Đề tài Quản lý bán hàng

LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm ngần đây,với sự phát triển mạnh mẻ,rộng khắp của công nghệ thông tin, máy vi tính trên phạm vi toàn cầu, nó nhanh chóng ăn xâu và giữ vai trò chủ đạo trong các ngành kinh tế,quân sự,giáo dục …. ...Việc úng dụng Tin Học vào các lĩnh vực quản lý hết sức cần thiết trong quá trình làm việc để đạt hiệu quả cao nhất,ngày càng được quan tâm và sử dụng hiệu quả, đêm lại lợi ích to lớn về mọi mặt.Sự lớn mạnh của máy vi tính đã giúp đở cho con người rất nhiều trong công việc đặc biệt la trong công tác quản lý,nghiên cứu khoa học...Thông qua máy vi tính con người có thể xử lý những công việc rất phức tạp ma con người rất khó khăn đẻ thực hiện được và không thể thực hiện được.Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin và kĩ thuật lập trình,các công ty lớn ,tới các danh nghiệp bán hàng sỉ và lẻ đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động tác của đơn vị mình,mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Hiện nay, tại các doanh nghiệp việc quản lý hàng hoá,nhân viên,hàng xuất nhập hàng ngày……gặp nhiều khó khăn ,chính vì vậy ý tưởng tạo lên một phần mềm để gốp phần giai quyết vấn đề trên của mỗi người lập trình là không thể tránh khỏi. Vì thời gian còn hạng chế,dung lượng kiến thức còn hạng hẹp,chương trình còn được phát triển thêm trong quá trình nghiên cứu nên không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình thực hiện.Rất mong được sự ủng hộ góp ý của quý thầy cô và các bạn . Xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng,Ngày 04 tháng 02 Năm 2010 PHẦN.I: GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ SỬ DỤNG MCROSOFT ACCESS VÀ VISUAL BACSIC 6.0 1.Mcrosoft Access Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu(CSDL) tương tác người dùng, chạy trên môi trường Windows.Access cho bạn một công cụ hiệu lực trong công tác tổ chức,tìm kiếm và biểu mẫu thông tin. Khả năng thao tác dữ liệu mạnh mẽ.Cho phép liên kết số liệu và công cụ truy vấn hữu hiệu giúp ta tìm kiếm thông tin nhanh. Khả năng xuất dữ liệu.Cho phép ta thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý.Ta có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp. Có công cụ Wizard để nâng cao hiệu xuất công việc và các lệnh có sẵn(Macro),ta có thể dể dàng tự động hoá công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao,Access đưa ra ngữ trình Access Basic (Víual Basic cho Access)một ngôn ngữ lập trình CSDL mạnh. Ngoài ra Access còn có nhiều công dụng khác như:chia sẻ dữ liệu trên mạng,bảo mật dữ liệu cao…. .2 Visual Bacsic6.0 : ØVisual Bacsic6.0 là ngôn ngữ lập trình thông dụng trên Window.Visual Bacsic 6.0 hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu và Internet, đặt biệt là quản lý dữ liệu. ØVisual Basic có nhiều tính năng mới.Các điều khiển mới cho phép ta viết các chương trình ứng dụng kết hợp các giao diện.Khi dùng Visual Basic sẽ tiết kiệm thời gian và công sức so với các ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. ØVisual Bacsic gắng liền với khái niệm lập trình trực quan(Visual) nghĩa là khi thiết kế chương trình ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trìnhthực