơ môi trường được đảm bảo: Rõ ràng, dễ đọc Dễ nhận dạng Dẽ truy tìm nguồn gốc của hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan? Được bảo vệ chống hủy hoại, hư hỏng hoặc mất mát? 107 Thời gian lưu trữ hồ sơ có được quy định và văn bản hóa? 108 Ai chịu trách nhiệm xác định thời gian lưu trữ hồ sơ? 109 Sau khi hết thời gian lưu trữ, hồ sơ được xử lý như thế nào? 4.5.5 Đánh giá nội bộ 110 Công ty có thiết lập và duy trì thủ tục “ Đánh giá nội bộ”? 111 Thủ tục đánh giá có bao gồm: Phạm vi đánh giá? Tần suất đánh giá? Phương pháp đánh giá? Báo cáo kết quả đánh giá và cá hành động khắc phục và phòng ngừa? 112 Công ty có lập kế hoạch đánh giá? Và lập như thế nào? 113 Công ty có xem xét kết quả đánh giá lần trướctrong khi chuẩn bị kế hoạch đánh giá tiếp theo không? 114 Phuong pháp đánh giá của công ty là gì 115 Nội dung đánh giá bao gồm những gì? 116 Công ty chọn đánh giá viên như thế nào? 117 Công ty xác định trách nhiệm và quyền hạn như thế nào để xử lý sự không phù hợp phát hiện khi đánh giá? 118 Kết quả đánh giá có được thông tin đến ban lãnh đạo? 4.6 XEM XÉT LÃNH ĐẠO 119 Công ty có thiết lập thủ tục “ Xem xét lãnh đạo”? 120 Việc xem xét lãnh đạo có được: Thực hiện bởi lãnh đạo cao nhất? Hoạch định thời điểm xem xét? Bảo đảm hệ thống luôn thỏa đáng, thích hợp và có hiệu lực? Các thông tin cần cung cấp cho họp xem xét lãnh đạo? Lưu hồ sơ xem xét? 121 Để phục vụ cho việc xem xét lãnh đạo, công ty thu thập các thông tin cần thiết như thế nào? 122 Bao lâu công ty tổ chức xem xét lãnh đạo? 123 Các nội dung nào cần xem xét trong cuộc họp xem xét lãnh đạo? 124 Qua cuộc họp xem xét lãnh đạo, công ty có các đề nghị cải tiến nào và kế hoạch thực hiện ra sao? PHỤ LỤC 19 THỦ TỤC Ký hiệu :TT-XXLĐ XEM XÉT LÃNH ĐẠO Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Ngày: Trang: 02 1. MỤC ĐÍCH Nhằm đảm bảo kết quả hoạt động môi trường của công ty phù hợp với các yêu cầu của hệ thống. Đảm bảo toàn diện về hệ thống để đảm bảo phục vụ mục tiêu cải tiến liên tục. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Thủ tục này được xây dựng để áp dụng cho các đơn vị có liên quan đến HTQLMT của công ty. 3. ĐỊNH NGHĨA CÁC TỪ VIẾT TẮT 3.1 Định nghĩa Xem xét lãnh đạo là cuộc họp đánh giá sự phù hợp và hiệu quả của HTQLMT, xem xét mục tiêu, phương hướng hoạt động của hệ thống có phù hợp với tình hình thực tế của công ty và phù hợp với các yêu cầu cảu tiêu chuẩn. 3.2 Các chữ viết tắt XXLĐ: Xem xét lãnh đạo GĐ: Giám đốc ĐDLĐ : Đại diện lãnh đạo HTQLMT : Hệ thống quản lý môi trường Đơn vị: Các phòng ban, bộ phận, phân xưởng 4. NỘI DUNG STT Nội dung thực hiện Trách nhiệm thực hiện 1 NHU CẦU HỌP XXLĐ Ban giám đốc sẽ họp xem xét hệ thống 6 tháng/1lần (thường sau khi đánh giá nội bộ và sau khi tổng kết hoạt động năm trước và 6 tháng đầu năm). Khi phát hiện và nghi ngờ có sự không phù hợp trong phạm vi quản lý HTQLMT sẽ tiến hành xem xét đột xuất. Nhu cầu xem xét lãnh đạo có thể thể xuất phát từ: Yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001:2004. Yêu cầu đánh giá các hoạt động của hệ thống. Yêu cầu đột xuất phải thực hiện những công việc có liên quan đến hệ thống. Yêu cầu cải tiến các hoạt động bên trong hệ thống. Giám đốc 2 THÔNG BÁO HỌP XXLĐ Viết thông báo gởi đến các đơn vị liên quan (kèm theo thư mời và danh sách tham dự cuộc họp) yêu cầu về thời gian, địa điểm (có thể họp online), mục đích nội dung cần chuẩn bị cuộc họp. Sau đó trình lên giám đốc xem xét, phê duyệt. Gởi đến các đơn vị trước 2 tuần khi họp. ĐDLĐ 3 CHUẨN BỊ BÁO CÁO Trưởng các đơn vị liên quan chuẩn bị báo cáo gởi đến ĐDLĐ theo nội dung và thời gian yêu cầu trong thông báo. Trưởng các đơn vị 4 TIẾN HÀNH HỌP Giám đốc là người chủ trì. Đại diện lãnh đạo là người tổ chức. Trưởng các đơn vị báo cáo kết quả theo từng nội dung liên quan. Ghi biên bản cuộc họp Nội dung thường xem xét các vấn đề sau: Xem xét các mục tiêu, chỉ tiêu và kết quả hoạt động môi trường trong thời gian vừa qua. Tình hình hoạt động của HTQLMT. Kết quả cuộc đánh giá nội bộ và đánh giá sự tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà công ty cam kết. Tình trạng các hành động khắc phục và phòng ngừa. Các thông tin liên lạc từ bên ngoài, kể cả các khiếu nại. Những thay đổi của công ty cũng như sự thay đổi của các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà công ty tán thành. Những hành động tiếp theo từ các cuộc họp xem xét lần trước Các đề nghị về cải tiến liên tục. Giám đốc ĐDLĐ Trưởng các đơn vị Thư ký 5 KẾT QUẢ CUỘC HỌP Kết quả thường giải quyết các vấn đề sau: Nâng cao tính hiệu quả của hệ thống quản lý và cải tiến các quá trình của hệ thống (gồm: chính sách, mục tiêu, hệ thống tài liệu,...) Cung cấp nguồn lực cần thiết nhằm duy trì hệ thống: nhân lực, vật lực, các thông tin liên lạc…để thực hiện các hành động đề ra. Có thể thay đổi chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu môi trường cũng như các yếu tố khác của HTQLMT nhất quán với cam kết cải tiến liên tục. 6 HÀNH ĐỘNG THỰC HIỆN Xác định các hành động cần thực hiện theo chỉ đạo. Triển khai nội dung thực hiện đến các đơn vị liên quan. Theo dõi tiến trình thực hiện, báo cáo giám đốc định kỳ Ban môi trường Hình 4: Hệ thống xử lý bụi Hình 3: Hoạt động vận tải của công ty Hình 2: Kho lưu trữ hóa chất Hình 1: Công đoạn nhuộm và phơi da Hình 8: Hệ thống xử lý khí thải lò hơi Hình 7: Hệ thống cô đặc bụi da Hình 6: Bãi lưu trữ chất thải rắn Hình 5: Hệ thống xử lý nước thải