Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống quản lí khách sạn Cầu Giấy

không muốn thuê hoặc sử dụng dịch vụ của khách sạn mặc dù trong hợp đồng chưa hết hạn thì phải làm những thủ tục gì? Khi đó tôi gặp nhân viên quản lí và yêu cầu hủy hợp đồng và than toán các khoản tiền khi sử dụng dịch vụ. Câu 4 Khi hết hạn hợp đồng mà ông(bà) muốn sử dụng thêm thì phải làm thủ tục gì? Khi đó tôi gặp nhân viên lễ tân và làm thủ tục ra hạn cho hợp đồng. Câu 5 khi hợp đồng hết hạn thì ông(bà) có thủ tục trao trả phòng như thế nào? Khi đó tôi gặp nhân viên lễ tân và yêu cầu trả phòng như trong hợp đồng, nhân viên lễ tân hủy hợp đồng và thanh toán các khoản dịch vụ. Nếu tôi chưa đi gặp nhân viên lễ tân để trao trả phòng thì nhân viên lễ tân sẽ trực tiếp thông báo cho tôi yêu cầu trả phòng như hợp đồng đã nêu. Các quy trình hoạt động chủ yếu của khách sạn Khi có một khách hàng đến đặt phòng. Nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu máy kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem có còn phòng trống hay không. Nếu còn phòng trống phù hợp với yêu cầu của khách thì sẽ cho phép đặt phòng. Thông tin đặt phòng bao gồm: các thông tin cá nhân của khách hàng, số phòng thuê, thông tin về các phòng được thuê, các dịch vụ yêu cầu nếu có, giá cả. Máy tự động lập một mẫu hóa đơn thống kê tất cả những thông tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại chi nhân viên của khách sạn. Nếu có gì thay đổi trong thông tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại cho nhân viên của khách sạn để cập nhập các thông tin đó(ví dụ như tăng thời gian thuê phòng). Máy tính sẽ kiểm tra và làm việc đó. Khi có một người khách trả phòng, máy tính sẽ tìm thông tin về đặt phòng để đưa ra tờ biên lai thanh toán cho khách hàng và khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ thanh toán. Tuy nhiên một khách hàng có thể thuê nhiều phòng và do đó một người có thể đứng ra thanh toán cho nhiều biên lai. Trên mỗi hóa đơn hay giấy thông báo đều ghi rõ : số phòng thuê, giá cả, tên khách hàng, ngày thuê, trả, tổng tiền, mã phòng tên nhân viên lập hóa đơn. Khi đã hết hạn trả phòng mà khách vẫn chưa trả phòng thì máy tính sẽ sinh ra biên lai thông báo cho khách hàng. Do việc đặt và trả phòng trong khách sạn là thường xuyên liên tục, nên hệ thống cần phải thiết kế với độ tin cậy cao, để có thể cập nhật và thêm mới lien tục. Ngoài ra hàng tháng hệ thống máy tính sẽ đưa ra những báo cáo thống kê, để đánh giá quá trình hoạt động của khách sạn môt cách trung thực qua các giai đoạn. Công việc này giúp công ty có những chiến lược kinh doanh thích hợp nhằm thu được lợi nhuận cao nhất. Hiện trạng hệ thống cũ Như đã nói ở trên vấn đề quản lí phòng, quản lí khách thuê phòng, các dịch vụ, thống kê là một công việc khó khan phức tạp. Trong khi đó hiện nay khách sạn vẫn còn hoạt động thủ công rời rạc, kém hiệu quả. Ở những khách sạn nhỏ thì việc đặt trả phòng thương làm bằng phương pháp thủ công trên giấy tờ. Và có một số khác đã ứng dụng một số trình tiện ích để tăng hiệu quả làm việc như tinh toán, thống kê báo cáo bằng Word, Excel nên đọ tin cậy an toàn không cao, khó khan trong việc quản lí và bảo quản thông tin. Công việc mạng tính thủ công nên mất nhiều thời gian và công sức. Ở khách sạn lớn thì đã áp dụng việc quản lí thông tin hoàn toàn bằng máy tính, nhưng quy trình đặt trả phòng, các dịch vụ cung cấp vẫn còn thủ công, khả năng tự động hóa chưa cao. Chưa đáp ứng được yêu cầu của một mô hình khách sạn hiện đại. Hơn nữa đối với những khách sạn lớn thì hệ thống thì hệ thống có thể nhiều khách sạn khác nhau, việc quản lí đã có tầm mở rộng, vì vậy cần phải có một môi trường quản lí tập trung thống nhất giữa các khách sạn. Nhiều khách sạn vẫn còn khó khan trong việc trao đổi thông tin, cập nhật thông tin với nhau, trong việc thông tin cho khách hàng, hay trao đổi dịch vụ Việc thống kê cập nhật đổi mới, áp dụng công nghệ mới ở nhiều khách sạn còn khó khan. Do hệ thống quản lí khá cồng kềnh. Tóm lại, hệ thống cũ còn gây khó khan trong khâu quản lí thống kê, độ bảo mật an toàn thông tin chưa cao, một số hệ thống chưa phân quyền người sử dụng hệ thống. Mục đích hoạt động trong hệ thống mới Hệ thống được thiết kế để đáp ứng khá đầy đủ những yêu cầu của khách hàng trong thời đại công nghệ hiện nay. Hệ thống quản lí chặt chẽ toàn bộ hoạt động của khách sạn như việc nhận, đặt, trả phòng, sử dụng tất cả các dịch vụ và ké toán. Nhờ các thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác mà chất lượng phục vụ và dịch vụ cho khách hàng tăng lên đáng kể. Ngoài ra, hệ thông phân tích tái chính doanh thu, báo cáo thống kê nhanh nhạy chính xác, rõ ràng nên thuận tiện cho nhà quản lí để ra các chiến lược quảng cáo, đổi mới, cải tiến các dịch vụ một cách hợp lí. Hệ thống mới có những ưu điểm sau: Cập nhật thông tin chính xác, kịp thời giúp đẩy nhanh tiến độ cải tiến dịch vụ. Bao quát toàn bộ các dịch vụ phục vụ của hệ thống. Thiết kế giao diện dễ sử dụng, cho phép các nhân viên lễ tân cập nhật các thông tin liên quan một cách tự động. Hệ thống cho phép phân quyền người sử dụng để bảo mật và lựu lại thông tin truy nhập để tiện cho việc kiểm soát quy trách nhiệm dễ dàng Dễ dàng in các bảng biểu, thống kê báo cáo dưới dạng tệp tin trao đổi. Phát biểu bài toán 1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Cầu Giấy: Khách sạn được thành lập ngày 11/12/1994 theo giấy phép số 1771/GP của Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư. Đây là khách sạn thiết kế xây dựng theo qui mô khách sạn du lịch và có tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên tại Hải Phòng cả về nguồn lực, tiện nghi và thiết kế. Khách sạn được xây dựng trên khu đất 41000 m² với 6 tầng với 65 phòng nghỉ, ngoài ra còn có phòng họp và tiệc sinh nhật Địa chỉ : 110- Cầu giấy – Quận Cầu Giấy – Hà Nội Cơ sở vật chất bao gồm: 6 tầng chia thành các phòng để cho thuê gồm 65 phòng khép kín. Các phòng có đầy đủ trang thiết bị của một gia đình nhỏ: máy giặt, tivi, tủ lạnh, bếp ga, các dụng cụ là bếp, bát đĩa, điện thoại, bàn làm việc, bàn trang điểm, ấm đun nước siêu tốc, bồn tắm, máy sấy tóc, wifi Nhân viên trong khách sạn bao gồm: 126 người. Trong đó: Giám đốc :------------------------------------ Phó giám đốc :------------------------------ Kế toán : Nguyễn Hoàng Rộng Trưởng lễ tân : Nguyễn Thị Mai Phương .. Cơ sở vật chất của khách sạn bao gồm: - Có 18 phòng Suite, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 36-40m2. - Có 15 phòng loại Deluxe, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 30m2. - Có 25 phòng loại Superior, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 25m² . - Có 7 phòng loại Standard, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 20m² . - Có một khu tập Gôn(Golf Driving Range) đạt tiêu chuẩn quốc tế gồm 20 bệ Gôn để phục vụ khách luyện tập. - Có một bể bơi du lịch đạt tiêu chuẩn quốc tế nằm trong khuôn viên tươi đẹp bao quanh với bãi cỏ xanh và hàng dừa. - Có một câu lạc bộ thể dục thẩm mỹ và thể hình với đầy đủ trang thiết bị. - Có một nhà hàng Âu sức chứa 150 người, thực đơn phong phú đa dạng đựơc chế biến bởi đầu bếp chuyên nghiệp. - Tổng số phòng họp 02 có sẵn không gian: phòng họp 200m2 với 200 chỗ ngồi, có thiết bị bảng chiếu và màn hình wifi teabreak 24h an ninh. Đặt dịch vụ dịch tiếng Anh, Trung Các loại dịch vụ mà khách sạn gồm có : Phòng nghi ngơi. Dịch vụ ăn uống. Dịch vụ giải trí. Tổ chức các tour du lịch. Hội họp, sinh nhật... Đặc trưng của khách sạn là cung cấp các dịch vụ và tiện nghi lưu trú, các dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, vui chơi giải trí. Và đây là bảng giá phòng của các loại phòng : Giá phòng : Suite Loại phòng    Phòng đơn    Phòng đôi   Suite 1.500.000 VNĐ  1.700.000 VNĐ  Hình ảnh Diện tích 35m2 Sàn gỗ Diều hòa 2 chiều Truyền hình cáp Mini bar Nước nóng, lạnh Diện thoại Bàn trang điểm Ấm đun nước siêu tốc Bồn tắm Máy sấy tóc Wifi Giá phòng : Deluxe Loại phòng    Phòng đơn    Phòng đôi   Deluxe 1.300.000 VNĐ  1.500.000 VNĐ Hình ảnh Diện tích 30m2 Sàn gỗ Diều hòa 2 chiều Truyền hình cáp Mini bar Nước nóng, lạnh Diện thoại Bàn trang điểm Ấm đun nước siêu tốc Bồn tắm Máy sấy tóc Wifi Giá phòng : Superior  Loại phòng     Phòng đơn    Phòng đôi  Superior  1.200.000 VNĐ 1.400.000 VNĐ Hình ảnh Diện tích 25m2 Sàn gỗ Diều hòa 2 chiều Truyền hình cáp Mini bar Nước nóng, lạnh Diện thoại Bàn trang điểm Ấm đun nước siêu tốc Bồn tắm Máy sấy tóc Wifi Giá phòng : Standard  Loại phòng   Phòng đơn    Phòng đôi   Standard  1.100.000 VNĐ  1.300.000 VNĐ Hình ảnh - Diện tích : 200m2. - Sàn gỗ - Điều hòa 2 chiều - Truyền hình cáp - Mini bar - Nước nóng lạnh - Điện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nước siê tốc - Bồn tắm - Máy sấy tóc - Wifi 2. Cơ cấu tổ chức và chức năng : Trong khách sạn bao gồm các bộ phận: Ban giám đốc, bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận lễ tân, quầy bar, bộ phân buồng bàn, bộ phận nhà bếp, và được thu gọn theo tổ chức chính như sau : Giám đốc Phòng bảo vệ Phòng lễ tân Phòng phục vụ H5 : Sơ đồ tổ chức hoạt động chung. Trong đó : Giám đốc : Điều hành mọi hoạt động của khách sạn. Mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin sử lí trong khách sạn. Phòng lễ tân : Tiếp nhận mọi yêu cầu dịch vụ từ khách hàng và báo cáo mọi tình hình cho giám đốc điều hành khách sạn, trả lời mọi yêu cầu thắc mắc cho khách hàng, quản lí thông tin về phòng và khách hàng. Lập phiếu đăng ký khi khách thuê phòng, nhận yêu cầu khi khách muốn sử dụng dịch vụ. lập nội dung chi tiết phiếu thanh toán khi khách hàng trả phòng và lập hóa đơn thanh toán. Phòng phục vụ : Nhân viên phục vụ trông coi và vận chuyển hành lí cho khách, có nhiệm vụ dọn dẹp vệ sinh phòng, phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt ủi khi khách yêu cầu, cung cấp các dịch vụ cho khách. Kiểm tra hiện trạng cơ sở vật chất trong phòng khi khách trả phòng. Phòng bảo vệ : Bảo về có nhiêm vụ giữ xe, giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn. theo dõi các thiết bị trong khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống áng sáng cũng như các thiết bị khác. 3. Mô tả bài toán : Trước khi khách vào khách sạn phải liên hệ qua bảo vệ để vào cổng hoặc có sự báo trước của lễ tân. Khi khách vào khách sạn, phải xuất trình chứng minh thư, giấy tờ tuỳ thân, hoặc Visa đối với người nước ngoài. Khách hàng phải đăng ký với lễ tân dự kiến về việc lịch trình ăn nghỉ của mình để lễ tân dự kiến và điều phối cho phù hợp. Sau khi nhận được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng lễ tân kiểm tra lại các phòng xem số lượng phòng trống trong khách sạn và sắp xếp cho khách. Nếu khách có nhu cầu tổ chức du lịch thì lễ tân phải báo cho đội xe sắp xếp thuận tiện cho thời gian của khách hàng và đảm bảo không để lỡ chuyến đi của khách. Khách hàng có thể đặt trước qua điện thoại, fax, email Trong thời gian khách nghỉ tại khách sạn, khách có thể đăng ký sử dụng các dịch theo mẫu. Khách có thể thanh toán bằng tiền mặt, ngoại tệ, hoặc theo hình thức chuyển khoản. Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về tình hình doanh thu trong ngày, tình hình khách đến và khách đi, tình hình sử dụng các dịch vụ trong khách sạn, các sự cố xảy ra trong ngày (nếu có) cho lãnh đạo quản lý để lãnh đạo có phương hướng chỉ đạo tiếp theo. Cuối mỗi tháng phải có báo cáo về tình hình doanh thu, hoạt động trong tháng hoặc cuối mỗi quý, mỗi năm cũng thế. PHẦN 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG KHÁCH SẠN CẦU GIẤY Sau khi khảo sát hệ thống khách sạn, ta đi vào phân tích hệ thống. Công việc phân tích bao gồm : Phân cấp chức năng của hệ thống. Tìm hiểu các luồng dữ liệu của hệ thống. Tìm hiểu các từ điển dữ liệu của hệ thống. Vẽ biểu đồ thực thể. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống. Các chức năng chính của hệ thống. Quản lí phòng. Quản lí đặt phòng. Quản lí nhân viên. Quản lý khách hàng. Quản lí dịch vụ. Quản lí trả phòng. Thống kê. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn Cầu Giấy Hệ thống quản lí khách sạn Cầu Giấy Thống kê Quản lí thanh toán hợp đồng Quản lí dịch vụ Quản lí khách hàng Quản lí nhân viên Quản lí đặt phòng Quản lí phòng Thêm NV mới Thêm khách hàng Tạo mới hóa đơn DV Tạo biên lai thanh toán Thống kê phòng trống Thêm mới hợp đồng Thêm mới phòng Cập nhật thông tin khách hàng Cập nhật thông tin NV Lập danh mục hóa đơn Tạo danh mục thanh toán Thống kê hợp đồng hết hạn Cập nhật hợp đồng Cập nhật phòng Tìm kiếm thông tin nhân viên Xóa khách hàng Quản lí thông tin dịch vụ Tính tổng thu Thống kê danh sách khách hàng Tìm kiếm hợp đồng Tìm kiếm thong tin phòng Thống kê tình trạng thu ngân Tìm kiêm thông tin khách hàng Xóa thông tin NV Xóa hợp đồng H6 : Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn. Quản lí phòng. Phòng là đối tượng chính của hệ thống cần quản lí. Do số lượng phòng trong khách sạn là tương đối nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản lí phòng nhằm cập nhật thông tin về một cách thường xuyên do yếu tố hoạt động nghiệp vụ của khách sạn : khách hàng đặt và trả phòng hàng ngày nên phải có những thao tác quản lí như sau: Thêm mới phòng : Trong thực tế các hệ thống khách sạn thường có sự mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng. Các khu nhà có thể được xây thêm chính vì thế hệ thống quản lí khách sạn cần cho phép khả năng thêm mới phòng để quản lí những phòng này. Thông tin về phòng mới phải được cập nhật trong danh mục phòng để quản lí và cho phép đi vào hoạt động thuê trả phòng. Cập nhật phòng : khi bộ phận quản lí cần thay đổi một chi tiết nào đó về phòng thì hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin. Tìm kiếm thông tin phòng: Hệ thống cho phép chức năng tìm kiếm thông tin phòng đối với các tác nhân của hệ thống. Tìm kiếm phòng : Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm phòng cho phép các tác nhân tìm thông tin về phòng, để đặt trả phòng và để quản lí thông tin, thống kê phòng. 2. Quản lí đặt phòng : Đây là hoạt động nghiệp vụ chính của hoạt động quản lí khách sạn. Công việc quản lí đặ phòng bao gồm : Thêm mới hợp đồng : Khi có khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đó được đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ra một mẫu hợp đồng để lưu thông tin đặt trả phòng của khách hàng. Hợp đồng này được quản lí bởi nhân viên của khách sạn. khách hàng chỉ được phép tìm kiếm thông tin về hợp đồng, đưa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy hợ đồng chi nhân viên, chứ không được phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng. Cập nhật hợp đồng : Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi một số thông tin trong hợp đồng như thời gian thuê, số phòng thuê, thông tin khách hàngKhi đó hệ thống sẽ thay đổi thông tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó. Tìm kiếm hợp đồng : Chức năng này cho phép các tác nhân tìm kiếm thông tin hợp đồng để phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê. Xóa hợp đồng : Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ như trong hợp đồng thì giá trị của bản hợp đồng không còn giá trị đối với khách hàng cũng như nhà quản lí khách sạn. Quản lí nhân viên : Nhân viên là những đối tượng phục vụ khách hàng và cũng được quản lí. Do số lượng nhân viên có thể thay đổi nên cần phải được quản lí nhằm cập nhật thông tin các nhân viên mới hoặc thay đổi nhân viên cũ của khách sạn. Khách sạn có thể tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc nên phải có các thao tác quản lí như sau : Thêm nhân viên mới : Do hệ thống thường có nhu cầu mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng, đa dạng các loại hình dịch vụ, vì vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Từ đó khách sạn phải “ thêm nhân viên mới” để quản lí nhân viên. Thông tin về nhân viên phải được cập nhật để thuận tiện cho việc phục vụ. Tìm kiếm thông tin nhân viên : Thông tin nhân viên cần được phải quản lí bởi hệ thống khách sạn. Do đó có thể điều chỉnh các thông tin cần thiết của từng nhân viên. Xóa thông tin nhân viên : Nhân viên đã thôi việc và hệ thống quản lí khách sạn không cần phải quản lí các thông tin của các nhân viên này. Quản lí khách : Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần được quản lí. Do số lượng khách hàng nhiều và là những đối tượng khác nhau nên cần phải được quản lí, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ khách sạn. Ngoài ra còn phải quản lí các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào khách sạn.các thao tác quản lí khách bao gồm : Thêm khách hàng : Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai hình sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần thiết của khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng. Sửa thông tin khách hàng : Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có nhiều thông tin cần thay đổi, bổ sung và được cập nhật khi có nhu cầu cần thiết, đảm bảo cho sự thuận tiện. Do vậy cần phải có “sửa thông tin khách hàng”. Xóa thông tin khách hàng : Khi khách hàng thôi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phòng thì những thông tin của khách hàng đó không cần thiết và có thể xóa đi để cập nhật thêm các thông tincuar khách hàng khác. Quản lí dịch vụ : Khách sạn không những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung cấp một số dịch vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ưu điểm của khách sạn hiện đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng được quản lí trong hệ thống. Cồn việc quản lí dịch vụ gồm : Tạo mới hóa đơn dịch vụ : Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ của khách sạn. Thì hệ thống tự đọng sinh ra hóa đơn để quả lí việc sử dụng dịch vụ cho từng đối tượng khách hàng. Lập danh mục hóa đơn dịch vụ : Để tính được tổng tiền thanh toán cho khách hàng, và phục vụ mục đích thống kê. Hệ thống phải lập một danh mục hóa đơn sử dụng dịch vụ. Quản lí thông tin dịch vụ : Trong khách sạn có nhiều loại hình dịch vụ khác nhau, để dễ dàng kiểm soát hệ thống cung cấp chức năng quản lí thông tin các dịch vụ. Viêc này cũng nhằm mụ đích cho khách hàng có thể tìm kiếm thông tin dịch vụ một cách dễ dàng. Quản lí thanh toán hợp đồng : Hệ thống khách sạn đáp ứng chức năng thanh toán cho khách hàng một cách đa dạng về hình thức chi trả. Các công việc chính của chức năng này gồm : Tạo biên lại thanh toán : Khi hết hạn trả phòng khách hàng sẽ đến bàn lễ tân của khách sạn để thanh toán. Hệ thống sẽ cung cấp một chức năng tạo ra biên lai thanh toán để tính tổng tiền phải chi trả của khách hàng gồm có chi trả cho việc trả phòng và số tiền chi trả cho dịch vụ. Tạo danh mục hóa đơn : Công việc này nhằm mục đích thống kê hóa đơn thanh toán. Việc tạo danh mục hóa đơn thanh toán là do máy tự động cập nhật khi nhân viên lễ tân nhập thông tin của mỗi hóa đơn. Tính tổng thu : Hệ thống thường xuyên cập nhật tính tổng tiền thu được để cho vào tài khoản chung của khách sạn để tiện cho việc quản lí. Công việc này là cần thiết đối với bất cứ hệ thống khách sạn nào. Thống kê : Chức năng thống kê là một chức năng hầu như không thể thiếu khi ta quản lí bất cứ một hệ thống thông tin nào. Chức năng này đôi khi còn được gọi là chức năng báo cáo.Công việc này nhằm để thuận tiện cho việc đánh giá hệ thống một cách cập nhật nhất cho người quản lí.