Đề tài Quản lý kho tại Công ty cổ phần xi măng Hải Vân

ĐỀ TÀI QUẢN LÝ KHO LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ kinh tế toàn cầu như hiện nay việc sản xuất, kinh doanh phải mang tính tiện lợi, nhanh chóng và chính xác thì mới đứng vững trên thị trường. Trong bối cảnh chung đó, Việt nam cũng không ngoại lệ, và đặc biệt nước ta đang trong thời kỳ đặt nền móng để vào năm 2020 cơ bản thành một nước công nghiệp. Với hàng loạt khu công nghiệp, hàng loạt nhà máy xí nghiệp được xây dựng để chuẩn bị cơ sỡ vật chất, hàng hoá phục vụ cho mục tiêu trên. Chính vì lẻ đó hàng hoá trên thị trường Việt Nam ngày càng nhiều, đòi hỏi chúng ta phải dự trữ, phân loại, quản lý thật tốt, không để hàng hoá bị thất thoát, do đó ta cần phải lập các kho hàng và cần người quản lý các kho hàng đó. Tuy nhiên việc quản lý kho là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Với cấp độ doanh nghiệp nói riêng không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lý thống nhất mô hình này không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống, và với thực tế tình hình kinh doanh như hiện nay đời hỏi mọi hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh phải thật sự nhanh chóng, chính xác mới đáp ứng được nhu cầu thực tế. Với yêu cầu công việc như vậy, người quản lý phải có một công cụ hổ trợ thật tốt để đảm bảo về mặt thời gian, đồng thời có tính chính xác cao. Thật may, thời kỳ công nghệ thông tin như hiện nay thì việc đáp ứng những yêu cầu trên không quá khó khăn, với công cụ MS Access chúng ta có thể tạo được một chương trình đơn giản, gọn nhẹ để quản lý kho một cách hiệu quả, nhanh chóng và đặc biệt là tính chính xác vẫn được đảm bảo. Như vậy chúng ta đã có một chương trình quản lý kho để giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời, từ đó người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Với đòi hỏi ngày càng nhiều những chương trình quản lý như trên thì phải có thật dồi dào đội ngũ lập trình, và tại các trường ĐH-CĐ cũng đã nắm bắt đựơc nhu cầu nên đã đào tạo cho sinh viên những kiến thức cơ bản để làm cơ sỡ phát triển thành một lập trình viên thực thụ phục vụ cho nhu cầu xã hội. Tại trường CNTT Hữu nghị Việt Hàn cũng không nằm ngoài mục tiêu đó nên đã đưa môn Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản vào chương trình giảng dạy và sinh viên đã nắm bắt được những kiến thức mà giảng viên đã truyền thụ. Để thực tế hoá những kiến thức đó, nhóm 7 của lớp MM02A đã làm chương trình quản lý kho, với chuyến đi thực tế tại Công ty CP XM Hải Vân, và đây cũng là sản phẩm đầu tay của sinh viên do đó những thiếu sót trong chương trình sẽ không tránh khỏi. Tuy nhiên qua những công việc cụ thể như thế này sẽ giúp sinh viên ngày càng nắm vững những kiến thức đã được học hơn. MỤC LỤC Trang I. Giới thiệu đồ án 3 1. Mục đích đồ án 3 2. Phạm vi ứng dụng 3 3. Nhật ký khảo sát 3 4. Các hồ sơ 4 a. Phiếu yêu cầu vật tư 4 b. Phiếu nhập kho 5 c. Phiếu xuất kho 6 d. Sổ chi tiết 7 e. Thẻ kho 7 II. Bảng phân tích xác định 8 1. Nhóm chức năng theo mạch công việc 8 2. Sơ đồ phân cấp chức năng 8 3. Mô tả chức năng lá 9 III. Cơ sỡ dữ liệu 9 1. Danh mục chứng từ 9 2. Danh mục kho 9 3. Danh mục nhà cung cấp 10 4. Danh mục nhân viên 10 5. Danh mục nhập xuất 10 6. Danh mục tồn đầu kỳ 10 7. Danh mục vật tư 10 8. Danh mục yêu cầu vật tư 11 IV. Sơ đồ quan hệ 11 V. Một số giao diện của chương trình 12 VI. Kết luận. 27 I. GIỚI THIỆU ĐỒ ÁN. 1. Mục đích đồ án. - Đồ án nhằm giúp sinh viên có cơ hộ cọ xác thực tế, phục vụ tốt cho việc học tập, ngoài ra việc xây dựng một đồ án còn giúp sinh viên hiểu rõ hơn về môn học. Bên cạnh đó nếu việc xây dựng thành công mô hình quản lý kho bằng chương trình MS Access có thể ứng dụng cho một số doanh ghiệp vừa và nhỏ, cụ thể: - Trợ giúp cho việc quản lý thông tin của các kho hàng dễ dàng. - Thông tin hàng hóa, kho hàng được sử lý tập trung thuận tiện cho các công ty có thể quản lý sản phẩm của mình cũng như trong vấn đề xuất, nhập, thống kê sản phẩm…một cách nhanh chóng, chính xác. 2. Phạm vi ứng dụng. -Tập trung vào việc quản lý các kho hàng, với nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau và tùy biến theo từng trường hợp cụ thể. -Dành cho các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ. -Hệ thống quản lý nhiều kho hàng đặt ở nhiều nơi phục vụ cho 1 cửa hàng. 3. Nhật ký khảo sát. -Theo như khảo sát thực tế (tại CTCP XM Hải Vân) về nghiệp vụ của một hệ thống quản lý kho, chúng ta có thể nắm được quy trình công việc của hệ thống như sau: + Khi nhận được yêu cầu nhập hàng từ phòng thông tin gửi đến, người quản lý kho có trách nhiệm làm thủ tục nhập hàng theo hóa đơn, viết phiếu nhập kho. Kiểm tra và xác nhận các mặt hàng vừa nhập. Đưa số hàng vừa nhập vào kho . + Mỗi mặt hàng nhập về có thể được lưu trữ ở các kho khác nhau, một kho có thể lưu trư được một hoặc nhiều mặt hàng khác nhau. + Khi phiếu yêu cầu xuất kho được gửi đến, người quản lý kho kiểm tra lại số lượng sản phẩm cần xuất trong các kho và lập phiếu xuất kho, xuất các mặt hàng theo yêu cầu. +Nếu số lượng sản phẩm hiện có trong kho không đủ so với số lượng cần xuất. Người quản lý kho có thể ngừng chưa xuất sản phẩm và đề nghị nhập sản phẩm sau đó mới xuất đủ 1 lần theo yêu cầu. Hoặc có thể xuất số sản phẩm hiện có trong kho và tạo “Phiếu xuất thiếu”, sau đó tiếp tục xuất trả khi đủ sản phẩm. + Ngoài ra trong quá trình kiểm kê nếu sản phẩm nào đó hỏng hay tồn kho thì người quản lý kho có thể tạo “Phiếu xuất trả” để trả lại cho nhà cung cấp. + Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng cho công ty và công ty nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. + Hằng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết các mặt hàng xuất nhập trong ngày. + Người quản lý kho có trách nhiệm tổng hợp các phiếu nhập kho - xuất kho hợp lệ để ghi lại vào sổ. Sau đó kiểm kê số lượng sản phẩm nhập xuất, số lượng hàng tồn. 4. Các hồ sơ. a. Phiếu yêu cầu vật tư. PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ -Người yêu cầu: Đơn vị yêu cầu: -Nhu cầu vật tư cho: sửa chữa: -Bảo dưỡng: -Khác: STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT SLG Qui cách & TSKT Ghi Chú Lý do yêu cầu vật tư: Đà Nẵng, ngày…..tháng…..năm….. PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG KỸ THUẬT PX SẢN XUẤT b. Phiếu nhập vật tư. Mẫu số: 01 –VT-QD số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chính CÔNG TY CP XI MĂNG HẢI VÂN PHIẾU NHẬP KHO NỢ:………………….. **** SỐ: CÓ:………………….. Họ tên người giao hàng: Theo: ngày tháng năm :…………………………….