Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Kế toán thu - Chi ngân sách nhà nước bằng tiền mặt tại kho bạc nhà nước Na Hang

õ tên, mã số thuế của đối tượng nộp thuế, tên KBNN nơi thực hiện thu NSNN; tên và mã số cơ quan quản lý thu ra thông báo thu; ghi chi tiết về loại thuế, tháng và năm của thông báo thu hoặc tờ khai thuế; số và ngày của tờ khai Hải quan (nếu có). Phần liệt kê các khoản nộp được chi tiết từng nội dung theo kỳ thuế, mục lục ngân sách và số tiền; mỗi khoản ghi vào một dòng. Tổng số tiền nộp ngân sách bằng số và bằng chữ Lưu ý: Trường hợp đối tượng nộp thuế trực tiếp nộp tiền thuế vào KBNN thì ghi tên, mã số thuế trên dòng đối tượng nộp tiền và dòng đối tượng nộp thuế; không phải ghi cơ quan quản lý thu và mã số cơ quan thu. Trường hợp đối tượng nộp tiền được ủy nhiệm nộp tiền thuế của đối tượng nộp thuế ngoài việc phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp tiền, còn phải ghi rõ tên, mã số thuế của đối tượng nộp thuế; không phải ghi dòng cơ quan quản lý thu và mã số cơ quan thu. Trường hợp cơ quan quản lý thu nộp các khoản đã thu của các đối tượng nộp thuế vào NSNN, phải ghi rõ tên, số CMND, địa chỉ của người nộp tiền vào dòng “Đối tượng nộp tiền”; cơ quan quản lý thu và mã số của cơ quan thu; không phải ghi tên và mã số thuế vào dòng “Đối tượng nộp thuế”. Kho bạc Nhà nước: Kế toán kiểm soát các yếu tố trên chứng từ; Ghi mã địa bàn của đối tượng nộp thuế,mã nguồn, mã điều tiết của từng khoản thu và các tài khoản thu và các tài khoản liên quan. Thủ quỹ thu tiền, ghi ngày, tháng và đóng dấu “ĐÃ THU TIỀN” lên giấy nộp tiền. Riêng trường hợp nộp tiền mặt vào NSNN tại các điểm thu thuộc KBNN, kế toán trưởng chỉ ký trên Bảng kê chứng từ thu NSNN, không phải ký trên chứng từ giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt (phần ký chức danh Kế toán trưởng bỏ trống) Luân chuyển chứng từ Đối tượng nộp lập 3 liên Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt mang đến cơ quan KBNN KBNN sử dụng 1 liên làm chứng từ hạch toán thu NSNN (hoặc để lập Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN), liên 2 trả lại người nộp tiền, liên 3 gửi cơ quan thu trực tiếp quản lý đối tượng nộp 3.2. Lệnh chi tiền (Mẫu số C2-01/NS) Mục đích: Lệnh chi tiền là chứng từ kế toán do cơ quan Tài chính lập, yêu cầu KBNN thực hiện trích quỹ NSNN để cấp kinh phí ngân sách cho các đối tượng thụ hưởng hoặc chuyển nguồn kinh phí ngân sách; là căn cứ để KBNN hạch toán chi NSNN. Phương pháp và trách nhiệm ghi chép: Cơ quan Tài chính: Lệnh chi tiền phải được đánh số liên tục trong kỳ kế toán, ghi rõ ngày, tháng, năm lập lệnh, số hiệu của Thông tri duyệt y dự toán, niên độ ngân sách. Ghi rõ tên, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, số hiệu tài khoản của đơn vị, cá nhân thụ hưởng tại Ngân hàng hoặc KBNN và tên Ngân hàng, KBNN nơi đơn vị, cá nhân mở tài khoản hoặc tên, mã số và số hiệu tài khoản của chương trình mục tiêu. Phần liệt kê các khoản chi ghi chi tiết theo nội dung chi, mục lục ngân sách, mã nguồn và số tiền, mỗi mục chi ghi trên một dòng. Tổng số tiền ghi bằng số và bằng chữ. Kho bạc Nhà nước: Định khoản nghiệp vụ chi NSNN trong ô "Phần do KBNN ghi". Luân chuyển chứng từ: Cơ quan Tài chính lập Lệnh chi tiền (gồm 04 liên) chuyển sang KBNN đồng cấp. Tại KBNN, các liên chứng từ được xử lý như sau: Trường hợp đơn vị thụ hưởng có tài khoản tại KBNN nơi nhận lệnh chi tiền: 01 liên làm chứng từ hạch toán và lưu, 01 liên để báo Có cho đơn vị. Trường hợp đơn vị hưởng có tài khoản tại ngân hàng hoặc KBNN khác: 01 liên làm chứng từ hạch toán và lưu, các liên chứng từ còn lại được sử dụng làm chứng từ thanh toán hoặc huỷ bỏ (tuỳ theo phương thức thanh toán). 3.3. Lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm lĩnh tiền mặt (Mẫu số C2-02/NS) Mục đích: Lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm lĩnh tiền mặt là chứng từ kế toán do Ban tài chính xã lập, yêu cầu KBNN trích quỹ ngân sách xã bằng tiền mặt; là căn cứ để KBNN hạch toán chi ngân sách xã. Phương pháp và trách nhiệm ghi chép: Ban Tài chính xã: Lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm lĩnh tiền mặt phải được đánh số liên tục trong kỳ kế toán, ghi rõ ngày, tháng, năm lập lệnh và niên độ ngân sách. Gạch chéo vào ô "Thực chi" nếu dùng Lệnh chi tiền để tạm ứng chi, gạch chéo vào ô "Tạm ứng" nếu dùng Lệnh chi tiền để cấp phát thực chi. Ghi rõ tên xã, mã số đơn vị sử dụng ngân sách của xã, số hiệu tài khoản và KBNN nơi xã mở tài khoản chi ngân sách (hoặc tên, mã chương trình mục tiêu). Ghi rõ họ tên, số chứng minh thư nhân dân, nơi cấp, ngày cấp của người lĩnh tiền. Phần liệt kê các khoản chi ghi chi tiết theo nội dung chi, mã nguồn, mục lục ngân sách và số tiền, mỗi mục chi ghi trên một dòng (nếu rút tiền cho nhiều chương, nhiều nguồn vốn thì lập bảng kê mẫu số 15, ban hành kèm theo Thông tư số 60/2003/TT-BTC ngày 23/06/2003 của Bộ Tài Chính) Tổng số tiền ghi bằng số và bằng chữ. Người lĩnh tiền sau khi nhận đủ tiền thì ký xác nhận trên chứng từ. Kho bạc nhà nước: Kế toán định khoản nghiệp vụ chi ngân sách xã trong ô "Phần do KBNN ghi" Sau khi giao tiền cho người lĩnh tiền, thủ quỹ đóng dấu "ĐÃ CHI TIỀN" và ghi ngày tháng năm vào dòng "KBNN ghi sổ và trả tiền ngày". Luân chuyển chứng từ Ban Tài chính xã Lập lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm giấy lĩnh tiền mặt (gồm 02 liên) gửi KBNN nơi mở tài khoản. KBNN sử dụng liên 1 làm chứng từ hạch toán chi ngân sách xã và xuất tiền mặt; liên 2 báo Nợ cho xã. 3.4. Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (Mẫu số C2-04/NS) Mục đích: Giấy rút dự toán kiêm giấy lĩnh tiền mặt là chứng từ kế toán do đơn vị sử dụng ngân sách lập để rút kinh phí ngân sách; là căn cứ để KBNN hạch toán chi NSNN. Chứng từ này được sử dụng cho dự toán kinh phí thường xuyên và dự toán kinh phí ủy quyến. Trường hợp dùng để rút dự toán kinh phí ủy quyền đơn vị phải ghi rõ “Kinh phí ủy quyền” trên các liên của chứng từ để phân biệt. Phương pháp và và trách nhiệm ghi chép: Đơn vị sử dụng ngân sách: - Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt phải được đánh số liên tục trong kỳ kế toán, ghi rõ ngày, tháng, năm lập giấy, niên độ ngân sách. - Nếu dùng giấy rút kinh phí để rút tạm ứng kinh phí, đơn vị gạch chéo ô “Thực chi” và ngược lại, nếu dùng giấy rút kinh phí để rút thanh toán thực chi, đơn vị gạch chéo ô “Tạm ứng”. - Ghi rõ tên, số tài khoản, mã số đơn vị sử dụng ngân sách của đơn vị, tên KBNN nơi đơn vị lĩnh tiền (hoặc tên, mã hiệu chương trình mục tiêu). - Ghi rõ họ tên người lĩnh tiền, số chứng minh thư nhân dân,nơi cấp, ngày cấp. - Phần liệt kê các khoản kinh phí xin rút ghi nội dung tính chất nguồn kinh phí, chi tiết theo nội dung thanh toán, mã nguồn ngân sách (nếu có), mục lục NSNN và số tiền; mỗi mục chi ghi trên một dòng. - Tổng số kinh phí xin rút được ghi bằng số và bằng chữ. Kho bạc Nhà nước: - Ghi mã tính chất nguồn kinh phí tương ứng với nội dung tính chất nguồn kinh phí do đơn vị sử dụng ngân sách đã ghi. - Kế toán định khoản nghiệp vụ chi NSNN vào ô “Phần do KBNN ghi”. - Sau khi chi tiền cho đơn vị, thủ quỹ ghi ngày, tháng, năm vào dòng “KBNN ghi sổ và trả tiền ngày…”, đóng dấu “ĐÃ CHI TIỀN” và trả chứng từ cho đơn vị. Luân chuyển chứng từ: - Đơn vị sử dụng ngân sách lập 02 liên giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt gửi KBNN nơi giao dịch. - KBNN sử dụng 01 liên làm chứng từ hạch toán và lưu, 01 liên trả lại đơn vị 3.5. Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (CTMT) (Mẫu số C2-04b/NS) Mục đích: Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (CTMT) là chứng từ kế toán do chủ đầu tư dự án lập gửi đến KBNN để rút vốn chương trình mục tiêu, vốn sự nghiệp kinh tế không mang tính chất đầu tư và xây dựng; là căn cứ để KBNN hạch toán chi NSNN. Phương pháp và trách nhiệm ghi chép: Phương pháp và trách nhiệm ghi chép trên Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (CTMT) được thực hiện tương tự như Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiến mặt (mẫu số C2 -04/NS). Luân chuyển chứng từ: - Chủ đầu tư dự án lập 03 liên Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt (CTMT) gửi đến KBNN nơi giao dịch. - Sau khi chi tiền cho đơn vị thủ quỹ ghi ngày, tháng, năm vào dòng “KBNN ghi sổ và trả tiền ngày…”, đóng dấu “ĐÃ CHI TIỀN”. - Kế toán sử dụng 01 liên chứng từ để hạch toán và lưu, 01 liên trả lại đơn vị, 01 liên gửi bộ phận nghiệp vụ để theo dõi. 3.6. Phiếu nhập dự toán ngân sách Mục đích: Phiếu nhập dự toán ngân sách là chứng từ kế toán do kế toán KBNN lập để hạch toán và theo dõi dự toán ngân sách của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (kể cả ngân sách cấp xã); làm căn cứ kiểm soát, thanh toán chi ngân sách cho đơn vị sử dụng ngân sách. Phiếu nhập dự toán ngân sách được sử dụng trong trường hợp hạch toán kế toán dự toán thường xuyên hoặc dự toán kinh phí ủy quyền có tính chất thường xuyên. Phiếu nhập dự toán ngân sách được sử dụng chung cho trường hợp nhập dự toán ban đầu, dự toán bổ sung, dự toán điều chỉnh. Phương pháp ghi chép và trách nhiệm: Kế toán căn cứ quyết định giao dự toán ngân sách của cấp có thẩm quyền cho đơn vị sử dụng ngân sách để lập Phiếu nhập dự toán ngân sách. Kế toán ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ như: cấp ngân sách, niên độ ngân sách, loại kinh phí (kinh phí thường xuyên, kinh phí ủy quyền), tên, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, loại dự toán (dự toán ban đầu, dự toán bổ sung, dự toán điều chỉnh), mã tính chất nguồn kinh phí, cơ cấu phân bổ ngân sách (chương, loại, khoản, nhóm mục), số tiền, ngày hạch toán…;sau đó ký xác nhận trên chứng từ theo chức danh quy định. Luân chuyển chứng từ: Phiếu nhập dự toán ngân sách được lập 02 liên: 01 liên lưu cùng với hồ sơ dự toán kinh phí, 01 liên sử dụng để hạch toán và lưu cùng với chứng từ 4. Tài khoản kế toán liên quan đến hoạt động Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt Khái niệm: Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liện tục, có hệ thống tình hình vận động của các đối tượng kế toán do KBNN quản lý. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Tất cả các tài khoản được sử dụng trong kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN gọi là Hệ thống tài khoản kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN do Bộ Tài chính quy định gồm có: loại tài khoản, số hiệu tài khoản, nội dung và phương pháp ghi chép của từng tài khoản Một số tài khoản kế toán liên quan đến Kế toán thu – chi NSNN b tiền mặt: Loại TK bậc I TÊN TÀI KHOẢN III Chi từ nguồn vốn ngân sách và các nguồn vốn khác 30 Chi ngân sách trung ương 31 Chi ngân sách cấp tỉnh 32 Chi ngân sách cấp huyện 33 Chi ngân sách cấp xã 34 Cấp phát vốn đầu tư thuộc NSNN 35 Cấp phát vốn Chương trình mục tiêu V Vốn bằng tiền 50 Tiền mặt VII Thu ngân sách nhà nước 70 Thu ngân sách trung ương 71 Thu ngân sách cấp tỉnh 72 Thu ngân sách cấp huyện 73 Thu ngân sách cấp xã 74 Điều tiết thu NSNN 4.1. Tài khoản loại III – Chi từ nguồn vốn NSNN và các nguồn vốn khác Loại tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi thường xuyên, chi đầu tư và chi chương trình mục tiêu của NSNN các cấp. Ngoài ra, nhóm các tài khoản loại này còn sử dụng để theo dõi tình hình cấp phát vốn đầu tư từ các nguồn vốn khác không thuộc NSNN. Hạch toán trên các tài khoản loại III phải tuyệt đối chấp hành chế độ kiểm soát, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN và các quy định về quản lý cấp phát, thanh toán vốn đầu tư; Mọi khoản chi về ngân sách và thanh toán vốn đầu tư phải có nguồn tài chính bảo đảm (dự toán kinh phí thường xuyên, nguồn vốn đầu tư, dự toán kinh phí đầu tư…). Các tài khoản chi NSNN và thanh toán vốn đầu tư từ nguồn vốn NSNN có các tài khoản chi tiết bậc II chi tiết theo cấp ngân sách (trung ương, tỉnh, huyện) 4.1.1 Tài khoản 30 - Chi ngân sách trung ương Tài khoản này phản ánh các khoản chi của NSTW gồm các khoản thực chi và tạm ứng theo các phương thức chi: Dự toán kinh phí thường xuyên, vốn chương trình mục tiêu, dự toán kinh phí đầu tư và bằng lệnh chi tiền. * Bên Nợ: + Phản ánh các khoản thực chi, tạm ứng chi NSTW. + Phục hồi chi ngân sách năm trước (chi phát sinh ở KBNN và KBNN tỉnh). * Bên Có: + Hạch toán giảm tạm ứng chi NSTW do thu hồi tạm ứng hoặc chuyển từ tạm ứng thành thực chi. + Hạch toán giảm chi, thu hồi các khoản thực chi ngân sách. + Kết chuyển chi NSTW về KBNN cấp trên (phát sinh ở KBNN tỉnh và KBNN huyện). + Quyết toán chi NSTW (chỉ phát sinh ở KBNN). * Số dư Nợ: Phản ánh số chi NSTW chưa quyết toán. 4.1.2 Tài khoản 31 - Chi ngân sách cấp tỉnh Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi của ngân sách cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là ngân sách cấp tỉnh), gồm các khoản chi theo dự toán kinh phí thường xuyên, vốn chương trình mục tiêu, dự toán kinh phí đầu tư và lệnh chi tiền. * Bên Nợ: + Phản ánh các khoản thực chi, tạm ứng chi NS cấp tỉnh. + Phục hồi chi NS cấp tỉnh năm trước (chỉ phát sinh ở KBNN tỉnh). * Bên Có: + Hạch toán giảm tạm ứng chi NS cấp tỉnh do thu hồi tạm ứng hoặc chuyển từ tạm ứng thành thực chi. + Hạch toán giảm chi, thu hồi các khoản thực chi NS. + Kết chuyển chi ngân sách cấp tỉnh về KBNN cấp trên (chỉ phát sinh ở KBNN huyện và văn phòng KBNN tỉnh). + Quyết toán chi NS cấp tỉnh (chỉ phát sinh ở KBNN tỉnh) * Số dư Nợ: Phản ánh số chi ngân sách cấp tỉnh chưa quyết toán. 4.1.3 Tài khoản 32 - Chi ngân sách cấp huyện Tài khoản này dùng để hạch toán các khoản chi theo dự toán kinh phí thường xuyên, vốn chưong trình mục tiêu, dự toán kinh phí đầu tư và các khoản chi theo lệnh chi tiền do Phòng Tài chính trực tiếp cấp phát thuộc ngân sách cấp huyện. * Bên Nợ: Phản ánh các khoản thực chi, tạm ứng chi từ ngân sách cấp huyện. * Bên Có: + Hạch toán giảm tạm ứng do thu hồi tạm ứng hoặc chuyển từ tạm ứng thành thực chi. + Hạch toán giảm chi, thu hồi các khoản thực chi. + Quyết toán chi ngân sách cấp huyện (chỉ phát sinh ở KBNN huyện). * Số dư Nợ: Phản ánh số chi ngân sách cấp huyện chưa quyết toán. 4.1.4 Tài khoản 33 - Chi ngân sách cẫp xã Tài khoản này dùng để hạch toán các khoản chi thuộc ngân sách cấp xã. * Bên Nợ: Phản ánh các khoản thực chi, tạm ứng chi từ ngân sách cấp xã. * Bên Có: + Hạch toán giảm tạm ứng do thu hồi tạm ứng hoặc chuyển từ tạm ứng thành thực chi. + Hạch toán giảm chi, thu hồi các khoản thực chi. + Quyết toán chi ngân sách cấp xã. * Số dư Nợ: Phản ánh số chi ngân sách cấp xã chưa quyết toán. 4.1.5 - Cấp phát vốn đầu tư thuộc NSNN Tài khoản này phản ánh các khoản tạm ứng và thực chi vốn đầu tư, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư từ nguồn vốn NSNN cho các dự án đầu tư. Theo đề nghị của chủ đầu tư, vốn đã cấp tạm ứng được chuyển thành thanh toán khi có đủ các điều kiện kiểm soát chi theo quy định. * Bên Nợ: Số vốn đầu tư tạm ứng, thực chi cho các công trình, dự án. * Bên Có: + Chuyển số vốn tạm ứng đầu tư sang thực chi. + Số vốn tạm ứng hoặc thực chi về đầu tư được thu hồi. + Kết chuyển vốn đã cấp phát khi quyết toán công trình được phê duyệt. * Số dư Nợ: Số vốn đầu tư đã tạm ứng, thực chi chưa quyết toán. 4.1.6. Tài khoản 35 - Cấp phát vốn chương trình mục tiêu Tài khoản này phản ánh các khoản tạm ứng và thực chi vốn các chương trình mục tiêu từ nguồn vốn NSNN. * Bên Nợ: Số tạm ứng và thực chi vốn chương trình mục tiêu cho các công trình dự án. * Bên Có: + Số tạm ứng vốn chương trình mục tiêu cho các công trình, dự án được chuyển sang thực chi. + Số vốn đã cấp tạm ứng hoặc thực chi được thu hồi. + Kết chuyển vốn đã cấp phát khi quyết toán dự án, CTMT. * Số dư Nợ: Số vốn CTMT đã tạm ứng, thực chi chưa được quyết