Đề tài Quản lý thư viện trường THPT Kinh Bắc

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong mọi ngành kinh tế trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Khoa học máy tính đang phát triển với tốc độ ngày càng nhanh chóng và xâm nhập ngày càng sâu vào mọi lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế, xã hội, quản lý Nhà Nước, quản lý doanh nghiệp. Một trong những lĩnh vực đang được ứng dụng tin học hóa rất phổ biến ở nước ta là lĩnh vực quản lý. Tin học hóa trong quản lý đã giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một cách khoa học, chính xác, hiệu quả. Do sự bùng nổ của CNTT, việc truyền và nhận thông tin ngày càng trở nên nhanh chóng hơn. Vì vậy, hiện nay nhu cầu sử dụng CNTT vào công việc quản lý đã trở nên phổ biến và rộng rãi. Xuất phát từ nhu cầu đó, các Trường THPT đã áp dụng CNTT vào công việc quản lý thư viện và với mong muốn được tìm hiều về lĩnh vực này em đã chọn đề tài “Quản lý thư viện Trường THPT Kinh Bắc” bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Quản lý thư viện là một trong những công việc tương đối phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức. Quản lý thư viện đòi hỏi phải thường xuyên theo dõi chính xác một số lượng sách báo rất lớn, thuộc nhiều loại, đối tượng phục vụ của thư viện lại rất đa dạng. Chính vì vậy, tin học hóa trong lĩnh vực quản lí thư viện là một yêu cầu tất yếu. Muốn quản lý tốt cần có được các phần mềm tốt, phần mềm phải đảm bảo được độ bảo mật cao, dễ sử dụng thích hợp nhiều tiện ích. Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc của quản lý thư viện, phân tích hệ thống quản lý thư viện theo đúng yêu cầu. Để thực hiện để tài này em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo: Lưu Thị Bích Hương - giảng viên khoa Công Nghệ Thông Tin. Đã tận tình giúp đỡ em để em hoàn thành tốt đề tài này. Do còn hạn chế về kiến thức cũng như thời gian còn hạn hẹp. Mặc dù em đã hết sức cố gắng, song chắc hẳn không thể tránh khỏi thiếu xót, em rất mong các thầy (cô) giáo thông cảm và đóng góp. Để bài thực hành sau của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Ngân Chương 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH Mục đích và yêu cầu đề tài Tin học hóa thư viện hay hệ thống thông tin của thư viện là một việc làm tất yếu trong việc xây dựng và phát triển thư viện ngày nay. Tin học hóa hệ thống thông tin của thư viện nhằm tạo nên một hệ thống thông tin tự động hóa, trong đó máy tính và cán bộ thư viện hoạt động như là các đối tác, các công việc thủ công mà cán bộ thư viện phải làm được giao cho máy tính. Để làm được điều này, các quy trình của cán bộ thư viện được chuyển vào các chương trình máy tính. Đối với hệ thống thông tin của thư viện, máy tính đóng vai trò như là một kho dữ liệu và công cụ truy xuất. Do đó máy tính hoạt động như một người quản lý kho sách đồng thời có thể cung cấp các khả năng xử lý để tạo ra thông tin. Máy tính có thể phục vụ như là một công cụ giao tiếp để thu nhận dữ liệu và thông tin từ những máy tính khác, máy tính có thể trình bày thông tin một cách đa dạng. Nói một cách khác, tin học hóa thư viện là sử dụng máy tính và công nghệ mạng máy tính trong tất cả các hoạt động thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ cho người sử dụng, đồng thời chia sẻ tài nguyên thông tin và phục vụ thông tin điện tử. Hỗ trợ tối đa tài liệu nhằm mục đích nâng cao khả năng tự học và trau dồi kiến thức xã hội cho học sinh trong trường. Tạo ra một thư viện sách, báo, tài liệu, văn hoá phẩm …..phục vụ cho việc học và giải trí cho học sinh trong trường. Đặc biệt là phục vụ cho ôn thi tốt nghiệp THPT và ôn thi vào các trường chuyên nghiệp Từ những mục đích và yêu cầu trên, việc xây dựng một hệ thống thông tin thư viện hiện đại là rất cần thiết. Xây dựng chương trình phải có giao diện đẹp, dễ sử dụng, đầy đủ các chức năng, hoạt động ổn định và chính xác. Để đáp ứng yêu cầu trong công tác quản lý chương trình cần phải thực hiện các công việc sau + Quản lý hệ thống dữ liệu bao gồm việc cập nhật và quản lý sách, độc giả một cách chính xác và nhanh chóng. + Quản lý tình hình hoạt động của thư viên. Việc mượn sách và trả sách đúng thời hạn + Các chức năng tìm kiếm và thống kê thông tin được sử dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng, cho phép người quản lý và người sử dụng nắm được thông tin một cách thuận tiện và chính xác. + Đối với việc phục vụ tra cứu, hệ thống cần đưa ra mục lục phân loại, môn loại các sách có trong thư viện, sao cho độc giả dễ dàng tìm được các tư liệu cần thiết, đồng thời quản lý được những độc giả có nhu cầu mượn tư liệu. + Chức năng báo cáo thống kê phải được đảm bảo một cách chính xác và nhanh gọn Mục tiêu cụ thể đặt ra trong đề tài Để thiết kế chương trình được rõ ràng, chương trình được phân ra thành các chức năng sau a. Quản lý Hệ thống dữ liệu Cập nhật và quản lý sách Cập nhật và quản lý độc giả b.Quản lý mượn, trả sách của thư viện Mượn sách Trả sách Tìm kiếm Thông tin tổng quát c.Quản trị hệ thống Quản lý nhân viên Thiết lập lại thông tin của toàn bộ chương trình d.Báo cáo thống kê hoạt động của thư viện Báo cáo về sách Báo cáo về nhân viên Báo cáo về tình hình mượn và trả sách Chương 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS – Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng, bởi lẽ giao diện sử dụng phần mềm này gần giống hệt một số phần mềm khác trong bộ MS Office quen thuộc như: MS Word, MS Excel. Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ. Đặc biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ học nhất, nhanh nhất giải quyết bài toán này. Đến đây có thể khẳng định được 2 ứng dụng chính của Access là: + Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như: Visual Basic , Visual C, Delphi, .NET,…) + Có thể dùng để xây dựng chọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu,các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó 2.1.1 Định nghĩa dữ liệu Xác định CSDL nào sẽ được lưu giữ trong một CSDL, loại của dữ liệu và mối quan hệ giữa các dữ liệu. 2.1.2 Xử lý dữ liệu Có nhiều cách xử lý dữ liệu là các bảng (Table), các truy vấn (Query), các mẫu biểu (Form), các báo cáo (Report), các Macros và Module trong Microsoft Access. a) Bảng (Table) Bảng là đối tượng được định nghĩa và được dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trường (Field) hay còn gọi là các cột (Column) lưu giữ các loại dữ liệu khác nhau và các bản ghi (Record) hay còn gọi là các hàng (Row) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó. Có thề nói một khóa chính (Primary) gồm một hay nhiều trường và một hay nhiều chỉ mục (Index) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu. Đặt khóa chính (Primary key) Mỗi bảng trong một CSDL quan hệ đều phải có một khóa cơ bản và xác định khóa cơ bản trong Microsoft Access tùy theo từng tính chất quan trọng của bảng hay từng CSDL mà ta chọn khóa chính cho phù hợp: Mở bảng ở chế độ Design, chọn một hoặc nhiều trường muốn định nghĩa là khóa. Dùng chuột bấm vào nút Primary key trên thanh công cụ. Định nghĩa khóa quan hệ Sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hệ thì nên báo cho Access biết cách thức quan hệ giữa các bảng. Nếu làm như vậy, Access sẽ biết liên kết tất cả các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn, biểu mẫu hay báo cáo. Các tính năng tự động tạo bảng trong Access + Phương tiện Table Wizard giúp định nghĩa các bảng. + Phép định nghĩa sơ đồ các mối quan hệ. + Các mặt nạ nhập liệu cho trường để tự động thêm các ký hiệu định dạng vào các dữ liệu. + Có khả năng lưu giữ các trường Null cũng như các trường trống trong CSDL. + Các quy tắc hợp lệ của bảng có khả năng kiểm tra tính hợp lệ của một trường dựa trên các trường khác. + Công cụ riêng để tạo các chỉ mục. b) Truy vấn ( Query ) Các tính năng tự động thiết kế của truy vấn trong Access: + Phương thức tối ưu truy vấn “ Rushmore “ từ Foxpro. + Phương tiện Query Wirazd giúp thiết kế các truy vấn. + Truy xuất các thuộc tính (Properties) của cột. + Có khả năng lưu trữ kiểu trình bày bảng dữ liệu hoặc truy vấn. + Các công cụ tạo truy vấn (Query Builder) khả dụng trên nhiều vùng. + Khả năng định nghĩa các kết nối tự động được cải thiện. + Hỗ trợ các truy vấn Union và các truy vấn thứ cấp trong SQL. + Cửa sổ soạn thảo SQL (Structure Query Language) được cải tiến. + Tăng số trường có thể cập nhật được trong một truy vấn kết nối. c) Mẫu biểu ( Form ) Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị dữ liệu, hoặc dùng điều khiển việc thực hiện một ứng dụng. Các mẫu biểu được dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc các truy vấn. Cho phép in các mẫu biểu, cũng cho phép thiết kế các mẫu biểu để chạy Macro hoặc một Module đáp ứng một sự kiện nào đó. Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau. + Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu. + Điều khiền tiến trình của ứng dụng. + Nhập các dữ liệu. + Hiển thị các thông báo. d) Báo cáo ( Report ) Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định quy cách tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. Các tính năng tự thiết kế báo cáo trong Access. + Có công cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng một báo cáo cho một bảng hoặc truy vấn. + Có thể thiết đặt nhiều thuộc tính bổ sung bằng các Macro hoặc Access Basic. + Các báo cáo có thể chứa các chương trình Acces Basic (VBA) cục bộ ( được gọi là chương trình nền của báo cáo – code behind report) để đáp ứng các sự kiện trên báo cáo. + Các công cụ để tạo các thuộc tính để giúp tạo các biểu thức phức tạp và các câu lệnh SQL. + Có thể cất kết quả báo cáo vào tệp văn bản RTF. + Có thuộc tính “ Page ‘ mới để tính tổng số trang tại thời điểm in. Những tính năng tự thiết kế của Access + Có khả năng viết trực tiếp các chương trình nền của mẫu biểu và báo cáo để xử lý các sự kiện. + Truy nhập trực tiếp đến chương trình thuộc tính của biểu mẫu hoặc báo cáo thông qua việc thiết đặt thuộc tính. + Làm việc với tất cả các đối tượng của CSDL bao gồm các bảng, các truy vấn, các biểu mẫu, các Macro, các trường, các chỉ mục, các mối quan hệ và các điều kiện. + Khả năng xử lý lỗi được cải thiện. + Các phương tiện tìm kiếm lỗi được cải tiến. + Các sự kiện được mở rộng tương tự trong Visual Basic. + Hỗ trợ tính năng OLE. + Có khả năng tạo các công cụ tạo biểu thức và các Wirazd theo ý muốn. e) Các Macro Các Macro có những khả năng hữu hiệu giúp ta có thể xây dựng được Menu của chương trình. Hơn thế ta có thể chạy chương trình bằng giao diện tự động do Macro ( Autoexec ) tạo ra. f) Module chương trình Module là môi trường cho phép ta lập trình ra các đoạn mã của chương trình hoặc mã của các nút lệnh. Từ đây ta có thể thực hiện được các đoạn mã của Visual Basic mà Access cho phép nhúng môi trường Visual Basic để thực hiện tạo các hiệu ứng cho giao diện chương trình. 2.2 GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC 2.2.1 Tổng quan về ngôn ngữ Visual Basic, con đường nhanh nhất và đơn giản nhất để tạo những ứng dụng cho Microsoft Windows. Bất kể bạn là một nhà chuyên nghiệp hay là người mới lập trình Windows. Visual Basic cung cấp cho bạn một tập hợp các công cụ hoàn chỉnh để nhanh chóng phát triển các ứng dụng. Vậy Visual Basic là gì? Thành phần "Visual" nói đến phương thức dùng để tạo giao diện đồ hoạ người sử dụng (GUI). Thay vì viết những dòng mã để mô tả sự xuất hiện và vị trí những thành phần giao diện, ta chỉ cần thêm vào những đối tượng đã định nghĩa trước ở vị trí nào đó trên màn hình. Thành phần "Basic" nói đến ngôn ngữ "BASIC" (Beginners All Purpose Symbolic Instruction Code) một ngôn ngữ được dùng bởi nhiều nhà lập trình hơn bất cứ một ngôn ngữ nào khác trong lịch sử máy tính. Visual Basic được phát triển trên ngôn ngữ BASIC. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic không chỉ là Visual Basic mà hệ thống lập trình Visual Basic - những ứng dụng bao gồm Microsoft Exel, Microsoft Access và nhiều ứng dụng Windows khác đều cùng sử dụng một ngôn ngữ. Mặc dù mục đích của chúng ta là tạo ra những ứng dụng nhỏ cho bản thân hay một nhóm, một hệ thống các công ty lớn hoặc thậm chí phân phối những ứng dụng ra toàn cầu qua Internet. Visual Basic là công cụ mà bạn cần. Những chức năng truy xuất dữ liệu cho phép ta tạo ra những cơ sở dữ liệu, những ứng dụng front-end, những thành phần phạm vi Server-side cho hầu hết các dạng thức cơ sở dữ liệu phổ biến, bao gồm SQL server và những cơ sở dữ liệu mức Enterprise khác. Những kỹ thuật ActiveX cho phép ta dùng những chức năng được cung cấp từ những ứng dụng khác như chương trình xử lý văn bản, bảng tính và những ứng dụng Windows khác. Khả năng Internet làm cho nó dễ dàng cung cấp cho việc thêm vào những tài liệu và ứng dụng qua Internet hoặc Intranet từ bên trong ứng dụng của bạn hoặc tạo những ứng dụng Internet server. Ứng dụng của bạn kết thúc là một file.Exe thật sự. Nó dùng một máy ảo Visual Basic để bạn tự do phân phối ứng dụng. 2.2.2 Cấu trúc của một ứng dụng Một ứng dụng thực ra là một tập các chỉ dẫn trực tiếp đến máy tính để thi hành một hoặc nhiều tác vụ. Cấu trúc của một ứng dụng là phương pháp trong đó các chỉ dẫn được tổ chức, đó là nơi mà chỉ dẫn được lưu giữ và thi hành theo một trình tự nhất định. Vì một ứng dụng Visual Basic, trên cơ bản là một đối tượng, cấu trúc mã đóng để tượng trưng cho các mô hình vật lý. Bằng việc định nghĩa những đối tượng chứa mã và dữ liệu. Form tượng trưng cho những thuộc tính, quy định, cách xuất hiện và cách xử lý. Mỗi Form trong một ứng dụng, có một quan hệ Module form (.frm) dùng để chứa mã của nó. Mỗi module chứa những thủ tục, sự kiện, đoạn mã. Form có thể chứa nhiều điều khiển. Tương ứng với mỗi điều khiển trên form có một tập hợp các thủ tục sự kiện trong module đó. Một thủ tục để đáp ứng những sự kiện trong những đối tượng khác nhau phải được đặt trong cùng module chuẩn (với tên có đuôi.BAS). Một lớp module (.cls) được dùng để tạo những đối tượng, có thể được gọi từ những thủ tục bên trong ứng dụng. Coi module chuẩn như một điều khiển vì nó chỉ chứa mã. 2.2.3 Chúng ta có thể làm gì với Visual Basic ? 1) Tạo giao diện người sử dụng: Giao diện người sử dụng có lẽ là thành phần quan trọng nhất đối với một ứng dụng. Đối với người sử dụng, giao diện chính là ứng dụng; họ không cần quan tâm đến thành phần mã thực thi bên dưới. Ứng dụng của ta có được phổ biến hay không phụ thuộc vào giao diện. 2) Sử dụng những điều khiển chuẩn của Visual Basic: Sử dụng những điều khiển ấy để lấy thông tin mã của người sử dụng nhập vào và để hiển thị kết xuất trên màn hình. Ví dụ: hộp văn bản, nút lệnh, hộp danh sách ... 3) Lập trình với đối tượng: Những đối tượng là thành phần chính để lập trình Visual Basic. Đối tượng có thể là form, điều khiển, cơ sở dữ liệu. 4) Lập trình với phần hợp thành: Khi cần sử dụng khả năng tính toán của Microsoft Excel, định dạng một tài liệu sử dụng thanh công cụ của Microsoft Word, lưu trữ và xử lý dữ liệu với Microsoft Jet ... Tất cả những điều này có thể thực hiện bằng cách xây dựng những ứng dụng sử dụng thành phần ActiveX. Tuy nhiên người sử dụng có thể tạo ActiveX riêng. 5) Đáp ứng những sự kiện phím và con chuột: Sử dụng phím nóng, rê và thả chuột như tính năng của OLE ... 6) Làm việc với văn bản đồ hoạ: Xử lý văn bản, chèn hình theo ý muốn. 7) Gỡ rối và quản lý lỗi. 8) Xử lý ổ đĩa thư mục và file: Qua phương thức cũ là lệnh Open, Write# và một tập hợp những công cụ mới như FSO (File System Object). 9) Thiết kế cho việc thi hành và tính tương thích: Chia xẻ hầu hết những tính năng ngôn ngữ cho ứng dụng. 10) Phân phối ứng dụng: Sau khi tạo xong một ứng dụng ta có thể tự do phân phối cho bất kỳ ai. Ta có thể phân phối trên đĩa, trên CD, trên mạng... 2.2.4 Các bước cơ bản để xây dựng một ứng dụng với Visual Basic: - Phân tích, tổ chức và thiết kế CSDL lưu trữ nếu cần. - Tạo một Project mới. - Thiết kế giao diện. - Viết mã lệnh cho chương trình. - Biên dịch chương trình và chạy thử. 2.2.5 ADO đối tượng không thể thiếu trong ứng dụng cơ sở dữ liệu ADO (Dữ liệu đối tượng ActiveX - ActiveX Data Object) là giao diện dựa trên đối tượng cho công nghệ dữ liệu mới nổi gọi là OLED DB. Ta dùng ADO không chỉ để truy cập dữ liệu thông qua trang Web mà còn có thể dùng nó để lấy dữ liệu từ ứng dụng viết bằng Visual Basic. Đối tượng Connection của ADO để kết nối với nguồn dữ liệu. Dùng phương thức Open của đối tượng Connection để thiết lập kết nối với nguồn dữ liệu. Để thông báo cho ADO cách nối với nguồn dữ liệu, ta phải cung cấp thông tin dưới dạng chuỗi kết nối (dùng thuộc tính ConnectionString) của ODBC. ADO hỗ trợ một số kiểu con trỏ. Đối tượng Recordset của ADO để thao tác với dữ liệu. Là phương pháp truy cập thông tin được trả về từ trình cung cấp dữ liệu. Ở đây ta dùng trình cung cấp Microsoft Jet OLE DB. Đối với trình cung cấp Jet, chuỗi kết nối là đường dẫn và tập tin MDB. Kết nối với một cơ sở dữ liệu: Ta có thể dùng một điều khiển dữ liệu để quản lý kết nối giữa biểu mẫu Visual Basic và một cơ sở dữ liệu. VB cung cấp 3 loại điều khiển dữ liệu một là DAO Data, thường được dùng kết nối với cơ sở dữ liệu trên máy tính cá nhân như là: Microsoft Access, hai là điều khiển Romote Data(RCD), dùng cho dữ liệu Client/ Sever; và điều khiển dữ liệu ADO Data, cho phép ta truy nhập mọi loại dữ liệu, bao gồm nguồn dữ liệu trên máy tính cá nhân, trên hệ Client/ Sever không thuộc mô hình quan hệ Vậy ta dùng điều khiển dữ liệu nào? Đối với ứng dụng này chúng tôi dùng ADO. Hình sau đây minh hoạ cách thức điều khiển ADO Data để kết nối ứng dụng với một cơ sở dữ liệu. Chương 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH 3.1 Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu các nhu cầu 1. Khảo sát mô hình quản lý thư viện của Trường THPT Kinh Bắc Thư viện Trường THPT Kinh Bắc được cải tạo và xây dựng tư năm 1996 đến nay. Hệ thống thư viện bao gồm 2 phòng đọc, một phòng dành cho giáo viên và một phòng dành cho học sinh. Nhân viên làm việc trong thư viện gồm 2 người và đều có trình độ về chuyên môn chưa cao. Công việc quản lý hệ thống của thư viện hoàn toàn bằng thủ công, từ việc lập thẻ thư viện đến việc thống kê số lượng sách và độc giả. Ngoài ra thư viện chưa có thư viện các sách, báo, tài liệu khác phục vụ cho việc nâng cao hiểu biết xã hội và giải trí cho học sinh. 2. Công việc quản lý các hoạt động trong thư viện 2 đồng chí bên đoàn thanh niên trực tiếp quản lý thư viện, mỗi đồng chí phụ trách 1 ca Sau khi nhân viên thư viện kiểm tra thẻ thư viện hoặc thẻ học sinh của học sinh đến mượn. Nếu đúng thì yêu cầu của học sinh đó được chấp nhận và thực hiện theo đúng quy định của thư viện. Sách mà học sinh yêu cầu sẽ được kiểm tra xem đã có ai mượn chưa và số lượng còn bao nhiêu. Nếu sách đó chưa có ai mượn và còn trong thư viên thì thông tin về mượn sách sẽ được lưu trên phiếu mượn.Khi độc giả trả sách thì nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng sách trả và ghi nhận việc trả sách của độc giả. Cuối mỗi ngày nhân viên kiểm tra toàn bộ sách mượn để thống kê ra loại sách nào được đọc nhiều nhất và thể loại nào được quan tâm nhât, để từ đó người quản lý biết và cập nhật thêm sách phuc vụ theo những yêu cầu của độc giả. Học sinh được mượn sách về nhà tối đa là 7 ngày đối với sách ôn thi và 3 ngày với sách hiểu biết xã hội. Sau thời gian quy định phải đem trả lại cho thư viện, có giám sát hư hỏng. nếu muốn mượn tiếp sách đó thì học sinh vẫn phải trả lại sau đó mới được mượn lại. Mỗi học sinh muốn mượn sách phải đặt cọc: dự kiến 5000 đồng. Nếu trong thời gian học ở trường nếu không làm mất, hư hỏng thì được hoàn trả vào cuối năm học 12. nếu làm hư hỏng thì phải bồi thường trừ vào 5000 tiền đặt cọc. Quyên góp sách, báo, tài liệu, văn hoá phẩm ….. từ các cá nhân như: giáo viên, học sinh, cựu học sinh trong trường (đặc biệt là học sinh vừa thi tốt nghiệp ). Phát động phong trào thu nhặt phế liệu trong học sinh để tạo kinh phí. Vận động sự giúp đỡ, ủng hộ của các cá nhân, đoàn thể trong và ngoài trường (Ban giám hiệu, Đoàn thanh niên, Công đoàn, Chi bộ Đảng, Ban đại diện cha mẹ phụ huynh học sinh, Huyện Đoàn, Tỉnh Đoàn, Hội khuyến học………) Các hoạt động của thư viện + Lập thẻ thư viện cho độc giả + Cập nhật và quản lý các đầu sách + Viết phiếu mượn sách cho học sinh và giáo viên, đồng thời kiểm tra sách khi được trả về + Viết báo cáo số liệu hàng tháng cho người quản lý Đánh giá các hoạt động trong thư viện Mọi công việc quản lý của thư viện đều làm bàng thủ công. Hệ thống quản lý sách, quản lý việc mượn sách trong thư viện hiện thời đều xử lý bằng tay. Vì vậy còn rất nhiều hạn chế trong việc quản lý sách, việc cho mượn sách, việc tra cứu và thống kê. Số lượng đầu sách báo hạn chế, nhân lực còn hạn chế thiếu kiến thức trong lĩnh vực thư viện. Không thu hút học sinh và giáo viên trong trường cũng như ngoài trường do hệ thống quản lý còn lạc hậu không có khả năng tìm kiếm nâng cao giúp sinh viên tìm đúng sách mình cần. Cần phải cải thiện lại hệ thống làm việc một cách khoa học hơn bằng cách tin học hóa vào công tác "quản lý thư viện" Chính vì vậy việc đòi hỏi một hệ thống quản lý mới với sự trợ giúp của ngành khoa học CNTT là hoàn toàn hợp lý trong xử lý công việc của thư viện. Cũng qua đó thấy được việc ứng dụng máy tính vào công việc quản lý, việc học tập hay vào những công việc đòi hỏi sự nhanh nhẹn và chính xác là rất cần thiết. Máy tính sẽ có nhiệm vụ kiểm tra các loại sách mà độc giả yêu cầu, in giấy nhập và phiếu mượn, tính toán tiền, thống kê số lượng hàng tháng… 3.2 Phân tích hệ thống 3.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống Mượn sách Tìm kiếm Thông tin tổng quát QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT KINH BẮC Quản lý hệ thống dữ liệu Quản trị hệ thống Báo cáo thống kê Trả sách Cập nhật và quản lý độc giả Cập nhật và quản lý sách Quản lý nhân viên Thiết lập hệ thống Báo cáo về sách Báo cáo nhân viên Báo cáo về mượn, trả sách Quản lý mượn, trả sách Hình 1: Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thông 3.2.2 Chức năng chính của hệ thống Chức năng quản lý hệ thống dữ liệu Chức năng cập nhật và quản lý sách: chức năng này có nhiệm vụ giúp cho thủ thư rễ dàng quản lý các đầu sách có trong thư viện và những đầu sách mới hiện đang và sắp phát hành để nhập vào thư viện. Chức năng cập nhật và quản lý độc giả: khi độc giả đến đăng ký làm thẻ thì phải trình thẻ học sinh của mình. Khi độc giả đến độc sách thủ thư phải ghi lại tên độc giả, tên lớp hoặc ghi theo mã thẻ để rễ dàng quản lý sách khi cho mượn chánh bị nhầm lẫn dẫn đến mất mát sách trong thư viện. Quản lý mượn, trả sách của thư viện Mượn sách trong thư viện: có 2 hình thức mượn, mượn về nhà và mượn tại chỗ. Sau khi nhân viên thư viện kiểm tra thẻ thư viện hoặc thẻ học sinh của học sinh đến mượn nếu đúng thì yêu cầu của học sinh đó được chấp nhận và thực hiện theo đúng quy định của thư viện. Sách mà học sinh yêu cầu sẽ được kiểm tra xem đã có ai mượn hay chưa và số lượng còn bao nhiêu. Nếu sách đó chưa có ai mượn và còn trong thư viện thì thông tin về mượn sách sẽ được lưu trên phiếu mượn. Học sinh được mượn sách về nhà tối đa là 7 ngày đối với sách ôn thi và 3 ngày với sách hiểu biết xã hội. Sau thời gian quy định phải đem trả lại cho thư viện, có giám sát hư hỏng. nếu muốn mượn tiếp sách đó thì học sinh vẫn phải trả lại sau đó mới được mượn lại. Tương tự đối với việc mượn sách của giáo viên cũng vậy. Đối với việc mượn sách về nhà thì nhân viên thư viện phải ghi thêm số ngày tối đa được mượn và số lượng sách được mượn là bao nhiêu. Trả sách cho thư viện: khi độc giả trả sách thì nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng sách trả và ghi nhận việc trả sách của độc giả Sau thời gian quy định phải đem trả lại cho thư viện, có giám sát hư hỏng. nếu muốn mượn tiếp sách đó thì học sinh vẫn phải trả lại sau đó mới được mượn lại Quản trị hệ thống Quản lý nhân viên trong thư viện: thêm mới nhân viên vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị xa thải. Thiểt lập hệ thống: trong quá trình quản lý người quản lý có thể thay đổi giao diện hình thức và cách thực hiện của chương trình sao cho phù hợp với môi trường và nhu cầu của người sử dung. d. Báo cáo thống kê Cuối mỗi ngày nhân viên thư viện kiểm tra toàn bộ sách mượn để phát hiện các học sinh mượn quá hạn. Nếu học sinh mượn quá ba ngày thì nhắc nhở trả sách. Vào cuối tuần của tháng, thư viện tạo các báo cáo thống kê số lượng sách mượn trong tháng và báo cáo về sách đang được yêu thích, số lựong học sinh đến mượn, để người quản ly kịp thời bổ sung. 3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu 3.2.3.1 Biểu đồ mức khung cảnh Y/c: mượn sách Báo cáo số lượng độc giả Độc giả Nhà quản lý TT về học sinh Báo cáo mượn,trả sách Báo cáo sách thanh lý Phiếu mượn Cấp thẻ Hoạt động của thư viện Trường THPT Kinh Bắc Trả sách Tiền đặt cọc Nhân viên Thôngtin về nhân viên Thông tin về hs mượn sách quá hạn Ktra tình trạng sách Thông tin về độc giả trả sách Hình 2: Biểu đồ mức khung cảnh Hệ thống gồm 3 tác nhân ngoài Nhà quản lý: cán bộ quản lý của thư viện sẽ nhận những báo cáo hàng tháng về tình hình hoạt động của thư viện do nhân viên thư viện cung cấp. Nhân viên thư viện: nhân viên thư viện có nhiệm vụ báo cáo mọi tình hình hoạt động của thư viện. Khi độc giả đến mượn sách nhân viên thư viện sẽ yêu cầu xuất trình thẻ, kiểm tra thẻ và thực hiện những yêu cầu của độc giả. Độc giả: đăng ký làm thẻ thư viện. Khi đến thư viện độc giả sẽ gửi yêu cầu Biểu đồ mức dưới đỉnh Quản lý hệ thống dữ liệu TT độc giả Yêu cầu Cán bộ quản lý Cập nhật Yêu cầu TT độc giả Sách Độc giả Báo cáo Quản trị hệ thống TTsách Quản lý mượn, trả Độc giả Yêu cầu Thông tin nhân viên Phiếu mượn Báo cáo thống kê TT mượn trả Nhân viên Phiếu mượn Yêu cầu Hình 3: Biểu đồ mức đỉnh Trong mức này hệ thống phân ra làm 4 chức năng nhỏ để giải quyết từng vấn đề. Nhân viên thư viện có nhiệm vụ đăng ký làm thẻ cho độc giả, cập nhật và quản lý độc giả. Khi độc giả gửi yêu cầu mượn sách thủ thư sẽ kiểm tra trong kho dữ liệu xem loại sách đó có còn trong kho nếu còn thì gửi phiếu mượn đến cho độc giả và đồng thời thực hiện theo yêu cầu của độc giả. Chức năng quản lý hệ thống dữ liệu TT độc giả TT Sách Độc giả TT độc giả TT Sách Sách Độc giả Cán bộ quản lý Cập nhật sách Cập nhật độc giả Hình 4: Chức năng quản lý hệ thống dữ liệu Bộ phận cập nhật và quản lý sách Sửa BP.Bổ sung tài liệu Thêm sách mới Tra cứu Kho sách Yêu cầu bổ sung sách Sách mới Thông tin sách cần tìm Hồ sơ quản lý sách lưu thông tin sách Kết quả tìm Hình 5: Cập nhật và quản lý sách Bộ phận cập nhật và quản lý độc giả Thêm thẻ mới Xoá Sửa Độc giả Hồ sơ xử lý vi phạm Hồ sơ cấp thẻ Phiếu mượn Yêu cầu cấp thẻ Thẻ ko chấp nhận Tra cứu Thông tin độc giả cần tìm Kết quả tìm Danh sách xoá Hồ sơ cấp thẻ Hình 6: Cập nhật và quản lý độc giả Chức năng tình hình hoạt độngMượn sách Cán bộ quản lý Thông tin tổng quát Tìm kiếm Trả sách Độc giả Sách Sách TT sách Độc giả TT sách TT sách TT sách Hình 7: Quản lý mượn, trả sách Độc giả đến mượn sách sẽ nhận phiếu yêu cầu từ thủ thư để điền các thông tin về độc giả và sách cần mượn. Thủ thư sẽ lấy thông tin từ hồ sơ cấp thẻ và phiếu yêu cầu để kiểm tra nếu không phù hợp thì không chấp nhận yêu cầu mượn sách của độc giả, nếu chấp nhận thì sẽ lấy sách trong kho dựa vào thông tin trên phiếu yêu cầu. Trước khi thủ thư giao sách và thẻ cho độc giả thì độc giả phải ký nhận vào phiếu yêu cầu của mình và giao lại cho thủ thư. Sau đó thủ thư sẽ đưa thông tin về mượn sách vào hồ sơ quản lý sách và phiếu mượn. Khi độc giả đến trả sách thì thủ thư sẽ kiểm tra sách, nếu sách không phù hợp thì trả lại sách cho độc giả và yêu cầu độc giả thi hành kỷ luật và cập nhật vào hồ sơ xử lý vi phạm, nếu sách phù hợp thì yêu cầu độc giả ký trả sách rồi cập nhật vào phiếu mượn của độc giả và đưa sách về kho. Chức năng quản trị hệ thống Cập nhật nhân viên Tình hình hoạt động Cán bộ quản lý Nhân viên Nhân viên TT thư viện TT nhân viên Thông tin thư viện TT nhân viên TT quản lý Hình 8: Chức năng quản trị hệ thống Thêm mới nhân viên vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị xa thải Chức năng báo cáo thống kê BCTK về sách Cán bộ quản lý BCTK mượn và trả sách BCTK về độc giả Độc giả Sách Mượn trả Yêu cầu Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Hình 9: Chức năng báo cáo thống kê Chức năng thống kê ở đây là việc in báo cáo thống kê về sách, độc giả vi phạm, thống kê về tình hình mượn trả sách. Thiết kế hệ thống chương trình 3.3.1 Xác định các thực thể a. Book (sách) Title Publication Edition Author1 Author2 Author3 Bookid Price Pages Subject ISBNNumber Totalno ISSno b. Custom Pass Viewe Key Fratepday Dayslimit Refcopy Maxhold Salnew Saltemp Salper Splashtime Welcometime Welcom Emptab (Nhân viên) Empid Psword Fname Lname Address Phone Email Sex Spe Pos Salary Issue Memid Issuedate Returndate Areturndate Bookid e. Member (độc giả) Fname Lname Address Birthdate Memid Sex Phone Email Dojoin Doexpire Deposite Bookinhand Noted 3.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu a. Bảng Book ( sách trong thư viện) Tên thuộc tính Kiểu Thuộc tính khoá Mô tả Title Text Tên sách Publication Text Ngày xuất bản Edition Date/Time Nhà xuất bản Author1 Text Tác giả 1 Author2 text Tác giả 2 Author3 text Tác giả 3 Bookid Number Primary key Mã sách Price Currency giá Pages Number Số trang Subject text Thể loại ISBNNumber text Totalno Number Avano Number Issno Number b. Bảng Custom Tên thuộc tính Kiểu Thuộc tính khoá Mô tả Pass Text Mật khẩu đăng nhập Viewe Number key Number Fratepday Number Dayslimit Number Refcopy Number Maxhold Number Salnew Number Saltemp Number Salper Number Splashtime Number Welcometime Number Welcome Yes/No Bảng Emptab (nhân viên) Tên thuộc tính Kiểu Thuộc tính khoá Mô tả Empid Text Primary key Psword Text Fname Number Họ và tên đệm Lname Date/Time tên Address Date/Time Địa chỉ Phone Yes/No Email Sex Spe Pos Salary d.Bảng Issue Tên thuộc tính Kiểu Thuộc tính khoá Mô tả Memid Number Issuedate Date/Time Returndate Date/Time Areturndate Date/Time Bookid Number e. Bảng Member (độc giả) Tên thuộc tính Kiểu Thuộc tính khoá Mô tả Fname Text Lname Text Tên Address Text Địa chỉ Birthdate Date/Time Ngày sinh Memid Number Primary key Mã độc giả Sex Text Phone Text Email Text Dojoin Date/Time Doexpire Date/Time Deposite Currency Bookinhand Number Noted Text Chương 4 MỘT SỐ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Màn hình chào của chương trình Hình 10: Màn hình chào của chương trình Đăng nhập Hình11: Màn hình đăng nhập Khi chương trình chính được kích hoạt, một cửa sổ đăng nhập hệ thống xuất hiện cho phép bạn đăng nhập để vào chương trình. Bạn phải chỉ rõ vai trò của người sử dụng và nhập đầy đủ thông tin. Sau đó bạn nhấn chuột vào“Đăng nhập” để đăng nhập hệ thống hoặc nhấn “Hủy bỏ” để thoát khỏi chương trình. Chương trình chính Sau khi bạn đăng nhập hệ thống thành công, cửa sổ chương trình chính sẽ xuất hiện Hình 12: Màn hình chính của chương trình Một số chương trình con Cập nhật nhân viên thư viện Hình 13: Cập nhật nhân viên thư viện Chức năng này dành cho người quản trị. Người quản trị có thể thêm hoặc sửa lại thông tin về nhân viên. Cập nhật sách của thư viện Hình 14: Cập nhật sách của thư viện Nhân viên thư viện phải cập nhật đầy đủ thông tin về sách mới. Để tiện cho quá trình tìm kiếm của học sinh cung như là thủ thư Chức năng mượn sách Hình 15: Chức năng mượn sách Chức năng tìm kiếm Hình 16: Chức năng tìm kiếm Thống kê toàn bộ thư viện Hình 17 : Thống kê toàn bộ thư viện Danh mục sách trong thư viện Hình 18: Danh mục sách trong thư viện KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 1.Kết luận Như các bạn đã biết, xây dựng phần mềm cho chương trình quản lý là một điều kiện khá phức tạp, hơn nữa để ứng dụng được vào thực tế cần đòi hỏi rất nhiều khả năng hiểu biết về ngôn ngữ lập trình cũng như kinh nghiệm thực tế. Với kiến thức đã học và sự cố gắng của bản thân cùng sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Ths. Lưu Thị Bích Hương em đã hoàn thành chương trình “ Quản lý thư viện Trường THPT Kinh Bắc”. Quản lý hệ thống hoàn toàn dựa trên máy tính từ quy trình lập thẻ thư viện đến quá trình cho mượn sách báo rồi thống kê lượng học sinh, sách trong thư viện quản lý nhân viên một cách rất có hệ thống nên mọi công việc không bị chồng chất lên nhau. Nhân viên làm việc trong thư viên có một trình độ kiến thức về hệ thống do đó việc thống kê công việc rất hợp lý. Việc quản lý các đầu sách được chặt tránh được mất mát cho thư viện. 2. Hướng phát triển Chương trình được xây dựng trong thời gian ngắn, chính vì vậy không tránh khỏi những sai xót và quá trình xử lý còn chậm chạp. Hệ thống của chương trình chưa được đầy đủ, một số chức năng tuy đã hoàn thiện nhưng chưa thực sự tốt. Dù đã cố gắng hết sức nhưng do thời gian có hạn và kinh nghiệm còn ít nên chuyên đề này của em vẫn còn sai xót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo góp ý của thầy cô và bạn bè để chương trình hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lưu Thị Bích Hương - giảng viên khoa Công Nghệ Thông Tin - Trường Đại Học Sư Phạm Hà Nội 2 đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Microsoft Visual Basic Lập Trình Cơ Sở Dữ Liệu 6.0 Tác giả: Nguyễn Thị Ngọc Mai – Nhà Xuất Bản Lao Động Xã Hội 2) Bước Đầu Làm Quen Lập Trình Visual Basic 6.0 Tác giả: Nguyễn Thiên Bằng – Nxb Lao Động Xã Hội 3) Lập Trình Cơ Sở Dữ Liệu Visual Basic 6.0 Tác giả: Đậu Quang Tuấn - Nhà Xuất Bản Trẻ 4) Lập trình Visual Basic 6.0 Tác giả: Nguyễn Thị Kiều Duyên - Nhà Xuất Bản Trẻ 5)Ky_thuat_lap_trinh_COM_DCOM_voi_VB.pdf HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 1.Cài đặt chương: Để cài đặt chương trình bạn hãy chạy tập tin Setup.exe trong thư mục cài đặt trên đĩa chương trình. Sau khi quá trình cài đặt kết thúc bạn hãy copy thư mục database trên đĩa để vào thư mục cài đặt chương trình . Để chương trình có thể nhận ra cơ sở dữ liệu của mình. Sau khi cài đặt chương trình xong, bạn vào Start\ programs tìm chương trình bạn vừa cài đặt và chạy chương trình. Trong quá trình chạy chương trình, chương trình sẽ yêu cầu bạn đăng nhập hệ thống. Bạn chọn quyền đăng nhập. Nếu bạn chọn quyền đăng nhập là “Người sử dụng” thì có mật khẩu đăng nhập là “k33”. Nếu bạn chọn quyền đăng nhập là “Nhân viên” thì có tên đăng nhập là “Vũ Thị Ngân” và mật khẩu là “ ngan”. 2. Khi xuất báo cáo nếu bạn gặp lỗi “Report width is larger than the paper width” tức là báo cáo bạn muốn xuất ra màn hình có khổ giấy lớn hơn khổ giấy của máy in, hiện tại để khắc phục điều này bạn làm như sau. Chọn Start\Control panel\Printers and Faxes xuất hiện cửa sổ Printers and Faxes, bạn click chuột phải vào máy in chọn properties chọn tab General sau đó chọn Printing preference sau đó bạn vào mục Layout chọn laudscape (khổ giấy ngang) sau đó Click OK là xong.