Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh tại trường Trung học cơ sở Đoàn Xá

, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như: quản lý, thông tin, kinh tế,...đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng để thay thế về cơ bản các công tác quản lý thủ công, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả, tiết kiệm chi phí, thời gian và sức lao động. Ở nước ta hiện nay, việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào trong việc quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp và nhà trường đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Là một cán bộ đang công tác tại trường THCS – Đoàn Xá – Kiến Thụy – Hải Phòng, việc đưa ứng dụng quản lý học sinh vào nhà trường là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin học sinh, quá trình học tập, kết quả học tập… Vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá ” Do trình độ và thời gian có hạn nên trong quá trình thực tập chuyên ngành và quá trình làm báo cáo cho chương trình quản lý học sinh chắc chắn còn có một số những chỗ sai sót và chưa hợp lý. Vì vậy, em rất mong có được sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn. Em xin được chân thành cảm ơn Thầy giáo Th.s LÊ TUẤN ANH - Giảng viên Trường Đại học CNTT&Truyền Thông Thái Nguyên và các thầy cô giáo trong trường THCS Đoàn Xá đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện cho em hoàn thành được bản báo cáo này. Hải Phòng, tháng 6 năm 2012 Sinh viên ĐỖ THỊ HƯƠNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao gồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ hoạ, hình ảnh tĩnh hay hình ảnh động....Được mã hoá dưới dạng các chuỗi bít và được lưu trữ dưới dạng File dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính. Cấu trúc dữ liệu tuân theo các quy tắc dựa trên lý thuyết toán học. Cơ sở dữ liệu phản ánh trung thực thế giới dữ liệu hiện thực khách quan. Cơ sở dữ liệu là tài nguyên thông tin dùng chung cho nhiều người: Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tài nguyên thông tin chung cho nhiều người cùng sử dụng. Bất kỳ người sử dụng nào trên mạng máy tính, tại các thiết bị đầu cuối, về nguyên tắc có quyền truy nhập khai thác toàn bộ hay một phần dữ liệu theo chế độ trực tuyến hay tương tác mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người sử dụng với các tài nguyên đó. CSDL được các hệ ứng dụng khai thác bằng ngôn ngữ con dữ liệu hoặc bằng các chương trình ứng dụng để xử lý, tìm kiếm, tra cứu, sửa đổi, bổ sung hay loại bỏ dữ liệu. Tìm kiếm và tra cứu thông tin là một trong những chức năng quan trọng và phổ biến nhất của các dịch vụ CSDL. Hệ quản trị CSDL-HQTCSDL là phần mềm điều khiển các chiến lược truy nhập CSDL. Khi người sử dụng đưa ra yêu cầu truy nhập bằng ngôn ngữ con dữ liệu nào đó, HQTCSDL tiếp nhận và thực hiện các thao tác trên CSDL lưu trữ. Đối tượng nghiên cứu của CSDL là các thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể. Thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể là hai đối tượng khác nhau về căn bản. Mối quan hệ giữa các thực thể cũng là một loại thực thể đặc biệt. Trong cách tiếp cận CSDL quan hệ, người ta dựa trên lý thuyết đại số quan hệ để xây dựng các hệ chuẩn, khi kết nối không tổn thất thông tin và khi biểu diễn dữ liệu là duy nhất. Dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính không những phải tính đến yếu tố về tối ưu không gian lưu trữ, mà phải đảm bảo tính khách quan, trung thực của dữ liệu hiện thực. Nghĩa là phải đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và giữ được sự toàn vẹn của dữ liệu. 1.2. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống * Một số phương pháp về phân tích thiết kế hệ thống - Phương pháp SA. Do De Macro và những người khác đề xuất những năm 70. Đặc điểm cơ bản của phương pháp này là phân tích hệ thống thành các chức năng nhỏ và đơn giản dần. Đặc điểm của phương pháp: . Phương pháp phân tích hệ thống theo hướng chức năng. . Sử dụng một biểu đồ phân cấp chức năng. . Dùng các biểu đồ luồng dữ liệu. . Phân tích từ trên xuống. . Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ hoạ. Ưu điểm của phương pháp là đơn giản, gọn nhẹ, dễ hiểu dễ thực hiện phù hợp với nhiều loại hệ thống lớn vừa và nhỏ. - Phương pháp E/A: Do H.Tardieu và P.Chen phát triển năm 1976. Đặc điểm: . Đây là phương pháp phân tích theo hướng dữ liệu. . Các thông tin được gom nhóm xung quanh vật thể. . Sử dụng mô hình thực thể liên kết(mô hình E/A). Ưu điểm của phương pháp là khá đơn giản và gần với tư duy trực quan. 1.2.1.Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Là một biểu đồ cho phép ta phân giã dần dần các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn gọi là biểu đồ phân cấp dạng cây là phương tiện để chi tiết hoá dần quá trình mô tả các xử lý. - Cung cấp một cách nhìn tổng quát nhất và từ đó phân cấp đến các mức sau đó. - Dễ thành lập, dễ hiểu. - Các chức năng được trình bày ở dạng tĩnh tức là bỏ qua các mối liên quan giữa các chức năng về việc chuyển giao các dữ liệu cũng như trình độ thời gian. 1.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) Mục đích: Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước và sau trong tiến trình xử lý, trong chuyển giao thông tin cho nhau. - DFD: Biểu đồ luồng dữ liệu cho một biểu diễn động, cung cấp một cách quan sát tổng thể về hệ thống. Tác dụng: DFD: Là một công cụ cơ bản để thể hiện trong các bước phân tích thiết kế, trao đổi và lưu trữ dữ liệu. DFD: Chia làm 2 mức: + Mức 1: Mức vật lý – Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý. + Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic. Biểu đồ luồng dữ liệu mức Vật lý: Các chức năng xử lý: Là một thao tác biểu diễn bằng động từ. Làm nhiệm vụ biến đổi thông tin, mỗi chức năng có một tên riêng, tên đó là một động từ đôi khi có kèm theo bổ ngữ. Để biểu diễn chức năng người ta dùng hình tròn, bên trong hình tròn là tên chức năng. Luồng dữ liệu là một luồng thông tin vào, ra của một chức năng xử lý. Kho dữ liệu: tên này chỉ nội dung thông tin chứ không phải chỉ mang tin. Kho là nơi lưu trữ thông tin trong một khoảng thời gian để sau đó một hoặc nhiều chức năng xử lý sẽ sử dụng nó. Tác nhân ngoài là một hoặc một nhóm người hoặc một tổ chức nằm ngoài cơ quan, ngoài doanh nghiệp... nhưng có trao đổi thông tin trực tiếp với hệ thống. Tác nhân trong: Là một hệ thống con của hệ thống mà chúng ta đang xem xét nhưng được trình bày ở một trang khác của biểu đồ. 1.2.3. Mô hình thực thể liên kết (E-R) Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong hệ thống quản lý. Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất. Liên kết: Là sự ràng buộc có ý nghĩa về mặt quản lý giữa hai hay nhiều thực thể. Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. - Các dạng liên kết: + Liên kết: 1-1. + Liên kết: 1-n + Liên kết: n-n. Mô hình thực thể liên kết: 1 1 1 n n n Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một thực thể. Thuộc tính khoá: Để phân biệt giữa hai đối tượng cùng kiểu thực thể. 1.2.4. Mô hình quan hệ: Quan hệ: Để biểu diễn tích đề các ở toán học dùng bảng biểu diễn. - Quan hệ là tích đề các nên nó biểu diễn quan hệ được ở dạng bảng. Mỗi cột là một thuộc tính, mỗi hàng là một bộ. Số lượng hàng là lực lượng của quan hệ. + Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ khác nhau. + Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ khác nhau. Lược đồ quan hệ: Là một bộ đôi gồm có tập các thuộc tính phụ và một tập các phụ thuộc hàm F. Các dạng chuẩn (3 dạng): - Dạng chuẩn 1: Một lược đồ quan hệ r xác định trên tập thuộc tính u, quan hệ r được gọi là nằm ở dạng chuẩn 1 nếu mọi thuộc tính trong r đều là các giá trị nguyên tố. - Dạng chuẩn 2: Nó ở dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không khoá đều phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính. - Dạng chuẩn 3: Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U. r ở quan hệ nằm ở dạng chuẩn 3. Nếu nó nằm ở dạng chuẩn 2 và mọi thuộc tính không khoá không phụ thuộc vào khoá bắc cầu, khoá chính. 1.2.5. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án Đây là giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Là giai đoạn có tính chất quyết định xem dự án này có tồn tại hay không. Mục đích yêu cầu - Mục đích: Là một hợp đồng xây dựng hệ thống tin này được hình thành. Để đạt được mục đích trên có một số yêu cầu sau: + Phải khảo sát tìm hiểu đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ. + Đề xuất các yêu cầu mục tiêu và các ưu tiên đối với hệ thống mới. + Phải phác hoạ các giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của hệ thống. + Xây dựng kế hoạch để thực hiện dự án và đưa ra các dự trù tổng quát. Khảo sát hiện trạng của bài toán Phương pháp thực hiện: Tiến hành ở 4 mức khác nhau: ứng với mỗi một mức là một nhóm người tham gia vào hệ thống. Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm đến người tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của hệ thống. Vì vậy họ sẽ là những người nhận ra những khó khăn và vấn đề cần giải quyết. Mức điều phối quản lý: Là những người quản lý trực tiếp và họ là những người biết rất rõ về các tổ chức hoạt động cụ thể. Mức quyết định lãnh đạo: Đặc trưng họ là những người ra quyết định vì vậy họ sẽ có yêu cầu về thông tin và thông tin họ yêu cầu là phải chi tiết. Mức chuyên gia cố vấn: Những người có thể nhìn toàn diện của hệ thống và nhìn nhận một cách chi tiết của hệ thống. Tập hợp các thông tin: Các thông tin về hệ thống cũ (hiện tại): Đó là thông tin về môi trường, các thông tin liên quan trực tiếp đến quá trình nghiên cứu hệ thống. + Thông tin tĩnh: Gồm có các thông tin sơ đẳng. + Thông tin có cấu trúc: Các sổ sách mà chúng ta thu được. + Các thông tin động gồm về mặt không gian: Các đường di chuyển tài liệu về mặt giấy tờ. + Thông tin biến đổi: Đó là các qui tắc quản lý, các qui định về hành chính, các công thức tính toán, điều kiện để thực hiện và các qui trình. Các thông tin về hệ thống mới (hệ thống tương lai): Là những thông tin được thu thập bằng cách nói ra trực tiếp các yêu cầu, các nguyện vọng với hệ thống mới, thường được phát biểu ra hoặc có thể là những dự đoán. Sau khi thu thập đựơc các thông tin này chúng ta nhìn ở 4 khía cạnh sau: + Số lượng: Quyết định xem công việc này có được thực hiện hay không? + Tần xuất: Số lượng rất nhiều nhưng tần xuất lại rất ít. Có những yêu cầu số lượng nhiều tần xuất cũng nhiều. + Độ chính xác của thông tin. + Thời gian sống: Thông tin này nếu chỉ là thông tin mang tính chất bất thường. Phát hiện các yếu kém của hệ thống cũ và đưa ra các yêu cầu mới của hệ thống mới: + Đưa ra những gì chưa có phải bổ sung vào. + Yếu, kém? +Yêu cầu mới: Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng. Các nguyện vọng của người thực hiện. Các dự kiến và kế hoạch phát triển. 1.2.6. Thiết kế tổng thể Xuất phát: Mô tả logic của hệ thống mới. Cụ thể bao gồm biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống mới. Biểu đồ phân cấp chức năng các mức hoặc mô hình thực thể liên kết hoặc mô hình quan hệ. Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế: Chuyển mức mô tả logic thành mô tả vật lý muốn vậy phải bổ sung thêm các biện pháp, phương tiện và các cài đặt. Cách tiến hành: chia thành 5 bước. - Bước 1: Thiết kế tổng thể: + Phân định danh giới giữa phần thực hiện bằng máy tính và phần thực hiện thủ công. + Phân định các hệ thống con máy tính. - Bước 2: Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu vào, đầu ra và thiết kế danh giới giữa thủ công và máy tính. - Bước 3: Thiết kế các kiểm soát, các vấn đề liên quan đến bảo vệ va bảo mật dữ liệu. - Bước 4: Chúng ta chỉ quan tâm đến đủ, không dư thừa, không trùng lặp còn ở phần thiết kế thì phải quan tâm đến hai yêu cầu tiện lợi và nhanh chóng. - Bước 5: Thiết kế chương trình. 1.2.7. Thiết kế giao diện Thiết kế tài liệu xuất: Tài liệu xuất có các dạng sau: In ra giấy, report, ra màn hình hoặc lưu trữ lại trên đĩa những tệp dữ liệu. Tài liệu xuất có những loại sau: - Tài liệu có cấu trúc chứa thông tin theo yêu cầu: trả lời với các yêu cầu đưa vào. - Tài liệu xuất có thể được đưa ra dưới dạng một khung đã tạo sẵn để điền thông tin hoặc không có khung sẵn. Thiết kế tài liệu vào: Thường là những mẫu thu thập thông tin yêu cầu của các thông tin này đáp ứng yêu cầu sử dụng. Không có lỗi; Trình bày không rõ ràng; Gõ phím vào là ít nhất. Thiết kế màn hình: Là giao diện của người dùng. Thiết kế màn hình đảm bảo đối thoại người và hệ thống. Dễ nhìn, hiểu, có trật tự nhất quán, diễn đạt được những điều cần thực hiện, đảm bảo số thao thác ít. Cần các giá trị ngầm định, đặt thông số cung cấp các thông tin hướng dẫn trợ giúp, cung cấp khả năng thoát ra khi cần thiết, cung cấp các thao tác tương đương. 1.2.8. Thiết kế kiểm soát Độ chính xác: Tính xác thực của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được toàn vẹn dữ liệu thông qua: Thuộc tính khoá, kết nối, tính đúng đắn của dữ liệu. Độ tin cậy: Khi có sự cố kỹ thuật hỏng phần cứng và mềm phải có khả năng phục hồi dữ liệu. Độ an toàn: Hệ thống không có sơ hở gây ra thất thoát về thông tin cho dù cố tình hoặc vô tình. Tính riêng tư: Kết thúc quá trình truy nhập cá nhân thường các cá nhân có mức độ truy nhập không giống nhau. 1.2.9. Thiết kế tệp (file) Chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Có các ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu. Dữ liệu là một tập các thao tác cho phép chúng ta mô tả dữ liệu chúng ta cần lưu trữ. - Xây dựng các tệp dữ liệu: chúng ta phải biết cách tổ chức nó. Cho phép chúng ta tạo ra, việc quản lý chúng ta phải làm. Vậy công việc chúng ta làm là từ biểu đồ cấu trúc dữ liệu dựa trên một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào đó ta tổ chức các tệp dữ liệu của mình sao cho việc truy nhập dữ liệu trên tệp là phải nhanh và tiện để đảm bảo hai yêu cầu trên, nhiều khi dạng chuẩn 3NF bị phá vỡ. + Nói chung mỗi kiểu thực thể hoặc kiểm liên kết thì tương ứng với một tệp căn cứ vào yêu cầu sử dụng một số tập các thuộc tính hay sử dụng trong cùng một truy nhập thì được phân rã thành các tệp riêng biệt hoặc ngược lại được gộp vào thành một thực thể hoặc 1 tệp khi chúng nằm ở các thực thể khác nhau. Để đảm bảo quá trình truy nhập nhanh thường thực hiện phương pháp lập chỉ dẫn. 1.2.10. Thiết kế chương trình Nội dung thiết kế chương trình: Phân định các modul chương trình và mối liên quan giữa các modul đó. - Đặc tả các modul đó (mô tả xem chức năng đó làm gì). - Gộp các modul thành các chương trình. - Thiết kế các mẫu thử (do người thiết kế làm). Modul chương trình: - Một modul chương trình có thể là một chương trình con có dạng chương trình con hàm, thủ tục. Có thể là một nhóm các câu lệnh thường được tổ chức dưới dạng đơn vị chương trình con, các lớp hoặc là các đối tượng. - Một modul chương trình gồm 4 thuộc tính cơ bản sau: + Đặc trưng vào/ra: Vào là những thông tin mà modul chương trình nhận từ chương trình gọi nó. Ra là những thông tin mà nó trả lại cho chương trình gọi nó sau khi hoàn thành công việc. + Đặc trưng của chức năng: Sự biến đổi thông tin từ thông tin vào thành thông tin ra. Thao tác là tìm kiếm, in ấn. + Đặc trưng của cơ chế hoạt động: Phương thức cụ thể thực hiện cũng biến đổi từ thông tin vào thành thông tin ra. Với một yêu cầu sử dụng thông tin không phải giống nhau. + Đặc trưng của dữ liệu cục bộ: Liên quan đến lưu trữ, liên quan đến dữ liệu được dùng riêng trong chương trình. Cung cấp để diễn tả cấu trúc chương trình gọi là lược đồ cấu trúc. Lược đồ cấu trúc: - Biểu diễn modul. - Thông tin chuyển giao giữa các modul: Chuyển giao dữ liệu; điều khiển. Đây không phải là dữ liệu xử lý mà dùng trong quá trình sử dụng chương trình. Đóng gói các modul: Có thể coi một lược đồ cấu trúc là một chương trình như vậy chương trình quá lớn vì khi thực hiện tất cả các chương trình đó phải đưa vào bộ nhớ trong. Do đó bộ nhớ có hạn nên phải chia lược đồ thành các nhóm modul và nạp dần vào trong bộ nhớ trong việc chia đó được gọi là đóng gói có nhiều cách thức đóng gói. - Đóng gói theo mục đích sử dụng nghĩa là các modul có mục đích sử dụng gần nhau. - Đóng gói theo dòng dữ liệu vào: Đóng gói theo phạm vi điều khiển có thể chẻ dọc chuyển giao cho nguồn dữ liệu. 1.3. Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Visual Basic, con đường nhanh nhất và đơn giản nhất để tạo những ứng dụng cho Microsoft Windows. Bất kể bạn là một nhà chuyên nghiệp hay là một người mới lập trình Windows, Visual Basic cung cấp cho bạn một tập hợp các công cụ hoàn chỉnh để nhanh chóng phát triển các ứng dụng. Thành phần “Basic” nói đến ngôn ngữ “BASIC” (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code) một ngôn ngữ được dùng bởi nhiều nhà lập trình hơn bất cứ một ngôn ngữ nào khác trong lịch sử máy tính. Visual Basic được phát triển dần dần dựa trên ngôn ngữ BASIC và bây giờ chứa đựng hàng trăm điều lệnh, hàm và từ khóa… có quan hệ trực tiếp với giao diện đồ họa của Windows. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic không chỉ là Visual Basic. Hệ thống lập trình Visual Basic, những ứng dụng bao gồm Microsoft Excel, Microsoft Access và nhiều ứng dụng Windows khác đều dùng cùng một ngôn ngữ. a) Biến Biến được dùng để lưu tạm thời các giá trị tính toán trong quá trình xử lý chương trình. Cách khai báo biến Dim As Ta cũng có thể không cần khai báo kiểu biến (tức bỏ mệnh đề As phía sau), trong trường hợp này, biến có thể được dùng để lưu giữ một giá trị bất kỳ. Quy tắc đặt tên biến Tên biến có chiều dài tối đa 255 ký tự. Phải bắt đầu bằng một chữ cái. Không đặt các khoảng trống và các ký hiệu (+ - * /…) trong tên biến. Không được trùng với từ khóa của ngôn ngữ. Tránh đặt tên trùng nhau. Phạm vi sử dụng biến Phạm vi sử dụng biến tùy thuộc cách ta khai báo và chỗ ta đặt dòng lệnh khai báo biến. b) Các kiểu dữ liệu trong Visual Basic Kiểu số nguyên dương (không chấp nhận số âm) gồm kiểu Byte. Kiểu số nguyên (chấp nhận cả số âm nhưng không chấp nhận phần lẻ thập phân) gồm các kiểu :Integer, Long. Kiểu số thực gồm Single, Double, Currency. Kiểu Boolean gọi là kiểu luận lý, nó chỉ chấp nhận hai giá trị True là đúng và False là sai. Kiểu String dùng để chứa các giá trị chuỗi. Một chuỗi ký tự có thể có nhiều ký tự. Khi viết một giá trị chuỗi, ta phải bao hai đầu nó bằng dấu nháy kép. Kiểu ngày tháng (Date) để chứa giá trị thời gian. Khi viết một giá trị kiểu Date, ta có thể viết theo bất cứ kiểu ghi giờ nào bao hai đầu bằng dấu #. c) Các toán tử trong Visual Basic Trong Visual Basic có 3 loại toán tử đó là: Các toán tử tính toán Các toán tử so sánh Các toán tử luận lý d) Thủ tục Cách định nghĩa thủ tục Một thủ tục trước khi muốn sử dụng nó phải định nghĩa nó. Dùng từ khóa Sub để khai báo thủ tục như thế này. Private/Pulic Sub … End Sub ‘Chỗ kết thúc thủ tục. Nếu ta khai báo bằng từ khóa Public, thủ tục có thể được gọi để sử dụng trong bất kỳ form nào trong chương trình. Nếu ta khai báo bằng từ khóa Private, thủ tục chỉ có thể dùng được trong form có chứa nó mà thôi. e) Thiết kế giao diện Do Visual Basic là ngôn ngữ lập nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản bằng cách đưa các đối tượng vào Form và tiến hành thay đổi một số thuộc tính của các đối tượng đó. 1.4. Tổng quan về phần mềm Microsoft Access 1.4.1 Các thành phần trong màn hình Access Gồm có các thành phần sau: Toolbar, menubar, menu: File, Edit, View, Insert, Tools, Windown, Help và cửa sổ Database là một trong những cửa sổ quan trọng nhất của Access. Gồm các đối tượng cụng cụ sau: Bảng(Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro và Module. Các đối tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác. 1.4.2. Các đối tượng trong Access - Bảng (Table): Dùng để lưu trữ dữ liệu. Bảng chứa các thông tin về một chủ đề cụ thể. Trong một cơ sở dữ liệu có một hay nhiều bảng. Một bảng bao gồm có nhiều filed (trường) và record (bản ghi). Trong Access việc tạo bảng, sửa cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan. Việc tạo bảng có thể sử dụng Wizard hoặc tự thiết kế lấy. Đối với bảng Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu (DataType), gồm các kiểu sau: kiểu văn bản (Text), kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng/giờ (Data/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu đúng sai (Yes/No), các đối tượng OLE. Đặc biệt thuộc tính Valication Rule (Quy tắc dữ liệu hợp lệ) giúp ta kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào. Ngoài ra để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu Access còn cung cấp các hộp Combo Box cho các trường của bảng. Để đảm bảo an toàn dữ liệu Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc do đó người dùng không phải kiểm tra tính toàn vẹn khi nhập dữ liệu. - Truy vấn (Query): dùng để khai thác cơ sở dữ liệu. Là một đối tượng cho phép chọn xem các dữ liệu của một hay nhiều bảng theo ý muốn. Trong Microsoft Access, có thể tạo các truy vấn bằng phương tiện truy vấn đồ hoạ theo mẫu (QBE) hoặc viết các lệnh SQL. Có thể định nghĩa các truy vấn dùng để chọn, cập nhật, chèn hay xoá dữ liệu và để tạo các bảng mới từ các dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng có sẵn. Truy vấn là công cụ giúp người sử dụng khai thác cơ sở dữ liệu như: xem, xoá, sửa hay tổng hợp số liệu dưới nhiều hình thức. Điểm quan trọng nhất cần chú ý đối với truy vấn trong Access là các thay đổi về dữ liệu trong câu Query sẽ phản ánh lên các bảng tương ứng. Có thể tạo Query bằng ví dụ QBE (Query By Example), tạo Query bằng cách nhập trực tiếp câu lệnh SQL (Structured Query Language), tạo Query bằng Query Wizard. Mẫu biểu (Form): dùng để nhập/xuất dữ liệu. Mẫu biểu cho phép người sử dụng xem, nhập hay thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu một cách nhanh nhất bằng cách thể hiện thông tin dưới dạng dễ dùng và hấp dẫn. Có thể điều khiển cách trình bày dữ liệu trên màn hình (màu sắc, làm bóng hoặc chọn các quy cách số). Có thể bổ sung các điều khiển như một hộp danh sách thả xuống hoặc một hộp kiểm tra. Có thể hiển thị đối tượng OLE như hình ảnh và biểu đồ trực tiếp trên biểu mẫu. Có thể biểu thị các tính toán dựa trên các dữ liệu trên một bảng. Báo cáo (Report): dùng để kiết xuất dữ liệu. Là một đối tượng được thiết kế để định quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. Có thể xem một báo cáo trên màn hình trước khi in nó. Báo biểu có hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể export ra các tập tin khác như Word/Exel. - Macro: là một chuỗi các hành động có cấu trúc mà Access sẽ thực hiện để đáp ứng một sự kiện nhất định. Ví dụ có thể liên kết một Macro mà nó sẽ mở một mẫu biểu thứ hai khi một phần tử nào đó trên mẫu biểu chính được chọn. Cũng có thể thiết kế một macro mà nó sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giá trị trong một trường khi giá trị của trường đó thay đổi. Trong các macro, có thể đặt thêm các điều kiện đơn giản để quy định khi nào thì một hoặc nhiều hành động của một macro sẽ được thực hiện hoặc sẽ bị bỏ qua. Các macro có thể dùng để mở và thực hiện các truy vấn, mở các bảng, in và xem các báo cáo. Trong một macro, có thể chạy một chương trình macro khác hoặc các hàm module. - Module: là một đối tượng chứa các thủ tục tuỳ ý được lập trình bằng Microsoft Access Basic, đó là một biến thể của Microsoft Basic được thiết kế để làm việc trong Access. Các module tạo ra các chuỗi hành động rời rạc và cho phép bẫy các lỗi mà các macro không thể làm được. Các module có thể là các đối tượng độc lập chứa các hàm có thể được gọi từ một vị trí bất kỳ trong một ứng dụng, hoặc chúng có thể được liên kết trực tiếp với các biểu mẫu hoặc báo cáo để đáp ứng các sự kiện xảy ra trên biểu mẫu hoặc báo cáo đó. Các module được liên kết với các biểu mẫu hoặc báo cáo là một ưu điểm đặc sắc của Access. Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản trị CSDL quan hệ (Relational Database). Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng. Ta có thể sử dụng việc phân tách bảng để tránh dư thừa dữ liệu. Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học. Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế chương trình. 1.5. Tổng quan về bài toán quản lý điểm học sinh trong trường THCS. Quản lý điểm học sinh là một trong những công việc quan trọng trong nhà trường, việc đưa bài toán quản lý điểm của học sinh trong nhà trường sẽ mang lại nhiều tiến bộ và thay đổi như việc tìm kiếm, báo cáo kết quả của học sinh đồng thời là cũng là quá trình theo dõi học tập của từng học sinh tại mỗi thời điểm bất kì. Từ đó mà mỗi hoc sinh có kế hoạch học tập, phấn đấu cho riêng mình. - Bộ máy quản lý điểm gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy vi tính. - Quản lý chặt chẽ, kịp thời thông tin về học sinh, khắc phục các hạn chế thường gặp trong lĩnh vực quản lý điểm trên giấy hay trên excel như: không cập nhật kịp thời, khó khăn trong công tác thống kê, theo dõi quá trình học tập của học sinh… - Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn, bảo mật cao hơn. - Phần mềm quản lý điểm có nhiệm vụ quản lý thông tin về học sinh, phục vụ công tác lãnh đạo của cấp trên. CHƯƠNG II. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG. 2.1. Khảo sát bài toán 2.1.1. Giới thiệu về trường THCS Đoàn Xá Đoàn Xá là một xã thuộc huyện Kiến Thụy thành phố Hải Phòng, trường được xây dựng trên địa bàn trung tâm xã, quang cảnh trường rộng rãi thoáng mát hiện nay trường bao gồm 12 phòng học, 8 phòng chức năng. Trường có 100% đội ngũ cán bộ giáo viên đạt chuẩn và trên chuẩn. Điều đặt biệt là dưới sự quan tâm của địa phương và sự nhiệt tình phấn đấu của đội ngũ cán bộ giáo viên trong trường đang trong giai đoạn xây dựng là trường chuẩn quốc gia. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cán bộ trong trường Cơ cấu tổ chức lao động của Trường THCS Đoàn Xá hiện nay: Một Hiệu trưởng: Phụ trách chung. Một phó Hiệu trưởng: Phụ trách chuyên môn Gồm 3 tổ nghiệp vụ: + Tổ hành chính. + Tổ KHTN + Tổ KHXH Trường có 362 học sinh được chia ra các khối lớp cụ thể như sau: Khối 9: 9A: 43 9B: 38 Khối 8: 8A: 44 8B: 43 Khối 7: 7A: 33 7B: 31 7C: 32 Khối 6: 6A: 36 6B: 31 6C: 31 Các môn học được áp dụng cho các khối lớp như sau: Môn học tính điểm: Toán, Vật lý, Hóa học, Ngữ văn, Lịch sử, Sinh học, Địa lý, GDCD, Công nghệ, dành cho khối 8, 9, Khối 6, 7 chưa có môn Hóa học. Môn học nhận xét: Thể dục, Âm nhạc, Mĩ Thuật, được áp dụng cho toàn trường. Ban Giám Hiệu Tổ Hành chính Tổ KHXH Văn thư Toán Vật lý Hóa học Sinh học Công nghê Thể dục Âm nhạc Ngữ văn Lịch sử Địa lý Tiếng Anh Tổ KHTN Thư viện Kế toán Thiết bị Bảo vệ GDCD Mĩ thuật Tin học Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường THCS Đoàn Xá như sau:Hệ thống quản lý điểm của một trườngTHCS được xây dựng trên cơ sở khảo sát thực tế hệ thống quản lý điểm của một trường THCS với chương trình đào tạo bình thường trong hệ thống khối các trường THCS trong cả nước - Đó là trường THCS Đoàn Xá – Kiến Thụy – Hải Phòng. - Khảo sát được tiến hành trên 3 mức khác nhau: + Mức lãnh đạo: Một Hiệu trưởng, một Hiệu phó có nhiệm vụ quản lý chung trong nhà trường. + Mức điều phối quản lý: giáo Giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ cập nhật thông tin học sinh, cập nhật xử lý điểm từ giáo viên bộ môn. Tính điểm trung bình cho từng học kì, cả năm cho từng học sinh. + Mức thừa hành: Các thầy cô giáo bộ môn có nhiệm vụ vào điểm thường xuyên, tính điểm trung bình môn học và gửi cho GVCN. 2.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá Bài toán quản lí điểm ở trường THCS Đoàn Xá – Kiến Thụy – Hải Phòng: Đầu học kì Ban Giám Hiệu (BGH) sẽ phổ biến quy chế về điểm cho các giáo viên Bộ Môn (GVBM), phát sổ Điểm Chung cho GVCN. Trong quá trình giảng dạy các GVBM có sổ điểm cá nhân (SĐCN) để “cho” điểm học sinh. Cuối kì, GVCN chuyển sổ Điểm Chung cho các GVBM để các GVBM chuyển điểm vào sổ. Điểm của mỗi môn học được GVBM cập nhật bằng hình thức kiểm tra (miệng, 15’, 1 Tiết, Học Kì). Mỗi loại điểm số lượng con điểm theo từng môn đúng với quy chế của bộ GD-ĐT. Sau khi có điểm kiểm tra học kì, GVBM sẽ tổng kết học kì cho học sinh, sau đó đến lớp đọc các con điểm và hệ số cho học sinh để học sinh tính điểm tổng kết môn học (TKMH) cho mình. GVBM đối chiếu giải quyết thắc mắc về điểm với học sinh về môn học đó. Đối chiếu xong, GVBM chuyển điểm TKMH cho GVCN thông qua sổ điểm chung. Khi GVCN nhận được điểm TKMH của tất cả các môn, GVCN sẽ tiến hành tính điểm tổng kết học kì (TKHK) cho học sinh. Đến giờ Sinh Hoạt Lớp cuối kì, học sinh sẽ được đọc các điểm THMN và hệ số để tính điểm THHK . Nếu có sai sót về điểm TKMH, HS kiếm nghị với GVCN, GVCN trao đổi với GVBM, GVBM thương lượng với HS để thống nhất sửa chữa điểm. Nếu không, HS tiến hành tính điểm TKHK cho mình, đối chiếu với GVCN. Nếu kết quả đúng thì GVCN vào điểm. Còn nếu sai, GVCN và HS cùng tính toán lại để đi đến thống nhất, vào điểm. Sau đó dựa vào điểm TKHK để xếp loại học lực. Khi tổng kết học kì xong, GVCN gửi báo cáo cho BGH nhà trường và đồng thời triệu tập cuộc họp phụ huynh để phát Phiếu Báo Điểm của từng HS cho Phụ huynh. Cuối năm học, sau khi tổng kết học kì II, GVCN tính điểm tồng kết cả năm cho HS, rồi vào điểm. Sau đó gửi báo cáo lên BGH và gửi Phiếu Báo Điểm cho Phụ Huynh. Mặt khác BGH báo cáo chất lượng 2 mặt giáo dục lên Phòng Giáo Dục. 2.1.3. Một số biểu mẫu được sử dụng trong quá trình quản lý điểm của học sinh trong nhà trường. 1. Danh sách học sinh lớp 2. Danh sách giáo viên 3. Thống kê xếp loại học lực 4. Thống kê xếp loại hạnh kiểm 5. Bảng tổng hợp kết quả học tập 6. Bảng điểm của từng môn học 2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm học sinh. Hệ thống thiếu chức năng quản lí điểm để quản lí điểm thành phần các môn học của học sinh, nhằm giúp giáo viên có thông tin hiện tại về điểm của từng học sinh để kịp thời phê bình, khen thưởng. Do việc tính toán làm bằng tay nên độ chính xác thấp, sai sót lớn do các yếu tố như tính toán sai, nhìn điểm nhầm, vào điểm sai. Do cuối học kì giáo viên bộ môn mới chuyển điểm từ sổ điểm cá nhân vào sổ điểm lớp cho giáo viên chủ nhiệm nên giáo viên chủ nhiệm không nắm được tình hình học hành hiện tại của học sinh. Học sinh không nhớ được điểm thành phần của từng môn nên khi tính toán hay thắc mắc. Ban giám hiệu có thể truy cập vào hệ thống để xem xét đánh giá chất lượng của học sinh. Một số yêu cầu của hệ thống: Nhiệm vụ của người phân tích thiết kế là phải đưa ra được một hệ thống có tính phổ thông áp dụng được cho các điều kiện khác nhau. Chương trình được viết ra với mục đích tin học hoá một số khâu trong công tác quản lý điểm ở một trường THCS, giúp cho công việc này đạt hiệu quả nhanh chóng, chính xác và giảm tối thiểu các sai sót . Chương trình phục vụ cho đối tượng là các cán bộ quản lý của phòng giáo vụ, các giáo viên, và ban giám hiệu nhà trường. Chương trình viết ra phải đạt được các yêu cầu sau: - Hiệu quả quản lý rõ rệt, đáp ứng được các yêu cầu khách quan như: nhanh chóng, chính xác, hiệu quả cao. - Giao diện phải được thiết kế thân thiện với người sử dụng, dễ sử dụng, dễ hiểu, dễ nắm bắt đối với mội đối tượng sử dụng. -Thời gian khởi động, truy cập, xử lý thông tin phải nhanh . - Chương trình phải tương thích với các loại phần cứng, phần mềm phổ biến được sử dụng hiện nay và không yêu cầu máy tính có cấu hình máy quá cao . - Học sinh được xem điểm của lớp mình, hoặc lớp khác nhưng không cho phép sửa điểm. Vì vậy mỗi môn học, của mỗi lớp học có một Mã MH riêng, chỉ có giáo viên bộ môn được biết. Để khi cần có thể dùng Mã MH để nhập điểm mới vào, hay sửa điểm sai . - GVBM chỉ biết điểm của môn mình dạy ở những lớp mình dạy. Không biết điểm của môn khác, ở những lớp khác. Mã MH riêng cho mỗi môn ở mỗi lớp đảm bảo được điều này. - Nhập điểm HK thì tính ra điểm tổng kết mỗi môn. - Khi có điểm TK các môn thì tính ra điểm trung bình HK tất các môn. - Ban giám hiệu nắm toàn bộ tất cả các Mã Lớp và Mã MH có thể truy cập HT để có được thông tin hiện thời về tình hình điểm số của tất cả học sinh. 2.2. Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điểm học sinh 2.2.1. Thông tin vào ra của hệ thống. Qua quá trình khảo sát thực tế và các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm thì các thông tin vào/ra của hệ thống như sau: a) Thông tin vào của hệ thống. - Khi nhập học sinh cần nhập hồ sơ của học sinh và nhà trường phân phối học sinh vào các lớp theo khối. - Nhà trường căn cứ vào quy chế để phân phối lịch giảng dạy như phân công giáo viên, phân bố lịch học đảm bảo đúng quy chế, phù hợp với điều kiện của nhà trường. - Việc nhập điểm các môn dựa vào điểm kiểm tra của từng môn trong mỗi học kỳ và điểm thi hoặc kiểm tra cuối kỳ của mỗi môn học. Giáo viên chủ nhiệm phải nộp hạnh kiểm cuối kỳ cho ban giám hiệu, hạnh kiểm do giáo viên chủ nhiệm và cán bộ lớp xét. b) Thông tin ra của hệ thống. - Danh sách học sinh theo lớp. - Bảng điểm theo lớp, môn học và học kỳ. - Bảng tổng hợp kết quả học tập và hạnh kiểm của từng năm học. - Căn cứ vào kết quả học tập, rèn luyện theo từng năm học đưa ra danh sách học sinh lên lớp, lưu ban. 2.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng Cập Nhật CN lớp học CN Điểm CN môn học CN giáo viên CN học sinh QUẢN LÝ ĐIỂM HỌC SINH Tìm kiếm Tìm hs theo mã Tìm hs theo tên Tìm theo lớp Tìm theo điểm T kê, báo cáo In bảng điểm cá nhân In bảng điểm của cả lớp In DS khen thưởng Báo cáo kết quả xếp loại In DS HS thi lại In DSHS lưu ban Xử lý Tính tb môn Tính tb học kỳ Tính tb cả năm Xử lý thi lại Xlhs lên lớp, lưu ban Xếp loại Xử lý điểm Xử lý kết quả Mức 1 : Nút gốc là chức năng của hệ thống : Quản lý điểm học sinh THCS Mức 2 : Phân rã thành các chức năng chính : a. Cập nhật : Chức năng này cho phép cán bộ quản lý, cán bộ giáo viên cập nhật và chỉnh sửa hồ sơ học sinh, điểm ( điểm kiểm tra và điểm thi), khen thưởng kỷ luật của học sinh . Việc cập nhật tiến hành theo lớp hoặc theo môn học sau khi đã có điểm . . b. Xử lý dữ liệu: Sau khi điểm của một học kỳ đã nhập đầy đủ , máy tính sẽ thực hiện việc tính điểm trung bình cho từng học sinh và theo từng môn học, đồng thời sẽ tính cả điểm trung bình cả học kỳ , cả năm . Khi điểm trung bình cả học kỳ hay cả năm đã được tính xong máy tính sẽ thực hiện xếp loại học lực của học sinh, phân loại học sinh lên lớp, lưu ban, hay phải rèn luyện trong hè, . . . dựa trên điểm trung bình . c. Tìm kiếm. Chức năng này thực thi yêu cầu( Do Ban Giám Hiệu, phụ huynh, giáo viên, học sinh hay là của cán bộ phòng giáo vụ ) tìm kiếm hồ sơ( học sinh, giáo viên), tra cứu điểm, khen thưởng, kỷ luật, . . . của học sinh. d. Thông kê , báo cáo Chức năng này thực hiện việc thống kê số liệu theo yêu cầu( Ban Giám Hiệu, phụ huynh học sinh, học sinh . . .) về học sinh được khen thưởng, thi lại, lên lớp và lưu ban. Nó cũng cho phép in ra danh sách các học sinh khen thưởng, thi lại, lên lớp, lưu ban,và đặc biệt là bảng kết quả học tập cho từng học sinh. 2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Các phiếu kết quả học tập Giáo viên Học sinh Quản lý điểm học sinh THCS Ban Giám Hiệu Yªu cÇu Các kết quả điểm, các thống kê, báo cáo Yêu cầu Yêu cầu Cập nhật, sửa chữa điểm, hồ sơ Trong đó có các tác nhân: + Ban giám hiệu: Là Hiệu trưởng chỉ đạo chung và 1 Phó hiệu trưởng chỉ đạo chuyên môn của trường. Khi lãnh đạo có yêu cầu muốn lấy bất kì một thông tin nào đó từ học sinh thì từ ban quản lý điểm sẽ phải có trách nhiệm cung cấp thông tin hoặc các yêu cầu báo cáo thống kê dữ liệu. + Giáo viên: Có cả giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn có trách nhiệm cập nhật điểm thường xuyên, M, 15p, 45p, HK cho ban quản lý điểm, ngoài ra còn phải sửa chữa, bổ sung. + Học sinh: Cuối mỗi kì học, năm học yêu cầu ban quản lý cung cấp thông tin về kết quả của học sinh trong mỗi khóa học. 2.2.4 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh. Kết quả xử lý Yêu cầu tính điểm Y/c tìm kiếm Trả lời tìm kiếm Cập nhật hồ sơ, điểm Yêu cầu in ấn Các báo cáo BAN GIÁM HIỆU XỬ LÝ (2) THỐNG KÊ, BÁO CÁO (4) CẬP NHẬT (1) TÌM KIẾM (3) Trả lời tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm học sinh HỌC SINH GIÁO VIÊN GIÁO VIÊN HỌC SINH Kho dữ liệu Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Như trên biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh đã thể hiện, ta thấy các chức năng chính của chương trình bao gồm: a . Cập nhật dữ liệu b. Xử lý, c. Tìm kiếm d. Thống kê, báo cáo Lần lượt phân rã các chức năng này, ta sẽ nhận được biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng1: Cập nhật dữ liệu Ta phân rã chức năng (a) thành các chức năng sau: 1- Cán bộ quản lý có nhiệm vụ nhập các thông tin trong hồ sơ học sinh vào bảng học sinh, giáo viên vào bảng giáo viên để tiện cho việc xử lý các kết quả học tập, công tác sau này. Chức năng nhập điểm sau mỗi tuần giáo viên nhập điểm đã kiểm tra trong tuần bao gồm các điểm như điểm miệng, 15 phút, kỉêm tra viết và điểm học kỳ khi kiểm tra chất lượng học kỳ xong. Cập nhật thông tin về học sinh bao gồm: Mã học sinh, Mã lớp, Họ tên, Ngày sinh, Nơi sinh, Giới tính, Dân tộc, Tôn giáo, Gia đình chính sách CMND số, Nơi thường chú, Số điện thoại. Kết quả ghi vào tệp QLD ở Table hocsinh. 2- Khi bắt đầu năm học người quản lý nhập danh sách lớp học cho từng khối. Cập nhật thông tin về lớp học bao gồm: Tên lớp, Khối, Mã số GV, sĩ số. Kết quả ghi vào tệp QLD ở Table lop Cán bộ quản lý nhập danh sách môn học theo phân phố chương trình của Phòng Giáo Dục- Đào Tạo. Cập nhật thông tin về môn học bao gồm: Mã môn, tên môn, số tiết. Kết quả ghi vào tệp QLD ở Table monhoc Cập nhật thông tin về giáo viên bao gồm: Mã số GV, họ tên GV, ngày sinh, giới tính, mã môn. Kết quả ghi vào tệp QLD ở Table giaovien Cập nhật thông tin về điểm học kỳ bao gồm: Mã học sinh, Mã lớp, Mã môn, Điểm miệng 1, Điểm miệng 2, Điểm miệng 3, Điểm viết 1, Điểm viết 2, Điểm 15phút1, Điểm 15phút2, Điểm 15phút3, Điểm học kỳ, Điểm TB môn. Thông tin được cập nhật vào tệp QLD ở Table Diem hoc ky. Lớp học Yc nhập ds lớp học CẬP NHẬT HỌC SINH CẬP NHẬT ĐIỂM CẬP NHẬT MÔN HỌC BAN GIÁM HIỆU Hồ sơ H.S CẬP NHẬT LỚP HỌC Môn học Điểm CẬP NHẬT GIÁO VIÊN Hồ sơ Gv BAN GIÁM HIỆU GIÁO VIÊN HỌC SINH Kết quả Yc nhập TTGV Kết quả Yc nhập ds môn học Yc nhập TT hs Yc nhập TTGV Kết quả Kết quả Kết quả Yc nhập ds lớp học Kết quả Yc nhập, sửa điểm Yc nhập, sửa điểm Kết quả Kết quả Yc nhập TT hs Kết quả Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật Chức năng 2: Phân rã chức năng “Xử lý” Ta phân rã chức năng (b) thành các chức năng sau: Sau khi có điểm kiểm tra hệ thống sẽ tự động tính điểm( Điểm bình quân kiểm tra, bình quân môn học học kỳ và cuối cùng là bình quân cả năm), căn cứ vào đó hệ thống sẽ phân loại học sinh( Học sinh lên lớp, lưu ban hay rèn luyện trong hè ), những học sinh có thành tích học tập tốt sẽ được khen thưởng, . . . Biểu đồ mức dưới đỉnh chức năng xử lý Y/c xử lý điểm Điểm miệng, 15’, 1 tiết, hk Y/c xử lý kết quả học tập Điểm Hồ sơ HS K/q xử lý K/q xử lý điểm XỬ LÝ ĐIỂM XỬ LÝ KẾT QUẢ BAN GIÁM HIỆU Xếp loại GIÁO VIÊN Y/c xử lý điểm K/q xử lý điểm K/q xử lý điểm Y/c xử lý điểm Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý + Phân rã chức năng “Xử lý điểm” Tính điểm tổng kết môn học. Chức năng tính điểm trung bình môn học kỳ : Điểm TB môn học kỳ được tính bằng công thức : TB môn HK=(M+15’+2(45’)+3(HK)/ n (n- hệ số điểm) (Công thức này áp dụng cho cả hai học kỳ) Chức năng tính điểm trung bình môn cả năm: Điểm trung bình môn cả năm được tính bằng công thức sau: TB môn CN=(TB môn Hk1+TB môn Hk2*2)/3 Tính điểm trung bình trung học tập. Chức năng tính điểm trung bình học kỳ cả, năm: Sử dụng công thức : Trung bình cộng ((TB môn HK) , (trong đó hai môn văn và toán nhân hệ số 2) (Công thức này cũng áp dụng trong cả hai học kỳ) Điểm trung bình cả năm : Cũng sử dụng công thức như trên Trung bình cộng ((TB môn CN) ( trong đó văn và toán nhân hệ số 2) Xử lý thi lại Hệ thống căn cứ vào điểm trung bình cả năm học để xử lý , nếu học sinh nào có điểm TB : 3,5<=Điểm trung bình <5 thì phải thi lại . Học sinh được phép thi từ 1 đến 3 môn học có điểm trung bình thấp nhất . Điểm thi lại sẽ lấy là điểm trung bình cả năm của môn đó . K/q tb cả năm K/q tb kiểm tra Điểm miệng, 15’, 1 tiết Điểm tb của tất cả các môn §iÓm tbkt, ®iÓm häc kú Y/c tính tb kiểm tra Y/c tính tb cả năm Y/c tính tb môn học Y/c tính tbhk TÍNH TB CẢ NĂM TÍNH TB KIỂM TRA TÍNH TB MÔN TÍNH TB HỌC KỲ BAN GIÁM HIỆU Điểm K/q tb m«n K/q tbhk GIÁO VIÊN GIÁO VIÊN Y/c tính tb kiểm tra K/q tb kiểm tra Y/c tính tb cả năm K/q tb cả năm Y/c tính tb môn học K/q tb môn K/q tbhk Y/c tính tbhk Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “xử lý điểm”  + Phân rã chức năng “Xử lý kết quả” Chức năng xếp loại toàn diện: Dựa vào kết quả điểm trung bình cho từng học kỳ hay cho cả năm học máy tính sẽ tự xếp loại học lực cho học sinh . Việc xét khen thưởng học sinh cũng căn cứ vào điểm trung bình của học kỳ hay cả năm học . Mức khen thưởng tuỳ theo quỹ thưởng của nhà trường . Chức năng xử lý thi lại : Hệ thống căn cứ vào điểm trung bình cả năm học để xử lý , nếu học sinh nào có điểm TB : 3,5<=Điểm trung bình <5 thì phải thi lại . Học sinh được phép thi từ 1 đến 3 môn học có điểm trung bình thấp nhất . Điểm thi lại sẽ lấy là điểm trung bình cả năm của môn đó . Chức năng xử lý lưu ban lên lớp : Sau một năm học , các học sinh đạt điểm trung bình >=5 thì được lên lớp , các học sinh phải thi lại sau khi có kết quả nếu điểm trung bình >=5 thì cũng được lên lớp . Các học sinh có điểm trung bình <3,5 thì phải lưu ban . TBHK_CN Y/c xếp loại K/q xếp loại Y/c xử lý học sinh lên lớp, lưu ban Y/c xử lý thi lại LÊN LỚP, LƯU BAN THI LẠI BAN GIÁM HIỆU XẾP LOẠI B¶ng ®iÓm K/q hs lên lớp, lưu ban K/q hs thi lại GIÁO VIÊN GIÁO VIÊN K/q hs lên lớp, lưu ban Y/c xử lý học sinh lên lớp, lưu ban K/q xếp loại Y/c xếp loại Y/c xử lý thi lại K/q hs thi lại Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “xử lý kết quả” Chức năng 3: Phân rã chức năng “Tìm kiếm” Y/c tìm học sinh theo lóp học Y/c tìm h.s theo điểm Y/c tìm h.s theo tên K/q tìm kiếm Y/c tìm h.s theo mã số TÌM THEO MÃ SỐ HS TÌM THEO LỚP Hå s¬ h.s Líp học TÌM ĐIỂM CỦA HS ĐiÓm BAN GIÁM HIỆU Kq tìm kiếm K/q tìm kiếm HỌC SINH K/q tìm kiếm Y/c tìm điểm K/q tìm kiếm GIÁO VIÊN TÌM TÊN CỦA HS GIÁO VIÊN K/q tìm kiếm Y/c tìm h.s theo tên K/q tìm kiếm Y/c Tìm h.s theo điểm Y/c tìm học sinh theo lóp học K/q tìm kiếm Y/c tìm h.s theo mã số K/q tìm kiếm Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “tìm kiếm” Chức năng 4: Thống kê, báo cáo Chức năng này bao gồm: Xem/In danh sách lớp. Xem/In danh sách học sinh theo lớp. Xem/In bảng điểm cá nhân Xem/In điểm theo môn. Xem/In danh sách học sinh lên lớp, lưu ban. Xem/In danh sách thi lại theo lớp. Xem/In danh sách học sinh được khen thưởng Xem/In báo cáo kết quả xếp loại K/q xếp loại Y/c báo cáo k/q xếp loại Y/c in bảng điểm cá nhân Xếp loại lớp học K/q điểm y/c in hồ sơ học sinh Y/c báo cáo k/q xếp loại của h/s Y/c in danh sách cho từ ng lớp Y/c in d/s hs thi lại Y/c in bảng điểm cho từng cá nhân BAN GIÁM HIỆU, GIÁO VIÊN IN BẢNG ĐIỂM CÁ NHÂN IN DS LỚP IN HỒ SƠ IN DSHS THI LẠI HỌC SINH Điểm Hồ sơ HS BÁO CÁO KQ XẾP LOẠI Hồ sơ GV HỌC SINH Y/c in d/s hs thi lại IN DSHS KHEN THƯỞNG Y/c in d/s hs khen thưởng HỌC SINH Y/c in d/s hs khen thưởng Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “thống kê, báo cáo” + Chức năng In bảng điểm : Các kết quả học tập của một học sinh sau mỗi học kỳ và năm học sẽ được in ra và gửi cho học sinh . + Chức năng in hồ sơ: khi Ban Giám Hiệu có yêu cầu in hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên cán bộ quản lý in hồ sơ học sinh gửi lên. + Chức năng thống kê và in danh sách khen thưởng : Những học sinh khá và giỏi được in ra một danh sách , danh sách này được gửi cho hội đồng khen thưởng của nhà trường và cũng thông báo cho học sinh biết. + Chức năng báo cáo kết quả xếp loại: Sau mỗi học kỳ cán bộ lập báo cáo gửi ban giám hiệu kết quả xếp loại, số lượng học sinh lên lớp , học sinh lưu ban. 2.4. Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu 2.4.1 Bảng học sinh (tthocsinh) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 #MAHS Text 10 Mã học sinh (khoá chính) 2 hotenHS Text 20 Họ tên học sinh 3 Gioitinh Yes/No Giới tính 4 Namsinh Date/time Năm sinh 5 Noisinh Text 35 Nơi sinh 6 Tenlop Text 15 Tên lớp 7 Diachi Text 50 Địa chỉ 8 Dantoc Text 15 Dân tộc 9 Tongiao Text 10 Tôn giáo 2.4.2 Giáo viên (ttgiaovien) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 #MaGV Text 10 Mã cán bộ (Khoá chính) 2 HotenGV Text 15 Họ tên giáo viên 3 Ngsinh Time/Date Ngày sinh 4 Gioi Yes/No Giới tính 5 Mamon Text 15 Mã môn học 6 SoDT Number Integer Số điện thoại 2.4.3 Tên lớp (tenlop) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 #Tenlop Text 10 Tên lớp (Khoá chính) 2 Khối Text 25 Khối 3 MasoGV Text 15 Mã số giáo viên 4 Siso Number Integer Sĩ số 2.4.4. Mã môn (mamon) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 #Mamon Text 15 Mã môn (Khoá chính) 2 Tenmon Text 30 Tên môn 3 Sotiet Number Integer Số tiết 2.4.5. Bảng điểm học kì I (bdHKI) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 MAHS Text 15 Mã học sinh 2 DM1 Number Integer Điểm miệng lần 1 3 DM2 Number Integer Điểm miệng lần 2 4 DM3 Number Integer Điểm miệng lần 3 5 D151 Number Integer Điểm 15 lần 1 6 D152 Number Integer Điểm 15 lần 2 7 D153 Number Integer Điểm 15 lần 3 8 D451 Number Integer Điểm 45 lần 1 9 D452 Number Integer Điểm 45 lần 2 10 D453 Number Integer Điểm 45 lần 3 11 DHKI Number Integer Điểm học kì 1 2.4.6. Bảng điểm học kì II (bdHKII) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 MAHS Text 15 Mã học sinh 2 DMK21 Number Integer Điểm miệng học kì 2 lần 1 3 DMK22 Number Integer Điểm miệng học kì 2 lần 2 4 DMK23 Number Integer Điểm miệng học kì 2 lần 3 5 D15K21 Number Integer Điểm 15 học kì 2 lần 1 6 D15K22 Number Integer Điểm 15 học kì 2 lần 2 7 D15K23 Number Integer Điểm 15 học kì 2 lần 3 8 D45K21 Number Integer Điểm 45 học kì 2 lần 1 9 D45K22 Number Integer Điểm 45 học kì 2 lần 2 10 D45K23 Number Integer Điểm 45 học kì 2 lần 3 11 DHKII Number Integer Điểm học kì 2 2.5 Mô hình thực thể liên kết (ER) Căn cứ vào các chức năng của quản lý điểm ở trường THCS, ta có sơ đồ quan hệ thực thể liên kết. CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM THCS 4.1. Giao diện chính của chương trình 4.2. Giao diện của chức năng cập nhật thông tin Menu “Cập nhật”: Thực hiện các chức năng cập nhật dữ liệu, gồm các mục sau: 4.2.1. Form cập nhật thông tin học sinh 4.2.2. Form cập nhật điểm Chức năng này để thêm mới điểm cho một học sinh mới và sửa điểm cho học sinh 4.2.3. Form cập nhật lớp Chức năng này cho phép thêm mới lớp 4.2.4. Form cập nhật khối Chức năng này cho phép thêm mới, sửa thông tin 4.2.6. Form cập nhật môn học Chức năng này cho phép ta thêm môn học mới khi có sự thay đổi môn học từ phòng giáo dục 4.3 Giao diện của chức năng tìm kiếm 4.3.1. Form tìm kiếm điểm Form tìm kiếm điểm cho phép ta có thể tìm kiếm điểm theo theo tên lớp. 4.3.2. Form tìm kiếm thông tin học sinh Chức năng này cho phép tìm kiếm thông tin của từng học sinh theo mã học sinh 4.3.3. Form tìm kiếm thông tin lớp 4.3.4. Form tìm kiếm thông tin môn học 4.4. Giao diện của chức năng thống kê báo cáo 4.4.1. Báo cáo danh sách điểm học sinh Chức năng này cho phép người dùng in danh sách điểm của học sinh từng lớp theo từng học kì 4.4.2. Báo cáo danh học sinh lưu ban 4.4.3. Báo cáo danh học sinh lên lớp Chức năng này cho phép người dùng tổng hợp và in ra danh sách học sinh lên lớp của từng lớp 4.4.4. In bảng điểm cá nhân Chức năng này cho phép xem và in bảng điểm của từng học sinh KẾT LUẬN Sau khi chạy thử nghiệm ta thấy chương trình “Quản Lý Điểm THCS ” Đã có tính mở, thân thiện với người sử dụng, giao diện thiết kế khá phù hợp. Chương trình đã hỗ trợ rất nhiều cho công việc của giáo viên chủ nhiệm cũng như giáo viên bộ môn trong việc quản lý học sinh. Mặt khác chương trình còn giúp cho Ban Giám Hiệu nắm bắt thông tin tổng quát về điểm của học sinh trong trường. Tuy nhiên do sự hiểu biết về ACCESS còn hạn chế, từ đó chưa phát huy hết khả năng thế mạnh của ngôn ngữ để xây dựng chương trình được hoàn thiện. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều để hoàn thành một chương trình quản lý điểm của học sinh THCS nhưng do điều kiện có hạn, vốn lập trình không nhiều nên chương trình ở dừng ở mức này. Rất mong muốn sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để chương trình ngày được hoàn thiện hơn. 1. Những kết quả đạt được. - Cập nhật và lưu trữ thông tin cần thiết về học sinh. - Tìm kiếm thông tin học sinh theo những tiêu chí như tên, mã hs, lớp, khối và báo cáo thống kê điểm học sinh theo từng học kì, cả năm, in bảng điểm theo danh sách lớp, khối, môn, bảng điểm cá nhân, danh sách học sinh ở lại lớp, lên lớp… 2. Hướng phát triển của đề tài: - Phân tích cơ sở dữ liệu chi tiết và chặt chẽ hơn, để có thể hoàn thành đầy đủ các chức năng có thể áp dụng vào quản lý. Với mục đích của chương trình là nhanh chóng, chính xác tiết kiệm thời gian, công sức của người làm công tác quản lý điểm nhằm nâng cao chất lượng quản lý của trường giúp người quản lý hoàn thành nhiệm vụ được giao phó. Việc giải quyết bài toán đòi hỏi phải có một quá trình phân tích tỉ mỉ, chính xác và khoa học nhằm đưa phần mềm vào ứng dụng thực tế trong nhà trường, mặt khác cố gắng khắc phục những khuyết điểm, hạn chế, phát huy những ưu điểm và những vấn đề phát sinh trong thời gian ngắn nhất. Một lần nữa em xin được gửi lời biết ơn chân thành tới Thạc sĩ Lê Tuấn Anh, người đã hướng dẫn em thực hiện đồ án này! TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Ba (2003). Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại Học Quốc gia Hà Nội. [2] Đào Thanh Tĩnh, phân tích va thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại Học Quốc Gia Hà Nội. [3] Nguyễn Hoài Anh, sách điện tử về phân tích thiết kế hệ thống thông tin [4] Hướng dẫn lập trình MS – Accesss 2000 – Nhà xuất bản Giáo dục– 2005 [5] Cơ sở dữ liệu – Nguyễn Đăng Tị - Đỗ Phúc [6] Nhập môn cơ sở dữ liệu quan hệ - Nhà xuất bản thống kê [7] Tụ học nhanh Access 2003, NXB Văn hóa - Thông tin.