toán. 4.2.Tài khoản loại V – Vốn bằng tiền Loại tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền tại KBNN như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngoại tệ, kim loại quý… Tài khoản 50 – Tiền mặt bằng đồng Việt Nam Tài khoản này dùng để phản ánh tính hình nhập, xuất và tồn quỹ tiền mặt bằng đồng Việt Nam tại KBNN. Tài khoản này có các tài khoản bậc II được mở theo hiện trạng và yêu cầu quản lý của từng tiền mặt. Tài khoản 50 - Tiền mặt bằng Đồng Việt Nam Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn quỹ tiền mặt bằng đồng Việt Nam tại KBNN. * Bên Nợ: Các khoản tiền mặt nhập quỹ, kho. * Bên Có: Các khoản tiền mặt xuất kho, quỹ. * Số dư Nợ: Số tiền mặt còn tại quỹ, kho. 4.3.Tài khoản loại VII – Thu NSNN Loại tài khoản này dùng để phản ánh số thu của NSNN và số điều tiết cho NS các cấp. Việc phản ánh trên tài khoản loại này cần phải tuyệt đối chấp hành chế độ tập trung, quản lý các khoản thu NSNN qua KBNN. Kế toán chi tiết thu NSNN theo các tiêu thức sau: Cấp ngân sách: trung ương, tỉnh, huyện, xã Niên độ ngân sách: năm nay, năm trước, năm sau Theo tính chất khoản thu: trong cân đối, tạm thu chưa đưa vào cân đối ngân sách Theo mục lục NSNN, mã số đối tượng nộp thuế, mã nguồn ngân sách (nếu có). 4.3.1 Tài khoản 70 - Thu ngân sách trung ương Tài khoản này dùng phản ánh các khoản thu NSNN đã được điều tiết cho NSTW * Bên Nợ: + Các khoản thoái thu NSTW. + Kết chuyển thu NSTW năm trước về KBNN cấp trên theo Lệnh tất toán tài khoản. + Kết chuyển thu ngân sách trung ương khi quyết toán năm trước được duyệt. * Bên Có: + Các khoản thu NSTW. + Phục hồi thu NSTW năm trước (chỉ phát sinh ở KBNN và các KBNN tỉnh, thành phố) * Số dư Có: Phản ánh số thu ngân sách trung ương chưa quyết toán. 4.3.2 Tài khoản 71 - Thu ngân sách cấp tỉnh Tài khoản này được mở tại các KBNN tỉnh, huyện để phản ánh các khoản thu NSNN đã được điểu tiết cho ngân sách cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (ngân sách cấp tỉnh). * Bên Nợ: + Các khoản thoái thu thuộc NS cấp tỉnh. + Kết chuyển số thu ngân sách cấp tỉnh năm trước về KBNN tỉnh. + Kết chuyển số thu ngân sách cấp tỉnh năm trước khi quyết toán năm được duyệt. * Bên Có: + Các khoản thu ngân sách cấp tỉnh. + Phục hồi số thu ngân sách cấp tỉnh năm trước (chỉ phát sinh ở KBNN tỉnh * Số dư Có: Phản ánh số thu ngân sách cấp tỉnh chưa quyết toán. 4.3.3 Tài khoản 72 - Thu ngân sách cấp huyện Tài khoản này được mở tại KBNN tỉnh, huyện để phản ánh các khoản thu ngân sách đã điều tiết cho ngân sách quận, huyện, thị xã (ngân sách cấp huyện). * Bên Nợ: + Các khoản thoái thu thuộc ngân sách cấp huyện. + Kết chuyển số thu của ngân sách cấp huyện năm trước khi quyết toán năm được duyệt. * Bên Có: Các khoản thu của ngân sách cấp huyện. * Số dư Có: Số thu của ngân sách huyện chưa quyết toán. 4.3.4 Tài khoản 73 - Thu ngân sách cấp xã Nội dung, kết cấu của Tài khoản 73 tương tự như Tài khoản 70, 71, 72 nhưng hạch toán các khoản thu ngân sách cấp xã, phường, thị trấn (ngân sách cấp xã). 4.3.5 Tài khoản 74 - Điều tiết thu NSNN Tài khoản này dùng để điểu tiết các khoản thu của NSNN cho các cấp ngân sách. * Bên Nợ: + Số điều tiết cho ngân sách các cấp. + Điều chỉnh số thoái thu NSNN. * Bên Có: + Số thu NSNN. + Điều chỉnh số thoái thu NSNN. * Tài khoản này không có số dư. 5. Một số loại sổ kế toán liên quan đến Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt Khái niệm: Số kế toán là tài liệu kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thu, chi NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN. Sổ kế toán bao gồm Sổ cái và các Sổ chi tiết. Sổ cái: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và cả niên độ kế toán theo nội dung nghiệp vụ (theo tài khoản kế toán áp dụng trong hệ thống KBNN). Số liệu trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình thu – chi ngân sách, tình hình tài sản, nguồn vốn, quá trình hoạt động nghiệp vụ của một đơn vị KBNN. Sổ chi tiết: dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần thiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, quá trình hoạt động nghiệp vụ của hệ thống KBNN. 5.1 Sổ cái tài khoản trong bảng (Mẫu số S1-01/KB) Mục đích Sổ cái tài khoản trong bảng dùng để ghi chép tổng hợp nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định trong hệ thống tài khoản kế toán nhằm kiểm tra, giám sát sự biến động của các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động nghiệp vụ KBNN. Số liệu trên sổ cái tài khoản trong bảng được đối chiếu với số liệu trên các sổ kế toán chi tiết các tài khoản trong bảng và được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác. Căn cứ lập Căn cứ để lập sổ cái này là chứng từ, chứng từ ghi sổ hoặc các sổ chi tiết tài khoản. Kết cấu và phương pháp ghi chép Cột 1: Ghi ngày phát sinh; Cột 2: Phản ánh số phát sinh bên Nợ của tài khoản; Cột 3: Phản ánh số phát sinh bên Có của tài khoản; Cột 4,5: Phản ánh số dư của tài khoản (bên Nợ hoặc bên Có); Sổ được mở cho các tài khoản bậc I, II và III. 5.2 Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt (Mẫu số S2-01/KB) Mục đích Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt dùng để ghi chép và theo dõi chi tiết số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt được quản lý tại KBNN. Sổ được mở chi tiết của từng loại tiền: Tiền mặt tại kho bạc, tiền mặt đang chuyển, tiền mặt thu theo túi niêm phong. Căn cứ lập Căn cứ để lập sổ là các chứng từ thu, chi tiền mặt. Kết cấu và phương pháp ghi chép Dòng đầu tiên của sổ phản ánh số dư đầu kỳ tại cột phát sinh Nợ (cột 8) Cột 1: Ghi số thứ tự; Cột 2: Ngày ghi sổ; Cột 3: Ghi sổ chứng từ; Cột 4: Ghi sổ bút toán; Cột 5: Diễn giải tóm tắt nội dung nghiệp vụ trên chứng từ; Cột 6: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng; Cột 7: Ghi ký hiệu thông kê của nghiệp vụ; Cột 8: Phản ánh số tiền mặt đã thu; Cột 9: Phản ánh số tiền mặt đã chi; Dòng cuối cùng của sổ phản ánh số dư cuối kỳ tại cột phát sinh Nợ cột 8. Hàng ngày, sau khi kiểm quỹ, Kế toán và Thủ quỹ thực hiện đối chiếu số liệu trên Sổ quỹ với Sổ kế toán và thực hiện ký theo chức danh quy định 5.3 Sổ chi tiết thu NSNN (Mẫu số S2-05/KB) Mục đích: Sổ chi tiết thu NSNN dùng để ghi chép các khoản thu NSNN bằng đồng Việt Nam chi tiết theo mục lục NSNN, theo mã đối tượng nộp thuế, mã nguồn, và số phân chia cho các cấp ngân sách. Sổ này dùng để đối chiếu số liệu với các cơ quan liên quan. Căn cứ lập Căn cứ để lập sổ là các chứng từ thu NSNN bằng đồng Việt Nam. Kết cấu và phương pháp ghi chép Cột 1: Ghi số thứ tự; Cột 2: Ngày ghi sổ; Cột 3: Ghi sổ chứng từ; Cột 4: Ghi số bút toán; Cột 5: Nội dung các khoản nộp NSNN; Cột 6: Ghi mã số đối tượng nộp thuế; Cột 7: Ghi mã nguồn ngân sách; Cột 8: Ghi mục lục NSNN; Cột 9: Ghi mã điều tiết; Cột 10: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng; Cột 11: Ghi số tiền thu ngân sách theo chứng từ; Cột 12: Ghi số tiền thoái thu ngân sách theo chứng từ; Từ cột 13 đến cột 16: Ghi số tiền phân chia cho các cấp ngân sách được hưởng; Các chỉ tiêu số dư đầu kỳ phát sinh trong kỳ, luỹ kế năm, số dư cuối kỳ được phản ánh ở các cột 11, 12, 13, 14, 15, 16. 5.4 Sổ chi tiết chi NSNN bằng tiền mặt (Mẫu số S2-07/KB) Mục đích: Sổ chi tiết chi NSNN dùng để ghi chép các khoản phát sinh về chi ngân sách nhà nước bằng đồng Việt Nam, chi tiết theo từng khoản, đơn vị sử dụg ngân sách, tính chất nguồn kinh phí, mã nguồn ngân sách, mục lục NSNN; Dùng sổ này để đối chiếu số liệu với đơn vị sử dụng ngân sách và cơ quan Tài chính. Căn cứ lập: Căn cứ để lập số là các chứng từ chi NSNN bằng đồng Việt Nam. Kết cấu và phương pháp ghi chép: Cột 1: Ghi số thứ tự; Cột 2: Ngày ghi sổ; Cột 3: Ghi số chứng từ; Cột 4: Ghi số bút toán; Cột 5: Ghi nội dung các khoản phát sinh về chi NSNN; Cột 6: Ghi mục lục NS của các khoản chi; Cột 7: Ghi mã nguồn của các khoản chi (nếu có); Cột 8: Ghi mã tính chất nguồn kinh phí của các khoản chi; Cột 9: Tài khoản đối ứng; Cột 10: Số tiền phát sinh bên Nợ của tài khoản; Cột 11: Số tiền phát sinh bên Có của tài khoản; Các dòng “Số dư đầu kỳ” và “Số dư cuối kỳ” được ghi vào cột 10; Các dòng “Tổng phát sinh” và “Luỹ kế năm” được ghi vào cả 2 cột 10 và 11 B. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN I. Khái niệm Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống được lấy vào từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. Nguồn Kho dữ liệu Thu thập Xử lý và lưu giữ Phân phát Đích Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra Một hệ thống thông tin kế toán được hiểu là một tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhắm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Dữ liệu kế toán (chứng từ, sổ sách) Phần cứng Các thủ tục Cơ sở dữ liệu Phần mềm Con người Thông tin kế toán (Báo cáo tài chính NSNN, báo cáo kế toán quản trị) Mô hình hệ thống thông tin kế toán tự động hóa. Như vậy, hệ thống thông tin kế toán NSNN có thể được hiểu là một hệ thống thông tin có sự ứng dụng công nghệ thông tin, dưới quyền chủ động của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin về tình hình thu, chi NSNN, các loại tài sản mà KBNN đang quản lý và các hoạt động nghiệp vụ KBNN. Nó cho phép ghi chép, theo dõi mọi biến động về NSNN và quá trình hoạt động của KBNN. Báo cáo tài chính có nhiệm vụ cung cấp những chỉ tiêu kinh tế, tài chính nhà nước cần thiết cho các cơ quan chức năng và chính quyền nhà nước các cấp; Cung cấp những số liệu để kiểm tra tình hình thực hiện NSNN, thực hiện chế độ kế toán, chấp hành các chế độ, chính sách của nhà nước và của ngành. Báo cáo tài chính còn cung cấp các số liệu chủ yếu làm cơ sở phân tích, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của NSNN các cấp, của từng đơn vị Kho bạc và của toàn bộ hệ thống NSNN và KBNN giúp cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động NSNN và hoạt động KBNN có hiệu quả. Báo cáo kế toán quản trị trong hệ thống KBNN là loại báo cáo phục vụ cho việc điều hành kịp thời NSNN các cấp và điều hành hoạt động nghiệp vụ của KBNN trên phạm vi từng đơn vị và toàn hệ thống. Báo cáo kế toán quản trị có thể được lập trên cơ sở số liệu sổ kế toán hoặc từ số liệu trên điện báo được tổng hợp trong hệ thống KBNN Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán NSNN có: Phương pháp xử lý thông tin: Thủ công hoặc tự động với sự trợ giúp của máy tính. Phương pháp kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tổng hợp và cân đối. Mục đích: cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng là lãnh đạo KBNN, cơ quan tài chính các cấp, các đơn vị sử dụng NSNN. II. Phương pháp phát triển HTTT 1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một HTTT Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Thực hiện HTTT liên quan đến xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển HTTT: Những vấn đề về quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. 