Đề tài Phân tích vai trò (công việc) - Quản lý bán hàng

QUẢN LÝ ĐỘI NGŨ PG Xác định công việc cần phân tích vai trò. Công việc phân tích vai trò: Quản lý đội ngũ PG Hiện nay, quản lý đội ngũ PG là một vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp, người nắm giữ vai trò này phải quản lý, định hướng công việc, nâng cao hiệu quả làm việc cho các PG của mình. Quản lý đội ngũ PG là một trong những vai trò then chốt tạo nên sự thành công của tổ chức. Lý do lựa chọn Đây là vai trò quan trọng trong một tổ chức, nhưng chưa được phổ biến. Thông tin về công việc này còn rất mới, tuy nhiên tương lai của nó lại rất triển vọng. Đa số các thành viên trong nhóm đều học chuyên ngành quản trị kinh doanh, vì vậy lựa chọn công việc này để phân tích vai trò cũng là giúp nhóm có thể định hướng công việc này là công việc trong tương lai. Một thành viên trong nhóm có người quen hiện đang làm công việc này (dễ dàng tiếp xúc và thu thập thông tin). Mục tiêu của việc phân tích vai trò. Thu nhập và làm rõ các thông tin về công viêc Quản lý đội ngũ PG, ví dụ như lịch làm việc, các kỹ năng, năng lực cần có, các hoạt động chính của công việc… để hiểu kỹ lưỡng về công việc. Áp dụng tiến trình phân tích vai trò vào một công việc trong thực tế. Đây cũng là cơ hội để định hướng công việc trong tương lai, học tập và bổ sung những thiếu sót về kỹ năng, năng lực để phù hợp với công việc này nói riêng và các công việc khác nói chung. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin. Xác định vấn đề: Trong bài tập nhóm dự án phân tích vai trò yêu cầu phải thu thập thông tin về vai trò công việc của một quản lí đội ngũ bán hàng. Vì vậy, vấn đề đặt ra là phải tìm phương pháp để thu thập thông tin một cách đầy đủ và hiệu quả nhất. Xác định các tiêu chuẩn và trọng số cho các tiêu chuẩn và phát triển các phương án: Tiêu chuẩn Trọng số Tính chính xác của kết quả 10 Thông tin đầy đủ, kỹ lưỡng 9 Tiêu tốn thời gian 9 Kiểm soát khối lượng thông tin lớn 8 Độ linh hoạt 7 Dễ tổ chức và chuẩn bị 6 Cần sự diễn đạt của người thu thập ttin 5 Phân tích các phương án: Sự lựa chọn Tính chính xác của kết quả Thông tin đầy đủ, kỹ lưỡng Tiêu tốn thời gian Kiểm soát khối lượng thông tin lớn Độ linh hoạt Dễ tổ chức và chuẩn bị Cần sự diễn đạt của người thu thập ttin Phỏng vấn 10 9 8 8 10 9 7 Bảng câu hỏi 8 7 10 10 8 8 10 Quan sát 7 6 5 5 7 8 9 Bảng đánh giá các tiêu chuẩn và phương án: Sự lựa chọn Tính chính xác của kết quả (10) Thông tin đầy đủ, kỹ lưỡng (9) Tiêu tốn thời gian (9) Kiểm soát khối lượng thông tin lớn (8) Độ linh hoạt (7) Dễ tổ chức và chuẩn bị (6) Cần sự diễn đạt của người đang thu thập ttin (5) Tổng cộng Phỏng vấn 100 81 72 64 70 54 35 476 Bảng câu hỏi 80 63 90 80 56 48 50 467 Quan sát 70 54 45 40 49 48 45 351 Lựa chọn phương án: từ bảng đánh giá ta có thể thấy phương án phỏng vấn có số tổng số điểm cao nhất nên phỏng vấn là phương án khả thi nhất. Nhóm quyết định chọn phương án phỏng vấn trực tiếp để thu thập thông tin. Kết quả quá trình thu thập thông tin. Giới thiệu về công ty TNHH Dược phẩm AAA. Công ty TNHH Dược phẩm 3A là nhà phân phối chính thức của