Đề tài Quản lý cửa hàng điện thoại di động bằng VBnet

1 Đề tài: “Báo cáo quản lý cửa hàng điện thoại di động bằng VBnet” 2 Lời nĩi đầu Điện thoại di động trong khoảng thời gian gần đây đang được sử dụng rất rộng rãi. Vì vậy, hàng loạt các Cửa hàng mua bán và trao đổi điện thoại di động đã mọc ra và ngày càng tăng lên nhanh chĩng. Hiện nay, cơng việc quản lý cửa hàng của các cửa hàng này thường được thực hiện bằng phương pháp thủ cơng dẫn đến những bất cập như: - Quản lý thủ cơng thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của mơi trường bên ngồi. - Lưu trữ thơng tin khĩ, dễ bị lộ. - Thơng tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Tốc độ cập nhật, xử lý khơng cao, khơng đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. - Khơng đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sĩt. - Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ cơng sẽ khơng đáp ứng được. Bài tốn đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý cửa hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. Hiện nay, sử dụng các thành tựu của cơng nghệ thơng tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài tốn quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hố, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh. 3 Từ cơng tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý cửa hàng để tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hố các chức năng cĩ thể được thực hiện trên máy tính. Từ đĩ xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như: quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hố, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ… Cuối cùng đạt được mục tiêu là xây dựng một phần mềm quản lý cửa hàng điện thoại di động hiện đại, dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh của cửa hàng. 4 Chương 1. Khảo sát hiện trạng cửa hàng. 1.1. Giới thiệu về cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương Cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương chuyên cung cấp các sản phẩm điện thoại di động. Thị trường chủ yếu của cửa hàng là trong thành phố. Các sản phẩm của cửa hàng được nhập từ nhà sản xuất nội địa và ở nước ngồi. Được thành lập từ năm 2005. Tổng số nhân viên trong cửa hàng là 10 người. Địa chỉ : Số nhà 23 tổ 17- Phương Đồng Quang- TP. Thái Nguyên Điện thoại : 0280 3852 500 1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận của cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương. 1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức. 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận * Chủ cửa hàng: + Quản lý và phân phối hoạt động của cửa hàng. + Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên. Chủ cửa hàng Bộ phận tài chính Bộ phận kho Bộ phận bán hàng Bộ phận kỹ thuật 5 + Phân loại khách hàng. + Quyết định giá chính thức cho từng loại mặt hàng. Tuy nhiên, giá được chia theo từng loại tuỳ vào loại khách hàng. + Nhận báo cáo từ các bộ phận khác. + Theo dõi biến động giá cả và đưa ra bảng giá thích hợp cho từng loại hàng. * Bộ phận bán hàng: Cửa hàng khơng cĩ phương thức bán thiếu nhưng khách hàng phải đăng ký ở Bộ phận bán hàng các thơng tin về minh để dễ liên lạc và quản lý như: tên khách hàng, địa chỉ liên lạc, số điện thoại,… và mỗi khách hàng được quản lý bằng mã số riêng. Khách hàng cĩ thể tự chọn những điện thoại bằng cách tự chọn từ quầy thơng qua tờ bảng giá. Mỗi loại hàng hố được gián tem cĩ in tên của cửa hàng. Khi khách hàng mua hàng, Bộ phận bán hàng sẽ trao đổi thơng tin cùng khách hàng, chịu trách nhiệm hướng dẫn, làm đơn đăng ký mua hàng (trong trường hợp khách mua). Sau khi tiếp nhận yêu cầu trên Bộ phận bán hàng sẽ làm hố đơn và thanh tốn tiền. Trong trường hợp nhiều cơng ty, cửa hàng,… cĩ yêu cầu đặt hàng qua điện thoại thì cửa hàng nhanh chĩng làm phiếu đăng ký mua hàng, phiếu giao hàng cho từng loại hàng và giao hàng theo yêu cầu. Các cơng việc vụ thể cho bộ phận bán hàng: + Theo dõi được hàng hố trong kho. + Nhân viên bán hàng cần phải nhập những thơng tin cần thiết của từng mặt hàng với mã số riêng của từng loại. + Nhập thơng tin khách hàng với mã số riêng biệt. + Lưu phiếu bảo hành cho hàng hố. * Bộ phận kỹ thuật: 6 Xem xét thơng tin tính năng điện thoại của các đơn vị, cá nhân hay các hãng nổi tiếng,.. và nắm rõ từng đặc tính cụ thể, những sai sĩt của từng loại linh kiện, thiết bị. Bảo hành, sửa chữa theo yêu cầu phiếu đăng ký sửa chữa theo từng thứ tự ưu tiên. Trong trường hợp cĩ thay thế linh kiện thì nhân viên cĩ nhiệm vụ liên lạc với khách hàng để báo giá nếu may đã hết hạn bảo hành hoặc máy khơng mua của cửa hàng. Ghi nhận thơng tin các lần bảo hành. Giao hành đúng thời hạn, thời gian yêu cầu. Mỗi mặt hàng sửa chữa đều cĩ mã số riêng và cĩ kèm mã nhân viên kỹ thuật. * Bộ phận kho: Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật và theo dõi số lượng hàng tồn kho. Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết được số lượng hàng hố bị hư hỏng, sắp hết sau đĩ đề xuất Chủ cửa hàng. + Quản lý hàng hố: Nguồn hàng được lấy từ các nhà phân phối,….. Các mặt hàng kinh doanh đều phải cĩ một loại mã số riêng để phân biệt với hàng hố khác. Các mặt hàng đều phải đầy đủ thơng tin như: tên hàng, các chi tiết hàng, giá cả, thơng tin nhà sản xuất,… Các quy định về mã số hàng hố của cửa hàng thường được lữu trữ nội bộ do Chủ cửa hàng đặt ra. + Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp: Hàng ngày nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng hố trong kho và đề xuất lên Chủ cửa hàng về những mặt hàng cần nhập. Trong quá trình đặt hàng thi Chủ cửa hàng sẽ 7 cĩ trách nhiệm xem xét các đề xuất về những mặt hàng yêu cầu và quyết đinh loại hàng, số lượng hàng cần đặt và phương thức đặt hàng với nhà cung cấp. + Quá trình nhập hàng vao kho: Quá trình nhập hàng vào kho cĩ những loại sau: - Mua từ bên ngồi - Hàng bị trả lại - Nhập hàng do nhà cung cấp giao lại vì hàng khơng đạt yêu cầu. Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng từ cửa hàng, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho cửa hàng cĩ kèm theo hố đơn hay bảng kê chi tiết các loại hàng hố. Thủ kho sẽ kiểm tra lơ hàng của từng nhà cung cấp và trong trường hợp hàng giao khơng đúng yêu cầu đặt hàng hay kém chất lượng,…. Thì thủ kho sẽ trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giao lại những mặt hàng bị trả lại và thủ kho phải ghi lại những hàng hố đĩ. Kế tiếp thủ kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng để gán giá trị thành tiền cho từng loại sản phẩm. Những loại hàng này sẽ được cung cấp một mã số và được cập nhật ngay vào giá bán. Thủ kho nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập và in một phiếu nhập để lưu trữ trong hồ sơ. + Quá trình xuất hàng: Quá trình xuất hàng cĩ những hình thức sau: - Xuất hàng theo hố đơn bán hàng. - Xuất hàng theo phiếu giao hàng. - Trả lại cho nhà cung cấp trong trường hợp hàng khơng đạt yêu cầu, kém chất lượng, bán chậm,… kem theo các giấy tờ cĩ liên quan. - Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay hư hỏng nặng. 8 + Định giá: Việc định giá cho một mặt hàng tuỳ vào sự quyết định của bộ phận kho, giá khơng đúng với giá khung khi nhập hàng mà cộng thêm các chi phí phát sinh khác. Cơng thức cụ thể: - Giá nhập = giá mua + chi phí khác (thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển,…). - Giá vốn = giá nhập + chi phí khác (bao bì, quảng cáo,….). - Giá bán = giá thị trường. - Lãi lỗ = giá bán – giá vốn. - Số lượng tồn kho cuối kỳ = tồn kho đầu ky + số lượng nhập – số lượng xuất. * Bộ phận tài chính: + Theo dõi cơng nợ đối với khách hàng. Là bộ phận trực tiếp nhập số tiền theo hĩa đơn bán hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. + Lập bảng thanh tốn thu – chi hàng tháng cho cơng ty. + Báo cáo tình hình tài chính lên Chủ cửa hàng. 1.2.3. Mục tiêu - yêu cầu cho hệ thống mới. * Đánh giá về hệ thống hiện hành. Cửa hàng đã đưa ra bộ máy tổ chức rất gọn, vừa đủ cho hoạt động của 1 doanh nghiệp nhỏ: + Chủ cửa hàng + Bộ phận kỹ thuật. + Bộ phận bán hàng. + Bộ phận kho. + Bộ phận tài chính. 9 Điểm bất cập ở đây chính là ở chỗ, các phịng ban này hoạt động và làm việc khơng thật sự hợp lý. Các cơng đoạn trong khâu bán hàng, nhận hàng cịn trồng chéo lên nhau. Nhiệm vụ của các phịng ban khơng đúng với lý thuyết, cơ cấu của một hệ thống bán hàng chuyên nghiệp. Ví dụ về cái bất hợp lý trong hoạt động: + Bộ phận kho ở đây kiêm luơn cả giao dịch với nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng rồi nhập hàng. Điều đĩ làm giảm đi tính chuyên nghiệp trong khâu nhập hàng, gây ra khĩ khăn cho việc kiểm tra hàng về từ đĩ ảnh hưởng đến chất lượng bán ra cho khách. + Bộ phận bán hàng chỉ cĩ chức năng duy nhất là bán hàng, giao dịch, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm mà cơng ty mình đang cĩ. Phịng bán hàng khơng thể trực tiếp quyết định việc nhập một sản phẩm mới vào cơng ty. Việc này cần phải cĩ một bộ phận khác, thu thập tin tức thị thường để đưa ra quyết định chính xác nhất. + Quản lý cịn làm việc thủ cơng trên giấy bút nên việc tổng hợp và so sánh tốn nhiều thời gian và khơng thật sự chính xác. Cĩ thể nĩi, với sự tổ chức trong bộ máy vận hàng hoạt động của cửa hàng cịn nhiều điều bất hợp lý và cĩ thể cịn khơng đem lại hiệu quả cơng việc, doanh thu tối đa cho cửa hàng. Trong đĩ ta cịn thấy, việc áp dụng các ứng dụng cơng nghệ thơng tin để giải quyết khâu quản lý bán hàng của cửa hàng là điều hồn tồn cần thiết. Bởi khi đưa kỹ thuật hiện đại vào khâu quản lý sẽ làm giảm sức lao động, giảm số lượng sổ sách tránh được những sai sĩt khơng đáng cĩ. * Mục tiêu của hệ thống mới. Hệ thống quản lý cửa hàng cĩ nhiệm vụ, chức năng nghiệp vụ về bán hàng. Nĩ hỗ trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng, hĩa đơn bán hàng, lượng hàng nhập, lượng hàng xuất, quản lý cơng nợ đối với khách hàng. Nĩ gĩp phần làm 10 nâng cao khả năng hoạt động cho cửa hàng, thúc đẩy quá trình buơn bán một cách chính xác và hiệu quả, tạo dựng uy tín. Từ đĩ thu hút khách hàng, để đạt được hiệu quả cuối cùng đĩ là đem lại doanh thu tối đa cho cửa hàng. * Yêu cầu của hệ thống. Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành. Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Tốc độ xử lý thơng tin nhanh đảm bảo cung cấp thơng tin chính xác và kịp thời hỗ trợ cho nhà quản lý. Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn một cách chính xác nhất. Quản lý cơng nợ của khách hàng, quản lý thu chi của cơng ty một cách nhanh chĩng và chính xác. Đưa ra những giải pháp hợp lý đối với hoạt động bán hàng để thu được lợi nhuận tối đa cho cửa hàng. Một số yêu cầu khác của hệ thống đĩ là : Hệ thống phải cĩ giao diện thân thiện, quen thuộc, dễ dàng cho người sử dụng. Hệ thống phải cĩ chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an tồn về mặt dữ liệu cho cửa hàng. Hệ thống phải cĩ chế độ bảo mật tốt, chỉ làm việc đối với người cĩ quyền sử dụng hệ thống. Hệ thống phải được cài đặt trên các máy hiện tại của cơng ty. * Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng, áp dụng cơng nghệ thơng tin vào quá trình quản lý: 11 Phần cơ sở dữ liệu: xây dựng bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Sever. Phần lập trình: sử dụng cơng cụ Microsoft Visual Studio. Hệ thống được cài đặt và phát triển dựa trên nền hệ điều hành Windows XP. Hệ thống xây dựng xong cĩ thể đi vào vận hành tại tất cả các máy tính trong cửa hàng. Tất cả các máy tính trong hệ thống phải nối mạng LAN với nhau để trao đổi dữ liệu một cách tốt nhất. Hệ thống với giao diện thân thiện sẽ giúp các nhân viên sử dụng được nhanh chĩng mang lại hiệu quả cơng việc tốt nhất. Cĩ thể nĩi rằng, việc xây dựng, phân tích và thiết kế hệ thống hồn tồn đáp ứng được các yêu cầu chức năng, cơng tác nghiệp vụ của cơng ty, là cơ sở để xây dựng các ứng dụng sau này. 12 Chương 2. Phân tích hệ thống. 2.1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng. 2.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng BFD. Cập nhật thơng tin nhà cung cấp QUẢN LÝ CỬA HÀNG ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG Quản lý bán hàng Quản lý tài chính Quản lý kho Nhận đơn đặt hàng Lập hố đơn bán Lập phiếu bảo hành Cập nhật thơng tin khách hàng Lập báo cáo bán hàng Nhận hố đơn Quản lý thu- chi Lập báo cáo tài chính Lập đơn đặt hàng Lập phiếu nhập kho Lập phiếu xuất kho Lập báo cáo thống kê Lập phiếu xuất hàng Bảo hành Nhận phiếu bảo hành Lập báo cáo Lập phiếu xuất linh kiện 13 Quản lý bán hàng: do bộ phận bán hàng và bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm. Quản lý tất cả các sản phẩm bán ra và các thơng tin về khách hàng, đồng thời đảm nhiệm việc vận chuyển, bàn giao sản phẩm đến tận tay khách hàng và bảo trì sửa chữa sản phẩm khi khách hàng cĩ yêu cầu. - Nhận đơn đặt hàng: Khi tiếp nhận yêu cầu về sản phẩm từ phía khách hàng, kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng. - Lập hĩa đơn bán hàng: Sau khi đã thương lượng với khách hàng xong. Đơn đặt hàng đã cĩ, bộ phận bán hàng sẽ lập hĩa đơn bán hàng để thanh tốn với khách hàng. - Lập phiếu xuất hàng: Sau khi xác định trong kho cĩ sản phẩm khách hàng cần. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất hàng gửi xuống kho để lấy sản phẩm bàn giao cho khách hàng. - Lập phiếu bảo hành: Sau khi lấy hàng từ trong kho hàng thì nhân viên bán hàng lập phiếu bảo hành để đảm bảo quyền lợi của khách hàng. - Cập nhật thơng tin khách hàng: lấy thơng tin khách hàng, lưu vào kho dữ liệu, chuyển giao thơng tin khách hàng cho bộ phận tài chính. - Lập báo cáo bán hàng: Báo cáo về tình hình bán hàng trong tháng sẽ được gửi cho Chủ cửa hàng. Quản lý tài chính: do bộ phận tài chính đảm nhiệm. Với chức năng Thu – chi, quản lý cơng nợ đối với khách hàng. Đây là phần quan trọng nhất quyết định đến sự vận hàng của cả cửa hàng. - Nhận hĩa đơn thanh tốn: sau khi hàng được chuyển đến tay khách hàng. Khách hàng sẽ thanh tốn hĩa đơn bán hàng hoặc nợ lại theo các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Bộ phận bán hàng sẽ gửi trả lại và báo cáo với bộ phận tài chính về 14 hĩa đơn thanh tốn của khách hàng. Từ đĩ bộ phận tài chính sẽ quản lý cơng nợ đối với khách hàng thơng qua hĩa đơn thanh tốn. - Quản lý thu – chi: là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận tài chính. Nĩ cĩ chức năng quan trọng để đảm bảo hoạt động của cơng ty. - Lập báo cáo tài chính : Cuối tháng bộ phận tài chính sẽ phải lập những báo cáo về tình hình thu – chi của cửa hàng gửi cho Chủ cửa hàng. Quản lý kho hàng: do bộ phận kho hàng đảm nhiệm. Với chức năng lưu trữ hàng hĩa, theo dõi nhập – xuất – tồn, lưu chuyển hàng hĩa từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng thơng qua quy trình bán hàng. - Lập đơn đặt hàng: Sau khi cĩ các thơng tin đầy đủ từ nhà cung cấp sản phẩm. Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hàng lập đơn đặt hàng để mua sản phẩm. - Lập phiếu nhập kho: sau khi bộ phận bán hàng đã thương lượng và thống nhất với khách hàng. Bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất hàng gửi tới kho hàng, yêu cầu xuất hàng cho khách đúng chủng loại, số lượng... Sau đĩ kho hàng sẽ xuất hàng và lập phiếu xuất kho. - Lập phiếu xuất kho: khi cĩ hàng mới về, bộ phận nhập hàng sẽ chuyển hàng đến kho hàng của cửa hàng. Sau khi tiếp nhận đủ về số lượng hàng, chủng loại hàng, bộ phận kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã nhận đủ lượng hàng vào kho. - Cập nhật thơng tin nhà cung cấp: lấy thơng tin khách hàng, lưu vào kho dữ liệu, chuyển giao thơng tin khách hàng cho bộ phận tài chính. - Lập báo cáo thống kê: là việc khơng thể thiếu, để báo cáo tình hình hàng trong kho đến Chủ cửa hàng. Qua đĩ thơng tin cho bộ phận bán hàng về lượng hàng cĩ trong kho để trao đổi buơn bán với khách hàng. Cuối tháng bộ phận kho sẽ phải lập những báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn của cửa hàng gửi cho Chủ cửa hàng. 15 2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý. 2.1.2.1. Phân hệ bán hàng. - Lưu đồ hồ sơ cơng việc bán hàng trực tiếp tại cửa hàng. Khách hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận kế tốn Bộ phận kho . - Lưu đồ hồ sơ cơng việc bán hàng qua điện thoại, email. Ghi nhận yêu cầu cầu Đặt mua hàng Lưu trữ Hố đơn bán hàng Xuất hàng theo yêu cầu Phiếu bảo hành Kiểm tra thơng tin hàng hố Lập hố đơn bán hàng Đúng Sai Thu tiền Hết a & b b a Tiếp nhận hàng và hố đơn Nhận hàng, hố đơn, phiếu bảo hành Lập phiếu bảo hành 16 Khách hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận kế tốn Bộ phận kho 2.1.2.2. Phân hệ mua hàng. Đúng Sai b a Đúng Sai Ghi nhận yêu cầu Đặt mua qua điện thoại, email Lưu trữ Hố đơn bán hàng Lập phiếu đăng ký mua hàng Phiếu giao hàng Lưu trữ Xuất hàng theo yêu cầu Tiếp nhận hàng Phiếu bảo hành Kiểm tra thơng tin hàng Lập hố đơn bán hàng Thu tiền Lưu trữ Phiếu đăng ký Lập phiếu giao hàng Hết a  b Giao hố đơn cho khách Lập phiếu bảo hành Nhận hàng và trả tiền Kho nhận lại hàng 17 Bộ phận kho Chủ cửa hàng Nhà cung cấp Bộ phận kế tốn 2.1.2.3. Phân hệ bảo hành. Đề xuất mua hàng Ghi nhận yêu cầu và quyết định mua các loại hàng cần Lập phiếu yêu cầu báo giá Phiếu yêu cầu báo giá Tiếp nhận yêu cầu và gửi lại bảng báo giá Bảng báo giá Thương lượng Lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Lưu trữ Tiếp nhận và xử lý Hố đơn Giao hàng theo đơn đặt hàng Tiếp nhận và kiểm tra hàng Nhập kho và lưu thơng tin hàng hố Lưu trữ Lập phiếu nhập Phiếu nhập Thanh tốn theo phiếu nhập Nhận tiền Lập hố đơn Nhận hố đơn Sai Đúng 18 2.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu DFD. Khách hàng Bộ phận kế tốn Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kho Phiếu đăng ký bảo hành/ sửa chữa Tiếp nhận bảo hành/ sửa chữa Lưu trữ Nhận hàng và tiến hành trả lại cho khách Kiểm tra thời gian bảo hành và mức độ hư hỏng Sai Ý kiến khách Đúng Lưu thơng tin khách hàng mới Lưu trữ Tiếp nhận hàng Nhận hàng Phiếu báo giá tam thời Lập phiếu hen ngày trả và tiến hành sửa chữa 19 2.1.3.1. Biểu đồ DFD mức khung cảnh. 2.1.3.2. Biểu đồ DFD mức đỉnh. Hệ thống quản lý cửa hàng ĐTDĐ Khách hàng Chủ cửa hàng Nhà cung cấp Hàng + phiếu giao hàng Giao dịch + đơn đặt hàng Thơng tin trả lời Thơng tin khách hàng Nhu cầu mua hàng Đơn đặt hàng Hàng, hố đơn bán hàng, phiếu bảo hành Yêu cầu báo cáo Bản báo cáo 20 2.1.3.3. Biểu đồ DFD mức dưới đỉnh. 1. Quản lý bán hàng 3. Quản lý kho 2. Quản lý tài chính Khách hàng Chủ cửa hàng Nhà cung cấp Thơng tin khách hàng Tư vấn Đơn đặt hàng hố đơn bán, phiếu bảo hành Thanh tốn hố đơn Khách hàng Hố đơn bán hàng Hố đơn thanh tốn Yêu cầu Bản báo cáo Nhập – xuất – tồn Mã hàng, số tiền Yêu cầu báo cáo Bản báo cáo Yêu cầu báo cáo Bản báo cáo Yêu cầu mua hàng Chấp nhận mua hàng Nhà cung cấp Thương lượng Thơng tin nhà cung cấp, thơng tin về hàng, báo giá, hố đơn Nhà cung cấp Thanh tốn hố đơn Thơng tin về hàng Phiếu xuất hàng Khách hàng Xuất hàng cho khách Khách hàng Thơng tin khách hàng Hố đơn thanh tốn Mã hàng, thơng tin khách Phiếu bảo hành 4. Bảo hành Chủ cửa hàng Yêu cầu báo cáo Bản báo cáo Mã hàng, mã khách Khách hàng Yêu cầu bảo hành Hồn thành giao lại hàng Phiếu xuất linh kiện Linh kiện bảo hành Hố đơn mua hàng Bảo hành 21 + Chức năng quản lý bán hàng: + Chức năng quản lý tài chính: Khách hàng Hố đơn bán hàng 1.1. Nhận đơn đặt hàng 1.2. Lập hố đơn bán 1.3. Lập phiếu xuất hàng 1.5. Cập nhật thơng tin khách hàng 1.6. Lập báo cáo bán hàng 1.4. Lập phiếu bảo hành Nhu cầu đặt hàng Hố đơn Yêu cầu đã kiểm tra Khách hàng Phiếu bảo hành Quản lý kho Thơng tin về hàng cần xuất Yêu cầu Chủ cửa hàng Yêu cầu báo cáo Bản báo cáo Phiếu xuất hàng 22 + Chức năng quản lý kho: 2.1. Nhận hố đơn 2.2. Quản lý thu - chi 2.3. Lập báo cáo tài chính Chủ cửa hàng Quản lý bán hàng Quản lý kho Khách hàng Nhà cung cấp Hố đơn thanh tốn Hố đơn thu Hố đơn chi Hố đơn bán Hố đơn mua Yêu cầu báo cáo Bản báo cáo Mã hàng, số tiền Khách hàng Nhà cung cấp Mã khách hàng Mã nhà cung cấp 23 + Chức năng bảo hành: 3.1. Lập đơn đặt hàng 3.4. Cập nhật thơng tin nhà cung cấp 3.5. Thống kê báo cáo 3.2. Lập phiếu nhập 3.3. Lập phiếu xuất Nhà cung cấp Khách hàng Chủ cửa hàng Quản lý bán hàng Bảo hành Nhà cung cấp Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Nhà cung cấp Nhập – xuất - tồn Nhập – xuất - tồn Nhập – xuất - tồn Số lượng hàng Nhu cầu mua hàng Số lượng hàng theo đơn đặt Phiếu xuất linh kiện Linh kiện bảo hành Phiếu xuất hàng Xuất hàng cho khách Yêu cầu báo cáo Bản báo cáo Sơ lượng hàng trong kho thơng tin nhà cung cấp Loại hàng, số lượng đã nhập Loại hàng, số lượng đã xuất thơng tin nhà cung cấp 24 2.2. Phân tích hệ thống về dữ liệu. Phiếu xuất linh kiện 4.1. Nhận phiếu bảo hành 4.3. Thống kê Báo cáo 4.2. Lập phiếu xuất linh kiên Phiếu bảo hành Khách hàng Chủ cửa hàng Quản lý kho Bảo hành Yêu cầu bảo hành Yêu cầu Yêu cầu báo cáo Bản báo cáo Linh kiện bảo hành Mã khách hàng, mã hàng 25 2.2.1. Kiểu thực thể và các thuộc tính của nĩ. + Danh mục nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, bộ phận, địa chỉ, điện thoại). + Danh mục khách hàng (Mã khách hàng, Tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại). + Danh mục nhà cung cấp (Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, Email). + Danh mục hàng (Mã hàng, Mã nhà cung cấp, tên hàng, hãng sản xuất, đơn vị tính, số lượng, đơn giá). + Phiếu xuất (Mã phiếu xuất, mã khách hàng, tên khách hàng, Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày xuất, Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, giá bán, thành tiền, tổng tiền). + Phiếu nhập (Mã phiếu nhập, Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày nhập, Mã hàng, tên hàng, hãng sản xuất, đơn vị tính, số lượng, giá nhập, thành tiền, tổng tiền). + Hố đơn bán hàng (Số hố đơn, ngày bán, Mã khách hàng, tên khách hàng, Mã nhân viên, tên nhân viên, chiết khấu, Mã hàng, tên hàng, số lượng, giá bán, thành tiền, tổng tiền, thuế GTGT). + Đơn đặt mua hàng (Mã đơn hàng, mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, ngày đặt, Mã hàng, tên hàng, hãng sản xuất, số lượng). + Phiếu bảo hành ( Số phiếu bảo hành, Số hố đơn, ngày bán, Mã khách hàng, tên khách hàng, Mã hàng, tên hàng, hãng sản xuất, hạn bảo hành). + Phiếu thu (Mã phiếu thu, Số hố đơn, Mã nhân viên, Tên nhân viên, ngày thu, số tiền, diễn giải). 26 + Phiếu chi (Mã phiếu chi, Mã nhân viên, Tên nhân viên, ngày chi, số tiền, diễn giải). Trong đĩ dữ liệu được gạch chân chính là khố chính liên kết giữa các thực thể khác trong tồn mơ hình. Dựa vào cơ sở dữ liệu thực thể và các thuộc tính đã lập ra, chúng ta thiết lập mơ hình thực thể liên kết với các quan hệ của chúng. Đưa ra một hệ thống hồn chỉnh về mặt dữ liệu cần cĩ. 2.2.2. Chuẩn hố dữ liệu: Các thực thể Danh mục nhân viên, Danh mục khách hàng, Danh mục nhà cung cấp, Danh mục hàng, Phiếu thu, Phiếu chi, đã đạt chuẩn 3NF. Các thực thể cần chuẩn hố: + Phiếu xuất: Thuộc tính 1NF 2NF 3NF Mã phiếu xuất Mã khách hàng tên khách hàng Mã nhân viên tên nhân viên ngày xuất Mã hàng Tên hàng số lượng giá bán thành tiền tổng tiền Mã phiếu xuất Mã khách hàng tên khách hàng Mã nhân viên tên nhân viên ngày xuất Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính số lượng giá bán Mã phiếu xuất Mã khách hàng tên khách hàng Mã nhân viên tên nhân viên ngày xuất Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính số lượng giá bán Mã phiếu xuất Mã phiếu xuất Mã khách hàng tên khách hàng Mã nhân viên tên nhân viên ngày xuất Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính số lượng giá bán Mã phiếu xuất 27 Thực thể Phiếu xuất được tách thành 02 thực thể: Phiếu xuất và Dịng phiếu xuất. + Phiếu nhập: Thuộc tính 1NF 2NF 3NF Mã phiếu nhập Mã nhân viên tên nhân viên Mã nhà cung cấp tên nhà cung cấp ngày nhập Mã hàng Tên hàng hãng sản xuất đơn vị tính số lượng giá nhập thành tiền tổng tiền Mã phiếu nhập Mã nhân viên tên nhân viên Mã nhà cung cấp tên nhà cung cấp ngày nhập Mã hàng Tên hàng hãng sản xuất đơn vị tính số lượng giá nhập Mã phiếu nhập Mã nhân viên tên nhân viên Mã nhà cung cấp tên nhà cung cấp ngày nhập Mã hàng Tên hàng hãng sản xuất đơn vị tính số lượng giá nhập Mã phiếu nhập Mã phiếu nhập Mã nhân viên tên nhân viên Mã nhà cung cấp tên nhà cung cấp ngày nhập Mã hàng Tên hàng hãng sản xuất đơn vị tính số lượng giá nhập Mã phiếu nhập Thực thể Phiếu nhập được tách thành 02 thực thể: Phiếu nhập và Dịng phiếu nhập. + Hố đơn bán hàng: Thuộc tính 1NF 2NF 3NF Số hố đơn ngày bán Mã khách hàng tên khách hàng Mã nhân viên Số hố đơn ngày bán Mã khách hàng tên khách hàng Mã nhân viên Số hố đơn ngày bán Mã khách hàng tên khách hàng Mã nhân viên Số hố đơn ngày bán Mã khách hàng tên khách hàng Mã nhân viên 28 tên nhân viên chiết khấu Mã hàng Tên hàng số lượng giá bán thành tiền tổng tiền thuế GTGT tên nhân viên chiết khấu Mã hàng Tên hàng số lượng giá bán thuế GTGT tên nhân viên chiết khấu Mã hàng Tên hàng số lượng giá bán thuế GTGT Số hố đơn tên nhân viên chiết khấu Mã hàng Tên hàng số lượng giá bán thuế GTGT Số hố đơn Thực thể Hố đơn bán hàng được tách thành 02 thực thể: Hố đơn bán hàng và Dịng hố đơn bán hàng. + Đơn đặt mua hàng: Thuộc tính 1NF 2NF 3NF Mã đơn hàng Mã nhà cung cấp tên nhà cung cấp ngày đặt Mã hàng tên hàng hãng sản xuất số lượng Mã đơn hàng Mã nhà cung cấp tên nhà cung cấp ngày đặt Mã hàng tên hàng hãng sản xuất số lượng Mã đơn hàng Mã nhà cung cấp tên nhà cung cấp ngày đặt Mã hàng tên hàng hãng sản xuất số lượng Mã đơn hàng Mã đơn hàng Mã nhà cung cấp tên nhà cung cấp ngày đặt Mã hàng tên hàng hãng sản xuất số lượng Mã đơn hàng Thực thể Đơn đặt mua hàng được tách thành 02 thực thể: Đơn đặt mua hàng và Đơn đặt mua hàng. 29 + Phiếu bảo hành: Thuộc tính 1NF 2NF 3NF Số phiếu bảo hành Số hố đơn Mã khách hàng Tên khách hàng ngày bán Mã hàng hãng sản xuất tên hàng hạn bảo hành Số phiếu bảo hành Số hố đơn Mã khách hàng Tên khách hàng Ngày bán Mã hàng hãng sản xuất tên hàng hạn bảo hành Số phiếu bảo hành Mã nhà cung cấp ngày bán Mã hàng tên hàng hãng sản xuất hạn bảo hành Số phiếu bảo hành Số phiếu bảo hành Mã nhà cung cấp ngày bán Mã hàng tên hàng hãng sản xuất hạn bảo hành Số phiếu bảo hành Thực thể phiếu bảo hành được tách thành 02 thực thể: Phiếu bảo hành và Dịng phiếu bảo hành. 30 Chương 3. Thiết kế hệ thống. 3.1. Nhiệm vụ của thiết kế hệ thống. Nhiệm vụ của thiết kế hệ thống là chuyển các đặc tả logic của hệ thống về mặt chức năng, về dữ liệu,… thành các đặc tả vật lý của hệ thống cĩ tính đến các ràng buộc về vật lý. Đầu vào của cơng việc thiết kế bao gồm: + Các đặc tả logic của hệ thống. + Các yêu cầu và ràng buộc về các điều kiện vật lý cụ thể. Đầu ra của cơng việc thiết kế là các quyết định về: + Một kiến trúc tổng thể của hệ thống. + Các hình thức trao đổi của hệ thống với bên ngồi hệ thống (các mẫu thu thập, các tài liệu in ra, giao diện người/máy). + Các kiểm sốt nhằm phịng ngừa các sự cố vật lý và các ý đồ phá hại. + Tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu. + Tổ chức của chương trình theo các module. Nhiệm vụ của thiết kế tổng thể là nhằm đưa ra một kiến trúc tổng thể của hệ thống. Kiến trúc này thể hiện sự phân chia hệ thống thành nhiều hệ thống con và sự chia tách phần thực hiện thủ cơng với phần thực hiện bằng máy tính trong mỗi hệ thống con đĩ. 3.2. Phân định nhiệm vụ người và máy. Đây là cơng việc đầu tiên trong quá trình thiết kế, và nĩ sử dụng sơ đồ dịng dữ liệu làm đầu vào. Cơng cụ được sử dụng trong tiến trình này cĩ dạng biểu đồ luồng dữ liệu, và cĩ tên là sơ đồ dịng dữ liệu “hệ thống”. 31 Đối với chức năng: nĩ xét xem chức năng nào được làm bằng máy tính và chức năng nào được làm bởi con người. Một chức năng cĩ thể thực hiện hồn tồn bằng máy tính hay thủ cơng, hoặc nĩ cĩ thể làm một phần bằng máy tính, một phần là thủ cơng. Đối với các kho dữ liệu: nĩ phân định xem dữ liệu được lưu trữ ở đâu, dưới dạng nào. + Các tệp thủ cơng: sổ sách, giấy tờ, bảng biểu, các hồ sơ văn phịng... + Các tệp bằng máy tính: đĩ là các file dữ liệu hay cơ sở dữ liệu được lưu trong ổ cứng của máy tính. Tuỳ theo từng cách làm việc, theo sự phân cơng cơng việc, theo hệ thống nhân viên của cơng ty đĩ, mà chúng ta đưa ra sự phân cơng cho phù hợp với từng hệ thống cụ thể. Trong hệ thống quản lý cửa hàng Điên thoại di động Minh Lương. Chúng ta cũng cần phân định nhiệm vụ giữa người và máy. Chúng ta xét từng chức năng cụ thể của hệ thống như sau : - Quản lý bán hàng: Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu đã cĩ Phân định cơng việc giữa người và máy như sau : Người : + Nhận đơn đặt hàng: Nhận đơn đặt hàng của khách, hay từ yêu cầu của khách hàng để lập đơn đặt hàng. Cơng cụ sử dụng cĩ thể là 1 đơn đặt hàng mẫu sẵn cĩ trong Word, Excel để lập. Khơng liên quan đến chương trình quản lý bán hàng mà chúng ta đang xây dựng về mặt dữ liệu. Các đơn đặt hàng được lưu lại tới hết hợp đồng bán hàng. 32 + Cập nhật thơng tin khách hàng: ghi lại thơng tin khách hàng một cách nhanh nhất, sau đĩ mới đưa vào máy tính. Máy : + Lập hố đơn bán hàng: Sau khi cập nhật đơn đặt hàng, thơng tin khách hàng đã đưa vào dữ liệu hệ thống. Tiến hàng lập hố đơn bán hàng dựa theo đơn đặt hàng cĩ sẵn. + Lập phiếu xuất hàng: dựa theo hố đơn đã được lập. + Lập phiếu bảo hành: dựa theo hố đơn bán hàng đã được lập. + Lập báo cáo bán hàng: dựa theo hố đơn đã được lập để tổng hợp, tính tốn số lượng hàng đã bán được, in báo cáo gửi chủ cửa hàng. - Quản lý tài chính: Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu, phân định nhiệm vụ người và máy như sau : Người : + Nhận hố đơn thanh tốn: nhận tiền thanh tốn hố đơn từ khách hàng, gửi hố đơn bán hàng cho khách hàng. Máy : + Quản lý thu – chi: dựa vào hố đơn bán hàng, dữ liệu từ bảng Cơng nợ khách hàng, cho đến hố đơn mua hàng. Máy tính sẽ thực hiện việc tính tốn, thống kê. + Lập báo cáo tài chính: in báo cáo gửi Chủ cửa hàng. - Quản lý kho hàng: Người : + Lập phiếu xuất kho: tiếp nhận yêu cầu xuất hàng từ bộ phận bán hàng. Xuất hàng, phiếu bảo hành. 33 + Lập phiếu nhập kho: khi hàng về thì nhận hàng, xác nhận đã nhận hàng về số lượng, chủng loại, ... + Cập nhật thơng tin nhà cung cấp: ghi lại thơng tin nhà cung cấp một cách nhanh nhất, sau đĩ mới đưa vào máy tính. Máy : + Lập phiếu xuất kho: in phiếu xuất kho theo hố đơn bán hàng, đưa ra thơng tin về số lượng, chủng loại hàng xuất. + Lập phiếu nhập kho: cập nhật danh mục hàng hố, cập nhật số lượng, giá bán của từng loại mặt hàng. + Lập báo cáo thống kê : máy tính sẽ tổng hợp lượng hàng xuất ra, lượng hàng nhập vào, từ đĩ báo cáo thống kê gửi đến bộ phận bán hàng, bộ phận nhập hàng, Chủ cửa hàng, ... - Bảo hành: Người : + Nhận phiếu bảo hành : nhận phiếu bảo hành từ khách hàng, kiểm tra thời hạn bảo hành trên phiếu bảo hành. Máy : + Lập phiếu xuất linh kiện : in phiếu xuất linh kiện dựa vào mức độ hư hỏng của điện thoại. + Lập báo cáo : in báo cáo về tinh hình bảo hành điện thoại cho khách hàng. 3.3. Thiết kế kiểm sốt. Thiết kế kiểm sốt là đề xuất những biện pháp nhằm đảm bảo cho hệ thống : + Tính chính xác: nghĩa là làm