Đề tài Quản lý điểm trường Trung học cơ sở Minh Lập

với người sử dụng. Có 4 kiểu hộp thoại: + Thông điệp (Message box): Là loại đơn giản nhất gồm 2 loại: Chỉ cung cấp thông tin và tương tác với người sử dụng. + Hộp nhập (Input box): Input box ít được dùng do không có cách nào để kiểm định dữ liệu đưa vào khi họ chưa nhấn Enter và Input box cho người sử dụng rất ít thông tin. Muốn lấy được nhiều thông tin phải dùng biểu mẫu tự thiết kế. * Thanh công cụ Toolbar Là tính năng chuẩn của các ứng dụng chạy trên Window. Nó cho phép truy cập nhanh đến các chức năng của Menu. * Thanh trạng thái Điều khiển trạng thái (Status Bar) cung cấp một cửa sổ, thường ở phần cuối cùng của cửa sổ chính. * Xử lý chuột và bàn phím - Sự kiện chuột và bàn phím có vai trò chủ yếu trong hoạt động tương tác giữa người sử dụng và chương trình. - Các sự kiện xảy ra trên chuột: Mousedown; Mouseup; Mousemove. - Biểu mẫu hoặc điều khiển có thể bắt sự kiện chuột khi con trỏ chuột đi ngang qua. - Sự kiện bàn phím: Ta có thể kiểm soát phím nhấn theo hai mức: Điều khiển hoặc biểu mẫu. Mức điều khiển cho phép lập trình với điều khiển; Mức biểu mẫu cho phép ta lập trình với ứng dụng. 1.4.3. Giới thiệu sơ lược các kỹ thuật kết nối CSDL: 1.4.3.1. Tổng quan về kết nối cơ sở dữ liệu Visual Basic cung cấp kèm theo nó một bộ máy cơ sở dữ liệu có thể hiểu được dữ liệu của Microsoft Access gọi là Joint Engine Technology (JET). JET là một bộ truy cập cơ sở dữ liệu hướng đối tượng và nó là một phần không thể thiếu được của Visual Basic. Phiên bản của JET đi kèm với VB 6.0 là miễn phí nghĩa là VB có thể truy xuất trực tiếp cơ sở dữ liệu của Microsoft Access. Giao diện để VB truy xuất JET có tên là Data Access Objects (DAO) + DAO (Dữ liệu Acess Objects): Là kỹ thuật kết nối CSDL riêng của Microsoft. Kỹ thuật này chỉ dùng với Jet Database Engine. Ưu điểm của kỹ thuật này là tính dễ dùng, nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên DAO chỉ có thể liên kết được với hệ quản trị CSDL Microsoft Acess. + ODBC (Open Database Connectivity): Được thiết kế để cho chương trình kết nối với nhiều loại CSDL mà chỉ dùng một phương cách duy nhất. Nó giúp cho lập trình viên chỉ sử dụng một phương thức duy nhất để truy cập vào các hệ quản trị CSDL. Hơn thế, khi chúng ta nâng cấp lên hệ quản trị CSDL cao hơn (Ví dụ: nâng cấp Acess lên SQLServer) thì sự sửa đổi trong chương trình sẽ rất ít. + RDO (Remote Dữ liệu Object): Được thiết kế để giải quyết những khó khăn của ODBC. Cách lập trình với RDO đơn giản như DAO, nhưng khả năng của nó thì như ODBC. RDO cho phép nhiều chương trình kết nối với CSDL. Tuy nhiên RDO không được sử dụng nhiều. + ADO (ActiveX Dữ liệu Objects): ADO cho phép ta làm việc với mọi loại nguồn dữ liệu (dữ liệu sources), không nhất thiết phải là CSDL Microsoft Acess hay SQLServer. Dữ liệu sources có thể là danh sách các địa chỉ Email, hay một file text trong do mỗi hàng là một record gồm những fields ngăn cách bởi các dấu phẩy hay dấu tab. Nếu trong DAO ta dùng thẳng tên CSDL Microsoft Acess thì trong ADO cho ta nối với một CSDL qua một connection bằng cách chỉ định một Connection String. 1.4.3.2. Giới thiệu kỹ thuật lập trình ADO kết nối Các thuộc tính ConectionString của điều khiển ADO Data Biểu mẫu VB Các thuộc tính DataSourse, DataField của điều khiển ràng buộc dữ liệu Cơ sở dữ liệu Cách thức của một điều khiển ADO Data kết nối với cở dữ liệu trong ứng dụng ADO hiện nay được Microsoft xem là kỹ thuật để truy cập cơ sở dữ liêu từ Web Server. Bởi vì ADO được cung cấp dưới dạng ActiveX Server, ta có thể dùng thoải mái ADO trong các ứng dụng VB. Trong thực tế ta sẽ thấy rằng sử dụng ADO để làm việc với cơ sở dữ liệu Client/server thì dễ hơn các kỹ thuật khác. Không giống như những kỹ thuật truy nhập CSDL khác của VB (RDO, DAO) ADO có thể cung cấp cho người lập trình nhiều chọn lựa trong việc truy xuất dữ liệu. Mặt khác, ADO không truy cập trực tiếp đến mọi cơ sở dữ liệu, ADO làm việc với tầng thấp hơn là OLEDB Provider và OLEDB Provider này có nhiệm vụ truy xuất đến nhiều loại dữ liệu khác nhau, sau đó trình bày CSDL ngược lại đến ADO. Thuận lợi nhất của ADO là chúng ta có thể thay đổi OLEDB Provider. * Kỹ thuật ADO cho phép truy cập dữ liệu thông qua 2 cách: Data controls (các điều khiển dữ liệu): Là một điều khiển có chức năng giao tiếp, cập nhật CSDL. Để nhìn thấy dữ liệu ta phải dùng một số control thông thường khác (textbox, checkbox, label,…). Object interface (giao tiếp đối tượng): Nếu không dùng sẵn các dữ liệu control của VB thì ta vẫn có thể truy xuất dữ liệu bằng cách tạo một tham chiếu đến ADO - một tập hợp các đối tượng mới được tạo ra này sẽ luôn có sẵn trong chương trình khi cần dùng đến. Do đó ta có thể thao tác dữ liệu trực tiếp từ code chương trình (dùng các phương thức và thuộc tính do các đối tượng này cung cấp) mà không phải dùng bất kỳ dữ liệu control nào. Tuy dữ liệu control dễ thiết lập hơn nhưng sử dụng Object interface thì mạnh hơn và uyển chuyển hơn. - Sử dụng ADO Data Control Điều khiển dữ liệu là cách đơn giản nhất để truy cập đến cơ sở dữ liệu trong VB, dù cho đó là Access hay một hệ Client/Server. ADO DataControl không có sẵn trên hộp thanh công cụ Toolbox như một số control thông dụng khác, do đó bạn phải đưa vào bằng cách: Trên menu của VB chọn Project ® Components (hoặc Click chuột phải trên Toolbox chọn Components), trong Tab control bạn Check vào ô "Microsoft ADO Data Control 6.0 (OLEDB)" rồi nhấn nút Apply ® OK. Bạn tạo mới một Form thiết lập giá trị cho các thuộc tính: Name, caption của form này. Kế tiếp ta vẽ control này vào Form, lấy tên là ADODC1. Kết nối ADO Dữ liệu với nguồn dữ liệu từ CSDL, bạn thực hiện qua 2 bước sau: Bước 1: Tạo một Connection đến CSDL ... Click chuột chọn ADODC1 trên form mới tạo, trong cửa sổ Properties chọn thuộc tính Connectionstring bạn Click vào Button hiện ra cửa sổ Property Page xuất hiện 3 chọn lựa, chọn option thứ 3 là "Use Connection String", click "Build", chọn Provider là "Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider" click Next để chỉ đường dẫn đến Database. Kế tiếp click "Test Connection" nếu thấy thành công ® OK ® Apply ® OK. Bước 2: Thiết lập Record Source từ CSDL Ta cần chỉ ra tập hợp mẩu tin nào sẽ được lấy ra từ nguồn dữ liệu trên. Trong cửa sổ Properties chọn thuộc tính Record Source khi đó bạn chọn ADODC1. Mở cửa sổ Property page (Phím tắt Shift + F4). Chọn 2-adCmdTable từ Command Type và nhấn nút OK. Để hiển thị dữ liệu từ ADO Dữ liệu Control ta cần phải có các Control thông thường được "kết buộc dữ liệu" (data binding) với ADO Data Control này. Các điều khiển cần dùng dữ liệu là các điều khiển bất kỳ có thuộc tính DataSource. thuộc tính này tham chiếu đến một điều khiển dữ liệu. Thuộc tính này kết nối điều khiển giao diện người sử dụng với điều khiển dữ liệu. Một số các điều khiển cần dùng dữ liệu đi kèm với VB: CheckBox: Điều khiển cung cấp một điều kiện đúng / sai. ComboBox: Hộp kết hợp xổ xuống chuẩn của VB DBCombo: Điều khiển hỗ trợ một danh sách xổ xuống tương tự như ComboBox DataGrid: Lưới hiển thị cơ sở dữ liệu theo dòng và cột DateTimePicker: Điều khiển này có thể ràng buộc với một trường ngày hoặc giờ trong một cơ sở dữ liệu. DBList: điều khiển hộp danh sách này tương tự điều khiển hộp danh sách chuẩn của VB. Nhưng nó có thể điền dữ liệu vào danh sách từ một bảng cơ sở dữ liệu. Hierarchical FlexGrid: Tương tự điều khiển FlexGrid trong VB5 điều khiển này cho phép thao tác với nhiều mẩu tin quan hệ trong một điều khiển lưới Image: Điều khiển này tương tự điều khiển PitureBox, nhưng thiếu một vài tính năng của nó. Label: Điều khiển này cho phép trình bày văn bản từ một trường cơ sở dữ liệu, nhưng ngăn cản người sử dụng sửa đổi nó. ListBox: Đây là hộp danh sách chuẩn của VB. Ta không sử dụng điều khiển này cho mục đích truy cập dữ liệu mà sử dụng điều khiển mạnh hơn, DBList. MaskedEdit: Điều khiển này tương tự một hộp văn bản, nhưng cung cấp một số chức năng kiểm tra nội tại cũng như một hiển thị mặc định gợi ý cho người sử dụng. OLE: Điều khiển chứa OLE trình bày các tài liệu được tạo bởi các ứng dụng hỗ trợ OLE khác PictureBox: Điều khiển này hiển thị một hình ảnh đồ hoạ TextBox: Điều thông dụng này cho phép người sử dụng nhập dữ liệu trực tiếp - Sử dụng Object InterFace: Nếu không dùng các Dữ liệu Controls của ADO, ta vẫn có thể giao tiếp với CSDL thông qua các đối tượng có sẵn trong thư viện ADO. Đầu tiên ta phải tạo một kết nối đến CSDL, sau đó chọn ra nguồn dữ liệu cần thao tác. ADO cung cấp đối tượng "Connection" để kết nối CSDL, đối tượng "Recordset" để chứa tập các mẩu tin mà người dùng cần khai thác, đồng thời cung cấp một số phương pháp cho người dùng truy cập và cập nhật dữ liệu, ngoài ra còn có đối tượng "Command" để thực thi một câu lệnh SQL hay gọi một thủ tục trong Database. Khai báo thư viện ADO để sử dụng các đối tượng trên: Vào menu Project ® References ® check vào ô "Microsoft Active Data Objects 2.7. Library". * Đối tượng Connection và đối tượng Recordset: - Đối tượng Connection: +) Lệnh khai báo và khởi động đối tượng Connection Dim tên_connection as new ADODB.connection Hoặc là: Dim tên_connection as ADODB.connection Set tên_connection = new ADODB.connection. +) Chỉ ra chuỗi kết nối CSDL (Connnection String) Tên_biến.ConnectionString. +) Có thể sử dụng: - Đường dẫn trực tiếp trong ConnectionString - Đường dẫn tương đối qua đối tượng APP do VB cung cấp để chỉ ra vị trí lưu trữ dữ liệu base. +) Mở kết nối Tên_connection.Open Để kiểm tra việc kết nối có thành công hay không dùng thuộc tính state: Nếu kết nối thành công thì tên_connection.state=adStateOpen () Ngược lại thì tên_connection.state=adStateClose () +) Đóng kết nối Tên_connection.Close Đối tượng Recordset (Là tập hợp các mẫu tin): - Khai báo và khởi tạo đối tượng Recordset Dim tên_recordset as ADODB.Recordset Set tên_recordset =new ADODB.Recordset Hoặc: Dim tên_recordset as new ADODB.Recordset +) Dùng phương thức Open chọn nguồn dữ liệu Cách 1: Tên_recordset.Open Source, ActiveConnection, CursorType, LockType, Option. Source là một câu lệnh SQL hoặc tên một table ActiveConnection: Tên_connection kết nối CSDL CursorType: Chỉ định loại con trỏ sử dụng trong recordset LockType: Kiểu khoá mẩu tin Option: Tuỳ chọn Cách 2: Có thể gán trực tiếp các giá trị trên các thuộc tính của recordset Tên_recordset.ActiveConnection= Tên_recordset.Source = Tên_recordset.CursorType = Tên_recordset.LockType = . Gọi phương thức Open: Tên_recordset.Open. Lấy giá trị của Field +) Truy xuất dữ liệu trong recordset ® chọn Field cần lấy giá trị Có 3 cách: Tên_recordset. Fileds ("tên_field") Tên_recordset.Fields (index) Tên_recordset! tên_field - Các thao tác trên mẩu tin +) Thêm một mẩu tin: Tên_recordset.AddNew +) Sửa một mẩu tin:Tên_recordset.Update +) Xoá một mẩu tin:Tên_recordset.Delete +) Tìm kiếm mẩu tin: Tên_recordset.Find Criteria, Skiprecord, SearchDirection, Start +) Thuộc tính Boookmark, AbsolutePosition của đối tượng recordset Tên_recordset.Boookmark cho biết vị trí xác định là duy nhất của mẩu tin hiện hành trong recordset. Tên_recordset.Absoluteposition lưu trữ thông tin vị trí của mẩu tin hiện hành trong recordset. Chương 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. Khảo sát hiện trạng 2.1.1. Các ứng dụng trong tin học quản lý Cho đến nay các ứng dụng tin học trên thế giới cũng như tại Việt Nam đã và đang chiếm một vị trí rất quan trọng trong các hoạt động đời sống xã hội, trong các ngành khoa học kỹ thuật và công nghệ. Người ta nói rằng thế kỷ XXI là “Thế kỷ của nền văn minh tin học”, “Thế kỷ của nền kinh tế tri thức”. Do vậy trong các chính sách phát triển kinh tế của nước ta những năm gần đây và định hướng những năm đầu thế kỷ XXI, Đảng và nhà nước ta đều đặc biệt nhấn mạnh đến vai trò trọng yếu, mũi nhọn của ngành tin học (hay ngành công nghệ thông tin) đối với sự phát triển đất nước. Quản lý là một thuật ngữ mang tính ý nghĩa rất tổng quát nó thường được chỉ việc điều hành hoạt động trong các cơ quan, xí nghiệp, nhà máy… Quản lý đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với các cơ quan, xí nghiệp là yếu tố có sức mạnh hàng đầu để duy trì sự hoạt động và thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, xí nghiệp đó. Ngày nay song song với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ thuật thì ngành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan trọng, nó đã đạt được những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với những bước tiến nhảy vọt. Việc áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống. Vì vậy việc đưa tin học vào để quản lý là hết sức kịp thời và cần thiết. Cho tới nay sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần mềm và sự ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực đã trở thành một thực tế rõ ràng. Với Việt Nam: Qua thực tế tham khảo một số các đơn vị đang áp dụng tin học trong quản lý cho thấy: - Tin học đã khẳng định được vị thế của nó đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của kinh tế và nhanh chóng nắm bắt thông tin, giao lưu của nước ta đối với thị trường các nước trên thế giới. - Việc áp dụng tin học vào quản lý trước hết đã giải phóng các nhà lãnh đạo khỏi các công việc máy móc, giúp họ chú tâm vào lao động sáng tạo. Hơn thế nữa trong thời kỳ bùng nổ thông tin như hiện nay đứng trước khối lượng thông tin đồ sộ, đa dạng đó nếu vẫn áp dụng các phương pháp xử lý thông tin dựa trên kinh nghiệm và trực giác (hay còn gọi là phương pháp xử lý thông tin thủ công) thì sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn, nếu không nói đến những sai lầm do xử lý thông tin không kịp thời và chính xác. Việc áp dụng tin học trong quản lý sẽ góp phần hoàn thiện trong công tác quản lý, điều phối, lưu trữ một cách lợp lý thông tin. 2.1.2. Quản lý và hệ thống thông tin trong công tác quản lý 2.1.2.1. Quản lý Mọi nhà quản lý ở mọi cấp, mọi nơi đều có nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì môi trường cho phép các cá nhân làm việc, để hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định. Nói về chức năng quản lý, người ta thấy có: - Chức năng lập kế hoạch. - Chức năng tổ chức. - Chức năng về nhân sự. - Chức năng lãnh đạo. - Chức năng kiểm tra. Hệ thống thông tin đóng vai trò trợ giúp cho các nhà quản lý khi thực hiện các chức năng trên. 2.1.2.2. Các mức độ quản lý Ba mức độ của quản lý được chia theo mức độ quan trọng của công tác quản lý, cũng như đối tượng của công tác quản lý. - Thứ nhất là mức chiến lược, là mức cao nhất của công tác quản lý và có tác động đến toàn bộ tổ chức. Việc quản lý ở đây nhằm xác định các mục tiêu chiến lược và đường lối chính sách của nó để thực hiện các mục tiêu đó. - Thứ hai là mức chiến thuật: Đây là công tác quản lý ở mức trung gian, có quy mô một đơn vị, việc quản lý chiến thuật xác định các nhiệm vụ cụ thể, cần làm để thực hiện các mục tiêu và đường lối đã đề xuất trong mức quản lý chiến lược. - Cuối cùng là mức tác nghiệp, gắn với công việc điều hành hàng ngày. Tại mức này các nhà quản lý thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, với quy mô văn phòng làm việc. Tuỳ theo mức quản lý mà nhu cầu thông tin đòi hỏi cho các nhà quản lý cũng khác nhau. Thí dụ mức quản lý chiến lược đòi hỏi các thông tin có tính tổng hợp, thường không xác định trước, có tính dự báo, quy mô rộng. Còn mức quản lý tác nghiệp đòi hỏi thông tin có tính chi tiết, chu kỳ, được quy định trước, quy mô nhỏ. 2.1.3. Vấn đề quyết định tại các mức quản lý và nhu cầu thông tin Các khái niệm quan trọng đối với vấn đề quyết định là quyết định có cấu trúc, hay phi cấu trúc. Vấn đề quyết định được gọi là không cấu trúc nếu nó không có quy trình rõ ràng để làm ra quyết định và các thông tin liên quan đến các yếu tố cơ bản cần thiết để xem xét trong quá trình ra quyết định không thể xác định được một cách thường xuyên. Ngược lại, vấn đề quyết định được gọi là có cấu trúc nếu có quy trình rõ ràng để làm ra quyết định có thể xác định trước. Người ta nhận xét các vấn đề quyết định tại mức tác nghiệp thường là các vấn đề quyết định có cấu trúc. Thông tin cho quản lý ở mức tác nghiệp thường đã được xác định và được quy trình hoá. Vai trò trực giác, sáng tạo của cá nhân là hạn chế. Các vấn đề quyết định tại mức chiến thuật và chiến lược thường là nửa cấu trúc hoặc không cấu trúc. Thông tin cần thiết thường không hoàn toàn xác định trước được. Vai trò trực giác và sáng tạo của cá nhân lớn và rất quan trọng. 2.1.4. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý 2.1.4.1. Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý * Phân cấp hệ quản lý Hệ thống tin quản lý trước tiên là một hệ thống tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin, giúp nhà quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống thông tin phải được phân thành nhiều cấp thông tin, phải được tổ chức từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới. * Luồng thông tin vào Tại mỗi cấp khối lượng thông tin phải được xử lý thường nhật là rất lớn đa dạng và biến dạng về cả chủng loại và cách xử lý tính toán. Có thể phân ra làm ba loại: - Thông tin dùng cho tra cứu. - Các thông tin luân chuyển chi tiết. - Các thông tin luân chuyển tổng hợp . Các thông tin dùng cho tra cứu là loại thông tin được dùng chung trong hệ thống và ít thay đổi. Các thông tin này được đưa vào một lần, ít sửa đổi và chỉ dùng để tra cứu. Các thông tin luân chuyển chi tiết là loại thông tin chi tiết về các hoạt động thường nhật của một tổ chức khối lượng hoạt động của thông tin này rất lớn nếu xử lý chậm sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, xí nghiệp… Các thông tin luân chuyển tổng hợp là loại thông tin được tổng hợp về hoạt động của cấp dưới. Thông tin loại này thường cô đọng, mang nhiều thông tin và phải được xử lý định kỳ theo thời gian. * Luồng thông tin ra Thông tin đầu ra được tổng hợp, xử lý từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Các hình thức đầu ra chủ yếu của bài toán quản lý sổ sách, báo cáo và các thông báo. Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quản lý. 2.1.5. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý Trong bất kể lĩnh vực nào hoạt động hiện nay đều cần thiết các thông tin chi tiết và đầy đủ các đặc điểm, tính chất và hoạt động của các sự vật hoạt động, sự kiện trong lĩnh vực này. Dựa trên các thông tin này con người đã đưa ra được các quyết định chính xác kịp thời. Vai trò của thông tin Với đầu vào của quá trình trên là các thông tin phản ánh các hoạt động thực tế, đầu ra là các thông tin được phân loại hay tổng hợp theo một số mặt nào đó. Cụ thể trong các ứng dụng quản lý: Đầu vào: Các ứng dụng quản lý nhìn chung có thể chia làm hai dạng: - Các thông tin cố định như các chỉ tiêu quản lý, danh sách cán bộ, phòng ban… khoảng thời gian giữa các kỳ nói chung là các thông tin tương đối ít bị cập nhật. - Các thông tin biến động theo kỳ của các đối tượng được quản lý như các hoá đơn, chứng từ,… thường được thay đổi thường xuyên với số lượng lớn. Tuỳ vào từng loại bài toán mà phần thông tin cố định là trọng tâm hay chọn thông tin biến động làm trọng tâm. Khi đó các thông tin biến động thường đóng vai trò là các chỉ tiêu quản lý. Tất nhiên xử lý thông tin biến động và cố định là khác nhau. Đầu ra: - Sổ sách: Chứa thông tin chi tiết của từng đối tượng được quản lý theo từng khoảng thời gian. Sổ sách cũng được người sử dụng dùng để kiểm tra chính xác của số liệu nhập vào. - Báo cáo định kỳ: Chứa thông tin tổng thể trong một khoảng thời gian. Các thông tin tương đối cô đọng so với phần sổ sách nhưng thường phức tạp hơn, chúng thường được phân loại theo một số chỉ tiêu quản lý. - Tra cứu thông tin: Chứa các thông tin về biểu diễn hoạt động của một số đối tượng được quản lý trong một khoảng thời gian theo chi tiêu khác nhau. - Khi xây dựng và phát triển một số bài toán quản lý cụ thể trước tiên cần xác định rõ các thông tin về đầu ra, đầu vào và các chuẩn theo yêu cầu sản phẩm đạt được. 2.1.5.1. Mô hình luân chuyển dữ liệu Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý ảo thể hiện qua các module sau: Cập nhật thông tin động Cập nhật thông tin tra cứu Lên sổ sách báo cáo 2.1.5.2. Module thông tin động Có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Loại thông tin này chi tiết đặc biệt lớn về số lượng, cần xử lý thường nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao. Khi thiết kế module này cần quan tâm đến các yêu cầu sau: - Cần phải biết rõ thông tin này được lọc từ thông tin động. - Giao diện màn hình và số liệu phải thật hợp lý và giảm được tối đa các thao tác nhập dữ liệu. - Tự động nạp các giá trị đã biết và các giá trị lặp. Kiểm tra và phát hiện được tối đa các sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu. 2.1.5.3. Module thông tin cập nhật tra cứu Loại thông tin này không thường xuyên. Yêu cầu chủ yếu đối với loại thông tin này là cần phải tổ chức hợp để tra cứu nhanh các thông tin cần thiết. 2.1.5.4. Các module lên sổ sách và báo cáo Để thiết kế các phần này cần nắm thấu đáo nhu cầu quản lý nghiên cứu kỹ lưỡng các mẫu biểu. Thông tin được sử dụng trong các module này có thuận lợi là đã được tiền xử lý ở các module trước nên việc kiểm tra của dữ liệu không cao lắm. 2.1.6. Các nguyên tắc đảm bảo Xây dựng hệ thống thông tin quản lý đảm bảo hoàn chỉnh làm việc hết sức khó khăn chiếm nhiều thời gian và sức lực. Nói chung việc xây dựng thông tin dựa trên nguyên tắc sau: 2.1.6.1. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất Nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường xuyên được cập nhật trên các giá mang thông tin. Khi đó các thông tin trùng nhau bị loại trừ. Một điều cũng phải loại trừ nữa trong đảm bảo thông tin này mang một giá trị nhưng ở mảng khác lại mang một giá trị khác. 2.1.6.2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần thiết phải có các công cụ đặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định, hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng đã có. Các mảng công cụ này chính là đảm bảo toán học của hệ thống cho phép thực hiện các thao tác xử lý, biến đổi, hợp nhất, phân loại trên các mảng thông tin. Các mảng còn làm việc cần thiết do các mảng cơ bản chỉ đóng vai trò bộ mẫu nhằm tái hiện mọi thông tin trong hệ thống. 2.1.6.3. Nguyên tắc làm việc cực tiểu thông tin vào và thông tin ra Nguyên tắc này có ý nghĩa rất lớn đối với việc tăng hiệu suất sử dụng của máy tính vì chính đầu vào (đầu ra) là khâu hẹp nhất của máy tính. Để làm được điều này cần phải có phương hướng thay thế ngày càng nhiều, việc luân chuyển thông tin (trên đĩa từ, băng từ) để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng, nguyên tắc này được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống. Ưu điểm: Tránh được việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi được đưa vào đồng thời và toàn bộ chứ không đưa vào theo từng giai đoạn được. 2.1.6.4. Phương pháp tổng hợp Phương pháp này đòi hỏi trước hết phải xây dựng các mảng làm việc cho từng bài toán riêng biệt, nhưng đồng thời cũng phải tính toán sao cho hệ thống đảm bảo được toán học sau này có thể xây dựng được các mảng làm việc đó. Ưu điểm: Cho phép chúng ta có thể đưa dần hệ thống vào hoạt động theo từng giai đoạn, như vậy sẽ nhanh chóng thu được hiệu quả dù không đầy đủ do hệ thống đem lại. Nhược điểm: Khó có thể tránh khỏi sự trùng lặp về thông tin và như vậy sẽ dẫn tới những thao tác không cần thiết của hệ thống. 2.1.6.5. Kết hợp hai phương pháp phân tích và tổng hợp Với phương pháp này người ta tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số mảng làm việc cần thiết. Tuy nhiên cũng phải tổ chức một cách chặt chẽ đảm bảo được xây dựng cơ sở thông tin thống nhất cho hệ thống. 2.1.7. Các đặc điểm và yêu cầu của bài toán quản lý 2.1.7.1. Đặc điểm: Bài toán quản lý thường có số liệu rất lớn, chính vì yêu cầu xử lý trên lượng thông tin lớn mà thời gian xử lý chấp nhận được và đáp ứng được yêu cầu xử lý là một trong những vấn đề khó khăn. Ngoài ra các bài toán quản lý thường có yêu cầu phức tạp. 2.1.7.2. Yêu cầu - Yêu cầu đơn vị: + Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm quản lý riêng. Hệ thống quản lý phải đáp ứng được yêu cầu đó. + Các thông tin báo cáo phải ứng được sự chính xác. Đầu ra của hệ thống phải linh hoạt chính xác để đáp ứng được yêu cầu đơn vị đặt ra. - Yêu cầu người sử dụng: + Nhập dữ liệu: Nhanh chóng, chính xác, thuận tiện, đơn giản nhưng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nhập dữ liệu. + Giao diện: Phải thiết kế thật khoa học, thuận tiện, có tính thống nhất về cách trình bày, các thông báo lỗi phải đầy đủ chính xác. + Hệ thống thông tin: Có tính mở để phát triển, điều chỉnh, có khả năng phát hiện và xử lý lỗi dữ liệu. 2.1.8. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý 2.1.8.1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu, khảo sát hệ thống hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục cân nhắc tính khả thi của dự án từ đó định hướng các giai đoạn tiếp theo. 2.1.8.2. Phân tích hệ thống Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. Mức vật lý Sơ đồ quan sát hệ thống thông qua các giai đoạn ở 2 mức vật lý: Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào Mô tả hệ thống mới làm gì Mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào Mô tả hệ thống cũ làm gì Mức logic Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào Mô tả hệ thống mới làm gì 2.1.8.3. Thiết kế tổng thể Nhằm xác định vai trò vị trí của máy vi tính trong hệ thống mới, phân tích rõ phần việc nào sẽ được phân tích thủ công. 2.1.8.4. Thiết kế chi tiết Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm giải quyết việc xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính và phân phối thông tin ra từ máy tính. 2.1.8.5. Cài đặt - Thiết kế chương trình, giao diện người sử dụng, thiết lập các cơ sở dữ liệu. - Chạy thử 2.2. Khảo sát hiện trạng tại trường THCS Minh Lập 2.2.1. Nhận định chung Bài toán đặt ra ở trường THCS Minh Lập là công tác quản lý điểm cho toàn bộ học sinh trong trường. Nhưng do hiện nay việc quản lý điểm trong trường vẫn sử dụng phương pháp thủ công, về điểm vẫn do giáo viên cung cấp, việc tính toán điểm của học sinh phải sử dụng tới sổ sách do giáo viên bộ môn chấm điểm và gửi điểm tới phòng giám hiệu. Nên việc tính toán thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian và không thể in ấn trực tiếp bảng điểm hoặc danh sách học sinh một cách nhanh chóng được và độ chính xác cũng như hiệu quả quản lý không cao. Chính vì những nguyên nhân trên mà việc quản lý điểm của trường cần được xây dựng một phần mềm tin học với mục đích là thực hiện công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm công sức cho người làm công tác quản lý điểm. Việc giải quyết các bài toán đòi hỏi phải có một quá trình phân tích tỉ mỉ và khoa học nhằm cài đặt một chương trình ứng dụng đưa vào thực tế cho khoa học. Bài toán đó phải đáp ứng được các yêu cầu sau: - Cho phép nhập dữ liệu, khi có thay đổi cho phép sửa và xoá được. - Chương trình tự động tổng hợp, tìm kiếm xắp sếp, chỉnh sửa và cho kết quả đúng yêu cầu. - Chương trình giúp cho việc quản lý điểm thực hiện nhanh chóng, đơn giản và dễ sử dụng. Đặc biệt các dữ liệu kiết xuất chính xác nhất quán cho người sử dụng. - Có trợ giúp để người sử dụng dễ sử dụng chương trình hơn. - Chương trình dễ cài đặt và chạy tốt cho máy PC đang có các phần mềm ứng dụng phổ biến. Đồng thời phải tương thích hoặc có thể nâng cấp để phù hợp với sự phát triển của các thiết bị phần cứng và các phần mềm trong tương lai. 2.2.2. Mục đích: Theo dõi học sinh Theo dõi lớp học Theo dõi môn học Báo cáo kết quả học tập Yếu tố thành công: Kết quả học tập của Học sinh a. Thông tin vào của hệ thống - Khi nhập học sinh cần nhập hồ sơ của học sinh và nhà trường phân phối học sinh vào các lớp theo khối. - Nhà trường căn cứ vào quy chế để phân phối lịch giảng dạy như phân công giáo viên, phân bố lịch học đảm bảo đúng quy chế, phù hợp với điều kiện của nhà trường. - Việc nhập điểm các môn dựa vào điểm kiểm tra của từng môn trong mỗi học kỳ và điểm thi hoặc kiểm tra cuối kỳ của mỗi môn học. - Giáo viên chủ nhiệm phải nộp hạnh kiểm cuối kỳ cho ban giám hiệu, hạnh kiểm do giáo viên chủ nhiệm và cán bộ lớp xét. b. Thông tin ra của hệ thống - Bảng điểm theo lớp, môn học và học kỳ. - Thống kê danh sách học sinh theo từng lớp. - Tìm kiếm học sinh theo một số chỉ tiêu. - Căn cứ vào kết quả học tập, rèn luyện của từng kỳ để xử lý, xếp loại giỏi, khá, trung bình, yếu, kém cho từng học sinh. - Căn cứ vào kết quả học tập, rèn luyện theo từng năm học đưa ra danh sách học sinh lên lớp, lưu ban. 2.2.3. Cách đánh giá và xếp loại hạnh kiểm 2.2.3.1. Đánh giá và xếp loại hạnh kiểm - Đánh giá hạnh kiểm đối với học sinh phải căn cứ vào biểu hiện cụ thể về thái độ và hành vi đạo đức, ứng xử trong mối quan hệ với thầy giáo, cô giáo với bạn bè và trong quan hệ xã hội, ý thức phấn đấu vươn lên trong học tập, kết quả tham gia lao động, hoạt động tập thể của lớp, của trường và hoạt động xã hội, rèn luyện thân thể, giữ gìn vệ sinh và bảo vệ môi trường. - Đánh giá hạnh kiểm được thực hiện sau khi kết thúc một học kỳ, một năm học và xếp thành 4 loại:Tốt (T), khá (K), trung bình (TB), yếu (Y). 2.2.3.2. Tiêu chuẩn xếp loại hạnh kiểm 2.2.3.2.1. Loại tốt (T) a. Luôn luôn kính trọng người trên, thương yêu và giúp đỡ các em nhỏ tuổi, kính trọng thầy cô giáo và nhân viên nhà trường, có ý thức xây dựng tập thể, đoàn kết với các bạn, được các bạn tin yêu. b. Tích cực rèn luyện phẩm chất đạo đức, có lối sống lành mạnh, trung thực, giản dị, khiêm tốn. c. Hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ học tập, cố gắng vươn lên trong học tập. d. Thực hiện nghiêm túc nội quy nhà trường, chấp hành tốt luật pháp, những quy định về trật tự an toàn xã hội, đặc biệt là về an toàn giao thông. đ. Tích cực rèn luyện thân thể, giữ gìn vệ sinh và bảo vệ môi trường. e. Tham gia đầy đủ các hoạt động giáo dục quy định trong kế hoạch giáo dục, các hoạt động chính trị xã hội do nhà trường tổ chức, tích cực tham gia các hoạt động của đội thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh. 2.2.3.2.2. Loại khá (K) Thực hiện được những quy định đã nêu trên nhưng chưa đến mức được loại tốt, đôi khi có thiếu sót nhưng sửa chữa ngay khi được thầy cô giáo và các bạn góp ý. 2.2.3.2.3. Loại trung bình (TB) Có một số khuyết điểm trong việc thực hiện các quy định nêu trên nhưng mức độ chưa nghiêm trọng, sau khi được nhắc nhở giáo dục đã tiếp thu sửa chữa nhưng tiến bộ còn chậm. 2.2.3.2.4. Loại yếu (Y) Nếu có một trong hai khuyết điểm dưới đây: a. Có sai phạm với tính chất nghiêm trọng hoặc lặp lại nhiều lần trong việc thực hiện các quy định trên, được giáo dục nhưng chưa tiếp thu sửa chữa. b. Vô lễ, xúc phạm nhân phẩm, danh dự, xâm phạm thân thể của giáo viên nhà trường. c. Gian lận trong học tập, kiểm tra, thi cử d. Xúc phạm danh dự, nhân phẩm của bạn hoặc của người khác, đánh nhau, gây rối trật tự, trị an trong nhà trường hoặc ngoài xã hội. đ. Đánh bạc, vận chuyển, tàng trữ, sử dụng ma tuý, vũ khí, chất nổ, chất độc hại, lưu hành văn hoá phẩm độc hại, đồi truỵ hoặc tham gia tệ nạn xã hội. 2.2.4. Đánh giá, xếp loại học lực 2.2.4.1. Căn cứ đánh giá và xếp loại học lực a. Căn cứ đánh giá học lực của học sinh - Hoàn thành các môn học trong kế hoạch giáo dục của cấp THCS. - Kết quả đạt được của các bài kiểm tra. b. Học lực được xếp thành 5 loại: Giỏi (viết tắt : G), khá (viết tắt : K), trung bình (viết tắt : Tb), yếu (viết tắt : Y), kém (viết tắt : kém). 2.2.4.2. Hình thức đánh giá và thang điểm a. Hình thức đánh giá - Kiểm tra và cho điểm các bài kiểm tra. - Tính điểm trung bình môn học và tính điểm trung bình các môn học sau một học kỳ, một năm học. b. Thang điểm Cho điểm theo thang điểm từ 0 đến 10, nếu sử dụng thang điểm khác thì phải quy về thang điểm này khi ghi kết quả đánh giá, xếp loại. 2.2.5. Hình thức kiểm tra, loại bài kiểm tra, hệ số điểm bài kiểm tra a. Hình thức kiểm tra: Kiểm tra miệng (kiểm tra bằng hỏi đáp), kiểm tra viết và kiểm tra thực hành. b. Các loại bài kiểm tra - Kiểm tra thường xuyên (KTtx) gồm: + Kiểm tra miệng + Kiểm tra viết dưới 1 tiết + Kiểm tra thực hành dưới 1 tiết - Kiểm tra định kỳ (KTđk) gồm: + Kiểm tra viết từ 1 tiết trở lên + Kiểm tra thực hành từ 1 tiết trở lên + Kiểm tra học kỳ (KThk) c. Hệ số điểm các bài kiểm tra - Hệ số 1: Điểm các bài kiểm tra thường xuyên - Hệ số 2: Điểm các bài kiểm tra viết và thực hành từ 1 tiết trở lên - Hệ số 3: Điểm bài kiểm tra học kỳ 2.2.6. Số lần kiểm tra và cách cho điểm a. Số lần kiểm tra định kỳ: Quy định trong phân phối chương trình của từng môn học. b. Số lần kiểm tra thường xuyên: Trong mỗi học kỳ học sinh phải có số lần KTtx đối với mỗi môn học (bao gồm cả chủ đề tự chọn của môn học) như sau: - Những môn học có từ 1 tiết/tuần trở xuống: Tối thiểu 2 lần - Những môn học có từ trên 1 tiết đến dưới 3 tiết/tuần:Tối thiểu 3 lần - Những môn học có từ 3 tiết/tuần trở lên: Tối thiểu 4 lần c. Điểm các bài KTtx theo hình thức tự luận cho điểm số nguyên, điểm KTtx theo hình thức trắc nghiệm hoặc có phần trắc nghiệm và điểm KTđk được lấy số lẻ đến một chữ số thập phân sau khi đã làm tròn số. d. Những học sinh không có đủ bài KTđk theo quy định sẽ được kiểm tra bù như sau: - Thiếu bài KTđk: Thiếu điểm ở học kỳ nào phải kiểm tra ở học kỳ đó và thực hiện trước khi kiểm tra học kỳ, bài KTđk được bù bằng bài kiểm tra viết 1 tiết. - Thiếu bài kiểm tra học kỳ: Được bố trí kiểm tra bù ngay sau khi kiểm tra học kỳ chung toàn trường, yêu cầu của bài kiểm tra bù và thời lượng làm bài phải tương đương với kiểm tra học kỳ. - Trường hợp học sinh không dự kiểm tra bù thì bị điểm 0. 2.2.7. Hệ số điểm môn học khi tham gia tính điểm trung bình các môn học kỳ và cả năm Hệ số 2: Môn Toán và môn Ngữ văn. Hệ số 1: Các môn còn lại. 2.2.8. Điểm trung bình môn học a. Điểm trung bình môn học kỳ (ĐTBmhk): Là trung bình cộng của điểm các bài KTtx, điểm các bài KTđk và điểm bài kiểm tra học kỳ (KThk) sau khi đã tính hệ số môn các loại: ĐKTtx+2*ĐKTđk+3*ĐKThk ĐTBmhk = Tổng các hệ số môn b. Điểm trung bình môn học cả năm (ĐTBmcn): Là trung bình cộng của ĐTBmhk1 với ĐTBmhk2 tính theo hệ số 2: ĐTBmhk1+2*ĐTBmhk2 ĐTBmcn = 3 2.2.9. Điểm trung bình các môn học kỳ, cả năm a. Điểm trung bình các môn học kỳ (ĐTBhk): Là trung bình cộng của điểm trung bình môn học kỳ của tất cả các môn học với hệ số (a,b..) của từng môn học:  a x ĐTBmhk Toán + b x ĐTBmhk Vật lý +… ĐTBhk = Tổng các hệ số b. Điểm trung bình các môn học cả năm (ĐTBcn): Là trung bình cộng của điểm trung bình cả năm của các môn học sau khi đã tính hệ số điểm môn học: ĐTBmcn Toán + ĐTBmcn Vật Lý… ĐTBcn = Tổng các hệ số c. Điểm trung bình các môn học kỳ (hoặc cả năm học) là số nguyên hoặc số thập phân được lấy đến chữ số thập phân thứ nhất sau khi đã làm tròn số. d. Đối với các môn chỉ dạy học trong 1 học kì thì lấy kết qủa đánh giá, xếp loại của học kỳ đó làm kết quả đánh giá, xếp loại cả năm học. đ. Học sinh THCS được miễn học môn Thể dục, Âm nhạc, Mỹ thuật nếu thuộc 1 trong các trường hợp sau: - Mắc bệnh mãn tính, bị khuyết tật bẩm sinh. - Bị tai nạn hoặc bị bệnh phải điều trị có thời hạn. Hồ sơ miễn học: - Đơn xin miễn học (cả năm hoặc một học kỳ) của học sinh. - Bệnh án hoặc xác nhận thương tật do bệnh viện từ cấp huyện trở lên cấp. - Việc cho phép miễn học đối với các trường hợp do bị ốm đau hoặc tai nạn chỉ áp dụng trong năm học, trường hợp bị bệnh mạn tính hoặc thương tích lâu dài thì được cho phép một lần miễn cho cả cấp học. Căn cứ hồ sơ hợp lệ, hiệu trưởng quyết định cho học sinh được miễn học Thể dục, Âm nhạc, Mỹ thuật trong một học kỳ hoặc cả năm học. Nếu được miễn trong cả năm học thì các môn này không tính để đánh giá xếp loại học lực cả năm, nếu chỉ được miễn học một kỳ học thì lấy kết quả đánh giá, xếp loại môn học đó của học kỳ có học làm kết quả đánh giá, xếp loại cả năm. 2.2.10. Tiêu chuẩn xếp loại học kỳ và xếp loại cả năm a. Loại giỏi (G) là những học sinh có đầy đủ 2 tiêu chuẩn dưới đây: - Điểm trung bình các môn học kỳ (hoặc cả năm học) từ 8,0 trở lên, trong đó phải có ít nhất 1 trong 2 môn Toán, Ngữ văn từ 8,0 trở lên. - Không có môn học nào điểm trung bình học kỳ (cả năm) dưới 6,5. b. Loại khá (K) là những học sinh có đủ 2 tiêu chuẩn dưới đây: - Điểm trung bình các môn học kỳ (cả năm) đạt từ 6,5 trở lên, trong đó phải có ít nhất 1 trong 2 môn Toán, Ngữ văn. - Không có môn học nào điểm trung bình học kỳ (cả năm) dưới 5,0. c. Loại trung bình (TB) là những học sinh có đầy đủ 2 tiêu chuẩn dưới đây: - Điểm trung bình các môn học kỳ (cả năm) đạt từ 5,0 trở lên, trong đó phải có ít nhất 1 trong 2 môn Toán, Ngữ văn. - Không có môn học nào điểm trung bình học kỳ (cả năm) dưới 3.5. d. Loại yếu (Y) là những học sinh có đủ 2 tiêu chuẩn dưới đây: - Điểm trung bình các môn học kỳ (cả năm) đạt từ 3,5 trở lên. - Không có môn học nào điểm trung bình học kỳ (cả năm) dưới 2,0. đ. Loại kém (Kém) các trường hợp còn lại. e. Điều chỉnh xếp loại học lực: Nếu do ĐTB của một môn học mà học lực của học sinh bị xếp thấp xuống hai bậc thì được điều chỉnh chỉ xếp thấp xuống một bậc, nếu thấp xuống ba bậc thì được điều chỉnh chỉ xếp thấp xuống hai bậc. 2.2.11. Sử dụng kết quả đánh giá, xếp loại * Xét cho học sinh lên lớp hoặc không lên lớp a. Những học sinh có đủ 2 điều kiện dưới đây thì được lên lớp: - Xếp loại học lực và hạnh kiểm từ trung bình trở lên. - Nghỉ không quá 45 buổi học trong một năm học (nghỉ có phép hoặc không phép, nghỉ liên tục hoặc nhiều lần cộng lại). b. Trường hợp không được lên lớp: - Học lực cả năm xếp loại kém. - Học lực và hạnh kiểm cả năm đều xếp loại yếu. - Sau khi đã được kiểm tra lại môn học có điểm trung bình dưới 5.0 để xếp loại học lực cả năm nhưng vẫn không đạt loại trung bình. - Hạnh kiểm cả năm xếp loại yếu, nhưng không hoàn thành nhiệm vụ rèn luyện trong hè nên vẫn không được xếp loại về hạnh kiểm. 2.2.12. Cho kiểm tra lại các môn học Học sinh xếp loại hạnh kiểm cả năm từ trung bình trở lên nhưng học lực cả năm loại yếu, được lựa chọn một số trong các môn học có điểm trung bình cả năm dưới 5.0 để dự kiểm tra lại. Điểm kiểm tra lại thay cho điểm trung bình cả năm của môn học đó để tính lại điểm trung bình các môn học cả năm và xếp loại lại học lực, nếu đạt loại trung bình thì được lên lớp. 2.2.13. Cho rèn luyện hạnh kiểm trong hè Học sinh xếp loại học lực cả năm từ trung bình trở lên nhưng hạnh kiểm cả năm xếp loại yếu thì phải rèn luyện thêm hạnh kiểm trong hè theo công việc cụ thể do hiệu trưởng giao. Nhiệm vụ rèn luyện trong hè được thông báo đến chính quyền, đoàn thể nơi học sinh cư trú. Cuối hè, nếu được uỷ ban nhân dân xã (phường, thị trấn) nhận xét là đã hoàn thành nhiệm vụ được hiệu trưởng giao thì giáo viên chủ nhiệm đề nghị hiệu trưởng cho xếp loại lại hạnh kiểm, nếu đạt loại trung bình thì được lên lớp. 2.2.14. Xét công nhận học sinh giỏi, học sinh tiên tiến a. Công nhận là học sinh giỏi học kỳ (cả năm) nếu đạt 2 tiêu chuẩn sau: - Hạnh kiểm tốt. - Học lực loại giỏi. b. Công nhận là học sinh tiên tiến học kỳ (cả năm) nếu đạt 2 tiêu chuẩn sau: - Hạnh kiểm từ loại khá trở lên. - Học lực từ loại khá trở lên. 2.3. Phân tích và thiết kế hệ thống 2.3.1.Giới thiệu về phân tích thiết kế hệ thống Phân tích thiết kế hệ thống về xử lý thực chất là tìm ra các thao tác đặc trưng của hệ thống, ta có thể dùng một trong hai phương pháp hoặc dùng kết hợp cả hai phương pháp là: - Phân tích hệ thống trên cơ sở sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu (BĐLDL). - Phân tích hệ thống trên cơ sở sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng (PCCN). Trong cả hai phương pháp trên chúng ta đều có thể tiến hành phân tích từ tổng thể đến chi tiết (phương pháp Top-Down) hoặc phân tích từ chi tiết đến tổng thể (phương pháp Botton-up). 2.3.2. Các chức năng và nhiệm vụ cơ bản của các chức năng a. Cập nhật dữ liệu: - Nhập hồ sơ học sinh, nhập thông tin lớp, nhập thông tin môn học, cho phép nhập và ghi dữ liệu. - Sửa danh sách học sinh: Đây là chức năng hiển thị đầy đủ các thông tin về học sinh như họ tên, lớp, ngày tháng năm sinh… đồng thời cho phép sửa danh sách học sinh với đầy đủ theo thông tin của chức năng này. - Xoá danh sách học sinh: Đây là chức năng hiển thị đầy đủ các thông tin về học sinh như họ tên, lớp… đồng thời cho phép xoá danh sách học sinh với đầy đủ theo thông tin của chức năng này. - Xếp loại đạo đức cho học sinh. b. Theo dõi điểm: - Nhập và sửa điểm cho học sinh. c.Tìm kiếm: - Tìm kiếm theo mã học sinh, tìm kiếm theo tên, tìm kiếm theo lớp, tìm kiếm theo ngày sinh, tìm kiếm theo địa chỉ… d. Thống kê, báo cáo: - Thống kê, báo cáo: Điểm hàng ngày, điểm trung bình môn học kỳ và cả năm, điểm trung bình các môn học kỳ và cả năm, danh sách học sinh theo lớp, danh sách môn học theo lớp, hồ sơ học sinh… của tất cả các khối dưới hình thức báo cáo. đ. Hệ thống: - Giới thiệu về tác giả. - Hướng dẫn sử dụng: Chức năng hướng dẫn sử dụng chương trình, giúp người sử dụng chương trình có những hiểu biết nhất định về chương trình để sử dụng chương trình một cách linh hoạt, phát huy hết những ứng dụng mà chương trình đem lại. 2.4. Phân tích thiết kế hệ thống 2.4.1. Biểu đồ phân cấp chức năng QUẢN LÝ ĐIỂM TRƯỜNG THCS MINH LẬP Tìm kiếm Thống kê - Báo cáo Cập nhật Tìm kiếm theo học sinh TK theo kết quả học tập Nhập HSHS Nhập thông tin lớp Nhập thông tin môn học In kết quả học tập theo môn học HKI In hồ sơ học sinh Cập nhật điểm theo lớp Hệ thống Đăng nhập Đăng xuất Quản trị người dùng Thoát In kết quả học tập theo môn học HKII In kết quả học tập cuối năm học Cập nhật hạnh kiểm 2.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu thể hiện hệ thống ở dạng động, nó thể hiện sự trao đổi thông tin giữa hệ thống với môi trường bên ngoài và các luồng trao đổi thông tin trong nội bộ hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm các tác nhân bên trong và bên ngoài hệ thống, các tiến trình xử lý thông tin, các luồng thông tin vào, thông tin ra của mỗi tiến trình. Mối liên quan giữa biểu đồ dữ liệu và biểu đồ phân cấp chức năng là các chức năng trong biểu đồ phân cấp chức năng tương ứng với các tiến trình của biểu đồ luồng dữ liệu. Mỗi mức của biểu đồ phân cấp chức năng được mô tả bởi một biểu đồ luồng dữ liệu tương ứng. Sau đây ta tiến hành xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống quản lý điểm dựa trên biểu đồ phân cấp chức năng ở trên. 2.4.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh - Các sơ đồ luồng dữ liệu: Giải thích các ký hiệu trong sơ đồ: * Mô tả chức năng Tên chức năng là một động từ Mô tả luồng dữ liệu: 1 2 3 (1 ) Và (2) chỉ luồng dữ liệu đi 1 chiều. (3) Chỉ luồng dữ liệu đi cả 2 chiều. Tên của các luồng dữ liệu là một danh từ. * Mô tả kho dữ liệu Tên của kho dữ liệu thường là danh từ * Mô tả các tác nhân. Tác nhân trong: Tác nhân ngoài: Tên tác nhân là danh từ. HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐIỂM Giáo viên Bộ phận quản lý Thông tin về điểm, đạo đức Báo cáo Yêu cầu Thông tin phản hồi 2.4.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh CẬP NHẬT THỐNG KÊ BÁO CÁO TÌM KIẾM Bộ phận quản lý Giáo viên Bảng điểm Lớp, HS, Môn, Hkiểm Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý Bảng điểm Yêu cầu Yêu cầu Báo cáo Báo cáo Điểm, HSHS Thông tin phản hồi Yêu cầu Báo cáo Lần lượt phân rã các chức năng này, ta sẽ nhận được biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng 1: Cập nhật dữ liệu Yêu cầu NHẬP DS LỚP Bộ phận quản lý NHẬP HS HỌC SINH NHẬP DS MÔN HỌC Lớp Môn Học sinh Yêu cầu Yêu cầu Báo cáo Báo cáo Báo cáo NHẬP ĐIỂM Điểm Báo cáo NHẬP HẠNH KIỂM Hạnh kiểm Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Học sinh Chức năng 2: Tìm kếm Lớp, HS, Môn, Điểm, Hkiểm TK THEO KẾT QUẢ HỌC TẬP TK THEO HS Thông tin HS Thông tin Thông tin Thông tin Thông tin phản hồi Thông tin phản hồi Bộ phận quản lý, GV KẾT QUẢ HỌC TẬP CUỐI NĂM HỌC KẾT QUẢ HỌC TẬP THEO MÔN HỌC - HKII Yêu cầu Báo cáo TK THEO NS HỒ SƠ HỌC SINH Bộ phận quản lý, Giáo viên Điểm, Lớp, HS, Môn, Hkiểm KẾT QUẢ HỌC TẬP THEO MÔN HỌC - HKI HỌC SINH Báo cáo Yêu cầu Yêu cầu Báo cáo Thông tin phản hồi Thông tin Thông tin Thông tin phản hồi Thông tin phản hồi Thông tin Thông tin Thông tin phản hồi Chức năng 3: Thống kê, báo cáo Điểm, Lớp, HS, Môn, HKiểm 2.5. Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu quan hệ thực chất là một tập hợp các quan hệ, việc thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ chính xác là xác định xem cơ sở dữ liệu (CSDL) gồm những quan hệ nào. Mỗi quan hệ đó gồm những thuộc tính nào và mối liên kết giữa các quan hệ với nhau. Khi thiết kế một CSDL quan hệ thường đòi hỏi phải chọn các lược đồ quan hệ. Việc chọn tập các lược đồ này có thể tốt hơn hoặc xấu hơn tập các lược đồ khác dựa trên một số tiêu chuẩn nào đó. Do vậy cần thiết phải nghiên cứu các tính chất cơ bản cũng như các thuật toán để nhận được những tập lược đồ phù hợp. Trọng tâm của việc thiết kế các lược đồ CSDL là các phụ thuộc dữ liệu, tức là các mối ràng buộc có thể giữa các giá trị hiện hữu của các lược đồ. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt tức là phải tránh được những vấn đề sau: - Dư thừa dữ liệu. - Không nhất quán (dị thường xuất hiện khi sửa dữ liệu) là hệ quả của việc dư thừa dữ liệu. - Dị thường khi thêm bộ. - Dị thường khi xoá bộ . Do vậy khi thiết kế CSDL thì một quan hệ có thể phân chia thành nhiều quan hệ khác nhau nhằm tránh tất cả những điều đã nêu để đạt được một lược đồ CSDL (tập các lược đồ quan hệ) sao cho tốt hơn . 2.5.1. Sơ đồ thực thể liên kết 2.5.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu * Mô hình dữ liệu quan hệ A. Bảng DIEM Thuộc tính Khoá Kiểu Độ rộng Chú thích MAHS K, @ Text 10 Mã học sinh MAMON K, @ Text 10 Mã môn học MaHK K, @ Text 10 Mã học kỳ DIEMHS1 Text 17 Điểm hệ số 1 DIEMHS2 Text 14 Điểm hệ số 2 DIEMTHI Text 2 Điểm thi TBKT Number 5 TB kiểm tra TBM Number 5 TB môn NAMHOC Text 10 Năm học B. Bảng HSHS Thuộc tính Khoá Kiểu Độ rộng Chú thích MAHS K Text 10 Mã học sinh MALOP @ Text 4 Mã Lớp HODEM Text 30 Họ đệm TEN Text 20 Tên HANHKIEM Text 10 Hạnh kiểm NGAYSINH Date/Time Ngày sinh GIOITINH Text 4 Giới tính DANTOC Text 20 Dân tộc DTUT Text 4 Đối tượng ưu tiên NVĐ Date/Time Ngày vào đoàn NVĐ Text 20 Nơi vào đoàn HOTENME Text 20 Họ tên mẹ NGHENGHIEP Text 20 Nghề nghiệp mẹ HOTENCHA Text 20 Họ tên cha NGHENGHIEP Text 20 Nghề nghiệp cha DIACHI Text 20 Địa chỉ DIENTHOẠI Number 15 Điện thoại GHICHU Text 20 Ghi chú C. Bảng LOP Thuộc tính Khoá Kiểu Độ rộng Chú thích MALOP K Text 4 Mã lớp TENLOP Text 10 Tên lớp GVCN Text 15 Tên GVCN KHOAHOC Text 4 Khoá học CHUTHICH Text 4 Chú thích D. Bảng MONHOC Thuộc tính Khoá Kiểu Độ rộng Chú thích MAMON K Text 10 Mã môn học TENMON Text 20 Tên môn HESO Number 3 Hệ số Đ. Bảng HOCKY Thuộc tính Khoá Kiểu Độ rộng Chú thích MAHK K Text 4 Mã học kỳ TENHK Text 10 Tên học kỳ E. Bảng HANHKIEM Thuộc tính Khoá Kiểu Độ rộng Chú thích MALOP K Text 4 Mã học kỳ MAHS Text 10 Tên học kỳ HK1 Text 10 Hạnh kiểm kỳ 1 HK2 Text 10 Hạnh kiểm kỳ 2 HKCN Text 10 Hạnh kiểm cả năm NAMHOC Text 10 Năm học Chương 3 KẾT QUẢ THỰC NGHIỆM 3.1. Giao diện chính của chương trình 3.2. Chức năng đăng nhập 3.3. Chức năng nhập Hồ sơ học sinh 3.4. Chức năng nhập hạnh kiểm học sinh 3.5. Chức năng nhập điểm học sinh theo học kỳ 3.6. Chức năng tìm kiếm học sinh 3.7. Chức năng báo cáo kết quả học tập cả năm học 3.8. Chức năng in hồ sơ học sinh theo lớp KẾT LUẬN Sau thời gian 10 tuần thực hiện Đồ án tốt nghiệp, em đưa ra một số kết luận về chương trình như sau: 1. Các kết quả đạt được - Hệ thống quản lý điểm dùng cho cả 4 khối học (6, 7, 8 ,9), dùng cho nhiều khoá học. - Kiểm soát lỗi (bắt lỗi) cho các chức năng: nhập, sửa, xoá. - Bắt lỗi khi nhập dữ liệu. - Mã lớp tự động tính toán khi nhập niên khoá - Lưu trữ được điểm học tập cả 2 học kỳ, chức năng tính điểm đã hoàn thiện… - Giải quyết được nhu cầu tìm kiếm thông tin về học sinh - Báo cáo kết quả học tập của học sinh - Giao diện đơn giản, dễ sử dụng. 2. Hướng phát triển - Mở rộng chức năng tìm kiếm với nhiều điều kiện - Cung cấp chức năng bảo mật dữ liệu - Hoàn thiện hơn phần in ấn danh sách, bảng biểu theo yêu cầu. - Hoàn thiện chức năng xử lý thi lại. Khi một học sinh không đủ điều kiện lên lớp thẳng mà phải thi lại, Sau khi thi lại, kết quả thi lại sẽ được cập nhật lại và tính điểm trung bình sau đó xét điều kiện lên lớp. Những học sinh được lên lớp thì giữ nguyên danh sách trong lớp. Những học sinh lưu ban sẽ bị loại ra khỏi danh sách. - Mã lớp tự động thay đổi (tăng) theo năm học…. Trong thời gian thực tập vừa qua được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo, của bạn bè đặc biệt với sự hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo Hoàng Quang Trung em đã hoàn thành đề tài “Quản lý điểm trường THCS Minh Lập” và đưa ra báo cáo của mình. Bước đầu bài toán đáp ứng được các yêu cầu cơ bản nhất của công tác quản lý và các bước phân tích thiết kế hệ thống. Qua thời gian làm Đồ án tốt nghiệp này em đã rút ra được nhiều kinh nghiệm trong công tác phân tích thiết kế hệ thống, hiểu hơn về bài toán quản lý và tìm hiểu sâu hơn về ngôn ngữ lập trình Access và Visual Basic. Với thời gian có hạn và khả năng nhận thức, tiếp xúc vấn đề của bản thân còn nhiều hạn chế. Vì vậy đề tài này của em về cơ bản chưa được hoàn thiện và còn có nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ cùng ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để nội dung bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Trong tương lai nếu có điều kiện để phát triển đề tài, em sẽ xây dựng một chương trình đáp ứng tốt tất cả được những yêu cầu của bài toán quản lý điểm nói chung. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. TS. Huỳnh Quyết Thắng - Access và ứng dụng. Nhà xuất bản Thống kê. [2]. Nguyễn Văn Ba - Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội. [3]. KS Phạm Hưng - Tự học Access 2003. Nhà xuất bản Văn hoá - Thông tin. [4]. Đinh Xuân Lâm, Những bài lập trình CSDL Visual Basic 6.0, Nhà xuất bản thống kê (2001). [5]. Nguyễn Thị Ngọc Mai (chủ biên), cố vấn khoa học: GSTS. Nguyễn Hữu Anh, Microsoft Visual Basic 6.0, Nhà xuất bản lao động – xã hội. [6]. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN