Đề tài Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam

Đề tài Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam MỤC LỤC I, Cơ sở lý luận 1.1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của EDI     1.1.1: Khái niệm Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI - Electronic Data Interchange ) sự truyền thông tin từ máy tính của doanh nghiệp này đến máy tính của doanh nghiệp kia, trong đó có sử dụng một số định dạng chuẩn nào đó. Theo Ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế (UNCITRAL), việc trao đổi dữ liệu điện tử được định nghĩa như sau: “Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin”. EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong cả quá trình giao dịch. EDI là hình thức TMĐT đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp, và đã tồn tại nhiều năm trước đây, trước khi chúng ta nói tới thuật ngữ TMĐT . Cho đến nay EDI vẫn là các giao dịch quan trọng bậc nhất trong TMĐT B2B . Các dữ liệu giao dịch trong giao dịch B2B bao gồm các thông tin được chứa đựng truyền thống trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng. Dữ liệu thuộc 5 loại chứng từ kể trên chiếm tới 75% tổng tất cả các thông tin trao đổi giữa các đối tác thương mại ở Mỹ 1.1.2: Trao đổi thông tin doanh nghiệp và sự ra đời của EDI Sự xuất hiện các tổ chức kinh doanh lớn vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20 đã dẫn đến sự cần thiết phải tạo lập các loại tài liệu giấy tờ giao dịch doanh nghiệp chính thức. Trong các năm 1950, các công ty bắt đầu sử dụng máy tính để bảo quản và xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ, nhưng thông tin trao đổi giữa các doanh nghiệp vẫn tiếp tục được in ra giấy. Đầu những năm 1960, trong khi đang làm việc tại Công ty Du Pont, ông đã phát triển một chuẩn dành cho các thông điệp điện tử để gửi thông tin hàng hoá giữa Công ty Du Pont và hãng vận chuyển Chemical Leahman Tank Lines. Năm 1965, hãng vận chuyển Steamship Line bắt đầu gửi cho hãng vận chuyển Atlantic những bản kê khai chuyển hàng dưới dạng những thông điệp telex mà sau đó có thể in ra giấy hoặc nhập vào máy tính. Tiếp đó, Công nghệ truyền thông dữ liệu tiên tiến đã chophép các đối tác thương mại truyền dữ liệu qua các đường dây điện thoại thay cho việc vận chuyển phiếu đục lỗ hoặc băng từ. Khó khăn: một chương trình dịch thuật mà một đối tác viếtra có thể không phù hợp với đối tác kia, mỗi công ty thamgia vào quá trình trao đổi thông tin này phải đầu tư khá lớn vào phát triện hạ tầng cơ sở CNTT. Chỉ những công ty lớn mới có thể đầu tư, và lượng giao dịch phải thật lớn mới có thể tương xứng với chi phí đầu tư. Uỷ ban này đã tạo ra một hệ thống thông tin chuẩn bao gồm tấtcả các thành phần dữ liệu được chứa một cách phổ biến trongcác vận đơn, hoá đơn, tờ khai vận chuyển và các mẫu giấy tờ khác. Thay cho việc in ra mẫu giấy, người vận chuyển có thể chuyển thông tin về chuyến hàng vào file dữ liệu máy tính tương thích với các định dạng chuẩn của TDCC. Người vận chuyển (Shipper) có thể chuyển file dữ liệu đến bất kỳ một công ty đại lý vận tải (Freight company) nào đã chấp nhận định dạng chuẩn của TDCC. Công ty đại lý vận tải có thể chuyển file dữ liệu ở định dạng chuẩn của TDCC đó thành dữ liệu phù hợp với việc sử dụng trong hệ thống thông tin của công ty mình. Các công ty vận tải hưởng lợi ích từ việc tiết kiệm do không phải in ra giấy và xử lý giấy tờ, không phải nhập dữ liệu hai lần, không phải lo lắng về lỗi và các thủ tục sửa lỗi. Đến năm 1968, rất nhiều các công ty vận chuyển đường sắt, hàng không, đường bộ và vận chuyển đường biển đã sử dụng những chuẩn kê khai điện tử liên ngành do Uỷ ban Phối hợp Truyền dữ liệu (Transportation Data Coordinating Committee - TDCC) của Mỹ khởi xướng và vào năm 1975, TDCC đã xuất bản tài liệu đặc tả kỹ thuật thuật trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) đầu tiên của mình. Ngành lương thực và thực phẩm bắt đầu một dự án thử nghiệm về trao đổi dữ liệu điện tử vào năm 1977. 