Đề tài Những kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng

BỘ CÔNG THƯƠNG Khoa Lý Luận Chính Trị Môn: Quản Trị Văn Phòng Đề tài: NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT CHO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TP.HCM, Ngày 24 tháng 5 năm 2011 DANH SÁCH NHÓM 8 STT Họ và Tên Nhiệm vụ Đánh giá 1 Phạm Tiến Anh 2 Trương Thị Mỹ Duyên 3 Nguyễn Ngọc Lân 4 Phạm Thị Bảo Ngọc 5 Lê Thị Yến Nhi 6 Trương Thị Phương 7 Trần Văn Duy Thanh 8 Nguyễn Hữu Thương MỤC LỤC @&? Lời Mở Đầu T rong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc đời, trong công việc khi bạn là một người nhân viên văn phòng. Bản thân mỗi người là một bộ phận của xã hội, xung quanh chúng ta có biết bao nhiêu các mối quan hệ: Gia đình, bạn bè hàng xóm, đồng nghiệp, làm ăn, ngoại giao...Vậy làm thế nào để chúng ta có thể dung hoà được tất cả các mối quan hệ đó? Đó là nhờ có kĩ năng sống hay còn gọi là kỹ năng mềm đấy các ban ạ! Hầu hết mọi người đều đồng ý rằng, kĩ năng mềm có thể ảnh hưởng tích cực đến các mối quan hệ của bạn. Biết cách đưa ra các thông tin rõ ràng mà người khác hiểu được có thể giúp cải thiện mối quan hệ của bạn và làm giảm bớt các vấn đề mà bạn có thể phải đối mặt. Vậy làm thế nào để bạn có được các kĩ năng đó và bạn sẽ vận dụng các kĩ năng đó vào thực tế cuộc sống của bạn như thế nào thì mời các bạn hãy tìm hiểu bài tiểu luận của chúng tôi. 1.Nội dung. 1.1.Cơ sở lý luận. 1.1.1. Khái niệm. Kỹ năng : là năng lực hay khả năng của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết (kiến thức hoặc kinh nghiệm) nhằm tạo ra kết quả mong đợi. Văn phòng: là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,tổ chức,là nơi thu thập, tổng hợp và sử lý thông tin phục vụ quản lý,điều hành và bảo đảm các điều kiện vật chất,kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vd: văn phòng ủy ban nhân dân,văn phòng công ty,văn phòng đại diện,văn phòng tòa án,văn phòng trường đại học công nghiệp. Nhân viên văn phòng: là những người làm việc trong một cơ quan tổ chức công ty, doanh nghiệp. 1.1.2. Các kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng. 1.1.2.1. Kỹ năng giao tiếp Khái niệm: Giao tiếp giỏi không có nghĩa là bạn phải là một nhà hùng biện xuất sắc hoặc nhà văn tuyệt vời. Nó cũng không có nghĩa là bạn buộc phải thể hiện bản thân mình thật tốt trước mặt người khác. Kỹ năng giao tiếp được thể hiện ở việc bạn thuyết phục người khác như thế nào và kết quả ra sao? Hãy nhớ, giao tiếp cũng giống như việc bạn viết một bản báo cáo cũng cần có sự thống nhất, yếu tố thuyết phục về nội dung và một phong thái bình tĩnh, tự tin khi thể hiện (từ trang phục, đầu tóc đến bước đi và cách bạn chuyện trò với những người xung quanh). Thêm nữa luôn kiên nhẫn giải thích cho các thành viên khác trong nhóm làm việc cũng là cách bạn đang rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bản thân. Phong cách giao tiếp: Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65%. Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7%. Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38% Giao tiếp ngôn ngữ: Ngôn ngữ là phương tiện để biểu đạt ý nghĩ của mỗi người. Khi bạn muốn nói chuyện hoặc trao đổi thông tin với một ai đó thì bạn phải sử dụng ngôn ngữ để truyền tải những thông điệp mà bạn muốn bày tỏ. Ngôn ngữ là một công cụ giao tiếp mà chúng ta luôn sử dụng nó hàng ngày. Nhưng để việc giao tiếp có hiệu quả hơn và truyền tải được những thông tin mà bạn muốn nói một cách rõ ràng và chiếm được cảm tình của người khác là điều mà ai cũng cần học hỏi. Trong giao tiếp sử dụng ngôn ngữ, bạn cần chú ý Âm điệu của lời nói: Vừa phải, dễ nghe, không cao giọng quá, nói to quá hoặc nói nhỏ quá... Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề đang thảo luận, tránh để tư tưởng bị phân tán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện. Khi đối tượng giao tiếp đang nói thì ta nên lắng nghe, tuyệt đối tránh ngắt lời hoặc cướp lời của người nói khi họ chưa nói hết ý của họ. Trong khi giao tiếp nên tránh "thao thao bất tuyệt" mà không chú ý đến thái độ của đối tượng giao tiếp. Hoặc đưa ra nhiều câu hỏi cùng một lúc khiến người khác không kịp trả lời. Khi nói về một chủ đề nào đó, nếu ta không được rõ thì lúc này nên lắng nghe chứ không nên "nói bừa", nghĩa là phải đảm bảo sự thành thật và chính xác trong lời nói của mình. Không nên bảo thủ chỉ coi trọng ý kiến của mình mà không tôn trọng ý kiến của người khác. Giao tiếp phi ngôn ngữ: Chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ thể, thể hiện nét mặt, ánh mắt diễn tả ý nghĩa những gì chúng ta định nói. Kĩ năng này rất quan trọng vì nó sẽ giúp cho việc giao tiếp của bạn đạt hiệu quả hơn. Hãy cố gắng kết hợp việc giao tiếp không dùng ngôn ngữ với những gì bạn đang nói để thông điệp của bạn mang ý nghĩa điều bạn muốn nói. Những biểu hiện có tác dụng tích cực trong giao tiếp không dùng ngôn ngữ mà bạn nên học tập và sử dụng: • Khi nói chuyện hoặc trao đổi một vấn đề nào đó thì bạn phải quay mặt về hướng của đối tượng giao tiếp, ở tư thế ngang tầm có thể cùng đứng hoặc cùng ngồi, tránh ở tư thế cao hơn hoặc thấp hơn nhiều so với đối tượng của mình. • Nét mặt luôn thể hiện sự niềm nở, biểu hiện sự quan tâm tới lời nói của đối tượng, tuỳ theo nội dung câu chuyện mà thể hiện sự lo lắng, đồng cảm hoặc vui vẻ.. • Trong khi giao tiếp bạn nên nhìn vào mắt duy trì ánh mắt với đối tượng giao tiếp. • Có những biểu hiện tán đồng hoặc thể hiện sự lắng nghe như: gật đầu... Bạn nên hạn chế những hành động sau vì những hành động này không có tác dụng tích cực tới cuộc nói chuyện của bạn: • Không nhìn vào đối tượng giao tiếp. • Nét mặt cau có, chau mày... • Mắt nhìn đi nơi khác trong khi đối tượng đang nói. • Có những hành động thể hiện không quan tâm tới lời nói của đối tượng như: đọc sách, báo, tài liệu, luôn liếc mắt nhìn đồng hồ hoặc làm một việc riêng nào đó... • Nét mặt thể hiện sự bồn chồn, nóng lòng có vẻ như đang vội vàng đi đâu đó không chú ý tới đối tượng mình đang nói gì... Để việc giao tiếp của bạn đạt hiệu quả, để đối tượng giao tiếp của bạn cảm thấy được tôn trọng, để bạn và đối tượng hiểu rõ hơn về các thông tin cùng trao đổi thì bạn cần chú ý lắng nghe và có sự phản hồi. Lắng nghe: Lắng nghe là khả năng đón nhận và hiểu những thông điệp mà đối tượng muốn nói. Hãy tỏ ra là bạn đang chú ý tới người nói bằng cách gật đầu hay phản ứng đáp lại bằng những câu ngắn gọn thể hiện sự chăm chú của bạn như: ừ, à, thế à, vậy ư... Đừng ngắt lời người nói khi bạn đang nghe! Hãy lắng nghe và sẵn sàng tiếp thu chủ đề, không nên chỉ trích phê phán. Phản hồi: Có nghĩa là sử dụng những từ ngữ của mình để nhắc lại nội dụng câu chuyện mà đối tượng đang nói bằng những câu tóm tắt ngắn gọn. Mục đích là: Để mình hiểu rõ và chính xác về những thông tin mà đối tượng đưa ra, tránh hiểu nhầm như kiểu "ông nói gà, bà nói vịt". Đôi khi chúng ta nghĩ là chúng ta hiểu được người nói nhưng thường là chúng ta lại không hiểu! Trong trường hợp đó, hãy sử dụng kĩ năng này để giúp ta hiểu hơn về những thông điệp mà người nói đang đề cập. Vai trò: Vai trò của hoạt động và giao tiếp trong đời sống của con người:Con người sinh ra và lớn lên không thể thiếu được hoạt động và giao tiếp. Hoạt động (cụ thể là lao động) và giao tiếp giúp phân biệt loài người với loài vật, giảm bớt phần "con" trong con người, và làm tăng thêm phần "người". Hoạt động giúp con người ngày càng tiến hóa hơn, phát triển hơn. Còn giao tiếp giúp con người mở rộng thêm được kiến thức, phát triển các mối quan hệ xã hội thứ không thể thiếu được trong sinh hoạt hằng ngày của con người... Nếu con người không hoạt động, không giao tiếp thì sẽ ngày càng trở nên ù lì, chậm chạp, không tiến bộ..Điều này làm con người càng ngày càng trở về với thời kỳ nguyên thủy hơn... Ví dụ thực tiển: Sinh viên là đội ngũ kế thừa có nhiều khả năng và sức mạnh nội tại để tạo nên những thay đổi mang tính đột phá. Tuy nhiên, suốt một khoảng thời gian dài, sinh viên Việt Nam được đánh giá cao về năng lực học tập, về trí tuệ nhưng về khả năng thích nghi và thích ứng trong công việc và cuộc sống thì vô cùng hạn chế. Rất nhiều những cử nhân đại học phải đi học lại kỹ năng và theo đánh giá chung của rất nhiều nhà tuyển dụng, đa phần sinh viên mới ra trường đều yếu về giao tiếp. Điều đó trở thành rào cản làm hạn chế sự thành công và thành đạt của các bạn sinh viên. Chính vì vậy, việc học và rèn luyện về kỹ năng giao tiếp là điều không thể bỏ qua Theo điều tra của Viện nghiên cứu giáo dục Việt Nam, có 37% không tìm được việc làm do thiếu yếu tố kỹ năng thực hành xã hội (làm việc theo nhóm, khả năng tư duy độc lập, sáng tạo, giao tiếp...). 83% sinh viên ra trường bị các nhà tuyển dụng đánh giá là thiếu kỹ năng sống, con số giật mình này được nêu tại buổi tọa đàm “Những kỹ năng thực hành xã hội cần thiết cho sinh viên” do Viện Nghiên cứu giáo dục Việt Nam tổ chức vào ngày 9-12. Thành công mà không thành đạt. khó khăn lớn nhất trong việc đưa KNS vào nhà trường hiện nay là vấn đề đội ngũ. Không có nhân lực nhiều giảng viên phải kiêm nhiệm công tác chuyên môn với dạy KNS. Song, đối với SV, KNS không chỉ giới hạn là những kỹ năng về giao tiếp ứng xử mà còn bao gồm các kỹ năng mềm (kỹ năng ra quyết định, làm việc nhóm,kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian....) - nhân tố quan trọng quyết định sự thành đạt trong công việc, học tập của mỗi cá nhân. Lý do thiếu kỹ năng sống đó là do SV không chịu tham gia vào các hoạt động ngoại khóa của trường, thiếu thông tin thực tiễn khiến cho SV suy nghĩ máy móc, thụ động trước những thay đổi của cuộc sống. Ưu điểm: Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta Có được sự phản hồi từ người nghe; Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe . Truyển tải những thông điệp. Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp. Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của một công ty với hơn 50000 nhân viên, người ta đã cho rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố mang tính quyết định trong việc tuyển chọn một người quản lý. Cuộc điều tra do trường Đại học Thương mại Pittsburgh của đã chỉ ra rằng các kỹ năng giao tiếp bao gồm cả việc trình bày nói và viết cũng như khả năng làm việc với người khác là những yếu tố chính tạo nên thành công trong nghề nghiệp. Nhượt điểm: Mặc dù càng ngày người ta càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của các kỹ năng giao tiếp, nhưng nhiều cá nhân vẫn đang chật vật vì điều này, họ không thể trao đổi những suy nghĩ và ý tưởng của họ một cách hiệu quả ở cả ở dạng nói hay viết. Sự hạn chế này khiến họ gần như không thể thể hiện được hết khả năng của mình trong công việc cũng như không tiến thân được. Truyền đạt được thông điệp của mình là yếu tố tối quan trọng để phát triển. Để làm được điều này, bạn phải hiểu thông điệp của mình là gì? Đối tượng của thông điệp đó là ai? Và thông điệp đó sẽ được lĩnh hội như thế nào? Bạn cũng cần phải cân nhắc bối cảnh xung quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của mình ví dụ như tình huống thực tế hay bối cảnh văn hóa. Những rào cản trong giao tiếp có thể phát sinh trong bất kỳ giai đoạn nào của quá trình giao tiếp (bao gồm người gửi thông điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền thông điệp, người nhận thông điệp, và những phản hồi lại thông điệp) và có nguy cơ gây nên sự hiểu lầm và lẫn lộn. 1.1.2.2. Hợp tác và làm việc nhóm Khái niệm:Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ chia sẻ: “Các nhà quản lý luôn mong muốn nhân viên của họ có mối quan hệ tốt với nhau vì điều này sẽ làm tăng hiệu quả công việc, chính vì vậy một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện đó là kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm. Để hợp tác và làm việc nhóm thành công cần dựa trên nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng và thống nhất”. Vai trò: Tinh thần đồng đội là một trong những bí quyết quan trọng của sự thành công của doanh nghiệp, cũng là một trong những tiêu chuẩn để doanh nghiệp, cũng là một trong những tiêu chuẩn để doanh nghiệp chọn lựa nhân viên. Tinh thần đồng đội của nhân viên là nhân tố quan trọng nhất quyết định thành quả vên là nhân tố quan trọng nhất quyết định thành quả công tác. Tinh thần đồng đội của nhân viên được biểu hiện bởi ý thức hợp tác, sự phối hợp hài hoà, lấy lợi ích của doanh nghiệp làm trọng, yêu nghề, đoàn kết với đồng nghiệp trong tổ chức doanh nghiệp. Mỗi một nghiệp làm lợi ích cao ngất, phấn đấu không mệt mỏi vì mục tiêu chung. Chỉ khi nhân viên tự giác nghĩ tới lợi ích chỉnh thể của doanh nghiệp, thì khi gặp khó khăn sẽ tìm kiếm nguyên nhân, nghĩ cách để giải quyết tốt những khó khăn đó, mà không lo ngại phải va chạm với các bộ phận tương quan trong công việc, cũng sẽ không chi li tính toán vì sự bất đồng ý kiến giữa đồng nghiệp với nhau, giữa nhân viên với nhau để đạt tới sự đoàn kết chân thành, hợp đồng tác chiến, xây doanh nghiệp dựng một hình tượng doanh nghiệp có sức tập hợp mạnh mẽ. Đồng thời, tinh thần đồng đội cũng rất có ích cho chúng ta xử lý vấn đề mối quan hệ giữa phát triển cá nhân và phát triển doanh nghiệp, nhân viên sẽ không chi li tính toán được mất nhất thời của mình, mà biết nhìn xa hơn, làm việc hết mình vì sự nghiệp chung, thật sự hoà mình vào sự phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ thực tiển: Nền sản xuất hiện đại với những cỗ máy công suất cực lớn hoạt động phối hợp nhịp nhàng trong dây chuyền sản xuất đồ sộ buộc chúng ta phải có tư duy và thói quen văn hoá mới. Giới trẻ ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường rất cần được làm quen với phong cách làm việc theo nhóm. Trong trường học thay vì phương pháp cổ xưa "thấy giảng, trò ghi" như hiện nay, học sinh cần được phân công tìm hiểu những phần khác nhau của vấn đề do người thấy đưa ra để rồi cùng báo cáo, trao đổi và phản biện để tìm ra lời giải đáp cho vấn đề cần nghiên cứu. Ưu điểm: Nhóm có thể đưa ra những giải pháp sáng tạo Việc ra quyết định theo nhóm xác nhận một cách gián tiếp sự đồng thuận giữa những người phải thực thi quyết định Nhóm có nhân viên với các kỹ năng khác nhau nhằm mục đích bổ sung những kỹ năng riêng biệt để tháo gỡ các vấn đề nan giải Nhóm có thể thu thập được nhiều thông tin và học hỏi nhiều kinh nghiệm, bí quyết hơn nhờ có nhiều thành viên. Nhóm có thể tạo ra sự giao tiếp và hợp tác tốt hơn trong tổ chức Nhượt điểm: Tuy nhiên, những lợi ích này phải đánh đổi bằng một cái giá nhất định. Việc xây dựng nhóm với các thành phần phù hợp về lãnh đạo, nguồn lực và nhân viên… sẽ mất khá nhiều thời gian, đồng thời việc quản lý những nhóm như thế này cần phải có những kỹ năng đặc biệt. Khác với những công việc thông thường, các nỗ lực và sự phối hợp của nhóm đòi hỏi phải được theo dõi và quan tâm liên tục. Ngoài ra, còn có nguy cơ là các thành viên trong nhóm không thể hợp tác với nhau để hoàn thành mục tiêu chung, hoặc sự khác biệt giữa các cá nhân hay tính tư lợi có thể làm suy yếu các mối liên kết cần thiết để thành công. Trong một chừng mực nào đó, nhóm là một thử nghiệm mang tính mạo hiểm và không phải lúc nào cũng có thể nhìn thấy trước sự thành công. 1.1.2.3. Khả năng thích ứng Khái niệm:Khả năng thích ứng là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với những người muốn đạt đến trình độ chuyên nghiệp. Khi bạn làm việc chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng thích ứng với mọi điều kiện môi trường cũng như mọi sự thay đổi của công việc: “Để thành công trong bất kì tổ chức nào, bạn cũng cần phải có niềm đam mê, chí cầu tiến và không ngừng phát triển các kỹ năng để có thể thích ứng được với các nhu cầu khác nhau của tổ chức”, ngài Sakiras chia sẻ thêm. Vai trò: Thích ứng là một điều kiện quan trọng để tồn tại, phát triển, và thành công. Phàm tất cả mọi sinh vật trên thế giới này, sinh vật nào biết thích ứng với hoàn cảnh xung quanh mình, thì dù có mỏng dòn yếu ớt vẫn có thể tồn tại và phát triển. Còn sinh vật nào không biết thích ứng, thì dù có mạnh mẽ hay vững chắc tới đâu, cũng sẽ không phát triển được nếu không muốn nói là bị tiêu diệt . Đối với các tôn giáo cũng thế, hễ biết thích ứng với hoàn cảnh chung quanh, với những tình huống luôn luôn thay đổi, thì sẽ tồn tại và phát triển. Không chịu thích ứng thì sẽ bị luật đào thải loại trừ. Sự thích ứng có vai trò hết sức to lớn đối với cuộc sống của mỗi cá nhân. Trong công việc, nếu cá nhân đã thích ứng thì hiệu quả lao động sẽ cao hơn, tốn ít sức lực, không bị căng thẳng, mệt mỏi, khả năng phục hồi sức lao động nhanh hơn. Ngoài ra, sự thích ứng còn giúp cho con người sáng tạo trong công việc, lạc quan, vui vẻ, thoải mái, không có sự gò ép… Trong cuộc sống, khi con người có khả năng thích ứng nhanh sẽ mang lại cho họ nhiều thuận lợi so với người thích ứng chậm. Họ dễ dàng hòa nhập với môi trường và đáp ứng tốt với những tác động của môi trường, kể cả tác động tích cực và tiêu cực. Người thích ứng chậm, trước những tác động bất lợi dễ bi quan, chán nản, không có đủ ý chí để vươn lên khắc phục khó khăn. Trong đào tạo nghề nghiệp, việc thích ứng với nghề là rất quan trọng. Nếu cá nhân thích ứng với quá trình đào tạo nghề thì hiệu quả và chất lượng đào tạo sẽ cao hơn. Việc thích ứng với hoạt động đào tạo nghề sẽ giúp cho sinh viên nhanh chóng tiếp thu các tri thức, kĩ năng, kĩ xảo nghề nghiệp. Quá trình tiếp thu sẽ giảm bớt sự căng thẳng, mệt mỏi. Người học sẽ tích cực, chủ động và sáng tạo trong việc lĩnh hội tay nghề, say mê với công việc. Khi ra trường họ không bỡ ngỡ với công việc, và bắt tay vào lao động nghề nghiệp với chất lượng cao. Việc thích ứng nhanh còn có tác dụng đối với sức khỏe, tránh được sự căng thẳng, mệt mỏi Ví dụ thực tiển: Cuốn sách"Sống còn hàng ngày: Tại sao người thông minh lại làm điều ngu ngốc" của Laurence Gonzales, một giảng viên tại Phòng thí nghiệm quốc gia Lawrence Livermore. Trong cuốn sách này, Gonzales nói về những sai lầm ngớ ngẩn mà chúng ta mắc phải khi hành động theo một tư duy không phù hợp với yêu cầu của tình hình thực tế.Ông giải thích rằng một trong những lý do xảy ra điều này chính là cách thức bộ não xử lý những thông tin mới. Nó tạo ra cái mà ông gọi là "lập trình hành vi", hoặc các mô hình tư duy đã thiết lập nên hầu hết các hành động của chúng ta. Ví dụ, trong quá trình trưởng thành, chúng ta hình thành những suy nghĩ của riêng mình cho việc buộc giày. Thông qua thực hành, những tư duy về hành động này đã được hình thành cố định, và sau đó chúng ta luôn tự động làm theo vậy mà không cần bận tâm gì. Một ví dụ khác của mô hình tư duy là chúng ta biết tránh né khi có một vật gì đó ném vào chúng ta. Ưu điểm: Việc lập trình và thích ứng khiến cuộc sống đơn giản hơn, khiến chúng ta làm việc hiệu quả hơn, nhanh hơn. Nó không những chỉ ảnh hưởng đến hành động của chúng ta mà còn ảnh hưởng đến nhận thức và lòng tin. Nhượt điểm: nó sẽ khiến ta lơ đãng với những thông tin quan trọng từ môi trường xung. Nói cách khác, các mô hình tư duy khiến chúng ta bỏ qua tính chân thực của tình huống, và bác bỏ các tín hiệu bởi vì tư duy chúng ta đã mặc định như vậy.  1.1.2.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề Khái niệm :“Hãy luôn đặt mình trong tư thế sẵn sàng cho mọi sự cố có thể xảy ra trong quá trình lao động. Hãy suy nghĩ đến thời gian bạn giải quyết vấn đề, cách bạn tiếp cận vấn đề, làm thế bạn giải quyết vấn đề và kết quả..Trong thực tế, kỹ năng giải quyết của bạn có tốt hay không được đo lường bằng kết quả bạn thu được,...”, Ann Spoor, giám đốc quản lý của trung tâm Cave Creek tâm sự. Các bước của kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhìn nhận và phân tích: Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu...?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì...? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng. Xác định chủ sở hữu của vấn đề: Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết. Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại” Hiểu vấn đề: Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?; Vấn đề xảy ra ở đâu?; Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?; Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không? Ở đây ta cần tìm hiểu vấn đề bằng cách đặt ra những câu hỏi. Tính chất của vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)? Yêu cầu chỉ thị của cấp trên là gì? Nguồn lực để giải quyết vấn đề? Vấn đề này có thuộc quyền giải quyết của mình hay không? Bản chất của vấn đề là gì? Những đòi hỏi của vấn đề? Mức độ khó - dễ của vấn đề? Chọn giải pháp: Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả. Thực thi giải pháp:Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v... Đánh giá:Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau. Vai trò: Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills) là một trong những kỹ năng rất cần thiết trong học tập và làm việc bởi cuộc sống là một chuỗi những vấn đề đòi hỏi chúng ta phải giải quyết mà không vấn đề nào giống vấn đề nào và cũng không có một công thức chung nào để giải quyết mọi vấn đề. Điều quan trọng là chúng ta phải tự trang bị cho mình những hành trang cần thiết để khi vấn đề nảy sinh thì chúng ta có thể vận dụng những kỹ năng sẵn có để giải quyết vấn đề đó một cách hiệu quả nhất. hầu hết các công việc trong lĩnh vực quản lý tài chính doanh nghiệp đều liên quan đến giải quyết vấn đề, sử dụng mối liên hệ giữa trực giác và khả năng phân tích. Các giám đốc tài chính cần có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt thì mới đem lại kết quả tốt và đem lại lợi nhuận cao cho công ty. Ví dụ thực tiễn: Nếu Bạn mơ ước trở thành một ca sĩ nổi tiếng nhưng bạn chưa biết cách nào để đạt được. Đó là vấn đề của bạn. Bạn tìm đủ mọi cách: đi học, nghe, xem thần tượng của mình hát, luyện tập ngày đêm… Đến một ngày đẹp trời, bạn ra đường, người ta vây lấy bạn, tặng thật nhiều hoa và quà, gọi bạn là ca sĩ X, Y và xin chữ ký. Nghĩa là bạn đã trở thành ca sĩ nổi tiếng như hằng mơ ước. Bạn có hạnh phúc khi đạt được mơ ước không? Chắc là có, ít nhất là trong thời gian đầu của ánh hào quang. Như vậy, vấn đề trở thành ca sĩ nổi tiếng của bạn đã được giải quyết. Lúc này bạn có còn gì mơ ước nữa không? Phải có chứ! Bạn lại mơ ước nhiều điều khác. Và bạn lại tiếp tục tìm cách giải quyết. Ưu điểm:Giúp chúng ta có quyết định nhanh chống và sáng suốt hơn,giải quyết vấn đề tốt làm ta không tốn nhiều thời gian và công sức tiền của…vv… Nhượt điểm:Là khó tiềm ra phương pháp hợp lý, khi tìm được phương pháp tốt thì lại không thực hiên được. 1.1.2.5. Kỹ năng quan sát Khái niệm: Là khả năng thực hiện một nhiệm vụ hay công việc quan sát theo một mục tiêu xác định trên cơ sở những tri thức, kỹ năng, thái độ có liên quan và theo một quy trình và hệ tiêu chuẩn nhất định. Vai trò: Trong công tác kiểm định, kỹ năng quan sát được sử dụng rất phổ biến khi đoàn (đánh giá ngoài) đến CSDN để thu thập thông tin. Cùng với nhiều kỹ năng khác, kỹ năng quan sát giúp kiểm định viên: Thu thập được những nhận định cụ thể, khách quan nhằm đánh giá công tác tự kiểm định của CSDN; Đối chiếu các thông tin, sự kiện quan sát với dữ liệu tự kiểm định nhằm nâng cao độ tin cậy của các kết quả của quá trình kiểm định chất lượng dạy nghề. Thu thập bổ sung những thông tin và sự kiện để minh chứng một số vấn đề nẩy sinh trong quá trình kiểm định chất lượng CSDN (Đó có thể là những mặt đạt được của CSDN nhưng khi tự kiểm định CSDN chưa nhận ra được). Cung cấp thông tin định tính để bổ sung cho các thông tin định lượng trong điều tra thu thập minh chứng để đánh giá các tiêu chuẩn. Kiểm định viên nếu nắm vững kỹ năng quan sát sẽ: Phối hợp cùng các kỹ năng khác như kỹ năng thu thập minh chứng, kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng xây dựng sự tự tin…. trong quá trình kiểm định CSDN để đạt kết quả tốt nhất. Có những nhận định chính xác để thực hiện công tác kiểm định trung thực, khách quan hơn. Ví dụ thực tiển: Quan sát cách bố trí mặt bằng kiến trúc của nhà trường; Quan sát cơ sở vật chất, tiện nghi phục vụ học tập cho học sinh - sinh viên (thư viện, phòng thí nghiệm, phòng thực hành, phòng máy tính, hiệu sách, khu vui chơi - giải trí, ký túc xá và các dịch vụ khác...); Quan sát hoạt động của đội ngũ giảng viên và cán bộ của nhà trường; Quan sát hoạt động của các lớp học lý thuyết và xưởng thực hành; Quan sát về sự tương tác giữa mọi người trong trường; văn hóa nhà trường và cơ chế nâng cao chất lượng hiện có của nhà trường. Ưu điểm: Không cần dựa vào nhân chứng vì họ có thể không nhớ hết hoặc chính xác được các chi tiết. Quan sát là cách tốt để xác minh tuyên bố của một người nào đó vì tự mình thấy thì sẽ biết tuyên bố đó có đúng hay không. Nếu trực tiếp ở hiện trường xảy ra sự kiện có thể lấy được những chi tiết thuyết phục; Quan sát trực tiếp giúp kiểm định viên hiểu hơn về sự kiện, một vấn đề hay một con người. CSDN khi đã đưa ra những minh chứng cho một số tiêu chí kiểm định có liên quan đến đơn vị của mình, Kiểm định viên cần quan sát trực tiếp toàn bộ các minh chứng đó. Khi nói chuyện với mọi người, hãy quan sát phản ứng của họ: Họ có nhìn đi chỗ khác khi bạn hỏi những câu hỏi nhạy cảm không? Quan sát xung quanh họ: Bàn làm việc bừa bãi hay ngăn nắp; trên tường treo loại tranh gì? Tất cả những điều này càng được quan sát cụ thể thì càng giúp Kiểm định viên có được những nhận định khách quan trong quá trình đánh kiểm định. Người kiểm định viên giỏi không chỉ nói cho chúng ta biết là anh ta quan sát thấy cái gì mà quan trọng là thứ anh ta quan sát được có thể giúp anh ta đánh giá chính xác những minh chứng mà CSDN đã đưa ra. Nhượt điểm: Đôi khi quan sát cũng mang tính mập mờ không chính xác, không phải tất cả các sự vật, hiện tượng được quan sát thấy đều trở thành các thông tin trong kiểm định mà phải biết lựa chọn những sự kiện, trên cơ sở mục tiêu quan sát xác định. Vì không phải tất cả mọi chi tiết quan sát thấy đều liên quan đến những yếu tố minh chứng cần thiết trong quá trình kiểm định. 1.1.2.6. Giải quyết mâu thuẫn Khái niệm:Khả năng thuyết phục, thương lượng và giải quyết mâu thuẫn là điều quan trọng nếu bạn muốn thăng tiến trên con đường sự nghiệp của mình. Cũng theo ông Sarikas: “Bạn cần phải có những kỹ năng để phát triển các mối quan hệ có lợi cho công ty của bạn, thuyết phục khách hàng, thương lượng các phương án hợp lý và giải quyết các mâu thuẫn cá nhân,... Khi bạn có thể giải quyết các mâu thuẫn đồng nghĩa với việc bạn đang rèn luyện dần tố chất quản lý, giúp dung hòa các mối quan hệ. Điều này góp phần không nhỏ vào thành công sau này của bạn...”. Vai trò phương pháp giải quyết mâu thuẩn: Có ba loại mâu thuẫn thường gặp: Công việc: bất đồng về công việc đang thực hiện Mối quan hệ: mâu thuẫn xuất phát từ mối quan hệ giữa bạn và người kia Quan điểm: hai người có cách nhìn nhận vấn đề khác nhau Dù cho tính chất của mâu thuẫn như thế nào, đừng đem cảm xúc cá nhân vào câu chuyện. Mâu thuẫn sẽ dễ dàng được giải quyết bằng những cái nhìn khách quan thay vì cảm xúc cá nhân.Ngoài ra, hãy chuẩn bị đủ thời gian cho buổi nói chuyện này để bạn có thể tìm được giải pháp. Hãy nói chuyện trực tiếp, ở một nơi riêng tư nếu có thể, đừng dùng email hay điện thoại chỉ vì bạn cảm thấy ngại, vì email hay điện thoại sẽ hạn chế những hiệu quả của một cuộc trao đổi nghiêm túc. Xác định mối quan tâm chung:Để bắt đầu một cuộc nói chuyện khó khăn một cách đúng đắn, điều quan trọng là bạn và đồng nghiệp của mình phải xác định những gì cả hai đang có cùng quan điểm. Có thể đó là mục tiêu chung của cả nhóm, hay những quy định cả hai cùng đồng ý. Hãy thử bắt đầu "Cả hai chúng ta đều muốn có một kế hoạch tốt để giúp công ty phát triển lên một nấc mới." hoặc "Chúng ta đã từng có chung quan điểm về quyết định này." Hãy nhớ rằng, đây phải là mục tiêu chung mà cả bạn lẫn người đồng nghiệp kia thật sự quan tâm, chứ không phải là điều bạn cho rằng anh ấy cũng quan tâm. Điều này sẽ cho người kia thấy rằng bạn thật sự muốn điều tốt cho cả hai bên, chứ không phải là bạn chỉ quan tâm đến bản thân bạn. Hãy biết lắng nghe:Cho dù bạn nghĩ rằng bạn đã hiểu quan điểm của đồng nghiệp mình, bạn nên lắng nghe những gì anh ấy nói. Bạn có thể đặt những câu hỏi giúp bạn hiểu thêm về cách nhìn nhận vấn đề của anh ấy và xác định rõ hơn liệu bạn đang gặp bất đồng về quan điểm, về trách nhiệm công việc hay về lợi ích mỗi bên. Như vậy, bạn sẽ không phải "đoán xem điều gì xảy ra" mà phải chủ động lắng nghe. Đừng giả vờ nghe mà phải lắng nghe và hiểu những gì anh ấy nói. Lắng nghe một cách chủ động và cởi mở khi đồng nghiệp của bạn giải thích có thể giúp bạn hiểu thêm về những thông tin quan trọng đem lại giải pháp cho bất đồng bạn đang gặp phải. Hoặc bạn có thể giúp anh ấy một vài lời khuyên mà anh ấy đang cần. Một không khí cởi mở, thân thiện sẽ giải quyết vấn đề tích cực hơn.Về phía bạn, hãy mở lòng để chia sẻ vấn đề của bạn. Đừng chỉ trích hay đổ lỗi cho người khác, hãy cho anh ấy biết mục tiêu của bạn. Nếu anh ấy có những câu hỏi thẳng thắn, hãy cho anh ấy cơ hội để nói hết những gì làm anh ấy hiểu nhầm. Đưa ra giải pháp:Khi mọi thứ đã được làm rõ, hãy đưa ra giải pháp. Sử dụng những thông tin bạn có được trong buổi nói chuyện đó để đưa ra một giải