hiện. ØVisual Bacsic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản,nhanh chóng về màu sắc,kích thướt và hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. PHẦN II : Khảo sác hiện trạng và xác định yêu cầu khảo sát hiện trạng I.HIỆN TRẠNG HIỆN NAY VÀ MỤC TIÊU: Hiện nay hầu hết tại các cửa hàng việc quản lý:nhân viên bán hàng ,hàng nhập,hàng xuất,xuất hoá đơn,hàng tồn kho……còn thủ công và gặp nhiều khó khăn.Vì thế gây trở ngại rất lớn cho việc quả lý tại các cửa hàng Do đó việc xây dựng một chương trình quản lý nhân sự là một việc hết sức cần thiết hiện nay nhằm mục đích: -Có một chương trình hoàn chỉnh chạy trên chương trình Window để đêm lại cho người quản lý các thoa tác nhanh gọn,chính xác,rút gắn thời gian thực hiện các công việc của người quản lý từ đó dẫn đến giải quyết nhanh,chính xác tất cả các vấn đề lên quan ví dụ như: khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm ,….. -Thiết lập một chương trình cho phép lưu trữ tất cả các thông tin có liên quan đến việc quản lý mà trước đây phải gi chép trong hàng trăm đống sách vở:lưu trữ tất cả các thông số của các mặt hàng ,các hoá đơn bán hàng từ trước đến nay,thông tin từng nhân viên hay là khách hàng….Để khi cần xem thông tin về khách hàng ,nhân viên,hay doanh thu từng nhiệm kì……một cách chính xác,nhanh chóng ở mọi lúc mọi nơi mà không còn thoa tác thô sơ trước là phải tìm kiếm trong tủ sổ sách thật tốn công -Có thể in,copy,tim kiếm các tài liệu cần thiết liên quan(danh sách nhân viên,hoá đơn bán hàng,danh sách hàng tồn kho,hàng nhập kho…. -Xem tình hình buôn bán cửa hàng,danh thu hàng tháng, để có biện pháp khắc phục như:giảm giá một số mặc hàng hay các chương trình khuyến mãi khi mua hàng tại cửa hàng nhằm mục đích thu hút khách hàng,nâng cao uy tín trên thị trường đưa cửa hàng làm ăn phát đạt -Quản lý ghi nhận các đơn đặc hàng của các doanh nghiệp khác nhằm cung cấp hàng đúng thời gian quy định cho các doanh nghiệp tránh chậm trể việc giao hàng làm tổn thất về tài sản,việc buôn bán các doanh nghiệp,làm hàng hoá hư hỏng gây tổn thất đến doanh nghiệp hay cửa hàng và làm mất uy tín của của hàng… -Giúp các nhân viên bán hàng sử lý nhanh gọn ,chính xác trong việc xuất hoá đơn,thu ngân từng mặc hàng,xác nhận thông tin của từng khánh hàng…….trong khi trong cửa hàng có hàng trăm khách hàng. -Quản lý hàng hoá trong kho hay trong cửa hàng để cập nhật thêm hàng vào cửa hàng. -Đảm bảo mọi hoạt động bán hàng,nhập xuất hàng hoá ……diễn ra bình thường ngay cả những lúc người quản lý không trực tiếp quản lý tại địa điểm kinh danh.Người quản lý có thể giám xác mọi hoat động của cửa hàng đang diễn ra ở thực tế,kiểm tra ngay được doanh thu bán hàng ,tình hình hoạt động của cửa hàng ,hàng hoá còn tồn,….cho dù ở bất cứ nơi đây và có giải pháp trong thời gian tới. II.Phạm vi -Đề tài được xây dựng trên ngôn ngữ lập trình cơ sở dử liệu (CSDL)Mcrosoft Access ,và Visual Bacsic6.0 -Chương trình được xây dựng trong phạm vi kiến thức đã hocl,hưóng dẫn của thầy Bình cùng các thầy cô khoa công nghệ thông tin Trường cao đẳng Đức Trí.Qúa trình nghiên cứu các tài liệu tham khảo ,tài liệu của thầy cô khoa công nghệ thông tin cung cấp……..cũng