Đề tài Phân tích thực trạng kinh nghiệm triển khai ERP của công ty FPT. Đưa ra nhận xét về việc ứng dụng triển khai ERP tại FPT

HP QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP TMĐT B2B BÀI TẬP LỚN SỐ VI ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI ERP CỦA CÔNG TY FPT. ĐƯA RA NHÂN XÉT VỀ VIỆC ỨNG DỤNG TRIỂN KHAI ERP TẠI FPT. GV Hướng dẫn : Trần Hoài Nam Họ và tên sinh viên : Nguyễn Đăng Bảo Mã Sinh viên : 09D140485. Lớp học phần : 1213ECOM0311 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, đối với các doanh nghiệp thì hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp ( ERP ) cũng đã không còn xa lạ. Tuy nhiên, để có thể sử dụng được thành thục ERP thì doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ nhân viêc giàu kinh nghiệm, năng lực. Thực tế cho thấy ở Việt Nam, khi triển khai ERP ở các doanh nghiệp, thực tế cho thấy rằng, có 70% trong số ấy không thành công. 30% còn lại là thành công hoặc chỉ thành công 1 phần. Điều đó có nghĩa là triển khai ERP là công việc vô cùng khó khăn, cần có chiến lược cụ thể, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nhiều mặt. Và sự thành công về ERP của FPT cũng có thể một phần nào cho ta tháy được những kinh nghiệm và bài học qua công cuộc áp dụng ERP của FPT. Giới thiệu chung : Sơ lược về ERP : ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp. Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, v.v.. Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. Đôi nét về FPT : Về cơ cấu tổ chức: FPT hiện có: 11 công ty thành viên: Công ty Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT Information System); Công ty Cổ phần Thương mại FPT(FPT Trading Group); Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom Corporation); Công ty Cổ phần Phần mềm FPT (FPT Software); Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ Tin học FPT; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Truyền thông Giải trí FPT; Công ty Cổ phần Quảng cáo FPT; Đại học FPT; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát triển Khu công nghệ cao Hoà Lạc FPT; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bất động sản FPT (FPT Land); Công ty Dịch vụ trực tuyến FPT (FPT Online). Ba Công ty liên kết: Công ty Cổ phần Chứng khoán FPT (FPT Securities), Công ty Cổ phần Quản lý quỹ đầu tư FPT (FPT Capital), Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong. Có mặt tại 9 quốc gia trên thế giới và các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Đà Nẵng. Các lĩnh vực hoạt động chính của FPT: Công nghệ Thông tin và Viễn thông: Tích hợp hệ thống, Giải pháp phần mềm, Dịch vụ nội dung số, Dịch vụ dữ liệu trực tuyến, Dịch vụ Internet băng th ng rộng, Dịch vụ kênh thuê riêng, Điện thoại cố định, Phân phối sản phẩm công nghệ thông tin và viễn thông, Sản xuất và lắp ráp máy tính, Dịch vụ tin học, Lĩnh vực giáo dục-đào tạo, Đào tạo công nghệ. Đầu tư: Giải trí truyền hình, Dịch vụ tài chính-ngân hàng, Đầu tư phát triển hạ tầng và bất động sản, Nghiên cứu và phát triển. FPT đang làm chủ công nghệ trên tất cả các hướng phát triển của mình với các chứng chỉ ISO cho tất cả các lĩnh vực hoạt động, CMMi cho phát triển phần mềm. Bên cạnh đó, FPT cũng đang sở hữu trên 1,000 chứng chỉ công nghệ cấp quốc tế của các đối tác công nghệ hàng đầu thế giới. Các dịch vụ giá trị gia tăng của FPT luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và