Đồng thời nó còn cung cấp dữ liệu cho các chức năng khác làm việc một cách hiệu quả. Một số chức năng thống kê cơ bản và quan trọng nhất của hệ thống : Thống kê phòng trống : Công việc này do máy tính tự duyệt và báo cáo nhân viên của bộ phận quản lí đặt trả phòng biết để thông tin cho khách hàng. Thống kê hợp đồng hết hạn : Hệ thống thường xuyên thống kê những hợp đồng đến hạn trả phòng để thông báo cho khách hàng. Thống kê danh sách khách hàng : Khách sạn lưu thông tin khách hàng và thống kê khách hàng nhằm nhiều mục đích : Báo cho bộ phận quản lí dịch vụ để cho biết những khách hàng nào thuê phòng thì mới được phép sử dụng dịch vụ của khách sạn. Ngoài ra việc thống kê khách hàng còn đáp ứng việc kiểm soát an ninh và nhiều vấn đề khác. Thống kê tình trạng thu ngân : Để tạo báo cáo tình hình cho bộ phận quản lí đánh giá tình hình làm ăn của khách sạn. Ngoài ra hệ thống còn thực hiện một số chức năng thống kê khác tùy theo yêu cầu của bộ phận quản lí và các nhân viên trực tiếp điều khiển, thực hiện các công việc trong hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu quản lí khách sạn của hệ thống Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh Nhìn tổng thể bên ngoài ta có thể mô tả một cách tổng thể như sau : Khách sạn gồm các tác nhân là: Khách hàng: Khách hàng ở đây là người đến thuê phòng của khách sạn . Ta có thể gọi khách đến thuê phòng là khách hàng khi coi việc khách đến đặt phòng của khách sạn như là mua một loại hình dịch vụ đặc biêt . Khách hàng là người đưa ra yêu cầu thuê phòng của khách sạn và yêu cầu sử dụng các loại hình dịch vụ . Khách hàng được xem là một tác nhân chính của hệ thống . Họ có quyền đưa ra yêu cầu đặt phòng , yêu cầu làm hợp đồng thuê phòng, yêu cầu sửa đổi thông tin trong hợp đồng đối với hệ thống và khi họ đã hết thời hạn thuê phòng , hay không còn nhu cầu thuê phòng nữa thì họ yêu cầu thanh toán hay hủy hợp đồng . Và hệ thống khách sạn đưa ra thông tin đáp trả cho khách hàng . Nhân viên : Nhân viên là tên gọi chung để chỉ những người tham gia chính vào việc điều hành hệ thống : nhân viên tiếp tân , nhân viên thu ngân ,nhân viên quản dich vụ dịch vụ Nhân viên dựa vào thông tin mà khách hàng đưa ra yêu cầu cho hệ thống để yêu cầu hệ thống hoạt động . Và chính nhân viên là người cập nhật thông tin trên máy tính . Bộ phận quản lý . Bộ phận quản lý là người đưa ra các yêu cầu cập nhật thông tin về phòng và yêu cầu hệ thống báo cáo cho họ khi họ yêu cầu. Yêu cầu đặt phòng yêu cầu thanh toán hợp đồng Yêu cầu tim kiếm yêu cầu đặt phòng Yêu cầu sử dụng các dịch vụ khác Khách hàng yêu cầu cập nhật hợp đồng Thông tin phản hôì Hệ thống quản lý khách sạn Cầu Giấy Cập nhật thông tin hợp đồng Kết quả tìm kiếm Kết quả thanh toán Kết quả cập nhật Yêu cầu thống kê Yêu cầu tìm kiếm Nhập số liệu thanh toán Nhân viên Yêu cầu báo cáo Yêu cầu cập nhật phòng Yêu cầu thêm mới phòng Bộ phận quản lý Nhắc đến hạn trảphòng Kết quả đăng ký Biên lai thanh toán Thông tin trả về Báo cáo Thông tin khách hàng mới Thông tin nhân viên thay đổi Thông tin nhân viên mới Thông tin nhân viên bị xóa Thông tin khách hàng thay đổi Thông tin khách hàng bị xóa H7 : Biều đồ mức ngữ cảnh hệ thống quản lý khách sạn Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0: Hệ thống gồm có : Chỉ các chức năng Các tác nhân Các kho dữ liệu Mũi tên chỉ hướng đi của luồng dữ liệu Khách hàng(KH) Yêu cầu cập nhật hợp đồng Thông tin chi tiết hợp đồng Yêu cầu tìm kiếm hợp đồng Hợp đồng Nhân viên Quản lý nhân viên Đăng ký đặt phòng Yêu cầu tìm kiếm Thông tin nhân viên thay đổi Thông tin nhân viên mới Thông tin nhân viên bị xóa Nhắc đến hạn trả phòng Thông tin phản hồi Yêu cầu thêm mới Yêu cầu cập nhật phòng Yêu cầu tìm kiếm Bộ phận quản lý Quản lý phòng Yêu cầu tìm kiếm Thông tin trả về Kết quả trả về Yêu cầu tìm kiếm thông tin hợp đồng Thông tin trả về Yêu cầu tìm kiếm Thống kê Tính tổng thu Kết quả tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm Hợp đồng Yêu cầu tìm kiếm Biên lai thanh toán Yêu cầu thanh toán Yêu cầu tìm kiếm KH Thông tin KH Khách hàng Yêu cầu thanh toán Quản lý thanh toán hợp đồng Thông tin KH bị xóa Thông tin KH thay đổi Quản lý khách hàng Kết quả tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm Nhân viên Thông tin dịch vụ Kết quả yêu cầu Tìm kiếm dịch vụ Yêu cầu sử dụng dịch vụ Kết quả đăng ký Kết quả tìm kiếm Quản lý dịch vụ (DV) Quản lý đặt phòng Thông tin chi tiết hợp đồng Thông tin KH mới Khách hàng(KH) Hóa đơn DV Biên lai thanh toán Khách hàng Doanh thu trong tháng Danh sách phòng trống Yêu cầu tìm kiếm thông tin phòng Kết quả trả về Yêu cầu Danh sách phòng có khách Khách hàng(KH) Phòng H8 : Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức không của hệ thống quản lý khách sạn Bảy chức năng chính : Quản lý phòng Quản lý đặt phòng Quản lý dịch vụ Quản lý thanh toán hợp đồng Thông kê Quản lý khách hàng Quản lý nhân viên Có 3 tác nhân : Khách hàng Nhân viên Bộ phận quản lí Có 6 kho dữ liệu : Hợp đồng Nhân viên Khách hàng Hóa đơn dịch vụ Biên lai thanh toán Phòng Đi vào chi tiết từng chức năng của hệ thống ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Quản lí phòng : Luồng dữ liệu chính của chức năng này là bộ phận quản lí. bộ phận quản lí đưa ra các yêu cầu như : Thêm mới phòng, cập nhật phòng, tìm kiếm thông tin phòng. Các yêu cầu này đưa đến cho các chức năng của hệ thống như : Chức năng thêm mới phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng tìm kiếm phòng. Các chức năng này cho phép thực hiện các công việc trên. Tác nhân thực hiện thao tác này cũng chính là bộ phận quản lí và cùng với sự trợ giúp của máy tính. Thông tin câp nhập, thêm mới phòng sẽ được cập nhật vào kho dữ liệu phòng. Còn riêng kết quả trả về cho chức năng tìm kiếm là bnooj phận quản lí. Kho dữ liệu tham gia trong những luồng dữ liệu này là kho phòng. Thêm mới phòng Thông tin phòng mới Thông tin phản hồi Yêu cầu thêm mới phòng Hợp đồng Nội dung sau khi thêm mới Thông tin trả về Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu cập nhật phòng Yêu cầu tìm kiếm Bộ phận quản lí phòng Thông tin phản hồi Tìm kiếm phòng Kết quả tìm kiếm Cập nhật phòng Dữ liệu cập nhật phòng Yêu cầu tìm kiếm Nội dung sau khi cập nhật Phòng Kết quả tìm kiếm H9 : DFD mức 1 chức năng quản lí phòng Quản lí đặt phòng : Nhân viên Yêu cầu xóa hợp đồng Kết quả yêu cầu Thông tin đã xóa Hợp đồng Thêm mới hợp đồng Xóa hợp đồng Thông tin hợp đồng Thông tin hợp đồng KH Yêu cầu xóa hợp đồng Yêu cầu tạo mới hợp đồng Kết quả trả về cho hệ thống Nội dung hợp đồng mới Yêu cầu tìm kiếm Kết quả trả về Kết quả yêu cầu Kết quả yêu cầu Hợp đồng Yêu cầu đặt phòng Yêu cầu tìm kiếm Tìm kiếm hợp đồng Nhân viên Khách hàng (KH) Nội dung sau khi cập nhật Dữ liệu cập nhật Kết quả trả về Kết quả trả về Yêu cầu cập nhật hợp đồng Cập nhật hợp đồng KH Yêu cầu cập nhật hợp đồng Kết quả trả về H10: biểu đồ DFD mức một chức năng quản lý đặt phòng Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí đặt phòng Khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng đối với hệ thống. Nhân viên lễ tân dựa vào thông tin khách hàng yêu cầu để đưa ra yêu cầu hệ thống tạo ra một cái hợp đồng cho khách hàng. Người đại diện cho hệ thống nhập dữ liệu cho hợ đồng là nhân viên. Hợp đồng mới sẽ lưu trong dữ liệu hợp đồng. Khi khách hàng muốn sửa đổi thông tin trong hợp đồng. Khách hàng đưa yêu cầu cập nhật cho hệ thống. Nhân viên dựa vào đó cũng đưa ra yêu cầu hệ thống cập nhật. hệ thống sẽ lưu kết quả cập nhật vào kho dữ liệu hợp đồng. Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu hợp đồng nhưng không được phép sửa đổi trực tiếp thông tin trong hợp đồng. Khi khách hàng ngưng sử dụng dịch vụ của khách sạn như trong hợp đồng, khách hàng sẽ yêu cầu hủy hợp đồng tới nhân viên. Nhân viên tiếp nhận và hủy hợp đồng theo yêu cầu của khách. Khi đó kết quả trả vê cho khách hàng và hợp đồng không còn giá trị với khách hàng và nhân viên sẽ xóa hợp đồng. Quản lý dịch vụ: Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ nào đó. Hệ thống quản lí dịch vụ tìm kiếm trong khi dữ liệu dịch vụ xem tên khách hàng có ở trong kho khách hàng. Nếu khách hàng đó có tên trong kho thì cho phép được sử dụng dịch vụ và ngược lại. Khi yêu cầu của khách hàng được đáp ứng thì hệ thống phát sinh một hóa đơn dịch vụ. Ngoài ra khách hàng còn có thể tra cứu để tìm thông tin về từng loại hình dịch của khách sạn. Lập danh sách hóa đơn Nhân viên Yêu cầu lập danh sách Danh sách hóa đơn Yêu cầu tạo hóa đơn Kết quả yêu cầu Hóa đơn dịch vụ hóa đơn Tạo mới hóa đơn Quản lý thông tin dịch vụ Thông tin dịch vụ Kết quả tìm kiếm Tìm kiếm dịch vụ Tìm kiếm Khách hàng Yêu cầu sử dụng dịch vụ Thông tin trả lời Khách hàng H11: DFD mức 1 biểu diễn chức năng quản lý dịch vụ Quản lý thanh toán Tạo danh mục thanh toán Danh sách trả về Hợp đồng Yêu cầu tạo danh sách Yêu cầu tìm kiếm Thông tin hợp đồng Yêu cầu tìm kiếm Nhân viên Tạo biên lai thanh toán Kết quả tìm kiếm Kết quả yêu cầu Yêu cầu tạo biên lai Biên lai thanh toán Thông tin hóa đơn Yêu cầu tính tổng thu ngân Biên lai thanh toán Yêu cầu tìm kiếm Báo cáo thu ngân Hóa đơn dịch vụ Biên lai thanh toán Danh sách biên lai Yêu cầu tìm kiếm Khách hàng Yêu cầu thanh toán Tính tổng thu ngân sách H12 : DFD mức 1 chức năng thanh toán hợp đồng Luồng dữ liệu chính của chức năng này là : Khi khách hàng trả phòng, chính là họ đưa ra yêu cầu thanh toán. Hệ thống sẽ kiểm tra xem tổng tiền phòng trong hợp đồng cảu khách hàng và tiền dịch vụ nếu có để đưa ra một biên lai thanh toán cho hợp đồng. Hệ thống cập nhật thông tin của biên lai thanh toán vào danh mục thanh toán. Hệ thống lấy dữ liệu từ danh mục biên lai thanh toán để tính tổng thu ngân. Thống kê Yêu cầu tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Phòng Bộ phận quản lý Yêu cầu tìm kiếm Thông tin phòng Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm Tính tổng thu ngân sách Kết quả tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Yêu cầu thống kê Thống kê danh sách khách Tính tổng thu ngân sách Yêu cầu tìm kiếm Thông tin hợp đồng Danh sách hợp đồng hết han Danh sách khách hàng Yêu cầu thống kê Thông tin khách Yêu cầu tìm kiếm Hợp đồng Nhân viên Khách hàng Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu thống kê Kết quả yêu cầu Biên lai thanh toán Kết quả thu ngân Tính tổng thu ngân sách Báo cáo tài chính Yêu cầu báo cáo H13 : Biểu đồ DFD mức1 chức năng thống kê Các luồng dữ liệu chính : Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê phòng trống. Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu duyệt để đưa ra danh sách phòng trống. Kết quả trả về cho bộ phận quản lí thông qua hệ thống. Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê hợp đòng hết hạn : Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu hợp đồng để đưa ra danh sách hợp đòng hết hạn thanh toán. Khi bộ phận quản lí yêu cầu thống kê danh sách khách hàng : Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu khách hàng để đưa ra danh sách khách hàng của khach sạn. Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê tình trang thu ngân. Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu biên lai thanh toán để đưa ra báo cáo cho tình traqng thu ngân cho khách sạn. Quản lý khách hàng: H14 : Biểu đồ DFD mức 1 chức năng quản lý khách hàng Kết quả trả về Phòng Yêu cầu tìm kiếm thông tin phong Nhân viên Yêu cầu xóa khách hàng Kết quả yêu cầu Khách hàng Thêm mới khách hàng Kết quả tìm kiếm Xóa khách hàng Thông tin khách hàng Tìm kiếm khách hàng Yêu cầu thêm mới thông tin khách hàng Thông tin khách hàng mơi KH Yêu cầu xóa thông tin mình Kết quả trả về cho hệ thống Yêu cầu tìm kiếm Kết quả trả về Kết quả yêu cầu Khách hàng Yêu cầu đặt phòng Yêu cầu tìm kiếm Kết quả yêu cầu Tìm kiếm thông tin khách hàng Nhân viên Khách hàng (KH) Nội dung sau khi cập nhật Dữ liệu cập nhật Kết quả trả về Kết quả trả về Yêu cầu tìm kiếm thông tin phong Yêu cầu cập nhật hợp đồng Cập nhật thông tin khách hàng Kết quả trả về Phòng KH Yêu cầu cập nhật thông tin Kết quả trả về Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí khách hàng : Khi khách hàng đến thuê phòng và yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách sạn thì bộ phận quản lí lễ tân sẽ tiếp nhận các thông tin mới về khách hàng, qua đó thông tin khách hàng sẽ được cung cấp cho nhân viên. Khi thông tin khách hàng có trong bộ phận quản lí khách hàng, các nhân viên quản lí có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng khi đã nắm rõ về thông tin Khi khách hàng yêu cầu thêm hoặc hủy bớt một số dịch vụ của khách sạn thì thông tin mới sẽ được cập nhật và trả về cho nhân viên, khi đó hợp đồng sẽ được thay đổi mới. Khi hết hạn hợp đồng hoăc khách hàng yêu cầu hủy hợp đồng và ngừng sử dụng dịch vụ của khách sạn thì nhân viên sẽ xóa tên thông tin khách hàng và các dịch vụ khách hàng đã sử dụng. Quản lý nhân viên Các luồng dữ liệu chính trong quản lí nhân viên : Khi nhân viên được tuyển vào làm việc tại khách sạn thì bộ phạn quản lí nhân viên sẽ yêu cầu về thông tin nhân viên của nhân viên mới, qua đó tiếp nhận các thồn tin nhân viên và cập nhận trong bộ phận quản lí nhân viên của khách sạn. Khi nhân viên có sự thay đổi về vị trí làm việc thì bộ phận quản lí nhân viên sẽ cập nhật mới và có thông tin phản hồi về cho nhân viên. Bộ phận quản lí nhân viên sẽ điều khiển nhân viên làm việc dựa trên truy cập tìm kiếm thông tin nhân viên kết quả trả về cho nhân viên và thông tin phản hồi lại cho bộ phận quản lí. Khi nhân viên thôi việc hoặc buộc bị thôi việc, bộ phận quản lí sẽ xóa phần thông tin nhân viên đó và cập nhật thêm thông tin mới khác. Thêm mới nhân viên Xóa thông tin nhân viên Yêu cầu xóa Thông tin nhân viên mới Thông tin phản hồi Yêu cầu thêm mới nhân viên Thông tin trả về Nội dung sau khi thêm mới Yêu cầu cập nhật nhân viên Yêu cầu tìm kiếm Bộ phận quản lí nhân viên Cập nhật thông tin nhân viên Tìm kiếm thông tin nhân viên Thông tin phản hồi Kết quả tìm kiếm Dữ liệu cập nhật Nội dung sau khi cập nhật Yêu cầu tìm kiếm Nhân viên Kết quả tìm kiếm H15 : Biểu đồ DFD mức 1 chức năng quản lý nhân viên Mô hình hóa dữ liệu thực thể Biểu đồ quan hệ thực thể ERD Sau quá trình khảo sát ta thu được một số các biểu mẫu chứa các thuộc tính của các thực thể dưới dạng vật lí như sau : Hợp đồng thuê phòng : CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG THUÊ PHÒNG Mã số HĐ Khách sạn : Khách hàng : . Tuổi :. Địa chỉ : SĐT : Chứng minh thư nhân dân /Số hộ chiếu : . Số phòng thuê : . Phòng 1 : Mã phòng .. Kiểu phòng : đơn/đôi Loại phòng : Đơn giá . Phòng 2 : .. Thời gian thuê. Hình thức trả.. Yêu cầu đặc biệt. Ngày.tháng.năm. Chữ ký Hóa đơn dịch vụ Khách sạn Cầu Giấy HÓA ĐƠN Số Ngày .. Mã số thuế . Khách hàng : Địa chỉ : . Ngày đến : .Giờ đến : .. Ngày đi : .Giờ đi : ..... Phòng : Giá tiền : .. Dịch vụ : STT Tên dịch vụ Số lượng Đơn giá Tổng tiền dịch vụ : Tiền phát sinh : ..Lí do : Thuế VAT : Tổng tiền : . Ngày ..tháng.năm. Khách hàng Giám đốc Người lập hóa đơn (kí tên) (kí tên) (kí tên) Báo cáo tổng thu : Khách sạn Cầu Giấy BÁO CÁO TỔNG THU HÀNG THÁNG Tháng Năm.. STT Mã hóa đơn Ngày lập NV lập Số tiền Tổng thu: Số tiền bằng chữ : . Ngày .tháng năm.. Người báo cáo (kí tên) Báo cáo thu thuế khách hàng Khách sạn Cầu Giấy BÁO CÁO TIỀN THU THUẾ KHÁCH HÀNG Tháng Năm STT Mã hoá đơn Ngày lập NV lập Tiền thuế Tổng thuế : . Số tiền thuế bằng chữ : Ngàytháng ..năm.. Người báo cáo (kí tên) Báo cáo tổng chi : Khách sạn Cầu Giấy BÁO CÁO TỔNG CHI HÀNG THÁNG Tháng Năm.. STT Mã phiếu chi Ngày lập NV lập Số tiền chi Tổng chi : .. Số tiền bằng chữ : . Ngày .thángnăm. Người báo cáo (kí tên) Báo cáo kiểm kê thu chi : Khách sạn Cầu Giấy BÁO CÁO THU CHI HÀNG THÁNG Tháng Năm.. Tổng thu.. Tổng chi . Lợi nhuận Tiền thuế . Ngày tháng ..năm.. Người báo cáo (kí tên) Quan sát các biểu mẫu trên ta thấy một số danh từ xuất hiện trong việc quản lí thông tin trong hệ thống. Số thể hiện của nó nhiều. Và nó được hệ thống lưu trữ. Đó chính là các thực thể của hệ thống, các thực thể gồm có : KHÁCH HÀNG: MaKH DANH MỤC PHÒNG : MaP NHÂN VIÊN : MaNV HỢP ĐỒNG : MaHD HÓA ĐƠN DV : MaHDDV BIÊN LẠI : MaBL DỊCH VỤ : MaDV CHI TIẾT TRẢ PHÒNG : MaBL, MaP CHI TIẾT ĐẶT PHÒNG : MaHD, MaP H16 : Sơ đồ thực liên kết thực thể hệ thống quản lí khách sạn. H17 : các thuộc tính trong liên kết thực thể. Đặc tả : Bất cứ khách hàng nào cũng có 1 hoặc nhiều hợp đồng được áp dụng, hợp đồng đó chỉ được áp dụng ch 1 khách hàng. Do vậy giữa khách hàng và hợp đồng được liên kết 1-n. Trong chi tiết đặt phòng thì được áp dụng cho 1 phòng và 1 phòng được áp dụng với nhiều chi tiết đặt phòng khác nhau. Do vậy chi tiết đặt phòng và phòng được liên kết n-1. Tronh 1 hợp đồng thì được áp dụng cho nhiều biên lai, nhiều biên lai sẽ có trong 1 hoạp đồng và được áp dụng cho một chủ thể khách hàng. Do vậy hợp đồng với biên lai được liên kết 1-n. Nhân viên và hóa đơn được liên kết 1-n. Một nhân viên thì lập nhiều hóa đơn dịch vụ và những hóa đơn dịch vụ có thể 1 nhân viên lập ra. Biên lai thì có nhiều hóa đơn, những hóa đơn chỉ có thỉ áp dụng cho một biên lai, do vậy giữa biên lai và hóa đơn dịch vụ thì được liên kết n-1. Hóa đơn dịch vụ được áp dụng cho nhiều dịch vụ và dịch vụ cũng được áp dụng cho nhiều hóa đơn, do vậy giữa hóa đơn dịch vụ và dịch vụ được liên kết n-n. Trong biên lai sẽ áp dụng cho một chi tiết khi trả phòng, một chi tiết trả phõng sẽ đưa ra một biên lai thanh toán. Tách liên kết n-n trong hệ thống : H18 : Tách liên kết n-n giữa hóa HÓA ĐƠN DỊCH VỤ và DỊCH VỤ H19 : Mô hình liên kết thực thể của hệ thống Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic : KHÁCH HÀNG(Mã KH, Tên KH, Tuổi, Địa chỉ, Số CM/HC). HỢP ĐỒNG(Mã HĐ, Mã KH, Số P, Hình thức trả, Ngày lập). BIÊN LAI(Mã BL, Mã HDDV, Mã HĐ, Mã NV). CHI TIẾT TRẢ PHÒNG(Mã BL, Mã P). NHÂN VIÊN(Mã NV, Tên NV, Giới tính, SĐT, Địa chỉ). HÓA ĐƠN DV(Mã HDDV, Mã KH, Tên DV, Mã NV). CHI TIẾT DỊCH VỤ(Mã DV, Thời gian sử dụng, Mã HDDV, Số lượng). DỊCH VỤ(Mã DV, Tên DV, Đơn giá). CHI TIẾT ĐẶT PHÒNG(Mã P, Mã HĐ). PHÒNG(MÃ P, Loại P, Kiểu P, Đơn giá, Tình trạng). Thiết kế CSDL vật lí Lập từ điển dữ liệu : Bảng Khách Hàng TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaKH Text(10) Not null Pk Mã khách hàng 2 TenKH Text(30) Not null Tên khách hàng 3 DiaChi Text(50) Not null Địa chỉ 4 Tuoi Number Tuổi 5 SDT Text(15) Số điện thoại 6 SoCM/HC Text(15) Số chứng minh/hộ chiếu 7 GioiTinh Yes/No Giới tính Bảng phòng TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaP Text(10) Pk Mã phòng 2 Loai Text(20) Loại phòng 3 DonGia Number Giá phòng 4 TinhTrang Text Tình trạng Bảng Nhân Viên TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaNV Text(10) Pk Mã nhân viên 2 TenNV Text(50) Tên nhân viên 3 DiaChi Text(50) Địa chỉ 4 SDT Text(15) Số điện thoại 5 GioiTinh Yes/No Giới tính Bảng DichVu TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaDV Text(10) Pk Mã dịch vụ 2 TenDV Text(30) Tên dịch vụ 3 DonGia Number Giá Bảng Hóa Đơn Dịch Vụ TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaHDDV Text(10) Pk Mã hóa đơn dịch vụ 2 MaKH Text(10) Fk Mã khách 3 TienDV Number Tiền dịch vụ 4 MaNV Text(10) Fk Mã nhân viên Bảng Chi Tiết Đặt Phòng TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaHD Text(10) Pk Mã hóa đơn 2 MaP Text(10) Fk Mã phòng Bảng Hợp Đồng TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaHD Text(10) Pk Mã hóa đơn 2 MaKH Text(10) Fk Mã khách hàng 3 SoPhong Text(10) Số phòng 4 HinhThucTra Text(15) 5 YeuCauDB Text(225) 6 NgayLap Date/Time 7 NgayTra Date/Time Bảng Biên Lai TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaBL Text(10) Pk Mã biên lai 2 MaHDDV Text(10) Fk Mã hóa đơn dịch vụ 3 MaHD Text(10) Fk Mã hóa đơn 4 MaNV Text(10) Fk Mã nhân viên Bảng Chi Tiết Trả Phòng TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaBL Text(10) Pk Mã biên lai 2 MaP Text(10) Fk Mã phòng Bảng Chi Tiết Dịch Vụ TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaDV Text(10) Pk Mã dịch vụ 2 ThoiGianSD Text(10) Thời gian sử dụng 3 MaHDDV Text(10) Fk Mã hóa đơn dịch vụ 4 SoLuong Number Số lượng Mô hình dữ liệu vật lí H20 : Mô hình dữ liệu vật lí Thiết kế giao diện Các biểu mẫu điền dung cho nhập dữ liệu Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng Tên biểu mẫu : Thông tin khách hàng Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện : khi có khách hàng đến thuê và sử dụng dịch vụ khách sạn Mô tả cho biểu mẫu : Thông tin khách hàng Người dung kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin khách hàng. Khi nhập phải đầy đủ các ô Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Số CM/HC. Khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút “ Lưu trữ”. Nút “ Sửa” được sử dụng khi sửa thông tin khách hàng do nhập sai hay khi thay đổi thồn tin khách hàng. Muốn tìm kiếm thông tin khách hàng thì người dùng chọn nút “ tìm kiếm” và biểu mẫu “tìm kiếm khách hàng được kích hoạt”. Khi khách hàng không còn sử dụng thuê phòng và dịch vụ của khách sạn thì thông tin của họ sẽ được xóa bỏ với thao tác “xóa”. Nút thoát được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin khách hàng. Biểu mẫu hóa đơn phòng Tên biểu mẫu : Hóa đơn phòng Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống Thời gian thực hiện :Khi có khách hàng đến yêu cầu sử dụng dịch vụ thuê phòng tại khách sạn. CSDL liên quan : bảng phong/qlks.mdb Mô tả cho biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin, và nhập đầy đủ vào các ô Mã hóa đơn, ngày lập, nhân viên lập, mã khách hàng, tên khách, số CM/HC, mã phòng, kiểu phòng, số ngày thuê, khi đó máy sẽ tự động điền vào các mục loại phòng, đơn giá, thành tiền. Sau khi nhập xong muốn sửa lại thì kích nút “sửa”,muốn xóa hóa đơn thì kích nút “xóa”, in ra thì kích nút “in ra”, muốn tìm kiếm khách đã thuê thì kích nút “tìm kiếm”, nút “đóng” được dùng khi muốn thoát khỏi lập hóa đơn phòng. Biểu mẫu hóa đơn dịch vụ Tên biểu mẫu : Hóa đơn dịch vụ Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống Thời gian thực hiện : Khi khách yêu cầu sử dụng dịch vụ trong khách sạn. CSDL liên quan : bảng hóa đơn dịch vụ/qlks.mdb Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “Thêm” thì Mã HDDV tự động đánh mã theo thứ tự số hóa đơn đã nhập, khi đó ta lựa chọn Mã khách hàng yêu cầu sử dụng, ta nhập mã đơn vị dịch vụ, tên đơn vị dịch vụ, số lượng, máy sẽ tự động hoàn thành các mục số lượng, thành tiền, noài ra còn nhập nhân viên nhập và ngày lập tronmg hóa đơn dịch vụ. Nút “ sửa” được dùng khi có sự thay đổi về sử dụng dịch vụ của khách hàng, nút “ xóa” dùng để xóa hóa đơn dịch vụ khi khách hàng đã sử dụng xong và trả phí dịch vụ, nút “lưu” dùng để lưu trữ vào CSDL của hệ thống, nút “in ra” dùng để in kê khai các mục dịch vụ của khách hàng ra giấy, nút “tìm kiếm” khi muốn biết thông tin về hóa đơn dịch vụ. Nút “thoát” được dùng khi người dùng thoát khỏi chức năng cập nhật. Biểu mẫu danh sách phòng : Tên biểu mẫu : Danh sách phòng Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống. Thời gian thực hiện : Khi có khách hàng đến yêu cầu đặt phòng. CSDL liên quan : bảng phòng/qlks.mdb Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để biết thông tin phòng có con trông hay đã được đăng ký, nếu trống thì người dùng sẽ nhập mã phòng, loại phòng, rồi chọn kiểu phòng đơn/đôi, khi đó máy sẽ tự động đưa ra đơn giá cho phòng. Nút “ sửa” được dùng khi khách sạn thêm phòng mới.Kích vào nút “ lưu trữ” khi muốn lưu trữ thông tin về phòng. Nút “sửa” được dùng khi thông tin phòng thay đổi, nút “xóa” khi phòng không được sử dụng, nút “tìm kiếm “ được dùng để biết thêm chi tiết về phòng đó. Nút “ thoát’ khi nhiệm vụ đã hoàn tất. Biểu mẫu thông tin nhân viên Tên biểu mẫu : Thông tin nhân viên Người thực hiện : Cán bộ quản lí phụ trách nhân viên của khách sạn, người quản trị hệ thống. Thời gian thực hiện : khi có nhân viên mới được nhận vào công ty, hoạc thông tin nhân viên được thay đổi. CSDL liên quan : bảng nhanvien/qlks.mdb Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin nhân viên. Khi nhập phải nhập đầy đủ vào các ô Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, SĐT, Ngày sinh. Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút “lưu”. Nút “sửa” được dùng khi sửa thông tin nhân viên do nhập sai hoặc khi có thay đổi. Muốn tìm kiếm thông tin nhân viên thì dùng chọn nút “ tìm kiếm” và biểu mẫu tìm kiếm thông tin nhân viên được kích hoạt. Khi nhân viên bị sa thải hay xin nghỉ làm thì thông tin của họ sẽ bị xóa bỏ với thao tác “xóa” . Nút “ thoát” được sử dụng khi hết nhiệm vụ cập nhật thông tin nhân viên. Biểu mẫu biên lai Tên biểu mẫu : Biên lai thanh toán Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện : Khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn. CSDL liên quan : Bảng bienlai/qlks.mdb Mô tả biểu mẫu : Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập nội dung biên lai mới. Khi nhập phải nhập đầy đủ các ô Mã biên lai, tên dịch vụ, mã khách hàng, khi đó máy sẽ tự động đánh vào các ô Mã HDDV, Mã HĐ, Tiền dịch vụ, Tên khách hàng, Mã phòng, Tiền phòng, nhân viên lập, ngày lập và đưa ra kết quả tổng tiền sử dụng của khách hàng. Nút “sửa” được dùng khi biên lai có sự thay đổi, nút “xóa” được dùng khi biên lai hết hạn sử dụng, nút “ lưu” để lưu trữ vào CSDL trong hệ thống, nút “tìm kiếm” để tìm kiếm thông tin biên lai của khách hàng, nút “in” dùng để xuất dữ liệu ra giấy cho khách hàng, nút “ thoát” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin nhân viên. Tìm kiếm nhân viên Tên biểu mẫu : Tìm kiếm thông tin nhân viên Người thực hiện : Cán bộ quản lí phụ trách nhân viên của khách sạn, người quản trị hệ thống. CSDL liên quan : bảng nhanvien/qlks.mdb Mô tả biểu mẫu : trong biểu mẫu tìm kiếm nhân viên, tại mã nhân viên người dùng nhập mà nhân và biểu mẫu cho ra kết quả tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, giới tính và ngày sinh. Tìm kiếm thông tin hợp đồng Tên biểu mẫu : Tìm kiếm thông tin hợp đồng. Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện : Khi nhân viên hay người quản lí muốn tìm thông tin hợp đồng CSDL liên quan : bảng hopdong/qlks.md Biểu mẫu tìm kiếm biên lai Tên biểu mẫu : Tìm kiếm biên lai Người thực hiện : nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống Thời gian thực hiện : khi nhân viên lễ tân, hay quản lí hệ thống mốn tìm hiểu về thông tin biên lai CSDL liên quan : bảng bienlai/qlks.mdb Mô tả biểu mẫu : người dùng nhập mã biên lai vào ô và muốn tìm kiếm thì kích vào nút “tìm”, muốn in hóa đơn thì kích nút “in”, và nút “thoát” khi người dùng ngừng truy cập chức năng của hệ thống Biểu mẫu thông tin phòng Tên biểu mẫu : Tìm kiếm thông tin phòng Người thực hiện : Nhân viên lễ tân, quản lí hệ thống Thời gian thực hiện : khi khách đến yêu cầu đặt phòng CSDL liên quan : bảng phong/qlks.mdb Mô tả biểu mẫu : khi người dùng muốn tìm kiếm thông tin phòng, thì sẽ nhập mã phòng, máy sẽ tự động kiểm tra tình trạng phòng còn trống hay đã được dăng ký đặt. nút tìm kiếm cho phép người dùng biết được thông tin về phòng, và nút “ thoát’ khi người dùng đã tìm hiểu xong thông tin phòng. Biểu mẫu báo cáo thu hàng tháng Tên biểu mẫu : Báo cáo thu hàng tháng Người thực hiện : nhân viên lễ tân. Thời gian thực hiện : Cuối tháng nhân viên tổng hợp tổng thu rồi báo cáo cho quản lí hệ thống Mô tả biểu mẫu : người dùng nhập tháng năm trên báo báo tổng thu và kích nút “Tìm’ máy sẽ tự động xuấ ra dữ liệu bao gồm Mã biên lai, ngày lập, người lập, số tiền. nút “in” để xuất dữ liệu ra giấy, và nút “Thoát” khi người dùng không tiếp tục sử dụng chức năng. Biểu mẫu báo cáo tổng chi hàng tháng. Tên biểu mẫu : báo cáo tổng chi hàng tháng Người thực hiện : nhân viên lễ tân, quản lí dịch cụ khách sạn Thời gian thực hiện : khi cuối tháng tổng hợp chi tiêu cho dịch vụ của khách sạn Mô tả biểu mẫu : người dùng nhập tháng năm trong bảng và xuất dữ liệu bằng nút “tìm”. Nút “in” khi muốn in dữ liệu ra giấy, và nút “Thoát” được dùng thoát khỏi chức năng của hệ thống . Biểu mẫu báo cáo thu chi hàng tháng Tên biểu mẫu : báo cáo thu chi hàng tháng Người dùng : quản lí khách sạn, hệ thống Thời gian : khi quản lí báo cáo cho giám đốc về thu chi trong tháng Mô tả biểu mẫu : Người dùng nhập tháng, năm trong biểu mẫu và kích nút “tìm kiếm”, máy sẽ tự động đánh váo các ô tổng chi, tổng thu, lợi nhuận(tổng thu-tổng chi), tiền thuế. Nút “in” được dùng khi quản lí in thành văn bản ra giấy, vầ nút “thoát” khi người dùng thoát khỏi chức năng hệ thống. Biên lai thanh toán Sau khi khách hang sử dụng xong dịch vụ trong khách sạn và được thanh toán các dịch vụ, khách hang sẽ có 1 bản biên lai để thanh toán các dịch vụ trong khách sạn đã dung. Thiết kế kiểm soát cho hệ thống Để kiểm soát hệ thống khi sử dụng nên phân quyền người dùng theo các chức năng nhất định. Mức cao nhất là 1 cho người quản trị hệ thống, được sử dụng tất cả các chức năng trong hệ thống. Mức 2 giành cho các lãnh đạo để thực hiện các chức năng báo cáo thống kê, tìm kiếm trợ giúp. Mức 3 giành cho nhân viên bán hàng, thực hiện được các chức năng : cập nhật dữ liệu, khách hàng, hóa đơn, dịch vụ, tìm kiếm, trợ giúp. CSDL phân quyền sử dụng chương trình : STT Tên thuộc tính Kiểu(độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/khóa phụ(PK/FK) Mô tả 1 Muc number Not null PK Mức độ 2 Ten NSD Text(30) Not null Tên người dùng 3 MK Text(10) Not null Tên người dùng Ngoài ra còn thiết kế thêm các biểu mẫu điền :Đăng nhập hệ thống, cập nhật người sử dụng, thay đổi mật khẩu. Thiết kế thực đơn Hệ thống Cập nhật dữ liệu Dịch vụ Tìm kiếm Báo cáo thống kê Trợ giúp Đăng nhập Sửa mật khẩu Thêm người dùng Xóa người dùng Thoát chương trinh Thông tin phòng Thông tin khách hàng Thông tin nhân viên Thông tin dịch vụ Lập hợp đồng Lập hóa đơn Lập biên lai Tìm kiếm khách hàng Tìm kiếm hợp đồng Tìm kiếm hóa đơn Tìm kiếm biên lai Tìm kiếm dịch vụ Tìm kiếm phòng Tìm kiếm nhân viên Báo cáo tổng thu hàng tháng Báo cáo thu thuế khách hàng Báo cáo tổng chi hàng tháng Báo cáo thu chi hàng tháng Thông tin tác giả Hướng dẫn sử dụng PHẦN III. KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY Qua việc nghiên cứu, thực hiện đề tài này, nhóm em đã biết vân dụng kiến thức học được và thực tế cuộc sống vừa để giúp đỡ mọi người, giúp đỡ việc quản lý khách sạn một cách hiệu quả, vừa giúp củng cố kiến thức học được. Tuy nhiên do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn hẹp nên trong quá trình thực hiện đề tài của bọn e còn nhiều thiếu xót, rất mong nhận được sự đóng góp của thầy giáo và các bạn. Cuối cùng nhóm e xin chân thành cảm ơn thầy giáo đã giảng dạy và tạo điều kiện cho nhóm cũng như cả lớp hoàn thành đồ án một cách thuận lợi nhất. chũng e xin chân thành cảm ơn! Nhóm sinh viên thực hiện : Nhóm 9. The end!