2. Phương pháp phát triển HTTT Khái niệm: Phương pháp là một tập hợp các bước và công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Có nhiều phương pháp để pháp triển hệ thông thông tin nhưng phương pháp đề nghị sử dụng ở đây dựa trên ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT, đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin từ những góc độ khác nhau, đó là mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phân, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Và Khi nào?. Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Đó có thể là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung, tổng quát nhất về hệ thống rồi mới đi xem xét hệ thống ở các mức cụ thể hơn. Sự cần thiết để áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Phân tích được bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và khung cảnh của nó từ những người sử dụng, các tài liệu và quan sát, những nguồn dữ liệu này cung cấp chủ yếu ở sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Vì thế phân tích chính là chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc.Tuy nhiên, khi tiến hành thiết kế hệ thống mới thì vấn đề sẽ khác đi. Mục đích quan trọng nhất của dự án phát triển một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người sử dụng, hóa hợp được vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển HTTT, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được mục tiêu định trước. III. Các giai đoạn phát triển HTTT 1.Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Mục đích: Cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Vị trí: Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự án. Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này sẽ rất có thể làm lùi bước trên toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức. Đánh giá đúng yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho người chịu trách nhiệm ra quyết định. Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí và thời giờ. Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu: Lập kế hoạch Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu 2. Giai đoạn: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích: Hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt tới. Để làm được điều này phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống. Vị trí: Đánh giá về tầm quan trọng của giai đoạn này James Mckeen đã nhận xét: “Những người có thành công nhất, nghĩa là những tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lô gíc”. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Nghiên cứu hệ thống thực tại. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi. Thay đổi đề xuất của dự án. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 3.Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc Mục đích: Nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu. Thiết kế xử lý. Thiết kế các luồng dữ liệu vào. Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc. Hợp thức hoá mô hình dữ liệu. 4.Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mục đích: Thiết lập các phác hoạ cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác hoạ, xác định khả năng đạt các mục tiêu cũng như sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức và nhân sự đang làm việc tại hệ thống và đưa ra những khuyến nghị cho lãnh đạo những phương án hứa hẹn nhất. Giai đoạn này gồm các công đoạn: Xác định các ràng buộc về tin học và tổ chức. Xây dựng các phương án của giải pháp. Đánh giá các phương án của giải pháp. Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. 5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Mục đích: Mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Vị trí: Đây là giai đoạn rất quan trọng vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Một tài liệu bao chứa tất cả các đăch trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. Thiết kế các thủ tục thủ công. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 6. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Giai đoạn này có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, các thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các mô đun và toàn bộ hệ thống, hoàn thiện mọi tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng, cho thao tác viên cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Mục đích: Xây dựng một hệ thống hoạt động tốt. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin – đó chính là phần mềm. Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm: Lập kế hoạch triển khai. Thiết kế vật lý trong. Lập trình. Thử nghiệm. Hoàn thiện hệ thống các tài liệu. Đào tạo người sử dụng. 7. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, bảo trì hệ thống là nhằm tiến triển hệ thống về mặt chức năng để hỗ trợ tốt hơn những nhu cầu thay đổi về mặt nghiệp vụ. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi. Khai thác và bảo trì. Đánh giá. Hệ thống thông tin Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt là một hệ thống lớn lại đặc thù về mặt nghiệp vụ, cùng với thời gian thực hiện quá ngắn chỉ giới hạn trong thời gian thực tập nên trong chuyên đề này em xin phép được dừng lại ở việc thực hiện đến giai đoạn Triển khai kỹ thuật hệ thống, cụ thể là dừng lại ở mức xây dựng phần mềm chính để quản lý quá trình thu – chi NSNN bằng tiền mặt của hệ thống. III. Công cụ thực hiện 1. Các phương pháp thu thập thông tin 1.1.Phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức; Thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. a. Phỏng vấn Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn + Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống ( TOP – DOWN). + Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn (trách nhiệm, thái độ, tuổi đời…). + Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn. + Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc). + Gửi trước những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ ra, lưu trữ, mẫu biểu, xử lý…). + Đặt lịch làm việc. + Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn. Tiến hành phỏng vấn + Nhóm phỏng vấn gồm hai người. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ sung hoặc làm rõ ý. + Thái độ lịch sự, đúng giờ. Tinh thần khách quan. Không được tạo ra cảm giác “thanh tra”. + Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn. Tổng hợp kết quả phỏng vấn Đây là khâu rất quan trọng của phỏng vấn. Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong vòng 48 giờ. + Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý sử dụng tài liệu đó. + Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tấn xuất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý. + Tổng hợp các thông tin thu được. Kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý, cần làm rõ… b. Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nôi dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau: + Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác. + Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức. + Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra. 1.2. Sử dụng phiếu điều tra Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điếu tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau: + Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời. + Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách. + Chọn mẫu có mục đích + Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phục vụ…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó. 1.3. Quan sát Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai,có sắp xếp hoặc không sắp xếp… Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người quan sát không thực hiện giống như ngày thường. 2. Mã hóa dữ liệu 2.1. Khái niệm mã hóa Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hóa dữ liệu. Trong quá trình hoạt động của KBNN, có rất nhiều quan hệ phát sinh và nhu cầu trao đổi thông tin với các khách hàng, các cơ quan Thuế, Tài chính các cấp cũng như nội bộ ngành cũng tăng lên. Vấn đề là cần thực hiện việc mã hóa các thông tin sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý.. 2.2 Lợi ích của mã hóa dữ liệu Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau: Thứ nhất, nhận diện không nhầm lẫn là nhu cầu rất cần thiết cho quá trình xử lý các phát sinh kinh tế, nhất là trong các hệ thống xử lý thông tin tự động. Chẳng hạn trong hệ thống các tài khoản kế toán, mỗi tài khoản cần được gán một mã (số hiệu) duy nhất và mã này được sử dụng một cách thống nhất trong tất cả các chứng từ nghiệp vụ của KBNN. Thứ hai, sử dụng mã sẽ cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn hơn để mô tả thông tin, làm tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu, thời gian xử lý và tiết kiệm bộ nhớ. Thứ ba, mã hóa cho phép nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang một số thuộc tính chung 2.3 Các phương pháp mã hóa Một hệ thống mã gồm một tập hợp các ký tự, một bộ các ký hiệu hợp lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện các đối tượng cần quan tâm. Trong thực tế ta thường dùng một số phương pháp mã hóa sau: a. Mã kiểu số Mã kiểu số là mã chỉ chứa các chữ số 0, 1,…9. Kiểu mã này được sử dụng rộng rãi trong quá trình xử lý tự động. b. Mã kiểu ký tự Là mã sử dụng các chữ số, chữ cái và các ký tự khác như *, ( và +. c. Mã kiểu thứ tự Là dùng số liên tiếp theo trình tự tăng hoặc giảm dần, thường là tăng dần. Đây là hình thức dễ sử dụng và nó tổ chức dữ liệu trên cơ sở vị trí của chúng. Tuy nhiên nó có hạn chế là không cho ta một thông tin nào về đối tượng cần nhận diện, ngoài vị trí của nó trong một danh mục và cũng không cho phép chèn thêm một mã mới vào giữa hai mã cũ. d. Mã kiểu khối Là loại mã được sử dụng để xếp các đối tượng vào các nhóm, và trong mỗi nhóm các ký tự được sử dụng theo trình tự liên tiếp. Trong mã kiểu khối, vị trí của một ký tự hay một nhóm các ký tự có một ý nghĩa riêng biệt. e. Mã phân cấp Mã phân cấp cho phép phân loại tiếp nối trong mỗi khối dữ liệu chính, theo đó giá trị và vị trí của mỗi một ký tự đều mang một ý nghĩa và một số ký tự nhất định được kế thừa cho mỗi một cấp tiếp theo. Những mã như vậy thường gồm nhiều khối, gọi là trường. Thông thường, trường tận cùng bên trái mang đặc điểm chủ yếu nhất. Ưu điểm của kiểu mã phân cấp là khả năng tổng hợp cũng như phân tích thông tin kế toán rất lớn. f. Mã gợi nhớ Mã kiểu này sử dụng một bộ các ký tự gồm các chữ cái và chữ số, theo đó các chữ cái được kết hợp với nhau để tạo mã tắt, ngắn ngọn căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. 2.4 Cách thức tiến hành mã hóa 1) Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa. 2) Xác định các xử lý cần thực hiện. 3) Lựa chọn giải pháp mã hóa + Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn. + Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành. + Tham khảo ý kiến của người sử dụng. + Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính. + Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng. 4) Triển khai mã hóa Triển khai mã hóa bao gồm các công việc như: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời. 3. Công cụ mô hình hóa 3.1 Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức tự động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. * Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: - Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa - Dòng thông tin Tài liệu - Điều khiển Lưu ý: + Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. + Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. * Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý…sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có ba loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Phích luồng thông tin có mẫu Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhập: Phích kho chứa dữ liệu Loại thứ ba: Phích xử lý Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Phích xử lý Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống: Sơ đồ luồng thông tin IFD Luồng Phích Phích Kho dữ liệu Phích Xử lý IFD Phích Điều khiển 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. a. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD b. Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Để mổ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau là mức 1… c. Các phích lô gic Phích lô gic được sử dụng nhằm mục đích hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích loogic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin Tên xử lý: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả logic của xử lý Phích xử lý logic Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: Phích luồng dữ liệu Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép Phích phần tử thông tin Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan: Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan: Phích kho dữ liệu Tên tệp: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự): Phích tệp dữ liệu d. Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD 1) Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. 2) Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất. 3) Xử lý luôn phải được đánh mã số. 4) Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. 5) Tên cho xử lý phải là một động từ. 6) Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. 7) Thông thường một xử lý mà lôgic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. 8) Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. 9) Tất cả các xử lý trên một DFD phải cùng một mức phân rã. 10) Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. 11) Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý lô gic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. KẾT LUẬN Trong thời gian qua bản thân em đã trực tiếp tìm hiểu thực tế tại KBNN Na Hang qua đó có những hiểu biết vai trò, vị trí, chức năng và nhiệm vụ của hệ thống KBNN Việt Nam nói chung, KBNN Na Hang nói riêng đặc biệt là tình hình ứng dụng tin học vào công tác quản lý và tìm tòi thêm những kiến thức mới về kế toán NSNN nhằm phục vụ cho việc xác định đề tài. Thời gian tới, em sẽ tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu sâu hơn về cơ sở lý luận cả về tin học và kế toán NSNN nhằm mục đích áp dụng lý thuyết vào việc thực hiện đề tài. Tuy nhiên, do quỹ thời gian thực tập quá ngắn lại thiếu kinh nghiệm tìm hiểu thực tế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót trong việc thực hiện, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài Chính (tháng 06 /2006)kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước", NXB Tài chính, Hà Nội. 2. Bộ Tài Chính, Kho bạc Nhà nước (2005), "Kho bạc Nhà nước Việt Nam - Quá trình xây dựng và phát triển", NXB Tài chính, Hà Nội. 3. Bộ Tài Chính, Kho bạc Nhà nước, QĐ số: 748 KB/QĐ/TCCB ngày 24/12/2003, Quyết định của Tổng giám đốc KBNN: Quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN huyện trực thuộc KBNN tỉnh, Hà Nội. 4. Bộ Tài chính (tháng 07/2003),"Luật ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện", NXB Tài chính, Hà Nội. 5. TS Trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh (2000), "Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý", NXB Thống kê, Hà Nội. MỤC LỤC