Đề tài Phân tích tình hình công tác hạch toán chi phí tại Công ty CP xây dựng 204

g hạch toán chi phí sản xuất và giá trị vật liệu sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp. Nợ TK 133: VAT được khấu trừ (nếu có).                Có TK 152: nguyên vật liệu.                Có TK 111, 112, 331… - Cuối kỳ hạch toán và hoàn thành hạng mục công trình kế toán và thủ kho kiểm kê số vật liệu còn lại chưa dùng để ghi giảm trừ chi phí vật liệu đã tính cho từng đối tượng hạch toán chi phí. - Nếu nhập lại kho nguyên vật liệu, giá trị vật liệu còn có thể chưa sử dụng hết, giá trị phế liệu thu hồi kế toán ghi: Nợ TK 152: Vật liệu, nguyên liệu                Có TK 621: Chi phí NVL trực tiếp - Cuối kỳ căn cứ vào giá trị kết chuyển hoặc phân bổ nguyên vật liệu cho từng hạng mục công trình, kế toán ghi: Nợ TK 154: Chi phí SXKD dở dang                Có TK 621: Chi phí NVL trực tiếp Thông qua kết quả hạch toán chi phí vật liệu tiêu hao thực tế theo từng nơi phát sinh, cho từng đôí tượng chịu chi phí thường xuyên kiểm tra đối chứng với định mức và dự toán để phát hiện kịp thời những lãng phí mất mát hoặc khả năng tiết kiệm vật liệu, xác định nguyên nhân, người chịu trách nhiệm để xử lý hoặc khen thưởng kịp thời. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP III. Chi phí quản lý doanh nghiệp : Chứng từ sử dụng trong phần hành kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp đa phần là do bộ phần quản lí doanh nghiệp chuyển lên. Kế toán căn cứ vào các hóa đơn như : biên lai mua hàng, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn GTGT,…để đối chiếu với định mức sử dụng trong quá trình quản lí doanh nghiệp và tình hình thực tế sử dụng của bộ phận này. Chứng từ đối với lao động gián tiếp khối cơ quan sau khi bảng chấm công và chia lương được kí xác nhận của Phòng Tổ chức – Hành chính, chứng từ này được chuyển trực tiếp về phòng kế toán để lập bảng tổng hợp tiền lương, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương mà không cần phải luân chuyển qua Phòng Quản lí thi công. Công ty áp dụng chế độ tiền lương theo thời gian( tiền lương tháng ) để trả lương cho nhân viên ( lao động gián tiếp ). Việc tính lương trong Công ty được áp dụng theo đúng Nghị định số 205/2004/NĐ- CP ngày 01/10/2004 về việc qui định hệ thống thang lương, bảng lương và chế độ phụ cấp lương trong các công ty Nhà nước. Lương của lao động gián tiếp của Công ty được xác định theo công thức Lương lao động = Lương bình quân 1 x Số ngày công gián tiếp ngày công trong tháng Trong đó lương bình quân một ngày công được xác định Lương bình quân 1 Lương tối thiểu x Hệ số lương ngày công = -------------------------------------------- 22 Hệ số lương của cán bộ công nhân viên được xác định hiện nay là 450.000 đ được áp dụng từ ngày 01/10/2006. Số ngày làm việc trong tháng theo qui định của Công ty là 22 ngày. Các khoản trích lập BHXH, BHYT, CPCĐ và các chế độ thưởng, chế độ nghỉ phép, và qui trình luân chuyển chứng từ được thực hiện giống với kế toán phần hành chi phí nhân công trực tiếp. Các khoản chi phí khác như xăng dầu đi lại , vật liệu quản lí, đồ dùng văn phòng, phí và lệ phí, hao mòn tài sản,…được công ty tập hợp qua các chứng từ và hóa đơn được chuyển thông qua các trưởng phòng nộp lại cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sau khi tập hợp các chi phí, ghi vào sổ nhật kí thu chi lập chứng từ ghi sau đó đưa lên cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp tập hợp tất cả các chứng từ, hóa đơn rồi lập chứng từ ghi sổ . Trong năm 2006, chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty là : 10.949.228.987 đồng. Trong đó : + Chi phí lương nhân viên : 3.240.001.730 đồng + Chi phí vật liệu quản lý : 114.094.875 đồng + Chi phí đồ dung văn phòng : 389.516.028 đồng + Chi phí khấu hao tài sản cố định : 265.456.259 đồng + Thuế, phí và lệ phí : 1.889.900.013 đồng + Chi phí dự phòng : 16.376.276 đồng + Chi phí dịch vụ mua ngoài khác : 1.048.631.894 đồng + Chi phí bằng tiền khác : 3.985.251.912 đồng TK sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 642 để hạch toán; Trong dó: • TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý • TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý • TK 6423 - Chi phí đồ dung văn phòng • TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ • TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí • TK 6426 - Chi phí dự phòng • TK 6427 - Chi phi dịch vụ mua ngoài • TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác Định khoản : + Chi trả lương cho nhân viên : Nợ TK 6421: 3.240.001.730 Có TK 334,338 : 3.240.001.730 + Chi mua vật liệu dùng trong quản lý : Nợ TK 6422 : 114.094.875 Có TK111, 112, … : 114.094.875 + Chi mua đồ dung văn phòng : Nợ TK 6423 : 389.516.028 Có TK 111, 112,… : 389.516.028 + Khấu hao tài sản cố định : Nợ TK 6424 : 265.456.259 Có TK 214 : 265.456.259 + Thuế, phí, lệ phí : Nợ TK 6425: 1.889.900.013 Có TK 111,112 : 1.889.900.013 + Chi phí dự phòng : Nợ TK 6426 : 16.376.276 Có TK 159 : 16.376.276 + Chi phí dịch vụ mua ngoài khác : Nợ TK 6427: 1048.631.894 Có TK 111,112 : 1048.631.894 + Các khoản chi bằng tiền khác : Nợ TK 6428 : 3.985.251.912 Có TK 111, 112,…: 3.985.251.912 Sổ chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp có dạng như sau ( từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/01/2006) : Phát sinh nợ : 188.802.399 Phát sinh có : 188.802.399 Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có 02/01 PC001 Ô.Xuân t/toán tiền viếng đám ma 1111 270.000 02/01 PC005 Ô.Phước t/toán mua cờ đảng + cờ tổ quốc 1111 110.000 03/01 PC009 Ô.Phước t/toán mua cầu giao, băng dính 1111 70.000 04/01 GCT1/05 NH thu phí chuyển tiền 1121CT 10.000 04/01 GCT1/06 NH thu phí giải ngân tiền mặt 1121CT 125.000 04/01 PC018 B.Lương t/toán mua lệnh chi NH CT 1111 36.400 04/01 PC020 B.Lương t/toán gửi tài liệu cho O bayshi 1111 60.000 04/01 PC022 B.