đối tác. Đến nay, FPT đã giành được niềm tin của hàng nghìn doanh nghiệp và hàng triệu người tiêu dùng. Ứng dựng ERP của FPT : Hệ thống ERC (2000-2005): Microsoft Dynamics SL (Solomon) SOLOMON là chương trình Quản lý tài chính do FPT mua từ hãng WaterHouse Cooper (Mỹ) để thay thế cho chương trình thuộc dự án “Nâng cao năng lực quản lý tài chính - Hiện đại hóa quản lý tài chính của C ng ty” do anh Bùi Quang Ngọc làm chủ đề tài. Trong quá trình phát triển, hệ thống quản lý tài chính của Công ty ngày càng phát triển và việc quản lý bằng chương trình Balance của FPT kh ng đáp ứng hết những yêu cầu phát sinh. Sau hàng loạt những nghiên cứu, phân tích, đánh giá các đối tác, cuối cùng FPT đã chọn phần mềm SOLOMON để thay thế với sự hỗ trợ đầy đủ sau bán hàng của đối tác. SOLOMON là hệ thống đồ sộ với dữ liệu tập trung nhưng xử lý phân tán, phù hợp với những công ty lớn, gồm nhiều bộ phận ở khắp nơi như FPT. ở Việt Nam cũng đã có một vài cơ quan mua SOLOMON như Bệnh viện Quốc tế, Tổng c ng ty Xăng dầu,... nhưng FPT là khách hàng lớn nhất, mua nhiều chức năng của SOLOMON nhất. Với SOLOMON, các cán bộ quản lý tài chính sẽ có thể quản lý cụ thể từng hợp đồng và nắm được lãi lỗ của nó ngay lập tức. Đối tượng sử dụng SOLOMON là những cán bộ quản lý tài chính; cán bộ bán hàng, mua hàng; cán bộ công nợ, quản lý khách hàng của toàn C ng ty. C ng tác đào tạo đã được hoàn thành. Đội dự án SOLOMON và cán bộ phòng Tài vụ đã được đối tác trực tiếp đào tạo trong tháng 4 và tháng 5/2000. Cán bộ các bộ phận bán hàng và mua hàng được đội Dự án đào tạo trong các ngày từ 15 đến 20/12. Sau 5 năm sử dụng, hệ thống Solomon kh ng còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển của c ng ty, chính vì thế FPT đã quyết định sử dụng hệ thống ERP mới. Hệ thống mới ERP Oracle Business Suite : ERP Oracle Business Suite là hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (hệ thống ứng dụng giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) của một doanh nghiệp. Ngoài chức năng quản lý, ERP có thể phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ chi tiết tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý. Oracle E-Business Suite (EBS) là một hệ thống ứng dụng với cơ sơ sở dữ liệu tập trung, được tích hợp trên 30 phân hệ quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp: tài chính kế toán, sản xuất, bán hàng, mua hàng, vật tư, dự án, nhân sự, dịch vụ... Triển khai Oracle EBS, doanh nghiệp sẽ nhận được cùng một lúc nhiều ích lợi: Quy trình nghiệp vụ đã được chuẩn hoá, hướng tới chuẩn mực quốc tế cho quá trình hội nhập; Ứng dụng tiên tiến đã được triển khai thành c ng cho hơn 25,000 doanh nghiệp tại Mỹ và 17 quốc gia khác,... Với hệ thống ứng dụng thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ lập kế hoạch, kiểm soát, thống kê, phân tích,... ERP giúp nhà quản lý chủ động hoạch định nguồn lực, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường mở cạnh tranh. Đặc điểm : Quản lý chặt chẽ hoạt động tài chính kế toán, bao quát tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh : Kế toán sổ cái (Oracle General Ledger) Quản lý Tài sản cố định (Oracle Fixed Assets) Quản lý luồng tiền (Oracle Cash Management) Kế toán phải thu (Oracle Receivables) Kế toán phải trả (Oracle Payables) Quản lý hiệu quả quá trình sản xuất : Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật (Oracle Bills of Material) Quản lý giá thành (Oracle Cost Management) Quản lý sản xuất (Oracle Work in Process) Lập kế hoạch sản xuất/ kế hoạch nguyên vật liệu (Oracle Master Scheduling/ Material Requirements Planning) Quản lý hàng tồn kho chính xác, tức thời : Quản lý tồn kho (Oracle Inventory) Quản lý việc mua - bán hàng tự động, linh hoạt Quản lý mua hàng (Oracle Purchasing) Quản lý đơn hàng (Oracle Order Management) Kinh nghiệm triển khai : Microsoft Dynamics SL (Solomon): Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm nhiều công ty thành viên và chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư C ng Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Kinh nghiệm và những bước triển khai ERP tại FPT là những điều bổ ích đối với mỗi DN đang và sẽ áp dụng CNTT vào quản trị. Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị DN (ERP - Enterprise Resource Planning). Hệ thống ERP được FPT chọn ban đầu là giải pháp Solomon. Bởi “ERP hiểu chính xác không chỉ là một hệ thống công nghệ mà chủ yếu là hệ thống tác nghiệp và quản trị DN. Do vậy, các công ty phần mềm VN (kể cả của FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm và tri thức để đưa vào hệ thống phần mềm các giá trị của tác nghiệp và quản trị. Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên phần mềm VN kh ng đủ sức để đáp ứng sự thay đổi cũng như nâng cấp”. Trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp ERP ở mức cao hơn Solomon và cũng là một giải pháp của nước ngoài. Việc lựa chọn giải pháp ERP với đầy đủ các quá trình, không hẳn là điều phù hợp với tất cả các DN. Với những DN nhỏ, mới áp dụng tin học vào quản trị có thể lựa chọn giải pháp ERP xoay quanh hoạt động kế toán, sau đó có thể tìm đến bài toán tổng thể hơn. Cần tránh xu hướng yêu cầu phần mềm phải phù hợp với hoạt động đang có của nhiều DN, vì đặc thù của DN VN hiện nay là hoạt động xoay quanh quy trình thủ công, nếu bắt tin học phục vụ theo quy trình đó là hạ sách, hạn chế sức mạnh của CNTT và kh ng lâu dài. Cách làm thượng sách là tuân theo các quy trình của hệ ERP chuẩn thế giới đã được lồng theo phương thức quản lý (QL) tiên tiến và tác nghiệp tốt nhất cho DN. Vấn đề quan trọng đối với DN trước khi bắt tay vào áp dụng ERP chính là nhận thức. Chỉ khi DN thấy sự cấp bách phải có một hệ thống thông tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời chính xác các báo cáo, phân tích, cũng như nhận thức rõ các yếu tố này chỉ có thể thỏa mãn bởi một hệ thống thông tin quản trị hiện đại thì đó là thời điểm DN này thực sự muốn bắt đầu với ERP. Vấn đề còn lại là quyết tâm của lãnh đạo và sự lựa chọn sáng suốt giải pháp cũng như nhà triển khai. Kinh nghiệm triển khai : ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh. Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận QL như: quản trị nhân sự và tiền lương, QL cổ đ ng, QL hệ thống chất lượng, QL sản xuất dự án PM, QL bảo hành, QL đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác QL và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng c ng ty và các đơn vị thành viên. Áp dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn nhiều. Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thông tin và không thể làm tắt, làm sai. Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa ra báo cáo, tự kiểm soát… để hỗ trợ việc QL mà không cần phải có một bộ phận chuyên trách theo dõi và QL như đối với ISO. Tuy nhiên, thành công của ERP hầu như kh ng can hệ gì đến việc DN đó mạnh hay không mạnh về ứng dụng CNTT. “Một DN ứng dụng CNTT ở trình độ thấp vẫn có thể áp dụng thành c ng ERP”. Vấn đề cốt lõi là DN đó có mạnh về phương thức QL và cam kết của lãnh đạo hay không. Còn khi triển khai, tự yếu tố CNTT sẽ đi kèm theo giải pháp. Khi đó, DN có thể lựa chọn một đội ngũ phù hợp, hay thậm chí thuê bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống CNTT. Hiệu quả : Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán. Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định. Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là 43% (giảm 25% so với năm 2003). Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT. ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty. Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của ERP, theo ông Ngọc chính là vấn đề chọn đối tác. DN luôn trong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với DN thì giải pháp đã lựa chọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập nhật mới theo chuẩn thế giới của nhà cung cấp. ERP Oracle Business Suite : Bước đầu triển khai : Trước khi chuyển sang Oracle, hệ thống Solomon còn có thể đáp ứng cho FPT vài năm nữa, tuy nhiên nhận thấy hệ thống Solomon chưa tương xứng với tiềm lực của FPT nên họ đã quyết định thay thế bằng Oracle. Việc chuyển đổi có vẻ suôn sẻ. FPT đã sống trong không khí thành tích mang tính cách mạng, cuộc cách mạng về công nghệ thông tin. Tuy nhiên, mọi chuyện không hề đơn giản. Với hệ thống ERP mới, các giao dịch trở nên cực kì phức tạp. Tốc độ quá chậm, các hoạt động nghiệp vụ kế toán diễn ra rất lờ đờ. Bộ phận kế toán đã tăng người nhưng vẫn không kịp. Nguyên nhân chính là do lỗi hệ thống, trong khi đội triển khai lại thiếu cán bộ tư vấn triển khai có kinh nghiệm và nắm vững giải pháp của Oracle. Thực tế phần lớn nhân sự của đội triển khai đều mới ra trường. Nguyên nhân này được quy cho việc FES đã thực hiện dự án cho khách hàng HPT và lấy đó làm kinh nghiệm để làm cho FPT; nhưng HPT có quy mô nhỏ hơn FPT rất nhiều. Trên cuộc họp giao ban, họ chỉ ra tốc độ chậm và tính không ổn định của hệ thống, sự kh ng ăn khớp của các báo cáo và tính xác thực của những con số. Và việc không chạy thử nghiệm bị quy cho thiếu thời gian. Sau đó dự án được chuyển sang chuyên viên của Oracle để khắc phục sự cố. Khắc phục : Khi chỉ còn hơn một tháng nữa, FPT sẽ kết thúc một năm tài khóa và chưa bao giờ vấn đề về phần mềm Oracle được đặt ra gấp gáp, khốc liệt như vậy. Tối hậu thư của TGĐ FPT BìnhTG tại Hội nghị Chiến lược (HNCL) khá rõ ràng: “Một tháng phải giải quyết xong vấn đề Oracle”. Biểu hiện sự cố của Oracle được nhóm tổng hợp và nêu rõ: chậm, chập chờn lúc sống, lúc chết. Nguyên nhân sơ bộ của bệnh „chậm‟ được ghi nhận chủ yếu do hệ thống Oracle của FPT là dữ liệu tập trung tại Hà Nội trong khi có rất nhiều người sử dụng trên toàn quốc, mỗi ngày có khoảng 200 người đồng thời nối vào. Mặc khác, khi triển khai hệ thống này, FPT đã chỉnh sửa lại nhiều lần, đặc biệt là hệ thống báo cáo so với hệ thống chuẩn của Oracle. Điều này dẫn đến trong quá trình thao tác liên quan đến tìm dữ liệu, lên báo cáo có nhiều cái bất hợp lý, gây ra chậm trong quá trình xử lý hoá đơn chứng từ và báo cáo” Đối với sự cố “chập chờn” là do “nhiều báo cáo của FPT rất dài, thậm chí có báo cáo dài đến 80 