Trong tiến trình hội nhập nền kinh tế thế giới của nước ta hiện nay,
tin học hoá ngày càng đóng vai trò quan trọng và trở thành xu thế phát triển
tất yếu của mỗi tổ chức. Đặc biệt, đối với các ngân hàng và siêu thị thì nhu
cầu áp dụng tin học là một trong những chiến lược hàng đầu.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam, em đã
được tìm hiểu và tiếp cận với một quy trình sản xuất phần mềm chuyên
nghiệp. Đồng thời, em cũng được đến tìm hiểu, và nghiên cứu nghiệp vụ bán
sách và lưu kho tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Những
kiến thức và kinh nghiệm bổ ích đó đã giúp em rất nhiều trong quá trình xây
dựng đề tài của mình.
133 trang |
Chia sẻ: lylyngoc | Lượt xem: 2785 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường đại học Kinh tế Quốc dân, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 68
3.1.3 Phương pháp mã hóa tổng hợp
Phương pháp mã hóa tổng hợp là sự kết hợp của hai phương pháp mã
hóa phân cấp và mã hóa liên tiếp.
3.1.4 Phương pháp mã hóa theo xeri
Phương pháp mã hóa theo xeri sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là
xeri. Xeri được coi như là một giấy phép theo dõi mã quy định.
3.1.5..Phương pháp mã hóa gợi nhớ
Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.
Chẳng hạn, người ta thường người ta thường dùng việc viết tắt các chữ cái
đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD…
3.1.6 Phương pháp mã hóa ghép nối
Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương
ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác
nhau với đối tượng được gán mã.
3.2 Các phương pháp thu thập thông tin
3.2.1 Phỏng vấn
Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin về các sự kiện, hiện
tượng bằng nói chuyện hoặc tọa đàm giữa người nghiên cứu và đối tượng.
Phỏng vấn là một trong những công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất
dùng cho hầu hết các dự án phát triển Hệ thống thông tin. Phỏng vấn sẽ cho
phép chúng ta thu được những xử lý theo cách khác so với mô tả trong tài
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 69
liệu, hay gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế nhưng không
được ghi chép trên tài liệu. Chính vì vậy, việc sử dụng phương pháp này
giúp thu thập được những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mà nội
dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu
của tổ chức.
3.2.2 Nghiên cứu tài liệu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về
nhiều khía cạnh của tổ chức như: Lịch sử hình thành và phát triển của tổ
chức, tình hình tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai
trò nhiệm vụ của các thành viên cũng như hình dạng và nội dung của các
thông tin vào, ra. Phương pháp này cho ta một cái nhìn toàn diện về hệ
thống, bởi thông tin trên tài liệu không những phản ánh hiện tại mà còn phản
ánh cả quá khứ và tương lai của tổ chức.
3.2.3 Sử dụng phiếu điều tra
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra được sử dụng khi cần lấy thông tin
của một số lượng lớn các đối tượng trên một phạm vi địa lý rộng. Để thu
được kết quả có độ chính xác cao thì các câu hỏi trên mẫu điều tra phải rõ
ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách dễ hiểu.
Các phương pháp chọn đối tượng gửi phiếu điều tra
Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời
Chọn mẫu ngẫu nhiên trên danh sách
Chọn mẫu có mục đích
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 70
Phân thành các nhóm rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm
đó
3.2.4 Quan sát
Quan sát là phương pháp thu thập và xử lý thông tin, sự kiện, hiện
tượng xã hội thông qua quan sát trực tiếp các biểu hiện của nó trong thực
tiễn để kết luận bản chất của sự kiện, hiện tượng
Khi muốn nhìn thấy những gì không nhìn thấy trên tài liệu hoặc qua
phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, lưu trữ như thế nào… người ta sẽ
dùng phương pháp quan sát.
3.3 Các công cụ mô hình hóa
3.3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)
Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) của Hệ thống thống tin chỉ ra cho
chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì. BFD là việc phân rã có thứ bậc các
chức năng của hệ thống. Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và
thể hiện trong một khung sơ đồ.
Mỗi sơ đồ đều có mục tiêu là:
Nhằm xác định mục tiêu hệ thống cần phân tích.
Là cách tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các
chức năng được làm sáng tỏ để sử dụng cho các mô
hình sau này.
Làm sáng tỏ công việc và trách nhiệm của từng bộ phận
trong hệ thống, qua đó có thể lọc bỏ các tiến trình trùng
lắp, dư thừa.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 71
Một chức năng trong mô hình sẽ bao gồm các chức năng con. Mỗi
chức năng có tên duy nhất, đơn giản nhưng thể hiện bao quát các chức năng
con của nó, phản ánh được thực tế nghiệp vụ và như thế giúp cho việc xây
dựng các mô hình dữ liệu được tường minh.
A
B C
D E
GF H
A
B C
D E F G
3.3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
Sơ đồ luồng thông tin được sử dụng để mô tả Hệ thống thông tin theo
các thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ
trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp sử dụng
(1) Xử lý
Thủ công
Giao tác
người - máy
Tin học hóa
toàn phần
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 72
(2) Kho lưu trữ dữ liệu
(3) Dòng thông tin
(4) Điều khiển
Tài liệu
Thủ công Tin học hóa
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 73
3.3.3 Các phích vật lý
Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối
tượng được biểu diễn trên sơ đồ luồng thông tin. Trên thực tế, có rất nhiều
cá thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của thông tin vào,
ra hay các thủ tục xử lý cũng như các phương tiện để thực hiện xử lý… Tất
cả những mô tả này sẽ được ghi lại trên các phích vật lý. Có ba loại phích
vật lý: Phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý.
(1) Mẫu phích luồng thông tin
(2) Mẫu phích kho chứa dữ liệu
(3) Mẫu phích kho chứa dữ liệu
Tên xử lý:
Mô tả:
Tên IFD liên quan:
Phân ra thành các IFD liên quan:
Phương tiện thực hiện:
Sự kiện khởi sinh:
Chữ ký:
Cấu trúc của thực đơn:
Phương pháp xử lý:
Tên kho dữ liệu:
Mô tả:
Tên IFD liên quan:
Vật mang:
Chương trình hoặc người truy cập:
Tên tài liệu:
Mô tả:
Tên IFD có liên quan:
Vật mang:
Hình dạng:
Nguồn:
Đích:
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 74
3.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả Hệ thống thông tin trên góc độ trìu
tượng. Trong sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ
liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối
tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ đơn thuần mô tả Hệ
thống thông tin làm gì và để làm gì?