Đường thanh toán mua hoa mừng 1111 1.330.000 04/01 PC024 Ô.Tùng(QLTC) t/toán tiền công tác phí 1111 226.000 04/01 PC026 Ô.Hiệp t/toán tiền đi công tác tại khu vực HN 1111 748.000 05/01 GCT1/03 C.ty chuyển tiền từ NH Đầu tư sang NH công thương Lê Chân 1121DT 5.000 05/01 GCT1/07 NH thu phí chuyển tiền 1121CT 10.000 08/01 GCT1/16 NH thu phí chuyển tiền 1121CT 10.000 08/01 GCT1/17 NH thu phí chuyển tiền 1121CT 10.000 08/01 PC033 Ô.Thành t/toán chi phí xăng dầu xe ôtô 16H 3577 T12/05 Ô.Thành t/toán chi phí vé cầu phà xe ôtô 16H 3577 T12/05 1111 1111 260.000 870.000 09/01 GCT1/25 NH thu phí chuyển tiền 1121CT 10.000 09/01 GCT1/30 NH thu phí bảo lãnh dự thầu CT TT TM Hồ Sen 1121CT 733.333 09/01 GCT1/31 NH thu phí bảo lãnh t/toán mua nhũ tương - XN nhũ tương 1121CT 961.111 09/01 GCT1/32 NH thu phí chuyển tiền ATM lương tháng 12/2005 1121CT 116.794 09/01 PC034 B.Hải (Văn Thư) t/toán tiền bảo dưỡng máy photo phòng KTTT 1111 300.000 10/01 PC037 B.Yến t/toán mua VPP + lệ phí công chứng CT NM SX Phôi thép Hp 1111 46.000 11/01 PC038 Ô.Xuân t/toán chi phí tiếp khách 1111 1.971.000 12/01 GCT1/36 NH thu phí giải ngân tiền mặt 1121CT 115.000 12/01 PC042 B.Hải (Văn Thư) t/toán mua máy tài liệu cho công ty 1111 145.000 12.01 PC043 B.Hải t/toán tiền gửi tài liệu phát nhanh cho Công ty 1111 304.000 12/01 PC044 B.Yên t/toán mua hồ sơ thầu CT 1111 909.000 12/01 PC045 B.Yến t/toán mua hồ sơ thầu CT 1111 1.000.000 15/01 PC049 Ô.Trung (PTCHC) t/toán mua xăng chạy máy phát điện 1111 56.000 15/01 PC050 Ô.Trung t/toán cắt chữ bìa tổng kết 1111 85.000 15/01 PC051 Ô.Trung t/toán mua ghế xoay P.PGĐ Giảng 1111 427.727 16/01 GCT1/40 NH thu phí giải ngân tiền mặt 1121CT 479.500 16/01 PC054 Ô.Tịch (bảo vệ) t/toán mua tụ mô tơ tổng + hàn cống 1111 90.000 17/01 PC057 B.Như (TCHC) t/toán mua dụng cụ vệ sinh 1111 95.000 17/01 PC058 B.Như t/toán mua dụng cụ vệ sinh 1111 113.000 18/01 GCT1/42 NH thu phí giải ngân tiền mặt 1121CT 211.500 18/01 PC063 Ô.Đăng t/toán tiền mua xăng, vé cầu phà công tác Ô.Đăng t/toán tiền mua xăng, vé cầu phà công tác 1111 1111 4.078.637 441.000 19/01 GCT1/02 C.ty chuyển tiền từ NH Đầu tư sang NH Công thương 1121DT 5.000 19.01 GCT1/43 B.Hải trả tiền điện thoại tháng 12/2005 1121CT 7.503.728 19/01 PC070 Ô.Trung t/toán in thiệp xuân 2007 1111 3.259.300 22/01 GCT1/54 NH thu phí chuyển tiền 1121CT 30.000 22/01 GCT1/57 NH thu phí bảo lãnh tiền ứng trước CT 1121CT 3.783.111 22/01 PC074 Ô.Đăng t/toán tiền tiếp khách 1111 1.035.000 23/01 PC078 B.Yến (KTTT) t/toán mua hồ sơ bài thầu CT 1111 1.000.000 23/01 PC079 B.Hải t/toán tiền điện thoại T12/05 của các phòng ban Công ty B.Hải t/toán tiền nước T12 1111 1111 1.485.294 261.984 23/01 PC080 B.Hải t/toán mua giấy làm bài thầu cho PKTTT + VPP cho các phòng 1111 2.584.900 23/01 PC083 Ô.Hải t/toán mua phim fax tài liệu cho công ty 1111 117.273 23/01 PC085 B.Tâm t/toán thuê taxi lĩnh tiền mặt ở NH 1111 40.000 25/01 GCT1/64 B.Hải trả tiền điện cơ quan tháng 12/2005 1121CT 1.808.085 25/01 GCT1/75 NH thu phí bảo lãnh dự thầu gói XD 5 1121CT 1.633.333 25/01 PC093 Ô.Xuân t/toán phí thẩm định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1111 900.000 26/01 GCT1/77 NH thu phí phát hành cam kết ứng vốn CT XD5 1121CT 200.000 26/01 GCT1/78 Nh thu phí phát hành cam kết ứng vốn XD4 1121CT 200.000 26/01 GCT1/84 NH thu phí bảo lãnh XD4 1121CT 1.088.889 30/01 GCT1/90 NH thu phí chuyển tiền 1121CT 300.000 30/01 PC097 B.Hằng (PKTTT) t/toán tiền tiếp khách 1111 764.000 30/01 PC098 B.Yến t/toán hồ sơ dự thầu CT 1111 500.000 30/01 PC099 B.Yến t/toán mua VPP + công chứng tài liệu CT 1111 357.000 31/01 GCT1/98 NH thu phí giải ngân tiền mặt 1121CT 473.000 31/01 1306 Kết chuyển chi phí BMGT 6421 -> 9112 9112 142.588.500 31/01 1307 Kết chuyển chi phí BMGT 6422 -> 9112 9112 7.278.210 31/01 1308 Kết chuyển chi phí BMGT 6423 -> 9112 9112 840.727 31/01 1309 Kết chuyển chi phí BMGT 6425 -> 9112 9112 11.774.571 31/01 1310 Kết chuyển chi phí BMGT 6427 -> 9112 9112 16.332.391 31/01 1311 Kết chuyển chi phí BMGT 6428 -> 9112 9112 9.988.000 31/01 PBL 12/06 Phân bổ lương CBCNV T12/05 3341 142.588.500 IV. Chi chí máy thi công 1. Đặc điểm máy thi công tại công ty Cổ phần Xây dựng 204 Công ty Cổ phần Xây dựng 204 sử dụng những công cụ dụng cụ phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất của Công ty như : máy hàn điện, côn thử độ sụt bê tông, khuôn mẫu bê tông, kích thủy lực,…vv. Công cụ dụng cụ sản xuất Công ty cho các đội mượn để tiến hành sản xuất và được theo dõi chi tiết theo từng tổ đội, từng công trình. Cuối kì, khi Công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ sử dụng đồng thời tiến hành kiểm kê Công cụ dụng cụ sản xuất theo số lượng và theo từng đơn vị sưr dụng để đối chiếu với sổ theo dõi chi tiết CCDC theo tổ đội để nắm bắt được tình hình sử dụng CCDC tại Công ty. 2. Chứng từ sử dụng Để hạch toán CCDC kế toán sử dụng các chứng từ sau : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê CCDC,…vv. 3. Tài khoản sử dụng và qui trình hạch toán Chi phí sử dụng máy thi công của công ty : bao gồm chi phí cho các máy thi công nhằm thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy. Máy móc thi công là loại máy trực tiếp phục vụ xây lắp công trình. Đó là những máy móc chuyển động bằng động cơ hơi nước, diezen, xăng, điện,... Chi phí sử dụng máy thi công gồm chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời. - Chi phí thường xuyên cho hoạt động của máy thi công gồm: lương chính, phụ của công nhân điều khiển, phục vụ máy thi công. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài (sửa chữa nhỏ, điện, nước, bảo hiểm xe, máy ) và các chi phí khác bằng tiền. -Chi phí tạm thời: chi phí sửa chữa lớn máy thi công (đại tu, trung tu...), chi phí công trình tạm thời cho máy thi công (lều, lán, bệ, đường ray chạy máy....). Chi phí tạm thời của máy có thể phát sinh trước (hạch toán trên TK 142, 242) sau đó phân bổ dần vào TK 623.  Hoặc phát sinh sau nhưng phải tính trước vào chi phí sử dụng máy thi công trong kỳ (do liên quan đến việc sử dụng thực tế máy móc thi công trong kỳ). Trường hợp này phải tiến hành trích trước chi phí (hạch toán trên TK 335) Để hạch toán máy thi công , kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và các tài khoản chính : TK 623 : máy thi công TK 153 : Công cụ dụng cụ TK 1421 : Chi phí trả trước chờ phân bổ Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập kho và xuất kho để phản ánh tình hình giảm CCDC trên các sổ tổng hợp và chi tiết CCDC theo đơn vị sử dụng và từ đó phân bổ giá trị vào chi phí sản xuất chung. Công ty sử dụng giá thực tế đích danh để tính giá CCDC xuất kho Sổ chi tiết tài khoản 623 – chi phí máy chi công có dạng ( từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/01/2007 ) Phát sinh nợ : 269.288.909 Phát sinh có : 269.288.909 Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có 16/01 GCT1/39 Cty mua bảo hiểm vật chất 7 xe oto – Cty BH nhà