Viện bào chế Abbott Hoa Kỳ tại Việt Nam. Công ty đã đưa những sản phẩm dinh dưỡng tốt nhất của Abbott vào thị trường Việt Nam. Ví dụ như: Similac Mom, Similac Advance, Similac Advance IQ, Gain Advance, Gain Advance IQ, Gain IQ, Gain Plus Advance IQ, Grow, Grow Advance IQ, Grow School, Pediasure BA, Ensure và Glucerna… Giới thiệu chi nhánh TNHH Dược Phẩm 3A tại đà nẵng Tên Doanh nghiệp: Công ty 3A TNHH Dược Phẩm-Cn. Địa chỉ doanh nghiệp: 320-322 Lê Duẩn, Q. Thanh Khê, Tp. Đà Nẵng. Điện Thoại/FAX : 3751048, 3751049, 3751050/3751103  Email : 3apharmacodn@dng.vnn.vn  Website : www.3apharma.com  Người Đại Diện: Trưởng Chi Nhánh - Bà Nguyễn Nữ Phụng Tiên. Bản câu hỏi phỏng vấn Bản câu hỏi phỏng vấn Chị có thể cho biết một vài thông tin về bản thân mình? Chị tên là Đinh Thị Hiền, sinh năm 1986, tính đến thời điểm này chị đã ra trường được 3 năm. SĐT: 0905297009, địa chỉ: 32 Nguyễn Văn Thoại, Q.Ngũ Hành Sơn, TP. Đà Nẵng. Chị tự nhận thấy trong cuộc sống mình là con người vui vẻ, hòa đồng với mọi người. Còn trong công việc chị là người trung thực, kiên trì và rất nguyên tắc. Ngoài ra, chị còn có một đức tính mà chị cảm thấy khác mọi người là chịu đựng áp lực công viêc rất tốt. Vai trò hiện tại của chị là gì? Tại công ty nào là gì? Chị đã làm việc ở đây được bao nhiêu năm rồi. Hiện tại, vai trò của chị là quản lý đội ngũ PG tại bộ phận Marketing, công ty TNHH dược phẩm 3A chi nhánh tại Đà Nẵng. Chị đã làm ở công ty được khoảng 6 năm. Khi còn là sinh viên, vào cuối năm 2005 chị làm PG cho sản phẩm sữa Aboott để lấy kinh nghiệm. Đến cuối năm 2009 - đầu năm 2010 chị được đề cử làm quản lý đội ngũ PG, đến nay chị đã làm công việc này được 2 năm. Khi thực hiện vai trò, chị có trách nhiệm phải báo cáo kết quả công việc của mình với ai? Tại chi nhánh tại Đà Nẵng của công ty dược phẩm AAA có 2 người quản lý đội ngũ PG là chị và chị Duy. Tuy nhiên chị là người trực tiếp báo cáo cho người quản lý ở miền Trung. Hàng tháng công ty sẽ tổ chức một cuộc họp giữa các quản lý PG ở khu vực miền Trung. Chị sẽ đảm nhận việc báo cáo kết quả hoạt động của chi nhánh Đà Nẵng trong cuộc họp này. Hiện tại, chị đang quản lý bao nhiêu nhân viên, vai trò của những nhân viên đó là gì? Hiện tại chị đang quản lý 34 nhân viên PG. Các PG được xem là cầu nối giữa các shop và công ty. Các PG có nhiệm vụ trưng bày sản phẩm, giới thiểu sản phẩm cho khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới và kiểm hàng tồn, thống kê doanh số tại các shop. Theo chị thì vì sao công ty lại cần vai trò này trong công ty? Nó có tầm quan trọng như thế nào? PG có thể được xem là bộ mặt, là thương hiệu của một công ty, một lỗi dù nhỏ của các PG cũng có thể gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty. Vì vậy vai trò của người quản lý đội ngũ PG là vô cùng quan trọng. Để xây dựng một đội ngũ nhân viên PG chuyên nghiệp thì rất cần một người quản lý giỏi để có thể quản lý, hướng dẫn, định hướng công việc và nâng cao hiệu quả công việc cho đội ngũ PG. Chị hãy cho biết các trang thiết bị nào thường xuyên hỗ trợ cho chị trong khi thực hiện vai trò của mình? Trong quá trình