Đề tài Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty TNHH dịch vụ giao nhận A.A.A.S

ại, thông dụng hiện nay là loại 20 feet, chiều cao 8 feet (2435mm), chiều rộng bên ngoài 8 feet (2435mm), chiều dài bên ngoài 19 feet 10 ½ (6055mm), sức chứa tối đa 20 tấn, và loại 40 feet (8 x 8 x 40 feet hay 2435 x 2435 x 12190 mm), sức chứa tối đa 30 tấn. Container hàng tổng hợp có nhiều kiểu: đóng kín, mở nóc, mở cạnh, vừa mở nóc mở cạnh, mở dầu hồi, nóc cứng, nóc mềm… Container cách nhiệt có loại chạy máy làm nóng, có loại chạy máy làm lạnh. Khi nhận hàng được chuyên chở bằng container, trước hết phải kiểm tra xem container có nguyên vẹn không, niêm chì còn nguyên vẹn không, nếu không phải lập biên bản kiểm tra cụ thể tổn thất hàng hoá để buộc người chuyên chở chịu trách nhiệm. 4. Phương pháp gửi hàng nguyên container ( FCL / FCL – Full Container Load): FCL : Là hàng xếp trong nguyên một container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm xếp hàng và dỡ hàng ra khỏi container . Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều container thì áp dụng phương pháp gửi hàng nguyên container (FCL / FCL). Thông thường là hàng của một chủ. Người gởi hàng yêu cầu người vận chuyển cung cấp vỏ container hoặc thuê vỏ container mang về kho của mình đóng hàng, làm thủ tục hải quan và niêm phong lại. Sau đó đưa container đến giao cho người vận chuyển tại bãi contaier (container yard –CY) của họ hoặc đưa đến bến cảng xếp hàng lên tàu theo chỉ dẫn của họ. Tiếp sau, hàng được chở đến cảng đích. Người vận chuyển đưa container về bãi container (CY) của mình hoặc bãi cảng để giao cho người nhận hàng. Người nhận hàng làm thủ tục hải quan và nhận hàng. Như vậy, người chuyên chở chịu trách nhiệm từ khi nhận nguyên container nguyên vẹn đến khi giao nguyên vẹn container. 5. Phương thức gửi hàng lẻ bằng container ( LCL / LCL – Less Than A Container Load): LCL: những lô hàng lẻ, không đủ cho một container đóng chung trong một container mà người gom hàng dù là hãng tàu hay người giao nhận phải chịu trách nhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container. Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa nhỏ không đủ để xếp đầy một container thì áp dụng phương pháp LCL/LCL . Theo phương pháp LCL / LCL thì trách nhiệm của chủ hàng ít hơn, chủ hàng đem hàng đến các kho đóng hàng (kho CFS) giao cho người chuyên chở, người chuyên chở hay người giao nhận đứng ra kinh doanh dịch vụ gửi hàng lẻ bằng container đựơc gọi là người gom hàng, họ tập hợp những lô hàng lẻ của nhiều chủ hàng thành lô hàng hổn hợp đóng vào chung một container chịu chi phí đóng hàng và xếp tàu và chuyên chở đến cảng đích. Tại cảng đích, người chuyên chở lấy container đưa về kho CFS của mình lấy hàng ra phân phối cho những người nhận hàng. Thủ tục hải quan đối với hàng hóa do người nhận hàng đảm nhiệm. Trách nhiệm của người chuyên chở trong trường hợp này bắt đầu từ khi nhận hàng lẻ vào kho CFS của mình cho đến khi giao hàng cho người nhận hàng tại kho CFS ở cảng đích. II. QUY TRÌNH GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY AAAS: Sau khi người xuất khẩu giao hàng cho người chuyên chở (Shipping Lines) tại nước xuất khẩu, đại lý của công ty AAAS ở nước ngoài (tại cảng xếp hàng - Port of Loading) gửi về một thông báo gọi là Shippment Advise ( S/A) thông báo trước cho công ty AAAS những chi tiết liên quan đến những lô hàng nhập về như : tên hàng, chuyến tàu, ngày dự kiến tàu đi ( Estimated time of Depature), ngày dự kiến tàu đến ( Estimated time of Arrival), House Bill of Loading (H.B/L), Master Bill of Loading (M.B/L)…. Sau đó, trước khi tàu về, đại lý này gửi toàn bộ chứng từ của lô hàng, trong đó có M.B/L về cho công ty AAAS. Nhân viên giao nhận của công ty AAAS thực hiện các công việc sau: Chuẩn bị chứng từ: Khi tàu sắp vào, đại lý của công ty AAAS ở nước ngoài (nước xuất khẩu) sẽ gửi chứng từ có liên quan đến lô hàng nhập khẩu & người nhận hàng. Bộ phận giao nhận lần lượt tiến hành các bước sau: - Thu thập tất cả các chứng từ ( M.B/L, H.B/L, Manifest...) có liên quan đến lô hàng đã được thông báo đến để sắp xếp theo từng số vận tải đơn (Bill of Loading – B/L). - Đối chiếu tất cả các chi tiết thể hiện trên B/L , Manifest & điện giao hàng (Telex Release) của từng lô hàng, nếu phát hiện thấy có sai sót hay không khớp nhau giữa các chứng từ thì phải điện đến hỏi đại lý gửi hàng ngay. Trường hợp thời gian quá gấp rút mà vẫn chưa có điện trả lời từ phía đại lý thì tùy trường hợp xin ý kiến cấp trên hoặc yêu cầu khách hàng làm công văn chỉnh sửa chứng từ trước khi tàu vào. - Truy cập tất cả các số điện thoại, số fax để thông báo ngày tàu đến, quan trọng là thông báo với các khách hàng là Forwarder gửi bảng liệt kê hàng hóa và tên người nhận thực tế đính kèm (Attached List) có đóng dấu đại lý của họ 2. Chuẩn bị lệnh giao hàng - Dùng bộ Manifest để đánh lệnh giao hàng, các chi tiết thể hiện trên lệnh giao hàng phải khớp với chi tiết thể hiện trên Manifest đã trình với hải quan. - Khi đánh lệnh giao hàng phải chú ý số ngày có gía trị trên lệnh. Đối với container khô (Dry Container) ngày lệnh có gía trị được tính là 07 ngày kể từ ngày tàu cập cảng. Đối với container chứa hàng quá khổ, hàng cồng kềnh thì được tính là 03 ngày kể từ ngày tàu cập cảng. Riêng đối với container lạnh (Reefer Container) thì trên lệnh giao hàng phải thể hiện phí lưu bãi tính từ ngày tàu cập cảng. - Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng, vận tải đơn, manifest… Toàn bộ chứng từ này được photo và phân theo từng bộ cho từng khách hàng, bộ chứng từ này sẽ được giao cho khách hàng khi họ đến nhận lệnh. Như vậy các chứng từ của công ty AAAS cấp cho khách hàng bao gồm: 04 lệnh giao hàng (Delivery Order : D/O) 01 bộ manifest có đóng dấu HQ (nếu khách hàng có yêu cầu) 01 Master Bill of Loading (M.B/L) 01 House Bill of Loading ( H.B/L) 01 bản photo lệnh giao hàng của hãng tàu. ( D/O) 01 bản photo điện giao hàng (nếu có) Tất cả các chứng từ phải được đóng dấu mộc của công ty AAAS. 3. Phát hành lệnh giao hàng: + Để phát hành lệnh giao hàng cho khách hàng công ty AAAS yêu cầu khách hàng phải xuất trình giấy giới thiệu, giấy báo nhận hàng, nộp H.B/L (nếu là Original B/L). Cần chú ý các H.B/L mà phần Consignee thể hiện là có ký hậu của Ngân hàng hoặc của Shipper thì phải kiểm tra đầy đủ trước khi giao lệnh giao hàng. + Trường hợp người nhận hàng không có H.B/L, chỉ có thư bảo đảm, thư cam kết của Ngân hàng sẽ nộp lại H.B/L khi họ nhận được, thì cần kiểm tra thật kỹ nội dung. Chỉ khi thư đảm bảo của Ngân hàng thật rõ ràng & hợp lý thì mới phát lệnh giao hàng. + Đối với lô hàng mà đại lý cảng bốc hàng cho phép giao hàng theo điện B/L Express thì phải thu giấy giới thiệu hoặc chứng minh nhân dân của khách hàng. + Trường hợp khách hàng thông báo lô hàng họ đã nhận được điện Surrendered từ phía đại lý tại cảng xếp hàng và yêu cầu được lệnh theo điện này thì công ty AAAS phải xem xét ngày, giờ bức điện được gửi, tên người gửi điện, đồng thời liên hệ đại lý tại cảng xếp hàng để xác nhận điện Surrendered. Khi đó, nếu Original B/L đã được Surrendered, đại lý sẽ gửi điện giải phóng hàng (Telex Release). Lúc đó , ta có thể phát lệnh giao hàng cho khách hàng. + Yêu cầu khách hàng ký nhận lệnh giao hàng, kiểm tra và thu cước vận chuyển (nếu có). Trường hợp chứng từ đại lý gửi thể hiện Prepaid thì giao lệnh giao hàng bình thường. Nhưng nếu thể hiện Collect thì phải thu thêm cước đầy đủ trước khi phát lệnh giao hàng. + Trường hợp khi khách hàng đến nhận lệnh giao hàng thường xin đóng dấu hãng tàu trên bảng copy H.B/L mà họ đã phê sẵn. Lúc này cần chú ý kiểm tra kỹ những chi tiết trên bảng B/L copy của họ trước khi đóng dấu để phòng trường hợp khách hàng tự ý chỉnh sữa trên B/L. + Trường hợp cước Collect mà khách hàng muốn thanh toán bằng chuyển khoản thì lệnh giao hàng chỉ được giao cho khách hàng khi tiền đã được chuyển vào tài khoản theo thông báo của phòng tài vụ. Trường hợp tàu chưa cập cảng mà khàch hàng muốn trả cước Collect trước bằng chuyển khoản, thì vẫn có thể ghi hóa đơn cho khách hàng và cũng giao lệnh giao hàng khi đã được báo chuyển khoản, sau đó mới giao hóa đơn cho khách hàng. 4. Xuất hàng bằng đường không, đường biển: Nhận thông tin từ người gửi hàng. Thương lượng giá với người gửi hàng được thực hiện từ customer service tính bằng USD/kg. Fax cho người gửi hàng lịch tàu, tờ Shipper’s Letter of Instruction (mẫu này do forwarder phát hành). Liên hệ với shipping lines và book chỗ, yêu cầu họ fax ngay lệnh giao vỏ container rỗng (FCL) hoặc lệnh đóng hàng (đối với hàng LCL), booking note/shipping note. Fax lệnh giao vỏ rỗng/lệnh đóng hàng và shipping note nếu có yêu cầu cho người gửi hàng. Nếu có thể, cấp nhãn HAWB hoặc nhãn Sea-Air của forwarder để dán lên các kiện hàng trước khi xếp hàng vào container. Liên hệ với người gửi hàng xin số container, số seal và kiểm tra chi tiết hàng. Yêu cầu khách hàng cung cấp 01 packinglist, 01 commerciall invoice, 01 export lience, 01 inspection certificate (nếu có), 01 healthy certificate (nếu có), 01 fumigination certificate (nếu có), Animals anytary certificate (nếu có) để cho đại lý tại điểm chuyển tải (transit point) bằng fax hoặc là email. Căn cứ vào chi tiết bản nháp chứng từ vận tải hỗn hợp (combined transport document: CTD, O.B/L. Khi nhận được bản fax của O.B/L từ shipping lines, phải kiểm tra tên đại lý theo lệnh của đại lý, cảng dỡ hàng tại điểm chuyển tải. Luôn yêu cầu shipping lines phát hành cho mình Transhipment Advice và Telex Release khi container đến. Chuẩn bị các chứng từ cần thiết khác gồm có: Sea-Air freight pre-Advice, Cargo manifest, hoá đơn (Invoice/ Credit note). Nếu cước trả trước làm hoá đơn thu tiền cước ngừơi gửi hàng, ghi có cho đại lý nơi đến. Fax Sea-Air Freight Pre-Advice, CTD và O.B/L (nếu cần), packing list và commercial invoice, export licence và các chứng từ cần thiết khác. Chuẩn bị 1 bì thư để gửi cho đại lý nơi đến bằng Airmail: CTD và O.B/L, hoá đơn ghi nợ, ghi có các chứng từ cần thiết khác như :packing list, commercial invoice, export licence, certificate of origin… đã nhận từ người gửi hàng. Photo các chứng từ cần thiết . Hoàn tất hồ sơ lưu trữ. Trả lời fax đối với vấn đề liên quan đến Operation. Hỗ trợ bộ phận sales & customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm sales lead. 5. Nhập hàng bằng đường không, Đường biển: Chuyên trách về giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường không và đường biển. NHẬP HÀNG BẰNG ĐƯỜNG BIỂN: - Nhận thông tin từ đại lý của forwarder ở nước ngoài bằng fax, liên hệ với người nhận hàng bằng điện thoại, thông báo cho họ các chi tiết về lô hàng thật đầy đủ. Chuẩn bị các giấy tờ thật cần thiết cho một lô hàng gồm có: Giấy báo nhận hàng, giấy uỷ quyền (do forwarder phát hành), hoá đơn thu cước (nếu cước trả sau). - Liên hệ với shipping lines để nắm bắt tình hình về lô hàng và/hoặc bổ sung thêm tên người giao hàng thực sự ở Notify Party trên cargo manufest, O.B/L, shipping mark và trên lệnh giao hàng (D/O) trước khi tàu đến cảng. Liên hệ với shipping lines và nếu OB/L của lô hàng đã được đại lý nơi đi } Surrendered ~ cho shipping lines thì xuất trình giấy giới thiệu của forwarder để nhận hồ sơ nhận hàng . Photocopy toàn bộ các hứng tứ trên cho mục đích lưu trữ. - Yêu cầu người nhận hàng xuất trình các bản gốc H.B/L, giấy chứng minh nhân dân, giấy giới thiệu hoặc xác nhận của ngân hàng (nếu là theo lệnh của ngân hàng), thu cước vận chuyển hàng từ người nhận hàng nếu là collect. Photocopy các chứng từ cần thiết. - Hoàn tất hồ sơ để lưu trữ . Trả lời fax và các vấn đề có liên quan đến operation. NHẬP HÀNG BẰNG ĐƯỜNG KHÔNG: Nhận thông tin từ đại lý của forwarder từ nước ngoài bằng fax, email. Liên hệ trước bằng điện thoại với những người nhận hàng, thông báo với họ về lô hàng với các chi tiết đầy đủ. Chuẩn bị các chi tiết đầy đủ cho một lô hàng gồm có: giấy giới thiệu của Forwarder, giấy báo nhận hàng, hoá đơn thu cước (nếu cước trả sau). Liên hệ với nhân viên Việt Nam Airlines và xuất trình giấy giới thiệu để nhận chứng tư (bì thư kèm theo chuyến bay do đại lý tại nơi gửi đi. Photocopy toàn bộ các chứng từ trên nhằm mục đích lưu trữ . Yêu cầu người nhận hàng xuất trình giấy chứng minh nhân dân, giấy giới thiệu hoặc giấy xác nhận của ngân hàng, thu cuớc vận chuyển từ người nhận hàng nếu cước trả sau à giao toàn bộ hồ sơ cho người gửi hàng và yêu cầu họ ký nhận. Photo các chứng từ cần thiết. Hoàn tất hồ sơ để lưu trữ. Trả lời fax đối với vấn đề liên quan đến operation. Hỗ trợ bộ phận sales & customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm sales lead. Một số lưu ý: Một số khách hàng muốn được nhận hàng tại cảng mà họ yêu cầu lúc hàng vẫn chưa chất lên tàu (Feeder) tại cảng chuyển tải thì yêu cầu khách hàng cung cấp ít nhất là số Container hoặc M.B/L (nếu có), sau đó điện đến cảng chuyển tải yêu cầu họ xác nhận sẽ sắp xếp container này lên tàu về đúng cảng khách hàng yêu cầu. Chú ý những lô hàng mà giấy báo fax đi đã lâu nhưng vẫn chưa có người nhận lấy hàng. Trong trường hợp này, công ty AAAS phải chủ động gọi điện nhắc nhở, ghi lại tên người đã liên hệ, ngày tháng đã điện nhắc nhở, tránh sự tranh chấp về sau. Trên giấy báo tàu đến, nếu những lô hàng được thông báo cước “Collect” hoặc có điện giao hàng thì phải báo cùng lúc trên giấy báo nhận hàng để khách hàng có thời gian chuẩn bị. Thông thường trước khi tàu đến, khách hàng sẽ gọi điện thoại xin thông tin về lô hàng của họ, cùng lúc nên yêu cầu họ cung cấp bản fax về chi tiết lô hàng (Bill of Loading cùng với số điện thoại, tên người cần liên hệ …) để tiện cho việc làm chứng từ manifest, hay gửi thông báo nhận hàng mà ít mất thời gian truy tìm. IV. QUI TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI CÔNG TY AAAS: 1. Quy trình thủ tục hải quan nhập hàng: Thời hạn làm thủ tục: Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi hàng đến cửa khẩu dỡ hàng được thể hiện trên tờ khai hàng hóa (Cargo Manifest) thì doanh nghiệp nhập khẩu phải tiến hành làm thủ tục hải quan. Nếu quá hạn 30 ngày sẽ bị phạt, quá hạn 06 tháng sẽ bị giải toả theo dạng hàng tồn đọng không chủ (sau khi thông báo nhiều lần chủ hàng vẫn không đến nhận hải quan sẽ kiểm tra và tiến hành bán đấu giá…) 1.1 Sơ đồ tóm tắt qui trình thủ tục hải quan LẤY D/O CHUẨN BỊ HỒ SƠ KHAI HẢI QUAN ĐĂNG KÝ KHAI HẢI QUAN HẢI QUAN TIẾP NHẬN TỜ KHAI RA LỆNH HÌNH THỨC (LUỒNG XANH , LUỒNG VÀNG, LUỒNG ĐỎ) LUỒNG XANH (MỨC I) LUỒNG ĐỎ (MỨC III) LUỒNG VÀNG (MỨC II) KIỂM TRA CHỨNG TỪ, GIÁ, THUẾ THÔNG QUAN KIỂM TRA CHỨNG TỪ, GIÁ, THUẾ Chưa hợp lệ Hợp lệ KIỂM TRA HÀNG HOÁ THÔNG QUAN THÔNG QUAN 1.2. Quy trình thủ tục hải quan a. Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order- D/O): Nhân viên giao nhận đến hãng tàu lấy lệnh giao hàng cần những chứng từ sau: Thông báo hàng đến. Notice Of Arrival. Vận đơn đường biển. Bill Of Lading (B/L) Giấy giới thiệu của doanh nghiệp. Giấy chứng minh nhân dân của nhân viên giao nhận. Tại đây nhân viên hãng tàu giữ lại các giấy tờ trên, nhân viên giao nhận đóng phí cho hãng tàu, nhân viên hãng tàu cấp 4 lệnh giao hàng (Delivery Order- D/O), bản sao của Bill of Loading và manifest (nếu có). Nhân viên giao nhận phải đối chiếu B/L với các thông tin trên lệnh giao hàng để đảm bảo rằng các thông tin trên D/O được chính xác như: Tên và địa chỉ của người nhận hàng. Số Master Bill of Loading hoặc House Bill of Loading ( M.B/L hoặc H.B/L). Tên hàng hoá. Ký mã hiệu của hàng hoá Số lượng, trọng lượng của hàng hoá. Số seal,số contianer. Tên tàu, số chuyến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng… Tên kho chứa hàng tại cảng (nếu là hàng lẻ -LCL) Tất cả các thông tin phải thật chính xác. Nếu không nhân viên giao nhận phải yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa lại để tránh sự rắc rối sau này. Vì trong một số trường hợp cảng sẽ không giao hàng cho doanh nghiệp, điều đó làm trì trệ việc sản xuất, mất thời gian chứng minh, mất phí lưu kho, lưu bãi… D/O là một chứng từ hết sức quan trọng, đây là lệnh để cảng giao hàng cho doanh nghiệp khi nhân viên giao nhận xuất trình D/O. Ngoài ra D/O còn là chứng từ quan trọng để làm thủ tục hải quan của hàng nhập khẩu. Nếu D/O hết hạn mà chủ hàng vì lý do nào đó chưa nhận hàng thì nhân viên giao nhận phải xin gia hạn D/O và phải nộp phí cho hãng tàu. Chủ hàng nộp D/O này tại bộ phận Hải Quan giám sát kho, bãi và nhân viên giao hàng của cảng dỡ hàng để có thể nhận hàng về. Trên D/O thường có các thông tin như sau: Tên hàng: SANYO COOLINGFAN REF- B80MK2 Model: REF_B80 MK2 Xuất xứ : China Số lượng:1228 thùng cartons đóng trong 2 container loại 40feet REGU5028272/0502001/40’HC REGU5040771/052002/40’HC Tổng trọng lương tịnh : 11.666kg Tổng trọng lương cả bì: 13.446,60kg Đơn giá : 15USD Tổng giá trị : 18.420USD Phương thức thanh toán : T/T Số hợp đồng : V5016-3 Số vận đơn : SZAWFO5031437 (H.B/L :SZAWF05031437) Số Master Bill of lading ( M.B/L : SHKCW5044251 Tên tàu : CHANABHUM Ngày cập cảng : 31/03/05 Chuyến : S045 Cảng xếp hàng :SHENZHEN, CHINA . Cảng dỡ hàng : HOCHIMINH PORT/TAN CANG Tên công ty nhận hàng AN PHÁT B.C. LTD., CO 34 BIS TRAN KHANH DU STR., TAN DINH WARD DIST 1, HCMC,.VIETNAM. b. Chuẩn bị hồ sơ khai Hải Quan: * Hồ sơ Hải Quan bao gồm: Tờ khai Hải Quan: 02 bản chính. Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng: 01 bản sao có xác nhận của doanh nghiệp.. Hóa đơn thương mại: 01 bản chính và 01 bản sao y bản chính. Vận tải đơn: 01 bản sao y bản chính (nếu B/L Surendered) hoặc bản chính Original B/L (có thể nộp bản sao có xác nhận của doanh nghiệp). Tùy từng trường hợp cụ thể dưới đây, bộ hồ sơ hải quan được bổ sung thêm các chứng từ sau: Trường hợp hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất cần nộp: Bảng kê chi tiết hàng hóa: 01 bản chính và 01 bản sao y chính. Trường hợp hàng hóa nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra nhà nước về chất lượng cần nộp: Giấy đăng ký kiểm tra về chất lượng hàng hóa hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra về chất lượng do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp: 01 bản chính. Trường hợp hàng hóa được giải phóng trên cơ sở kết quả giám định cần nộp: Chứng thư giám định - 01 bản chính. Trường hợp hàng hóa thuộc diện phải khai tờ khai trị giá tính thuế cần nộp: tờ khai trị giá tính thuế - 01 bản chính. Trường hợp hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật cần nộp: Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: 01 bản (là bản chính nếu nhập khẩu 01 lần hoặc bản sao y bản chính khi nhập khẩu nhiều lần và phải xuất trình bản chính để đối chiếu). Trường hợp chủ hàng và hàng hóa được hưởng thuế xuất ưu đãi đặc biệt cần nộp: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) 01 bản gốc và bản sao thứ 3. Nếu hàng hóa nhập khẩu có tổng trị giá lô hàng (FOB) không vượt quá 200 USD thì không phải xuất trình C/O. Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan cần nộp: 01 bản chính Hàng nhập phi mậu dịch thì trong bộ hồ sơ mở tờ khai hải quan cần phải có thêm đơn xin nhập hàng phi mậu dịch vì hàng phi mậu dịch sẽ không có thuế nhập khẩu. Trường hợp doanh nghiệp đăng ký làm thủ tục lần đầu tiên cần bổ sung: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy đăng ký mã số thuế và mã số xuất nhập khẩu. Trường hợp hàng hóa nhập khẩu là động vật, thực vật cần nộp giấy kiểm dịch động vật hay giấy kiểm dịch thực vật. * Những điểm chính cần khai báo trên tờ khai Hải Quan: Tờ khai hải quan là chứng từ pháp lý bắt buộc dùng để kê khai cho đối tượng làm thủ tục hải quan. Đối với hàng nhập khẩu dùng mẫu tờ khai HQ/2002-NK có màu xanh do cục Hải Quan cấp, thống nhất một mẫu, có in chữ NK chìm. Nhân viên giao nhận làm thủ tục Hải Quan phải điền đầy đủ vào 2 tờ khai các tiêu chí cần thiết. Không được tẩy xoá, không sử dụng viết đỏ. Thông thường người ta sử dụng máy đánh chữ. * Những tiêu chí cần thiết của tờ khai Hải Quan: Ô1: Người nhập khẩu: mã số thuế, tên, đại chỉ của cá nhân hay công ty làm thủ tục nhập hàng. Ví dụ: CÔNG TY TNHH TM-DV AN PHÁT B.C 34 Trần Khánh Dư, Q1, TP. HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM. Mã số thuế: 0303062132 Tel : 08 8468130 Fax : 08 8483755 Ô2: Người xuất khẩu: ghi mã số kinh doanh, tên, địa chỉ của bên xuất khẩu Ví dụ: OLIVINE ELECTONICS PTE LTD., No.3 KAKI BUKIT CRESCENT #05-01,SINGAPORE 416457 Tel: 0065-68445556 Fax: 0065-68466432 Ô3, Ô4: Người uỷ thác, đại lý làm thủ tục Hải Quan. Ô5: Loại hình nhập khẩu: đánh dấu X vào ô phù hợp với loại hình nhập khẩu của doanh nghiệp ( ví dụ: kinh doanh) Ô6: Giấy phép kinh doanh: thể hiện thông tin về giấy phép và ngày cấp giấy phép, ngày hết hạn giấy phép (nếu có). Ô7: Hợp đồng: thông tin về hợp đồng thương mại và ngày ký kết hợp đồng, ngày hết hạn hợp đồng của doanh nghiệp nhập khẩu. Ví dụ: Số hợp đồng:V5016-3 Ngày ký kết hợp đồng: 07/03/05 Ngày hết hạn hiệu lực hợp đồng:30/04/2005 08: Hóa đơn thương mại: thông tin về số hoá đơn và ngày lập hóa đơn. (Lưu ý: ngày lập hóa đơn phải sau ngày ký kết hợp đồng). Ví dụ: số hoá đơn: V5016-3 Ngày lập hóa đơn: 10/03/05 Ô9: Phương tiện vận tải: thông tin về phương tiện vận tải. Tên tàu: CHANA BHUM Số hiệu: S045 Ngày đến: 31/03/05 Ô10: Thông tin về vận tải đơn: Số vận đơn: H.B/L SZAWF05031437 Ngày cấp vận đơn: 27/03/05 Ô11: Nước xuất khẩu: CHINA Ô12: Cảng, địa điểm xếp hàng (cảng nước xuất khẩu): SHENZHEN, CHINA Ô13: Cảng, địa điểm dỡ hàng: (cảng ở Việt Nam): TÂN CẢNG Ô14: Điều kiện giao hàng: CIF HCMC Ô15: Đồng tiền thanh toán: USD Tỷ giá tính thuế: 15.046 (tỷ giá vào ngày nộp tờ khai). Ô16: Phương thức thanh toán : TTR (Telegraphic transfer) Ô17: Tên hàng và quy cách phẩm chất: QUẠT NƯỚC REF-B80MK2(120W) Ô18: Mã số hàng hoá: 84145110 Ô19: Xuất xứ: CHINA Ô20: Số Lượng:1,228 Ô21: Đơn vị tính: Bộ/cái Ô22: Đơn giá nguyên tệ (đơn giá tính theo đồng USD): 15.00 Ô23: Trị giá nguyên tệ: (số lượng * đơn giá nguyên tệ): 18,420.00 Ô24: Thuế nhập khẩu: • Trị giá tính thuế: 290,759,700 • Thuế suất : 20% • Tiền thuế : 58,151,940 Ô 25: Thuế GTGT ( HOẶC TTĐB) • Trị giá tính thuế : 436,139,550 • Thuế suất : 10% • Tiền thuế : 43,613,955 Ô 45: Thu khác: ( vì không có khoản thu nào khác nên không ghi vào ) Ô 27:Tổng số tiền và thu khác (ô24+25+45)bằng số 188,993,805 Bằng chữ: Một trăm tám mươi tám triệu chín trăm chín mươi ba ngàn tám trăm lẻ năm đồng. Ô28: Điền số bản sao, bản chính mỗi loại chứng từ nộp vào. Ô29: Người có thẩm quyền trong công ty đóng dấu, ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ và chịu trách nhiệm về nội dung đã được khai trên tờ khai Hải Quan. Mặt sau tờ khai là phần dành cho kiểm tra và nhận xét của cán bộ kiểm hoá. Ô30: Cán bộ kiểm hóa ghi tỷ lệ kiểm hóa và kết quả kiểm hóa. Ô31: Đại diện doanh nghiệp ký tên xác nhận kết quả kiểm tra sau khi cán bộ kiểm hóa kiểm tra thực tế lô hàng của mình và cho nhận xét. Ô32: Cán bộ kiểm hóa ký tên, ghi rõ họ tên và mã số của họ. Thường thì 01 tờ khai được phân cho 02 cán bộ kiểm hóa kiểm tra. Ô35: Lệ phí hải quan phải nộp: ghi số tiền đã nộp lệ phí bằng số và bằng chữ. Đối với hàng nguyên container thì 01 cont 20’ nộp lệ phí là 30.000 đồng, cont 40’ là 60.000 đồng. Hàng lẻ nộp theo trọng lượng cụ thể của hàng hoá. Ô38: Là ô để Lãnh đạo chi cục đóng dấu, ký tên và số hiệu để quyết định thông quan cho tờ khai hải quan. Nhân viên giao nhận phải khai báo đầy đủ và chính xác những nội dung trên tờ khai hải quan hiện hành theo yêu cầu của cơ quan Hải Quan. Những thông tin trên tờ khai Hải Quan phải phù hợp và trùng khớp với những chứng từ liên quan như: hợp đồng, hoá đơn thương mại, bảng chi tiết đóng gói hàng hóa, vận tải đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, lệnh giao hàng…… c. Đăng ký khai Hải Quan: Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu nhân viên giao nhận công ty S.L sẽ đem bộ hồ sơ đến bộ phận đăng ký tờ khai hải quan tại cảng dỡ hàng để đăng ký làm thủ tục hải quan. Trước khi đăng ký cấp số tờ khai và lệnh hình thức kiểm tra hàng hóa cho doanh nghiệp công chức hải quan đăng ký tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra các nội dung sau: - Kiểm tra tên và mã số xuất nhập khẩu và khai thuế của người khai hải quan. - Kiểm tra đối chiếu các thông tin trên tờ khai để xác định có phù hợp với thông tin của những chứng từ liên quan, điều kiện và quy định về việc làm thủ tục hải quan. - Kiểm tra số lượng chứng từ phải có của bộ hồ sơ hải quan. Nếu tờ khai không hợp lệ, tuỳ theo mức độ mà cán bộ Hải Quan yêu cầu nhân viên giao nhận sửa đổi hoặc không tiếp nhạn tờ khai hải quan, nếu tờ khai có chỉnh sửa phải có xác nhận của cán bộ Hải Quan. Cán bộ Hải Quan sẽ ghi xác nhận chỉnh sửa vào ô 37 – Ô ghi chép khác của Hải Quan. Sau khi kiểm tra thông tin trên tờ khai hải quan công chức hải quan quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai hải quan của doanh nghiệp. Nếu tiếp nhận hồ sơ hải quan cán bộ đăng ký tờ khai hải quan sẽ cấp số tờ khai cho lô hàng đó, nếu không tiếp nhận phải trả lời lý do cho người khai hải quan bằng văn bản. d. Lệnh hình thức và phương thức kiểm tra hàng hoá: Sau khi hải quan đăng ký sẽ kiểm tra việc chấp hành pháp luật hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan và đưa ra đề xuất doanh nghiệp đóng thuế ngay khi làm thủ tục hoặc được ân hạn thuế 30 ngày và mức độ xử lý đối với bộ hồ sơ theo đề xuất của máy tính và của công chức đăng ký trên lệnh hình thức. Có 03 trường hợp sau: - Luồng xanh (mức 01): Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan, cán bộ đăng ký chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục ký thông quan (Hàng được miễm kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa) - Luồng vàng (mức 02): Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan, cán bộ đăng ký chuyển hồ sơ qua bộ phận thuế, giá để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ, những thông tin về tên hàng hóa, mã số hàng hóa, giá hàng hóa…rõ ràng và phù hợp với chính sách thuế của nhà nước sẽ chuyển cho lãnh đạo chi cục ký thông quan (Hàng phải kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễm kiểm tra thực tế hàng hóa), nếu không hợp lệ và rõ ràng cán bộ giá thuế chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa để xác định hàng hóa và thuế suất của mặt hàng đó. - Luồng đỏ (mức 03): Hồ sơ sau khi đăng ký chuyển qua cán bộ kiểm tra giá thuế. Sau đó chuyển cho cán bộ kiểm tra hàng hóa. Chủ hàng sẽ phải xuất trình hàng hóa để công chức hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra xong nếu không có phát sinh, không vi phạm về thủ tục hải quan sẽ chuyển cho lãnh đạo chi cục ký thông quan (Hàng phải kiểm tra thực tế hàng hóa). Tùy tỷ lệ phân kiểm của lãnh đạo hải quan mà ngưởi chủ hàng phải xuất trình 5%, 10%, hay toàn bộ lô hàng để hải quan kiểm tra. Khi ký thông quan lãnh đạo chi cục sẽ ký vào lệnh hình thức ở mục hàng hóa được thông quan. + Nghiệp vụ thuế, giá: Nếu hồ sơ ở luồng vàng và đỏ thì phải qua bộ phận thuế giá: Lúc này công chức phụ trách thuế giá sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ bao gồm: Số lượng hàng, đơn giá có phù hợp không có quá thấp không nếu quá thấp thì sẽ đề xuất tham vấn giá để đưa về mức giá mà hải quan chấp nhận thông qua nghiệp vụ tham vấn. Sau đó kiểm tra cách áp mã số hàng hóa của doanh nghiệp có phù hợp không, có được ưu đãi về xuất xứ không…Người làm thủ tục hải quan sẽ phải giải trình nhưng gì mà nhân viên thuế giá yêu cầu và bảo vệ những gì mà mình đã khai trong tờ khai hải quan. + Nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa: Nếu là luồng đỏ thì hàng hóa phải qua bộ phận kiểm tra lúc này người làm thủ tục hải quan phải xuất trình hàng hóa cho công chức hải quan kiểm tra, trong quá trình kiểm tra phải nhân viên giao nhận phải hiểu rõ về hàng hóa nhập khẩu của mình để giải thích cho công chức hải quan khi kiểm tra hàng, tránh trường hợp không rõ mặt hàng sẽ dẫn tới kiểm tra sai mặt hàng khi đó có thể sẽ sai về áp mã thuế và trị giá khai báo. + Nghiệp vụ thanh lý và cách thức nhận hàng: Sau khi hồ sơ đã được lãnh đạo ký thông quan, người làm thủ tục hải quan sẽ cầm lệnh giao hàng (D/O) đến thương vụ cảng làm thủ tục nhận hàng: Đóng tiền nâng hạ và rút ruột (nếu là hàng rút tại bãi), In phiếu giao nhận nguyên container (Phiếu EIR) nếu nhận nguyên container về kho riêng hoặc phiếu xuất kho nếu là hàng lẻ(LCL) và đã được rút vào kho tại cảng (kho CFS). Cầm bộ tờ khai của chủ hàng đã được ký thông quan và lệnh hình thức cùng với phiếu EIR/ Phiếu xuất hàng đến hải quan giám sát cổng cảng để thanh lý tờ khai và đưa hàng ra khỏi cảng. Đến đây là kết thúc quy trình làm thủ tục hải quan 1.3.Bàn giao hàng hóa cho khách hàng và quyết toán dịch vụ: + Bàn giao hàng hóa cho khách hàng: Trường hợp khách hàng nhận hàng tại cảng: giao trả cho khách bộ hồ sơ hải quan đã thanh lý cổng để khách tự lấy và chở hàng về kho. Trường hợp giao hàng tại kho của khách hàng: Nhân viên giao nhận sẽ giao cho bộ phận vận chuyển của công ty AAAS bộ hồ sơ hải quan đã thanh lý cổng để xe vào lấy hàng chở về kho cho khách hàng. Cả hai trường hợp đều phải ký biên bản bàn giao hàng hóa và chứng từ với khách hàng vì đây là văn bản thể hiện đã thực hiện xong dịch vụ nhập khẩu hàng hóa. + Quyết toán dịch vụ: Căn cứ vào hợp đồng dịch vụ đối với khách hàng, kế toán công ty sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán gửi cho khách hàng, thông thường gồm: Tờ khai đã thông quan, biên bản bàn giao hàng hóa chứng từ, các loại hóa đơn do hải quan, cảng và các cơ quan nhà nước ghi trực tiếp cho khách hàng, bản đề nghị thanh toán và hóa đơn dịch vụ hải quan. 2. Qui trình thủ tục hải quan xuất hàng tại công ty AAAS: Lấy chi tiết ( Packing list ), hóa đơn ( Commerce Invoice ) , lên tờ khai Quy trình thủ tục hải quan a. Chuẩn bị hồ sơ khai Hải Quan: * Hồ sơ Hải Quan bao gồm: Tờ khai Hải Quan: 02 bản chính ( HQ/2002-XK ) Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng, hóa đơn thương mại. Đến năm 2005 Chính Phủ ra quy định mới nên không cần đến Hợp đồng mua bán hay hóa đơn thương mại khi ra làm thủ tục hải quan. Vận tải đơn: 01 bản sao y bản chính (nếu B/L Surendered) hoặc bản chính Original B/L (có thể nộp bản sao có xác nhận của doanh nghiệp). Tùy từng trường hợp cụ thể dưới đây, bộ hồ sơ hải quan được bổ sung thêm các chứng từ sau: Trường hợp hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất cần nộp: Bảng kê chi tiết hàng hóa: 01 bản chính và 01 bản sao y chính. ?Trường hợp hàng hóa nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra nhà nước về chất lượng cần nộp: Giấy đăng ký kiểm tra về chất lượng hàng hóa hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra về chất lượng do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp: 01 bản chính. Trường hợp hàng hóa được giải phóng trên cơ sở kết quả giám định cần nộp: Chứng thư giám định - 01 bản chính. ?Trường hợp hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật cần nộp: Giấy phép xuất khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: 01 bản (là bản chính nếu xuất khẩu 01 lần hoặc bản sao y bản chính khi xuất khẩu nhiều lần và phải xuất trình bản chính để đối chiếu). Trường hợp chủ hàng và hàng hóa được hưởng thuế xuất ưu đãi đặc biệt cần nộp: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) 01 bản gốc và bản sao thứ 3. Nếu hàng hóa nhập khẩu có tổng trị giá lô hàng (FOB) không vượt quá 200 USD thì không phải xuất trình C/O. Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan cần nộp: 01 bản chính Hàng xuất phi mậu dịch thì trong bộ hồ sơ mở tờ khai hải quan cần phải có thêm đơn xin xuất hàng phi mậu dịch vì hàng phi mậu dịch sẽ không có thuế nhập khẩu. Trường hợp doanh nghiệp đăng ký làm thủ tục lần đầu tiên cần bổ sung: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy đăng ký mã số thuế và mã số xuất nhập khẩu. Trường hợp hàng hóa xuất khẩu là động vật, thực vật cần nộp giấy kiểm dịch động vật hay giấy kiểm dịch thực vật. * Những điểm chính cần khai báo trên tờ khai Hải Quan: Tờ khai hải quan là chứng từ pháp lý bắt buộc dùng để kê khai cho đối tượng làm thủ tục hải quan. Đối với hàng xuất khẩu dùng mẫu tờ khai HQ/2002-XK có màu đỏ do cục Hải Quan cấp, thống nhất một mẫu, có in chữ XK chìm. Nhân viên giao nhận làm thủ tục Hải Quan phải điền đầy đủ vào 2 tờ khai các tiêu chí cần thiết. Không được tẩy xoá, không sử dụng viết đỏ. Thông thường người ta sử dụng máy đánh chữ. c. Đăng ký khai Hải Quan: Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu nhân viên giao nhận công ty AAAS sẽ đem bộ hồ sơ đến bộ phận đăng ký tờ khai hải quan tại cảng bốc hàng để đăng ký làm thủ tục hải quan. Trước khi đăng ký cấp số tờ khai và lệnh hình thức kiểm tra hàng hóa cho doanh nghiệp công chức hải quan đăng ký tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra các nội dung sau: - Kiểm tra tên và mã số xuất nhập khẩu và khai thuế của người khai hải quan. - Kiểm tra đối chiếu các thông tin trên tờ khai để xác định có phù hợp với thông tin của những chứng từ liên quan, điều kiện và quy định về việc làm thủ tục hải quan. - Kiểm tra số lượng chứng từ phải có của bộ hồ sơ hải quan. Nếu tờ khai không hợp lệ, tuỳ theo mức độ mà cán bộ Hải Quan yêu cầu nhân viên giao nhận sửa đổi hoặc không tiếp nhạn tờ khai hải quan, nếu tờ khai có chỉnh sửa phải có xác nhận của cán bộ Hải Quan. Cán bộ Hải Quan sẽ ghi xác nhận chỉnh sửa vào ô 25 – Ô ghi chép khác của Hải Quan. Sau khi kiểm tra thông tin trên tờ khai hải quan công chức hải quan quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai hải quan của doanh nghiệp. Nếu tiếp nhận hồ sơ hải quan cán bộ đăng ký tờ khai hải quan sẽ cấp số tờ khai cho lô hàng đó, nếu không tiếp nhận phải trả lời lý do cho người khai hải quan bằng văn bản. * Những tiêu chí cần thiết của tờ khai Hải Quan: Ô1: Người xuất khẩu: mã số thuế, tên, đại chỉ của cá nhân hay công ty làm thủ tục nhập hàng. Ví dụ: CÔNG TY TNHH TM-DV AN PHÁT B.C 34 Trần Khánh Dư, Q1, TP. HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM. Mã số thuế: 0303062132 Tel : 08 8468130 Fax : 08 8483755 Ô2: Người nhập khẩu: ghi mã số kinh doanh, tên, địa chỉ của bên xuất khẩu Ví dụ: OLIVINE ELECTONICS PTE LTD., No.3 KAKI BUKIT CRESCENT #05-01,SINGAPORE 416457 Tel: 0065-68445556 Fax: 0065-68466432 Ô3, Ô4: Người uỷ thác, đại lý làm thủ tục Hải Quan. Ô5: Loại hình xuất khẩu: đánh dấu X vào ô phù hợp với loại hình xuất khẩu của doanh nghiệp ( ví dụ: kinh doanh) Ô6: Giấy phép kinh doanh: thể hiện thông tin về giấy phép và ngày cấp giấy phép, ngày hết hạn giấy phép (nếu có). Ô7: Hợp đồng: thông tin về hợp đồng thương mại và ngày ký kết hợp đồng, ngày hết hạn hợp đồng của doanh nghiệp nhập khẩu. Ví dụ: Số hợp đồng:V5016-3 Ngày ký kết hợp đồng: 07/03/05 Ngày hết hạn hiệu lực hợp đồng:30/04/2005 08: Nước nhập khẩu: CHINA Ô9: Cửa khẩu xuất hàng: VICT port Ô10: Điều kiện giao hàng: FOB HCMC Ô11: Đồng tiền thanh toán: USD Tỷ giá tính thuế: 15.046 (tỷ giá vào ngày nộp tờ khai). Ô12: Phương thức thanh toán : TTR (Telegraphic transfer) Ô13: Tên hàng và quy cách phẩm chất: garment Ô14: Mã số hàng hoá: 8372276 Ô15: Số Lượng:3,200 Ô16: Đơn vị tính: cái Ô17: Đơn giá nguyên tệ (đơn giá tính theo đồng USD): 5.00 Ô18: Trị giá nguyên tệ: (số lượng * đơn giá nguyên tệ): 16,000.00 Ô24: Thuế nhập khẩu: • Trị giá tính thuế: 290,759,700 • Thuế suất : 50% • Tiền thuế : 145,379 ,850 Ô19: Điền số bản sao, bản chính mỗi loại chứng từ nộp vào. Ô20: Người có thẩm quyền trong công ty đóng dấu, ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ và chịu trách nhiệm về nội dung đã được khai trên tờ khai Hải Quan. Mặt sau tờ khai là phần dành cho kiểm tra và nhận xét của cán bộ kiểm hoá. Ô21: Cán bộ kiểm hóa ghi tỷ lệ kiểm hóa và kết quả kiểm hóa. Ô22: Đại diện doanh nghiệp ký tên xác nhận kết quả kiểm tra sau khi cán bộ kiểm hóa kiểm tra thực tế lô hàng của mình và cho nhận xét. Ô23: Cán bộ kiểm hóa ký tên, ghi rõ họ tên và mã số của họ. Thường thì 01 tờ khai được phân cho 02 cán bộ kiểm hóa kiểm tra. Ô24: Lệ phí hải quan phải nộp: ghi số tiền đã nộp lệ phí bằng số và bằng chữ. Đối với hàng nguyên container thì 01 cont 20’ nộp lệ phí là 30.000 đồng, cont 40’ là 60.000 đồng. Hàng lẻ nộp theo trọng lượng cụ thể của hàng hoá. Ô25: Là ô để Lãnh đạo chi cục đóng dấu, ký tên và số hiệu để quyết định thông quan cho tờ khai hải quan. Nhân viên giao nhận phải khai báo đầy đủ và chính xác những nội dung trên tờ khai hải quan hiện hành theo yêu cầu của cơ quan Hải Quan. Những thông tin trên tờ khai Hải Quan phải phù hợp và trùng khớp với những chứng từ liên quan. d. Lệnh hình thức và phương thức kiểm tra hàng hoá: Sau khi hải quan đăng ký sẽ kiểm tra việc chấp hành pháp luật hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan và mức độ xử lý đối với bộ hồ sơ theo đề xuất của máy tính và của công chức đăng ký trên lệnh hình thức. Có 03 trường hợp sau: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ và quy trình kiểm tra kiểm tra theo từng mức độ cũng như trên ( phần nhập hàng ) - Luồng xanh (mức 01): Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan, cán bộ đăng ký chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục ký thông quan (Hàng được miễm kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa) - Luồng vàng (mức 02): Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan, cán bộ đăng ký chuyển hồ sơ qua bộ phận thuế, giá để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ, những thông tin về tên hàng hóa, mã số hàng hóa, giá hàng hóa…rõ ràng và phù hợp với chính sách thuế của nhà nước sẽ chuyển cho lãnh đạo chi cục ký thông quan (Hàng phải kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễm kiểm tra thực tế hàng hóa), nếu không hợp lệ và rõ ràng cán bộ giá thuế chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa để xác định hàng hóa và thuế suất của mặt hàng đó. - Luồng đỏ (mức 03): Hồ sơ sau khi đăng ký chuyển qua cán bộ kiểm tra giá thuế. Sau đó chuyển cho cán bộ kiểm tra hàng hóa. Chủ hàng sẽ phải xuất trình hàng hóa để công chức hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra xong nếu không có phát sinh, không vi phạm về thủ tục hải quan sẽ chuyển cho lãnh đạo chi cục ký thông quan (Hàng phải kiểm tra thực tế hàng hóa). Tùy tỷ lệ phân kiểm của lãnh đạo hải quan mà ngưởi chủ hàng phải xuất trình 5%, 10%, hay toàn bộ lô hàng để hải quan kiểm tra. Khi ký thông quan lãnh đạo chi cục sẽ ký vào lệnh hình thức ở mục hàng hóa được thông quan. CHƯƠNG III MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN A.A.A.S I. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN A.A.A.S TRONG QUÁ TRÌNH KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU HIỆN NAY 1.Những thuận lợi của công ty + Trước tiên, Công ty được sự lãnh đạo tài tình của ban quản trị năng động và đầy kinh nghiệm. Nhạy bén nắm bắt những thay đổi của thị trường và nhanh chóng đưa ra những biện pháp thích ứng với những sự thay đổi liên tục đó, giúp đáp ứng nhu cầu, đem lại hiệu qủa cao trong kinh doanh. + Đội ngũ nhân viên năng nổ, nhiệt tình là lợi thế cạnh tranh cho công ty. Họ luôn hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần to lớn trong việc nâng cao uy tín cho công ty. + Giám Đốc đã sớm nhận ra sự cần thiết trong ngành dịch vụ là cơ sở vật chất nên đã trang bị tiện nghi, hiện đại phục vụ tốt cho việc hoạt động kinh doanh của công ty. + Tên tuổi của công ty đã được khẳng định trên thương trường do chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động. + Sự tín nhiệm của nhiều khách hàng nội địa và các đối tác nước ngoài. + Mối quan hệ rộng rãi của BGĐ cùng với khả năng giao tiếp của đội ngũ Sales Marketing cũng là một lợi thế lớn hỗ trợ cho công tác khai thác thương vụ đạt hiệu quả cao, đem lại lợi nhuận thường xuyên cho công ty. + Có được mối quan hệ, kết hợp chặt chẽ, giữ các nhân viên với nhau trong công ty từ bộ phận chứng từ đến bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh. + Bộ phận giao nhận là những nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình và tốt nghiệp các trường cao đẳng, đại học chuyên ngành như: Ngoại thương, Cao đẳng kinh tế đối ngoại, kinh tế… Nắm vững nghiệp vụ hải quan, có quan hệ tốt với nhân viên hải quan và các cơ quan nhà nước có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. 2. Khó khăn - Công ty vẫn phải duy trì mức phí cao đối với khách hàng. - Hoạt động Marketing của công ty chưa mở rộng do chi phí cao và sự hạn chế của khách hàng khi sử dụng dịch vụ. - Sự cạnh tranh trên thương trường ngày càng gay gắt, quyết liệt làm giảm lợi nhuận của công ty. - Đối với công tác thủ tục hải quan: Vẫn còn phải chi những khoản tiền tiêu cực phí cho nhân viên hải quan và nhân viên cảng trong quá trình làm thủ tục hải quan nên làm giảm lợi nhuận và dễ làm hư hỏng những nhân viên trực tiếp thực hiện mà không trung thực do kê khai vượt quá số tiền đã chi, Việc này lãnh đạo công ty rất khó kiểm soát. Nhân viên chứng từ vẫn mắc sai sót và chậm trễ. - Pháp luật điều chỉnh hoạt động nhập khẩu hàng hóa còn chưa đồng bộ, chồng chéo và có quá nhiều văn bản hướng dẫn thay thế nên không thể cập nhật và bao quát được toàn bộ dẫn đến có sự sai sót. Mặt khác còn nhiều văn bản được người thực thi hiểu sai hoặc hiểu theo nhiều cách dẫn đến tiêu cực trong thi hành công vụ. - Còn phụ thuộc nhiều vào các đối tác cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa nên dẫn đến một số trường hợp phải trả mức phí cao và chậm trễ trong giao nhận hàng hóa nhập khẩu. II. TRIỂN VỌNG CỦA NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN A.A.A.S: Về định hướng của công ty - Với định hướng rõ ràng trong công tác thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty TNHH dịch vụ giao nhận AAAS của ban lãnh đạo công ty đó là: Nhanh chóng, chính xác, giảm tối đa các chi phí phát sinh, đưa ra giá dịch vụ thấp nhất có thể để cạnh tranh được với các công ty hoạt động cùng ngành. Phối kết hợp với bộ phận kinh doanh vận tải quốc tế hàng xuất nhập khẩu 2008 thực hiện được 50% lượng hàng nhập khẩu. Về thị trường - Thị trường giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu còn rất nhiều tiềm năng hiện nay tốc độ phát triển dịch vụ hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty là rất cao, tăng trung bình từ 30 đến 40%/ 01 năm. Về nhân sự - Công ty đang duy trì mức lương hợp lý và các khoản ưu đãi để nhân viên yên tâm công tác, có mức tưởng thưởng xứng đáng cho những thành viên hoàn thành xuất sắc công việc được giao. - Công ty hiện có một quy trình nghiệp vụ hợp lý, nhanh gọn. Luôn luôn đào tạo nhân viên theo hướng hiện đại hoá và song hành cùng những thay đổi của thị trường. Đưa lần lượt nhân viên đi học các lớp nghiệp vụ do Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, Tổng cục hải quan và cục hải quan TP. HCM tổ chức. Về cơ sở vật chất - Cơ sở vật chất và hệ thống công nghệ thông tin luôn được đầu tư đủ để thực hiện công việc. III. MỤC TIÊU ĐỀ RA VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN: - Giữ mức tăng trưởng của hàng xuất nhập khẩu. - Bắt đầu thực hiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu theo hướng áp dụng ISO 9001 trong công việc và hoàn thiện để xin chứng nhận vào giữa năm 2008. - Tuyển dụng thêm nhân viên mới cho bộ phận giao nhận: Thêm 02 nhân viên trong năm 2006 và 02 nhân viên trong năm 2007. - Hiện nay tuy đã thực hiện việc chuyên trách từng mảng trong quy trình nghiệp vụ nhưng vẫn còn chưa đồng bộ, mục tiêu trong thời gian tới phải chuyên môn hóa rõ ràng, đồng bộ từ khâu chứng từ cho đến khâu thủ tục hải quan và bàn giao hàng hóa cho khách hàng. Bên cạnh đó mỗi nhân viên phải nắm vững tất cả các khâu trong chuỗi nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu để phối kết hợp nhịp nhàng giữa các khâu và có thể thay thế bất cứ lúc nào cho bất cứ khâu nào khi có biến động về nhân sự. - Cần phải có nhiều đối tác cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa để nhận được mức giá cả hợp lý và tránh được tình trạng giao hàng chậm trễ. IV. CÁC GIẢI PHÁP: - Cải tiến trong khâu chuẩn bị chứng từ nhằm có thể khắc phục những nhầm lẫn, chậm trễ trong khâu chuẩn bị chứng từ. Để đạt được điều này cần thực hiện: + Đối với những công ty lớn là bạn hàng chính : công ty cần đặt biệt chú ý để đảm bảo việc thực hiện chứng từ luôn chính xác, rõ ràng & nhanh chóng nhằm tạo sự tin tưởng, thắt chặt mối quan hệ lâu dài. Để thực hiện được điều này, có thể dùng biện pháp cử nhân viên chuyên môn đảm trách phục vụ các khách hàng này. + Để giải quyết tình hình trên chứng từ, trong các hợp đồng ký kết với các đại lí hay các hãng tàu, nên thỏa thuận các điều khoản về phát hành B/L sau khi hàng lên tàu & điều khoản lưu container miễn phí trong một khoảng thời gian cụ thể cho khách hàng nhận hàng. + Tuyển thêm nhân viên phụ trách chứng từ bảo đảm cho chứng từ giao nhận được hoàn tất nhanh chóng, kịp thời. Có thể phân công chuyên đảm trách việc kiểm tra lại chứng từ đã hoàn thành nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối (bởi vì các chứng từ trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối) - Tránh các khoản chi bất thường, làm giảm lợi nhuận kinh doanh. Đưa ra mức khoán khi làm thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa chặt chẽ, hợp lý. Cương quyết không bồi dưỡng đối với những vấn đề mà công ty có thể khắc phục được mà không ảnh hưởng đến thời gian và chất lượng dịch vụ. - Từng bước khắc phục những sai sót trong khâu giao – nhận hàng để tổ chức tốt hơn nữa trong việc giao nhận hàng, làm hài lòng khách hàng. Để đạt được điều này cần thực hiện: + Tại kho bãi, phân thành từng nhóm phụ trách từng công việc cụ thể nhằm tránh tình trạng đùn đẩy công việc gây chậm trễ trong công tác giao nhận. + Luôn cập nhật kịp thời những thông tin chính xác có liên quan đến hàng hóa giao nhận để việc giao nhận được thực hiện trôi chảy, thuận tiện. - Giải phóng hàng nhanh, tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc giao nhận hàng nâng cao chất lượng dịch vụ. Về công tác kinh doanh : - Tăng cường bộ phận kinh doanh. Tìm kiếm khách hàng là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động giao nhận. Do đó, công ty phải đặt khách hàng vào vị trí trung tâm. Muốn tìm được ngày càng nhiều khách hàng công ty cần tăng cường hơn nữa đội ngũ Marketing với các hoạt động sau : Nghiên cứu thị trường trong nước, mặt dù thị trường này nhỏ nhưng chính đây là nơi mang lại lợi nhuận cho công ty. Năng động trong việc tìm kiếm khách hàng bằng cách dùng các phương tiện thông tin hiện đại (Telephone, fax, e-mail…) để liên lạc hoặc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Phân chia thị trường và phân công mỗi nhóm nhân viên phụ trách một số phân khúc thị trường cụ thể để không trùng nhau. So sánh dịch vụ của mình và dịch vụ của đối thủ cạnh tranh để tìm và phát huy những thế mạnh của mình, giúp tăng cường tính ưu việt dịch vụ công ty mình. Sau khi đã có được khách hàng, phải luôn phát huy mọi biện pháp tăng cường hợp tác kinh doanh nhằm giữa mối quan hệ làm ăn lâu dài bền vững. Thực hiện điều này bằng chính chất lượng dịch vụ của mình cùng với thái độ ân cần chu đáo làm hài lòng khách hàng. Tăng đáng kể lượng khách hàng nhờ hoạt động Marketing của công ty, từ đó tăng doanh thu, tạo tiền đề cho lợi nhuận tăng lên. Cũng cố và nâng cao uy tín trong ngành giao nhận, tạo sự chú ý đối với các nhà xuất nhập khẩu trong và ngoài nước. Tối đa hóa chất lượng dịch vụ và sự thỏa mãn nơi khách hàng. Ngày càng phát huy năng lực và trình độ của nhân viên. Giúp công ty nói riêng và ngành giao nhận nói chung ngày càng có thể đứng vững chắc cũng như ngày càng mở rộng hoạt động trên thị trường trong nước cũng như ngoài nước. V. KIẾN NGHỊ: 1. Với lãnh đạo công ty TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN AAAS: + Trong việc tuyển nhân viên cho bộ phận sale thì công ty nên tuyển những người học Đại Học, Cao Đẳng Ngoại Thương, Hàng Hải, Kinh Tế. Vì những trường này dạy có liên quan đến xuất nhập khẩu nói chung và giao nhận nói riêng và công ty cần phải tuyển thông qua hình thức trên báo hay tại các công ty cung ứng lao động thì nguồn lao động có rất nhiều trong việc tuyển chọn phù hợp nhu cầu của mình và trong việc tuyển chọn cho bộ phận sale thì công ty cần đặt ra các tiêu chuẩn: trình độ ngoại ngữ chuyên ngành, khả năng giao tiếp với khách hàng, chuyên môn trong nghiệp vụ giao nhận, nhạy bén … + Công ty cần khai thác nhiều hơn nữa các khách hàng trong và ngoài nuớc thông qua các phương tiện thông tin như internet vì hiện nay việc xuất nhập khẩu thông qua phương tiện này rất phát triển và khách hàng cũng đang dần quen thuộc với phương tiện này, cho nên công ty cần phải xây dựng Website của mình 1 cách ấn tượng gây sự chú ý khiến khách hàng khi lướt qua cũng phải dừng lại tìm hiểu, đồng thời trên web cần có nhiều thông tin hơn nữa trong các vấn đề dịch vụ giao nhận của công ty. + Công ty nên tăng cường bộ phận làm thủ tục hải quan vì khách hàng thường yêu cầu làm hàng trọn gói. Nếu có điều kiện, công ty nên cử nhân viên tham dự lớp làm thủ tục hải quan do tổng cục Hải Quan tổ chức. Khóa học hướng dẫn các doanh nghiệp làm thủ tục hải quan thật nhanh chóng, không bị sai và nâng cao trình độ cho nhân viên không những bộ phận kinh doanh, chứng từ… + Luôn đổi mới quy trình cho phù hợp với xu thế thị trường. + Tạo điều kiện cho nhân viên học tập nghiệp vụ và hỗ trợ kinh phí để họ nâng cao khả năng anh ngữ và một số ngoại ngữ khác như: Tiếng Hoa, Nhật, Pháp… - Cuối cùng, quy định cụ thể mức thưởng xứng đáng cho mỗi nhân viên khi họ tìm kiếm được khách hàng lớn cho công ty. Điều này khuyến kích tinh thần làm việc và phấn đấu của nhân viên, giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn. - Thiết kế công nghệ phần mềm cho bộ phận chứng từ hàng nhập để làm nhanh chóng cho việc chuẩn bị Manifest và chính xác làm Bill tránh việc chỉnh sửa để mau giải phóng hàng cho khách hàng. 2. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước liên quan - Nên sâu sát hơn với thực tế giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu để có định hướng đúng đắn trong công tác ban hành các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. - Việc cấp thẻ ưu tiên cho các doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật là rất tốt nhưng khi đưa quy định này vào thực hiện đã có những phát sinh gây phiền hà cho doanh nghiệp. Ví dụ doanh nghiệp đã có thẻ ưu tiên nhưng mạng máy tính của hải quan vẫn đưa ra những thông tin dẫn đến vô hiệu giá trị của thẻ. Nên chăng khi doanh nghiệp đã được cấp thẻ thì cho phép làm cam kết để được hưởng ưu tiên và nhanh chóng khắc phục phần mềm của cơ quan hải quan. - Tình trạng nhận tiền bồi dưỡng của doanh nghiệp tuy có đỡ hơn nhưng vẫn còn là gánh nặng cho chi phí giao nhận hàng hóa đặc biệt là hàng nhập khẩu. Vì vậy nên thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra nhân viên ngành và xử phạt thích đáng những đối tượng vi phạm. - Thực hiện nghiêm túc việc giải đáp thắc mắc cho doanh nghiệp, thời gian qua có thực hiện nhưng chỉ là cho có, chưa đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. - Yêu cầu nhân viên hải quan thực hiện đúng những quy định về thời gian làm việc và thời gian thông quan hàng hóa. ˜ HẾT ™