Ký pháp sử dụng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Sơ đồ luồng dữ liệu
sử dụng bốn ký pháp cơ bản: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ
liệu.
Các mức của DFD
Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh (Context Diagram): Thể
hiện rất khái quát nội dung chính của Hệ thống thông
tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho
chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ
thống.
Tên người/bộ
phận nhận tin
Tiến
trình
xử lý
Tên dòng dữ liệu
Nguồn hoặc đích
Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Kho dữ liệu
Tệp dữ liệu
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 75
Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta
dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung
cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau
mức 0 là mức 1 …
3.3.5 Các phích logic
Các phích logic có chức năng hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có
năm loại phích logic. Chúng dùng để mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý,
kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin.
(1) Mẫu phích xử lý logic
(2) Mẫu phích luồng dữ liệu
Tên luồng:
Mô tả:
Tên DFD liên quan:
Nguồn:
Đích:
Các phần tử thông tin:
Tên xử lý”:
Mô tả:
Tên DFD liên quan:
Các luồng dữ liệu vào:
Các luồng dữ liệu ra:
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:
Mô tả Logic của xử lý:
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 76
(3) Mẫu phích phần tử thông tin
(4) Mẫu phích kho dữ liệu
(5) Mẫu phích tệp dữ liệu
Tên kho:
Mô tả:
Tên DFD liên quan:
Các xử lý có liên quan:
Tên sơ đồ cấu trúc tệp liên quan:
Tên phần tử thông tin:
Loại:
Độ dài:
Tên DFD liên quan:
Cá giá trị cho phép:
Tên tệp:
Mô tả:
Tên DFD liên quan:
Các phần tử thông tin:
Khối lượng (Bản ghi, ký tự):
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 77
3.4 Các phương pháp thiết kế CSDL
3.4.1 Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra
Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là
phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết
khi thiết kế CSDL từ các thông tin ra:
Bước 1. Xác định các đầu ra:
Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra.
Tìm hiểu nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận
của chúng
Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu chọn việc tạo ra
từng đầu ra:
Rà soát các phần tử thông tin trên đầu ra nhằm xác
định các thuộc tính lặp, các thuộc tính thứ sinh.
Loại bỏ khỏi danh sách các thuộc tính thứ sinh.
Bổ sung các thuộc tính khoá để nhận diện các đối
tượng cần quản lý.
Thực hiện các bước chuẩn hoá:
Chuẩn hoá mức 1 (1 NF): Trong mỗi danh sách không được phép
chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc
tính đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
Chuẩn hoá mức 2 (2 NF): Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải
phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của
khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc
hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.
Chuẩn hoá mức 3 (3 NF): Trong một danh sách không được phép có
sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 78
Bước 3: Tích hợp các tệp để tạo ra một CSDL duy nhất:
Từ mỗi đầu ra khi thực hiện ở bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách.
Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, tạo
ra một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và
riêng của những danh sách đó.
Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ:
Xác định số lượng các bản ghi cho tứng tệp.
Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho
bản ghi.
Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu
(DSD)
Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn các tệp và vẽ sơ đồ
liên kết giữa các tệp.
3.4.2 Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa
Cùng với phương pháp thứ nhất, phương pháp thứ hai này sẽ bổ sung
cho quá trình mô hình hoá hệ thống thông tin một cách đầy đủ.
Một số khái niệm cơ sở về quan hệ:
Thực thể quản lý (Entity): Là một tập hợp các đối
tượng cùng loại mà nhà quản lý quan tâm tới. Ví dụ
thực thể KHACHHANG
o Thực thể cụ thể (hay lần xuất): Là một
phần tử của tập hợp. Ví dụ khách hàng
Nguyễn Văn A là một phần tử của tập hợp
KHACHHANG nói trên.
o Thực thể quản lý khái quát - thành viên:
Trong đó, thực thể khái quát chứa định
danh, các thuộc tính chung và các thuộc tính
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 79
xác định nhóm phân cấp. Thực thể thành
viên chứa định danh và các thuộc tính riêng
có. Ví dụ, thực thể SINHVIEN, thực thể
HOVAY là thực thể thành viên của thực thể
KHACHHANG vì nó có chung một số thuộc
tính về họ tên, giới tính…nhưng khác nhau
về đặc điểm hoạt động.
Thuộc tính: Thuộc tính để dùng để mô tả các đặc trưng
của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc
tính:
o Thuộc tính mô tả: Mô tả về thực thể, có thể
định tính hoặc định lượng.
o Thuộc tính định danh: Thuộc tính dùng để
xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của
thực thể.
o Thuộc tính khoá: dùng để chỉ đến một lần
xuất nào đó trong thực thể có quan hệ.
Mối quan hệ: Một thực thể không tồn tại độc lập với
các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực
thể với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng
để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa
các thực thể.
Số mức của quan hệ: Cho biết bao nhiêu lần xuất của
thực thể A tương tác với một lần xuất của thực thể B và
ngược lại.
Số chiều của quan hệ: Số lượng các thực thể tham gia
vào quan hệ đó.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 80
Mô hình hoá quan hệ thực thể:
Một số kí pháp:
Thực thể:
Mối quan hệ:
o 1@1 Liên kết loại Một-Một
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của
thực thể B và ngược lại.
o 1@N liên kết loại Một- Nhiều
Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của
thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần
xuất của thực thể A.
A R B
1 N
A R B
1 1
Khách hàng
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 81
o N@M liên kết loại Nhiều- Nhiều
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất
của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc
nhiều lần xuất của thực thể A.
Chuyển đổi sơ đồ khái niệm sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu:
Từ các sơ đồ khái niệm, bước tiếp theo là việc chuyển đổi sơ đồ này
sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Đây chính là pha thiết kế logic trong quá trình
thiết kế CSDL.
Quan hệ 1-1: Chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất để
biểu diễn thực thể đó. Khoá của tệp là định danh của
thực thể.
Quan hệ 1-N: Tạo ra một hai tệp thể hiện mỗi kiểu
thực thể đó. Khoá của tệp là thuộc tính định danh của
thực thể. Quan hệ được thể hiện bằng cách thêm thuộc
tính định danh của tệp bên một vào tệp bên nhiều.
Quan hệ N-M: Sinh ra ba tệp, trong đó 2 tệp ứng với 2
thực thể, 1 tệp chứa 2 định danh của 2 thực thể có quan
hệ.