làm việc chị thường xuyên phải sử dụng máy vi tính, máy photo, máy in, ổ mạng chung của công ty và các phương tiện đi lại do công ty cung cấp vì công việc của chị chủ yếu là ở ngoài thị trường. Trong quá trình làm việc, chị có liên lạc thường xuyên với các bộ phận nào trong và ngoài công ty? Công việc của chị phải liên lạc thường xuyên với các bộ phận trong công ty để hỗ trợ công việc của mình. Phòng hành chính: Chị sẽ báo với bộ phận hành chính khi có nhân sự mới đẻ làm thẻ ATM rút lương. Phòng kế toán: Hàng tháng chị sẽ chấm lương cho các PG thuộc quyền quản lý của chị và chuyển cho phòng kế toán tính lương và khi có bảng lương cụ thể , phòng kế toán sẽ chuyển cho chị kiểm tra một lần nữa. Phòng Sales admin: là bộ phận quản lý trên mạng về số liệu các năm. Khi làm các chương trình contest cho PG, chị sẽ liên hệ bộ phận này và dựa vào các số liệu thực tế để làm chương trình. Kho: Chị sẽ liên hệ bộ phận Kho khi có các chương trình khuyến mãi để dán tem khuyến mãi lên các sản phẩm để đưa ra ngoài thị trường. Thời gian làm việc trong một ngày của chị thường là bao nhiêu giờ? Môi trường làm việc chị có thấy thỏa mãn không? Theo bản mô tả công việc thì công việc của chị sẽ làm trong thời gian từ 7h35 đến 5h30 nhưng do công việc này mang tính chất linh hoạt nên thời gian làm việc của chị cũng phải linh hoạt theo, chị thường dành 20% quỹ thời gian ở công ty, còn 80% thời gian ngoài thị trường, đi kiểm tra hoạt động của các PG ở các shop. Chị hãy cho biết những hoạt động chính mà chị phải thực hiện trong vai trò của mình? Xây dựng mục tiêu, kế hoạch bán hàng từng tháng và triển khai kế hoạch. Tổng hợp báo cáo, hàng tồn sale in, sale out, khách hàng mới của PG gửi về đầu tuần (thứ hai, thứ ba). Kiểm soát số lượng nhân sự hàng tháng, nếu có nhân viên nào nghỉ việc thì tiến hành phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới để thay thế. Mỗi tháng họp PG 3 hoặc 4 lần, chị làm slide, các báo cáo, chương trình contest để họp với các PG. Trong cuộc họp thường chị sẽ triển khai những chương trình mới, đưa ra chỉ tiêu cho các PG. Đánh giá thành tích, chấm lương cho các PG. Tưởng thưởng, động viên PG tốt hoặc kỷ luât, sa thải PG kém. Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện đào tạo, huấn luyện cho các PG của mình. Đi ra ngoài thị trường: kiểm tra hoạt động của các PG tại các shop, lắng nghe những khó khăn của các PG và các chủ shop. Đồng thời tìm các chương trình của đối thủ cạnh tranh dành cho shop và khách hàng. Họp với các quản lý PG ở miền Trung và trình bày các kết quả hoạt động của chi nhánh Đà Nẵng, xây dựng chiến lược bán hàng cho kỳ tiếp theo. Theo chị thì kết quả cần phải đạt được cho những hoạt động trên là gì? Xây dựng kế hoạch bán hàng: Chị sẽ dựa vào kết quả của tháng trước, những sản phẩm đạt được chỉ tiêu thì sẽ tiếp tục phát huy, còn những sản phẩm bán không đạt chỉ tiêu vào tháng trước, chị phải tìm ra nguyên nhân và các biện pháp để bán sản phẩm được tốt hơn. Phỏng vấn: chị chỉ phóng vấn tuyển nhân viên mới khi số lượng các PG tại shop không đảm bảo. Trong quá trình phỏng vấn chị phải tìm cách để thấy được là bạn đó có trung thực và nhanh nhẹn và khả năng làm việc lâu dài hay không để tuyển dụng làm PG. Khi đi khảo sát thị trường, chị phải kiểm tra cẩn thận các PG của mình trong khâu trưng bày, giao tiếp với khách hàng, bán sản phẩm. Ngoài ra phải tìm hiểu cạn kẽ các chương trình của các đối thủ cạnh tranh để có chiến lược phù hợp cho sản phẩm của mình. Đánh giá thành tích cho các PG: Đối với các PG có thành tích tốt chị sẽ khen thưởng, động viên vào cuối tháng, đối các PG làm việc yếu thì chị sẽ tổ chức đào tạo, huấn luyên lại, nếu không được bắt buộc chị phải cho các bạn đó nghỉ việc. Để thực hiện tốt vai trò của mình, chị có thể cho biết cần phải có những kỹ năng nào? Kỹ năng bán hàng, đàm phán thương lượng. Kỹ năng lãnh đạo, quản lý. Kỹ năng xây dựng và làm việc nhóm. Kỹ năng nhìn người, tuyển dụng nhân viên. Kỹ năng xử lý tình huống Kỹ năng giao tiếp tốt. Kỹ năng xây dựng mối quan hệ với shop và khách hàng. Bên cạnh kiến thức chuyên môn, các kỹ năng kể trên, chị thấy vai trò của mình có cần phải thêm các yêu cầu gì nữa không? Ngoài kiến thức chuyên môn, công việc của chị cũng đòi hỏi các kiến thức khác như pháp luật (luật lao động, các quy định về bảo hiểm y tế…), về ngoại ngữ phải thông thạo tiếng anh chuyên ngành và sử dụng thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là word và excel. Quản lý con người là công việc rất khó khăn. Theo chị điều này đúng không? Và làm thế nào để quản lý nhân viên của mình một cách hiệu quả nhất? Theo chị thì điều này là đúng. Ngoài các kỹ năng cần thiết như chị kể trên thì mình cần linh hoạt và khéo léo trong quản lý và cách xử lý công việc của mình. Để các PG có thể tôn trọng và nghe theo lời nói của mình cũng không phải là điều đơn giản. Trước hết chị luôn phải là người làm gương cho các PG học hỏi, luôn hướng dẫn tận tình trong công việc cho các PG và đôi lúc chị là một người chị cả luôn lắng nghe những tâm sự và giải quyết những khó khăn của các đứa em. Nếu gặp các tình huống như sau chị sẽ giải quyết như thế nào: Khi nhân viên không thực hiện đúng như kỳ vọng của chị về công việc Chị sẽ xem xét lại nhân viên đó về kỹ năng, thời gian đi làm và xem xét những lí do mà nhân viên đó đưa ra. Nếu lí do đó phù hợp thì chị sẽ cho nhân viên thời gian sửa chữa, cùng với sự hỗ trợ và đào tạo của công ty. Nếu sau thời gian sửa chữa nhân viên đó ko có tiến bộ, thì chị sẽ sa thải mà không cần thông qua sếp của chị. Khi mâu thuẫn xảy ra giữa các nhân viên. Lúc đó, chị sẽ nói chuyện riêng với từng bạn, lắng nghe nguyên nhân từ 2 phía. Ngoài ra chị cũng tìm hiểu nguyên nhân mâu thuẫn qua các những người khác để có một cái nhìn khách quan nhất. Từ đó tìm cách hòa giải hợp lý nhất. Theo chị nghĩ thì một nhân viên PG tài giỏi cũng sẽ trở thành một quản lý đội ngũ PG xuất sắc không? Theo chị điều này là không hẳn. Vì có những PG làm việc rất giỏi nhưng khi làm quản lý thì không đạt thành tích tốt. Theo chị một quản lý xuất sắc ngoài kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thì cần phải có các tố chất lãnh đạo, giao tiếp tốt, có khả năng thuyết phục người khác và được tôn trọng. Đặc biệt là lời nói phải có giá trị, đúng nơi, đúng chỗ và không được ăn nói hời hợt. Chị có thể cho biết chế độ tiền lương và tiền thưởng của chị trong tháng, trong năm là như thế nào? Mức lương cứng mỗi tháng của chị là 2.840.000 đồng. Thu nhập của chị thêm từ 2-4 triệu mỗi tháng từ hiệu quả của các hoạt động như có thêm nhiều khách hàng mới, sales out, quản lý nhân viên ổn định và hiểu quả. Ngoài ra còn có tiền thưởng 1,2 triệu mỗi quý. Nhằm phục vụ cho công việc, công ty còn phụ cấp tiền xăng 500.000 đ, tiền điện thoại 300.000, phí đào tạo 750.000, chức vụ: 400.000 đ. Định hương công việc của chị trong tương lai? Trong tương lai chị có thể sẽ tìm một công việc khác, vì công việc thị trường này không ổn định, sẽ ảnh hưởng nhiều đến gia đình của chị sau này. Hoặc có thể là chị phải giữ vững vị trí hiện tại, chị ngại thăng tiến lên cao hơn vì văn hóa công ty chị là càng lên cao càng dễ ra đi để nhường chỗ cho đàn em. Tiến trình làm việc của nhóm. Tuần 1: Xác định các yêu cầu của bài tập lớn. Thảo luận để chọn ra công viêc dễ dàng thu nhập thông tin nhất (do quen biết) như kế toán, giám đốctài chính, lễ tân, PG, quản lý đội ngũ PG. Cuối cùng nhóm chọn phân tích vai trò của công việc quản lý đội ngũ PG. Tuần này nhóm chưa triển khai công việc cho bài tập lớn mà tập trung vào bài tập của chương tuyển dụng. Tuần 2: Qua nghiên cứu tài liệu chương học và các tài liệu, nhóm thực hiện tiến trình ra quyết định chọn phướng pháp thu nhập thông tin hiệu quả nhất và chọn được phương pháp phỏng vấn trực tiếp. (Thiện, Dung hoàn thành phần này trên word) Nhóm phân chia các thành viên tìm tài liệu về vị trí này trên mạng internet, các tài liệu về dạng bài tập này của các anh chị khóa trước, sưu tầm các bảng câu hỏi phóng vấn gia hạn nộp bài vào tối thứ chủ nhật. Tuần 3: Các thành viên nộp bảng câu hỏi phỏng vấn về gmail nhóm theo hạn đã định. Thiện và Dung tổng hợp và đưa ra 1 bảng câu hỏi phục vụ cho việc phỏng vấn trực tiếp. Trang thực hiện sửa chữa và bổ sung để có một bản câu hỏi phỏng vấn hoàn chỉnh. Trong quá trình tổng hợp bảng câu hỏi, nhóm còn lúng túng giữa “phân tích công viêc” và “phân tích vai trò”. Nhóm đọc kỹ lại lại lý thuyết và nhờ GVHD giải đáp thắc mắc . Thứ ba: (Tiến hành phân công các công việc cụ thể cho các thành viên + Hồng Sơn tìm tài liệu về công ty TNHH dược phẩm AAA. + Cường phụ trách phần lý do lựa chọn công việc (Trình bày trên word) + Thư, Thức tiến hành phỏng vấn trực tiếp. + Thương tổng hợp bảng phân tích vai trò từ kêt quả phỏng vấn. + Thư phụ trách tổng hợp tiến trình hoạt đông của nhóm trong 4 tuần. + Trang tổng hợp bài word và kinh nghiêm của các thành viên gửi về sau tiến trình hoạt động. Tuần 4: Minh Thư hẹn phỏng vấn vào tối chủ nhật tại quán cà phê Hương Xưa với chị Hiền là quản lý đội ngũ PG của công ty TNHH Dược phẩm AAA tại Đà Nẵng. Đến giờ hẹn chị Hiền có việc bận đột xuất, nên Thư và Thức xin phỏng vấn chị Hiền trực tuyến trên skype vào buổi tối và chị đã chấp nhận. Thương tổng hợp bảng phân tích vai trò từ kết quả phỏng vấn. Trang tổng hợp lại để nộp bài cho GVHD. Tuần 5: GVHD cho thêm thời gian sửa chữa nên Thư và Trang hẹn chị Hiền đến phòng trọ để phỏng vấn trực tiếp chị Hiền để làm rõ thêm một vài điểm. Với sự giúp đỡ nhiệt tình của chị , nhóm chỉnh sửa những điểm thiếu sót. Thư hoàn thành tiến trình hoạt động của nhóm. Trang tổng hợp lại một lần nữa và rút ra kinh nghiệm cho nhóm để làm việc tốt hơn cho lần sau. Nộp bài cho GVHD. Bản hồ sơ vai trò. BẢN HỒ SƠ VAI TRÒ Tên vai trò: Quản lý đội ngũ PG. Phòng: Marketing. Công ty: Công ty TNHH dược phẩm AAA. Mục đích vai trò: Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm soát, phát triển đánh giá nhân viên PG thuộc nhóm hoạt động. Lĩnh vực kết quả chính: Xây dựng mục tiêu, kế hoạch bán hàng từng tháng và triển khai kế hoạch cho các PG thuộc nhóm của mình. Tổng hợp báo cáo, hàng tồn sale in, sale out, khách hàng mới của PG gửi về đầu tuần (thứ hai, thứ ba). Kiểm soát số lượng nhân sự hàng tháng, nếu có nhân viên nào nghỉ việc thì tiến hành phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới để thay thế. Tổ chức mỗi tháng họp PG 3, 4 lần, triển khai công việc và chương trình mới. Đánh giá thành tích, chấm lương, tưởng thưởng hoặc sa thải PG. Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện đào tạo, huấn luyện cho các PG. Kiểm tra hoạt động của các PG tại các shop, tìm hiểu các chương trình của đối thủ cạnh tranh dành cho shop và khách hàng. Họp với các quản lý PG ở miền Trung và trình bày các kết quả hoạt động của chi nhánh, xây dựng chiến lược bán hàng cho kỳ tiếp theo. Giữ liên lạc thường xuyên với các bộ phận của công ty như: hành chính, kế toán, sales admin, quản lý kho cho nhu cầu công việc. Cần biết: Quản lý đội ngũ PG hiệu quả. Kiến thức chuyên môn về sản phẩm sữa abbott để bán và tư vấn sản phẩm phù hợp với từng đối tượng khách hàng khách hàng. Thông thạo tin học văn phòng: word, excel và anh văn chuyên ngành. Năng lực thực hiện: Xây dựng kế hoạch bán hàng cho đội ngũ PG. Xử lý những tình huống khó khăn, nhạy cảm. Xây dựng kế hoạch, tổ chức công việc của mình trong khoảng thời gian dài. Tăng cường mối quan hệ với các shop bằng năng lực giao tiếp, vừa giữ vững uy tín của công ty vừa bảo vệ các PG của mình. Công việc phải rõ ràng, hành xử đúng quy tắc, hợp tình hợp lý. Thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường công việc năng động. Năng lực ứng xử: Phân tích các chương trình của đối thủ cạnh tranh, để có chương trình phản hồi ngay lập tức. Phát triển, tăng cường những mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp, với PG thuộc nhóm của mình trong công ty. Truyền thông rõ ràng và thuyết phục chủ yếu bằng lời nói và hành động đúng đắng tạo sự tin tưởng trong lòng các đồng nghiệp và PG. Tập trung, tích cực hoàn thành công việc, đáp ứng những mục tiêu, thách thức và không ngừng nâng cao hiệu quả làm việc. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và các shop trưng bày và bán sản phẩm của công ty. Kinh nghiệm rút ra. Lập kế hoạch. Trong 2 tuần đầu nhóm chưa thực sự chú trọng và triển khai bài tập này nên trong 2 tuần còn lại thì công việc gấp gáp, gây áp lực về thời gian cho nhóm. Phải triển khai công việc trải dài cả 4 tuần để có thể dự trù các trường hợp rủi ro ngoài ý muốn xảy ra. Trước khi làm bài tập nên đọc kỹ đề để biết được những công việc cần làm, do nhóm chỉ đọc thoáng đề nên có 1 số yêu cầu trong đề chỉ được nhóm bổ sung khi tổng hợp bài word. Trong quá trình làm thì cần phải có một thành viên nắm vững vấn đề và triển khai công việc cho mọi người. Khi phân công công việc cho thành viên thì đa số các thành viên chưa đáp ứng được yêu cầu của phần công việc mình đang làm do nhóm không đưa ra những yêu cầu tối thiểu cho mỗi công việc. Việc này gây mất thời gian cho người sửa chữa và bổ sung. Đa số các thành viên trong nhóm luôn nộp bài đúng thời hạn, nhưng có một số thành viên nộp bài sau thời hạn gây ảnh hưởng đến tiến trình hoạt động của nhóm. Lần sau thì nhóm sẽ phải đưa ra những biện pháp để khắc phục tình trạng trên. Xây dựng bản câu hỏi phỏng vấn Việc tìm kiếm thông tin rất khó khăn, thông tin trên mạng nhiều nhưng không đáp ứng được thông tin trọng tâm nhóm cần tìm kiếm. Ngoài thông tin trên mạng, nhóm nên tìm kiếm thông tin qua kinh nghiệm của các anh chị đi trước hoặc là các giảng viên trong trường để có cái nhìn rộng hơn về vai trò này. Khi sắp xếp các câu hỏi thì phải hợp lí để các câu hỏi không bị chồng chéo nhau và phải theo logic làm cho người được phỏng vấn có thể trả lời dễ dàng theo một mạnh suy nghĩ của mình. Đặt câu hỏi làm sao cho người được phỏng vấn có thể đi ngay vào trọng tâm câu hỏi về công việc, không nên có những câu hỏi về đời sống riêng tư vừa mất thời gian, vừa không thiết thực. Bản câu hỏi gốc của nhóm có đến 26 câu hỏi nên việc lấy thông tin là cần rất nhiều thời gian và thông tin dễ bị trung lập. Vì vậy chỉ nên tập trung chủ yếu vào 8 câu hỏi như trong giáo trình để tránh thông tin không cần thiết, số lượng câu hỏi không nên quá nhiều dễ gây nhàm chán trong khi phỏng vấn. Phỏng vấn. Do không chủ động về thời gian và không dự trù rủi ro có thể xảy ra nên việc sắp đặt lịch hẹn phỏng vấn của nhóm quá sát với lịch nộp bài, nên khi chị Hiền có việc bận đột xuất thì không kịp hẹn lại một buổi gặp mặt trực tiếp mà phải phóng vấn qua skype. Việc phỏng vấn qua skype chỉ mang tính chất hỏi đáp, nên nhóm chỉ nhận được những thông tin cơ bản nhất chứ không đi sâu vào công việc mà chị Hiền đang làm. Làm nhóm không tiếp xúc được với con người của chị nên sẽ có cái nhìn chủ quan về chị Hiền và vai trò mà chị đang nắm giữ. Vào buổi phỏng vấn trực tiếp tuy đã có chuẩn bị nhưng vẫn còn lúng túng trong phỏng vấn. Vì đa số chị Hiền đã trả lời các câu hỏi trong bảng câu hỏi nên việc hỏi lại một số câu hỏi cũng làm cho nhóm và cả chị khó chịu. à Chỉ nên phỏng vấn một lần để nắm toàn bộ thông tin. Khi phỏng vấn trực tiếp, nhóm đã không nắm được thế chủ động mà chỉ hỏi và ngồi lắng nghe câu trả lời, chủ yếu là chị Hiền chia sẻ về công việc của mình. Do nhóm chưa có kinh nghiệm trong phỏng vấn. Do nhóm không chuẩn bị các dụng cụ ghi âm, nên khi phỏng vấn việc ghi chép rất khó khăn và chị Hiền trong khi trả lời cũng dừng lại để nhóm ghi chép nên quá trình phỏng vấn bị gián đoạn. Làm thông tin có thể bị thiếu sót.