như các trang wel,các bài báo các của các anh chị khoá trước. -Chương trình xây dựng nhằm giải quyến những khó khăn hiện nay của các nhà quản lý.Từ việc quản lý nhân viên trong cửa hàng,khách hàng,dang sách khách hàng còn nợ,tìm tên nhân viên…. cho đến xuất nhập hàng. III.Lý do Nhằm giúp đở một phần nào đó cho nhà quản lý các cửa hàng.CSDL Access là chương trình phần mềm có khả năng thao tác mạnh mẽ cho phép liên kết số liệu tốt cùng Visual Bacsic6.0 là phần mềm hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu Các điều khiển mới cho phép ta viết các chương trình ứng dụng kết hợp các giao diện.Khi dùng Visual Basic sẽ tiết kiệm thời gian và công sức so với các ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng.,.Những ưu việc đó đã ứng nhu cầu thực tiển của các nhà quản lý .Ngoài ra Visual Bacsic6.0 cho phép ta chỉnh sửa đơn giản,nhanh chóng về màu sắc,kích thướt và hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. PHẦN III : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG I. Yêu cầu chức năng của hệ thống 1. Các chức năng chính của hệ thống: Cập nhật hàng hoá Cập nhật nhân viên Cập nhật nhà cung cấp Cập nhật khách hàng Tìm kiếm khách hàng Cập nhật hóa đơn Tìm kiếm hàng hoá Tìm kiếm nhân viên Tìm kiếm nhà cung cấp Lập hoá đơn cho khách hàng Quản lý hàng còn tồn Lập báo cáo 2.Sơ đồ tổ chức SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG KĨ THUẬT PHÒNG KINH DANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG DAO DỊCH KHÁCH HÀNG II. Yêu cầu hệ thống. 1. Yêu cần chức năng Lưu trữ Danh sách khách hàng. Danh sách nhân viên Danh sách khách hàng còn nợ Danh sách các loại hàng hoá Đơn giá từng mặc hàng Phiếu chi tiết hoá đơn Phiếu thu. Hàng còn tồn b.Cập nhật Khách hàng Nhân viên Hóa đơn Nhà cung cấp Hàng hóa CT Hóa đơn C.Tra cứu. Khách hàng Nhân viên Nhà cung cấp Hàng hóa CT Hóa đơn Xem chi tiết hoá đơn theo tháng năm ,… d.Thống kê. Danh sách khách hàng Danh sách khách hàng còn nợ Đơn đặt hàng Nhân viên trong danh nghiệp Thống kê theo ngày,giai đoạn trong năm các loại hàng hoá đã bán hay còn tồn e.Báo cáo Các khách hàng đã có giao dịch mua bán với doanh nghiệp trong năm hiện hành . Tình hình kinh danh qua từng giai đoạn Trong một thời gian, giai đoạn, loại hàng nào đã được bán với số lượng, đơn giá, trị giá hay số lượng còn tồn là bao nhiêu ,…. f.Tính toán. Số lượng tồn = số lượng hàng hoá - số lượng bán Còn nơ=thành tiên - đưa trươc lợi nhuận=trị giá bán - trị giá gốc. Thành tiền = số lượng * đơn giá . 2. Yêu cầu tính ổn định. Khả năng bảo mật để đảm bảo độ tin cậy và sự ổn định của chương trình. Không có lỗi trong quá trình sử dụng. III.Phương thức hoạt động của các chức năng chính: 1 Nhận yêu cầu nhập,xuất hoá đơn bán hàng: a. Quản lý việc nhập: Khi có yêu cầu nhập hàng vào cửa hàng hay kho thì nhân viên có nhiệm vụ phải kiểm tra trước khi đưa vào trong của hàng hay trong kho Mỗi khi có yêu cầu nhập hàng thì nhân viên có nhiệm vụ phải kiểm tra xem nơi đặc hàng,chất lượng các mặc hàng mình muốn nhập,hạng sử dụng nếu chất lượng hàng không đáp ứng yêu cầu chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng thì phải báo ngay cho các bộ phận có chức năng để có hứng