1.1.3. Sựphát triển của EDI Sau một thập kỷ cố gắng nhằm thiết lập các chuẩn EDI rộng rãi hơn, một số tổ hợp công nghiệp và công ty lớn của Mỹ quyết định cùng hợp lực tạo lập một hệ thống chuẩn chung cho nhiều ngành đối với các linh kiện điện tử, thiết bị cơ khí và nhiều loại sản phẩm được sử dụng phổ biến khác. Viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI- American National Standard Institute) là cơ quan điều phối đối với các tiêu chuẩn ở Mỹ. Năm 1979, ANSI hình thành nên một uỷ ban mới có nhiệm vụ thống nhất các chuẩn EDI. Uỷ ban này mang tên Uỷ ban tiêu chuẩn được uỷ quyền X12. Uỷ ban và các tiểu ban bao gồm các chuyên gia về hệ thống thông tin làm việc ở hơn 800 doanh nghiệp và tổ chức. • Tiêu chuẩn thông thường bao gồm các đặc tả cho vài trăm sets giao dịch (Transaction Sets), đó là tên của các định dạng (format) cho các trao đổi dữ liệu kinh doanh đặc thù. Một số sets giao dịch thuộc hệ ASC X12 sử dụng phổ biến nhất trong kinh doanh. Đến đầu những năm 1980, Tập đoàn ô tô Ford Motor và Tập đoàn ô tô General Motor yêu cầu những nhà cung cấp của họ sử dụng EDI. Những nhà bán lẻ lớn như Sears, Roebuck và Co. và Kmart Corp. cũng bắt đầu sử dụng EDI. Tuy nhiên, trong khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất nhiều tiền bạc bằng cách loại bỏ tất cả các thủ tục giấy tờ, thì nó lại tỏ ra rất đắt đối với những nhà cung cấp. Nó đòi hỏi nhà cung cấp phải sử dụng phần mềm đắt tiền và những mạng gia tăng giá trị (VAN). Ngoài ra, những nhà cung cấp thường phải sử dụng những hệ thống EDI khác nhau cho các khách hàng lớn của mình vì không có khách hàng nào hoàn toàn tuân thủ tập chuẩn con EDI trong ngành của mình. Trước tình hình phần lớn khách hàng lớn đều yêu cầu các nhà cung cấp phải sử dụng EDI, sự lựa chọn trở nên khá đơn giản: Không có EDI, không có doanh thu. Năm 1987, Liên hiệp quốc đã công bố những chuẩn đầu tiên dưới tên gọi EDI cho quản trị, thương mại và vận tải (EDIFACT, hay UN/EDIFACT).       Đến năm 1991, khoảng 12.000 doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng EDI. Tổ chức ASC X12 đã đồng ý chuyển các chuẩn của Mỹ sang các chuẩn quốc tế UN/EDIFACT . Tuy nhiên, chưa xác định thời điểm cuối cùng cho việc hoàn thành việc dịch chuyển này . Một số ý kiến phê phán các chuẩn EDI hiện hành cho rằng việc các chuẩn này dựa trên các mẫu chứng từ giấy làm cho việc tích hợp các dòng dữ liệu EDI vào các hệ thống thông tin định hướng quá trình kinh doanh trở nên khó thực hiện. Việc chuyển đổi các sets giao dịch EDI hướng tới các quá trình kinh doanh thay cho các mẫu giao dịch qua giấy tờ có thể đòi hỏi phải thiết kế lại hoàn toàn các mẫu chuẩn, mà các mẫu này đã trở thành một bộ phận của cơ sở hạ tầng CNTT của nhiều tổ chức trong 30 năm qua.    II, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam  2.1 Nội dung về EDI         2.1.1 Nguyên lý hoạt động của EDI EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong cả quá trình giao dịch. Quy trình hoạt động của EDI như sau : Chuẩn bị tài liệu điện tử Dịch dữ liệu để chuyển đi Truyền thông Dịch dữ liệu đến Xử lý tài liệu điện tử Để ứng dụng EDI giữa các bên với nhau thì trước tiên cần phải yêu cầu những bên tham gia cần phải tích hợp, sử dụng hệ thống EDI. Các bên tham gia sẽ truyền và nhận dữ liệu điện tử dưới dạng chuẩn EDI. Và hiện nay thông thường sử dụng 2 dạng chuẩn đó là: ANSI ASC X12 và UN/EDIFACT. Bước 1:  Bên gửi dữ liệu điện tử sẽ chuẩn bị tài liệu điện tử. Nghĩa là họ phải mã hóa dữ liệu điện tử của họ dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ thống phần mềm của mình. Như  trên sơ đồ chúng ta có thể nhận thấy các bước thực hiện ở đây: Bước 2: Dịch dữ liệu để truyền thông:  ở bước này: từ bộ chuyển đổi EDI Phong bì EDI cho thông điệp truyền tải modern. Để chuẩn bị truyền dữ liệu điện tử thông qua các phương tiện điện tử. Bước 3 : Truyền thông. Truyền EDI trong môi trường mạng. Ở đây sẽ có 2 cách để thực hiện truyền EDI và mỗi cách đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng của nó. Truyền EDI thông qua môi trường internet công cộng. Phương pháp này có ưu điểm là tốn ít chi phí, nhưng độ an toàn bảo mật không cao. Dữ liệu có thể dễ dàng bị thay đổi trên đường truyền tới đối tác của mình. Truyền EDI thông qua mạng VAN riêng. Nghĩa là sẽ có những công ty đứng ra lập các đường dây mạng để kết nối các đối tác với nhau. Phương pháp này có nhược điểm là rất đắt nhưng có ưu điểm là độ bảo mật được thực hiện một cách tuyệt đối. Tài liệu không thể bị thay đổi do truyền trong một đường dây riêng. Bước 4: Dịch dữ liệu đến. dữ liệu modern Phong bì EDI cho thông điệp truyền tải chuyển định dạng trong. Ở đây với hệ thống phần mềm của mình, bên nhận sẽ tiến hành dịch các dữ liệu mà bên gửi gửi thông qua bộ hệ thông phần mềm của họ dựa trên các chuẩn EDI. Bước 5: Xử lí tài liệu điện tử . Tại liệu sau khi được dịch sẽ được chuyển đến hệ thống điện tử. Và ở đây tài liệu điện tử sẽ được bên nhận xử lí.   Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính  sẽ hoạt động như một kho dự trữ các dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các giao dịch đó. Khi được sử dụng, EDI rút thông tin từ những ứng dụng của công ty và truyền tải các chứng từ giao dịch phi giấy tờ dưới dạng máy tính đọc được qua đường dây diện thoại hoặc các thiết bị viễn thông khác. Ở đầu nhận, dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, được tự động xử lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi nhận. Toàn bộ quá trình này diễn ra trong vài phút mà không cần phải gõ lại thông tin và tránh cho các bên những phiền toái về giấy tờ đi kèm với việc xử lý văn bản bằng tay. Lúc này mạng EDI ( thay cho bưu chính ) kết nối hai công ty. Máy tính EDI làm nhiệm vụ phiên dịch : biến đổi dữ liệu từ các định dạng sử dụng nội bộ công ty ( người mua và người bán ) thành các set giao dịch EDI chuẩn. Sử dụng EDI qua đó sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của công ty cho việc ứng dụng phần mềm giao dịch. Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động hoá và tích hợp với những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ công ty.         2.1.2 Mô tả quá trình giao dịch trước và sau khi có EDI (giao dịch qua giấy tờ và qua EDI) Giao dịch trước khi có EDI – qua giấy tờ :  Trước khi có EDI, các giao dịch thương mại được thực hiện hầu hết qua giấy tờ, văn bản. Các hóa đơn, chứng từ, vận phiếu, hay phiếu giao hàng… đều phải trực tiếp 2 bên chuyển giao cho nhau. Khi 2 bên đã thỏa thuận và đưa ra quyết định kí kết hợp đồng, tất cả hợp đồng, hóa đơn, tình trạng hàng hóa, tình hình vận chuyển… đều cần thiết đến sự có mặt của 2 bên xác nhận, kí tên, đóng dấu.Quá trình này làm tốn khá nhiều thời gian và công sức của cả doanh nghiệp và cá nhân. Sau khi có EDI ( giao dịch qua EDI) (EDI – electronic data interchange) là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin . EDI được thiết kế nhằm mang lại hiệu quả tối đã cho việc trao đổi các chứng từ thương mại (đơn đặt hàng, hóa đơn, vận đơn, phiếu giao hàng, v.v...), giữa các đối tác cũng như kết nối với các đối tác trong/ngoài doanh nghiệp.   EDI cho phép tích hợp và trao đổi thông tin giữa các ứng dụng tự động mà không cần có sự can thiệp của con người. EDI có thể làm thay đổi quy trình/văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp mà không phải xây dựng lại kiến trúc của phần mềm doanh nghiệp đã có trước đó. Công việc trao đổi EDI trong thương mại điện tử gồm các nội dung như giao dịch kết nối, đặt hàng, giao dịch gửi hàng và thanh toán. Vấn đề này đang được tiếp tục nghiên cứu và xử lý, đặc biệt là buôn bán giữa các nước có quan điểm chính sách, pháp luật thương mại khác nhau, đòi hỏi phải có khung pháp lý chung trên nền tảng thống nhất quan điểm về tự do hóa thương mại và tự do hóa việc sử dụng mạng internet. Chỉ như vậy mới đảm bảo được tính khả thi, tính an toàn và hiệu quả của việc trao đổi dữ liệu điện tử. 2.1.3 Các loại kết nối EDI: Hai quan điểm kết nối cơ bản: Kết nối trực tiếp và Kết nối gián tiếp Kết nối trực tiếp các đối tác thương mại • Kết nối EDI trực tiếp yêu cầu mỗi doanh nghiệp tham gia mạng EDI phải vận hành một máy tính phiên dịch riêng của mình. • Các máy tính này kết nối trực tiếp với nhau bằng các sử dụng modem và qua các đường dây điện thoại hoặc các đường thuê bao riêng. • Phương án kết nối qua điện thoại trở nên bất tiện khi các đối tác nằm ở các múi thời gian khác nhau với các giao dịch nhạy cảm về thời gian, và khi khối lượng giao dịch lớn. • Phương án sử dụng đường dây thuê bao riêng trở nên rất đắt đỏ đối với doanh nghiệp, đặc biệt khi họ phải duy trì rất nhiều kết nối với những đối tác khác nhau. Các đối tác thương mại thường dùng các giao thức truyền thông khác nhau, điều này làm cho cả hai phương án kết nối trực tiếp đều khó thực hiện Kết nối gián tiếp các đối tác thương mại sử dụngVAN – Mạng giá trị gia tăng • Thay cho kết nối trực tiếp đến các đối tác thương mại, công ty có thể quyết định sử dụng dịch vụ của Mạng giá trị gia tăng (VAN). • VAN là hệ thống mạng của một công ty chuyên cung ứng các thiết bị viễn thông, các phần mềm và các kỹ năng cần thiết để nhận, bảo quản và gửi các thông điệp