Quan hệ khái quát - thành viên: Sinh ra một tệp cho
thực thể khái quát, các tệp cho từng thực thể thành
viên. Trong tệp thực thể khái quát có thêm thuộc tính
phân loại các thực thể thành viên đó.
A R B
MN
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 82
Trên đây là những công cụ và phương pháp chung cần thiết để phân
tích và thiết kế, đặc biệt là việc thiết kế CSDL một HTTT nói chung. Trong
quá trình thực hiện, do những yêu cầu khách quan và những ràng buộc phức
tạp của tổ chức, ta không thể áp dụng một cách máy móc các bước thực hiện
trên, nhưng đó là khung thực hiện chung mà ta có thể dựa vào đó để thực
hiện có quy trình. Khi một hệ thống mới được thực hiện thì có ba khả năng
về dữ liệu:
(1) Các kho dữ liệu cần thiết đã có theo đúng đặc trưng
thiết kế, do vậy không cần chuẩn bị gì.
(2) Các kho dữ liệu đã tồn tại nhưng không đầy đủ và cấu
trúc chưa phù hợp, cần phải nhập thêm những dữ liệu
mới chưa có trên máy và trích các dữ liệu có cấu trúc
chưa phù hợp từ các tệp hay từ các CSDL, sửa và ghi
lại vào CSDL của hệ thống.
(3) Các kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại, buộc phải tạo
ra.
Như vậy, tuỳ từng hệ thống mà ta phải tạo mới hoàn toàn các tệp
CSDL, hoặc chỉ cần thay đổi trên hệ thống cũ cho phù hợp với yêu cầu mới
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 83
II Cơ sở lý luận ngôn ngữ sử dụng
1 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access
Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft
Office Professional. Vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực
đơn, dải công cụ (tool bar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng
khác của Office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quen dùng. Việc trao đổi
( nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường
Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server, Oracle,
HTML,XML…. cũng rất thuận tiện
Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về
CSDL. Có thể dùng Access để phát triển 6 kiều ứng dụng phổ biến nhất, đó
là :
Ứng dụng cá nhân.
Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.
Ứng dụng cho nội bộ từng phòng ban.
Ứng dụng cho toàn công ty.
Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình
khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp.
Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy
tính quốc tế( Internet).
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 84
2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
2.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Ngôn ngữ BASIC (Beginner's All Purpose Symbolic Instruction
Code) đã có từ năm 1964. BASIC rất dễ học và dễ dùng. Trong vòng 15
năm đầu, có rất nhiều chuyên gia tin học và công ty tạo các chương trình
thông dịch (Interpreters) và biên dịch (Compilers) cho ngôn ngữ làm BASIC
trở nên rất phổ thông.
Năm 1975, Microsft tung ra thị trường sản phẩm đầu tay Microsoft
BASIC và tiếp đó Quick BASIC (còn gọi là QBASIC) thành công rực rỡ.
Quick BASIC phát triển trong nền Windows nhưng vẫn khó khăn khi tạo
giao diện kiểu Windows. Sau đó nhiều năm, Microsoft bắt đầu tung ra 1 sản
phẩm mới cho phép ta kết hợp ngôn ngữ dễ học BASIC và môi trường phát
triển lập trình với giao diện bằng hình ảnh (Graphic User Interface - GUI)
trong Windows. Đó là Visual Basic Version 1.0. Sự chào đời của Visual
Basic Version 1.0 vào năm 1991 thật sự thay đổi bộ mặt lập trình trong
công nghệ tin học. Trước đó, ta không có một giao diện bằng hình ảnh
(GUI) với một IDE (Integrated Development Environment) giúp các chuyên
gia lập trình tập trung công sức và thì gìờ vào các khó khăn liên hệ đến
doanh nghiệp của mình. Mỗi người phải tự thiết kế giao diện qua thư viện có
sẵn Windows API (Application Programming Interface) trong nền
Windows. Điều này tạo ra những trở ngại không cần thiết làm phức tạp việc
lập trình. Visual Basic giúp ta bỏ qua những hệ lụy đó, chuyên gia lập trình
có thể tự vẽ cho mình giao diện cần thiết trong ứng dụng (application) 1
cách dễ dàng và như vậy, tập trung nổ lực giải đáp các vần đề cần giải quyết
trong doanh nghiệp hay kỹ thuật. Ngoài ra, còn nhiều công ty phụ phát triển
thêm các khuôn mẫu (modules), công cụ (tools, controls) hay ứng dụng
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 85
(application) phụ giúp dưới hình thức VBX cộng thêm vào giao diện chính
càng lúc càng thêm phong phú.
Khi Visual Basic phiên bản 3.0 được giới thiệu, thế giới lập trình lại
thay đổi lần nữa. Kỳ này, ta có thể thiết kế các ứng dụng (application) liên
hệ đến Cơ Sở Dữ Liệu (Database) trực tiếp tác động (interact) đến người
dùng qua DAO (Data Access Object). Ứng dụng này thưòng gọi là ứng
dụng tiền diện (front-end application) hay trực diện. Phiên bản 4.0 và 5.0 mở
rộng khả năng VB nhắm đến Hệ Điều Hành Windows 95. Phiên bản 6.0
cung ứng 1 phương pháp mới nối với Cơ Sở Dữ Liệu (Database) qua sự kết
hợp của ADO (Active Data Object). ADO còn giúp các chuyên gia phát triển
mạng nối với Cơ Sở Dữ Liệu (Database) khi dùng Active Server Pages
(ASP)
2.2 Visual Basic 6.0
2.2.1 Các phiên bản của Visual Basic 6.0
Visual Basic có 3 phiên bản:
Learning Edition: Đây là phiên bản cơ bản nhất, nó cho phép
viết nhiều kiểu ứng dụng khác nhau. Tuy nhiên nó thiếu một số
công cuh điều khiển có trong các phiên bản khác.
Professional Editon: Đây là phiên bản được thiết kế cho người
dùng chuyên nghiệp. Nó chứa tất cả tính năng và công cụ có
trong phiên bản Learning Edition và có bổ sung thêm một số thư
viện các công cụ điều khiển.
Enterprise Edition: Đây là phiên bản chứa đầy đủ nhất, dành
cho các nhà phát triển ứng dụng chuyên nghiệp. Nó chứa các
công cụ để hỗ trợ việc lập trình theo nhóm.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 86
2.2.2 Ưu điểm của Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 ra đời năm 1998, là một sản phẩm trong bộ phần
mềm Visual Studio của Microsoft, nó có những ưu điểm nổi bật sau:
Là ngôn ngữ lập tình đa năng sử dụng để phát triển các phần
mềm hoạt động trong môi trường Window hay chạy trên mạng
Internet.
Là sự kế thừa ngôn ngữ lập trình Basic trước đây với những ưu
điểm nổi bật sau:
o Bao gồm mọi đặc điểm của ngôn ngữ Basic nên rất quen
thuộc và dễ sử dụng.
o Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn để hỗ trợ lập
trình viên, nhất là trong lập trình CSDL.
o Là ngôn ngữ lập trình có tính trực quan rất cao.
o Có cấu trúc logic chặt chẽ ở mức độ vừa phải.
o Rất dễ để học và thành thạo.
Ngoài ra, Visual Basic 6.0 còn có một số các ưu điểm như: Có
khả năng thiết kế giao diện với người dùng đẹp và dễ dàng sử
dụng. Chính bởi những lí do đấy nên nó đã được lựa chọn sử
dụng làm ngôn ngữ lập trình trong nhiều dự án.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 87
3 Công cụ thiết kế báo cáo Crystal Report
Đây là một công cụ hỗ trợ tạo báo cáo rất linh hoạt và uyển chuyển.
Crystal Report 8.5 có các tính năng sau
Tạo báo cáo con, tương tự như chức năng của Microsoft Access, cho
phép hiển thị quan hệ một- nhiều.
Tùy chọn định dạng mới: Bào gồm khả năng thi hành báo cáo theo cột
và hiển thị các kiểu báo các khác nhau bên cạnh nhau.
Báo cáo có điều kiện: Hiện thị khác nhau tùy theo trạng thái dữ liệu
đưa vào.
Trình điều khiển CSDL trực tiếp cho nhiều Platform chính, bao gồm
Oracle, Informix, SQL Server. Cho phép bỏ qua trình điều khiểm
ODBC quy ước, loại bỏ yêu cầu thiết lập nguồn dữ liệu ODBC trên
máy Client.
Xuất ra Microsoft Word và Excel
Hỗ trợ Web, bao gồm khả năng xuất ra trang Web HTML và tạo các
báo cáo chứa trên Server.
Hỗ trợ dữ liệu không quan hệ như : Microsoft Exchange Server và
Event log của WinNT
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 88
Chương 3. Phân tích, thiết kế Hệ thống thông
tin quản lý bán sách bằng máy đọc mã vạch tại
Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân
I Bài toán quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch
tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân
1 Quy trình bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản
Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực
thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân, chuyên chế tác và kinh doanh các
loại sách cho sinh viên và các đơn vị kinh doanh. Nhà xuất bản có một cửa
hàng sách trong trường, thực hiện công tác bán sách và lưu kho. Quy trình
bán sách của công ty được mô tả như sau:
Nhập sách
Sách được chuyển từ các nhà cung cấp tới kho của cửa hàng. Lúc
này, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sách,
số lượng, giá … Nhà cung cấp ở đây chính là các doanh nghiệp, các đơn vị,
cá nhân muốn gửi, bán sách tại Nhà xuất bản. Tuy nhiên, sách tại cửa hàng
vẫn chủ yếu được nhập từ kho của Nhà xuất bản.
Bán sách
Khách hàng sau khi chọn sách cần mua, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại
tên hàng, số lượng, đơn giá của từng đầu sách (đơn giá đã có khi nhập sách
vào kho của cửa hàng), rồi tính tiền và thu tiền. Sau khi bán sách cho khách
hàng, nhân viên bán hàng sẽ phải ghi lại số liệu vào trong sổ chi tiết bán
sách hàng ngày để lên các báo cáo trình Ban giám đốc.
Kiểm tra hàng tồn kho
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 89
Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho, phải xem xét lượng sách tồn
kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu yêu
cầu nhập sách. Ở đây, phiếu xin nhập sách và phiếu nhập kho không nhất
thiết giống nhau vì số lượng và mặt hàng không chắc giống với đề nghị.
Lên báo cáo
Thường kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán sẽ phải thống kê, phân
tích dữ liệu để lên được các báo cáo trình Ban giám đốc đúng thời hạn. Các
báo cáo ở đây có thể là định kỳ hay bất thường tùy theo yêu cầu cụ thể của
Ban giám đốc.
Đơn vị tiền tệ
Hầu hết tất cả các loại sách đều được nhập từ các đơn vị trong nước
nên đơn vị tiền tệ quy chuẩn ở đây là VND.
2 Việc quản lý bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản
Ban giám đốc Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân thực hiện
việc quản lý của mình dựa trên các báo cáo thống kê của bộ phận bán hàng,
kho và kế toán. Công việc lên báo cáo được các nhân viên của Nhà xuất bản
thực hiện định kỳ một cách có quy trình và thống nhất.
2.1 Quy trình lên báo cáo
Định kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán có trách nhiệm nộp các báo
cáo lên cho Ban giám đốc như: Báo cáo bán hàng theo tháng, doanh thu bán
hàng theo tháng, báo cáo hàng tồn kho …Ngoài ra, khi có những sự kiện đặc
biệt, Ban giám đốc cũng đòi hỏi những báo cáo bất thường không nằm trong
danh mục các báo cáo trên. Để lên được những báo cáo đó, các bộ phận phải
tiến hành theo quy trình thống nhất của Nhà xuất bản.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 90
Quy trình lên báo cáo của bộ phận bán hàng
Hàng ngày, trong quá trình bán hàng của mình, các nhân viên bán
hàng phải tiến hành ghi sổ nhật ký bán hàng để xác định số lượng sách bán
trong ngày. Sổ nhật ký bán hàng là cuốn sổ ghi chép tất cả những loại sách
được bán ra theo ngày và chi tiết theo từng đầu sách. Cuối ngày, các nhân
viên này sẽ tiến hành tổng hợp số liệu sách bán trong ngày. Tùy theo yêu cầu
của Ban giám đốc, mà dữ liệu được tổng hợp theo các tiêu chí khác nhau.
Bên cạnh việc tổng hợp dữ liệu, các bộ phận này còn phải tiến hành phân
tích dữ liệu để đưa ra được các dự báo bán hàng cho tương lai, phục vụ cho
quá trình ra quyết định của Ban giám đốc. Và dữ liệu phải được các nhân
viên bán hàng ghi chép thường xuyên theo từng ngày, từng nhân viên. Cuối
mỗi quý sẽ trình cho Ban giám đốc những báo cáo và kết quả phân tích
chính xác.
