Đề tài Phần mềm quản lí công văn trường đại học Duy Tân

Hay BÁO CÁO DỰ ÁN QUẢN LÝ CÔNG VĂN TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN TÊN PHẦN MỀM: EOFFICE GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: LÊ THANH LONG NHÓM BÁO CÁO: KIWI LỚP K14-CMU-TTT2 1. VÕ HOÀNG DUY 2. ĐẶNG THỊ THÚY HẰNG 3. NGUYỄN THỊ THU HOÀI 4. ĐỖ THỊ THU HOÀI 5. PHẠM THỊ LỆ TRÌNH 6. TRẦN TẤN VŨ MỤC LỤC : I.Giới thiệu chung…………………………………………………………3 II. Giới thiệu về phần mềm quản lí công văn trường đại học Duy Tân…..5 1. Cấu trúc tổ chức trường………………………………………….5 2. Quy trình quản lí văn thư………………………………………..6 2.1 Nguyên tắc chung……………………………………….6 2.2 Giải thích từ ngữ………………………………………..6 2.3 Quản lý công văn đến……………………………………7 2.4 Quản lý công văn đi……………………………………..10 III. Giới thiệu về phần mềm……………………………………………….13 1. Mục tiêu phần mềm………………………………………………13 2. Nhóm người sử dụng……………………………………………..13 3. Phạm vi sản phẩm………………………………………………..14 4. Chức năng………………………………………………………..15 5. Mô tả tổng quan…………………………………………………..27 5.1 Triển vọng sản phẩm……………………………………27 5.2 Chức năng sản phẩm…………………………………….27 5.3 Môi trường điều hành……………………………………28 5.4 Thiết kế và thực thi ràng buộc…………………………..28 5.5 Tài liệu người sử dụng…………………………………..29 6. Yêu cầu phi chức năng…………………………………………30 7. Yêu cầu giao diện……………………………………………….32 8. Yêu cầu phần cứng………………………………………………39 9. Yêu cầu khác……………………………………………………40 10. Bảng báo giá…………………………………………………….41 I. Giới thiệu chung 1. Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hôm nay, tin học hóa nghiệp vụ quản lý là một yêu cầu rất cần thiết. Đối với các đơn vị có lượng công văn, văn bản lưu thông thường xuyên thì việc áp dụng tin học vào quản lý công văn, văn bản là thể hiện bước tiến lớn trong quá trình tin học hoá quản lý, tạo ra sự tiện lợi, chuyên nghiệp và tiết kiệm lớn. 2. Quản lý công văn là một chương trình phần mềm có giao diện Web tích hợp cả hai chức năng quản lý công việc và quản lý công văn. Chương trình này đã đảm bảo tin học hoá phần lớn các quá trình phân công công việc, xử lý công văn một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và có tính mở cao. Quản lý công văn tập trung vào quản lý luồng công văn và được thiết kế để xử lý theo quy trình ISO và / hoặc không theo quy trình ISO 3. Một số tính năng của chương trình: Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức. Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng thông tin, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời. Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực  hiện cải cách hành chính. Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo,… thực hiện gửi và nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng. Quản lý toàn bộ các dự liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng. Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống mạng. Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan. Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia và hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết. II. Giới thiệu về phần mềm quản lí công văn trường đại học Duy Tân . 1.Cấu trúc tổ chức trường 2. Quy trình quản lí văn thư 2.1 Nguyên tắc chung. a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của trường đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của trường b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. c) Văn bản, tài liệu mang bí mật phải đưa đến cho chánh văn phòng . 2.2 Giải thích từ ngữ Trong văn bản này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: Văn bản đi Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do trường phát hành được gọi chung là văn bản đi. Văn bản đến Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến trường được gọi chung là văn bản đến. Đăng ký văn bản Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhậnv.v... vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. 2.3 Quản lý văn bản đến 2.3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến a) Tiếp nhận văn bản đến b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: - Loại không bóc bì: Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì - Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến Văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết. d) Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. - Đăng ký văn bản đến bằng sổ + Lập sổ đăng ký văn bản đến Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật).       Sổ đăng ký văn bản mật đến. + Đăng ký văn bản đến Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn của nhà nước. - Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản + Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). + Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. 2.3.2 Trình và chuyển giao văn bản đến a) Trình văn bản đến Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho chánh văn phòng xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Chánh văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến được quy định cụ thể Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của chánh văn phòng, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến. b) Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. 2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến a) Giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến cán bộ văn thư phải giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan. b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết. Cán bộ văn thư có tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho chánh văn phòng. 2.4 . Quản lý văn bản đi 2.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo để xem xét, giải quyết. b) Ghi số và ngày, tháng văn bản c) Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định 2.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật a) Đóng dấu cơ quan Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. b) Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). 2.4.3. Đăng ký văn bản đi Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ - Lập sổ đăng ký văn bản đi + Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường). +     Sổ đăng ký văn bản mật đi. - Đăng ký văn bản đi Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. 2.3.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi a) Làm thủ tục phát hành văn bản - Lựa chọn bì - Trình bày bì và viết bì - Vào bì và dán bì: - Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì b) Chuyển phát văn bản đi - Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức . - Chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức khác - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện . - Chuyển phát văn bản đi bằng Fax, qua mạng - Chuyển phát văn bản mật c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định; - Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; - Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết; - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2.4.5. Lưu văn bản đi Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. III. Giới thiệu về phần mềm 1. Mục đích phần mềm - Tin học hoá quá trình lưu trữ và xử lý công văn, quá trình phân công công việc của một doanh nghiệp. - Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn cũng như quá trình phân công công việc. - Tự động hoá các quá trình nhận - gửi công văn, phân công công việc theo nhiều hình thức khác nhau - Hỗ trợ ban giám đốc theo dõi, đánh giá năng lực của từng người, tình trạng xử lý công văn, công việc của các phòng ban - Lưu trữ công văn an toàn, t ìm kiếm dễ dàng - Mọi quá trình thực hiện việc xử lý công văn, công việc đều được hệ thống máy tính ghi nhận nên lãnh đạo sẽ co biện pháp thích hợp để điều chỉnh các hoạt động của các phòng ban chức năng. 2. Nhóm người sử dụng: Cơ quan chủ quản đầu tư : Hội đồng quản trị nhà trường Cơ quan chủ đầu tư : Văn phòng trường đại học DUY TAn : quản lí tất cả các công văn của nhà trường. Các cơ quan tham gia, vận hành phần mềm + Văn phòng trường đại học duy tân + Các đoàn khoa , phòng ban + Các trung tâm Đối tượng phục vụ Đối tượng phục vụ của Hệ thống Quản lý VB&HSCV được phân thành các loại sau: + Tại văn phòng nhà trường : Chánh Văn phòng : Quản lí, giám sát tất cả các công văn đến và công văn đi, phân công sắp xếp lịch làm việc Văn thư, cán bộ hành chính: xử lí công văn đến và đi + Tại phòng ban Trưởng phòng ban Văn thư, cán bộ hành chính + Tại các trung tâm Giám đốc trung tâm Văn thư, bộ hành chính Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên các phòng ban 3. Phạm vi sản phẩm Phạm vi sử dụng phần mềm là nội bộ trường đại học Duy Tân. Văn bản đến thì văn thư sẻ tiếp nhận , phân loại và trình cho chánh văn phòng kí và dóng dấu. Tùy thuộc theo loại văn bản và yêu cầu mà văn bản được chuyển đến những bộ phận thích hợp. Ví dụ như văn bản được chuyển đến khoa thì văn thư của khoa sẻ tiếp nhận,phân loại và trình lên cho trưởng khoa xử lí. Sau khi xử lí xong thì sẽ có văn bản trả lời và chuyển đến văn phòng trường. Cũng như vậy văn bản sẻ được xử lí tương tự ở phòng ban và trung tâm. Phòng ban thì có trưởng phòng xử lí,trung tâm thì có giám đốc trung tâm xử lí . 4. Chức năng. ĐẶC TẢ USE CASE USE CASE HỆ THỐNG SỬ DỤNG: USE CASE 1: Đăng nhập hệ thống Tên Đăng nhập hệ thống Tác nhân Người dùng Điều kiện đầu Hệ thống yêu cầu truy cập vào hệ thống cho người dùng Quy trình cơ bản Người dùng đăng nhập vào hệ thống: Xem và xếp lịch làm việc cho các phòng ban, lên kế hoạch công tác. Soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản- phê duyệt công văn, theo dõi việc xử lý văn bản đi đến Điều kiện sau Hệ thống hiển thị các module sử dụng khi người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống USE CASE 2: đăng nhập hệ thống Tên Đăng nhập hệ thống Tác nhân Chánh văn phòng Điều kiện đầu Hệ thống cung cấp truy cập vào hệ thống cho chánh văn phòng Quy trình cơ bản Chánh văn phòng đăng nhập vào hệ thống: Xem và xếp lịch làm việc cho các phòng ban, lên kế hoạch công tác. Soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản- phê duyệt công văn, theo dõi việc xử lý văn bản đi đến Điều kiện sau Hệ thống hiển thị các module sử dụng khi chánh văn phòng đăng nhập thành công vào hệ thống 3.USE CASE 3: Tên Đăng nhập hệ thống Tác nhân Nhân viên văn thư Điều kiện đầu Ứng dụng này cung cấp truy cập vào hệ thống cho nhân viên văn thư Quy trình cơ bản Nhân viên văn thư đăng nhập vào hệ thống xử lý văn bản đi và đến Văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến, nhập văn bản, thu hồi văn bản - Văn bản đi: triển khai văn bản Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diện các module sử dụng khi nhân viên văn thư đăng nhập thành công vào hệ thống 4.USE CASE 4: Tên Hoạt động đăng nhập Tác nhân Cán bộ, giảng viên Điều kiện đầu Hệ thống yêu cầu truy cập vào hệ thống cho cán bộ và giảng viên Quy trình cơ bản Cán bộ, giảng viên đăng nhập vào hệ thống, thực hiện viêc tra cứu văn bản và xem lịch làm việc. Việc tra cứu văn bản thực hiện với văn bản đến và văn bản đi. Tra cứu theo loại văn bản và theo ngày tháng năm Lich làm viêc được tra cứu theo phòng, khoa, ngày tháng năm Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diện các modul sử dụng khi cán bộ, giảng viên đăng nhập thành công vào hệ thống USE CASE 5: Tên Hoạt động cập nhật văn bản Tác nhân Nhân viên văn thư Điều kiện đầu Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của nhân viên văn thư Quy trình cơ bản Nhân viên văn thư sẽ: đăng ký văn bản, sau đó chọn cập nhật hoặc hủy bỏ, thử lại đăng văn bản Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diện đăng ký văn bản, đăng văn bản USE CASE 6: Tên Hoạt động đăng ký văn bản Tác nhân Nhân viên văn thư Điều kiện đầu Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của nhân viên văn thư Quy trình cơ bản nhân viên văn thư sẽ nhập ngày đăng ký nhập số văn bản nhập ngày ban hành nhập nguồn văn bản nơi ký ngày có hiệu lực ngày hết hiệu lưc Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diện đăng ký văn bản. Sau khi đăng ký và post văn bản thành công, văn bản sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu, phục vụ cho công việc tìm kiếm và triển khai sử dụng văn bản USE CASE 7 : Tên Hoạt động triển khai công văn Tác nhân Nhân viên văn thư Điều kiện đầu Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của nhân viên văn thư Quy trình cơ bản nhân viên văn thư sẽ nhập số công văn hệ thống sẽ hiển thị nội dung dăng ký công văn nhân viên văn thư nhập nội dung triển khai nhân viên văn thư nhập mô tả công văn bao gồm: + dạng văn bản + tên văn bản + file đính kèm + người tạo Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diện đăng triển khai công văn. Công văn sẽ được triển khai tới phòng khoa, trung tâm USE CASE 8: Tên Hoạt động chuyển giao văn bản Tác nhân Nhân viên văn thư Điều kiện đầu Hệ thống yêu cầu sự truy cập của nhân viên văn thư Quy trình cơ bản nhân viên văn thư sẽ nhập nội dung công văn- nhập số công văn sẽ có bảng đăng ký công văn văn thư sẽ ghi trích yếu văn bản văn thư sẽ nhập các phòng ban nhận văn bản và tích trạng thái đã nhận hay chưa nhập danh sách file đính kèm, chi tiết nội cung chỉ đạo, và các nhân viên đã nhận văn bản Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diên chuyển giao công văn. 99 9. USECA 9.USECASE 9 Tên Hoạt động phê duyệt văn bản Tác nhân Chánh văn phòng Điều kiện trước Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của chánh văn phòng Quy trình cơ bản hệ thống sẽ hiện chi tiết: nội dung công văn, trích yếu, danh sách file đính kèm khi người dùng nhập số công văn chánh văn phòng nhập người chỉ đạo gải quyết công văn nhập chi tiết triển khai tới các phòng, khoa, trung tâm Post-Condition Hệ thống hiển thị giao diên phê duyệt văn bản. văn bản được phê duyệt và cập nhật lên cơ sở dữ liệu sau khi đã được phê duyệt . USE CASE 10: Tên Hoạt động xếp lịch làm việc Tác nhân Chánh văn phòng Điều kiện đầu Hệ thống yêu cầu sự truy cập của chánh văn phòng Quy trình cơ bản chánh văn phòng sẽ chọn ngày, tháng, năm chánh văn phòng sẽ viết nội dung công việc vào bảng công việc được chia theo ngày, tháng, năm đã chọn Điều kiện sau Hệ thống hiển thị giao diên phê duyệt văn bản, chánh văn phòng sau khi thực hiện hoạt động này, lịc biểu công việc sẽ được post lên gaio diên chương trình 11.USE CASE 11: Tên Hoạt động tìm kiếm Tác nhân Người dùng Điều kiện đầu Hệ thống yêu cầu sự truy cập của người dùng Quy trình cơ bản Người sử dụng tìm kiếm văn bản theo các loại nhân viên văn thư và cán bộ giảng viên tìm kiếm văn bản thường đến và đi chánh văn phòng và người sử dụng khác tìm kiếm văn bản thường, văn bản mật đến và đi Điều kiện sau Hệ thống hiện thị module tìm kiếm văn bản cho người dùng, phù hợp với quyền hạn sử dụng của từng người 12.USE CASE 12: Tên Hoạt động tìm kiếm văn bản Tác nhân Người dùng Điều kiện đầu Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của người dùng Quy trình cơ bản Người dùng khi tìm kiếm văn bản thì nhập những yêu cầu chọn loại văn bản chọn ngày tháng chọn cấp độ văn bản cấp độ văn bản được phân thành: cấp phòng khoa, trung tâm ; cấp trường- văn bản dành cho những quản lý cấp cao như: ban quản trị, ban giám hiệu, trưởng phó phòng khoa, trung tâm Điều kiện chính Hệ thống hiển thị giao diện tìm kiếm văn bản cho người dùng, phu hợp với quyền hạn sử dụng của từng người 5. Mô tả tổng quan 5.1 Triển vọng sản phẩm -Hệ thống được xây dựng trên cao quy mô, hiện đại, nhiều ứng dụng vào quá trình tin học hóa quản lý tài liệu. -Hệ thống được tạo ra trên các công cụ quản lý hiện đại, kết hợp với các đội dự án, có khả năng lây lan khắp thế giới.Hệ thống để truy cập vào trang web 24 tháng 7 giá trị cao và khả năng đưa ra quyết định. - Các công cụ được thiết kế phù hợp với yêu cầu chung và quyền để thực hành. - Hệ thống được sinh ra với mong muốn đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đáp ứng cho họ, giúp họ giảm bớt thời gian và chi phí hơn tốt nhất. Chức năng sản phẩm Quản trị người sử dụng: Phần mềm phải thêm chức năng mới, chỉnh sửa, xóa người sử dụng. b. Phân quyền truy cập: đây là một chức năng rất quan trọng vì nếu được sự cho phép là không thể để tạo ra mối đe dọa đến sự an toàn của hệ thống. An ninh được xây dựng để phản ánh các chức năng của đơn vị, cá nhân trong cơ quan. c. Thông tin hệ thống danh mục đầu tư hệ thống sẽ cung cấp danh sách chung cho tất cả các cơ quan trong trường. d. Sao lưu dữ liệu thường xuyên và đột xuất. e. Khôi phục dữ liệu khi sự cố hệ thống. f. Cung cấp các báo cáo hệ điều hành. g. Kết nối và trao đổi thông tin với các thành phần khác của IS 5.3 Môi trường điều hành SQL Server là một quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay được sử dụng trong nhiều ứng dụng lập trình thay vì cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Lý do là SQL Server có thể chứa dữ liệu hơn Access, có khả năng làm việc với số lượng lớn các mẩu thông tin với nhiều người sử dụng, có khả năng phân quyền cơ sở dữ liệu, mà các tính năng của máy chủ quản lý sử dụng trong các ứng dụng Client / Server và nhiều môi trường máy tính của người sử dụng.Vì vậy, SQL Server là sự lựa chọn tốt nhất bởi vì nó có thể giao tiếp tốt với Visual Basic 6 hoặc Visual Studio. Net. 5.4 Thiết kế và thực thi ràng buộc Ràng buộc Cơ sở Giao diện người dùng phải chạy trên một vài môi trường như: IE Opera và Mozilla Mọi người có duyệt tìm khác nhau: chúng ta phải phục vụ họ tất cả Đoàn kết và tin học hóa quá trình tiếp nhận và lưu trữ thông tin Để biết thông tin dễ dàng xử lý, giải quyết công việc tại các trường học và khoa học quản lý nhóm Xây dựng hệ thống lưu trữ Để khắc phục tình trạng mất tài liệu, thông tin và dễ dàng thiết lập để cung cấp thông tin yêu cầu của ban giám đốc một nhân viên kịp thời thuận tiện, nhanh chóng và đầy đủ, Cải thiện ứng dụng của họ và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin Dần dần tạo thói quen làm việc trong môi trường mạng với một sự cải tiến trong việc quản lý các quy trình quản lý thông tin và yêu cầu giải quyết dẫn Số tiền cho dự án 80000000 5.5 Tài liệu người sử dụng Loại tài liệu Mô tả Hướng dẫn sử dụng Mô tả cách sử dụng các sản phẩm từ EOffice điểm của người dùng của xem. Cài đặt bằng tay  Mô tả cách cài đặt các sản phẩm EOffice trên nền tảng khác nhau Hệ thống hoạt động Hướng dẫn sử dụng mô tả cách để thực hiện các hoạt động của hệ thống khác nhau (thực hiện sao lưu, áp dụng phiên bản nâng cấp) từ quan điểm một quản trị hệ thống 6. Yêu cầu phi chức năng Yêu cầu phi chức năng được tài liệu hóa trong từng giao đoạn. Thuộc tính chất lượng này được phản ánh sản phẩm chất lượng cấp đọ được mong đợi bởi khách hàng mà có thể được sư dụng cho lợi ích kinh doanh. Yêu cầu Loại thuộc tính chất lượng Lý do căn bản Tự động cập nhập, tự động báo lỗi Duy trì Để giảm chi phí bảo trì Sản phẩm phải cung cấp chất lượng tin cậy với ít hoặc không có hệ thồng thất bại với máy móc bị chết Sẵn sang để dùng Chất lượng sản phẩm được yêu cầu bởi sự nghiệp giai đoạn khách hàng Yêu cầu Loại thuộc tính chất lượng Lý do cản bản Phải cung cấp những yếu tố bảo mật sau thông qua sản phẩm: A.Phải cho phép đúng người truy cập vào đúng thông tin B. Phải giới hạn việc tiếp cận trái phép C. Phải cho phép kiểm soát dữ liệu được tiếp cận bởi nhân viên dựa trên vai trò tổ chức của họ D. Phải viết lại mật mã dữ liệu bị hỏng và giao tiếp Bảo mật Chất lượng sản phẩm cốt lõi được yêu cầu bởi giai đoạn hệ thống Hỗ trợ được sử dung chung: OS, Web servers, DBs, etc Tính di chuyển Để cung cấp khách hàng với sản phẩm mà có thể được dẫn vào cơ sở hạ tầng của họ 7. Yêu cầu giao diện Module: b/Nhập văn bản đến c/Tiếp nhận văn bản d/ Cập nhật văn bản e/GetDocument: g/Give responsibly: h/Report: 8. Giao diện phần cứng Tổng quan :Visual Studio .NetCài đặt phiên bản VS .NET ENTERPRISE.CPU: 450 - 600 MHZ.OS: Win 2003, Win XP, Win 2000 (SP3)…..RAM: Win 2003 – 160 MB, Win XP – 160MB, Win 2000 – 192MB.HARDDISK: 900MB tốc độ, 3.3GB cài đặt, 1.9GB để thiết lập MSDN.Cấu hình máy tính sử dụng cho chương trìnhOS: Win XP, Win Vista, Win 7, Linux…. Mạng Các tiêu chuẩn TCP / IP, giao thức truyền thông sẽ được sử dụng. HTTP và HTTPS sẽ được sử dụng để giao tiếp giữa khách hàng, trình duyệt và các ứng dụng.Điều này sẽ được sử dụng để tương tác trên một mật mã Secure Sockets Layer (SSL) hay Transport Layer Security (TLS)kết nối. Điều này đảm bảo bảo vệ hợp lý tấn công trung bình. Ethernet và Wi-Fi sẽ được sử dụng để truy cập mạng.9. Yêu cầu khác:  Hệ thống phải được trang bị các máy chủ email, máy chủ web và máy chủ cơ sở dữ liệu và dùng chung cho toàn bộ hệ thống. Trường cần một máy chủ để đảm nhận vai trò của máy chủ cơ sở dữ liệu Người dùng không đăng ký không phải là truy cập vào hệ thống. Qua đó ngăn chặn bất kỳ hành động truy cập trái phépMỗi cơ quan phải có ít nhất một mạng LAN hoặc thậm chí tham gia vào hệ thống Ưa thích công nghệ nền tảng sẵn hệ thống e-mail (được xây dựng trong hệ thống email) để phục vụ chức năng của câu hỏi - đáp. Ưa thích công nghệ trong các tổ chức tối ưu cho việc áp dụng mô hình làm việc theo nhóm (công việc) và khả năng lưu trữ và xử lý không có cấu trúc dữ liệu (tài liệu). Bảng báo giá DỰ TOÁN KINH PHÍ Yêu cầu: Cần trình bày tính toán chi tiết công việc, khối lượng, đơn giá, từ đó tính ra kinh phí. Tỷ lệ kinh phí các hạng mục phải phù hợp với quy định trong Quy trình xây dựng và triển khai phần mềm. Chú ý là tỷ lệ kinh phí các hạng mục chỉ tính đến hết giai đoạn xây dựng phần mềm, không bao gồm kinh phí triển khai (Kinh phí triển khai được tính riêng). I. CĂN CỨ LẬP DỰ TOÁN KINH PHÍ Các căn cứ lập dự toán Mục này nêu các văn bản làm căn cứ lập dự toán kinh phí cho việc xây dựng và triển khai phần mềm ứng dụng, ví dụ: Quy trình xây dựng và phát triển thuộc Đồ án quản lý công văn trường đại học Duy Tân Cách xác định kinh phí cho các giai đoạn xây dựng và triển khai Các giai đoạn xây dựng và triển khai phần mềm thuộc Dự án này gồm: Giai đoạn 1: Xây dựng giải pháp khả thi; Giai đoạn 2: Khảo sát và phân tích thiết kế Khảo sát, phân tích đánh giá hiện trạng quy trình thông tin Xây dựng Hồ sơ phân tích và thiết kế chi tiết Giai đoạn 3: Xây dựng phần mềm thử nghiệp Lập trình xây dựng phần mềm theo thiết kế Kiểm tra và nghiệm thu phần mềm thử nghiệm Giai đoạn 4: Triển khai phần mềm tại VP trường Đại học Duy tân và các đoàn khoa : Cài đặt phần mềm Đào tạo hướng dẫn sử dụng Nhập dữ liệu ban đầu Hỗ trợ hệ thống hoạt động trên mạng Tích hợp hệ thống, kiểm tra, nghiệm thu Bảo hành bảo trì Dự toán kinh phí các giai đoạn 1, 2, 3 của cho Dự án được tính theo tỷ lệ quy định trong Tài liệu "Quy trình Xây dựng và triển khai thuộc Đồ án quản lý công văn trường đại học Duy Tân, cụ thể: Tiến trình thực hiện Giải pháp khả thi Xây dựng phần mềm Kiểm tra, nghiệm thu Tỷ lệ Khảo sát phân tích Phân tích thiết kế Lập trình RD-Xác định yêu cầu nghiệp vụ 2,90% 5,50% 0,50% 8,90% ES - Phân tích hệ thống hiện tại 1,00% 3,40% 0,50% 0,10% 5,00% TA- Kiến trúc kỹ thuật 0,50% 1,50% 3,00% 0,50% 0,10% 5,60% DB-Thiết kế tổng thể 6,00% 1,00% 0,10% 7,10% MD-Thiết kế chi tiết, lập trình 11,50% 20,50% 0,20% 32,20% DC - Chuyển đổi dữ liệu 0,40% 1,20% 1,50% 3,20% 0,70% 7,00% DO -Lập tài liệu 0,10% 0,40% 1,70% 3,00% 0,20% 5,40% TE - Kiểm tra 0,10% 1,50% 2,50% 3,80% 1,50% 9,40% TR - Đào tạo 0,30% 0,40% 0,60% 0,60% 1,90% TS - Chuyển giao 0,10% 0,10% 0,20% 0,50% 0,90% PS - Hỗ trợ sau chuyển giao 2,40% 2,40% OM-Quản lý 1,80% 1,70% 4,10% 5,60% 1,00% 14,20% Tổng cộng 6,80% 15,60% 31,80% 38,5% 7,30% 100% II. DỰ TOÁN KINH PHÍ II.1. Tổng hợp dự toán kinh phí Đơn vị tính: Triệu VND HẠNG MỤC % Kinh phí KInh phí xây dựng phần mềm 100% Giải pháp khả thi 6,80% Khảo sát phân tích 15,60% Phân tích thiết kế 31,80% Lập trình 38,50% Kiểm tra, nghiệm thu 7,30% KInh phí triển khai, bảo hành bảo trì Kinh phí triển khai Bảo hành, bảo trì II.2. Kinh phí xây dựng phần mềm Lập Giải pháp khả thi (Giai đoạn 1) Đơn vị tính: Triệu VND Tiến trình thực hiện % Đơn giá BQ (ngày/người) Số công Kinh phí RD-Xác định yêu cầu nghiệp vụ 2,90% ES - Phân tích hệ thống hiện tại 1,00% TA- Kiến trúc kỹ thuật 0,50% DB-Thiết kế tổng thể MD-Thiết kế chi tiết, lập trình DC - Chuyển đổi dữ liệu 0,40% DO -Lập tài liệu 0,10% TE - Kiểm tra 0,10% TR - Đào tạo TS - Chuyển giao PS - Hỗ trợ sau chuyển giao OM-Quản lý 1,80% Tổng cộng 6,80% Khảo sát phân tích (Giai đoạn 2/1) Đơn vị tính: Triệu VND Tiến trình thực hiện % Đơn giá BQ (ngày/người) Số công Kinh phí RD-Xác định yêu cầu nghiệp vụ 5,50% ES - Phân tích hệ thống hiện tại 3,40% TA- Kiến trúc kỹ thuật 1,50% DB-Thiết kế tổng thể MD-Thiết kế chi tiết, lập trình DC - Chuyển đổi dữ liệu 1,20% DO -Lập tài liệu 0,40% TE - Kiểm tra 1,50% TR - Đào tạo 0,30% TS - Chuyển giao 0,10% PS - Hỗ trợ sau chuyển giao OM-Quản lý 1,70% Tổng cộng 15,60% Phân tích thiết kế (Giai đoạn 2/2) Đơn vị tính: Triệu VND Tiến trình thực hiện % Đơn giá BQ (ngày/người) Số công Kinh phí RD-Xác định yêu cầu nghiệp vụ 0,50% ES - Phân tích hệ thống hiện tại 0,50% TA- Kiến trúc kỹ thuật 3,00% DB-Thiết kế tổng thể 6,00% MD-Thiết kế chi tiết, lập trình 11,50% DC - Chuyển đổi dữ liệu 1,50% DO -Lập tài liệu 1,70% TE - Kiểm tra 2,50% TR - Đào tạo 0,40% TS - Chuyển giao 0,10% PS - Hỗ trợ sau chuyển giao OM-Quản lý 4,10% Tổng cộng 31,80% Lập trình (Giai đoạn 3/1) Đơn vị tính: Triệu VND Tiến trình thực hiện % Đơn giá BQ (ngày/người) Số công Kinh phí RD-Xác định yêu cầu nghiệp vụ ES - Phân tích hệ thống hiện tại 0,10% TA- Kiến trúc kỹ thuật 0,50% DB-Thiết kế tổng thể 1,00% MD-Thiết kế chi tiết, lập trình 20,50% DC - Chuyển đổi dữ liệu 3,20% DO -Lập tài liệu 3,00% TE - Kiểm tra 3,80% TR - Đào tạo 0,60% TS - Chuyển giao 0,20% PS - Hỗ trợ sau chuyển giao OM-Quản lý 5,60% Tổng cộng 38,5% Kiểm tra, nghiệm thu (Giai đoạn 3/2) Đơn vị tính: Triệu VND Tiến trình thực hiện % Đơn giá BQ (ngày/người) Số công Kinh phí RD-Xác định yêu cầu nghiệp vụ ES - Phân tích hệ thống hiện tại TA- Kiến trúc kỹ thuật 0,10% DB-Thiết kế tổng thể 0,10% MD-Thiết kế chi tiết, lập trình 0,20% DC - Chuyển đổi dữ liệu 0,70% DO -Lập tài liệu 0,20% TE - Kiểm tra 1,50% TR - Đào tạo 0,60% TS - Chuyển giao 0,50% PS - Hỗ trợ sau chuyển giao 2,40% OM-Quản lý 1,00% Tổng cộng 7,30% II.3. Kinh phí triển khai, bảo hành, bảo trì Đơn vị tính: Triệu VND Công việc Đơn giá BQ (ngày/người) Số công Kinh phí Lập giải pháp thực hiện Lập tài liệu đào tạo, hướng dẫn sử dụng Cài đặt tại VP UBND tỉnh và TT THDL Triển khai tại các cơ quan cấp sở (.... đầu mối) Triển khai các cơ quan cấp huyện (.... đầu mối) Hỗ trợ vận hành trên mạng (..... đầu mối) Bảo hành, bảo trì Tổng cộng Tổng kinh phí dự tính theo dự toán kinh phí là 80 triệu kể từ khi bắt đầu triển khai dự án.