Đề tài Phương hướng phát triển và nhiệm vụ công tác quản trị nhân sự của công ty cổ phần tin học Vân Thanh

ghiệp và Điều lệ công ty. 2.2 Hội đồng quản trị: 2.2.1 Khái quát: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. 2.2.2 Quyền và nhiệm vụ: a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; c) Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác; d) Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty; đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật doanh nghiệp; e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Điều lệ công ty; g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật doanh nghiệp; h) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó; i) Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; k) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác; l) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định; m) Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông; n) Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh; o) Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty; p) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty. 2.3 Ban kiểm soát: 2.3.1 Khái quát: 1. Ban kiểm soát có từ ba đến năm thành viên nếu Điều lệ công ty không có quy định khác; nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá năm năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. 2. Các thành viên Ban kiểm soát bầu một người trong số họ làm Trưởng ban kiểm soát. Quyền và nhiệm vụ của Trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định. 3. Trong trường hợp vào thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Ban kiểm soát đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nhiệm vụ cho đến khi Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ. 2.3.2 Quyền và nhiệm vụ: 1. Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. 2. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. 3. Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị. Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hằng năm của công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên. 4. Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 79 của Luật doanh nghiệp. 5. Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 79 của Luật doanh nghiệp, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. 6. Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. 7. Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty quy định tại Điều 119 của Luật doanh nghiệp thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả. 8. Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp, Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. 9. Ban kiểm soát có quyền sử dụng tư vấn độc lập để thực hiện các nhiệm vụ được giao. Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông. 2.4 Giám đốc: 2.4.1 Khái quát: Giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. 2.4.2 Quyền và nhiệm vụ: a) Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên; b) Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty; c) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; d) Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty; đ) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên; e) Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên; g) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty; h) Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên; i) Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh; k) Tuyển dụng lao động; l) Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với công ty theo quyết định của Hội đồng thành viên. 2.5 Phòng kế toán – ngân quỹ: 2.5.1 Bộ phận kế toán: 2.5.1.1 Chức năng nhiệm vụ: Thu thập, xử lý, ghi chép phản ánh thông tin trên chứng từ kế toán của nghiệp vụ phát sinh theo các quy định tài chính hiện hành. Tập hợp các số liệu. thông tin kế toán, lập báo cáo kế toán và cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp. Thu thập, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin về tài sản và sự biến động của tài sản tại công ty cổ phần Tin học Vân Thanh, theo dõi và ghi chép tình xuất nhập sản phẩm. Kế toán cung cấp thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cho các đối tượng sử dụng: các khoản công nợ phải thu, phải trả, các khoản phải nộp khác, các khoản Doanh Thu, Chi Phí , Lỗ Lãi. Lập báo cáo cho tình hình sản xuất kinh doanh theo yêu cầu quản lý. 2.5.1.2 Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước pháp luật, hội đồng quản trị, giám đốc về mọi số liệu cung cấp. - Cung cấp thông tin và số liệu kế toán một cách trung thực. các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan, đúng với thực tế, bản chất nội dung, giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Kịp thời: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời không bị bỏ sót. - Số liệu trình bày trên báo cáo phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng thông tin. Thông tin kế toán phải được phải ánh liên tục từ lúc phát sinh cho đến lúc kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính. 2.5.1.3 Quyền hạn: Kế toán được yêu cầu kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu các sổ sách ghi chép của các bộ phận ngân quỹ, đầu tư tại công ty. Được yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các bằng chứng kế toán, các chứng từ kế toán. Yêu cầu cung cấp chứng từ, sổ sách, công cụ, dụng cụ, trang thiết bị phục vụ công tác kế toán. 2.5.2 Bộ phận ngân quỹ: 2.5.2.1 Chức năng - nhiệm vụ: Lưu giữ và cấp phát tiền và các giấy tờ có giá trị. Thực hiện các nghiệp vụ Thu – Chi căn cứ vào các chứng từ phát sinh có đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị , kế toán và những người có liên quan. Cung cấp thông tin về tình hình tài chính cho nhà quản trị doanh nghiệp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác về số tiền hiện có tại quỹ tiền mặt của công ty. Cuối kỳ báo cáo thu chi cung cấp cho nhà quản trị kinh doanh và các đối tượng liên quan , đối chiêu với bộ phận kế toán. 2.5.2.2 Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước pháp luật, hội đồng quản trị, giám đốc của công ty về nhiệm vụ thủ quỹ của mình. Tuân thủ theo đúng chế độ tài chính hiện hành. Chịu trách nhiệm lưu trữ bảo qủn số tiền tại quỹ khi kiểm kê quỹ nếu thiếu. thủ quỹ phải bồi thường trừ trường hợp có người khác lấy trộm, thủ quỹ sẽ liên đới trách nhiệm). 2.5.2.3 Quyền hạn: Yêu cầu được cung cấp thiết bị phục vụ công tác đếm kiểm soát, bảo quản và lưu giữ tiền. Yêu cầu được cung cấp chứng từ, sổ sách, phục vụ công tác ngân quỹ. 2.6 Phòng kinh doanh : 2.6.1 Chức năng - nhiệm vụ: Tìm hiểu thị trường: các phần mềm đang bán chạy, nhu cầu của khách hàng về các chức năng, giao diện của phần mềm, Quảng cáo thông qua các kênh thông tin đại chúng Tìm kiếm khách hàng Phận đoạn khách hàng Tìm kiếm đối tác Giới thiệu sản phẩm cho khách hàng Quản lý khách hàng như thanh toán, thời hạn bảo hành, hợp đồng bảo trì. 2.6.2 Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước pháp luật, hội đồng quản trị, giám đốc về về các kế hoạch phát triển thị trường, thông tin quảng cáo. Bảo mật về thông tin khách hàng cũng như các đối tác trừ khi trường hợp các cơ quan pháp luật yêu cầu cung cấp thông tin. 2.6.3 Quyền hạn: Được quyền yêu cầu các phòng khác cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm. Được yêu cầu cung cấp đầy đủ các thiết bị phục vụ cho công việc kinh doanh như máy tính, máy in, Internet…. Được yêu cầu công ty chi trả các khoản công tác phí cho nhân viên của phòng kinh doanh, 2.7 Phòng dự án: 2.7.1 Chức năng - nhiệm vụ: Xác lập dự án Khảo sát hệ thống thông tin của khách hàng Tư vấn cho khách hàng về chức năng của phần mềm. Xác định tiến trình của dự án và lập dự toán cho từng tiến trình của dự án. Quản lý các tiến trình của dự án Tổng kết và đánh giá kết quả thực hiện các giai đoạn của dự án, và toàn bộ dự án. 2.7.2 Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước pháp luật, hội đồng quản trị, giám đốc của công ty về dự án. Chịu trách nhiệm về tiến độ của dự án Phán ánh chính xác yêu cầu của khách hàng, Chịu trách nhiệm về báo cáo đánh giá kết quả dự án. 2.7.3 Quyền hạn: Được yêu cầu cung cấp đầy đủ các thiết bị phục vụ cho triển khai dự án như máy tính, máy in, Internet, máy chiếu…. Được yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin về hệ thống quản lý như bán hàng, nhân sự, tiền lương,…, cơ sở dữ liệu của khách hàng. Toàn quyền điều động về mặt nhân sự tham gia dự án, yêu cầu các bộ phận khác báo cáo về tiến độ công việc. Phòng kỹ thuật: 2.8.1Chức năng - nhiệm vụ: Trực tiếp triển khai kế hoạch của bộ phận dự án: Phân tích các yêu cầu của khách hàng để lập các mô hình (Phần này được trình bày chi tiết ở mục công nghệ sản xuât). Phân bài toán quản lý ra thành các Module nhỏ. Tổ chức thiết kế chương trình Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database) Thiết kế giao diện (Interface) Lập trình (Programming) 2.8.2 Trách nhiệm: Thực hiện đúng tiến độ mà phòng dự án đề ra. Báo cáo về mặt tiến độ làm phần mềm. Bảo mật về dữ liệu của khách hàng. Đảm bảo về mặt chất lượng của phần mềm Lập trình đúng các nghiệp vụ khách hàng đề ra Về cơ bản. chương trình phải chạy được (Tuyệt đối không cho phép phát sinh lỗi vật lý, hạn chế lỗi về thuật toán). Đảm bảo tính bảo mật của chương trình. Giao diện chương trình thân thiện với người sử dụng, đảm bảo tính thẩm mỹ. 2.8.3 Quyền hạn: Yêu cầu bộ phận dự án cung cấp đầy đủ thông tin về yêu cầu của khách hàng, nghiệp vụ chuyên môn. Được phép liên hệ trực tiếp với khách hàng để tìm hiểu thêm về mặt nghiệp vụ nếu thông tin của phòng dự án cung cấp là chưa đủ. Được yêu cầu cung cấp đầy đủ các thiết bị phục vụ cho thiết kế chương trình như máy tính cấu hình đủ để lập trình, máy in, Internet, máy chiếu, phần mềm về ngôn ngữ lập trình cơ bản quyền, có thể đề nghị mua thêm một số công cụ hỗ trợ lập trình…. Được yêu cầu đào tạo để nâng cao trình độ 2.9 Phòng chất lượng: 2.9.1 Chức năng - nhiệm vụ: Nhập dữ liệu để chạy thử thường lấy mẫu khoảng 200 bản ghi. Chạy thử toàn bộ phần mềm. Đỗi chiếu nghiệp vụ quản lý của khách hàng với lại chức năng của phần mềm. Khi gặp lỗi thì báo cáo cho phòng kỹ thuật để yêu cầu chỉnh sửa. Kiểm tra lỗi phần mềm sau khi chuyển giao 2.9.2 Trách nhiệm: Nắm vững nghiệp vụ quản lý của khách hàng Kiểm tra chất lượng phải khách quan Phải cẩn thận, tỷ mỉ để bắt lỗi phần mềm Đưa ra phương án khắc phục sự cố do phần mềm hoặc do khách hàng. 2.9.3 Quyền hạn: Yêu cầu bộ phận dự án cung cấp đầy đủ thông tin về yêu cầu của khách hàng, nghiệp vụ chuyên môn. Được phép liên hệ trực tiếp với khách hàng để tìm hiểu thêm về mặt nghiệp vụ nếu thông tin của phòng dự án cung cấp là chưa đủ. Được yêu cầu cung cấp đầy đủ các thiết bị phục vụ cho kiểm tra chất lượng sảu phẩm như máy tính , máy in, Internet,… Trao đổi với người lập trình phần mềm. Được yêu cầu đào tạo để nâng cao trình độ. 2.10 Phòng chuyển giao: 2.10.1 Chức năng - nhiệm vụ: Cài đặt phần mềm cho khách hàng Tư vấn và hướng dẫn sử dụng sản phẩm phần mềm Ghi nhận yêu cầu của khách hàng Đối với khách hàng ký hợp đồng bảo trì thì hàng tháng đến sao lưu dữ liệu và ghi nhận lỗi phát sinh. Được yêu cầu đào tạo đẻ nâng cao trình độ. 2.10.2 Trách nhiệm: Nắm vững nghiệp vụ quản lý của khách hàng Sử dụng thành thạo hệ thống chương trình phần mềm Khách hàng có thể sử dụng được sau khi đào tạo. Hỗ trợ khách hàng khi gặp sự cố chương trình. 2.10.3 Quyền hạn: Yêu cầu bộ phận dự án cung cấp đầy đủ thông tin về yêu cầu của khách hàng, nghiệp vụ chuyên môn. Được yêu cầu cung cấp đầy đủ các thiết bị như máy tính xách tay , Internet,… Trao đổi với người lập trình phần mềm và người kiểm tra sản phẩm để biết cách sử dụng phần mềm. Yêu cầu bộ phận chất lượng kiểm tra sản phẩm khi khách hàng gặp lỗi phần mềm. PHẦN II: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÂN THANH I. Vấn đề tuyển dụng nhân sự tại công ty cổ phần tin học Vân Thanh: 1. Những cơ sở để tuyển dụng nhân sự: 1.1 Phân tích công việc: 1.1.1 Sự cần thiết phải phân tích công việc: Phân tích công việc là một quá trình xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất của mỗi loại công việc, quyền hạn, trách nhiệm và kỹ năng thực hiện theo yêu cầu công việc. Như vậy thực chất của phân tích công việc là việc xác định nhu cầu về lao động của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ nhất định cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu. Từ đó cung cấp những thông tin về yêu cầu đặc điểm công việc nhằm xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc. Trên cơ sở dùng làm cho việc tuyền chọn và đào tạo nhân viên, đánh giá thực hiện công việc và trả lương. Việc phân tích công việc để xác định mức lương hợp lý mà hệ thống sẽ tạo điều kiện khuyến khích người lao động gắn bó tích cực với công việc của mình, góp phần giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu lao động. Phân tích công việc giúp cho công tác đào tạo cán bộ nhân viên của doanh nghiệp phát triển đúng hướng, giúp nhà quản trị đề ra các điều kiện, tiêu chuẩn đối với công việc tìm ra các biện pháp nhằm tăng năng suất lao động, giảm những hao phí lao động không cần thiết từ đó sẽ làm tăng hiệu quả và lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp. Phân tích công việc cho thấy là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch lao động và các kế hoạch kinh doanh khác. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. 1.1.2 Thông tin để thực hiện phân tích công việc: Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây: a) Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu thập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc. b) Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân. c) Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc. d) Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên. e) Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục... 1.1.3 Trình tự thực hiện phân tích công việc: Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ việc xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất. Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau. Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi. Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. 1.2 Định mức lao động: Định mức lao động là xác định mức hao phí thời gian lao động cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một khối lượng công việc đúng tiêu chuẩn, chất lượng trong những điều kiện tổ chức nhất định. Định mức lao động có 2 loại: + Mức thời gian: Đây là lượng thời gian cần thiết xác định để một hoặc một nhóm người lao động hoàn thành một đơn vị sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật phù hợp với nghề nghiệp, trình độ lành nghề trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. + Mức sản phẩm: Là số lượng đơn vị sản phẩm hoặc khối lượng công việc theo đúng yêu cầu kỹ thuật được quy định cho một hoặc một nhóm người lao động có nghề nghiệp và có trình độ tương ứng phải thực hiện trong một đơn vị thời gian và trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. Định mức lao động chủ yếu cho phép: + Xác định chính xác nhu cầu lao động ở các bộ phận doanh nghiệp. + Thực hiện việc phân công quyền hạn, trách nhiệm của mỗi người trong tổ chức. + Đánh giá khách quan và chính xác thái độ, ý thức trách nhiệm của mỗi người trong tổ chức. + Đánh giá trình độ lành nghề của người lao động, mức độ đóng góp của mỗi thành viên vào kết quả lao động chung của tổ chức từ đó có biện pháp kịp thời kích thích người lao động cả về vật chất lẫn tinh thần. 2. Nhu cầu tuyển dụng của công ty cổ phần tin học Vân Thanh: Tuyển dụng nhân sự là quá trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng kí nộp đơn tìm việc làm. Trong những năm gần đây, do nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất, thay thế vị trí khuyết thiếu do thực tế cơ chế phát sinh, do thay thế những người nghỉ hưu, thuyên chuyển hoặc bị thôi việc nên công ty vẫn tiến hành tuyển dụng thêm nhân sự. Để đáp ứng được những yêu cầu đó công ty đã có những kế hoạch tuyển dụng trong những năm tới, cụ thể là: + Trong năm 2008, công ty sẽ tuyển thêm 4 nhân sự gồm có: 2 nhân viên phòng kinh doanh và 2 kỹ sư lập trình. + Trong năm 2009, công ty dự kiến tuyển dụng thêm 7 nhân sự trong đó có 3 nhân viên kinh doanh, 3 kỹ sư lập trình và 1 cán bộ quản lý. 3. Phương pháp và quá trình tuyển dụng: Để nắm được nhu cầu về nhân sự, trước tiên công ty cần cân nhắc các yếu tố sau: + Xác định loại kỹ năng doanh nghiệp cần. + Xác định doanh nghiệp sẽ cần bao nhiêu loại kỹ năng khác nhau. + Xác định các cách khác nhau để đáp ứng được các kỹ năng đó. + Xác định loại nhiệm vụ cần làm. Tiếp theo công ty Vân Thanh tiến hành công tác tuyển dụng qua 6 bước như sau: 3.1 Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng: Bước chuẩn bị tổ chức tuyển dụng cần xác định được: - Các loại văn bản, qui định về tuyển dụng cần tuân theo. - Số lượng nhân viên cần tuyển. - Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển. - Số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng. - Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng. 3.2. Thông báo tuyển dụng: Có thể áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây: - Thông qua văn phòng dịch vụ lao động - Quảng cáo trên báo chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình. - Niêm yết trước cổng doanh nghiệp. Yêu cầu thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho các ứng viên về tuổi tác, sức khoẻ, trình độ. Càng có nhiều ứng viên cho một chỗ làm việc càng có điều kiện để tuyển chọn nhân viên phù hợp. 3.3. Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ: a. Thu nhận hồ sơ: Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết cho tiện sử dụng sau này. Nên lập hồ sơ cho từng ứng viên. Mỗi hồ sơ gồm có: - Đơn xin việc: ứng viên tự điền vào. Đơn xin việc là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá các ứng viên. Biểu mẫu xin việc làm cung cấp các thông tin về trình độ học vấn, các thành tích đã đạt được trước đây, những điểm mạnh và những điểm yếu của từng ứng viên. Trong thực tế các công ty thường sử dụng nhiều biểu mẫu xin việc làm khác nhau đối với từng đối tượng như: các chức vụ quản trị, chuyên gia kỹ thuật, lao động chuyên môn... Đối với các biểu mẫu xin việc làm, yêu cầu trả lời các câu hỏi chi tiết về trình độ học vấn, giáo dục... Đối với các công nhân làm việc theo giờ, biểu mẫu xin việc làm lại tập trung vào các vấn đề: trang bị dụng cụ mà ứng viên có thể sử dụng, và mức độ thành thạo, kinh nghiệm làm việc thực tế. Tham khảo biểu mẫu xin việc làm đối với các ứng viên vào các chức vụ quản trị, cán bộ kỹ thuật, chuyên môn. - Các văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp. - Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tĩm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình. Ngoài ra sau khi kiểm tra phỏng vấn và khám bệnh sẽ bổ sung thêm vào hồ sơ bảng kết quả phỏng vấn, tìm hiểu về tính tình, sở thích, năng khiếu, tri thức.... và kết quả khám bệnh của ứng viên. b- Nghiên cứu hồ sơ: Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thơng tin chủ yếu về ứng viên bao gồm: - Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác. - Khả năng tri thức, mức độ tinh thần. - Sức khoẻ. - Trình độ tay nghề. - Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng. Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên không thích hợp với công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng. 3.4. Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên: Đây là bước khó khăn nhất đối với ứng viên nhằm chọn ra các ứng viên phù hợp nhất. Áp dụng hình thức kiểm tra, sát hạch để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành hay trình độ lành nghề... dưới dạng bài thi, bài tập thực hành, làm thử một mẫu công việc như đánh máy, sử dụng máy vi tính, thư ký... Áp dụng hình thức trắc nghiệm để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay. Phỏng vấn để đánh giá ứng viên về phương diện cá nhân như các đặc điểm về tính cách, khí chất, diện mạo. Trong cuộc phỏng vấn cần: - Khẳng định và xác định các thông tin mà họ đưa ra về trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm; - Cung cấp thêm thơng tin cho các ứng cử viên về công việc cần làm và tiêu chuẩn yêu cầu khi thực hiện công việc; - Khám phá những khả năng khác có ở ứng cử viên mà doanh nghiệp có thể sử dụng; - Đưa ra mức lương và điều kiện làm việc để xác minh xem đối tượng phỏng vấn có chấp nhận việc hay không. - Doanh nghiệp nên kiểm tra lại các bản nhận xét về quá trình làm việc trước đây của các ứng cử viên. 3.5. Kiểm tra sức khoẻ: Sức khỏe là yếu tố rất quan trọng đối với tất cả các loại lao động, cho nên trước khi tuyển dụng cần thiết phải kiểm tra sức khoẻ. Kiểm tra sức khoẻ là nhằm xác định được sức khoẻ của người dự tuyển, mà cũng có thể phát hiện ra bệnh tật bẩm sinh của họ làm tiền đề việc quyết định tuyển dụng. 3.6. Quyết định tuyển dụng: - Doanh nghiệp nên tránh để bị rơi vào các tình huống chủ quan trong việc chọn lựa nhân viên theo ý thích mà khơng liên quan đến nhu cầu công việc. Ở Việt Nam, người ta thường cho rằng người nhà và họ hàng có thể làm việc tốt hơn, nhưng đôi khi những người này lại gây ra những rắc rối khác. - Thông thường Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động . Trong quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động cần ghi rõ về chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc, khế ước. - Các nhân viên mới được doanh nghiệp phổ biến về lịch sử hình thành và phát triển, các cơ sở hoạt động, các chính sách và nội qui chung, các yếu tố về điều kiện làm việc, thời gian làm việc, ngày nghỉ, các chế độ khen thưởng, kỷ luật, an toàn lao động. Nhân viên mới được giới thiệu với người phụ trách, ban lãnh đạo cơ sở và những người cĩ quan hệ công tác sau này. - Bước đầu của một nhân viên mới nhận việc thường có cảm giác lo lắng, hồi hộp, ngại ngần không muốn tham gia thảo luận các vấn đề với viên giám thị và các đồng nghiệp là do: 1. Công việc mới kéo theo sự thay đổi quan hệ con người, máy móc, thiết bị, giờ giấc, thói quen sinh hoạt. Càng nhiều sự thay đổi thì nhân viên càng kío quen với công việc mới. 2. Một số nhân viên mới thường có những mong muốn không thực tế, mong muốn của họ thường cao hơn so với những điểm thuận lợi của công việc mới, dẫn đến có khoảng cách giữa những vấn đề lý thuyết và thực tế. 3. Ngạc nhiên thắc mắc gây ra những lo lắng, hồi hộp. Sự ngạc nhiên, thắc mắc thường được tích tụ lại khi những mong đợi về một người nào đó, một sự kiện nào đó. Nhằm giảm bớt sự căng thẳng, hồi hộp của nhân viên mới, làm cho họ tin vào hành động, tác phong của mình, điều chỉnh mình phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp. Làm cho nhân viên mới yên tâm làm việc, doanh nghiệp thường tổ chức "Chương trình định hướng đối với nhân viên mới". Chương trình định hướng là chương trình đặc biệt dành riêng để hướng dẫn nhân viên mới, trong việc tóm tắt các chính sách, điều luật, nội qui và quyền hạn của nhân viên. Doanh nghiệp có thể trao cho nhân viên mới đến cuốn sổ tay "Chúc mừng bạn mới đến" và thực hiện các nội dung hướng dẫn trong cuốn sổ tay đối với nhân viên mới. 4. Bồi dưỡng và đào tạo nhân sự tại công ty cổ phần tin học Vân Thanh: 4.1 Vai trò của đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động: Việc áp dụng các máy móc kỹ thuật, trang thiết bị mới vào trong quá trình sản xuất kinh doanh khiến cho tỷ trọng thời gian máy làm việc tăng lên. Điều này dẫn đến khả năng mở rộng phạm vi và chức năng hoạt động của nhân viên. Xuất hiện yêu cầu nhân viên biết kiêm nhiệm nhiều nghề, nhiều chức năng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Sự phát triển của xã hội, tính chất phức tạp của máy móc ngày càng tăng, nhiều mặt hàng sản phẩm mới ra đời đáp ứng nhu cầu đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho người lao động. Trong quá trình làm việc nhân viên tích luỹ được nhiều kinh nghiệm làm việc. Nhưng quá trình tự đào tạo này diễn ra rất lâu và với số lượng ít. Chỉ có thường xuyên đào tạo mới có thể nhanh chóng cung cấp một số lượng đông đảo nhân viên với trình độ cao. 4.2 Xác định được sự cần thiết của việc đào tạo: Muốn đào tạo có hiệu qủa, cần xác định sự cần thiết của nhu cầu và khả năng đào tạo, đặc điểm cơ cấu và tính chất nghành nghề từ đó tổ chức các hình thức đào tạo phù hợp. Trong doanh nghiệp đào tạo áp dụng đối với các đối tượng nhân viên chưa từng tham gia sản xuất kinh doanh( như sinh viên mới tốt nghiệp) và nhân viên đang thực hiện công việc nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu, việc xác định nhu cầu đào tạo số nhân viên này rất phức tạp. Nhiều khi nhân viên thực hiện công việc chỉ đơn thuần do các tiêu chuẩn đánh giá không rõ ràng làm cho nhân viên không có động lực trong công việc. 4.3 Nội dung của quá trình đào tạo: Gồm có 4 giai đoạn: + Định giá + Đặt mục tiêu đào tạo + Đào tạo + Đánh gia chất lượng hiệu quả đào tạo Mục tiêu của định giá là xác định xem có phải công việc thực hiện kém hiệu quả và có thể thực hiện điều đó thông qua đào tạo. Ta cần chú ý tới các vấn đề có thể quan sát, đo lường trong việc thực hiện công việc của nhân viên sẽ đạt được sau khi đào tạo. Bước đào tạo cần lựa chọn và tiến hành các kỹ năng đào tạo phù hợp với thực tế. Cuối cùng cần đánh giá chất lượng của chương trình đào tạo so sánh kết quả thực hiện của nhân viên trước và sau khi đào tạo. 4.4 Các phương pháp đào tạo nhân viên của công ty Vân Thanh: Tuỳ theo mỗi loại nhân viên mà doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức đào tạo khác nhau để thu được kết quả cao nhất. Ở đây, doanh nghiệp thường áp dụng một số biện pháp sau: + Đào tạo tại nơi làm việc: Đây là hình thức đào tạo nhân viên ngay trong quá trình làm việc. Việc đào tạo thường do các nhân viên có nhiều kinh nghiệm hướng dẫn. Phương pháp này tỏ ra khá hiệu quả và tiết kiệm được thời gian, chi phí. + Phương pháp đào tạo theo chỉ dẫn: Liệt kê ở mọi công việc những nhiệm vụ những bước chính cùng với những điểm then chốt, cách thể hiện như thế nào và tại sao phải thực hiện như vậy. II. Tiền lương ở công ty cổ phần tin học Vân Thanh: 1. Phân loại các hình thức trả lương: + Trả lương theo THỜI GIAN: là hình thức trả lương cho người lao động, căn cứ ngày làm việc thực tế của tháng. Lương thời gian áp dụng cho nhân viên văn phòng và CNV làm việc hành chánh tại các bộ phận khác. + Trả lương SẢN PHẨM: là hình thức trả lương cho người lao động, căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm làm ra. + Trả lương KHOÁN: là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc phải hoàn thành. Mức lương khoán áp dụng cho các cấp quản lý của công ty. + Mức lương THỬ VIỆC: 80% lương tối thiểu của công ty. 2. Các hình thức trả lương ở công ty cổ phần tin học Vân Thanh: 2.1 Tính lương thời gian, khoán : Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương trả cho nhân viên theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của nhân viên. Tiền lương tính theo thời gian có thể thực hiện tính theo tháng, tuần hoặc ngày làm việc của người lao động tuỳ thuộc vào yêu cầu và điều kiện cụ thể ở mỗi doanh nghiệp. + Lương thời gian bằng mức lương cơ bản chia cho số ngày hành chánh trong tháng nhân với thời gian làm việc (tăng ca bình thường * 1.5, tăng ca chủ nhật * 2.0…). + Tính lương khoán : Hưởng nguyên mức lương khoán Trường hợp người hưởng lương khoán nghỉ trên 4 ngày/tháng thì thời gian vượt quá không được tính lương. 2.2 Tính lương theo sản phẩm : + Lương sản phẩm của người lao động dựa trên số lượng công đoạn đạt chất lượng và đơn giá công đoạn của người lao động. + Đơn giá sản phẩm do Trưởng bộ phận sản xuất duyệt. Trường hợp sản xuất mã hàng mới thì đơn giá sản phẩm được nhân thêm 20 %. + Số công đọan dùng để xác định lương được tính trên cơ sở phiếu báo công đoạn của CNV, có xác nhận của Trưởng bộ phận trực tiếp. Tổng số lượng của các CNV làm trong cùng một công đoạn không được vượt quá tổng số công đoạn theo quy trình sản xuất. + Ngoài ra người lao động còn được hưởng mức hỗ trợ những sản phẩm / công đoạn không xác định được người làm. Mức hỗ trợ được tính bằng tổng tiền hỗ trợ chia cho tổng công và nhân với số công tương ứng của mỗi CNV. Tổng tiền hỗ trợ bằng tổng sản phẩm / công đoạnkhông xác định người làm nhân với đơn giá sản phẩm / công đoạn. 3. Tính toán và trả lương: + Việc tính toán lương cho người lao động dựa vào thời gian làm việc được ghi trên bảng chấm công. + Việc tính toán lương dựa trên nguyên tắc chính xác về số liệu, đảm bảo thời gian trả lương cho người lao động đúng theo quy định. + Người lao động được nhận phiếu lương chi tiết hàng tháng, được quyền đối chiếu với bảng lương tổng do Trưởng phòng nhân sự giữ (bản copy). + Tiền lương trả cho người lao động. Mỗi tháng một lần, vào ngày 05 đến ngày 10 của tháng. Đối với lương sản phẩm, được trả làm hai lần (mỗi lần trả sau khi kết toán số lượng vào ngày 15, ngày 30 của tháng, lương sản phẩm được trả chấm nhất không quá 7 ngày sau ngày kết toán. 4. chế độ và thủ tục xét nâng lương: a) Về chế độ xét nâng lương : Mỗi năm, lãnh đạo Công ty xét nâng lương cho nhân viên một lần vào tháng thứ 04 của năm. b) Niên hạn và đối tượng được trong diện xét nâng lương: Cán bộ nhân viên đã có đủ niên hạn một năm hưởng ở một mức lương( kể từ ngày xếp lương lần kế với ngày xét lên lương mới ) với điều kiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và không vi phạm Nội qui lao động, không bị xử lý kỷ luật từ hình thức khiển trách bằng văn bản trở lên. Nếu có vi phạm thì không được vào diện xét. Năm sau mới được xét nâng lương, với điều kiện không tái phạm kỷ luật lao động. c) Việc nâng lương đột xuất thực hiện đối với nhân viên làm việc tốt, xuất sắc nhiệm vụ được giao, do Trưởng bộ phận đề xuất. d) Thủ tục xét nâng lương : Đến, ký xét duyệt nâng lương. Phòng HCNS ra soát và tổng hợp danh sách Cán bộ nhân viên đã đủ niên hạn nâng lương. Gởi danh sách xuống các đơn vị, để tham khảo ý kiến của Lãnh đạo cơ sở. Sau đó, phòng HCNS lập biểu, trình Ban lãnh đạo Công ty để xét duyệt. Khi được duyệt, phòng HCNS thảo Quyết định trình Giám đốc ký chính thức, và mời nhân viên có tên được nâng lương để trao Quyết định. Đối với nhân viên chưa đuợc xét nâng lương thì cần giải thích để nhân viên yên tâm. e) Mức nâng của mỗi bậc lương từ 10 % - 20 % mức lương hiện tại tuỳ theo kết quả kinh doanh của công ty trong năm. 5. các khoản tiền phụ cấp và trợ cấp: 5.1 Phụ cấp: a. Phụ cấp trách nhiệm: Cấp quản lý được thưởng tiền trách nhiệm hàng tháng, mức thưởng là 10 % lương cơ bản. b. Tiền công tác phí: - nhân viên thường xuyên công tác ở ngoài thì được thưởng là: 200 000 đồng/tháng. - Đối với nhân viên không thường xuyên đi công tác thì được hưởng Công tác phí theo bảng công tác phí của Công ty. - Đối với nhân viên đi công tác ngoài không thường xuyên thì được phụ cấp (không áp dụng công tác nội bộ trong công ty): + 15000 đồng/lần công tác tính trên quãng đưỡng 1 chiều <10 km. + 25 000 đồng/lần công tác tính trên quãng đưỡng 1 chiềutừ 10 đến 20 km + 35 000 đồng/lần công tác tính trên quãng đưỡng 1 chiều từ 20 đến 30 km + 50 000 đồng/lần công tác tính trên quãng đưỡng 1 chiều từ 30km trở lên. 5.2 Trợ cấp: a.Trợ cấp điện thoại: cấp cho nhân viên thường xuyên công tác ngoài để phục vụ cho công việc. b.Tiền trợ cấp nghỉ việc: Mỗi năm làm việc được trợ cấp 50% tiền tháng lương theo tiền lương cơ bản tháng gần nhất. c.Tiền trợ cấp nghỉ chờ việc: + Trường hợp phải ngừng chờ việc không do lỗi của người lao động, Giám đốc Công Ty sẽ trợ cấp cho người Lao Động bằng 100 % mức lương quy định . + Nếu do lỗi của người lao động thì lúc đó người lao động không được trả lương . d. Những ngày nghỉ được hưởng nguyên lương: + Nghỉ lễ. + Bản thân kết hôn: nghỉ 03 ngày . + Con kết hôn : nghỉ 01 ngày . + Cha, mẹ chết (kể cả bên chồng ,vợ ), vợ hoặc chồng , con chết được nghỉ 03 ngày. + Nghỉ phép. Người lao động thôi việc có đơn xin nghỉ phép mà chưa nghỉ phép năm hoặc chưa được nghỉ hết số ngày phép năm thì sẽ được thanh toán tiền những ngày chưa nghỉ này. Người lao động đang trong thời gian thử việc hoặc chưa ký HĐLĐ thì chưa được hưởng các chế độ của nhà nước quy định. e. Các phúc lợi khác : + Bản thân LĐ kết hôn được mừng 200.000 đồng . + Cha mẹ hai bên, con, chồng, vợ chết được viếng 200.000 đồng . + Thiên tai, hỏa hoạn được trợ cấp: 300.000 đồng . + Trợ cấp khó khăn (tùy hoàn cảnh từng người) Ban Giám Đốc trợ cấp từ 200.000 đến 500.000 đồng / người . 6. Chế độ thưởng: 6.1 Thưởng cuối năm: + Hàng năm nếu Công Ty kinh doanh có lãi Công Ty sẽ trích từ lợi nhuận đễ thưởng cho nhân viên mức thưởng tùy thuộc vào lợi nhuận mỗi năm. + Mức thưởng cụ thể từng nhân viên tùy thuộc vào sự đóng góp công sức, chất lượng công tác, chấp hành đầy đủ nội quy, các quy định của Công ty. + Được tính = tỷ lệ % * [tổng lương thực tế trong năm / 12 tháng]. Phòng HCNS có trách nhiệm lập tờ trình về tỷ lệ %, dự toán tổng tiền thưởng tháng lương 13 trước 30 ngày so với ngày bắt đầu nghỉ tết. 6.2 Thưởng tháng: Hàng tháng dựa trên việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Trưởng phòng nhân sự lập bảng đánh giá thực hiện công việc. Bảng đánh giá chuyển về Phòng HCNS xem xét, sau đó chuyển Giám đốc công ty duyệt làm căn cứ thưởng cho người lao động. 6.3 Thưởng lễ 30/4 & 1/5, Ngày quốc khách, Tết Dương lịch: Số tiền thưởng từ 20.000 đồng đến 200.000 đồng tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của Công ty. Phòng HCNS có trách nhiệm lập tở trình BGĐ về số tiền thưởng, dự toán tiền thưởng trình BGĐ trước 15 ngày so với ngày lễ tương ứng, lập danh sách CBCNV được thưởng trước 3 ngày so với ngày lễ tương ứng. 6.4 Thưởng thâm niên: Thâm niên được tính chi tiết tới từng tháng (nếu từ 15 ngày trở lên thì tính đủ tháng, nếu dưới 15 ngày thì không được tính đủ tháng. Tiền thâm niên = số tháng thâm niên * số tiền thâm niên 1 tháng. Phòng HCNS có trách nhiệm lập tờ trình về số tiền thâm niên của 1 tháng, dự toán tổng tiền thâm niên trước 30 ngày so với ngày bắt đầu nghỉ tết. Thưởng thâm niên được trả vào cuối năm (âm lịch). 6.5 Thưởng đạt doanh thu: Phòng Kinh doanh đạt doanh thu do BGĐ giao được thuởng phần trăm doanh thu hàng tháng, trường hợp vượt doanh thu thì Phòng Kinh doanh làm tờ trình về việc đạt doanh thu, mức được hưởng cho từng nhân viên trình BGĐ duyệt và chuyển cho Phòng Kế toán trả cùng với lương tháng. Trên đây là nội dung bản qui định về trả tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ – trợ cấp được áp dụng đối với toàn thể Cán bộ nhân viên Công ty, có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành. Giao cho Trưởng phòng HCNS và Kế toán trưởng Công ty, triển khai thực hiện. Quá trình có phát sinh vướng mắc, sẽ được nghiên cứu điều chỉnh phù hợp. III. Đánh giá chung tình hình quản trị nhân sự tại công ty cổ phần tin học Vân Thanh: 1. Các kết quả đạt được: + Trong những năm vừa qua tình hình hoạt động của công ty ngày càng có hiệu quả và ổn định, doanh thu và lợi nhuận hàng năm đều tăng. Với phương châm “chữ tín quý hơn vàng” công ty ngày càng tạo được lòng tin và vị thế trên thị trường. + Số lượng nhân viên của công ty còn ít nhưng hầu hết tốt nghiệp đai học và có kỹ năng làm chuyên nghiệp nên tạo ra hiệu quả công việc cao. + Mọi người trong cùng công ty đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc cởi mở thân thiện và hiệu quả công việc cao. 2. Những mặt hạn chế: + Tuy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh vẫn thuận lợi và hiệu quả song quy mô của doanh nghiệp vẫn còn nhỏ nên chưa khai thác được hết tiềm năng cũng như thị trường rộng lớn. + Vấn đề tổ chức sử dụng lao động chưa được khoa học và còn có nhiều thiếu sót. + Khen thưởng, kỷ luật chưa kịp thời. Nhân viên công ty đôi khi còn đi muộn về sớm vì thế cần có biện pháp nhắc nhở, khiển trách để giữ nghiêm kỷ luật của công ty. + Thu nhập bình quân của nhân viên còn thấp vì thế chưa tạo ra nhiều động lực để nhân viên nỗ lực trong công việc. Phần III: phương hướng phát triển và giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tai công ty cổ phần tin học Vân Thanh. I. Phương hướng phát triển và nhiệm vụ công tác quản trị nhân sự của công ty cổ phần tin học Vân Thanh: 1. Phương hướng phát triển kinh doanh: Đất nước ta ngày nay đang từng bước đi lên công nghiệp hoá, hiện đại hoá, cùng với đó là quá trình hội nhập WTO. Vì thế để có thể theo kịp trình độ các nước trong khu vực và trên thế giới thì đòi hỏi phải có sự phát triển của con người cả về chất và lượng. Công ty cổ phần tin học Vân Thanh cũng đang phát triển theo xu hướng đó. Trong thị trường nội địa, nơi có sự cạnh tranh gay gắt của các công ty trong nước và bên cạnh đó là các hãng lớn của nước ngoài cũng cạnh tranh quyết liệt. Trước tình hình đó công ty đã đề ra mục tiêu và nhiệm vụ như sau: + Đầu tiên công ty sẽ chú trọng vào nâng cao chất lượng sản phẩm có tính năng đa dụng hơn. + Khi hoàn thành mục tiêu chất lượng, lấy được uy tín khách hàng trong và ngoài nước từ đó sẽ mở rộng sản xuất quy mô hơn nữa. Hiện nay công ty công ty đang rất chú trọng tới các thị trường các tỉnh miền núi phía bắc và thị trường Lào, Campuchia. + Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh bằng cách cải tiến công nghệ, đầu tư máy móc phương tiện hiện đại để nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, không ngừng đẩy mạnh công tác tiếp thị, quảng cáo. + Phòng kinh doanh cần có những chiến lược hiệu quả về marketting, mở rộng thị trường, tìm hiểu sâu sắc về đối thủ cạnh tranh tìm ra các nhược điểm của họ và biến nhược điểm của họ thành điểm mạnh của mình. + Tạo điều kiện làm việc, môi trường làm việc thuận lợi, có những biện pháp kích thích nhân viên làm việc chăm chỉ, sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong công việc. + Tăng thu nhập cho nhân viên, tăng những khoản trợ cấp, khen thưởng… 2. Nhiệm vụ của công tác quản trị nhân sự: 2.1 Mối quan hệ giữa chiến lược và hoạch đinh nguồn nhân lực: Tất cả những nhà quản lý đặc biệt là những nhà quản trị nhân sự nên đưa ra chiến lược về nguồn nhân lực vì đó là trách nhiệm và nhiệm vụ quan trọng nhất. Để làm được điều đó thì các nhà quản trị nhân sự cần phải có kế hoạch hành động rõ ràng bao gồm việc phát triển và đào tạo con người. Ngoài ra quản trị nhân sự còn là nền tảng để liên kết các mối quan hệ trong công việc giữa nhân viên và nhà quản lý. Những nhà quản trị nhân sự thực hiện phận sự của mình giống như người cố vấn. Trong các chiến lược và kế hoạch đã đề ra thì nhà quản trị nhân sự phải giả thích được những thắc mắc của cấp trên. 2.2 Nhiệm vụ của công tác quản trị nhân sự: Nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra, công ty cổ phần tin học Vân Thanh không chỉ chú trọng đến quá trình hoạt động kinh doanh mà còn đặc biệt quan tâm tới công tác quản trị nhân sự. Việc nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường, ứng dụng khoa học công nghệ mới…tất cả đều phụ thuộc vào yếu tố con người- đội ngũ cán bộ nhân viên trong công ty. Qua tình hình đó công ty đã đưa ra một số nhiệm vụ cụ thể của công tác quản trị nhân sự trong năm tới là: + Giám đốc có quyền tuyển dụng hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh và phải phù hợp với luật lao động. + Trong quá trình hoạt động xét thấy cần bổ xung lao động, công ty sẽ tuyển dụng những người có năng lực, trình độ và có khả năng hoàn thành công việc mà công ty cần(tiêu chuẩn tuyển dụng sẽ cụ thể hoá bằng văn bản khi có nhu cầu tuyển dụng). + Đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ nhân viên nhằm tạo ra định hướng đào tạo phát triển phù hợp với cơ chế hiện nay. + Cần thiết đào tạo nâng cao trình độ để cập nhập những kiến thức, khoa học mới nhất của thế giới + Có chế độ khen thưởng kịp thời, thoả đáng. + Cần đẩy mạnh các phong trào của công ty như: Văn nghệ, thể thao, tổ chức công đoàn… II. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân sự: 1. Đối với nhà quản trị: Một phong cách lãnh đạo chuẩn hay một phương pháp lãnh đạo tối ưu thì không có. Nhưng đối với nhà quản trị thì cũng cần có những yêu cầu nhất định đó là: - Phẩm chất chính trị: + Có ý chí và có khả năng làm giàu cho công ty, cho xã hội, cho bản thân. + Biết đánh giá hậu quả công việc, đánh giá con người và sự kiện xung quanh tiêu chuẩn chính trị. + Vững vàng, kiên định trong công việc. - Năng lực tổ chức: + Có óc quan sát, có tính tổ chức cao. + Chan hoà, cởi mở, công bằng với mọi người. - Đạo đức công tác: Vững vàng, tự chủ, trung thực, kiên định trong lập trường quan điểm. 2. Vấn đề tổ chức sử dụng lao động: Để có thể quản trị nhân sự một cách hiệu quả trong công tác tổ chức các nhà quản trị cần phải chú ý: + Quyền hạn giao cho mỗi quản trị viên cấp dưới phải rõ ràng bằng văn bản + Quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm. + Mọi sự thay đổi về quyền hạn và trách nhiệm đều phải có ý kiến tham gia của người phụ trách. + Mỗi thành viên phải tự chịu trách nhiệm về công việc của mình trước người quản lý. + Mệnh lệnh ban ra cho một người nào thì phải qua cấp quản lý trực tiếp của người ấy. + Nên phê bình cấp dưới ở chỗ riêng tư, không nên phê bình cấp dưới trước mặt nhiều người khác. + Nâng lương, thưởng phạt một nhân viên nào thì phải có ý kiến trực tiếp từ quản lý của người đó. + Cần giúp đỡ mỗi người để họ tự kiểm tra lấy công việc của mình thay vì họ bị kiểm tra thường xuyên. Quản trị viên hàng đầu phải nhận trách nhiệm tối hậu về năng xuất lao động và việc sử dụng tối ưu nguồn lực của mình, chịu trách nhiệm về tinh thần đồng đội, sự trung thành, sự thoải mái của nhân viên dưới quyền. Quản trị viên ở bất kỳ cấp bậc nào cũng cần phải biết: - Tại sao nhân viên dưới quyền làm việc không hiệu quả - Đưa ra những biện pháp khuyến khích để duy trì tinh thần nhân viên dưới quyền làm việc đạt hiệu quả cao. Cụ thể như là: + Quan tâm đến năng lực và quyền lợi + Giao công việc phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi người + Tạo cho nhân viên niềm hãnh diện trong công việc và hoàn tất công việc được giao. + Thưởng xứng đáng về mặt tài chính, thăng cấp thăng bậc, lương tháng. Khi tiến hành phân công lao động công ty có thể tiến hành theo các bước sau: + Xác định các loại lao động trong toàn công ty căn cứ vào quy trình nghiệp vụ. + Quy định chức năng nhiệm vụ và quyền hạn cho từng bộ phận và từng nhân viên được phân công. + khi tiến hành phân công lao động phải có sự tham gia đóng góp ý kiến của các phòng ban và của các nhân viên. 3. Về phân tích công việc: Cần phân tích lại công việc trong toàn công ty sau mỗi năm hoạt động để xác định nhu cầu hiện tại về số lượng và chất lượng cơ cấu lao động. Sau đó so sánh số lượng, chất lượng và cơ cấu lao động của năm đó, rồi đánh giá xem mặt nào mạnh thì phát huy, mặt nào chưa được thì tiếp tục khắc phục và sửa chữa. 4. Công tác tuyển dụng nhân sự: Trong quá trình tuyển dụng công ty còn dựa vào yêu cầu thực tế của mình thông qua kết quả phân tích công việc một cách khoa học để xác định nhu cầu tuyển dụng một cách chính xác. Công ty nên lập ra một kế hoạch tuyển dụng sao cho phù hợp(bao gồm các bước như: thông báo tuyển dụng, nhận hồ sơ, phỏng vấn…) Đối với việc tuyển chọn các cán bộ quản lý công ty: + Xác định đối tượng được tuyển chọn ở mỗi cấp, mỗi phòng ban + Nghiên cứu xác định bằng cấp, lý lịch, số năm kinh nghiệm + Tham khảo ý kiến các chuyên gia. 5. Chính sách đãi ngộ nhân viên: Tiền lương là khoản thu nhập chính của người lao động. Tiền lương bình quân ở công ty hiện nay vẫn còn chưa cao, vì thế trong những năm tới công ty cần có giải pháp tăng lương cho nhân viên để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên cũng như giữ chân được nhân tài ở lại công ty. Ngoài tiền lương ra thì các khoản tiền thưởng, tiền phụ cấp, trợ cấp cũng cần phải tương xứng cống hiến của nhân viên cho công ty. Một phần lợi nhuận có thể trích ra lập quỹ phúc lợi. Quỹ này có thể chia hợp lý cho toàn bộ nhân viên trong công ty khi hoàn thành kế hoạch, tổng kết cuối năm, ngày lễ, tết tạo không khí phấn khởi chung toàn công ty. Bên cạnh đó công ty cũng cần có những cuộc khám sức khoẻ định kỳ. Tích cực vận động mọi người tham gia các phong trào thi đua, tham gia sinh hoạt tập thể. Song song với việc khen thưởng công ty cần có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với những ai vi phạm nội quy và phải đề ra những mức phạt cụ thể cho từng trường hợp. Tránh trường hợp xử phạt, khen thưởng không nghiêm minh, công bằng dẫn đến mâu thuẫn nội bộ. KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển của đất nước thì nghành công nghệ thông tin càng thể hiện được vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Công nghệ thông tin là một trong những đòn bẩy quan trọng thúc đẩy các ngành khác phát triển. Cộng với yếu tố con người Việt Nam vốn có tư chất thông minh thì chẳng có lý do gì mà Việt Nam lại không thể trở thành một cường quốc công nghệ thông tin. Vì vậy tiềm năng phát triển của ngành này là rất lớn. Đi cùng với xu hướng đó thì công ty cổ phần tin học Vân Thanh đã chọn cho mình một hướng đi đúng đắn và bước đầu đã gặt hái được những thành công. Trong mỗi một doanh nghiệp thì quản trị nhân sự luôn là một vấn đề quan trọng có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp đó. Nhận thức được tầm quan trọng đó công ty cổ phần tin học Vân Thanh đã dần hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trở nên có hiệu quả. Tuy vẫn còn một số mặt hạn chế nhưng công tác quản trị nhân sự ở công ty cổ phần tin học Vân Thanh đã thu được những kết quả đáng khích lệ, đóng góp một phần quan trọng vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. MôC LôC