Quy trình lên báo cáo của bộ phận quản lý kho
Song song với việc ghi sổ nhật ký bán hàng của các nhân viên bán
hàng thì bộ phận quản lý kho cũng phải tiến hành ghi ghép lượng sách nhập
kho, cũng như xuất bán để xác định lượng tồn trong kho. Công việc này
cũng phải ghi chép một cách thường xuyên. Hàng ngày, bộ phận quản lý kho
phải theo dõi lượng sách tồn trong kho theo từng đầu sách. Sau mỗi ngày, số
liệu sẽ được tổng hợp lại, và được phân tích. Cuối quý, bộ phận kho phải
cho ra được báo cáo hàng tồn kho. Tuy báo cáo hàng tồn kho chỉ phải nộp
vào cuối mỗi quý, nhưng dữ liệu về sách trong kho phải được ghi chép một
cách đầy đủ theo từng ngày nhằm nắm rõ tình hình của từng đầu sách (hết
hay còn nhiều), từ đó quyết định có nên nhập kho hay không.
Quy trình lên báo cáo của bộ phận kế toán
Hàng tuần bộ phận kế toán sẽ nhận được số liệu bán sách của bộ phận
bán hàng cũng như các số liệu về lượng sách xuất nhập trong kho. Dựa trên
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 91
các số liệu đó mà bộ phận kế toán sẽ tiến hành phân tích và tổng hợp dữ liệu
để đưa ra được một bản báo cáo tổng hợp nhất trình lên Ban giám đốc.
Ngoài cá báo cáo mang tính thuần túy số liệu, bộ phận kế toán cũng cần đưa
ra các dự báo cho tương lai. Công việc phân tích tổng hợp dữ liệu phải được
tiến hành thường xuyên vì Ban giám đốc không chỉ đòi hỏi cá báo cáo định
kỳ mà còn cả những báo cáo bất thường.
2.2 Phương pháp sử dụng để lên báo cáo
Các báo cáo dược xây dựng dựa trên các phương pháp thống kê mô tả
và phân tích dữ liệu. Dữ liệu từ nhiều nguồn sẽ được thu thập và thống kê
lại. Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu, các nhân viên sẽ sử dụng các phương pháp
thích hợp: Sắp xếp, tổng hợp, phân nhóm dữ liệu … để lên báo cáo.
Thống kê mô tả: Là phương pháp mô tả dữ liệu bằng các phép tính
và chỉ số thống kê . Phương pháp này được sử dụng rất nhiều trong việc lên
các báo cáo bán hàng
Phân tích dữ liệu: Là những phương pháp dùng để biến dữ liệu thành
các thông tin hữu ích cho người dùng. Các thông tin tin thu được là kết quả
tổng hợp của nhiều yếu tố đầu vào.
2.3 Yêu cầu đối với việc lên báo cáo
Các báo cáo yêu cầu phải nhanh, chính xác, kịp thời
Thông tin trên báo cáo phải được trình bày rõ ràng, theo một khuôn
mẫu chung
Thông tin trên báo cáo mang tính tổng hợp, đã được phân tích và chắt
lọc từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau
Đáp ứng được các đòi hỏi định kỳ và bất thường của Ban giám đốc
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 92
Đưa ra được các cảnh báo kịp thời đối với công tác bán hàng và lưu
kho
2.4 Thực trạng hoạt động lên báo cáo tại Nhà xuất bản
Hiện nay, quy mô Nhà xuất bản không ngừng được mở rộng. Số
lượng khách hàng và nhà cung cấp càng ngày càng tăng. Mỗi một ngày có
rất nhiều giao dịch diễn ra. Tuy nhiên các nhân viên bán hàng chủ yếu vẫn
ghi chép bằng tay, khi cần tính toán thì dùng thêm một số tiện ích của
Microsoft Excel. Mặt khác, các nhân viên này không thành thạo vi tính, nên
để xây dựng được một báo cáo theo đúng nghĩa của nó thường mất khá
nhiều thời gian, có khi mất hàng quý, thậm chí đến nửa năm. Điều này ảnh
hưởng rất lớn tới hoạt động của Nhà xuất bản.
Trong những năm tới, để hội nhập với nền kinh tế thị trường, Nhà
xuất bản phải có những bước tiến mới. Khi đó, các báo cáo được yêu cầu
không chỉ là những báo cáo theo quý mà theo tháng, theo tuần thậm chí theo
ngày. Với tình hình như hiện nay, thì hệ thống thông tin hiện tại không thể
đáp ứng được các yêu cầu đó. Hơn nữa, khi các giao dịch ngày càng nhiều
và lớn thì Nhà xuất bản cũng không thể tiến hành bán hàng, ghi chép dữ liệu
thủ công nữa. Từ thực tế như vậy mà Ban giám đốc Nhà xuất bản đã quyết
định phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng và lưu kho cho hoạt
động của mình dựa trên ứng dụng của công nghệ mã vạch.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 93
II Phân tích Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho
bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh
tế Quốc dân
1 Xác định yêu cầu hệ thống
1.1 Các phương pháp đã sử dụng để xác định yêu cầu hệ thống
1.1.1 Phỏng vấn
Em đã tiến hành phỏng vấn Ban Giám Đốc, bộ phân kế toán và các
nhân viên làm việc tại cửa hàng và kho tại NXB trường đại học Kinh Tế
Quốc Dân. Nội dung phỏng vấn được trình bày trong bảng sau:
Người được phỏng
vấn
Nội dung
phỏng vấn
Kết quả phỏng vấn
Chú Trần Quang
Yên
(PGĐ NXB)
Nhiệm vụ của
bộ phận bán
hàng và kho
trong Nhà Xuất
Bản
- Nhiệm vụ của bộ phận bán
hàng: Nhập sách từ kho, bán
sách và định kỳ kiểm kê lượng
sách trong cửa hàng
- Nhiệm vụ của bộ phận kho:
Cung cấp sách cho cửa hàng,
nhập sách từ xưởng in, và
định kỳ kiểm kê kho để có các
báo cáo cung cấp lên BGĐ
Cô Bình
- Cách xuất
nhập sách
- Sách tại kho được nhập trực
tiếp từ xưởng in của NXB
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 94
(Quản Lý kho) - Sách tại kho được xuất sang
cửa hàng (xuất điểu chuyển)
Nhân viên bán hàng
- Cách xuất
nhập sách
- Các thức bán
sách
- Sách tại cửa hàng đươc
nhập trực tiếp từ kho NXB,
hoặc có thể do các NB hay
đối tác khác ký gửi
- Sách tại cửa hàng bán trực
tiếp cho các khách lẻ và cả
các khách buôn
- Sách bán ra có chiết khấu
thanh toán đối với từng đối
tượng khách hàng. Với khách
buôn thì sẽ được chiết khấu
một số phần trăm do quyết
định của BGĐ
Bộ phận kế toán Cách tổng hợp
dữ liệu lên báo
cáo
Bộ phận kế toán sẽ lấy dữ
liệu thống kê từ cửa hàng và
kho từ đó lên các báo cáo gửi
cho BGĐ; Ví dụ như thẻ kho,
báo cáo bán hàng…
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 95
1.1.2 Nghiên cứu tài liệu
Tên tài liệu Nội dung Chức năng
Văn bản vể thủ tục
liên quan đến tài
chính, quy trình làm
việc của NXB
Cách thức tổ chức hoạt
động của NXB
Giúp nắm bắt được quy
trình làm việc của NXB
đặc biệt là bộ 4 bộ
phận: BGĐ, Kế Toán,
kho và cửa hàng
Phiếu nhập kho Cho biết các thông tin
liên quan đến phiếu
nhập kho: thời gian
nhập, nhà cung cấp,
các loại sách nhập…
Là căn cứ đê theo dõi
tình trạng nhập sách
trong cửa hàng và kho
Phiếu xuất kho Cho biết các thông tin
liên quan đến nghiệp vụ
xuất kho: Thời gan xuất
kho, các loại sách được
xuất
Là căn cứ để theo dõi
tình trạng xuất sách
trong kho
Thẻ kho Cho biết thông tin về
trình trạng của sách
trong kho và cửa hàng
Là căn cứ để theo dõi
tình trạng sách trong
kho và cửa hàng
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 96
1.1.3 Quan sát người sử dụng
Đối tượng Nội dung quan sát
Nhân viên kho - Quan sát quá trình nhập xuât kho, quá trình ghi
sổ của bộ phận kho
Nhân viên bán hàng - Theo dõi quá trình nhập sách từ kho, và nhận
sách ký gửi từ các nhà cung cấp khác
- Theo dõi cách bán sách và ghi sổ: cả bán buôn
và bán lẻ
Nhân viên kế toán - Theo dõi cách thống kê dữ liệu và lên báo cáo
định kỳ cho BGĐ
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 97
1.2 Yêu cầu chức năng hệ thống
Lưu trữ
Thông tin về các loại sách mà Nhà xuất bản kinh doanh
Thông tin nhà cung cấp
Thông tin khách hàng
Thông tin nhập kho, bán sác
Tra cứu
Thông tin sách, loại sách
Thông tin nhà cung cấp
Thông tin khách hàng
Thông tin bán sách theo ngày, tháng, quý
Thông tin doanh thu bán sách
Tính toán
Tính toán lượng sách tồn kho
Doanh thu bán sách theo ngày, tháng, quý, năm
Kết xuất
Chi tiết bán sách
Báo cáo bán sách theo ngày, tháng, năm
Báo cáo sách tồn kho theo ngày, tháng, năm
Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tháng, năm
Phiếu nhập kho
Hóa đơn bán hàng
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 98
2 Mô hình hóa yêu cầu hệ thống
Trên cơ sở các thông tin thu được bằng các phương pháp trên em đã
tiến hành mô hình hoá yêu cầu hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu
kho tại NXB trường đại học Kinh Tế Quốc Dân như sau:
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 99
2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
QL Lưu kho
Lên Báo cáo
QL Bán Hàng
Dữ liệu
Nhà cung
cấp
Phiếu nhập
Yêu cầu nhập
Ban giám đốc
Thẻ kho
Yêu cầu bán
hàng
Hóa đơn bán
hàng
Khách Hàng
Yêu cầu báo
cáo
Báo cáo doanh
thu
Ban Giám đốc
Chi tiết bán
hàng
Báo cáo tồn kho
Báo cáo bán
sách
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 100
2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)
Tiếp nhận sách
Nhập kho
Kiểm tra sách
nhập kho
Lập phiếu nhập
kho
Kiểm kê sách
tồn kho
Báo cáo bán
sách
Tiếp nhận yêu
cầu mua sách
Kiểm tra lượng
tồn trong kho
Lập hóa đơn bán
sách
Lập sổ chi tiết
bán sách
Báo cáo doanh
thu
Báo cáo tồn kho
QL bán sách và lưu
kho
QL bán sách QL lưu kho Lên báo cáo
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 101
2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
2.3.1 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh
QL bán
sách và
lưu kho
Khách Hàng
Ban giám
đốc
DFD Ngữ cảnh
Nhà cung cấp
YC nhập
Phiếu nhập YC mua hàng
Hóa đơn
YC báo cáo
Báo cáo
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 102
2.3.2 Sơ đồ DFD mức 0
Khách hàng
3.0
Lên
báo cáo
Ban giám
đốc
Nhà cung
cấp
Dữ liệu
1.0
QL bán
sách
2.0
QL Lưu
kho
Ban giám
đốc
Yêu cầu báo cáo Báo cáo
Thẻ kho
Chi
tiết
bán
hàng
Yêu
cầu
mua
hàng
Hóa
đơn
Phiếu
nhập
kho
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 103
III Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho
bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh
tế Quốc dân
1 Thiết kế CSDL
1.1 Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD)
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 104
Sách
Có XB
Món sách Nhà xuất bản
Món sách
Món nhập
Hóa đơn bán Hóa đơn nhập
Khách Hàng Nhà cung cấp
Có
Có
Có Có
Có Có
1
N
1
1
1
N
N N
1 1
N
N
1 1
N
N
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 105
1.2 Cơ sở dữ liệu
(1) Bảng khách hàng
STT Field Name Data Type Field Size
1 MaKH Text 25
2 TenKH Text 25
3 DiaChi Text 255
4 SoDT Text 12
5 MaSoThue Text 10
6 GhiChu Text 255
(2) Bảng nhà cung cấp
STT Field Name Data Type Field Size
1 MaNCC Text 25
2 TenNCC Text 50
3 MaSoThue Text 10
4 DienThoai Text 12
5 DiaChi Text 255
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 106
(3) Bảng Sách
STT Field Name Data Type Field Size
1 MaSach Text 25
2 MaNhom Text 25
3 MaNCC Text 25
4 TeSach Text 200
5 TacGia Text 100
6 NXB Text 50
7 LuongTon Number Long Integer
8 GiaNhap Number Long Integer
9 GiaBan Number Long integer
(4) Bảng nhóm sách
STT Field Name Data Type Field Size
1 MaNhom Text 25
2 TenNhom Text 15
3 MoTa Text 200
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 107
(5) Bảng người sử dụng
STT Field Name Data Type Field Size
1 TenDangNhap Text 25
2 MatKhau Text 25
3 Quyen Text 50
4 HovaTen Text 25
5 NgaySinh Date/Time
6 DiaChi Text 50
7 DienThoai Text 12
8 SoCMND Text 50
9 ChucDanh Text 50
2 Thiết kế giải thuật
Thiết kế giải thuật là một khâu rất quan trọng trong giai đoạn thiết kế.
Người ta thường sử dụng hai phương pháp: Thiết kế từ trên xuống và thiết
kế từ dưới lên.
Thiết kế từ trên xuống (Top down design)
Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module
hoá. Trước hết, người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải
quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó, phân chia
nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ
module chính đến các module con từ trên xuống dưới.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 108
Thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)
Tư tưởng của phương pháp thiết kế này ngược lại với phương pháp
Top down design. Ở đây, người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể
trước. Trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề
này trong việc giải quyết bài toán, người ta gộp chúng lại thành từng nhóm
cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính. Sau đó sẽ thiết kế
thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của
các phân hệ. Và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập
hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.
Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát thực tế bài toán “Quản lý bán
sách và lưu kho tại Nhà xuất bản”, em đã quyết định sử dụng phương pháp
thiết kế từ đỉnh xuống để thiết kế các giải thuật của mình như sau:
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 109
Sách
Hóa đơn
Khách hàng,
NCC
QL bán sách
và lưu kho
QL sử dụng
Kết nối CSDL
Đăng nhập
Thay đổi thông
tin đăng nhập
Tạo tài khoản
mới
QL Bán
sách
Xem danh mục
Cập nhật danh
mục
Cập nhật hóa
đơn bán
QL lưu kho
Kiểm kê kho
Cập nhật hóa
đơn nhập
QL Tìm
kiếm
QL Báo
cáo
BC Bán hàng
BC Tồn kho
BC Doanh thu
DM Khách
Hàng
DM NCC
DM Sách
DM Nhóm
sách
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 110
2.2 Một số giải thuật quan trọng
2.2.1 Giải thuật đăng nhập
Kiểm tra kết
nối CSDL
Begin
I:=0
Nhập tên ĐN và mật khẩu
I<=3
I:=I+1
KT tên ĐN
và mật khẩu
Phân quyền người sử dụng
Mở kết nối CSDL
End
Thoát
khỏi CT
Thông báo
F
T
T
F
F
T
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 111
2.2.2 Giải thuật tính toán doanh thu theo thời gian
T1<=T[i]<=T2
Begin
Nhập T1, T2
I=0, DT =0
I<=Count
(bản ghi)
I:=I+1
DT=DT+SL[i]*DG[i]*(1-CK[i])
In Doanh thu
End
F
T
F
T
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 112
2.2.3 Giải thuật tính toán doanh thu theo thời gian của từng đầu sách
(T1<=T[i]<=T2) &&
(masach[i]=masach)
Begin
Nhập T1, T2, mã sách
I=0, DT =0
I<=Count
(bản ghi)
I:=I+1
DT=DT+SL[i]*DG[i]*(1-CK[i])
In Doanh thu
End
F
T
F
T
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 113
2.2.3 Giải thuật tìm kiếm hóa đơn theo thời gian và hợp đồng
(T1<=T[i]<=T2) &&
(maHĐ[i]==maHĐ)
Begin
Nhập T1, T2, mã HĐ
I=0
I<=Count
(bản ghi)
I:=I+1
In bản ghi thứ i
Thông báo
End
F
T
F
T
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 114
2.2.4 Giải thuật tìm kiếm sách theo tên sách
Tên sách[i]= = tên
sách
Begin
Nhập tên sách
I=0
I<=Count
(bản ghi)
I:=I+1
In bản ghi thứ i
Thông báo
End
F
T
F
T
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 115
2.2.5 Giải thuật tìm kiếm khách hàng theo tên khách hàng
Tên KH[i]= = tên
KH
Begin
Nhập tên KH
I=0
I<=Count
(bản ghi)
I:=I+1
In bản ghi thứ i
Thông báo
End
F
T
F
T
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 116
2.2.6 Giải thuật tính doanh thu theo thời gian của từng nhóm sách
(T1<=T[i]<=T2) &&
(Nhomsach[i]=Nhomsach)
Begin
Nhập T1, T2, Nhóm sách
I=0, DT =0
I<=Count
(bản ghi)
I:=I+1
DT=DT+SL[i]*DG[i]*(1-CK[i])
In Doanh thu
End
F
T
F
T
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 117
3 Thiết kế giao diện
3.1 Các nguyên tắc khi thiết kế giao diện
Khi thiết kế giao diện người dùng ta phải chú ý đến các nguyên tắc cơ
bản sau :
Khuôn dạng màn hình nhập liệu phải được thiết kế giống như
khuôn dạng của tài liệu gốc. Tránh bắt người sử dụng phải nhớ
các thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.
Nên nhóm các trường thông tin trên màn hình theo một trật tự
có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức
năng hoặc theo tầm quan trọng.
Không bắt người dùng phải nhập các thông tin thứ sinh tức là
những thông tin có thể được tính toán hoặc suy luận từ các
thông tin đã có.
Mỗi màn hình đưa ra phải có tên cụ thể.
Thể hiện rõ cách thoát khỏi màn hình.
Lấy trục đứng ở trung tâm màn hình làm trục chính đưa ra.
Nếu một đầu ra có nhiều trang màn hình thì phải đánh số thứ tự
và viết số trang.
Văn bản được viết theo chuẩn ngữ pháp chung.
Các cột luôn luôn hiện tên đầu cột.
Sắp xếp theo trật tự quen thuộc.
Căn trái cho văn bản và căn phải cho các thông tin số.
Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể. Ví dụ như
thông tin về ngày ghi sổ, số thứ tự hoá đơn...
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 118
Sử dụng phím TAB, phím Enter để chuyển tới các trường thông
tin tiếp theo.
Sử dụng tối đa là 3 màu trêm 1 form chức năng và chỉ tô màu
nhấn mạnh những trường thông tin quan trọng.
3.2 Một số giao diện chính và chức năng
3.2.1 Giao diện kết nối CSDL
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 119
3.2.2 Giao diện đăng nhập
Chức năng
Form đăng nhập chỉ được mở khi CSDL đã được kết nối. Để đăng
nhập vào hệ thống, người sử dụng phải điền đầy đủ các thông tin gồm Tên
đăng nhập và Mật khẩu rồi nhấn nút đăng nhập. Chương trình sẽ kiểm tra
thông tin nhập vào có chính xác hay không. Nếu chính xác thì chương trình
sẽ cho phép đăng nhập và phân quyền sử dụng. Nếu sai chương trình sẽ
thông báo cho người dùng. Tuy nhiên, người dùng chỉ có ba lần đăng nhập,
sau ba lần đăng nhập mà thông tin nhập vào vẫn sai thì chương trình sẽ tự
động kết thúc.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 120
3.2.3 Giao diện chính của chương trình
Chức năng
Form được mở đầu tiên khi bắt đầu mở chương trình và tồn tại cho
đến khi đóng chương trình. Giao diện chính là giao diện giao tiếp với người
dùng, là nơi mà người dùng có thể gọi các giao diện khác và thực hiện các
câu lệnh quan trọng.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 121
3.2.4 Giao diện danh sách nhân viên
Chức năng:
Đây là giao diện để admin xem danh sách nhân viên có tài khoản sử
dụng trong phần mềm. Tại đây, người dùng có quền tạo tài khoản, xóa tài
khoản của người sử dụng khác trong chương trình. Giao diện này chỉ được
mở với tài khoản là quyền admin.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 122
3.2.5 Giao diện cập nhật danh mục
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 123
3.2.6 Giao diện cập nhật hóa đơn (Hóa đơn nhập, hóa đơn bán)
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 124
3.2.7 Giao diện tìm kiếm hợp đồng sách
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 125
3.2.8 Giao diện tìm kiếm hóa đơn bán hàng
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 126
3.2.9 Giao diện tìm kiếm thông tin sách
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 127
3.2.10 Giao diện tìm kiếm thông tin khách hàng
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 128
3.2.11 Giao diện xem báo cáo doanh thu theo tháng
3.2.12 Giao diện xem báo cáo doan thu theo nhóm sách
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 129
4 Thiết kế báo cáo
4.1 Các nguyên tắc khi thiết kế báo cáo
Báo cáo phải đơn giản, dễ hiểu và dễ giải thích:
o Bao gồm tiêu đề.
o Ghi rõ ngày giờ phát hành.
o Có các phần ghi thông tin chung.
Thông tin phải được thể hiện ở dạng người dùng bình thường không
được tuỳ ý sửa chữa.
Thông tin hiển thị phải hài hoà giữa các trang.
Cung cấp cách di chuyển giữa các ô thật sự đơn giản.
Thời gian xuất báo cáo phải được kiểm soát.
Một số hình thức báo cáo phải được sự đồng ý của công ty.
Dưới đây là một số nguyên tắc thiết kế báo cáo dưới dạng biểu
mẫu
Vấn đề Nguyên tắc Ví dụ
Page size Chuẩn là (8½” x 11”) và
(8½” x14”)
Page
Orientation
Kiểu Portrait được ưa
chuộng vì quen thuộc,
nhưng nếu có nhiều cột thì
phải dùng kiểu landscape
Portrait
landscape
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 130
Page
Headings
Ít nhất phải chứa tiêu đề báo
cáo, ngày tháng, thời gian và
số trang
JAN 4, 2004 Page 4of 8
Oversubscriptions By
Course
Report
Legends
Là chú thích về chữ viết tắt,
ký hiệu, màu sắc trong báo
cáo, có thể trình bày ở đầu
và cuối
REPORT LEGEND
SEATS – Number of
seats in classroom
LIM – Course
Enrollment limit
4.2 Một số báo cáo
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 131
Kết luận
Trong tiến trình hội nhập nền kinh tế thế giới của nước ta hiện nay,
tin học hoá ngày càng đóng vai trò quan trọng và trở thành xu thế phát triển
tất yếu của mỗi tổ chức. Đặc biệt, đối với các ngân hàng và siêu thị thì nhu
cầu áp dụng tin học là một trong những chiến lược hàng đầu.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam, em đã
được tìm hiểu và tiếp cận với một quy trình sản xuất phần mềm chuyên
nghiệp. Đồng thời, em cũng được đến tìm hiểu, và nghiên cứu nghiệp vụ bán
sách và lưu kho tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Những
kiến thức và kinh nghiệm bổ ích đó đã giúp em rất nhiều trong quá trình xây
dựng đề tài của mình.
Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và
lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế
Quốc dân” được xây dựng dựa trên việc phân tích Hệ thống thông tin, sử
dụng ngôn ngữ lập trình Visual Studio 6.0, Hệ quản trị CSDL Microsoft
Access cùng công cụ thiết kế báo cáo Crystal Report 8.5. Đề tài đã tạo ra
một chương trình thể hiện các chức năng tổng quan theo yêu cầu của Hệ
thống thông tin quản lý tại Nhà xuất bản.
Mục tiêu của đề tài là xây dựng một phần mềm trợ giúp nghiệp vụ
bán sách tại Nhà xuất bản. Tuy nhiên, phần mềm này cũng có thể ứng dụng
để triển khai cho các cửa hàng, siêu thị vừa và nhỏ khi họ muốn tin học hóa
công tác quản lý hoặc đã tin học hóa nhưng muốn ứng dụng công nghệ mã
vạch trợ giúp nghiệp vụ tốt hơn.
Do thời gian và năng lực còn hạn chế nên Phần mềm em xây dựng
không tránh khỏi những sai sót và không đáp ứng hết các yêu cầu thực tế
đưa ra. Song, nếu có điều kiện trong tương lai em sẽ phát triển triển thêm
để phần mềm hoàn thiện hơn.
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 132
Em xin chân thành cảm ơn!
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Tin học kinh tế
Nguyễn Thị Hạnh Lớp Tin học kinh tế 46a 133
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý của TS – Trương Văn Tú và TS
Trần Thị Song Minh
2. Giáo trình Kế toán máy của TS Trần Thị Song Minh
3. Giáo trình Cấu trúc dữ liệu và giải thuật của PGS Hàn Viết Thuận
4. Giáo trình Cơ sở dữ liệu 1 của ThS Trần Công Uẩn
5. Giáo trình Cơ sở dữ liệu 2 của ThS Trần Công Uẩn
6. Sách Nhập môn cơ sở dữ liệu quan hệ của Lê Tiến Vương
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- tin_09_4335.pdf