rồng 1121CT 18.163.636 30/01 TT1/01 Thanh toán mua dầu, xi măng – Luks, xăng dầu QN 411:DQUAT 31.891.770 30/01 TT1/12 Thanh toán thuê máy, dầu, bảo hộ Thủy Yến, Thiên An :SP000100 46.963.160 30/01 TT1/32 Thanh toán mua dầu- XN xăng dầu ( Đồng Xuân Thép- CT Cầu Thanh Trì ) :SP000014 77.425.235 30/01 TT1/46 Thanh toán mua xi măng, khuôn mẫu- Luks, XN bê tông 411:DQUAT 23.254.200 30/01 TT1/56 Thanh toán mua bê tông nhựa, đất, thuê máy – CP giao thông HP, Tùng Chiến, CP cơ sở hạ tầng( Đồng Xuân Thép – CT Cầu Thanh Trì) :SP000014 71.590.908 IV. Chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung của Công ty cổ phần xây dựng 204 phản ánh chi phí sản xuất của đội, công trường xây dựng bao gồm: lương nhân viên quản lý đội, công trường, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định (19 %) trên tiền lương của công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân điều khiển xe, máy thi công và nhân viên quản lý đội, khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động của đội và những chi phí khác liên quan đến hoạt động của đội Công ty có 2 loại chi phí sản xuất chung : chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi. - Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng,... và chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất. - Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp. Chi phí sản xuất chung cố định phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm được dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất. Công suất bình thường là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trong các điều kiện sản xuất bình thường. Nội dung kế toán tại công ty - Chi phí nhân viên phân xưởng - Chi phí vật liệu - Chi phí dụng cụ sản xuất - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác Tài khoản kế toán Toàn bộ các khoản chi phí phục vụ cho phân xưởng sản xuất sẽ được tập hợp vào TK 627 theo nguyên tắc như sau : TK 627 - CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG TK6271- Chi phí nhân viên phân xưởng TK6272- Chi phí vật liệu TK6273- Chi phí dụng cụ sản xuất TK6274- Chi phí khấu hao TSCĐ TK6277- Chi phí dịch vụ mua ngoài TK6278- Chi phí bằng tiền khác Bên Nợ : Tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kì Bên Có : Kết chuyển chi phí sản xuất chung sang TK 154 để tính giá thành sản phẩm hoàn thành trong kì Các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, gồm: - Tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên phân xưởng - Chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất - Khấu hao các TSCĐ thuộc phân xưởng, bộ phận sản xuất - Chi phí dịch vụ, lao vụ mua ngoài và chi phí khác - Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung - Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào các TK liên quan để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, lao vụ (TK154, hoặcTK631)  Sổ chi tiết tài khoản 627 của công ty (từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/01/2006) có dạng : Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có 02/01 PC002 Ô.Thụy t/toán tiếp khách 1111 665.000 02/01 PC004 Ô.Thụy t/toán mua vé cầu phà, xăng dầu xe ô tô 12 chỗ 1111 962.600 03/01 PC014 B.Đường t/toán mua vé máy bay công tác 1111 1.070.000 04/01 GCT1/05 Thanh toán phí chuyển tiền NH :SP000100 :SP000007 165.000 08/01 GCT1/07 Thanh toán phí chuyển tiền NH :SP000029 :SP000024 80.000 08/01 GCT1/08 Thanh toán phí chuyển tiền NH :SP000014 :SP000049 557.553 09/01 GCT1/09 Thanh toán phí chuyển tiền NH :SP000100 60.000 22/01 GCT1/87 Thanh toán phí chuyển tiền NH :SP000029 :SP000016 411:NM SIK 1.376.902 23/01 PC082 Ô.Cầu t/toán mua vé cầu phà, VPP, kiểm định ô tô 411:DQUAT 1.350.000 29/01 GCT1/85 Thanh toán phí chuyển tiền NH :SP000014 765.019 30/01 TT1/04 Thanh toán v/chuyển- Mạnh Hùng :SP000024 1.430.000 30/01 TT1/05 Thanh toán mua thép, v/chuyển Đức Phát 1:ANHONG 436.364 30/01 TT1/06 Thanh toán phun cát, sơn, thép- CP đầu tư TM 11:TDC012 6.134.560 30/01 TT1/20 Thanh toán thí nghiệm, điện thoại, chi khác,… :SP000049 14.887.400 30/01 TT1/22 Thanh toán mua gỗ, vpp – Trường Sơn 1:CCHTDC 2.850.637 30/01 TT1/24 Thanh toán cước điện thoại 1:CCHTDC 5.078.782 30/01 TT1/25 Thanh toán thuê máy, dầu bảo hộ :SP000100 4.266.000 30/01 TT1/26 Thanh toán thuê v/chuyển, bảo hiểm – Chí Vĩ :SP000100 7.673.000 30/01 TT1/47 Thanh toán mua sika, cát 411:DQUAT 6.113.831 30/01 TT1/58 Thanh toán thuê cốp pha – CP TMHP 1:CCHTDC 4.954.200 30/01 TT1/59 Thanh toán mua xăng dầu, vật tư phụ- Xăng dầu Thiên An :SP000100 1.323.000 31/01 978 Kết chuyển chi phí chung 6271 à 154 7.556.000 Kết chuyển chi phí chung 6275 à 154 3.995.054 Kết chuyển chi phí chung 6277 à 154 1.872.600 Kết chuyển chi phí chung 6278 à 154 57.162.774 31/01 PBL 12/06 Phân bổ lương BV Nacimex ĐS T12/06 Phân bổ lương BV Tràng Kênh T12/06 3341 3341 4.091.000 3.465.000 Kết luận : Công tác hạch toán chi phí tại công ty cổ phần xây dựng 204 nói chung là được vận hành theo chuẩn mực ghi chép của công tác kế toán tài chính. Về nhân sự, công ty tuyển những kế toán viên có bằng cấp kế toán của các trường Đại học chính qui và mỗi kế toán được tuyển dụng và làm việc trong phòng kế toán của công ty đều được phân rõ trách nhiệm cho từng người. Mỗi kế toán viên được phụ trách một mảng sản xuất và kinh doanh của công ty sau đó sẽ được kế toán tổng hợp tập hợp lại và đưa lên cho kế toán trưởng lập báo cáo cho giám đốc và những cán bộ lãnh đạo của công ty. Về chứng từ , công ty luôn tập hợp đầy đủ chứng từ qua những giao dịch để tập hợp chúng lại nhằm kiểm soát chi phí phát sinh và dễ dàng kiểm tra. Các tài khoản về chi phí đều đủ chuẩn mực kế toán và được phân cấp rõ ràng thành các tiểu khoản chi tiết. Công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng đều phải đạt được 4 tiêu chí của ngành kế toán đó là : Tính cập nhật Tính kịp thời Tính đầy đủ Tính chính xác Công tác hạch toán thỏa mãn được 4 tiêu chí trên có nghĩa là khi nhà quản trị yêu cầu bất kì thông tin nào vào tại bất cứ thời điểm nào thì phòng kế toán phải đáp ứng được ngay. Tuy nhiên với hệ thống kế toán truyền thống theo chuẩn mực thì thông tin đưa ra thường làm cho các nhà quản trị ko nắm rõ được thông tin chi tiết mà mình cần tìm, từ đó ko hỗ trợ chính xác việc ra quyết định của các nhà quản trị. Đây cũng là điểm yếu của những doanh nghiệp Việt Nam khi mà phần lớn trong số họ đều chỉ chú trọng đến kế toán tài chính mà không quan tâm đến kế toán quản trị.Tại kế toán quản trị, chi phí được nhận thức theo phương pháp nhận diện thông tin ra quyết định. Vì thế khi nhận thức chi phí cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sử dụng, ra quyết định kinh doanh hơn là chú trọng vào chứng cứ. Những yêu cầu này, chỉ phương pháp hạch toán chi phí truyền thống theo chuẩn mực là không thể đáp ứng được, vì thế ở những doanh nghiệp nước ngoài, người ta đã sử dụng giải pháp ABC để hỗ trợ cho công tác hạch toán chi phí của doanh nghiệp , từ đó giúp cho nhà quản trị đưa ra được những quyết định chính xác hơn. Chương 3 : Giải pháp cải thiện hệ thống kế toán chi phí tại công ty Cổ phần Xây dựng 204 1.Hoạt động sản xuất của công ty Cổ phần xây dựng 204 và phương pháp ABC 1.1Mô tả hoạt động sản xuất : Các công trình của công ty nói riêng và của ngành xây dựng nói chung thường có những giai đoạn hoàn thành chung và cụ thể . Tuy nhiên trong khía cạnh hạch toán chi phí, ta chỉ chia các bước hoàn thành một công trình thành 3 giai đoạn chính : Móng Khung Hoàn thiện Để phân tích rõ hơn về quá trình hạch toán chi phí, ta lấy 5 công trình đã hoàn thiện của công ty cổ phần xây dựng 204 để mô tả phần trăm chi phí trong mỗi bước hoàn thành của công trình : Trạm biến thế Dung Quất : 6.572.736.363 đồng Siêu thị EIE : 32.133.998.057 đồng Gói thầu 20 XMHP : 20.827.854.929 đồng Nhà máy KOYOKO : 8.343.636.364 đồng Nhà máy Canon Quế Võ : 4.751.892.657 đồng Tổng chi phí của 5 công trình này là : 7.263.011.837.000 Ta có tỉ lệ chi phí phân bổ cho từng giai đoạn là : Móng Khung Hoàn thiện Tổng Dung Quất 30% 40% 30% 197,182,090,890 262,909,454,520 197,182,090,890 EIE 35% 42% 23% 1,124,689,931,995 1,349,627,918,394 739,081,955,311 XMHP 35% 40% 25% 728,974,922,515 833,114,197,160 520,696,373,225 KOYOKO 30% 45% 25% 250,309,090,920 375,463,636,380 208,590,909,100 Quế Võ 30% 45% 25% 142556779710 213835169565 118797316425 Tổng 2443712816030 3034950376019 1784348644951 7263011837000 % 34% 42% 25% Trong đó chi tiết cho từng loại chi phí là : Chi phí Vật liệu Chi phí nhân công Chi phí Máy Chi phí SX chung Tổng chi phí Dung Quất 26946065070 1127109888 4824342075 1691790649 34589307682 EIE 10217359456 1833476347 398408133 1332126645 13781370581 XMHP 3785284979 616111100 998224400 902503692 6302124171 KOYOKO 6049673617 1189409120 215342614 314165318 7768590669 Quế Võ 397038067 1080285000 530166266 187377867 2194867200 Tổng 47395421189 5846391455 6966483488 4427964171 64636260303 % 73.33 9.05 10.78 6.85 1.2 §Þnh nghÜa vÒ Ph­¬ng ph¸p ABC 1.2.1 §Þnh nghÜa ho¹t ®éng: Ho¹t ®éng lµ mét nhiÖm vô riªng biÖt hoÆc mét nhãm c¸c nhiÖm vô cã cïng b¶n chÊt ®­îc thùc hiÖn nh»m gãp phÇn t¹o nªn gi¸ trÞ t¨ng thªm cña s¶n phÈm. Mét c¸ch cô thÓ h¬n ho¹t ®éng cã thÓ lµ mét nhãm c¸c ho¹t ®éng: Thùc hiÖn bëi mét c¸ nh©n hay mét nhãm ng­êi; CÇn sö dông mét kü n¨ng cô thÓ hoÆc riªng biÖt; §ång nhÊt trªn quan ®iÓm c¸ch øng xö chi phÝ; Cung cÊp mét khèi l­îng s¶n phÈm hoÆc mét sè c«ng viÖc hoµn thµnh; Cho mét kh¸ch hµng bªn ngoµi hay bªn trong néi bé doanh nghiÖp; Xö lý ban ®Çu tõ c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nh­ nguyªn vËt liÖu, nh©n c«ng, m¸y mãc thiÕt bÞ… 1.2.2 Kh¸i niÖm vª Ph­¬ng ph¸p ABC Ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thµnh ABC tËp trung vµo ho¹t ®éng nh­ lµ nh÷ng ®èi t­îng tËp trung chi phÝ chñ yÕu. Nh÷ng chi phÝ ho¹t ®éng nµy sau ®ã sÏ ®­îc ph©n bæ cho c¸c ®èi t­îng tÝnh gi¸ thµnh nh­ s¶n phÈm, dÞch vô theo sè l­îng ho¹t ®éng mµ c¸c ®èi t­îng nµy ®· sö dông. Ph­¬ng ph¸p nµy cã thÓ tr×nh bµy theo s¬ ®å nh­ sau: Ho¹t ®éng Chi phÝ cña ho¹t ®éng S¶n phÈm dÞch vô Chi phÝ dùa vµo c¸c ho¹t ®éng (ABC) lµ mét hÖ thèng kÕ to¸n trong ®ã c¸c chi phÝ ®­îc tÝnh to¸n dùa trÒn c¸c nguån lùc dïng ®Ó t¹o nªn s¶n phÈm ®ã. Chi phÝ cho c¸c ho¹t ®éng g¾n liÒn víi s¶n phÈm mµ víi mçi s¶n phÈm chi phÝ ®ã ph¸t sinh. Chi phÝ thùc cña mét s¶n phÈm cã thÓ ®­îc tÝnh to¸n chÝnh x¸ h¬n so víi nh÷ng g× vèn cã trong hÖ thèng kÕ to¸n truyÒn thèng. HÖ thèng ABC gióp chóng ta cã kh¶ n¨ng thÊy ®­îc c¸c nguån ®­îc sö dông hiÖu qu¶ hay kh«ng vµ c¸c ho¹t ®éng nµy cã ¶nh h­ëng g× ®Õn cho mét s¶n phÈm nh­ thÕ nµo. Th«ng tin tõ hÖ thèng ABC ®­îc sö dông cho môc ®Ých nh­ quyÕt ®Þnh mét gi¸ c¶ c¹nh tranh cho s¶n phÈm, t¨ng c¸c nguån ng©n quü, dù b¸o c¸c chi phÝ trong t­¬ng lai vµ tÝnh to¸n ®­îc n¨ng lùc s¶n xuÊt. Nh­ng hÖ thèng ABC cßn h¬n c¶ hÖ thèng tÝnh to¸n kh¸c, nã cho phÐp c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ hiÓu c¸c chi phÝ kh«ng kiÓm so¸t ®­îc lµ g× vµ c¸ch qu¶n lý nh÷ng chi phÝ ®ã. Kh¸c víi c¸c hÖ thèng kÕ to¸n truyÒn thèng, ABC lµ hÖ thèng qu¶n lý chi phÝ ®­a ra mét ma trËn tÝnh to¸n chÝnh x¸c sè l­îng c¸c nguån lùc ph¸t sinh trong c¸c ho¹t ®éng vµ c¸c ho¹t ®éng nµy ph¸t sinh tõ c¸c s¶n phÈm hay t¹i mét c«ng ®o¹n s¶n xuÊt nµo ®ã. Do ®ã doanh nghiÖp cÇn ph¶i thÊy ®­îc hiÖu qu¶ cña hÖ thèng nµy ®Ó qua ®ã cã thÓ chuyÓn c¸c nguån lùc s½n cã sang gi¸ trÞ. HÖ thèng ABC cung cÊp ph­¬ng tiÖn cho phÐp doanh nghiÖp ra quyÕt ®Þnh nÕu nguån lùc tiªu thô cho mét s¶n phÈm cã phï hîp víi tiªu chÝ kinh doanh cña doanh nghiÖp ®ã hay kh«ng. 2. LÞch sö ph¸t triÓn Ph­¬ng ph¸p ABC Ph­¬ng ph¸p ABC ( Activity- Based Costing) ph¸t triÓn vµo nh÷ng n¨m 1980 khi nhiÒu nhµ m¸y s¶n xuÊt cÇn tÝnh to¸n chÝnh x¸c h¬n cho viÖc tÝnh to¸n c¸c chi phÝ gi¸n tiÕp. Nh©n tè thóc ®Èy sù c¶i tiÕn c¸c hÖ thèng tÝnh to¸n chi phÝ nh­ ph­¬ng ph¸p ABC bao gåm 4 nh©n tè: - Chi phÝ cao do sù s¶n xuÊt ®­îc tù ®éng ho¸ gia t¨ng nhanh. - Sù gi¶m chi phÝ do viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµ do sù tiÕp tôc c¶i tiÕn c¸c øng dông cña c«ng nghÖ th«ng tin ngµy cµng t¨ng. - C¹nh tranh trªn thÞ tr­êng ngµy cµng gia t¨ng, ®ßi hái c¸c chi phÝ s¶n xuÊt s¶n phÈm ph¶i chÝnh x¸c h¬n. - TÝnh ®a d¹ng cña s¶n phÈm më réng ph¹m vi an toµn cña nÒn kinh tÕ vµ sù ph¸t triÓn cña thÞ tr­êng cæ phiÕu. §Õn n¨m 1990 nhiÒu c«ng ty trong nghµnh dÞch vô ®· dïng ph­¬ng ph¸p ABC trong qu¶n lý chi phÝ, ®Æc biÖt lµ trong nhiÒu c«ng ty thuéc ngµnh tµi chÝnh vµ c¸c lÜnh vùc vÒ ch¨m sãc søc khoÎ. 3. M« h×nh ABC Quan ®iÓm ph©n bæ chi phÝ Quan ®iÓm vÒ qu¸ tr×nh ph©n bæ Ho¹t ®éng C¸c nguån lùc Ph©n bæ chi phÝ cho c¸c ho¹t ®éng §èi t­îng chi phÝ C¸c nguån chi phÝ C¸c ph­¬ng thøc thùc hiÖn Ph©n bæ c¸c nguån lùc H.1: Hai quan ®iÓm vÒ m« h×nh ABC Tr¶i qua nhiÒu thêi kú kÓ tõ khi ra ®êi, m« h×nh ABC ®· ®­îc rÊt nhiÒu nhµ kinh tÕ ®¸nh gi¸ ®­îc møc ®é hiÖu qu¶ vµ sù cÇn thiÕt ®èi víi c¸c doanh nghiÖp khi ¸p dông nã trong qu¶n lý chi phÝ. M« h×nh ABC theo ®Þnh nghÜa cña ¤ng Turney (vµo n¨m 1993) ®­a ra hai quan ®iÓm chÝnh. Thø nhÊt lµ quan ®iÓm vÒ ph©n bæ chi phÝ, quan ®iÓm nµy ®­îc m« t¶ theo ®­êng däc trong s¬ ®å trªn ®©y (H.1). §­êng nµy ph¶n ¸nh sù cÇn thiÕt ph¶i s¾p xÕp tæ chøc c¸c chi phÝ ph©n bæ cho c¸c ho¹t ®éng c¸c ®èi t­îng tÝnh chi phÝ nh»m ph©n tÝch c¸c quyÕt ®Þnh quan träng (bao gåm c¶ kh¸ch hµng còng nh­ s¶n phÈm). C¸c quyÕt ®Þnh nµy ®­îc tiÕn hµnh song song víi c¸c vÊn ®Ò nh­ gi¸ c¶, nguån s¶n phÈm, mÉu m· s¶n phÈm vµ ®Æt ra nh÷ng ­u tiªn hµng ®Çu cho c¸c nç lùc c¶i thiÖn s¶n phÈm. Trong phÇn thø hai cña m« h×nh ABC lµ quan ®iÓm vÒ qu¸ tr×nh ph©n bæ, ®ã lµ ®­êng ngang trong h×nh H.1. Quan ®iÓm vÒ qu¸ tr×nh ph©n bæ ph¶n ¸nh nhu cÇu nh÷ng yÕu tè cÇn thiÕt mang tÝnh chÊt th«ng tin nh­ - th«ng tin vÒ nguyªn nh©n ph¶i s¶n xuÊt vµ s¶n xuÊt ®­îc lµm tèt hay kh«ng? C¸ch tæ chøc s¾p xÕp nµy sö dông h×nh thøc th«ng tin ®Ó gióp c¶i thiÖn n¨ng lùc s¶n xuÊt vµ ®em l¹i cho kh¸ch hµng chÊt l­îng tèt phôc vô tèt h¬n. 4. Sù kh¸c biÖt cña ph­¬ng ph¸p ABC so víi c¸c ph­¬ng ph¸p truyÒn thèng kh¸c. C¸c hÖ thèng chi phÝ truyÒn thèng sö dông hai ph­¬ng thøc chñ yÕu ®ã lµ: tæ chøc c¸c chi phÝ gi¸n tiÕp vµ c¸c kho¶n phÝ tæn cho c¸c s¶n phÈm b¸n ra. C¸c chi phÝ ho¹t ®éng ®­îc ph©n bæ tr­íc tiªn cho c¸c tæng chi phÝ vµ sau ®ã lµ c¸c ®¬n vÞ cña s¶n phÈm ®Çu ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Tuy nhiªn, hai b­íc ph©n bæ truyÒn thèng nµy lµm sai lÖch ®i ®¸ng kÓ c¸c chi tiÕt vÒ chi phÝ. C¸c hÖ thèng cò ph©n bæ c¸c chi phÝ tõ chi phÝ gãp vèn chung sang s¶n phÈm ®Çu ra b»ng c¸ch dïng c¸c ®¹i l­îng nh­ giê c«ng vµ giê m¸y, nguyªn vËt liÖu mua vµo, vµ yÕu tè s¶n xuÊt.ChÝnh v× rÊt nhiÒu nguån lùc gi¸n tiÕp kh«ng ®­îc sö dông t­¬ng xøng so víi sè ®¬n vÞ s¶n phÈm s¶n xuÊt ®Çu ra, nªn c¸c hÖ thèng truyÒn thèng cung cÊp c¸c ph­¬ng thøc tÝnh to¸n kh«ng chÝnh x¸c vÒ chi phÝ cho c¸c ho¹t ®éng phô trî ®­îc sö dông cho mçi s¶n phÈm ®Çu ra. ChÝnh v× vËy, hÖ thèng ABC kh¸c so víi hÖ thèng kÕ to¸n truyÒn thèng ë hai khÝa c¹nh: Tæng chi phÝ ®­îc x¸c ®Þnh nh­ c¸c ho¹t ®éng h¬n lµ tËp trung chi phÝ s¶n xuÊt. C¸c yÕu tè chi phÝ ®­îc sö dông ®Ó ph©n bæ c¸c chi phÝ ho¹t ®éng cho c¸c s¶n phÈm ®Çu ra lµ kh¸c nhau so víi c¸c yÕu tè chi phÝ trong ph­¬ng ph¸p truyÒn thèng. HÖ thèng kÕ to¸n ABC ghi nhËn chÝnh x¸c c¸c chi phÝ h¬n hÖ thèng qu¶n lý chi phÝ truyÒn thèng v× c¸c hÖ thèng nµy nhË ®Þnh ®­îc râ rµng c¸c chi phÝ cña c¸c ho¹t ®éng kh¸c nhau ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh vµ hÖ thèng còng ph©n bæ chi phÝ cña c¸c ho¹t ®éng cho s¶n phÈm ®Çu ra. C¸c nguån lùc C¸c ho¹t ®éng cña DN SP ®Çu ra G§o¹n 1 G§o¹n 2 H.2 – Ph­¬ng ph¸p ABC 5. Nguyªn nh©n ph¶i thay thÕ Ph­¬ng ph¸p truyÒn thèng sang Ph­¬ng ph¸p ABC. HiÓn nhiªn lµ trong thêi ®¹i ngµy nay, c¸c ph­¬ng ph¸p qu¶n lý kiÓu truyÒn thèng kh«ng thÝch hîp víi m«i tr­êng c¹nh tranh, c¹nh tranh toµn cÇu, thay ®æi c«ng nghÖ…. V× nÕu ¸p dông ph­¬ng ph¸p truyÒn thèng sÏ khiÕn doanh nghiÖp ph¶i gÆp mét sè khã kh¨n: B¸n kh«ng ®óng s¶n phÈm hoÆc ®Þnh h­íng nhÇm thÞ tr­êng. T×m ®Õn kh«ng ®óng kh¸ch hµng vµ bá qua c¸c c¬ héi c¶i tiÕn ph­¬ng thøc phôc vô kh¸ch hµng. TËp trung ho¸ tèi ®a ®Ó gi¶m chi phÝ nh­ng thay vµo ®ã cã thÓ lµm gi¶m chÊt l­îng dÞch vô. HÖ thèng ABC cã tÝnh æn ®Þnh, qu¸ tr×nh qu¶n lý chi phÝ ®­îc qui ®Þnh chÆt chÏ, ®iÒu nµy rÊt cÇn thiÕt cho cè g¾ng ®æi míi vÒ c¶ vai trß ph©n tÝch lÉn vai trß ®¸nh gi¸. Mçi ph­¬ng thøc ®Òu cã ®iÓm m¹nh vµ ®iÓm yÕu, tuy nhiªn nÕu kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu vÒ ph­¬ng thøc qu¶n lý th«ng tin th× ®iÒu tÊt yÕu lµ ph¶i tæ chøc s¾p xÕp l¹i toµn bé hÖ thèng hoÆc mét phÇn cña hÖ thèng qu¶n lý ®ã. HÖ thèng ABC gióp c¸c doanh nghiÖp ®­a ra quyÕt ®Þnh tèt nhÊt vÒ s¶n phÈm ®Çu ra còng nh­ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt t¹o ra s¶n phÈm b»ng c¸ch cung cÊp hÖ thèng chi phÝ ®Çu ra còng nh­ c¸c ho¹t ®éng th«ng tin h÷u Ých. C¸c quyÕt ®Þnh nµy bao gåm quyÕt ®Þnh møc gi¸, giíi thiÖu hoÆc s¶n xuÊt hµng lo¹t c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô, x¸c ®Þnh ®­îc sè l­îng s¶n phÈm, hÖ thèng ph©n phèi vµ hç trî qu¶ng c¸o s¶n phÈm còng nh­ h­íng tíi kh¸c hµng. C¸c quyÕt ®Þnh bao gåm t×m hiÓu ph­¬ng thøc lµm thÕ nµo thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh lµm viÖc hiÖu qu¶ h¬n, thay thÕ c¸c ho¹t ®éng kÐm hiÖu qu¶ ®Ó t×m kiÕm ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ h¬n, thiÕt lËp l¹i qu¸ tr×nh kinh doanh ®Ó gi¶m bít sù cång kÒnh, chång chÐo cña c¸c ho¹t ®éng vµ thiÕp kÕ c¸c s¶n phÈm yªu cÇu chu tr×nh kh«ng phøc t¹p. 6. Thêi ®iÓm vËn dông Ph­¬ng ph¸p ABC HiÖn nay cã 2 qui t¾c gióp cho cac doanh nghiÖp trong viÖc t×m kiÕm ph­¬ng ph¸p vËn dông ABC hiÖu qu¶ nhÊt: Theo nguyªn t¾c cña Sutton: T×m kiÕm c¸c ho¹t ®éng mµ t¹i ®ã chi phÝ lín cho c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt gi¸n tiÕp hoÆc chØ lµ phô trî, ®Æc biÖt lµ nh÷ng n¬i mµ t¹i ®ã nh÷ng chi phÝ nµy ph¸t sinh ®ét biÕn. C¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt mµ t¹i ®ã c¸c chi phÝ hÇu hÕt lµ nh©n c«ng trùc tiÕp vµ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp th× sÏ cÇn kh«ng cÇn ®Õn hÖ thèng ABC nhiÒu v× tÊt c¶ c¸c chi phÝ nµy lµ trùc tiÕp vµ g¾n liÒn trùc tiÕp víi mét s¶n phÈm riªng biÖt nµo ®ã theo hÖ thèng chi phÝ truyÒn thèng. Trong thùc tÕ, nÕu c¸c ho¹t ®éng ®­îc tæ chøc s¾p xÕp theo cÊp ®é ®¬n vÞ (hÇu nh­ lµ theo ®ît hoÆc s¶n xuÊt dùa theo ho¹t ®éng), th× hÖt hèng ABC vµ hÖt hèng chi phÝ truyÒn thèng d­êng nh­ chØ ®­a ra c¸c ph­¬ng thøc kinh tÕ gièng nhau. Nguyªn t¾c ®a d¹ng ho¸ ë møc ®é cao Qui t¾c nµy t×m kiÕm mét chu tr×nh mµ trong ®ã nhiÒu yÕu tè chøa ®ùng trong s¶n phÈm, trong kh¸ch hµng còng nh­ trong c¸c qu¸ tr×nh. VÝ dô, c¸c ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm míi vµ cã kh¶ n¨ng c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng, c¸c s¶n phÈm thuÇn tuý, s¶n phÈm víi khèi l­îng lín biÓu hiÖn qua sù ®a d¹ng ho¸ s¶n phÈm. T­¬ng tù nh­ vËy, mét h·ng cã nhiÒu kh¸ch hµng ®Æt hµng sè l­îng lín hµng ho¸ b×nh th­êng mµ qu¸ kh¾t khe vÒ mÉu m·…còng nh­ kh¸ch hµng chØ ®Æt hµng sè l­îng nhá, nh­ng hµng ho¸ ph¶i ®Æc biÖt vµ h·ng ®ã còng ®ßi hái ph¶i qu¶ng c¸o nhiÒu, vµ cã c¸c ho¹t ®éng kü thuËt hç trî hËu m·i sÏ thÓ hiÖn sè l­îng kh¸ch hµng lín, ®a d¹ng. Ngoµi ra, khi sö dông ph­¬ng ph¸p ABC trong qu¶n lý, nguêi qu¶n lý nªn c©n nh¾c vµ ®¸nh gi¸ c¸c gi¶ ®Þnh cña ph­¬ng ph¸p ABC. Hai gi¶ ®Þnh ®ã lµ : C¸c chi phÝ trong tæng chi phÝ bÞ chi phèi bëi c¸c ho¹t ®éng ®ång nhÊt. C¸c chi phÝ trong tæng chi phÝ ph¶i lµ mét phÇn cña ho¹t ®éng. 7. Ho¹ch ®Þnh viÖc ¸p dông ph­¬ng ph¸p ABC trong qu¶n lý chi phÝ Trong thùc tÕ, ®Ó thay ®æi còng nh­ ¸p dông mét hÖ thèng chi phÝ míi trong doanh nghiÖp kh«ng ph¶i lµ ®iÒu ®¬n gi¶n, ®Æc biÖt trong ph­¬ng ph¸p tÝnh chi phÝ ph¸t sinh vµ cã liªn quan chÆt chÏ tíi tõng bé phËn trong bé m¸y s¶n xuÊt. Doanh nghiÖp cÇn tu©n theo ba b­íc sau ®Ó ¸p dông hiÖu qu¶ ph­¬ng ph¸p ABC trong qu¶n lý chi phÝ: Tæng hîp lîi nhuËn ph¸t sinh trong ph­¬ng ph¸p ABC qua viÖc ñng hé cña tÊt c¶ c¸c thµnh viªn trong c«ng ty ®Æc biÖt lµ gi÷a c¸c thµnh viªn trong ban l·nh ®¹o. Lo¹i bá nh÷ng rµo c¶n trong viÖc giíi thiÖu ph­¬ng ph¸p ABC. NhiÒu ng­êi cã thÓ ®­a ra nhiÒu nhËn thøc sai lÇm vÒ ph­¬ng ph¸p míi nµy nh­ng chóng ta ph¶i t×m hiÓu mèi quan t©m thËt sù cña hä lµ g× vµ ®­a ®­îc c©u tr¶ lêi ®óng nhÊt. Giµnh sù ®ång ý cña ban gi¸m ®èc ®Ó b¾t ®Çu dù ¸n ABC Sau ®ã, doanh nghiÖp cÇn tr¶ lêi nh÷ng c©u hái ®Ó lÊy ®Çy ®ñ th«ng tin vÒ ph­¬ng ph¸p ABC: Môc ®Ých cña ph­¬ng ph¸p ABC lµ gi? Tr­íc khi thùc thi mét dù ¸n ®iÒu tr­íc tiªn cÇn biÕt lµ dù ¸n ®ã ®­îc thùc hiÖn víi môc ®Ých g×? Cam kÕt cña ban l·nh ®¹o vÒ ph­¬ng ph¸p ABC? ABC kh«ng ph¶i lµ mét hÖt thèng kÕ to¸n gi¶n ®¬n, mµ nã cßn liªn quan ®Õn mét sè thay ®æi trong viÖc nhËn ®Þnh c¸ch qu¶n lý cña c¸c nhµ l·nh ®¹o nh­ thÕ nµo. §Ó cã sù hîp t¸c cña mäi thµnh phÇn trong doanh nghiÖp, ban l·nh ®¹o ë cÊp cao nhÊt cÇn tham gia vµo triÓn khai ABC trong qu¶n lý chi phÝ, tham gia c¸c kho¸ ®µo t¹o…. Doanh nghiÖp ®· s½n sµng thay ®æi hÖ thèng qu¶n lý chi phÝ míi hay ch­a? Còng gièng nh­ bÊt cø mét sù thay ®æi kh¸c, khi thay ®æi ph­¬ng ph¸p qu¶n lý chi phÝ míi cÇn ph¶i ®­îc phæ biÕn trong toµn nh©n viªn. TÊt c¶ c¸c nh©n viªn ph¶i hiÓu r»ng sù thay thÕ ph­¬ng ph¸p ABC sÏ c¶i thiÖn t×nh h×nh chi phÝ hiÖn nay t¹i doanh nghiÖp. Thay b»ng viÖc cè g¾ng thay thÕ trªn diÖn réng, doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän ph­¬ng ph¸p hîp lý ®Ó truyÒn ®¹t th«ng tin cho nh©n viªn. §µo t¹o cho nh©n viªn vÒ hÖ thèng ABC rÊt cÇn thiÕt víi hai môc ®Ých chÝnh ®ã lµ gi¶i thÝch ®­îc dù cÇn thiÕt cña hÖ thèng qu¶n lý míi vµ h­íng dÉn cho ng­êi lao ®éng t¹o dùng còng nh­ sö dông hîp lý c¸c nguån lùc. C¸c ph­¬ng ph¸p ph©n bæ chi phÝ nµo nªn sö dông? HÖ thèng ABC cã thÓ ®­îc xem xÐt theo hai ph­¬ng thøc. §ã lµ quan ®iÓm vÒ ph©n bæ chi phÝ vµ quan ®iÓm vÒ chu tr×nh ph©n bæ. Cã thÓ ph©n bæ theo hai ph­¬ng ph¸p sau ®©y: Ph­¬ng ph¸p ph©n bæ theo hai giai ®o¹n vµ ph©n bæ theo nhiÒu giai ®o¹n. Trong ph­¬ng ph¸p ph©n bæ theo hai giai ®o¹n ( nh­ h×nh vÏ H3) C¸c tµi kho¶n nhá trong sæ c¸i tæng hîp ®­îc ph©n bæ cho nhiÒu ho¹t ®éng theo mét phÇn t­¬ng øng sö dông c¸c ngu«ng chi phÝ. Chi phÝ ph¸t sinh trong c¸c ho¹t ®éng nµy sau ®ã ®­îc ph©n bæ cho c¸c ®èi t­îng chÞu chi phÝ trong “giai ®o¹n hai” . C¸c chi phÝ C¸c ho¹t ®éng C¸c ®èi t­îng chÞu chi phÝ H.3: Dßng chi phÝ trong ph­¬ng ph¸p 2 giai ®o¹n (Nguån: B¸o c¸o vÒ Qu¶n lý tµi chÝnh, thùc hµnh vµ c¸c kü n¨ng qu¶n lý Häc viÖn qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n, 1993) C¸c chi phÝ Ho¹t ®éng 1 Ho¹t ®éng 2 Ho¹t ®éng 3 §èi t­îng chÞu chi phÝ H.4: Dßng chi phÝ theo ph­¬ng ph¸p nhiÒu giai ®o¹n (Nguån: B¸o c¸o vÒ Qu¶n lý tµi chÝnh, thùc hµnh vµ c¸c kü n¨ng qu¶n lý Häc viÖn qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n, 1993) Ph­¬ng ph¸p thø hai, ph­¬ng ph¸p ph©n bæ theo nhiÒu giai ®o¹n (xem H.4) cã nhiÒu c¶i tiÕn h¬n so víi ph­¬ng ph¸p cò, qua ®ã ph¶n ¸nh râ rÖt dßng chi phÝ thùc tÕ cña mét chu tr×nh qu¶n lý. Thay vµo viÖc chuyÓn chi phÝ tõ bªn trong sang c¸c ®èi t­îng chi phÝ trong chØ cã 2 giai ®o¹n th× ph­¬ng ph¸p hai ®Æt c¸c chi phÝ nµy trong mèi quan hÖ gi÷a c¸c ho¹t ®éng, vµ c¸c ho¹t ®éng kh¸c còng nh­ gi÷a c¸c ho¹t ®éng vµ ®èi t­îng chÞu chi phÝ cuèi cïng. Theo ph­¬ng ph¸p nµy th× mét ho¹t ®éng chÞu t¸c ®éng bëi mét hay nhiÒu ho¹t ®éng kh¸c, ®Ó t¹o ra s¶n phÈm, dÞch vô cuèi cïng. Sau khi doanh nghiÖp cã nh÷ng th«ng tin h÷u Ých tõ viÖc giíi thiÖu ®Çy ®ñ vÒ ph­¬ng ph¸p ABC còng nh­ tr¶ lêi ®­îc hÇu hÕt c¸c c©u hái trªn, b­íc tiÕp theo lµ lËp kÕ ho¹ch qua ®ã doanh nghiÖp cã thÓ øng dông tèt ABC trong qu¶n lý. Bao gåm c¸c néi dung sau: HÖ thèng c¸c môc tiªu trong dù ¸n cña c«ng ty. M« t¶ s¶n l­îng thùc mµ dù ¸n sÏ ®em l¹i. LËp ph¹m vi cña dù ¸n. M« t¶ c¬ cÊu tæ chøc cña dù ¸n. X¸c ®Þnh c¸c c¸ nh©n vµ c¬ cÊu tæ chøc tham dù trong dù ¸n. LËp thêi gian biÓu cho dù ¸n trong ®ã chØ ra ®­îc c¸c nhiÖm vô ph¶i hoµn thµnh vµ thêi gian cña dù ¸n. ­íc l­îng chi phÝ khi triÓn khai. 8. ThiÕt kÕ m« h×nh ABC trong qu¶n lý chi phÝ. Cã 4 b­íc c¬ b¶n trong viÖc thiÕt lËp hÖ thèng ABC cho c¸c c«ng ty s¶n xuÊt còng nh­ c¸c tæ chøc kinh doanh dÞch vô. B­íc 1: X¸c ®Þnh c¸c ho¹t ®éng cã liªn quan ®Ó s¶n xuÊt ra s¶n l­îng. B­íc 2: §­a ra c¸ch sö dông cña c¸c nguån lùc ®èi víi c¸c ho¹t ®éng. B­íc 3: X¸c ®Þnh s¶n l­îng s¶n xuÊt. B­íc 4: Liªn kÕt c¸c chi phÝ cho ho¹t ®éng nµy tíi s¶n l­îng ®Çu ra, th«ng qua ho¹t ®éng ph©n bæ chi phÝ. 8.1. X¸c ®Þnh c¸c ho¹t ®éng. B­íc ®Çu tiªn ®Ó ph¸t triÓn hÖ thèng ABC, c¬ cÊu tæ chøc chØ ra mét chuçi c¸c hµnh ®éng ®­îc diÔn ra trùc tiÕp vµ qua c¸c nguån lùc kh¸c t¸c ®éng. Sau ®ã tiÕn hµnh ph©n lo¹i hoÆc m· ho¸ c¸c ho¹t ®éng qua ®ã th«ng tin ®­îc tæng hîp. Cã ba m« h×nh m· ho¸ c¬ b¶n sau ®©y: C¸c trung t©m ho¹t ®éng: C¸c trung t©m ho¹t ®éng lµ tËp hîp c¸c ho¹t ®éng t¹o thµnh qu¸ tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp. Chóng rÊt h÷u dông khi c¸c bé phËn chøc n¨ng ®­îc tËp hîp thµnh mét khèi l­îng ho¹t ®éng lín vµ môc tiªu chÝnh cña hÖ thèng lµ hiÓu ®­îc chi phÝ cho ho¹t ®éng kinh doanh. C¸c thø bËc ho¹t ®éng: C¸c ho¹t ®éng nh»m s¶n xuÊt ra s¶n phÈm cuèi cïng cã thÓ ®­îc ph©n lo¹i theo thø bËc. VÝ dô trong c¸c c«ng ty s¶n xuÊt cã c¸c ph©n lo¹i nh­ sau: C¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt: Lµ c¸c ho¹t ®éng giai ®o¹n cã liªn quan trùc tiÕp ®Õn s¶n phÈm vµ dÞch vô cña mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt nµo ®ã. C¸c ho¹t ®éng nµy còng ®­îc chia nhá thµnh c¸c cÊp ®é kh¸c nh­: ®¬n vÞ phô trî, ®ît…. C¸c ho¹t ®éng phô trî s¶n xuÊt: lµ c¸c ®¬n vÞ phô trî cho s¶n xuÊt cña c¸c c«ng ®o¹n kh¸c trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt chung nh­ng kh«ng liªn quan trùc tiÕp ®Õn s¶n phÈm hay dÞch vô. C¬ cÊu tæ chøc vµ c¸c c«ng cô phôc vô cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt: Kh¸ch hµng hoÆc c¸c tiÖn nghi phôc vô cho c¸c ho¹t ®éng: cã mét sè lo¹i chi phÝ kh¸ch hµng hoÆc c¸c ho¹t ®éng liªn quan ®Õn thÞ tr­êng. §ã cã thÓ lµ l­u l­îng kh¸ch hµng, cÊp ®é kªnh ph©n phèi, thÞ tr­êng hoÆc vÞ thÕ cña doanh nghiÖp. S¶n phÈm vµ c¸c dßng s¶n phÈm cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng: cã thÓ ®­îc ph©n chia ra nhiÒu cÊp ®éng gièng nh­ ho¹t ®éng s¶n xuÊt. Ph©n lo¹i gi¸ trÞ cña ho¹t ®éng Mét sè h·ng lùa chän ph©n lo¹i c¸c ho¹t ®éng gãp phÇn vµo tæng s¶n l­îng s¶n phÈm hoÆc dÞch vô dùa theo møc ®é cÇn thiÕt cña ho¹t ®éng ®ã hoÆc nã cã ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ hay kh«ng. 8.2. Ph©n bæ c¸c nguån chi phÝ cho c¸c ho¹t ®éng. Sau khi c¸c c«ng viÖc ®­îc x¸c ®Þnh vµ m· hãa, c¸c nguån chi phÝ ph¶i ®­îc s¾p xÕp theo mçi ho¹t ®éng t­¬ng øng. Sæ c¸i kÕ to¸n cña c«ng ty th­êng b¾t ®Çu ghi râ c¸c th«ng tin vÒ c¸c nguån chi phÝ ®· sö dông ®Ó tiÕn hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt. C¸c nguån chi phÝ ®­îc ph©n bæ cho c¸c ho¹t ®éng theo ba c¸ch: ph©n bæ trùc tiÕp, dù tÝnh vµ ph©n bæ trùc tiÕp. Trong ph©n bæ trùc tiÕp, c¸c nguån lùc sö dông trªn thùc tÕ s÷ ®­îc tÝnh to¸n. Ph­¬ng ph¸p nµy tÝnh ®­îc chÝnh x¸c c¸c nguån chi sö dông cho mçi ho¹t ®éng nh­ng kh¸ tèn kÐm v× ®ßi hái ph¶i tÝnh to¸n ®­îc chÝnh x¸c møc sö dông thùc tÕ. Dù tÝnh c¸c nguån chi phÝ ®­îc sö dông trong mçi ho¹t ®éng qua c¸c kh¶o s¸t vµ ®iÒu tra mµ thiÕu ®i c¸c c¸ch thøc ®o l­êng trùc tiÕp. Khi mµ tÊt c¸c ph­¬ng thøc kh¸c kh«ng ­íc tÝnh ®­îc c¸c nguån lùc sö dông th× ph©n bæ trùc tiÕp ®­îc sö dông thay thÕ. Tuy nhiªn, ph­¬ng thøc nµy còng cÇn h¹n chÕ v× nã kh«ng lµm c¶i thiÖn tÝnh kinh tÕ cña c¸c ho¹t ®éng. 8.3 X¸c ®Þnh s¶n phÈm ®Çu ra. S¶n phÈm ®Çu ra bao gåm c¸c ®èi t­îng chi phÝ qua ®ã ho¹t ®éng s¶n xuÊt ®­îc duy tr×. C¸c s¶n phÈm ®Çu ra cã thÓ lµ c¸c s¶n phÈm, c¸c dÞch vô, c¸c kh¸c hµng, c¸c dù ¸n hoÆc c¸c c¬ héi kinh doanh. 8.4. Liªn kÕt c¸c chi phÝ ho¹t ®éng tíi s¶n phÈm ®Çu ra. C¸c chi phÝ ho¹t ®éng cã thÓ ®­îc liªn kÕt theo 3 c¸c gièng nh­ c¸c nguån chi phÝ vµ ®­îc ph©n bæ cho c¸c ho¹t ®éng: trùc tiÕp, dù b¸o, gi¸n tiÕp. V× cã nhiÒu s¶n phÈm ®Çu ra trong mét qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nªn ph©n bæ chi phÝ gi¸n tiÕp th­êng kh«ng kh¶ thi. C¸c c¸ch ph©n bæ trùc tiÕp kh«ng tèn chi phÝ, vµ dÔ dµng sö dông nh­ng kh«ng nªu ®­îc b¶n chÊt c¸c chi phÝ ®Ó s¶n xuÊt hoÆc ®wr sinh ra s¶n phÈm. V× vËy ph­¬ng ph¸p ­íc l­îng ®­îc dïng ®Ó liªn kÕt c¸c chi phÝ ho¹t ®éng víi s¶n phÈm ®Çu ra. 8.5. Ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thµnh ABC trong doanh nghiÖp. Ph­¬ng ph¸p ABC bao gåm c¸c giai ®o¹n sau: + Trong mét trung t©m chi phÝ ®­îc chia nhá thµnh nhiÒu lo¹i ho¹t déng kh¸c nhau. Sau ®ã chi phÝ t¹i mçi trung t©m sÏ ®­îc ph©n bæ cho mçi ho¹t ®éng sao cho chi phÝ ph©n bæ cã quan hÖ trùc tiÕp víi ho¹t ®éng ®­îc ph©n bæ. + Trong mçi lo¹i ho¹t ®éng, cÇn x¸c ®Þnh yÕu tè ®o l­êng sù thay ®æi cña møc sö dông chi phÝ. YÕu tè nµy cã thÓ gäi lµ tiªu chuÈn ph©n bæ chi phÝ cho mçi lo¹i s¶n phÈm hay gäi lµ ®èi t­îng chÞu chi phÝ. + C¸c ho¹t ®éng cã cïng tiªu chuÈn ph©n bæ l¹i ®­îc tËp hîp mét lÇn n÷a vµo mét “ trung t©m ph©n nhãm”. + Tuú theo tÝnh chÊt kü thuËt cña s¶n phÈm hoÆt tõng ®èi t­îng chÞu chi phÝ nhÊt ®Þnh ®Ó tiÕp tôc ph©n thµnh c¸c nhãm nhá hoÆc c¸c s¶n phÈm trung gian ®Ó tÝnh gi¸ thµnh. Kh¶ n¨ng sinh lîi cho mçi s¶n phÈm hay mét nhãm s¶n phÈm lµ vÊn ®Ò ®­îc tËp trung. Mét nhãm s¶n phÈm bao gåm nhiÒu s¶n phÈm t­¬ng tù nhau. Ph­¬ng ph¸p ABC ®· ®­îc ph¸t triÓn trªn c¬ së nghiªn cøu c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh, trong qu¸ tr×nh b¸n hµng vµ qu¶n lý ®èi víi doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. TËp hîp c¸c chi phÝ cho c¸c ho¹t ®éng nµy vµ cuèi cïng ph©n bæ cho tõng lo¹i s¶n phÈm c¨n cø vµo s¶n l­îng ho¹t ®éng liªn quan ®Õn s¶n phÈm. Chi phÝ b¸n hµng vµ qu¶n lý doanh nghiÖp Ho¹t ®éng 1 Ho¹t ®éng 2 Ho¹t ®éng 3 Ho¹t ®éng… Ho¹t ®éng n Tiªu chÝ ph©n bæ 1 Tiªu chÝ ph©n bæ 2 Tiªu chÝ ph©n bæ 3 Tiªu chÝ ph©n bæ .. Tiªu chÝ ph©n bæ n Nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng th­¬ng m¹i. Chi phÝ b¸n hµng: bao gåm toµn bé nh÷ng chi phÝ ph¸t sinh cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c ®¬n ®Æt hµng nh­ chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ l­¬ng nh©n viªn b¸n hµng, chi phÝ hoa hång b¸n hµng, chi phÝ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh vµ c¸c chi phÝ liªn quan tíi kh©u dù tr÷ hµng ho¸. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: bao gåm toµn bé nh÷ng kho¶n chi phÝ cho viÖc tæ chøc qu¶n lý nh­ vËt liÖu, c«ng cô, ®å dïng qu¶n lý, chi phÝ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh dïng trong toµn doanh nghiÖp, chi phÝ dÞch vô mua ngoµi nh­ ®iÖn, n­íc, ®iÖn tho¹i, söa ch÷a tµi s¶n, c¸c chi phÝ vÒ v¨n phßng phÈm, tiÕp t©n, héi nghÞ, ®µo t¹o …. C¸c b­íc thùc hiÖn ph©n bæ chi phÝ theo ABC Ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thµnh yªu cÇu viÖc tËp hîp vµ ph©n bæ chi phÝ theo 5 b­íc sau: B­íc 1: NhËn biÕt chi phÝ trùc tiÕp. B­íc 2: NhËn biÕt c¸c nhãm chi phÝ gi¸n tiÕp liªn quan tíi s¶n phÈm. B­íc 3: TiÕn hµnh chän lùa tiªu thøc ph©n bæ phï hîp cho tõng nhãm ho¹t ®éng th«ng qua thùc hiÖn c¸c pháng vÊn víi nh©n viªn tham gia t¹i tõng bé phËn, quan s¸t, ph©n tÝch ho¹t ®éng. B­íc 4: TÝnh to¸n tû lÖ ph©n bæ hîp lý. B­íc 5: Tæng hîp c¸c kÕt qu¶ thu ®­îc. 9. ¸p dông ph­¬ng ph¸p ABC trong ngµnh dÞch vô Trong khi ph­¬ng ph¸p ABC dïng chñ yÕu cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× nhiÒu ngµnh dÞch vô hiÖn nµy còng ®¹t ®­îc nhiÒu kÕt qu¶ trong viÖc øng dông ph­¬ng ph¸p ABC trong qu¶n lý chi phÝ. Trong thùc tiÔn, viÖc x©y dùng ho¹ch ®Þnh m« h×nh ABC lµ cÇn thiÕt cho mäi lo¹i h×nh doanh nghiÖp. §iÒu nµy kh«ng ng¹c nhiªn khi trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, hÖ thèng ABC ®· ®Ò cËp ®Õn tõng thµnh phÇn dÞch vô cña nhµ m¸y còng nh­ tæng thÓ cña doanh nghiÖp, nã ®· chó träng vµo c¸c chi phÝ gi¸n tiÕp còng nh­ chi phÝ hç trî cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nh÷ng chi phÝ nµy lµ chÝ phÝ ®Ó ®­a c¸c dÞch vô sang qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nh­ ®Æt hµng, vËn chuyÓn, l¾p ®Æt, thiÕt kÕ, kiÓm tra, ®µo t¹o vµ hç trî tÊt c¸c c¸c ho¹t ®éng dÞch vô. Thùc tÕ cho thÊy, c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng dÞch vô còng cã c¸c vÊn ®Ò qu¶n lý t­¬ng tù nh­ c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Hä ®Òu cÇn sö dông ph­¬ng ph¸p ABC ®Ó liªn kÕt c¸c nguån chi phÝ ph¶i bá ra ®Ó thu l¹i thu nhËp qua tõng s¶n phÈm vµ kh¸ch hµng ®­îc cung cÊp c¸c dÞch vô tõ nguån lùc nµy. ChØ ®Ó hiÓu ®­îc ®iÒu nµy, sù t¸c ®éng lÉn nhau cña gi¸ c¶, sù tiªu dïng cña kh¸ch hµng vµ qu¸ tr×nh c¶i thiÖn dÞch vô th× nh÷ng ng­êi qu¶n lý cÇn cã c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n vÒ: - §èi t­îng kh¸ch hµng mong muèn sÏ phôc vô. - Chñng lo¹i s¶n phÈm sÏ cung cÊp cho kh¸ch hµng ®ã. - Ph­¬ng thøc cung cÊp s¶n phÈm vµ dÞch vô chi kh¸ch hµng - Sè l­îng vµ dung l­îng cña c¸c nguån lùc mµ ph­¬ng ph¸p ®ã cung cÊp. 9.1. Qu¶n lý s¶n phÈm vµ kh¸ch hµng C¸c doanh nghiÖp dÞch vô th­êng cung cÊp sè l­îng lín c¸c lo¹i h×nh dÞch vô. Mçi s¶n phÈm víi tÝnh n¨ng riªng biÖt, cÇn cã nh÷ng yªu cÇu sö dông kh¸c nhau vÒ c¸c nguån lùc. DÞch vô th­êng xuyªn ph¶i ®¸nh gi¸ ®­îc tÝnh kinh tÕ ®a d¹ng cña dßng s¶n phÈm, quyÕt ®Þnh vÒ gi¸ c¶, chÊt l­îng, sù phôc vô kh¸ch nhiÖt t×nh, ph­¬ng thøc giíi thiÖu s¶n phÈm, vµ sù ®æi míi kh«ng ngõng tõng s¶n phÈm dÞch vô. Chi phÝ vµ lîi nhuËn thu ®­îc tõ mçi s¶n phÈm lµ yÕu tè ®Çu tiªn cho bÊt cø quyÕt ®Þnh nµo cña doanh nghiÖp. Tuy nhiªn, c¸c doanh nghiÖp dÞch vô cÇn chó ý ®Õn tÝnh kinh tÕ cña kh¸ch hµng h¬n c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. VÝ dô, víi mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt cung cÊp mét s¶n phÈm ra thÞ tr­êng, hä cã thÓ ph¶i tÝnh to¸n chi phÝ s¶n xuÊt ra s¶n phÈm ®ã mµ kh«ng cÇn ph¶i chó träng ®Õn viÖc kh¸ch hµng sÏ sö dông s¶n phÈm ®ã nh­ thÕ nµo vµ c¸c chi phÝ s¶n xuÊt lµ ®éc lËp. ChØ cã chi phÝ qu¶ng c¸o, b¸n hµng, ®Æt hµng, giao hµng vµ s¶n xuÊt lµ ®­îc quan t©m nhiÒu nhÊt. Ng­îc l¹i, víi c¸c doanh nghiÖp cung cÊp dÞch vô ngay c¶ ®èi víi s¶n phÈm b×nh th­êng nhÊt còng bÞ chi phèi bëi th¸i ®é cña kh¸ch hµng. Sù thay ®æi nhu cÇu vÒ c¸c nguån lùc trong dÞch vô bÞ chi phèi nhiÒu bëi kh¸ch hµng h¬n lµ trong s¶n xuÊt. Mét dÞch vô cã thÓ quyÕt ®Þnh vµ ®iÒu chØnh hiÖu qu¶ cña b¶n th©n mçi ho¹t ®éng, nh­ng kh¸ch hµng lµ ng­êi quyÕt ®Þnh sè l­îng cÇu vÒ ho¹t ®éng ®ã. ChÝnh v× vËy, doanh nghiÖp dÞch vô thÝch sö dông hÖ thèng ABC ®Ó tÝnh to¸n c¸c th«ng tin vÒ chi phÝ vµ lîi nhuËn ®em l¹i h¬n lµ lµm b¸o c¸o vµ qu¶n lý lîi nhuËn theo tõng nhãm kh¸ch hµng riªng lÎ. 9.2. §Þnh h­íng chuçi c¸c dÞch vô kh¸ch hµng NÕu c¸c doanh nghiÖp dÞch vô hiÓu ®­îc nh÷ng së thÝch cña kh¸ch hµng theo tõng nhãm, hä cã thÓ thiÕt lËp ®­îc dÞch vô sÏ cung cÊp vµ ph­¬ng thøc ®­a nh÷ng dÞch vô ®ã ®Õn kh¸ch hµng nh»m tho¶ m·n nhu cÇu cña l­îng kh¸ch nµy. V× c¸c ngµnh dÞch vô lu«n ph¶i g¾n liÒn víi kh¸ch hµng nªn bÊt kú quyÕt ®Þnh nµo vÒ cung cÊp dÞch vô, gi¸ c¶, vµ ®em ®Õn cho kh¸ch hµng ®Òu ph¶i cã t¸c ®éng qua l¹i gi÷a së thÝch cña kh¸ch hµng vµ gi¸ c¶ ®Ó tho¶ m·n nh÷ng së thÝch ®ã. Qua viÖc sö dông cïng mét lóc hÖ thèng ABC vµ nh÷ng th«ng tin ®Þnh h×nh vµ ®Þnh tÝnh vÒ nhu cÇu cña kh¸ch hµng, doanh nghiÖp cã thÓ ®­a ra quyÕt ®Þnh tho¶ m·n nhu cÇu cña tõng bé phËn kh¸ch hµng. 9.3. LËp ng©n s¸ch tæ chøc cung cÊp c¸c nguån lùc. Sau cïng, m« h×nh ABC chÝnh x¸c liªn kÕt c¸ch thøc sö dông c¸c nguån lùc víi c¸c ho¹t ®éng thùc tÕ vµ sau ®ã víi cÇu cña tõng lîi s¶n phÈm hoÆc kh¸ch hµng, sÏ gióp doanh nghiÖp dÔ dµng ®­a ra quyÕt ®Þnh cung cÊp nguån lùc nµo lµ hîp lý. 9.4. Nh÷ng khã kh¨n khi ¸p dông ABC trong mét Doanh nghiÖp dÞch vô. Khi ¸p dông ABC trong qu¶n lý chi phÝ, thùc tÕ cho thÊy c¶ trong dÞch vô hay s¶n xuÊt ®Òu cã qui t¾c c¬ b¶n lµ gièng nhau, nh­ng còng cã mét sè kh¸c biÖt trong thùc tÕ. Tr­íc hÕt, s¶n phÈm ®Çu ra cña kinh doanh dÞch vô th­êng kh«ng thÓ ®Þnh nghÜa ®­îc. S¶n phÈm cña doanh nghiÖp dÞch vô ®­îc miªu t¶ nh­ mét “ch­¬ng tr×nh dÞch vô víi nhiÒu tiÖn Ých”, nhiÒu tiÖn Ých kh«ng dÔ miªu t¶: vÝ dô, sù nhanh chãng cña dÞch vô, chÊt l­îng th«ng tin, vµ møc ®é hµi lßng mang l¹i. Thø hai, ho¹t ®éng ph¶n håi trong c¸ yªu cÇu dÞch vô th­êng kh«ng dù b¸o tr­íc ®­îc. DÞch vô kh«ng l­u kho, v× vËy nªn nh÷ng chi phÝ v« Ých kh«ng thÓ bá ®i ®­îc. Thø ba, sè l­îng chi phÝ cho ho¹t ®éng dÞch vô biÓu hiÖn phÇn lín trong tæng chi phÝ vµ rÊt khã cã thÓ liªn kÕt víi c¸c ho¹t ®éng ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm ®Çu ra . Trong thùc tÕ, hÇu hÕt kinh doanh dÞch vô lµ giao dÞch trùc tiÕp víi kh¸ch hµng. Nªn thêi gian bá ra ®Ó giao dÞch víi kh¸ch th­êng thay ®æi phï hîp víi tõng t×nh huèng kh¸ch nhau. V× vËy, chi phÝ tÝnh to¸n vµ ®o l­êng ®èi víi mçi s¶n phÈm ch­a qui chuÈn trong kinh doanh dÞch vô th­êng rÊt khã vµ ®iÒu nµy lµm gi¶m tÝnh chÝnh x¸c khi ¸p dông hÒ thèng ABC trong qu¶n lý chi phÝ. 10. ¦u vµ nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p ABC. ¦u ®iÓm: Chi phÝ cho s¶n phÈm ®­îc hç trî bëi kÕ ho¹ch chi phÝ cho tõng ho¹t ®éng. Cã nhiÒu c¬ héi ®Ó kiÓm tra c¸c qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. X¸c ®Þnh ®­îc c¸c gi¸ trÞ ph¸t sinh trong mçi ho¹t ®éng vµ cã thÓ gi¶m thiÓu c¸c ph¸t sinh ®ã. Gióp cã c¬ së x¸c ®Þnh ®­îc kh¶ n¨ng s¶n xuÊt vµ g¾n liÒn víi c¸cmôc tiªu chiÕn l­îc vµ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt thùc tÕ. Gióp qu¶n lý ®­îc c¸c th«ng tin vÒ chi phÝ. Gióp cã c¸c d÷ liÖu cÒ chi phÝ chÝnh x¸c cho qu¶n lý s¶n xuÊt. C¸c chi phÝ râ rµng, dÔ hiÓu vµ dÔ xö lý. Nh­îc ®iÓm C¸c ®Þnh nghÜa trë nªn qu¸ chi tiÕt vµ m« h×nh phøc t¹p vµ rÊt khã qu¶n lý. Kh«ng ®¸nh gi¸ ®­îc ®óng møc nhiÖm vô thu thËp c¸c d÷ liÖu chñ ®¹o cña tõng ho¹t ®éng. 11. KÕt luËn HÖ thèng ABC cung cÊp th«ng tin chi phÝ chÝnh x¸c h¬n vÒ c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, c¸c qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ th«ng tin veef s¶n phÈm, dÞch vô vµ kh¸ch hµng ®­îc cung cÊp dÞch vô. ABC chó träng ®Õn c¸ch tæ chøc c¸c ho¹t ®éng trong s¶n cuÊt nh­ mét nh©n tè mÊu chèt ®Ó ph©n tÝch sù thay ®æi chi phÝ trong toµn bé c¬ cÊu qua viÖc liªn kÕt c¸c nguån lùc chi phÝ vµ qu¸ tr×nh kinh doanh ®­îc lËp nªn bëi c¸c nguån lùc ®ã. C¸c chi phÝ ho¹t ®éng, thu thËp ®­îc tõ hÖ thèng th«ng tin t­¬ng hç, chi phèi c¸c chi phÝ t¹o ra s¶n phÈm, dÞch vô vµ kh¸ch hµng, t¹o nªn nhu cÇu cho tõng ho¹t ®éng s¶n xuÊt. C¸c qui tr×nh nµy gióp doanh nghiÖp dù tÝnh chÝnh x¸c sè l­îng vµ ®¬n vÞ chi phÝ cña c¸c ho¹t ®éng vµ c¸c nguån lùc tham gia vµo s¶n xuÊt s¶n phÈm, dÞch vô vµ phôc vô kh¸ch hµng.