Đề tài Quản lý hàng hóa cho Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng

Báo cáo bài tập môn Phân tích thiết kế hệ thống I. Giới thiệu: Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng là một doanh nghiệp nhà nước. Ngoài nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh, doanh nghiệp còn có chức năng quản lý, hướng dẫn hoạt động kinh doanh của 198 hợp tác xã mua bán cơ sở cấp phường. Tên viết tắt: TRADIMEXCO – HAIPHONG Trụ sở giao dich: số 19 Ký Con - Quận Hồng Bàng - Hải Phòng Do có quản lý nhiều kho tại nhiều địa điểm riêng lẻ khác nhau (Ví dụ: Kho xe máy - Số 4 đường Hà Nội, Kho thành phẩm – Số 2 Ngô Quyền Hải Phòng, kho nguyên vật liệu (nhà máy sản xuất nhựa) - Số 2 Ngô Quyền - Hải Phòng), nên việc quản lý khó khăn. Vì vậy cần phải có một hệ thống quản lý kho hàng nhằm đảm bảo quá trình quản lý kho diễn ra thuận lợi có hiệu quả. Hệ thống phải đơn giản, dễ sử dụng đối với những đối tượng sử dụng hệ thống. II. Mô tả bài toán: Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng muốn quản lý các kho, biết rằng các kho nằm ở các nơi riêng lẻ. Khi có lệnh nhập nhập (xuất) từ phòng kế toán thông qua phiếu nhập kho (xuất kho), trong đó ghi số lượng nhập (xuất) giao cho các kho nhập (xuất) hàng. Trong quá trình nhập (xuất) thủ kho kiểm tra thông tin trên phiếu nhập (xuất) có đầy đủ các chữ ký trên chứng từ nhập đúng theo số lượng, chủng loại, quy cách của phiếu nhập (phiếu xuất) rồi thủ kho mới ký vào phiếu nhập (xuất).Khi nhập kho (xuất kho) thủ kho vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho đối chiếu số hàng nhập xuất kho và số hàng tồn kho và xác nhận vào thẻ kho. Hàng hóa được nhập vào các kho từ các nhà cung cấp khác nhau, hàng xuất cho các khách hàng từ nhiều kho của công ty, khi có yêu cầu báo cáo từ các phòng ban các kho gửi báo cáo dựa trên thông tin của thẻ kho. III. Các hồ sơ 1. Phiếu nhập 2. Phiếu Xuất 3. Thẻ kho: 4. Báo cáo: IV.Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ: Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Nhập + hàng Phiếu nhập Hồ sơ dữ liệu Xuất + hàng Phiếu xuất Hồ sơ dữ liệu Lập + báo cáo Báo cáo Hồ sơ dữ liệu Thẻ kho Hồ sơ dữ liệu Nhà cung cấp Tác nhân Khách hàng Tác nhân Phòng ban Tác nhân Kho Tác nhân V. Biểu đồ ngữ cảnh Thông báo Thông báo NHÀ CUNG CẤP KHÁCH HÀNG Nhận hàng Phiếu nhập kho Đơn xuất hàng PHÒNG BAN Giao hàng Gửi báo cáo Yêu cầu báo cáo 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG VI. Biểu đồ phân rã chức năng VII. Mô tả chi tiết chức năng lá 1. NHẬP KHO 1.1. Kiểm tra phiếu nhập kho: Khi nhà cung cấp đưa phiếu nhập kho đến kho. Thủ kho kiểm tra và căn cứ vào phiếu nhập kho có đầy đủ các chữ ký trên chứng từ, nhập đúng theo số lượng, chủng loại, quy cách của các phiếu nhập rồi thủ kho ký phiếu nhập. 1.2. Nhập hàng vào kho: Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu nhập kho thấy hợp lệ thì cho nhập hàng vào kho và thủ kho lưu vào thẻ kho theo phương pháp song song. 2. XUẤT KHO 2.1. Kiểm tra phiếu xuất kho: Cũng như thủ tục nhập kho, trước khi xuất kho thủ kho kiểm tra phiếu xuất kho và căn cứ vào phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký trên các chứng từ mới cho xuất kho. 2.2 Xuất hàng khỏi kho:Thủ kho xuất kho theo đúng quy cách, mẫu mã trong phiếu xuất. Xuất hàng xong thủ kho xác nhận trên thẻ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO 1. NHẬP KHO 2. XUẤT KHO 2.1.Kiểm tra phiếu xuất kho 1.1.Kiểm tra phiếu nhập kho 2.2. Xuất hàng khỏi kho 1.2.Nhập hàng vào kho 3. BÁO CÁO 3.1. Báo cáo nhập xuất tồn theo ngày kho. 3. BÁO CÁO 3.1. Báo cáo nhập xuất tồn theo ngày: Sau mỗi ngày làm việc thủ kho có trách nhiệm lập báo cáo về lượng hàng còn lại trong kho để các phòng ban nắm được tình hình từ đó đưa các hướng kinh doanh. VIII. Ma trận thực thể Các thực thể D1.Phiếu nhập kho D2.Phiếu xuất kho D3.Thẻ kho D4.Báo cáo Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 1.Kiểm tra phiếu nhập kho U 2.Nhập hàng vào kho U 3.Kiểm tra phiếu xuất hàng U 4.Xuất hàng khỏi kho U 5.Báo cáo nhập xuất tồn theo ngày R C IX. Biểu đồ luồng dữ liệu Luồng dữ liệu mức 0: Luồng dữ liệu mức 1: - NHẬP KHO 1.0 NHẬP KHO NHÀ CUNG CẤP Nhập hàng vào kho Phiếu nhập kho Thông báo D1 Phiếu nhập kho D3 Thẻ kho 2.0 XUẤT KHO KHÁCH HÀNG D3 Thẻ kho D1 Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Giao hàng cho khách Thông báo 3.0 BÁO CÁO PHÒNG BAN D1 Thẻ kho Giao hàng cho khách Gửi báo cáo NHÀ CUNG CẤP Phiếu nhập kho “không đúng” Nhập hàng vào kho “đúng” 1.2.1 NHẬP HÀNG VÀO KHO 1.1.1 KIỂM TRA PHIẾU NHẬP KHO D1 Phiếu nhập kho D3 Thẻ kho - XUẤT KHO - BÁO CÁO PHÒNG BAN Gửi yêu cầu Gửi báo cáo 3.2.1 BÁO CÁO XUẤT KHO TRONG NGÀY D3 Thẻ kho ‘ đúng ‘ D3 Thẻ kho D2 Phiếu xuất 2.1.1 KIỂM TRA PHIẾU XUẤT KHO Phiếu xuất kho ‘Thông tin sai ‘ KHÁCH HÀNG 2.2.1 XUẤT HÀNG KHỎI KHO Xuất kho X. MÔ HÌNH ER: NHACC TenNCC MaNCC DiachiNCC DienthoaiNCC KHO Nhập hàng KHACHHANG MaKH TenKH DiachiKH DienthoaiKH Xuất hàng MaKho DiachiKho TenKho DienthoaiKho Gửi báo cáo TenPB MaPB DienthoaiPB MaPN NgayNhap TenHangN SoluongN Dvtinh TKco TKno GiaN ThanhTien TenHangX NgayXuat MaPX GiaX TKno TKco ThanhTien SoluongX Dvtinh n n n m m m Mavattu Tenvattu dvtinh Tondau SLnhap SLxuat NgayBC Toncuoi PHONGBAN XI. MÔ HÌNH QUAN HỆ: PHONGBAN #MaPB TenPB DienthoaiPB KHACHHANG #MaKH TenKH DiachiKH DienthoaiKH #MaKH TenKH DiachiKH KHO #MaKho TenKho DiachiKho DienthoaiKho #MaKho TenKho DiachiKho PHIEUXUAT #MaPX NgayXuat TenHangX SoluongX GiaX Dvtinh ThanhTien TKco TKno MaKH MaKho NHACC #MaNCC TenNCC DiachiNCC DienthoaiNCC #MaNCC TenNCC DiachiNCC DienthoaiNCC PHIEUNHAP #MaPN NgayNhap TenHangN SoluongN GiaN Dvtinh Thanhtien TKco TKno MaNCC MaKho BAOCAO NgayBC Mavattu Tenvattu dvtinh Tondau SLnhap SLxuat Toncuoi MaKho MaPB XII. Xây dựng mô hình dữ liệu vật lý: NHACC STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Hiển thị Ghi chú 1. MaNCC Char 15 Mã nhà cung cấp 2. TenNCC Text 20 Tên nhà cung cấp 3. DiachiNCC Text 50 Địa chỉ nhà cung cấp 4. DienthoaiNCC Number Integer Điện thoại nhà cung cấp KHACHHANG STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Hiển thị Ghi chú 1 MaKH Char 10 Mã khách hàng 2 TenKH Text 30 Tên khách hàng 3 DiachiKH Text 50 Địa chỉ khachs hàng 4 DienthoaiKH Number Integer Điện thoại khách hàng KHO STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Hiển thị Ghi chú 1 MaKho Char 10 Mã Kho 2 TenKho Text 30 Tên Kho 3 DiachiKho Text 50 Địa chỉ Kho 4 DienthoaiKho Number Integer Điện thoại Kho PHONGBAN STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Hiển thị Ghi chú 1 TenPB Text 5 Tên Phòng ban 2 MaPB Text 10 Mã phòng ban 3 DienthoaiPB Number Integer Điện thoại phòng ban PHIEUNHAP STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Hiển thị Ghi chú PHIEUXUAT BAOCAO STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Hiển thị Ghi chú 1 NgayBC Date/Time Tên phòng 2 Mavattu Char 7 Tháng ghi sổ 3 Tenvattu Text 15 Chỉ số đầu kỳ 4 dvtinh Number Float Chỉ số cuối kỳ 5 Tondau Number Long integer Tồn đầu 6 SLnhap Number Long integer Tồn kho 7 SLxuat Number Long integer Số lượng xuất 8 Toncuoi Number Long integer Tồn cuối 9 MaKho Char 6 Mã kho 10 MaPB Char 8 Mã phòng ban 1 MaPN Char 6 Mã phiếu nhập 2 NgayNhap Text 20 Ngày nhập 3 TenHangN Text 10 Tên hàng nhập 4 SoluongN Number Integer Số lượng nhập 5 GiaN Number Float Giá nhập 6 Dvtinh Number Float Đơn Vị Tính 7 Thanhtien Number Float Thành tiền 8 TKco Char 15 Tài khoản có 9 TKno Char 15 Tài khoản nợ 10 MaNCC Char 6 Mã nhà cung cấp 11 MaKho Char 6 Mã kho STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Hiển thị Ghi chú 1 MaPX Char 6 Mã phiếu xuất 2 NgayXuat Text 20 Ngày xuất 3 TenHangX Text 10 Tên hàng xuất 4 SoluongX Number Integer Số lượng xuất 5 GiaX Number Float Giá xuất 6 Dvtinh Number Float Đơn Vị Tính 7 Thanhtien Number Float Thành tiền 8 TKco Char 15 Tài khoản có 9 TKno Char 15 Tài khoản nợ 10 MaKH Char 5 Mã khách hàng 11 MaKho Char 8 Mã kho