Đề tài Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê

Đề tài Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê Phần 1: GIỚI THIỆU Trong những năm gần đây với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin, với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào các lĩnh vực đã đóng góp một phần to lớn cho sự nghiệp phát triển của con người. Từ thực tế đó, hoạt động mua bán của các công ty có quy mô khá lớn sẽ càng được tăng cường và mở rộng nên cần có một chương trình quản lý tốt tốt. Bắt nguồn với ý tưởng này, cùng với những gợi ý của cô Trần Kim Hương, nhóm chúng em đã chọn đề tài “Quản lý mua bán linh kiện điện tử tại Sao Khuê”. Do thời gian có hạn, năng lục có hạn nên còn nhiều thiếu xót, mong được sự đóng góp của Cô và các bạn để bài báo cáo của nhóm được hoàn thiện hơn. Phần 2: NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ Việc ứng dụng tin học trong quản lý mang lại rất nhiều ưu điểm như: độ chính xác, tin cậy cao, nhanh chóng và rất tiện lợi, đó là vấn đề chung của tất cả các công ty trong cả nước. Nhằm giúp cho việc quản lí của chúng ta được chặt chẽ nhanh lẹ hơn, giảm nhẹ sức lao động trí óc hơn với những việc ghi chép rồi lưu lại văn thư, nhiều khi không được chính xác lắm. Rút ngắn thời gian làm việc nhằm mang lại hiệu quả tốt hơn trong công việc. Và thông qua chương trình quản lý này chúng ta có thể tìm kiếm, cập nhật bổ sung được dễ dàng và rất nhanh chóng. Và đó lý do chúng em chọn đề tài này. 1.2 PHƯƠNG PHÁP THU THẬP YÊU CẦU - Phỏng vấn. - Quan sát hiện trường. - Nghiên cứu tài liệu. Một số câu hỏi phỏng vấn (người được phỏng vấn: nhân viên công ty): Câu 1: Anh có thể giới thiệu hiện trạng tổ chức của công ty như thế nào? Câu 2: Cách nhập hàng từ nhà cung cấp tiến hành như thế nào? Câu 3: Khi khách hàng mua hàng thì hình thức mua là như thế nào (mua trực tiếp hay là đặt hàng trực tuyến)? Nếu khách hàng đặt hàng trực tuyến thì làm như thế nào? Câu 4: Khi nhập hàng từ nhà cung cấp (tương tự cho việc bán hàng) công ty có ghi nợ hay không? Nếu có thì công ty ghi nhận việc trả tiền mua cho nhà cung cấp (thu tiền hàng của khách hàng) như thế nào? Câu 5: Những mặt hàng bán ra, có bảo hành hay không? Nếu có, thì ghi nhận việc bảo hành cho khách hàng như thế nào? 1.3 GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC Trụ sở tại 70 Đống Đa, Phường 2, TP. Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp. Trải qua với quá trình xây dựng và phát triển dài lâu, SAO KHUÊ từng bước đã khẳng định được uy tín và vị thế vững chắc của mình, luôn đảm về bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giao hàng đúng hẹn. Tìm kiếm sản phẩm, công nghệ thân thiện với môi trường vì sức khoẻ cộng đồng… Công ty mua hàng từ các công ty, đại lý lớn ở trong nước gọi chung là các nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp thì có các thông tin như: tên nhà cung cấp, địa chỉ và số điện thoại. Công ty bán hàng cho các cá nhân, cơ quan, công ty, doanh nghiệp trong nước gọi chung là các khách hàng gồm những thông tin: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ và số điện thoại liên lạc. Quản lý các hoạt động nhập hàng về từ các nhà cung cấp, bán hàng ra và việc thu, trả tiền từ các hoạt động này để cuối tháng, cuối quý, cuối năm thống kê lãi lỗ và báo cáo tài chánh. Ngoài ra, nhân viên công ty cũng được quản lý với một số thông tin như: mã nhân viên, tên nhân viên, chức vụ, năm sinh và số điện thoại. Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Giám đốc Bộ phận kinh doanh Bộ phận kỹ thuật Vai trò của các bộ phận: - Giám đốc: Giám đốc công ty vừa là người đại diện cho công ty vừa đại diện cho cán bộ công nhân viên theo chế độ nhân viên theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc công ty có quyền quyết định và điều hành trực tiếp hoạt động các phòng ban , chi nhánh trực thuộc công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật, chỉ định của nhà nước, theo thoả ước của công nhân viên chức. - Bộ phận kinh doanh: Chịu trách nhiệm với những hoạt động mua bán của công ty. Sáng tạo ra những chiến lược kinh doanh mới để thu hút nhiều khách hơn, đáp ứng nhu cầu của nhiều người. - Bộ phận kỹ thuật: Tiếp nhận, bảo hành, sửa chữa những linh kiện, hàng hóa, ghi nhận thông tin hàng khi bảo hành, sửa chữa. 1.4 ĐẶT TẢ ĐỀ TÀI 1.4.1 Các dữ liệu cần quản lý: - Nhân viên: MaNV, TenNV, DiaChiNV, SDT, ChucVu… - Khách hàng: MaKH, TenKH, DiaChiKH, SDT,… - Hàng: MaHang, TenHang, DVT,… - Đơn đặt hàng: MaDDH, NgayDat, NgayGiao,… - Hóa đơn: SoHD, NgayLap,… - Phiếu xuất kho: MaPXK, NgayXuat,… - Phiếu bảo hành: MaBH, NgayLapBH, NgayHen,… - Loại: MaLoai, TenLoai. 1.4.2 Các quy trình nghiệp vụ: - Quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp: Khi có nhu cầu nhập hàng công ty sẽ nhận được các thông tin chi tiết về các loại thiết bị muốn nhập từ nhà cung cấp. Thông tin về thiết bị muốn nhập gồm có: tên, xuất xứ, cách tháo lắp, bảo dưỡng, giá. Nếu công ty có nhu cầu muốn nhập các loại thiết bị này thì phải gửi đơn đặt hàng đến cho nhà cung cấp, gồm các thông tin: ngày đặt hàng, tên thiết bị, số lượng. Sau đó, nhân viên công ty tiến hành làm báo giá các loại thiết bị cho khách hàng. Nhà cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hàng của công ty bằng việc giao hàng cho công ty theo đơn đặt hàng, và có kèm theo hoá đơn thanh toán gồm có: số hóa đơn, tên thiết bị, số lượng, giá. Công ty nhập thiết bị thông qua biên lai thanh toán tiền và phiếu nhập. Sau đó sẽ ghi vào sổ nhập kho, gồm các thông tin: ngày nhập, tên hàng nhập, số lượng. - Quy trình bán hàng ra cho khách hàng: Khách hàng có nhu cầu mua thiết bị sẽ gửi yêu cầu đến công ty, công ty sẽ gửi bảng báo giá thiết bị cho khách. Nếu khách hang đồng ý mua thiết bị nào thì viết đơn đặt hàng: gồm ngày đặt hàng, tên thiết bị, số lượng với công ty và công ty sẽ kiểm tra xem thiết bị mà khách yêu cầu nếu còn sẽ giao hàng cho khách và viết hoá đơn thanh toán: gồm có tên khách hàng, ngày mua, tên thiết bị, số lượng, đơn giá và kèm theo biên bản giao hàng (kèm phiếu bảo hành) và phiếu xuất kho. Sau đó ghi vào sổ xuất kho. Phiếu xuất kho gồm các thông tin như: ngày xuất, tên khách hàng, tên thiết bị, số lượng. - Quy trình ghi nhận bảo hành cho khách hàng: Khi khách hàng có yêu cầu về bảo hành thiết bị đã mua ở công ty. Công ty sẽ đồng ý yêu cầu bảo hành thiết bị của khách và sẽ ghi một phiếu bảo hành thiết bị giao cho khách. Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra, sửa chữa và gửi lại thiết bị cho khách và sẽ kèm theo một hoá đơn thanh toán bảo hành (nếu thiết bị đã quá thời gian bảo hành), nếu có thay thiết bị mới cho khách hàng thì lập phiếu xuất kho. Các thông tin về việc bảo hành thiết bị sẽ được lưu lại trong sổ bảo hành: tên thiết bị, ngày nhận bảo hành, chi tiết bảo hành, hình thức bảo hành. 1.5 MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG LIÊN QUAN VÀ NGƯỜI DÙNG HỆ THỐNG Các đối tượng liên quan: quản trị hệ thống (giám đốc), nhân viên, khách hàng. Người dùng: Tên Đại diện Vai trò Nhân viên Khách hàng QTHT Nhân viên kỹ thuật Nhân viên kinh doanh Khách mua Nhà cung cấp Giám đốc Ghi nhân chi tiết thông tin bảo hành Lập hóa đơn, lập các thống kê báo cáo,… Mua hàng Bán hàng Quản lý 1.6 MÔ TẢ CÁC VẤN ĐỀ CỦA HỆ THỐNG CỦ - Vấn đề: Trong hệ thống củ thì hầu hết các hoạt động như: nhập hàng, xuất hàng, bán hàng, lập hóa đơn, lập báo cáo thông kê,…đều được tiến hành thủ công. - Đối tượng chịu tác động: nhân viên, khách hàng. - Ảnh hưởng của vấn đề: + Tốn nhiều thời gian, công sức. + Dễ sai sót… - Giải pháp đề xuất: tin học hóa các hoạt động trên để dể quản lý. 1.7 XÁC ĐỊNH THUẬT NGỮ Thuật ngữ Diễn giải NCC NV KH HĐ ĐĐH QTHT Nhà cung cấp Nhân viên Khách hàng Hóa đơn Đơn đặt hàng Quản trị hệ thống 1.8 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG MỚI - Yêu cầu chức năng: lập hóa đơn bán, lập đơn đặt hàng, tìm hàng… - Yêu cầu phi chức năng: bảo hành, giao hàng tận nơi,… - Yêu cầu lưu trữ: có thể sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Server (2005, 2008),… CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH HÓA HỆ THỐNG 2.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1.1 Mô hình Use-Case hệ thống Ÿ Mô tả các tác nhân hệ thống: - Quản trị hệ thống: + Quản lý nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên (thêm, sửa, xóa). + Phân quyền. - Khách hàng: + Đăng ký thành viên, đăng nhập, cập nhật thông tin. + Tìm hàng, đặt hàng… - Nhân viên kỹ thuật: ghi nhận chi tiết bảo hành. - Nhân viên kinh doanh: + Lập hóa đơn bán, lập phiếu thu, lập báo cáo thống kê,… + Xử lý đơn đặt hàng. Ÿ Mô tả một số Use-Case hệ thống: Use-Case Lập hóa đơn bán: thanh toán cho đơn đặt hàng của khách hàng và khi khách hàng đến mua hàng. Use-Case Lập phiếu bảo hành: ghi nhận thông tin bảo hành khi khách hàng đem hàng đến bảo hành. Use-Case Lập đơn đặt hàng: lưu trữu thông tin của hàng hóa khi khách hàng đặt hàng. Use-Case quản lý nhà cung cấp: lưu trữ, thêm, sửa, xóa thông tin của nhà cung cấp. Use-Case phân quyền: quản lý các quyền của người dùng. Ÿ Sơ đồ Use-Case hệ thống: 2.2 THIẾT KẾ USE-CASE HỆ THỐNG 2.2.1 Hiện thực hóa Use-Case Lập đơn đặt hàng - Tóm tắt: khách hàng lập đơn đặt hàng với công ty để mua hàng trực tuyến. - Tác nhân kích hoạt: khách hàng. - Điều kiện đầu: khách hàng đã có tài khoản, đăng nhập thành công. - Dòng sự kiện chính: + Hiển thị màn hình lập đơn đặt hàng. + Nhập thông tin khách hàng. + Nhập thông tin hàng cần mua (tên hàng, số lượng,…). + Kiểm tra thông tin hàng (còn hàng hay không?): Ÿ Nếu hết hàng thì thông báo lại cho khách hàng, yêu cầu nhập lại thông tin cho phù hợp. Ÿ Nếu còn hàng thì tiến hành lập đơn đặt hàng. + Lưu lại. - Điều kiện cuối: đơn đặt hàng lưu vào hệ thống để bộ phận phụ trách sẽ xử lý và liên lạc với khách hàng. Sơ đồ hoạt động: Sơ đồ tuần tự: Sơ đồ cộng tác: 2.2.2 Hiện thực hóa Use-Case Lập hóa đơn bán - Tóm tắt: nhân viên phụ trách lập hoá đơn bán hàng giao cho khách và lưu vào hệ thống. - Tác nhân kích hoạt: nhân viên. - Điều kiện đầu: đăng nhập thành công, được quyền lập hoá đơn bán. - Dòng sự kiện chính: + Hiển thị màn hình lập hóa đơn. + Nhập thông tin khách hàng. + Kiểm tra đơn đặt hàng (dựa vào mã khách hàng): Ÿ Nếu khách hàng có đơn đặt hàng thì hiển thị thông tin đơn đặt hàng vào hóa đơn. Ÿ Nếu khách hàng chưa đặt hàng thì yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin hàng cần mua, sau đó hiển thị lại thông tin mà khách hàng cung cấp và kiểm tra lại thông tin hàng mà khách hàng đã yêu cầu: w Nếu còn hàng thì lưu lại thông tin và in hóa đơn. w Nếu hết hàng thì thông báo yêu cầu khách hàng chon lại cho phù hợp. + Lưu lại thông tin và in hóa đơn. - Điều kiện cuối: hoá đơn bán đã lưu. Sơ đồ hoạt động: Sơ đồ tuần tự: Sơ đồ cộng tác: 2.2.3 Hiện thực hóa Use-Case Lập phiếu bảo hành - Tóm tắt: khi khách hàng mang hàng đến bảo hành, nhân viên công ty sẽ kiểm tra hạn bảo hành và lập phiếu ghi nhận. - Tác nhân kích hoạt: nhân viên. - Điều kiện đầu: đăng nhập thành công, có quyền. - Dòng sự kiện chính: + Hiển thị màn hình lập phiếu bảo hành. + Nhập thông tin khách hàng. + Kiểm tra hạn bảo hành, ghi nhận thông tin: Ÿ Nếu còn hạn bảo hành thì sẽ ghi nhận chi tiết thông tin bảo hành. Nếu có thay hàng mới thì lập phiếu xuất kho. Ngược lại thì lưu thông tin. Ÿ Nếu hết hạn bảo hành thì thông báo cho khách hàng (yêu cầu có bảo hành hay không?): w Nếu khách hàng muốn bảo hành thì sẽ ghi nhận chi tiết thông tin bảo hành, sau đó lập hóa đơn cho khách hàng (nếu có thay hàng mới thì lập phiếu xuất kho). w Ngược lại thì thoát khỏi màn hình lập phiếu bảo hành. + Lưu thông tin phiếu bảo hành. - Điều kiện cuối: Đáp ứng yêu cầu bảo hành. Sơ đồ hoạt động: Sơ đồ tuần tự: Sơ đồ cộng tác: 2.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ LỚP HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG - Sơ đồ lớp hướng đối tượng dạng ngắn gọn: - Mô tả một số thuộc tính và phương thức: + Đơn đặt hàng: STT Tên Loại Diễn giải 1 2 3 … MaDDH NgayDat NgayGiao … Private Mã đơn đặt hàng Ngày đặt hàng Ngày giao hàng … 4 5 … InDDH LapDDH … Static In đơn đặt hàng Lập đơn đặt hàng mới … + Hóa đơn bán: STT Tên Loại Diễn giải 1 2 … SoHD NgayLap … Private Số hóa đơn Ngày lập hóa đơn … 3 4 … InHD LapHD … Static In hóa đơn Lập hóa đơn mới … + Phiếu bảo hành: STT Tên Loại Diễn giải 1 2 3 … MaBH NgayLap NgayHen … Private Số hóa đơn Ngày lập phiếu bảo hành Hẹn ngày nhận hàng … 4 GhiNhanBH Static Ghi thông tin chi tiết bảo hành Phần 3: KẾT LUẬN Ø Ưu điểm: - Thấy được sự hạn chế của hệ thống củ. - Trình bày biện pháp xây dựng hệ thống mới theo hướng tin học hóa. - Phân tích được một số chức năng chính của hệ thống mới. - Giải quyết được những vấn đề cơ bản. - Cách trình bày đơn giản, dể hiểu. Ø Khuyết điểm: - Chưa xây dựng được một hệ thống hoàn chỉnh. - Các chức năng của hệ thống thì phân tích chưa sâu. - Chưa giải quyết được các vấn đề phức tạp. - Thời gian nghiên cứu, khảo sát, tiếp xúc còn hạn chế… PHỤ LỤC Một số biểu mẫu: Bảng phân công công việc: Người làm Ghi chú Lê Thị Cẩm Vân 0012440851 - Làm chung. - Vẽ hình. Lê Phan HIền 0012440775 - Làm chung. - Trình bày. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Phạm Thị Xuân Lộc, Giáo trình PHÂN TÍCH HỆ THỐNG HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG, Đại học Cần Thơ, 2009. [2] Trần Kim Hương, Giáo trình PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG, Đại học Đồng Tháp, 2013.