điện tử có chứa các set giao dịch EDI. • Để sử dụng các dịch vụ của VAN, công ty cần phải lắp đặt một phần mềm phiên dịch EDI sao cho tương thích với VAN. Thông thường, VAN cung cấp luôn phần mềm này như một bộ phận trong thoả thuận vận hành của mình. • Để gửi một set giao dịch EDI đến đối tác, khách hàng của VAN kết nối với VAN bằng cách sử dụng đường dây thuê bao riêng hoặc đường dây điện thoại, sau đó gửi thông điệp đã được định dạng EDI đến VAN. • VAN sẽ log thông điệp và chuyển thông điệp đến hòmthư nằm trong máy tính VAN của đối tác. Đối tác sẽ kết nối với VAN để nhận thôngđiệp gửi đến mình từ hòm thư. Cách tiếp cận này gọi là kết nối gián tiếp vì các đối tác gửi thông điệp qua VAN thay vì kết nối cácmáy tính của họ trực tiếp tới nhau. Ưu điểm của việc sử dụng VAN: – Người sử dụng chỉ cần duy trì một giao thức truyền thông thay vì phải sử dụng nhiều giao thức như trong trường hợp trước –VANghinhận các hoạt động thông điệp trong một audit log. Audit log (nhật ký kiểm tra) VAN này trở thành một bản ghi các giao dịch và điều này rất có ích khi phải giải quyết các tranh cãi nảy sinh giữa các đối tác – VANcóthể cung cấp việc phiên dịch giữa các set giao dịch khác nhau (ví dụ dịch từ set ASC X12 sang set UN/EDIFACT) – VANcóthể thực hiện kiểm tra tính tự động tương thích để đảm bảo rằng set giao dịch có định dạng EDI riêng biệt Nhược điểm của các mạng VAN: – Chi phí lớn: Phần lớn các mạng VAN đòi hỏi đóng phí vận hành, phí bảo trì hàng tháng và phí giao dịch. Phí giao dịch dựa trên khối lượng giao dịch, độ dài giao dịch hoặc cả hai. Những đối tác thương mại có lượng giao dịch ít thường thấy khó khăn chi phải chi trả phí vận hành và phí bảo trì cố định hàng tháng. Ví dụ, chi phí ban đầu cho việc triển khai EDI, bao gồm phần mềm, phí vận hành và phần cứng có thể vượt quá 50.000$ – Các công ty có thể sử dụng các mạng VAN khác nhau, không phải khi nào cũng dễ giao dịch với nhau. Mặc dùmột số mạng VAN thực hiện dịch vụ trao đổi thông điệp với các mạng VAN khác, thì chi phí cho dịch vụ này là không thể dự đoán trước được – Lưu chuyển thông tin giữa các VAN không phải luôn luôn cho phép việc kiểm tra theo dõi một cách minh bạch các giao dịch làm cơ sở cho việc giải quyết các bất đồng 2.1.4 Phân biệt sự khác nhau giữa EDI truyền thống và EDI trên cơ sở Internet EDI truyền thống EDI trên cơ sơ Internet Định nghĩa Là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin Là sự trao đổi thông điệp cho các giao dịch kinh doanh giữa các máy tính của các tổ chức khác nhau bằng cách sử dụng các thỏa thuận chuẩn ( các hiệp định khác nhau được đồng ý rộng rãi trên thế giới đến mức có thể đươc) qua Internet. Đặc điểm Sử dụng mạng giá trị gia tăng làm cầu nối để các máy tính điện tử có thể liên lạc với nhau, để lưu trữ và tìm kiếm Tốn chi phí cho việc đóng gói, vận chuyển….trực tiếp đến tay người mua. Việc trao đổi giữa các đơn vị, công ty về nội dung, dung liệu thì được trao đổi dưới dạng hiện vật, và trực tiếp ) Sử dụng mạng Internet là phương tiện chính của EDI với nhiều chức năng hơn Tiết kiệm được chi phí cho việc đóng gói, vận chuyển…vì được giao dịch thông qua Internet. Việc trao đổi giữa các đơn vị, công ty về nội dung, dung liệu thì được trao đổi dưới dạng số hóa và truyền gửi theo mạng ( hay còn gọi là giao gửi số hóa 2.1.5  Hạn chế của EDI truyền thống Tăng thời gian xử lý :Trong hệ thống dựa trên giấy tờ, việc chuyển vật lý các tài liệu giữa các đối tác thương mại là nguyên nhân làm tăng thời gian xử lý để hoàn thành một giao dịch đơn lẻ. Một lý do khác cũng làm thời gian xử lý lâu hơn là thời gian nhập lại dữ liệu. Cùng một thông tin được nhập vào hai lần, có thể nhiều hơn rất nhiều đặc biệt là trong các ngành công nghiệp sản xuất.                                             Độ chính xác thấp : Vì hệ thống dựa trên giấy tờ đòi hỏi nhiều thể nghiệm của cùng một thông tin, nên dữ liệu phải nhập lại ở nhiều nơi trong chu trình xử lý. Rõ ràng việc nhập lại dữ liệu giống nhau làm tăng khả năng sinh lỗi.                                         Chi phí lao động lớn : Luồng thông tin truyền thống đồi hỏi dữ liệu được nhập thủ công tại mỗi bước trong chu trình xử lý, ví dụ phiếu đặt mua hàng, hoá đơn, thông tin giao hàng, biên nhận,… Những hoạt động này đỏi hỏi nhiều lao động. Bên cạnh đó quá trình vận chuyển, luu trữ dữ liệu cũng tấ tốn kém .                      Tăng độ không chắc chắn : Vì chậm trể trong giai đoạn chuyển thư và xử lý, thời gian nhận tài liệu sẽ không được đảm bảo. Việc người mua nhận ra rằng nhà cung cấp không bao giờ nhận được phiếu đặt hàng khi các mặt hàng không được đưa đến như mong đợi, không phải là chuyện hiếm. Điều không chắc chắn này thường dẫn tới việc gọi điện thoại thường xuyên để xác nhận tài liệu. 2.1.6 Lợi ích của EDI  Việc thực hiện EDI có tác động đến cả hai phía đối tác thương mại, cho nên không thể thực hiện nó chỉ ở một bên Ví dụ: chỉ cho một bên mua mà không cho bên bán, cũng không áp dụng được nếu chỉ đem lại lợi ích cho một bên. Ví dụ, khách hàng của nhà cung cấp yêu cầu phải cung cấp cho họ hoá đơn theo đường điện tử. Cái được đối với khách hàng là họ giảm được tổng chi phí cho việc xử lý các hoá đơn của họ. Tuy nhiên phía nhà cung cấp không được lợi gì cả vì chẳng có gì đảm bảo rằng họ sẽ được thanh toán sớm hơn. Dẫn tới nhà cung cấp chẳng có quan tâm và hứng thú gì khi thực hiện EDI. Vì vậy chúng ta cần xác định được các lợi ích và ưu điểm của việc thực hiện EDI từ cả hai phía của tổ chức và các đối tác là điều rất quan trọng. Đối với ví dụ như trên, cùng với việc trao đổi hoá đơn điện tử, nên thực hiện thêm việc chuyển tiền tự động để thanh toán, sao cho việc thanh toán cho nhà cung cấp được nhanh hơn. Một quan hệ đối tác đúng trong EDI là phải chú ý đến cách tiếp cận này để động viên và phát triển mối quan hệ đối tác kinh doanh thực sự. Song song với việc xác định các lợi ích của việc áp dụng EDI thì ta cũng cần phải tìm rõ các hạn chế của việc thực hiện EDI để từ đó đưa ra các giải pháp giúp khắc phục các hạn chế đó và việc áp dụng EDI này được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Những lợi ích mà EDI trên cơ sở internet đem lại trong các lợi ích sau đây: Giảm chi phí giao dịch cho việc trao đổi thông tin, chi phí giấy tờ, thư tín Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay Tăng tính chính xác của thông tin, giảm lỗi sai sót do không phải nhập lại số liệu nhiều lần Hệ thống lưu trữ thông điệp giúp khẳng định văn bản đã được giao đến cho đối tác và có thể theo dõi đường đi của hàng hoá trong từng giai đoạn Được sử dụng cùng với hệ thống lưu kho tự động, EDI giúp giảm thời gian lưu kho, giảm số lượng hàng tồn kho Chu trình giao dịch thương mại nhanh hơn có nghĩa đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiệu quả hơn Có cơ hội thúc đẩy các hoạt động cung cấp và sản xuất nhằm tăng tính cạnh tranh của công ty và của cả ngành công nghiệp Cải thiện mối quan hệ thương mại, củng cố quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp Giữ được các khách hàng quan trọng và có thể sử dụng như một công cụ tiếp thị nhằm thu hút các khách hàng mới Giúp các doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Một số công ty lớn yêu cầu các công ty đối tác phải sử dụng EDI mới tiếnhành kinh doanh.  Không những vậy, trong các giao dịch thương mại của các công ty chúng ta nên sử dụng EDI vì khi sử dụng EDI, các phần mềm ứng dụng của công ty bạn có thể gửi chứng từ giao dịch trực tiếp đến hệ thống máy tính của đối tác mà không cần sự can thiệp của con người .EDI giúp giảm thiểu công sức của nhân viên và hạn chế những chậm trễ hay lỗi thường đi kèm với việc xử lý chứng từ bằng tay. Bằng cách đơn giản hoá và tinh giảm các quy trình giao dịch, EDI có thể giúp công ty bạn kiểm soát được chi phí, tăng tính hiệu quả và cải thiện trình độ phục vụ khách hàng. 2.2 Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới và ở Việt Nam 2.2.1 Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới Lợi ích của EDI thì ai cũng đã nhìn thấy và ứng dụng EDI trong các doanh nghiệp lớn, có tiềm lực về kinh tế là một điều tất yếu. EDI ngày càng được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu, chủ yếu phục vụ cho việc mua và phân phối hàng như gửi đơn hàng, ngoài ra  người ta cũng dùng cho các mục đích khác, như thanh toán tiền khám bệnh, trao đổi các kết quả xét nghiệm v.v. EDI chủ yếu được thực hiện thông qua mạng ngoài (extranet) với nhau và thường được gọi là “ mạng thương mại” (net-commerce). Cũng có khi có “EDI hỗn hợp” ( hybird EDI) dùng cho trường hợp chỉ có một bên đối tác dùng EDI, còn bên kia thì vẫn dùng các phương thức thông thường ( như fax, thư tín qua bưu điện…)  Tình hình phát triển EDI trên thế giới đặc biệt là những nước có phát triển có nền tảng cơ sở hạ tầng tốt thì việc ứng dụng EDI trở nên phổ biến hơn. Tuy nhiên, trông khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất tiền bạc nhiều bằng việc loại bỏ các chi phí giấy tờ thì EDI lại tỏ ra khá đắt với các nhà cung cấp. Nó đòi hỏi các nhà cung cấp phải sử dụng các phần mềm đắt tiền và những mạng giá trị gia tăng ( VAN). Ngoài ra, những nhà cung cấp phải sử dụng những hệ thống EDI khác nhau cho những khách hàng lớn của mình vì không có khách hàng nào tuân thủ tập chuẩn con trong ngành của mình. Trước tình hình phần lớn các khách hàng lớn yêu cầu sử dụng EDI, sự lựa chọ trở nên khá đơn giản. không có EDI, không có doanh thu. Do vậy, điều này buộc các doanh nghiệp, các tổ chức phải sử dụng EDI trong công việc sản xuất kinh doanh của mình và EDI ngày càng trở nên phổ biến. Sau đây là ví dụ về việc phát triển EDI ở một số quốc gia. Ở Hàn Quốc tất cả các loại thông điệp điện tử (EDI, XML và XML/EDI) đều được chuẩn hóa bởi Ủy ban EDIFACT Hàn Quốc – KEC. Theo báo cáo tại AFACT 2008, tính đến tháng 8/2008 KEC đã phê chuẩn 610 thông điệp chuẩn (262 EDI, 53 XML/EDI, 295 XML) cụ thể trong các ngành, lĩnh vực như thương mại, bảo hiểm, tài chính, hải quan, điện tử, đóng tàu, vận tải biển, phân phối, ô tô-xe máy… Ở Nhật Bản: Hội đồng trao đổi dữ liệu điện tử (JEDIC) là tổ chức hoạt động nhằm phổ biến và thúc đẩy EDIFACT, thúc đẩy quá trình chuẩn hóa với cả người bán và người mua cho các giao dịch kinh doanh. Gần đây, JEDIC đã đưa ra một bản khảo sát về hiện trạng sử dụng EDI cho 58 tổ chức trong lĩnh vực công nghiệp tại Nhật Bản. Kết quả cho thấy 59.4% các tổ chức hiện nay đang áp dụng EDI trong công tác hành chính và 53,9% đang áp dụng EDI trong lĩnh vực marketing. Tại Đài Loan, EDI được sử dụng chính nhằm mục đích phát triển ngành tài chính. Năm 2007, tổng lượng giao dịch giữa các ngân hàng dùng chuẩn EDI đạt đến 3.012.961 giao dịch với tổng giá trị lên đến 91.145 triệu USD, trung bình mỗi giao dịch trị giá 30.300 USD             Ngày nay, việc ứng dụng EDI cũng được mở rộng hơn ra nhiều ngành như lương thực, y tế… chứ không chỉ có trong kinh doanh nữa và việc phát triển và sử dụng EDI là một nhu cầu rất là cần thiết. 2.2.2 Xu hướng ứng dụng EDI ở Việt Nam Hiện nay một số hệ thống thương mại điện tử đã được các doanh nghiệp đưa vào và áp dụng ở các quy mô khác nhau và từng bước có hiệu quả, phục vụ hữu ích cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Các tiêu chuẩn hỗ trợ thương mại điện tử của liên hợp quốc hoặc tiêu chuẩn quốc tế đang được phổ biến và ứng dụng trong doanh nghiệp như các tiêu chuẩn ANSI ASC X12 hay EDIFACT… Tại Việt Nam, các tiêu chuẩn được đa số các tổ chức và doanh nghiệp biết đến và  sử dụng trong trao đổi đữ liệu điện tử là XML. Tiêu chuẩn này thường được sử dụng vào sao lưu các cơ sở dữ liệu, trao đổi dữ liệu giữa các tổ chức doanh nghiệp khác nhau hoặc giữa các chi nhánh của một tổ chức, doanh nghiệp như ngân hàng, công ty chứng khoán, hải quan…Hầu hết các tổ chức, doanh nghệp được khảo sát đang áp dụng then chuẩn định dạng XML do doanh nghiệp tự xây dựng và công bố để áp dụng. Chẳng hạn tổng cục hải quan đã triển khai ứng dụng trên nền tảng XML kết hợp với mô hình theo khuyến cáo của tổ chức hải quan thế giới (WCO) để trao đổi với các doanh nghiệp tham gia dịch vụ hải quan điện tử; bộ công thương đã thống nhất biểu mẫu XML với phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) và các phòng quản lý xuất nhập khẩu, các khu công nghiệp, khu chế xuất để sao lưu, truyền dữ liệu cấp chứng nhận xuất xứ điện tử về hệ thống eCoSys. Một số doanh nghiệp như cảng Hải Phòng đã đi đầu trong triển khai trao đổi dữ liệu điện tử để quản lý và xử lý vận đơn cho các hãng tàu trong và ngoài nước. Chương trình của cảng Hải Phòng được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế UN/ISO EDIFACT 9735 để quản lý dữ liệu container của cảng. Công ty Uniliver Việt Nam đã xây dựng mạng EDI từ năm 2007 dựa trên tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử để quản lý sản phẩm bằng hệ thống mã vạch theo tiêu chuẩn GS1. Kết quả khảo sát cho thấy các trao đổi ứng dụng dữ liệu điện tử trong một số ngành công nghiệp và dịch vụ tại Việt Nam vẫn đang phát triển ở mức độ sơ khai,đơn giản và nhiều ứng dụng mới chỉ có ở quy mô nội bộ ngành hay trong một doanh nghiệp. Việc triển khai áp dụng các tiêu chuẩn công nghệ hỗ trợ thương mại điện tử quốc tế nói chung và các tiêu chuẩn EDI nói riêng vào thực tiễn là một quá trình công phu cần được thực hiện qua nhiều công đoạn từ nghien cứu ,tìm hiểu,xây dựng dự án thử nghiệm đến triển khai các dự án trên diện rộng .Đặc biệt là sự hỗ trợ,chuyển giao công nghệ của nước ngoài là yếu tố mạng lại thành công vững chắc cho dự án thương mại điện tử. Do vậy để ứng dụng thương mại điện tử trong các hoạt động thương mại, công nghiệp sẽ cần một quá trình phổ biến và hướng dẫn,với nguồn nhân lực đủ mạnh và các chuyên gia và cán bộ kỹ thuật được đào tạo bài bản để triển khai các dự án lớn với công nghệ hỗ trợ thương mại điện tử tiên tiến tại Việt Nam 2.2.3 Ứng dụng EDI trong lĩnh vực Thương Mại Điện Tử Hệ thống mạng kinh doanh điện tử của Công ty Vinamilk Với Vinamilk, phát triển hệ thống công nghệ thông tin hiện đại là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh dài hạn của công ty. Hệ thống quản lý sản xuất và phân phối trước đây đã không thể đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời phục vụ cho việc quản lý sản xuất và kinh doanh. Công ty đã xây dựng một hệ thống quản lý mới với 2 giải pháp là Oracle E-Business Suite và SAP CRM (Customer Relation Management – Quản lý quan hệ khách hàng) để giải quyết vấn đề này. Hệ thống cho phép Vinamilk quản lý tất cả các số liệu từ các nhà phân phối trên các môi trường trực tuyến (hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP) hoặc ngoại tuyến (sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft). Thông tin tập trung sẽ giúp Vinamilk đưa ra các quyết định kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch. Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý nhằm đáp ứng kịp thời, đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng ở cấp độ cao hơn. Sau một thời gian thử nghiệm, từ tháng 1 năm 2007 Vinamilk đã chính thức đưa vào sử dụng Oracle E-Business Suite (EBS) phiên bản 11.5 và SAP CRM. Tháng 4 năm 2007, chương trình ERP cũng đã được chính thức vận hành. Với hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể này, Vinamilk có thể quản lý được tình hình tài chính – kế toán, mua sắm, bán hàng, sản xuất và phân tích kết quả hoạt động của công ty với 16 đơn vị trực thuộc từ Hà Nội đến Cần Thơ. Đây là giải pháp ERP lớn nhất được triển khai ở Việt Nam. Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver. Tại Vinamilk, NetWeaver tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng: - Oracle EBS – giải pháp giúp giải quyết việc kết nối với nhà cung ứng (supplier) và các quy trình khác trong nội bộ doanh nghiệp bao gồm các module chuẩn như: Tài chính (Finance), Quản lý đơn hàng (Order Management), Mua hàng (Procurement), Sản xuất (Manufacturing), v.v... - Microsoft Exchange: Hệ thống email. - Solomon (đã được đổi tên lại là Microsoft Dynamics SL) sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng. Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse -BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc. Tại trung tâm dữ liệu ở trụ sở chính của Vinamilk có 4 máy chủ IBM cùng các máy chủ khác đang lưu trữ các giải pháp Oracle EBS, SAP CRM và Microsoft Exchange. Vinamilk đã xây dựng trung tâm này với hệ thống dự phòng đạt mức 7, mức dự phòng cao nhất theo tiêu chuẩn dự phòng quốc tế nhằm đảm bảo sự hoạt động liên tục của hệ thống. Việc áp dụng CNTT nhằm hiện đại hóa kênh phân phối đã giúp Vinamilk hỗ trợ rất hiệu quả các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ trên toàn hệ thống. Thêm vào đó, Vinamilk cũng 105quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong hệ thống phân phối, hướng tới môi trường kinh doanh đạt chuẩn quốc tế và tăng cường năng lực quản lý trong điều kiện hội nhập. Công ty Đầu tư và Phát triển công nghệ thông tin (Intecom) Intecom thuộc Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện (VTC) là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp các dịch vụ nội dung số với các mảng hoạt động như VTC Game - game online, VTC Mobile - các dịch vụ thông qua điện thoại di động, VTC News - báo chí (VTC News, tạp chí truyền hình số VTC), VTC Paygate - hạ tầng thanh toán điện tử cho các dịch vụ nội dung số trên mạng và di động, VTC Software - trung tâm phần mềm xây dựng và phát triển hệ thống phần mềm cho các dịch vụ số. Tính đến thời điểm hiện tại, VTC Paygate có hơn 13 triệu tài khoản đăng ký. Trong đó, hơn 1,7 triệu tài khoản có phát sinh giao dịch nạp và hơn 1,2 triệu tài khoản còn số dư với nguồn hình thành Vcoin đa dạng bao gồm nạp trực tiếp, thẻ trả trước, chuyển khoản ngân hàng, thanh toán quốc tế, nhắn tin SMS, Tổng đài thoại 1900. Giải pháp thanh toán điện tử VTC eBank bao gồm: - Các kênh đầu vào: Thẻ trả trước VTC Online, tin nhắn mobile SMS, thoại 1900, tài khoản ngân hàng (ATM, m-banking, e-banking), tiền mặt (tại game centers, POSs), thẻ tín dụng quốc tế (creditcard, International PP card), tài khoản từ e-bank khác, chuyển khoản từ game khác. - Các kênh sử dụng đầu ra: VTC game online, dịch vụ online (học, luyện thi trực tuyến, shop), nạp tài khoản mobile trả trước, mua mã PIN mobile, các giải pháp thanh toán: phí thuê bao truyền hình di động, điện thoại IP AloVTC, chuyển khoản cho các tài khoản e-bank, game khác VTC, v.v… Mô hình thanh toán điện tử VTC eBank - Các mô hình ứng dụng: kết nối nạp tiền, kết nối chuyển khoản 2 chiều, và kết nối làm cổng thanh toán trong bán hàng, thu phí dịch vụ, v.v… - Quy mô ứng dụng: VTC eBank hiện có khả năng phục vụ tối đa 2 tỷ tài khoản, số giao dịch đồng thời hiện tại là hơn 32 nghìn. Giải pháp công nghệ Paygate của Intecom hiện nay sử dụng công nghệ kiến trúc hướng dịch vụ (SOA). Bảo mật đường truyền và dữ liệu sử dụng giao thức HTTPS/SSL, chứng thực các giao dịch giữa các máy chủ kết nối sử dụng công nghệ chứng chỉ số RSA. Các chuẩn dữ liệu được sử dụng bao gồm chuẩn XML, chuẩn thông điệp giao dịch tài chính ISO 8583, các quy định chuẩn cấu trúc dữ liệu tự định nghĩa. Các giao thức kết nối HTTP/HTTPS, RMI, Socket TCP/IP, SOAP, MSQUEUE, v.v… Về các giải pháp tích hợp với các tổ chức, doanh nghiệp ngành ngân hàng, tài chính, viễn thông, Intecom cùng các đối tác thống nhất các giao thức, bộ chỉ tiêu và thủ tục giao dịch dựa trên việc hiệu chỉnh và cải tiến các tiêu chuẩn quốc tế cho phù hợp với điều kiện ứng dụng tại Việt Nam. Sau hai năm áp dụng giải pháp VTC eBank kết quả kinh doanh của Intecom đã có những bước tiến đáng kể. Bảng tăng trưởng doanh thu của VTC eBank qua các năm (Đơn vị: tỷ đồng) Năm 2006 2007 2008 Doanh thu dịch vụ nội dung số 140 220 340 Doanh thu giao dịch thương mại 120 460 Trong một ngày, VTCeBank có hơn 30.000 giao dịch nạp tiền vào hệ thống và cũng hơn 30.000 doanh nghiệp giao dịch tiêu dùng Vcoin vào các dịch vụ. Hiện nay luôn có hơn 1,7 triệu tài khoản có dư tiền trong số hơn 10 triệu đăng ký thuê bao. Trong năm 2009, trên nền tảng VTC Paygate và thẻ đa năng VTC Online, Intecom sẽ tiến hành: - Phát triển hệ thống thanh toán điện tử. - Hình thành hệ thống thanh toán liên kết tập trung: kết nối ngân hàng, các điểm thanh toán. - Mở rộng quy mô, đưa các tiêu chuẩn vào áp dụng, trao đổi dữ liệu điện tử EDI để tự động hóa quá trình đặt hàng/phân phối, thanh toán thẻ, v.v... III, Kết Luận Trao đổi dữ liệu điện tử. Đây là một công cụ thiết yếu trong các giao dịch doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) qua Internet. Một giải pháp cho phép truyền thông điện tử một cách an toàn, bao gồm các thông tin về quỹ thanh toán giữa người mua và người bán qua các mạng dữ liệu riêng. Giao thức trao đổi dữ liệu điện tử giữa các công ty qua mạng truyền thông như mạng giá trị gia tăng (VAN -value-added network) hoặc mạng Internet.   Khi ngày càng nhiều công ty kết nối với Internet, vai trò của EDI - một cơ chế giúp các công ty có thể mua, bán và trao đổi thông tin qua mạng, càng trở nên quan trọng. Bộ tiêu chuẩn phổ biến nhất của EDI là X12, do tổ chức ANSI thông qua. Internet cũng làm một cuộc cách mạng hoá nền thương mại điện tử doanh nghiệp đến doanh nghiệp. EDI thông qua Internet đã rẻ hơn rất nhiều so với VANs và những người sử dụng EDI ở qui mô lớn đã phát triển những hệ thống giao dịch trực tuyến của họ dựa trên web dựa trên những ngôn ngữ đánh dấu tương thích với Web thay cho những tài liệu EDI cứng nhắc. Năm 2001, một phiên bản của XML được thiết kế cho thương mại điện tử, được gọi là ebXML, đã chính thức được chuẩn hoá và những người sử dụng ngày nay đang tiến hành kết hợp những yếu tố tốt nhất của EDI và ebXML để tạo ra một loại hình thương mại điện tử hoàn hảo hơn. Ngày nay mô hình trên đã được ứng dụng rất rộng rãi, các doanh nghiệp Việt Nam cố gắng đưa hệ thống EDI vào trong doanh nghiệp mình để tận dụng tối đa những lợi ích của nó. Với đà phát triển của thương mại điện tử Việt Nam hiện nay có lẽ ngày đó không còn xa nữa.