pháp mới tốt nhất cho cả hai bên. Đừng để trong lòng những ý kiến gây tranh cãi. Nếu đồng nghiệp của bạn không đồng ý với giải pháp bạn đề xuất, hãy cố gắng kéo anh ấy vào quá trình giải quyết vấn đề rốt ráo và có lợi cho cả hai bên. Nếu tình hình trở nên tệ hơn: Cho dù bạn đã có chuẩn bị chu đáo, vẫn có khả năng cuộc nói chuyện sẽ trở nên tồi tệ hơn. Những cuộc trao đổi sẽ trở thành cuộc đấu khẩu nếu một trong hai bên đưa vào những cảm xúc cá nhân. Nếu bạn bắt đầu cảm thấy không khí nóng lên, hãy tìm cách đưa câu chuyện trở về những mối quan tâm chung. Hãy tập trung vào mối quan hệ trong tương lai. Bạn có thể không giải quyết được mâu thuẫn dựa trên những vấn đề của quá khứ, nhưng bàn về những mối quan tâm trong tương lai, bạn có thể hòa giải bất đồng.Nếu đồng nghiệp của bạn trở nên quá khích, tốt nhất bạn nên tạm ngưng buổi nói chuyện. Bạn có thể ra khỏi phòng hoặc tạm thời ngưng tranh cãi để quan sát tình hình xung quanh. Cách này sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì tiếp theo. Bạn có thể thử thay đổi cách nói chuyện: dùng bảng, dùng giấy để thảo luận, thậm chí có thể đề nghị tiếp tục câu chuyện trong lúc ăn tối. Bạn sẽ tạm thời ngăn sự quá khích của anh ấy, cũng như tránh làm tăng sự mâu thuẫn giữa hai người. Nếu tất cả những cách này đều không hiệu quả, hãy rút lui và tìm một người thứ ba để giải quyết. Ví dụ thực tiển: Xung đột - mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi, có thể xảy ra ở mọi cấp độ trong một doanh nghiệp. Khi mâu thuẫn, xung đột không được giải quyết hay giải quyết không thỏa đáng, sẽ đẩy doanh nghiệp rơi vào tình trạng hỗn loạn, suy thoái. Lãnh đạo doanh nghiệp phải nhận diện được các mâu thuẫn, tìm ra nguyên nhân và các bước giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả nhất.. Ưu điểm: Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn không thể thiếu đối với người cán bộ kiểm định chất lượng dạy nghề vì mục tiêu cuối cùng của một đợt kiểm định là đánh giá được chất lượng dạy nghề tại một cơ sở dạy nghề dựa trên bộ tiêu chí kiểm định chất lượng dạy nghề và bản báo cáo tự đánh giá của cơ sở dạy nghề. Trong quá trình kiểm định chất lượng dạy nghề sẽ nẩy sinh những mâu thuẩn giữa các bên (CSDN với đoàn kiểm định và các thành viên đoàn kiểm định) do kết quả đánh giá khác nhau về các tiêu chí kiểm định vì vậy để có thể giải quyết các mâu thuấn cần tuân thủ theo đúng nguyên tắc, nội dung và quy trình giải quyết mâu thuẫn thì mới đạt được mục tiêu kiểm định đặt ra Nếu giải quyết tốt “mâu thuẫn sẽ là động lực của sự phát triển”, nó tạo cơ hội cho sự hợp tác và hiểu biết lẫn nhau. Mâu thuẫn tích cực có những lợi ích nhất định như tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh để phát triển, tạo động lực giữa các cá nhân hoặc tập thể trong tổ chức phấn đấu đạt mục tiêu Nhượt điểm:Nếu chúng ta giải quyết không tốt mâu thuẩn nẩy sinh trong quá trình kiểm định có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường cho tổ chức hoạc cá nhân. 1.1.2.7. Quản trị thời gian. Khái niệm: Quản trị thời gian là một phương pháp hữu ích cho tất cả mọi người trong cuộc sống, và đặc biệt quan trọng đối với những nhà quản lý của một tổ chức hay doanh nghiệp. Quản trị thời gian là phương pháp giúp bạn sử dụng thời gian chứ không phải là tiêu tốn thời gian. Hay nói cách khác, thời gian có thể ví như tiền bạc, bạn phải học cách đầu tư thời gian chứ không học cách tiêu dùng thời gian. Đầu tư thời gian sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu dùng thời gian sẽ mất đi. Vai trò :  Học quản trị thời gian để rèn luyện trí óc của bạn biết tuân lệnh, học cách làm chủ trí óc; và vì vậy quản trị thời gian, chính là quản trị trí óc của bạn. Học cách tư duy một cách logic và rõ ràng, dứt khoát, với những tư tưởng và suy nghĩ đúng đắn, chính xác, và tích cực. Lưu ý rằng không nên suy nghĩ quá nhanh hoặc suy nghĩ quá nhiều dễ gây ra rối loạn, mệt mỏi, hoặc nhầm lẫn. Bảy bước cơ bản để quản trị thời gian một cách hiệu quả và sinh lợi: Bước 1: Tập trung vào công việc mà bạn đang có trong tay. Tại một thời điểm nhất định, khi đang làm một việc cụ thể, bạn chỉ nên tập trung hết sưcs vào làm việc đó. Làm một việc tại một thời điểm. Sau khi hoàn thành mới chuyển sang việc khác theo danh sách công việc bạn dự định làm. Bước 2: Đầu tư chứ không tiêu tốn thời gian: Người khôn ngoan và nhạy cảm thường biết cách sử dụng thời gian chính là đầu tư thời gian, chứ không tiêu dùng thời gian một cách lãng phí. Xin được nhắc lại, biết đầu tư sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu tốn thời gian thì sẽ mất đi. Trong tiếng Anh người ta hay dùng chữ spend time, nhưng thực chất người khôn ngoan phải biết invest time. Chẳng hạn, bạn chia 24 giờ thành 3 phần: 8 giờ giành cho ngủ, 8 giờ cho việc nghiên cứu, và 8 giờ còn lại dành để đâù tư cho công việc. Bước 3: Liệt kê các Công việc theo thứ tự ưu tiên: Bạn phải xác định được tất cả các công việc và dự định làm trong năm, tháng, và ngày, giờ. Sau đó liệt kê mức độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự ưu tiên. Hãy nên làm việc quan trọng nhất vào buổi sáng khi bạn thông minh nhất. Nhiều người không làm việc, mà chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt, phương châm của quản trị thời gian là: Làm nhiều, nghĩ ít. (Do more, think less!). Khi bạn đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo danh sách đó mà làm. Bước 4: Phải biết nói “Không” Hàng ngày có rất nhiều yếu tố bên ngoài tác động đến bạn, có những điều làm bạn không hài lòng. Chẳng hạn bạn mất 30 phút thời gian nói chuyện phiếm trên điện thoại, thật tốn tiền và lãng phí thời gian!. Vì vậy bạn phải cố gắng tránh những khoảng thời gian làm nhiễu bạn. Hãy dũng cảm nói “Không” với những điều phiền toái mà làm mất thời gian qúy baú của bạn. Bước 5: Tận dụng sự giúp đỡ của mọi người Có một số công việc bạn làm rất tốt, ngược lại có nhiều việc bạn cần người khác giúp đỡ. Đừng ngần ngại hỏi mọi người những điều bạn chưa biết rõ, nên nhờ người khác giúp bạn những việc quá khả năng của bạn. Làm như vậy, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho bạn đối với những việc khó. Bước 6: Làm việc theo nhóm và vui vẻ trong nhóm: Bạn đừng nghĩ rằng bạn có thể làm được tất cả mọi thứ. Do vậy bạn nên kết hợp với mọi người trong nhóm, thực hiện tốt cơ chế giao quyền và phân quyền phù hợp với mỗi người. Mỗi người hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bước 7: Đừng lười biếng Lười biếng là gì? Là luôn luôn trì hoãn công việc Là lười biếng để đưa ra quyết định Là không làm bây giờ, để lúc khác Là không phải việc của tôi, là việc của người khác Là giải thích rất nhiều, mất thời gian Ví dụ thực tiển: Hãy thử tưởng tượng một nhân viên chúi mũi từ sáng đến chiều viết 3-4 cái tin hoặc biên tập 20-25 cái tin, có thể được chừng 50% chất lượng cao, nhưng một xếp giỏi không bao giờ “cưng” loại nhân viên chỉ cần cù như ông này. Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn. Chắc chắn như thế! Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để đào sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm những công việc riêng. Ưu điểm :Quản lý thời gian giúp bạn nhanh chóng hoàn thành nhiều công việc,cảm thấy thoải mái, tự tin hơn trên mọi phương diện,người quản lý được thời gian của mình sẻ dễ dàng thành công hơn. Nhượt điểm:Việc quản trị thời gian sẽ làm bạn cảm thấy mệt mõi và căn thẳng ,nếu không làm chủ được thời gian của mình đôi khi còn làm bạn chán nán không có tin thần làm việc ,đôi khi ảnh hưởng lớn đến sức khỏe và công việc. 1.2. Thực trạng và giải pháp. 1.2.1. thực trạng. Đưa ra một vài số liệu hoặc bài báo thống kê những sinh viên ra trường thiếu những cần thiết này. Thống kê của Viện Nghiên khoa học Giáo dục Việt Nam cho thấy có 37% sinh viên ra trường không tìm được việc làm do yếu và thiếu các yếu tố kỹ năng thực hành xã hội, 83% bị các nhà tuyển dụng đánh giá thiếu các kỹ năng sống. Phần lớn sinh viên ra trường phải có thời gian đào tạo lại từ đầu do thiếu kĩ năng làm việc, con số này chiếm tới 61%. Theo con số công bố ngày 9/12 của Trung tâm nghiên cứu và phân tích chính sách thuộc trường ĐH KHXH&NV (Đại học Quốc gia Hà Nội) cho thấy, trong số gần 3.000 sinh viên đã tốt nghiệp được hỏi, có đến 26,2% cho biết chưa có việc làm. Trong số những sinh viên đã có việc thì 70,8% không thoả mãn với công việc của mình và đang có ý định thay đổi chỗ làm trong thời gian sắp tới. Theo đánh giá khảo sát của Trung tâm này,có  một thực trạng đáng suy nghĩ, có tới 27% sinh viên được hỏi nói rằng không xin được việc vì ngành học của mình không phù hợp với thị trường. Số sinh viên gặp cảnh nhà tuyển dụng không hiểu ngành học của mình đào tạo cái gì cũng chiếm đến 18%. Cũng theo kết quả điều tra này, số cử nhân không hài lòng với công việc đang làm tăng cao (46,5%) và 42,9% số  cử nhân này chọn tiếp con đường là học lên cao hơn để hy vọng có được công việc như mong muốn. Thực trạng đáng buồn hiện nay cho thấy, phần lớn sinh viên ra trường phải có thời gian đào tạo lại từ đầu do thiếu kĩ năng làm việc, con số này chiếm tới 61%. Một con số phản ánh chất lượng đào tạo ngày một thấp ở các trường đại học, cao đẳng rằng có 32% sinh viên cho biết họ thiếu kiến thức chuyên môn khi làm việc. Nhận  định về những con số trên, bà Vũ Thu Hà, Giám đốc Công ty Cổ phần ứng dụng tâm lý Hoa Mặt Trời chia sẻ, công ty bà đã từng gặp phải nhiều trường hợp sinh viên, thậm chí sinh viên bằng khá giỏi nhiều, nhưng rất kém về nghiệp  vụ chuyên môn, đặc biệt là kỹ năng thực hành.  “Phần lớn sinh viên được công ty tuyển dụng phải đào tạo lại. Điều này đã làm mất nhiều thời gian và gia tăng chi phí của chúng tôi. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp không mặn mà với sinh viên mới ra trường”, bà Hà thẳng thắn cho biết. Để khắc phục được những tình trạng trên,  theo ông Phạm Mạnh Hà, Khoa Tâm lý, trường ĐH KHXH&NV cho biết: “ Cần áp dụng kỹ năng  mềm từ năm thứ nhất đến năm thứ tư với các nội dung tập huấn được sắp xếp phù hợp với tính chất của từng năm học. Thí dụ, sinh viên năm thứ nhất cần được trang bị kiến thức kỹ năng định vị bản thân và xây dựng mục tiêu nghề nghiệp. Sinh viên năm thứ tư lại cần kỹ năng tiềm kiếm việc làm và phỏng vấn xin việc…” ông Hà nêu vấn đề. Theo ông Đào Thanh Trường, Phó Giám đốc Trung tâm nghiên cứu và phân tích chính sách, trường ĐH KHXH&NV thì, đối với những sinh viên áp dụng kỹ năng mềm trong học tập sẽ cho kết quả khả quan hơn. Cụ thể, tỷ lệ sinh viên ra trường tìm được việc làm ở nhóm học kỹ năng mềm là 88,2% trong khi con số này nhóm đối chứng là 72%.  Tỷ lệ sinh viên tìm được việc làm ngay trong tháng đầu tiên của nhóm học kỹ năng là trên 26% trong khi ở nhóm đối chứng là 0%. Đồng quan điểm, bà Vũ Thu Hà cũng cho rằng, đào tạo kỹ năng nên được đưa vào chương trình chính thức. Hoạt động này không những chỉ giúp sinh viên nhanh chóng hoàn thiện bản thân, nhân cách mà còn là cách để nhà trường hoàn thiện sản phẩm đào tạo của mình, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thị trường lao động. Những nhân viên văn phòng bây giờ đa số thiếu những kỹ năng gì?và cần bổ sung những kỹ năng gì? Đa số các nhân viên văn phòng hiện nay chỉ biết đánh máy, in ấn những tài liệu có sẵn, mua sắm văn phòng phẩm... mà không biết hoạch định những công việc của văn phòng. Khi được yêu cầu tổ chức một cuộc hội thảo, họ hết sức lúng túng, thụ động và không làm được. Nhân viên văn phòng hiện nay cần rền luyện 10 kỹ năng cần thiết: Thông tin - Kỹ năng giao tiếp Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định của thành công. Kỹ năng thông tin là khả năng giao tiếp hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của bạn trong giao tế, trên giấy tờ và qua điện thoại. Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác. Tâm hồn sáng tạo Dám chấp nhận và sẵn sàng cho sự thay đổi sẽ góp phần tạo thêm sức mạnh sáng tạo. Phần lớn sự thành công của chúng ta tùy thuộc vào khả năng đảo ngược tình thế, khả năng ứng biến để xoay chuyển tình hình, đó là thái độ tích cực sáng tạo trong cuộc sống. Sáng tạo là khả năng suy nghĩ, hành động để khám phá những cách thức mới của tư duy và làm việc. Làm thế nào bạn có thể tạo ra nhiều ý tưởng mới? Kỹ năng công nghệ - chuyên ngành kỹ thuật Ngày nay, công nghệ phát triển trong mọi lĩnh vực của đời sống con người. Lắp đặt, kiểm tra và sửa chữa hầu hết các thiết bị điện, điện tử và cơ khí trong các lĩnh vực như khoa công trình, viễn thông, tự động, vận chuyển và hàng không cần những người có kỹ năng chuyên ngành kỹ thuật tiên tiến. Vì thế, tìm hiểu về công nghệ là sự sẵn sàng để sử dụng hệ thống máy tính, phần mềm mới nhất… vv. Chấp nhận công nghệ có nghĩa là sử dụng máy tính trong cuộc sống hàng ngày của bạn và công việc. Làm việc nhóm Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng làm việc hiệu quả trong đội ngũ. Đó là việc có thể sử dụng đúng người để có được kết quả tốt nhất và luôn sẵn sàng để có thể lãnh đạo hoặc phối hợp làm theo. Kỹ năng giải quyết vấn đề - Tính linh hoạt Tính linh hoạt là khả năng thích nghi để giải quyết công việc chúng ta gặp phải hàng ngày trong kinh doanh lẫn đời sống riêng. Những người có khả năng xác định vấn đề, nghiên cứu giải pháp và đưa ra những quyết định hiệu quả đang càng ngày càng được ưa thích trong các ngành quản trị kinh doanh, tư vấn quản lý, hành chính công cộng, khoa học, y dược và kỹ thuật. Chắc chắn rằng, những người có khả năng phát hiện và nhanh chóng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả sẽ được trọng dụng Tìm hiểu – thu thập thông tin Quản lý thông tin là khả năng biết được nơi để có được thông tin cần thiết --- để tìm kiếm, định vị, và thu thập nó. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực khác nhau, cho dù chúng là từ những con người hoặc từ các tài liệu trong thế giới rộng lớn của công nghệ. Kỹ năng tự nhận thức bản thân Tự quản lý là khả năng quản lý bản thân trong những tình huống cá nhân và chuyên nghiệp. Khi bạn tự nhận thức - quản lý bản thân, bạn có thể đáp ứng phù hợp đối với các tình huống căng thẳng. Kỹ năng nhận thức để phát triển bản thân, có thể được xem như là điều phải học tập suốt đời. Chăm sóc khách hàng Để chăm sóc khách hàng là khả năng quan tâm đến các nhu cầu và mối quan tâm của người khác, đặc biệt là những người bạn phục vụ. Hiểu được cách chăm sóc khách hàng là kỹ năng mà nhiều nhà tuyển dụng đang có nhu cầu cao. Trong đó, kỹ năng cốt lõi là khả năng ứng xử, quản lý con người và hệ thống; hiểu được nhu cầu của khách hàng và chuyển những nhu cầu trên thành cơ hội kinh doanh. Phát triển cá nhân Khoa học, y học và công trình ngày càng có được những thành tựu phát triển vĩ đại. Nhu cầu nguồn nhân tài về khoa học và số học là một thách thức của các ngành này trong tương lai. Ngoài ra, nắm bắt và thông thạo một ngoại ngữ là cơ hội giúp bạn tìm được công việc cần thiết. Những ngoại ngữ nổi bật hiện nay như: tiếng Anh, Nhật, Hàn, Pháp và Đức. Kỹ năng quản lý doanh nghiệp Tất cả các công ty đều có các vấn đề nảy sinh từ mối quan hệ giữa các nhân viên. Sự thành công của công ty phần nhiều đến từ sự đoàn kết hợp sức từ toàn bộ tập thể công nhân viên công ty. Vì vậy, việc quản lý nhân lực, bộ phận nhân sự, bộ phận quản lý cần quan tâm, giải quyết và thỏa mãn các vấn đề của nhân viên trong phạm vi của mình. Người quản lý doanh nghiệp cần nắm bắt phương pháp thiết thực điều hành doanh nghiệp hiệu quả là điều hết sức quan trọng. Phương diện này cần những kỹ năng cơ bản như: quản lý nhân lực, quản lý hệ thống, quản lý tài nguyên và tài chính. Ngoài ra cần nắm bắt nhu cầu của khách hàng đáp ứng nhu cầu xã hội. 1.2.2. giải pháp. Giải pháp rèn luyện và nâng cao những kỹ năng này: ví dụ như sinh viên chúng ta cần làm gì để rèn luện những kỹ năng trên. Khi còn là sinh viên, học sinh, có lẽ nhiều người trong chúng ta khá bỡ ngỡ với “kỹ năng mềm”. Lúng túng trong các bài thuyết trình trước đám đông, bỡ ngỡ, lạc lõng trong một buổi tiệc, băn khoăn không biết nên lựa chọn chuyên ngành nào, cảm thấy làm việc nhóm thật khó khăn, gò bó, không quản lý được thời gian dẫn đến việc “nước đến chân mới nhảy”. Đó là những dấu hiệu chứng tỏ bạn đang còn thiếu những kỹ năng mềm cần thiết cho bản thân mình. Để rèn luyện kỹ năng mền cho bạn thân bạn cần : Bạn cần có một quan điểm lạc quan. Hòa đồng với tập thể. Giao tiếp hiệu quả. Nhình thẳng vào mắt người đối diện Không tỏ ra bồn chồn Tránh những chuyển động cơ thể khiến ban bi tách ra khỏi họ. Đừng nói chuyện chỉ để nói hảy tập trung vào một vấn đề. Phát âm một cách chính xác. Sử dụng ngữ pháp chuẩn thông thường. Tỏ thái độ tự tin. Rền luyện kỹ năng sáng tạo. Thừa nhận và học hỏi từ những lời phê bình. Thúc đảy chính mình dẫn dắt người khác. Đa năng và ưu tiên trong việc làm cần trong danh sách của bạn. Có cái nhìn tổng quan . Sử dụng tối đa các kỹ năng của ban. Nhân viên văn phòng thì cần làm gì? Để rèn luyện các kỹ năng mềm bạn có thể tham gia các khóa học đào tạo kỹ năng ở một số trường cao đẳng, đại học hoặc học viện trong nước. Những khóa học đó sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, hiểu biết thêm về văn hóa, về tâm lý học khách hàng, học cách giải quyết mâu thuẫn và kỹ năng lãnh đạo,… Thêm vào đó bạn cũng có thể tìm cố vấn để tham khảo hoặc tham gia tình nguyện viên làm việc cho các tổ chức phi lợi nhuận, đó là điều kiện tốt giúp bạn rèn luyện và nâng cao các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc của bạn sau này. 2.kết luận Kỹ năng nhóm lụa chọn và tâm đắt nhất là: