Đề tài Phân tích cơ sở khoa học hình thành cơ cấu tổ chức quản lý

Câu 05-KHQL: Phân tích cơ sở khoa học hình thành cơ cấu tổ chức quản lý. Trình bày nội dung các loại hình cơ cấu tổ chức. Liên hệ thực tiễn cơ cấu tổ chức bộ máy ở đơn vị đồng chí. BÀI LÀM Từ khi xuất hiện nền sản xuất xã hội, nhu cầu liên kết con người, phối hợp các hoạt động riêng lẽ càng tăng lên và quản lý theo quan điểm của C.Mác như người chỉ huy dàn nhạc :”Tất cả mọi lao động xh trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn thì ít nhiều cũng cần tới sự lãnh đạo” Và như vậy, quản lý đã trở thành một hoạt động phổ biến mọi nơi, mọi lúc, mọi lĩnh vực, mọi cấp độ và có liên quan đến mọi người. Đó là hoạt động xh bắt nguồn từ tính chất cộng đồng dựa trên sự phân công và cộng tác lao động sản xuất. Và chính sự phân công lao động XH là tiền đề khách quan của sự hình thành và phát triển cơ cấu tổ chức quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý là 1 chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhằm đạt mục tiêu đã xác định. Mỗi cơ cấu tổ chức quản lý có 2 MQH cơ bản : Theo QH ngang, cơ cấu tổ chức quản lý chia thành các khâu quản lý khác nhau. Giữa các khâu là QH hợp tác trong sự phân công lao động quản lý. Theo QH dọc, cơ cấu tổ chức quản lý được phân chia thành các cấp quản lý. Cấp quản lý là 1 thểä thống nhất các khâu quản lý ở cùng 1 bậc trong hệ thống cấp bậc quản lý: như cấp TW, cấp địa phương, cấp cơ sở… Cấp quản lý chỉ rõ MQH phục tùng bởi quyền uy của cấp trên và bởi tính chất nhiệm vụ to lớn, bao quát của cấp cao. Với những nội dung nêu trên thì để xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo những yêu cầu : Tính tối ưu, tính linh hoạt, đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động và đảm bảo tính kinh tế trong quản lý. Trong thực tiễn quản lý, trên thế giới đã xuất hiện nhiều kiểu cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau. Trong đó có 1 số mô hình tiêu biểu sau: 1.Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến Mô hình này ra đời vào khoảng TK 10, đây là mô hình cổ xưa nhất. Nó tồn tại từ thế kỷ thứ 10 cho đến nay, mô hình này đặc biệt phù hợp với sản xuất nhỏ, sản phẩm đơn giản. Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý, trong đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước 1 người lảnh đạo trực tiếp cấp trên. Đặc điểm của loại hình cơ cấu này là MQH giữa các nhân viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến, tức là quy định QH dọc trực tiếp từ người lảnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ 1 người phụ trách trực tiếp. -Ưu điểm : mô hình này tạo ĐK thuận lợi cho việc thực hiện chế độ 1 thủ trưởng, đề cao vai trò thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc 1 thủ trưởng. Do quản lý trực tuyến nên thông tin chỉ đạo trực tiếp, nhanh chóng, chính xác, tạo ra sự thống tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng. -Nhược điểm : Mô hình này chỉ áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ. Yêu cầu người lảnh đạo phải có kiến thức toàn diện, chuyên môn sâu nhiều lĩnh vực để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý. Và đặc biệt khi cần hợp tác, phối hợp công việc giữa 2 đơn vị, hoặc 2 cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì phải đi theo đường vòng qua các kênh đã định. 2.Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng: (sơ đồ SGK trang 90) Khi nền kinh tế thế giới phát triển, đòi hỏi có mô hình cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp hơn nên cơ cấu tổ chức quản lý kiểu chức năng ra đời vào đầu TK 20 -Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức quản lý trong đó quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới thông qua các bộ phận chức năng. -Ưu điểm : Phù hợp với quy mô lớn, thu hút được lao động có chuyên môn giỏi do vậy người lảnh đạo được sự giúp sức của các chuyên gia giỏi chuyên môn nên giải quyết các vấn đề chuyên môn tốt hơn, quyết định chính xác hơn nên không đòi hỏi có kiến thức toàn diện chuyên sâu nhiều lĩnh vực mà chỉ cần có năng lực giỏi. -Nhược điểm : Cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của 1 cơ quan quản lý cấp trên nên sẽ gây khó khăn cho việc thi hành, các quyết định chồng chéo nhau nếu các bộ phận không hợp tác nhau, vi phạm chế độ 1 thủ trưởng. Trong thực tế cơ cấu này ít được sử dụng, hầu như nó chỉ có ý nghĩa về mặt lý thuyết. 3.Các cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp: Loại cơ cấu kết hợp được dùng phổ biến là: a.Cơ cấu trực tuyến- tham mưu: sơ đồ SGK 91 -Dựa trên nguyên tắc quản lý trực tuyến, nhưng bên cạnh người lảnh đạo các cấp có bộ phận tham mưu (phòng, ban tổ hoặc cá nhân) để giúp người lảnh đạo ra quyết định. -Trong cơ cấu trực tuyến- tham mưu, người lảnh đạo ra quyết định và chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyết định của người thừa hành trực tiếp của mình. Bộ phận tham mưu có nhiệm vụ chuẩn bị các dự án, các quyết định, đảm bảo luận cứ và chất lượng của quyết định quản lý và theo dõi việc thực hiện. Bộ phận tham mưu không có quyền ra quyết định. -Ưu điểm : Đảm bảo nguyên tắc 1 thủ trưởng và đề cao vai trò lảnh đạo của thủ trưởng. Đồng thời vẫn sử dụng được các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về tổ chức; có chế độ trách nhiệm rõ ràng đồng thời bảo đảm sự thống nhất trong toàn tổ chức (mang tính tập trung cao, chính xác). -Nhược điểm : Do bộ phận tham mưu phân tán nên không phát huy sức mạnh tổng hợp của nhóm chuyên gia. Trong trường hợp do mâu thuẩn, bất đồng về quan điểm hoặc lợi ích trong mối quan hệ giữa những người lảnh đạo các tuyến và những người tham mưu có thể trở nên căng thẳng đến mức gây bất lợi cho tổ chức (phối hợp không tốt sẽ gây bất lợi cho tham mưu và lảnh đạo). b.Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến- chức năng: sơ đồ SGK 92 -Ra đời năm 1930, là kiểu cơ cấu phối hợp hữu cơ 2 loại cơ cơ cấu: trực tuyến và chức năng. Người lảnh đạo tổ chức được sự giúp sức của các phòng ban chức năng để chuẩn bị và ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Những người lảnh đạo các tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. Những người lảnh đạo chức năng không có quyền ra quyết định trực tiếp cho những người ở các tuyến. -Ưu diểm: Do kết hợp hai kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng nên mô hình này có ưu điểm của cả hai mô hình trực tuyến và chức năng. Đó là : bảo đảm nguyên tắc 1 thủ trưởng, hút được nhân viên có tài về nhiều lĩnh vực vào tổ chức. Lảnh đạo có thể chia sẽ công việc với các bộ phận chức năng--> quản lý tốt hơn. -Nhược điểm : Do có nhiều bộ phận chức năng nên dễ làm bộ máy cồng kềnh.; các bộ phận chức năng có quyền ra những quyết định chức năng nên dễ dẫn đến việc ra quyết định chồng chéo nhau (cần có quyết định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận); Người lảnh đạo chung phải luôn điều hòa, phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp (ra các quyết định chồng chéo), cục bộ…của các cơ quan chức năng. III.Liên hệ với cơ cấu tổ chức đơn vị đ/c đang công tác : Trong hoạt động quản lý, xuất phát từ nhu cầu tăng cường vốn đầu tư, nên công tác quản lý, sử dụng nguồn vốn có hiệu qủa cần được chú trọng, vì vậy cần có bộ máy tổ chức phù hợp để thực hiện quản lý các dự án đầu tư. Hiện nay, dư luận, báo chí, Quốc hội đang đề cập nhiều đến sự lãng phí, thất thoát trong đầu tư xây dựng cơ bản. Tùy thuộc vào tính chất và năng lực thực có các nhà đầu tư có thể lựa chọn những hình thức quản lý khác nhau như : Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án, Chủ nhiệm điều hành dự án, Chìa khoá trao tay, Tự thực hiện dự án. Trên địa bàn tỉnh bình thuận, tất cả các chủ đầu tư được giao quản lý dự án thuộc vốn ngân sách đều đươc UBND Tỉnh giao thực hiện dưới hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. Vai trò của chủ đầu tư, xác định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các ban Quản lý dự án trong quản lý chất lượng, sử dung vốn đầu tư để mang lại hiệu qủa cao là vấn đế rất quan trọng. Đã có nhiều Nghị Định của Chính Phủ, thông tư của các Bộ quy định và hướng dẫn việc thực hiện công tác này. Tuy nhiên, hoạt động quản lý đầu tư xây dựng cơ bản cũng còn nhiều vấn đề cần phải tiếp tục giải quyết. Thứ nhất, Việc phân công, phân cấp trong hoạt động quản lý đầu tư xây dựng cơ bản còn chồng chéo, chưa rõ ràng : Do khối lượng quản lý đột biến tăng trong vài năm gần đây và không có sự chuẩn bị trước về con người và chủ động tính toán, sắp xếp bộ máy nên phát sinh dự án ở đâu, tổ chức bộ máy tới đó. Việc phân, giao các chủ đầu tư và thành lập các Ban quản lý dự án còn mang tính hành chánh, máy móc. Ngành nào, địa phương nào cũng thành lập Ban Quản lý dự án riêng, trong khi trình độ quản lý đa số không theo kịp yêu cầu. Nhiều dự án hổn hợp không thuộc riêng ngành nào, thì UBND Tỉnh, lúc giao cho chủ đầu tư này, lúc giao chủ đầu tư khác nên việc triển khai thực hiện gặp rất nhiều khó khăn, không tích luỹ kinh nghiệm, hiệu qủa kém. Thứ hai, Sự bất cập của đội ngũ lãnh đạo và viên chức của các Ban Quản lý dự án : Qua tổng kết phần lớn các ban QLDA đều thiếu cán bộ hay có nhưng rất mỏng, Hơn nữa, xuất hiện một số cán bộ cửa quyền, nhũng nhiểu .. mà phần lớn lại ở những cán bộ thiếu trình độ. Vừa qua, với chủ trương kiểm tra, thanh tra các công trình XDCB do các Ban quản lý dự án tổ chức quản lý trong Tỉnh, đã phát hiện nhiều sai sót, gây lãng phí, thất thoát vốn đầu tư công trình. Nguyên nhân cơ bản chủ yếu không phải là tham nhũng, hối lộ, cố tình làm sai mà do trình độ, năng lực của nhiều cán bộ làm công tác XDCB, làm sai nhưng không nhận thức được, không hiểu được căn kẽ công việc mình làm. Việc thành lập quá nhiều các Ban quản lý dự án trong khi trình độ cán bộ còn bất cập là sự khiêng cưỡng lớn, nó không những gây tác hại cho công việc chung mà trách nhiệm của cán bộ khi mắc phải sai sót là không lường trước được. Sắp xếp các Ban Quản lý dự án : - Tổ chức các Ban Quản lý dự án theo hướng chuyên ngành. - Mổi Sở xây dựng chuyên ngành nên thành lập 2 Ban quản lý dự án, mỗi ban quản lý quản lý nhóm dự án có tính chất khác nhau như sau : + Một Ban Quản Lý dư án chuyên quản lý các công trình chuyên ngành thuộc vốn ngân sách Tỉnh, theo phân cấp do cấp Tỉnh quản lý đầu tư. + Một Ban Quản Lý Dự Án chuyên quản lý các công trình thuộc vốn do các Bộ, ngành Trung Ương cấp trên ủy thác, vốn thuộc các dự án nước ngoài giao cho Tỉnh quản lý, và làm dịch vụ quản lý dự án các công trình do thành phố, huyện làm chủ đầu tư nhưng do quy mô, kỹ thuật phức tạp nên hợp đồng lại. - Mỗi Huyện, Thành Phố thành lập Ban quản lý dự án để triển khai dự án do địa phương quản lý. - Cấp xã không thành lập Ban Quản lý Dự án, có thể chọn lựa, hợp đồng với các Ban Qủan lý dự án cấp huyện hay Tỉnh để quản lý. * Ưu điểm của phương án này là - Sử dụng có hiệu qủa năng lực hiện có của số cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao tính chuyên nghiệp, đơn vị quản lý có khả năng tài chính tạo điều kiện làm việc cho cán bộ, viên chức, hiện đại hoá trang thiết bị phục vụ công tác. - Nâng cao mức sống cho cán bộ viên chức từ đó giảm quan liêu, vòi vĩnh - Cán bộ công chức có điều kiện làm việc nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu công việc. * Khuyết điểm : - Sẽ có một bộ phận cán bộ công chức do được giao nhiều quyền để giải quyết công việc nên không bằng lòng với thu nhập chính đáng, sinh ra quan liêu, cửa quyền, vòi vĩnh.