cho hệ thống cĩ những báo cáo, thống kê một cách chính xác nhất. Giúp nhà điều hành cĩ những thơng tin kịp thời và đáng tin cậy. 34 + Tính an tồn: hệ thống khơng bị xâm hại khi cĩ sự cố kỹ thuật. + Tính nghiêm mật: hệ thống cĩ khả năng ngăn ngừa các xâm hại cố tình hay hữu ý. + Tính riêng tư: quyền truy cập riền cho từng người dùng. Chúng ta cĩ thể xây dựng hệ thống quản lý cửa hàng cho cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương như sau: Phân quyền sử dụng: tức là mỗi một nhân viên phụ trách ở bộ phận nào, chỉ được quyền đăng nhập để thay đổi, cập nhật, sửa chữa thơng tin ở những mục thuộc quyền hạn của mình. Ban giám đốc là cĩ quyền tối cao với cả hệ thống, điều hành sự hoạt động của tất cả các khâu trong hệ thống. Thống kê – báo cáo : cần cĩ được các cơng thức tính tốn đúng và hợp lý để cĩ những thống kê, báo cáo một cách chính xác nhất. An tồn : các cơ sở dữ liệu nhập vào trong máy tính. Sau khi thốt ra khỏi chương trình quản lý sẽ được back up vào 1 file để lưu trữ thơng tin một cách an tồn. Trên đây là những phương pháp để kiểm sốt và vận hành hệ thống chúng ta đang xây dựng một cách cĩ hiệu quả nhất. 3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ lâu dài các dữ liệu của hệ thống ở bộ nhớ ngồi. Các dữ liệu này được tổ chức theo 2 tiêu chí : + Hợp lý : nghĩa là khơng dư thừa. + Truy nhập thuận lợi : nghĩa là tìm kiếm, bổ sung, cập nhật và loại bỏ các thơng tin một cách nhanh chĩng và thuận tiện. Cơng cụ sử dụng để thiết kế dữ liệu cho hệ thống là Microsoft SQL Server. 35 Việc thiết kế cơ sở dữ liệu này là dùng cho các nhiệm vụ sử dụng máy tính làm cơng cụ quản lý. Trong phân định nhiệm vụ người và máy đã phân ra các nhiệm vụ mà máy phải làm trong hệ thống. Sau đây chúng ta thiết kế các bảng dữ liệu cần cĩ để vận hành hệ thống : + Dangnhap : STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 Manv Tendn Matkhau Bophan Char(10) Char(50) Char(10) Char(50) Mã nhân viên Tên đăng nhập Mật khẩu đăng nhập Bộ phận làm việc + DMNV : STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 6 7 Manv Tennv Ngaysinh Gioitinh Bophan Diachi Dienthoai Char(10) Char(50) SmallDatetime Char(3) Char(50) Char(50) Char(12) Mã nhân viên Tên nhân viên Ngày sinh Giĩi tính Bộ phận làm việc Địa chỉ nhân viên Điện thoại + DMKH : STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 Makh Tenkh Diachi Dienthoai Char(10) Char(50) Char(50) Char(12) Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng Số điện thoại khách hàng 36 + DMNCC : STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 Mancc Tenncc Diachi Dienthoai email Char(10) Char(50) Char(50) Char(12) Char(40) Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp Số điện thoại nhà cung cấp Email của nhà cung cấp + DMH : STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 6 7 8 Mah Tenh Mancc Tenncc Hangsx DVT Soluong Dongia Char(10) Char(50) Char(10) Char(50) Char(50) Char(10) Number Number Mã hàng hố Tên hàng Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Hãng sản xuất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá + PX: STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 6 Mapx Makh Tenkh Manv Tennv Ngayxuat Char(10) Char(10) Char(50) Char(10) Char(50) SmallDatetime Mã phiếu xuất Mã khách hàng Tên khách hàng Mã nhân viên Tên nhân viên kho hàng Ngày xuất hàng 37 + DongPX : STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 6 7 Mah Tenh hangsx DVT Soluong Giaban Mapx Char(10) Char(50) Char(50) Char(10) Number Number Char(10) Mã hàng Tên hàng Hãng sản xuất Đợn vị tính Số lượng Giá bán Mã phiếu xuất + PN : STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 6 Mapn Mancc Tenncc Manv Tennv Ngaynhap Char(10) Char(10) Char(50) Char(10) Char(50) SmallDatetime Mã phiếu nhập Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Mã nhân viên Tên nhân viên kho hàng Ngày nhập + DongPN : STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 6 7 Mah Tenh Hangsx DVT Soluong Gianhap Mapn Char(10) Char(50) Char(50) Char(10) Number Number Char(10) Mã hàng Tên hàng Hãng sản xuất Đơn vị tính Số lượng Giá nhập Mã phiếu nhập 38 + HDBH : STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 6 7 Sohd Ngayban Makh Tenkh Manv Tennv chietkhau Char(10) SmallDatetime Char(10) Char(50) Char(10) Char(50) Number Số hố đơn bán hàng Ngày bán Mã khách hàng Tên khách hàng Mã nhân viên Tên nhân viên bán hàng Chiếu khấu hàng bán + DongHDBH : STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 6 Mah Tenh Soluong Giaban thueGTGT Sohd Char(10) Char(50) Number Number Number Char(10) Mã hàng Tên hàng Số lượng bán Giá bán Thuế giá trị gia tăng Số hố đơn bán hàng + DDMH: STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 Madh Mancc Tenncc Ngaydat Char(10) Char(10) Char(50) SmallDatetime Mã đơn đặt mua hàng Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Ngày đặt mua hàng 39 + DongDMH: STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 Mah Tenh Hangsx Soluong Madh Char(10) Char(50) Char(50) Number Char(10) Mã hang hố Tên hàng Hãng sản xuất Số lượng Mã đơn đặt mua hàng + PBH: STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 Sopbh Sohd Ngayban Makh tenkh Char(10) Char(10) SmallDatetime Char(10) Char(50) Số phiếu bảo hành Số hố đơn bán hàng Ngày bán hàng Mã khách hàng Tên khách hàng + DongPBH: STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 Mah Tenh Hangsx Hanbh Sopbh Char(10) Char(50) Char(50) Number Char(10) Mã hàng hố Tên hàng Hãng sản xuất Hạn bảo hành (tháng) Số phiếu bảo hành 40 + Phieuthu: STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 6 7 Mapt Sohd Manv Tennv Ngaythu Sotien Diengiai Char(10) Char(10) Char(10) Char(50) SmallDatetime Number Char(100) Mã phiếu thu Số hố đơn bán hàng Mã nhân viên Tên nhân viên bộ phận tài chính Ngày thu tiền Số tiền Lý do thu tiền + Phieuchi: STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải 1 2 3 4 5 6 Mapc Manv Tennv Ngaychi Sotien diengiai Char(10) Char(10) Char(50) SmallDatetime Number Char(100) Mã phiếu chi Mã nhân viên Tên nhân viên bộ phận tài chính Ngày chi Số tiền Lý do chi tiền 41 3.5. Mơ hình liên kết thực thể quan hệ. 3.6. Thiết kế chương trình. Ta nhận thấy, các chức năng trong biểu đồ luồng dữ liệu chỉ là các chức năng logic, đặc tả tiến trình của hệ thống (thuộc vào lĩnh vực của bài tốn quản lý), mà chưa cĩ các chức năng phụ cần thiết cho một hệ thống làm việc: + Chức năng xử lý lỗi. + Chức năng kiểm sốt người dùng. + Các chức năng điều khiển khác. Dưới đây là phần menu chương trình đã được thiết kế để phân cấp các chức năng trong hệ thống quản lý cửa hàng đang xây dựng. Quản lý cửa hàng Điện thoại di động Quản lý Hệ thống Quản lý danh mục Quản lý tài chính Quản lý bán hàng Quản lý kho hàng Đăng ký Đổi mật khẩu Thốt Cập nhật Khách hàng Cập nhật Nhân viên Cập nhật Nhà cung cấp Cập nhật Hàng hố Lập hố đơn bán hàng Lập phiếu bảo hành Lập báo cáo bán hàng Lập phiếu thu Lập phiếu chi Lập báo cáo tài chính Lập phiếu nhập kho Lập phiếu xuất kho Báo cáo nhập- xuất– tồn 42 Cĩ nhiều kiểu thiết kế tạo ra nhằm phục vụ cho giao diện người và máy. Mỗi kiểu đều cĩ những đặc tính và khả năng khác nhau. Song một điều rất quan trọng là mỗi kiểu thiết kế được chọn phải phù hợp với yêu cầu được giao (đảm bảo được chức năng) và với người sử dụng (trình độ, thĩi quen, sở thích...), người sẽ tham gia vào đối thoại người và máy. Chỉ tiêu cho mỗi giao diện đĩ là : - Dễ sử dụng. - Dễ học, dễ nhớ. - Cĩ khả năng thao tác nhanh. - Sự tinh vi. - Kiểm sốt tốt. - Dễ phát triển. Chương trình sử dụng ngơn ngữ Microsoft Visual Studio là cơng cụ chính. Đây là một bộ cơng cụ tương đối hữu hiệu để người sử dụng xây dựng và viết các chương trình ứng dụng hồn chỉnh và chuyên nghiệp cao. Với khả năng mang lại cơ sở đồ hoạ đẹp mắt người sử dụng từ Form, menu đến các báo biểu (Report) với rất nhiều tính năng mà nĩ mang lại. Trong bài này ta sử dụng Visual Studio để thiết kế giao diện cho chương trình, đồng thời liên kết với cơ sở dữ liệu tạo thành một chương trình quản lý cửa hàng điện thoại di động mà ta mong muốn. 3.6.1. form đăng nhập. 3.6.2. form menu chương trình. 3.6.3. form chức năng hệ thống. 3.6.4. form chức năng quản lý danh muc. 3.6.5. form chức năng quản lý bán hàng. 43 3.6.6. form chức năng quản lý tài chính. 3.6.7. form chức năng quản lý kho. 3.6.7. form chức năng bảo hành. DANGNHAP MANV DDMH MADH MANCC DMH MAH MANCC DMKH MAKH DMNCC MANCC DMNV MANV DONGDMH MAH MADH DONGHDBH MAH SOHD DONGPBH MAH SOPBH DONGPN MAPN MAH DONGPX MAH MAPX PBH SOPBH SOHD MAKH PHIEUCHI MAPC MANV PHIEUTHU MAPT SOHD MANV PN MAPN MANCC MANV PX MAPX MAKH MANV HDBH SOHD MAKH MANV 44 Kết luận Để xây dựng được bài phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, việc đầu tiên cần làm trước hết đĩ là phải xây dựng hệ thống sát với thực tế. Khảo sát hệ thống là một cơng việc hết sức quan trọng, nĩ giúp thu thập dữ liệu một cách chính xác và chi tiết để tiếp tục xây dựng các bước tiếp theo. 45 Đối với hệ thống thơng thường, việc xây dựng cơ sở dữ liệu là một bước cần thiết, tuy chưa thật sự tối ưu nhưng hệ thống cĩ thể tồn tại trong một thời gian dài và đảm bảo tính linh động hiệu quả cho hệ thống. Việc phân tích dữ liệu một cách chính xác sẽ giúp chúng ta thiết lập các chức năng một cách hợp lý nhằm phát huy sử dụng và điều khiển hệ thống, làm cho hệ thống thân thiện với người sử dụng. Thiết kế giao diện với màu sắc và bố cục hài hồ tạo cho người sử dụng cảm thấy thối mái khi tiếp xúc, đồng thời, các tiện ích hay đem lại sự hiệu quả hơn trong khi làm việc. Từ đĩ, hệ thống gĩp phần khơng nhỏ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh của cơng ty, đem lại cho cơng ty lợi nhuận cao nhất. Tuy nhiên, do bản thân cịn thiếu kinh nghiệm nên khơng thể tránh khỏi một số sai sĩt trong quá trình thực hiện cũng như bài báo cáo chưa thật sự mang nhiều tính thực tiễn. Tài liệu tham khảo [1] Nguyễn Văn Huân- Lê Anh Tú, Phát triển hệ thống thơng tin kinh tế. [2] Nguyễn Thiên Bằng, Giáo trình SQL server 2000, NXB Lao động- xã hội. [3] Phan Ánh Nguyệt- KS. Hồng Anh Quang, Tự học SQL server 2005 trong 10 tiếng, NXB Văn hố thơng tin. 46 [4] KS. Nguyễn Ngọc Tuấn, Tự học Visual Studio trong 21 ngày, NXB Thống kê. [5] Một số website: truongtructuyen.vn openitvn.net Update24h.info www.vn-zoom.vn www.ddth.com