trang với những yêu cầu khác nhau”. Điều này cũng là một phần gây ra … cái chết cho hệ thống. Oracle trên thế giới có hệ thống báo cáo chuẩn riêng nhưng FPT chưa bao giờ sử dụng hệ thống báo cáo chuẩn này. Thực tế, FPT phát triển những báo cáo theo đòi hỏi riêng của mình và rất có thể đây là lý do tại sao phần mềm Oracle chạy tốt ở nhiều quốc gia nhưng lại gặp trục trặc tại FPT. Nhóm khắc phục sự cố đưa ra phương án yêu cầu so sánh biểu mẫu báo cáo của FPT với báo cáo chuẩn của hệ thống Oracle. Trong trường hợp báo cáo của FPT có vấn đề, sẽ chuyển sang sử dụng báo cáo của Oracle. Một nguyên nhân khác cũng kh ng loại trừ là có thể một phần cứng nào đó của hệ thống bị hỏng. Lộ trình xử lý trục trặc của Oracle cũng đã được nhóm giải cứu phác thảo theo một lộ trình khá rõ ràng. Từ ngày 12/11, FPT thuê hai nhóm chuyên gia rà soát toàn bộ hệ thống để tìm ra đúng bệnh của Oracle. Nhóm 1, bao gồm các chuyên gia Oracle, sẽ ngồi từ xa đăng nhập (off-side), đánh giá các tham số, kiểm tra cấu hình, máy chủ, dữ liệu và “review” lại các báo cáo của FPT. Nhóm 2, bao gồm các chuyên gia Việt Nam đã từng cứu các dự án Oracle cho Vinamilk và Viettel, sẽ sang tận nơi để chẩn bệnh cho hệ thống Oracle của FPT. Hai nhóm này sẽ làm việc độc lập trong 10 ngày để xem xét lại tổng thể cả hệ thống. Đối với nội bộ FPT, nhóm khắc phục sự cố sẽ có những yêu cầu nhất định đối với người sử dụng: Những gì kh ng ưu tiên sẽ phải giảm bớt, những cái gì không hợp lý, không cần thiết sẽ được loại bỏ để tập trung vào những yêu cầu chính. Mặt khác, nhóm sẽ tổ chức hướng dẫn lại thao tác chuẩn khi sử dụng Oracle cho những nhân viên thường xuyên sử dụng chương trình này. “Thậm chí, có thể dùng các biện pháp nghiệp vụ phần mềm để buộc người sử dụng phải tuân thủ một số hạn chế nhất định trong giai đoạn này, ví dụ như hệ thống waiting chỗ khi chạy báo cáo…”. Thực tế, các quản trị viên đang rất lo ngại trước tình hình hiện tại của hệ thống Oracle khi chỉ còn hơn một tháng là hết năm 2007, thời điểm đỉnh cao đòi hỏi báo cáo, hoá đơn, chứng từ. Một phương án “back up” đã được tính đến. Theo kế hoạch, nếu đến 31/12, hệ thống Oracle vẫn chập chờn, FPT sẽ có hai phương án: (1) cài nhiều bản Oracle cho từng công ty thành viên, theo dạng phân tán hoá, không tập trung hóa nữa; (2) Quay về với hệ thống Solomon cũ. Tất cả các tình huống đều đã được đội dự án đặt ra, đảm bảo trong mọi trường hợp, hệ thống phần mềm của FPT có thể hoạt động sau từ 24-48h. Kết quả : Tổng giám đốc của FPT quyết định “Hoặc sửa xong Oracle trong vòng một tháng hoặc quay lại với Solomon”. Nhưng đúng một tháng sau, họ đã tạm thời khắc phục được các sự cố của Oracle. “Hệ thống Oracle đã chạy khá ổn định và phục vụ tốt công việc hàng ngày, kể cả thời gian đóng sổ tháng 11. Tốc độ cải thiện hơn tháng trước rất nhiều!”, Phó ban Kế hoạch- Tài chính FPT và là thành viên nhóm cứu Oracle, cho biết. Tuy vậy trong thời gian đóng sổ, hệ thống có chậm hơn ngày thường nhưng hoàn toàn không ảnh hưởng tới các giao dịch hàng ngày. Thời gian xuất một hoá đơn với 10 dòng hàng mất khoảng từ 4-8 phút, tùy theo kỹ năng của người sử dụng. Tuy nhiên, một sự thật là hệ thống Oracle hiện vẫn còn rất nhiều nguy cơ gây chậm, hay tê liệt tạm thời. Thực tế, từ 05/11 đến 10/12, hệ thống đã chạy chậm khoảng 15 lần và 3 lần “chết”. Hệ thống chậm là do báo cáo nặng, chạy nhiều. Đội kỹ thuật khi cài đặt đã thiết kế các báo cáo không tốt, kh ng tính được „ngưỡng‟ chịu đựng của hệ thống nên báo cáo nào dài vài chục trang là hệ thống sẽ … ỳ ra. Ý thức người sử dụng cũng là một nguyên nhân không nhỏ khiến hệ thống hoạt động chậm. Nhiều người chỉ cần xem dữ liệu một tháng nhưng vẫn in hẳn dữ liệu cả năm. Hai phần ba số lần hệ thống “chết” cục bộ cũng được xác định nguyên nhân là do hệ thống máy chủ dự phòng đặt tại FPT Distribution gây ra. Hai nhóm chuyên gia, một nhóm chuyên gia Việt Nam và một nhóm chuyên gia Oracle của công ty OSSI (Ấn Độ) đã bắt bệnh hệ thống Oracle của FPT và kết luận sơ bộ: (1) Hệ thống báo cáo của FPT đa số dùng báo cáo customize, nhiều báo cáo quá lớn về mặt dữ liệu nên cần phải xem xét lại; (2) Hệ thống dữ liệu (database) của FPT đang dùng là bản Oracle 9.2.0.6 nên không đảm bảo và cần phải nâng cấp lên 9.2.0.8 hoặc 10G (3) FPT thiết lập hệ thống máy chủ dự phòng chưa tốt. Để giảm tải cho hệ thống Oracle, tập đoàn đã tách xong toàn bộ các báo cáo doanh số, công nợ và một phần báo cáo hàng tồn sang hệ thống MIS. “Hiện có trung bình 1,700 - 1,800 lượt khai thác hệ thống MIS mỗi ngày. Tuy các báo cáo chuyển sang này đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng nhưng nó chưa thực sự ổn định về giải pháp công nghệ. Mặt khác, Tập đoàn sẽ giám sát chặt việc sử dụng báo cáo của các đơn vị, như yêu cầu chỉ khai thác đúng nhu cầu để tiết kiệm tài nguyên hệ thống. Tiến hành cập nhật một số bản vá lỗi của Oracle, thay đổi một vài thông số hệ thống. Kết quả ban đầu ghi nhận được rất khả quan. Sau khi hệ thống Oracle đã qua giai đoạn khắc phục khẩn cấp và chuyển sang giai đoạn hoàn thiện và nâng cao hiệu suất sử dụng. Nhóm khắc phục sự cố sẽ tách hệ thống tác nghiệp „online‟ hàng ngày ra khỏi hệ thống báo cáo, nhất là những báo cáo nặng, báo cáo đối soát số liệu. Sau khi kết thúc một năm tài chính sẽ chuyển dữ liệu sang „database offline‟, đảm bảo phục vụ công tác kiểm toán và không gây ảnh hưởng đến giao dịch tiếp tục của năm sau. Các hoạt động tiếp theo: Chuyển hệ thống máy chủ từ Láng Hạ về Cầu Giấy Chuẩn bị 02 hệ thống máy chủ MIS đặt tại HN, HCM để giảm tải cho máy chủ ERP và đường trục Bắc-Nam Thay đổi giải pháp máy chủ dự phòng hợp lý; Sửa lại và thêm mới một số báo cáo phục vụ đối chiếu để đảm bảo nhanh hơn và tiết kiệm tài nguyên Nhận kết quả báo cáo của tư vấn và chuẩn bị giải pháp nâng cấp hệ thống Chuẩn bị 01 hệ thống ERP Offline dùng cho Kiểm toán Nhận xét : Thành công : Với việc triển khai thành công hệ thống ERP, hiện nay FPT đã có hệ thống quản trị tập trung và toàn cầu cho cả tập đoàn (FPT có 7 chi nhánh phần mềm ở nước ngoài), phục vụ tốt cho các tác nghiệp cơ bản của doanh nghiệp, dễ dàng mở rộng cho các đơn vị mới. Với hệ thống ERP, tập đoàn FPT đã có 83 bộ sổ kế toán cho 83 công ty hạch toán. Lãnh đạo công ty có thể theo dõi, ghi nhận, kiểm soát doanh thu, chi phí, hoạt động kinh doanh… theo ngày, tuần, tháng ở bất kỳ thời điểm nào. Chỉ trong ba ngày, hệ thống có thể thiết lập một bộ sổ kế toán cho một đơn vị mới; 8 ngày có được báo cáo tháng, quý toàn tập đoàn. Tháng hai (2009) sẽ có báo cáo kiểm toán năm 2008; 300 người dùng trên toàn quốc có thể truy cập vào hệ thống cùng lúc; Nhiều nghìn giao dịch được thực hiện mỗi ngày… Đó là những giá trị rất lớn mà hệ thống ERP đã mang lại cho FPT. Ngoài ra, FPT đã có một hệ thống báo cáo phân tích tài chính khá quy mô phục vụ cho công tác quản trị tập đoàn. Hầu hết các phân hệ của ERP đã được áp dụng cho FPT. Ngoài ra còn xây dựng thêm một số ứng dụng khác phục vụ cho việc quản lý các đơn hàng nhập ngoại và theo dõi hàng hóa về đến kho tại VN, quản lý tác nghiệp chuyên sâu của ngành phân phối. FPT đã tin học hóa quản lý tác nghiệp ISO. FPT đang triển khai ứng dụng cho quản trị nguồn nhân lực với hệ thống PeopleSoft, hết 2008 đã hoàn thành trong cả tập đoàn. Về tính thực tiễn của hệ thống, FPT liên tục thay đổi cấu trúc tổ chức các đơn vị và mở rộng hàng loạt các ngành nghề kinh doanh mới, nhưng hệ thống ERP vẫn đáp ứng tốt.Có thể nói Hệ thống ERP này là một công trình lớn nhất từ trước tới nay của FPT Hệ thống ERP đã hỗ trợ đặc lực cho các cấp lãnh đạo công ty trong quản lý, điều hành. Từ hệ thống ERP, FPT đã xây dựng một hệ thống cáo cáo tổng hợp phân tích cho tất cả các đơn vị thành viên, bao gồm các chỉ số hàng tồn, công nợ, quay vòng vốn, chỉ số kinh doanh theo sản phẩm, theo địa bàn, việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và chi phí theo tuần, tháng, quý… Hệ thống có thể cung cấp các chỉ số hiệu quả kinh doanh theo đầu người. Ngoài ra còn rất nhiều chỉ số phân tích tài chính khác nữa. Nhờ việc kiểm soát hoạt động được gần như tức thời trong tập đoàn nên hệ thống ERP đã tiết kiệm khá nhiều chi phí tài chính cho FPT. Bài học : (Trích “Vận hành thành công dự án ERP tại tập đoàn FPT” – Theo EAC.VN) Giá trị của hệ thống ERP FPT còn thể hiện ở những kinh nghiệm, bài học từ dự án này. Chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng CNTT cho dự án, quyền trưởng ban CNTT Nguyễn Xuân Việt nói “Chúng ta nên chú trọng c ng tác đào tạo hơn vì thực tế có nhiều lỗi từ người dùng. Người dùng nắm bắt đầy đủ thông tin thì quá trình vận hành mới không xảy ra lỗi” Ngoài ra, việc đánh giá và xây dựng “sizing” cho một hệ thống rất quan trọng. “Chúng ta đã xác định được hệ thống dữ liệu của FPT là rất lớn nhưng không thể hình dung ra là nó lại lớn đến thế” - Ông Nguyễn Xuân Việt nhận định. Vì là một dự án lớn nên sau khi hoàn thành, đội ngũ kỹ thuật được nâng cao trình độ lên rất nhiều. Ban đầu, dự án chỉ có 5 cán bộ triển khai tốt. Sau dự án này, Công ty Dịch vụ FPT ERP có thêm khoảng 15 quản trị dự án tinh nhuệ. Một bài học lớn được Phó tổng giám đốc FPT IS Dương Dũng Triều nhấn mạnh là sự cam kết và quyết tâm của lãnh đạo. Anh kể “Chính anh Bùi Quang Ngọc một mình quyết định triển khai hệ thống ERP FPT trong khi tất cả các lãnh đạo ở các đơn vị đều phản đối”. Theo ông Dương Dũng Triều, khi có sự cố, định hướng của cấp trên và vai trò của quản trị dự án đặc biệt quan trọng. Chính những đối tượng này sẽ thống nhất các phương án xử lý. Tin tưởng vào những giá trị và dự án mang lại, ông Triều cũng khẳng định các cán bộ triển khai, tư vấn của FPT ERP chắc chắn sẽ có thêm nhiều những kinh nghiệm từ dự án này. KẾT LUẬN Hiện nay, trong xu hướng toàn cầu hóa kinh thế thị trường dường như đã không còn giới hạn. Được mệnh danh thị trường kinh tế phẳng. Trong thời đại này, để quản lý tốt được thông tin trong xuất nhập khẩu hàng hóa và trong công tác quản lý thì các doanh nghiệp cần ứng dụng được công nghệ ERP. Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách thay đổi. Quan trọng nhất là sự cam kết của lãnh đạo và năng lực quản lý được các thay đổi mà ERP yêu cầu. TÀI LIỆU THAM KHẢO GOOGLE.COM VI.SCRIBD.COM