…….. Người nhập……………………nhập tại kho: ………………………………………… Số TT TÊN NHÃN HIỆU QUY CÁCH VẬT TƯ Đơn vị tính Mã vật tư Số lượng Đơn giá Thàng tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 CỘNG Nhập,ngày thàng năm Giám Đốc Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho c. Phiếu xuất vật tư. Mẫu số 02-VT-QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chính NỢ:…………………….. CÓ:……………………... CÔNG TY CP XI MĂNG HẢI VÂN PHIẾU XUẤT KHO **** SỐ: Họ tên người nhận: …………………………… Lý do xuất kho: Người xuất…………………………………….Xuất tại kho: Số TT TÊN NHÃN HIỆU QUY CÁCH VẬT TƯ Đơn vị tính Mã vật tư Số lượng Đơn giá Thàng tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 CỘNG Xuất, ngày thàng năm Giám Đốc Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho d. Sổ chi tiết. Tên vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá: Quy cách, phẩm chất:…………………………………………………… Đơn vị tính: Số lượng tồn đầu kỳ:……………………….. Thành tiền: ……………………………. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diến giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền số lượng Thành tiền e. Thẻ kho. CÔNG TY CP.XI MĂNG HẢI VÂN Mẫu số S12-ĐN Địa chỉ: 65 Nguyễn Văn Cừ-Liên Chiểu TP Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngỳa 20/03/2006 của BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ:…………. Tờ số:…………………. Tên vật tư: Đơn vị tính: Mã số: SỐ TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Ngày…….tháng…..năm……. Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)II. BẢNG PHÂN TÍCH XÁC ĐỊNH. 1.Nhóm các chức năng theo mạch công việc: Các chức năng Gộp nhóm chức năng Gộp nhóm chức năng đỉnh Kiểm tra hàng 1.Nhập kho Quản Lý Kho Viết phiếu nhập Ghi thông tin phiếu nhập Nhập hàng vào kho Xác nhận hàng cần xuất 2.Xuất kho Kiểm tra hàng Lập phiếu xuất Lưu thông tin phiếu xuất Thống kê nhập kho 3.Thống kê hàng hóa Thống kê xuất kho Thống kê tồn & hỏng Lập báo cáo Tổng kết báo cáo 4.Quản lý thông tin Phương án nhập hàng Lập báo cáo 2. Sơ đồ phân cấp chức năng. Quản lý kho Nhập Kho Kiểm tra hàng Viết phiếu nhập Lưu thông tin phiếu nhập Phân loại Giám sát Nhập kho Quản lý thông tin Tổng kết báo cáo Loại hàng nhập mạnh Lập báo cáo Xác nhận hàng Lập phiếu xuất Lưu thông tin phiếu xuất Kiểm soát sau Xuất kho Hàng xuất kho Hàng tồn kho Lập báo cáo Hàng nhập kho Thống kê hàng hóa 3. Mô tả chức năng lá. a.Nhập kho -Khi có hàng nhập theo yêu cầu nhập hàng từ công ty, người quản lý kho có trách nhiệm kiểm kê, xác nhận các mặt hàng, viết phiếu nhập. Sau đó lưu thông tin các mặt hàng vừa nhập vào cơ sở dữ liệu. -Các nhân viên kho phân loại theo từng sản phẩm để lưu trữ tại kho chỉ định. -Các phiếu nhập được lưu lại để báo cáo thống kê . b.Xuất kho -Xác nhận các mặt hàng theo phiếu yêu cầu xuất. -Kiểm tra số lượng, chất lượng của các sản phẩm. -Tạo phiếu xuất và lưu thông tin các mặt hàng vừa xuất trong cơ sở dữ liệu để báo cáo thồng kê. -Xuất hàng chuyển cho bộ phận thu ngân làm hóa đơn . c.Thông kê hàng hóa -Thống kê số lượng nhập -Thống kê số lượng xuất -Thống kê số hàng tồn kho. Có thể thống kê theo ngày hay theo một khoảng thời gian theo yêu cầu. d.Quản lý thông tin -Tổng kết các báo cáo nhập, xuất kho. -Đưa ra phương án nhập hàng hợp lý -Lập báo cáo. III. CƠ SỞ DỮ LIỆU. 1.Danh mục chứng từ. Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả SOCT Text Số chứng từ LoaiPhieu Text Loại phiếu MaNV Text Mã nhân viên MaKho Text Mã kho NgayCT Date/Time Ngày chứng từ HotenNNH Text Họ tên người nhập hàng HotenNGH Text Họ tên người giao hàng LyDo Memo Lý do 2. Danh mục kho. Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả MaKho Text Mã kho Tenkho Text Tên kho DiaChiKho Text Địa chỉ kho DienThoai Text Điện thoại Website Hyperlink Địa chỉ Website Email Hyperlink Thư điện tử 3.Danh mục nhà cung cấp. Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả MaNCC Text Mã nhà cung cấp TenNCC Text Tên nhà cung cấp SoDienThoaiNCC Text Số điện thoại nhà cung cấp Website Hyperlink Địa chỉ Website 4.Danh mục nhân viên. Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả MaNV Text Mã nhân viên Holot Text Họ lót Ten Text Tên Ngaysinh Date/Time Ngày sinh Phai Text Phái Ghichu Text Ghi chú 5.Danh mục nhập xuất. Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả SoCT Text Số chứng từ MaVT Text Mã vật tư Dongia Number Đơn giá Soluong Number Số lượng 6.Danh mục tồn đầu kỳ. Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả MaVT Text Mã vật tư SLTonDK Number Số lượng tồn đầu kỳ DonGia Number Đơn giá 7.Danh mục vật tư. Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả MaVT Text Mã vật tư TenVT Text Tên vật tư DVT Text Đơn vị tính MaNCC Text Mã nhà cung cấp QuyCach Memo Quy cách 8.Danh mục yêu cầu vật tư. Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả STT AutoNumber Số thứ tự NguoiYeuCau Text Người yêu cầu DonViYeuCau Text Đơn vị yêu cầu Suachua Yes/No Sữa chữa BaoDuong Yes/No Bão dưỡng Khac Yes/No Bão dưỡng MaVT Text Mã vật tư DVT Text Đơn vị tính NgayYeuCau Date/Time Ngày yêu cầu SoLuong Number Số lượng LyDoYeuCau Memo Lý do yêu cầu GhiChu Text Ghi chú IV. SƠ ĐỒ QUAN HỆ . V. MỘT SỐ GIAO DIỆN VÀ CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH. 1. Giao diện giới thiệu chương trình. Giao diện này sẽ xuất hiện đầu tiên khi người sử dụng vào chương trình. Hình 1-Giới Thiệu Chương Trình 2. Giao diện “Cập nhật thông tin vật tư”. Hình2-Cập Nhật Thông Tin Vật Tư Giao diện này dùng để cập nhật thêm những vật tư mới phát sinh và cập nhật thông tin tồn đầu kỳ của từng vật tư. 3. Giao diện “Cập nhật thông tin nhà cung cấp”. Hình 3-Cập Nhật Thông Tin Nhà Cung Cấp Tại giao diện này người sử dụng có thể thêm hoặc xóa một nhà cung cấp .4. Giao diện “Tra cứu thông tin tổng hợp”. Giao diện này dùng để tra cứu những thông tin chi tiết như vật tư nhập xuất, tra cứu các chứng từ, tra cứu số lượng vật tư còn lại trong kho. Hình 4 -Tra Cứu Thông Tin Tổng Hợp 5. Giao diện “Tra cứu nhập xuất theo mã nhân viên”. Tại giao diện này người sử dụng có thể xem chi tiết tình hình nhập, xuất của từng nhân viên. Hình 5-Tra Cứu Nhập Xuất Theo Mã Nhân Viên 6. Giao diện “ Tra cứu nhập xuất theo mã vật tư". Tại giao diện này người sử dụng có thể tra cứu tình hình nhập, xuất của từng loại vật tư riêng biệt. Hình 6-Tra Cứu Nhập Xuất Theo Mã Vật Tư 7. Giao diện “Tra cứu chứng từ nhập xuất theo số chứng từ”. Tại giao diện này cho phép người sử dụng có thể theo dõi chứng từ nhập, xuất một cách chi tiết thông qua số chứng từ. Hình7-Tra cứu Chứng Từ Nhập Xuất Theo Số Chứng Từ 8. Giao diện “Tra cứu vật tư tồn kho”. Tại giao diện này người sử dụng có thể tra cứu số lượng hàng hóa còn lại trong kho của từng loại vật tư, thông qua việc nhập mã vật tư. Hình8-Tra Cứu Vật Tư Tồn Kho 9. Giao diện”Báo cáo chứng từ nhập xuất”. Hình9-Báo Cáo Chứng Từ Nhập Xuất Từ giao diện này người sử dụng có thể đi đến các giao diện khác như: Lập phiếu xuất, phiếu nhập, lập phiếu yêu cầu vật tư, in sổ chi tiết, in thẻ kho. 10. Giao diện “In sổ chi tiết vật tư” Hình10-Sổ Chi Tiết VậtTư Giao diện này dùng để lập, xem và in sổ chi tiết vật tư thông qua việc nhập mã vật tư. 11. Giao diện “Lập thẻ kho”. Hình11-ThẻKho Giao diện này dùng để lập, xem và in thẻ kho. 12. Giao diện “Lập phiếu nhập” Tại giao diện này cho phép người sử dụng lập phiếu nhập kho, xem hoặc in các phiếu nhập đã lập trước đó. Hình12-Lập Phiếu Nhập Kho 13. Giao diện “Lập phiếu xuất” Tại giao diện này cho phép người sử dụng lập phiếu xuất kho, xem hoặc in các phiếu nhập đã lập trước đó. Hình13-Lập Phiếu Xuất Kho 14. Giao diện “Lập phiếu yêu cầu vật tư” Tại giao diện này người sử dụng dùng để lập các phiếu yêu cầu vật tư được đưa từ các phòng ban đến kho, tai đây ngươif sử dụng còn có thể tra cứu và in ra các phiếu đã lập trước đó. Hình14-Lập Phiếu Yêu Cầu Vật Tư Hình15-Thông Tin Chương Trình 15. Giao diện “Thông tin chương trình”. VI. KẾT LUẬN. Qua quá trình học môn quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản, bản thân từng thành viên trong nhóm tiếp thu rất nhiều những kiến thức từ giảng viên đã truyền đạt. Tuy nhiên đây mới chỉ là phần lý thuyết, thực tế trong xã hội ngày nay với những kiến thức đó vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu của xã hội. Với thực tế như vậy, đòi hỏi sinh viên phải nâng cao trình độ thông qua việc đi thực tế và thực hành những kiến thức đã tiếp thu. Do đó nhóm 7 lớp MM02A đã được đi thực tế tại C.ty CPXM Hải Vân và hoàn thành chương trình quản lý kho tại công ty này. Trong chương trình quản lý kho đã làm, từng sinh viên đã vận dụng gần như hoàn toàn những kiến thức đã được học tại trường, ngoài ra để hoàn thành được chương trình quản lý kho từng sinh viên phải tiềm hiểu thêm những tài liệu liên quan đến phần mềm MS Access, và những nghiệp vụ kinh tế, đặc biệt là nghiệp vụ quản lý kho. Những kiến thức này rất cần thiết cho sinh viên trong tương lai. Trong chương trình quản lý kho như đã trình bày ở trên thì gần như đáp ứng được nhu cầu của công việc quản lý một kho hàng, nó có thể quản lý tốt được các dòng nhập, dòng xuất, cũng như các vật tư có tại kho. Qua chương trình quản lý kho này người lãnh đạo có thể tra cứu thông tin bất cứ vật tư nào có trong kho, cũng như việc nắm rõ tình hình nhập xuất tại doanh nghiệp mình quản lý. Bên cạnh đó trong chương trình vẫn còn một số tồn tại chưa giải quyết được đó là việc lập thẻ kho và sổ chi tiết vật tư chưa thật sự hoàn hảo. Đây cũng là mục tiêu phấn đấu của nhóm đã được đặt ra, và sẽ hoàn chỉnh trong thời gian tới. Thông qua chuyến đi thực tế, từng sinh viên trong nhóm đã hiểu rõ hơn về môn học, đặc biệt đã có đủ khả năng tạo được một chương trình quản lý đơn giản, ngoài ra đây cũng là cơ hội để sinh viên tập dần thói quen làm việc theo nhóm có hiệu quả và cũng là điều kiện để được cọ xác với môi trường bên ngoài thông qua việc tiếp xúc, trao đổi với nhân viên tại đơn vị đi thực tế. Với những kinh nghiệm đã có được trong thời gian qua, từng sinh viên trong nhóm 7 sẽ tiếp tục nỗ lực để hoàn thiện hơn chương trình quản lý kho, để làm bước đệm phát triển cho những chương trình khác trong tương lai. Với những nội dung thể hiện như trên, nhóm 7 rất mong được sự hướng dẫn và góp ý của quý thầy, cô. Về phía nhóm, chúng em xin hứa sẽ tiếp tục học hỏi khắc phục những những tồn tại để đạt được kết quả tốt trong thời gian tới. -------------------------------------