giải quyết kiệp thời. Và các mặt hàng mới nhập vào thì phải cập nhật gay vào danh mục hàng hoá. b. Quản lý xuất hoá đơn với số lượng hàng lớn: Một khi có yêu cầu xuất hàng thì lượng hàng trong danh nghiệp cũng phải được kiểm tra. . Trước khi xuất thì nhân viên có nhiệm vụ phải kiểm tra xem trong kho hay trong cửa hàng còn đủ các mặt hàng theo yêu cầu hay không nếu không đáp ứng đủ thì phải báo cáo cho phòng quản lý để cập nhật thêm hàng. Thường xuyên kiểm tra xem số hàng còn tồn có đạt yêu cầu chất lượng hay không . Hoặc bất ngờ có đơn đặt hàng với số lượng lớn, số hàng tồn kho không đủ đáp ứng hoặc không đủ so với số lượng hàng cần bán yêu cầu thì gọi lệnh đặt đơn hàng. Lệnh này được chuyển đến phòng quản lý, và phòng kế họach để điều chỉnh kịp thời. Cập nhật giá của của thị trường: Vào đầu ngày là phải cập nhật giá trên thị trường để kịp thời chỉ sửa lại giá bán. 2. Quản lý hàng còn tồn : Khi báo cáo kết quả còn tồn thì nhân viên có nhiệm vụ phải tổng hợp tất cả danh sách hàng hoá và hoá đơn bán hàng. Dựa vào số hàng gốc, từ hoá đơn bán hàng, để cập nhật lại về số lượng hàng còn tồn cho chính xác. Đồng thời bổ sung lượng hàng cho kịp thời với nhu cầu khách hàng. 3.Tìm kiếm Giup người quản lý,hay các nhân viên bán hàng tìm kiếm thông tin nhân viên ,khách hàng,các đơn đặt hàng ngần đây……..một cách nhanh chóng chính xác. 4.Lập báo cáo: Mỗi định kỳ thì lập báo cáo, tổng kết hoạt động trong tháng qua của trung tâm,cửa hàng. 5 Thiết kế sơ đồ a. Sơ đồ cấu trúc chức năng của chương trình. Chương trình quản lý bán hàng Hệ thống Cập nhật Khách hàng Hàng hoá Nhân viên Trợ giúp In bao cáo Tra cứu Đăng nhập Nhân viên Hoá đơn nhập hàng Thoát Khách hàng Hoá đơn Hoá đơn bán hàng Nhà cung cấp CT Hoá đơn Hoá đơn bán hàng Dang thu bán hàng Khách hàng còn nợ Hàng hóa Nhà cung cấp b.Sơ đồ ngữ cảnh Qu¶n lý hh Nhµ cung cÊp Ban gi¸m đốc Ng­êi dïng PhiÕu yªu cÇu Hàng hóa mua yªu cÇu Tr¶ lêi yªu cÇu Th«n b¸o Chức năng tìm kiếm: Dữ liệu Tìm nhân viên Tìm ncc Tìm khách hàng Tìm hàng hóa Tìm ct hóa đơn Người quản lý d.Chức năng cập nhật: Cập nhật hàng hóa Cập nhật khách hàng Cập nhật nhân viên Cập nhật hóa đơn Cập nhật ncc Phòng kdoah Nhà cung cấp PhiÕu yªu cÇu Giao hàng Dữ liệu Cập nhật ct hóa đơn e.Chức năng báo cáo: Dữ liệu Danh mục xuất Nhân viên Danh mục hàng tồn kho Danh mục nhập Ban giám đốc 6.Một số dao diện đến nguoi dung a.Các table thiết kế: -Table Cthoá đơn -Table nhân viên B.Sơ đồ quan hệ: c.Một số from -From chính: -Form bo phận Form nhân viên: -Form tìm kiếm khách hàng 7. Các qui định ràng buộc. Khách hàng chia thành nhiều nhóm như: đại lý, người bán sĩ, người bán lẻ, khách vản lai, khách hàng thân thiết. mỗi khách hàng hay tổ chức chỉ có thể ở 1 nhóm. Một khách hàng có nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng có 1 hợp đồng, mỗi hợp đồng được thanh tóan nhiều lần, mỗi lần là 1 phiếu thu. Khách hàng có các thông tin như: Mã Khách hàng, Họvà tên, địa chỉ, số ĐT Đơn hàng có các thông tin như: mã đơn hàng, mã hàng,số lượng,trị giá, ngày nhận đơn hàng, người nhận… Phiếu thu có các thông tin như: số phiếu,mã hàng hoá,số lượng bán,trị giá,thành tiền(thành tiền=trị gia * số lượng bán),đưa trước,còn nợ(còn nợ=thành tiền-đưa trước) ,ngày lập. b.Hàng hoá có các thông tin:mã hàng hoá,tên hàng,đơn vị tính,trị giá gốc,số lượng, ngày nhập.Mỗi loại hàng có một mã riêng PHẦN IV:Tổng kết I. Tự đánh kết quả thực hiện: Phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế trên phần mềm Visual Bacsic6.0 kết hợp với CSDL Access nên rất dể sử dụng giao diện thân quen với người dùng chạy trên hệ điều hàng Windows XP . Đề tài được hoàn thành ở mức cơ bản đáp ứng được yêu cầu thầy dao. Về doa diện chưa hoàn chỉnh,cần cải thiện thêm Có thể phát sinh lỗi ngoài ý muốn Còn một ít chức năng chưa có như form đăng nhập hay là tiềm kiếm dữ liệu…… Về mặt lưu trữ:đã lưu trữ các thông tin cần thiết II.Hướng phát triển: Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý ở nước ta hiện nay mặt dù đã cải thiện nhưng đa số các hệ thống quản lý chưa thật sự hổ trợ một cách đầy đủ và linh hoạt như :lập hoá đơn,nhập xuất hàng hoá,cập nhật khách hàng,chia sẻ thông tin trên mạng …….. Trên cơ sở những phần đã thực hiện đề tài của em có một số hướng phát triển sau : +Xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban,khi có dữ liệu được đặc ở máy chủ thì tất cả các máy khác sẻ kết nối tới máy chủ để tìm kiếm thông tin cần thiết. +Cập nhật nâng cấp và sửa những lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng. +Mở rộng thêm các chức năng mới để có thể đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của người dùng. +Nếu có đều kiện hơn về thời gian em sẽ hoàn thành tốt bài làm của mình để sau này có thể là bài bảo vệ tốt nghiệp và được sử dụng trong thực tế. III.Tài liệu tham khảo -Mội số giáo trình lý thuyết,bài tập do thầy,cô khoa cung cấp trong quá trình học,các bài báo các của các anh chị khoá trước Giáo trình nhập môn cơ sơ dữ liệu, Phương Lan , nhà xuất bản lao động xã hội 2 .Tự học Visual Basic 6.0 , Hồng Phúc , Linh Nga ,Nha xuất bản lao động 3 .Những bài thực hành cơ sơ dữ liệu Visual Basic 6.0 nâng cao – Ks Đinh Xuân Lâm , nhóm Vn-Guide Nxb Thông Kê Website 4 .http :/ www.google.com.vn/ 5 .http:/ www.vovisoft.com 6 .http:/ www.caulacbovb.co MỤC LỤC Lời mở đầu PHẦN.I: Giới thiệu ngôn ngữ sử dụng: PHẦNII: Khảo sác hiện trạng và xác định yêu cầu khảo sát hiện trạng: I.Hiện trạng hiện nay và mục tiêu: II.Phạm vi: III.Lý do: PHẦN III : Phân tích thiết kế hệ thống I. Yêu cầu chức năng của hệ thống: 1. Các chức năng chính của hệ thống: 2.Sơ đồ tổ chức: II. Yêu cầu hệ thống.: 1 Yêu cần chức năng: a.Lưu trữ: b.Cập nhật: c.Tra cứu: d.Thống kê: e.Báo cáo: f.Tính toán: 2. Yêu cầu tính ổn định: III.Phương thức hoạt động của các chức năng chính: 1 Nhận yêu cầu nhập,xuất hoá đơn bán hàng: a. Quản lý việc nhập: b. Quản lý xuất hoá đơn với số lượng hàng lớn: c. Cập nhật giá của của thị trường: 2. Quản lý hàng còn tồn : 3. Tìm kiếm : 4.Lập báo cáo: 5. Thiết kế sơ đồ. a. Sơ đồ cấu trúc chức năng của chương trình b. Sơ đồ ngữ cảnh : c. Chức năng tìm kiếm : d. Chức năng cập nhật: e .Chức năng báo cáo : 6.Một số dao diện đến người dùng: a.Các table thiết kế: b.Sơ đồ quan hệ : c.Một số from thiết kế : 7.Các quy định ràng buộc: PHẦN IV:Kết luận I. Tự giá đánh kết quả thực hiện: II.Hướng phát triển: III.Tài liệu tham khảo: